Informe de Control Interno Contable
Correspondiente a la Vigencia 2016 Del 01 de Enero al 30 de Abril de 2016
Julio de 2016
Oficina de Control Interno
INTRODUCCIÓN
DOCUMENTO INFORMACIÓN PÚBLICA Calle 7 No. 6-54, Bogotá, Colombia PBX (57 1) 562 9300 Código Postal 111711 www.presidencia.gov.co
El presente informe tiene como finalidad evaluar el desarrollo del control interno contable del Departamento Administrativo de la Presidencia de la República , teniendo como base de evaluación los controles existentes en las actividades de identificación, clasificación, registro y ajuste que conforman la etapa de reconocimiento, así como las actividades de elaboración de estados contables y demás informes, análisis e interpretación de la información de la etapa de revelación y las demás acciones de control que se hayan implementado para el mejoramiento continuo del proceso contable. Es importante anotar, que los informes se elaboran una vez se encuentra disponible la información fuente. ALCANCE El presente informe corresponde al periodo contable comprendido desde el primero (01) de enero al treinta (30) de abril del año 2016, donde se analiza el Control Interno Contable del Departamento Administrativo de la Presidencia de la República. OBJETIVO. Evaluar el sistema de control interno contable del Departamento Administrativo de la Presidencia de la República, con el propósito de determinar su estado, el nivel de confiabilidad que existe en la presentación de la información que se genera a diario y si las actividades de control que se ejercen actualmente son eficaces y eficientes en las prevención y neutralización del riesgo inherente en la gestión contable y financiera en la Entidad para el mejoramiento continuo del proceso contable. METODOLOGÍA Para la elaboración del Informe de Control Interno Contable, se contó con la colaboración de la Coordinadora del Grupo de Contabilidad (e) y consulta en el módulo de contabilidadSIIF II. Se revisaron selectivamente documentos soportes de comprobantes de contabilidad, los cuales están básicamente constituidos por conciliaciones y documentos expedidos por terceros que sustentan las operaciones económicas y financieras que realiza el DAPRE.
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DESARROLLO DE LA AUDITORIA
1-
Libros de contabilidad.
De acuerdo con la revisión realizada por la OCI al Sistema Integrado de Información Financiera – SIIF, se estableció que los siguientes libros están a disposición, con corte a 30 de abril de 2016: Libro Mayor de Saldos y Movimientos. Libro Diario Consolidado. Libro Auxiliar Detallado. Adicionalmente que la Entidad cuenta con los libros de contabilidad, principales (Libros Oficiales) Diario y Mayor y Balance, impresos a abril 30 de 2016, que están debidamente actualizados y registrados de acuerdo con el Acta de Apertura del 29 de Septiembre de 2011, dando cumplimiento a la Carta Circular N° 009 de 1996, emitida por la Contaduría General de la Nación. Estos reposan en medio físico y se encuentran numerados y firmados, para el cuatrimestre enero a abril de 2016, el Libro Mayor y Balance va del Nro. 01687 al Nro. 01731 y del Libro Diario del Nro. 25958 al Nro. 26785, los auxiliares se encuentran en medio magnético, a través del SIIF, las cuentas auxiliares que se manejan son las establecidas en el Régimen de Contabilidad Pública.
2-
Registro de la totalidad de las operaciones.
Se evidencio que el Proceso de Gestión Financiera - contabilidad incorpora todas sus operaciones en el Sistema Integrado de Información Financiera – SIIF, adicionalmente cuenta con un sistema complementario, Aladino en el cual se registra el movimiento de almacén e inventarios y se efectúan las depreciaciones (a bienes muebles de todas las cuantías, que estén al servicio de la Entidad o en Comodato con una Entidad del Sector General) y amortizaciones a todos los bienes incluidos en los contratos de Comodato con empresas o entidades de sectores diferentes al general, adicionalmente se incluye el valor de las valorizaciones y desvalorizaciones que han sufrido los bienes de propiedad de la entidad fruto de los avalúos realizados. Hominis: en este aplicativo se liquida la nómina y a través de este se genera el valor pagado a cada uno de los funcionarios de la entidad por salarios y demás prestaciones DOCUMENTO INFORMACIÓN PÚBLICA Calle 7 No. 6-54, Bogotá, Colombia PBX (57 1) 562 9300 Código Postal 111711 www.presidencia.gov.co
sociales, por este aplicativo la Entidad genera anualmente los certificados de retención en la fuente de los funcionarios.
3-
Soportes documentales.
Se verificó que los soportes contables, de los comprobantes Manuales reposan en las carpetas correspondientes, debidamente custodiados por el Área Financiera – Grupo de Contabilidad, los cuales físicamente se encuentran en buen estado de conservación. Los soportes contables, se hallan adjuntos al comprobante de contabilidad, y están debidamente registrados en SIIF, el cual es el sistema oficial establecido por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público, adicionalmente los documentos que soportan las obligaciones reposan en la Pagaduría, como soporte de pago.
La totalidad de las operaciones realizadas por el DAPRE están respaldadas en documentos idóneos, de tal manera que la información registrada es susceptible de verificación y comprobación exhaustiva o aleatoria, para lo cual se realizan pruebas selectivas a algunos documentos soportes como: Comprobantes de pago o egresos, extractos bancarios, conciliaciones bancarias, relaciones de almacén y conciliaciones entre otros, que sirven de soporte a las operaciones realizadas por la entidad y registradas en el proceso contable.
4-
Actualización de los valores.
La actualización de los bienes se realiza cada tres años como lo establece el Procedimiento Contable para el Reconocimiento y Revelación de los Hechos Relacionados con las Propiedades, Planta y Equipo. (En caso de que para estos efectos se empleen avalúos se debe tener en cuenta que para efectos contables estos avalúos se pueden elaborar con personal de la entidad o con el apoyo de otras entidades públicas como es el Agustín Codazzi, universidades públicas o catastro distrital.) De acuerdo con lo aprobado por el Comité Evaluador de Baja de Bienes se hace el retiro de bienes inservibles, destruidos total o parcialmente de conformidad con el numeral 23 del Procedimiento Contable para el Reconocimiento y Revelación de los Hechos Relacionados con las Propiedades, Planta y Equipo. Para definir el destino de los bienes que el DAPRE y su Fondo Cuenta quiera dar de baja, podrán utilizarse cualquiera de los mecanismos siguientes: La enajenación, la donación, la transferencia, la destrucción o la exoneración de responsabilidad. DOCUMENTO INFORMACIÓN PÚBLICA Calle 7 No. 6-54, Bogotá, Colombia PBX (57 1) 562 9300 Código Postal 111711 www.presidencia.gov.co
En esta cuenta se incluye los bienes de propiedad de la Entidad que están siendo utilizados, los cuales se registran en la subcuenta 164001: EDIFICACIONES Cuadro Nro. 01 COSTO DE ADQUISICION
DESCRIPCION
OBRAS Y MEJORAS
AJUSTES POR INFLACION
VALOR TOTAL
PALACIO DE NARIÑO
6.629.100.000,00
3.477.226.491,34
4.089.283.531,00
14.195.610.022,34
EDIFICIO GALAN
1.627.000.000,00
625.507.399,20
1.003.645.187,00
3.256.152.586,20
217.720.000,00
176.541.919,01
134.304.631,00
528.566.550,01
5.133.471.858,79
659.922.962,96
0
5.793.394.821,75
445.209.085,48
21.837.928,00
90.819.714,52
557.866.728,00
2.128.640.999,00
745.623.295,82
1.254.884.487,41
4.129.148.782,23
CASA REPUBLICANA I CALLE 8 Nro. 6-77/79
263.391.395,00
352.176.776,21
0
615.568.171,21
CASA REPUBLICANA II CALLE 8 Nro. 6-63
258.701.452,00
70.646.671,13
0
329.348.123,13
CASA VICEPRESIDENCIA
123.814.000,00
0
0
123.814.000,00
16.827.048.790,27
6.129.483.443,67
6.572.937.550,93
29.529.469.784,87
HACIENDA HATO GRANDE VICEPRESIDENCIA EDIFICIO EQUIDAD MUJER EDIFICIO DAPRE CALLE 7 NRO. 6-54.
TOTAL EDIFICACIONES Fuente: Estados Financieros DAPRE.
En la subcuenta 164028 edificaciones de uso permanente sin contraprestación se encuentran contabilizados la Casa del Fuerte San Juan de Manzanillo recibida en comodato del Ministerio de Defensa Nacional - Armada Nacional, por valor de $2.373.576.000,00.
Al realizar seguimiento a esta subcuenta 164001 y tomando como base el saldo a 31 de Diciembre de 2015, cuyo valor asciende a $29.529.469.784,87, Vs. Abril 30 de 2016 por valor de $29.529.469.784,87, se observa que no presenta variación.
5-
Depuración contable permanente y sostenibilidad.
Se evidencio que el Grupo de Contabilidad, periódicamente efectúa análisis a las cuentas contables, con el fin de depurar la información.
El Proceso de Gestión Financiera – Grupo de Contabilidad estableció en el SIGEPRE la Estrategia 3-Fortalecer la Elaboración de los Estados Financieros acorde con la normativa vigente. 2016, para ello creo la actividad de Conciliar mensualmente los saldos de las DOCUMENTO INFORMACIÓN PÚBLICA Calle 7 No. 6-54, Bogotá, Colombia PBX (57 1) 562 9300 Código Postal 111711 www.presidencia.gov.co
cuentas con la información reportada por las dependencias, estableciendo así los ajustes a que haya lugar, depurando los Estados Financieros con el fin de que éstos reflejen la realidad económica de la Entidad. De otra parte con el fin de facilitar proceso de depuración contable se efectúa seguimiento puntual de los temas objeto de estudio a través de los Comités de Seguimiento de la Subdirección de Operaciones, saneamiento contable y baja de bienes, a través de los cuales la subdirección de operaciones establece las medidas que se deben seguir con el fin de que los Estados Financieros reflejen la realidad económica de la Entidad.
Es por ello que el DAPRE cuenta con el Comité Técnico de Sostenibilidad Contable que fue creado mediante resolución 2880 del 16 de diciembre de 2010, derogada con Resolución 5042 de 2014 del 08 de octubre de 2014, la Secretaría Técnica del Comité fue modificada por la resolución 5564 del 15 de diciembre de 2014.
EL comité de baja de bienes creado mediante resolución 2968 del 23 de diciembre de 2010 y el Comité de Conciliación de procesos judiciales creado mediante resolución 2186 del 27 de septiembre de 2010. El Grupo de Recursos físicos presenta al comité los elementos que se encuentran en bodega y que ya no van a ser requeridos para el uso de la Entidad, para su respectiva baja.
A partir de la expedición de las leyes 1314 de 2009 y 1450 de 2011, la convergencia de la regulación contable colombiana con estándares internacionales de información financiera se convierte en una actividad prioritaria en la gestión. El gobierno nacional estableció como responsables de la implementación de las NIIF en la para el sector Público al Contador General de la Nación.
La política de regulación en el ámbito de la contabilidad pública, a cargo del Contador General de la Nación, reconoce como referentes válidos para orientar el Régimen de Contabilidad Pública en esa perspectiva internacional, la realidad del entorno económico, jurídico y social en el que operan las empresas de propiedad estatal así como de las entidades de gobierno; los avances en las normativas internacionales emitidas por el Consejo de Estándares Internacionales de Contabilidad (IASB por su siglas en inglés) y de DOCUMENTO INFORMACIÓN PÚBLICA Calle 7 No. 6-54, Bogotá, Colombia PBX (57 1) 562 9300 Código Postal 111711 www.presidencia.gov.co
la Federación Internacional de Contadores (IFAC por su siglas en inglés); y las prácticas de regulación seguidas en otras economías del mundo.
La Contaduría General de la Nación expidió la Resolución Nro. 533 del 8 de octubre de 2015 por la cual se incorpora en el Régimen de Contabilidad Pública, el Marco Normativo para Entidades de Gobierno y el Instructivo 002 por el cual se imparten las instrucciones para la transición al Marco Normativo para Entidades de Gobierno.
Adicionalmente la CGN publicó el proyecto de Catálogo General de Cuentas del modelo de gobierno, con Resolución Nro. 620 del 26 de noviembre de 2015.
Con Resolución 087 de 2016, la Contaduria General de la Nación, estableció la información a reportar, los requisitos y los plazos de envió, para entidades públicas sujetas al ámbito de la Resolución Nro. 533 del 8 de octubre de 2015.
Es por esto que la Entidad estableció un plan de acción en el cual se creó las estrategias con cada una de las actividades a desarrollar para preparar la implementación del nuevo marco normativo hacia normas internacionales, el cual está documentado en el Sistema de Gestión de Calidad de la Entidad – SIGEPRE. Para ello se creó un cronograma de actividades a desarrollar por cada una de las áreas fuente al cual se le hace seguimiento y reporte semanal en el subcomité de la Subdirección de Operaciones.
6-
Conciliaciones de información.
La Presidencia de la República a través del Proceso de Gestión Financiera - Contabilidad estableció en el SIGEPRE la Estrategia No 3 Fortalecer la Elaboración de los Estados Financieros acorde con la normativa vigente. 2016, paro lo cual se estableció la tarea Conciliar los saldos de las cuentas del balance general frente a la información reportada por las diferentes dependencias.
La Oficina de Control Interno, verificó que la información entre las áreas de presupuesto, Tesorería y contabilidad se encuentran en línea con el Sistema SIIF, por lo cual la DOCUMENTO INFORMACIÓN PÚBLICA Calle 7 No. 6-54, Bogotá, Colombia PBX (57 1) 562 9300 Código Postal 111711 www.presidencia.gov.co
información registrada es la misma para las tres áreas, sin embargo el grupo de contabilidad no ha obviado las conciliaciones, entre éstas áreas, las cuales se hacen con base en los saldos que arroja el balance del SIIF II, lo que genera un control por parte de la Entidad, que durante el mes de abril de 2016, se trabajó en la preparación y elaboración de los Estados Financieros del mes de marzo de 2016, y se conciliaron los saldos de todas las cuentas contables. Así mismo el Grupo de Contabilidad realiza conciliaciones bancarias mensualmente, a las Cuentas Corrientes que tiene el DAPRE, con los bancos: Popular, Davivienda y Banco Agrario, las cuales se encuentran debidamente conciliadas y no presentan partidas pendientes de depurar a 30 de Abril de 2016. Estas conciliaciones su original reposa en Pagaduría y una copia en Contabilidad.
Para verificar lo anteriormente dicho, se solicitaron y revisaron las Conciliaciones de las Cuentas Bancarias del Departamento Administrativo de la Presidencia de la RepúblicaDAPRE, y se evidenció que se encuentran debidamente conciliadas a 30 de Abril de 2016, fecha de corte de este informe, se cuenta con seis (6) Cuentas Corrientes así: SALDOS EN BANCOS A ABRIL 30 DE 2016 Cuadro Nro. 02.
BANCO
Nº CUENTA
Banco Popular
04000075-4
Banco Popular
05000094-2
Banco Popular
05000128-8
Banco Agrario
0070-000583-2
Banco Davivienda Banco Davivienda
01899267-7 01899268-5
CONCEPTO Gastos de Personal Gastos Generales Acreedores Varios Acreedores Varios Transferencias Inversión
TOTAL SALDO BANCOS
SALDO A ABRIL 30/16. 2.115.848,78 194.642,73 0,00 1.790.000,00 0,00 0,00 4.100.491,51
Fuente: SIIF II.
7-
Actualización permanente y continuada.
Los responsables directos de la identificación, clasificación y registro de los hechos económicos, financieros, sociales y ambientales en el Departamento Administrativo de la DOCUMENTO INFORMACIÓN PÚBLICA Calle 7 No. 6-54, Bogotá, Colombia PBX (57 1) 562 9300 Código Postal 111711 www.presidencia.gov.co
Presidencia de la Republica tienen la formación necesaria, de tal manera que garantizan la debida identificación, clasificación, medición, registro y ajustes, elaboración, análisis, interpretación y comunicación de la información, para ello los funcionarios del proceso contable solicitan conceptos técnicos contables a la Contaduría General de la Nación, de acuerdo con las dudas que surgen en el desarrollo del proceso, las consultas se realizan a través de oficios, correos electrónicos y telefónicamente, igualmente se consultan los conceptos emitidos por la Contaduría General de la Nación, los cuales son publicados en la página Web de ésta Entidad. Los funcionarios del Proceso en el cuatrimestre han asistido a las siguientes capacitaciones:
Seminario Taller Marco Normativo aplicable a Entidades de Gobierno. SIIF perfil Consultas.
9-
Estructura del área contable y gestión por procesos.
Se puede determinar que la estructura del Área Financiera es pertinente con la responsabilidad y estructura de la Entidad, conforme las funciones establecidas para el área en el Articulo 45 del Decreto 1649 del 02 de septiembre de 2014, modificado por el artículo 12 del Decreto 2145 del 04 de noviembre de 2015 y que mediante Resolución 1093 del 23 de diciembre de 2015 crea los grupos de trabajo del Área, así: -
Grupo Grupo Grupo Grupo
de de de de
Presupuesto. Contabilidad. Central de Cuentas. Pagaduría.
Estableciendo para cada uno de ellos las funciones que deben cumplir. Se pudo evidenciar que el Grupo de Contabilidad cuenta con seis (6) funcionarios de los cuales tres (3) son Contadores Públicos, Un (1) Administrador de Empresas, un (1) Técnico de Contabilidad del Sena y (1) Técnico en contabilidad y Finanzas, que cada uno se ellos tiene definidas sus funciones, establecidas en el Manual de Funciones de la Entidad. Adicionalmente se cuenta con un Contador del Fondo Cuenta y dos contadores para el manejo de los recursos de la Unión Europea. DOCUMENTO INFORMACIÓN PÚBLICA Calle 7 No. 6-54, Bogotá, Colombia PBX (57 1) 562 9300 Código Postal 111711 www.presidencia.gov.co
10-
Políticas.
En procura de lograr una información confiable, relevante y comprensible, se definen las políticas de operación que se han establecido en el Departamento Administrativo de la Presidencia de la República-DAPRE.
La Entidad cuanta con un Sistema Integrado de Gestión de Calidad, denominado SIGEPRE en el cual se encuentran documentadas las políticas y demás prácticas contables que aplica el DAPRE para su operación, normas técnicas, procedimientos, método de depreciación entre otros. Igualmente se encuentra la Caracterización del Proceso C- GF – 09, en donde se encuentra establecidas las actividades que desarrolla el Proceso, identificando tanto las entradas como las salidas y sus clientes.
De otra parte allí se establecen las Políticas de Operación entre las que tenemos:
Realizar el avalúo de los bienes cada tres años, de acuerdo con la metodología establecida en el Manual para el manejo y control administrativo de los bienes de propiedad del Departamento Administrativo de la Presidencia de la República.
El software y las licencias que adquiera la Entidad se contabilizaran directamente en el gasto.
El reconocimiento, registro y revelación de las provisiones derivadas de las sentencias y conciliaciones judiciales se hará de acuerdo con el análisis del nivel de riesgo que realice el apoderado de estas.
Depreciar mensualmente todos sus bienes por el método de línea recta.
Expedir los certificados de disponibilidad presupuestal de nómina, bonificación del personal de seguridad y casa militar, Fondo Nacional de Ahorro, contribuciones inherentes a nómina y servicios públicos, al inicio de cada vigencia fiscal por el valor total de la apropiación presupuestal asignada.
Expedir los registros presupuestales de nómina, bonificación del personal de seguridad y casa militar, Fondo Nacional de Ahorro, contribuciones inherentes a nómina, al inicio de cada vigencia fiscal por el valor total del CDP expedido.
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Pagar a los proveedores y contratistas las cuentas de pago de la vigencia actual, radicadas en el Área Financiera, dentro de los cinco días hábiles siguientes al recibo de la documentación soporte de manera correcta y completa.
Así mismo se establecen los siguientes mecanismos de seguimiento y medición:
Informe de ejecución presupuestal mensual.
Estados financieros mensuales.
Autoevaluación trimestral.
Subcomités de Control Interno semestrales.
Auditorías Internas y Externas.
Aplicación de las medidas y controles de seguridad establecidos por los sistemas de información.
Con relación a las fechas de cierre estas son establecidas por la Contaduría General de la Nación y el Administrador del Sistema Integrado de Información Financiera- SIIF del (Ministerio de Hacienda y Crédito Público), el cual para la vigencia 2016, estableció cierres trimestrales: Definiendo como fecha límite para hacer registros del primer trimestre el 28 de abril de 2016 y para el segundo trimestre el 28 de julio de 2016, de otra parte la OCI pudo evidenciar que el Coordinador del Grupo de Contabilidad establece sus fechas internas de cierre de manera mensual las cuales para el cuatrimestre de enero a abril de 2016, fueron las siguientes: FECHAS DE CIERRES ESTABLECIDAS CONTABIBLIDAD DAPRE VS. SIIF Cuadro Nro. 03
MES
FECHA LIMITE FECHA LIMITE PARA PARA REGISTROS REGISTROS CONTABLES CONTABLES S/SIIF. S/CONTABILIDAD
ene-16 30 de marzo
28 de abril
feb-16 13 de abril
28 de abril
mar-16 27 de abril
28 de abril
abr-16 27 de mayo
28 de julio
Fuente: Grupo de Contabilidad/SIIF II.
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De acuerdo con el párrafo 23 del Marco Conceptual contenido en el Plan General de Contabilidad Pública del Régimen de Contabilidad Pública, el Departamento Administrativo de la Presidencia de la República-DAPRE, sus Políticas por algunos rubros son:
10.1.- Efectivo: Cajas Menores: Políticas para la administración de cajas menores: El dinero que se entregue para el manejo de las Cajas Menores debe ser utilizado para sufragar gastos identificados y definidos en los conceptos del Presupuesto General de la Nación que tengan el carácter de urgente. El responsable para el manejo de la caja menor deberá actuar de conformidad con la ley y responderá por la legalización oportuna y el manejo del dinero que se encuentre a su cargo, sin perjuicio de las demás acciones legales y disciplinarias a que hubiere lugar. El Departamento Administrativo de la Presidencia de la República para tal fin tiene constituidas cinco (5) Cajas Menores así:
CAJAS MENORES CONSTITUIDAS A ABRIL 30 DE 2016 Cuadro Nro. 03. RESPONSABLE
RESOLUCION
MONTO APROBADO A 30 DE ABRIL/16.
SR. PRESIDENTE
FERNANDO GOMEZ GAMBA
011 DEL 06 DE ENERO DE 2016.
51.700.000,00
ADMINISTRATIVA
FERNANDO GOMEZ GAMBA
010 DEL 06 DE ENERO DE 2016.
109.175.000,00
LINA PAOLA LAGOS RUIZ EFRAIN JULIO MARTINEZ JOSE CARLOS CELEDON HOLGUIN
003 DEL 04 DE ENERO DE 2016. 002 DEL 04 DE ENERO DE 2016. 015 DEL 07 DE ENERO DE 2015.
BANCO
Nº CUENTA
CONCEPTO
Banco Popular
05025283-2
Banco Popular
05000134-6
Banco Popular
05000109-8
Banco Popular
05025290-7
Banco Popular
02600141-2
VIATICOS AL INTERIOR VIATICOS AL EXTERIOR FONDO PAZ
TOTALES
338.600.000,00 550.000.000,00 700.000.000,00 1.749.475.000,00
La Oficina de Control Interno estableció, que con resolución 185 del 18 de marzo de 2016, , se cambió el responsable del manejo de la Caja Menor de Viáticos al Interior, por DOCUMENTO INFORMACIÓN PÚBLICA Calle 7 No. 6-54, Bogotá, Colombia PBX (57 1) 562 9300 Código Postal 111711 www.presidencia.gov.co
lo cual se legalizó y efectué el reembolso total de los gastos efectuados con cargo ésta caja menor, realizando arqueo el 28 de marzo de 2016.
De otra parte ésta Oficina realizó (6) arqueos y por cambio provisional de responsable por vacaciones del titular, y se realizaron (5) arqueos sorpresivos. La Oficina de Control Interno estableció, que el Grupo de Contabilidad, ha realizado entre enero y abril de 2016, un (1) arqueos a las siguientes cajas menores:
SR. PRESIDENTE ADMINISTRATIVA VIATICOS AL INTERIOR VIATICOS AL EXTERIOR FONDO PAZ
Se resalta que las Cajas Menores se encuentran debidamente incorporadas a las pólizas de seguro tomadas por la Entidad. 10.2.- Deudores. Los deudores del DAPRE, no son objeto de provisión, dado que no se generan por la producción de bienes o la prestación de servicios individualizables, por lo cual cuando se extinga el derecho por una causa diferente al pago se afectará directamente el patrimonio de conformidad con lo establecido en el párrafo 156 del Marco Conceptual contenido en el Plan General de Contabilidad Pública del Régimen de Contabilidad Pública. 10.3.- Propiedades, planta y equipo. Los bienes muebles e inmuebles de propiedad del Departamento Administrativo de la Presidencia de la República se encuentran debidamente identificados e inventariados y asegurados en forma individual su control y administración está a cargo de Área Administrativa-Grupo de Recursos Físicos, quien cuenta con el aplicativo Aladino para la administración y gestión de los mismos dado que el SIIF II, no cuenta con el módulo de inventarios. • El Método de depreciación utilizado es el de línea recta. En la Entidad se tiene establecido que quien realiza la depreciación es el Grupo de Contabilidad, en el Numeral 2, del Proceso P-GF-07-Elaboración y Presentación de los Estados Financieros, corriendo el proceso denominado “proforma depreciación”.
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• La depreciación se registra como un menor valor del patrimonio, dado que corresponde a una Entidad de gobierno general que no produce bienes ni presta servicios individualizables, de conformidad con el numeral 16 del Procedimiento Contable para el Reconocimiento y Revelación de los Hechos Relacionados con las Propiedades, Planta y Equipo. Cuando un activo se retira temporalmente del servicio, por mantenimiento u otras razones no se suspenderán su depreciación. • Los bienes recibidos para el uso permanente sin contraprestación se registrarán de conformidad con lo establecido en el Procedimiento Contable para el Reconocimiento y Revelación de los Hechos Relacionados con las Propiedades, Planta y Equipo del Manual de Procedimientos del Régimen de Contabilidad Pública, el documento soporte idóneo para el registro corresponderá al acto administrativo que se expida para estos fines. • La actualización de los bienes se realiza cada tres años como lo establece el Procedimiento Contable para el Reconocimiento y Revelación de los Hechos Relacionados con las Propiedades, Planta y Equipo. (En caso de que para estos efectos se empleen avalúos se debe tener en cuenta que para efectos contables estos avalúos se pueden elaborar con personal de la entidad o con el apoyo de otras entidades públicas como es el Agustín Codazzi, universidades públicas o catastro distrital.) • De acuerdo con lo aprobado por el Comité Evaluador de Baja de Bienes se hace el retiro de bienes inservibles, destruidos total o parcialmente de conformidad con el numeral 23 del Procedimiento Contable para el Reconocimiento y Revelación de los Hechos Relacionados con las Propiedades, Planta y Equipo. Para definir el destino de los bienes que el DAPRE y sus Fondos Cuenta quiera dar de baja, podrán utilizarse cualquiera de los mecanismos siguientes: La enajenación, la donación, la transferencia, la destrucción o la exoneración de responsabilidad. De acuerdo a la consulta realizada en SIIF II, los saldos a 30 de abril de 2016 son los siguientes: PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO SALDOS AL 30 DE ABRIL DE 2016 CODIGO
DESCRIPCION
1.6
PROPIEDADES, PLANTA Y EQUIPO
1.6.05
TERRENOS
1.6.10
SEMOVIENTES
1.6.15
CONSTRUCCIONES EN CURSO
1.6.35
BIENES MUEBLES EN BODEGA
1.6.37
PROPIEDADES, PLANTA Y EQUIPO NO EXPLOTADOS
1.6.40
EDIFICACIONES
1.6.55
MAQUINARIA Y EQUIPO
1.6.60
EQUIPO MEDICO Y CIENTÍFICO
53.678.205.370,12 7.824.172.647,00 62.644.156,41 10.436.475.758,82 877.990.685,68 1.308.751.384,69 31.903.045.784,87
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SALDO FINAL
2.937.756.125,67 57.155.775,16
1.6.65
MUEBLES, ENSERES Y EQUIPOS DE OFICINA
5.692.629.346,28
1.6.70
EQUIPOS DE COMUNICACION Y COMPUTACION
29.222.598.778,85
1.6.75
EQUIPO DE TRANSPORTE, TRACCION Y ELEVACION
24.029.119.770,52
1.6.80
EQUIPOS DE COMEDOR, COCINA, DESPENSA Y HOTELERIA
1.6.85
DEPRECIACION ACUMULADA (CR)
1.6.95
PROVISIONES PARA PROTECCION DE PROPIEDADES, PLANTA Y EQUIPO (CR)
1.035.163.248,19 -59.536.816.379,76 -2.172.481.712,26
Fuente: SIIF II.
10.4.- Litigios y demandas.
En esta cuenta se registra el valor de las demandas en contra de la Entidad, con base en la información reportada por la Secretaria Jurídica así:
• Los fallos en primera instancia con sentencia condenatoria se contabilizan por el valor indicado por el juez en la cuenta de la provisión. • El valor de los fallos definitivos, condenando a la Entidad se contabiliza como pasivo real y se retiran de la provisión. Los saldos de esta cuenta a 30 de abril de 2016 son los siguientes. DEMANDAS PROVISIONADAS A ABRIL 30 DE 2016 Cuadro Nro. 06. DEMANDANTE
SALDO A AGOSTO 31/15 589.750.000,00
AÑO
EXPEDIENTE No.
1.999
50001233100019990028601
BARBOSA HERNÁNDEZ NUMAEL
2009
76001233100020040084301
VIVAS ÁVILA JOSÉ ANTONIO
1.871.406.886,21
2011
41001233100020050004400
GÓMEZ MANCHOLA RICARDO Y OTROS
1.090.786.981,28
2012
50001233100020070032200
CLAUDIA PATRICIA ARBOLEDA AGUIRRE Y OTROS
1.042.277.576,43
2013
25000232600020040151401
HECTOR JAIME BELTRAN PARRA Y OTROS
2013
50001233100120060083500
LUIS JAIME BERMUDEZ Y OTROS
60.596.040,00
2014
500012331000199900286 01
FABIO VARGAS FIERO Y OTROS
362.808.874,90
2014
500012331000200200251 01
GUILERMO LOMBANA GUTIERREZ Y OTROS
112.761.250,00
2014
540013331006 201200108 00
ALEXIS JOSE RINCON LEON
212.519.220,60
2015
5000123310002006004300
MERCEDES VALDÉS CASTRO
2015
18001233100020040010200
2015
05001333302320120010502
2015
50001233100020024007500
CONSTANZA JUDITH ALFONSINA TURBAY COTE JAIRO DE JESUS MATEUS ZULETA Y GLADYS MUÑOZ AREIZA LUIS HERNANDO HERRERA VALENCIA
TOTAL CUENTA
DOCUMENTO INFORMACIÓN PÚBLICA Calle 7 No. 6-54, Bogotá, Colombia PBX (57 1) 562 9300 Código Postal 111711 www.presidencia.gov.co
64.435.000,00
44.071.300,00 1.634.900.000,00 154.644.000,00 69.865.678,50 7.310.822.807,92
La oficina de Control Interno pudo evidenciar que se realiza conciliación entre los saldos contables y los que reporta la Secretaría Jurídica.
Eficiencia de los sistemas de información.
Los registros de la información financiera, económica, social y ambiental de la Entidad, se efectúan en forma segura y efectiva en el Sistema Integrado de Información Financiera SIIF Nación, el cual está reglamentado en el Decreto 1068 del 26 de mayo de 2015, emitido por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público. Adicionalmente la información que por falencia de éste sistema no es Registrada en el mismo, se registra en los Sistemas complementarios, utilizados por la Entidad.
Elaboración de estados, informes y reportes contables.
La Presidencia de la República, ha transmitido trimestralmente a la Contaduría General de la Nación a través del sistema CHIP, los Estados Financieros de manera oportuna, como se ha evidenciado mediante consulta en el CHIP, a la fecha el último informe fue enviado el 29 de abril de 2016, correspondiente al primer trimestre de 2016. Como se pudo evidenciar por parte de esta oficina, mediante consulta hecha:
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Consulta: Mayo 02 de 2016- 08:05 a.m.
De otra parte, los Estados Financieros son publicados, en la página y cartelera del DAPRE, mensualmente cumpliendo lo establecido en el numeral 7 del Capítulo II. “Procedimiento para la estructuración y presentación de los Estados Contables Básicos” del Régimen de Contabilidad Pública que dice: “Sin perjuicio de que las Entidades contables públicas, de acuerdo con las disposiciones legales, deben publicar mensualmente estados contables…”, a la fecha se está publicados con corte a abril 30 de 2016.
Al analizar y comparar el Informe Contable presentado por el DAPRE a marzo 31 de 2016, se verifica que es el mismo presentada en el CHIP, y la información contable consultada por la OCI en el SIIF II.
Cambio de Representante Legal. La Oficina de Control Interno pudo evidenciar el acta de Informe de Gestión de la Dra. Maria Lorena Gutierrez Botero de fecha 04 de mayo de 2016, por el periodo comprendido entre el 22 de junio de 2015 al 24 de abril de 2016, por cambio de Representante Legal, conforme lo Establece la Ley 951 de 2005 y el Manual de Procedimientos de la Contaduría General de la Nación: Capítulo IV. Procedimiento para la Elaboración del Informe Contable cuando se produzcan cambios de Representante Legal.
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Análisis, interpretación y comunicación de información. Se evidencia que la información contable de la Entidad, es clara, ordenada y permite verificar el cumplimiento de obligaciones, cálculos de provisiones, depreciaciones, amortizaciones y agotamiento.
CONTROLES ASOCIADOS A LAS ACTIVIDADES DEL PROCESO FINANCIERO: A continuación se relacionan controles relacionados con cada una de las actividades del proceso Financiero:
Revisión de la solicitud de CDP acorde con el Plan Anual de Adquisiciones. Revisión de todos los CDPs y Registros Presupuestales expedidos.
Aplicativo SIIF Nación.
Conciliación entre los reportes de ejecución presupuestal del SIIF con los cuadros consolidados del Área Financiera y FONDO PAZ.
Revisión del perfil de los funcionarios que ingresen al Área Financiera.
Revisión de los documentos soportes de pago. Confrontación de la información del sistema SIIF contra documentos físicos. Cumplir con las medidas de seguridad establecidas en el sistema SIIF. Amparar los recursos con pólizas de seguros. Control y verificación de la información ordenando la transferencia de recursos a las entidades financieras. Definición del responsable de la caja menor. Arqueos periódicos a las cajas menores. Asignación de Cajas Fuertes con claves personalizadas. Transporte de valores con las medidas de seguridad exigidas por las compañías de seguros. Control y verificación del archivo ordenando la transferencia de recursos a las entidades financieras. Consolidación de la información financiera con las dependencias Definición de funciones para cada uno de los funcionarios responsables en las actividades criticas de control establecido. Socialización de las fechas establecidas por la Contaduría General de la Nación, la DIAN y la Secretaría de Hacienda Distrital. Programación de fechas para entregar la información por parte de los responsables para su elaboración y consolidación. Revisión de la información entre lo causado y lo pagado. Generar Diariamente el reporte de consulta saldos contables y auxiliares.
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MAPA DE RIESGOS. La Oficina de Control Interno efectúo seguimiento al Mapa de riesgos del Proceso de Gestión Financiera, pudo establecer que a abril 30 de 2016, se tienen identificados cinco (5) riesgos así:
Efectuar certificados de disponibilidad y registros presupuestales por un rubro presupuestal que no corresponda en la ejecución de la cadena presupuestal.
Efectuar un pago a una persona natural o jurídica que no corresponda por vacíos de información en la ejecución de la cadena presupuestal y otros pagos.
Fraude en la documentación soporte de gastos por Caja Menor.
Hurto de dinero en efectivo o cheques de los recursos asignados a las cajas menores.
Incumplimiento legal en la presentación de la Información Exógena, las declaraciones de retenciones y los Estados Financieros.
Los cuales se encuentran en la etapa de Monitoreo y su próxima revisión está prevista para el 30 de junio de 2016.
INDICADORES. Los indicadores del Proceso de Gestión Financiera son siete (7):
Presupuesto Ejecutado.
Cumplimiento en la ejecución del PAC.
Oportunidad en el trámite de las cuentas de pago.
Eficacia en los registros contables.
Eficacia en el control de recursos asignados a las cajas menores. DOCUMENTO INFORMACIÓN PÚBLICA
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Oportunidad en la presentación de informes financieros.
Control Financiero DAPRE.
Los cuales tienen el análisis de datos y se encuentran soportados, cumpliendo así con las metas establecidas.
FORTALEZAS: Se cuenta con un sistema integrado el cual permite que a través de los diferentes módulos (Contabilidad, Presupuesto y Tesorería), se consolide y se procese información contable; los servidores públicos del Proceso Financiero, cuentan con el perfil definido para accesar a cada uno de los módulos en el SIIF, estableciendo de esta manera autocontroles, lo que los hace responsables por el control y la calidad de la información.
Se da aplicación con del Plan General de Cuentas y se transmite periódicamente y oportunamente la información contable a través del CHIP de la Contaduría.
Se presenta un alto grado de subsanabilidad de los errores en la clasificación contable, puesto que se adelanta una revisión permanente de la información registrada y de igual forma se elaboran y se revisan oportunamente las conciliaciones bancarias.
La generación de información financiera se realiza mensualmente y de igual forma es dada a conocer a terceros y la ciudadanía, a través de la Pagina Web Institucional y de la cartelera, donde se encuentran el Balance General, el Estado de la Situación Financiera Económica y Social debidamente certificados, y los informes de ejecución presupuestal, de conformidad con la ley y en especial lo establecido en el Estatuto Anticorrupción.
Las personas responsables del proceso contable conocen y están al tanto del Régimen de Contabilidad Pública aplicable a la Entidad, igualmente las inquietudes surgidas son formuladas oportunamente a la Contaduría General de la Nación. El Proceso Financiero cuenta con personal profesional y técnicos con experiencia, de igual forma con líderes en las diferentes fuentes de información contable, lo que hace que el proceso sea más eficiente. DOCUMENTO INFORMACIÓN PÚBLICA Calle 7 No. 6-54, Bogotá, Colombia PBX (57 1) 562 9300 Código Postal 111711 www.presidencia.gov.co
Tienen identificados los procesos y procedimientos, los cuales forman parte del Sistema de Gestión de la Calidad.
OPINIÓN:
En términos generales se conceptúa que, el Sistema de Control Interno Contable del Departamento Administrativo de la Presidencia de la Republica, garantiza que la información financiera, económica y social, reúna los postulados de confiabilidad y oportunidad, teniendo en cuenta la autoevaluación de los elementos del sistema de control interno contable realizada por el Grupo Financiero y a la verificación realizada por la Oficina de Control Interno.
La responsabilidad de la Oficina de Control Interno consiste en expresar una opinión sobre la efectividad de dicho control interno contable.
El examen consistió y se realizó con base, en pruebas selectivas, verificación de las operaciones y la preparación oportuna de la información financiera, obtenida a través del SIIF II, correspondiente al primer cuatrimestre de la vigencia 2016, las cuales determinan los saldos de algunas cuentas con corte a 30 de abril de 2016.
Se cuenta con un proceso contable sólido, que incluye controles en sus diferentes etapas que garantizan la generación de información oportuna y confiable, existe un manejo apropiado en la clasificación y el registro de las operaciones, cumplimiento de las Normas y principios de contabilidad, los cuales proporcionan una seguridad razonable con respecto a la efectividad y eficacia de las operaciones.
MARIA ELISA MORÓN BAUTE Jefe Oficina de Control Interno Elaboró: Nubia Yalile López Salamanca Control Interno
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