Indice 1.

ACCESO AL SISTEMA ........................................................................................................................ 2

2.

MANEJO Y DESCRIPCION DE VENTANA............................................................................................. 3 2.1.

FORMULARIO ........................................................................................................................... 3

2.2.

IMPRESIÓN .............................................................................................................................. 4

3.

MENU PRINCIPAL ............................................................................................................................. 7

4.

PARAMETROS .................................................................................................................................. 8 4.1.

ACTUALIZACIÓN EMPRESA ....................................................................................................... 8

4.1.1.

5.

Detallando algunos aspectos importantes de la ventana MENU PRINCIPAL – EMPRESA. . 10

4.2.

SECTOR .................................................................................................................................. 13

4.3.

REGISTRO EMPLEADO ............................................................................................................ 15

4.4.

REGISTRO DE BENEFICIARIA ................................................................................................... 20

SUBSIDIOS ..................................................................................................................................... 24 5.1.

PLANIFICA SUBSIDIO .............................................................................................................. 25

5.1.1.

Detallando algunos aspectos importantes de la PLANIFICACION DE SUBSIDIOS. ............. 26

5.1.2. Añadir empleado (ventana PLANIFICACION DE SUBSIDIOS)................................................. 29 5.1.3. Como añadir Beneficiario desde la ventana PLANIFICACIÓN DE SUBSIDIOS y realizar planificación (Añadir Entrega). ....................................................................................................... 31 5.2.

PLANILLA SUBSIDIOS .............................................................................................................. 35

5.2.1.

Detallando algunos aspectos importantes de la ventana PLANILLA DE SUBSIDIOS........... 40

5.2.2.

Registro Manual. ............................................................................................................ 41

5.3.

PLANILLA RETROACTIVO......................................................................................................... 42

5.3.1. 5.4. 6.

Detallando algunos aspectos importantes de la ventana PLANILLA DE RETROACTIVO. .... 48

REPORTES .............................................................................................................................. 50

RESUMEN PROCESO............................................................................ Error! Bookmark not defined. 6.1.

PASO 1. Registro de empleados, beneficiarias ........................................................................ 52

6.2.

PASO 3 Planificación de subsidios........................................................................................... 53

6.3.

PASO 3. Generación de planilla mensual ................................................................................ 53

6.4.

PASO 4. Consolidación planilla mensual ................................................................................. 54

6.5.

PASO 5. Impresión de Planilla y Boletas .................................................................................. 54

6.6. CASO EXCEPCIONAL. Eliminación de un empleado de planilla y generación de su correspondiente planilla adicional .......................................................... Error! Bookmark not defined.

1. ACCESO AL SISTEMA Para ingresar al Sistema debe hacer doble click sobre el ícono SUBSIDIOS .

En el caso de que no haya conexión a internet, mostrará el siguiente mensaje:

Si no existe ningún problema conexión se mostrará ventana de Control de acceso:

Donde debe ingresar la CUENTA, el NÚMERO DE CONTROL y la CLAVE. Botón

para ingresar al sistema.

Botón

para cancelar el ingreso al sistema.

El sistema verifica los datos que se ingresa a los campos CUENTA, NRO. CONTROL y CLAVE

Si presiona Aceptar con uno o varios campos vacios, el sistema le hará notar que los campos son obligatorios mostrando alertas, ubicando el puntero del ratón sobre ícono alerta mostrara una breve descripción indicando el motivo de dicha alerta. El sistema controlará que la información que se está ingresando es válida, y en caso de no serlo, le notificará por medio de mensajes. NOTA: Los datos de ingreso son provistos por el DISTRIBUIDOR en el momento de la afiliación de la EMPRESA en el nuevo sistema de distribución de subsidios

2. MANEJO Y DESCRIPCION DE VENTANA 2.1.

FORMULARIO

Todos los formularios del sistema tienen la siguiente estructura:

Parte superior del formulario, se encuentra el área de Titulo del formulario. Parte media del formulario, está ubicada el área de Datos, donde se encuentran los datos con los que trabaja el formulario. Parte inferior del formulario, se encuentra el área de los botones Añadir, Editar, Guardar, Cancelar, Eliminar, Guardar. En algunos formularios puede variar la cantidad de los botones de acuerdo a la funcionalidad que requiera el formulario en cuestión.

2.2.

IMPRESIÓN

Todas las ventanas de impresión son preliminares o de vista previa y tienen la siguiente estructura:

Menú de la vista preliminar: Todos los íconos de este menú despliegan un breve mensaje si ubicamos el puntero del ratón sobre el ícono como muestra la siguiente imagen:

Ícono , abre una ventana la cual nos permite exportar el archivo a distintos formatos como muestra la imagen a continuacion:

Ícono , permite elegir el tipo de impresora a usar para la impresión, como muestra la siguiente imagen:

El botón Ícono

, muestra la estructura del documento si es que lo tuviera, en la siguiente imagen:

Íconos de desplazamiento desplazarse entre las páginas. Ícono

para confirmar la impresión.

, se encuentran deshabilitados se usan para

, abre la siguiente ventana para buscar un texto específico del documento.

Ícono , despliega una lista con distintas opciones para realizar el acercamiento del documento.

Finalmente la barra de estado, nos indica el número de la página, el total de páginas y el porcentaje de acercamiento del documento actual.

3. MENU PRINCIPAL Una vez ingresado al sistema le mostrara el menú principal, que sigue a continuación:

Donde tenemos las opciones PARAMETROS, SUBSIDIOS y SALIR. Opción PARAMETROS, sirve para mantener actualizada la información de la Empresa, Los empleados y Beneficiarias:

Opción SUBSIDIOS, mediante la misma se puede planificar los subsidios de los empleados, generar las planillas mensuales y sus correspondientes retroactivos.

Botón Salir, permite salir del sistema.

4. PARAMETROS Es la primera opción del MENÚ PRINCIPAL que despliega las siguientes funciones:

4.1.

ACTUALIZACIÓN EMPRESA Es la primera opción del menú PARAMETROS.

Al elegirla se abrirá la siguiente ventana:

Datos Empresa: Razón Social, Muestra la razón social de con la que ha sido afiliada la empresa. (p.ej. EMPRESA DE AGUA SANTA CLARA). Esta información no puede ser modificada a menos que se recurra nuevamente al DISTRIBUIDOR solicitando modificación de datos de afiliación. NIT, Muestra el NIT de la empresa. Numero Patronal, Muestra el número patronal de la empresa. Nombre Comercial, Muestra el nombre comercial de la empresa. (p. ej. SANTA CLARA S.R.L.) Dirección, debe ingresar la dirección de la empresa. Departamento, debe seleccionar el nombre de departamento en el que se encuentra la empresa. Municipio, debe ingresar el nombre de municipio que pertenece la empresa. Telf/Fax, debe ingresar el número de teléfono o fax de la empresa. Celular, debe ingresar el número de celular de la empresa. Email, debe ingresar el correo electrónico de la empresa.

Tipo de Empresa, debe seleccionar el tipo de empresa (pública, privada) Botón Sucursal, abre una ventana donde indica la(s) sucursal(es) en la(s) que está habilitada la empresa. Botón Cambiar Contraseña, abre una ventana donde puede cambiar la contraseña actual. Datos de Contacto: Nombre, debe ingresar el nombre de una persona que sea contacto de la empresa. Teléfono, debe ingresar el número telefónico de contacto de la empresa. Área inferior de botones: Guardar, guarda todos los datos de la empresa, mostrando un mensaje si se guardo con éxito. Imprimir, abre una ventana de vista preliminar donde se puede ver el documento con los datos de la empresa tal como se verá en la hoja impresa, con opción a imprimir.

El área inferior de botones (ventana REGISTRO - EMPRESA)

Botón guarda o almacena los datos que se llenaron en los campos correspondientes, mostrando el siguiente mensaje cuando se ha guardado con éxito los datos de la empresa.

Botón

cierra la ventana MENU PRINCIPAL – EMPRESA.

4.1.1. Detallando algunos aspectos importantes de la ventana MENU PRINCIPAL – EMPRESA. .Indica que todos los campos con (*) deben llenarse obligatoriamente.

En los campos DEPARTAMENTO y TIPO DE EMPRESA se debe seleccionar un elemento de la lista que se despliega, como se muestra a continuación:

Botón empresa.

muestra las sucursales en las que está habilitada la

Botón ventana Cambiar Contraseña.

de la ventana MENU PRINCIPAL – EMPRESA, abre la

Donde se debe ingresar los campos: Contraseña Actual, se debe ingresar la contraseña actual. Nueva Contraseña, se debe ingresar la nueva contraseña. Confirmar Contraseña, se debe volver a escribir la nueva contraseña.

Botón mensaje.

para guardar los cambios. Si todo está bien le mostrará el siguiente

Botón

para cancelar el cambio de contraseña.

NOTA: En caso de haber modificado la contraseña y haber extraviado el dato, es posible recurrir nuevamente al DISTRIBUIDOR quien podrá restablecer la contraseña original. En el caso que no haya llenado uno o más campos y presione Aceptar, el sistema alertará que campo(s) no fue llenado, como muestra la siguiente imagen.

También muestra los siguientes mensajes, en caso que: La contraseña actual no coincide.

La nueva contraseña y confirmar contraseña no coinciden.

4.2.

SECTOR

Nota: El sector es un campo especial que está habilitado solamente para algunas empresas que lo hayan solicitado. Normalmente este campo es utilizado por universidades y empresas que manejan varios centros de trabajo y por lo tanto administran planillas de subsidio distintas.

Es la segunda opción del menú PARAMETROS.

Abre la ventana SECTOR como se muestra:

Botón

, permite añadir nuevo sector, abre la siguiente ventana:

Botón

, permite editar al sector, abre la siguiente ventana:

Botón , permite eliminar un sector seleccionado, previa confirmación como muestra la siguiente imagen:

Botón

, permite salir o cerrar la ventana SECTOR.

Nota: El sector es un campo especial que está habilitado solamente para algunas empresas que lo hayan solicitado. Normalmente este campo es utilizado por universidades y empresas que manejan varios centros de trabajo y por lo tanto administran planillas distintas. 4.3.

REGISTRO EMPLEADO Es la tercera opción del menú PARAMETROS .

Abre la ventana REGISTRO DE EMPLEADOS como se muestra:

Realizar búsquedas, según escriba en el campo búsqueda como sigue:

Donde la lista de empleados se reduce a solo los empleados que coincidan con la búsqueda.

Botón

para Añadir empleado, que mostrara la siguiente ventana:

Datos Personales Paterno, debe ingresar el Apellido Paterno del empleado. Materno, debe ingresar el Apellido Materno del empleado. Nombres, debe ingresar los nombres del empleado. CI, debe ingresar la Cedula de Identidad del empleado. A continuación debe seleccionar donde fue expedido dicho CI. Matrícula, debe ingresar la Matrícula de Asegurado (Caja de Salud) del empleado. Sector, Permite seleccionar el sector correspondiente al empleado. Este campo puede dejarse vacio en caso de que la empresa no maneje sectores en planilla.

Nota: el sector es un campo especial que está habilitado solamente para algunas empresas que lo hayan solicitado. Sucursal, debe seleccionar la sucursal correspondiente al empleado. Aquí se define en qué sucursal realizara el recojo de subsidio el Beneficiario. Datos de contacto Dirección, debe ingresar la dirección de contacto del empleado. Teléfono, debe ingresar el número telefónico de contacto del empleado. Celular, debe ingresar el número de celular de contacto del empleado. Donde se deben llenar por lo menos los campos obligatorios para registrar un empleado, en caso de no ser así el sistema le informara con un mensajes. Editar Empleado, en la lista de empleados debe ubicarse sobre el empleado que desea editar, luego presionar el botón , los datos del empleado se cargarán automáticamente, como se muestra a continuación:

Donde puede editar los campos que sean necesarios, NO OLVIDE presionar para que se almacenen los cambios realizados. Para Eliminar Empleado, en la lista de empleados debe ubicarse sobre el empleado que desea Eliminar, luego presionar el botón , el sistema le enviara un mensaje de confirmación antes de eliminar el empleado, como se muestra:

NOTA: Es posible eliminar a un empleado solamente cuando este no ha sido tomado en cuenta en una planificación o una planilla

Botón empleados.

abre una ventana de vista preliminar para imprimir la lista de

Para mayor detalle de la impresión ver el punto (2.2. IMPRESION) de la presente guía.

4.4.

REGISTRO DE BENEFICIARIA

NOTA: Se entiende por Beneficiaria a la persona que está autorizada para recoger el beneficio del subsidio. Regularmente es la conyugue y ocasionalmente es la mamá del hijo reconocido para quien se está otorgando el beneficio. Es importante entender esto porque la entrega del subsidio se realizara previa verificación del CI de esta persona. Es la cuarta opción del menú PARAMETROS .

Abre la ventana REGISTRO DE BENEFICIARIOS como se muestra:

Realizar búsquedas, según escriba en el campo búsqueda como muestra la siguiente imagen:

Donde la lista de beneficiarios se reduce, solo los beneficiarios que coincidan con la búsqueda.

Botón

, que mostrara la siguiente ventana:

Datos Beneficiaria Empleado, debe Seleccionar un Empleado al que se le asignará la Beneficiaria que se está registrando. Paterno, debe ingresar el Apellido Paterno del Beneficiario. Materno, debe ingresar el Apellido Materno del Beneficiario. Nombres, debe ingresar el (los) nombre(s) del Beneficiario. CI, debe ingresar la Cedula de Identidad del Beneficiario. A continuación debe seleccionar donde fue expedido dicho CI. Tipo, debe seleccionar el tipo de Beneficiario (Mujer – Hijo(a)). Matricula, debe ingresar la matricula del Beneficiario. Se deben llenar por lo menos los campos obligatorios para registrar el (la) beneficiario, en caso de no ser así el sistema le informara con mensajes. En caso de que el empleado sea mujer y sea ella misma la que será beneficiada con el subsidio, se debe registrar de igual forma como beneficiaria, pero utilizando la opción . Esta opción llena los campos automáticamente, como muestra la siguiente imagen:

Editar Beneficiario, en la lista de beneficiarios debe ubicarse sobre el beneficiario que desea editar luego presionar el botón , los datos del beneficiario se llenaran automáticamente, como se muestra a continuación:

Donde puede editar los campos que sean necesarios, NO OLVIDE presionar para que se almacenen los cambios realizados.

Eliminar beneficiario, en la lista de beneficiarios debe ubicarse sobre el beneficiario que desea Eliminar, luego presionar el botón , el sistema le enviará un mensaje de confirmación antes de eliminar el beneficiario, como se muestra:

NOTA: Solo se puede eliminar una beneficiaria si es que todavía no ha sido tomada en cuenta en una planificación o en una planilla.

Botón beneficiarios.

abre una ventana de vista preliminar antes de imprimir la lista de

Para mayor detalle de la impresión ver el punto (2.2. IMPRESION) de la presente guía.

5. SUBSIDIOS Es la segunda opción del menú principal, cuenta con las siguientes sub opciones.

5.1.

PLANIFICA SUBSIDIO Es la primera opción del menú SUBSIDIOS.

NOTA: La planificación es el punto central de la gestión de planillas de subsidios. Por medio de esta opción se planifica todos los subsidios (rango de fechas, tipo de paquetes, cantidad de paquetes, etc.) de cada uno de los empleados(as) de la empresa y sus correspondientes beneficiarias

Si elegimos la opción Planifica Dotación abrirá la siguiente ventana:

En la parte superior Se pueden realizar búsquedas. En la parte media Se muestran todos los Empleados cuya planificación está registrada en sistema

En la parte inferior de botones. Añadir, permite añadir una nueva planificación. Editar, permite editar la planificación del empleado elegido Anular, permite eliminar la planificación del empleado elegido Imprimir, permite imprimir el detalle de subsidios planificados del empleado elegido 5.1.1. Detallando algunos aspectos importantes de la PLANIFICACION DE SUBSIDIOS.

Puede realizar búsquedas según escriba en este campo Empleado como muestra la imagen:

Para añadir una nueva planificación, presionamos el botón la siguiente ventana:

que le mostrará

Sección: Datos Empleado Fecha de registro, muestra la fecha en la que se está realizando el registro (es un dato referencial). Empleado, lista a todos los empleados de la empresa que todavía no tienen una planificación. Se debe seleccionar el empleado. Sucursal, campo NO EDITABLE donde mostrará la sucursal correspondiente al empleado seleccionado. (La sucursal es asignada al empleado cuando este es registrado. Ver el punto 4.3. Empleado de este manual.) CI, campo NO EDITABLE donde mostrará el número del C.I. del empleado correspondiente. Sector, Campo NO EDITABLE donde mostrará el sector correspondiente al empleado.

Nota: el sector es un campo especial que está habilitado solamente para algunas empresas que lo hayan solicitado. Botón Añadir Empleado, Abrirá una ventana donde podrá añadir un empleado. Sección: Añadir Planificación Beneficiario, debe seleccionar el dependiente. Periodo Inicio, debe indicar el inicio del periodo que se está planificando para el tipo de subsidio seleccionado. Periodo Fin, debe indicar el fin del periodo de que se está planificando para el tipo de subsidio seleccionado. Subsidio, debe seleccionar tipo subsidio (PRENATAL o LACTANCIA) que se está planificando entregar al beneficiario. Cantidad, debe indicar la cantidad de paquete(s), en favor de Beneficiario.

Tipo Paquete, debe seleccionar el tipo de paquete (URBANO o RURAL), en favor de Beneficiario. Botón Añadir, solo en caso que NO exista un BENEFICIARIO previamente registrado para el empleado. Se abrirá una ventana donde podrá añadir un Beneficiario. Botón +, Añade todos los datos que se están planificando para el Beneficiario. Botón -, Quita el registro planificado para el Beneficiario. Área inferior de Botones

Botón,

almacena la(s) planificaciones realizadas.

Botón,

cancela la(s) planificaciones realizadas.

Botón , permite modificar la(s) planificaciones realizadas. Para editar una planificación, debe ubicarse sobre una planificación (seleccionar) como muestra la imagen:

Botón

, permitirá eliminar la planificación realizada para el empleado.

Botón , abre una ventana de vista preliminar. A continuación se muestra la imagen de la vista preliminar:

Para mayor detalle de la impresión ver el punto (2.2. IMPRESION) de la presente guía.

5.1.2. Añadir empleado (ventana PLANIFICACION DE SUBSIDIOS) A.1. Como añadir empleado desde la ventana PLANIFICACIÓN DE SUBSIDIOS. Solo en el caso que no se haya registrado previamente al Empleado, Es posible hacerlo directamente en el transcurso de la planificación:

A.2. Hacer click en el botón siguiente ventana:

de la sección Datos Empleado, que abrirá la

Donde se puede añadir un nuevo empleado a la planificación. “La descripción en detalle del uso de esta ventana se encuentra en el punto 4.3. Empleado de este manual.” A.3. Una vez creado el nuevo empleado regresa a la ventana PLANIFICACION DE SUBSIDIOS, como se muestra en la siguiente imagen:

Los campos Empleado, CI, Sucursal y Sector llenados automáticamente.

5.1.3. Como añadir Beneficiario desde la ventana PLANIFICACIÓN DE SUBSIDIOS y realizar planificación . B.1. Solo en el caso que NO se haya registrado previamente a un beneficiario para el empleado seleccionado

B.2. Hacer click en el botón siguiente ventana:

de la sección Añadir Beneficiario, que abrirá la

Donde se puede añadir un nuevo beneficiario a la planificación.

“La descripción en detalle del uso de esta ventana se encuentra en el punto 4.4. Beneficiario de este manual.” B.3. Una vez creado un nuevo dependiente, los datos Dependiente y CI serán llenados automáticamente, como muestra la siguiente imagen:

B.4. Ahora se debe indicar la Fecha de Inicio de Periodo, Fecha Fin de Periodo y elegir el tipo de paquete entre URBANO o RURAL, como muestra la siguiente imagen:

B.5. Luego elegir el Subsidio entre PRE-NATAL o LACTANCIA, también indicar la Cantidad, como muestra en la siguiente imagen:

B.6. Hacer click en el botón , para agregar un registro al listado, a continuación se listará este registro de planificación, como muestra la siguiente imagen:

Con lo que concluye la sección Añadir Planificación. Finalmente, del área inferior de botones, presionamos el botón almacenará esta planificación, listándolo como se muestra en la siguiente imagen:

, que

En el caso que la beneficiaria tenga más de un (1) subsidio del mismo tipo (Ej. hijos múltiples) debe indicarlo como muestra la siguiente imagen en el campo cantidad:

Cuando intente guardar los cambios con el botón

, le mostrara la siguiente ventana:

Donde debe elegir el motivo correspondiente al caso y Click en normalmente.

5.2.

PLANILLA SUBSIDIOS Es la segunda opción del menú SUBSIDIOS.

Si elegimos la opción Planifica Subsidios abrirá la siguiente ventana:

, continua

Donde lista los subsidios registrados. Botón

, muestra la siguiente ventana:

Sucursal, debe elegir la sucursal para la cual se está elaborando la planilla correspondiente.

NOTA: las sucursales son asignadas en el momento que la empresa es afiliada. El dato sucursal se guarda como dato al registrar empleado, al generar planilla cuando elija una determinada sucursal, el sistema buscara todos los empleados que pertenezcan a dicha sucursal Sector, debe elegir el sector correspondiente al subsidio, entre los sectores de la empresa del empleado.

Nota: el sector es un campo especial que está habilitado solamente para algunas empresas que lo hayan solicitado.

Tipo Paquete, debe elegir el paquete correspondiente al empleado entre URBANO y RURAL. Periodo, debe indicar el periodo de la planilla a generarse. Monto de Paquete, debe seleccionar el monto del paquete correspondiente al subsidio

NOTA: Los montos de paquetes aparecerán automáticamente de acuerdo a las disposiciones vigentes de la entrega de subsidios. A la fecha el monto de paquete disponible es de1200. Opción ADICIONAL, el uso de esta opción está reservado solo para los casos donde ya exista una planilla de subsidio registrado para ese mes, pero que en dicho subsidio no se hayan incluido a todos los empleados planificados.

Nota: Si no se hubiese incluido a una persona en una planilla de un determinado periodo, es posible generar nuevamente la planilla con esta persona utilizando la opción de planilla ADICIONAL

El botón Generar Planilla, genera la planilla listando TODOS los empleados que según su planificación tiene derecho al subsidio el mes correspondiente El botón

(menos), quita a una persona de la planilla solo en casos excepcionales

Nota: Si se desea registrar en planilla a una persona que se haya quitado de un mes determinado, se debe generar una planilla ADICIONAL de dicho periodo.

Botón siguiente imagen:

, abre la ventana con opción a editar los campos, como muestra la

Botón

, almacena los cambios realizados.

Botón usuario.

, elimina la planilla seleccionada, previa confirmación por parte del

Botón

, abre una ventana de vista preliminar de la Planilla de Subsidios:

Para mayor detalle de la impresión, ver el punto (2.2. IMPRESION) de la presente guía.

Botón Familiares:

, abre una ventana de vista preliminar de las Boletas de Asignaciones

La impresión se realizara con el formato que se observa en la imagen. Siendo una impresión en borrador cuando la planilla en cuestión no ha sido consolidada, podemos saber si la planilla es consolidada, poniendo atención en la parte superior derecha del documento de impresión se genera un código como muestra la siguiente imagen:

Para mayor detalle de la impresión ver el punto (2.2. IMPRESION) de la presente guía. Nota : es realmente importante comprender el uso de botón CONSOLIDAR ya que no hay vuelta atrás, esto quiere decir que una vez consolidado NO PODRA realizar la operación inversa.

Botón

, hace que la planilla se consolide. La lista de planillas de subsidio tiene

una columna donde indica planilla consolidada la siguiente imagen:

, planilla NO consolidada

, como muestra

5.2.1. Detallando algunos aspectos importantes de la ventana PLANILLA DE SUBSIDIOS. C.1. Caso General de la ventana PLANILLA DE SUBSIDIOS El caso general del uso de esta ventana es seleccionar los datos indicados de la(s) planificaciones que se desean generar planilla. La siguiente imagen muestra los pasos:

Donde las opciones: Sector, Adicional, botón – (menos) no se usan. C.2. Seleccionando los puntos (A)Sucursal, (B)Tipo Paquete, (C)Periodo, (D)Monto Paquete, y (E)Generar Planilla son suficientes para generar planilla, como se muestra en la siguiente imagen:

Opción ya que pocas empresas manejan sectores.

, solo en el (los) casos que sean necesarios

Opción , solo cuando se quiere generar una planilla previamente generada, pero que hubiese excluido a algún empleado planificado. Botón , solo en los casos que se quiera quitar planificaciones de la lista. (están son las planificaciones que luego se podrían ADICIONAR).

Botón , genera la planilla y se marca como tickeado en la columna Consolidada de la lista de planillas.

5.2.2. Registro Manual. En el caso que el registro haya sido realizado manualmente (la planilla fue registrada directamente en la SUCURSAL), notar que la columna Registro Manual esta seleccionado como muestra la siguiente imagen:

Estas planillas no pueden ser ni eliminadas ni editadas , solamente impresas

5.3.

PLANILLA RETROACTIVO Es la tercera opción del menú SUBSIDIOS

NOTA: Es importante mencionar que el retroactivo se calcula en base a las planillas existentes en el sistema. P.ej. Si se tienen registradas las planillas desde ABRIL, cuando se genere la planilla de retroactivos solo considerará el cálculo a partir de este periodo, porque no existe nada en periodos anteriores. Si elegimos la opción Planilla de Retroactivos abrirá la siguiente ventana:

Donde lista las planillas de retroactivos registrados. Botón

, muestra la siguiente ventana:

Sucursal, debe seleccionar la sucursal correspondiente para generar la planilla de retroactivo. Desde, debe indicar el periodo inicio de planilla de retroactivo. Hasta, debe indicar el periodo fin de planilla de retroactivo. Paquete, debe elegir el paquete correspondiente para generar la planilla de retroactivo. El botón Generar Planilla, genera la planilla de retroactivo listando todas las planillas de retroactivo.

Botón

, muestra la ventana como en la siguiente imagen:

Donde los campos no son realmente editables. En el caso que aun NO SE HAYA CONSOLIDADO, muestra el siguiente mensaje:

NOTA: para efectuar cambios en los datos de la planilla de retroactivos se debe, eliminar la planilla y volver a crear. Botón mensaje:

Luego Click en

, almacena los cambios realizados, el sistema mostrara el siguiente

muestra el listado, como en la siguiente imagen:

Botón , cambia la ventana de modo edición, a modo listado, sin guardar ningún cambio realizado, como muestran las siguientes imágenes:

Botón , elimina la planilla de retroactivo seleccionada seleccionada, previa confirmación por parte del usuario. Botón

, muestra el siguiente mensaje:

Presionando abre una ventana de vista preliminar. A continuación se muestra la imagen de la vista preliminar:

Para mayor detalle de la impresión, ver el punto (2.2. IMPRESION) de la presente guía.

Botón , Muestra un reporte, que permite visualizar el mes o meses que le corresponden retroactivos a los empleados de la empresa

Presionando abre una ventana de vista preliminar. A continuación se muestra la imagen de la vista preliminar:

Para mayor detalle de la impresión, ver el punto (2.2. IMPRESION) de la presente guía.

Botón

, muestra el siguiente mensaje:

Botón

, cancela la consolidación.

Botón

, acepta la consolidación, mostrando el siguiente mensaje:

Botón

, cancela la impresión.

Botón

, acepta imprimir planilla, mostrando la siguiente ventana:

Para mayor detalle de la impresión ver el punto (2.2. IMPRESION) de la presente guía.

Finalmente Botón retroactivos:

que imprime las boletas correspondientes de

5.3.1. Detallando algunos aspectos importantes de la ventana PLANILLA DE RETROACTIVO. D.1. Para generar una planilla de retroactivos recuerde que debe existir previamente una planilla de subsidios con los meses correspondientes para generar planilla de retroactivo. D.2. Para generar una planilla de retroactivos debe realizar los pasos como indica la siguiente imagen:

Si todo está bien se listara el registro como se muestra en la siguiente imagen:

En caso contrario un mensaje le informara sobre el inconveniente. Donde básicamente es: A:

seleccionar la sucursal.

B: correspondiente al retroactivo.

indicar el inicio y el fin del periodo

C:

elegir el paquete correspondiente.

D:

Generar la planilla.

E: cuando ya decida guardar todas las planillas, Click en el botón Guardar y se almacenaran las planillas elaboradas.

D.3. Sobre consolidar planilla, básicamente es hacer Click al botón Vista ANTES de ser consolidada, tomar atención en la columna consolidar de la siguiente imagen:

Vista DESPUES de ser consolidada, tomar atención en la columna consolidar de la siguiente imagen:

5.4.

REPORTES Es la cuarta opción del menú SUBSIDIOS

Opción REPORTES, muestra la sub-opción PLANIFICACION POR PERIODO, como muestra la siguiente imagen.

Opción PLANIFICACION POR PERIODO, abre la siguiente ventana para elegir el periodo correspondiente

Botón , abrirá el reporte que muestra la proyección de todos los empleados que deberían estar en planilla en el periodo elegido.

Para mayor detalle de la impresión ver el punto (2.2. IMPRESION) de la presente guía.

Botón

, para salir de la ventana REPORTE DE PLANIFICACION.

6. RESUMEN PROCESO GENERACION DE PLANILLAS En el presente manual se ha descrito a detalle cada una de las funcionalidades, ventanas y opciones del sistema. Pero es también sumamente importante recalcar el PROCESO de generación de planillas de subsidios , el proceso indique qué opciones usar del sistema paso a paso

6.1.

PASO 1 Registro de empleados y beneficiarias

-Ingrese al formulario de planificación de Subsidios y CREE al empleado(a) - Inmediatamente cree su correspondiente

6.2.

PASO 2 Planificación de subsidios

Una vez creado el empleado(a) y las beneficiaria, en la grilla inferior se debe registrar el(los) subsidio(s) que le corresponden indicando el inicio y fin de estos y el tipo subsidio.

Finalmente guarde la información y el sistema le mostrará la lista que inicialmente estaba vacía, con la información que acaba de ingresar

Repita los paso 6.1. y 6.2 hasta completar su planilla

6.3.

PASO 3. Generación de planilla mensual

Una vez registrados los subsidios planificados de todo el personal correspondiente, el sistema generará AUTOMATICAMENTE la planilla de subsidios mes a mes , es decir que cuando el usuario genere una nueva planilla el sistema buscara todos los empleados que tiene una o más subsidios planificados dentro el periodo, sucursal y tipo paquete elegidos.

6.4.

PASO 4. Consolidación planilla mensual

El paso siguente es consolidar la planilla para que en las sucursales correspondientes puedan verlas y procesarlas (genrar factura, entregar subsidios,etc)

6.5.

PASO 5. Impresión de Planilla y Boletas

Una vez consolidada la planilla el usuario puede imprimir la planilla y las boletas correspondientes .