How to Create a Narrated Powerpoint Presentation (2010)  The best way to start creating a narrated Powerpoint presentation (Voice over PPT – VoPPT) is to start  with an existing regular Powerpoint presentation you are going to narrate.  Most computers today are  powerful enough to handle multicolored backgrounds but to avoid the appearance of banding on lowe  end machines, make the background as solid as you possibly can. You can have animated transitions but  on slow network connections, they may appear “jumpy”. Photographs are allowed on screens but avoid  any multimedia (audio or video) on your screens. Make sure you have file extensions showing on your  computer. To learn how to show file extensions go here and read the PDF file:  https://nursingapps.nursing.vanderbilt.edu/howtoshowfileextensions/howtoshowfileextensions.pdf  Once you have your Powerpoint built save multiple copies under different file names. That way if you  ever need to get back to an original unnarrated version, you have it. Take one of your narrated versions  and change the file name to look like this:  Coursenumber_1 or two word description_your vunetid.pptx  So one might look like:  381c_emergingtech_gordonjs.pptx  NOTICE: there are no spaces or special characters in the name except for a single underscore between  the course number and the description and between the description and the VUNetID. There must be  no spaces or any other characters between the description. If it is more than one word just jam the  two words together.  Open up your Powerpoint presentation. Click on Slide Show. Make sure Play narrations, use timings, and  show media controls is checked. 

    Now click on Record Slide show. That will bring up the dropdown. You can record from current slide or  from the beginning. If you are just going to “fix” one slide that already has a recording on it, find the  slide you want to record over and put that in the big window by clicking it from the list on the left.   

  You will see the following window. Make sure “Slide and animation timings” is selected. (It doesn’t  matter whether the second one is selected or not.) Then when you are ready to go click “Start  Recording”. 

  When you start the recording wait a second or so before speaking. Go ahead and speak. Then, when you  are done with that slide wait a second or two before advancing.   OK, NOW THIS IS VERY IMPORTANT: If you are going to narrate the next slide, click the right arrow key  to advance to the next slide. HOWEVER, if that is the ONLY slide you want to record over (perhaps it  had a mistake you want to fix but the rest of the slides are fine) INSTEAD of clicking the right arrow  key, BE SURE TO CLICK THE ESC key INSTEAD. If you click the right arrow key you will delete the next  slide’s narration. Pressing the ESC key instead terminates the recording and saves it under the correct  slide without destroying the recording on any other slide. 

  You will see the following little window as you are recording. 

  To delete a recording on a slide you can simply record over it. But with some systems you must delete it  first. Slides with recording have a little speaker icon showing.  

  You can click the icon once, that will put a square around it and then press the delete button on the  keyboard to make the recording (but not the slide) disappear. When you roll over the speaker icon a  little subwindow will appear (contexted to the sound). Just move slightly around it so the  up/down/right/left arrow cross is still showing. 

    If it looks like this, you have selected the speaker sound correctly. 

  Then click the Delete key to delete the recording on that slide. The speaker icon will disappear indicating  there is no audio associated with that slide.  Periodically save the file. It will save as a pptx file with the filename we assigned it at the beginning.  When you have finished your recording you will transcode (convert ) it to a WMV (Windows Media  Video) file. Click the File tab and click Save and Send 

  Click Create a Video. 

  Click Use Recorded Timings and Narrations, and select that choice again when the dropdown appears. 

  Then click the “Create Video” button on the screen.  Make a note of where it wants to save it (you can change that) and click Save. 

  Then look at the bottom of the following screen and you will see the rendering progress bar.  A one hour  presentation can take several hours to render depending on how fast your computer is and whether you 

are doing anything else on it at the time. I recommend you start this before dinner or before you go to  bed for the night. In the morning, it will be done.   NOTE: Please limit narrations to no more than around 60 minutes. Longer files take exponentially  longer to render. A 2 hour presentation could take 6 to 8 hours or more to render to WMV. If your  presentation is much longer than an hour, break it up into two or more smaller presentations. 

  Now we need to copy the file to the appropriate dropbox. You need to have the dropbox drivemapped  on your machine. To learn how to do that go here and watch the video:  https://nursingapps.nursing.vanderbilt.edu/howtomapadrive/index.html  Once you have the mapping set, do not delete it. To access the drive from either off campus or from on  campus but on the wireless network first fire up your VPN client and account. You must be on the VPN  to upload/copy your file.  Find your drive mapping and click the drive: 

    Click on the folder:  tobeaddedtoBb 

  Find your newly rendered WMV file and drag/drop it into that folder. The file copy time may be several  hours depending on size of file and the speed of your network connection. The system will transcode the  file once more to mp4, post it on the streaming media server, create the wrapper on our webserver, and  send you a link (via email) that you can put into Blackboard. When you receive that link, the video is  active.  JSG: 3/22/11