INSTRUCTIVO PARA REFERENCIA Y CONTRARREFERENCIA DE USUARIOS

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1. OBJETIVO Y ALCANCE Dar a conocer al personal asistencial y administrativo el procedimiento para remitir y atender usuarios en los niveles II, III y IV de complejidad. Inicia con la remisión del usuario a niveles superiores de atención hasta que el usuario finaliza el tratamiento. 2.

RESPONSABLES

El responsable de la adecuada implementación del presente Instructivo es el Director de la IPS. El Instructivo dota a todo el personal de la autoridad y responsabilidad de informar las no conformidades del Sistema de Gestión de Calidad. 3.

DEFINICIONES

3.1 AUTORIZACIÓN DE SERVICIO Documento expedido por la EPS autorizando la prestación del servicio por odontólogo especialista. En el Sistema de Gestión de Calidad está identificado con el código FSO-011. 3.2 CITA DE CONTROL Cita asignada por el Odontólogo Tratante a un usuario una vez finalizado un tratamiento. 3.3 CÓDIGO MAPIPOS Son los códigos que tiene el manual de Procedimientos e Intervenciones del Plan Obligatorio de Salud de la Ley 100.

Elaboró

Revisó

JORGE JOSÉ ALJURE LIS

ROMMEL ALBERTO VARGAS S. RUBY HERNÁNDEZ DE A. Auditor Odontológico Gerenta COODAN Fecha: Fecha:

Director IPS

Fecha:

Aprobó

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3.4 CÓDIGO CUPS Clasificación Única de Procedimientos en Salud. 3.5 CONTRARREFERENCIA Es la respuesta que emite un prestador de servicios cuando se le hace una remisión. 3.6 COMPROBACIÓN DE DERECHOS Acción de constatar que los datos del usuario que solicita el servicio correspondan a los de los documentos que presente. Se verifica la vigencia de la autorización de servicios y que esté dirigida a nombre de COODAN. 3.7 ORDEN DE ATENCIÓN Documento expedido por el programa SONRÍA para remitir a un usuario diagnosticado a un Odontólogo General ó Especialista. En el Sistema de Gestión de Calidad está identificada como el formato FSO-009. 3.8 REFERENCIA Es la acción en la cual un prestador de servicios remite a un usuario a otro prestador con el propósito de que emita un concepto sobre una patología o tratamiento posible. La referencia se hace en el formato FSO-011 “Autorización de Servicios” 4. CONTENIDO 4.1. Usuarios remitidos por Odontólogo Examinador o Tratante de COODAN ACTIVIDAD 4.1.1. Remisión del usuario

DESCRIPCIÓN Cuando un usuario requiere ser evaluado ó atendido por un Odontólogo especialista, el Odontólogo Examinador de COODAN en el momento del diagnóstico ó el Odontólogo Tratante lo remite diligenciando el formato FSO-018 “Referencia y Contrarreferencia” (ver Anexo 4), informando: − Fecha de la consulta

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− Identificación del usuario DESCRIPCIÓN − Motivo de Remisión y Estado Actual − Antecedentes Médicos − Ayudas diagnósticas − Especialidad solicitada − Nombre y Código del diagnóstico (CIE vigente) − Firma del Profesional y del usuario 4.1.2. Solicitud El Odontólogo hace llegar a la Secretaria de la IPS el de aprobación documento FSO-018 “Referencia y Contrarreferencia” con las ayudas diagnósticas respectivas. La Secretaria de la IPS envía a la EPS la relación de los documentos para la aprobación de la evaluación o del tratamiento. 4.1.3 Aprobación Una vez autorizada la atención por la EPS devuelve a la Secretaria de la IPS el FSO-018 “Referencia y Contrarreferencia” aprobado con los documentos anexos y la Autorización de Servicios en el formato de la EPS. En caso de no llegar la autorización de servicio, la Secretaria de la IPS verifica la razón por la cual no se aprobó y llama al usuario para que solucione su problema con la EPS 4.1.4. Atención La Secretaria de la IPS informa al Odontólogo Especialista del Usuario por del requerimiento de sus servicios; para el momento de la el Odontólogo atención, el Especialista debe tener en su poder: el FSO-007 Especialista “Historia Clínica de Atención Especializada” (ver Anexo 3), el documento FSO-009 “Orden de Atención” y las ayudas diagnósticas. Estos documentos son enviados a través de la mensajería de la Cooperativa o reclamados por el Especialista, quien concreta una cita con el usuario. ACTIVIDAD

Una vez terminado el tratamiento, le asigna una cita de control si es necesario, procediendo de igual forma que en la actividad N° 2. Si el Odontólogo Especialista recomienda que el usuario sea evaluado o tratado por otro especialista, al igual que si requiere de nuevas ayudas diagnósticas lo anota en la FSO007 “Historia Clínica de Atención Especializada” y en el documento FPS-011 “Orden de Servicio” procediendo de igual forma que en la actividad N° 2. 4.1.5 Cuando el Odontólogo Especialista ha terminado el Contrarreferencia tratamiento, envía a la Secretaria de la IPS la Historia Clínica, la referencia con la respectiva contrarreferencia y la factura de cobro. De acuerdo con las recomendaciones del Odontólogo El Sistema de Gestión de Calidad de la IPS COODAN sólo reconoce como documento controlado, aquel que se encuentre publicado en la página Web de COODAN

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Especialista el usuario continúa con la utilización del servicio, bien sea realización de higiene oral, tratamiento por Odontólogo General o revisión anual. La Secretaria de la IPS envía la contrarreferencia al profesional que hizo la referencia y a la EPS de donde proviene el usuario 4.2

Remisión Directa por EPS con Autorización de Servicios

ACTIVIDAD 4.2.1. Remisión del usuario

DESCRIPCIÓN Cuando un usuario es atendido por una IPS diferente a COODAN o viene procedente de un municipio, puede darse el caso de que la EPS solicite la atención de un Odontólogo Especialista. Esta solicitud la hace a través de un documento expedido por la EPS donde solicite la interconsulta o hace la remisión. 4.2.2. El usuario o la IPS remitente se comunica con la Secretaria Asignación de de la IPS e informa sobre la remisión para que se le asigne Cita cita con el Odontólogo Especialista. La Secretaria de la IPS consigue la cita telefónicamente. 4.2.3. La Secretaria de la IPS expide la FSO-009 “Orden de Expedición de Atención” (ver Anexo 2) y la anexa a los documentos del Orden de usuario. La documentación se hace llegar al Odontólogo Atención Especialista a través del usuario, de la mensajería de COODAN ó de la IPS remitente. 4.2.4 Se procede de igual manera que la actividad Nº 5 del numeral contrarreferencia 4.1 4.3 Autorización telefónica de Servicios por parte de la EPS Este caso se presenta generalmente cuando el usuario está hospitalizado ó tiene necesidades urgentes. ACTIVIDAD 4.3.1 Contacto con el Odontólogo Especialista 4.3.2 Reporte a COODAN

DESCRIPCIÓN La EPS llama directamente al Odontólogo Especialista para que haga evaluación y/o tratamiento de un usuario que presenta una urgencia o está hospitalizado. Una vez el Odontólogo Especialista asista al usuario, comunica a la Secretaria de la IPS en un plazo máximo de 24 horas el nombre de quien autorizó la atención, número de identificación y procedencia del usuario. 4.3.3 Solicitud de Con los datos que suministra el Odontólogo Especialista, la Autorización Secretaria de la IPS realiza el trámite de la Autorización de de Servicios Servicios con la EPS, bien sea por la evaluación realizada o El Sistema de Gestión de Calidad de la IPS COODAN sólo reconoce como documento controlado, aquel que se encuentre publicado en la página Web de COODAN

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por el tratamiento requerido. 4.4.4 Se procede de igual manera que la actividad Nº 5 del numeral Contrarreferencia 4.1 5. DOCUMENTOS DE REFERENCIA No aplica 6. HISTORIA DE MODIFICACIONES VERSIÓN

01

02

NATURALEZA DEL CAMBIO

APROBACIÓN DEL CAMBIO

− Se diseña el FSO-018 “Referencia y Contrarreferencia” − En la actividad 4.1.3 se delega a la Secretaria la función de investigar con la EPS el motivo de la no 20 de agosto aprobación del tratamiento y la de informarle al de 2004 usuario − En la actividad 4.1.5 se delega a la Secretaria de la IPS la función de enviar la contrarreferencia al profesional remitente y a la EPS − Se añade al formato FSO-007 “Historia Clínica de Atención Especializada” los siguientes campos: 19 de “Nombre Responsable”, “Parentesco”, “Teléfono”, Octubre de “Nombre Acompañante”, “Parentesco”, “Teléfono”. 2005

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− Se modifica el formato FSO-007 “Historia Clínica de Atención Especializada” de la siguiente forma: • • 03

El encabezado queda igual al del formato FSO-005 “Historia Clínica de Atención Prioritaria” El ítem “Motivo de Consulta” cambia de lugar

− Se modifica el formato FSO-018 “Referencia y Contrarreferencia” de la siguiente forma: • • •

12 de Julio de 2006

En el ítem “Respuesta del Especialista” se añade Dx y el subítem Fecha Se anexa el ítem “Conducta a Seguir” Se anexa el ítem “Tratamiento Realizado” y en este, se anexa el subítem “Fecha”

7. GUIA DE DILIGENCIAMIENTO DE FORMATOS 7.1 FSO-011 AUTORIZACIÓN DE SERVICIOS No requiere

7.2 FSO-009 ORDEN DE ATENCIÓN No aplica. Es generado por el programa SONRÍA 7.3 FSO-007 HISTORIA CLÍNICA DE ATENCIÓN ESPECIALIZADA No requiere 7.4 FSO-018 REFERENCIA Y CONTRARREFERENCIA No requiere 8. ADMINISTRACIÓN DE REGISTROS COD.

NOMBRE

RESPONSABLE

UBICACIÓN

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FSO-009 Orden de Atención FSO-007

Historia Clínica Especializada

de

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Secretaria IPS Auxiliar de Citas Odontólogo

Historia Clínica

Odontólogo

Archivo

Atención

FSO-011 Autorización de Servicios FSO-018 Referencia y Contrarreferencia

Odontólogo Secretaria IPS Auxiliar de Citas Odontólogo Secretaria IPS Auxiliar de Citas

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Historia Clínica Historia Clínica

9. ANEXOS Anexo 1. FSO-011 Autorización de Servicios Anexo 2. FSO-009 Orden de Atención Anexo 3. FSO-007 Historia Clínica de Atención Especializada Anexo 4. FSO-018 Referencia y Contrarreferencia

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