Egzemplarz nr ….

INFORMACJA POKONTROLNA NR 30/11/INT-IV

INT-09-0004 1

Numer i nazwa projektu

2

Nazwa jednostki kontrolowanej

Gmina-Miasto Koszalin

3

Adres jednostki kontrolowanej

Urząd Miejski ul. Rynek Staromiejski 6-7 75-007 Koszalin

4

Termin kontroli

21 grudnia 2011 r.

5

Podstawa prawna przeprowadzenia kontroli

„Prezentacje gospodarcze na obszarze Euroregionu Pomerania Schwedt/n. Odrą – Koszalin 2009 do 2011”

Na podstawie art. 16 Rozporządzenia WE nr 1080/2006 Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 5 lipca 2006 r. w sprawie Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego i uchylającego rozporządzenie (WE) nr 1783/1999 Pani Małgorzata Jeż – inspektor wojewódzki w Wydziale Certyfikacji i Funduszy Europejskich – kierownik Zespołu Kontrolującego;

6

Osoby przeprowadzające kontrolę

Pani Małgorzata Bielecka – inspektor wojewódzki w Wydziale Certyfikacji i Funduszy Europejskich - członek Zespołu Kontrolującego; Pan Rafał Mańczak – starszy inspektor w Wydziale Certyfikacji i Funduszy Europejskich - członek Zespołu Kontrolującego. 1) Sprawdzenie zgodności zawieranych umów z wykonawcami pod względem podmiotowej i przedmiotowej zgodności z wnioskiem aplikacyjnym i z zawartą umową o dofinansowanie/decyzją o przyznaniu wsparcia; 2) Sprawdzenie poprawności prowadzenia ewidencji księgowej, prawidłowości dokonywania płatności na rzecz wykonawców oraz współfinansowania krajowego na odpowiednim poziomie; 3) Realizacja harmonogramu rzeczowo – finansowego;

7

Zakres kontroli

4) Sprawdzenie wypełnienia obowiązku informowania społeczeństwa o finansowaniu realizacji Projektu przez Unię Europejską; 5) Sprawdzenie zgodności zrealizowanego projektu z przepisami prawa polskiego i wspólnotowego, a w szczególności z przepisami dotyczącymi: a) zamówień publicznych, b) prawa budowlanego 6) Sprawdzenie poprawności archiwizacji dokumentów

1

związanych z realizacją projektu; 7) Sprawdzenie przestrzegania zasad pomocy publicznej, ochrony środowiska i równości szans. 8

Ustalenia kontroli Kontrolę przeprowadzono w trakcie realizacji projektu na podstawie oryginalnych dokumentów będących w posiadaniu Beneficjenta. W okresie objętym kontrolą od dnia 1 stycznia 2010 r. do dnia 21 grudnia 2011 r. funkcję sprawowali: - Piotr Jedliński: Prezydent Miasta Koszalin (od 07.12.2010), p. o. Prezydenta Miasta Koszalin (od 01.07.2010); - Mirosław Mikietyński: Prezydent Miasta Koszalin; - Andrzej Kierzek: Zastępca Prezydenta ds. Polityki Gospodarczej (od 01.01.2011) - Andrzej Jakubowski: Zastępca Prezydenta ds. Polityki Gospodarczej; - Przemysław Krzyżanowski: Zastępca Prezydenta ds. Polityki Społecznej; - Janina Ciesiołkiewicz – Skarbnik Miasta Koszalin; - Małgorzata Głowacka – Inspektor w Wydziale Rozwoju i Współpracy Zagranicznej UM; - Anna Liskowska: Inspektor w Wydziale Księgowości. 8.1 Sprawdzenie zgodności zawieranych umów z wykonawcami pod względem podmiotowej i przedmiotowej zgodności z wnioskiem aplikacyjnym i zawartą decyzją o przyznaniu wsparcia. Zamawiający w celu realizacji projektu zawarł następujące umowy: - umowa zlecenie nr RWZ.EU-3/6/09 z dnia 16.12.2009 r. pomiędzy Gminą-Miasto Koszalin, a Małgorzatą Głowacką na pełnienie funkcji kierownika projektu w latach 2010-201; kwota umowy: 8 600,00 PLN; - umowa najmu nr RWZ.EU-03/7/09/10 z dnia 16.03.2010 r. zawarta między GminąMiasto Koszalin, a Biurem Targów „BAŁTYK” Eugeniusz Krwasz na wynajem powierzchni wystawienniczej dla potrzeb koszalińskich targów w latach 2010-2011; kwota umowy: 42 090,00 PLN; aneks z dnia 01.03.2011 r.; - zlecenie Gminy-Miasta Koszalin z dnia 18.03.2010 r. dla PER MEDIA Dziennik Koszaliński „Miasto” na publikację ogłoszenia informacyjnego i zaproszenia do odwiedzania stoiska miasta Schwedt/n. Odrą podczas koszalińskich targów w dniach 27-28 marca 2010 r. wraz z promocją projektu; kwota zlecenia: 3 100,00 PLN; - zlecenie Gminy-Miasta Koszalin z dnia 18.03.2010 r. dla firmy „SILLA” – Sylwia Bohdziewicz na tłumaczenie ustne podczas XVI Koszalińskich Targów Budownictwa i Energii Odnawialnej w dniach 27-28.03.2010 r.; kwota zlecenia: 1 000,00 PLN; - zlecenie Gminy-Miasta Koszalin z dnia 28.09.2010 r. dla Agencji ReklamowoInformacyjnej „CORINFO” s.c. na publikację ogłoszenia odnośnie niemieckiej prezentacji miasta Schwedt/n. Odrą oraz niemieckich przedsiębiorców zainteresowanych współpracą gospodarczą podczas koszalińskich targów w dniach 09-10.10.2010 r. wraz z promocją projektu w „Głosie Koszalińskim” oraz tygodniku „Teraz Koszalin”; wartość zlecenia: 3 660,00 PLN; - zlecenie Gminy-Miasta Koszalin z dnia 28.09.2010 r. dla firmy „SILLA” – Sylwia Bohdziewicz na tłumaczenie ustne podczas Targów Budownictwa i Czystego Środowiska w dniach 09-10.10.2010 r.; kwota zlecenia: 1 240,00 PLN;

2

- umowa zlecenie nr RWZ.EU-3/7/09/10 z dnia 02.11.2010 r. zawarta pomiędzy Gminą-Miasto Koszalin, a Joanną Piotrkowską-Ciechomską na aktualizację zawartości merytorycznej: filmu „Koszalin – tu warto inwestować”, „Przewodnika Inwestycyjnego” oraz broszury informacyjnej „Zainwestuj w Koszalinie”; wartość zlecenia: 1 200,00 PLN; - zlecenie Gminy-Miasta Koszalin z dnia 07.03.2011 r. dla Agencji ReklamowoInformacyjnej „CORINFO” s.c. na publikację ogłoszenia odnośnie niemieckiej prezentacji miasta Schwedt/n. Odrą podczas koszalińskich targów w dniach 2627.03.2010 r. wraz z promocją projektu w „Głosie Koszalińskim”; wartość zlecenia 2 189,40 PLN; - zlecenie Gminy-Miasta Koszalin z dnia 07.03.2011 r. dla firmy „SILLA” – Sylwia Bohdziewicz na tłumaczenie ustne podczas XVII Koszalińskich Targów Budownictwa i Energii Odnawialnej w dniach 26-27.03.2011 r.; kwota zlecenia: 984,00 PLN; - umowa zlecenie nr RWZ.EU-3/8/09/10/11 z dnia 12.09.2011 r. zawarta pomiędzy Gminą-Miasto Koszalin, a Joanną Piotrkowską-Ciechomską na aktualizację zawartości merytorycznej: filmu „Koszalin – tu warto inwestować”, „Przewodnika Inwestycyjnego” oraz broszury informacyjnej „Zainwestuj w Koszalinie”; wartość zlecenia: 1 500,00 PLN; - zlecenie Gminy-Miasta Koszalin z dnia 15.09.2011 r. dla Agencji ReklamowoInformacyjnej „CORINFO” s.c. na publikację ogłoszeń dotyczących projektu oraz niemieckiej prezentacji miasta Schwedt/n. Odrą podczas koszalińskich targów w dniach 29-30.09.2011 r. w „Głosie Koszalińskim” i tygodniku „Teraz Koszalin”; wartość zlecenia 4 551,00 PLN; - zlecenie Gminy-Miasto Koszalin z dnia 19.09.2011 r. dla firmy „SILLA” – Sylwia Bohdziewicz na tłumaczenie ustne podczas I Koszalińskich EKO Targów w dniach 29-30.09.2011 r. oraz przetłumaczenie z języka polskiego na język niemiecki tekstu poprawek do materiałów promocyjnych; kwota zlecenia: 1 250,00 PLN. Ponadto: - uaktualniono film „Koszalin – tu warto inwestować” (edycja 2010 i 2011) w ramach umowy nr RWZ.EU-3/5/09 z dnia 12.11.2009 zawartej pomiędzy GminąMiasto Koszalin, a firmą „kreatywnie.org” - Agencja Reklamowa Marcin Golik na wykonanie filmu promującego koszalińską gospodarkę oraz projekt okładki do filmu wraz z drukiem w 2009 r.; - zaktualizowano i wydrukowano materiały (przewodnik dla inwestorów, broszura informacyjna, ulotka o targach, plakat - edycja 2010 i 2011) w ramach umowy o dzieło RWZ.EU-3/4/09 z dnia 12.11.2009 r. zawartej między Gminą-Miasto Koszalin, a Agencją Reklamową RHEMA-PRESS Krzysztof Gołaszewski na zaprojektowanie i druk materiałów dotyczących roku 2009. 8.2 Sprawdzenie poprawności prowadzenia ewidencji księgowej, prawidłowości dokonywania płatności na rzecz wykonawców oraz współfinansowania krajowego na odpowiednim poziomie. Dla Gminy-Miasta Koszalin (partner polski) zakontraktowano w ramach projektu kwotę wydatków kwalifikowalnych równą 40 980,00 EUR z czego wysokość dofinansowania stanowi 85%. Beneficjent zwrócił się do Kontrolera z czterema Raportami partnera za okres 06.03.2009 - 04.11.2011 na łączną kwotę wydatków kwalifikowalnych 151 495,72 PLN, z czego kontrola na zakończenie realizacji projektu obejmowała raporty: INT-09-0004/01/02 na kwotę 46 629,23 PLN, INT-09-0004/01/03 na kwotę 8 175,40 PLN oraz INT-09-0004/01/04 na kwotę 38 874,11 PLN. Do momentu kontroli

3

Beneficjent otrzymał refundację w wysokości 95 987,82 PLN. Partner przedstawił kontrolującym oryginały dowodów księgowych ujętych w raportach. Dowody księgowe zostały sprawdzone pod względem formalnym, merytorycznym i rachunkowym, oraz zostały zatwierdzone do zapłaty. Na dokumentach zostały umieszczone opisy wymagane zapisami Wytycznych dotyczących kwalifikowania wydatków i projektów w ramach programów współpracy Transgraniczne Europejskiej Współpracy Terytorialnej realizowanych z udziałem Polski w latach 2007-2013 (Załącznik nr 2 – Zasady dokumentowania wydatków i opisywania dokumentów księgowych) . Wydatki umieszczone w raportach poparte zostały wymaganymi dokumentami potwierdzającymi realizację projektu. Kontrolujący stwierdzili, że kopie dokumentów dołączonych do raportów są zgodne z oryginałami. Partner polski spełnia obowiązek prowadzenia odrębnej ewidencji księgowej dotyczącej badanego projektu (zgodnie z w/w wytycznymi dot. kwalifikowalności). Beneficjent wyodrębnił zapisy na kontach księgowych dotyczące badanego projektu wpisując w analitykę konta syntetycznego nr 48 oznaczający koszty i wydatki dotyczące projektu „Prezentacje gospodarcze”. Beneficjent zarejestrował operacje dotyczące badanego projektu w swoim systemie księgowym, zgodnie z dekretem, na kontach analitycznych w następujący sposób: Księgowania w jednostce: 1) Przyjęcie faktury - 400 750 75 …..48 001(Wn) Koszty według rodzaju z analityką dla realizowanego projektu z podziałem na środki własne i pomocowe, zgodnie z klasyfikacją budżetową, 201(Ma) Rozrachunki z dostawcami, 2) Zapłata za fakturę - 201(Wn) Rozrachunki z dostawcami, 130 750 75 ….48 401(Ma) Wydatki dotyczące projektu poniesione z rachunku bankowego z analityką dla realizowanego projektu z podziałem na środki własne i pomocowe, zgodnie z klasyfikacją budżetową, 3) Rozliczenie wynagrodzeń – zespół 4 (Wn) Koszty według rodzaju z analityką dla realizowanego projektu z podziałem na środki własne i pomocowe, zgodnie z klasyfikacją budżetową, 231(Ma) Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń 4) Wypłata wynagrodzeń - 231(Wn) Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń, 130 750 75 ….48 401(Ma) Wydatki dotyczące projektu poniesione z rachunku bankowego z analityką dla realizowanego projektu z podziałem na środki własne i pomocowe, zgodnie z klasyfikacją budżetową, 5) Wpływ środków finansowych na rachunek wydatków - 130 750 75 ….48 401(Wn) Wydatki dotyczące projektu poniesione z rachunku bankowego z analityką dla realizowanego projektu, 223 i 228 (Ma) – rozliczenie wydatków z analityką na realizowany projekt. Księgowania w organie: 1) Przeksięgowanie kosztów ze środków funduszy pomocowych na konto 967(Wn) Fundusze Pomocowe z analityką na projekt, 2) Wpływ refundacji - 901 (Ma) Dochody budżetu, Podatek VAT stanowi koszt zrealizowanego projektu, dlatego jako koszt projektu zaksięgowano kwoty brutto wynikające z dowodów księgowych dołączonych do Raportu partnera. Beneficjent nie dokonywał żadnych odliczeń podatku VAT, stanowi on więc koszt projektu. PW jest płatnikiem podatku VAT, jednak zgodnie z przepisami Ustawy

4

z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług VAT, podatnikom VAT przysługuje prawo do odliczenia podatku naliczonego wówczas, gdy zakupione towary lub usługi służą do wykonywania czynności opodatkowanych. Beneficjent oświadczył, że w tym przypadku nie może odliczyć podatku VAT. Podatek VAT stanowi koszt zrealizowanego projektu, dlatego jako koszt projektu zaksięgowano kwoty brutto wynikające z dowodów księgowych dołączonych do Raportów partnera. Kontrolerzy stwierdzili, że partner polski spełnia obowiązek prowadzenia odrębnej ewidencji księgowej dotyczącej badanego projektu (zgodnie z w/w wytycznymi dot. kwalifikowalności). Wydruki z kont księgowych oraz stosowne dokumenty stanowią załączniki z kontroli finansowej do Informacji Pokontrolnej z kontroli w/w projektu. 8.3 Realizacja harmonogramu rzeczowo-finansowego. Projekt dotyczy działań mających na celu promocję Koszalina oraz Schwedt w zakresie wspierania nawiązywania kontaktów regionalnych przedsiębiorców polskich i niemieckich. Wszystkie zaplanowane działania zostały wykonane zgodnie z harmonogramem. W okresie objętym kontrolą zrealizowano m.in. działania w ramach projektu: - Targi Budownictwa i Energii Odnawialnej w Koszalinie (27-28.03.2010 r.); - Targi Budownictwa i Czystego Środowiska w Koszalinie (9-10.10.2010 r.); - Targi Budownictwa i Energii Odnawialnej w Koszalinie (26-27.03.2011 r.); - I Koszalińskie EKO Targi (29-30.09.2011 r.); - kampania promocyjna (ogłoszenia w prasie, na bezpłatnych stronach internetowych, broszury i ulotki, „Przewodnik dla inwestora”, film na płycie DVD „Koszalin – tu warto inwestować”. Fotorelację ze zorganizowanych targów przedstawia dokumentacja fotograficzna wykonana przez Beneficjenta (Zał. 1. do Informacji Pokontrolnej). 8.4 Sprawdzenie wypełnienia obowiązku informowania społeczeństwa o finansowaniu realizacji projektu przez Unię Europejską. Na wszystkich materiałach promocyjnych zawarto informacje o dofinansowaniu projektu przez UE z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach INTERREG IV wraz z logo Programu. 8.5 Sprawdzenie zgodności zrealizowanego projektu z przepisami prawa polskiego i wspólnotowego, a w szczególności z przepisami dotyczącymi: a. Zamówień publicznych W okresie objętym kontrolą zamówień dokonano na postawie: - Zarządzenia wewnętrznego nr 180/10 Prezydenta Miasta Koszalin z dnia 10 września 2010 r. w sprawie: zasad dokonywania zamówień na roboty budowlane, usługi i dostawy w Urzędzie Miejskim w Koszalinie, których wartość nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości kwoty 14.000 euro; - Zarządzenia wewnętrznego nr 107/07 Prezydenta Miasta Koszalina z dnia 11 czerwca 2007 r. zasad dokonywania zamówień na roboty budowlane, usługi i dostawy w Urzędzie Miejskim w Koszalinie, których wartość nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości kwoty 14 000,00 euro. b. Prawa budowlanego – nie dotyczy.

5

8.6 Sprawdzenie poprawności archiwizacji dokumentów związanych z realizacją projektu. Dokumenty związane z realizacją projektu są odpowiednio przechowywane, oznaczone nazwą projektu oraz zawierają wymagane elementy graficzne. Dokumentacja projektowa znajduje się: - w Wydziale Rozwoju i Współpracy Zagranicznej (ul. Mickiewicza 26, pokój 7A); - w Biurze Zamówień Publicznych (ul. Mickiewicza 26, pokój 13 i 15); - w Wydziale Księgowości (Rynek Staromiejski 6-7, pokój 130). Wszystkie dokumenty zostały udostępnione na życzenie Zespołu Kontrolującego. 8.7 Sprawdzenie przestrzegania zasad pomocy publicznej, ochrony środowiska i równości szans. W realizowanym projekcie nie udzielono pomocy publicznej a działania realizowane w ramach projektu nie naruszają zasad równości szans i ochrony środowiska. 9

Stwierdzone uchybienia/ nieprawidłowości

Nie stwierdzono uchybień i nieprawidłowości.

...............................................................................................

............................................................................................... (Podpisy zespołu kontrolującego, w tym kierownika zespołu kontrolującego)

........................................................................ Podpis Dyrektora /Zastępcy Dyrektora lub osoby upoważnionej do podpisywania informacji pokontrolnej

.............................................................................................. (Podpis osoby uprawnionej do podejmowania decyzji w jednostce kontrolowanej)

Miejsce, data.....................................................

6