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INFORME EJECUTIVO ANUAL DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO 01 de ENERO A 31 de DICIEMBRE 31 DE 2014
OFICINA ASESORA DE CONTROL INTERNO JULIO HERNAN VILLABONA VARGAS Jefe Oficina Asesora de Control Interno
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Bucaramanga, 28 de Febrero de 2015
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Contenido MISIÓN......................................................................................................................................................................4 VISIÓN .......................................................................................................................................................................4 POLÍTICAS DE LA OFICINA DE CONTROL INTERNO ...................................................................................................4 PRESENTACIÓN .........................................................................................................................................................5 INTRODUCCIÓN ........................................................................................................................................................5 OBJETIVO ..................................................................................................................................................................5 ALCANCE DEL INFORME............................................................................................................................................6 METODOLOGIA .........................................................................................................................................................6 INFORME EJECUTIVO ANUAL DE CONTROL INTERNO RENDIDO AL DAFP 2014 ......................................................7 CERTIFICADO ELECTRÓNICO .................................................................................................................................. 14 PLAN ANTICORRUPCION, DE ATENCIÓN AL CIUDADANO Y PLAN DE MANEJO DE RIESGOS INSTITUCIONAL ...... 15 AUSTERIDAD DEL GASTO AÑO 2014...................................................................................................................... 16 PRIMER INFORME EJECUTIVO CUATRIMESTRAL 2014 CONTROL INTERNO.......................................................... 16 SEGUNDO INFORME EJECUTIVO CUATRIMESTRAL 2014 CONTROL INTERNO ...................................................... 20 TERCER INFORME EJECUTIVO CUATRIMESTRAL 2014 CONTROL INTERNO .......................................................... 25 INFORME ANUAL DE EVALUACIÓN CONTROL INTERNO CONTABLE VIGENCIA 2014 ........................................... 33 SEGUIMIENTO A LOS PLANES DE MEJORAMIENTO DE LAS VIGENCIAS 2008-2010-2011-2012-2013 .................. 45
AUDITORIA ESTADOS FINANCIEROS .............................................................................................................. 46
AUDITORIA FACTURACION ............................................................................................................................ 46
AUDITORIA TESORERIA Y CONCILIACIONES BANCARIAS ............................................................................... 47
AUDITORIA PRESUPUESTO ............................................................................................................................ 47
AUDITORIA RETENCIÓN EN LA FUENTE ......................................................................................................... 48
AUDITORIA DE COSTOS ................................................................................................................................. 48
AUDITORIA GESTIÓN DOCUMENTAL ............................................................................................................. 48
AUDITORIA PROCESO SERVICIOS BÁSICOS - ASEO Y DESINFECCIÓN ............................................................ 48
AUDITORIA PROCESO SERVICIOS BÁSICOS - LAVANDERIA ............................................................................ 48
AUDITORIA SERVICIOS BÁSICOS – MANEJO DE RESIDUOS HOSPITALARIOS ................................................. 49
AUDITORIA JURIDICA ..................................................................................................................................... 49
INVENTARIO DE ALMACÉN ............................................................................................................................ 49
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INFORME DE LABORES DE GESTIÓN DE LA OFICINA DE CONTROL INTERNO VIGENCIA 2014 .............................. 46
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AUDITORÍA DE ALMACÉN .............................................................................................................................. 49
AUDITORÍA DE FARMACIA ............................................................................................................................. 50
AUDITORÍA MANTENIMIENTO EQUIPOS BIOMÉDICOS ................................................................................. 50
AUDITORÍA MANTENIMIENTO PLANTA FÍSICA .............................................................................................. 50
AUDITORÍA MANTENIMIENTO UFATI ............................................................................................................ 50
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MISIÓN
La Oficina de Control Interno del Hospital Universitario de Santander es una oficina que apoya el fortalecimiento del Control interno mediante la evaluación, seguimiento y control a los procesos de la gestión institucional, formulando diagnóstico y recomendaciones con el propósito de que la labor Gerencial y Administrativa se desarrollen dentro de los principios Constitucionales, directrices gubernamentales, marco legal y política de la institución en su campo misional y de apoyo.
VISIÓN
Ser reconocida como una oficina asesora que fomenta la cultura del autocontrol para el mejoramiento continuo en la excelencia asistencial, administrativa, y en el mejoramiento continuo en cada uno de las áreas que integran la institución.
POLÍTICAS DE LA OFICINA DE CONTROL INTERNO
La función de la Oficina de Control Interno está orientada hacia el trabajo de sensibilización de los funcionarios, con el propósito de lograr la aceptación y compromiso en la nueva filosofía de gerencia estratégica, que incluye la implementación a todo nivel del Control Interno bajo el esquema del Modelo Estándar de Control Interno MECI y el Sistema de Gestión de la Calidad.
Afianzar en los funcionarios la implementación de herramientas en los procesos y acciones que generen mayor compromiso institucional a través de la aplicación permanente del autocontrol y la autoevaluación, siempre orientados hacia el mejoramiento continuo. Propender por el desarrollo del Talento Humano a través de una adecuada sensibilización y capacitación para la ejecución de las actividades propias del cargo.
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Asesorar permanentemente a las Directivas de la Entidad tendientes a medir la gestión desarrollada y lograr el cumplimiento de las metas, planes, programas y proyectos propuestos, en el desarrollo de las actividades de los procesos y el acompañamiento, recomendando la aplicación de controles de prevención y advertencia y la aplicación de medidas correctivas que subsanen las debilidades que se presentan
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PRESENTACIÓN
El Control Interno se define como el conjunto de principios, fundamentos, reglas, acciones, mecanismos, instrumentos y procedimientos que ordenados, relacionados entre sí y unidos a las personas que conforman una Organización Pública, se constituyen en un medio para lograr el cumplimento de su función administrativa, sus objetivos y la finalidad que persigue, generándole capacidad de respuesta ante los diferentes públicos o grupos de interés que debe atender. El control interno es un proceso ejecutado por la Alta dirección, la administración y todo el personal de una entidad, diseñado para proporcionar una seguridad razonable con miras a la consecución de objetivos en las siguientes áreas: • Efectividad y eficiencia en las operaciones. • Confiabilidad en la información financiera. • Cumplimiento de las leyes y regulaciones aplicables. . INTRODUCCIÓN
Mediante este informe, se pretende resaltar los avances logrados y dificultades detectadas por la E.S.E. Hospital Universitario de Santander, en los Módulos de Planeación y Gestión y Módulo de Evaluación y Seguimiento y el Eje transversal de Información y Comunicación que conforman la estructura del Modelo Estándar de Control Interno – MECI, como resultado de las actuaciones de la oficina de Control Interno durante al año 2014 en cumplimiento del artículo 9 de la ley 1474 del 2 de julio de 2011. Aplicando las normas de austeridad del gasto y evaluación de gestión por dependencias de la E.S.E. Hospital Universitario de Santander, de acuerdo a la normatividad expedida por el Consejo Asesor en Materia de Control Interno, Departamento Administrativo de la Función Pública, Contaduría General de la Nación y Contraloría Departamental de Santander.
Evaluar de manera integral e independiente el Sistema de Control Interno (Institucional y Contable) en la E.S.E. Hospital Universitario de Santander, para el periodo comprendido del 1 de enero al 31 de diciembre de 2014; estableciendo el grado de avance en la implementación de la actualización del MECI frente a los lineamientos establecidos mediante el Decreto 943 de 21 de mayo de 2014, referente al Modelo Estándar de Control Interno MECI, esta actualización, que fue aprobada por el Consejo Asesor del Gobierno Nacional en Materia de Control Interno, contribuirá al mejoramiento de la gestión de las entidades de la Administración Pública, además el Control Interno Contable (Resolución 357 de 2008), Evaluación por Dependencias (Ley 909 de 2004), Austeridad del Gasto (Decreto 26 de 1998), y en cumplimiento del artículo 9 de la Ley 1474 del 12 de julio de 2011.
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OBJETIVO
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ALCANCE DEL INFORME
El presente informe evaluativo del Sistema de Control Interno de la E.S.E. Hospital Universitario de Santander, se realiza con base en las actividades desarrolladas por la Oficina de Control Interno en las diferentes dependencias durante el periodo comprendido del 1 de enero al 31 de diciembre de 2014, igualmente se describe los resultados obtenidos mediante el Modelo de Control Interno MECI en cada uno de los módulos y eje transversal reportados en los informes cuatrimestrales presentados a la Función Pública y publicados en la página web institucional.
METODOLOGIA
La ESE Hospital Universitario de Santander, de acuerdo con la metodología establecida en la Circular Externa No. 100-001 del 19 de enero de 2014 del Departamento Administrativo de la Función Pública (DAFP), procedió a evaluar el Modelo Estándar de Control (MECI 2014) de la ESE HUS en la vigencia 2014, donde se desarrollaron las siguientes actividades: Aplicación de las Encuestas. Las Encuestas para la Evaluación Independiente del Modelo Estándar de Control Interno (MECI), así como el avance en el proceso de actualización según lo establecido en el Decreto 943 del 21 de mayo de 2014 (MECI 2014), fueron diligenciadas por la Oficina Asesora de Control Interno y la Oficina Asesora de Calidad, quienes apoyados en el aplicativo dispuesto por el DAFP procedieron a tramitar las encuestas: MECI y FASES , esto con el fin de evaluar los avances en el desarrollo, mantenimiento y actualización de cada uno de los módulos que lo componen, así como de su eje transversal “Información y Comunicación” (ver gráfico 1).
Grafico 1. Modelo Estándar de Control Interno
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Cobertura institucional de las Encuestas. Para el diligenciamiento de las encuestas MECI y FASES , se tuvo en cuenta los resultados de las actividades de: o Autoevaluación realizadas por la Oficina de Control Interno o La información relevante relacionada con cada uno de los módulos y el eje transversal del MECI o Auditorías internas o Participación en las reuniones de los comités institucionales o Visitas de seguimiento o Planes de mejoramiento o Los resultados obtenidos producto de los seguimientos realizados por los órganos externos de control y vigilancia como la Revisoría Fiscal, la Contraloría Departamental y la Superintendencia de Salud
INFORME EJECUTIVO ANUAL DE CONTROL INTERNO RENDIDO AL DAFP 2014
La Oficina de Control Interno de la ESE Hospital Universitario de Santander, en cumplimiento de la Ley 87 de 1993, los Decretos 2145 de 1999, 1027 de 2007 y la Circular No. 100-009 de 2013 expedida por el Departamento Administrativo de la Función Pública en materia de Control Interno presentó el Informe Ejecutivo Anual de Evaluación al Sistema de Control Interno año 2014. El propósito de este informe fue realizar la evaluación y seguimiento del desarrollo del Modelo Estándar de Control Interno MECI (Decreto 1027 de 2007), en cumplimiento de los objetivos y metas institucionales de la ESE HUS. Esta evaluación mostró que durante la vigencia 2014 el Sistema de Control Interno de la E.S.E. Hospital Universitario de Santander cumple con el desarrollo de los 2 módulos, el eje transversal de información y comunicación, los 6 componentes y los 13 elementos de control que conforman el Modelo Estándar de Control Interno. Para su evaluación se tomaron los parámetros establecidos por el Departamento Administrativo de la Función Pública y la evaluación independiente fue realizado por el jefe de la Oficina de Control Interno y el equipo adscrito a esta oficina con fundamento en las auditorías, evaluaciones, planes de mejoramiento y verificaciones adelantadas en la vigencia 2014.
Avances y dificultades en el desarrollo de cada uno de los módulos del Modelo Estándar de Control Interno Auditorías practicadas por la Oficina de Control Interno durante el transcurso del año 2014 según el Plan de Auditorias adelantado por la Oficina Asesora de Control Interno. Estado General de Control Interno Fortalezas y debilidades Recomendaciones para optimizar el Modelo Estándar de Control Interno Resultados de la actualización del MECI
Este fue realizado por el responsable de la Oficina Asesora de Control Interno el 25 de febrero de 2015, directamente desde el aplicativo virtual página web del Departamento Administrativo de la Función Pública de acuerdo con las instrucciones impartidas en este instructivo.
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Para la elaboración del Informe Ejecutivo presentado al Departamento Administrativo de la Función Pública se tuvo en cuenta:
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A continuación se presentan los resultados de la evaluación del MECI por parte de la Oficina de Control Interno, tomando como referencia la metodología definida por el Departamento Administrativo de la Función pública en el Decreto 943 del 21 de Mayo de 2014 (MECI 2014) para cada uno de los módulos que lo comprenden, así como de su eje transversal “Información y Comunicación”; identificamos las siguientes fortalezas y oportunidades de mejoramiento:
FORTALEZAS Módulo de Planeación y Gestión Planeación estratégica La ESE HUS cuenta con un Direccionamiento Estratégico actualizado hasta el 2020 que compila toda la información necesaria enfocada en lograr la Acreditación en Salud de la ESE HUS. El Plan está conformado por la misión, visión, principios, valores institucionales, los objetivos estratégicos, táctico y operativos y las políticas institucionales de tal forma que la ESE Hospital Universitario de Santander continúe consolidándose como una institución prestadora de servicios de salud de alta complejidad, acreditada, competitiva y líder en la generación de conocimiento humano, con enfoque de seguridad, humanización y responsabilidad social La Alta Dirección de la Entidad está comprometida con la gestión del Sistema de Control Interno y con el Sistema de Calidad, hacen seguimiento a las ejecuciones y apoyan su desarrollo. Se cuenta con información referente a la planeación estratégica en el módulo “nuestra institución”, además de la disponibilidad del módulo “plan anticorrupción” en su página web www.hus.gov.co. La ESE HUS cuenta con un Comité de Ética Hospitalaria creado mediante resolución número 505 de octubre de 2008. Este se reúne mensualmente para tratar temas relacionados con la gestión ética. Conformación del Equipo de Humanización que sirve de apoyo en la aplicación de la Política de Humanización y contribuye a la calidad de la prestación del servicio. La ESE HUS estableció su Política de Humanización y un Decálogo hacia el buen trato del usuario y sus familiares.
Contratación de servicios con la mayoría de aseguradoras del Sistema General de Seguridad Social en Salud. El Hospital cuenta con indicadores que le permiten medir el grado de avance en el logro de las metas de los planes operativo y de gestión. De otra parte cada área es responsable del seguimiento a los resultados de los indicadores establecidos en estos planes, resultados que sirven para la toma de decisiones por la Alta Dirección.
Plan Anticorrupción y Atención al Ciudadano De acuerdo con lo establecido en el artículo 73 de la Ley 1474 de 2011, la ESE HUS durante el año 2014, socializó y ejecutó el Plan para la vigencia 2014, efectuando seguimiento con corte al 30 de agosto y 31 de diciembre de 2014 a los cuatro componentes establecidos en el “Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano". Se destacó la ejecución de las siguientes actividades: Seguimiento y ajuste del Mapa de Riesgos de Corrupción, la cual alcanzó un resultado del 90%.
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La Institución ha establecido planes de acción anuales en los cuales se definen las metas a cumplir con respecto al Plan de Desarrollo Hospital Universitario de Santander y se aprueba el Plan Operativo Anual (POA) para la vigencia 2014 mediante acuerdo de junta directiva número 032 de 2014.
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Desarrollo del Talento Humano
La institución ha establecido a través de la red interna un cronograma para la difusión y despliegue de los principios y valores, el cual consiste en la presentación de plantillas con información alusiva a temas como la planeación estratégica, políticas de operación y principios y valores de la ESE HUS. La ESE HUS con el propósito de dar cumplimiento con la resolución 743 del 17 de diciembre de 2013, resolución 414 de 8 de septiembre de 2014, emanada por la Contaduría General de la Nación en cuanto implementación de las NICSP, en su periodo de preparación se encuentra en proceso de capacitación a los diferentes funcionarios involucrados en la verificación y transformación de la información contable. El proceso de inducción para el personal que labora en la ESE HUS se encuentra en un 100% y el proceso de reinducción en un 90%. Los colaboradores de la Institución recibieron formación sobre Evaluación del desempeño, que estuvo a cargo de la Escuela Superior de Administración Pública (ESAP) y liderada por la Unidad Funcional de Talento Humano ESE Hospital Universitario de Santander (HUS), se realizó con el fin de dar a conocer a los servidores públicos, y en general al personal, de todo lo relacionado con el proceso de Evaluación de desempeño, desde el punto de vista del sector público. Se realizan jornadas de inducción institucional a todo el personal de la ESE HUS incluyendo estudiantes, con el fin de dar a conocer los diferentes procesos y procedimientos existentes en la organización y brindar información de importancia para su quehacer diario tratándose temas como: atención humanizada, ética de enfermería, seguridad de la persona, hospital verde, aspectos claves de salud ocupacional, calidad del cuidado de enfermería, seguridad del paciente, emergencias y desastres, manejo de dispositivos de apoyo biomédico y vigilancia epidemiológica, cada uno presentado por el personal idóneo de la Institución. Las inducciones brindadas al personal que ingresa a la Institución son de vital importancia, pues fortalece todas las áreas de conocimiento de los nuevos colaboradores con el fin de que se alinean con las políticas y procesos existentes que encaminan a llevar con éxito el ciclo de preparación para la acreditación.
Administración del Riesgo
La Institución actualiza para el 2014 el mapa de riesgos por procesos y se clasifican según el modelo de operación por proceso en estratégicos, misionales, apoyo y de control y evaluación. En cuanto a la administración del riesgo el Hospital sigue la metodología del Departamento Administrativo y de la Función Pública, cuenta con un manual de riesgo en donde se consagra la política de riesgo y la metodología para la valoración de los mismos. Se realizan seguimientos periódicos, se revisan y se ajustan cada año. El cumplimiento del componente de Administración de Riesgos de la Entidad cuenta con el Plan de Manejo de Riesgos Institucional como la herramienta para el análisis y gestión de riesgos internos y externos, se encuentran publicados en la página Web. Se realiza seguimiento trimestral al cumplimiento de las políticas de Riesgo a cada uno de los procesos de la Entidad.
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La ESE HUS cuenta con el Plan Institucional de Capacitación -PIC 2014- diseñado por el proceso de gestión del talento humano y puesto en marcha por el grupo de formación HUS adscrito a dicho proceso, donde se realizan jornadas de capacitación a todo el personal de la ESE HUS en las diferentes modalidades en temas como: Formación de auditores internos en sistemas de gestión, Plan de Desarrollo y Direccionamiento Estratégico en la ESE HUS, Sistema Único de Habilitación, Plataforma estratégica, estándares de direccionamiento y plan de desarrollo, Formulación y Evaluación de Proyectos de Desarrollo, formación sobre seguridad del paciente, manejo de conflictos y la colectivización de las políticas de seguridad del paciente, gestión del riesgo y prestación del servicio
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Sistema Gestión de Calidad
La Institución ejecuta el plan de implementación del modelo de operación por procesos liderado por el proceso de Gestión del Mejoramiento Continuo, y en colaboración con cada uno de los procesos de la Entidad, se han elaborado las caracterizaciones correspondientes a cada uno de ellos, lo anterior a través de reuniones y mesas de trabajo en donde participó el líder del proceso, un profesional adscrito al área del proceso en cuestión y un ingeniero industrial adscrito al proceso de Gestión del Mejoramiento Continuo. La Institución creo el procedimiento de seguimiento y medición de indicadores del Sistema de Gestión de Calidad, en el cual se establecen las actividades de seguimiento, medición, análisis de datos y mejora continua. La ESE HUS ha establecido dentro sus procedimientos los indicadores de gestión como elemento de control, los cuales son reportados mensualmente por los líderes de los procesos al Proceso de Gestión del Mejoramiento Continuo. Estos indicadores, se encuentran establecidos en la caracterización de cada proceso, son reportados a la superintendencia de salud, además son socializados y analizados en el comité de calidad, su periodicidad de cálculo y reporte es mensual para la mayoría de ellos. El proceso de Gestión del Mejoramiento Continuo, con el fin de ejecutar evaluación permanente de los procesos, ha establecido un programa de auditoría de procesos que se encuentra en vigencia actualmente y su desarrollo se encuentra a cargo del grupo de procesos.
Sistema de Gestión Ambiental
Se cuenta con el Plan de Gestión Integral de Residuos Hospitalarios y Similares (PGIRHS) donde está definido el diagrama de flujo de la ruta de residuos que se generan en la Institución según el Sistema Único de Acreditación Se realizan capacitaciones acerca de segregación de residuos hospitalarios y similares en los diferentes servicios.
Con el fin de dar cumplimiento a lo establecido en el Decreto 943 de 2014, por medio del cual se actualizó el Modelo Estándar de Control Interno MECI, la ESE HUS desarrolló actividades encaminadas a su armonización y presentó a consideración del Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno el Plan de Trabajo para la actualización del Modelo, el cual se estructuró como producto de la etapa de diagnóstico realizada por los diferentes Departamentos responsables de los elementos de control. Se cuenta con el Plan anual de auditorías aprobado por la Gerencia y el Comité Coordinador del Sistema de Control Interno, el cual se ha ejecutado en un 93%
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Sistema Integrado de Gestión
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Módulo de Evaluación y seguimiento Evaluación Independiente
La Oficina de Control Interno con el fin de fomentar en la ESE HUS la cultura de autocontrol, socializa temas relacionados con: Mejora Continua, Administración del Riesgo, Plan anticorrupción, política antitramites y Gobierno en Línea, como parte del acompañamiento y asesoría a los diferentes dueños de procesos, se realizó una retroalimentación de manera continua a través de las auditorías a los procesos, las cuales fueron complementadas con los Informes de Auditoría. Para el monitoreo al Sistema de Control Interno y su evaluación independiente por parte de la Oficina de Control Interno, existe autonomía y neutralidad en la gestión. Las actividades desarrolladas cuentan con las evidencias que soportan la ejecución del Plan Anual de Auditoría Interna. Producto de las evaluaciones se presentan las oportunidades de mejoramiento al Sistema de Control Interno, las cuales se realizan a través de informes periódicos y anuales. En relación con el Plan de Mejoramiento, suscrito por las vigencias 2014, la ESE HUS con corte al 31 de diciembre de 2014, dio cumplimiento del 80% a las actividades programadas. Las actividades y auditorías a los procesos de cada una de las áreas se realizan de acuerdo a los procedimientos documentados y aprobados por el Comité de Calidad. Se sigue haciendo acompañamiento por parte de la Oficina Asesora de Control Interno, a las diferentes dependencias de la Entidad. La Entidad ha dado cumplimiento a todos los informes de avances de planes de mejoramiento institucionales producto de las auditorias de la Contraloría Departamental. La dinámica del Hospital es permanente para realizar el control de gestión de su plan, esta se realiza de manera participativa con Directores y Líderes de proceso en instancias como: Comité ampliado de Gerencia, Junta Directiva, Comités Financieros, entre otros. Verificados los módulos contable y de tesorería en el sistema de información Dinámica Gerencial Hospitalario –DGH.NET, no existen diferencias en el saldo de caja principal, que evidencien un manejo no confiable y razonable de estos recursos.
Se verifico la existencia del comité de sostenibilidad contable basándose en la resolución número 119 de 2006 emitida por la Contaduría General de la Nación la ESE HUS mediante resolución interna creo este comité con el objeto de estudiar y evaluar las partidas que deban ser incorporadas y/o retiradas de los Estados Contables, y que no representen derechos, bienes u obligaciones para el Hospital y adelantar las gestiones administrativas necesarias para depurar la información contable, de manera que los Estados contables revelen en forma fidedigna la realidad económica, financiera y patrimonial de la ESE HUS. La ESE HUS rinde oportunamente los informes a la DIAN entre ellos Retención en la Fuente, Reteica, Rete Cre, Rete Iva e información exógena.
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Se verificaron las cajas menores de: Gerencia, Farmacia, mantenimiento y Almacén se evidenciaron las resoluciones, las cuales se encuentran vigentes a la fecha y están debidamente asignadas. Es importante que los gastos de caja menores se legalicen de acuerdo a la normatividad prevista en las resoluciones.
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Información y Comunicación Comunicación
El Hospital a través Oficina de Atención al Usuario y Desarrollo Institucional, administra las quejas, reclamos, sugerencias, peticiones o solicitudes que interponen los usuarios en los diferentes puntos de atención, vía telefónica, radicación en ventanilla, o por medio de la página web www.esebosa.gov.co link contáctenos. Con el fin de diseñar las medidas necesarias en pro de garantizar los servicios que la Institución presta a los usuarios. La Oficina de Atención al Usuario periódicamente genera reportes de seguimiento de respuesta a las peticiones, quejas, reclamos y sugerencias presentados por los usuarios. El Hospital cuenta con medios de comunicación permanentes como el Intranet, internet, Spak, El Plan de Comunicaciones del Hospital está bajo la coordinación de la Oficina Desarrollo Institucional, en éste se definen las estrategias en materia de comunicación y divulgación de información, que se desarrollan para apoyar el logro de los objetivos institucionales y por procesos. La Oficina de Atención al Usuario ha desarrollado su gestión brindando información oportuna y veraz a los usuarios, mediante diferentes estrategias y a través de varios canales cono la página web, las carteleras institucionales, reuniones informativas, plegables y boletines. Esta Oficina responde de manera oportuna y de acuerdo con su objetivo institucional a las necesidades de información que brindan las diferentes áreas y procesos, a través de las herramientas de comunicación y conforme a los públicos de interés; mantiene actualizada la información en el sitio web y gestiona la información oficial a través del correo electrónico. A partir de las políticas fijadas en materia de Comunicación la entidad debe establecer mecanismos internos y externos para socializar la información generada, esto es, diseñar un Plan de Medios de Comunicación.
La ESE HUS mediante el proceso de Gestión del Mejoramiento Continuo y Gestión Integral de la Información en la aplicación del Sistema Obligatorio de Garantía de la Calidad, cuenta con los procedimientos de gestión documental de la calidad donde se almacena la documentación de los procesos y sus procedimientos, además se establecieron los procedimientos de archivo para el funcionamiento y gestión de la entidad. Los documentos del Sistema de Gestión de Calidad se pueden consultar en forma física o magnética y se cuenta con un sistema que incluye los componentes de talento humano, recursos físicos y tecnológicos. Para la consulta digital se hace uso de la plataforma Intranet, los colaboradores de la entidad cuentan con un usuario mediante el cual pueden consultar en el módulo documentos, todo lo referenciado anteriormente o dirigirse a la Oficina Asesora de Calidad, dependencia procesos, donde reposan dichos documentos. Para consultar el archivo se puede hacer de forma física o magnética, la información reposa en cada proceso según lo establecido para la gestión documental. Se cuenta con la dependencia de gestión documental que es quien archiva la documentación según las directrices. La ESE HUS, haciendo uso de su página web www.hus.gov.co, ha publicado la información relacionada con su planeación para que las partes interesadas y sus colaboradores la conozcan. La Institución publica en su página web los informes remitidos a la Contraloría sobre el Plan de Mejoramiento vigente de la entidad de acuerdo con la periodicidad establecida por este organismo de control.
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Información
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En la página institucional se coloca a disposición todos los boletines y publicaciones emitidos periódicamente por la entidad, organizándolos del más reciente hacia atrás. Las herramientas Dinámica Gerencial y Xmartnet Intranet, se complementan con el proceso de gestión integral de la información y las funciones que le corresponden en la planeación y administración del sistema de información e infraestructura tecnológica de la ESE HUS. El proceso de Gestión documental de la entidad ha brindado apoyo y asesoría a las dependencias en el manejo documental y de archivo, observando mejoras en los procesos. La Institución cuenta con Tablas de Retención Documental acorde a lo dispuesto en la Ley 594 de 2000, las cuales han sido aprobadas a nivel interno facilitando la organización de los archivos de gestión y documentación institucional.
Rendición de Cuentas
El 22 de abril de 2014, se desarrolló la Audiencia de Rendición de Cuentas correspondiente a la Gestión 2013, el cual tuvo como objetivo establecer un espacio de diálogo claro y sencillo con la ciudadanía y dar a conocer la gestión ejecutada la ESE HUS. En esta Audiencia se dio a conocer el Reporte Anual 2013 - Informe de Gestión, donde se mencionaron las diferentes actividades y logros alcanzados por el Hospital Universitario de Santander durante dicho periodo.
OPORTUNIDADES DE MEJORAMIENTO Módulo de Planeación y Gestión Con el fin de garantizar el funcionamiento del Sistema de Control Interno, es importante que los funcionarios continúen con el mantenimiento del Sistema en todos los aspectos que esto implica, tales como: Revisión y actualización de la documentación, análisis de la información, definición y reporte de resultados de indicadores y administración de riesgos, así como el fomento de la cultura de autocontrol en el desarrollo de cada una de las actividades ejecutadas. No se cuenta con instancias de participación para todos los colaboradores donde se dé a conocer de manera permanente aspectos éticos y se verifique su comprensión.
Poca aceptación para el logro del cambio y el mejoramiento continuo que requiere la Institución. Debilidad en el sistema de costos para poder liquidar los costos de los procedimientos y así liquidar las tarifas. Debilidad en la comunicación y engranaje de las diferentes dependencias de la entidad. Debilidad en la recuperación de Cartera Se debe actualizar el manual de operaciones de la ESE HUS (Manual de procedimientos.- Manual de Calidad), el cual debe ser adoptado para la Institución mediante un acto administrativo. Durante el seguimiento efectuado al Plan de anticorrupción y Atención al ciudadano se observó que no se evidencia la gestión realizada por el comité Antitrámites de la Entidad, poco avance en la actualización del SUIT y no se ha implementado la estrategia de Gobierno en Línea.
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Escasas estrategias para superar las barreras en la divulgación y socialización de la gestión ética en la ESE HUS.
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Se recomienda realizar la caracterización de usuarios de la entidad para lograr un mejor diseño e implementación de servicios basándose en las necesidades de quienes lo requieran, ya sea persona natural o jurídica.
Módulo de Evaluación y Seguimiento Persiste la falta de compromiso por parte de los líderes de algunos procesos con respecto a la formulación y ejecución de los planes de mejoramiento de Auditorías y Rondas de Seguridad realizadas por la Oficina Asesora de Control Interno y la Oficina de Calidad.
Información y Comunicación Es importante continuar adelantando las actividades para la armonización de los procesos relacionados con el acceso a la información pública, así como los procedimientos para el ejercicio y garantía para su consulta por los diferentes usuarios, de acuerdo con lo establecido en Ley 1712 de 2014 “Ley de Transparencia y del Derecho de Acceso a la Información Pública” reglamentada parcialmente por el Decreto 103 de 2015. En la página Web no existe un lugar plenamente visible, un enlace a la sección de trámites y servicios de la Entidad, donde se proporcione un listado con el nombre de cada trámite o servicio y los formularios oficiales relacionados con trámites de los ciudadanos. Para la sección de Peticiones, Quejas y Reclamos de la página web institucional, se debe habilitar un enlace de ayuda en donde se detallen las características, requisitos y plazos de respuesta de cada tipo de solicitud de acuerdo con lo previsto en el Código Contencioso Administrativo, así mismo, se debe habilitar un mecanismo a través del cual el ciudadano pueda hacer seguimiento en línea a todas las solicitudes, peticiones, quejas y reclamos. Se recomienda publicar en la página web el informe de peticiones, quejas, reclamos y denuncias que se presenten en la Entidad.
Obtener un compromiso total por parte de los directivos, funcionarios y contratistas para participar en los procesos de aprendizaje, capacitación, socialización e interiorización del SIG a través de las jornadas y actividades organizadas.
CERTIFICADO ELECTRÓNICO A continuación adjunto Certificado Electrónico expedido por el Departamento Administrativo de la Función Pública DAFP que valida la presentación oportuna de la encuesta MECI y el Informe Ejecutivo Anual de Control Interno Vigencia 2014.
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La ESE HUS debe establecer una política y un plan de comunicación con los usuarios internos y externos, la cual debe contener los procesos, procedimientos, matriz de comunicaciones, guía de comunicaciones, proceso de comunicación organizacional, proceso de comunicación y convocatoria entre otros, y deben ser divulgados a todos los colaboradores de la ESE HUS.
PLAN ANTICORRUPCION, DE ATENCIÓN AL CIUDADANO Y PLAN DE MANEJO DE RIESGOS INSTITUCIONAL La oficina de Control Interno asesoró en el diseño y la implementación y realizó seguimiento cuatrimestral del Plan anticorrupción y de atención al ciudadano de la ESE HUS, en cumplimiento a la ley 1474 de 2011 en su artículo 73 “Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano. Reglamentado por el Decreto Nacional 2641 de 2012. Cada entidad del orden nacional, departamental y municipal deberá elaborar anualmente una estrategia de lucha contra la corrupción y de atención al ciudadano. Dicha estrategia contemplará, entre otras cosas, el mapa de riesgos de de corrupción en la respectiva entidad, las medidas concretas para mitigar esos riesgos, las estrategias antitramites y los mecanismos para mejorar la atención al ciudadano”.
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De igual manera conforme a la ley 87 de 1993, Decreto 2145 de 1999, Decreto 1537 de 2001, Decreto 1599 de 2005, la entidad actualizó el Mapa de Riesgos Institucional adoptado mediante resolución 720 del 31 de diciembre de 2013 y realizó seguimiento cuatrimestral dando un cumplimiento del 96,87% de las actividades de mitigación planteadas. Estos planes fueron publicados en la página web de la entidad a través del link Control Interno y el link Plan Anticorrupción que se diseñaron en la misma para que toda la ciudadanía en general lo conociera.
AUSTERIDAD DEL GASTO AÑO 2014 La Oficina de Control Interno presento a la gerencia el análisis e informe de austeridad en el gasto de la ESE HUS en los rubros: Personal Administrativo y Operativo, Personal Indirecto, Impresos y publicaciones, Telefonía celular, Telefonía fija, Servicios públicos, Combustible, Alimentos y Mantenimiento de vehículos; verificando el cumplimiento a lo establecido en el Artículo 22 del Decreto 1737 de 1998 y a las disposiciones establecidas sobre austeridad y eficiencia del gasto público. Los objetivos de este informe fueron: o o o
Verificar el cumplimiento de las normas vigentes en materia de austeridad en el gasto. Analizar que el gasto se oriente a la reducción y uso adecuado de recursos. Analizar el comportamiento del gasto con corte a Diciembre 31 de 2014.
Este seguimiento y análisis toma como punto de referencia las obligaciones contraídas o causadas al cierre de cada mes según datos tomados de los Informes de Ejecución Presupuestal generados por la Unidad Funcional de Recursos Financieros de la E.S.E. Hospital Universitario de Santander.
PRIMER INFORME EJECUTIVO CUATRIMESTRAL 2014 CONTROL INTERNO INFORME PORMENORIZADO DEL ESTADO DEL CONTROL INTERNO - LEY 1474 DE 2011 Período evaluado: JULIO HERNÁN VILLABONA VARGAS
1 DE ENERO – 30 DE ABRIL 2014 Fecha de elaboración: JULIO 2014
Subsistema de Control Estratégico Dificultades La demora en los pagos que adeudan a la E.S.E. Hospital Universitario de Santander, las empresas responsables de pagos, Secretarias de Salud Departamentales y Entes territoriales, generan la no oportuna gestión de los recursos de funcionamiento ocasionando retraso en los pagos a proveedores según lo planeado en el área presupuestal, dejando recursos de inversión para próximas vigencias. En algunos procesos no se evidencia el seguimiento a los indicadores establecidos y asociados a los riesgos identificados, para la mitigación o eliminación de las causas que están generando riesgo.
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Avances
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El cumplimiento del componente de Administración de Riesgos de la Entidad cuenta con el Plan de Manejo de Riesgos Institucional como la herramienta para el análisis y gestión de riesgos internos y externos, Se evidencia riesgos identificados para 35 de los 37 procesos Institucionales, se encuentran publicados en la página Web. Se inicia actualización del Mapa de Riesgos de Corrupción de la Entidad, según la metodología establecida por el DAFP. Se realiza seguimiento trimestral al cumplimiento de las políticas de Riesgo a cada uno de los procesos de la Entidad. Se continúa con las Obras de Reforzamiento Estructural en la Institución y se puso en funcionamiento el Servicio de Imagenología de la Entidad. Se continúa con la construcción del Hemocentro. Se realizó Inducción y Reinducción a los funcionarios de planta de la Entidad. Se realizan capacitaciones al personal de la Institución a través de Seminarios, Congresos y Diplomados. Se siguen ejecutando presupuestalmente programas de capacitación y bienestar como aporte a los programas que generan buen clima organizacional. Se sigue haciendo acompañamiento por parte de la Oficina Asesora de Control Interno, a las diferentes dependencias de la Entidad. Porcentaje de avance en acreditación por grupo de estándares:
Se continúa realizando estudio para viabilidad, ampliación e incorporación a la planta del personal asistencial, dadas las normas de contratación que existen actualmente. Se hizo entrega de dotación de monitores y ventiladores en un 100%. Se viene realizando la caracterización de los procesos de la E.S.E. Hospital Universitario de Santander en concordancia con el Sistema Único de Acreditación.
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Se realizó el tercer seguimiento al Plan Anticorrupción y Atención al Ciudadano, aprobado y adoptado según Resolución 232 de abril 29 de 2013.
Subsistema de Control de Gestión Dificultades
Las actividades y auditorías a los procesos de cada una de las áreas se realizan de acuerdo a los procedimientos documentados y aprobados por el Comité de Calidad. Se sigue con la actualización del Sistema de Información de la E.S.E. Hospital Universitario de Santander que involucra la Sistematización de la Historia Clínica y demás procesos de la Entidad, con el objeto de garantizar la integridad de la Información. El componente de información se soporta en procesos documentados para el manejo, administración y control de documentos y correspondencia externa recibida y enviada. Se coordinó el envío del primer informe trimestral año 2014 a la Contraloría Departamental, acerca de los avances de los Planes de Mejoramiento Vigencias 2008, 2010, 2011 y 2012. La E.S.E. Hospital Universitario de Santander despliega la información Institucional a través de medios masivos como Página Web y a nivel interno a través de boletín virtual, carteleras y correo electrónico. La institución promueve y facilita la divulgación de la información a los usuarios y participación ciudadana a través de la página Web, cartelera y asociación de usuarios. Se adelantó un trabajo de organización de archivo por parte de la Unidad Funcional de Apoyo Tecnológico y de Información, como resultado de las recomendaciones realizadas por la Oficina de Control Interno, donde a través de sus auditorías ha evidenciado debilidades en este proceso. La Institución cuenta con Tablas de Retención Documental acorde a lo dispuesto en la Ley 594 de 2000, las cuales han sido aprobadas a nivel interno facilitando la organización de los archivos de gestión y documentación institucional. Se aprobó el proyecto para la construcción de la Central de Gases Medicinales en la E.S.E. Hospital Universitario de Santander. Se resalta el proceso que se lleva a cabo en la institución con respecto a la revisión de guías, instructivos, formatos y otros documentos; así como el inicio de la revisión, actualización y/o desarrollo de guías de práctica clínica, tema que al ser fortalecido podrá diferenciar la atención de los pacientes. El Hospital cuenta con un portafolio de servicios de acuerdo a su nivel de complejidad, se realizó depuración y actualización del mismo por lo que se incluyeron procedimientos que antes no se realizaban en el hospital y se realizó su respectiva socialización para una buena contratación.
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Persiste el incumplimiento de la oportunidad en las respuestas de los requerimientos de los usuarios por parte de algunos Servicios. En la página Web no existe un lugar plenamente visible, un enlace a la sección de trámites y servicios de la Entidad, donde se proporcione un listado con el nombre de cada trámite o servicio. Avances
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Subsistema de Control de Evaluación Dificultades
La Entidad ha dado cumplimiento a todos los informes de avances de planes de mejoramiento institucionales producto de las auditorias de la Contraloría Departamental. La Oficina de Control Interno ha realizado acompañamiento a la Oficina de Calidad en sus Rondas de Seguridad en los Servicios. Según auditorias aleatorias se revisaron las declaraciones de Retefuente, Reteiva y Reteica y se evidencio el cumplimento en la aplicación de las tarifas de acuerdo a la normatividad vigente tributaria y así mismo se observa el pago oportuno de estas obligaciones. La dinámica del Hospital es permanente para realizar el control de gestión de su plan, esta se realiza de manera participativa con Directores y Líderes de proceso en instancias como: Comité ampliado de Gerencia, Junta Directiva, Comités Financieros, entre otros. La organización avanza en el reconocimiento de la evaluación independiente de la Oficina de Control Interno y se percibe mayor aceptación al momento de realizar las auditorias, las cuales se presentan en toda su integridad como una oportunidad de crítica constructiva al interior de la organización que permite dinamizar los procesos auditados. El Plan Anual de Auditorías presentado en el Comité Coordinador de Control Interno y aprobado por Gerencia, se viene ejecutando de acuerdo a lo programado. Se realizaron las siguientes auditorías durante el período Enero - Abril de 2014 de acuerdo al Plan de Auditorías de la Oficina Asesora de Control Interno, el cual fue aprobado mediante comité: - Auditoría al Proceso de Mantenimiento Equipos Biomédicos. - Auditoría al Proceso de Mantenimiento UFATI. - Auditoría al Proceso de Mantenimiento Planta Física. - Auditoría al Proceso de Cartera. - Auditoría al Proceso de Tesorería - Conciliaciones Bancarias. - Auditoría Retención en la Fuente, Reteiva y Reteica. - Auditoría al Proceso de Aseo y Desinfección. - Auditoría Integral al Área de Farmacia.
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La entidad debe fortalecer la cultura del autocontrol dando aplicabilidad a los principios de autogestión y autorregulación, al igual que el elemento planes de mejoramiento individuales. Persiste la falta de compromiso por parte de los líderes de algunos procesos con respecto a la formulación y ejecución de los planes de mejoramiento de Auditorías y Rondas de Seguridad realizadas por la Oficina Asesora de Control Interno y la Oficina de Calidad. Avances
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Estado general del Sistema de Control Interno
La Oficina Asesora de Control Interno de la E.S.E. Hospital Universitario de Santander, en cumplimiento a normas de Control Interno, realiza evaluación permanente a los Procesos Institucionales de la Entidad con el objetivo de verificar la adopción de las medidas necesarias que garanticen óptimos niveles de eficiencia y eficacia en todos los elementos del Sistema y contribuir en la toma de decisiones efectivas para el desarrollo de la Organización. Se ha verificado que cada uno de los componentes de la estructura del Sistema de Control Interno exista, cumpliendo estándares generales, siendo interiorizados, implementados y aplicados efectivamente en la Institución. Se avanza hacia el mejoramiento continuo con estándares de Calidad según el Sistema Único de Acreditación (SUA). El alcance de la evaluación tiene como propósito establecer el logro en la implementación y el desarrollo de los tres (3) Subsistemas, los nueve (9) Componentes y los veintinueve (29) elementos del Modelo Estándar de Control Interno establecido por el Decreto 1599 de 2005. La Oficina Asesora de Control Interno dictamina que se ha evaluado el Sistema de Control Interno de la E.S.E. Hospital Universitario de Santander en sus diferentes Subsistemas, Componentes y Elementos, encontrando que el nivel de implementación del MECI continúa manteniéndose en un nivel ADECUADO.
SEGUNDO INFORME EJECUTIVO CUATRIMESTRAL 2014 CONTROL INTERNO INFORME PORMENORIZADO DEL ESTADO DEL CONTROL INTERNO - LEY 1474 DE 2011 Período evaluado: JULIO HERNÁN VILLABONA VARGAS
1 DE MAYO – 31 DE AGOSTO 2014 Fecha de elaboración: SEPTIEMBRE 2014
Módulo Control de Planeación y Gestión Dificultades Pese al alentador balance financiero que tiene la ESE HUS, aún persiste una cartera morosa de más de 96 mil millones de pesos, por parte de algunas EPS, "la cartera tiene más de 360 días, las EPS que le adeudan al hospital son Solsalud, Caprecom y Salud Vida entre otras”. Los recursos que se logren recuperar de la cartera morosa sólo se pueden invertir en infraestructura y equipos teniendo en cuenta que el sistema no permite el uso de estos recursos para otro fin. La demora en los pagos que adeudan a la E.S.E. Hospital Universitario de Santander, las empresas responsables de pagos, Secretarias de Salud Departamentales y Entes territoriales, generan la no oportuna gestión de los recursos de funcionamiento ocasionando retraso en los pagos a proveedores según lo planeado en el área presupuestal, dejando recursos de inversión para próximas vigencias.
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Jefe de Control Interno, o quien haga sus veces:
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Se observa dentro de la evaluación la necesidad de efectuar por parte de las dependencias el análisis de resultados de los indicadores de los procesos y de los mapas de riesgos. En algunos procesos no se evidencia el seguimiento a los indicadores establecidos y asociados a los riesgos identificados, para la mitigación o eliminación de las causas que están generando riesgo. Durante el seguimiento efectuado al Plan de anticorrupción y Atención al ciudadano se observó que no se evidencia la gestión realizada por el comité Antitrámites de la Entidad y poco avance en la actualización del SUIT.
El Hospital cuenta con indicadores que le permiten medir el grado de avance en el logro de las metas de los planes operativo y de gestión. De otra parte cada área es responsable del seguimiento a los resultados de los indicadores establecidos en estos planes, resultados que sirven para la toma de decisiones por la Alta Dirección. Se confirmó con el Área de Talento Humano que el proceso de inducción para el personal que labora en la ESE HUS se encuentra en un 100% y el proceso de reinducción en un 90%. La ESE HUS cuenta con las caracterizaciones de los procesos de acuerdo al nuevo mapa de procesos institucional, e inició la actualización de los procedimientos adscritos a cada proceso. Se realiza capacitación en temas contenidos en la resolución 721 de diciembre de 2013 por la cual se deroga la resolución N ° 0380 del 25 de julio de 2013, acto administrativo que establece las políticas institucionales para definir el compromiso gerencial y la actualización del direccionamiento estratégico de la ESE Hospital Universitario de Santander. Los temas tratados durante la jornada se basaron en la política de atención centrada en el usuario y la política de humanización, como temas de vital importancia para brindar un servicio de calidad a cada uno de los pacientes, familiares y visitantes de la institución. Estas políticas se encuentran contenidas en el artículo cuarto de la resolución, en el cual se identifica el compromiso de la Gerencia con la prestación de servicios de salud con óptima calidad, las cuales serán las responsables de motivar al equipo de colaboradores en la implementación de los estándares del Sistema Único de Acreditación en la E.S.E HUS. Los colaboradores de la Institución recibieron formación sobre Evaluación del desempeño, que estuvo a cargo de la Escuela Superior de Administración Pública (ESAP) y liderada por la Unidad Funcional de Talento Humano ESE Hospital Universitario de Santander (HUS), se realizó con el fin de dar a conocer a los servidores públicos, y en general al personal, de todo lo relacionado con el proceso de Evaluación de desempeño, desde el punto de vista del sector público. Se realizan jornadas de inducción institucional a todo el personal de la ESE HUS incluyendo estudiantes, con el fin de dar a conocer los diferentes procesos y procedimientos existentes en la organización y brindar información de importancia para su quehacer diario tratándose temas como: atención humanizada, ética de enfermería, seguridad de la persona, hospital verde, aspectos claves de salud ocupacional, calidad del cuidado de enfermería, seguridad del paciente, emergencias y desastres, manejo de dispositivos de apoyo biomédico y vigilancia epidemiológica, cada uno presentado por el personal idóneo de la Institución. Las inducciones brindadas al personal que ingresa a la Institución son de vital importancia, pues fortalece todas las áreas de conocimiento de los nuevos colaboradores con el fin de que se alinean con las políticas y procesos existentes que encaminan a llevar con éxito el ciclo de preparación para la acreditación. La ESE HUS cuenta con el Plan Institucional de Capacitación -PIC 2014- diseñado por el proceso de gestión del talento humano y puesto en marcha por el grupo de formación HUS adscrito a dicho proceso, donde se realizan jornadas de capacitación a todo el personal de la ESE HUS en las diferentes modalidades en temas como: Formación de auditores internos en sistemas de gestión, Plan de Desarrollo y Direccionamiento Estratégico en la ESE HUS, Sistema Único de Habilitación, Plataforma estratégica, estándares de direccionamiento y plan de desarrollo, Formulación y Evaluación de Proyectos de Desarrollo, formación sobre seguridad del paciente, manejo de conflictos y la colectivización de las
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políticas de seguridad del paciente, gestión del riesgo y prestación del servicio El Hospital Universitario de Santander (HUS) superó la grave crisis que impedía cumplir con las obligaciones, "el Hospital goza de una salud financiera apropiada que nos permite cumplir los compromisos, como pago de salarios y a proveedores". En cuanto a la administración del riesgo el Hospital sigue la metodología del Departamento Administrativo y de la Función Pública, cuenta con un manual de riesgo en donde se consagra la política de riesgo y la metodología para la valoración de los mismos. Se realizan seguimientos periódicos, se revisan y se ajustan cada año. El cumplimiento del componente de Administración de Riesgos de la Entidad cuenta con el Plan de Manejo de Riesgos Institucional como la herramienta para el análisis y gestión de riesgos internos y externos, se encuentran publicados en la página Web. Se realiza seguimiento trimestral al cumplimiento de las políticas de Riesgo a cada uno de los procesos de la Entidad. Con respecto al control de gestión, el Hospital ha venido trabajando en la actualización y creación de guías, procedimientos, protocolos, para la socialización y aplicación por todos los servidores del Hospital, con el fin de iniciar auditorías permanentes verificando la adherencia a guías, protocolos y procedimientos en los proceso asistenciales, con el fin de mejorar la calidad en la prestación de los servicios al usuario. El Hospital cuenta con un portafolio de servicios de acuerdo a su nivel de complejidad, se realizó depuración y actualización del mismo por lo que se incluyeron procedimientos que antes no se realizaban en el hospital y se realizó su respectiva socialización para una buena contratación. Módulo Evaluación y Seguimiento
Persiste el incumplimiento de la oportunidad en las respuestas de los requerimientos de los usuarios por parte de algunos Servicios. En la página Web no existe un lugar plenamente visible, un enlace a la sección de trámites y servicios de la Entidad, donde se proporcione un listado con el nombre de cada trámite o servicio. La entidad debe fortalecer la cultura del autocontrol dando aplicabilidad a los principios de autogestión y autorregulación, al igual que el elemento planes de mejoramiento individuales. Persiste la falta de compromiso por parte de los líderes de algunos procesos con respecto a la formulación y ejecución de los planes de mejoramiento de Auditorías y Rondas de Seguridad realizadas por la Oficina Asesora de Control Interno y la Oficina de Calidad. Avances
Las actividades y auditorías a los procesos de cada una de las áreas se realizan de acuerdo a los procedimientos documentados y aprobados por el Comité de Calidad. Se sigue haciendo acompañamiento por parte de la Oficina Asesora de Control Interno, a las diferentes dependencias de la Entidad. Se coordinó el envío del segundo informe trimestral año 2014 a la Contraloría Departamental, acerca de los avances de los Planes de Mejoramiento Vigencias 2008, 2010, 2011 y 2012. Actualmente se está en proceso actualización del nuevo modelo MECI en cinco fases: de conocimiento, Diagnostico, Planeación y actualización, Ejecución y Seguimiento adicional al entrenamiento técnico y capacitación de autocontrol La Entidad ha dado cumplimiento a todos los informes de avances de planes de mejoramiento institucionales producto de las auditorias de la Contraloría Departamental.
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Dificultades
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La dinámica del Hospital es permanente para realizar el control de gestión de su plan, esta se realiza de manera participativa con Directores y Líderes de proceso en instancias como: Comité ampliado de Gerencia, Junta Directiva, Comités Financieros, entre otros. En cuanto a Acreditación, se realizó seguimiento y cierre del primer ciclo de autoevaluación enmarcado dentro de las dimensiones de Enfoque, Implementación y Resultado, arrojando los siguientes resultados por grupo de estándares: Nº ACCIONES DE MEJORAMIENTO
COMPLETAS
% DE CUMPLIMIENTO
Direccionamiento
29
20
69%
Gerencia
23
18
78%
Ambiente Físico
3
3
100%
Talento Humano
26
24
92%
Gerencia de la Información
24
9
38%
Gestión de la Tecnología
7
6
86%
PACAS
44
19
43%
Habilitación y Rehabilitación
24
10
42%
Mejoramiento de la calidad
10
9
90%
TOTAL
190
118
62,1%
GRUPO DE ESTANDARES
Este resultado corresponde al cumplimiento de ejecución de acciones de mejoramiento definidas para el mes de Agosto de 2014. Se realiza seguimiento al avance del POA en la ESE HUS. La Oficina de Control Interno ha realizado acompañamiento a la Oficina de Calidad en sus Rondas de Seguridad en los Servicios. Se realizaron las siguientes auditorías durante el período Mayo - Agosto de 2014 de acuerdo al Plan de Auditorías de la Oficina Asesora de Control Interno, el cual fue aprobado mediante comité: - Auditoría al Proceso de Almacén - Inventario de Almacén General - Auditoría al Proceso de Farmacia - Inventario de Farmacia - Auditoría al Proceso de Contratación - Auditoría al Proceso de Mantenimiento – Planta Física - Auditoría al Proceso de Mantenimiento – Equipos Biomédicos - Seguimiento a Obra de Reforzamiento Estructural - Auditoría al Proceso de Servicios Básicos – Manejo de Residuos - Auditoría al Proceso de Presupuesto
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Auditoría al Proceso de Cartera – Pagarés Auditoría Cajas Menores Auditoría Conciliaciones Bancarias Auditoría Retención en la Fuente Auditoría al Proceso de Cartera Eje transversal: Información y comunicación
Dificultades
El proceso de Gestión documental de la entidad ha brindado apoyo y asesoría a las dependencias en el manejo documental y de archivo, observando mejoras en los procesos. El Hospital a través Oficina de Atención al Usuario y Desarrollo Institucional, administra las quejas, reclamos, sugerencias, peticiones o solicitudes que interponen los usuarios en los diferentes puntos de atención, vía telefónica, radicación en ventanilla, o por medio de la página web www.esebosa.gov.co link contáctenos. Con el fin de diseñar las medidas necesarias en pro de garantizar los servicios que la Institución presta a los usuarios. La Oficina de Atención al Usuario periódicamente genera reportes de seguimiento de respuesta a las peticiones, quejas, reclamos y sugerencias presentados por los usuarios. El Hospital cuenta con medios de comunicación permanentes como el Intranet, internet, Spak, El Plan de Comunicaciones del Hospital está bajo la coordinación de la Oficina Desarrollo Institucional, en éste se definen las estrategias en materia de comunicación y divulgación de información, que se desarrollan para apoyar el logro de los objetivos institucionales y por procesos. La Oficina de Atención al Usuario ha desarrollado su gestión brindando información oportuna y veraz a los usuarios, mediante diferentes estrategias y a través de varios canales cono la página web, las carteleras institucionales, reuniones informativas, plegables y boletines. Esta Oficina responde de manera oportuna y de acuerdo con su objetivo institucional a las necesidades de información que brindan las diferentes áreas y procesos, a través de las herramientas de comunicación y conforme a los públicos de interés; mantiene actualizada la información en el sitio web y gestiona la información oficial a través del correo electrónico. A partir de las políticas fijadas en materia de Comunicación la entidad debe establecer mecanismos internos y externos para socializar la información generada, esto es, diseñar un Plan de Medios de Comunicación. El componente de información se soporta en procesos documentados para el manejo, administración y control de documentos y correspondencia externa recibida y enviada. Se sigue con la actualización del Sistema de Información de la E.S.E. Hospital Universitario de Santander que involucra la Sistematización de la Historia Clínica y demás procesos de la Entidad, con el objeto de garantizar la integridad de la Información. La Institución cuenta con Tablas de Retención Documental acorde a lo dispuesto en la Ley 594 de 2000, las cuales han sido aprobadas a nivel interno facilitando la organización de los archivos de gestión y documentación institucional.
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Obtener un compromiso total por parte de los directivos, funcionarios y contratistas para participar en los procesos de aprendizaje, capacitación, socialización e interiorización del SIG a través de las jornadas y actividades organizadas. Avances
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Estado general del Sistema de Control Interno La Oficina Asesora de Control Interno de la E.S.E. Hospital Universitario de Santander, en cumplimiento a normas de Control Interno, realiza evaluación permanente a los Procesos Institucionales de la Entidad con el objetivo de verificar la adopción de las medidas necesarias que garanticen óptimos niveles de eficiencia y eficacia en todos los elementos del Sistema y contribuir en la toma de decisiones efectivas para el desarrollo de la Organización. Se ha verificado que cada uno de los componentes de la estructura del Sistema de Control Interno exista, cumpliendo estándares generales, siendo interiorizados, implementados y aplicados efectivamente en la Institución. Se avanza hacia el mejoramiento continuo con estándares de Calidad según el Sistema Único de Acreditación (SUA). El alcance de la evaluación tiene como propósito establecer el logro en la implementación y el desarrollo de los dos (2) módulos, el eje transversal, los seis (6) Componentes y los trece (13) elementos del nuevo Modelo Estándar de Control Interno. El Sistema de Control Interno del Hospital Universitario de Santander, ha mejorado de forma continua desde su implementación, situación evidenciada principalmente en los resultados de los conceptos de las auditorías externas, resultantes del cumplimiento de las acciones y compromisos adquiridos en los planes de mejoramiento definidos con los entes de control. La entidad viene avanzando significativamente en el desarrollo del módulo de evaluación, contándose con el compromiso y respaldo de la alta dirección frente a los resultados de la evaluación independiente y del proceso de auditorías, en pro del mejoramiento continuo. La Oficina Asesora de Control Interno dictamina que se ha evaluado el Sistema de Control Interno de la E.S.E. Hospital Universitario de Santander en sus diferentes Subsistemas, Componentes y Elementos, encontrando que el nivel de implementación del MECI continúa manteniéndose en un nivel ADECUADO.
INFORME PORMENORIZADO DEL ESTADO DEL CONTROL INTERNO - LEY 1474 DE 2011 Período evaluado: Jefe de Control Interno, o quien haga sus veces:
JULIO HERNÁN VILLABONA VARGAS 1 DE SEPTIEMBRE – 31 DE DICIEMBRE 2014 Fecha de elaboración: ENERO 2015
De conformidad con las disposiciones contenidas en el artículo 9º de la Ley 1474 de 2011, el Jefe de Control Interno de la E.S.E Hospital Universitario de Santander presenta a continuación el informe sobre el estado del control interno en la Entidad, correspondiente al periodo de septiembre a diciembre 2014
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TERCER INFORME EJECUTIVO CUATRIMESTRAL 2014 CONTROL INTERNO
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Módulo Control de Planeación y Gestión Componentes y elementos que permiten asegurar razonablemente que durante la planeación y la ejecución se tienen los controles necesarios para su realización
No se cuenta con instancias de participación para todos los colaboradores donde se dé a conocer de manera permanente aspectos éticos y se verifique su comprensión. Escasas estrategias para superar las barreras en la divulgación y socialización de la gestión ética en la ESE HUS. Poca aceptación para el logro del cambio y el mejoramiento continuo que requiere la Institución. Se evidencia que varios centros de costos están reflejando déficit o pérdidas y otros están generando un margen de utilidad mínimo que no alcanza al punto de equilibrio entre los costos y las ventas. Debilidad en el modelo de contratación para así asignar tareas y responsabilidades del activo fijo. Debilidad en la comunicación y engranaje de las diferentes dependencias de la entidad. Debilidad en la radicación en la glosa inicial. Se debe actualizar el manual de operaciones de la ESE HUS (Manual de procedimientos.- Manual de Calidad), el cual debe ser adoptado para la Institución mediante un acto administrativo. Se recomienda utilizar los elementos de protección personal para la adecuada realización de las actividades que se ejecutan en el área de Lavandería. Debido a los constantes daños que se presentan en las máquinas que se encuentran en el área de lavandería (Calandria, máquinas de lavado), se recomienda tener en cuenta la opción de tercerizar el servicio con el fin de garantizar su adecuado funcionamiento. Se observa deterioro en los carros recolectores de ropa hospitalaria de la E.S.E. Hospital Universitario de Santander. La Institución no cuenta con un espacio específico adecuado para almacenar residuos químicos, estos son almacenados en cada servicio hasta que la empresa contratista realiza la recolección de los mismos Se recomienda ejercer mayor control por parte de los coordinadores e interventores de los contratos de aseo y realizar vigilancia sobre el personal encargado, pasando de manera periódica a revisar las labores desempeñadas por los ejecutores del proceso en las diferentes áreas de la E.S.E. Hospital Universitario de Santander Durante el seguimiento efectuado al Plan de anticorrupción y Atención al ciudadano se observó que no se evidencia la gestión realizada por el comité Antitrámites de la Entidad, poco avance en la actualización del SUIT y no se ha implementado la estrategia de Gobierno en Línea. Avances Se realiza seguimiento a la actualización del Modelo Estándar de Control Interno en la E.S.E HUS Se está implementando el módulo de costos en aras de cumplir con las observaciones dejados por la Contraloría General de Santander. La institución ha establecido a través de la red interna un cronograma para la difusión y despliegue de los principios y
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Dificultades
valores, el cual consiste en la presentación de plantillas con información alusiva a temas como la planeación estratégica, políticas de operación y principios y valores de la ESE HUS. Se cuenta con información referente a la planeación estratégica en el módulo “nuestra institución”, además de la disponibilidad del módulo “plan anticorrupción” en su página web www.hus.gov.co. La ESE HUS cuenta con un Comité de Ética Hospitalaria creado mediante resolución número 505 de octubre de 2008. Este se reúne mensualmente para tratar temas relacionados con la gestión ética. Conformación del Equipo de Humanización que sirve de apoyo en la aplicación de la Política de Humanización y contribuye a la calidad de la prestación del servicio. La ESE HUS estableció su Política de Humanización y un Decálogo hacia el buen trato del usuario y sus familiares. La Institución ha establecido planes de acción anuales en los cuales se definen las metas a cumplir con respecto al Plan de Desarrollo Hospital Universitario de Santander y se aprueba el Plan Operativo Anual (POA) para la vigencia 2014 mediante acuerdo de junta directiva número 032 de 2014. Contratación de servicios con la mayoría de aseguradoras del Sistema General de Seguridad Social en Salud. La Institución ejecuta el plan de implementación del modelo de operación por procesos liderado por el proceso de Gestión del Mejoramiento Continuo, y en colaboración con cada uno de los procesos de la Entidad, se han elaborado las caracterizaciones correspondientes a cada uno de ellos, lo anterior a través de reuniones y mesas de trabajo en donde participó el líder del proceso, un profesional adscrito al área del proceso en cuestión y un ingeniero industrial adscrito al proceso de Gestión del Mejoramiento Continuo. La Institución creo el procedimiento de seguimiento y medición de indicadores del Sistema de Gestión de Calidad, en el cual se establecen las actividades de seguimiento, medición, análisis de datos y mejora continua. La ESE HUS ha establecido dentro sus procedimientos los indicadores de gestión como elemento de control, los cuales son reportados mensualmente por los líderes de los procesos al Proceso de Gestión del Mejoramiento Continuo. Estos indicadores, se encuentran establecidos en la caracterización de cada proceso, son reportados a la superintendencia de salud, además son socializados y analizados en el comité de calidad, su periodicidad de cálculo y reporte es mensual para la mayoría de ellos. El proceso de Gestión del Mejoramiento Continuo, con el fin de ejecutar evaluación permanente de los procesos, ha establecido un programa de auditoría de procesos que se encuentra en vigencia actualmente y su desarrollo se encuentra a cargo del grupo de procesos. La ESE HUS adopta las políticas institucionales de operación, las cuales establecen el compromiso de la Gerencia con la prestación de servicios de salud con óptima calidad y serán estas las responsables de guiar al equipo de colaboradores en la implementación de los estándares del Sistema Único de Acreditación en la ESE HUS La Institución actualiza para el 2014 el mapa de riesgos por procesos y se clasifican según el modelo de operación por proceso en estratégicos, misionales, apoyo y de control y evaluación. Se cuenta con el Plan de Gestión Integral de Residuos Hospitalarios y Similares (PGIRHS) donde está definido el diagrama de flujo de la ruta de residuos que se generan en la Institución según el Sistema Único de Acreditación Se realizan capacitaciones acerca de segregación de residuos hospitalarios y similares en los diferentes servicios. La ESE HUS con el propósito de dar cumplimiento con la resolución 743 del 17 de diciembre de 2013, resolución 414 de 8 de septiembre de 2014, emanada por la Contaduría General de la Nación en cuanto implementación de las NICSP, en su periodo de preparación se encuentra en proceso de capacitación a los diferentes funcionarios involucrados en la verificación y transformación de la información contable. El Hospital cuenta con indicadores que le permiten medir el grado de avance en el logro de las metas de los planes operativo y de gestión. De otra parte cada área es responsable del seguimiento a los resultados de los indicadores establecidos en estos planes, resultados que sirven para la toma de decisiones por la Alta Dirección. Se confirmó con el Área de Talento Humano que el proceso de inducción para el personal que labora en la ESE HUS se encuentra en un 100% y el proceso de reinducción en un 90%.
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La ESE HUS cuenta con las caracterizaciones de los procesos de acuerdo al nuevo mapa de procesos institucional, e inició la actualización de los procedimientos adscritos a cada proceso. Se realiza capacitación de las políticas institucionales para definir el compromiso gerencial y la actualización del direccionamiento estratégico de la ESE Hospital Universitario de Santander. Los colaboradores de la Institución recibieron formación sobre Evaluación del desempeño, que estuvo a cargo de la Escuela Superior de Administración Pública (ESAP) y liderada por la Unidad Funcional de Talento Humano ESE Hospital Universitario de Santander (HUS), se realizó con el fin de dar a conocer a los servidores públicos, y en general al personal, de todo lo relacionado con el proceso de Evaluación de desempeño, desde el punto de vista del sector público. Se realizan jornadas de inducción institucional a todo el personal de la ESE HUS incluyendo estudiantes, con el fin de dar a conocer los diferentes procesos y procedimientos existentes en la organización y brindar información de importancia para su quehacer diario tratándose temas como: atención humanizada, ética de enfermería, seguridad de la persona, hospital verde, aspectos claves de salud ocupacional, calidad del cuidado de enfermería, seguridad del paciente, emergencias y desastres, manejo de dispositivos de apoyo biomédico y vigilancia epidemiológica, cada uno presentado por el personal idóneo de la Institución. Las inducciones brindadas al personal que ingresa a la Institución son de vital importancia, pues fortalece todas las áreas de conocimiento de los nuevos colaboradores con el fin de que se alinean con las políticas y procesos existentes que encaminan a llevar con éxito el ciclo de preparación para la acreditación. La ESE HUS cuenta con el Plan Institucional de Capacitación -PIC 2014- diseñado por el proceso de gestión del talento humano y puesto en marcha por el grupo de formación HUS adscrito a dicho proceso, donde se realizan jornadas de capacitación a todo el personal de la ESE HUS en las diferentes modalidades en temas como: Formación de auditores internos en sistemas de gestión, Plan de Desarrollo y Direccionamiento Estratégico en la ESE HUS, Sistema Único de Habilitación, Plataforma estratégica, estándares de direccionamiento y plan de desarrollo, Formulación y Evaluación de Proyectos de Desarrollo, formación sobre seguridad del paciente, manejo de conflictos y la colectivización de las políticas de seguridad del paciente, gestión del riesgo y prestación del servicio En cuanto a la administración del riesgo el Hospital sigue la metodología del Departamento Administrativo y de la Función Pública, cuenta con un manual de riesgo en donde se consagra la política de riesgo y la metodología para la valoración de los mismos. Se realizan seguimientos periódicos, se revisan y se ajustan cada año. El cumplimiento del componente de Administración de Riesgos de la Entidad cuenta con el Plan de Manejo de Riesgos Institucional como la herramienta para el análisis y gestión de riesgos internos y externos, se encuentran publicados en la página Web. Se realiza seguimiento trimestral al cumplimiento de las políticas de Riesgo a cada uno de los procesos de la Entidad. Con respecto al control de gestión, el Hospital ha venido trabajando en la actualización y creación de guías, procedimientos, protocolos, para la socialización y aplicación por todos los servidores del Hospital, con el fin de iniciar auditorías permanentes verificando la adherencia a guías, protocolos y procedimientos en los proceso asistenciales, con el fin de mejorar la calidad en la prestación de los servicios al usuario. El Hospital cuenta con un portafolio de servicios de acuerdo a su nivel de complejidad, se realizó depuración y actualización del mismo por lo que se incluyeron procedimientos que antes no se realizaban en el hospital y se realizó su respectiva socialización para una buena contratación.
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Módulo Evaluación y Seguimiento Considera aspectos que permiten valorar la efectividad del control interno, la eficiencia, eficacia y efectividad de los proceso, el nivel de ejecución de los planes, programas y proyectos, y los resultados de la gestión. Dificultades
En la página Web no existe un lugar plenamente visible, un enlace a la sección de trámites y servicios de la Entidad, donde se proporcione un listado con el nombre de cada trámite o servicio. Persiste la falta de compromiso por parte de los líderes de algunos procesos con respecto a la formulación y ejecución de los planes de mejoramiento de Auditorías y Rondas de Seguridad realizadas por la Oficina Asesora de Control Interno y la Oficina de Calidad.
Las actividades y auditorías a los procesos de cada una de las áreas se realizan de acuerdo a los procedimientos documentados y aprobados por el Comité de Calidad. Se sigue haciendo acompañamiento por parte de la Oficina Asesora de Control Interno, a las diferentes dependencias de la Entidad. Se coordinó el envío del primer informe trimestral vigencia 2013 a la Contraloría Departamental Actualmente se está en proceso de seguimiento a la actualización del nuevo modelo MECI en cinco fases: de conocimiento, Diagnostico, Planeación y actualización, Ejecución y Seguimiento adicional al entrenamiento técnico y capacitación de autocontrol. La Entidad ha dado cumplimiento a todos los informes de avances de planes de mejoramiento institucionales producto de las auditorias de la Contraloría Departamental. La dinámica del Hospital es permanente para realizar el control de gestión de su plan, esta se realiza de manera participativa con Directores y Líderes de proceso en instancias como: Comité ampliado de Gerencia, Junta Directiva, Comités Financieros, entre otros. Verificados los módulos contable y de tesorería en el sistema de información Dinámica Gerencial Hospitalario – DGH.NET, no existen diferencias en el saldo de caja principal, que evidencien un manejo no confiable y razonable de estos recursos. Se verificaron las cajas menores de. Gerencia, Farmacia, mantenimiento y Almacén se evidenciaron las resoluciones, las cuales se encuentran vigentes a la fecha y están debidamente asignadas. Es importante que los gastos de caja menores se legalicen de acuerdo a la normatividad prevista en las resoluciones. Se verifico la existencia del comité de sostenibilidad contable basándose en la resolución número 119 de 2006 emitida por la Contaduría General de la Nación la ESE HUS mediante resolución interna creo este comité con el objeto de estudiar y evaluar las partidas que deban ser incorporadas y/o retiradas de los Estados Contables, y que no representen derechos, bienes u obligaciones para el Hospital y adelantar las gestiones administrativas necesarias para depurar la información contable, de manera que los Estados contables revelen en forma fidedigna la realidad económica, financiera y patrimonial de la ESE HUS. La ESE HUS rinde oportunamente los informes a la DIAN entre ellos Retención en la Fuente, Reteica, Rete Cre, Rete Iva e información exógena. En cuanto a Acreditación, se realizó seguimiento y cierre del primer ciclo de autoevaluación enmarcado dentro de las
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Avances
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dimensiones de Enfoque, Implementación y Resultado, arrojando los siguientes resultados por grupo de estándares: Nº ACCIONES DE MEJORAMIENTO
COMPLETAS
% DE CUMPLIMIENTO
Direccionamiento
72
61
85%
Gerencia
46
40
87%
Ambiente Físico
46
46
100%
Talento Humano
48
43
90%
Gerencia de la Información
34
18
53%
Gestión de la Tecnología
25
24
96%
PACAS
221
167
76%
Habilitación y Rehabilitación
52
37
71%
Mejoramiento de la calidad
26
25
96%
TOTAL
571
461
80,7%
GRUPO DE ESTANDARES
Se realiza seguimiento al avance del POA en la ESE HUS. La Oficina de Control Interno ha realizado acompañamiento a la Oficina de Calidad en sus Rondas de Seguridad en los Servicios. Se realizaron las siguientes auditorías durante el período Septiembre a Diciembre de 2014 de acuerdo al Plan de Auditorías de la Oficina Asesora de Control Interno, el cual fue aprobado mediante comité: - Inventario de Almacén General - Inventario de Farmacia - Auditoría al Proceso de Gestión Directiva - Contratación - Auditoría al Proceso de Ambiente Físico - Servicios Básicos – Manejo de Residuos - Auditoría al Proceso de Gestión Financiera - Presupuesto - Auditoría al Proceso de Gestión Financiera - Cartera - Auditoría Cajas Menores - Auditoría Conciliaciones Bancarias - Auditoría Retención en la Fuente - Auditoría al Proceso de Gestión Financiera - Costos - Auditoría al Proceso de Gestión Integral de la Información – Gestión Documental - Auditoría al Proceso de Ambiente Físico – Aseo y desinfección - Auditoría al Proceso de Ambiente Físico – Lavandería
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Este resultado corresponde al cumplimiento de ejecución de acciones de mejoramiento definidas para el mes de Diciembre de 2014.
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-
Auditoría al Proceso de Ambiente Físico – Manejo de residuos hospitalarios y similares Auditoria al Proceso de Gestión Integral de la Información – Grupo de Sistemas
Eje transversal: Información y comunicación Vincula a la Entidad con su entorno, facilita la ejecución de sus operaciones internas y la participación directa del usuario. Dificultades
Debe sistematizarse, en lo posible, la consulta a los documentos del sistema de gestión de la calidad y el archivo, lo cual es de importancia para el funcionamiento de la ESE HUS. Deben publicarse en la página web los formularios oficiales relacionados con trámites de los ciudadanos. En cumplimiento a lo establecido por Gobierno en Línea se debe publicar el presupuesto en ejercicio que corresponde al aprobado de acuerdo con las normas vigentes aplicables por tipo de entidad. Se deben publicar los presupuestos de ingresos y gastos y sus ejecuciones al menos trimestralmente. Para la sección de Peticiones, Quejas y Reclamos de la página web institucional, se debe habilitar un enlace de ayuda en donde se detallen las características, requisitos y plazos de respuesta de cada tipo de solicitud de acuerdo con lo previsto en el Código Contencioso Administrativo, así mismo, se debe habilitar un mecanismo a través del cual el ciudadano pueda hacer seguimiento en línea a todas las solicitudes, peticiones, quejas y reclamos. La ESE HUS debe establecer una política y un plan de comunicación con los usuarios internos y externos, la cual debe contener los procesos, procedimientos, matriz de comunicaciones, guía de comunicaciones, proceso de comunicación organizacional, proceso de comunicación y convocatoria entre otros, y deben ser divulgados a todos los colaboradores de la ESE HUS. Obtener un compromiso total por parte de los directivos, funcionarios y contratistas para participar en los procesos de aprendizaje, capacitación, socialización e interiorización del SIG a través de las jornadas y actividades organizadas.
La ESE HUS mediante el proceso de Gestión del Mejoramiento Continuo y Gestión Integral de la Información en la aplicación del Sistema Obligatorio de Garantía de la Calidad, cuenta con los procedimientos de gestión documental de la calidad donde se almacena la documentación de los procesos y sus procedimientos, además se establecieron los procedimientos de archivo para el funcionamiento y gestión de la entidad. Los documentos del Sistema de Gestión de Calidad se pueden consultar en forma física o magnética y se cuenta con un sistema que incluye los componentes de talento humano, recursos físicos y tecnológicos. Para la consulta digital se hace uso de la plataforma Intranet, los colaboradores de la entidad cuentan con un usuario mediante el cual pueden consultar en el módulo documentos, todo lo referenciado anteriormente o dirigirse a la Oficina Asesora de Calidad, dependencia procesos, donde reposan dichos documentos. Para consultar el archivo se puede hacer de forma física o magnética, la información reposa en cada proceso según lo establecido para la gestión documental. Se cuenta con la dependencia de gestión documental que es quien archiva la documentación según las directrices. La ESE HUS, haciendo uso de su página web www.hus.gov.co, ha publicado la información relacionada con su planeación para que las partes interesadas y sus colaboradores la conozcan. La Institución publica en su página web los informes remitidos a la Contraloría sobre el Plan de Mejoramiento vigente
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Avances
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de la entidad de acuerdo con la periodicidad establecida por este organismo de control. En la página institucional se coloca a disposición todos los boletines y publicaciones emitidos periódicamente por la entidad, organizándolos del más reciente hacia atrás. Las herramientas Dinámica Gerencial y Xmartnet Intranet, se complementan con el proceso de gestión integral de la información y las funciones que le corresponden en la planeación y administración del sistema de información e infraestructura tecnológica de la ESE HUS. El proceso de Gestión documental de la entidad ha brindado apoyo y asesoría a las dependencias en el manejo documental y de archivo, observando mejoras en los procesos. El Hospital a través Oficina de Atención al Usuario y Desarrollo Institucional, administra las quejas, reclamos, sugerencias, peticiones o solicitudes que interponen los usuarios en los diferentes puntos de atención, vía telefónica, radicación en ventanilla, o por medio de la página web www.esebosa.gov.co link contáctenos. Con el fin de diseñar las medidas necesarias en pro de garantizar los servicios que la Institución presta a los usuarios. La Oficina de Atención al Usuario periódicamente genera reportes de seguimiento de respuesta a las peticiones, quejas, reclamos y sugerencias presentados por los usuarios. El Hospital cuenta con medios de comunicación permanentes como el Intranet, internet, Spak, El Plan de Comunicaciones del Hospital está bajo la coordinación de la Oficina Desarrollo Institucional, en éste se definen las estrategias en materia de comunicación y divulgación de información, que se desarrollan para apoyar el logro de los objetivos institucionales y por procesos. La Oficina de Atención al Usuario ha desarrollado su gestión brindando información oportuna y veraz a los usuarios, mediante diferentes estrategias y a través de varios canales cono la página web, las carteleras institucionales, reuniones informativas, plegables y boletines. Esta Oficina responde de manera oportuna y de acuerdo con su objetivo institucional a las necesidades de información que brindan las diferentes áreas y procesos, a través de las herramientas de comunicación y conforme a los públicos de interés; mantiene actualizada la información en el sitio web y gestiona la información oficial a través del correo electrónico. A partir de las políticas fijadas en materia de Comunicación la entidad debe establecer mecanismos internos y externos para socializar la información generada, esto es, diseñar un Plan de Medios de Comunicación. El componente de información se soporta en procesos documentados para el manejo, administración y control de documentos y correspondencia externa recibida y enviada. La Institución cuenta con Tablas de Retención Documental acorde a lo dispuesto en la Ley 594 de 2000, las cuales han sido aprobadas a nivel interno facilitando la organización de los archivos de gestión y documentación institucional.
La Oficina Asesora de Control Interno de la E.S.E. Hospital Universitario de Santander, en cumplimiento a normas de Control Interno, realiza evaluación permanente a los Procesos Institucionales de la Entidad con el objetivo de verificar la adopción de las medidas necesarias que garanticen óptimos niveles de eficiencia y eficacia en todos los elementos del Sistema y contribuir en la toma de decisiones efectivas para el desarrollo de la Organización. Se ha verificado que cada uno de los componentes de la estructura del Sistema de Control Interno exista, cumpliendo estándares generales, siendo interiorizados, implementados y aplicados efectivamente en la Institución. Se avanza hacia el mejoramiento continuo con estándares de Calidad según el Sistema Único de Acreditación (SUA). El alcance de la evaluación tiene como propósito establecer el logro en la implementación y el desarrollo de los dos (2) módulos, el eje transversal, los seis (6) Componentes y los trece (13) elementos del nuevo Modelo Estándar de Control
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Estado general del Sistema de Control Interno
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Interno. El Sistema de Control Interno del Hospital Universitario de Santander, ha mejorado de forma continua desde su implementación, situación evidenciada principalmente en los resultados de los conceptos de las auditorías externas, resultantes del cumplimiento de las acciones y compromisos adquiridos en los planes de mejoramiento definidos con los entes de control. La entidad viene avanzando significativamente en el desarrollo del módulo de evaluación, contándose con el compromiso y respaldo de la alta dirección frente a los resultados de la evaluación independiente y del proceso de auditorías, en pro del mejoramiento continuo. La Oficina Asesora de Control Interno dictamina que se ha evaluado el Sistema de Control Interno de la E.S.E. Hospital Universitario de Santander en sus diferentes Subsistemas, Componentes y Elementos, encontrando que el nivel de implementación del MECI continúa manteniéndose en un nivel ADECUADO.
INFORME ANUAL DE EVALUACIÓN CONTROL INTERNO CONTABLE VIGENCIA 2014 De conformidad con lo establecido en la resolución 357 del 23 de julio de 2008 expedida por la Contaduría General de la Nación, por la cual se adopta el procedimiento de control interno contable y reporte del informe anual de evaluación a la Contaduría general de la Nación, dentro del ámbito de aplicación del Régimen de Contabilidad Pública; la Oficina de Control Interno procedió aplicar la nueva estructura requerida para rendir dicho informe, mediante la página WEB de la Contaduría General de la Nación, instalación y actualización del chip. La fuente de información primaria lo constituyen los Estados Financieros de la ESE HUS soportados en los libros auxiliares, los registros contables, las conciliaciones bancarias, los informes de tesorería, los informes de ingresos y egresos, el control de inventarios y activos fijos.
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De acuerdo al informe anual de Evaluación de Control Interno Contable reportado a la Contaduría General de la Nación la calificación del sistema corresponde a 4.81
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REPORTE DE INFORMACION
Entidad:
E.S.E. HOSPITAL UNIVERSITARIO DE SANTANDER Ambito: GENERAL C.I.C.
Categoria: CONTROL INTERNO CONTABLE
Periodo: 2014 - 01-12
Formulario: CGN2007_CONTROL_INTERNO_CONTABLE Nivel...
1 1.1 1.2
1.3
1.4
1.5
1.6
NOMBRE .....EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO CONTABLE ........1.1 ETAPA DE RECONOCIMIENTO ........1.1.1 IDENTIFICACIÓN ..................1.SE TIENEN DEBIDAMENTE IDENTIFICADOS LOS PRODUCTOS DEL PROCESO CONTABLE QUE DEBEN SUMINISTRARSE A LAS DEMÁS ÁREAS DE LA ENTIDAD Y A LOS USUARIOS EXTERNOS? ..................2. SE TIENEN DEBIDAMENTE IDENTIFICADOS LOS PRODUCTOS DE LOS DEMÁS PROCESOS QUE SE CONSTITUYEN EN INSUMOS DEL PROCESO CONTABLE? ..................3. SE TIENEN IDENTIFICADOS EN LA ENTIDAD LOS PROCESOS QUE GENERAN TRANSACCIONES, HECHOS Y OPERACIONES Y QUE POR LO TANTO SE CONSTITUYEN EN PROVEEDORES DE INFORMACIÓN DEL PROCESO CONTABLE? ..................4. EXISTE UNA POLÍTICA MEDIANTE LA CUAL LAS TRANSACCIONES, HECHOS Y OPERACIONES REALIZADOS EN CUALQUIER DEPENDENCIA DEL ENTE PÚBLICO, SON DEBIDAMENTE INFORMADOS AL ÁREA CONTABLE A TRAVÉS DE LOS DOCUMENTOS
OBSERVACIONES
CALIFICACIÓN CALIFICACIÓN PROMEDIO POR POR DEL ACTIVIDAD(Unidad ETAPA(Unidad SISTEMA(Unidad ) ) ) 4.81 4.76
0 NA
4.92
SE IDENTIFICAN TODOS LOS 5 PRODUCTOS DEL PROCESO CONTABLE
SE TIENEN IDENTIFICADOS LOS PRODUCTOS DE LOS 5 DEMAS PROCESOS QUE SIRVEN DE INSUMOS AL PROCESO CONTABLE
5
SE TIENEN IDENTIFICADOS TODOS LOS PROCESOS
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CODIGO
CALIFICACIÓN ACTIVIDAD(Unidad )
SI EXISTEN POLITICAS 5 ADECUADAS PARA ESTA INFORMACION
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1.8
1.9
1.10
1.11
1.12
1.13
5
SI SE ESTA UTILIZANDO ESTA POLITICA DE MANERA QUE INTERACTUEN TODAS LAS DEPENDENCIAS
SI CADA TRANSACION TIENE 5 SU VALOR MONETARIO ESPECIFICO
5
SI EN CADA AREA SE ARCHIVN LOS SOPORTES DE LAS TRANSACIONES ECONOMICAS OCURRIDAS
SON ADECUADAS EN LA 4 MAYORIA DE LOS REGISTROS CONTABLES
LAS PERSONAS QUE SE ENCUENTRAN EN EL AREA CONTABLE NO ROTARON, POR LO TANTO SE MEJORO 5 EN EL CONOCIMEINTO Y CAPACITACION DE LA NORMATIVIDAD VIGENTE QUE RIGE LA CONTABILIDAD PUBLICA.
EL AREA CONTABLE SOCIALIZA LA IMPORTANCIA 5 DE ESTA NORMATIVIDAD Y ASESORA AL PERSONAL QUE LO REQUIERA
5 SE TIENE ESTABLECIDO EL
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1.7
FUENTE O SOPORTE? ..................5. SE CUMPLE LA POLÍTICA MEDIANTE LA CUAL LAS TRANSACCIONES, HECHOS Y OPERACIONES REALIZADOS EN CUALQUIER DEPENDENCIA DEL ENTE PÚBLICO, SON DEBIDAMENTE INFORMADOS AL ÁREA CONTABLE A TRAVÉS DE LOS DOCUMENTOS FUENTE O SOPORTE? ..................6. LOS HECHOS FINANCIEROS, ECONÓMICOS, SOCIALES Y AMBIENTALES REALIZADOS POR LA ENTIDAD CONTABLE PÚBLICA SON DE FÁCIL Y CONFIABLE MEDICIÓN MONETARIA? ..................7. LAS CIFRAS EXISTENTES EN LOS ESTADOS, INFORMES Y REPORTES CONTABLES SE ENCUENTRAN SOPORTADAS CON EL DOCUMENTO IDÓNEO CORRESPONDIENTE? ................8. SON ADECUADAS Y COMPLETAS LAS DESCRIPCIONES QUE SE HACEN DE LAS TRANSACCIONES, HECHOS U OPERACIONES EN EL DOCUMENTO FUENTE O SOPORTE? ................9. LAS PERSONAS QUE EJECUTAN LAS ACTIVIDADES RELACIONADAS CON EL PROCESO CONTABLE CONOCEN SUFICIENTEMENTE LAS NORMAS QUE RIGEN LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA? ..............10. LAS PERSONAS QUE EJECUTAN LAS ACTIVIDADES RELACIONADAS CON EL PROCESO CONTABLE CONOCEN SUFICIENTEMENTE EL RÉGIMEN DE CONTABILIDAD PÚBLICA APLICABLE PARA LA ENTIDAD? ..............11. LOS HECHOS
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1.14
1.15
1.16
1.17
1.18
1.19
1.20
..............12.LOS DOCUMENTOS FUENTE QUE RESPALDAN LOS HECHOS FINANCIEROS, ECONÓMICOS, SOCIALES Y AMBIENTALES CONTIENEN LA INFORMACIÓN NECESARIA PARA REALIZAR SU ADECUADA IDENTIFICACIÓN? ..............13. LOS HECHOS FINANCIEROS, ECONÓMICOS, SOCIALES Y AMBIENTALES QUE HAN SIDO OBJETO DE IDENTIFICACIÓN FUERON INTERPRETADOS DE CONFORMIDAD CON LO ESTABLECIDO EN EL RÉGIMEN DE CONTABILIDAD PÚBLICA? ........1.1.2. CLASIFICACIÓN ................14. LOS HECHOS FINANCIEROS, ECONÓMICOS, SOCIALES Y AMBIENTALES LLEVADOS A CABO EN LOS PROCESOS PROVEEDORES DE LA ENTIDAD HAN SIDO INCLUIDOS EN EL PROCESO CONTABLE? ................15. LOS HECHOS FINANCIEROS, ECONÓMICOS, SOCIALES Y AMBIENTALES REALIZADOS POR LA ENTIDAD CONTABLE PÚBLICA SON DE FÁCIL Y CONFIABLE CLASIFICACIÓN EN EL CATÁLOGO GENERAL DE CUENTAS? ................16. SON ADECUADAS LAS CUENTAS UTILIZADAS PARA LA CLASIFICACIÓN DE LAS TRANSACCIONES, HECHOS U OPERACIONES REALIZADAS POR LA ENTIDAD CONTABLE PÚBLICA? ................17. LA
SOPORTE REQUERIDO DE CADA TRANSACION TENIENDO EN CUENTA LO ESTABLECIDO EN LA CONTABILIDAD PUBLICA
LA INSTITUCION TIENE COMO POLITICA DAR CUMPLIMIENTO ESTRICTO AL REGIMEN DE CONTABILIDAD PUBLICA, EL CUAL INDICA QUE EL 5 DOCUMENTO FUENTE DEBE REFLEJAR INFORMACION IDONEA QUE PERMITA EL REGISTRO DE LA TRANSACCION EN FORMA REAL. SE DA CUMPLIMIENTO A LAS POLITICAS ESABLECIDAS POR LA ENTIDAD PARA EL DESARROLLO DE LAS 5 ACTIVIDADES DE CADA AREA DE CONFORMIDAD CON LO ESTABLECIDO EN EL REGIMEN DE CONTABILDIAD PUBLICA 0 NA
4.62
EN SU TOTALIDAD TODOS LOS HECHOS FINANCIEROS, ECONOMICOS, SOCIALES Y 5 AMBIENTALES SON INCLUIDOS EN EL PROCESO CONTABLE.
EXISTE AMPLIO CONOCIMIENTO DEL PLAN GENRAL DE CONTABILIDAD 5 PUBLICA Y SU APLICACION CON LAS TRANSACIONES QUE OCURREN EN LA ENTIDAD .
SE DA ESTRICTO CUMPLIMIENTO A LO EXPUESTO EN EL 5 CATALOGO GENERAL DE CUENTAS EN SU DESCRIPCION
5 LA ENTIDAD TIENEN COMO
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FINANCIEROS, ECONÓMICOS, SOCIALES Y AMBIENTALES QUE HAN SIDO OBJETO DE IDENTIFICACIÓN ESTÁN SOPORTADOS EN DOCUMENTOS IDÓNEOS Y DE CONFORMIDAD CON LA NATURALEZA DE LOS MISMOS?
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1.22
1.23
1.24
1.25
1.26
1.27
POLITICA DAR ESTRICTO CUMPLIMIENTO AL REGIMEN DE CONTABILDIAD PUBLICA Y TODA LA NORMATIVIDAD ADICIONAL EXPEDIDA POR LA CONTADURIA GENERAL DE L NACION
LA ENTIDAD LA INFORMACION SE ACTUALIZA DE ACUERDO A LA PAGINA WEB DE LA CONTADURIA GENERAL DE 5 LA NACION, COMO PRUEBA DE ELLO SE TIENE LOS INFORMES VALIDADOS REPORTADOS A LA CONTADURIA GEENRAL DE LA NACION.
LA ENTIDAD DA ESTRICTO 5 CUMPLIMIENTO AL REGIMEN DE CONTABILDAD PUBLICA
LA ENTIDAD REALIZA CONCILIACIONES BANCARIAS MENSUALMENTE, EFECTUANDO LOS AJUSTES 5 AL MES SIGUIENTE CON EXEPCION DEL MES DE DICIEMBRE QUE LOS AJUSTES LOS REALIZAN EN EL MISMO MES.
NO SE HAN ESTABLECIDO 2 POLITICAS PARA REALIZAR ESTAS CONCILIACIONES
0 NA
4.75
SE REALIZAN MENSUALMENTE CONCILIACIONES DE LA 5 INFORMACION CONTABLE CON CADA UNO DE LOS MODULOS QUE AFECTAN LA INFORMACION CONTABLE. 4 LA TOMA FISICA DE LOS
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1.21
CLASIFICACIÓN DE LAS TRANSACCIONES, HECHOS Y OPERACIONES CORRESPONDE A UNA CORRECTA INTERPRETACIÓN TANTO DEL MARCO CONCEPTUAL COMO DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL RÉGIMEN DE CONTABILIDAD PÚBLICA? ................18. EL EL CATÁLOGO GENERAL DE CUENTAS UTILIZADO PARA LA CLASIFICACIÓN DE LOS HECHOS FINANCIEROS, ECONÓMICOS, SOCIALES Y AMBIENTALES, CORRESPONDE A LA ÚLTIMA VERSIÓN PUBLICADA EN LA PÁGINA WEB DE LA CONTADURÍA GENERAL DE LA NACIÓN? ................19. SON ADECUADAS LAS CUENTAS Y SUBCUENTAS UTILIZADAS PARA LA CLASIFICACIÓN DE LAS TRANSACCIONES, HECHOS U OPERACIONES REALIZADAS ? ................20. SE ELABORAN Y REVISAN OPORTUNAMENTE LAS CONCILIACIONES BANCARIAS PARA ESTABLECER LOS VALORES OBJETO DE CLASIFICACIÓN, REGISTRO Y CONTROL DEL EFECTIVO? ................21. SE EJECUTAN PERIODICAMENTE CONCILIACIONES DE SALDOS RECÍPROCOS CON OTRAS ENTIDADES PÚBLICAS? ........1.1.3 REGISTRO Y AJUSTES ................22. SE REALIZAN PERIODICAMENTE CONCILIACIONES Y CRUCES DE SALDOS ENTRE LAS ÁREAS DE PRESUPUESTO, CONTABILIDAD, TESORERÍA, Y DEMÁS ÁREAS Y/O PROCESOS DE LA ENTIDAD? ................23. SE REALIZAN
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1.28
1.29
1.30
1.31
1.32
1.33
................24.LAS CUENTAS Y SUBCUENTAS UTILIZADAS REVELAN ADECUADAMENTE LOS HECHOS, TRANSACCIONES U OPERACIONES REGISTRADAS? ................25.SE HACEN VERIFICACIONES PERIODICAS PARA COMPROBAR QUE LOS REGISTROS CONTABLES SE HAN EFECTUADO EN FORMA ADECUADA Y POR LOS VALORES CORRECTOS? ................26. SE EFECTÚAN LOS REGISTROS CONTABLES EN FORMA CRONOLÓGICA Y GUARDANDO EL CONSECUTIVO DE LOS HECHOS, TRANSACCIONES U OPERACIONES REALIZADAS, CUANDO A ESTE ÚLTIMO HAYA LUGAR? ................27. SE GENERAN LISTADOS DE CONSECUTIVOS DE DOCUMENTOS PARA HACER VERIFICACIONES DE COMPLETITUD DE REGISTROS? ................28. SE CONOCE Y APLICA LOS TRATAMIENTOS CONTABLES DIFERENCIALES EXISTENTES ENTRE ENTIDADES DE GOBIERNO GENERAL Y EMPRESAS PÚBLICAS? ................29. EL PROCESO CONTABLE OPERA EN UN AMBIENTE DE SISTEMA DE INTEGRADO DE INFORMACIÓN Y ESTE FUNCIONA ADECUADAMENTE?
ELEMENTOS DE CONSUMO SE HACE SEMESTRAL, PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO SE HACE ANUAL Y ACTUALIZACION CADA TRES AÑOS. EN 2014 ESTA PENDIENTE ACTUALIZAR AVALUO DE BIENES MUEBLES E INMUEBLES. DE IGUAL MANERA LOS ACTIVOS FIJOS SE ENCUENTRAN EN PROCESO DE DEPURACION . LA ENTIDAD UTILIZA LAS CUENTAS Y SUBCUENTAS EXPUESTAS EN EL PLAN 5 GENERALDE CONTABILIDAD PUBLICA PARA EL SECTOR SALUD
SI, SE REALIZAN VERIFICACIONES 5 PERIODICAS Y DE EXISTIR ERROR SE REALIZAN LOS AJUSTES NECESARIOS
EL REGISTRO DE LAS TRANSACIONES SE REALIZAN UNA VEZ OCURRA 4 EL HECHO ECONOMICO, PERO SE REGISTRA CON LA CONFIRMACION DEL SISTEMA.
SE GENERAN LOS LISTADOS 5 NECESARIOS PARA REALIZAR ESTA TAREA .
SI SE CONOCEN Y APLICAN LOS TRATAMIENTOS DIFERENCIALES DE ACUERDO A LAS 5 CAPACITACIONES RECIBIDAS POR LA CONTADURIA GENERAL DE LA NACION EL PROGRAMA UTILIZADO PARA EL REGISTRO DE LAS TRANSACIONES 4 ECONOMICAS OCURRIDAS EN CADA UNO DE LOS MODULOS SE ENCUENTRAN DEBIDAMENTE INTEGRADOS
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PERIODICAMENTE TOMAS FÍSICAS DE BIENES, DERECHOS Y OBLIGACIONES Y SE CONFRONTA CON LOS REGISTROS CONTABLES PARA HACER LOS AJUSTES PERTINENTES?
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1.35
1.36
1.37
1.39
1.40
1.41
1.42
................31. LOS REGISTROS CONTABLES QUE SE REALIZAN TIENEN LOS RESPECTIVOS DOCUMENTOS SOPORTES IDONEOS? .............. 32. PARA EL REGISTRO DE LAS TRANSACCIONES, HECHOS U OPERACIONES SE ELABORAN LOS RESPECTIVOS COMPROBANTES DE CONTABILIDAD? .............. 33 LOS LIBROS DE CONTABILIDAD SE ENCUENTRAN DEBIDAMENTE SOPORTADOS EN COMPROBANTES DE CONTABILIDAD? ........1.2 ETAPA DE REVELACIÓN ........1.2.1 ELABORACIÓN DE ESTADOS CONTABLES Y DEMÁS INFORMES ................34. SE ELABORAN Y DILIGENCIAN LOS LIBROS DE CONTABILIDAD DE CONFORMIDAD CON LOS PARÁMETROS ESTABLECIDOS EN EL RÉGIMEN DE CONTABILIDAD PÚBLICA? ................35. LAS CIFRAS CONTENIDAS EN LOS ESTADOS, INFORMES Y REPORTES CONTABLES COINCIDEN CON LOS SALDOS DE LOS LIBROS DE CONTABILIDAD?
CADA TRANSACION ECONOMICA CUENTA CON 5 LOS SOPORTES IDONEOS, SUFICIENTES Y RESPECTIVOS
5
SI, PARA CADA REGISTRO DE LAS TRANSACIONES SE ELABORAN COMPROBANTES DE CONTABILIDAD
EN SU TOTALIDAD LOS LIBROS DE CONTABILIDAD CUENTAN CON E L SOPORTE 5 CORRESPONDIENTE A LOS COMPROBANTES DE CONTABILIDAD 0 NA
0 NA
4.92
4.85
SI, ESTAN DEBIDAMENTE IDENTIFICADOS LOS PARAMETROS ESTABLECIDOS EN EL 5 REGIMEN DE LA CONTADURIA PUBLICA PARA LA ELABORACION DE LOS LIBROS DE CONTABILIDAD LOS ESTADOS FINANCIEROS, INFORMES Y REPORTES SE ELABORAN 5 DE ACUERDO A LOS SALDOS REFLEJADOS EN LOS LIBROS DE CONTABILIDAD QUE GENERA EL SISTEMA
Nuestro compromiso es: Calidad y Eficiencia en el Servicio
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1.34
................30. SON ADECUADAMENTE CALCULADOS LOS VALORES CORRESPONDIENTES A LOS PROCESOS DE DEPRECIACIÓN, PROVISIÓN, AMORTIZACIÓN, VALORIZACIÓN, Y AGOTAMIENTO, SEGÚN APLIQUE?
AFECTANDO EL MODULO CONTABLE UNA VEZ OCURRE EL REGISTRO , SIN EMBARGO ESTE SISTEMA NECESITA DE MODIFICACIONES Y ACTUALIZACIONES SI, SON ADECUADOS LOS CALCULOS DE LOS VALORES CORRESPONDIENTES A LA DEPRECIACION LA CUAL SE REALIZA DE MANERA DIRECTA POR EL SISTEMA 5 DE ACUERDO A LA NORMATIVIDAD VIGENTE , LAS PROVISIONES Y VALORIZACIONES SE REALIZAN EN EL MOMENTO DE LA ACTUALIZACION DE PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO
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1.44
1.45
1.46
1.47
1.48
1.49
1.50
EL SISTEMA DGH.NET POR 4 SU COMPLEJIDAD NO SE HA IMPLEMENTADO EN UN 100%
5
LOS ESTADOS FINANCIEROS SE ELABORAN
LAS NOTAS EXPLICATIVAS A LOS ESTADOS FIANANCIEROS SE REALIZAN 5 DE ACUERDO A LA NORMATIVIDAD VIGENTE ESTABLECIDA EN LA CONTABILIDAD PUBLICA, LAS NOTAS A LOS ESTADOS CONTABLES REVELAN EN FORMA SUFICIENTE LA INFORMACION TIPO 5 CUALITATIVO, CUANTITATIVO Y FISICO DE LOS HECHOS Y OPERACIONES REALIZADAS EN LA ENTIDAD. UNA VEZ TERMINADOS LOS ESTADOS CONTABLES LAS NOTAS SON ELABORADAS 5 CON BASE EN LOS MISMOS, CRUZANDO LA INFORMACION RESPECTIVA
0 NA
5.00
EL AREA CONTABLE MENSUALMENTE ENTREGA EN FORMA OPORTUNA ESTADOS FINANCIEROS Y 5 SOPORTES CONTABLES A LA GERENCIA Y ENTES DE CONTROL DE ACUERDO A LA NORMATIVIDAD VIGENTE
ACTUALMENTE SE 5 PUBLICAN MENSUALMENTE LOS ESTADOS FINANCIEROS
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................36. SE EFECTÚA EL MANTENIMIENTO, ACTUALIZACIÓN Y PARAMETRIZACIÓN NECESARIOS PARA UN ADECUADO FUNCIONAMIENTO DEL APLICATIVO UTILIZADO PARA PROCESAR LA INFORMACIÓN? ................37. SE ELABORAN OPORTUNAMENTE LOS ESTADOS, INFORMES Y REPORTES CONTABLES AL REPRESENTANTE LEGAL, A LA CONTADURÍA GENERAL DE LA NACIÓN, A LOS ORGANISMOS DE INSPECCIÓN, VIGILANCIA Y CONTROL, Y A LOS DEMÁS USUARIOS DE LA INFORMACIÓN? ................38.LAS NOTAS EXPLICATIVAS A LOS ESTADOS CONTABLES CUMPLEN CON LAS FORMALIDADES ESTABLECIDAS EN EL RÉGIMEN DE CONTABILIDAD PÚBLICA? ................39. EL CONTENIDO DE LAS NOTAS A LOS ESTADOS CONTABLES REVELA EN FORMA SUFICIENTE LA INFORMACIÓN DE TIPO CUALITATIVO Y CUANTITATIVO FÍSICO QUE CORRESPONDE? ................40. SE VERIFICA LA CONSISTENCIA ENTRE LAS NOTAS A LOS ESTADOS CONTABLES Y LOS SALDOS REVELADOS EN LOS ESTADOS CONTABLES? ........1.2.2 ANÁLISIS, INTERPRETACIÓN Y COMUNICACIÓN DE LA INFORMACIÓN ................41. SE PRESENTAN OPORTUNAMENTE LOS ESTADOS, INFORMES Y REPORTES CONTABLES AL REPRESENTANTE LEGAL, A LA CONTADURÍA GENERAL DE LA NACIÓN, Y A LOS ORGANISMOS DE INSPECCIÓN, VIGILANCIA Y CONTROL? ................42.SE PUBLICA MENSUALMENTE EN LUGAR VISIBLE Y DE
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................46. SE ASEGURA LA ENTIDAD DE PRESENTAR CIFRAS HOMOGENEAS A LOS DISTINTOS USUARIOS DE LA INFORMACIÓN? ........1.3 OTROS ELEMENTOS DE CONTROL ........1.3.1 ACCIONES IMPLEMENTADAS ................47. SE IDENTIFICAN, ANALIZAN Y SE LE DA TRATAMIENTO ADECUADO A LOS RIESGOS DE ÍNDOLE CONTABLE DE LA ENTIDAD EN FORMA PERMANENTE? ................48. EXISTE Y FUNCIONA UNA INSTANCIA ASESORA QUE PERMITA GESTIONAR LOS RIESGOS DE ÍNDOLE CONTABLE? ................49. SE REALIZAN AUTOEVALUACIONES PERIÓDICAS PARA DETERMINAR LA EFECTIVIDAD DE LOS CONTROLES
POR MEDIO DE LA CARTELERA DE LA INSTITUCION QUE QUEDA EN UN LUGAR VISIBLE
MENSUALMENTE SE ELABORAN LOS INDICADORES FINANCIEROS BASICOS QUE INTERPRETAN 5 Y FACILITAN LA COMPRENSION DEL CONTENIDO DE LOS ESTADOS FINANCIEROS.
EL AREA CONTABLE ELABORA LOS ESTADOS FINANCIEROS , JUNTO CON 5 LAS NOTAS EXPLICATIVAS E INDICADORES FINANCIEROS.
5
LA HERRAMIENTA PRESUPUESTAL SE UTILIZA PARA CUMPLIR CON EL PROPOSITO DE GESTION
LA ENTIDAD PRESENTA SIEMPRE CIFRAS HOMOGENEAS A LOS 5 DIFERENTES USUARIOS DE LA INFORMACION Y REALIZA CONCILIACION PREVIA A LA PRESENTACION 0 NA 0 NA
4.75 4.75
AL REALIZAR MENSUALMENTE LA 5 CONCILIACION ENTRE LOS DIFERENTES MODULOS SE DETECTAN RIESGOS
LA REVISORIA FISCAL Y LA OFICINA DE CONTROL 5 INTERNO ASESORA , MITIGA LOS RIESGOS DE INDOLE CONTABLE LOS CONTROLES IMPLEMENTADOS PARA DETERMINAR LA 5 EFECTIVIDAD DE LA INFORMACION SON LAS CONCILIACIONES CON LOS
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FÁCIL ACCESO A LA COMUNIDAD EL BALANCE GENERAL Y EL ESTADO DE ACTIVIDAD FINANCIERA, ECONÓMICA, SOCIAL Y AMBIENTAL? ................43.SE UTILIZA UN SISTEMA DE INDICADORES PARA ANALIZAR E INTERPRETAR LA REALIDAD FINANCIERA, ECONÓMICA, SOCIAL Y AMBIENTAL DE LA ENTIDAD? ................44.LA INFORMACIÓN CONTABLE SE ACOMPAÑA DE LOS RESPECTIVOS ANÁLISIS E INTERPRETACIONES QUE FACILITAN SU ADECUADA COMPRENSIÓN POR PARTE DE LOS USUARIOS? ................45.LA INFORMACIÓN CONTABLE ES UTILIZADA PARA CUMPLIR PROPÓSITOS DE GESTIÓN?
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................50. SE HAN ESTABLECIDO CLARAMENTE NIVELES DE AUTORIDAD Y RESPONSABILIDAD PARA LA EJECUCIÓN DE LAS DIFERENTES ACTIVIDADES DEL PROCESO CONTABLE? ................51. LAS POLÍTICAS CONTABLES, PROCEDIMIENTOS Y DEMÁS PRÁCTICAS QUE SE APLICAN INTERNAMENTE SE ENCUENTRAN DEBIDAMENTE DOCUMENTADAS?
DIFERENTES MODULOS QUE AFECTAN EL AREA CONTABLE Y EL AUTOCONTROL EN CADA UNO DE LOS PROCESOS. LOS NIVELES DE AUTORIDAD Y RESPONSABILIDAD SE HAN ESTABLECIDO AL GRUPO DE 5 TRABAJO DE CONTABILIDAD Y CON UN CONTROL SUPERIOR POR PARTE DE LA PROFESIONAL UNIVERSITARIA CONTADOR. EXISTEN PROCESOS PARA EL GRUPO DE TRABAJO DE CONTABILDAD DEBIDAMENTE 5 DOCUMENTADOS DONDE SE DETALLAN LAS ACTIVIDADES QUE SE DEBEN EJECUTAR EN EL AREA CONTABLE
1.62
................52. LOS MANUALES DE POLÍTICAS, PROCEDIMIENTOS Y DEMÁS PRÁCTICAS CONTABLES SE ENCUENTRAN DEB
LOS PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DEL AREA CONTABLE SE ENCUENTRAN 5 DEBIDAMENTE DOCUMENTADOS, APROBADOS Y DOCUMENTADOS
1.63
................53. SE EVIDENCIA POR MEDIO DE FLUJOGRAMAS, U OTRA TÉCNICA O MECANISMO, LA FORMA COMO CIRCULA LA INFORMACIÓN A TRAVÉS DE LA ENTIDAD Y SU RESPECTIVO EFECTO EN EL PROCESO CONTABLE DE LA ENTIDAD?
EL MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS CONTIENEN LOS FLUJOGRAMAS QUE 5 PERMITEN CONOCER LA FORMA COMO CIRCULA LA INFORMACION CONTABLE DE LA ENTIDAD.
1.64
................54. SE HA IMPLEMENTADO Y EJECUTA UNA POLÍTICA DE DEPURACIÓN CONTABLE PERMANENTE Y DE SOSTENIBILIDAD DE LA CALIDAD DE LA INFORMACIÓN?
1.65
................55. LOS BIENES, DERECHOS Y OBLIGACIONES SE ENCUENTRAN DEBIDAMENTE INDIVIDUALIZADOS EN LA CONTABILIDAD, BIEN SEA POR EL ÁREA CONTABLE O EN BASES DE DATOS ADMINISTRADAS POR OTRAS DEPENDENCIAS?
1.66
................56. LOS COSTOS HISTÓRICOS REGISTRADOS EN LA CONTABILIDAD SON
EXISTEN POLITICAS Y SE IMPLEMENTO EL COMITE DE SOTENIBILDAD FINANCIERA Y CONTROL INTERNO 5 CONTABLE, IGUALMENTE ATRAVES DE LAS CONCILIACIONES SE MANTIENEN DEPURADA LA INFORMACION CONTABLE. LOS REGISTROS DE LOS HECHOS, TRANSACIONES Y OPERACIONES SE REALIZAN POR TERCEROS, REFLEJANDO DE ESTA FORMA LA INFORMACION 5 INDIVIDUALIZADA, ASI MISMO LOS BIENES SE REQUIEREN DETALLADOS , EL MODULO DE ACTIVOS FIJOS SUMINISTRA ESTA INFORMACION LOS COSTOS HISTORICOS 4 DE LOS ACTIVOS FIJOS SE ACTUALIZARON EL AÑO 2013
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IMPLEMENTADOS EN CADA UNA DE LAS ACTIVIDADES DEL PROCESO CONTABLE?
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................58. LOS FUNCIONARIOS INVOLUCRADOS EN EL PROCESO CONTABLE CUMPLEN CON LOS REQUERIMIENTOS TÉCNICOS SEÑALADOS POR LA ENTIDAD DE ACUERDO CON LA RESPONSABILIDAD QUE DEMANDA EL EJERCICIO DE LA PROFESIÓN CONTABLE EN EL SECTOR PÚBLICO?
1.69
................59. SE HA IMPLEMENTADO UNA POLÍTICA O MECANISMO DE ACTUALIZACIÓN PERMANENTE PARA LOS FUNCIONARIOS INVOLUCRADOS EN EL PROCESO CONTABLE Y SE LLEVA A CABO EN FORMA SATISFACTORIA?
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................60. SE PRODUCEN EN LA ENTIDAD INFORMES DE EMPALME CUANDO SE PRESENTAN CAMBIOS DE REPRESENTANTE LEGAL, O CAMBIOS DE CONTADOR? ................61. EXISTE UNA POLÍTICA PARA LLEVAR A CABO EN FORMA ADECUADA EL CIERRE INTEGRAL DE LA INFORMACIÓN PRODUCIDA EN TODAS LAS ÁREAS O DEPENDENCIAS QUE
SE CUENTA CON UN AREA CONTABLE BIEN 4 ESTRUCTURADA , SE EVIDENCIA NECESIDADES DE TIPO TEGNOLOGICO.
SE CUENTA CON PERSONAL IDONEO QUE CUMPLE CON LOS REQUERIMIENTOS TECNICOS SEÑALADOS POR LA ENTIDAD, MAS SIN EMBARGO SE OBSERVA FALTA DE CONOCIMIENTOS CONTABLES POR PARTE DE 4 ALGUNOS FUNCIONARIOS QUE MANIPULAN LA INFORMACION QUE AFECTA EL PROCESO. NO OBSTANTE CONTABILIDAD REVISA Y AJUSTA DE ACUERDO A LOS HECHO ECONOMICOS OCURRIDOS EN EL PERIODO. EN RAZON QUE LA INFORMACION CONTABLE TAMBIEN ES MANIPULADA POR PERSONAL CONTRATISTA , LOS CUALES NO SON CAPACITADOS EN SU TOTALIDAD POR ENTES EXTERNOS, SIN EMBARGO 4 SIEMPRE SE CONSULTA LA NORMATIVIDAD VIGENTE Y LA CONTADORA DE LA ENTIDAD RETROALIMENTA LA INFORMACION A CADA UNO DE LOS INVOLUCRADOS EN EL PROCESO.
5
CUANDO SE HACE CAMBIO DE REPRESENTANTE LEGAL DE LA ENTIDAD SE REALIZA EL RESPECTIVO EMPALME .
SE TIENE COMO POLITICA ADMINISTRATIVA EXPONER LA INFORMACION EN LA CUAL PARTICIPAN TODOS 5 LOS RESPONSABLES DEL PROCESO Y SE REALIZAN LAS CONCILIACIONES CORRESPONDIENTES.
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1.67
ACTUALIZADOS PERMANENTEMENTE DE CONFORMIDAD CON LO DISPUESTO EN EL RÉGIMEN DE CONTABILIDAD PÚBLICA? ................57 SE CUENTA CON UN ÁREA CONTABLE DEBIDAMENTE ESTRUCTURADA DE CONFORMIDAD CON LA COMPLEJIDAD, DESARROLLO TECNOLÓGICO Y ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL DE LA ENTIDAD?
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2.1
FORTALEZAS
2.2
DEBILIDADES
2.3
AVANCE OBTENIDOS
SI SE ENCUENTRA EN MEDIO MAGNETICO DE FACIL ACCESIBILIDAD PARA 5 IMPRIMIR Y CONSULTAR EN EL MOMENTO QUE SE REQUIERA.
SE DA CUMPLIMIENTO AL MANUAL DE PROCESO Y PROCEDIMIENTOS CONTABLES PARA EL DESARROLLO DE LAS NORMAS DE LA CONTADURIA GENERAL DE LA NACION CONTENIODAS EN EL REGIMEN DE CONTABILIDAD PUBLICA.SE EFECTUAN CONCILIACIONES Y EVALUACIONES PERIODICAS AL PROCESO CONTABLE.SE DA CUMPLIMIENTO A LAS POLITICAS ORIENTADAS PARA GARANTIZAR LA SOSTENIBILIDAD DEL 0 SISTEMA DE CONTABILIDAD.*SE CUENTA CON UN PERSONAL UNIVERSITARIO (CONTADOR) CON EXPERIENCIA Y AMPLIO CONOCIMIENTO EN EL AREA CONTABLE PUBLICA.*SE EVIDENCIA QUE LA INFORMACION REVELADA EN LOS ESTADOS FINANCIEROS CORRESPONDE CON LA REGISTRADA EN LOS LIBROS DE CONTABILIDAD REGLAMENTADOS EN EL PLAN GENERAL DE CONTABILIDAD PUBLICA SE NECESITA QUE EL PROGRAMA DGH.NET SEA TOTALMENTE INTEGRAL Y SE ESTABLEZCA UNA OPORTUNA ASESORIA Y MANTENIMEITNO DEL MISMO.COMPROMISOS Y 0 RESPONSABILIDAD EN CUANTO LA UTILIZACION DE LOS CONCEPTOS CONTABLES DE LOS FUNCIONARIOS QUE AFECTAN LA INFORMACION CONTABLE EN LOS DIFERENTES MODULOS 0 SE DA CUMPLIMIENTO CON
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1.72
GENERAN HECHOS FINANCIEROS, ECONÓMICOS, SOCIALES Y AMBIENTALES? ................62 LOS SOPORTES DOCUMENTALES DE LOS REGISTROS CONTABLES SE ENCUENTRAN DEBIDAMENTE ORGANIZADOS Y ARCHIVADOS DE CONFORMIDAD CON LAS NORMAS QUE REGULAN LA MATERIA?
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RESPECTO DE LAS EVALUACIONES Y RECOMENDACIONES REALIZADAS
2.4
RECOMENDACIONES
LOS PLANES DE MEJORA SUSCRITOS POR LA OFICINA DE CONTROL INTERNO Y LA CONTRALORIA GENERAL DE LA NACION. MEJORAR EL SERVICIO PRESTADO POR EL SERVIDOR DEL SISTEMA INTEGRADO CONTABLE DGH.NET , ESTABLECER UN SISTEMA INTEGRADO CON TODOS LAS AREAS QUE AFECTAN EL SISTEMA CONTABLE, CONTINUAR CON LA ACTUALIZACION Y 0 DEPURACION DEL INVENTARIO DE ACTIVOS FIJOS DE LA ENTIDAD.CAPACITAR Y ACTUALIZAR EN TEMAS CONTABLES AL PERSONAL VINCULADO MEDIANTE COOPERATIVAS QUE AFECTAN LA INFORMACION CONTABLE
SEGUIMIENTO A LOS PLANES DE MEJORAMIENTO DE LAS VIGENCIAS 2008-2010-2011-2012-2013 La Oficina de Control Interno ha venido realizando el seguimiento al cumplimiento de las acciones correctivas incorporadas en los Planes de Mejoramiento suscritos por la Entidad y aprobados por la Contraloría General de Santander referente al informe especial No. 000066 de agosto 25 de 2010 correspondiente a la vigencia 2008, del total de hallazgos está pendiente 1 del cual se reporto avance a 31 de diciembre de 2014 con porcentaje de cumplimiento del 99,91%
Se envió avance de cumplimiento de los hallazgos de la auditoria Gubernamental con enfoque integral modalidad especial No. 000108 vigencia 2011 donde de los 53 hallazgos sigue pendiente 1 con porcentaje de cumplimiento de 96.83% Según la auditoría Gubernamental con enfoque integral modalidad Regular No. 000056, vigencia 2012 de los 63 hallazgos siguen pendientes 15 que se reportaron en el último avance de seguimiento a 31 de diciembre de 2014. Referente a la auditoría Gubernamental con enfoque integral modalidad regular No. 000203 del 26 de noviembre de 2014, vigencia 2013, se presentó Plan de Mejoramiento y primer avance a 31 de diciembre de 2014 de los 23 hallazgos detectados y comunicados por la Contraloría General de Santander.
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De acuerdo a la auditoria Gubernamental con enfoque integral modalidad especial No. 000037, de septiembre 6 de 2011, vigencia 2010 del total de 13 hallazgos están pendientes 2, reportando avance a 31 de diciembre de 2014 con porcentaje de cumplimiento del 99 y 92% respectivamente.
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INFORME DE LABORES DE GESTIÓN DE LA OFICINA DE CONTROL INTERNO VIGENCIA 2014 La Oficina de Control Interno presenta a la Gerencia su plan de Auditorias anual a llevarse a cabo iniciando el año que es aprobado en el comité coordinador de control interno. Igualmente la oficina de control interno apoya a las demás oficinas y subgerencias de la entidad cuando así lo requieran y participa en los comités según lo programado por la Entidad y presenta a la Honorable Junta Directiva informe de seguimiento a la gestión de la Gerencia y los demás informes que sean requeridos por esta, por Gerencia y por información de terceros sobre presuntas irregularidades.
AUDITORIA ESTADOS FINANCIEROS o Se recomienda que al realizar la orden de pago se haga la transferencia el mismo día, de lo contrario se debe reversar esta transacción hasta que esté totalmente legalizada la cuenta. (conciliación aleatoria mes de julio) o Se reitera la recomendación de realizar revisiones periódicas entre tesorería y contabilidad, y el autocontrol diario de las transacciones realizadas. o Se recomienda llevar un control estricto de los activos fijos de cada dependencia de tal manera que estos activos coincidan con lo reportado en el registro individualmente del sistema DGH.NET, de igual manera seguir con el proceso de depuración de los activos Fijos de la ESE HUS que no fueron depreciados en su totalidad; Se solicita presentar a la Oficina Asesora de Control Interno un plan de mejora mensualmente en la que evidencie avances de dicha depuración mediante un cronograma de tiempos para su ejecución. o Se recomienda revisar los sistemas de costeo aplicados y sus puntos de equilibrio a los diferentes servicios para determinar los ajustes pertinentes y se revise la forma de optimizar las utilidades de los servicios que generan mayor ventas.
AUDITORIA FACTURACION o Se RECOMIENDA al interventor del contrato y los involucrados en el procesos de Facturación hacer seguimiento, control y supervisión a la facturación sin radicar de vigencias anteriores y la actual vigencia en aras de evitar pérdidas significativas que conlleven a posibles detrimentos patrimoniales, presentar mensualmente a la Oficina Asesora de Control Interno los avances mensuales de la gestión realizada para mitigar la facturación pendiente por radicar. Por lo anteriormente expuesto el Hallazgo que quedo de la vigencia anterior permanece vigente o Con respecto al seguimiento de la auditoría practicada en septiembre de 2013 en cuanto la GLOSA INICIAL ; Se evidencia que en vez de disminuir las glosa se incrementó de manera sustancial, por ende se continua con la RECOMENDACION de hacer un plan de mejora tomando medidas preventivas, correctivas y evaluación continua de la gestión realizada mediante un cronograma de tiempos que evidencien los avances obtenidos a corto plazo, con el fin de minimizar el número de glosas realizadas de las ERP a la ESE HUS, y presentar mensualmente a la Oficina Asesora de Control Interno las gestiones
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Conforme al Plan de Auditorias vigencia 2014 mencionado en el Primer Informe Ejecutivo cuatrimestral 2014 se relacionan las recomendaciones más relevantes de las auditorias ejecutadas por la Oficina Asesora de Control Interno:
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o
AUDITORIA TESORERIA Y CONCILIACIONES BANCARIAS o Se continua con la RECOMENDACION efectuada en pasadas auditorias en cuanto: al realizar la orden de pago se haga la transferencia el mismo día, de lo contrario se debe reversar esta transacción hasta que esté totalmente legalizada la cuenta. o Se Continua con la RECOMENDACIÓN de realizar revisiones periódicas entre tesorería y contabilidad, el AUTOCONTROL diario, y efectuar seguimiento a los movimientos o transacciones realizadas en el día con el fin de poder determinar los errores e inmediatamente poderlos corregir.
AUDITORIA PRESUPUESTO o Se RECOMIENDA revisar la ejecución de gastos y verificar las diferencias que se presentan en el auxiliar o detalle de las cuentas ya que en pruebas aleatorias cotejeando la información suministrada por presupuesto (ejecución de gastos a 30 d junio de 2014) y los auxiliares o detalles de la cuentas descargados por al profesional de sistemas a 30 de junio de 2014 presenta diferencias en algunos códigos. (ver cuadro 1 Disponibilidades, cuadro 2 compromisos, cuadro 3 obligaciones). o Se RECOMIENDA se depuren el auxiliar a detalles de las cuentas por pagar constituidas de vigencias anteriores ya que lo reportado en contabilidad difiere a lo reportado por presupuesto a junio 30 de 2014. o Se Recomienda se revise con el área de sistemas la viabilidad de generar los reportes de auxiliares mensuales de las ejecuciones presupuestales de ingresos y gastos y que estos archivos puedan ser guardados mensualmente en el módulo de presupuesto como evidencia a corte de cada mes. o Se RECOMIENDA a las Unidades Gestoras realice mayor control y seguimiento a las cuentas constituidas por pagar de contratos de vigencias anteriores que ya fueron ejecutados por los diferente proveedores en aras de depurar estas cuentas, y dar cumplimento con recomendaciones realizadas por la Contraloría General de Santander. o Se RECOMIENDA se deje evidencia de los libros auxiliares mensuales de cada cuenta, o rubro que soporta la ejecución presupuestal mensual de gastos e ingresos.
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realizadas al respecto. Por lo anteriormente expuesto el Hallazgo que quedo en la vigencia anterior permanece vigente. En cuanto a los INGRESOS ABIERTOS se sigue con la RECOMENDACIÓN, de presentar a la oficina Asesora de Control Interno Plan de mejora mensual en el cual estipule tiempos y mediciones de cumplimiento con el fin de minimizar los porcentajes de ingresos abiertos no justificados y así mismo programar reuniones y capacitaciones con los liquidadores para que oportunamente agilicen la consecución de los soportes de la cuenta , realicen el autocontrol y seguimiento al cerrar los ingresos y así evitar reprocesos, los cuales entorpecen el oportuno recaudo para el ESE HUS. Por lo anteriormente expuesto el Hallazgo que quedo en la vigencia anterior permanece vigente. En cuanto NOTAS CREDITOS Y ANULACIONES, se continua con la RECOMIENDACION: presentar plan de mejora mensual a la Oficina Asesora de Control Interno en la que evidencie capacitación, auditorías internas y seguimiento mensual a los liquidadores, en aras de disminuir las notas créditos y anulaciones, debido a que esta situación acarrea desgastes administrativos y económicos en el debido proceso de recuperación de la cartera de la ESE HUS. Por lo anteriormente expuesto el Hallazgo que quedo en la vigencia anterior permanece vigente
AUDITORIA RETENCIÓN EN LA FUENTE o Se RECOMIENDA firmar los recibos de egresos por las personas responsables del proceso.
AUDITORIA DE COSTOS o Se recomienda hacer seguimiento e implementar estudios de costos que determinen los motivos de las perdidas y presentar alternativas para la toma de decisiones por parte de la Gerencia. o
Se Recomienda a la Oficina de Costos dar continuidad con la implementación del módulo de costos en aras de cumplir con las observaciones dejados por la Contraloría General de Santander.
o
Se Recomienda a la Oficina de Costos la actualización de los procesos de acuerdo a los nuevos lineamientos y cambios que surgen a partir de la implementación del módulo de costos.
AUDITORIA GESTIÓN DOCUMENTAL o Se recomienda desarmarlas cajas al momento de ser desechadas y organizarlas, de tal forma que no ocupen demasiado espacio y queden organizadas. o Se recomienda organizar las cajas, de tal forma que los pasillos queden despejados ante cualquier situación de emergencia. o Se sugiere gestionar con la oficina de mantenimiento, el arreglo del ventanal y de la baranda de seguridad del segundo piso de la bodega de archivo central. o Se recomienda gestionar ante la Secretaría de Salud de Santander, la reubicación del archivo perteneciente al liquidado Hospital Universitario Ramón González Valencia. o Se recomienda la reubicación de las cajas que están sobre los estantes. o Se sugiere dejar parqueadas las motos fuera de las instalaciones de la bodega de archivo central. o Se recomienda ubicar los elementos (Botellas, botellones de agua y objetos de cocina) e insumos de aseo y limpieza en un lugar específico, apartados de los documentos que reposan en la bodega de archivo central. o Se sugiere solicitar el mantenimiento preventivo del extintor al área encargada.
AUDITORIA PROCESO SERVICIOS BÁSICOS - ASEO Y DESINFECCIÓN o Se recomienda realizar la medición de las actividades de Servicios Básicos haciendo uso de indicadores para los diferentes procesos. o Se recomienda ejercer mayor control por parte de los coordinadores e interventores de los contratos de aseo y realizar vigilancia sobre el personal encargado, pasando de manera periódica a revisar las labores desempeñadas por los ejecutores del proceso en las diferentes áreas de la E.S.E. Hospital Universitario de Santander.
AUDITORIA PROCESO SERVICIOS BÁSICOS - LAVANDERIA o Se recomienda continuar con las jornadas de limpieza en el área de Lavandería de la E.S.E. Hospital Universitario de Santander. o Se sugiere restringir el ingreso de alimentos al área de Lavandería. o Se recomienda utilizar los elementos de protección personal para la adecuada realización de las actividades que se ejecutan en el área de Lavandería. o Debido a los constantes daños que se presentan en las máquinas que se encuentran en el área de lavandería (Calandria, máquinas de lavado), se recomienda tener en cuenta la opción de tercerizar el servicio con el fin de garantizar su adecuado funcionamiento.
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Se recomienda gestionar la adquisición de contenedores que sean adecuados para la recolección y almacenamiento de la ropa sucia o contaminada en los diferentes servicios de la E.S.E. Hospital Universitario de Santander.
AUDITORIA SERVICIOS BÁSICOS – MANEJO DE RESIDUOS HOSPITALARIOS o Se sugiere realizar el adecuado acondicionamiento de los cuartos intermedios en su parte estructural (Ventilación) y gestionar con el área encargada el equipo de extinción de incendios para los mismos. o Se recomienda gestionar la reparación o adquisición de la báscula del almacenamiento central para realizar el adecuado pesaje de los residuos generados en la Institución. o Se sugiere utilizar canecas de tipo tapa y pedal para los residuos hospitalarios con el fin de evitar posible contaminación. o Se recomienda gestionar la adquisición de los soportes faltantes para los guardianes en los diferentes servicios.
AUDITORIA JURIDICA o Se recomienda diseñar una circular con las obligaciones de los supervisores técnicos de la ESE HUS y evidenciar su socialización. o Se sugiere que los contratos que manejan anticipos entreguen en la oficina de interventoría de contratos de la ESE HUS constancia o certificación de apertura de cuenta expedida por el Banco y los respectivos extractos bancarios. o Se sugiere mejorar los canales de comunicación entre los interventores técnicos con el área de Interventoría de contratos. o Se reitera la recomendación de tener las respectivas firmas al momento de realizar las actas de liquidación.
INVENTARIO DE ALMACÉN o Las áreas para el almacenamiento de elementos deben ser señalizadas, contar con un sistema adecuado de iluminación y ventilación, procedimiento administrativo de bienes en bodega No. 1, capitulo V, de la Resolución No. 284 de 24 de Octubre de 2005, en lo referente a “pasillos despejados y la consecución de elementos que permitan realizar la toma física de forma segura y apropiada”. o Debido a la no rotación de algunos insumos se hace necesario realizar la respectiva gestión para dar de baja estos elementos. o Si se presentan diferencias en el inventario al finalizar los conteos, se debe solicitar la respectiva autorización para realizar los ajustes correspondientes, según procedimiento Inventarios Almacén General en la E.S.E. H.U.S., código ALM–P–03.
AUDITORÍA DE ALMACÉN o Se recomienda una vez más solicitar la adecuación y el mantenimiento preventivo de los ductos que pasan por la cubierta del área de almacén, para evitar posibles daños de los insumos que reposan en esta área. o Se recomienda realizar las respectivas actualizaciones de los diferentes procedimientos que pertenecen al área de Almacén acorde al proceso de acreditación que se adelanta en la Institución. o En cuanto a los faltantes y sobrantes reportados, se recomienda remitirse y dar aplicabilidad a lo contemplado en la Resolución No. 284 “Por la cual se adopta el Manual para el Manejo Administrativo de
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los Bienes, Propiedad, Planta y Equipo en la E.S.E. HUS”, ya que de no corregirse puede constituir daño fiscal.
AUDITORÍA DE FARMACIA o Si se presentan diferencias en el inventario al finalizar los conteos, se debe solicitar la respectiva autorización para realizar los ajustes correspondientes, según procedimiento Inventario de Medicamentos y Material Médico Quirúrgico del Servicio de Farmacia, Código: FC–P–05.
AUDITORÍA MANTENIMIENTO EQUIPOS BIOMÉDICOS
o o o o
Se recomienda revisar el procedimiento de mantenimiento para verificar si requiere actualización, de ser así, remitirse al área de Calidad para recibir la asesoría correspondiente. Se recomienda que el ajuste y calibración de los equipos biomédicos sea contratado con una empresa diferente a la que realiza el mantenimiento de los mismos. Realizar el levantamiento y seguimiento de los procedimientos que aún se encuentran sin ser documentados en la institución, los cuales están estipulados en este informe, para su respectiva aprobación en Comité de Calidad. Se recomienda realizar las mediciones de efectividad de equipos biomédicos y de eficiencia del mantenimiento preventivo mencionadas en este informe para así garantizar un continuo mejoramiento en el servicio. Se deben anexar todos los documentos soporte de las acciones correctivas realizadas según los hallazgos expuestos en las anteriores auditorías para poder realizar el respectivo seguimiento y si es el caso, cerrar estas inconformidades.
AUDITORÍA MANTENIMIENTO PLANTA FÍSICA o Se recomienda realizar la medición de las actividades correspondientes al área de Mantenimiento – Planta Física, utilizando la ficha de indicadores establecidos y aprobados por el Comité de Calidad, según código: MTO–IND–01. o Se sugiere llevar registro de la hora en que se realiza la solicitud y la hora en que se efectúa el mantenimiento para así medir el tiempo de respuesta promedio del Mantenimiento correctivo ejecutado. o Se recomienda realizar la medición del indicador de eficiencia de mantenimiento preventivo mencionado en este informe para así garantizar un continuo mejoramiento en el servicio. o Se hace necesario documentar un procedimiento para el registro de todos los equipos y herramientas que ingresan a la E.S.E. Hospital Universitario de Santander.
AUDITORÍA MANTENIMIENTO UFATI o Se recomienda realizar la gestión el diligenciamiento del formato de solicitud de soporte técnico al momento de hacer el respectivo requerimiento para así ejercer control sobre las necesidades que surgen en la E.S.E. Hospital Universitario de Santander y de esta manera poder realizar la adecuada medición del indicador obteniendo un porcentaje real. o Se recomienda realizar la medición del indicador de cumplimiento de solicitudes de mantenimiento correctivo, utilizando la ficha de indicadores establecidos y aprobados por el Comité de Calidad, según código: MTO–IND–01. o Para establecer la eficiencia del mantenimiento correctivo realizado en la E.S.E. Hospital Universitario de Santander, nuevamente se recomienda diligenciar en el formato de solicitud de soporte técnico, los campos de fecha y hora de solicitud, así como el de ejecución del servicio.
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Se recomienda la implementación de las respectivas hojas de vida de los equipos de cómputo de la E.S.E. Hospital Universitario de Santander, así como realizar la gestión con las empresas vinculadas que prestan los diferentes servicios a la Institución, para que le sea suministrada a su oficina la información referente a las hojas de vida de los equipos de cómputo que se encuentran en la Entidad y pertenecen a estas empresas.
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