INSTITUTO MEXICANO DE LA RADIO

LINEAMIENTOS PARA EL CONTROL DE BIENES MUEBLES INSTRUMENTALES DEL INSTITUTO MEXICANO DE LA RADIO

AGOSTO 2009

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INDICE

MARCO JURIDICO

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OBJETIVO

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GLOSARIO

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GENERALIDADES

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ALTA DE BIENES

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BAJA DE BIENES

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PROCEDIMIENTOS A SEGUIR POR EL ÁREA DE INVENTARIOS

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MOVIMIENTOS DE BIENES MUEBLES

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EXTRAVIO, ROBO O SINIESTRO DE BIENES MUEBLES

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EMISORAS FORÁNEAS

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FORMATO DE SALIDA DE BIENES MUEBLES

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MARCO JURIDICO

1. Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos, publicada en el Diario Oficial de la Federación el 05 de febrero de 1917, y sus reformas.

2. Ley General de Bienes Muebles, publicada en el Diario Oficial de la Federación el 20 de mayo de 2004, y sus reformas.

3. Normas Generales para el registro, afectación, disposiciones finales y bajas de bienes muebles de la Administración Pública Federal Centralizada, publicadas en el Diario Oficial de la Federación el 30 de diciembre de 2004.

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OBJETIVO Los presentes lineamientos establecen los mecanismos a seguir para el manejo de los bienes muebles del Instituto.

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GLOSARIO

BIENES MUEBLES: Los bienes considerados como implemento o medios para el desarrollo de las actividades que realizan las dependencias, siendo susceptibles e asignación de un número de inventario y resguardo de manera individual, dada su naturaleza y finalidad en el servicio. BIEN NO UTIL.- Se consideran aquellos: • • • • •

Cuya obsolescencia o grado de deterioro imposibilita su aprovechamiento en el servicio Aún funcionales pero que ya no se requieren para la prestación del servicio Que se han descompuesto y su reparación no resulta rentable Que son desechos y no es posible su reaprovechamiento Que no son susceptibles de aprovechamiento en el servicio por una causa distinta a las señaladas

CABMS.- Catalogo de bienes muebles, en el cual se designa a cada tipo de bien una clave para su identificación. DICTAMEN DENO UTILIDAD.- Documento elaborado en el que se describe el bien y se acreditan las causas de no unidad en los términos referentes a los bienes no útiles., el cual es elaborado por las áreas técnicas respectivamente (Subdirección de Administración, Subdirección de Organización, Métodos e Informática y Dirección de Ingeniería) ENAJENACIÓN.-la transmisión de la propiedad de un bien, como es el caso de la venta, donación, permuta, y dación en pago. NGRAFBBMAPFC.- Normas Generales para el registro, afectación, disposición final y baja de bienes muebles de la Administración Pública Federal Centralizada. RESGUARDO INDIVIDUAL: Documento en el cual se enlistan los bienes muebles que le son confiados o proporcionados a los usuarios, con motivo o para el desarrollo de las labores encomendadas, el cual es firmado de responsabilidad por el uso de los mismos. RESGUARDANTE.- Persona a la cual se le asignan los bienes muebles, y es responsable del uso de los mismos.

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LINEAMIENTOS DE CONTROL INTERNO DE BIENES MUEBLES INSTRUMENTALES DEL INSTITUTO MEXICANO DE LA RADIO Con el objeto de cumplir con las Normas Generales para el registro, afectación, disposición final y baja de bienes muebles de la Administración Pública Federal Centralizada (NGRAFDFBBMAPFC), publicadas en el Diario Oficial de la Federación el 30 de diciembre del 2004, se llevo a cabo la elaboración de los presentes lineamientos internos que permitan tener un mejor control sobre los bienes muebles del Instituto, así como que el personal conozca las medidas necesarias para el buen funcionamiento y manejo apropiado de los mismos.

GENERALIDADES •

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Todos los bienes muebles propiedad del Instituto deberán ser objeto de resguardo individual a cargo del personal que haga uso de ellos, el cual deberá ser firmado con el fin de hacerse responsable de los mismos. (Norma Décima Primera de las NGRAFBBMAPFC), El personal debe responder del manejo apropiado de muebles, maquinaria y equipo en general, que le sean confiados o proporcionados con motivo o para el desarrollo de las labores encomendadas El trabajador debe tratar con cuidado y conservar en buen estado los bienes del Instituto e informar a sus superiores de cualquier desperfecto que adviertan en los mismos. El Departamento de Suministros y Almacenes, deberá establecer medidas necesarias para la realización de inventarios físicos totales cuando menos una vez al año, y muestreos físicos cuando menos cada tres meses. (Norma Décima Segunda de las NGRAFBBMAPFC). Parar realizar cualquier cambio físico o de usuario de algún bien, es necesario avisar ANTICIPADAMENTE, por escrito, al Departamento de Suministros y Almacenes, para que este realice las gestiones necesarias. Es responsabilidad del resguardante avisar de manera inmediata, en cuanto tenga conocimiento al Departamento de Suministros y Almacenes sobre cualquier daño o mal uso de los bienes o extravío de bienes, con el fin de realizar los trámites correspondientes de baja. Es importante señalar que los movimientos no reportados serán responsabilidad del usuario.

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ALTA DE BIENES Alta de Bienes.- Cuando un bien sea adquirido, donado y/o transferido al Instituto, solicitarán por medio de oficio dirigido a la Dirección de Administración y Finanzas, anexando la factura o documento de propiedad, para que el Departamento de Suministros y Almacenes realice el alta en los registros de control de inventarios, y el Departamento de Contabilidad en los registros contables. El Departamento de Suministros y Almacenes indicará al Área de Inventarios que haga la verificación física de los bienes recibidos y confirme que los datos estén correctos. Además deberá indagar quien se hará responsable de los bienes para elaborar los resguardos y continuar con los trámites correspondientes, ante la Dirección de la Unidad Jurídica para la elaboración del instrumento contractual. BAJA DE BIENES Baja de Bienes.- Las áreas que por cuestiones de funciones, servicios o inutilidad quieran retirar bienes que ya no les sean indispensables, elaborarán oficio dirigido a la Dirección de Administración y Finanzas, solicitando la baja de los bienes, indicando número de inventario, descripción del bien, marca y serie, con el fin de se actualicen los resguardos correspondientes. La Dirección de Administración y Finanzas, entregará el documento de petición a la Subdirección de Administración, para que a su vez lo turne al Departamento de Suministros y Almacenes, indicándole recoger los bienes y actualizar los resguardos del área solicitante. El Área de Inventarios deberá reunir los bienes que causarán baja, los verificará para determinar su destino final que puede ser: A. Si el bien aún se encuentra en condiciones de uso, lo consignará al almacén de bienes, con el fin de que posteriormente pueda ser asignado a otro resguardante. B. Si el bien se encuentra en condiciones fuera de uso, y se determina que es un bien no útil, elaborará o solicitará un dictamen de no utilidad del mismo, indicando que ya no es útil para las funciones del Instituto y lo ingresará al Programa Anual de Disposición Final de Bienes Muebles para su enajenación. Al concluir la enajenación, el Departamento de Suministros y Almacenes dará de baja del sistema los bienes, así como informará al Departamento de Contabilidad para que realice su baja definitiva de los registros contables.

PROCEDIMIENTOS A SEGUIR POR EL ÁREA DE INVENTARIOS Levantamiento físico de inventarios en cédulas de trabajo.- Consiste en la toma física y directa de los datos y características del bien, correspondientes a los conceptos siguientes:

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Número de inventario (consta de letra y 9 dígitos “CABMS”, punto, 5 dígitos “número consecutivo según el bien”, punto y dos dígitos “año de adquisición) Tipo de bien (silla, mesa, máquina, computadora, etc.) Material en que se fabricó (madera, metal, etc.) Marca (si lo tiene) Modelo (si lo tiene) Serie (si lo tiene) Número de motor (en caso de vehículos) Placas (en caso de vehículos) Área en que se ubica físicamente Nombre de la persona responsable Cabe mencionar que dicha cédula de trabajo contará con la rubrica del Visto Bueno del usuario, con el fin de que, antes de la elaboración del resguardo correspondiente no se realicen cambios de bienes Conciliación de Resguardos.- El Área de Inventarios dentro de su plan de trabajo, posterior al levantamiento físico de inventarios, deberá hacer una conciliación de los resguardos con la base de datos para actualizar tanto nombre del responsable como el área de adscripción. Elaboración de resguardo.- El área de Inventarios, elaborará el resguardo a la persona a quien hayan sido asignados los bienes, anotando las características antes mencionadas. Recabar firma.- El área de Inventarios, recabará en los siguientes tres días hábiles a la elaboración del resguardo, la firma del resguardante de los bienes a su cargo Conciliación de Inventario.- El Departamento de Suministros y Almacenes, enviará dentro de los primeros cinco días hábiles de cada mes al departamento de Contabilidad, NOTA INFORMATIVA sobre la totalidad de bienes registrados en sus inventarios, así como el importe total al cierre de cada mes, reportando los cambios que se generaron en el mes. Alta de responsable.- El Área interesada y/o afectada deberá informar al Departamento de Suministros y Almacenes, la asignación de un nuevo usuario, para tener actualizado tanto el inventario del área como el resguardo correspondiente. Baja de responsable.- El Departamento de Recursos Humanos, así como el resguardante afectado, tendrá la obligación de notificar por medio de oficio al Departamento de Suministros y Almacenes, el movimiento a efectuarse, para que el Área de Inventarios realice la conciliación de acuerdo al último resguardo elaborado al usuario, recabar los datos de la persona que se hará responsable de los bienes en cuestión, autorizar la liberación de responsabilidades sobre los bienes.

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MOVIMIENTOS DE BIENES MUEBLES Salida de Bienes.- Cuando por cuestiones de servicio se requiera que bienes salgan de las instalaciones del Instituto, se deberá requisitar el formato de “SALIDA DE BIENES MUEBLES” anotando características, numero de inventario, destino de los bienes y nombre del responsable en sacar los bienes, el cual deberá contar con el Visto Bueno del Director y/o Subdirector del área solicitante El responsable deberá reportar al Departamento de Suministros y Almacenes cuando los bienes hayan sido reingresados. Si los bienes son de carácter personal, deberán mostrar el documento que soporte su ingreso a las instalaciones, o por medio de factura u otro medio la propiedad del bien; o en su caso verificar en el sistema de control de bienes, que el bien no sea propiedad del Instituto. Reparación de Bienes.- Cuando algún bien por fallas en su funcionamiento, o que la Dirección de Ingeniería no pudiera reparar, se solicitará mediante oficio dirigido a la Dirección de Administración y Finanzas, la reparación de los bienes, anexando relación de los mismos. El Departamento de Suministros y Almacenes, por conducto del Área de Inventarios, deberá verificar tanto a la salida como al reingreso, que los bienes que se reportaron sean los que se repararon. EXTRAVIO, ROBO O SINIESTRO DE BIENES MUEBLES Cuando por alguna razón llegase a extraviarse o sufrir un siniestro algún bien perteneciente al Instituto, el resguardante deberá llevar a cabo las siguientes acciones:

BIENES MUEBLES •

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Al momento de darse cuenta de la falta del bien, inmediatamente deberá dar aviso al Departamento de Suministros y Almacenes, vía correo electrónico para que el personal del área de inventarios realice una búsqueda en las instalaciones. En caso de no encontrarlo, el responsable del resguardo del bien deberá levantar Acta ante el Ministerio Público y Acta Administrativa donde detalle los hechos ocurridos, en coordinación con la Dirección de la Unidad Jurídica. Un original del Acta ante el Ministerio Publico y del Acta Administrativa, se turnará a la Dirección de Administración y Finanzas, para que a su vez gestione la recuperación económica del bien ante la compañía aseguradora y el deslinde de responsabilidades ante el Órgano Interno de Control y la Dirección de la Unidad Jurídica.

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VEHICULOS • •

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Al momento de sufrir el siniestro, deberá darse aviso a la compañía aseguradora para que envíen un gestor y realice el registro del siniestro. Asimismo, deberá darse aviso a los Departamentos de Suministros y Almacenes, y de Servicios Generales, para que den seguimiento y realice todos los trámites administrativos correspondientes. Salvo en los casos autorizados, por el Departamento de Suministros y Almacenes, el personal que sufrió el siniestro llevará a cabo las gestiones inmediatas ante la compañía a aseguradora.

EMISORAS FORANEAS

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Los gerentes de las emisoras foráneas serán las personas facultadas para establecer las medidas necesarias para la aplicación de estos lineamientos en cada una de las estaciones del Interior de la República.

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Los gerentes de las emisoras foráneas serán los enlaces para los trámites administrativos con la Dirección de Administración y Finanzas.

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En el caso de extravío, robo o siniestro de bienes muebles, los gerentes deberán dar aviso a la Dirección de Administración y Finanzas de lo acontecido y tramitar ante la compañía aseguradora dicho evento.

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DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS SUBDIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN DEPARTAMENTO DE SUMINISTROS Y ALMACENES México D.F. a

de

de 200X

SALIDA DE BIENES MUEBLES No. DE CONTROL.CORPORACIÓN DE SEGURIDAD Y VIGILANCIA PRESENTE TIPO DE BIEN

DESCRIPCION BIEN:

DEL

AREA RESPONSABLE: MOTIVO DE SALIDA: RECIBE EL BIEN DESTINO: AUTORIZA

RECIBE EL BIEN

DEPARTAMENTO DE SUMINISTROS Y ALMACENES

VO. BO. DEL DIRECTOR Y/O SUBDIRECTOR DEL ÁREA SOLICITANTE

ÁREA TÉCNICA (SI APLICA)

SUBDIRECTOR DE INFORMÁTICA

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