Instructivo para Gerencia de Turno   ÍNDICE ___________ 1. 2. 3. 4. 5.

OBJETIVO INICIO DE TURNO INSPECCIÓN DE ÁREAS DISPOSICIONES GENERALES PROTOCOLOS DE SERVICIO Y ATENCIÓN DE LAS ÁREAS I. Alimentos y Bebidas II. Tecnología III. Adquisiciones IV. Talento Humano - Salud Ocupacional a. Protocolos de Salud Ocupacional V. Relaciones Públicas VI. Mantenimiento VII. Eventos VIII. Recepción y Parqueadero IX. Deportes X. Contabilidad XI. Servicios Generales XII. Ambiental XIII. Bienestar y Belleza

1. OBJETIVO Brindar un instrumento que sirva de apoyo a los Gerentes de Turno para brindar soluciones acertadas y oportunas a los inconvenientes inquietudes que se presenten durante el turno de la gerencia.

2. INICIO DE TURNO A iniciar el turno recuerde seguir las siguientes recomendaciones: 1. Al Gerente de Turno se le entregará la tarjeta de proximidad y el teléfono celular que podrá recoger en la Recepción de la Carrera 5.

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Instructivo para Gerencia de Turno   2. Manejo del radio: Deberá permanecer siempre en el canal de seguridad y en caso de necesitar comunicación con otras áreas, retornarlo al canal de seguridad. Revise su carga y establezca comunicación de prueba con la central de monitoreo. 3. Tarjeta de proximidad: Le permite el ingreso a las áreas que tengan control de acceso. Al terminar el turno se debe retornar al sitio de donde la retiró. 4. Celular: Le facilita la comunicación inmediata con cualquier ejecutivo de área. Confirmar su carga. 5. Central de Monitoreo: Antes de comenzar su recorrido, confirme quién es la persona a cargo durante su turno, repase el SCI (SISTEMA COMANDO DE INCIDENTE) con la persona encargada de la Central de Monitoreo.

3. INSPECCIÓN DE ÁREAS 1. Confirmar listado de eventos y establecer áreas de mayor ocupación. En lo posible solicite información de la ejecutiva a cargo, persona y/o encargado del evento y del autorizador; esto con el propósito de mantener comunicación directa en caso de alguna novedad, así mismo verifique rutas de evacuación, citófono de emergencia y extensiones de la Central de Monitoreo. Entérese quién se encuentra de turno en la Oficina de Enfermería. 2. Confirmar la operación y el estado de cada una de las áreas. 3. Reportar al área pertinente las novedades que en su recorrido detecte y verificar que sean atendidas. 4. Mantener una constante comunicación con la Central de Monitoreo. 5. En caso de no tener claro algún procedimiento y tener dificultad con su respuesta, consulte telefónicamente al ejecutivo de área. 6. Tomar nota de cada una de las situaciones atendidas para el registro del turno. 7. Informar a la Central de Monitoreo a quién le entrega el turno. 8. Informar a la Gerencia General las novedades importantes.

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Instructivo para Gerencia de Turno   4. DISPOSICIONES GENERALES Es indispensable el uso del carné para servicios y consumos. 1. El uso del carné es personal e intransferible. 2. Los menores de edad no podrán consumir licor ni fumar. 3. Está prohibido el ingreso de sustancias alucinógenas, estimulantes o estupefacientes, bebidas o comestibles y animales. 4. Está prohibido el ingreso y porte de armas. 5. El Club no responde por elementos de valor, joyas o dinero dejados en áreas públicas y lockers, ya que para esto están dispuestas las cajillas de seguridad. 6. Los socios deben respetar los horarios establecidos por la Junta Directiva. 7. Bloqueo de la acción: El término adecuado para el momento en que un socio solicita mayor información es “inactiva”, ya que el término “bloqueada” puede molestar. 8. Los motivos más frecuentes de acción inactiva son:    

Socio ausente. Por mora. Por sanciones de la Junta Directiva. Por orden del titular de la acción.

En las recepciones, a su ingreso se advierte el bloqueo. Por este motivo se pide el apoyo del Gerente de Turno, el cual debe evaluar la autorización o negación del ingreso, para lo cual debe tener en cuenta lo siguiente: 1. Revisar la lista de personas que por ningún motivo podrán ingresar al Club, la cual se le ha dado el nombre de “lista negra”. Esta novedad se debe dejar registrada en el Libro de Gerencia. 2. Para los casos de “socio ausente” se le da un manejo diferente, ya que el socio ausente tiene un tiempo autorizado durante el año para que haga uso de la acción. Se le informa al socio que debe pagar sus consumos con los vales, con tarjeta débito o efectivo. Esta novedad se debe dejar registrada en el Libro de Gerencia. 3. Cuando el bloqueo sea “por mora” el socio podrá utilizar el Club por sólo el día, pagando sus consumos con los vales, con tarjeta débito o efectivo. El Gerente de Turno debe hacer la recomendación al socio de ponerse en contacto con Relaciones Públicas y Atención al Socio para mayor información. Esta novedad se debe dejar registrada en el Libro de Gerencia.   3        

 

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Instructivo para Gerencia de Turno   4. A los bloqueos por sanciones de la Junta Directiva o por orden del titular, no se les puede permitir el ingreso. Esta novedad se debe dejar registrada en el Libro de Gerencia.

5. PROTOCOLOS DE SERVICIO Y ATENCIÓN DE LAS ÁREAS I.

ALIMENTOS Y BEBIDAS

El horario de oficina es de lunes a viernes de 7:00 a.m. a 6:00 p.m. La oficina de los Jefes de Servicio se encuentra ubicada en el piso 8, lateral al Gran Salón. El Club El Nogal cuenta con diferentes ambientes para sus socios e invitados, espacios elegantes y sobrios como el Restaurante El Nogal y el Bar Otraparte, ubicados en el piso 7, y el Centro Empresarial y de Negocios con salones ubicados en el piso 8. Quienes deseen hacer uso de los servicios ofrecidos en los diferentes ambientes, deben vestir de forma apropiada para el lugar, de acuerdo con los protocolos del Club y cumplir con el reglamento de etiqueta definido para cada uno de los espacios. Para mayor información consulte el Reglamento Interno, páginas 10, 11 y 12. 1.

TERRAZA

Ubicada en el piso 11. Cuenta con 152 puestos. Protocolo: A esta área se puede ingresar en ropa informal. A los mayores de 18 años, no se les permiten usar tenis entresemana. En la playa de la piscina solamente pueden usar sudadera y no se permite el uso de pantaloneta. Reservas: Se realizan de lunes a domingo para el desayuno y el almuerzo. No se aceptan reservas para el almuerzo buffet de domingo y festivos. Horario Lunes o martes (después de festivo) Martes habitual Miércoles, jueves y viernes

7:00 a.m. a 4:00 p.m. 7:00 a.m. a 8:00 p.m. 7:00 a.m. a 10:00 p.m.   4    

   

 

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Instructivo para Gerencia de Turno   Sábado Domingos y festivos

7:00 a.m. a 8:00 p.m. 8:00 a.m. a 6:00 p.m.

Playa piscina

Cafetería piscina

Room service

Cuenta con 60 puestos

Cuenta con 20 puestos

Para 32 habitaciones

Horario Lunes a sábado

7:00 a.m. a 8:00 p.m .

Domingos y festivos 2.

Lunes a domingo Se presta servicio las 24 horas

8:00 a.m. a 6:00 p.m.

BILLAR

Ubicado en el piso 10 – Torre B Protocolo: Es para uso exclusivo de personas mayores de 18 años. Se permite el uso de camiseta de manga larga acompañada de suéter o chaleco. No podrán ingresar personas con ropa deportiva como sudadera, pantaloneta, camisa de mangas cortas, tenis o zapatos de golf. El uso de jeans está permitido únicamente los sábados. Horario Lunes a sábado Domingos y festivos 3.

2:00 p.m. a 11:00 p.m. cerrado

ZONA JUVENIL

No se permite el consumo de alimentos en un lugar diferente a la cafetería del piso 3. Horario Lunes a sábado Domingos y festivos 4.

12:00 a.m. a 8:00 p.m. 10:00 a.m. a 6:00 p.m.

ZONA INFANTIL

Ubicada en el piso 11.   5        

 

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Instructivo para Gerencia de Turno   Horario Lunes a sábado Domingos y festivos 5.

12:00 p.m. a 8:00 p.m. 10:00 a.m. a 6:00 p.m.

TABERNA

Ubicada en el piso 6. Cuenta con 194 puestos. Protocolo: A esta área se puede ingresar en ropa informal. No se permite el ingreso con sudadera (únicamente lo pueden hacer en la cafetería de Deportes). En ambos sitios se aceptan zapatillas deportivas. No se hacen reservas. Horario Lunes a sábado Domingos y festivos

12:00 p.m. a 11:00 p.m. 12:00 p.m. a 7:00 p.m.

Lounge de señoras y señores Cada uno cuenta con 24 y 68 puestos. Horario Lunes a viernes Sábados Domingos y festivos

6:30 a.m. a 10:00 p.m. 6:30 a.m. a 9:00 p.m. 8:00 a.m. a 8:00 p.m.

Cafetería de Deportes Cuenta con 57 puestos. Horario Lunes a sábado Domingos y festivos 6.

6:30 a.m. a 11:00 p.m. 8:00 a.m. a 8:00 p.m.

RESTAURANTE EL NOGAL

Ubicado en el piso 7. Protocolo: A esta área se debe ingresar así:   6        

 

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Instructivo para Gerencia de Turno   Módulo 1 y Módulo 2, Eventos: Vestido formal. Vestido completo de paño con corbata (señores). No jeans ni tenis (señoras y señores). Módulo 3, Cava, Bar Inglés y Foyer: Servicio de restaurante. a) Lunes a jueves: Vestido completo de paño con corbata (señores). No jeans ni tenis (señoras y señores). b) Viernes: Vestido completo de paño sin corbata (señores). Se admite el ingreso en jeans (señoras) pero no en tenis. c) Vestido formal para niños mayores de 12 años. d) No se admite el ingreso de niños menores a 12 años. e) Se debe llevar puesto el saco de vestido en todo momento. Se hacen reservas de lunes a viernes, y los domingos. Horarios: Cava, Bar Inglés y Restaurante. a) Lunes a viernes b) Domingos c) Sábados y festivos

12:00 p.m. a 4:00 p.m., y de 7:00 p.m. a 11:00 p.m. 12:00 p.m. a 4:00 p.m. No se ofrece servicio en el restaurante.

Bar Inglés: Lunes a viernes Sábados y festivos

12:00 p.m. a 11:00 p.m. No hay servicio

Cava: Lunes a viernes Sábados y festivos

12:00 p.m. a 11:00 p.m. No hay servicio

Bar Otraparte: Jueves Viernes y sábado Servicio de snacks

6:00 p.m. a 1:30 a.m. 6:00 p.m. a 2:30 a.m. Hasta las 12:00 p.m.

Academia de golf: Ubicada en el piso 7 - Torre B Lunes a viernes Sábados

6:00 a.m. a 10:00 p.m. 7:00 a.m. a 4:00 p.m.   7    

   

 

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Instructivo para Gerencia de Turno   Domingos y festivos 7.

10:00 a.m. a 6:00 p.m.

EL PALCO SPORTS BAR

Ubicado en el piso 9 - Torre B Protocolo: Uso exclusivo para adultos, excepto los domingos y festivos cuando estará abierto para toda la familia. No se hacen reservas, únicamente cuando los socios realicen encuentros empresariales. Horario Lunes a sábado Domingos y festivos 8.

7:00 a.m. a 11:00 p.m. 12:00 p.m. a 6:00 p.m.

CAFÉ PARÍS

Ubicado en el piso 8 - Terraza Horario Lunes a viernes Sábados y domingos Festivos 9.

9:00 a.m. a 8:00 p.m. 12:00 p.m. a 6:00 p.m. Cerrado

PROCEDIMIENTOS POR AUSENCIAS

En días sábados, domingos y festivos, cuando no esté en turno la hostess o maître de turno, se cubre con la de otro restaurante, de acuerdo con la necesidad. El Gerente de Turno debe constatar que el responsable del restaurante esté a cargo. Si hay eventos en el Centro de Convenciones, siempre debe haber una maître a cargo. Si el evento es grande, debe estar presente la Ejecutiva de Ventas o la Directora de Eventos, y si hay montaje, debe estar la Asesora de Montajes o el Jefe de Servicios, si es necesario.

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Instructivo para Gerencia de Turno   10.

FALTANTES DE PRODUCTOS

En caso de faltante de productos, el encargado del ambiente o del servicio del evento deberá solicitarle al Gerente de Turno abrir el almacén, siguiendo los procedimientos establecidos para realizar ese trámite. Cuando se trate de faltante de menaje, se solicita al Supervisor de Steward quien hará la entrega respectiva al responsable del evento o del ambiente. 11.

STEWARD

Durante las Gerencias Nocturnas, siempre hay un Supervisor de Steward. Se puede comunicar con él a través del radio por el canal de steward. 12.

EVENTOS

Cuando se realizan eventos grandes, siempre estará presente una persona de la Oficina de Convenciones quien, en caso de presentarse inconvenientes durante el desarrollo del evento, pedirá el apoyo del Gerente Nocturno. 13.

HORARIO PARA MONTAJES

Los montajes de eventos están condicionados a la utilización del ascensor de carga. Los sábados la prioridad en las horas de la mañana es para los proveedores. II.

TECNOLOGÍA

Aéreas de soporte a la Gerencia de Turno: Cualquier novedad de tipo tecnológico, se debe remitir al Técnico de Soporte vía radio, por el canal de tecnología o a la extensión 1194. Horarios de atención: lunes a viernes de 6:00 a.m. a 10:00 p.m., sábados de 8:00 a.m. a 9:00 p.m., y domingos de 8:00 a.m. a 6:00 p.m. Fuera de estos horarios, se debe comunicar al teléfono 310 873 94 00. 1. Control de acceso en áreas críticas: Centro de Computo   9        

 

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Instructivo para Gerencia de Turno   1. El ingreso del personal contratista al Centro de Cómputo se realiza mediante una bitácora que contiene el nombre, la fecha de entrada, la naturaleza del acceso, y la fecha y hora de salida. 2. El contratista o visitante que ingresa al Centro de Cómputo debe estar acompañado de un funcionario de la Gerencia Técnica encargado del sistema. 2. Seguridad de información para usuarios terceros 1. Se consideran usuarios externos o terceros, cualquier entidad o persona natural que tenga una relación con el Club fuera del ámbito de empleado. 2. El acceso a la red por parte de terceros es estrictamente restrictivo y permisible, únicamente mediante firma impresa y documentación de aceptación de confidencialidad hacia el Club y comprometido con el uso exclusivo del servicio para el que le fue provisto el acceso. 3. Todo usuario externo está facultado a utilizar única y exclusivamente el servicio que le fue asignado, y acatar estrictamente las responsabilidades que devengan la utilización de memorias USB, discos externos, celulares, computadores portátiles y demás periféricos, los cuales serán usados bajo la responsabilidad del Jefe de área o contratante. 4. La información del Club suministrada en medio impreso, digital, enviada por correo electrónico o entregado por cualquier otro medio para los contratistas del Club, debe ser controlada y monitoreada por el Jefe de área responsable de la contratación. 5. Está prohibido el uso de cámaras fotográficas. Se permite su uso bajo responsabilidad directa del Jefe de área o responsable de la contratación. 6. Los computadores portátiles deben ingresarse con autorización previa del Jefe del área. 7. Los usuarios terceros tendrán acceso a los recursos informáticos, que sean estrictamente necesarios para el cumplimiento de su función; servicios que deben ser aprobados por la Jefatura de Servicios Informáticos. 8. El Club se reserva el derecho de monitorear estos sistemas de terceros sin previo aviso, para evaluar la seguridad de los mismos. También se reserva el derecho de cancelar y terminar la conexión a sistemas de terceros que no cumplan con los requerimientos internos establecidos por la entidad. 9. Se debe dar estricto cumplimiento a las políticas de seguridad de información.

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Instructivo para Gerencia de Turno   3. Reporte de novedades del turno Se realiza a través de correo electrónico dirigiendo el comunicado a la cuenta "GERENTES DE TURNO" [email protected] detallando por cada área la novedad gestionada.

III.

ADQUISICIONES

a. Horarios de almacenes 1. Alimentos y Bebidas 2. Fruver 3. Porcionamiento 4. Suministros

Lunes a viernes Sábados Lunes a sábado Lunes a viernes Sábados Lunes a viernes Sábados

8:00 a.m. a 5:00 p.m. 8:00 a.m. a 4:00 p.m. 7:00 a.m. a 4:00 p.m. 7:00 a.m. a 7:30 p.m. 7:00 a.m. a 3:30 p.m. 8:00 a.m. a 6:00 p.m. 8:00 a.m. a 12:00 p.m.

1. La apertura de almacenes fuera del horario de operaciones normales sólo está permitido para el Gerente de Turno, o aquella persona que este designe. 2. Solamente está permitida la apertura de almacenes después de los horarios establecidos por los almacenes. 3. Se debe solicitar en Monitoreo las copias de las llaves de la Oficina del Jefe de Almacenes que se encuentran ubicadas en el piso 6. En esta oficina encontrará un organizador de llaves; cada llave está plenamente identificada con el nombre del almacén que corresponde. Se procede a retirar las llaves que necesita y se dirige al respectivo almacén. 4. Una vez ubicado el producto que va a retirar del almacén, deberá diligenciar la hoja de préstamo a ambientes, la cual encontrará en el puesto de trabajo de cada almacén. Esta hoja de préstamo deberá ser firmada por la persona encargada del área de recibir el producto y por el Gerente de Turno que entrega, y se deberá dejar en el sitio de trabajo donde la encontró. 5. Al momento de retirarse del almacén, se deberá cerciorar de que este quedó perfectamente cerrado. Luego procede a dejar las llaves en la oficina del Jefe de Almacenes, en el mismo sitio de donde las retiró. 6. Se debe dejar la observación de la apertura del almacén en el respectivo Libro de Gerencia de Turno. 7. El Club cuenta con:   11        

 

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Instructivo para Gerencia de Turno         

Bodega de herramientas Cuartos fríos Porcionamiento Almacén de abarrotes Cuartos fríos Bodega vinos y licores Bodega de gaseosas y aguas

Piso 13 Piso 7 Piso 7 Piso 7 Piso 6 Piso 2 Piso 6 Detrás de la oficina de recibo

8. Para la apertura de estas bodegas se deberá solicitar la presencia del Gerente de Turno, personal de seguridad y el área que lo solicita. Se diligenciará el formato establecido con los elementos retirados y se deberá firmar la hoja de préstamos tanto de la persona que retira como del Gerente de Turno. IV.

TALENTO HUMANO – SALUD OCUPACIONAL

1. Enfermera de Turno 1. Nunca se debe retirar de las instalaciones a prestar servicios médicos domiciliarios. 2. En caso de que se presente algún accidente fuera del Club, se deberá buscar atención inmediata y apoyar con los medios de comunicación. Ningún funcionario está autorizado para prestar auxilio alguno ya que se podría ver involucrado en un mal proceder. 3. Tratar de prestar el mayor apoyo en caso de que se pida la presencia de EMI. 4. Si algún huésped solicita los servicios de la enfermera, debe estar acompañada por el botones o personal de seguridad. 5. No permita que atienda ningún paciente sin acompañamiento. 6. En caso de que algún socio o funcionario tenga que ser trasladado, debe tener un acompañante. 7. No dude en llamar a EMI en caso de que la enfermera de turno no se encuentre. 8. Pida el número de móvil y de tripulación que le prestará el servicio. 2. Manejo de situaciones con funcionarios Al momento de advertir aliento a licor en los funcionarios o contratistas del Club, se debe informar de inmediato a la Central de Monitoreo que le informan al Gerente de Turno. Se deberán seguir las siguientes instrucciones:   12        

 

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Instructivo para Gerencia de Turno   1. Informar al Jefe inmediato. 2. Solicitar al área de Seguridad que se haga la prueba de alcotest, la cual se debe hacer en presencia del Jefe inmediato y un supervisor de seguridad. Los tres (3) deberán firmar el formato para la constancia del procedimiento y seguir las instrucciones del formato establecido sin dejar de hacer la lectura de las preguntas que se hacen al funcionario. En caso de que este no acepte la prueba, se debe dejar el registro y la anotación a Talento Humano y, en cualquiera de los casos, después de terminar el procedimiento se solicita al funcionario que se retire de las instalaciones y se presente a su turno del siguiente día. 3. El personal de seguridad deberá acompañar a la portería y se deberá dejar registro de su ingreso y de su retiro en el sistema. Esta novedad se debe dejar registrada en el Libro de Gerencia. 4. En caso de que la prueba sea negativa, se debe dejar el informe y el formato se deberá diligenciar en su totalidad. En este caso el funcionario continúa realizando sus labores. 3. Manejo de situaciones con contratista 1. Informe al Supervisor del contrato. 2. No permita el ingreso a las instalaciones. 3. No se tiene autorización a hacer la prueba de alcotest, solo por la seguridad del contratista y de los demás compañeros del área. Por lo tanto, no se permite el ingreso. 4. Cualquier otro tipo de inconveniente con un funcionario, infórmelo al área de Talento Humano que orientará el procedimiento a seguir. 4. Protocolos de Salud Ocupacional para situaciones que requieren de atención especial 4.1. Atención de emergencia para empleado, socio e invitado Cuando el Gerente de Turno se entere de una emergencia de salud, debe seguir los siguientes pasos básicos: 1. Informe a la enfermera de turno, vía telefónica o por radio. 2. La enfermera se dirige al sitio donde se encuentra el paciente con los elementos necesarios para brindar los primeros auxilios. 3. La enfermera valora al paciente.

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Instructivo para Gerencia de Turno   4. La enfermera tiene la autonomía de solicitar el servicio de EMI si así lo requiere. 5. Si la enfermera no se pude retirar del punto donde está el o la paciente, solicita apoyo a seguridad o brigadistas. 6. Si la enfermera se encuentra sola, tiene la autonomía de solicitar que se retiren familiares y amigos del paciente mientras que se presta el primer auxilio. 7. La enfermera da indicación clara a Seguridad del estado del paciente para que solicite apoyo médico. 8. La enfermera estabiliza y controla los signos vitales al paciente, mientras llega EMI. 9. Solicitar apoyo a los brigadistas o Gerente de Turno. 10. Si la emergencia es por la noche, hasta las 8 p.m. solicitar apoyo al médico deportólogo. 11. Apoyarse con Seguridad para que haga llegar los elementos necesarios a la enfermera, tales como: balas de oxigeno, tensiómetro, ambú y silla de ruedas. 12. La enfermera llena la historia clínica con todos los datos del paciente, mientras llega EMI. 13. Si el paciente es trasladado, debe ir acompañado por un familiar.

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Instructivo para Gerencia de Turno   5.

Clases de emergencia

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Instructivo para Gerencia de Turno  

Cuando el Gerente de Turno, se entere de que una persona está en estado de alicoramiento, debe seguir las siguientes indicaciones: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. V.

Reconozca la situación de salud del empleado. No le permita que ingrese a trabajar. Solicite apoyo a Seguridad para aplicar la prueba. Si su estado es muy avanzado, permita que descanse en la sala de descanso. Devuélvalo a su casa. Repórtelo en el Libro de Gerencia. Informe a a Talento Humano a primera hora del día siguiente. RELACIONES PÚBLICAS

1. Requisitos para hacer uso del Club 1. Ser socio activo del Club. Para ingresar al Club, el socio debe estar activo en el módulo de ingreso (actualmente MF ENTERPRISE), y si no se encuentra en este módulo, debe confirmar con su carné o documento de identificación en TMS (ver tipos de carné). 2. Ser invitado de un socio. El socio debe registrar a su invitado en la recepción de la carrera 7ª o carrera 5ª. En ningún momento el invitado puede ingresar sin presencia y compañía del socio. 3. Tener una tarjeta temporal. a. Existen personas a las que por solicitud de los socios o la Junta Directiva, se les aprueba una tarjeta temporal. b. Socios en canje: personas que vienen de otro Club, con los cuales se tienen acuerdos de reciprocidad (ver listado de clubes). Estas tarjetas tienen una fecha de expedición y vencimiento. Con esta tarjeta no se pueden firmar consumos (ver tipos de carné adjuntos). 2. Tipos de carné El Club tiene 4 tipos de carné:   18        

 

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Instructivo para Gerencia de Turno   Carné socio (adulto). Carné socio (menor de edad). Carné temporal. Carnet provisional, que se expide en la recepción.  El carné es de uso personal e intransferible.  En caso de pérdida, se deberá informar a Relaciones Publicas.  El carné tiene ocho (8) dígitos. Ejemplo: 08020504. En caso de pérdida el séptimo dígito cambiará. Ejemplo: 08020594. Para su conocimiento, la lectura del número de la acción es la siguiente: Los cuatro (4) primeros números corresponden al número de la acción. El quinto y séptimo número es el tipo de acción y los dos (2) últimos los asigna el sistema: 00017 05 01 Jurídica Empresarial de 2 Empresarial de 3 Empresarial de 4 Natural

01 02 03 04 05

Importante: En ocasiones se reciben llamadas que informan haber encontrado documentos de un socio por la presencia del carné. Por ningún motivo suministre los datos del socio; solicité los números telefónicos de la persona que encontró los documentos. 1. Registre la novedad en el Libro de Gerencia para que personal de Relaciones Públicas le informe al socio. 2. Recomiende al socio que para la recuperación de los documentos, lo haga en un sitio seguro o en el Club. 3. En caso de que la persona los traiga al Club y pida una recompensa, no hay autorización para dar ninguna. Tome los datos de la persona, en caso de que decida dejarlos, y deje el registro en el Libro de Gerencia. Carné de socio mayor Este carné se expide en la oficina de Relaciones Públicas.   19        

 

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Instructivo para Gerencia de Turno   Tiene la foto del socio, el número de acción (8 dígitos), el nombre y los apellidos, el número de tarjeta y la firma del socio. Es de color vino tinto. Este carné permite hacer consumos con cargo a la acción o pagos con tarjeta de crédito, débito o vales.

Carné de socio menor de edad - Tiene la foto del socio, el número de acción (8 dígitos), el nombre y los apellidos, el número de tarjeta y la firma del socio. Es de color azul claro. Este carné permite hacer consumos con cargo a la acción o pagos con tarjeta de crédito, débito o vales.

Tarjeta temporal Tiene el nombre y los apellidos, la identificación, la fecha expedición y vencimiento y el número de tarjeta en la esquina inferior derecha. Este carné NO permite hacer consumos con cargo a la acción. El pago lo debe realizar con tarjeta de crédito, débito o vales.

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Instructivo para Gerencia de Turno  

3. Clubes con acuerdo de reciprocidad El Club tiene acuerdos de reciprocidad a nivel internacional y convenios de alojamiento a nivel nacional (ver catálogo de canjes). Para permitir el ingreso de una persona que presente carta de canje de un Club con acuerdo de reciprocidad se debe: 1. Confirmar que el nombre del Club que presenta esté dentro del catálogo de canjes. 2. Se puede autorizar el ingreso. Si la persona informa que su permanencia va a ser de varios días, por favor recomendarle que debe comunicarse con la Oficina de Relaciones Públicas para la expedición del carné temporal, y pueda hacer uso de las instalaciones del Club. 3. Informar que todos los consumos deben ser pagados a través de tarjeta de crédito, crédito o vales. 4.

Socios bloqueados por mora

A los socios que se encuentren bloqueados y en TMS que se verifique que es por mora en el pago, se les debe autorizar el ingreso cuando presentan copia de la consignación o aseguran haber pagado, solicitándoles que paguen sus consumos con vales u otra tarjeta, y que se comuniquen al día siguiente con la Oficina de Atención al Socio en Relaciones Públicas. VI.

MANTENIMIENTO

1.

Cortes de energía

1.

Cuando se encuentren personas atrapadas en los ascensores, solicite información a la Central de Monitoreo, hasta poder retornar a la normalidad el ascensor.   21    

   

 

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Instructivo para Gerencia de Turno   2. 3. 4. 5.

8.

Informar que el área pronto pondrá en funcionamiento el ascensor. Tratar que las personas atrapadas no entren en pánico. Procurar mantener comunicación constante con las personas. Mantener comunicación constante con las personas que están trabajando para restaurar el funcionamiento. Si es necesario, conducir a las personas a la enfermería para su valoración. Confirmar que los sistemas, tanto de facturación como de registro y la Central de Monitoreo, estén en completo funcionamiento. En caso de que no se haya restablecido alguno de estos sistemas, se debe realizar el seguimiento hasta que toda la operación esté en completa normalidad. Verificar que en las habitaciones no exista ninguna novedad.

2.

Servicio de agua potable

1.

Si se presenta algún inconveniente con el suministro, el Club cuenta con una reserva. Por este motivo es necesario mantener monitoreado el consumo y advertir a las diferentes áreas que se debe restringir el consumo sin que la operación se vea afectada. En la eventualidad que el recurso se vea apocado, debe tener en cuenta: Consultar con el área de mantenimiento para intentar solucionar el suministro con la brevedad posible. Dar aviso al Gerente General y a Mantenimiento para que se gestione la compra de esta. No olvidar consultar al área de Contraloría para enterarse de la documentación que se debe solicitar a la empresa:

6. 7.

2. 3.

Proveedor: Acua Tiempo, teléfono 7929119, celulares: 317 4775495 y 3202307844 Contacto: Sandra l. Gómez Muñoz 4. Abstenerse de conectar a los hidrantes que se encuentran en la carrera 7ª o 5ª, esto podría generar sanciones a la Corporación. 5. Consultar a los bomberos también podría ser una solución. Importante: En la Carrera 5ª dentro de la matera del antiguo ingreso al hotel, existe una entrada para el suministro del agua. Esta se debe tener en cuenta ya que evita extender manguera por la rampla del ingreso vehicular.

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Instructivo para Gerencia de Turno   3. Gas 1. Si se tiene algún inconveniente con el suministro, se debe informar a la línea de emergencia de Gas Natural. 2. Informar al área de Mantenimiento para que esta busque las alternativas de solución lo antes posible. 3. En caso de alguna fuga tanto al interior como al exterior, el área de Mantenimiento decidirá si es necesario evacuar el área o cerrarla. Se debe informar a la línea de emergencia de Gas Natural y a los bomberos, y comunicarse con el área de Seguridad. VII.

EVENTOS

Horarios Lunes a viernes Sábados

8:00 a.m. a 6:00 p.m. 8:00 a.m. a 12:00 p.m.

En las noches o fines de semana, la Ejecutiva de Eventos organizadora da la bienvenida y supervisa la cena, coctel o boda. Cuando se retira del Club queda a cargo del evento el Jefe de Servicios o Maître de Turno. 1. Reglamento de vestuario en las zonas de eventos Lunes a jueves, pisos 7, 8 y 9: chaqueta y corbata. Viernes: sport elegante (no jeans, no tenis). Cuando la Coordinadora de Eventos no se encuentra en el Club y se requiera de la asistencia del Gerente de Turno en áreas de ingreso al Club, para autorizaciones referentes a: proveedores flores, equipos, músicos para eventos, muebles, escenografías y material pop (pendones, libretas, esteros, obsequios y publicidad). En caso de que el socio quiera dejar en custodia dicho material, se deeb avisar al Maître de Turno o Houseman para realizar el respectivo registro en el libro de propiedad del cliente. En caso de que una persona no esté en listado, el responsable del invitado es el organizador del evento y se debe autorizar en la recepción de la carrera 7ª. Y si es un proveedor, se debe autorizar el responsable con su huella en la portería de servicios. El Gerente debe apoyarse con Seguridad ya que los listados se envían con anterioridad al grupo de seguridad y recepción.   23        

 

Enero  de  2014  

Instructivo para Gerencia de Turno   No se permite a ningún proveedor o aliado ingresar sin documento de identificación. Se anexa instructivo entregado en reunión del 24 de febrero de 2014 a los aliados y a cada proveedor de eventos del Gran Salón para el conocimiento de las Normas de ingreso para montajes de eventos. 2. Para la cancelación o cambios en reserva de eventos 1. Fuera del horario para eventos menores a veinte (20) personas de la misma noche o para el día siguiente temprano, se debe contactar directamente con el maître encargado, quien debe dejar una nota en la oficina y avisará en áreas como Cocina. 2. En caso de que un evento de más de veinte (20) personas sea cancelado por el organizador fuera del horario de atención, se debe avisar a las partes interesadas y se deja aclarado que el dueño del evento deberá pagar el 100% del valor del mismo. 3. Para cambios en los eventos de días siguientes, se debe enviar un correo electrónico a la ejecutiva encargada quien al día siguiente realizará el cambio y avisará al socio. 4. El Gerente de Turno podrá alquilar salones pequeños durante su turno los fines de semana, avisando al maître para efectos de los pagos respectivos y, especialmente, revisar si hay disponible personal de servicio. 5. Si se llegara a presentar algún sobrecupo de algunos de los salones, se debe informar al capitán o maître quien es el responsable de dar solución. 6. Para eventos grandes de fin de semana, se envía previa programación con la solicitud de enfermera para cualquier eventualidad. 3. Normas de seguridad para personal autorizado de realizar montajes para eventos A02-I-PLN006; versión 004, marzo 2013 3.1

Seguridad física (dentro de las instalaciones del Club)

1. Durante su permanencia en el Club, se debe portar el sticker de identificación interna, que será entregado al ingresar a las instalaciones. 2. Se debe identificar y conocer los puntos de evacuación del Club (charla que programa la Dirección de Eventos junto con la Dirección de Seguridad). En caso de sonar la   24        

 

Enero  de  2014  

Instructivo para Gerencia de Turno   alarma de emergencia, todo contratista o proveedor debe seguir las instrucciones impartidas por los integrantes de las brigadas de emergencia y/o coordinadores de evacuación. 3. Está prohibido hacer uso de los teléfonos, computadores, internet, radios de comunicaciones de propiedad del Club, sin autorización. 4. Se debe respetar la demarcación de áreas, en particular aquellas de acceso a extintores, áreas de acceso restringido, gabinetes de incendio, vías de evacuación, las cuales no deben estar obstruidas con elementos de trabajo o residuos. 5. Abstenerse de fumar y comer dentro de las instalaciones del Club, excepto en los lugares autorizados (piso 7). 3.2

Montaje

1. No está permitido clavar o fijar objetos, carteles o cualquier material en las paredes, paneles, puertas, techos o ventanas del Club, sin previa autorización de la Oficina de Eventos. Cualquier daño o deterioro que se cause por este motivo, se cargará al costo del evento. Adicionalmente, no está permitido retirar, descolgar, ni trasladar el mobiliario fijo de ninguno de los salones. 2. Está prohibido hacer cualquier tipo de modificación en las instalaciones eléctricas, hidráulicas, telefónicas o de iluminación. 3. Si un evento maneja muestra comercial, es necesario que cada expositor traiga su propio material, tales como tomas eléctricas y luces, y soliciten con mucha antelación los requerimientos de cada stand. 4. Está prohibido operar equipos, abrir o cerrar válvulas, retirar tarjetas o avisos preventivos, utilizar los extintores o las mangueras de incendio del Club, sin autorización expresa para ello. 5. Está prohibido bloquear las puertas de acceso, de emergencia y de servicio del Gran Salón, obstruir el paso de entradas, pasillos, pasajes, vestíbulos, ascensores o cualquier tipo de acceso o circulación de público dentro de las instalaciones del Club. Los cables instalados para eventos grandes deben estar encintados en todo momento. 6. El ingreso o suministro de bebidas alcohólicas para músicos, fotógrafos, técnicos y encargados del evento está absolutamente prohibido. Así mismo, personas que demuestren deficiente comportamiento bajo el efecto de bebidas embriagantes, alcohólicas o derivadas del uso o consumo de drogas, se solicitará su retiro de las instalaciones del Club por parte del organizador encargado de la Dirección de Eventos. 7. Los eventos con montaje nocturno y casos especiales como congresos y grados con máxima capacidad de invitados, deberán pagar la suma que está determinada en la vigilancia exclusiva para estos eventos.

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Enero  de  2014  

Instructivo para Gerencia de Turno   3.3

Salida

1. Toda persona autorizada para realizar montajes de eventos o para salir de las instalaciones del Club, debe devolver el sticker de identificación interna, reclamar el documento que dejó en recepción y pasar por los controles de seguridad estipulados. 2. Presentar la copia (color azul) del formato “Ingreso y salida de activos propiedad de terceros”; para que se realice el respectivo descargo y poder retirar el elemento del Club. 3. El Club no se hace responsable por los materiales, elementos o equipos utilizados para el montaje y desmontaje que se realicen en sus instalaciones antes o después del evento, salvo en caso de haber sido entregados al maître de eventos o houseman para ser salvaguardados. Para esto todas las cajas o paquetes deben estar debidamente selladas y marcadas con la información más relevante (nombre y fecha del evento, nombre, salón y persona responsable). 4. En ningún caso se guardarán elementos o material POP por más de diez (10) días y las flores, en caso de eventos sociales, es necesario retirarlas a más tardar el día siguiente en horas de la mañana. VIII.

RECEPCIÓN Y PARQUEADERO

1. Ingreso al Club 1. Ningún socio podrá hacer registro de sus invitados por correo electrónico, fax o telefónicamente, ya que el invitado deberá permanecer desde su registro y durante su permanencia en el Club en compañía del socio. Tampoco podrá ingresar sin ser identificada y registrada. 2. El carné es de uso personal y en caso de que sea utilizado por otra persona se debe retener y hacer el respectivo informe a Relaciones Públicas. 3. Por razones de seguridad, los usuarios del Club no podrán ingresar sin pasar por los filtros de seguridad y presentar su documento de identidad. 4. No se puede ingresar en estado de embriaguez, esto es evaluado y confirmado por el Gerente de Turno, lo que podrá hacer cuando tenga contacto con la persona directamente. 5. Si en la recepción advierten que en al momento de su registro en MFJ Enterprises apareció una nota como “Su entrada no es permitida, por favor comuníquese a Relaciones Públicas”, por favor adviértalo a la Ejecutiva de Relaciones Públicas para mayor información y orientación, ya que no se tiene información en el sistema del motivo por el cual está inactiva la acción.   26        

 

Enero  de  2014  

Instructivo para Gerencia de Turno   6. No se permite el ingreso de mascotas al Club por ninguna de las recepciones ni por las casetas de parqueaderos. En casos especiales el área de Seguridad le da el manejo y permanecen dentro de los vehículos; se debe dar aviso al Gerente de Turno o al Supervisor de Parqueadero. 2. Invitados Sin compañía del socio no podrán ingresar a las instalaciones ni hacer uso de ninguna de las áreas. Los socios menores de edad y las madres de socios, no pueden invitar a más de dos (2) personas a la vez en cada ocasión (Artículo 23 de los Estatutos). Cuando el socio no ha registrado a su invitado telefónicamente, por correo electrónico o fax, deberá estar él desde su registro y hasta que se retire del Club. 3. Uso de los parqueaderos 1. Los vehículos deben parquearse en reversa y ninguna persona debe permanecer dentro de ellos. 2. Se debe respetar la señalización; la velocidad máxima es de 10 km/hora. 3. En caso que un socio o invitado salga del Club en estado de embriaguez, se le debe advertir que el Club le permite dejar su vehículo para evitar un accidente. Esta recomendación hágala en presencia de un funcionario de Seguridad o sugiera el servicio de conductor elegido o ángel de ruta. 4. Cuando le reporten un choque, siga las instrucciones del personal de Seguridad y parqueadero. Si los propietarios de los vehículos desean consultar a sus compañías de seguros, se debe facilitar el ingreso al sitio, siempre en compañía de un funcionario de Seguridad y con el debido registro y control de acceso. 5. Al perder un usuario el recibo del parqueo, se debe diligenciar en caseta de llaves un acta de salida la cual debe ir firmada por el Gerente de Turno y/ o Supervisor de Parqueadero. 6. El Club no se hace responsable por objetos de valor dejados dentro del vehículo en la zona de parqueo que no sean debidamente registrados. 7. En caso de alguna reclamación por daño en vehículo, tome los siguientes datos:  Número de acción.  Nombre del socio o invitado, persona dueña del vehículo.  Hora de ingreso.  Ubicación del vehículo.  Pida al personal de Seguridad y/o Supervisor de Parqueadero dejar un registro fotográfico del vehículo y área afectada  No tome determinaciones apresuradas. Advierta a la persona que se hará la verificación y que se pondrán en contacto con él para informarle.   27        

 

Enero  de  2014  

Instructivo para Gerencia de Turno   8. El Gerente de Turno puede firmar recibos de parqueadero bajo su criterio. 4. Conductores y/o escoltas 1. Están obligados a cumplir todas las normas y no podrán parquear vehículos en los alrededores de las instalaciones del Club. 2. No pueden ingresar a las instalaciones; deben permanecer en el estar de conductores y no en la bahía. Esto se debe supervisar constantemente para evitar quejas de los vecinos y socios. 3. Para el ingreso a la lavandería, deben ser previamente registrados por el socio e ingresar por la caseta sur, de forma peatonal. 4. Cuando estos vehículos traen armamento, son acompañados por un valet e ingresan por el costado norte y se parquean en el piso 1. 5. Niñeras 1. Deben presentar su documento de identificación para su ingreso, y obtener un sticker en la recepción de acceso. 2. Deben ingresar debidamente uniformadas y con zapatos blancos (no tenis de colores). 3. El consumo de alimentos lo deben hacer en las áreas de servicio autorizadas, cafetería de Deportes y Zona Juvenil. No se puede permitir su ingreso al Club sin la compañía de los menores o del socio. 4. Deben pasar por los filtros de seguridad y portar el adhesivo (sticker) que se entrega en las recepciones. 6. Enfermeras externas (acompañantes) 1. Deben tener autorización previa de Relaciones Públicas y Atención al Socio; para ello, el Socio debe solicitar con anterioridad la autorización mediante una carta firmada por él. 2. Deben ingresar uniformadas. 7. Alojamiento 1. Las habitaciones son de uso exclusivo del huésped. 2. Si personal de la recepción, de alojamiento o de seguridad advierte el ingreso de personas ajenas a la reserva, el primer llamado de atención lo hace el funcionario de turno de la recepción y si no se corrige, lo debe hacer el Gerente de Turno, hasta que la persona no registrada como huésped abandone la habitación.   28        

 

Enero  de  2014  

Instructivo para Gerencia de Turno   3. En caso que un huésped solicite atención médica externa, debe estar en compañía de la enfermera de turno o de personal de Seguridad. 4. Si el huésped olvidó la clave de la cajilla de seguridad, en la recepción de Alojamiento se encuentran los elementos y el manual para la apertura. Se deberá llamar al Gerente de Turno quien va acompañado del botones a la habitación. El Gerente de Turno debe utilizar una clave de uso restringido (solo para Gerentes de Turno) para poder abrir finalmente dicha cajilla; si no es posible abrir dicha cajilla se debe contactar por medio de la recepción hotelera el técnico especializado. 5. Si el huésped presenta algún tipo de queja con el servicio, se deberá dar atención inmediata con el área encargada. 6. En caso de que el huésped necesite los servicios de una persona externa como su manicurista, peluquero, etc., se debe buscar la forma de que lo atienda en un sitio adecuado y diferente a su habitación, previa coordinación con la jefatura de dicha área. 7. Si por algún motivo necesita reunirse con una o varias personas y solicita hacerlo en su habitación, se debe ofrecer un salón para evitar que sea en la habitación. Normalmente en fin de semana no tiene costo y se debe coordinar con Eventos. 8. En caso de solicitar servicios médicos externos, la enfermera de turno los deberá acompañar hasta terminar su valoración. IX.

DEPORTES

Horarios de la oficina Lunes a viernes

8:00 a.m. a 6:00 p.m.

El Director de Deportes y la Asistente tienen horario de lunes a viernes de 8:00 a.m. a 6:00 p.m. El área se encarga de la planeación, organización, ejecución y logística de los diferentes eventos deportivos (squash, bolos, natación, golf, gimnasio, pilates, escuelas deportivas, polígono, etc.). Aporta espacios óptimos para el aprovechamiento del tiempo libre de socios e invitados. 1. Recepción de Deportes Ubicada en el piso 6. Horarios Lunes a viernes

6:00 a.m. a 10:00 p.m.   29    

   

 

Enero  de  2014  

Instructivo para Gerencia de Turno   Sábados Domingos y festivos

7:00 a.m. a 8:00 p.m. 8:00 a.m. a 7:00 p.m.

Cuenta con tres recepcionistas por turno, quienes están encargadas de dar atención e información a los socios e invitados de las diferentes áreas deportivas y de las actividades del Club en general, reservas de masajes, canchas de squash, bolos, citas médicas y control de las personas que ingresan al gimnasio y los aeróbicos. Son responsables de la entrega de llaves del consultorio médico y salón de yoga. También son responsables del cumplimiento en el ingreso y la salida del personal, de instructores y encargados de todas las áreas deportivas y del seguimiento en la oportunidad de la prestación del servicio de las mismas. 2. ZONA JUVENIL Ubicada en el piso 2 - Torre B. Horarios Lunes a viernes Sábados Domingos y festivos

11:00 a.m. a 10:00 p.m. 9:00 a.m. a 7:00 p.m. 10:00 a.m. a 6:00 p.m.

En el área de Zona Juvenil se cuenta con un (1) Coordinador, dos (2) Auxiliares de planta y un (1) contratista quien presta apoyo en los fines de semana, ya que la demanda de asistencia es alta. Se realizan actividades deportivas como baloncesto, voleibol, fútbol, tenis de mesa, billar, air jockey, wii y Xbox. Hay un minigimnasio para la preparación física de los deportistas 3. POLÍGONO DE TIRO Ubicado en el piso 5. Horarios Lunes a viernes

12:30 p.m. a 9:00 p.m.

Sábados, domingos y festivos

10:00 a.m. a 6:00 p.m.

Se presta el servicio de clases gratuitas con instructor, de miércoles a viernes de 12:30 p.m. a 9:00 p.m., y sábados de 10:00 a.m. a 6:00 p.m. Cuando el instructor del polígono se encuentra participando en competencias fuera de las instalaciones del Club, no se dictan clases.   30        

 

Enero  de  2014  

Instructivo para Gerencia de Turno   Ningún socio o invitado puede ingresar al Club con armas. Existe un Reglamento de Seguridad para el ingreso de armas al área de Polígono, el cual se debe cumplir rigurosamente por parte del personal de Seguridad, Recepción y el encargado del polígono de tiro. Todas las Normas de Seguridad y el Reglamento del Polígono se encuentran ubicadas en el área. Estas deben ser cumplidas estrictamente dado el grado de peligrosidad que las armas, tanto neumáticas como de fuego, representan. 4. SQUASH Canchas ubicadas en el piso 5. Horarios Lunes a viernes Sábados Domingos y festivos

6:00 a.m. a 10:00 p.m. 7:00 a.m. a 8:00 p.m. 8:00 a.m. a 6:00 p.m.

1. Hay disponibilidad de raquetas y gafas protectoras para alquilar en la Recepción de Deportes del piso 5. 2. Para el control de la iluminación de las canchas, los interruptores están ubicados en la oficina de los instructores del piso 5. 3. El encargado de turno debe tener el control de las luces. 4. Las canchas deben estar limpias, así como los vidrios de las mismas. 5. Sólo se permite el uso de las canchas con el vestuario deportivo adecuado. Se debe prohibir el uso de tenis de suela negra. El Reglamento del Squash está ubicado en el área y la lista de precios en la cartelera. Con respecto a las normas de uso adecuado de las canchas, están publicadas en las puertas de vidrio de cada cancha. 5. GIMNASIO Ubicado en el piso 5. Horarios Lunes a viernes Sábados Domingos

5.00 a.m. a 10:00 p.m. 7:00 a.m. a 8:00 p.m. 8:00 a.m. a 6:00 p.m.   31    

   

 

Enero  de  2014  

Instructivo para Gerencia de Turno   El área está atendida por: 1. Instructores de Gimnasio (camiseta blanca), encargados de desarrollar los programas de acondicionamiento físico e instrucción a los socios en general en el manejo de las máquinas. 2. Médico fisiatra y deportólogo, encargados de hacer la evaluación médica a los socios interesados en hacer uso del Gimnasio y de los deportes que se practican en el Club. 3. Fisioterapeutas (camisetas azul claro), encargados de llevar un control estricto a los socios en programa, de la frecuencia cardiaca y ejecutarles sus estiramientos. 4. Instructores personalizados (camisetas azul oscuro), encargados del diseño de rutinas específicas de entrenamiento para los socios que lo soliciten. Para información de las otras actividades del Gimnasio, tales como: aeróbicos, spinning, yoga, pilates, horarios y personal de instructores, se puede solicitar en la Recepción de Deportes. Para el reemplazo de cualquiera de las personas del área del Gimnasio que no asista a laborar, se recurrirá a la Recepción de Deportes, así como para cancelar la clase o reservar la cita médica para otra fecha. Esto, debido a la especialidad profesional que maneja cada una de estas personas. 6. BOLOS Ubicado en el piso 6. Horarios Lunes a viernes Sábados Domingos y festivos

1:00 p.m. a 10:00 p.m. 11:00 a.m. a 10:00 p.m. 10:00 a.m. a 6:00 p.m.

El área está atendida por un auxiliar quien está encargado del mantenimiento de las pistas de bolos y de la atención al socio usuario del bolo, además de un instructor encargado de dictar las clases individuales y de la atención al socio. Los encargados del área hacen las reservas de las pistas, entregan los zapatos, asignan la pista, orientan al usuario sobre el manejo de la puntuación y efectúan el cobro del servicio. El Reglamento del bolo está ubicado en el área y la lista de precios en la cartelera. En cada pista solo pueden estar un máximo de cuatro (4) personas.

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Enero  de  2014  

Instructivo para Gerencia de Turno   7. PILATES Ubicada en el piso 5. Horarios Lunes, martes, jueves y viernes Miércoles

6:00 a.m. a 8:00 p.m 6.00 a.m. a 12:00 p.m., y 3:00 p.m. a 9:00 p.m.

Domingos y festivos

No se presta servicio

En este espacio se brinda el servicio de clases a los socios e invitados bajo la supervisión de personas capacitadas en el tema. El día miércoles de 12:00 p.m. a 3:00 p.m. no se brinda servicio por capacitación programada a las instructoras. 8. ACADEMIA DE GOLF Ubicada en el piso 7 - Torre B. Horarios Lunes a viernes Sábados

7:00 a.m. a 8:00 p.m. 9.30 a.m. a 6:00 p.m.

Se cuenta en el horario de la mañana con un instructor, y en la tarde con dos profesionales y un auxiliar. El Reglamento de la Academia se encuentra ubicado en el área y la lista de precios en la cartelera. 9. BILLAR Ubicado en el piso 10 – Torre B. Horarios Lunes a sábado Domingos y festivos

2:00 p.m. a 11:00 p.m. No se presta servicio

Es atendido por un Capitán de Servicios quien está encargado de la limpieza de las mesas del billar, de la reserva de mesas, reserva de clase y la prestación y el cobro de los servicios de Alimentos y Bebidas.   33        

 

Enero  de  2014  

Instructivo para Gerencia de Turno   Las clases las dicta un instructor, de lunes a viernes en el billar del piso 10, de 4:00 p.m. a 8.00 p.m. El Reglamento del Billar está ubicado en la cartelera del área. 10. AJEDREZ Ubicado en el salón de juegos - Piso 10 - Torre B. Se ofrece el servicio de clases gratis de ajedrez para niños y adultos en el salón ubicado en el piso 10. Horario niños: 4:00 p.m. a 6.00 p.m., los lunes, jueves y viernes. Horario adultos: 6:00 p.m. a 8.00 p.m., los lunes, martes y jueves. 11. SALÓN DE CARTAS Ubicado en el piso 10. Horarios Lunes a sábado

11:00 a.m. a 10:00 p.m.

En el salón de cartas se cuenta con un profesional encargado de brindar el servicio a socios e invitados. Este es un espacio acogedor para aquellos que quieren salir de la rutina. 12. PISCINA Ubicada en el piso 10. Horarios Lunes Martes a viernes Sábados Domingos y festivos

5:30 a.m. a 4:00 p.m. 5:30 a.m. a 9:00 p.m. 7:00 a.m. a 9:00 p.m. 8:00 a.m. a 6:00 p.m.

1. Para el buen funcionamiento en el área de natación se cuenta con un equipo humano conformado por: 2. Instructores que son los encargados de las clases.   34        

 

Enero  de  2014  

Instructivo para Gerencia de Turno   3. Un salvavidas permanente quien tiene por función velar por la seguridad de los socios dentro y fuera de la piscina, y transmitir los reglamentos expuestos para el funcionamiento del área, tales como: uso del gorro, la ducha, los juegos bruscos, etc.; hacer rescates y prestar los primeros auxilios. 4. Un dependiente del vestier de niños, quien presta atención a los socios, entrega las llaves para los lockers, entrega las toallas y hace el aseo del área. El Reglamento de la Piscina y el Reglamento de Seguridad Acuática se encuentran ubicados en el piso 10 y la lista de precios en la cartelera. X.

CONTABILIDAD

1. Compras caja menor: recepción hotel Se autorizarán compras por caja menor únicamente para imprevistos, las cuales deben cumplir con el siguiente proceso: 1. Una vez verificada la prioridad de la compra se solicitará el dinero en la recepción del hotel. 2. En el momento de la solicitud, el Gerente de Turno autorizará un recibo de caja como soporte provisional en el que se especificará el motivo de la compra y el valor. 3. Una vez realizada la compra, esta se legalizara con la factura la cual debe cumplir con todos los requisitos legales establecidos. Cabe resaltar que la factura debe venir a nombre de Corporación Club El Nogal indicando fecha, nombre del establecimiento con Nit, descripción de la compra, valor e impuestos correspondientes. De debe solicitar el RUT del establecimiento. 2. Procesos de facturación En todos los ambientes se cuenta con un punto P.O.S. El cajero es la persona asignada por la Subgerencia Financiera para la facturación de los servicios tomados por los socios, huéspedes o invitados. Las modalidades de pago para los consumos son:   35        

 

Enero  de  2014  

Instructivo para Gerencia de Turno    Cuenta por cobrar socio: Cargo a la acción.  Vales: Son adquiridos únicamente en la recepción del hotel.  Tarjeta recargable: Este medio de pago es únicamente para uso interno; esta tarjeta la adquieren los socios en la recepción del hotel y realizan recargas para el pago de sus consumos.  Bonos: Obsequio para los socios con un valor especifico para ser redimido por los consumos en los diferentes servicios del Club.  Tarjeta de crédito o debito.  Cheque. No está autorizado el efectivo para pagos de consumos realizados en los ambientes, excepto:  La Bodega Delicatesen, por su ubicación.  Café París, por el volumen de invitados.

XI.

SERVICIOS GENERALES

Horario de oficina Lunes a viernes

8:00 a.m. a 6:00 p.m.

Cuenta con un Director de Servicios Generales, una Asistente, una Supervisora de Habitaciones y cuatro (4) Supervisores de Áreas Públicas y Vestieres. El área responde por la adecuada presentación, mantenimiento y aseo en general de las diferentes áreas del Club, así como por el buen funcionamiento de las áreas de: habitaciones, áreas públicas, lavandería, floristería, roperos socios, cafetería, oficinas administrativas y Centro Administrativo. 1. FLORISTERÍA Horario Socios: lunes a viernes Horario interno Lunes a viernes Sábados, domingos y festivos

8:00 a.m. a 6:00 p.m. 6:00 a.m. a 8:00 p.m. 6:00 a.m. a 3:00 p.m.   36    

   

 

Enero  de  2014  

Instructivo para Gerencia de Turno   2. ÁREAS PÚBLICAS Horarios Se dispone de un supervisor, de domingo a viernes las 24 horas del día. Los días sábados, de 6:00 a.m. a 10:00 p.m. Turnos de supervisores 6:00 a.m. a 3:00 p.m. 1:00 p.m. a 10:00 p.m. 10:00 p.m. a 6:00 a.m. Turnante y turno

7:00 a.m. a 4:00 p.m.

Mantenimiento de áreas públicas Pisos lobby de la carrera 7ª, al piso 12 Limpieza de pisos, granito, mármol, alfombras, paredes, vidrios, puertas, guardaescobas pasamanos de bronce, lámparas, partes altas, techos, se recogen papeleras, limpieza de salones de eventos y brillado de maderas. Parqueaderos Limpieza de pisos y partes altas, se aspira y trapea, se limpian cabinas y se desocupan canecas de reciclaje. Lobby Limpieza de pisos de granito, cuadros, muebles, oficinas y se desocupan canecas de reciclaje. Escaleras Se barren, trapean, se limpian pasamanos, puertas, salidas y pisos. Baños Se limpian las veces que sea necesario todos los baños del Club. Trabajos especiales  Lavado profundo de alfombras y tapetes atrapamugre.  Mantenimiento de cuadros, esculturas y apliques.  Lavado de piedra, muñeca de playa piscina, vestier niños y terrazas en los diferentes pisos,   37        

 

Enero  de  2014  

Instructivo para Gerencia de Turno                            

Mantenimiento de maderas lacadas y no lacadas. Limpieza de puertas metálicas. Limpieza de señalización y cabinas de extintores de todo el Club. Limpieza general de paredes. Limpieza general de ventanas y rejas. Mantenimiento de cabinas parqueadero. Limpieza de techos. Cristalizado de mármol. Mantenimiento de pisos de granito. Limpieza de marquesinas. Mantenimiento de sillas de mobiliario fijo y sillas de cuero. Limpieza general de maderas (guardaescobas, puertas, etc.). Limpieza de shut de ropa y basuras. Limpieza general de canecas de basura en todo el Club. Mantenimiento de papeleras y demás elementos de acero inoxidable. Lavado de bahías parqueadero. Lavado general de porcelanato. Lavado general de pisos de guardería. Lavado de separadores de piscina. Mantenimiento de separadores de lobby, recepción carrera 5ª y carrera 7ª, y halles. Mantenimiento general de ceniceros de bronce. Apoyo a vestieres (masculino, femenino y niños). Apoyo por solicitudes especiales a las diferentes áreas. Lavado de terrazas. Lavado de entrada vehicular y frente del Club. Aspirado y limpieza de techos.

3. LAVANDERÍA Ubicada en el piso 6. Horario Socios: lunes a viernes Sábados Huéspedes: lunes a sábado Servicio normal Cliente interno: lunes a sábado Domingos y festivos

7:00 a.m. a 6:00 p.m. 7:00 a.m. a 3:00 p.m. 6:00 a.m. a 10:00 a.m. Después de las 10.00 a.m., servicio con recargo. 6:00 a.m. a 10:00 p.m. 7:00 a.m. a 9:00 p.m.

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Enero  de  2014  

Instructivo para Gerencia de Turno   Maquinaria actual en zona de Lavandería

4. ROPERO DE SOCIOS Los horarios son según eventos. Áreas de trabajo: Atención del ropero eventos pisos 7, 8 y 9 Apoyo en maleteros para eventos deportivos. 5. OBJETOS OLVIDADOS Procedimiento Los objetos encontrados por funcionarios del Club dentro de las instalaciones, deben ser reportados y entregados en la oficina de Servicios Generales (piso 6). Los objetos olvidados se deben entregar al socio en el despacho de Lavandería, piso 5. Al terminar el turno, la dependiente de Lavandería debe entregar el Libro de Objetos Olvidados en la oficina de Servicios Generales y recogerlo al día siguiente junto con los objetos que haya reportado la noche anterior.

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Enero  de  2014  

Instructivo para Gerencia de Turno   Al finalizar los dos meses establecidos, la Asistente de Servicios Generales elabora el acta de baja relacionando los objetos que no fueron reclamados y entrega a contraloría con el visto bueno del Director de Servicios Generales. Horario de servicio Lunes a viernes

8:00 a.m. a 6:00 p.m.

6. CONTRATOS POR SERVICIOS A CARGO Excel Gestión Ambiental – Servicio de fumigación y rodentización de áreas públicas. Limpieza de vidrios y marquesinas internas y externas. Montaje y decoración navideña al interior del Club. XII.

AMBIENTAL

Ingreso de productos químicos No está permitido el ingreso de:  Productos de fácil combustión como gasolina y sus derivados.  Cilindros de gas butano.  Juegos de pirotecnia. Se permite el ingreso de:  Cilindros de aire comprimido.  Monóxido de carbono en pequeñas cantidades.  Cilindros de helio sólo podrán ser utilizados cerca al punto de control de ingreso.  Plantas eléctricas o a motor pequeñas, de fácil transporte, ruido moderado y baja emisión de gases de combustión. Cuando por motivos de un evento o cualquier otra actividad, se requiere el ingreso de productos químicos tales como: jabones para burbujas, líquidos para cámara de humo, pinturas, pegante, disolventes, gas comprimido, etc., la persona que lo recibe debe informar de inmediato al personal de Seguridad y se debe exigir la presentación de la Hoja de Seguridad del producto que se va a ingresar. Durante la actividad, el contratista o proveedor debe utilizar productos químicos debidamente envasados, marcados y con su hoja de seguridad.

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Enero  de  2014  

Instructivo para Gerencia de Turno   Hoja de Seguridad Siempre se debe exigir ya que contiene toda la información que se debe conocer del producto químico que se está ingresando. No está permitido que se presente la ficha técnica ya que esta no contiene la información completa.

Contenido de la Hoja de Seguridad La información necesaria para clasificar la sustancia se encuentra descrita en la Hoja de Seguridad:

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Enero  de  2014  

Instructivo para Gerencia de Turno  

Identificación de los P.Q. rombo NFPA 704

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Instructivo para Gerencia de Turno   ¿En caso de derrame qué se debe hacer?

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Enero  de  2014  

Instructivo para Gerencia de Turno  

XIII.

BIENESTAR Y BELLEZA

Horario de oficina Lunes a viernes

8:00 a.m. a 6:00 p.m.

Areas * Spa * Sala de Belleza * Barbería * Vestier señoras (piso 6) * Vestier señores (piso 5) * Vestier niños (piso 10) 1. SPA Horario Lunes a viernes Sábados Domingos y festivos

7:00 a.m. a 9:00 p.m. 8:00 a.m. a 8:00 p.m. 8:00 a.m. a 6:00 p.m.   44    

   

 

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Instructivo para Gerencia de Turno   Las reservas se atienden únicamente en la Recepción del Spa, donde se le explica al socio cada ritual y el tiempo por servicio. Si se presenta alguna falla en los equipos (tinas de hidroterapia, termo spa, duchas vicky o suiza), se debe poner la cabina fuera de servicio. Si se presenta algún inconveniente con la calidad del agua o la temperatura, se avisa a mantenimiento. Si no se puede solucionar, se pone el área fuera de servicio el tiempo que sea necesario. Si se presenta PQR se coordina con la recepcionista de turno para revisar si le pueden dar solución a la petición o se atiende la queja, y se dejan registrados los datos del socio.

2. SALA DE BELLEZA Horarios Lunes a viernes Sábados Domingos y festivos

7:00 a.m. a 8:00 p.m. 8:00 a.m. a 7:00 p.m. 8:00 a.m. a 6:00 p.m.

Las reservas se atienden únicamente en la Recepción del Spa, donde le explican al socio cada ritual y el tiempo por servicio. En la recepción se encuentran dos (2) supervisoras: una que atiende las reservas y otra que maneja el POS (facturación) de servicios. Se dispone de personal contratista, estilistas y manicuristas para prestar el servicio. Si se presenta alguna solicitud especial para menores de edad, de tintes, de colores o cortes especiales, estos procedimientos deben ser autorizados por los padres. Si se presentan PQR, se coordina con la Supervisora para ofrecer alternativas en el servicio; si no se puede dar solución, se deja registro con los datos del socio. 3. VESTIER DE SOCIOS Horarios Lunes a viernes

5:00 a.m. a 10:00 p.m.   45    

   

 

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Instructivo para Gerencia de Turno   Sábados Domingos y festivos

7:00 a.m. a 9:00 p.m. 8:00 a.m. a 8:00 p.m.

Se presta a los socios y a sus invitados los servicios de sauna, baños turnos, piscina y jacuzzi. Nota: El socio debe registrar a sus invitados en el despacho de vestier. Si se presenta algún problema con el vapor, la temperatura, las cámaras o hay un daño en equipos, se debe informar al área de Ingeniería y al Supervisor de Áreas Públicas. En caso de que se presenten PQR, se coordina con las dependientes o se deja el informe con los datos del socio para el seguimiento correspondiente. Para solicitud de locker se debe diligenciar el formato correspondiente en el despacho del vestier, el cual pasa a estudio. 4. ZONA INFANTIL Horarios Lunes a sábado Domingos y festivos

9:00 a.m. a 8:00 p.m. 9:00 a.m. a 6:00 p.m.

Se atiende a los niños de 0 a 10 años. Los niños menores de 5 años deben estar acompañados por los padres o la niñera. En estas áreas se encuentran las dependientes de Zona Infantil para la atención y registro de los menores. Los fines de semana están las recreadoras para realizar actividades a los menores. Si se presenta PQR, se atienden y se deja el informe con los datos del socio. La tienda de dulces es un servicio de alimentos para niños, y el salón de fiestas está a cargo del área de Alimentos y Bebidas. En caso de presentarse alguna emergencia en cualquiera de las áreas, el encargado llama de inmediato a Seguridad o a Salud Ocupacional y al Supervisor de Áreas Públicas.

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