HOW TO HANDLE AN ASSIGNMENT AT YOUR SUMMER JOB 1  By: 2004­2005 Senior Writing Fellows Rebecca Carr,  Danielle Gonzalez, Andrew Lom, and Dan McCall  At your summer job, be it at a law firm, government agency, court, nonprofit  group, or some other practice setting, you may be asked to write memos, client letters or  court documents, or to do other projects.  The purpose, audience, and scope of these  projects will vary, as may the complexity of the law and facts involved.  Handing in a  good finished product will require you to understand these aspects of the project and your  supervisor’s expectations.  The scope of a project and the assigning attorney’s  expectations may not be clear at the outset, so you will need to take the initiative to get  more information.  Your ability to successfully handle a variety of assignments will  influence how your employer evaluates your work and professionalism, and most  importantly, likely will be a major factor in determining whether you receive a positive  recommendation or an offer of permanent employment. 

I.  Taking an Assignment  Your first and best opportunity to understand exactly what your supervisor wants  for a particular project is in your initial meeting when the attorney assigns the project to  you.  The following checklist and questions should help you gather essential information  so that you can develop an efficient and effective plan for each project.  This list is not  all­inclusive—you will want to modify it depending upon the specific assignment and  attorney and as you become more comfortable taking assignments.  This checklist,  however, will give you a good start. ·  Verify your understanding before leaving the meeting.  o  Repeat back to the lawyer a summary of your understanding of the  facts, issue(s), scope, and anything else you discussed.  o  Ask if you can send a follow up email to confirm your understanding.  o  Determine the preferred method for asking follow­up questions. ·  Due date  o  Confirm whether it is a hard or somewhat flexible deadline.  o  Develop a schedule or project checklist.  o  Break the assignment down into manageable pieces. ·  Clarify the vocabulary used by the attorney.  1 

We would like to thank Dean Gihan Fernando and the members of the 2004­05 Applied Legal  Composition Seminar for their help in putting this handout together.

· 

· 

· 

· 

· 

· 

o  Terms of art  o  Acronyms  o  Rules of law Clarify the assignment  o  Legally significant facts: Verify your understanding of the legally  significant facts; when in doubt, use “who, what, when, where, why,  and how” as your guide.  o  Issue: Verify that you understand the issue that the attorney is asking  you to address.  o  Answer: Determine whether the attorney or client desires a certain  answer to the issue presented, or whether the attorney expects the issue  to have a clear answer in the first place. Jurisdiction  o  Binding:  What state’s or circuit’s law applies?  o  Persuasive:  Are there any other jurisdictions for highly persuasive  authority?  o  Agencies:  Is there an administrative agency with responsibility for  this area of law? Scope of the research  o  Establish the precise issue(s) to be researched.  Are there people  researching other related issues that should be avoided to prevent  overlap?  o  If you encounter related issues, to what extent should you expand your  analysis to include them? Research process  o  Is there a seminal case on this issue, an important statute, a relevant  regulation, or a useful treatise?  o  Is there a computerized database of memoranda or other documents  related to this topic?  o  Are there specialized on­line databases other than Lexis or Westlaw?  o  Who has expertise in this area?  For example, attorneys, clerks, or  librarians.  o  Are there other attorneys working on this or a related project who  would be helpful resources?  o  Ask what you should do with all of your research (i.e., printed cases,  statutes, etc.) when you finish the assignment—should you hold on to  it, file it, give it to the attorney? Confidentiality and conflict of interest concerns  o  Is there anyone with whom you should not discuss the project?  o  Do you yourself have some reason why you should not work on the  project? Purpose of the document  o  How will the document be used?  For example, is it to be an objective  document with a particular purpose or is it going to be converted into a  piece of advocacy?

2 

o  What is the client’s and/or assigning attorney’s interest in this project?  For example, should you argue or defend a particular side, or is there a  particular conclusion you are trying to reach? ·  Audience  o  Who is the audience?  For example, is it an attorney, a client, or a  judge?  o  How much does the audience already know? ·  Form of final product  o  Ask how the assigning attorney would like you to communicate your  findings – memo, post­it note, phone call, e­mail, or just a print­out of  the regulation/statute/case, etc.  o  Are there other documents on file that could/should be used as  templates?  o  Who should receive a copy of the final product?  o  If the final product is to be a written document, about how long should  the document be?  o  The assigning attorney may simply request that you turn in a “draft.”  However, keep in mind that any document you turn in may be viewed  as a final product for evaluation purposes, even if the attorney calls it a  “draft.”  In other words, never turn in a draft. ·  Cost constraints (and billing)  o  Obtain a rough estimate of amount of time to spend on the research.  o  Does the client have a budget for this matter?  o  If the work is billable, obtain the billing code.  o  Are there any restrictions on using Lexis, Westlaw, or other  subscription­based services?  Are there any restrictions on types of  searches to be done within these databases?  o  Clarify the role of support staff to avoid doing billable work that they  should be doing. 

II.  Managing Follow­Up Questions  As you may have discovered in your first­year research and writing course, the  research and writing process can lead you to additional questions about an assignment as  your work progresses.  Because most attorneys are very busy, you should avoid  disrupting the assigning attorney every time you have a question, unless absolutely  necessary.  The following tips will help you manage your follow­up questions effectively,  efficiently, and professionally. ·  Questions about research  o  Consult a treatise or other secondary source to get an understanding of  the relevant area of law  o  Review your notes from Legal Research and Writing on how to do  legal research

3 

o  Talk to a reference librarian at your employer or at GULC (note that if  you talk to a reference librarian outside of your firm, you need to be  conscious of matters of confidentiality)  o  Utilize the GULC law library’s on­line research guides, available at  http://www.ll.georgetown.edu/research/index.cfm.  o  Call the Westlaw or Lexis reference hotline.  o  Talk to your mentor, a junior­level attorney, or a clerk.  o  Keep track of the searches you’ve done and whether they were helpful.  o  Be sure to update the law with KeyCite or Shepard’s. ·  Questions about the assignment  o  For questions that don’t need to be answered immediately, keep a  running list of questions or issues you encounter; once you have  several that you have not been able to answer on your own, then meet  with the attorney.  o  If it is a pressing question, meaning that you cannot work on any part  of the assignment further without resolving the question, then it is  okay to ask the attorney.  Depending upon the question and the  attorney, decide whether it would be best to contact the attorney via  phone, e­mail, or in person.  o  If your project is just one component of a larger project, you may find  it helpful to speak with another attorney who is familiar with the  overall project to better understand how things will mesh together. ·  Questions about drafting and formatting  o  If it is a court document, check your jurisdiction’s format  requirements.  o  Look for previous work product done for your attorney.  o  Look for templates.  o  Consult GULC’s Writing Center handouts, or handouts and texts from  your Legal Research and Writing course. 

III.  Reporting Back  Ultimately, you will be evaluated on the finished product you submit to your  supervisor.  Your finished project should be responsive to your supervisor’s expectations  and is an opportunity for you to receive constructive feedback for future assignments. ·  Finish the assignment by the due date.  If the due date is approaching and you  do not think that you will be able to finish the assignment on time, ask the  attorney for an extension.  Note, however, that you should ask for the  extension well in advance of the deadline. ·  Be sure to proofread your product, even if it is expected to be a draft.  You  may want to double­check that it is permissible to have a coworker review  your document before submitting it. ·  If the attorney asked for a written product, turn the assignment into him or her  in person (unless the attorney specified otherwise, such as via e­mail).

4 

·  Even if you submit a written product, you should be prepared to orally discuss  the assignment with the attorney, either when you submit the product or at a  later date. ·  Ask for feedback on your writing style, legal analysis, and the overall quality  of your work product.  Ask how your final product could have been more  useful for the assigning attorney and/or the client.  In other words, try to get  feedback that goes beyond mere proofreading.  Make it clear that you would  appreciate constructive criticism, as some attorneys are uncomfortable giving  constructive criticism unless you request it, but keep in mind that some  attorneys may be unwilling to provide feedback. ·  Ask if there is anything else to be done for this assignment; if not, ask if the  attorney needs help with another assignment.  Remind the attorney that you  would be glad to help with this or any other assignment in the future.

5