Handbuch
„HV-SAP mit Records Management“ für die Dienststellen/Schulen im Bereich des BMUKK
Anordnungsbefugte
erstellt von der Buchhaltungsagentur des Bundes Jänner 2013
Hinweis: Bei allen in dieser Schulungsunterlage verwendeten Screenshots handelt es sich um fiktive Musterbuchungen, die am HV-SAP-Testsystem erstellt wurden. Die Inhalte der Screenshots – insbesondere die verwendeten Kreditoren, Debitoren, Finanzpositionen, Fonds, Finanzstellen und Sachkonten – sind nur zur Veranschaulichung gedacht, bitte verwenden Sie sie daher nicht als Vorlage für Ihre reellen Eingaben. Aus Gründen der Übersichtlichkeit und leichteren Lesbarkeit sind alle personenbezogenen Bezeichnungen in einer Geschlechtsform gewählt und beziehen sich auf Frauen und Männer in gleicher Weise.
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INHALTSVERZEICHNIS
1
Einstieg in HV-SAP .................................................................................................................. 6
1.1
Einstieg über Portal Austria ..................................................................................................... 6 HV-SAP beenden ..................................................................................................................... 7 Sperre bzw. Kennwort vergessen ............................................................................................ 7
2
ALLGEMEINES ZUM UMGANG MIT HV-SAP ....................................................................... 8 Einstiegsbildschirm .................................................................................................................. 8 Benutzermenü, SAP-Menü ...................................................................................................... 8 Favoriten................................................................................................................................. 10 Vorschlag für den Inhalt des Ordners „Favoriten“ ................................................................. 10 Daten halten – Daten setzen ................................................................................................. 11 Benutzerdaten (Pflege Adressdaten, Voreinstellungen) ....................................................... 11 Hilfesysteme........................................................................................................................... 15 Hardcopy / Bildschirmabgriff .................................................................................................. 15
3
Grundlagen............................................................................................................................. 16 Wichtige Begriffe .................................................................................................................... 16
4
Allgemeines zum elektronischen Schreibtisch ...................................................................... 17 Elektronischer Schreibtisch.................................................................................................... 17 Status der Vorgänge im Arbeitskorb...................................................................................... 20 Anzeige der „erweiterten Liste“ .............................................................................................. 21 Vertretung einrichten .............................................................................................................. 22
5
Die einzelnen Geschäftsfälle in HV-SAP ............................................................................... 25
5.1
Kontierungsableitungregel ..................................................................................................... 25 Aufwands- und Ertragsbuchungen (Kontenklasse 4-8)......................................................... 25 Anlagenkauf (Kontenklasse 0) ............................................................................................... 26 Bestandskontenbuchungen (Kontenklasse 1-3).................................................................... 26 Kreditorenanzahlung .............................................................................................................. 27 Debitorenanzahlung ............................................................................................................... 27
5.2
Mittelvormerkungen................................................................................................................ 28 Mittelbindungen anzeigen ...................................................................................................... 29 Verbrauchsentwicklung anzeigen .......................................................................................... 30
5.3
Veranschlagte Einnahmen ..................................................................................................... 31
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5.4
Kreditorenrechnungen............................................................................................................ 32 Kreditorenrechnung freigeben (genehmigen)........................................................................ 32 Berechnung der Fälligkeit ...................................................................................................... 38 Kreditorenrechnung ablehnen................................................................................................ 39 Notiz anlegen ......................................................................................................................... 40
5.5
Kreditorengutschrift ................................................................................................................ 41 Kreditorengutschrift freigeben (genehmigen) ........................................................................ 41 Kreditorengutschrift ablehnen ................................................................................................ 41
5.6
Debitorenrechnung................................................................................................................. 42 Debitorenrechnung freigeben (genehmigen)......................................................................... 42 Debitorenrechnung ablehnen................................................................................................. 47
5.7
Debitorengutschrift ................................................................................................................. 48 Debitorengutschrift (genehmigen) ......................................................................................... 48 Debitorengutschrift ablehnen ................................................................................................. 48
5.8
Dauerbuchungen.................................................................................................................... 49 DAUERVERPFLICHTUNGEN ............................................................................................... 49 Dauerverpflichtigung freigeben (genehmigen) ...................................................................... 49 Dauerverpflichtung ablehnen ................................................................................................. 55 DAUERBERECHTIGUNG ..................................................................................................... 56 Dauerberechtigung freigeben (genehmigen)......................................................................... 56 Dauerberechtigung ablehnen................................................................................................. 61
5.9
Sachkontobuchungen ............................................................................................................ 62 Sachkontobuchung freigeben (genehmigen) ........................................................................ 62 Sachkontobuchung ablehnen ................................................................................................ 65
6
SPEZIELLE GESCHÄFTSFÄLLE.......................................................................................... 66
6.1
Periodengerechte Zuordnung von Aufwendungen und Erträgen ......................................... 66
6.2
Zeitliche abgrenzung von Aufwendungen und Erträgen ....................................................... 68 Allgemein ................................................................................................................................ 68 Abgrenzungskennzeichen in einer Kreditorenrechnung/Debitorenrechnung ....................... 69 Abgrenzungskennzeichen in Mittelvormerkungen................................................................. 70 Mittelbindung MA freigeben (genehmigen)............................................................................ 71 Mittelbindung MA ablehnen ................................................................................................... 73
6.3
Rückstellungen ....................................................................................................................... 75 RÜCKSTELLUGEN FÜR PROZESSKOSTEN; LANGFRISTIGE RÜCKSTELLUNGEN..... 76 Bildung von Rückstellungen................................................................................................... 76 Verwendung von Rückstellungen .......................................................................................... 78
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Auflösung von Rückstellungen............................................................................................... 79 RÜCKSTELLUNGEN FÜR AUSSTEHENDE RECHNUNGEN............................................. 81 Bildung von Rückstellungen für ausstehende Rechnungen freigeben ................................. 81 Verbrauch von Rückstellungen .............................................................................................. 82 6.4
Gegenüberstellung Abschreibung – Einzelwertberichtigung ................................................ 84 FORDERUNGSABSCHREIBUNG ........................................................................................ 85 EINZELWERTBERICHTIGUNG ............................................................................................ 85 Freigeben der Einzelwertberichtigung ................................................................................... 87 Verbuchung der Einzelwertberichtigung ................................................................................ 87
6.5
Interne Verrechnung zu konsolidierende Geschäftsfälle....................................................... 88
7
Infosystem .............................................................................................................................. 90 Abfrage von Kreditorenkonten ............................................................................................... 90 Spezielle Abfrage – „Bei welchem Bearbeiter ist der Vorgang in Bearbeitung?“ ................. 99 Abfrage von Debitorenkonten .............................................................................................. 100 Abfrage von Sachkonten...................................................................................................... 101 Abfrage von Sachkontensalden ........................................................................................... 101 Ergebnishaushalt.................................................................................................................. 103 Finanzierungshaushalt ......................................................................................................... 109
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1
EINSTIEG IN HV-SAP
1.1 EINSTIEG ÜBER PORTAL AUSTRIA Zunächst melden Sie sich bitte im Portal Austria (PAT) an. Nach erfolgter Anmeldung sehen Sie in der Liste der verfügbaren Anwendungen den Eintrag „SAP-Client“. Bitte klicken Sie auf diese Anwendung.
Sie werden in HV-SAP angemeldet, es erscheint der Einstiegsbildschirm:
Hinweis: Möchten Sie sich außerhalb der HV-SAP-Betriebszeiten am System anmelden, erhalten Sie die Fehlermeldung „Benutzer ist gesperrt (Verantwortlichen verständigen)“. Diese Sperre ist nicht auf eine Kennwortfehleingabe zurückzuführen. Bitte melden Sie sich innerhalb der Betriebszeiten (MoFr, 6-19 Uhr) erneut an.
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HV-SAP beenden Sie beenden HV-SAP entweder durch einen Klick auf über
(rechts oben), aus dem Grundmenü
oder über den Menüeintrag System – Abmelden. Bei jeder der drei Varianten erhalten Sie
folgende Rückfrage:
Mit „Ja“ bestätigen – Sie verlassen HV-SAP. Sperre bzw. Kennwort vergessen Bei einer Sperre im Portal Austria wenden Sie sich bitte an die in Ihrer Dienststelle dafür zuständigen Personen.
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2 ALLGEMEINES ZUM UMGANG MIT HV-SAP
Einstiegsbildschirm Sobald Sie sich in SAP angemeldet haben, sehen Sie diesen Einstiegsbildschirm:
Befehlsfeld Menüleiste
Systemfunktionsleiste Titelleiste Anwendungsfunktionsleiste
Statusleiste
Benutzermenü, SAP-Menü In HV-SAP stehen immer zwei verschiedene Menüs zur Auswahl – das Benutzer- und das SAPMenü. Zwischen den beiden Menüs können Sie mit den Schaltflächen
wechseln.
Das Benutzermenü ist dabei nach verschiedenen Tätigkeiten zusammen gestellt, das SAP-Menü ist dagegen nach logischen, organisatorischen Zusammenhängen gruppiert. Im Benutzermenü stehen nur jene Transaktionen zur Verfügung, die Sie als Benutzer tatsächlich ausführen können/dürfen. Im SAP-Menü werden alle grundsätzlich zur Verfügung stehenden Transaktionen angezeigt, die Sie nur abhängig von Ihrer persönlichen Berechtigung dann auch ausführen können. Sind Sie für eine bestimmte Transaktion nicht berechtigt, erhalten Sie in der Statuszeile die Fehlermeldung „Keine Berechtigung für Transaktion …“.
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Hinweis: Beim Einsatz von Records Management können bestimmte Transaktionen generell nur im Rahmen der definierten Geschäftsfälle ausgeführt werden (zB Ändern einer vorerfassten, noch nicht freigegebenen Kreditorenrechnung). Beide Menüs sind in einer Ordnerstruktur angelegt. In die tiefer liegende Ebene gelangen Sie mit einem einfachen Klick auf das Dreieck vor dem Ordner
oder mit einem Doppelklick auf den
Ordner. Auf der untersten Ebene finden Sie dann eine oder mehrere ausführbare Transaktionen, die
mit dem Symbol gekennzeichnet sind. Über das Menü Zusätze – Einstellungen können Sie
auch optional zu einer Transaktion die technische Bezeichnung („Transaktionscode“) einblenden. Elektronischer Schreibtisch Im Rahmen des Records Managements werden Ihnen bestimmte Vorgänge (Geschäftsfälle) zugeordnet und am elektronischen Schreibtisch zur Bearbeitung vorgelegt. Weiters wird am elektronischen Schreibtisch auch die Vertretung eingerichtet. Näheres dazu in weiterer Folge in der Schulungsunterlage im Kapitel „Allgemeines zum elektronischen Schreibtisch“. Arbeiten in mehreren Modi Mittels der Schaltfläche
können Sie einen weiteren Modus erzeugen. Das Arbeiten in
mehreren Modi ermöglicht es Ihnen, in mehreren Fenstern verschiedene Transaktionen parallel auszuführen
(zB
Erfassen
einer
Kreditorenrechnung
–
Anlage
eines
neuen
Kreditorenstammsatzes). Sie können maximal 6 Modi parallel geöffnet halten. Zwischen den einzelnen Modi wechseln Sie, indem Sie entweder das gewünschte Feld am unteren Rand Ihres Bildschirms anklicken …
… oder indem Sie mit der Tastenkombination „Alt“ (gedrückt halten) – „Tabulator“ zwischen den einzelnen geöffneten Fenstern springen.
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Favoriten Sie können die von Ihnen häufig benötigen Transaktionen (zB Standardtätigkeiten und Berichte) in einer eigenen, individuellen Favoritenstruktur abspeichern. Die Favoriten ermöglichen Ihnen einen schnelleren Zugriff auf ausgewählte Transaktionen. Das Anlegen von Favoriten ist alternativ über das Menü Favoriten bzw. auch von jeder Stelle des Menübaums ausgehend über das Kontextmenü (rechte Maustaste) oder mittels der gewohnten Windows-Funktion „Drag & Drop“ in den Ordner Favoriten möglich. Vorschlag für den Inhalt des Ordners „Favoriten“
SCASEPS – Elektronischer Schreibtisch
FMZ3 – Anzeigen Mittelbindung Pfad: Auszahlungen erfassen | Mittelbindung | Anzeigen Mittelbindung
FBV3 – Vorerfassten Beleg anzeigen Pfad: Monitoring | Vorerfassten Beleg anzeigen
FBD3 – Dauerbuchung anzeigen Pfad: Dauerbuchungen (Einzahlungen/Auszahlungen) | Dauerbuchung anzeigen
Infosysteme (Abfragen) -
FBL1N – Kreditoren Einzelpostenliste Pfad: Info-User | Infosystem | Finanzwesen | Kreditoren | Kreditoren Posten | Einzelposten Kreditoren
-
FBL3N – Posten anzeigen/ändern Sie rufen die Transak tion FBL3N direk t über das Befehlsfeld auf.
-
FBL5N – Debitoren Einzelpostenliste Pfad: Info-User | Infosystem | Finanzwesen | Debitoren | Debitoren Posten | Einzelposten Debitoren
-
ZKZSF – Finanzierungshaushalt Pfad: Info-User | Infosystem | Haushaltsmanagement | Summensätze | Finanzierungshaushalt
-
ZKZSE – Ergebnishaushalt Pfad: Info-User | Infosystem | Haushaltsmanagement | Summensätze | Ergebnishaushalt
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Daten halten – Daten setzen HV-SAP bietet einige Möglichkeiten, um die Eingabe zu erleichtern. Dazu gehört auch das Halten und Setzen von Daten, die Sie über das Menü System – Benutzervorgaben aufrufen können. Die Funktion „Halten Daten“ bedeutet, dass einzelne Felder einer bestimmten Transaktion vorbelegt und fixiert werden. Es handelt sich dabei um Vorschlagswerte, ein Überschreiben ist jederzeit möglich. Mit dem Ausstieg aus HV-SAP werden die gehaltenen Daten wieder gelöst. Bei der Funktion „Setzen Daten“ werden bestimmte Felder bis zum Beenden von HV-SAP fix vorbelegt, die Werte können nicht überschrieben werden. Erst nach dem neuerlichen Anmelden werden die befüllten Felder wieder geleert. Benutzerdaten (Pflege Adressdaten, Voreinstellungen) Über das Menü System – Benutzervorgaben – Eigene Daten gelangen Sie zu Ihren Benutzerdaten. In dieser Transaktion können Sie auf dem Register „Adresse“ Ihre persönlichen Daten wie Telefonnummer, Faxnummer und E-Mail-Adresse einpflegen. Die
Befüllung
der
Adressdaten
erleichtert
der
Buchhaltungsagentur, aber
auch dem
Bundesrechenzentrum die Kontaktaufnahme im Falle von Rückfragen.
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Das Register „Parameter“ ermöglicht Ihnen die Voreinstellung gewisser Werte, zB können Sie hier einen bestimmten Geschäftsbereich als Vorschlagswert hinterlegen.
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Die wichtigsten dafür benötigten „Parameter-ID´s“ sind: Parameter
Beschreibung
BUK
Buchungskreis
GSB
Geschäftsbereich
FWS
Währungseinheit
XTX
Kennzeichen: Steuer rechnen
FIK
Finanzkreis
FIS
Finanzstelle
GJR
Geschäftsjahr
KOS
Kostenstelle
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Möchten Sie den Wert eines anderen Feldes vorbelegen, erhalten Sie die dafür benötigte „Parameter-ID“ über die F1-Hilfe aus dem gewünschten Feld heraus: Beispiel Geschäftsbereich:
Schaltfläche „Technische Informationen“ anklicken:
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Hilfesysteme SAP bietet eine Reihe von Hilfesystemen an. Die gängigsten sind dabei: Die SAP-Onlinehilfe (F1-Taste): In einem beliebigen Feld in HV-SAP stehend, drücken Sie die F1-Taste. Sie erhalten in einem eigenen Fenster („Performance Assistent“) eine Erklärung, welche Eingabe in diesem Feld erwartet wird.
Beispiel:
+ F1-Taste:
Die Wertehilfe (F4-Taste): Drücken Sie in einem beliebigen Feld die F4-Taste oder die Schaltfläche
, so erhalten Sie eine
sogenannte Wertehilfe angezeigt. Sie können einen darin enthaltenen Wert mit einem Doppelklick darauf in das Feld übernehmen. Beispiel:
+ F4-Taste:
(verkürzte Darstellung) Hardcopy / Bildschirmabgriff Über das Symbol
kann das lokale Layout angepasst werden. Im Kontextmenü dieser
Schaltfläche befindet sich aber auch eine Möglichkeit zum Ausdruck der aktuell angezeigten Seite (ab SAP-GUI 7.10: „Hardcopy“). Diese Funktionalität ist eine Unterstützung zur Erstellung einer Dokumentation (Arbeitsbehelf).
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3
GRUNDLAGEN
Wichtige Begriffe Mandant
Synonym
für
den
Server
im
Bundesrechenzentrum:
Für HV-SAP gibt es ab 2013 nur mehr einen gemeinsamen Mandanten mit der Bezeichnung 100. Buchungskreis/
nummerische Bezeichnung für eine Untergliederung; für das BMUKK
Finanzkreis
generell „3000“
Geschäftsbereich
nummerische Bezeichnung für eine Dienststelle Beispiele: 3100
SSR für Wien
3200
LSR für Niederösterreich
3230
HBLA Haag
3300
LSR für Burgenland
3319
BG Oberwart
3500
LSR für Salzburg
3600
LSR für Steiermark
3900
LSR für Vorarlberg
Kreditor
Zahlungsempfänger, Lieferant
Debitor
Zahlungspflichtiger, Kunde/Schuldner
Finanzposition
nummerische
Kombination
aus
Haushaltskennzeichen
und
Sachkonto Beispiel: 1-4000.000 geringwertige Wirtschaftsgüter Finanzstelle
nummerische Bezeichnung für eine Dienstelle in der Budgetstruktur
Kostenstelle
nummerische Bezeichnung für eine Dienstelle oder einen Teil einer Dienststelle in der Kosten- und Leistungsrechnung
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4 ALLGEMEINES ZUM ELEKTRONISCHEN SCHREIBTISCH
Elektronischer Schreibtisch Sie gelangen aus dem Benutzermenü heraus über den Ordner „Anordnungsbefugter Ausgaben und Einnahmen-Recordsmanagement“ zum elektronischen Schreibtisch.
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Die zu erledigenden Vorgänge (Geschäftsfälle) werden im linken oberen Bereich im „Arbeitskorb“ angezeigt:
Die einzelnen Vorgänge werden dabei nach verschiedenen Kategorien dynamisch gruppiert. Dynamisch bedeutet, dass nur jene Kategorien angezeigt werden, zu denen es aktuell tatsächlich Vorgänge gibt.
Vorgänge neu: Ordner für neue, noch zu erledigende Aufgaben im Arbeitsvorrat Vorgänge in Bearbeitung: Ordner für jene Vorgänge, die bereits angenommen, aber noch nicht vollständig bearbeitet wurden
Abgelehnt: Ordner für jene Vorgänge, die vom Anordnungsbefugten an den Anweisungs referenten zurückgewiesen wurden
Buchung abgelehnt: Ordner für jene Vorgänge, die von der Buchhaltungsagentur an den Anordnungsbefugten zurückgewiesen wurden
Erneuter Durchlauf: Ordner für jene Vorgänge, die bereits zum (zumindest) 2. Mal vorgelegt werden
Arbeitsvorrat aus Vertretung: Ordner für jene Vorgänge, die der Anwender als Vertreter bearbeitet
Die Anzeige im Arbeitskorb ist grundsätzlich statisch. Neue Vorgänge sind erst dann sichtbar, wenn Sie die Schaltfläche „Aktualisieren“
betätigen. Dieser Schritt ist besonders wichtig,
wenn Sie sowohl über die Rolle „Anweisungsreferent“ wie auch „Anordnungsbefugter“ verfügen! Alternativ dazu können Sie über das Kontextmenü (rechte Maustaste) auch eine automatische Aktualisierung über den Befehl „Regelmäßig auffrischen – Einschalten“ einstellen:
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Die einzelnen Kategorien im Arbeitskorb können Sie über einen Klick auf das davor liegende Dreieck öffnen. Einen bestimmten Vorgang öffnen Sie mit Doppelklick auf die Bezeichnung oder alternativ über das Kontextmenü (rechte Maustaste) und den Befehl „Ausführen“.
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Status der Vorgänge im Arbeitskorb bereit angenommen in Arbeit Einen Vorgang im Status „bereit“ können Sie über das Kontextmenü (rechte Maustaste) mit dem Befehl „Annehmen“ in Bearbeitung nehmen:
Bitte beachten Sie, dass Vorgänge im Status „angenommen“ oder „in Arbeit“ nur in Ihrem Arbeitsvorrat, nicht aber bei anderen Benutzern Ihrer Organisationseinheit aufsc heinen. Sollten Sie einen Vorgang irrtümlich angenommen oder in Arbeit genommen haben, können Sie den Vorgang über das Kontextmenü (rechte Maustaste) mit dem Befehl „Zurücklegen“ wieder für alle Benutzer Ihrer Organisationseinheit verfügbar machen.
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Anzeige der „erweiterten Liste“ Klicken Sie einen der Ordner (zB „Vorgänge neu“) doppelt an. Im unteren Bereich des Arbeitskorbes wird die „erweiterte Liste“ angezeigt:
Über die Schaltfläche „Layout auswählen – Layout ändern“ können Sie den Spaltenaufbau individuell anpassen.
Im linken unteren Bereich des elektronischen Schreibtisches („Historie“) werden die zuletzt bearbeiteten Vorgänge angezeigt:
Auch die bereits abgeschlossenen Vorgänge können über das Kontextmenü (rechte Maustaste) geöffnet und angesehen werden.
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Vertretung einrichten Records Management ist standardmäßig so ausgesteuert, dass alle Anweisungsreferenten einer Organisationseinheit (zumeist eine Abteilung) bzw. alle Anordnungsbefugten für eine bestimmte Gruppe von Anweisungsreferenten gleichermaßen auf die zu bearbeitenden Vorgänge zugreifen können. Dennoch ist es ratsam, für eine gegebenenfalls ungeplante Abwesenheit eine Vertretung einzurichten. Sie richten eine Vertretung am elektronischen Schreibtisch ein. Klicken Sie dazu im linken oberen Bereich mit der rechten Maustaste auf den Eintrag „Arbeitsvorrat aus Vertretungen“ und wählen den Befehl „Vertreter pflegen“ aus.
Markieren Sie zunächst Ihren eigenen Namen. Über die Schaltfläche „Vertreter anlegen“ …
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… können Sie nach einem anderen Benutzer suchen …
… und den gewünschten Benutzer mit Doppelklick übernehmen:
Auf der folgenden Maske legen Sie fest, für welchen Zeitraum die Vertretung gültig sein soll und ob die Vertretung sofort aktiviert wird:
Sichern Sie den Eintrag – Sie kehren automatisch zur Vertretungsübersicht zurück:
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Hinweis: Achten Sie bitte darauf, dass Ihr Vertreter über die gleichen HV-SAP-Berechtigungen wie Sie selbst verfügen muss (zB hinsichtlich des Geschäftsbereiches). Andernfalls ist eine Bearbeitung Ihrer Vorgänge durch Ihren Vertreter nicht möglich! Möchten Sie eine bestehende Vertretung löschen, markieren Sie den betroffenen Benutzer und klicken auf die Schaltfläche
.
Im Falle einer Vertretung wählen Sie die Vorgänge aus dem Ordner „Arbeitsvorräte aus Vertretungen“ aus:
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5 DIE EINZELNEN GESCHÄFTSFÄLLE IN HV-SAP
5.1 KONTIERUNGSABLEITUNGREGEL Bei der Eingabe in HV-SAP leiten sich die Inhalte gewisser Felder aus anderen Feldern ab. Nachstehend finden Sie die relevanten Kontierungsableitungsregeln. Aufwands- und Ertragsbuchungen (Kontenklasse 4-8)
Die Felder Sachkonto, Kostenstelle und Finanzstelle befüllen Sie mit den entsprechenden Daten. Die Felder Finanzposition, Fonds und Geschäftsbereich werden daraus automatisch abgeleitet. Voraussetzungen für diese Ableitung sind:
ein Sachkonto der Kontenklasse 4-8
keine Anzahlungsrechnung (Belegart KA / DA)
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Anlagenkauf (Kontenklasse 0) Bei einem Anlagenkauf muss der Inventarverwalter im FI-AA die richtige Kostenstelle eingeben. Sobald Sie in HV-SAP die FI-AA-Zugangsnummer eingeben, werden aus der bei der Inventarisierung verwendeten Kostenstelle der Fonds und der Geschäftsbereich ableitet:
Bestandskontenbuchungen (Kontenklasse 1-3) Buchungen auf Bestandskonten betreffen den Vermögenshaushalt, in dem die Verwendung von Kostenstelle bzw. Auftrag nicht vorgesehen ist. Daher müssen die Felder Sachkonto, Finanzstelle, Fonds und Geschäftsbereich manuell befüllt werden. Die Finanzposition leitet sich vom Feld Sachkonto ab.
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Kreditorenanzahlung Bei einer Kreditorenanzahlung wird die Belegart KA verwendet. Bei einem Anlagenkauf muss das abweichende Sachkonto 0699.000 verwendet werden. Bei einer Anschaffung über die Kontenklasse 4 bis 7 ist das abweichende Sachkonto 2899.000 zu verwenden.
Die restlichen Felder wie …
… sind manuell einzugeben. Debitorenanzahlung Bei einer Debitorenanzahlung wird die Belegart DA verwendet. Bei einem Anlagenverkauf muss das abweichende Sachkonto 0699.000 verwendet werden. Bei einer Forderungsanzahlung über die Kontenklasse 8 ist das abweichende Sachkonto 3799.000 zu verwenden.
Die restlichen Felder wie …
… sind manuell einzugeben.
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5.2 MITTELVORMERKUNGEN Mithilfe
einer
Mittelvormerkung
werden
Budgetmittel
ausgabenseitig
als
Obligo
im
Haushaltsmanagement reserviert. Die nachstehende Grafik erläutert Ihnen die Unterschiede zwischen den drei Arten der Mittelvormerkung (Mittelreservierung, Mittelbildung, Mittelbindung Abgrenzung).
Mittelreservierung
Belegart MR Erfassung ohne Kreditor Unkonkrete Vorhaben, für die Mittel proforma reserviert werden sollen (Zeitpunkt und/oder Höhe der Verpflichtung unklar) Gehälter Transfers unbefristete Dauerverpflichtungen
MittelbindungAbgrenzung
Mittelbindung
Belegart MB Erfassung mit Kreditor Dauerschuldverhältnisse
Versicherungsverträge Beratungsverträge Energieleistungen Bestellungen ohne MM
Belegart MA Erfassung mit Kreditor Wenn eine Rechnung, die auf mehrere Monate zu verteilen ist, zu einem späteren Zeitpunkt einlangt. 4-Augen-Prinzip
Reparaturleistungen …
Obligo
Die Erfassung einer Mittelbindung mit den Belegarten MB und MR erfolgt in HV-SAP einstufig durch den Anweisungsreferenten. Der Anordnungsbefugte hat hier keine operativen Aktivitäten.
Hinweis: ACHTUNG die Mittelbindung mit der Belegart MA ist vom Anordnungsbefugten freizugeben (4Augen-Prinzip). Die Mittelbindung mit Abgrenzungskennzeichen (Belegart MA) wird im Kapitel „Zeitliche Abgrenzung für Aufwendungen und Erträge“ beschrieben.
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Mittelbindungen anzeigen Rufen Sie die Transaktion FMZ3 (“Mittelbindung anzeigen“) auf.
Um eine bestimmte Mittelbindung anzuzeigen, haben Sie nun mehrere Möglichkeiten: 1. Sie kennen die Belegnummer der Mittelbindung – dann tragen Sie diese bitte im Feld „Belegnummer“ ein. 2. Sie rufen die Mittelbindung über das Mittelvormerkungsjournal (Schaltfläche
) auf:
Hier können Sie nach den verschiedensten Kriterien (zB die Finanzposition oder den Kreditor) Ihre Mittelbindung suchen.
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3. Sie nutzen die F4-Hilfe („Matchcode“):
Hier können Sie zB anhand des von Ihnen eingegebenen Belegkopftextes die gesuchte Mittelbindung ausfindig machen. Haben Sie mithilfe einer der drei Möglichkeiten die gewünschte Mittelbindungsnummer gefunden, so übernehmen Sie diese durch Eingabe oder mit Doppelklick aus der Trefferliste in das Detailbild
Mit „Enter“ oder der Schaltfläche
gelangen Sie in die Mittelbindung.
Verbrauchsentwicklung anzeigen Über die Schaltfläche können Sie die Verbrauchsentwicklung anzeigen. Sie sehen pro Position den ursprünglich gebuchten Betrag, allfällige vorerfasste oder bereits gebuchte Rechnungen (in diese Belege können Sie direkt verzweigen) sowie gegebenenfalls das manuelle erledigt Setzen einer Mittelbindung.
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5.3 VERANSCHLAGTE EINNAHMEN Mithilfe einer veranschlagten Einnahme werden Budgetmittel einnahmenseitig als Obligo im Haushaltsmanagement vorgemerkt. Die Erfassung einer veranschlagten Einnahme erfolgt in HVSAP einstufig durch den Anweisungsreferenten. Der Anordnungsbefugte hat hier keine operativen Aktivitäten. Bei der Anzeige der veranschlagten Einnahme gehen Sie bitte analog zur Anzeige einer Mittelbindung vor.
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5.4 KREDITORENRECHNUNGEN Mithilfe einer Kreditorenrechnung werden Budgetmittel ausgabenseitig im Haushaltsmanagement reserviert. Sie benötigen Kreditorenrechnungen, um Zahlungen mittels Banküberweisung oder auch mittels Abbuchung vom Bankkonto zu veranlassen. Kreditorenrechnung freigeben (genehmigen) Die vom Anweisungsreferenten erfasste Kreditorenrechnung wird an den Anordnungsbefugten weitergeleitet. Der Anordnungsbefugte wechselt zum elektronischen Schreibtisch und öffnet den gewünschte Vorgang mittels Doppelklick oder alternativ über das Kontextmenü (rechte Maustaste) und den Befehl „Ausführen“.
Der zur Buchung gehörende Beleg öffnet sich automatisch.
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Bei der erstmaligen Anzeige einer Kreditorenrechnung sind die Anzeige von Belegart und Periode einmalig einzustellen. Über die Schaltfläche „Bearbeitungsoptionen“ gelangen Sie in die Einstellungsmaske.
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Setzen Sie im Feld „Periode anzeigen“ ein Häkchen und stellen Sie die „Belegart-Option“ auf „Eingabe mit Kurzbezeichnung“ um. Abschließend sichern Sie Ihre Änderungen mit
und klicken Sie auf die Schaltfläche
zurück. Überprüfen Sie die eingegebenen Daten anhand folgender Kriterien:
Register „Grunddaten“: Kreditor Rechnungsdatum
laut Rechnung
Referenz
Rechnungsnummer (wie aus dem Beleg ersichtlich, kein vorangestelltes „Re“ oder Ähnliches erforderlich
Buchungsdatum
Datum
der
Lieferung/Leistung
–
entscheidend
für
die
korrekte
periodengerechte Verrechnung; falls benötigte Buchungsperiode bereits geschlossen: Tagesdatum Periode
wird aus dem Buchungsdatum abgeleitet
Belegart
KN KA für Anzahlungen KV für abrechnungspflichtige Vorschusszahlungen
Betrag
auszuzahlender
Betrag
entsprechend
den
vorliegenden
Belegen,
gegebenenfalls abzüglich Skonto Text
ergänzender Vermerk für den Zahlungsempfänger, sofern die Eingabe mit * begonnen wird; ohne voranstehendes * interner Vermerk
Steuerkennzeichen
E1 Erwerbsteuer 10 % E2 Erwerbsteuer 20 %
nicht vorsteuerabzugsberechtigte Dienststellen
R2 Reverse Charge 20 % X0 Vorsteuer 0 % X1 Vorsteuer 10 % X2 Vorsteuer 20 % Y1 Erwerbsteuer 10 % (abzugsfähig)
vorsteuerabzugsberechtigte Dienststellen
Y2 Erwerbsteuer 20 % (abzugsfähig) R4 Reverse Charge 20 % (abzugsfähig) Aktenzeichen
Datenfeld für Verweis auf zB eine Genehmigungszahl
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Zahlungsempfänger Name und Bankverbindung anhand des zugrunde liegenden Belegs
Wenn Sie dieses Symbol anklicken, gelangen Sie in die Transaktion „ZLIF“ – Kreditor anzeigen. Über die Schaltfläche
kommen Sie wieder in die
Kreditorenrechnung zurück.
Über dieses Symbol gelangen Sie in die Einzelpostenliste des Kreditors, wo nur die offenen Posten angezeigt werden.
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Register „Zahlung“: Basisdatum
Eingangsdatum der Rechnung (Vorgabe des Rechnungshofes) – siehe dazu auch nachstehende Erläuterung „Berechnung der Fälligkeit“
ZahlBed
Zahlungsbedingung (Auswahl über F4-Hilfe) – die wichtigsten Werte sind: N001 sofort fällig N003 30 Tage netto ACHTUNG: Bitte nur die Netto-Zahlungsbedingungen (N***) verwenden und nicht
die
Skonto-Zahlungsbedingungen
(S***).
Die
Skonto-Zahlungs-
bedingungen würden zu einem falschen Ergebnis im Haushaltsmanagement führen. Tage
wird aufgrund der ausgewählten Zahlungsbedingung automatisch befüllt; falls die auf der Rechnung aufscheinende Zahlungsbedingung nicht in der Werte-Hilfe (F4) hinterlegt ist, können Sie hier auch manuell die Zahlungsfrist eintragen. In diesem Fall nutzen Sie bitte die Zahlungsbedingung N001 und geben die aus der Rechnung ersichtlichen Tage bis zur Fälligkeit manuell ein.
Fällig am
wird automatisch befüllt (Basisdatum + ZahlBed)
Zahlweg
E
für Zahlungen innerhalb Österreichs (ohne betragliche Einschränkung)
sowie in den Euro-Raum bis max. € 50.000,00, sofern IBAN und BIC verwendet werden B
für Baranweisungen
L
für Zahlungen außerhalb des Euro-Raums, bei Überschreiten der
€ 50.000,00-Grenze bzw. bei Nicht-Vorliegen von IBAN und BIC U Zahlsperre
für Zahlungen innerhalb Österreichs, wenn IBAN und BIC nicht vorliegen
nur dann zu befüllen, wenn der Betrag nicht zur Auszahlung gelangen soll (zB Lastschriftverfahren) „Zur Zahlung gesperrt“ für Abbuchungsaufträge (zB Abbuchung einer Telefonrechnung vom Bankkonto)
PartnBank
Auswahl der Bankverbindung entsprechend den zugehörige Belegen
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Register „Detail“: Zuordn
nach der Buchung der Kreditorenrechnung wird hier die Eingabe im Feld „Referenz“ übertragen
Kopftext
Datenfeld für interne Vermerke, soweit erforderlich
GeschBer.
Ganz wichtig! Im Register Detail im Feld GeschBer. unbedingt den „Geschäftsbereich“ eintragen. Grund: Eine Auswertung in der KreditorenEinzelposten-Liste über das Feld Geschäftsbereich ist nicht möglich, solange die Belege vorerfasst sind (keine Auswertung möglich, wenn das Feld Geschäftsbereich keine Eintragung enthält). Ansonsten wird erst mit dem Buchen das Feld Geschäftsbereich beim Kreditor übertragen.
RefSchl 1
Abgrenzungskennzeichen (A+ Monate) wird im Kapitel 6.2 beschrieben
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Sachkontenposition: Sachkonto Betrag
zu zahlender Betrag entsprechend den vorliegenden Belegen
Kostenstelle
muss bei Ertrags- und Aufwandsbuchungen (Konten der Kontenklasse 4-8) manuell eingegeben werden; bei Bestandsbuchungen (Konten der Kontenklasse 0-3, 9) keine Eingabe
Geschäftsbereich
wurde bei Ertrags- und Aufwandsbuchungen aus der Kostenstelle abgeleitet. Befüllung bei Bestandsbuchungen erforderlich
Fonds
wurde bei Ertrags- und Aufwandsbuchungen aus der Kostenstelle abgeleitet. Befüllung bei Bestandsbuchungen erforderlich
Finanzposition
wurde aus dem Sachkonto abgeleitet. Für Auszahlungen 1 + Sachkonto; für Einzahlungen 2 + Sachkonto
Finanzstelle Mittelvormerkung
Bezug auf eine vorangegangene Mittelbindung
Berechnung der Fälligkeit Aufgrund einer Vorgabe des Rechnungshofes (Ergebnis der § 9-Prüfung für das Geschäftsjahr 2006 und folgende) ist bei Berechnung der Fälligkeit einer Zahlung grundsätzlich vom Eingangsdatum der Rechnung auszugehen. Eine Rechnung mit Rechnungsdatum 1.9.2012, eingelangt am 3.9.2012 und der Zahlungsbedingung „14 Tage netto“ ist daher am 17.9.2012 fällig. Davon ausgenommen sind folgende zwei Fälle: 1.
Die Zahlungsbedingung ist auf der Rechnung mit (zB) „zahlbar binnen 14 Tagen ab Rechnungsdatum“ angegeben. Für das oben angeführte Beispiel wäre die Rechnung daher am 15.9.2012 fällig.
2.
Auf der Rechnung ist ein exaktes Fälligkeitsdatum (zB „fällig am 1.11.2012“) angegeben.
In HV-SAP errechnet sich die Fälligkeit immer aufgrund der Einträge in den Feldern „Basisdatum“ und Zahlungsbedingung. Die in obigem Beispiel angesprochene Fälligkeit erhalten Sie durch folgende Einträge: Basisdatum: 3.9.2012 – Zahlungsbedingung N002 (14 Tage netto) oder Basisdatum: 17.9.2012 – Zahlungsbedingung N001 (sofort fällig) oder Basisdatum: 1.9.2012 – Zahlungsbedingung N001 – Tage (händisch eintragen!) 16 Nachdem Sie das gescannte Dokument sowie die eingegebenen Daten überprüft haben, klicken Sie auf die Schaltfläche
, um zum elektronischen Schreibtisch zurückzukehren.
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Klicken Sie im rechten Bereich („Attribute“) auf die Schaltfläche “Freigeben“.
Der Vorgang wird an die Buchhaltungsagentur weitergeleitet und verschwindet von Ihrem elektronischen Schreibtisch. Kreditorenrechnung ablehnen Ist die von Ihnen geprüfte Kreditorenrechnung fehlerhaft, müssen Sie diese zur Korrektur an den Anweisungsreferenten retournieren. Sie klicken im rechten Bereich („Attribute“) auf die Schaltfläche „Ablehnen“. Der Vorgang wird an den Anweisungsreferenten zurückgeschickt.
Hinweis: Der Vorgang geht nur an jenen Anweisungsreferenten zurück, der die Erfassung des abgelehnten Belegs vorgenommen hat. Alle anderen Anweisungsreferenten der gleichen Organisationseinheit sehen den Vorgang nur bei eingerichteter, aktivierter Vertretungsregelung (siehe dazu Kapitel „Allgemeines zum elektronischen Schreibtisch – Vertretung einrichten“).
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Notiz anlegen Mittels einer Notiz können Informationen zwischen Anweisungsreferenten und Anordnungs befugtem oder zwischen Anweisungsreferenten/Anordnungsbefugtem und Buchhaltungsagentur weitergegeben werden. In der Notiz können für den jeweiligen Empfänger bestimmte Anliegen und/oder Bemerkungen eingetragen werden. Eine Notiz zu einem Vorgang wird am elektronischen Schreibtisch angelegt. Klicken Sie dazu im rechten unteren Bereich auf die Schaltfläche „Notizen“ und anschließend auf die Schaltfläche „Wechseln zum SAPScript-Editor“.
Nachdem Sie Ihre Notiz erfasst haben, klicken Sie auf die Schaltfläche
und kehren zum
elektronischen Schreibtisch zurück. Mit der Schaltfläche
speichern Sie Ihre Notiz.
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5.5 KREDITORENGUTSCHRIFT Mithilfe einer Kreditorengutschrift wird die Rückzahlung bereits geleisteter Ausgaben verbucht (Ersatzforderung / Gutschrift). Kreditorengutschrift freigeben (genehmigen) Die vom Anweisungsreferenten erfasste Kreditorengutschrift wird an den Anordnungsbefugten weitergeleitet. Der Anordnungsbefugte wechselt zum elektronischen Schreibtisch und öffnet den gewünschten Vorgang mittels Doppelklick oder alternativ über das Kontextmenü (rechte Maustaste) und den Befehl „Ausführen“.
Gehen Sie bei der Überprüfung der erfassten Kreditorengutschrift analog zur Prüfung bei der Freigabe einer Kreditorenrechnung vor. Beachten Sie dabei die abweichende Belegart:
KG für Gutschriften, die unmittelbar von einer auszuzahlenden Rechnung in Abzug gebracht werden
KE für Gutschriften, die mittels Einzahlung auf das Bankkonto beglichen werden oder erst später von einer auszuzahlenden Rechnung in Abzug gebracht werden
Kreditorengutschrift ablehnen Ist die von Ihnen geprüfte Kreditorengutschrift fehlerhaft, müssen Sie diese zur Korrektur an den Anweisungsreferenten retournieren. Sie klicken im rechten Bereich („Attribute“) auf die Schaltfläche „Ablehnen“. Der Vorgang wird an den Anweisungsreferenten zurückgeschickt. Erstellen Sie gegebenenfalls eine Notiz, die die notwendigen Änderungen erläutert.
Hinweis: Der Vorgang geht nur an jenen Anweisungsreferenten zurück, der die Erfassung der abgelehnten Anordnung vorgenommen hat. Alle anderen Anweisungsreferenten der gleichen Organisationseinheit sehen den Vorgang nur bei eingerichteter, aktivierter Vertretungsregelung (siehe dazu Kapitel „Allgemeines zum elektronischen Schreibtisch – Vertretung einrichten“).
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5.6 DEBITORENRECHNUNG Mithilfe einer Debitorenrechnung werden Budgetmittel einnahmenseitig im Haushaltsmanagement vorgemerkt. Sie benötigen Debitorenrechnungen, um Forderungen vorzumerken, die mittels Überweisung auf das Bankkonto oder im Einziehungsverfahren beglichen werden. Debitorenrechnung freigeben (genehmigen) Die vom Anweisungsreferenten erfasste Debitorenrechnung wird an den Anordnungsbefugten weitergeleitet. Der Anordnungsbefugte wechselt zum elektronischen Schreibtisch und öffnet den Vorgang mittels Doppelklick oder alternativ über das Kontextmenü (rechte Maustaste) und den Befehl „Ausführen“.
Der zur Buchung gehörende Beleg öffnet sich automatisch.
Bei der erstmaligen Anzeige einer Debitorenrechnung sind die Anzeige von Belegart und Periode einmalig einzustellen. Über die Schaltfläche „Bearbeitungsoptionen“ gelangen Sie in die Einstellungsmaske.
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Setzen Sie im Feld „Periode anzeigen“ ein Häkchen und stellen Sie die „Belegart-Option“ auf „Eingabe mit Kurzbezeichnung“ um. Abschließend sichern Sie Ihre Änderungen mit
und klicken Sie auf die Schaltfläche
zurück. Überprüfen Sie die eingegebenen Daten anhand folgender Kriterien:
Register „Grunddaten“: Debitor Rechnungsdatum
Datum, das auf den Beleg Bezug nimmt
Referenz
Rechnungsnummer (wie aus dem Beleg ersichtlich, kein vorangestelltes „Re“ oder Ähnliches erforderlich) oder allgemeiner Hinweis auf die Forderung
Buchungsdatum
Datum
der
Lieferung/Leistung
–
entscheidend
für
die
korrekte,
periodengerechte Verrechnung; falls benötigte Buchungsperiode bereits geschlossen: Tagesdatum Periode
wird aus dem Buchungsdatum abgeleitet (Angabe des Monats)
Belegart
DR für Debitorenrechnungen (DA für Anzahlungen) (DV für abrechnungspflichtige Vorschusszahlungen)
Betrag
geforderter Betrag entsprechend den vorliegenden Belegen
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Steuerkennzeichen
Text
A0
Ausgangssteuer 0 %
A1
Ausgangssteuer 10 %
A2
Ausgangssteuer 20 %
vorsteuerabzugsberechtigte Dienststellen
ergänzender Vermerk für den Zahlungspflichtigen, sofern die Eingabe mit * begonnen wird (dieser Vermerk scheint auf dem Bankbeleg im Einziehungsverfahren bzw. auf dem Mahnschreiben auf); ohne voranstehendes * interner Vermerk
Aktenzeichen
Datenfeld für Verweis auf zB eine Genehmigungszahl
Zahlungspflichtiger
Name und, im Falle eines Einzugs, Bankverbindung anhand des zugrunde liegenden Belegs
Wenn Sie dieses Symbol anklicken, gelangen Sie in die Transaktion „ZDEBI“ – Debitor anzeigen. Über die Schaltfläche
kommen Sie wieder in
die Debitorenrechnung zurück.
Über
dieses
Symbol
gelangen
Sie
in
die
Einzelpostenliste des Debitors, wo nur die offenen Posten angezeigt werden.
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Register „Zahlung“: Basisdatum
Ausstellungsdatum der Rechnung oder des sonstigen, der Forderung zugrunde liegenden Belegs
ZahlBed
Zahlungsbedingung (Auswahl über F4-Hilfe) – die wichtigsten Werte sind: N001 sofort fällig N003 30 Tage netto
Tage
wird aufgrund der ausgewählten Zahlungsbedingung automatisch befüllt; falls die auf der Rechnung oder im Vertrag festgelegte Zahlungsbedingung nicht in der Werte-Hilfe (F4) hinterlegt ist, können Sie hier auch manuell die Zahlungsfrist eintragen. In diesem Fall nutzen Sie bitte die Zahlungsbedingung N001 und geben die aus der Rechnung ersichtlichen Tage bis zur Fälligkeit manuell ein.
Zahlweg
nur dann zu befüllen, wenn der geforderte Betrag mittels Einzug vom Bankkonto des Zahlungspflichtigen beglichen wird A für Einziehungsaufträge vom Bankkonto des Zahlungspflichtigen
Partnerbanktyp
In diesem Feld ist ein Eintrag nur erforderlich, wenn die Forderung mittels Einzug vom Bankkonto des Zahlungspflichtigen beglichen wird. Bitte achten Sie
darauf,
dass
Ihnen
eine
entsprechende
Genehmigung
des
Zahlungspflichtigen für den Bankeinzug vorliegt.
Register „Detail“: Kopftext
Datenfeld für interne Vermerke, soweit erforderlich
GeschBer.
Ganz wichtig! Im Register Detail im Feld GeschBer. unbedingt den „Geschäftsbereich“ eintragen. Grund: Eine Auswertung in der DebitorenEinzelposten-Liste über das Feld Geschäftsbereich ist nicht möglich, solange die Belege vorerfasst sind (keine Auswertung möglich, wenn das Feld Geschäftsbereich keine Eintragung enthält). Ansonsten wird erst mit dem Buchen das Feld Geschäftsbereich beim Debitor übertragen.
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Mahnsperre
nur dann zu befüllen, wenn der geforderte Betrag bei Erreichen der Fälligkeit nicht eingemahnt werden soll A
RefSchl 1
für manuelle Mahnsperre
Abgrenzungskennzeichen (A+ Monate) wird im Kapitel 6.2 beschrieben
Sachkontenposition: Sachkonto Betrag
geforderter Betrag entsprechend den vorliegenden Belegen
Kostenstelle
muss bei Ertrags- und Aufwandsbuchungen (Konten der Kontenklasse 4-8) Bei Bestandsbuchungen (Konten der Kontenklasse 0-3, 9) keine Eingabe
Geschäftsbereich
wurde bei Ertrags- und Aufwandsbuchungen aus der Kostenstelle abgeleitet. Befüllung bei Bestandsbuchungen erforderlich
Fonds
wurde bei Ertrags- und Aufwandsbuchungen aus der Kostenstelle abgeleitet. Befüllung bei Bestandsbuchungen erforderlich
Finanzposition
wurde aus dem Sachkonto abgeleitet. Für Auszahlungen 1 + Sachkonto; für Einzahlungen 2 + Sachkonto
Finanzstelle Mittelvormerkung
Bezug auf eine vorangegangene veranschlagte Einnahme
Nachdem Sie das gescannte Dokument sowie die eingegebenen Daten in dem Beleg überprüft haben, klicken Sie auf die Schaltfläche
, um zum elektronischen Schreibtisch zurückzukehren.
Klicken Sie im rechten Bereich („Attribute“) auf die Schaltfläche “Freigeben“.
Handbuch „HV-SAP mit Records Management“ Anordnungsbefugte Stand: Jänner 2013
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Der Vorgang wird an die Buchhaltungsagentur weitergeleitet und verschwindet von Ihrem elektronischen Schreibtisch.
Debitorenrechnung ablehnen Ist die von Ihnen geprüfte Debitorenrechnung fehlerhaft, müssen Sie diese zur Korrektur an den Anweisungsreferenten retournieren. Sie klicken im rechten Bereich („Attribute“) auf die Schaltfläche „Ablehnen“. Der Vorgang wird an den Anweisungsreferenten zurückgeschickt. Erstellen Sie gegebenenfalls eine Notiz, die die notwendigen Änderungen erläutert.
Hinweis: Der Vorgang geht nur an jenen Anweisungsreferenten zurück, der die Erfassung des abgelehnten Belegs vorgenommen hat. Alle anderen Anweisungsreferenten der gleichen Organisationseinheit sehen den Vorgang nur bei eingerichteter, aktivierter Vertretungsregelung (siehe dazu Kapitel „Allgemeines zum elektronischen Schreibtisch – Vertretung einrichten“).
Handbuch „HV-SAP mit Records Management“ Anordnungsbefugte Stand: Jänner 2013
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5.7 DEBITORENGUTSCHRIFT Mithilfe einer Debitorengutschrift wird die Rückzahlung bereits beglichener Forderungen verbucht (Ersatzschuld). Debitorengutschrift (genehmigen) Die vom Anweisungsreferenten erfasste Debitorengutschrift wird an den Anordnungsbefugten weitergeleitet. Der Anordnungsbefugte wechselt zum elektronischen Schreibtisch und öffnet den gewünschten Vorgang mittels Doppelklick oder alternativ über das Kontextm enü (rechte Maustaste) und den Befehl „Ausführen“.
Gehen Sie bei der Überprüfung der erfassten Debitorengutschrift analog zur Prüfung bei der Freigabe einer Debitorenrechnung vor. Beachten Sie dabei die abweichende Belegart:
DG für Gutschriften, die von einer einzuzahlenden Forderung in Abzug gebracht werden DE für Gutschriften, die an den ursprünglichen Einzahler der Forderung rücküberwiesen werden
Debitorengutschrift ablehnen Ist die von Ihnen geprüfte Debitorengutschrift fehlerhaft, müssen Sie diese zur Korrektur an den Anweisungsreferenten retournieren. Sie klicken im rechten Bereich („Attribute“) auf die Schaltfläche „Ablehnen“. Der Vorgang wird an den Anweisungsreferenten zurückgeschickt. Erstellen Sie gegebenenfalls eine Notiz, die die notwendigen Änderungen erläutert.
Hinweis: Der Vorgang geht nur an jenen Anweisungsreferenten zurück, der die Erfassung der abgelehnten Anordnung vorgenommen hat. Alle anderen Anweisungsreferenten der gleichen Organisations einheit sehen den Vorgang nur bei eingerichteter, aktivierter Vertretungsregelung (siehe dazu Kapitel „Allgemeines zum elektronischen Schreibtisch – Vertretung einrichten“).
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5.8 DAUERBUCHUNGEN Mithilfe einer Dauerbuchung können Sie in einem Schritt Zahlungen, die in regelmäßigem Abstand (zB monatlich) in gleicher Höhe an den gleichen Zahlungsempfänger zu leisten sind, veranlassen. Bei Auswahl der entsprechenden Belegart werden die Budgetmittel ausgabenseitig als Obligo im Haushaltsmanagement reserviert – es erfolgt eine automatische Mittelvormerkung für das laufende Geschäftsjahr. Jeweils bei Erreichen der Fälligkeit der einzelnen Zahlung wird durch die Buchhaltungsagentur ein sogenannter Echtbeleg erzeugt, der die Budgetmittel als Verpflichtung/Berechtigung des Haushaltsmanagements bindet. Bitte beachten Sie, dass bei Dauerbelegen, die über das aktuelle Geschäftsjahr hinausgehen, entsprechend den Bestimmungen der BHV 2013 die Erfassung einer händischen Mittelvormerkung für die folgenden maximal 4 Geschäftsjahre erforderlich ist. DAUERVERPFLICHTUNGEN Dauerverpflichtigung freigeben (genehmigen) Die vom Anweisungsreferenten erfasste Dauerverpflichtung wird an den Anordnungsbefugten weitergeleitet. Der Anordnungsbefugte wechselt zum elektronischen Schreibtisch und öffnet den Vorgang mittels Doppelklick oder alternativ über das Kontextmenü (rechte Maustaste) und den Befehl „Ausführen“.
Handbuch „HV-SAP mit Records Management“ Anordnungsbefugte Stand: Jänner 2013
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Der zur Buchung gehörende Beleg öffnet sich automatisch.
Überprüfen Sie die eingegebenen Daten anhand folgender Kriterien: Sie können die Dauerbuchungsdaten über Springen - Dauerbuchungsdaten anzeigen lassen.
Erste Ausführung am
Beginn der Dauerauszahlung
Letzte Ausführung am
Ende der Dauerauszahlung für unbefristete Dauerzahlung: 31.12.9999
Abstand in Monaten
1 für monatlich, 3 für quartalsweise, 6 für halbjährlich, usw.
Tag der Ausführung
zB 1 für Monatsbeginn, jeder Tag möglich; bei Wert „31“ wird bei der
Erstellung
des
Echtbelegs
automatisch
der
jeweilige
Monatsletzte ausgewählt (zB „28“ oder „29“ im Februar) Ausführungsplan
Ein Ausführungsplan ist für Auszahlungen in unregelmäßigem Abstand zu verwenden. Klicken Sie auf das Symbol System
zeigt
Ausführungsplänen
Ihnen (z.
eine B.
Auswahl nur
für
an
und das
vordefinierten
Schulmonate).
Ein
Ausführungsplan kann nur vom BRZ angelegt werden.
Handbuch „HV-SAP mit Records Management“ Anordnungsbefugte Stand: Jänner 2013
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Belegkopft: Belegart
KD
(durch
Eingabe
dieser
Belegart
wird
eine
automatische
Mittelvormerkung für das aktuelle Geschäftsjahr erzeugt) KN (falls Sie sich auf eine bestehende händische Mittelvormerkung beziehen möchten) Belegkopftext
Datenfeld für interne Vermerke, soweit erforderlich
Referenzfeld
Rechnungsnummer
Aktenzeichen
Datenfeld für Verweis auf zB eine Genehmigungszahl
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Anzeigen der Kontierungsmerkmale Einfach mit Doppelklick in die Zeile des Kreditors oder der Sachkontenposition hineinklicken und nun können Sie die Überprüfung vornehmen. Kreditorenposition: Betrag
auszuzahlender Betrag, entsprechend der beiliegenden Unterlagen
Geschäftsbereich Steuerkennzeichen
sofern der Geschäftsfall ein Steuerkennzeichen erfordert: E1 Erwerbsteuer 10 % nicht vorsteuerabzugsberechtigte Dienststellen
E2 Erwerbsteuer 20 % R2 Reverse Charge 20 % X0 Vorsteuer 0 % X1 Vorsteuer 10 % X2 Vorsteuer 20 % Y1 Erwerbsteuer 10 % (abzugsfähig)
vorsteuerabzugsberechtigte Dienststellen
Y2 Erwerbsteuer 20 % (abzugsfähig) R4 Reverse Charge 20 % (abzugsfähig) Zahlsperre
Zahlsperre
nur dann zu befüllen, wenn der Betrag nicht zur
Auszahlung gelangen soll (zB Lastschriftverfahren) C für Abbuchungsaufträge (zB Abbuchung einer Telefonrechnung vom Bankkonto) Zahlweg
B
für Baranweisungen
E
für
Zahlungen
innerhalb
Österreichs
(ohne
betragliche
Einschränkung) sowie in den Euro-Raum bis max. € 50.000,00, sofern IBAN und BIC verwendet werden L
für Zahlungen außerhalb des Euro-Raums, bei Überschreiten der
€ 50.000,00-Grenze bzw. bei Nicht-Vorliegen von IBAN und BIC U
für Zahlungen innerhalb Österreichs, wenn IBAN und BIC nicht
vorliegen Text
ergänzender Vermerk für den Zahlungsempfänger, sofern die Eingabe mit * begonnen wird; ohne * interner Vermerk
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Zur Anzeige des Partnerbanktyps klicken Sie auf ist über den Button
.
Sachkontenposition: Betrag Geschäftsbereich Kostenstelle Finanzstelle
siehe dazu Kapitel „Kontierungsableitung“
Fonds Finanzposition Text
Zusatzinfo zur Buchung. (z.B. Strom 01/13-12/13)
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Nachdem Sie das gescannte Dokument sowie die eingegebenen Daten in dem Beleg überprüft haben, klicken Sie auf die Schaltfläche
, um zum elektronischen Schreibtisch
zurückzukehren. Klicken Sie im rechten Bereich („Attribute“) auf die Schaltfläche “Freigeben“.
Der Vorgang wird an die Buchhaltungsagentur weitergeleitet und verschwindet von Ihrem elektronischen Schreibtisch.
Handbuch „HV-SAP mit Records Management“ Anordnungsbefugte Stand: Jänner 2013
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Dauerverpflichtung ablehnen Ist die von Ihnen geprüfte Dauerverpflichtung fehlerhaft, müssen Sie diese zur Korrektur an den Anweisungsreferenten retournieren. Sie klicken dazu im rechten Bereich des elektronischen Schreibtisches („Attribute“) auf die Schaltfläche „Ablehnen“. Der Vorgang wird an den Anweisungsreferenten zurückgeschickt. Erstellen Sie gegebenenfalls eine Notiz, die die notwendigen Änderungen erläutert.
Handbuch „HV-SAP mit Records Management“ Anordnungsbefugte Stand: Jänner 2013
Seite 55 von 114
DAUERBERECHTIGUNG Mithilfe eines Dauerbelegs können Sie in einem Schritt Forderungen, die in regelmäßigem Abstand (zB monatlich) in gleicher Höhe vom gleichen Zahlungspflichtigen zu leisten sind, erfassen. Jeweils bei Erreichen der Fälligkeit wird durch die Buchhaltungsagentur ein s ogenannter Echtbeleg
erzeugt,
der
die
Forderung
als
Verpflichtung/Berechtigung
des
Haushaltsmanagements vormerkt. Dauerberechtigung freigeben (genehmigen) Die vom Anweisungsreferenten erfasste Dauerberechtigung wird an den Anordnungs befugten weitergeleitet. Der Anordnungsbefugte wechselt zum elektronischen Schreibtisch und öffnet den gewünschten Vorgang mittels Doppelklick oder alternativ über das Kontextmenü (rechte Maustaste) und den Befehl „Ausführen“.
Der zur Buchung gehörende Beleg öffnet sich automatisch.
Handbuch „HV-SAP mit Records Management“ Anordnungsbefugte Stand: Jänner 2013
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Überprüfen Sie die eingegebenen Daten anhand folgender Kriterien: Sie können die Dauerbuchungsdaten über Springen - Dauerbuchungsdaten anzeigen lassen.
Erste Ausführung am
Beginn der Forderungsbuchung
Letzte Ausführung am
Ende der Forderungsbuchungen für unbefristete Dauerforderung: 31.12.9999
Abstand in Monaten
1 für monatlich, 3 für quartalsweise, 6 für halbjährlich, usw.
Tag der Ausführung
zB 1 für Monatsbeginn, jeder Tag möglich; bei Wert „31“ wird bei der
Erstellung
des
Echtbelegs
automatisch
der
jeweilige
Monatsletzte ausgewählt (zB „28“ oder „29“ im Februar) Ausführungsplan
Ein Ausführungsplan ist für Forderungen in unregelmäßigem Abstand zu verwenden. Klicken Sie auf das Symbol
und das
System zeigt Ihnen eine Auswahl an vordefinierten Ausführungsplänen (z. B. nur für Schulmonate). Ein Ausführungsplan kann nur vom BRZ angelegt werden. Handbuch „HV-SAP mit Records Management“ Anordnungsbefugte Stand: Jänner 2013
Seite 57 von 114
Belegkopft: Belegart
DD
Referenzfeld
Rechnungsnummer oder allgemeiner Hinweis auf die Forderung
Belegkopftext
Datenfeld für interne Vermerke, soweit erforderlich
Anzeigen der Kontierungsmerkmale Einfach mit Doppelklick in die Zeile des Debitors oder der Sachkontenposition hineinklicken und nun können Sie die Überprüfung vornehmen. Debitorenposition: Betrag
geforderter Betrag entsprechend den vorliegenden Belegen
Geschäftsbereich Steuerkennzeichen
A0 Ausgangssteuer 0 %
vorsteuerabzugsberechtigte
A1 Ausgangssteuer 10 % A2 Ausgangssteuer 20 % Text
Dienststellen
ergänzender Vermerk für den Zahlungspflichtigen, sofern die Eingabe mit * begonnen wird (dieser Vermerk scheint auf dem Bankbeleg im Einziehungsverfahren bzw. auf dem Mahnschreiben auf); ohne voranstehendes * interner Vermerk
Zur Anzeige des Partnerbanktyps und Zahlwegs klicken Sie auf den Button
Handbuch „HV-SAP mit Records Management“ Anordnungsbefugte Stand: Jänner 2013
.
Seite 58 von 114
Zahlweg
nur dann zu befüllen, wenn der geforderte Betrag mittels Einzug vom Bankkonto des Zahlungspflichtigen beglichen wird A für Einziehungsaufträge vom Bankkonto des Zahlungspflichtigen
Partnerbanktyp
In diesem Feld ist ein Eintrag nur erforderlich, wenn die Forderung mittels Einzug vom Bankkonto des Zahlungspflichtigen beglichen wird. Bitte achten Sie darauf, dass Ihnen eine entsprechende Genehmigung des Zahlungspflichtigen für den Bankeinzug vorliegt.
Sachkontenposition: Betrag Geschäftsbereich Kostenstelle Finanzstelle
siehe dazu Kapitel „Kontierungsableitung“
Fonds Finanzposition Text
Zusatzinfo zur Buchung. (z.B. Internatskosten Name des Kindes)
Handbuch „HV-SAP mit Records Management“ Anordnungsbefugte Stand: Jänner 2013
Seite 59 von 114
Nachdem Sie das gescannte Dokument sowie die eingegebenen Daten in dem Beleg überprüft haben, klicken Sie auf die Schaltfläche
, um zum elektronischen Schreibtisch
zurückzukehren. Klicken Sie im rechten Bereich („Attribute“) auf die Schaltfläche “Freigeben“.
Der Vorgang wird an die Buchhaltungsagentur weitergeleitet und verschwindet von Ihrem elektronischen Schreibtisch.
Handbuch „HV-SAP mit Records Management“ Anordnungsbefugte Stand: Jänner 2013
Seite 60 von 114
Dauerberechtigung ablehnen Ist die von Ihnen geprüfte Dauerberechtigung fehlerhaft, müssen Sie diese zur Korrektur an den Anweisungsreferenten retournieren. Sie klicken dazu im rechten Bereich des elektronischen Schreibtisches („Attribute“) auf die Schaltfläche „Ablehnen“. Der Vorgang wird an den Anweisungsreferenten zurückgeschickt. Erstellen Sie gegebenenfalls eine Notiz, die die notwendigen Änderungen erläutert.
Handbuch „HV-SAP mit Records Management“ Anordnungsbefugte Stand: Jänner 2013
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5.9 SACHKONTOBUCHUNGEN Mithilfe einer Sachkontobuchung werden alle Geschäftsfälle verbucht, die nicht zu einer Auszahlung oder Einzahlung führen. Die wichtigsten Geschäftsfälle sind dabei:
Zahlstellenabrechnung (Verbuchung der Geschäftsfälle im Barzahlungsverkehr)
Umbuchungen (zB von einem Verwahrniskonto auf ein Schulveranstaltungskonto)
Sachkontobuchung freigeben (genehmigen) Die
vom
Anweisungsreferenten
erfasste
Sachkontobuchung
wird
an
den
Anordnungsbefugten weitergeleitet. Der Anordnungsbefugte wechselt zum elektronischen Schreibtisch und öffnet den gewünschten Vorgang mittels Doppelklick oder alternativ über das Kontextmenü (rechte Maustaste) und den Befehl „Ausführen“.
Sie gelangen direkt in die Sachkontobuchung.
Handbuch „HV-SAP mit Records Management“ Anordnungsbefugte Stand: Jänner 2013
Seite 62 von 114
Bei der erstmaligen Anzeige einer Sachkontobuchung sind die Anzeige von Belegart und Periode einmalig einzustellen. Über die Schaltfläche „Bearbeitungsoptionen“ gelangen Sie in die Einstellungsmaske.
Setzen Sie im Feld „Periode anzeigen“ ein Häkchen und stellen Sie die „Belegart-Option“ auf „Eingabe mit Kurzbezeichnung“ um. Abschließend sichern Sie Ihre Änderungen mit
und klicken Sie auf die Schaltfläche
zurück. Überprüfen Sie die eingegebenen Daten anhand folgender Kriterien: Grunddaten: Belegdatum
Datum der Abrechnung
Buchungsdatum
innerhalb des Abrechnungszeitraum – entscheidend für die korrekte periodengerechte
Verrechnung;
falls
benötigte
Buchungsperiode
bereits geschlossen: Tagesdatum Referenz
frei wählbar, zB Abrechnung ZS (für Zahlstelle)
Belegkopftext
Hinweis auf die enthaltenen Belege, zB „Beleg 1-2“
Belegart
ZA
Aktenzeichen
Datenfeld für Verweis auf zB eine Genehmigungszahl
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Sachkontenpositionen: Sachkonto
entsprechend Ihrem Geschäftsfall
S/H
aktive Bestandskonten: Erhöhung im Soll, Verminderung im Haben passive Bestandskonten: Verminderung im Soll, Erhöhung im Haben Aufwände: Erhöhung im Soll, Verminderung im Haben Erträge: Verminderung im Soll, Erhöhung im Haben
Betrag Kostenstelle
aktive und passive Bestandskonten: keine Eingabe Wurde nur bei Aufwendungen und Erträge befüllt
Geschäftsbereich
wurde bei Aufwendungen und Erträge aus der Kostenstelle abgeleitet musste bei aktive und passive Bestandskonten manuell eingegeben werden
Fonds
wurde bei Aufwendungen und Erträge aus der Kostenstelle abgeleitet musste bei aktive und passive Bestandskonten manuell eingegeben werden
Finanzposition
wurde aus dem Sachkonto abgeleitet (ausgenommen Sie haben ein abweichendes Sachkonto; zB Anlagen)
Finanzstelle
Nachdem
Sie das
gescannte Dokument sowie die eingegebenen Daten in der
Sachkontobuchung überprüft haben, klicken Sie auf die Schaltfläche
, um wieder zum
elektronischen Schreibtisch zu gelangen.
Handbuch „HV-SAP mit Records Management“ Anordnungsbefugte Stand: Jänner 2013
Seite 64 von 114
Klicken Sie im rechten Bereich („Attribute“) auf die Schaltfläche “Freigeben“.
Der Vorgang wird an die Buchhaltungsagentur weitergeleitet und verschwindet aus ihrem Postkorb. Sachkontobuchung ablehnen Ist die von Ihnen geprüfte Sachkontobuchung fehlerhaft, müssen Sie diese zur Korrektur an den Anweisungsreferenten retournieren. Sie klicken im rechten Bereich („Attribute“) auf die Schaltfläche „Ablehnen“. Der Vorgang wird an den Anweisungsreferenten zurückgeschickt. Erstellen Sie gegebenenfalls eine Notiz, die die notwendigen Änderungen erläutert.
Hinweis: Der Vorgang geht nur an jenen Anweisungsreferenten zurück, der die Erfassung der abgelehnten Anordnung vorgenommen hat. Alle anderen Anweisungsreferenten der gleichen Organisationseinheit
sehen
den
Vorgang
nur
bei
eingerichteter,
aktivierter
Vertretungsregelung (siehe dazu Kapitel „Allgemeines zum elektronischen Schreibtisch – Vertretung einrichten“). Handbuch „HV-SAP mit Records Management“ Anordnungsbefugte Stand: Jänner 2013
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6
SPEZIELLE GESCHÄFTSFÄLLE
6.1 PERIODENGERECHTE ZUORDNUNG VON AUFWENDUNGEN UND ERTRÄGEN „Periodengerechte Zuordnung“ bedeutet die Verrechnung der Aufwendungen und Erträge in jener Buchungsperiode, in der die Lieferung/Leistung erbracht wurde. Das Buchungsdatum ist so zu wählen, dass die richtige Buchungsperiode angesprochen wird. Für die periodengerechte Zuordnung gibt es in der BHV 2013 keine Betragsgrenze. Die periodengerechte Zuordnung ist bis zum 7. des auf ein Quartalsende folgenden Monats vorzunehmen (§ 40 BHV 2013 sieht einen engeren Termin (den 7. des Folgemonats) vor – technisch ist diese Buchung aber bis zum 7. des Monats nach einem Quartalsende möglich.). Beispiel 1:
Rechnung für angekauftes Reinigungsmaterial – Lieferdatum 15.9., Rechnungsdatum 17.9.
Wird die Rechnung bis spätestens 7.10. erfasst, freigegeben und gebucht, so ist ein im September liegendes Buchungsdatum zu verwenden. Es ist dabei nicht relevant, ob der 15.9. oder max. der 30.9. ausgewählt wird.
Ist die Erfassung, Freigabe und Buchung der Rechnung bis zum 7.10. nicht möglich (z.B. weil die Rechnung zu spät beim anordnenden Organ einlangt), so ist das bei der Erfassung vorgeschlagene Buchungsdatum (= Tagesdatum) zu verwenden.
Handbuch „HV-SAP mit Records Management“ Anordnungsbefugte Stand: Jänner 2013
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Beispiel 2:
Rechnung für angekauftes Reinigungsmaterial – Lieferdatum 15.1., Rechnungsdatum 15.2.
Wird die Rechnung spätestens bis 7.4. erfasst, freigegeben und gebucht, so ist ein im Jänner liegendes Buchungsdatum zu verwenden.
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6.2 ZEITLICHE ABGRENZUNG VON AUFWENDUNGEN UND ERTRÄGEN Allgemein „Zeitliche Abgrenzung“ bedeutet die Verteilung von Aufwendungen und Erträgen über mehrere Buchungsperioden. Die zeitliche Abgrenzung wird durch die Verwendung eines Abgrenzungskennzeichens im Beleg gesteuert. Dieses Kennzeichen wird in folgende Felder eingetragen:
Feld „Referenzschlüssel 1“ in der Kreditoren-/Debitorenrechnung, (Register „Detail“). Die Abgrenzung erfolgt ab dem Buchungsdatum.
Feld „Referenz“ in der Mittelvormerkung mit Belegart MA Die Abgrenzung erfolgt ab dem Belegdatum.
Das Abgrenzungskennzeichen wird aus einem „A“ und der Anzahl der abzugrenzenden Monate zusammengesetzt. Der Eintrag „A12“ steht beispielsweise für eine Abgrenzung auf 12 Monate.
Handbuch „HV-SAP mit Records Management“ Anordnungsbefugte Stand: Jänner 2013
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Ist
eine
aperiodische
Abgrenzung
erforderlich
(Aufwendungen/Erträge
sind
in
unterschiedlicher Höhe auf die betroffenen Monate zu verteilen) oder handelt es sich beim auslösenden Beleg um eine Sachkontenbuchung, so muss die zeitliche Abgrenzung manuell gebucht werden (Sachkontenbuchung anstelle des Abgrenzungskennzeichens). Für die zeitliche Abgrenzung sieht die BHV 2013 folgende Betragsgrenzen vor:
unterjährig
€
100.000,00
je
Rechnung
bzw.
aufgrund
anderer
verlässlicher
Verrechnungsunterlagen (z.B. Verträge)
zwischen zwei Finanzjahren über € 10.000,00 je Konto der Voranschlagsstelle
Abgrenzungskennzeichen in einer Kreditorenrechnung/Debitorenrechnung Beispiel:
Rechnung für Gebäudemiete eines Jahres, Betrag über € 100.000,00, Rechnungsdatum 15.1.2013
Wird die Rechnung bis spätestens 7.4. erfasst, freigegeben und gebucht, so ist ein im Jänner liegendes Buchungsdatum in Verbindung mit dem Abgrenzungskennzeichen A12 zu verwenden. Das bewirkt eine Verteilung des Aufwandes auf 12 Monate.
Handbuch „HV-SAP mit Records Management“ Anordnungsbefugte Stand: Jänner 2013
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Ist die sachlich korrekte Buchungsperiode bereits geschlossen, so wird ab dem frühest möglichen Buchungsdatum auf die restliche Laufzeit abgegrenzt: Beispiel:
Rechnung für Gebäudemiete eines Jahres, Betrag über € 100.000,00, Rechnungsdatum 15.1.2013
Die Rechnung wird erst am 8.4. erfasst, freigegeben und gebucht; das Buchungsdatum ist der 8.4., es wird das Abgrenzungskennzeichen A9 verwendet (zeitliche Abgrenzung auf die Restlaufzeit April bis Dezember = 9 Monate).
Abgrenzungskennzeichen in Mittelvormerkungen Es ist möglich, bereits in der Mittelvormerkung (Mittelbindung mit Belegart MA) ein Abgrenzungskennzeichen mitzugeben. Das ist dann erforderlich, wenn die zugehörige Rechnung erst nach Schließung der sachlich korrekten Buchungsperiode einlangen wird. Bei der Buchung der Rechnung mit Referenzierung auf die Mittelvormerkung mit Belegart MA ist keine weitere Eintragung eines Abgrenzungskennzeichens erforderlich. Beispiel:
Im Jänner erfolgt der Auftrag an ein EDV-Unternehmen für den Ankauf von Lizenzen für ein Jahr, Betrag über € 100.000,00, Rechnung wird erst Ende des Jahres einlangen
Bildung
einer
Mittelbindung
mit
Belegart
MA,
Buchungsperiode
Jänner
und
Abgrenzungskennzeichen A12
Handbuch „HV-SAP mit Records Management“ Anordnungsbefugte Stand: Jänner 2013
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Beim Einlangen der Rechnung
Referenzierung auf bestehende Mittelbindung, kein
(weiteres) Abgrenzungskennzeichen in der Rechnung erforderlich Mittelbindung MA freigeben (genehmigen) Die vom Anweisungsreferenten erfasste Mittelbindung MA wird an den Anordnungsbefugten weitergeleitet. Der Anordnungsbefugte wechselt zum elektronischen Schreibtisch und öffnet den gewünschten Vorgang mittels Doppelklick oder alternativ über das Kontextmenü (rechte Maustaste) und den Befehl „Ausführen“.
Der zur Buchung gehörende Beleg öffnet sich automatisch und Sie gelangen in den Anzeigemodus der Mittelbindung MA.
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Zur Anzeige des Abgrenzungskennzeichens klicken Sie auf den Button
.
Nachdem Sie das gescannte Dokument sowie die eingegebenen Daten in der Mittelbindung überprüft haben, klicken Sie auf die Schaltfläche
, um zum elektronischen Schreibtisch
zurückzukehren.
Handbuch „HV-SAP mit Records Management“ Anordnungsbefugte Stand: Jänner 2013
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Klicken Sie im rechten Bereich („Attribute“) auf die Schaltfläche “Freigeben“.
Die Mittelbindung wird sofort als Obligo verbucht und verschwindet von Ihrem elektronischen Schreibtisch. Mittelbindung MA ablehnen Ist die von Ihnen geprüfte Mittelbindung MA fehlerhaft, müssen Sie diese zur Korrektur an den Anweisungsreferenten retournieren. Sie klicken im rechten Bereich („Attribute“) auf die Schaltfläche „Ablehnen“. Der Vorgang wird an den Anweisungsreferenten zurückgeschickt. Erstellen Sie gegebenenfalls eine Notiz, die die notwendigen Änderungen erläutert.
Hinweis: Der Vorgang geht nur an jenen Anweisungsreferenten zurück, der die Erfassung der abgelehnten Anordnung vorgenommen hat. Alle anderen Anweisungsreferenten der gleichen Organisationseinheit
sehen
den
Vorgang
nur
bei
eingerichteter,
aktivierter
Vertretungsregelung (siehe dazu Kapitel „Allgemeines zum elektronischen Schreibtisch – Vertretung einrichten“).
Handbuch „HV-SAP mit Records Management“ Anordnungsbefugte Stand: Jänner 2013
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Technische Abwicklung Die Buchung der zeitlichen Abgrenzungen erfolgt durch einen eigenen automatisierten Job im BRZ. Zu
allen
neuen
Buchungen
mit
Abgrenzungskennzeichen
wird
ein sogenanntes
Abgrenzungsobjekt erstellt, alle abzugrenzenden Aufwendungen/Erträge werden wöchentlich aus dem Ergebnishaushalt eliminiert („Neutralisationsbuchung“). Weiters werden monatlich die für das jeweilige Monat anfallenden Aufwendungen/Erträge dem Ergebnishaushalt wieder hinzugefügt („Monatsscheiben“). Manuelle Abgrenzung mittels Sachkontenbuchung Können die Aufwendungen/Erträge nicht linear auf nacheinander liegende Monate zugeordnet werden, spricht man von einer aperiodischen Abgrenzung. Diese kann nur manuell mittels einer Sachkontenbuchung erfolgen. Der auf ein bestimmtes Monat entfallende Aufwand/Ertrag muss
errechnet und eingebucht werden,
solange die
Buchungsperiode noch geöffnet ist (also bis zum 7. des auf ein Quartalsende folgenden Monats
bzw.
bis
zum 15.1., falls es sich um das 4. Quartal handelt). Auch die
Neutralisationsbuchung muss manuell erfolgen.
Handbuch „HV-SAP mit Records Management“ Anordnungsbefugte Stand: Jänner 2013
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6.3 RÜCKSTELLUNGEN Rückstellungen sind zu bilden, um im Bundesrechnungsabschluss wahrscheinliche zukünftige Mittelverwendungen darzustellen. Es besteht noch keine Zahlungsgrundlage (zB in Form einer Rechnung, Abfertigungszahlung), die den genauen Zahlungszeitpunkt und deren genaue Höhe festlegt. Rückstellungen sind zu bilden, wenn -
die
haushaltsführende
Stelle
die
Verpflichtung
bereits
vor
dem
Rechnungsabschlussstichtag eingegangen ist, -
das Verpflichtungsereignis bereits vor dem Rechnungsabschlussstichtag eingetreten ist und die Erfüllung der Verpflichtung wahrscheinlich zu Mittelverwendungen des Bundes führen wird
-
die Höhe der tatsächlichen Verpflichtung nicht genau bestimmbar aber verlässlich ermittelbar ist.
Rückstellungen sind auch dann zu verrechnen, wenn -
der
Eintritt
eines
künftigen
Schadenfalles
von
zumindest
überwiegender
Wahrscheinlichkeit ist oder -
die Verpflichtung Gegenstand eines Rechtsstreites ist oder voraussichtlich werden wird oder
-
wenn
eine
haushaltsführende
Stelle
Kenntnis
darüber
erlangt, dass
eine
Verpflichtung mit überwiegender Wahrscheinlichkeit (d.h. zu mehr als 50%) zum Anfall eines künftigen Nutzenabflusses führen wird. Bis zum 15. Jänner des Folgejahres können das abgelaufene Jahr betreffende Aufwendungen in die Ergebnisrechnung des abgelaufenen Jahres aufgenommen werden. Rückstellungen werden in kurzfristige und langfristige Rückstellungen untergliedert: Kurzfristige Rückstellungen (Fälligkeit bis zu einem Jahr): -
Rückstellung für Prozesskosten;
-
Rückstellung für ausstehende Rechnungen (ab € 50.000,00).
Langfristige Rückstellungen: -
Rückstellungen für Abfertigungen und Jubiläen
-
Rückstellungen aus Haftungen
-
Rückstellung für die Sanierung von Altlasten
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Rückstellungen werden auf eigenen Sachkonten abgebildet. Bei der Verbuchung einer Rückstellung muss eine Bewegungsart mitgegeben werden, um diese später für den Rückstellungsspiegel auswerten zu können (Anlage zum Bundesrechnungsabschluss). Folgende Bewegungsarten stehen zur Verfügung: -
520 Zuführung (Bildung) Rückstellung
-
540 Verbrauch Rückstellung
-
560 Auflösung Rückstellung
RÜCKSTELLUGEN FÜR PROZESSKOSTEN; LANGFRISTIGE RÜCKSTELLUNGEN Bildung von Rückstellungen Sachkontobuchung freigeben Die
vom
Anweisungsreferenten
erfasste
Sachkontobuchung
wird
an
den
Anordnungsbefugten weitergeleitet. Der Anordnungsbefugte wechselt zum elektronischen Schreibtisch und öffnet den gewünschten Vorgang mittels Doppelklick oder alternativ über das Kontextmenü (rechte Maustaste) und den Befehl „Ausführen“. Sie gelangen direkt in die Sachkontobuchung. Überprüfen Sie die eingegebenen Daten anhand folgender Kriterien: Grunddaten: Belegdatum Belegtext Belegart
RS für Rückstellung manuell
Sachkontenposition Sachkonto
3811.000 – Rückstellung für Prozesskosten passives Bestandskonto
S/H
Haben
Betrag Geschäftsbereich
manuelle
Eingabe,
da
bei Bestandskonten keine Kostenstelle
da
bei Bestandskonten keine Kostenstelle
erforderlich ist Kostenstelle
keine Eingabe
Fonds
manuelle
Eingabe,
erforderlich ist
Handbuch „HV-SAP mit Records Management“ Anordnungsbefugte Stand: Jänner 2013
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Bewegungsart
muss mit dem korrekten Wert 520 – „Zuführung zu Rückstellungen“ befüllt sein
Nachdem
Sie das
gescannte Dokument sowie die eingegebenen Daten in der
Sachkontobuchung überprüft haben, klicken Sie auf die Schaltfläche
, um wieder zum
elektronischen Schreibtisch zu gelangen. Klicken Sie im rechten Bereich („Attribute“) auf die Schaltfläche “Freigeben“. Der Vorgang wird an die Buchhaltungsagentur weitergeleitet und verschwindet aus ihrem Postkorb. Sachkontobuchung ablehnen Siehe dazu Kapitel „Sachkontobuchungen“
Handbuch „HV-SAP mit Records Management“ Anordnungsbefugte Stand: Jänner 2013
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Verwendung von Rückstellungen Eine Rückstellung darf nur für Aufwendungen herangezogen werden, für die sie ursprünglich gebildet wurde. Das Feld „Bewegungsart“ muss mit dem Wert 540 (Verwendung von Rückstellungen) befüllt sein. Kreditorenrechnung freigeben Die
vom
Anweisungsreferenten
erfasste
Kreditorenrechnung
wird
an
den
Anordnungsbefugten weitergeleitet. Der Anordnungsbefugte wechselt zum elektronischen Schreibtisch und öffnet den gewünschten Vorgang mittels Doppelklick oder alternativ über das Kontextmenü (rechte Maustaste) und den Befehl „Ausführen“. Sie gelangen direkt in die Kreditorenrechnung. Überprüfen Sie die eingegebenen Daten anhand folgender Kriterien: Sachkontenposition: Sachkonto
Rückstellungskonto
Betrag
auszuzahlender Betrag entsprechend den vorliegenden Belegen
Geschäftsbereich
manuelle Eingabe (keine Ableitung)
Fonds
manuelle Eingabe (keine Ableitung)
Finanzposition
manuelle Eingabe (keine Ableitung, da ein abweichendes Sachkonto)
Finanzstelle Bewegungsart
muss mit dem korrekten Wert 540 – „Verbrauch von Rückstellungen“ befüllt sein
Nachdem Sie das gescannte Dokument sowie die eingegebenen Daten überprüft haben, klicken Sie auf die Schaltfläche
, um zum elektronischen Schreibtisch zurückzukehren.
Klicken Sie im rechten Bereich („Attribute“) auf die Schaltfläche “Freigeben“. Der Vorgang wird an die Buchhaltungsagentur weitergeleitet und verschwindet von Ihrem elektronischen Schreibtisch. Kreditorenrechnung ablehnen Siehe dazu Kapitel „Kreditorenrechnungen“
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Auflösung von Rückstellungen Eine Rückstellung ist aufzulösen, wenn der zugehörige Aufwand geringer als die ursprünglich gebildete Rückstellung ist oder die Rückstellung gänzlich hinfällig wird. In der zu erfassenden Sachkontenbuchung ist die Bewegungsart 560 (Auflösung von Rückstellungen) zu verwenden. Sachkontobuchung freigeben Die
vom
Anweisungsreferenten
erfasste
Sachkontobuchung
wird
an
den
Anordnungsbefugten weitergeleitet. Der Anordnungsbefugte wechselt zum elektronischen Schreibtisch und öffnet den gewünschten Vorgang mittels Doppelklick oder alternativ über das Kontextmenü (rechte Maustaste) und den Befehl „Ausführen“. Sie gelangen direkt in die Sachkontobuchung. Überprüfen Sie die eingegebenen Daten anhand folgender Kriterien: Grunddaten: Belegdatum Belegkopftext Belegart
RS
Sachkontenposition: Position 1 Sachkonto
Rückstellungskonto
Betrag
aufzulösender Betrag
S/H
Soll
Geschäftsbereich
manuelle Eingabe (keine Ableitung)
Fonds
manuelle Eingabe (keine Ableitung)
Finanzstelle Bewegungsart
muss mit dem korrekten Wert 560 – „Auflösung von Rückstellungen“ befüllt sein
Handbuch „HV-SAP mit Records Management“ Anordnungsbefugte Stand: Jänner 2013
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Position 2 Sachkonto
Ertragskonto
Betrag
auszulösender Betrag
S/H
Haben
Kostenstelle Geschäftsbereich
wird aus der Kostenstelle abgeleitet
Fonds
wird aus der Kostenstelle abgeleitet
Finanzstelle
Nachdem
Sie das
gescannte Dokument sowie die eingegebenen Daten in der
Sachkontobuchung überprüft haben, klicken Sie auf die Schaltfläche
, um wieder zum
elektronischen Schreibtisch zu gelangen. Klicken Sie im rechten Bereich („Attribute“) auf die Schaltfläche “Freigeben“. Der Vorgang wird an die Buchhaltungsagentur weitergeleitet und verschwindet aus ihrem Postkorb. Sachkontobuchung ablehnen Siehe dazu Kapitel „Sachkontobuchungen“
Handbuch „HV-SAP mit Records Management“ Anordnungsbefugte Stand: Jänner 2013
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RÜCKSTELLUNGEN FÜR AUSSTEHENDE RECHNUNGEN Ist es absehbar, dass eine Rechnung, welche erbrachte Lieferungen oder Leistungen des vergangenen Jahres betrifft, nicht bis zum 15. Jänner des Folgejahres eintreffen wird, der offene Rechnungsbetrag bekannt oder verlässlich ermittelbar ist, so ist für diese Rechnung für das abgelaufene Jahr eine sonstige Rückstellung zu bilden. Die Bildung einer sonstigen Rückstellung ist für ausstehende Rechnungen über € 50.000,00 verpflichtend. Bildung von Rückstellungen für ausstehende Rechnungen freigeben Die Bildung der Rückstellungen für ausstehende Rechnungen erfolgt über das vom BMF zur Verfügung gestellte Tool durch die haushaltsführenden Stellen. Dabei bilden erfasste Obligos (Mittelbindungen) die Grundlage für die Ermittlung der Rückstellungen. Transaktion „ZRUECKST“
Markieren Sie die Zeile und klicken Sie auf die Schaltfläche Mit einem Klick auf die Schaltfläche
.
wird der Wert der Spalte „Betrag Rücks“ zum
Buchen freigegeben. Die Änderung des Betrages ist nicht mehr zulässig. Der Status des Beleges wird auf „Freigegeben“ gesetzt. In der Statusleiste wird angezeigt, dass die Rückstellung freigegeben wurde.
Handbuch „HV-SAP mit Records Management“ Anordnungsbefugte Stand: Jänner 2013
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Das Sichern und Freigeben der betroffenen Zeilen kann technisch durch dieselbe Person vorgenommen werden. Laut BMF ist aber organisatorisch sicherzustellen, dass bei der Bildung der Rückstellungen das Vier-Augen-Prinzip gewahrt wird. Die bis zum 15. Jänner für das abgelaufene Finanzjahr freigegebene Rückstellungen werden am 16. Jänner des neuen Finanzjahres automationsunterstützt gebucht. Die Auswertung der durchgeführten Rückstellungsbuchungen kann ebenfalls über die Transaktion ZRUECKST vorgenommen werden. Die Mittelbindung wird durch die Erfassung des Rückstellungsbetrages nicht verändert! Wenn sich die Rückstellungen im Status „Gesichert“ bzw. „Freigegeben“ befindet, können diese im Tool ZRUECKST über die Schaltfläche „Zurücknehmen“ zurückgenommen werden. Danach können zB Kontierungsänderungen bei der Mittelbindung vorgenommen und die Rückstellung neu erfasst werden.
Hinweis: Eine bereits gebuchte Rückstellung kann nicht mehr zurückgenommen werden.
Verbrauch von Rückstellungen Die Buchung der Rechnung hat immer auf eine Mittelbindung Bezug zu nehmen, die für die Bildung einer Rückstellung herangezogen wurde (Punkt „Bildung von Rückstellungen für ausstehende Rechnungen“). Dadurch ist gewährleistet, dass
die zuvor gebildete
Rückstellung automatisch verbraucht bzw. aufgelöst wird. Kreditorenrechnung freigeben Die
vom
Anweisungsreferenten
erfasste
Kreditorenrechnung
wird
an
den
Anordnungsbefugten weitergeleitet. Der Anordnungsbefugte wechselt zum elektronischen Schreibtisch und öffnet den gewünschten Vorgang mittels Doppelklick oder alternativ über das Kontextmenü (rechte Maustaste) und den Befehl „Ausführen“. Sie gelangen direkt in die Kreditorenrechnung. Handbuch „HV-SAP mit Records Management“ Anordnungsbefugte Stand: Jänner 2013
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Gehen Sie bei der Überprüfung der erfassten Kreditorenrechnung analog zur Prüfung bei der Freigabe einer Kreditorenrechnung vor. Beachten Sie dabei die abweichenden Felder: Sachkontenposition Mittelvormerkung
die Mittelbindungsnummer muss in der Spalte eingegeben sein
Sachkonto
Rückstellungskonto
Betrag
auszuzahlender Betrag entsprechend den vorliegenden Belegen
Bewegungsart
muss mit dem korrekten Wert 540 – „Verbrauch von Rückstellungen“ befüllt sein
Erledigt setzen
das Erledigt-Kennzeichen bewirkt die korrekte, automatische Auflösung der Rückstellung
Folgende Felder werden von der Mittelbindung übernommen: Geschäftsbereich Kostenstelle Fonds Finanzposition Finanzstelle
Nachdem
Sie das
gescannte Dokument sowie die eingegebenen Daten in der
Kreditorenrechnung überprüft haben, klicken Sie auf die Schaltfläche
, um wieder zum
elektronischen Schreibtisch zu gelangen. Klicken Sie im rechten Bereich („Attribute“) auf die Schaltfläche “Freigeben“. Der Vorgang wird an die Buchhaltungsagentur weitergeleitet und verschwindet aus ihrem Postkorb. Kreditorenrechnung ablehnen Siehe dazu Kapitel „Kreditorenrechnungen“
Handbuch „HV-SAP mit Records Management“ Anordnungsbefugte Stand: Jänner 2013
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6.4 GEGENÜBERSTELLUNG ABSCHREIBUNG – EINZELWERTBERICHTIGUNG Abschreibung
Uneinbringlichkeit ist sicher
Vermögensrechnung: o
Ergebnisrechnung: o
Forderungen werden reduziert
Forderungen werden reduziert
Debitorenkonto: o
Forderung scheint nicht mehr auf
Einzelwertberichtigung
Einbringlichkeit ist ungewiss
Vermögensrechnung: o
Forderung bleibt in voller Höhe stehen
o
Einzelwertberichtigung wird offen ausgewiesen (Negativposten unter den Forderungen)
Ergebnisrechnung: o
Forderungen bleiben unverändert
o
die Einzelwertberichtigung stellt einen Aufwand dar
Debitorenkonto: o
Forderung bleibt in voller Höhe stehen
o
Einzelwertberichtigung kommt als zusätzlicher Posten (umgekehrtes Vorzeichen) mit Belegart „DW“ und Sonderhauptbuchkennzeichen „E“ dazu
Handbuch „HV-SAP mit Records Management“ Anordnungsbefugte Stand: Jänner 2013
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FORDERUNGSABSCHREIBUNG Forderungen sind auszubuchen (abzuschreiben), wenn deren teilweise oder gänzliche Uneinbringlichkeit endgültig feststeht. Die Ausbuchung ist wie eine Debitorengutschrift zu erfassen. Dabei sind die Belegart "DS Forderungsabschreibung", das abweichende Sachkonto "7299000 Abschreibung von Forderungen" sowie die Kontierungen aus der ursprünglichen Debitorenrechnung (Finanzposition, Finanzstelle, Kostenstelle etc.) zu verwenden. EINZELWERTBERICHTIGUNG Ab 2013 wird es neben der Abschreibung von Forderungen (gänzlicher oder teilweiser Forderungsverzicht) auch Einzelwertberichtigungen geben. Eine Einzelwertberichtigung ist dann zu bilden, wenn die Einbringlichkeit einer Forderung zweifelhaft ist (z.B. aufgrund eines eingeleiteten Insolvenzverfahrens). Das BMF/BRZ hat ein Tool für die Erfassung der Einzelwertberichtigungen entwickelt, das den haushaltsführenden Stellen zur Verfügung gestellt wird. Dieses Tool ist mit der Transaktion ZEWB aufrufbar. Die haushaltsführenden Stellen müssen diese Bewertung für jedes Quartal (31.03.; 30.06.; 30.09.; 31.12.) durchführen.
Handbuch „HV-SAP mit Records Management“ Anordnungsbefugte Stand: Jänner 2013
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Tool für Einzelwertberichtigungen Rufen Sie zunächst die Transaktion ZEWB auf.
Buchungskreis
3000
Geschäftsbereich Stichtag EWB
31.03.,30.06.,30.09.,31.12. Wurde die EWB bereits für einen Stichtag durchgeführt, ist eine neuerliche Durchführung zu diesem Stichtag nicht mehr möglich.
Geschäftsjahr FI-Beleg HV-SAP zieht dazu die im System vorhandenen Debitorenrechnungen als Grundlage heran.
Das anordnende Organ muss je Forderung entscheiden, ob diese voll einbringlich ist oder ob eine Einzelwertberichtigung (in Höhe des ungewissen Betrags) zu bilden ist.
Handbuch „HV-SAP mit Records Management“ Anordnungsbefugte Stand: Jänner 2013
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Freigeben der Einzelwertberichtigung Die Einzelwertberichtigung muss nun von einer anderen Person freigegeben werden. Die Freigabe durch dieselbe Person, die die Einzelwertberichtigung gesichert hat, ist nicht möglich. Markieren Sie die Zeile
und …
…klicken Sie auf die Schaltfläche Status "Freigegeben": (Spalte Status
. )Der Inhalt der Spalte "Betrag EWB" ist zum
Buchen freigegeben und kann nicht mehr geändert werden. Verbuchung der Einzelwertberichtigung Die
Buchung
der
freigegebenen
Einzelwertberichtigungen
erfolgt
je
Quartal
automationsgestützt. Die quartalsmäßige Verbuchung wird zu folgenden Terminen vorgenommen:
1.-3. Quartal am 7. des Folgemonats eines Quartals 4. Quartal am 15.1. des folgenden Finanzjahres
Darstellung in der Debitoren-Einzelpostenliste (FBL5N)
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6.5 INTERNE VERRECHNUNG ZU KONSOLIDIERENDE GESCHÄFTSFÄLLE Der
Bund
erstellt
einen
konsolidierten
Rechnungsabschluss,
der
mit
einem
Konzernabschluss vergleichbar ist (die einzelnen haushaltsführenden Stellen sind dabei mit Tochtergesellschaften eines Konzerns vergleichbar). Im konsolidierten Rechnungsabschluss dürfen Aufwendungen und Erträge sowie Forderungen und Verbindlichkeiten der einzelnen haushaltsführenden Stellen untereinander nicht ausgewiesen werden. Bei den zu konsolidierenden Geschäftsfällen handelt es sich um jene Fälle, die bisher über die Konten 7290. *** bzw. 8260. *** (Vergütungen zwischen Bundesdienststellen) abgebildet wurden. Beispiel: Eine Bundesdienststelle vermietet einen leerstehenden Gebäudeteil an eine andere Bundesdienststelle. Nicht zu konsolidieren sind dagegen Geschäftsfälle, die bei nur einer der beiden beteiligten Bundesdienststellen einen Aufwand oder Ertrag darstellen. Beispiele: Auf einem Bundeskonto langt irrtümlich eine Einzahlung für eine andere Bundesdienststelle ein. Die Weiterleitung der Einzahlung auf das richtige Bundeskonto ist kein zu konsolidierender Geschäftsfall. Die Abfuhr der Erwerbsteuer an das Finanzamt ist ebenfalls kein zu konsolidierender Geschäftsfall.
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Technische Handhabung Die zu konsolidierenden Geschäftsfälle müssen auf bestimmte Kreditoren und Debitoren (Kontengruppe 19 bzw. 29) gebucht werden. Diese Personenkonten haben im Stammsatz in der Maske „Steuerung“ das Feld „Partnergesellschaft“
befüllt,
das
für
die
Erstellung
des
konsolidierten
Rechnungsabschlusses herangezogen wird.
Bei konsolidierenden Kreditoren ist das Abstimmkonto 3302900 Über die Schaltfläche „Kreditor anzeigen“ gelangen Sie zu den Daten des Kreditors.
Die Anlage, Änderung und Freigabe dieser Personenkonten ist dem BMF vorbehalten.
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7
INFOSYSTEM
Als Anwender sind Sie im Rahmen Ihrer Tätigkeit immer wieder mit verschiedenen Anfragen konfrontiert. HV-SAP bietet Ihnen eine Reihe von Möglichkeiten, um direkt im System Abfragen zu tätigen und so rasch eine Auskunft geben zu können. Im Folgenden werden nun
die Abfrage von Kreditorenkonten,
die Abfrage des Ergebnishaushalts
die Abfrage von Debitorenkonten, die Abfrage von Sachkonten, die Abfrage von Sachkontensalden und
die Abfrage des Finanzierungshaushalts
beschrieben. Abfrage von Kreditorenkonten Mit dieser Abfrage können Sie eruieren, ob eine Zahlung an eine bestimmte Person bereits erfolgt ist bzw. ob diese bereits durch die Buchhaltungsagentur gebucht und somit zur Zahlung vorbereitet wurde. Sie starten die Transaktion FBL1N entweder direkt durch Eingabe des Transaktionscodes im Befehlsfeld oder Sie wählen sie über das Benutzermenü Info-User – Infosystem – Finanzwesen – Kreditoren – Kreditoren Posten – Einzelposten Kreditoren. Folgende Eingaben sind erforderlich bzw. möglich: Auswahl Kreditor Kreditorenkonto
Eingabe der Kreditorennummer, alternativ Auswahl über die F4-Hilfe Wird hier keine Kreditorennummer angegeben, erfolgt die Abfrage über alle im Buchungskreis vorhandenen Kreditoren.
Buchungskreis
Auswahl über F4-Hilfe
Geschäftsbereich
Über die Schaltfläche freie Abgrenzungen
, grenzen Sie die
Abfrage auf Ihren Geschäftsbereich ein.
Handbuch „HV-SAP mit Records Management“ Anordnungsbefugte Stand: Jänner 2013
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Auswahl der Posten Offene Posten: Offen zum Stichtag
Es werden nur jene Posten angezeigt, die zu einem bestimmten Stichtag bereits vorerfasst bzw. gebucht, aber noch nicht gezahlt wurden.
Ausgeglichene Posten: Ausgleichsdatum /
Es werden alle Posten angezeigt, die (in einem bestimmten Zeitraum)
Offen zum Stichtag
gezahlt (oder storniert) wurden bzw. zum angegebenen Stichtag gebucht waren.
Alle Posten: Buchungsdatum
Diese
Auswahl
„ausgeglichen“
ist
als
anzusehen,
Kombination der
zwischen
Buchungszeitraum
„offen“
und
kann dabei
eingeschränkt werden.
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Art Normale Posten
gebuchte Belege
Vorerfasste Posten
Beleg wurde erfasst und gegebenenfalls freigegeben, aber noch nicht gebucht
Anmerkung:
Die
anderen
drei
Varianten
(Sonderhauptbuchvorgänge,
Merkposten,
Debitorische Posten) werden normalerweise nicht benötigt. Listenausgabe Layout
Auswahl einer bestimmten, vordefinierten Anzeigevariante (über F4Hilfe aufrufbar)
max. Anzahl Posten Einschränkung nicht sinnvoll
Haben Sie alle Felder befüllt, führen Sie die Abfrage mit
Handbuch „HV-SAP mit Records Management“ Anordnungsbefugte Stand: Jänner 2013
aus.
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Beispiel für ein Abfrageergebnis
Ein Beleg ist im Status „vorerfasst“
, wenn die Anordnung erfasst und an den Anordnungs-
befugten zur Freigabe weitergeleitet wurde bzw. wenn die Anordnung von der Buchhaltung noch nicht gebucht wurde. Ein Beleg im Status „gebucht“
wurde von der Buchhaltung bereits gebucht, aber noch
nicht bezahlt. Eine bezahlte Rechnung (Status „ausgeglichen“
) erkennen Sie am Vorhandensein eines
Belegs mit der Belegart „ZP“ (Zahlungsprogramm). Die Belegnummer ist ident mit dem Eintrag im Feld „Ausgleichsbeleg“ der Rechnung, das Belegdatum des ZP-Belegs gibt das Datum der Rechnungsbegleichung an:
Innerhalb eines Abfrageergebnisses können Sie die Daten
auf- bzw. absteigend sortieren;
filtern; summieren bzw. Zwischensummen bilden.
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Wie gehen Sie dabei vor? Sie klicken zunächst in jenen Spaltenkopf, nach dem Sie sortieren, filtern bzw. summieren möchten. Dabei ändert sich die Farbe der Spaltenbeschriftung:
Anschließend klicken Sie
auf die Schaltfläche
, um aufsteigend zu sortieren;
auf die Schaltfläche
, um absteigend zu sortieren;
auf die Schaltfläche
, um die Daten zu filtern;
auf die Schaltfläche
, um eine Zwischensumme zu bilden;
auf die Schaltfläche
, um die Daten zu summieren.
Einrichten eines Filters Nachdem Sie die Schaltfläche
geklickt haben, erscheint folgendes Zusatzfenster:
Sie tragen die gewünschten Filterkriterien ein und bestätigen mit
.
Summe bzw. Zwischensumme Eine Summe kann nur über Spalten gebildet werden, die Beträge beinhaltet. Eine Zwischensumme ist dagegen nur bei Spalten möglich, die keine Beträge beinhalten (zB Bilden einer Zwischensumme auf Basis Belegdatum). Individuelles Layout erstellen Jede SAP-Abfrage kann nach Ihren individuellen Wünschen aufgebaut werden. Sie können dabei wählen, welche Spalten ein- bzw. ausgeblendet werden, in welcher Reihenfolge und welcher Breite die einzelnen Spalten angezeigt werden und auch welche Filter und/oder (Zwischen-) Summen automatisch gesetzt werden sollen. Dafür sind folgende Schaltflächen vorgesehen:
Layout ändern:
Layout auswählen: Layout sichern:
Handbuch „HV-SAP mit Records Management“ Anordnungsbefugte Stand: Jänner 2013
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Um
das
bestehende
„Layout ändern“
Layout
anzupassen,
klicken
Sie
auf
die
Schaltfläche
.
Im linken Bereich werden die Spalten angezeigt, die in Ihrem aktuellen Layout enthalten sind. Im rechten Bereich sehen Sie alle Spalten, die zusätzlich eingeblendet werden können.
Sortieren Sie zunächst den rechten Bereich mithilfe der Schaltflächen
Handbuch „HV-SAP mit Records Management“ Anordnungsbefugte Stand: Jänner 2013
alphabetisch:
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Nun können Sie leichter nach der gewünschten Spalte suchen. Markieren Sie diese mit einem Klick auf das blaue Quadrat vor der Spaltenbezeichnung:
Markieren Sie nun im linken Bereich jene Spalte, vor der die neue Spalte eingefügt werden soll. Dann klicken Sie auf die Schaltfläche „selektierte Felder einblenden“:
Die zusätzliche Spalte wird an der gewünschten Stelle eingefügt:
Handbuch „HV-SAP mit Records Management“ Anordnungsbefugte Stand: Jänner 2013
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Mit „Übernehmen“ kehren Sie zum Abfrageergebnis zurück.
Möchten Sie das neu erstellte Layout auch später noch verwenden, klicken Sie auf die Schaltfläche „Layout sichern“ Vergeben Sie eine Kurz- und eine Langbezeichnung und klicken Sie auf „Sichern“.
Handbuch „HV-SAP mit Records Management“ Anordnungsbefugte Stand: Jänner 2013
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Nun steht Ihr neues Layout zur Verfügung. Wenn Sie dieses immer als Einstiegsvariante angezeigt bekommen möchten, gehen Sie über das Menü Einstellungen – Anzeigevariante – Verwaltung …
.. setzen bei Ihrem individuellen Layout ein Häkchen …
… und klicken auf die Schaltfläche „Voreinstellung“.
Sichern Sie abschließend Ihre Eingaben.
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Spezielle Abfrage – „Bei welchem Bearbeiter ist der Vorgang in Bearbeitung?“ Manchmal kann sich für Sie die Frage stellen, wo sich Ihre Anordnung oder Ihr Beleg gerade befindet. Dazu klicken Sie die betreffende Zeile im Abfrageergebnis doppelt an.
über das Symbol
Über die Schaltfläche „Dienste zum Objekt“und die Schaltfläche „RMPS Vorgang anzeigen“ gelangen Sie zum elektronischen Schreibtisch. Im rechten unteren Bereich öffnen Sie im Register „Laufweg“ das Workflow-Protokoll:
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Klicken Sie beim letzten Bearbeitungsschritt (erkennbar am Status „bereit“) zweimal auf die Schaltfläche „Bearbeiter“:
Anhand der Markierung mit dem Symbol „Schreibtisch“ erkennen Sie nun, bei welchem bzw. welchen Bearbeiter(n) der Vorgang zur Bearbeitung liegt.
Abfrage von Debitorenkonten Die Debitorenabfrage wird über die Transaktion FBL5N oder über das Benutzermenü InfoUser – Infosystem – Finanzwesen – Debitoren – Debitoren Posten – Einzelposten Debitoren aufgerufen.
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Die Eingaben und Abfragemöglichkeiten sind analog zur Kreditorenabfrage zu sehen. Um auch die gebuchten Einzelwertberichtigungen angezeigt zu bekommen, setzen Sie vor Ausführung der Abfrage ein Häkchen bei „Sonderhauptbuchvorgänge“. Abfrage von Sachkonten Die Abfrage von Sachkonten wird zB benötigt, um die auf einem Verwahrniskonto offenen Buchungen zu überprüfen. Sie rufen die Transaktion FBL3N direkt über das Befehlsfeld auf. Anstelle eines Kreditors oder Debitors geben Sie hier das gewünschte Sachkonto an und grenzen Sie die Abfrage zusätzlich über Freie Abgrenzungen auf Ihren Geschäftsbereich ein. Auch hier steht Ihnen die F4-Hilfe zur Verfügung. Sachkontenabfragen sollten keinesfalls ohne Angabe eines Sachkontos erfolgen, da die Abfrage sonst einen sehr großen Umfang annimmt (lange Laufzeit). Weiters empfiehlt sich die Einschränkung auf einen bestimmten Buchungszeitraum (über die Auswahl „alle Posten – Buchungsdatum von/bis“). Abfrage von Sachkontensalden Mithilfe dieser Abfrage können Sie den Saldo eines Sachkontos (zB eines Verwahrniskontos) feststellen. Weiters können Sie auf rasche Weise ermitteln, welche Beträge in einem bestimmten Zeitraum auf einem bestimmten Konto verrechnet wurden. Sie rufen die die Transaktion FS10N direkt über das Befehlsfeld auf. Befüllen Sie folgende Felder und führen die Abfrage anschließend mit
aus:
Auswahl Sachkonto Sachkonto
einzelnes
Sachkonto
oder
Angabe eines
Intervalls
(über
die
Schaltfläche „Mehrfachselektion“) Buchungskreis
Auswahl über F4-Hilfe möglich
Geschäftsbereich
Auswahl über F4-Hilfe möglich
Geschäftsjahr
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Das Abfrageergebnis ist nach Buchungsperioden (Monate) unterteilt. Pro Periode sehen Sie die Gesamtbewegungen in den Spalten Soll und Haben, weiters den Saldo der Periode und den Gesamtsaldo der aktuellen sowie der vorangegangenen Perioden („kumulierter Saldo“). Ausgehend von jedem ausgewiesenen Betrag können Sie mit einem Doppelklick in die Sachkonten Einzelpostenliste verzweigen und die einer Summe zugrunde liegenden Buchungen ansehen.
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Ergebnishaushalt Mit dieser Abfrage können Sie alle Aufwendungen und Erträge abfragen. Sie starten die Transaktion ZKZSE entweder direkt durch Eingabe des Transaktionscodes im Befehlsfeld oder Sie wählen sie über das Benutzermenü – Info-User – Infosystem – Haushaltsmanagement – Summensätze – Ergebnishaushalt aus.
Für die Ermittlung der Budgetwerte ist die Eingabe des Finanzkreises erforderlich. Tragen Sie bitte den Finanzkreis des BMUKK ein: Finanzkreis
3000 für die gesamte UG 30 (BMUKK)
Selektionen Geschäftsjahr Buchungsperiode
Einschränkung auf ein bestimmtes Monat (Monatsabfrage) 0 bis 0 (Jahresabfrage)
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Durch einen Eintrag der Daten Fonds, Konto, Finanzstelle können Sie das Abfrageergebnis entsprechend eingrenzen. Bitte beachten Sie, dass das Abfrageergebnis abhängig von Ihren SAP-Rechten variieren kann.
Auswertungsebene Hier definieren Sie, ob Aufwendungen oder Erträge mit der zusätzlichen Auswahl ohne, nur oder inklusive ausgegliederter Rechtsträger ausgewertet werden sollen.
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Monatsabfrage Bei dieser Variante wird nun (beispielsweise) das Budget für den Monat Dezember abgefragt. Wurden die Selektionskriterien vollständig eingegeben, führen Sie die Abfrage mit der Schaltfläche
aus.
In der Spalte Aufwendungen sehen Sie die beim jeweiligen Fonds/Konto bereits getätigten Aufwendungen, in der Spalte Ergebnisvoranschlag Jahresverfügungsrest (EV-JVR) den noch vorhandenen Rest für das laufende Jahr ab diesem Monat.
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Möchten Sie die einzelnen Belege ansehen, klicken Sie beim gewünschten Fonds/Konto auf den Betrag der Spalte Aufwendungen.
Im Ergebnishaushalt werden nur die gebuchten Belege angezeigt (Kreditorenrechnungen, Debitorenrechnungen, usw.). Möchten Sie einen Beleg näher betrachten, können Sie mittels Doppelklick auf die Belegnummer in den Beleg durchsteigen. Über die Navigationspfeile
können Sie Schritt für Schritt wieder zurückgehen.
Handbuch „HV-SAP mit Records Management“ Anordnungsbefugte Stand: Jänner 2013
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Jahresabfrage Füllen Sie die Felder wie vorgegeben aus – Sie erhalten eine detaillierte Jahresauswertung. Periode „0“ steht für eine Jahresabfrage. Falls gewünscht, können Sie die Abfrage auf bestimmte Fonds und/oder Finanzstelle einschränken:
Führen Sie die Abfrage mit der Schaltfläche
aus.
Handbuch „HV-SAP mit Records Management“ Anordnungsbefugte Stand: Jänner 2013
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Abfrageergebnis:
Auch bei der Jahresabfrage können Sie sich ein Belegjournal aufrufen, indem Sie auf die Beträge in der Spalte “Aufwendungen“ klicken und sich die Belege zur jeweiligen Finanzposition im Detail ansehen:
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Finanzierungshaushalt Mit dieser Abfrage können Sie alle Budgetdaten (zugewiesenes Budget; bereits verbrauchte Beträge
–
unterschieden
nach
den
Verbindlichkeiten/Forderungen,
Verpflichtung/
Berechtigung ; restliches Budget; …) abfragen. Sie starten die Transaktion ZKZSF entweder direkt durch Eingabe des Transaktionscodes im Befehlsfeld oder Sie wählen sie über das Benutzermenü Info-User – Infosystem – Haushaltsmanagement – Summensätze – Finanzierungshaushalt aus.
Für die Ermittlung der Budgetwerte ist die Eingabe des Finanzkreises erforderlich. Tragen Sie bitte den Finanzkreis des BMUKK ein: 3000
für die gesamte UG 30 (BMUKK)
Handbuch „HV-SAP mit Records Management“ Anordnungsbefugte Stand: Jänner 2013
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Weiters geben Sie bitte folgende Daten ein: Selektionen Geschäftsjahr Durch einen Eintrag der Daten Fonds, Finanzposition, Finanzstelle können Sie das Abfrageergebnis entsprechend eingrenzen. Bitte beachten Sie, dass das Abfrageergebnis abhängig von Ihren SAP-Rechten variieren kann. Auswertungszeitraum Wählen Sie bitte aus, ob Sie die Jahres- oder die Monatswerte angezeigt bekommen möchten.
Auswertungsebene Hier definieren Sie, ob Auszahlungen, Einzahlungen oder technische Finanzpositionen mit der zusätzlichen Auswahl ohne, nur oder inklusive ausgegliederter Rechtsträger ausgewertet werden sollen.
Handbuch „HV-SAP mit Records Management“ Anordnungsbefugte Stand: Jänner 2013
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Monatsabfrage Bei dieser Variante wird nun (beispielsweise) das Budget für den Monat Dezember abgefragt.
Sie
können
über
die
MVA-Objekte
alle
Auszahlungen,
Auszahlungen
ohne
Personalausgaben oder nur Personalausgaben auswählen. Wurden die Selektionskriterien vollständig eingegeben, führen Sie die Abfrage mit der Schaltfläche In
der
aus.
Spalte
M.Zahlung
Finanzstelle/Finanzposition
(Monatszahlung) bereits
sehen
getätigten
Sie
die
Auszahlungen,
bei in
der der
jeweiligen Spalte
Monatsbetragsrest (MBR) den noch vorhandenen Rest für das abgefragte Monat. Die einzelnen Symbole stellen dabei dar: Monatsbetragsrest negativ Monatsbetragsrest Null Monatsbetragsrest positiv
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Möchten Sie die Belege zur Spalte Monatszahlung einsehen, klicken Sie bei der gewünschten Finanzstelle/ Finanzposition auf den Betrag der Spalte Monats Zahlung (M.Zahlung):
Im Belegjournal werden nun sämtliche Belege angezeigt (Auszahlungsbelege, Umbuchungs belege, usw.). Möchten Sie einen Beleg näher betrachten, können Sie mittels Doppelklick auf die Belegnummer in den Beleg durchsteigen. Über die Navigationspfeile
können Sie Schritt für Schritt wieder zurückgehen.
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Jahresabfrage Füllen Sie die Felder wie vorgegeben aus – Sie erhalten eine detaillierte Jahresauswertung. Falls
gewünscht, können Sie die Abfrage auf bestimmte Finanzstellen und/oder
Finanzpositionen einschränken:
Führen Sie die Abfrage mit der Schaltfläche
aus.
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Abfrageergebnis:
Auch bei der Jahresabfrage können Sie sich ein Belegjournal aufrufen, indem Sie auf die Beträge in der Spalte “Zahlung“ klicken und sich die Belege zur jeweiligen Finanzposition im Detail ansehen:
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