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MANUAL SISTEMA IW
Usted podrá acceder mediante este link. Se sugiere guardarlo en sus favoritos de website.
https://airlines.invoiceworks.net/new/InvoiceWorks.aspx?type=1&page=1 Idioma: Español Click en el boton “Registrate
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Regístrate Durante el registro no deje espacios sin llenar
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Actualizar Información de contacto
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Información responsable cartera
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Cargar factura A continuación usted ya puede comenzar a ingresar facturas al sistema 1. Click en “facturas” y luego en “Factura de entrada – No PO”
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2. Complete los campos obligatorios (en amarillo)
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Paso seguido se podrá observar los campos del documento a diligenciar:
Recuerde ingresar el número del documento. Tenga en cuenta la denominación completa con excepción de (-,” “,) o espacios, recuerde que este campo estará conformado únicamente por el número de serie más el número de factura, la extensión de los caracteres deben ser siempre de 15 dígitos.
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3
Por ejemplo, si el número de factura es 001 “ 012” 000006267 el dato que usted deberá registrar en el campo “Invoice number” es: 001012000006267 y la fecha de expedición de la factura o “Invoice date” que la podrá seleccionar en el formato calendario.
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En la pestaña de header completar los campos así:
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Vendor Text
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“Debit/Credit”: Si el documento es una factura o Nota Debito deberá seleccionar “Debit” si es una Nota Credito deberá seleccionar “Credit” “Requestor”: el número de empleado que continua en la ruta para autorización de este documento debe ser registrado el # de empleado del contacto que solicito el servicio en American Airlines. “Vendor text”: el número de autorización de la factura. “Quantity” siempre usted debe colocar “1”, sea para servicios o compras “Unit of measure” deberá seleccionar siempre each. “Description” resumen del gasto (utilice siempre letras en MAYUSC). Recuerde que la descripción del servicio o compra debe ser específica y detallada. “Unit price” el subtotal de la factura (sin tener en cuenta el cargo por VAT/IVA) En el campo VAT siempre escribir el monto total del IVA en caso de que sean diferentes tarifas sumar los montos y agrupar en un solo monto. Importante: Si se va a ingresar una nota crédito los valores se deben ingresar con signo negativo. 12
Para la factura de papel por favor tener en cuenta registrar los siguientes datos en el campo en el vendor text:
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4
Estos datos deben ir separados por un espacio.
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Vendor Text
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12/11/2015 1116060199
Paso siguiente para adjuntar la factura dar click en “Attachments”:
Vendor Text
Dar click sobre Add Attachment y buscar la ubicación del scan de la factura.
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En el campo Description, colocar el nombre del archivo, como lo muestra la siguiente imagen y dar click en Upload.
Luego en el mensaje dar click en OK, como lo pueden observar en la siguiente imagen:
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Importante: De no adjuntar el documento es motivo de rechazo y en este caso el usuario deberá reiniciar el proceso de carga, codificación y aprobación SARS del documento. Verifique el adjunto , confirme que este todos los soportes que se puedan requerir para confirmación de la factura, si la información es clara y precisa el Auditor en casa matriz no tendrá inconvenientes en aprobar su pago, de lo contrario la mantendrá en espera hasta verificar cualquier duda que presente la factura. 17
Una vez la persona ingresa los datos iniciales para guardar el documento deberá: Hacer clic en la parte inferior derecha en “submit o someta “ Sin esta función el sistema no enviara la factura
Vendor Text
Como paso Final siempre deber radicar todos los documentos originales en las oficinas de American donde se encuentre ubicado su contacto sin esta información no se podrá procesar la solicitud del sistema para pago.
