komuna GmbH EDV-Beratung, Wallerstraße 2, 84032 Altdorf
An alle Anwender CIP -KD
05.06.2013
SEPA Einführung zum O1.O2.2O14 - Programmstände / Schulungen / Informationen Sehr geehrte Damen und Herren, nach den SEPA-Informationsworkshops geht es nun um die Funktionalitäten in der Software CIP – KD. Mit diesem Schreiben möchten wir Ihnen allgemeine Hinweise, mögliche Vorgehensweisen und Informationen zu den für die Programmbedienung notwendigen Schulungen (zwei getrennte Workshops) geben. 1. Allgemeine Hinweise Einige Kunden haben uns informiert, dass Firmenmandate eine Gebühr von 10 A nach sich ziehen. Wir empfehlen etwaige Kosten hierfür mit Ihren Hausbanken zu klären. Sie können aber für juristische Personen auch Standardmandate nutzen (keine Pflicht zu Firmenmandaten). Zur Fragestellung der Ehegattenzustellung und Mandatserteilung von einem Ehegatten: Wenn ein Bescheid an „Herrn und Frau“ zugestellt und das erteilte Mandat nur von einer Person unterschrieben ist, ist nach den Vorschriften ein abweichender Zahlungsleistender zu erfassen. Folglich wird dann sowohl ein Bescheid (an Herrn und Frau) als auch eine PreNotification (an den Unterzeichner des Mandats) erstellt. Alte Einzugsermächtigungen nach Bankfusionen können gewandelt werden. Alle ein- und ausgehenden Dokumente können in CIP – Archiv eingestellt werden. Für die rollierenden Verfahren in der Verbrauchsabrechnung (Abrechnung noch im Jahr 2013) wird es notwendig sein, die Mandatsreferenz hierfür eigens mitzuteilen. Programmtechnisch werden die Bescheide voraussichtlich erst im Dezember 2013 die SEPA-Eigenschaften erfüllen können.
komuna GmbH EDV-Beratung Wallerstraße 2 84032 Altdorf S 0871/97385-0 X 0871/97385-600 U
[email protected] www.komuna.de Bankverbindung: Sparkasse Landshut BLZ 743 500 00 Konto 1713655 Dresdner Bank Landshut BLZ 743 800 07 Konto 6 922 880 00 Amtsgericht Landshut HRB 3823 Geschäftsführer: Franz Fuchs
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2. Wandlung Einzugsermächtigungen oder Neueinholung Mandate Grundsätzlich ist diese Frage von jedem Anwender selbst zu klären. Als Voraussetzung für die rechtlich einwandfreie Wandlung ist zu beachten, dass eine original unterschriebene Einzugsermächtigung vorliegt. Abweichend von der Information in den Infoseminaren müssen bei einer Wandlung keine Wandlungsschreiben an die Zahlungspflichtigen gesandt werden. Dies ergibt sich aus den aktuellen „Allgemeinen Geschäftsbedingungen“ der Banken. Im Rahmen der Wandlung muss den Abbuchern vor der SEPA-Einführung lediglich die Mandatsreferenz mitgeteilt werden. CIP – KD wird Ihnen folgende Möglichkeiten bereitstellen:
Alternative 1 – Neue Bescheide (wird von komuna empfohlen): Generelle Bescheiderstellung für alle abbuchungsrelevante Abgabearten im Rahmen der Jahressollstellung 2014. Dadurch werden dem Pflichtigen die Mandatsreferenz, die Gläubiger-ID, die Fälligkeitsbeträge und -daten mitgeteilt. Der Bescheid gilt auch als Pre-Notifkation. Alle abweichenden Bescheidempfänger erhalten eine gesonderte Pre-Notification laut SEPA Vorgabe.
Alternative 2 – Einholung neuer Mandate: Für diese Funktion wird auch eine Batchverarbeitung der eingehende Mandate möglich sein. Die vom System erstellen Mandatsvordrucke können über einen Barcode automatisiert in die Mandatsverwaltung eingelesen werden. Eine Nachbearbeitung ist jedoch in allen Fällen notwendig (Eingangsdatum und eventuelle Vermerke auf dem Mandat).
Alternative 3 – Erstellung Wandlungsschreiben: Erstellung eines Wandlungsschreibens im Herbst. Mit diesem Wandlungsschreiben kann den Pflichtigen ein vorausgefülltes Mandant mit der Bitte um Unterzeichnung und Rücksendung mitgegeben werden. Vorteil: Für die Rückantworten gibt es ordnungsgemäße Mandate. Die Anschreiben sind jedoch klar und deutlich zu formulieren. Es muss für den Zahler herausgestellt werden, dass auch bei nicht erfolgter Rücksendung die SEPAAbbuchung stattfindet.
Alternative 4 – Jahres Pre-Notification: Nach erfolgter Jahressollstellung 2014 können auch separate PreNotificationen gedruckt werden. Es wird jedoch darauf hingewiesen, dass diese Benachrichtigung keine Mehrjahreswirkungen aufzeigen.
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Dies ist damit begründet, dass die Mandatsreferenzen Bescheid übergreifend gebildet werden können. 3. Programmbereitstellung / Schulungen Die Auslieferung der erforderlichen Programmstände wird in zwei Etappen im September und Dezember 2013 erfolgen. Für beide Programmstände gibt es jeweils einen Schulungstag in Form eines Workshops. Der Besuch der beiden Fortbildungen ist -unserer Meinung nach- zwingend erforderlich, um die SEPA-Funktionen einschl. des neuen Moduls „Mandatsverwaltung“ bearbeiten zu können. Die Wünsche nach Vor-Ort-Schulungen können wir diesmal nicht erfüllen, da das uns vorgegebene Zeitfenster schon organisatorisch nicht reichen würde. Melden Sie sich bitte umgehend zu beiden Seminaren an, sicherlich gibt es auch Seminare in Ihrer näheren Umgebung. Die Termine und Inhalte der Workshops, die auch identisch mit den auszuliefernden Programmständen sind, ersehen Sie im Anhang. Die Anmeldung und evtl. notwendige zusätzliche Termine finden Sie auf unserer Homepage unter Schulungen. Die Seminare sind für Sachbearbeiter gedacht, die sich mit der Hinterlegung der Abbuchungen und der Kassenabwicklung beschäftigen. Aufgrund der vielfältigen Arbeiten rund um SEPA werden wir die allgemeinen Seminare im 2. Halbjahr 2013 nicht anbieten, ab Ende November finden lediglich Jahreswechsel-Seminare statt. Die Anmeldung und Termine finden Sie in Kürze ebenfalls auf unserer Homepage unter Schulungen. Wir möchten Sie abschließend darauf hinweisen, dass ab Mitte Juni ein Service-Pack/Patch zum Programmstand 4.2.3 bereitsteht, mit dem die Umrechnung der Kontonummern auf die IBAN-Nummer für alle Banken möglich ist. Die Bundesbank wird Anfang Juni alle Umrechnungsregeln (derzeit sind 45 unterschiedliche Vorgehensweisen bekannt) bereitstellen. Diese Funktionen werden im Programm CIP – KD integriert. Danach empfehlen wir Ihnen auch die Umwandlung der Kontonummern in die IBAN-Nummer mit den aktuellen „SEPA-Account-Converter“. Hierzu verweisen wir auf die Beschreibung im Programm CIP – KD – Menüpunkt „?“ – Zusätzliche Informationen – Konvertierung Bankverbindungen für die SEPA-Einführung.
Seite 4 Schreiben vom 05.06.2013
Im Hinblick auf eine reibungslose SEPA-Umstellung verbleiben wir mit freundlichen Grüßen
Franz Fuchs Geschäftsführer
Wolfgang Goletz Leiter Software und Support
PS: CIP-Archiv Insbesondere im Zusammenhang mit SEPA wollen wir Sie nochmals auf CIP – Archiv, die Archivierung im Finanzwesen, hinweisen. In CIP – Archiv werden natürlich sämtliche ein- und ausgehenden Dokumente rund um die SEPAUmstellung eingestellt. Diese Informationen können anschließend –wie alle Anordnungen, Belege, Dokumente, Bescheide, usw.- auf Knopfdruck von allen Berechtigten visuell beauskunftet werden, ohne aufwändig in dicken Ordner zu suchen. Gerne erstellen wir Ihnen dazu ein Angebot. Nachdem bereits viele Haushalte verabschiedet sind, können wir Ihnen -nach Rücksprache mit dem Softwarehersteller-mitteilen, dass wir den Zahlungszeitpunkt für diese außergewöhnliche Investition auf Wunsch auf Januar 2014 verschieben dürfen.
Seite 5 Schreiben vom 05.06.2013
SEPA 1 (Sept./Okt.) -
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Bedeutung von SEPA-Überweisungen und Lastschriften Mandatsformen Ebene für die Umsetzung und Konsequenzen für die Bildung der Mandatsreferenzen Vorbereitung und Wandlung bestehender Einzugsermächtigungen in Mandate Mandatsverwaltung Neuanlage, Neueinholung, Aktivierung, Änderung und Löschung Ablage von Anschreiben – Integration von CIP – Archiv (einschl. automatischer Ablage) Auswertungsfunktionen SEPA – Überweisung Vorbereitung der Formulare (Bescheide, Mahnungen u.a.) Klärung von Fragen
SEPA 2 (Okt. / Nov.) -
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Hinterlegung, Varianten und Besonderheiten von SEPA-Mandaten im Veranlagungsbereich Verbindung zur Mandatsverwaltung abweichender Zahlungsleistender Vorgehensweise bei Verrechnung innerhalb Bescheiderstellung Notwendigkeit und Erstellung einer Pre-Notification Auswirkungen auf Fälligkeitsveränderungen (Erlass, Stundung, manuelle Fälligkeitsveränderungen usw.) Bankeinzug Beachtung von Fristen Besonderheiten Verwendungszweck Zahlungsverkehr Sonstige SEPA-Funktionen Anordnungserstellung mit Abbuchung Buchung Kontoauszüge i. V. mit SEPA Hinterlegung bankspezifischer Einreichungsfristen für Zahlungswege Klärung von Fragen
Seite 6 Schreiben vom 05.06.2013
Workshoptermine SEPA 1 Singoldhalle Bobingen Willi-Ohlendorf-Weg 1, 86399 Bobingen
Mittwoch, 18.09.13 Dienstag, 24.09.13
Hotel Arvena Park Görlitzer Str. 51, 90473 Nürnberg, Langwasser
Mittwoch, 25.09.13
Kultur + Kongress Zentrum Kufsteiner Str. 4, 83022 Rosenheim
Donnerstag, 26.09.13
Stadthalle Haßfurt Hauptstraße 3, 97437 Haßfurt
Dienstag, 01.10.13 Dienstag, 08.10.13
Gemeinde Haibach 63808 Haibach
Montag, 30.09.13
Amberger Congress Centrum Schießstätteweg 8, 92224 Amberg
Mittwoch, 02.10.13
Sonnen-Therme Eging a. See Mühlberg 5, 94535 Eging a.See
Donnerstag, 19.09.13
Kurhaus Oy-Mittelberg Wertacher Str. 11, 87466 Oy-Mittelberg
Dienstag, 17.09.13
komuna GmbH Wallerstr. 2 84032 Altdorf
Dienstag, 10.09.13 Mittwoch, 11.09.13 Donnerstag, 12.09.13
Bitte melden Sie sich auf unserer Homepage unter der Rubrik Schulungen zum gewünschten Termin an.
Seite 7 Schreiben vom 05.06.2013
Workshoptermine SEPA 2 Singoldhalle Bobingen Willi-Ohlendorf-Weg 1, 86399 Bobingen
Dienstag, 22.10.13 Donnerstag, 07.11.13
Hotel Arvena Park Görlitzer Str. 51, 90473 Nürnberg, Langwasser
Montag, 21.10.13
Kultur + Kongress Zentrum Kufsteiner Str. 4, 83022 Rosenheim
Mittwoch, 06.11.13
Stadthalle Haßfurt Hauptstraße 3, 97437 Haßfurt
Mittwoch, 30.10.13 Dienstag, 05.11.13
Gemeinde Haibach 63808 Haibach
Montag, 28.10.13
Amberger Congress Centrum Schießstätteweg 8, 92224 Amberg
Donnerstag, 31.10.13
Sonnen-Therme Eging a. See Mühlberg 5, 94535 Eging a.See
Dienstag, 29.10.13
Kurhaus Oy-Mittelberg Wertacher Str. 11, 87466 Oy-Mittelberg
Montag, 04.11.13
komuna GmbH Wallerstr. 2 84032 Altdorf
Montag, 14.10.13 Dienstag, 15.10.13 Donnerstag, 17.10.13
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