INDICADORES DE GESTION

DIEGO ALEJANDRO SOSA CARDENAS

ESCUELA SUPERIOR DE ADMINISTRACIÓN PÚBLICA FACULTAD DE PREGRADO PROGRAMA EN CIENCIAS POLÍTICAS Y ADMINISTRATIVA BOGOTA D.C 2008

INDICADORES DE GESTION

DIEGO ALEJANDRO SOSA CARDENAS

Informe Final Práctica Administrativa

ASESOR ADMINISTRATIVO: EDUARDO SMITH

ASESOR ESAP: ADOLFO CORTES

ESCUELA SUPERIOR DE ADMINISTRACIÓN PÚBLICA FACULTAD DE PREGRADO PROGRAMA EN CIENCIAS POLÍTICAS Y ADMINISTRATIVA BOGOTA D.C. 2008

CONTENIDO I

INTRODUCCIÓN

I PARTE: LA PRÁCTICA ADMINISTRATIVA 1.

DESCRIPCIÓN DE LA ENTIDAD DONDE SE REALIZA LA PRÁCTICA ADMINISTRATIVA

2.

OBJETIVOS DE LA PRACTICA ADMINISTRATIVA

2.1

OBJETIVO GENERAL

2.2

OBJETIVOS ESPECÍFICOS

2.3

RESULTADOS ESPERADOS

3

MARCO DE REFERENCIA

3.1

MARCO TEÓRICO

3.1.1

QUE SON Y PARA QUE SIRVEN?

3.2

MARCO CONCEPTUAL

3.2.1

Objetivos de los Indicadores Logísticos

3.2.2

¿Para qué se utilizan?

3.2.3

¿Por qué se utilizan?

3.2.4

¿Cómo es su composición?

3.2.5

¿Qué medir?

3.2.6

Herramientas para desarrollar indicadores de gestión

3.2.7

Clases de indicadores

3.3

MARCO GEOGRAFICO

3.4

MARCO HISTORICO

3.5

MARCO NORMATIVO

4.

METODOLOGÍA

II PARTE: RESULTADOS DE LA PRÁCTICA ADMINISTRATIVA

5. AVANCE 5.1 INFORME DE DATOS TÉCNICOS DE ZEROFRACTAL STUDIO 5.1.1. Zerofractal Studio Animation 5.2 RESULTADO FINAL CONCLUSIONES GLOSARIO BIBLIOGRAFÍA ANEXOS

LISTADO DE FIGURAS

FIGURA No 1. Organigrama de la Estructura Orgánica de Zerofractal Studio. FIGURA No 2. Editor de Materiales. FIGURA No 3. Mapa de materiales. FIGURA No 4. Indicador de Elementos. FIGURA No 5. Layers/Capas. FIGURA No 6. Indicador de Cámaras.

INTRODUCCIÓN

La practica administrativa a desarrollar en Zerofractal Studio más exactamente en Departamento de Animación, se ajusta al conjunto de actividades desarrolladas en el marco de procesos de asesoría y consultoría, en las cuales se obtendrá como producto principal unos Indicadores de Gestión del departamento, cuyos análisis contribuyen a la determinación de estándares de calidad en los procesos de producción. El impacto de estos procesos de asesoría y consultoría se reflejará directamente sobre los procesos de producción pertenecientes al departamento de animación. Sin duda este tema contribuye a mejorar la calidad de los proyectos realizados, fortaleciendo con esto la imagen de la empresa en el mercado. Resulta de gran trascendencia analizar la gestión administrativa de las empresas comerciales en especial la gestión que ha desarrollo la empresa, Zerofractal Studio la cual ha sido una administración muy efectiva. La gestión administrativa es uno de los temas más importantes a la hora de tener un negocio ya que de ella va depender el éxito o fracaso de la empresa. En los años hay mucha competencia por lo tanto hay que retroalimentarse en cuanto al tema.

I PARTE. LA PRÁCTICA ADMINISTRATIVA

1. DESCRIPCION DE LA ENTIDAD DONDE SE REALIZA LA PRACTICA ADMINISTRATIVA

Zerofractal Animation Studios es un estudio especializado en producción de video animado. Su experiencia, talento y capacidad de producción los convierte en una excelente alternativa para desarrollar proyectos como: • • • • •

Comerciales Animados Product Shorts Paquetes de identidad grafica Videos musicales & video clips Toures virtuales

Sin importar si su proyecto es para HD, televisión y DVD, su equipo humano y su infraestructura le permitirán desarrollar con la mayor calidad posible todos sus objetivos. Está conformado por un valioso equipo multidisciplinario, con seis años de experiencia en la ejecución de proyectos para más de 220 clientes en 6 países, que incluye profesionales especialistas en diseño en movimiento, animación 3D, diseño industrial y arquitectónico.

Los servicios que presta Zerofractal Studio son: • Pre Producción 9 Storyboarding 9 Animatics 9 Diseño de personajes 9 Diseño de escenografías • Producción 3D 9 Modelado técnico 9 Modelado orgánico 9 Rigging 9 Iluminación 9 Animación de cámaras 9 Animación de personajes 9 Rendering • Post Producción 9 Composición 9 Motion desing 9 Efectos especiales

FIGURA No 1. Organigrama de la Estructura Orgánica de Zerofractal Studio.

Fuente: Zerofractal Studio, Bogotá 2007.

2. OBJETIVOS DE LA PRÁCTICA ADMINISTRATIVA

2.1 GENERAL Elaborar los Indicadores de Gestión del Departamento de Animación de Zerofractal Studio. 2.2 ESPECÍFICOS 2.2.1 Recopilar la información correspondiente a los procesos de producción. 2.2.2 Clasificar la información correspondiente en una relación entre las variables cuantitativas o cualitativas, que determinan la calidad en los procesos de producción. 2.2.3 Analizar la información recopilada y ya clasificada a través de la comparación con los documentos legales sobre el tema. 2.2.4 Elaborar el documento diagnostico que señale los indicadores de gestión, teniendo en cuenta todo el andamiaje que soporta el departamento de animación con respecto a Zerofractal Studio. 2.3 RESULTADOS ESPERADOS Documento diagnostico de los Indicadores de Gestión del departamento de animación de Zerofractal Studio: • La información obtenida se entregara clasificada bajo la temática de Indicadores de Gestión. • El documento entregado contendrá los adecuados lineamientos legales que rijan la temática de Indicadores de Gestión, relativo al departamento de animación de Zerofractal Studio. • Entrega del proyecto de Indicadores de Gestión bajo los criterios generales de dichos indicadores en el departamento de animación de Zerofractal Studio.

3. MARCO DE REFERENCIA

3.1 MARCO TEORICO Inicialmente para hablar de Indicadores de Gestión definamos que es un Sistema de Indicadores y de Control de Gestión. El Sistema de Indicadores y de control de gestión, es un sistema que permite monitorear de forma continua, las variables que son factores críticos de éxito, así como las variables que exigen control, en búsqueda del mejoramiento de las decisiones que sobre el presente y futuro de una empresa se tomen. Basados en lo anterior, nos surge entonces otra pregunta, ¿por qué control?, nos referimos entonces a aspectos tales como: • Cumplimiento de los objetivos, metas y misión • Proteger los recursos de la organización • Prevenir errores y su reincidencia • Establecer desviaciones y adoptar medidas correctivas • Monitorear los procesos de gerencia y planeación • Identificar las causas de las desviaciones • Verificar el cumplimiento de las políticas y de los procedimientos El control entonces puede ser de varios tipos, externo, físico, administrativo o interno, incluyendo en este último el contable, el financiero, el operativo y el de gestión. Al referirnos específicamente al Sistema de Control de Gestión, entonces tiene como características básicas las siguientes: • Es establecido por la administración • El proceso de auditoría lo monitorea y establece los ajustes pertinentes • Los dueños de los procesos lo administran y usan • Los equipos de mejoramiento de la calidad realizan su mejoramiento • El proceso de auditoría lo monitorea y verifica las desviaciones con las metas establecidas. Este control de gestión dependiendo de las visiones y el tipo de actividades que se realicen en cada área, o la función principal del proceso, puede orientarse a varios aspectos tales como resultados, rendimientos (eficiencia, eficacia, productividad, rentabilidad), efectividad e impacto, costos (producción, no calidad, financieros), conformidad (normas, funciones, especificaciones), procesos (variables, atributos), productos (calidad, cantidad, servicio), servicios (calidad, servicio), etc.

3.1.1 ¿Qué son y para qué sirven? Los indicadores son el reflejo de los logros y el cumplimiento de la misión y objetivos de un determinado proceso. Los indicadores de gestión sirven a los dueños de un proceso, como herramienta de mejoramiento de la calidad de las decisiones que sobre el propio proceso se tomen. Este mejoramiento de la calidad de las decisiones que se tomen sobre el proceso, se traduce en una mejor calidad del producto o servicio resultado de este proceso. La información sobre el resultado o el comportamiento de un proceso, dentro del propio proceso de gerenciamiento de éste, se traduce en el poder gerenciar con datos y hechos el proceso, lo cual se alinea perfectamente con el viejo adagio que dice "Proceso que no se mide no puede ser mejorado". Para poder gerenciar basado en datos y hechos, se requieren además de otras características para que la confiabilidad de estas decisiones sea la mayor, por lo que citaré algunas de las principales características de un indicador de gestión. Un indicador debe ser: • Objetivo • Cuantificable • Verificable • Que agregue valor al proceso de toma de decisiones • Comunicados y divulgados • Establecidos en consenso • Que reflejen el compromiso de quienes lo establecieron. Los indicadores de gestión son uno de los agentes determinantes para que todo proceso de producción, se lleve a cabo con eficiencia y eficacia, es implementar en un sistema adecuado de indicadores para calcular la gestión o la administración de los mismos, con el fin de que se puedan efectuar y realizar los indicadores de gestión en posiciones estratégicas que muestren un efecto óptimo en el mediano y largo plazo, mediante un buen sistema de información que permita comprobar las diferentes etapas del proceso logístico. Hay que tener en cuenta que medir es comparar una magnitud con un patrón preestablecido, la calve de este consiste en elegir las variables críticas para el éxito del proceso, y con ello obtener una gestión eficaz y eficiente es conveniente diseñar un sistema de control de gestión que soporte la administración y le permite evaluar el desempeño de la empresa.

Un sistema de control de gestión tiene como objetivo facilitar a los administradores con responsabilidades de planeación y control de cada uno de los grupo operativo, información permanente e integral sobre su desempeño, que les permita a éstos autoevaluar su gestión y tomar los correctivos del caso. A cada uno de sus usuarios, el sistema debería facilitarle información oportuna y efectiva sobre el comportamiento de las variables críticas para el éxito a través de los indicadores de gestión que hayan sido previamente definidos. Sólo de esta se garantiza que la información que genera el sistema de control tenga efecto en los procesos de toma de decisiones y se logre así mejorar los niveles de aprendizaje en la organización. 3.2 MARCO CONCEPTUAL Hay que tener presente que un indicador es una relación entre las variables cuantitativas o cualitativas, y que por medio de estas permiten analizar y estudiar la situación y las tendencias de cambio generadas por un fenómeno determinado, respecto a unos objetivos y metas previstas o ya indicadas. De tal manera se entiende que los indicadores de gestión pueden ser valores, unidades, índices, series estadísticas y entre otros; es decir, que es como la expresión cuantitativa del comportamiento o el desempeño de toda una organización o una de sus partes, cuya magnitud al ser comparada con algún nivel de referencia, puede estar señalando una desviación sobre la cual se tomaran acciones correctivas o preventivas según el caso. De igual modo hay que tener presente que los indicadores de gestión son un medio y no un fin, ya que el indicador es un apoyo para saber cómo se encuentra la organización. Es un indicio expresado numéricamente o en forma de concepto, sobre el grado de eficiencia o eficacia de las operaciones de la entidad, una dependencia o un área. El indicador compara dos cifras o datos. Con base en su interpretación se puede cualificar una acción y orientar análisis más detallados en los aspectos en los que se presume desviaciones. El indicador facilita el control y el autocontrol y por consiguiente la toma de decisiones, en la medida en que sea posible relacionarlos con cantidad, calidad, costos, oportunidad y productividad. Los parámetros son aspectos a evaluar en un enfoque sistémico de gestión de una unidad u organización (sistema conductual). Efecto, impacto, eficacia, eficiencia, economía y calidad son parámetros de gestión.

Los indicadores son referencias numéricas que relacionan variables para mostrar el desempeño de la unidad u organización con relación a uno de los parámetros de gestión. Las variables son representaciones cuantitativas de una característica. A continuación, matrícula, ingresos y graduados de postgrado. Los indicadores de gestión son por encima de todo una información, por lo cual no se puede indicar que simplemente es un dato determinado de calificación de la empresa; teniendo en cuenta que es una información, los indicadores de gestión deben tener los atributos de la información, tanto en forma individual como grupal. Los indicadores de gestión poseen los siguientes atributos de la información: • • • • • • • •

Exactitud Forma Frecuencia Extensión Origen Temporalidad Relevancia Oportunidad

3.2.1 Objetivos de los indicadores logísticos • • • • • •

Identificar y tomar acciones sobre los problemas operativos. Medir el grado de competitividad de la empresa frente a sus competidores nacionales e internacionales. Satisfacer las expectativas del cliente mediante la reducción del tiempo de entrega y la optimización del servicio prestado. Mejorar el uso de los recursos y activos asignados, para aumentar la productividad y efectividad en las diferentes actividades hacia el cliente final. Reducir gastos y aumentar la eficiencia operativa. Compararse con las empresas del sector en el ámbito local y mundial.

3.2.2 ¿Para qué se utilizan? Debido que a las organizaciones actualmente le afecta diferentes factores en su desempeño, de las áreas que coronen la organización conforman el área. El comportamiento de estos factores es probabilística y no deterministico ya que estos buscan reducir la incertidumbre por medio de la información registrada. Algunas de más causas por las que se quiere obtener esta información son:

• • • • • • •

La exposición de la información. La creciente complejidad de la administración. El ritmo rápido del cambio. La interdependencia de las unidades que conforman la organización. El reconocimiento de la información como recurso. La evolución y la disponibilidad de la tecnología y de telecomunicaciones. La necesidad de desarrollo de las organizaciones y de las personas.

3.2.3 ¿Por qué se utilizan? Estos se utilizan ya que traen una ventaja fundamental para la empresa; ya que el uso de los indicadores tren consigo una reducción drástica de la incertidumbre, de la angustia y la subjetividad, con el consecuente incremento de la efectividad de la organización y el bienestar de todos los trabajadores Estas son algunas ventajas que traen el uso del manejo de los indicadores de gestión: • • •

Estimular y promover el trabajo en equipo Contribuir al desarrollo y el crecimiento tanto personal como del equipo dentro de la organización Generar un proceso de innovación y enriquecimiento del trabajo diario Impulsar la eficiencia, la eficacia y la productividad de las actividades de cada uno de los negocios y entre otros factores.

3.2.4 ¿Cómo es su composición? Un indicador correctamente compuesto posee las siguientes características: Nombre: es la identificación y la diferenciación de un indicador, por lo cual es muy importante que este sea concreto y debe definir claramente su objetivo y la utilidad. Formas de cálculo: al tratarse de un indicador cuantitativo, se debe tener en cuenta la fórmula matemática que se va emplear para el cálculo de su valor, esto implica la identificación exacta de los factores y la manera como ellos se relacionan. Unidades: es la manera como se expresa el valor de determinado del indicador dado por unidades, las cuales varían de acuerdo con los factores que se relacionan.

Glosario: este punto es de vital importancia, ya que es importante que el indicador se encuentre documento o anexados términos que especifican de manera exacta los factores que se relacionaran en el cálculo del indicador. 3.2.5 ¿Qué medir? Al contestar esta pregunta es evidente que los demás interrogantes queden algo disueltos. Hay que tener presente que se encuentra una infinidad de métodos y formas, más o menos ortodoxas para abordar esta cuestión. Pero una vez mas una organización debe elegir entre los métodos estructurados y un tanto complejos que propugnan las diferentes escuelas, llámense cuadros de mando integral, paneles de mando, etc. o recurrir a ese sentido común que tan poco se utiliza. Es evidente que uno debe medir todo lo relacionado con el mercado, con los clientes, la tecnología y su gestión interna; formación, crecimiento, estrategia, gestión económica, comportamiento financiero, etc. Nuestra primera prioridad es identificar todos los indicadores y relacionarlos con los procesos de gestión. Cualquier discrepancia deberá ser resuelta, en el sentido de desarrollar y/o sistematizar nuevos indicadores, nuevos procesos y/o dar de baja lo innecesario. Luego estaremos obligados a identificar y/o implantar esos indicadores de gestión que son o serán los principales artífices del pilotaje de los procesos. 3.2.6 Herramientas para desarrollar indicadores de gestión Conocido también como direccionamiento estratégico, es importante que la empresa desarrolle e implemente indicadores de gestión. Tal vez suene para algunos algo tedioso, para otros totalmente interesantes. Lo cierto es que es absolutamente necesario hacerlo porque lo que no se mide, no se mejora. Si usted quiere hacer crecer su empresa, ganar mercado, aplastar a la competencia, pero no implementa indicadores de gestión, no podrá saber si lo que usted hace es lo correcto, si su producto es tan aceptado en el mercado como usted cree y si cuenta con el respaldo de su cliente externo e interno. Para hacerlo es importante que se tengan en cuenta algunos aspectos claves de la empresa: • • • •

Su cliente externo es decir, el mercado objetivo. Clima organizacional. Objetivos financieros de la compañía y su presupuesto. Planeación estratégica.

El cliente externo: La empresa vive por los clientes y para el cliente; es decir que trabajan para el bien de las personas que compran y/o demandan sus productos o servicios; por tal razón es importante saber que piensan ellos de lo que ofrece la organización en el mercado. La mejor forma de saber la posición del cliente externo frente a usted es a través de la encuesta, todos lo saben, pero puede resultar incomodo hacerlo demasiado seguido. Básicamente se trata de una encuesta de imagen, ya que esta es la voz de sus clientes y puede resultar una herramienta útil para conocer fortalezas, debilidades de su empresa, producto o servicio. Clima organizacional: El clima organizacional comprende a su cliente interno, ya que no basta con tener personas trabajando si usted no sabe y no conoce la posición de ellos frente a la organización jerárquica de la empresa; de misma manera es importante indagar al clientes externos, es importante implementar una encuesta a nivel interno de la empresa. Si las cosas no están funcionando no basta con saber que salió mal el desempeño de la organización, descargando la culpa con el departamento encargado o las áreas que mostraron registros negativos; sino que hay que realizar una retroalimentación para saber por que las cosas no están funcionando de la manera adecuada. Sin duda alguna la elaboración de las encuestas del cliente interno y externo son claves para poder lograr los objetivos de unos indicadores de gestión correctos; para esto, hay que tener presente que un indicador de gestión es la medición cuantitativa de un producto o servicio, que permite conocer el estado actual de la empresa; de tal manera es importante elaborar preguntas abiertas para lograr una adecuada retroalimentación. Otro aspecto importante es que los empleados tengan la oportunidad de realizar la encuesta de forma anónima y si lo hacen mencionando su nombre, debe existir una política que garantice que los jefes no llegarán a tomar medidas contrarias contra determinado empleado; ya que el objetivo primordial de una encuesta interna es para ver los errores, conocer al empleado, saber si los jefes son excelentes o no, y tomas medidas correctivas que garanticen el mejoramiento del clima organizacional y por ende, el crecimiento de la empresa. Planeación estratégica: Identificar los puntos más representativos de la organización buscando en las débiles, fortalezas, oportunidades y las amenas, por lo cual se realiza un

análisis DOFA, y con base en los resultados, definir los objetivos generales, por áreas, y de esta manera desarrollar estrategias para cada uno de estos. Sin planeación no existe futuro, es como querer viajar sin saber a dónde se va, con cuánto se viaja, cuánto tiempo se estará en determinado sitio, cómo llegará etc. Una vez realizado un plan estratégico con todo lo que esto implica, haga seguimiento y control de las actividades. Recuerde que el futuro de la empresa está en manos de quienes la lideran.

3.2.7 Clases de indicadores de gestión • • •

Indicador de utilización: Cociente entre la capacidad utilizada y la disponibilidad. Indicador de rendimiento: Consiente entre producción real y la esperada. Indicador de productividad: Cociente entre los valores reales de la producción y los esperados.

3.3 MARCO GEOGRAFICO La práctica administrativa se desarrollara en la firma Zerofractal Studio, más precisamente en la departamento de animación. Zerofractal Studio se encuentra ubicado en la zona norte del Distrito Capital, en la localidad de Usaquén en el barrio Santa Bibiana en la que se facilita el traslado a una gran cantidad de sitios de interés como parques, teatros, cinemas y centros comerciales de gran concurrencia. Zerofractal Studio que será el punto de macro localización de la práctica, la micro localización será en una de sus dependencias, más exactamente en el Departamento de Animación, el área de impacto que tendrá la trabajo desarrollado Zerofractal Studio estará dirigido todo el departamento de animación. 3.4 MARCO HISTORICO Zerofractal Animation Studios es un estudio especializado en producción de video animado. Nuestra experiencia, talento y capacidad de producción nos convierte en una excelente alternativa para desarrollar proyectos como: • • • •

Comerciales Animados Product Shots Paquetes de Identidad Grafica Videos Musicales & Video Clips

•

Toures Virtuales

Sin importar si su proyecto es para HD, televisión o DVD, nuestro equipo humano y nuestra infraestructura le permitirán desarrollarlo con la mayor calidad posible. 3.5 MARCO NORMATIVO • • • •

Constitución Política de 1991 Plan Nacional de Desarrollo: “Hacia un estado Comunitario” Ley 909 de 2004 Manual de Producción Zerofractal Studio 2007

4. METODOLOGÍA Para realizar el Documento diagnostico de los indicadores de gestión se requiere seguir las siguientes fases: Fase diagnostica. En esta fase se llevaran a cabo actividades de recolección de información de fuentes secundarias acerca de los procesos de diagnostico en el departamento objeto de estudio. Para ello se requiere identificar las fuentes de información y realizar acercamientos con el Departamento Administrativo ya sea por medios electrónicos o personalmente. Por último se procede al análisis de dicha información clasificada a través de la comparación de los hallazgos con las disposiciones normativas Fase de diseño del Documento Diagnostico. Habiendo ya determinado la situación del Departamento de Animación de Zerofractal Animation Studio respecto a las condiciones legales en la materia, se procede a la preparación del Documento Diagnostico.

II PARTE. RESULTADOS DE LA PRÁCTICA ADMINISTRATIVA

5. AVANCE

De acuerdo a la metodología planteada y al cronograma de actividades, se ha llevado a cabo en estos dos primeros meses la Fase Diagnostica en su gran mayoría que incluye el diagnostico del comportamiento de los procesos de producción del Departamento de Animación, con base en lo estipulado en el Reglamento de Trabajo de Zerofractal Studio, aparte de este informe la elaboración de los estándares de calidad para el mejoramiento institucional con el fin de recopilar la información que conlleve a la elaboración de los Indicadores de Gestión. 5.1 INFORME DE DATOS TÉCNICOS DE ZEROFRACTAL STUDIO Como primera medida se expondrán todos los datos técnicos de los procesos de producción de Zerofractal Studio de tal manera que nos sirvan como base para el análisis administrativo de tal organización, para proceder después a la elaboración de los indicadores de gestión. 5.1.1. ZEROFRACTAL STUDIO ANIMATION

MANUAL DE GENERALIDADES DE PRODUCCIÓN

E-mail • Es obligatorio que se revise el correo a diario y varías veces durante la jornada debido a que los trabajos o la información importante se distribuirán por este medio. Messenger • Es obligatorio instalar y mantenerse conectado al Messenger interno: “Spark” durante la jornada de trabajo. •

El uso del Messenger para conversaciones personales no relacionadas con la empresa o familia, se deberá reducir al mínimo para así mejorar el rendimiento.

Horarios y Jornadas • La jornada de la mañana va desde 7:00 am a 3:00 pm, la jornada de la tarde inicia a las 2:30 y termina a las 10:30; El tiempo entre 2:30 pm y 3:00 se deberá utilizar para el empalme entre jornadas.

Reportes • Es de gran importancia que se reporte a diario sin falta, a menos que el director solicite lo contrario. •

Recuerden que los reportes se hacen de media jornada o jornada completa dependiendo de la cantidad de tiempo invertido por proyecto.

Server • Recuerden, es necesario siempre al terminar la jornada de trabajo, si el computador no se va a utilizar por otra persona iniciar el Server y dejar el computador prendido. Nombres de Archivos • Cualquier tipo de archivo que se maneje dentro de los Server se debe nombrar siempre sin dejar espacios, sin utilizar signos especiales, iniciando cada palabra con mayúscula y dejando el resto de la palabra en letras minúsculas. Si es necesarios especificar la fecha realizarlo de la siguiente forma : Año/Mes/Día (2007/02/25) MANEJO DE ARCHIVOS 2007

1. Estructura Física de los Servidores de Archivos El manejo de archivos se realizará únicamente usando dos discos donde la información se situará de la siguiente forma: • •

Projects en Videoserver Library en Videoserver

1.1 Projects: Este disco estará destinado al manejo y organización de todos los proyectos (Visualización, Animación 3D, Composición, Paquetes gráficos, Comerciales, etc.) Ejemplo: Projects: Sandals/Assets/Animatics /Aftereffects /Documentos /Frames /Fuentes /Final Cut /Iluminación/Meshes /Previews

/PSD /Renders /Materiales/Video 1.2 Library: En este disco estarán todos los modelos de librería y mapas de librería. Ejemplo: Library: Furniture/Kitchen/Stove IMPORTANTE: Los mapas específicos del proyecto no se guardaran en librería, estas se deberán guardar en la carpeta de materiales de cada proyecto 2. Nombre Proyecto Todos los proyectos se denominarán con su nombre común. El nombre se escribirá sin espacios entre palabras y cada una de ellas se iniciará con mayúscula. En el caso que a un mismo cliente se le realicen varios trabajos se adjuntará después del nombre la referencia adecuada siguiendo el mismo protocolo del nombre principal. Ejemplos: Coca-Cola AlpinaBaby Alpina Comerciales Frutas 3. Información Cliente Toda la información que el cliente proporcione se ubicará en una carpeta llamada Assets y se ubicará siempre en otra subcarpeta identificada por fecha de llegada y descripción. Las fechas se manejaran así: Año-Mes-Día: 20070401Logo = 2007 /Abril/ 1 + Descripción IMPORTANTE! : Solo los archivos entregables llevaran especificación de fecha, los archivos de trabajo solo llevaran un consecutivo.

Ejemplo: Sandals/Assets/20070505Planos

/20070510FotosReferencias /20070520Cambios /20070530Planos /20070531Cambios FactorX2/Meshes/Ratón/Animación/RatonAnimacion01.max /RatonAnimacion02.max /RatonAnimacion03.max 4. Manejó de Información: Cada proyecto en estado de producción tendrá una carpeta RAIZ y dentro de esta se ubicarán carpetas base nombrada por el tipo de archivos que contengan, esta carpeta de proyecto estará ubicada en la raíz del disco. Ejemplo: Sandals /Aftereffects /Animatics /Assets /Frames /Imágenes /Meshes /Premier /Storyboards IMPORTANTE: Queda Prohibido que hayan archivos sueltos en la raíz del disco porque serán borrados. 5. Manejó de Información carpetas RAIZ En las carpetas de raíz de cada proyecto habrá subcarpetas que también tendrán serán nombradas escribiendo el nombre sin espacios entre palabras y cada una de ellas se iniciará con mayúscula y según la necesidad tendrán información de fechas

Ejemplos: Sandals /Meshes /Animación /Animatics /Plantas

/Personajes /Entornos /Sandals/Meshes/Animación/Lobby/Camara1/Capa1 /Animatics/Lobby/Camara1 /Personajes/Masha/Base /Sandals/Previews/Lobby/20070504 /20070508 /Sandals/Aftereffects/Lobby01/ /Lobby02 /Sandals/Video/MOV/20070513 /20070520 /Sandals/Frames/Pool/Capa1 /Capa2 /Capa3 /Capa4 6. Manejo de Nombres de Archivos y Copias Para nombrar los archivos se buscara un orden lógico, si el elemento está en una carpeta bien organizada el nombre será el común, si no lo esta se pondrá primero el nombre del proyecto para poder identificarlo en caso de no entender el proyecto (Ojala esto no pase), y además se sacara copia cada hora para evitar pérdidas, estas copias tendrá un solo consecutivo sin abreviaciones o elementos raros como (“%&$/). Ejemplos: FactorX2/Meshes/Ratón/Animación/RatonAnimacion01.max /RatonAnimacion02.max /RatonAnimacion05.max /RatonAnimacion15.max /RatonAnimacion99.max

FactorX2/ After Effects /Ratón/RatonComposición01.ae /RatonComposición02.ae /RatonComposición03.ae IMPORTANTE: Se entenderá que el ultimo numero en consecutivo será el actualizado para trabajar, si no es así será responsabilidad de quien nombro mal el archivo, esto ocasionara malos entendidos y por lo tanto habrán memorandos a la hoja de vida. 7. Frames de Renderizado En la Carpeta Frames se manejara el mismo orden establecido, con carpetas RAIZ, subcarpetas y fechas (en renderizado se manejaran siempre capas)

los nombres de los archivos siempre tendrán toda la referencia del proyecto no importa cuan larga sea, esto es para que cualquier persona que maneje el MONITOR vea el orden de cómo va el proyecto. El orden de las capas lo decide quien envié a renderizar esto será con mucha responsabilidad. Tener en cuenta el archivo “Manejo de archivos dentro 3D Max” para nombrar los materiales, layers, etc. Ejemplos: Sandals/Frames/Lobby/Camara1/Capa1/SandalsLobbyCamara1Capa1_0 1.tga. Sandals/Frames/Pool/Camara5/Capa2/SandalsPoolCamara5Capa2_01.tg a 8. Los mapas siempre deberán ser de tipo .jpg y estar guardados en la carpeta Materiales de cada proyecto con una subcarpeta que especifique el nombre del mesh. En esta carpeta no se podrá guardar el .psd en el que se está creando la textura, se deberá crear una carpeta independiente que se llame PSD y allí, al igual que en Materiales se guardará el .psd dentro de una subcarpeta que especifique el nombre del mesh al cual le pertenece la textura. Recuerden: •

Tengan en cuenta que si el archivo sobre el que se está trabajando es demasiado pesado, se puede trabajar este como local siempre y cuando al finalizar el trabajo se guarde una copia en el servidor en el disco raíz, en su carpeta correspondiente.

•

Para archivos muy pesados recuerden siempre guardar el archivo fuente en el servidor y trabajar los archivos como locales.

IN NSTRUCTIV VO 3D MAX X GENERA ALIDADES DE TRABA AJÓ NORMATIV VA MANEJ JO 3DS MA AX (GENER RALIDADES) 1. NOMBR RE DE MAT TERIALES 2. Nombre 2 es de Materriales Los nombrres de los materiales en el Edito L or de Mate eriales de 3DS 3 MAX se p pondrán as sí: Primero Nombre de el Elemento o-Descripció ón.

F FIGURA No 2. Editorr de materiiales.

3. Lista de 3 e materiales s En todo pro oyecto se creara c una carpeta c llam mada Materiales, dond de se g guardara la a lista de materiales de el mismo.

FIGURA No 3. Mapa de materia F ales.

4. Elementtos de los archivos 4 Todos los elementos T e d los archivos serán nombradoss en ESPAÑ de ÑOL y con u descrip una pción junta..

FIGURA No 4. Selecttor de obje F etos.

5. Capas o Layers 5 ocultos loss cuales no En los arch hivos hay elementos e o se puede en renderizzar p pero son necesarios n para no co ongestionarr se utilizarran las Cap pas o Laye ers p para qué es stén siempre ocultos.

FIGURA No 5. Listad F do de layerrs.

6. Cámaras 6 s Todas las cámaras T c tendrán un co onsecutivo y explicara an de que FRAME e empieza y a que FRA AME termina a.

FIGURA No 6. Selecttor de cám F maras.

5.2 RESULTADO FINAL Formatos Indicadores de Gestión Zerofractal Studio. (Ver Anexos)

CONCLUSIONES

Dentro de todo el proceso de producción se deben manejar estos indicadores de gestión para lograr una mayor eficacia en el desarrollo de los distintos proyectos, a raíz de esto se obtendrán resultados más satisfactorios para Zerofractal Studio como para los clientes. Gracias a las temáticas tratadas durante la carrera en la Escuela Superior de Administración Pública (ESAP) respecto a los indicadores de gestión, se lograron elaborar 5 indicadores de gestión que permitirán a Zerofractal Studio optimizar sus tiempos de ejecución por proyecto. El implemento de estos Indicadores de Gestión, permitirán un mayor desarrollo de los proyectos llevándolos al límite de las expectativas de los clientes, con lo cual Zerofractal Studio seguirá posicionada como uno de los mejores estudios de animación 3d en Colombia.

GLOSARIO

3D Studio Max: Es un programa de creación de gráficos y animación 3D desarrollado por Autodesk Media & Entertainment (Anteriormente conocidos como Discreet y Kinetix). Fue desarrollado como sucesor para sistemas operativos Win32 del 3D Studio creado para DOS. Kinetix fue más tarde fusionada con la última adquisición de Autodesk, Discreet Logic. After Effects: Un programa de composición. Ambient light - Luz ambiental: Nivel artificial de iluminación representando infinitos reflejos de todas las superficies de la escena 3D, permitiendo que hasta las superficies no iluminadas directamente se vean por el usuario. La sombra más oscura tendría este valor. Animación: Método para crear la ilusión de movimiento a través de la reproducción de imágenes estáticas (Frames - cuadros). El término también se utiliza para englobar el proceso de creación de estas películas animadas. Normalmente el animador crea una serie de cuadros clave (Keyframes) con la posición de la cámara y demás elementos, el ordenador se encarga de unir estos keys por medio de una interpolación. También se puede animar directamente por algoritmos. Animatics/Previz: Animación poco elaborada, se utiliza para dar una idea de la temporización de la secuencia, es una especie de StoryBoard animado. Bitmap - Mapa de bits: Se refiere a una imagen de 1bit, pero se ha extendido a todo cualquier imagen 2D formada por Pixeles, independientemente de la profundidad de color.

Extrusión: Proceso mediante el cual parte de un volumen es trasladado en una dirección dejando un 'rastro' volumétrico. Por ejemplo si se extruye un circulo en dirección perpendicular al plano que lo contiene se obtiene un cilindro. Fotomontaje: Es el proceso (y resultado) de hacer una ilustración compuesta de otras, se trata de una especie de collage. Esta composición puede realizarse mediante recortes de otras ilustraciones juntando un cierto número de ellas. En algunas ocasiones el compuesto de ilustraciones es fotografiado hasta que la imagen final es una simple fotografía.

Frame: Cuadro o imagen individual de las que componen una animación. La sucesión de Frames consecutivos con pequeñas diferencias producen la ilusión de movimiento. La velocidad de la animación se mide en Frames por segundo o Fr. /s.

MAX Script: Lenguaje general de generación de guiones de 3DS MAX. Permite automatizar muchas tareas, incluidas modelado, animación, construcción de materiales y representación.

Meses: Es un conjunto de vértices y polígonos que define la forma de un objeto en 3D poliédrica gráficos por ordenador.

Render: Término que se refiere a la generación de un

FRAME o imagen individual. El render consume potencia de computo debido a los cálculos necesarios según el número de objetos, luces y efectos en la escena y según el punto de vista de la cámara.

Renderización: Es el proceso de generar una imagen desde un modelo. Los medios por los que se puede hacer un renderizado van desde lápiz, pluma, plumones o pastel, hasta medios digitales en dos y tres dimensiones. En términos de visualizaciones en ordenador, más específicamente en 3D, la "Renderización" es un proceso de cálculo complejo desarrollado por un ordenador destinado a generar una imagen 2D a partir de una escena 3D. Texturización: Entendemos en el proceso de asignar una imagen (Bitmap) a un polígono, de manera que en lugar de ver este de un color plano, o un gradiente de colores, veremos la imagen proyectada en él. Videoserver: servidor que se usa para el manejo de los proyectos y la librería.

BIBLIOGRAFIA

Constitución Política de Colombia 1991. ESAP, Guía Metodológica para el Informe de Practicas 2005. ESAP, Sistema de Indicadores para el Análisis de la Gestión 2004. Zerofractal Studio, www.zerofractal.com 2007. Zerofractal Studio, Reglamento Interno de Trabajo 2007.

ANEXOS

1. Anexo A 2. Anexo B 3. Anexo C

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