INSTRUKCJA DO SYSTEMU WINSARCZ

INSTRUKCJA DO SYSTEMU WINSARCZ Wstęp...................................................................................................................
Author: Urszula Kujawa
0 downloads 1 Views 3MB Size
INSTRUKCJA DO SYSTEMU WINSARCZ

Wstęp.........................................................................................................................................5 1 Ikony pola oraz podstawowe zagadnienia pojawiające się w programie..........................6 1.1 Ikony.................................................................................................................................6 1.2 Pola....................................................................................................................................7 1.3 Zagadnienia i oczywiste fakty w programami..................................................................8 1.4 Okno wydruku...................................................................................................................8 1.5 Okno konfiguracji tekstów do powiadomień..................................................................10 2 Opis Komponentów i okienek.............................................................................................12 2.1 Menu..............................................................................................................................12 2.2 Zasoby............................................................................................................................13 2.2.1 Kartoteka Lokali......................................................................................................13 2.2.1.1 Karta lokalu ......................................................................................................14 2.2.1.2 Drukowanie aneksu (karta lokalu)....................................................................16 2.2.1.3 Stan finansowy..................................................................................................16 2.2.1.3.1 Dodaj dokument (ze stanu finansowego)...................................................18 2.2.1.3.2 Automatyczne korekty...............................................................................19 2.2.1.3.3 Założenie sprawy sądowej / pozabilansowej / rat......................................20 2.2.1.3.4 Obsługa rat.................................................................................................22 2.2.1.4 Dane o lokalu....................................................................................................23 2.2.1.5 Nowa karta lokalu ............................................................................................25 2.2.1.6 Grupy wirtualne ...............................................................................................26 2.2.1.7 Historia lokalu...................................................................................................29 2.2.2 Kartoteka Budynków...............................................................................................30 2.2.2.1 Dodaj/Edytuj budynek......................................................................................31 2.2.2.2 Kata Budynku...................................................................................................32 2.2.3 Kartoteka Nieruchomości/wspólnot.........................................................................33 2.2.3.1 Karta wspólnoty ...............................................................................................33 2.2.3.2 Dane wspólnoty.................................................................................................34 2.2.4 Kartoteka właścicieli................................................................................................34 2.2.4.1 Aktualizacja kartotek zbiorczych......................................................................34 2.2.4.2 Wydruk rachunków dla kartotek zbiorczych....................................................35 2.2.4.3 Podatek od pożytków........................................................................................35 2.2.5 Eksport.....................................................................................................................36 2.2.6 Import ......................................................................................................................37 2.3 Wpłaty.............................................................................................................................37 2.3.1 Kartoteka wpłat........................................................................................................38 2.3.2 Przegląd wpłat kasowych.........................................................................................40 2.3.3 Dodatki mieszkaniowe ............................................................................................40 2.3.4 Wypłaty dodatków...................................................................................................42 2.3.5 Wpłaty z banku .......................................................................................................42 2.3.6 Wpłaty z kasy...........................................................................................................43 2.4 Kasa.................................................................................................................................44 2.4.1 Kartoteka lokali kasy – dodawanie dokumentu.......................................................44 2.4.2 Anulowanie dokumentu...........................................................................................47 2.4.3 Kartoteka kontrahentów...........................................................................................48 2.4.4 Raporty kasowe........................................................................................................49 2.4.5 Przegląd wpłat kasowych.........................................................................................50

2.4.6 Wyślij wpłaty do czynszów.....................................................................................50 2.4.7 Pobierz dane z Winsarcz..........................................................................................51 2.5 Przecena..........................................................................................................................51 2.5.1 Zmiana stawek opłat................................................................................................52 2.5.2 Aneksy (z przeceny).................................................................................................53 2.5.3 Zwyżki i zniżki do stawki bazowej czynszu. ..........................................................55 2.6 Rozlicz............................................................................................................................56 2.6.1 Rozliczanie miesiąca................................................................................................56 2.6.2 Tabela odsetek..........................................................................................................57 2.6.3 Zwolnienia z odsetek...............................................................................................58 2.7 Media .............................................................................................................................58 2.7.1 Okres rozliczeniowy................................................................................................59 2.7.2 Kartoteka węzłów ...................................................................................................59 2.7.2.1 Kartotek lokali z przyłączonymi mediami........................................................60 2.7.2.2 Liczniki główne.................................................................................................60 2.7.2.2.1 Odczyty (licznik główny)...........................................................................61 2.7.2.3 Koszty ..............................................................................................................61 2.7.2.4 Przepisz lokale do węzła...................................................................................61 2.7.3 Kartoteka z przyłączonymi mediami.......................................................................62 2.7.3.1 Przyłącza...........................................................................................................63 2.7.3.2 Podliczniki lokalowe.........................................................................................64 2.7.3.3 Odczyty.............................................................................................................65 2.7.4 Rozliczanie liczników/kosztów................................................................................66 2.7.5 Baza rozliczeniowa / wydruk po rozliczeniu mediów- brak....................................67 2.7.6 Stawki ......................................................................................................................67 2.7.7 Wstaw koniec rozliczenia........................................................................................68 2.7.8 Wydruk powiadomień i tabulogramów....................................................................68 2.7.9 Wydruki odczytów liczników lokalowych i głównych............................................69 2.7.10 Import/Export.........................................................................................................70 2.8 VAT ...............................................................................................................................70 2.8.1 Rejestr Gminy..........................................................................................................70 2.8.2 Rejestr Wspólnoty....................................................................................................71 2.8.3 Wydruki (VAT)........................................................................................................72 2.8.4 Parametry.................................................................................................................75 2.9 Windykacja.....................................................................................................................75 2.9.1 Rejestr dłużników ..................................................................................................76 2.9.2 Rejestr pism .............................................................................................................76 2.10 Słownik........................................................................................................................77 2.10.1 Kartoteki.................................................................................................................77 2.10.2 Miasta/ulice............................................................................................................80 2.11 Setup..............................................................................................................................80 2.11.1 Ogólne....................................................................................................................81 2.11.2 Lokale.....................................................................................................................81 2.11.3 Budynki..................................................................................................................82 2.11.4 Wspólnoty-brak......................................................................................................82 2.11.5 Wpłaty/Stan konta..................................................................................................82 2.11.6 Media.....................................................................................................................82 2.11.7 VAT.......................................................................................................................84

2.11.8 Przecena.................................................................................................................84 2.11.9 Kasa .......................................................................................................................84 2.11.10 Sprzedaż...............................................................................................................85 2.11.11 Własne..................................................................................................................85 2.12 Menager ......................................................................................................................85 3 Spis ilustracji........................................................................................................................86

Wstęp Instrukcja do programu Winsarcz ma na celu przybliżenie użytkownikowi działanie programu. Instrukcja została podzielona na 3 rozdziały: • W pierwszym rozdziale są przedstawione podstawowe i często powtarzające się elementy, jakimi są np.: ikony, pola, zagadnienia. Opis owych elementów odnosi się do wszystkich formatek, jakie znajdują się w programie. • 2 największym rozdziałem jest opis wszystkich formatek pojawiających się w programie wraz z klawiszami funkcyjnymi oraz podstawowymi zdarzeniami, jakie można wykonać w obrębie danego okna. • 3 rozdział jest poświęcony na ogólne procedury, jakie można wykonać w programie. Są to przeważnie zdarzenia pociągające za sobą interwencje w wielu oknach (jak również modułach). Opis owych procedur ma na celu pomóc użytkownikowi w pełni wykonać jakieś zadanie (typu np.: założenie nowego lokalu wraz z danymi lokalu, opłatami oraz wyposażeniem.) Instrukcje można traktować jako lekturę i zapoznać się z nią przed przystąpieniem do pracy, bądź też używać jej podczas pracy w razie wątpliwości lub braku wiedzy dla poszczególnych okien/modułów.

5

1 Ikony pola oraz podstawowe zagadnienia pojawiające się w programie. 1.1 Ikony Ikona

Opis Otwiera okno kartę lokalu zawierającą opłaty i dane o lokal (z domyślnym miesiącem aktywnym z modułu wywołującego kart o lokalu)(rys…) Otwiera stan finansowy zawierający bilanse oraz dokumenty źródłowe (domyślnie ustawia się na miesiącu aktywnym z modułu wywołującego owy stan finansowy)(rys…) Otwiera dane o lokalu obowiązujące w miesiącu aktywnym w oknie, z którego wywołane są dane o lokalu(rys) Otwiera okno do drukowania w wydawnictwie, do którego jest przydzielone okno, z którego wywoływana jest opcja drukowania Pozwala na wybór rejonów, dla których zostanie filtrowana lista lokali. Otwiera okno odczytów dla aktywnego lokalu. Dodatkowe opcje dla danego okna. W zależności od okna różne opcje (omówione dla konkretnego okna). Możliwość wyboru rodzaju oraz wielkości czcionek, dzięki którym są wyświetlane wszystkie dane w programie winsarcz. Nawigator dat. Pozwala na przemieszczanie się w miesiącach. Otwiera okno przyłączy z pokazaniem węzłów do których jest podłączony dany loka. Otwiera formatkę do drukowania aneksu dla lokalu. Ikona zapisu dokonanych zmian na karcie lokalu. Przy odznaczonym polu „Bez przeceny” zostaną zapisane zmiany lecz kartotek nie zostanie przeceniona.(można wykorzystywać przy zmianach nie wpływających na przypis miesięczny lokalu). Otwiera czystą formatkę do zakładania nowego lokalu Kasuje aktywny lokal.. Otwiera standardowy kalkulator windows’a. Wstecz. Zamyka aktywne okno i wraca do poprzedniego. Otwiera pomocnicze okno z określonymi danymi dla pola, przy którym znajduje się przycisk.. Otwiera standardowe dla windowa okno z ustawieniami drukarki

6

Otwiera okno transportu dodatków na stany finansowe. Otwiera okno definiujące teksty w szablonach Otwiera okno do wskazania grupy wirtualnej. Odświeża listę Podgląd dokumentu Odblokowuje ukrytą opcję Kasuje dane z obok podanego zakresu Otwiera okno transportu dodatków na stany finansowe.

1.2 Pola W programami istnieje wiele rodzajów pól. Poniżej są opisane najważniejsze. Z reguły służy to przechowywania uwag dotyczące danej procedury. Ma możliwość wpisania bardzo dużo znaków Jest to pole do zaznaczenia/odznaczenia danej opcji przy której się znajduje. Jest to pole do zaznaczenia z tym wyjątkiem ze będące w grupie takich pól tylko jedno może być zaznaczone. Służy to wpisania daty dla danej operacji/procedury. Jest one powiązane z realnymi datami, wskutek czego nie przyjmie ono dowolnego ciągu liczb. Bez poprawnego wpisu pole „nie wypuści” nas dalej. Można wpisać ciąg, lecz musi on znajdować się na liście lub przycisnąć na trójkąt i otworzy się dostępna lista dla danego pola. Możliwość wpisania tylko liczb z ogólnego standardu kwot (tzn 2 miejsca po przecinku.) Wyświetla na określoną listę rekordów (lokali, dokumentów, węzłów itd.). w zależności od zaznaczonego wiersza listy będą się zachowywać przyciski akcji dla tych list. Aby wywołać jakąś akcje dla

7

danej pozycji listy należy zaznaczyć ja (podświetli się) a na wstępie wybrać dostępny przycisk akcji.

1.3 Zagadnienia i oczywiste fakty w programami. Aktywny/zaznaczony lokal/pozycja – lokal/pozycja zaznaczony na liście, po którym zmieniają się dane podglądowe lub do edycji. Puste pole Vt lub Vdo – dotyczy wszystkich opłat lub rzeczy, typów danych, które są pisane w systemie datowym (vf – data początku, vt – data końca). Jeżeli owe Vt (lub Vdo) jest puste znaczy to ze pole (a raczej wartość tego pola) istnieje do dnia dzisiejszego i wygaśnięcie (zakończenie ) nie jest jeszcze wpisane (przewidziane). Puste pola – przy obojętnie, jakim module gdzie istnieją pola dla kryteriów (rozliczenia, wydruki), pozostawienie takiego pola pustego znaczy wszystkie możliwe kombinacje dla danego pola. (np. przy wydruku nie definiowanie typów lokali pociąga za sobą wydruk dla wszystkich typów itp.) Ścieżka wykonania (np.: MENU -> ZASOBY -> Kartoteka lokali -> Karta lokalu -> dane o lokalu) – ciąg słów oddzielonych znakiem -> informuje o kolejnym przejściu z okna. W przykładzie wywołując z menu Zasoby potem kartoteki lokali następnie kartę lokalu i na koniec kliknąć na dane o lokalu

1.4 Okno wydruku Okna wydruków z każdego z modułów różnią się nieznacznie. Zmienia się tylko forma górnej filtracji. Oraz wydawnictwo, z którego pobierane są wydruki. Rozróżniamy 9 wydawnictw: • Lokale – drukowane z modułu kartoteki lokali • Budynki – drukowane z modułu kartoteki budynków • Wspólnoty – drukowane z modułu kartoteki wspólnot • Dokumenty – drukowane z modułu przegląd wpłat • Stan finansowy – drukowane z modułu stan finansowy • Serwis – drukowane z modułu wydruki serwisowe • VAT – drukowane z modułu VAT • Inne – inne wydruki • Zaległości – drukowane z modułu stan finansowy Okno wydruku ma szereg kryteriów, które można, lecz nie trzeba określać. Puste pole pozostawione w którymś z warunków oznacza ze nie jest ono w ogóle brane pod uwagę. Można dowolnie mieszać warunki wydruków tzn. można określać dowolnie powiązane warunki dla różnych kryteriów (np. wydruk tylko lokali użytkowych z rejonu 1 w przedziale budynków 0-100). Każdy warunek ma swoje podpowiedzi (tzn. dostępna listę zmiennych w danym kryterium). Po najechaniu na ikonę otworzy się okno z możliwymi polami, listami do wyboru. Pola, które maja listę pomocniczą (przedziały numerów ewidencyjnych, budynków, wspólnot) zakres dolny oraz górny musi się znajdować w bazie, tzn ze nie można określić np. budynku od 11 do 100 gdzie budynek 11 nie istniej (przykład pokazany powyżej), gdyż nie jest on brany do warunków wydruku. Trzeba pamiętać ze określając zakres dat na więcej niż jeden miesiąc trzeba drukować wydruki drukujące przedziałami w przeciwnym razie zostanie wzięta pod uwagę data końcowa a z niej miesiąc, dla którego będzie dany wydruk. 8

Kryteria wydruku Aktywne wydawnictwo

Zakres wydruku

wydruk

Rodzaj drukowania i data wydruku

Zakres drukowanych stron i rodzaj drukarki

Klikając na ostatnia zakładkę ZAWANSOWANE mamy możliwość wpisać sami pełny warunek bez potrzeby korzystania z powyższych warunków lub stworzyć warunki bardziej złożone.

9

Zaawanswane

Przy wyborze drukowania od razu na drukarkę jest możliwość drukowania określonego zakresu stron.

1.5 Okno konfiguracji tekstów do powiadomień. Jest to okno w którym definiujemy schematy wydruków dla danych typów, własności lokali. Okno jest wykorzystywane miedzy innymi do wydruków aneksów oraz powiadomień wody (oczywiście z innymi tekstami).

Zakładki

Nazwa schematu i opcja aktualnie obowiązujący

Typy i własności lokali

Powiadominie (szablony)

Górne i dolne teksty wydruku

10

Mamy tu możliwości wpisania 5 szablonów tekstów na górną i dolną część. Każdy szablon tekstów możemy być stricte przypisanych do danej grupy ograniczonej przez typ/własność lokali. Aby dodać nowy szablon należy kliknąć na nowy wpisać nazwę schematu i ustalić typ i własność lokali i zapisać. Po nadaniu nazwy i warunków szablonu należy zdefiniować tytuł powiadomienia. Wiec przechodzimy na 2 zakładkę, wybieramy wcześniej zapisany schemat i wpisujemy tytuł powiadomienia. Mamy tutaj także możliwość wpisania tytuły dla lokali ze schematu o innej postawie prawnej np.:

Powiadomienie (szablony) 2.

Dla lokali o podstawie = 1 wydrukuje się „aneks…” a dla innych „odszkodowanie…”. Po zdefiniowaniu tytułu należy wpisać górne teksty oraz dolne teksty w dowolnej grupie MX (M1, M2 itd.) oraz według uznania pieczątki (kolejne zakładki). Po takich w/w operacjach mamy już gotowe szablony do drukowania różnych pism. Wiec aby wydrukować spisany już szablon dla typów należy po wywołaniu okna „powiadomienia” wybrać dany schemat oraz zaznaczyć „aktualnie obowiązujące” i wybrać poniżej odpowiednie teksty MX (M1 – M5 na gore) i MY (M6-M10). W danym schemacie mamy do dyspozycji 5 rodzajów tekstu, lecz możemy sobie stworzyć ich dowolna ilość poprzez stworzenie kolejnego identycznego schematu, lecz o różnych tekstach i przed drukowaniem zaznaczyć „aktualnie obowiązujący” dla danego schematu gdzie mamy interesujący nas tekst. Należy pamiętać, aby nie pokrywały się te same kombinacje typ/własność lokali w schematach zaznaczonego jako aktualnie obowiązujące (może być w 2 szablonach, ale tylko jeden może być aktualnie obowiązujący), gdyż program wtedy przydzieli lokal do pierwszego napotkanego schematu i nie zawsze będzie to ten, który chcemy. Dodatkowe opcje: Wydruk aneksu z ostatniego wydruku – drukuje ostanie Aneksy dla zmienionych M1-M10. (zapamiętuje ostatnią drukowana serie) Pomocne, gdy wydrukowaliśmy przed chwilka serie aneksów (za jednym wydrukiem) i jednak trzeba poprawić tekst górny lub dolny. Wtedy nie trzeba na nowo generować wydruku tylko użyć owej opcji już z poprawnymi tekstami

11

2 Opis Komponentów i okienek. 2.1 Menu Menu jest to górny pasek. Aby wybrać coś z menu należy najechać na nazwę i kliknąć myszką. Po tej operacji ukaże się podmenu, z którego należy wybrać interesujący nas moduł.

Menu

Jak widać w skład menu wchodzą: 1) Koniec – Kończy prace programu. 2) Zasoby – Bazy lokali i budynków. 3) Wpłaty – Moduł dotyczący wpłat (ręcznych, kas, banków oraz dodatków) 4) Kasa – Cala obsługa kas 5) Przecena – Moduł pozwalający zmieniać hurtowo stawki, drukować aneksy 6) Media – Moduł zarządzania i rozliczania mediów (woda, Centralne ogrzewanie itd.) 7) VAT – Moduł dotyczący generowania i drukowania faktur VAT oraz Rachunków 8) Windykacja – Moduł dotyczący karotek zasądzonych, spraw sądowych itp 9) Słownik – Bazy słownikowe dla aplikacji 10) Setup – ustawienia dotyczące aplikacji 11) Manager – pomocne narzędzia dla administratora aplikacji 12) Pomoc

12

2.2 Zasoby 2.2.1 Kartoteka Lokali Jest to główne okno programu winsarcz. Zawiera ono w sobie podstawowe informacje o lokalach (nrew, dane osobowe, kod budynku i wspólnoty itd.) oraz z tego okna uruchamia się stan finansowy, dane o lokalu, wyposażenie itd.

ikony

Lista lokali

Warunki filtracji

Sprawy sądowe i raty.

Sortowanie łączne

Kartoteka lokali

Warunki wyszukiwania

Nawigator daty

Rodzaj wyszukiwania

Główne dane o lokalu

Pozwala skoczyć na koniec lub początek listy

1. Warunki filtracji: a) Lokale – wyświetla wszystkie lokale b) Karty zbiorcze – wyświetla karty zbiorcze c) Właściciele – wyświetla karty właścicieli d) Karty sądowe – otwiera dodatkowe okno, w którym widnieją kartoteki sądowe dla aktywnego lokalu. e) Bez podstawy – wyświetla lokale bez podstawy prawnej f) Pozabilansowe – wyświetla lokale pozabilansowe. (otwiera również okno spraw sądowych.

13

g) Podświetl – opcja zaznaczona wtedy lokale z w/w filtracji są podświetlany na zdefiniowany kolor (opcja odznaczona wtedy zaznaczenie w/w opcji filtruje listę tylko dla tych wybranych.) h) Raty – wyświetla w prawym oknie założone sprawy do spłaty zadłużenia w ratach 2. Nawigator Dat – Wskazuje miesiąc, jaki przeglądany jest w liście lokali. Dzięki paskowi nawigatora można poruszać się miedzy miesiącami (latami). Obsługa klawiatury CTRL + kursory (). 3. Lista Lokali – tabela, w której wyświetlana jest lista lokali. Aby wywołać stan finansowy, lub kartę lokalu należy kursorami lub myszką ustawić się na danym lokalu. Po kliknięciu dwu-krotnie na nazwę kolumny zostanie posortowana lista. 4. Warunki wyszukiwania – jest to zestaw pól umożliwiający łączne szukanie. W celu wyszukania jakiegoś lokalu należy wypełnić przynajmniej jedno pole a następnie kliknąć jeden z rodzajów wyszukiwania. 5. Rodzaje wyszukiwania – wyszukuje w bazie lokale, które spełniają warunki wyszukiwania wg zaznaczonego rodzaju. 6. Główne dane o lokalu – dynamicznie wraz z przemieszczaniem się kursora po liście lokali wyświetla podstawowe informacje. 7. Sortowanie łączne – umożliwia sortowanie wg więcej niż jednej kolumny 8. Opcje – dodatkowe opcje, które kryją się pod ikona: to: • Nowa karta lokalu – otwiera okno dodawania nowej karty lokalu • Usuń kartę lokalu – kasuje aktywny lokal • Grupa Wirtualna – otwiera okno do tworzenia i ustawiania grup wirtualnych • Bez grup wirtualnych – ściąga filtracje grup wirtualnych • Włącz/Wyłącz odświeżanie kartoteki – zmieni stan odświeżania. Odświeżanie włączone pociąga za sobą każde wejście (bądź powrót) na kartoteki lokali odświeżanie wszystkich danych. Nie jest to konieczne, jeżeli ktoś nie zmienia podstawowych danych o lokalu. • Historia lokalu – otwiera okno historii lokalu. Okno, które jest otwierane przez zaznaczenie opcji filtracji (kartoteki sądowe lub pozabilansowe) informuje nas czy dany lokal posiada założoną sprawę sądową lub ratalną. Po najechaniu na lokal w liście lokali pojawi się wpis w prawym oknie. Istnieje tutaj duże ułatwienie przeglądania spraw sądowych i kartotek rat. Aby to zrobić należy na oknie zasobów (które omawiamy) najechać na prawe okno i zaznaczyć interesującą nas sprawę. A następnie kliknąć ikonę stanu finansowego lub karty lokalu co uruchomi wybrane okno dla założonej sprawy sądowej.

2.2.1.1 Karta lokalu Karta lokalu składa się z 4 grup danych: a) Dane lokali b) Opłata c) Normy d) Wyposażenie Są to 4 grupy danych, jakie posiada lokal. Szczegółowe dane, jakie wchodzą w skład tych zakładek definiuje się w słowniku (ale to później przy omawianiu słownika). Ażeby w poszczególnych modułach danych (dane o lokalu, opłata itd.) nie występowały składniki lub 14

dane bez wyraźnej potrzeby została zastosowana filtracja. Wskutek czego na poszczególnych modułach znajdują się tylko składniki, które w kolumnie „ * „ zostały zaznaczone (są to z reguły tylko składniki wypełnione). Aby dodać na daną kartę lokalu jakiś składnik należy najpierw zaznaczyć „Pokaż wszystkie elementy”, wskutek czego ukażą nam się wszystkie elementy dostępne dla danej grupy. Znajdujemy interesujący nas składnik wprowadzamy wartość i zaznaczamy „ V „ w kolumnie „ * „ i zapisujemy dany składnik poprzez ikonę Zapisz/Przeceń. Różnica między zapisem z przeceną a bez różni się tym, iż zapis z przeceną pociąga za sobą m.in. wyliczenie stawki oraz przypisu, wskutek czego musi być zawsze wykonaną po zmianie składników, które mają wpływ na przypis miesięczny (stawka, wyposażenie, opłaty). Aby zmienić dany składnik należy poprawić jego wartość i zapisać zmianę. Aby usunąć (wyzerować) jakiś składnik należy wpierw wyzerować jego wartość dokonać przeceny lokalu (Zapisz/Przeceń) a dopiero w kolejnym kroku odznaczyć składnik w kolumnie „ * „. Filtracja składników

i dodatkowe opcje

Dane ewidencyjne lokalu

Ikony

Karta lokalu Ikony

4 grupy danych

Dane o lokalu

Dodatkowe opcje, jakie znajdują się to: a) Pokaż VAT dla składników opłat

15

Po wybraniu tej opcji w oknie danych o lokalu zamiast podstawowych danych o opłacie zostanie wyświetlone rozbicie na VAT.

Vaty na karcie lokalu

b) Indywidualne zwyżki i zniżki. Możliwość wprowadzenia intywydiulanych zwyżek i zniżek dla lokalu. Jeżli wartości są równe 0 stawki pobierane są z setupu c) Wydrukuj przelew dla lokalu. Otwiera okno do wydruku przelewów. Okno bardzo podobne do okna wydruków aneksów i szablonów aneksów z tym ze raporty do wybrania to tylko i wyłącznie przelewy. d) Wydrukuj pismo dla lokalu. Identycznie jak wyżej z tym ze raporty to pisma.

2.2.1.2 Drukowanie aneksu (karta lokalu) Po kliknięciu ikony „A” otworzy się okno drukowania aneksu. Okno jest takie samo jak dla drukowania zbiorczego aneksów (z modułu przeceny) z tą różnicą, że mamy domyślnie już wskazany lokal, z którego przeszliśmy na drukowanie aneksu.

2.2.1.3 Stan finansowy Stan finansowy jest to okno, w którym są zawarte najważniejsze operacje, jakie mają miejsce w miesiącu na danym lokalu. Znajdują się tu wpłaty dokonywane przez lokatora, rozliczenia mediów, korekty z różnych tytułów, umorzenia itd. itd. „Nawigatora datowy” określa miesiąc, dla którego jest wyświetlany stan finansowy z dokumentami.

16

Podstawowe dane o lokalu

Stan finansowy

Akcje: • • • • • •

Przyciski akcji

Uwagi do aktywnego dokumentu

Bilanse i podsumowania

Przyciski akcji

Sprawy dotyczące lokalu

Dokumenty źródłowe

Zakończ – zamyka okno Wybierz salda – pozwala na przełączenie stanu finansowego na konkretne salda Suma sald – przywraca ogólne saldo kartoteki Poprzedni Nrew - przeskakuje na stan finansowy dla następnego lokalu wg nrew Następny Nrew - przeskakuje na stan finansowy dla poprzedniego lokalu wg nrew Inny Nrew - przeskakuje na stan finansowy dla wskazanego nrew.

W module opcje znajdują się: • Wydruki - otwiera okno wydruków (jak przez ikonę drukarki) • Karta lokalu - otwiera kartę lokalu (jak przez ikonę karty) • Stan konta zbiorczo - otwiera okno, na którym można zbiorczo (na wiele miesięcy) przeglądnąć operacje na danym lokalu. • Zaległości pozabilansowe - okno, które pozwala przeksięgować kwotę z zaległości podstawowych na pozabilansowe. • Zaległość w egzekucji - okno które pozwala przeksięgować kwotę z zaległości podstawowych na kartotekę sądową. • Raty- otwiera okno do zakładania rat. 17

• • • • • • • • • •

Obsługa rat - otwiera okno do zarządzania ratami. Dodaj dokument - otwiera okno do dodawania dokumentów Automatyczne korekty - otwiera okno do tworzenia automatycznych korekt. Dane korekty - Po zrobieniu atematycznych korekt opcja dane korekty pokazuje analitykę dla stworzonej korekty tzn. jeżeli korekta dotyczy wielu miesięcy to dane korekty pokazuje rozbicie miesięczne. Salda razem - zmienia wygląd stanu finansowego gdzie widać na 1 oknie rozbicie na wszystkie salda. Po wybraniu tej opcji aby wrócić do poprzedniego stanu należy z opcji wybrać wyłącz salda razem. Wyłącz/Włącz okno spraw - wyłącza/włącza okno spraw sądowych/rat itd. Kopia dokumentu kasowego - drukuje kopie dokumentu. Anuluj dokument kasowy - pozawala zanulować dokument kasowy (tylko z modułu kasa) Kalkulator - uruchamia windowsowy kalkulator. Ustaw czcionkę - umożliwia zmianę czcionki

Okno bilansu jak widać składa się z tak jakby z dwóch części lewej i prawej. Na rzecz lewej strony składa się:  Saldo BO – bilans otwarcia zaległości/nadpłaty podstawowej  Odsetki BO – bilans otwarcia zaległości/nadpłaty odsetkowej  Koszty upomnień BO – bilans otwarcia kosztów upomnienia.  Przypis – miesięczny przypis na dany lokal  Korekty i bonifikaty – korekty i bonifikaty księgowane w podświetlanym miesiącu  Naliczone odsetki – kwota naliczonych odsetek  Wpłaty – suma wpłat w podświetlonym miesiącu  Dodatek – przy formie dodatku nie dokumentowego pokazuje się kwota dodatku w podświetlanym miesiącu. Oraz prawa strona, która jest odpowiednikiem pierwszy trzech zaległości tylko z tą różnicą, że są one pomniejszone/powiększone o dokumenty, jakie znajdują się na stanie finansowym w podświetlanym miesiącu (czyli jest to Saldo BZ– bilansu zamknięcia). Oraz pole razem, które sumuje kwoty na bilans zamknięcia danego miesiąca. Przez moduł wyboru salda mamy możliwość oglądania w/w bilansów dla poszczególnych sald bądź ich odpowiednich sum sald. Po filtrowaniu stanu finansowego na odpowiednie salda zmieniają się bilanse otwarcia i zamknięcia, kwota przypisu oraz dokumenty, jakie są na stanie finansowym. Są wtedy widoczne tylko te dane, które dotyczą zaznaczonych sald. Wyjątkiem jest tutaj dokument księgowany na saldo 0, który pojawi się we wszystkich saldach. Rozróżniamy tutaj kolory dla danych stanów bilansu. Kolor czerwony – oznacza wartość powiększającą zadłużenie (zaległość, korekty zwiększające, przypis, naliczone odsetki) Kolor zielony – oznacza wartość pomniejszającą zadłużenie (nadpłata, korekty zmniejszające) Kolor żółty – wpłaty dokonywane przez lokatora. Algorytmy odsetkowe oraz rozksięgowywanie wpłat zależy od ustawień, jaki zostaną zdefiniowane w setup’ie.

2.2.1.3.1 Dodaj dokument (ze stanu finansowego) Po wyborze klawiszu dodaj dokument ukaże się okno:

18

Istniejące już dokumenty

Dodaj dokument (Stan finansowy)

Dane zawarte w dokumencie

Przyciski akcji

W prawym oknie widzimy obecne dokumenty w danym okresie, który był zaznaczony na stanie finansowym. Aby dodać nowy dokument klikamy Dodaj następnie wypełniamy poszczególne pola: • Dokument - nr dokumentu zdefiniowany w słowniku. • Nr_sadla – nr salda ustawia się automatycznie (jeżeli w słowniku zostało zdefiniowane saldo dla danego dokumentu), jeżeli nie można wpisać ręcznie. Gdy jest to wpłata typu 9-0 która ma zostać rozbita na poszczególne salda należy wpisać saldo 0 lub pozostawić puste. • Kwota – kwota dokumentu. • Data – data dokumentu • Paczka – nr paczki, do której zostanie zapisany dokument • Za okres – daty, za jaki okres dotyczy dany dokument (np.: korekta rozliczenia z okresem rozliczenia, wpłata bieżącego miesiąca z datami bieżącego miesiąca itd.) • Uwagi – uwagi dotyczące danego dokumentu.(zostaną wyświetlane na stanie finansowym). Opcja powtarzaj uwagi służy do zapamiętania raz wpisanych uwag w kolejnych dokumentach, jakie są księgowane. Klawiszem zapisz kończymy dany dokument. Następnie możemy dodać kolejny lub zakończyć wprowadzanie (klikając koniec wprowadzania) i powrócić do stanu finansowego.

2.2.1.3.2 Automatyczne korekty Okno automatyczne korekty służy nam jak nazwa wskazuje to utworzenia korekty na stanie finansowym w oparciu o jakaś zmianę dotyczącą zamkniętych już miesięcy. Korekta zostanie

19

przeliczona wg rozbicia datowego, jakie wstawimy w polach od daty do daty. Zmiana ilości czy ceny, jaka ustawimy z kryteriami dat, od jakiej powinna obowiązywać dana zmiana spowoduje nam przeliczenie różnicy i przemnożenie jej przez ilość dni między datami od daty i do daty. Wartość, jaka zostanie wyliczona będzie widoczna na stanie finansowym jako korekta z typem odpowiednim do daje opłaty, jaka zmieniamy. Grupy danych do korekty

Pola do wpisów

Filtruje listę

Automatyczne korekty

Podpowiedzi Po najechaniu myszką na pola: ilość, cena i daty zostanie wyświetlona podpowiedź i opis szczegółowy pola.

2.2.1.3.3 Założenie sprawy sądowej / pozabilansowej / rat Zakładanie nowej karty dla w/w spraw skutkuje automatycznym założeniem kartoteki dla określonych celów z danymi kartoteki, z której jest zakładana sprawa. Okno sprawy sądowej jest identyczne jak okno zakładania zaległości pozabilansowej, z tą różnicą ze karta, jaka powstanie ma inną własność (zaległość sądowa lub pozabilansowa) Aby założyć taka karte należy określić kwoty, jakie mają tam zostać przetransportowane z kartoteki głównej, rodzaj salda, na które maja zostać przeniesione zaległości.

20

Pola z wartościami dla sald (do edycji)

Pobranie kwot z bilansu otwarcia/zamknięcia

Założenie sprawy

Suma, jaka zostanie przetransportowana na nowa kartę

Opcje do wypełnienia/uzupełnienia

Aby przenieść niepełne kwoty bilansów lub takie, jakie użytkownik chce należy w polach sald wpisać odpowiednie wartości. • Skieruj zaległość na saldo - saldo, na które zostanie przetransportowane zaległości • Nr sprawy - numer zakładanej sprawy • Opiekun Sprawy - Inicjały osoby zakładającej kartę • Nr Ewidencyjny - numer ewidencyjny zakładanej sprawy. Przycisk Sprawdź sprawdzi czy nowo wybrany numer ewidencyjny jest aktualnie wolny. Okno zakładania rat jest podobne a różni się o dodatkowe opcje do wypełnienia takie jak: Ilość rat - ilość rat, na jakie rozkładana jest zaległość Pierwsza rata - Kwota pierwszej raty Kolejne raty - Kwota pozostałych rat Tolerancja spłaty raty - jaki jest minimum wpłaty. Rata + przypis - suma raty w pojedynczym miesiącu wraz z przypisem.

21

Raty

Jeżeli mamy taką potrzebę możemy ustalić raty o dowolnych kwotach. Przy pomocy przycisku Raty w różnych wysokościach uruchomi nam się okno gdzie mamy możliwość zdefiniowana każdej z rat. Ważne jest, aby suma rat pokrywała się z ogólną zaległości.

Wysokość rat

2.2.1.3.4 Obsługa rat Po ustaleniu na kartotece rato została stworzona nowa karta (jak przy sprawie sądowej) na której zostały ustawione parametry spłacania rat. Okno jest informacyjne można w nim zobaczyć jak przebiega spłacanie rat przez dłużnika.

22

Obsługa rat

2.2.1.4 Dane o lokalu W oknie dane o lokalu znajdują się podstawowe dane adresowe (nazwisko, imię, adres) przynależność do wspólnoty oraz budynku.

23

Podstawowe dane ewidencyjne oraz własności lokalu

dane o lokalu

Główne dane adresowe lokalu widoczne w kartotekach lokali

Wywołanie rozszerzonego okna adresowego oraz notesu dla danego lokalu

Ażeby wpisać pozostałe dane pomocnicze dla danego lokalu należy kliknąć na rozszerzone dane adresowe. W rozszerzonych danych o lokalu na uwagę zasługuje przycisk Generuj konto bankowe. Użycie tego klawisza wpisze w pole konto bankowe odpowiednie konto dla danego nrew utworzonego przez uprzednio zdefiniowany algorytm w setupie.

2.2.1.4.1 Kartoteka zasiedlenia Kartoteka zasiedlenia dostępna jest z karty danych o lokalu. Klawisz dodaj osobę dodaje do karty rekord z data bieżącego miesiąca, dalej uzupełnia się potrzebne informacje tj: data zameldowania, urodzenia czy status do głównego najemcy lub właściciela. Wymeldowanie osoby powoduje nie pokazywanie rekordu w następnych miesiącach. Widok historii zasiedlenia lokalu włącza się opcją „Pokaż wszystkie osoby”. Na podstawie tej kartoteki możliwy jest wydruk wezwań do zapłaty dla każdej pełnoletniej osoby zamieszkałej w danym lokalu lub do celów deklaracji wywozu nieczystości.

24

2.2.1.5 Nowa karta lokalu Okno po kliknieciu „nowa karta lokalu” jest całkowicie puste, aby dodać nowy lokal należy wypełnić pola. Większość pól jest obowiązkowa, bez których nie jest możliwe założenie dobrze funkcjonującej karty lokalu.

25

Generuje losowy wolny nr ewidencyjny

Dodawanie nowego lokalu

Pola do wypełnienia: • Numer ewidencyjny – numer ewidencyjny lokalu. Po wpisaniu nr. który już istnieje w

• • • • • • •

bazie, program powiadomi o tym. Klawisz wygeneruje nam losowy wolny numer ewidencyjny. Typ/własność lokalu – pola wybierane z listy. (dane z list wpisywane w słowniku). Imię/nazwisko – dane lokatora, które będą widoczne na listach kartotek lokali Pesel/NIP/Regon Miasto/Budynek – pola wybierane z listy. Po wybraniu budynku z listy (nr budynku | nr domu), zostanie automatycznie wpisana ulica, PNA oraz nr domu.(lista budynków pobierana jest z kartotek budynków i budynków tam wpisanych). Klatka/nr lokalu – dokładniejsze dane adresowe dla lokalu. Rejon – wybranie pola z listy (wpisanej w słowniku) Wspólnota – wybranie z listy, uprzednio wpisanej w kartotekach wspólnot.

Po wpisaniu wszystkich potrzebnych danych możemy zapisać (zapisz) dane i powrócić do okna kartotek lokali lub zapisać i od razu tworzyć kolejny (zapisz i następny lokal).

2.2.1.6 Grupy wirtualne Grupy wirtualne jest to zagadnienie, dzięki któremu możemy dowolnie filtrować sobie listę lokali w głównym oknie zasobów. Pierwszym oknem, jakie nam się uruchomi po wyborze z ikon górnych okna zasoby są już stworzone grupy wirtualne. Jeżeli mamy już stworzoną grupę wystarczy kliknąć na użyj 26

grupy, aby lista lokali w oknie zasoby została filtrowana wg zdefiniowanego warunku w grupie.

Grupy wirtualne

Aby dodać nowa grupę należy wybrać nowy i ukarze nam się okno:

Zdefiniuj grupę wirtualną

Pola które należy wypełnić to: • LP - liczba porządkowa

27

• • • • • •

Nazwa pliku do zachowania parametrów - nazwa pod jaką zostanie zapisany plik w katalogu winsarcz. Nazwa grupy - nazwa grupy jaka będzie widoczna na poprzednim oknie. Pola, wartości pól - utworzenie zmiennej i przypisanie jej wartości danego pola w wybranej tabeli. Otwierane tabele - tabele jakie będą otwierane aby wykonać filtrację. Warunek, filtr dla grupy - wg jakiego warunku będziemy filtrować listę lokali Sortowanie, uporządkowanie danych wg - wg jakich kryteriów ma być posortowana lista.

Zaawansowane - pozwoli na ręczne uzupełnianie pól Wyczyść wszystkie pola - czyści wszystkie pola, czyli przywraca okno do stanu jak po uruchomieniu. Przy każdym z pól do wpisania widnieje przycisk otwiera on okno, które pomaga przy wypełnianiu pól. Jeżeli chcemy zrobić prostą filtracje wystarczy, że uruchomimy przypis dla pola „warunek, filtr dla grupy). Po uruchomieniu ukaże nam się okno:

28

Dane o lokalu

Warunek grupy

Znaki matematyczne

Ułożone warunki filtracji Aby stworzyć warunek należy wybrać interesująca nas daną z górnej listy, następnie wybrać interesujący nas znak matematyczny i wpisać wartość. Klawisze OK. zostanie zapisany warunek, jaki ułożyliśmy. Jeżeli chcemy dokonać jeszcze warunków należy wybrać jeden z spójników „i” lub „lub”.

2.2.1.7 Historia lokalu Okno historii lokalu służy do szybkiego podglądu wszystkich zmian w opłatach (normy, osoby itd.) jakie miały miejsce we wskazanym przez nas okresie. Okno historii wywołuje się dla aktywnego lokalu.

29

Dane o lokalu

Okres, w jakim chcemy widzieć zmiany

Historia lokalu

Wartości opłat w okresach. Dane opłaty są widoczne w sposób następujący: Nazwad – nazwa opłaty Stawka – stawka dla danej opłaty Opłata – wysokość opłaty Vf – data od której obowiązywała dana opłata Vt – data do której obowiązywała dana opłata. Jeżeli pole jest puste ( . . opłata obowiązuje do dnia dzisiejszego.

) to znaczy że

2.2.2 Kartoteka Budynków Kartotek Budynków jest to okno zawierające podstawowe informacje dotyczące budynku. Pod okna, jakie można wywołać z tego modułu to: • Kara budynku – zawiera szczegółowe dane budynku. • Nowy – karta do tworzenia nowego budynku. • Zmień – edycja istniejącego już budynku • Usuń – możliwość usunięcia budynku • Karty lokali – wyświetla listę lokali (kartoteka lokali rys: ) które należą do zaznaczonego budynku. • Aktualizacja 30

Klawisze akcji

Lista budynków

Karty budynków

wyszukiwark a

2.2.2.1 Dodaj/Edytuj budynek Okno dodawania i edytowania budynku jest identyczne i składa się z: • Numeru budynku – który musi być unikatowy • Miasto – wybiera się z listy (która została zdefiniowana z słowniku) • Ulica – wybiera się z listy ulic (które zostały zdefiniowane z słowniku) • Typ – wybiera się z listy zdefiniowanej z słowniku • Kod – pocztowy • Nr domu – nr adresowy budynku.

31

Nowy budynek

2.2.2.2 Kata Budynku Karta budynku podobnie jak karta lokalu jest oknem informacyjnym. Znajdują się tutaj podstawowe dane dotyczące budynku. Dane pojawiające się na liście są uprzednio zdefiniowane w słowniku. Ciekawą opcją jest automatyczna aktualizacja, która powoduje pobranie danych z lokali, jakie są przynależne do budynku i wpisanie odpowiednich wartości.

Karta budynku

Klawisze: • Zapisz - powoduję zapisanie obecnych informacji o budynku. • Aktualizuj - powoduje wyliczenie i wpisanej wartości w oparciu o lokale, jakie są przynależne do budynku. • Wyjście - zamkniecie okna bez zapisywania zmian.

32

2.2.3 Kartoteka Nieruchomości/wspólnot W danym module znajduje się lista wspólnot wraz z podstawowymi informacjami o nich. Z okna można wywołać następujące akcje: Karta wspólnoty - otwiera okno karty wspólnoty z danymi. Nowa - otwiera okno do tworzenia nowej wspólnoty Dane wspólnoty - otwiera okno z danymi zawartymi na liście Usuń - usuwa zaznaczoną wspólnotę Karty lokali - otwiera karty lokali, jakie są przynależne do zaznaczonej wspólnoty Aktualizuj - Aktualizuje dane z kartotek ikony

Karta wspólnot

Lista wspólnot

wyszukiwark a

2.2.3.1 Karta wspólnoty Karta wspólnoty jest to okno zawierające podstawowe informacje o danej wspólnocie. Podobnie jak karta budynku dane zawarte w tym oknie są pobierane z lokali, jakie są przynależne do danej wspólnoty a klawisz AKTUALIZUJ aktualizuje te wartości.

33

Dane wspólnoty

Karta wspólnoty

Grupy danych

Lista Danych

2.2.3.2 Dane wspólnoty Dane wspólnoty jest to okno informacyjny zawierające informacje o danej wspólnocie.

2.2.4 Kartoteka właścicieli Kartoteka właścicieli jest to grupa paru zagadnień okien dotycząca właścicieli w skład której wchodzą:

2.2.4.1 Aktualizacja kartotek zbiorczych Dzięki temu oknu możemy w prosty sposób dokonać aktualizacji dla kartotek zbiorczych. Dokonanie tego pociąga za sobą zmiany w kartotekach zbiorczych które są sumą dla kartotek lokalowych. Aby dokonać takiej aktualizacji wystarczy wskazać zakres wspólnot datę oraz rodzaj wspólnot i kliknąć aktualizuj.

34

Karta wspólnoty

2.2.4.2 Wydruk rachunków dla kartotek zbiorczych Okno bardzo praktycznie identyczne jak do drukowania faktur powiadomień z modułu VAT. Z tym ze w domyśle typy lokali ustawione na kartoteki zbiorcze.

2.2.4.3 Podatek od pożytków Podatek od pożytków to przydatne okno do przeliczania podatku od danych opłat. Aby dokonać takiego przeliczenia należy wybrać typy i własności lokali wpisać % podatku oraz składniki opłat po wypełnieniu tych pól klikając na ikonę oblicz zostanie wyliczone % podatku. Z

35

Po wyliczeniu podatku mamy możliwość wydrukować listy lub wyeksportować ja do różnego rodzaju danych. (eksport omówiony w Roz 2.2.5)

2.2.5 Eksport Okno eksportu służy nam to wyeksportowania z programu interesujących nas danych. Mamy możliwość wygenerowania całej tabeli bazy lub jej fragmentu określonego w filtracji. Wynikowym plikiem eksportu może być formularz Excela, plik tekstowy *.txt lub baza danych typu dbf. Zakresy filtracji

Export z opłat

Wynik filtracji Dane do wypełnienia to: • Export za okres - z jakiego okresu chcemy pobrać dane • Export dla typów lokali - dla jakich typów lokali • Export dla własności lokali - dla jakich własności lokali • Składniki opłat - które z opłat chcemy pobrać • Syntetycznie - czy w rozbiciu na miesiące czy nie • Dla NRBUD - dla jakiego zakresu budynków • Dla KODWSP - dla jakiego zakresu wspólnot • Warunek - możliwość wpisania dodatkowego warunku. Klawisze: Drukuj - drukuje na listę. Exportu - otwiera okno do wyboru miejsca formatu itd. (omówione poniżej) Pokaż - po wybraniu górnych warunków wyświetla listę.

36

Zakończ - zamyka okno. Po wybraniu klawisz Exportu pojawi się okno: Nazwa pliku i katalog docelowy

Eksport tabel

Separator, format kodowania znaków, format pliku

Domyślnie po wcześniejszym filtrowaniu układ jest jako Bieżący widok gdzie aby wyeksportować plik należy wskazać katalog docelowy i nazwę pliku jaki powstanie. Do wyboru jest także separator (jeżeli format będzie do TXT), format kodowania znaków, oraz format pliku do jakiego mają być przeniesione dane.

2.2.6 Import Modułów importu jest bardzo podobny do modułu wpłaty z banku. Aby można było przeprowadzić taki import należy posiadać plik schematu, w którym będzie zawarty szablon odczytu danych z pliku oraz parametry transferu do programu.

2.3 Wpłaty Wpłaty jak sama nazwa mówi jest to moduł dotyczący wpłat. Można tutaj przeglądać, księgować oraz drukować wpłaty dokonane w module zasoby oraz w module kasowym. Wprowadzać dodatki mieszkaniowe oraz drukowanie wypłat dodatków, jak również importować elektronicznie wpłaty z banków oraz z kas nie mających połączenia on-line z głównym Winsarczem.

37

2.3.1 Kartoteka wpłat W kartotece wpłat mamy możliwość podglądu, drukowania i księgowania wpłat. Po wyborze tej opcji z menu pojawi się okno:

Górna filtracja

Lista dokumentów

Główne operacje dla paczki

Dane zaznaczonego dokumentu

Kartoteka wpłat

Wyszukiwanie Akcje po Przełącznik i otworzeniu podpowiedź paczki

Pomocnicze wywołania

Górna filtracja oraz dolne wyszukiwanie ogranicza listę dokumentów, które są widoczne w lewej części okna. Przedział miesięcy: ograniczy widok do dokumentów tylko ze wskazanego okresu: Zakres paczek – ograniczy widok tylko do zdefiniowanych paczek. Przycisk „Suma paczek” przełącza okno z listą dokumentów na okno z sumami kwot dla każdej z paczek. Podpowiedź służy to wypisania (ze słownika) nazw dla wszystkich dokumentów. Aby dodać lub edytować paczkę należy w „Główne operacje dla paczki” wpisać: nr paczki oraz datę. Jeżeli taka paczka już istnieje zostanie ona otworzona a gdy nie istnieje zostanie stworzona. Po otwarciu paczki lewe okno będzie puste lub pokazywać tylko te dokumenty, które należą do otwartej paczki. Po otwarciu paczki zostanie odblokowany panel:

38

Kartoteka wpłat – panel dokumentu

Ikony oraz służą do dodania bądź usunięcia rekordu aktywnego w lewym oknie. Wiec ażeby dodać nowa pozycje do paczki należy kliknąć a następnie wypełnić wszystkie pola i klawiszem zapisz zapisać pozycje. Jeżeli dodaliśmy już wszystkie dokumenty, jakie chcieliśmy należy przycisnąć na „Koniec Paczki” co przywróci okno do takiego jakie mieliśmy na początku. Aby przeprowadzić edycję jakiś z dokumentów należy (jak powyżej) otworzyć paczkę ustawić aktywny dokument (zostanie jego zawartość wstawiona do prawego panelu), następnie poprawić żądane pole i zapisać dokument. Aby usunąć dokument należy otworzyć paczkę (jak powyżej) ustawić się na dokumencie i kliknąć ikonę USUŃ. Wskutek czego wartość w dokumencie zostanie wyzerowana lecz dokument będzie widniał w paczce i na stanie finansowym.. Jeżeli chcemy usnąć dokument wpisany przed chwilą do paczki (paczka nie została zapisana) to możemy użyć ikony wtedy nie pozostanie żaden ślad w systemie. Pomocą w tym oknie są 3 klawisze pomocnicze, które otwierają poszczególne okna w celu podejrzenia opłat, stanu finansowego czy tez rachunków/faktur: • Karta lokalu – otwiera kartę lokalu dla aktywnego dokumentu. • Stan finansowy – otwiera stan finansowy dla aktywnego dokumentu. • Rachunki – otwiera rejestr rachunków i faktur. Przycisk zmień dla paczki pozwala nam na hurtową zmianę odpowiednich rzeczy w paczce:

39

Dane przed zmianą

Zmień dla paczek

Dane po zmianie

Które mają być zmienione

Okres zmiany – dla jakiego okresu ma być zrobiona zmiana. Zaznaczenie powoduje zmianę w danej grupie. Po przyciśnięciu Zaawansowane wyświetli się komenda, jaka zostanie wykonana. (edycja nie zalecana dla zwykłego użytkownika). Po przycisku wykonaj zostaną hurtowo zmienione dane.

2.3.2 Przegląd wpłat kasowych Okno prawie identyczne jak kartoteka wpłat z tym wyjątkiem, że dane przeglądane to dokumenty wprowadzone w module kasowym.

2.3.3 Dodatki mieszkaniowe W systemie są 2 możliwości rozliczania dodatków mieszkaniowych. Albo jako forma kwoty włączona do przypisu lub jako normalna wpłata. Do głównego zarządzania dodatkami służy okno:

40

Zmiana rodzaju wyświetlania danych

Dodatki mieszkaniowe

Dane aktywnego dodatku

Przyciski akcji

Aby dodać nowy dodatek należy kliknąć przycisk dodaj następnie wypełnić dane w prawej części okna i zapisać. Aby edytować należy kliknąć edytuj poprawić dane i zapisać. Aby usnąć dodatek należy zaznaczyć dodatek i kliknąć usuń. Po przygotowaniu całej bazy dodatków należy przetransportować dodatki na stan finansowy klękając ikonę

która otworzy okno transportu.

Dodatki mieszkaniowe – przelej na s.finansowy

41

• • • •

Dokument – typ dokumentu z jakim zostaną zaksięgowane wpłaty dodatków mieszkaniowych stany finansowe. Nr paczki – nr paczki do jakiej zostaną zaksięgowane dodatki. Data paczki Uwagi – uwagi, jakie zostaną dopisane do każdego dokumentu.

2.3.4 Wypłaty dodatków Moduł służy do obliczania i wypłaty kwoty związanej z dodatkami według zdefiniowanego algorytmu. Domyślnym algorytmem jest wypłata różnicy, jaka powstaje przez odjęci kwoty dodatku od bieżącego przypisu i zaległości. Rodzaje wydruku

Nadwyżki dodatków

Algorytm

Lista z różnicą do wypłaty

Są dwa rodzaje wydruków lista, która drukuje listę lokali z kwotami do wypłaty oraz przelewy. Przelewy są to gotowe druki wypłaty wystawione na każdą różnicę, jaka wystąpiła.

2.3.5 Wpłaty z banku Moduł wpłaty z banku służy automatycznego zaksięgowania wpłat z pliku tekstowego wg ustalonego szablonu. Aby dokonać takiego automatycznego zaksięgowania należy posiadać plik z szablonem wg którego ma być odczytany plik *.txt (lub innego formatu tego standardu). Plik owego 42

szablonu musi znajdować się w katalogu, w którym mamy pliki do księgowania. Po otwarciu takiego katalogu (w oknie wpłaty z banku) zostanie automatycznie pobrane pliki i w oknie danych zostaną pokazane odczytane pola. Możemy teraz ustalić nr paczki, daty i rozpocząć księgowanie jednym przypiskiem wprowadź plik. Opcje i przyciski: kopiuj do archiwum – po przerzuceniu danych z pliku plik ładuje do katalogu archiwum. Drukuj - Drukuje dokumenty wprowadzane importem Wprowadź plik– wprowadzi wszystkie pliki jakie są w wybranym katalogu Błędne - wyświetla na liście tylko błędne rekordy (mogą być one spowodowane niepoprawną budową wiersza, brakiem nrew w bazie lub innymi nieprawidłowościami) Poprawne - wyświetla tylko poprawne wiersze Wszystkie - wyświetla wszystkie wiersze.

Wpłaty z banku

2.3.6 Wpłaty z kasy Okno służy do pobrania wpłat z kas nie będących połączone z winsarczem.

43

Ścieżka do pliku

Nr kasy

Zakres dat

Transport wpłat z kasy

2.4 Kasa Moduł odpowiedzialny za kasę. Zadania kasjerki skupiają tylko i wyłącznie w owym module. Z pomocą niżej opisanych formularzy, zdarzeń jest w stanie ewidencjonować wpłaty dokonywane na kartoteki zasobów, różne wpłaty nie będące wpłatami na osobne kartoteki, wszelkiego rodzaju wpływy i wypływy z kasy. Cała ewidencja jest zapisywana w raportach które można drukować w dowolnym czasie wraz z kompletem dokumentów źródłowych.

2.4.1 Kartoteka lokali kasy – dodawanie dokumentu. Okno listy lokali (dokładnie takie samo jak kontrahentów modułu Zasoby rys //) służy do wyszukiwania lokatorów, dla których chce się dokonać jakiejś wpłaty/wypłaty. Po zaznaczeniu lokalu przechodzimy na stan finansowy (również identyczny jak dla zasobów rys //) w którym mamy już aktywne 2 przyciski (których nie robiły nic na zasobach) Anuluj dokument – anuluje wprowadzony dokument. Kopia dokumentu – drukuje kopie dokumentu. Aby dodać dokument należy kliknąć „dodaj dokument”.

44

Dane parametryczne Rodzaj dokumentu

Wprowadzanie dok - kasa

Warunki wydruku

Dane wprowadzane

Na wstępie trzeba wybrać rodzaj dokumentu – KP (kasa przyjmie inaczej wpłata) KW (kasa wyda, czyli wypłata). Następnie należy wypełnić: • Dokument – nr dokumentu zdefiniowany w słowniku.(trzeba pamiętać ze dla KW mogą być różne dokumenty niż dla KP , w zależności od konfiguracji słownika). • Nr_salda – nr salda ustawia się automatycznie (jeżeli w słowniku zostało zdefiniowane saldo dla danego dokumentu), jeżeli nie można wpisać ręcznie. Gdy jest to wpłata typu 9-0 która ma zostać rozbita na poszczególne salda należy wpisać saldo 0 lub pozostawić puste. • Kwota – kwota wpłaty/wypłaty. • Data – data wpłaty, • Za okres – daty, za jaki okres dotyczy dany dokument • Wpłata na rachunek - // • Uwagi – uwagi dotyczące danego dokumentu.(zostaną wyświetlane na stanie finansowym). Warunki wydruku:  Powtarzaj uwagi – powtarza raz zapisane uwagi dla każdego kolejnego dokumentu.  Drukuj KP KW – zaznaczenie tej opcji pociąga za sobą drukowanie dokumentów.  Drukuj bez pośrednio na drukarkę – drukuje automatycznie na drukarkę bez pojawiania się okna „Cel wydruku” Po zatwierdzeniu dokumentu pojawi się kalkulator reszty:

45

Kalkulator reszty

Który jak sama nazwa mówi podlicza sumę dokumentów dokonanych na kartotece i po wpisaniu kwoty, jaka da osoba wpłacająca wskazuje resztę. Jeżeli nie została zaznaczona opcja „drukuj bezpośrednio na drukarkę” pojawi się okno: 3 ikony wyboru

Opcje po wyborze „na drukarke”

Cel wydruku

46

Mamy tutaj do wyboru 4 akcje: Na ekran – zostanie pokazany wydruk (który można wydrukować lub nie) Na drukarkę – bezpośrednie drukowanie z możliwością wyboru ilości stron Do pliku – wydruk do pliku Powrót – anulowanie drukowania Mimo anulowania drukowania, na którymś z etapów to po przyciśnięciu „koniec wprowadzania” dane już będą zapisane w bazie.

2.4.2 Anulowanie dokumentu Może czasami zdążyć się tak, że dokument zapisany w module kasowym musi zostać anulowany. Jest module kasowy i każdy dokument (z reguły) powinien być drukowany, wskutek czego nie można od tak sobie go poprawić. Stan kasy automatycznie został zmieniony po dokumencie wiec trzeba ta operacje odwrócić. Należy wtedy anulować dokument i jeżeli jest taka konieczność zaksięgować go ponownie, lecz już poprawnie. Ważnym punktem anulowania jest to, że możemy anulować tylko dokument z otwartego raportu kasowego. Niestety po zamknięciu raportu nie można już anulować dokumentu (trzeba wtedy pomoc sobie korektami). Aby anulować dokument należy zaznaczyć go na stanie finansowym kontrahentów kliknąć przycisk „anuluj dokument”. Po takiej akcji pojawi się okno(rys //) z szczegółowymi danymi dotyczącymi dokumentu. Przycisk „Anuluj dokument” anuluje dokument. Dokument Anulowany nie znika ze stanu finansowego kasy lecz będzie on widoczny z literka T w kolumnie ANUL. Lecz będzie on widoczny tylko na stanie finansowym kasy, na stanie finansowym zasobów nie będzie po nim śladu. Dane dokumentu

Anulowanie dok - kasa

Opcje wydruku

Dane raportu

Akcje

47

2.4.3 Kartoteka kontrahentów Powyżej został przedstawiony sposób księgowania wpłat za świadczenia składające się na przypis lokalu. W kartotece kontrahentów mamy możliwość księgowania różnego rodzaju wpłat oraz wypłat niepływające w ogóle na tabulogram oraz sprzedaż lokalu. Są to np. rozliczenie delegacji, wpłaty za psa itd. itd. W owym module użytkownik sam trzy w bardzo szybki sposób karotek (bądź wykorzystuje już wcześniej stworzona) i dokonuje wpłaty/wypłaty na niej. Lista kontrahentów jest podobna to listy lokali: (porównaj rys //). Ikony

Kartoteka kontrahentów

Wyszukiwarka

Karta lokalu dla kartoteki kontrahenta wygląda:

48

karta kontrahenta

Pola: • • • • •

Nr ewidencyjny – automatycznie wstawiane, brak możliwości edycji Nazwisko, imię, nazwa – dane kontrahenta Adres, nr domu, nr klatki, nr lokalu – dane adresowe Kod, miejscowość Uwagi

Po stworzeniu takiej karty kontrahenta (bądź wyszukania już istniejącego) przechodzimy na stan finansowy.

2.4.4 Raporty kasowe Raport kasowy to okno, dzięki któremu drukujemy raport kasowy, analitykę dokumentów oraz zamykamy raport. W oknie są widoczne stany wszystkich raportów, jakie miały miejsce w kasach z wartościami wpłat, wypłat itd. Przed zamknięciem danego raportu zalecane jest wydrukowanie go aby potwierdzić prawdziwość danych dopiero wtedy zamknąć raport. Dokumenty kasowe są wprowadzane tylko do otwartego raportu. Każde zamkniecie bieżącego raportu skutkuje otwarciem kolejnego (z kolejnym nr).

49

Przyciski akcji

Raporty z podstawowymi danymi

Raport kasowy

2.4.5 Przegląd wpłat kasowych

Szczegółowe dokumenty dla zaznaczonego raportu

Okno omawiane w pkt 2.3.2

2.4.6 Wyślij wpłaty do czynszów Okno służy do przygotowani plików z wpłatami dokonanymi na kasie mniemającej połączenia z głównym winsarcz’em w celu późniejszego zaimportowania tych wpłat. Aby tego dokonać należy wskazać ścieżkę, do której będzie przetransportowane pliki oraz zakres dat, który chcemy transportować.

50

Transport wpłat do Winsarcza

2.4.7 Pobierz dane z Winsarcz Okno służy do pobrania uprzednio przygotowanych danych z głównego Winsarcz do kasy funkcjonującej nie mającej połączenia z Winsarczem głównym. Ażeby dokonać transferu należy wskazać ścieżkę do katalogu i wykonać transfer.

Transport danych z Winsarcza

2.5 Przecena Przecena jest to moduł, który odpowiada za wartości wyposażenia oraz pozwala na automatyczną zmianę stek i hurtowe drukowanie aneksów

51

2.5.1 Zmiana stawek opłat Okno służy do przeceny określonych lokali zdefiniowanych przez użytkownika. Dodatkiem jakim można tutaj zrobić to wprowadzić nowe bądź zmienione stawki dla np. jednego lub wielu budynku tez wspólnot. Przecenę można ograniczyć na konkretne lokale, jakie chcemy do dyspozycji mamy: • Ograniczenie dla typów i własności:  Dla rodzajów lokali – definiujemy rodzaje lokali, które chcemy przecenić.  Dla własności lokali – definiujemy własności lokali, które chcemy przecenić. • Dla różnych list:  Dla budynków – wyświetla listę budynków  Dla Wspólnoty – wyświetla listę wspólnot  Dla lokali – wyświetla listę lokali  Całość zasobów – ustawia całe zasoby • Zakres:  Zakres OD DO – pobiera z listy pierwszy i ostatnie zaznaczeni i przecenia wszystkie lokale/budynki/wspólnoty między tymi zaznaczeniami.  Wg listy – przecenia tylko te lokale/budynki/wspólnoty które zostaną zaznaczone na liście Ażeby przecenić lokale/budynki/wspólnoty bez zmiany opłat należy odpowiednio (wedle uznania zdefiniować listę) i kliknąć przeceń. Filtracja listy

Ty i własności lokali

Przecenia dla nowych stawek

Przecena

Lista do zaznaczenia

Opcja do zaznaczen ia 52

Lecz aby zmienić jakieś stawki należy kliknąć na „przeceń dla nowych stawek” i kliknąć „wpisz nowe stawki” (jeżeli wszystko inne zostało zaznaczone poprawnie) otworzy się okno które służy do wybrania konkretnej (lub wielu) opłaty i wpisaniu nowej stawki. Po takiej operacji program automatycznie zmieni wskazane stawki dla wskazanej grupy lokali i przeceni je. Dodatkową opcja jest tutaj „Przeceniaj tylko niezerowe stawki” zaznaczeni tego pola spowoduje, że lokale które będą się mieścić w zaznaczonej grupie jeżeli miały przecenianą stawkę równą zero to nie ulegnie ona zmianie a zmiana będzie dotyczyć tylko lokali z niezerową stawka w danym dokumencie. Dostępne opłaty dla wybranych typów i własności

Stawki do przeceny

Nowe stawki oraz zaznaczenie, które do przeceny

2.5.2 Aneksy (z przeceny) Drukowanie aneksów z przeceny jest rozbudowaną (pełną) forma drukowania zbiorczego aneksów. Dzięki temu modułowi możemy w bardzo prosty sposób wydrukować zestaw aneksów według zdefiniowanej przez nas listy (wg budynku, wspólnoty, wybiórczo).

53

Filtracja listy

Aneksy

Ty i własności lokali

Wybiera raport

Lista do zaznaczenia

Zmiana części opisowej aneksu oraz wybranie dodatkowych danych

Drukowanie można ograniczyć na konkretne lokale, jakie chcemy. Do dyspozycji mamy: • Ograniczenie dla typów i własności:  Dla rodzajów lokali – definiujemy rodzaje lokali, dla których chcemy drukować aneksy.  Dla własności lokali – definiujemy własności lokali, dla których chcemy drukować aneksy. • Dla różnych list:  Dla budynków – wyświetla listę budynków  Dla Wspólnoty – wyświetla listę wspólnot  Dla lokali – wyświetla listę lokali  Całość zasobów – ustawia całe zasoby • Zakres:  Zakres OD DO – pobiera z listy pierwszy i ostatnie zaznaczeni i drukuje wszystkie lokale/budynki/wspólnoty między tymi zaznaczeniami.  Wg listy – drukuje tylko te lokale/budynki/wspólnoty, które zostaną zaznaczone na liście Poza standardowym oknem edytującym nagłówki tekstu powiadomienia mamy możliwość drukowania aneksu wraz z:

54

Zniżkami/zwyżkami - czyli podziałem punktowym/procentowym z którego wyliczana jest stawka Stanem finansowym - wyznaczonym na określoną datę. Nawigatora dat określa miesiąc, dla którego drukujemy aneks. Inaczej z którego miesiąca będą pobrane wysokości opłat. Mamy możliwość przygotowanie sobie wielu raportów aneksów, różne wzorce. Po klikniecie na wybierz raport należy przy pomocy okna, jakie się otworzyć wskazać na interesujący nas plik, zawierający szablon wydruku. Po wybraniu ikony na zmianę części opisowej uruchomi się okno do wybierania przygotowanych wcześniej tekstów, jakie znajda się na aneksach.

2.5.3 Zwyżki i zniżki do stawki bazowej czynszu. Okno zwyżki i zniżki służy do ustalenia wartości pkt dla wyposażeń wcześniej zdefiniowanych w słowniku. Każdemu wyposażeniu możemy przydzielić wartość punktowa w określonym okresie. Aby dodać nowe wyposażenie trzeba najpierw wpisać jest w słowniku a następnie kliknąć na dodaj i wypełnić prawa stronę okna (nazwa przeglądanie zmieni się na nowa pozycja). Data jaka zostanie wpisana w „od daty” i „do daty” jest uwarunkowana aktywnym miesiącem ustawionym w nawigatorze dat (prawy górny róg okna). „od kiedy” zostanie wpisane na 1 dzień aktywnego miesiąca a data „do kiedy” (podczas usuwania) zostanie wpisana na ostatni dzień poprzedniego miesiąca (od aktywnego w nawigatorze). Dla którego miasta ustalamy stawki

Zniżki i Zwyżki

Wybór etapu

Dane podglądowe i do wpisywania

Ikony akcji

55

2.6 Rozlicz Moduł rozlicz odpowiada za rozliczanie miesiąca drukowanie tabulogramów oraz sprzedaży jak również ustala się tam odsetki.

2.6.1 Rozliczanie miesiąca Okno służy głównie do 2 celów: • Rozliczanie częściowe miesiąca w celu przeliczenia stanów finansowych każdego z lokali. • Rozliczenia kończące miesiąc w celu zamknięcia miesiąca. Rozliczenie częściowe miesiąca

Kryteria przy rozliczaniu

Rozliczenie kończące miesiąca

Rozlicz

Tworzenie BO następnego miesiąca Rozliczenie częściowe miesiąca nie musi za każdym razem przeliczać wszystkich lokali. Często jest tak ze po rozliczeniu miesiąca znajdujemy jakiś błąd na pojedynczej kartotece i po poprawie możemy wykorzystując kryteria przy rozliczaniu rozliczyć tylko dany budynek. Więc aby wykonać któreś z rozliczeń należy ustawić kryteria (lub nie) i przycisnąć na jeden z przycisków w zależności, które rozliczenie chcemy przeprowadzić. Ważne, aby pamiętać ze rozliczenie „Zamknij miesiąc ….” Spowoduje automatyczne zamknięcie miesiąca i nie będzie już możliwości edycji danych w zamykanym miesiącu.

56

2.6.2 Tabela odsetek Tabela odsetek służy do ustalenia od jakiego dnia mają być liczone odsetki na lokal. Można to dowolnie rozbić na typy i własności lokali oraz na konkretne budynku tworząc dzięki temu złożony algorytm naliczania odsetek.

Lista ustawionych odsetek

Tabela odsetek

Dane do wpisania

wyszukiwark a

Pola do wpisania : • Odsetki dla salda- wybór dla którego salda ustalamy odsetki. • Termin płatności do dnia – ostatni dzień w którym można dokonać wpłaty bez naliczonych odsetek • Stopa procentowa • Roczna/miesięczna – rodzaj stopy procentowej. • Od dnia – od kiedy ma obowiązywać ustalany schemat naliczania odsetek. • Do dnia – do kiedy ma obowiązywać ustalany schemat naliczania odsetek. • Dla typów lokali – dla jakich typów ustalamy schemat • Dla własności lokali – dla jakich własności ustalamy schemat • Dla budynków –zakres budynków dla jakich ustalamy schemat • Dla wspólnot – zakres wspólnot dla jakich ustalamy schemat.

57

2.6.3 Zwolnienia z odsetek W powyższym punkcie jest pokazane jak stworzyć naliczanie odsetek na typy/własności budynki czy też wspólnoty. Lecz może się zdarzyć ze np. jeden lokal na danym budynku z różnych przyczyn ma być zwolniony z naliczania odsetek. Wtedy trzeba taki przypadek zdefiniować w oknie „zwolnienia z odsetek” Zmiana rodzaju wyświetlania danych

Dane do wpisywania

Zwolnienie z odsetek

pola danych: • Lokal/budynek/wspólnota – w zależności, co chcemy zwolnić z odsetek w to pole wpisujemy numer. •

Zwolnienie z odsetek od dnia (oraz do dnia) każdego miesiąca– zakres dni dla których nie naliczane będą odsetki.



Zwolniony z odsetek od (do) – zakres daty w jakiej obowiązuje ustalane zwolnienie.

2.7 Media Moduł media służy do zarządzania wszelkiego typu mediami (woda, CO, inne rozliczenia). Mamy tutaj możliwość wprowadzania odczytów, kosztów rozliczanie oraz wydruki porozliczeniowe.

58

2.7.1 Okres rozliczeniowy Aby usprawnić pracę w module media dobrze jest ustawić sobie na początku okres rozliczeniowy, na którym będziemy pracować. Wpisany tutaj okres dla danego rozliczenia będzie się powielał w pozostałych modułach mediów i nie będzie potrzeby wszędzie wpisywania.

Rozliczanie mediów

2.7.2 Kartoteka węzłów Jest to okno które zawiera podstawowe dane na temat węzłów. Z tego modułu można w prosty sposób podejrzeć lokale podłączone do danego węzła, liczniki główne, odczyty, koszty oraz hurtowo przypisać lokale do węzła. Mamy do wyboru różne warunki wyświetlenia węzłów: • Odczyty – wyświetli tylko węzły odczytowe, tzn takie które bazują na odczytach (w słowniku przy dopisywaniu węzła definiuje się odczyty/koszty). • Kosztowy – wyświetli węzły kosztowe. • Razem – wyświetli wszystkie węzły. Dodatkowo możemy sami wyświetlić tylko jeden węzeł jaki nas interesuje. Wybierając go z przycisku listy. Jak już było wspomniane z okna możemy przejść do : • Lokale – otwiera okno kartoteki lokali z przyłączonymi mediami dla aktywnego węzła (pkt 3.7.2) • Koszty – otwiera okno do wprowadzenia odczytów na węzeł • Liczniki główne – otwiera okno licznika głównego dla aktywnego węzła Przycisk Lokale jest zawsze aktywny w przeciwieństwie do pozostałych dwóch. Przycisk Koszty/Licznik główne jest możliwy do wybrania tylko dla węzła w którym może istnieć, i tak dla węzłów kosztowych aktywny przycisk do koszty a dla węzłów odczytowych licznik główny. Okres rozliczeniowy ogranicza nam listę węzłów do tych które były/są aktywne w danym okresie rozliczeniowym. Przycisk przepisz lokale pozwala nam w prosty i szybki sposób „podpiąć” hurtem lokale do danego węzła. Po kliknięciu ikony uruchomi się okno. (pkt 2.7.2.4)

59

Przełączenie wyświetlania listy.

Węzły

Przyciski i ikony akcji.

Dane węzła.

Dane węzła. Przyciski akcji.

Aby dodać nowy węzeł należy przycisnąć przycisk „nowy węzeł” i wypełnić Dane węzła następnie dać zapisz. Aby prze-edytować węzeł należy przycisnąć „edytuj” zmienić dane i zapisać. Aby usunąć węzeł należy wybrać edycje i wpisać datę deinstalacji.

2.7.2.1 Kartotek lokali z przyłączonymi mediami Okno takie samo jak w pkt 2.7.3 z tym, że filtrowane tylko dla aktywnego węzła, z którego było wywoływane.

2.7.2.2 Liczniki główne Okno zawierające podstawowe dane dotyczące licznika głównego. Aby dodać nowy licznik należy kliknąć na dodaj i wypełnić dane o liczniku. Dodany licznik zostanie automatycznie podpięty do węzła z którego weszliśmy na licznik główny.

60

Lokale przynależne do licznika.

Odczyty dla aktywnego licznika

Dane o liczniku

Licznik Główny

Uruchamiając przyciski: - Lokale – otworzy nam się okno lokali przynależnych do danego licznika. - odczyty – otworzy nam się okno z odczytami dla danego licznika.

2.7.2.2.1 Odczyty (licznik główny) Okno taki samo jak w pkt 2.7.3.3. Z tym, że są to odczyty dla licznika głównego a nie podlicznika.

2.7.2.3 Koszty Okno koszty służy podobnie jak okna odczytów do wpisania wartości, dzięki, którymi można rozliczać dany węzeł (budynku). Okno kosztów służy tutaj do podania wartości kosztu, jaki przypadł na dane rozliczenie (węzeł z którego uruchamialiśmy koszty) na określone daty. Jeżeli używamy rozliczenia wg wskaźników „rozliczony” (nie wg okresu rozliczenia (konfiguracja w setup’ie)) to należy zwracać uwagę przy wpisywaniu kosztu i zaznaczyć (lub nie) pole Rozliczony w zależności od potrzeb. Każdy koszt, który będzie posiadał pole to zaznaczone i będzie rozliczany wg wskaźników nie zostanie on wzięty pod uwagę przy rozliczeniu.

2.7.2.4 Przepisz lokale do węzła Przypisuje hurtowo lokale do aktywnego węzła. Przypisać lokale możemy wg parametrów z jakiego budynku, jakie typy lokali z tego budynku oraz jakie własności. Dodatkowo po

61

wybraniu warunków możemy ręcznie odznaczyć lokale które nie chcemy (bądź chcemy ) przepisać. Dane o lokalach do przypisania

Warunki filtracji listy

Licznik Główny

Dodatkowa możliwość zaznaczenia/odznaczenia lokali

2.7.3 Kartoteka z przyłączonymi mediami Główne okno z lista lokali. Mamy na owym oknie możliwość 4 filtracji listy: • podliczniki – filtruje listę tylko na lokale z założonymi i aktywnymi podlicznikami w przeglądanym miesiącu. • ryczałt – wyświetla lokale które w przeglądanym miesiącu nie posiadają licznika. • razem – wyświetla wszystkie lokale podłączone do węzłów (podliczniki i ryczałt) • Wszystkie lokale – wyświetlą wszystkie lokale jakie są w bazie (identyczna lista jak zasoby). Wyświetla ono w zależności do filtracji listę lokali, z której mamy możliwość podglądnąć stany finansowe, kartoteki lokali i co najważniejsze odczyty i przyłącza. Dzięki owym oknie w bardzo prosty sposób możemy podglądnąć, jakie lokale licznikowe/ryczałtowe należą pod zfiltrowany budynek czy wspólnotę lub dla innego warunku.

62

ikony

lista lokali

Filtracja na lokale, oraz nawigor daty (działanie jak na kartotekach lokali)

Przyłączone media

Dodatkowa filtracja listy

Wyszukiwarka (działanie jak na kartotekach lokali)

2.7.3.1 Przyłącza Okno wskazuje do jakich przyłączy (węzłów) jest podpięty dany lokal. Po wyborze ikony przyłączy z listy uruchomi się lista przyłączy dla aktywnego lokalu. Każdy lokal możemy przyłączyć do dowolnego przyłącz. Aby wybrany lokal przyłączyć do nowego węzła należy wybrać „dodaj przyłącze” a następnie wybrać i uzupełnić dane.

63

Lista podłączonych wezłów

Ikona wywołująca zaznaczonego podlicznika

Przyłącza

Dane zaznaczonego węzła

2.7.3.2 Podliczniki lokalowe Okno, w którym znajdują się wszystkie liczniki należące do węzła z którego wywołaliśmy okno podliczników.

64

Lista liczników

Podliczniki lokalowe

Odczyty dla zaznaczonego licznika

wyszukiwark a

Dane zaznaczonego licznika

2.7.3.3 Odczyty Okno do wprowadzanie kolejnych odczytów na określoną datę. Aby dodać odczyt należy kliknąć „nowy odczyt” i wprowadzić nowy odczyt na określoną datę. Po kliknięciu „nowy odczyt” automatycznie pokaże nam się poprzedni odczyt i po wprowadzeniu odczytu wypisze zużycie.

65

Lista odczytów

Dane zaznaczonego odczytu

Odczyty

2.7.4 Rozliczanie liczników/kosztów Jest to okno, na którym dokonujemy pełnego dowolnego rozliczenia. Rozliczmy tutaj każde wcześniej zdefiniowane i sparametryzowane rozliczenie w określonym przez nas okresie. Rozliczać mamy możliwość na 2 sposoby. Według węzła lub dla zakresu numerów ewidencyjnych. Warunki rozliczenia, jakie mamy do dyspozycji to: • Liczniki główne – rozliczy tylko liczniki główne (czyli ryczałtowców) • Podliczniki – rozliczy wyłącznie lokale z podlicznikami. • Razem – rozliczy ryczałt i podliczniki razem. • Podziel różnicę – podzieli różnicę (między licznikiem głównym a podlicznikami) • Dla ryczałtu – przydzieli ta różnicę na ryczałt • Dla podliczników – przydzieli ta różnicę na podliczniki • Maksymalne zużycie dla ryczałtu – maksymalna ilość zużycia przez ryczałtowców (reszta pójdzie do podziału wg wyżej zdefiniowanej procedury) • Rozliczanie wg stawek z tabeli – rozliczy wg samemu zdefiniowanych stawek • Z korektami na stan finansowy – po rozliczeniu wprowadzi na stan finansowy korekty rozliczenia w paczkach i dokumentach zdefiniowanych w słowniku. Aby dokonać rozliczenia należy wpierw wybrać rodzaj rozliczenia (jakie rozliczenie) następnie wprowadzić okres dla którego będziemy rozliczać i zdefiniowaniu zakresu rozliczenia (węzły , nrew), następnie zdefiniować warunki rozliczenia i kliknąć rozlicz.

66

Wybór rozliczenia

Licznik Główny

Opcje rozliczenia

Zakres rozliczania

Postęp rozliczenia

2.7.5 Baza rozliczeniowa / wydruk po rozliczeniu mediów- brak 2.7.6 Stawki Jest to okno w którym można wpisać stawki w jakich maja być rozliczane media. Podczas rozliczeniami mamy do wyboru czy stawki mają być pobierane z kart lokalu czy właśnie z owych tabel. Aby wstawić nową (przedytować) stawkę należy wybrać rodzaj węzła, kliknąć na dodaj (edytuj) a następnie: - wybrać z listy (lub wpisać nr węzła) - wypełnić stawkę oraz daty od i do (jeżeli stawka ma obowiązywać długo i nie znamy jeszcze daty zmiany należy pole Data do pozostawić puste) Po wypełnieniu mamy 2 opcje zapisu: zapisz lub zapisz dla wszystkich węzłów. Opcja zapis dla wszystkich węzłów doda (zmieni jeżeli jest to edycja) wszystkie przyłącza dla danego rodzaju węzła jakie dodajemy(edytujemy). Pozwoli to na szybką operacje bez konieczności wpisywania danych dla każdego przyłącza (węzła)

67

Rodzaj węzła

Lista węzłów (przyłączy)

Stawki mediów

Przyciski akcji dostępne po wybraniu dodaj/edytuj

Dane do wpisywania

Przyciski akcji

2.7.7 Wstaw koniec rozliczenia Wstawia wyróżnik rozliczenia w określoną datę. Zdarzenie to jest pomocne przy rozliczaniu mediów względem wyróżników a nie okresowo.

2.7.8 Wydruk powiadomień i tabulogramów Po dokonaniu rozliczenia jakiegoś tytułu przychodzi konieczności wydrukowania powiadomienia oraz/lub tabulogramu. Pomocą wtedy jest poniższe okno. Dzięki niemu wydrukujemy cały komplet dokumentów potrzebnych po rozliczeniu. Wpierw należy (jak przy rozliczeniu) zdefiniować, jakie węzły, okres rozliczeniowy oraz zakres węzłów lub nrew. Trzeba tutaj zwrócić uwagę ze już po zdefiniowaniu daty rozliczani program sprawdza dostępne węzły oraz numer ewidencyjne, które posiadają rozliczenie w zaznaczonym okresie. Okno pozwala także wydrukować jedno powiadomienie na wiele rozliczonych węzłów. Aby tak wydrukować należy wybrać interesujące nas węzły. Podobnie jak przy aneksach mamy tutaj możliwość wpisania paru treści powiadomienia, które potem w bardzo porosty sposób można wymieniać. Idea działania jest identyczna jak dla aneksów opisane w pkt….

68

Zakres wydruku

Jaki węzeł

Wydruk powiadomienia

o rozliczeniu

Opcje wydruku

Wybór szablonu powiadomienia

Ustalanie tręści

2.7.9 Wydruki odczytów liczników lokalowych i głównych Okno służy do wydrukowania odczytów na licznikach. Aby wydrukować odczyty należy wpierw wybrać rodzaj węzła, dla którego chcemy drukować odczyty oraz okres rozliczeniowy. Następnie do wyboru mamy drukowanie wg węzłów lub nrew. W zależności jaka opcja zostanie zaznaczona takie będą aktywne pole do wyboru. Drukować można dla liczników głównych lub podliczników jak też razem dodatkowo drukować można tylko określone typy lub własności lokali. Do wyboru jest także szablon wydruku.

69

Wydruk odczytów

2.7.10 Import/Export Moduł do importu i eksportu mediów.

2.8 VAT Moduł VAT jest odpowiedzialny za zarządzanie fakturami i rachunkami. Można z jego pomocą wygenerować fakturę VAT lub rachunek oraz wydrukować go. Przeglądnąć rejestr uprzednio wygenerowanych faktur i drukować listy.

2.8.1 Rejestr Gminy Pierwszym oknem jest rejestr gminy. Jest to okno, dzięki któremu możemy przeglądać wszystkie faktury i rachunki wystawione na gminę. Można wydrukować kopie bądź duplikaty dokumentów oraz różne zestawienia.

70

Opcje drukowania

ikony

Rejestr VAT

Filtracja

Dane o zaznaczonej fakturze

2.8.2 Rejestr Wspólnoty Okno rejestru wspólnot podobnie jak powyżej zawiera archiwum drukowanych rachunków dla wspólnot z tym, że jest bardziej rozwinięte i posiada więcej opcji. W lewym oknie mamy do wyboru wspólnoty z określoną filtracją (Zarządzane, obcy zarząd, całość). Dla zaznaczonej wspólnoty w lewym oknie zostają pokazane (w prawym oknie) rachunki i inne dokumenty, jakie zostały wygenerowane z zaznaczonym zakresie. W zakresie mamy do wyboru: • Miesiąc - zostaną wyświetlone tylko dokumenty, jakie zostały wystawione z miesiącu, który wskazuje nam datownik (prawy górny róg okna) • Rok - zostaną wyświetlone tylko dokumenty, jakie zostały wystawione w roku, który wskazuje nam datownik. • Całość - zostaną wyświetlone wszystkie dokumenty, jakie zostały wystawione na daną fakturę. Zaznaczony rachunek można bardzo prosto wydrukować. Aby to zrobić należy po zaznaczeniu wybrać w opcji wydruku oryginał/kopię a następnie kliknąć na ikonę lupy.

71

Rodzaj własności

Rejestr Wspólnot

Lista wspólnot

Wyszukiwarka

Zakres

Opcje wydruków

Lista dokumentów drukowanych w danym zakresie

2.8.3 Wydruki (VAT) Okno wydruki służy do generowania faktur VAT oraz faktur korygujących. Jak i późniejsze ich drukowanie.

72

Opcje wyboru do zaznaczenia

Przełącznik między podstronami

Generuj/Drukuj (VAT)

Po wypełnieniu staje się aktywny klawisz generacji

Po klikniecie pokaże bieżący nr dokumentu

Zakres dla lokali dla których generujemy fakture

Aby wygenerować fakturę należy przy pomocy datownika wybrać miesiąc, dla którego chcemy generować fakturę następnie zaznaczyć odpowiednie opcje: • Gmina/wspólnoty – odpowiednie zaznaczenie spowoduje generacje faktury dla wskazanego podmiotu. • Faktura VAT – wygeneruje fakturę VAT • Korygująca – wygeneruje fakturę korygującą do faktury VAT • Z przypisów na kartach – dane do faktury zostaną pobrane z kart lokali. •

Z korekt - dane do faktury zostaną pobrane z korekt na stanie finansowym

73



Razem przypis i korekty - dane do faktury zostaną pobrane z karty lokalu oraz ze korekt na stanie finansowym.

Jeżeli zostanie wybrana faktura korygująca znikną pola do wyboru z czego brać dane a ujawni się:

Faktura korygująca

Stawka z b.mc - stawka zostanie pobrana z bieżącego miesiąca Stawka z okresu od do - stawka zostanie pobrana z okresu jakiego dotyczy korekta na stanie finansowym Stawka z n.mc - stawka zostanie pobrana z następnego miesiąca. Po pomyślnym wygenerowaniu faktur należy przełączyć się na drugą podstopne (DRUKUJ) określić warunki i drukować.

74

Opcje wyboru do zaznaczenia

Szablon wydruku

Opcje wydruku

Generuj/Drukuj VAT

Formy wydruku.

Zakres dla lokali dla których generujemy fakturę

2.8.4 Parametry Uruchamia setup VAT (pkt 2.11.7)

2.9 Windykacja Moduł windykacja opowiada za wszystko cos się tyczy windykacji. Znajdują się tutaj zasądzone kartoteki rejestry pism i wszystkich spraw, które tyczą windykacji.

75

2.9.1 Rejestr dłużników Okno bardzo podobne to kartoteki lokali z tym ze wylistowane tutaj lokale są także z zaległościami sądowymi. Nowością jest tutaj okno spraw. Pojawiają się tam nr i data założenia spraw dla aktywnego lokalu (zaznaczonego na liście lokali) Nawigator daty

Lista lokali

Warunki filtracji

Rejestr spraw sądowych

Warunki wyszukiwania

sprawy

Główne dane o lokalu Rodzaj wyszukiwania

Pozwala skoczyć na koniec lub początek listy

2.9.2 Rejestr pism Okno służy do podglądu pisma jakie zostały wystawione dla danych lokali. Podczas drukowania różnych pism z programu mamy możliwość dodania takiego pisma do rejestru (program się pyta, czy zapisać wydruk do rejestru), po wybraniu opcji zapisu laduje tutaj informacja ze dany lokal dostał dane pismo w konkretnej dacie.

76

Rejestr pism

2.10 Słownik Jest to jeden z ważniejszych modułów programu Winsarcz. Zawiera on informacje praktycznie o wszystkich danych, jakie posiada system (dokumentach, opłatach, typach, właściwościach itd.). Każdą nowość jaką chcemy wprowadzić do systemu musi być poprzedzona zdefiniowaniem jej w słowniku, tak więc słonik dzieli się na 3 grupy: a) Kartoteki b) Miasta/ulice c) Urzędy.

2.10.1 Kartoteki Główny moduł słownika. Znajdują się tutaj wszystkie definicje począwszy od danych lokalów czy budynków skończywszy na typach i rodzajach tych lokali.

77

Datownik Ikony

Grupy słownikow e Warunki wyświetlan ia Datownik - Lista składników wyświetlana w tabeli jest uwarunkowana zakresowi datownika. Wyświetli on tylko i wyłącznie składniki które mieszczą się przedziale datownika. Grupy słownikowe - Grupy na które można podzielić słownik, każda z grób posiada innego rodzaju dane. Dane te są odpowiednio przyporządkowane określonym modułom w winsarczu i tak: • DaneBud – Dane które będą dostępne na karcie Budynku (rys nr.XX) • Danelok – Dane które będą dostępne na karcie lokalu w grupie Dane o lokalu (rys nr.2) • Dane WSP – Dane widoczne na karcie wspólnoty • Opłata – dostępne opłaty na karcie lokalu (również każda opłata posiada automatycznie swoją korektę ) • Norma – dostępne normy na karcie lokalu • Dokument – definiowanie dokumentów które można na księgować na stan finansowy. • Wyposażenie – definiowanie dostępnych wyposażeń dla lokalu z punktacją. • Typlok – definiowanie typów lokali • Typwsp – definiowanie typów wyposażenia • Salda – dostępne salda • Wezel – dostępne węzła • Meida – dostępne rozliczenia • Rejon – podział na rejony. Słownik kartoteki

78

Przykładowe okno słownika

Przykładowe okno słownika. 1. LP na ekranie: na której pozycji ma widnieć dany składnik 2. Nazwa Elementu: Treść jaka będzie wyświetlana dla danego składnika. 3. Nazwa krótka: Pomocnicza nazwa np. dzięki której można wykorzystać do ustawień słownika. 4. Kod: unikatowy kod dla danego składnika 5. JM: jednostka miary (dotyczy opłat) 6. Format wyświetlania: w jakim formacie ma się wyświetlać dany składnik 7. Dla typów / Dla Własności: dla jakiej grupy lokali będzie dostępny dany składnik 9. Typ wartości: typ wartości danego składnika (N – numeryczny, C- znakowy 10. Rozmiar 11. Precyzja Dodatkowe opcje i pola, jakie mogą się pojawić (na innych formatkach( to: • Algorytm sumowania – algorytm dla dane bud – sumuje dany składnik dla całego budynku. • Algorytm przeceny – algorytm dla opłaty – algorytm wyliczający daną opłatę • Procent VAT – jaki wat dla opłaty (-1 brak VAT, 1,07 to 7%, 1,22% to 22%) • Nr korekty – kod korekty, jaki będzie przynależny do danej opłaty • Nr salda – którego salda dotyczy dana opłata • Rodzaj dokumentu – typ dokumentu dla kasy KP (kasa przyjmie) KW (kasa wyda) • Konto – nr konta dla danego dokumentu. • Pakiet dokumentu – czy dany dokument ma być liczony jako pakiet • Dokument tylko dla kasy – dokument tylko widoczny w module kasowym. • Druk KP KW – czy drukowany KP KW dla tego dokumentu

79

2.10.2 Miasta/ulice Słownik Miast i ulic jakie ma obsługiwać program. Zmiana danych Przyciski operacji

Pole do wpisania/edycji nazwy ulicy oraz Miasto do wyboru

Słownik miast i ulic

W oknie mamy możliwość dodania nowej ulicy, usunięcia zbędnej ulicy oraz zmiany istniejącej już ulicy (to samo tyczy się miasta). Aby dokonać, której z w/w zdarzeń należy przycisnąć żądany przycisk operacji a następnie wpisać (zmienić) nazwę ulicy i zatwierdzić przyciskiem Zapisz.

2.11 Setup Moduł ze wszystkimi parametrami, jakie może ustawić sobie użytkownik. Znajdują się tutaj główne ustawienia programu, ważniejsze algorytmy parametry. Setup można podzielić na 11 podgrup, które zostaną poniżej opisane wraz z polami do wypełnienia, które się tam znajdują.

80

Zakładki setup’u

Parametry systemu (setup)

Dane do wypełnienia dla aktywnej zakładki

2.11.1

Przyciski akcji

Ogólne

Ogólne jest to zakładka z głównymi parametrami i tak • • • • • •

Ścieżka do bazy – Ścieżka dostępu do katalogu winsarcz’a Ścieżka do katalogu roboczego na dysku lokalnym – ścieżka do katalogu, który będzie zawierał ustawienia danego profilu (logującego się) oraz na przechowywanie tymczasowych tabel i plików. Miesiąc bieżący i data systemowa – aktywny (otwarty) miesiąc oraz data, jaka będzie używana jako domyślna w operacjach w programie. Nazwa krótka użytkownika Miejscowość Numer wersji – aktualny numer wersji (pokrywa się z tym na górnym pasku programu)

2.11.2

Lokale

Zakładka dotycząca głównie karotek lokali. •

Format nr ewidencyjnego - dla jakiej ilości znaków będzie używany numer ewidencyjny

81



• • • • • • • • •

Nazwy pól (składników) danych o lokalu, które maja przynależność do danych pojęć (pojęcia te będą używane w programie oraz w algorytmach wyliczeniowych): o Powierzchnia użytkowa – powierzchnia użytkowa lokalu o Powierzchnia grzewcza - powierzchnia grzewcza lokalu o Czynsze – czynsz dla lokalu o Fundusz remontowy – fundusz remontowy dla lokalu o Eksploatacja - eksploatacja Kod własności lokali prywatnych – pod jakim kodem figurują własności prywatne Kody kartotek zbiorczych – pod jakim kodem figurują kartoteki zbiorcze Własność Aktualizacja kartotek zbiorczych Przecena kartotek zbiorczych Pobieraj nazwę odbiorcy dla dokumentów sprzedaży z pieczątki Budowa nrew dla kartotek sądowych Od którego znaku dodaj kod do opłat

2.11.3

Budynki

2.11.4

Wspólnoty-brak

2.11.5

Wpłaty/Stan konta

Zakładka dotycząc wpłat i algorytmu stanu finansowego • Folder z plikami bankowymi • Pokrywanie należności i odsetek poszczególnych sald – dokument zaksięgowany na stan finansowy bez wskazania konkretnego salda zostanie rozksięgowany wpierw na pokrycie należności i odsetek pierwszego salda, następnie należności i odsetki drugiego salda itd. • Pokrywanie najpierw należności poszczególnych sald, następnie odsetki – dokument zaksięgowany na stan finansowy bez wskazania konkretnego salda zostanie rozksięgowany wpierw na zaległości podstawowe kolejnych sald (zdefiniowanych w słowniku) a następnie zostaną pokryte odsetki na kolejnych saldach (ponownie przejdzie salda pokrywając teraz odsetki a nie zaległości jak za pierwszym razem). • Rozliczanie dodatków mieszkaniowych bez wpłaty – dodatki mieszkaniowe będą figurowały na stanie finansowe i będą jako składnik dodatków bez fizycznego dokumentu na stanie finansowym. Niezaznaczona opcja pozwoli na rozliczanie dodatków z dokumentów na stanach finansowych.

2.11.6

Media

82

Zakładki setup’u .

Pod-zakładki media

Generuj/Drukuj VAT

Zakładka media służy do sparametryzowania modułu rozliczania/wydruków mediów. Mamy tutaj do wyboru 3 rodzaje pod-zakładek: Pola i algorytmy, parametry rozliczenia, parametry wydruków. 1. Pola i algorytmy Możemy tutaj zdefiniować podstawowe dane, algorytmy dotyczące zarządzania mediami. mamy dwie możliwości wprowadzania owych parametrów. Na wszystkie węzły (czyli ogólne parametry) bądź niektóre z węzłów mają się rządzić swoimi prawami. Aby dokonać parametryzacji dla wszystkich węzłów należy w polu Numer WĘZŁA posiadać puste pole (jak na rysunku). Jeżeli chcemy na konkretny węzeł należy z rozwijanej listy wybrać interesujący nas węzeł i wprowadzić parametry. Opis pól do wypełnienia • Nazwa pól zaliczek – nazwa pól słownikowych które mają brane być jako zaliczka na wybrany rodzaj węzła (tytuł Rozliczenia) • Ryczałt dzielimy wg - jak ma być przeliczony ryczałt na dany węzeł/rozliczenie (OSOBY, POWUZ1, inna dana słownikowa) • Różnice dzieli wg – jak ma być przedzielona różnica na z rozliczenia węzła • Jednostka miary – jaką jednostka miary będziemy traktować dane rozliczeniowe węzła. Osobno dla pod-liczników osobno dla ryczałtu. • rozliczenie rodzaje lokali – jakie rodzaje lokali mają obejmować dane parametry. • rozliczanie własności lokali – jakie własności mają obejmować dane parametry. • rozliczanie wg kosztu/odczytu (pod-liczniki) – wg czego ma być robione rozliczenie • rozliczanie wg kosztu odczytu (ryczałt) – wg czego ma być robione rozliczenie.

83

2. Parametry rozliczenia • • • • • • • • •

Rozliczanie wg okresów rozliczeniowych – rozliczać będzie się media w okresie zdefiniowanym jako okres rozliczeniowy, ignorować będzie wyróżniki na odczytach (rozliczony/nierozliczony) Rozliczanie wg wyróżnika rozliczony – ignorowany będzie ustawiony okres rozliczeniowy a rozliczać będzie wg wyróżnika T/F przy odczytach jako rozliczony bądź nie. Uwzględniane korekty do zaliczek – do zaliczek w rozliczeniu będą dodawane korekty. Koszty budynkowe wprowadzone w jednej kwocie Rozliczanie różnicy z licznika głównego Tworzenie korekty na stanie fin. po rozliczeniu Numer paczki ryczałt ( zerowe korekty) Numer paczki pod-licznik (zerowe korekty) Najczęściej rozliczane

3. Parametry wydruków • Odczyty pod-liczników • Odczyty licznika głównego • Wskaźniki zużycia • Wyliczenie wskaźników zużycia • Bieżący stan finansowy

2.11.7

VAT

Okno służy do konfiguracji i parametrów modułu VAT do generowania i drukowania faktur, rachunków. Okno jest podzielone na pod-zakładki gmina oraz wspólnoty które posiadają jeszcze swoje pod grupy: • Wystawca – dane o firmie wystawiającej fakturę (pojawiać się będzie na wydruku) • Stopka faktury – drukowane będzie na dole faktury • Stopka rachunku – drukowane będzie na dole rachunku • Stopka powiadomienia – drukowane będzie na dole powiadomienia • Dla kogo – dla jakich typów i lokali ma być generowana faktura / rachunek / powiadomienie • Nagłówki – Nagłówki dokumentów • Numery – kolejna numeracja dokumentów

2.11.8

Przecena

Przecena jest to okno, które odpowiada za wyliczanie stawek czynszu.

2.11.9

Kasa

Okno to ustawień kasowych. • Numer kasy – względem tego numeru będą widoczne wpłaty, ustawiane paczki wpłat kasowych. • Bieżąca data dla kasy – data jaka będą księgowane dokumenty i wszystko co w kasie.

84

• • • •

Aktualny raport kasowy – numer obecnie otwartego raportu kasowego Aktualny numer kp – numer jaki zostanie przydzielony na dokument kasa przyjmie Aktualny numer kw – numer jaki zostanie przydzielony na dokument kasa wyda. Drukuj kp kw nazwa raportu – czy ma być drukowany kp/kw i z jakiego szablonu

2.11.10

Sprzedaż

Główne ustawienia dla sprzedaży • Wpłaty odsetek i k. upomnień – jakie dokumenty składają się na owe wpłaty • Korekty windykacyjne salda (+) (-) – jakie dokumenty składają się na owe korekty.

2.11.11

Własne

Własne ustawienie użytkownika. Obraz ekranu – tapeta głównego tła winsarcza Tło ekranu – w razie braku obrazka, jakiego koloru ma być tło

2.12 Menager Menager jest to opcja menu w której mieszczą się pomocne narzędzia oraz moduły administratora . • edytor raportów – pozwala na otwarcie pliku z raportu. • edytor baz – pozwala na otwarcie każdej bazy do edycji • wydawnictwa – otwiera wydawnictwa raportów (szablony wg grup programu) • bilans otwarcia • użytkownicy systemu – okno do zarządzania użytkownikami • pakowanie baz danych – pozwala spakować bazę danych • reindex tabel – reindeksuje bazę danych • sprawdza poprawność danych – sprawdza poprawność tabel pod względem dublowanych rekordów. • rejestr zdarzeń – pozwala na przegląd operacji jakie dokonał każdy użytkownik w programie. • wykonaj program – wykonuje „obcy” program (skrypt) • opróżnij folder plików tymczasowych – kasuje dane z katalogu tymczasowego • książeczki/przelewy – okno do drukowania książeczek oraz przelewów • Pisma – brak w wersji 1.4.5 • Rejestr pism – rejestr pism (opisane w pkt//) • Transport danych do kasy- okno generujące bazę która zostanie w późniejszym czasie przetransportowana do kasy.

85

3 Spis ilustracji Wstęp.........................................................................................................................................5 1 Ikony pola oraz podstawowe zagadnienia pojawiające się w programie..........................6 1.1 Ikony.................................................................................................................................6 1.2 Pola....................................................................................................................................7 1.3 Zagadnienia i oczywiste fakty w programami..................................................................8 1.4 Okno wydruku...................................................................................................................8 1.5 Okno konfiguracji tekstów do powiadomień..................................................................10 2 Opis Komponentów i okienek.............................................................................................12 2.1 Menu..............................................................................................................................12 2.2 Zasoby............................................................................................................................13 2.2.1 Kartoteka Lokali......................................................................................................13 2.2.1.1 Karta lokalu ......................................................................................................14 2.2.1.2 Drukowanie aneksu (karta lokalu)....................................................................16 2.2.1.3 Stan finansowy..................................................................................................16 2.2.1.3.1 Dodaj dokument (ze stanu finansowego)...................................................18 2.2.1.3.2 Automatyczne korekty...............................................................................19 2.2.1.3.3 Założenie sprawy sądowej / pozabilansowej / rat......................................20 2.2.1.3.4 Obsługa rat.................................................................................................22 2.2.1.4 Dane o lokalu....................................................................................................23 2.2.1.5 Nowa karta lokalu ............................................................................................25 2.2.1.6 Grupy wirtualne ...............................................................................................26 2.2.1.7 Historia lokalu...................................................................................................29 2.2.2 Kartoteka Budynków...............................................................................................30 2.2.2.1 Dodaj/Edytuj budynek......................................................................................31 2.2.2.2 Kata Budynku...................................................................................................32 2.2.3 Kartoteka Nieruchomości/wspólnot.........................................................................33 2.2.3.1 Karta wspólnoty ...............................................................................................33 2.2.3.2 Dane wspólnoty.................................................................................................34 2.2.4 Kartoteka właścicieli................................................................................................34 2.2.4.1 Aktualizacja kartotek zbiorczych......................................................................34 2.2.4.2 Wydruk rachunków dla kartotek zbiorczych....................................................35 2.2.4.3 Podatek od pożytków........................................................................................35 2.2.5 Eksport.....................................................................................................................36 2.2.6 Import ......................................................................................................................37 2.3 Wpłaty.............................................................................................................................37 2.3.1 Kartoteka wpłat........................................................................................................38 2.3.2 Przegląd wpłat kasowych.........................................................................................40 2.3.3 Dodatki mieszkaniowe ............................................................................................40 2.3.4 Wypłaty dodatków...................................................................................................42 2.3.5 Wpłaty z banku .......................................................................................................42 2.3.6 Wpłaty z kasy...........................................................................................................43 2.4 Kasa.................................................................................................................................44 2.4.1 Kartoteka lokali kasy – dodawanie dokumentu.......................................................44 2.4.2 Anulowanie dokumentu...........................................................................................47 2.4.3 Kartoteka kontrahentów...........................................................................................48

86

2.4.4 Raporty kasowe........................................................................................................49 2.4.5 Przegląd wpłat kasowych.........................................................................................50 2.4.6 Wyślij wpłaty do czynszów.....................................................................................50 2.4.7 Pobierz dane z Winsarcz..........................................................................................51 2.5 Przecena..........................................................................................................................51 2.5.1 Zmiana stawek opłat................................................................................................52 2.5.2 Aneksy (z przeceny).................................................................................................53 2.5.3 Zwyżki i zniżki do stawki bazowej czynszu. ..........................................................55 2.6 Rozlicz............................................................................................................................56 2.6.1 Rozliczanie miesiąca................................................................................................56 2.6.2 Tabela odsetek..........................................................................................................57 2.6.3 Zwolnienia z odsetek...............................................................................................58 2.7 Media .............................................................................................................................58 2.7.1 Okres rozliczeniowy................................................................................................59 2.7.2 Kartoteka węzłów ...................................................................................................59 2.7.2.1 Kartotek lokali z przyłączonymi mediami........................................................60 2.7.2.2 Liczniki główne.................................................................................................60 2.7.2.2.1 Odczyty (licznik główny)...........................................................................61 2.7.2.3 Koszty ..............................................................................................................61 2.7.2.4 Przepisz lokale do węzła...................................................................................61 2.7.3 Kartoteka z przyłączonymi mediami.......................................................................62 2.7.3.1 Przyłącza...........................................................................................................63 2.7.3.2 Podliczniki lokalowe.........................................................................................64 2.7.3.3 Odczyty.............................................................................................................65 2.7.4 Rozliczanie liczników/kosztów................................................................................66 2.7.5 Baza rozliczeniowa / wydruk po rozliczeniu mediów- brak....................................67 2.7.6 Stawki ......................................................................................................................67 2.7.7 Wstaw koniec rozliczenia........................................................................................68 2.7.8 Wydruk powiadomień i tabulogramów....................................................................68 2.7.9 Wydruki odczytów liczników lokalowych i głównych............................................69 2.7.10 Import/Export.........................................................................................................70 2.8 VAT ...............................................................................................................................70 2.8.1 Rejestr Gminy..........................................................................................................70 2.8.2 Rejestr Wspólnoty....................................................................................................71 2.8.3 Wydruki (VAT)........................................................................................................72 2.8.4 Parametry.................................................................................................................75 2.9 Windykacja.....................................................................................................................75 2.9.1 Rejestr dłużników ..................................................................................................76 2.9.2 Rejestr pism .............................................................................................................76 2.10 Słownik........................................................................................................................77 2.10.1 Kartoteki.................................................................................................................77 2.10.2 Miasta/ulice............................................................................................................80 2.11 Setup..............................................................................................................................80 2.11.1 Ogólne....................................................................................................................81 2.11.2 Lokale.....................................................................................................................81 2.11.3 Budynki..................................................................................................................82 2.11.4 Wspólnoty-brak......................................................................................................82 2.11.5 Wpłaty/Stan konta..................................................................................................82 2.11.6 Media.....................................................................................................................82 2.11.7 VAT.......................................................................................................................84

87

2.11.8 Przecena.................................................................................................................84 2.11.9 Kasa .......................................................................................................................84 2.11.10 Sprzedaż...............................................................................................................85 2.11.11 Własne..................................................................................................................85 2.12 Menager ......................................................................................................................85 3 Spis ilustracji........................................................................................................................86

88