CONTRALORÍA GENERAL DEL DISTRITO FEDERAL UNIDAD COORDINADORA DE ARCHIVOS

INSTRUCTIVO DE LLENADO DE INVENTARIO DE GUARDA Y BAJA DOCUMENTAL

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• FONDO: Se anotará invariablemente: Contraloría General del Distrito Federal. • SECCIÓN: Oficina, Dirección General, Coordinación General o Contraloría Interna. • SUBSECCIÓN: Dirección Ejecutiva, Dirección de área, Coordinación, Subdirección, Jefatura de Unidad Departamental, o sus equivalentes. • CLAVE: Dejar en blanco. df.gob.mx Av. Tlaxcoaque No. 8 · 1er. piso · Col. Centro · C.P. 06090 Del. Cuauhtémoc · Tel. 5627 9700 Ext. 52090

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• Dejar como título el procedimiento que corresponda. • Eliminar el procedimiento que no corresponda. • El número de remesa para transferencia primaria y el número de baja documental serán asignados por la Unidad Coordinadora de Archivos, por lo cual, es importante que cuando se haga la solicitud de guarda o baja se envíen los inventarios por correo electrónico así como lo establecen los procedimientos en mérito. df.gob.mx Av. Tlaxcoaque No. 8 · 1er. piso · Col. Centro · C.P. 06090 Del. Cuauhtémoc · Tel. 5627 9700 Ext. 52090

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CAJA: Se anotará el número de caja en el cual se integra físicamente el expediente a transferir o dar de baja.

• El número debe iniciar en el 1 y ser progresivo, independientemente que se pase de una serie a otra, o de un año a otro. • En caso que un expediente quede en dos cajas o más se indicarán el número de cajas en la misma celda. • Usar números arábigos, no romanos. df.gob.mx Av. Tlaxcoaque No. 8 · 1er. piso · Col. Centro · C.P. 06090 Del. Cuauhtémoc · Tel. 5627 9700 Ext. 52090

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CONSECUTIVO: Es el número convencional que se asigna a cada expediente, independientemente del número de tomos, que forman parte de la misma remesa de guarda o solicitud de baja documental. • El número debe iniciar en el 1 y ser progresivo; independientemente de que se pase de una serie a otra, o de un año a otro.

• El número total de consecutivos corresponderá al Total de expedientes. • Usar números arábigos, no romanos. df.gob.mx Av. Tlaxcoaque No. 8 · 1er. piso · Col. Centro · C.P. 06090 Del. Cuauhtémoc · Tel. 5627 9700 Ext. 52090

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SERIE/SUBSERIE: Se anotará el nombre y el número de la serie/subserie documental conforme al Catálogo de Disposición Documental. • De igual manera, compilar los campos Vigencias, Valor documental, Destino final conforme al Catálogo de Disposición Documental. df.gob.mx Av. Tlaxcoaque No. 8 · 1er. piso · Col. Centro · C.P. 06090 Del. Cuauhtémoc · Tel. 5627 9700 Ext. 52090

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NOMBRE O TÍTULO DEL EXPEDIENTE: Se anotará el nombre del expediente: • Clave asignada por alguna norma. • Incluir datos relevantes para su identificación y descripción. df.gob.mx Av. Tlaxcoaque No. 8 · 1er. piso · Col. Centro · C.P. 06090 Del. Cuauhtémoc · Tel. 5627 9700 Ext. 52090

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TOMOS / FOJAS : Se anotará en la columna que corresponda, el total de tomos y fojas de cada expediente. • Se debe registrar un solo expediente por fila, por lo tanto, no se deberá desglosar tomo por tomo. • Usar, para ambos casos, números arábigos, no romanos. df.gob.mx Av. Tlaxcoaque No. 8 · 1er. piso · Col. Centro · C.P. 06090 Del. Cuauhtémoc · Tel. 5627 9700 Ext. 52090

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FECHAS EXTREMAS: Se anotarán las fechas de inicio y conclusión de cada expediente. • Formato: dd/mm/aaaa.

• Por lo menos se anotará mes y año de inicio y conclusión df.gob.mx Av. Tlaxcoaque No. 8 · 1er. piso · Col. Centro · C.P. 06090 Del. Cuauhtémoc · Tel. 5627 9700 Ext. 52090

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AÑO DE CADUCIDAD: Se determina con la siguiente fórmula

Año de término + Vigencias + 1 2009 + 2 + 5 + 1 = 2017

2009 + 2 + 2 + 1 = 2014 df.gob.mx Av. Tlaxcoaque No. 8 · 1er. piso · Col. Centro · C.P. 06090 Del. Cuauhtémoc · Tel. 5627 9700 Ext. 52090

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Para incluir más filas: • Seleccionar la última fila y con el botón derecho del ratón elegir la opción «Insertar». • Usar inmediatamente F4 para seguir insertando las filas que sean necesarias. • Para copiar la fórmula del año de caducidad: Colocar el cursor en la esquina inferior derecha y arrastrar hacia abajo (deberá aparecer el número 1). df.gob.mx

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AUTORIZA: El titular de la Unidad administrativa registrada como SECCIÓN. REVISÓ: El titular del área registrada como SUBSECCIÓN. RECIBE/VISTO BUENO: El titular de la J.U.D. de Coordinación de Archivos. Si se considera oportuno, se podrá añadir: ELABORÓ (responsable de la integración de los expedientes y de compilar el inventario).

Estos datos aparecerán únicamente en la última página de cada inventario. df.gob.mx Av. Tlaxcoaque No. 8 · 1er. piso · Col. Centro · C.P. 06090 Del. Cuauhtémoc · Tel. 5627 9700 Ext. 52090

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INDICACIONES GENERALES BAJA DOCUMENTAL

*Si todos los expedientes son de baja documental, no importa el orden dentro del inventario. *No es necesario foliar los expedientes, pero sí contar el número de fojas y registrarlo en el inventario. *No es necesario utilizar materiales nuevos (folders, cajas…). *Si los expedientes de baja tienen por lo menos el nombre del expediente, no es necesario generar la carátula estandarizada. df.gob.mx Av. Tlaxcoaque No. 8 · 1er. piso · Col. Centro · C.P. 06090 Del. Cuauhtémoc · Tel. 5627 9700 Ext. 52090

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INDICACIONES GENERALES TRANSFERENCIA PRIMARIA

*Ordenar los expedientes conforme al año de caducidad: del mayor al menor: 2017, 2016,2015,2014. *Es obligatorio foliar los expedientes. *Se deben sustituir por materiales nuevos los que ya estén deteriorados (folders, cajas…). *Retirar los objetos metálicos (clips, grapas…). *Es obligatorio que cuenten con la carátula estandarizada. df.gob.mx Av. Tlaxcoaque No. 8 · 1er. piso · Col. Centro · C.P. 06090 Del. Cuauhtémoc · Tel. 5627 9700 Ext. 52090

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MANUAL ESPECÍFICO DE OPERACIÓN ARCHIVÍSTICA GODF, 29 de marzo de 2011

*Transferencia primaria: p. 79-81. Revisar el procedimiento 1. Apertura, clasificación y cierre de expedientes: p. 77-78. *Baja documental: p. 101-104 df.gob.mx Av. Tlaxcoaque No. 8 · 1er. piso · Col. Centro · C.P. 06090 Del. Cuauhtémoc · Tel. 5627 9700 Ext. 52090

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Para dudas o preguntas, consultar a Lic. Bernabé Mendoza Ramírez JUD de Coordinación de Archivos [email protected] [email protected] 5627 9700 ext. 52030 o 52907 df.gob.mx Av. Tlaxcoaque No. 8 · 1er. piso · Col. Centro · C.P. 06090 Del. Cuauhtémoc · Tel. 5627 9700 Ext. 52090

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