How  to  Create  a  New  Financial  Aid  Fund   Code   USF  University  Scholarships  and  Financial  Aid  Services   (USFAS)  

1/7/13  

Purpose      

This  presentaAon  will  provide  guidance  on  how  to   properly  establish  a  new  financial  aid  fund  code  using   the  appropriate  USFAS  scholarship  form  and  how  to   submit  the  necessary  form  to  ensure  Amely  processing.               1/7/13  

USFAS  New  Fund  Code  Form  and  Processing Ñ 

Ñ 

Ñ 

USFAS  New  Fund  Code  Form  should  be  used  to  create  a  new  /iniAal   scholarship  fund  code.       An  USFAS  fund  code  is  needed  to  disburse  any  scholarship/grant  to   students  through  OASIS/Banner  Student  ProducAon  (PROD).         As  indicated  on  the  form,  USF  Founda*on  scholarships/grants  need  to   be  sent  to  a  USF  Founda*on  administrator  to  be  signed.     Ò 

Ñ 

   

The  USF  FoundaAon    will  send    the  form  to  USFAS.    

For  non-­‐USF  Founda*on  programs,  the  form  is  sent  directly  to  USFAS.   Ñ  Processing  standards  is  typically  (5)  business  days   1/7/13  

USFAS  New  Fund  Codes  Forms  cont.     Ñ 

Ñ 

Ñ 

Ñ 

Once  the  form  is  submiOed,  USFAS  will  coordinate  with  the   University  Controller’s  Office  in  creaAng  a  Financial  Aid  Fund   Code.       This  process  typically  takes  up  to  5  business  days  to  complete.       ATer  the  financial  aid  fund  code  has  been  created,  the   college/department  will  be  noAfied  via  email  that  payments   may  be  requested.   The  USFAS  Fund  Code  form  can  be  found  on  the   USF  Staff  Portal,  under  the  Scholarship  Request  Forms  menu   item.       1/7/13  

USFAS  New  Fund  Code  Form     The  next  secAon  will  provide  steps  that  explain  how  to  complete  the  USFAS  New   Fund  Code  Form.    By  presenAng  each  secAon  of  the  form  and  providing  and   explanaAon  of  the  informaAon  needed  in  each  secAon.      

1/7/13  

Steps  for  CompleAng  the  USFAS  New  Fund  Code   Form     1.  Follow  all  the  instrucAons  that  are  listed  at  the  top  of  the  form.       2.  Please  take  note  of  the  processing  standards  of  service  listed  on  the  form.      

1/7/13  

  Steps  for  CompleAng  the  USFAS  New  Fund  Code  Form     3.  SecAon  A:  Program  Name   Ó  Ó 

Enter  the  name  of  the  program/scholarship  to  be  created.       The  program/scholarship  name  listed  in  this  secAon  will  be  the  name  of  the   program  as  it  should  appear  to  students  via  OASIS  web  and  their  Financial  Aid   Award  LeOer.       Ô  Ô 

The  Program  Long  Name  will  appear  via  OASIS  web.     The  Program  Short  Name  will  appear  via  the  student’s  Financial  Aid  Award  LeOer.      

1/7/13  

Steps  for  CompleAng  the  USFAS  New  Fund  Code     Form     4.  SecAon  B:  Source  of  Funds  

FAST  Chart  Fields  are  for  non-­‐USF  FoundaAon  scholarships/grants  only   2.  Select  the  applicable  type  of  fund  for  this  scholarship.   3-­‐4.    Select  if  scholarship/grant  is  NaAonal  InsAtute  of  Health  (NIH)  or    NaAonal  Science  FoundaAon  (NSF).       5.    FoundaAon  Accounts  ONLY:  Provide  the  six  character  foundaAon   account    number  associated  with  the  program/scholarship.       1. 

1/7/13  

Steps  for  CompleAng  the  USFAS  New  Fund  Code  Form   5.  Sec*on  C,  D,  and  E:  Accountable  Officer,  Administra*ve  Name,  and    Awarding  Unit  Informa*on     Ñ  The  Accountable  Officer=  An  Authorized  Signer  for  the  specified   account/fund.       Ñ  The  AdministraAve  Name=Fund  code  update  iniAator/creator  of  the   form.     Ñ  College,    Department,  and  Awarding  Unit=  Fund  code  awarding   informaAon.    

1/7/13  

Steps  for  CompleAng  the  USFAS  New  Fund  Code  Form   6.  Sec*on  F:  Awarding  and  Disbursement  Rules   1.  Minimum  Enrollment:     Ó 

Ó  Ó  Ó 

Full  Time=student  must  be  enrolled  full  Ame  for  their  degree  status  (UG=12   UG  credit  hours;  GR=5  GR  credit  hours)   3/4=Student  must  be  enrolled  in  at  least  ¾  Ame     1/2=  Student  must  be  enrolled  at  least  ½  Ame   At  Least  (1)  AcAve  USF  Credit  Hour  

2.  Award  Maximum  Amount  Per  Year  Per  Student:  Enter  the  award  amount  that   a  single  student  can  receive  in  an  award  year.       Ó 

If  this  secAon  is  leT  blank  USFAS  will  automaAcally  default  to  $5000.      

   

1/7/13  

Steps  for  CompleAng  the  USFAS  New  Fund  Code  Form   6.  SecAon  F:  Awarding  and  Disbursement  Rules              3.  Requires  FAFSA:  Select  “Yes”  if  program/scholarship  requires  student  to  

 

   

 

         complete  a  FAFSA  before  scholarship  can  be  awarded.        4.  Thank  You  LeOer  Required  (TYL):  Select  “Yes”  if  scholarship  recipients  are                required  to  submit  a  thank  you  leOer  prior  to  receiving  their  scholarship                funds.       Ó  Annual  per  award  year:  This  opAon  will  require  the  student  to  submit  a  TYL  each   year  (annually)  that  the  student  is  awarded  the  scholarship.     Ó  Once  per  student:  This  opAon  will  require  the  student  to  submit  the  TYL  only   once  to  receive  their  scholarship  disbursement.    If  the  student  is  awarded  the   scholarship  in  future  years,  no  new  TYL  will  be  required  to  disburse  the   scholarship  for  that  student.                 5.  Terms  and  CondiAons  (T&C)  Required:  Select  “Yes”  if  scholarship  recipients  will  be                   required  to  accept  T&C  before  the  scholarship  will  disburse.    Awarding  Units  will  be  able   to  collaborate  with  USFAS  to  create  T&C.        

     

1/7/13  

Steps  for  CompleAng  the  USFAS  New  Fund  Code  Form   6.  SecAon  F:  Awarding  and  Disbursement  Rules              3.  Requires  FAFSA:  Select  “Yes”  if  program/scholarship  requires  student  to  

 

   

 

         complete  a  FAFSA  before  scholarship  can  be  awarded.        4.  Thank  You  LeOer  Required  (TYL):  Select  “Yes”  if  scholarship  recipients  are                required  to  submit  a  thank  you  leOer  prior  to  receiving  their  scholarship                funds.       Ó  Annual  per  award  year:  This  opAon  will  require  the  student  to  submit  a  TYL  each   year  (annually)  that  the  student  is  awarded  the  scholarship.     Ó  Once  per  student:  This  opAon  will  require  the  student  to  submit  the  TYL  only   once  to  receive  their  scholarship  disbursement.    If  the  student  is  awarded  the   scholarship  in  future  years,  no  new  TYL  will  be  required  to  disburse  the   scholarship  for  that  student.                 5.  Terms  and  CondiAons  (T&C)  Required:  Select  “Yes”  if  scholarship  recipients  will  be                   required  to  accept  T&C  before  the  scholarship  will  disburse.    Awarding  Units  will  be  able   to  collaborate  with  USFAS  to  create  T&C.        

     

1/7/13  

Steps  for  CompleAng  the  USFAS  New  Fund  Code  Form   7.  SecAon  G:  CerAficaAon     Ñ 

Ñ 

Ñ 

 

Forms  must  be  signed  by  an  Accountable  Officer  for  the  specific  fund.    It  is   preferred  that  the  AO  whose  informaAon  is  listed  in  “SecAon  C”  sign  the  New  Fund   Code  form.       The  form  must  be  sent  to  the  USF  FoundaAon  for  the  appropriate  signature,  if  the   fund  is  a  foundaAon  fund.       By  selecAng  “Print  Form”  the  form  can  be  printed.  It  is  recommended  that  the   form  is  reviewed  for  accuracy  prior  to  and  aTer  prinAng.          

   

1/7/13  

Submimng  the  New  Fund  Code  Request  Forms   Ñ 

Ñ 

Forms  must  be  sent  as  aOachments  via  email  to  [email protected]   for  processing.       Only  emails  sent  from  authorized  USF  staff  that  include  USFAS   Scholarship  forms  will  be  processed  by  this  email  box.     Ó 

Ñ 

Ñ 

There  will  be  no  replies  to  emails  sent  to  the  [email protected]  email   account  other  than  the  automated  Outlook  receipts.    

Emails  sent  directly  to  USFAS  staff  will  not  be  processed.     Please  do  not  submit  any  payment  requests  forms  for  the  new   fund  code  unAl  a  noAficaAon  is  received  from  USFAS  that  the  new   fund  code  has  been  created  and  is  ready  for  use.       1/7/13  

        Any  QuesAons?     Contact  a  member  of  the  USFAS   Staff  

1/7/13