COLOMBIANA DE SALUD S.A. INSTRUCTIVO PARA LA ELABORACION DE CUENTAS DE COBRO

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Revisión 01

Febrero 2012

INSTRUCTIVO PARA LA ELABORACION DE CUENTAS DE COBRO

Febrero 2012

No de Revisión 00 01

Fecha Octubre 2007 Febrero 2012

Elaboro Contabilidad Contabilidad

Aprobó Gerencia General Directora Administrativa

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Ciudad (1) Fecha, (Día, mes, año) (2)

CUENTA DE COBRO XXX (3)

COLOMBIANA DE SALUD S.A (4) NIT: 830.028.288-7 (5)

DEBE A:

NOMBRE DEL PRESTADOR DEL SERVICIO (6) NIT (7)

LA SUMA DE: (8) $ XXXXX

POR CONCEPTO DE: (9) Descripción del servicio, indicando fechas, lugar de prestación.

SON: VALOR EN LETRAS (10)

CUENTA BANCARIA NÚMERO BANCO TITULAR AHORROS – CORRIENTE (11)

FIRMA (12) NOMBRE (13) CEDULA (14) DIRECCION CIUDAD TELEFONO FAX (15)

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1. OBJETIVO: Dar un lineamiento claro y de obligatorio cumplimiento acerca de los requisitos legales y establecidos por la empresa para la radicación, aprobación y pago de cuentas de cobro por servicios administrativos prestados a Colombiana de Salud S.A 2. ALCANCE Aplica a todo el personal que preste sus servicios a Colombiana de Salud, de manera permanente o esporádica, se tenga o no contrato por prestación de servicios.

3. ASPECTOS GENERALES Las cuentas de cobro serán aceptadas únicamente a personas naturales pertenecientes o no al régimen simplificado que no se encuentren obligados a facturar. El beneficiario de la cuenta de cobro deberá radicar la primera vez que radique una cuenta y por una sola vez copia del RUT asignado por la DIAN. La cuenta se debe radicar durante los 10 primeros días hábiles de cada mes o de lo contrario el pago no se programará para el mes siguiente a la prestación del servicio. Las cuentas de cobro deberán ser autorizadas en su totalidad por la Dirección Administrativa. En el caso de servicios prestados en las Sedes, estas serán avaladas por el Coordinador de la Sede correspondiente, quien a su vez será el responsable de que dicha cuenta llegue de manera oportuna y dentro de el mes siguiente a la prestación del servicio a la ciudad de Tunja para su respectivo pago. Se aclara que el orden de la cuenta de cobro no es de forzoso cumplimiento, pero si lo son todos y cada uno de los datos que se solicitan.

4. DESCRIPCION 1. Ciudad: Se deberá indicar la ciudad donde fue prestado el servicio 2. Fecha: Se debe indicar en este espacio la fecha en que se realizó la prestación del servicio, en caso de no haberse realizado durante varios días se deberá indicar el último día de prestación del servicio, si por alguna eventualidad la cuenta no se radica inmediatamente después de la prestación del servicio, se deberá relacionar la fecha de radiación de la cuenta. 3. Número: Las cuentas de cobro deberán indicar un número consecutivo, el cual será autonomía del prestador del servicio. 4. Deudor: Para el caso del presente instructivo, será permanente el deudor COLOMBIANA DE SALUD S.A No de Revisión 00 01

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5. Nit: El Nit, que se citará en este punto será el asignado a Colombiana de Salud S.A, también será siempre el mismo 830.028.288-7 6. Nombre del prestador del servicio: Se deberá indicar, nombres y apellidos completos, tal como figura en el RUT, en caso de tener razón comercial, se puede citar sin dejar de obviar el nombre de la persona natural con quien se está adquiriendo la deuda. 7. NIT: El nit corresponde al asignado por la DIAN, y se debe siempre adicional el dígito de verificación. 8. La suma de: Indicar en pesos la cifra que se pactó para la prestación del servicio. 9. Por concepto de: Se debe indicar de una manera muy clara y detallada el concepto por el cual se está radicando el documento, en caso de ser servicios, indicar lugar de prestación y actividad realizada y el periodo de tiempo en el cual se desarrollaron las actividades, en caso de ser suministro, indicar valor individual y cantidad suministrada. 10. Valor en Letras: Indicar en letras el monto citado anteriormente en pesos 11. Cuenta Bancaria: Debido a la modalidad de pagos que maneja Colombiana de Salud S.A, por medio de transferencia electrónica, o ya sea para consignar cheques, se debe indicar una cuenta bancaria a donde se puede realizar la consignación, indicando la entidad a la que corresponde, el tipo, si es cuenta corriente o de ahorros, el titular que debe ser la misma persona que está radicando la cuenta de cobro y el número correcto. 12. Firma: La cuenta deberá tener firma rubrica de la persona que prestó el servicio. 13. Nombre: Indicar nombre completo de el proveedor o prestador del servicio. 14. Cédula: Indicar cédula de ciudadanía, generalmente será el mismo rut, sin el dígito de verificación. 15. Dirección: Se deberá indicar la dirección, teléfono, y ciudad donde se encuentra registrado el establecimiento o la residencia del prestador del servicio que se encuentre registrada en el RUT. 16. Para efectos de no aplicación de retención en la fuente se deberá presentar la carta con la leyenda que a continuación se relaciona.

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Ciudad y Fecha, Señores COLOMBIANA DE SALUD S.A La presente tiene por objeto solicitarles me sea aplicada la Retención en la Fuente a Título de Impuesto de Renta de acuerdo con lo indicado en el artículo 173 de la ley 1450 del 16 de junio de 2011 ya que tengo la calidad de trabajador independiente y recibo ingresos por desarrollo de contrato (s) de prestación de servicios. Esta petición la hago para que mi solicitud sea tenida en cuenta a partir del 1 de julio de 2011, y se me aplique la misma tabla del art 383 del Estatuto Tributario correspondiente a los asalariados. El motivo de mi solicitud se debe a que del contrato o ( de los contratos) que actualmente ejecuto como trabajador independiente no obtengo más de 300 UVT mensuales de ingresos brutos. En el caso de que mis ingresos por este contrato o por varios contratos con distintos contratantes, superen los 300 UVT mensuales, me comprometo a darles el aviso oportuno para que se me aplique la Retención en la Fuente que establece la norma. Atentamente, XXXXXXXXXXXXXX C.C.

Notas: El trabajador independiente debe hacer firmar esta carta como recibida por la empresa o por las empresas. Evite cualquier error o mentira, pues fácilmente la DIAN le puede hacer seguimiento, más aún cuando en las empresas queda constancia escrita. La carta puede enviarla por correo, pero debe cuidarse de quedar con copia firmada

El modelo que se presenta es una orientación clara para la presentación de las cuentas de cobro, sin embargo datos como cuenta bancaria y dirección serán a voluntad de quien radique la cuenta de cobro.

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