Hinweise zum Umgang mit Subunternehmen und Zeitarbeitsfirmen

Ausgabe: November 2009 Arbeitshilfe: SUB.01

RAL Gütegemeinschaft Gebäudereinigung e.V.

Die technischen Angaben und Empfehlungen dieser Arbeitshilfe beruhen auf dem aktuellen Kenntnisstand zum Zeitpunkt der Erstellung. Eine Rechtsverbindlichkeit kann daraus nicht abgeleitet werden.

Herausgeber: RAL Gütegemeinschaft Gebäudereinigung e.V. Alexander-von-Humboldt-Straße 19 73529 Schwäbisch Gmünd © GGGR, Schwäbisch Gmünd 2009

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INHALT 1. Zweck und Gültigkeit

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2. Verantwortung

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3. Ablauf der Prüfung bei Zusammenarbeit mit Subunternehmern sowie Zeitarbeitsfirmen bzw. externen Verleihern

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3.1 Beauftragung der Subunternehmen

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3.2 Beauftragung eines Zeitarbeitsunternehmen

4

3.3 Koordination im Objekt

5

3.4 Prüfung im Objekt

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3.5 Prüfung Subunternehmer / Zeitarbeitsfirma

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3.6 Unzulässige Arbeitnehmerüberlassung bei Subunternehmern vermeiden

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4. Dokumentation / Verweise

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1. Zweck und Gültigkeit Diese Information soll gewährleisten, dass ausschließlich Subunternehmer/Zeitarbeitsfirmen zum Einsatz kommen, die nach Art und Umfang ihrer Qualifikationen und Organisation zum Unternehmensleitbild passen. Sie gilt für bereits bestehende und zukünftige Subunternehmer/Zeitarbeitsfirmen. Dieses Verfahren ist für alle verbundenen Unternehmen verbindlich anzuwenden.

2. Verantwortung Die Verantwortung für die im Einsatz befindlichen Subunternehmer / Die Geschäftsführung ist Zeitarbeitsfirmen trägt die Geschäftsführung. Sie legt die verantwortlich entsprechenden Normen und Richtlinien fest, die die Eignung der in Frage kommenden Subunternehmer/Zeitarbeitsfirmen bewerten helfen soll.

3. Ablauf der Prüfung bei Zusammenarbeit mit Subunternehmern sowie Zeitarbeitsfirmen bzw. externen Verleihern Grundsätzlich ist vorab detailliert zu prüfen, ob es notwendig ist, Aufträge, die an das Unternehmen gerichtet sind, an Subunternehmer zu vergeben bzw. Zeitarbeitsfirmen / externe Verleiher einzuschalten.

Detaillierte Prüfung der Notwendigkeit einer Vergabe

Die zu vergebenden Leistungen sollten sich auf Glas-, Bau- und Sonderreinigungen und hierbei auf absolute Ausnahmen beschränken (gleiches gilt für den Einsatz von Zeitarbeitsfirmen / externen Verleihern). Sollte es nach Art und Umfang des Auftrags nicht möglich sein, diese Dienstleistung selbst zu erbringen, ist wie folgt vorzugehen: Entsprechend der zu erbringenden Leistung ist ein geeignetes Dienstleistungsunternehmen / Zeitarbeitsfirma zu ermitteln. Dazu ist die Checkliste „Bewertung Vertragsunternehmer / Zeitarbeitsfirma“ verbindlich anzuwenden.

Checkliste benutzen

Diese Checkliste dient der technischen und kaufmännischen Leitung der Bereiche als Leitfaden, um eine erste Bewertung des möglichen Subunternehmens / Zeitarbeitsfirma durchzuführen. Dieser Leitfaden (Checkliste) ist in kaufmännisch-rechtliche und organisatorisch-technische Voraussetzungen unterteilt. Die grau unterlegten Felder sind „Muss-Felder“, die eine Zusammenarbeit bei Nichterbringung kategorisch ausschließen. Diese Unterlagen sind zusammen mit den rechtlichen Nachweisen an Geschäftsführung (bei Subunternehmern) und in die Personalverwaltung (bei Zeitarbeitsfirmen) zur Archivierung zu senden. Alle anderen Felder sind Qualitätsbewertungen die helfen sollten, das Seite 3 von 9

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Unternehmen in seiner Struktur und Organisation zu analysieren. Die gesetzlich geforderten Nachweise (Punkt 9 Checkliste) sind unaufgefordert vierteljährlich (Ausnahmen sind Jahres- oder Halbjahresbescheinigungen) vom Subunternehmen / Zeitarbeitsfirmen dem zuständigen Betrieb zur Verfügung zu stellen. Der zuständige Betrieb leitet die jeweils aktualisierten Bescheinigungen kontrolliert an die Geschäftsführung (bei Subunternehmer) und an die Personalverwaltung (bei Zeitarbeitsfirmen) weiter.

Gesetzlich vorgeschriebene Nachweise sind zur Verfügung zu stellen

Der Subunternehmer bzw. die Zeitarbeitsfirma muss darauf hingewiesen werden, dass, wenn diese Bescheinigungen nicht unaufgefordert zur Verfügung gestellt werden bzw. wiederholte Verzögerungen auftreten, der Auftrag entzogen wird.

3.1 Beauftragung der Subunternehmen Ist ein geeigneter Bewerber gefunden, sind im Falle des Einschaltens Dienstleistungen im eines Subunternehmers die zu erbringenden Dienstleistungen Vertrag detailliert detailliert im Dokument „Rahmenvertrag für Subunternehmer“ beschreiben festzuhalten. Ferner sind dem Subunternehmer unsere Qualitäts-, Arbeitssicherheits- und Umweltlinien zur Kenntnis zu bringen (Anhang Vertrag) .

3.2 Beauftragung eines Zeitarbeitsunternehmen Im Falle der Beauftragung einer Zeitarbeitsfirma bzw. eines sonstigen Rahmenvertrag zur berechtigten externen Verleihers ist grundsätzlich einmalig der Arbeitnehmerüberlassung „Rahmenvertrag Arbeitnehmerüberlassung“ abzuschließen, bevor im abschließen Rahmen der einzelnen Verleihungsvorgänge die konkreten Arbeitnehmerüberlassungsverträge geschlossen werden. Sollte über einen Zeitraum von 12 Monaten keine tatsächliche Arbeitnehmerüberlassung mit der/dem konkreten Zeitarbeitsfirma / externen Verleiher stattgefunden haben, muss aus Gründen der Aktualisierung entweder der „Rahmenvertrag Arbeitnehmerüberlassung“ erneut abgeschlossen oder eine erneute genaue Prüfung vorgenommen werden. Für den Fall, dass der Verleiher ein berechtigtes Unternehmen der „Leitfaden“ beachten eigenen Firmengruppe (interner Verleiher) ist, muss insbesondere der „Leitfaden zur Arbeitnehmerüberlassung“ beachtet werden. Ein gesonderter „Rahmenvertrag Arbeitnehmerüberlassung“ ist hier nicht erforderlich. Sowohl der „Rahmenvertrag für Subunternehmer“ als auch der Unterschriften nicht „Rahmenvertrag Arbeitnehmerüberlassung“ sind von der vergessen verantwortlichen Geschäftsführung (Bereiche) rechtswirksam gegenzuzeichnen.

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3.3 Koordination im Objekt Wird ein Subunternehmer oder eine Zeitarbeitsfirma in einem unserer Koordinierung liegt beim Objekte tätig, so treffen zwei oder mehr Unternehmen und damit Auftraggeber Verantwortungsbereiche zusammen. Jedes Unternehmen handelt für sich gesehen selbständig. Alleine aus dieser Tatsache rechtfertigt sich ein sachlicher (qualitativer) wie sicherheitstechnischer Koordinierungsbedarf. Die Verantwortung für eine ordnungsgemäße Koordination liegt beim Auftraggeber bzw. bei der Objektleitung. Mit dem Auftrag an den Subunternehmer/Zeitarbeitsfirma hat er die Gefahrenlage geschaffen und muss daher Sorge tragen, dass die Arbeiten qualitativ und sicher durchgeführt werden.

3.4 Prüfung im Objekt Die Objektverantwortlichen müssen sich regelmäßig vergewissern, Kontrollen regelmäßig dass der Auftrag hinsichtlich der Qualität und der Sicherheit von vornehmen Beschäftigten beider Seiten abgewickelt wird. Dem Auftraggeber fällt aufgrund des Arbeitnehmerentsendegesetzes Personalunterlagen und eine zusätzliche Verantwortung bei Einsatz von Subunternehmern und Benennung der Zeitarbeitsfirmen zu: Mitarbeiter beachten -

Lassen Sie sich die einzusetzenden Mitarbeiter des Subunternehmers / der Zeitarbeitsfirma in Ihrem Objekt namentlich benennen (Dokumentation). Achten Sie darauf, dass alle eingesetzten Arbeitskräfte einen Personalausweis und den Sozialversicherungsausweis mit Lichtbild bzw. bei ausländischen Arbeitskräften eine gültige Arbeits- und Aufenthaltsgenehmigung mit sich führen (Überprüfung).

3.5 Prüfung Subunternehmer / Zeitarbeitsfirma Regelmäßige Auditierung (jährlich) und Prüfberichte an die Geschäftsführung

Regelmäßige Überprüfung und Information an die Geschäftsführung

Auditierungsschwerpunkte: -

Mitarbeiterlisten der bei uns eingesetzten Personen Die Einhaltung der allgemeinverbindlichen Tarifverträge der Gebäudereinigung (Lohn- und Rahmentarifvertrag) Vorlage der Arbeitsverträge – welche Tarifverträge bzw. welche Entlohnung ist vereinbart Vorlage der Arbeitspapiere (Arbeitserlaubnis / Arbeitsgenehmigung, Freuzügigkeitsbescheinigung und Aufenthaltserlaubnis, Sozialversicherungsausweis mit Lichtbild) Vorlage der entsprechenden Arbeitnehmer-Meldungen 1. DEUEV-Anmeldung (Sozialversicherung, Krankenkasse 2. DEUEV-Abmeldung (Sozialversicherung, Krankenkasse) 3. Lohnsteuerbescheinigung bei Austritt / Wechsel von geringfügig beschäftigen auf Normalverdiener im Prüfungszeitraum

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Vorlage und Prüfung von Stundennachweisen (Arbeitszeitgesetz insbesondere bei Jugendlichen). Hierbei soll eine Empfehlung ausgesprochen werden, mit unseren Arbeitszeitnachweisen zu arbeiten, da sie vom Zoll geprüft und für gut befunden wurden. Vorlage und Prüfung der Lohnabrechnungen (sind geleistete Stunden auch abgerechnet – Tariflohn (richtige Eingruppierung), Sonn- und Feiertagzuschläge, Mehrarbeitszeitzuschläge etc. – Endgeldfortzahlung bei Urlaub und Krankheit Vorlage von Lohnsteueranmeldungen bzw. Nachweis über ordnungsgemäß gezahlte Lohnsteuer Vorlage Beitragsnachweis bzw. Nachweis über ordnungsgemäße Abführung der Sozialversicherungsbeiträge (Beitragsrechnung) Vorlage, Nachweis zur ordnungsgemäßen Abführung der Beiträge zur BG Vorlage, Nachweis über Urlaubsanspruch, Urlaubsendgeld und ggf. zusätzliches Urlaubsgeld (dzt. nur im gewerblichen Bereich) Insbesondere ist bei GB’s zu prüfen, ob zustehende Ansprüche bezahlt wurden. Bei Aushilfen ist der Einzelfall auf Ansprüche zu prüfen. Vorlage, Nachweis, ob Entgeltfortzahlungen im Krankheitsfall bezahlt wurden (insbesondere bei GB’s). Überprüfung, Einhaltung sonstiger Gesetze (Jugendarbeitsschutzgesetz, Arbeitszeitgesetz etc.). Zoll gibt Verstöße an Gewerbeaufsicht weiter. Überprüfung, mit welchen Reinigungschemikalien bzw. Methoden gearbeitet wird. Überprüfung der Qualifikation (Meisterbetrieb). Überprüfung der eingesetzten Arbeitsmittel.

3.6 Unzulässige Arbeitnehmerüberlassung bei Subunternehmern vermeiden Insbesondere dann, wenn Beschäftigte des Subunternehmers und eigene Beschäftigte im gleichen Objekt und/oder im Unterauftrag arbeiten, können unzulässige Überschneidungen der Tätigkeiten eintreten. Arbeiten Mitarbeiter von Subunternehmern regelmäßig oder auch nur kurze Zeit im gleichen Team, wie unsere Mitarbeiter und nach unseren Weisungen, tritt unzulässige Arbeitnehmerüberlassung ein. Subunternehmer / Fremdfirma -

Regie (Verantwortung) liegt bei der Fremdfirma Selbständige Ausübung der Tätigkeit durch die Fremdfirma Personal der Fremdfirma wird zu keiner Zeit dem Auftraggeber in dessen Regie überlassen (keine Weisungsbefugnis und keine Eingliederung, Konkretisierung des Auftrags dürfen nur über einen Vorgesetzten der Fremdfirma laufen).

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Arbeitnehmerüberlassung -

Vertragsverhältnis mit einem nach AÜG zugelassenen Verleiher Ausübung der Tätigkeit in Regie (Verantwortung) des Entleihers (Weisungsbefugnis) Unselbständige Ausübung der Tätigkeit durch Leiharbeitnehmer Personal der Fremdfirma wird dem Auftraggeber in dessen Regie überlassen (bewusste Eingliederung)

4. Dokumentation / Verweise Folgende Dokumente und Verweise sind zu beachten: • • • • • • • • • • • • • • • • •

Subunternehmervertrag Arbeitnehmerüberlassungsvertrag bzw. Zusatzvereinbarung Fragebogen zur Förderung der Selbständigkeit Checkliste Bewertung Vertragsunternehmer / Zeitarbeitsfirmen Qualitäts-, Arbeitssicherheit, Umweltpolitik Unternehmensleitlinien Berufsgenossenschaftliche Vorschrift A1 Allgemeine Vorschriften Baustellenverordnung (BaustellV) § 631 ff Bürgerliches Gesetzbuch Gesetz über Ordnungswidrigkeiten Arbeitssicherheitsgesetz (ASiG) Arbeitsschutzgesetz (ArbSchG) Arbeitszeitgesetz (ArbZG) Arbeitnehmerüberlassungsgesetz (AÜG) Arbeitnehmerentsendegesetz (AEntG) Rahmenvertrag Arbeitnehmerüberlassung Leitfaden zur Arbeitnehmerüberlassung

Für Rückfragen steht Ihnen die Geschäftstelle der RAL Gütegemeinschaft Gebäudereinigung e.V. unter: Telefon: Fax: E-Mail: Web:

+49 7171 10408-40 +49 7171 10408-50 [email protected] www.gggr.de

zur Verfügung.

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CHECKLISTE Bewertung Vertragsunternehmer / Zeitarbeitsfirma Firma incl. Firmierung: Strasse/Hausnummer: Land/PLZ/Ort: Ansprechpartner: Telefon:

Fax:

E-Mail:

Web:

Kaufmännisch-rechtliche Voraussetzungen

JA 1.

Gewerbeanmeldung (nur für Subunternehmer)

2.

Gewerbekarte der Handwerkskammer / IHK (nur Subunternehmer)

3.

Meisterbrief (nur Subunternehmer)

4.

Gewerbezentralregisterauszug (Subunternehmer)

5.

Handelsregisterauszug (soweit vorhanden)

6.

Aktuelle Erlaubnis zur gewerbsmäßigen Arbeitnehmerüberlassung; auf evtl. Befristung achten! Stellungnahme (nur Zeitarbeitsfirmen)

7.

Aktuelle Nachweise (Unbedenklichkeitsbescheinigung KK, BG, FA) sind vorzulegen

8.

Aktuelle Haftpflichtversicherung – Höhe: __________________ EUR

9.

Aktuelle Schlüsselversicherung – Höhe: __________________ EUR

NEIN

10. Freistellungsbescheinigung Finanzamt zum Steuerabzug bei Bauleistungen 11. Muster Arbeitnehmerüberlassungsvertrag (nur Zeitarbeitsfirmen)

Diese Felder schließen eine Zusammenarbeit mit dem betreffenden Vertragsunternehmen aus

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Organisatorisch-technische Voraussetzungen

JA 1.

Qualitätsmanagement DIN ISO 9001

2.

Umweltmanagement DIN ISO 14001

3.

Arbeitssicherheitsmanagement AMS BG BU/OHSAS 18002 oder ähnliches

4.

RAL-Gütegemeinschaft RAL-GZ 902

5.

Mitglied in der Gebäudereiniger-Innung

6.

Angabe über die zu erbringende Dienstleistung • Glasreinigung • Baureinigung • Sonderreinigung/Winterdienst/Vegetationspflege • Infrastrukturelles Gebäudemanagement • Catering • Sonstiges:

NEIN

Kriterien zum Gesetz zur Förderung der Selbständigkeit und zur Entlohnung (nur für Subunternehmer) Kriterium 1 2 3 4 5 6

Beschreibung Haben Sie versicherungspflichtige Arbeitnehmer (mit einem Einkommen über 400,00 €/Monat)? Beträgt der Anteil des Umsatzes, den Sie mit unserem Unternehmen erzielen wollen, mehr als 80 % Ihres Gesamtumsatzes? Lassen vergleichbare Auftraggeber entsprechende Tätigkeiten regelmäßig durch von ihnen beschäftigte Arbeitnehmer verrichten? Sind Sie als eigenständiges Unternehmen am Markt erkennbar (z.B. machen Sie Werbung, haben Sie eigenes Briefpapier, Visitenkarten usw.)? Halten Sie die im Arbeitnehmerentsendegesetz (AEntG) festgelegten Mindestlöhne ein? Liegen Ihren Arbeitsverträgen die tariflichen Bestimmungen des Gebäudereiniger-Handwerks zugrunde?

ja

nein

Ort und Datum: Unterschrift Auftraggeber:

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Unterschrift Auftragnehmer:

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