Herzlich willkommen! Prozesse im Personalwesen: einfach optimieren und managen. Ihre Trainer

Herzlich willkommen! Prozesse im Personalwesen: einfach optimieren und managen Ihre Trainer Hans Haslberger Tobias Höltzel www.haslberger.net P...
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Herzlich willkommen!

Prozesse im Personalwesen: einfach optimieren und managen

Ihre Trainer

Hans Haslberger

Tobias Höltzel

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Prozesse im Personalwesen Einfach optimieren und managen

Ein Webinar von Hans Haslberger und Tobias Höltzel

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Inhalt Was nützt Ihnen das Webinar?



Anforderungen an moderne Personalarbeit – Warum Prozesse managen?



HR Prozesse dokumentieren, analysieren und optimieren



HR Prozessmanagement – Wie führen ich es im Unternehmen ein?

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haslberger net HR Consultants Wer wir sind 

Netzwerk freiberuflichen Personalexperten



Schwerpunkte :  HR Interim Management  HR Managementberatung  HR Prozessmanagement und –optimierung  HR Projektmanagement



Alle unsere HR Manager haben jahrelange Erfahrungen als Personalmanager in großen und mittleren Unternehmen



Wir sind Consulting Partner für den Signavio Process Editor



Zertifizierungen:  Business Process Management-Projektleiter  Prince2 Projektmanagement  ITIL IT Service Management  Associate Coach (DBVC)  EFQM Excellence Assessor und Trainer (ILEP e.V.) www.haslberger.net

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Anforderungen an moderne Personalarbeit Was wird von der Personalabteilung erwartet? Früher  Verwaltung der Personalakten  Abrechnung der Löhne und Gehälter  Organisation von Personalentwicklungsmaßnahmen nach Vorgabe der Führungskräfte  Durchführung der arbeitsrechtlichen Maßnahmen Heute       

Strategie

Strategie

Betreuung

Betreuung

Verwaltung

Verwaltung U1

Strategische Partnerschaft zum Business Proaktives Handeln und Gestalten Umgang mit neuen Organisationsstrukturen Mitarbeiterorientierung Change Manager Führungscoach prozessorientiertes Denken www.haslberger.net

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HR Prozesse dokumentieren Was ist ein Prozess? Ein Geschäftsprozess ist ein Vorgehensmodell      

für häufig wiederkehrende Abläufe mit hoher Standardisierung, die ein definiertes Startereignis und Endergebnis haben, deren einzelne Handlungsschritte generell in der gleichen Reihenfolge ablaufen, an denen mindestens 2 Personen beteiligt sind und aus deren Ergebnis sich Qualitäts-, Effizienz,- Kosten- oder personalsteuerungsrelevante Kennzahlen generieren lassen. Und: Immer am Kunden orientiert!

Nicht alle Handlungsabläufe sind Geschäftsprozesse! Einige Handlungsabläufe oder Aufgaben, die nur sporadisch anfallen, sind in Anweisungen und Regelungen abzulegen oder bedürfen einer individuellen / problemlösungsorientierten Bearbeitung.

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HR Prozesse dokumentieren Welche Prozesse haben wir im Personalwesen? Wir unterscheiden zwischen IST und SOLL Prozessen ! HR Management Prozesse HRStrategie

HRControlling

Strateg. Personalplanung

HROptimierung

HR Kernprozesse

Recruiting

Verwaltung

Integration

Zeitwirtschaft

Abrechnung

Einsatz

Entwicklung

Reisekosten

Personalmarketing

HR Service Prozesse (unterstützend)

Versetzung

Kompetenzmanagement

Vergütung

Austritt

Sonstiges

HR Basisinstrumente

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Prozesse dokumentieren Die Gliederung der Prozesse in Ebenen Die Festlegung eines Prozessmanagementsystems mit definierten Detailierungsebenen ist die Grundlage für eine strukturierte Prozessaufnahme

Ausbildung Budgetplanung Bedarfsermittlung

Personalentwicklung

Weiterbildung

Seminarorganisation

Anweisungen

Lernerfolgskontrolle ...

Nachfolgeplanung ... Organisationseinheit

Prozessebene 0

Prozessebene 1

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Prozessebene 2

Arbeitsanweisungen

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Prozesse dokumentieren Die Gliederung der Prozesse in Ebenen Die Festlegung eines Prozessmanagementsystems mit definierten Detailierungsebenen ist die Grundlage für eine strukturierte Prozessaufnahme

Aktenpflege Zeitkontenpflege Krankmeldung

Personalverwaltung

Zeitwirtschaft

U3

Urlaubsmeldung

Anweisungen

Gleitzeit ...

Abrechnung ... Organisationseinheit

Prozessebene 0

Prozessebene 1

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Prozessebene 2

Arbeitsanweisungen

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Prozesse dokumentieren Die Prozesslandkarte Ebene 0 Ebene 1 U4

Ebene 2

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Prozesse dokumentieren IST Prozess wie dokumentieren?

Prozessteckbriefe (SIPOC)     

beschreiben den Ablauf eines Prozesses in Worten liefern die nötigen Informationen für den Prozess beschreiben das Ergebnis des Prozesses zeigen die Beteiligten des Prozesses sind leicht zu erstellen

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Prozesse dokumentieren IST Prozess wie dokumentieren?

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Prozesse dokumentieren IST Prozess wie dokumentieren?

Prozessteckbriefe (SIPOC)     

beschreiben den Ablauf eines Prozesses in Worten liefern die nötigen Informationen für den Prozess beschreiben das Ergebnis des Prozesses zeigen die Beteiligten des Prozesses sind leicht zu erstellen

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Prozesse dokumentieren IST Prozess wie dokumentieren?

Workflows  

 

stellen den Ablauf des Prozesses graphisch dar Lassen Optimierungsmöglichkeiten schnell erkennen sind eine gute Möglichkeit neue Beteiligte einzuarbeiten erfordern Kenntnisse in Notationstechniken

Start/Ende

Information

Task

OR Gateway

erinnert

X

Prozessweg

Text Textfeld

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Prozesse dokumentieren

Personalabteilung

Notation – BPMN „Probezeitgespräch“

02-06-01 AG Kündigung

Start/Ende

+

Task erinnert

positiv? ordnet Stammdaten zu

HR IT

erinnert an PZB

X

erstellt Kündigung

Nein

OR Gateway

Ja

X

Führungskraft

Übernahme? erstellt PZB

X

Ja

X

gibt Stellungnahme ein

Gefährdet Übernahme? bespricht

X

unterschreibt

MSS

Ja

Nein

Prozessweg

gibt Stellungnahme ein

Text Mitarbeiter

Fachbereich

Information gibt PZB frei

erhält Kündigung

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Textfeld

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Prozesse optimieren Beispiel Beförderung

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Prozesse optimieren Leitfragen           

Wurde mit allen Prozessbeteiligten gesprochen? Sind die Prozessziele beschrieben und werden sie erfüllt? Werden Ressourcen verbraucht, ohne zur Erreichung von geplanten Prozessergebnissen beizutragen? Können die Prozesskosten (bei gleichem Prozessergebnis) gesenkt werden? Können die Bearbeitungs-, Liege- und Transportzeiten reduziert werden? Gibt es Medienbrüche? Gibt es redundante Datenerfassung, welche Anforderungen bestehen an die Datenstandards/qualität? Können interne und/oder externe Schnittstellen verringert werden? Können Kommunikations- und/oder Entscheidungswege vereinfacht werden? Besitzt der jeweilige Prozessbeteiligte alle notwendigen Kenntnisse, Informationen und Befugnisse? Sind die Zuständigkeiten eindeutig geregelt?

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Prozessmanagement Wer hat die Prozessverantwortung? Planung und Einführung

Prozessgrenzen

Dokumentation

Führung

Schulung

Optimieren / KVP

Auditieren

Kennzahlen

Zielerreichung

Processowner im Stab

Processowner in der Linie

Processowner als Team

+ + + +

+ + + +

+ Prozesse übergreifend abgestimmt und koordiniert + Klare Kapazitäten + Hohe Umsetzungschancen

Einheitliche Standards Übergreifende Koordination Keine Abteilungsblindheit Klare Kapazitäten

- Geringe Akzeptanz im Fachbereich - Geringe Fachkenntnis - Keine Umsetzungsmacht - Fehlende Kundensicht - „Schwarzer Peter“

Hoher Fachbezug Kapazitäten in eigener Linie Klare Zuständigkeit Integration ins Tagesgeschäft

- Keine übergreifende Koordination - Distanz fehlt - Konflikt mit anderen Abteilungen möglich

-

Hohes Konfliktpotential Größerer Führungskreis Team zwischen den Stühlen Abstimmung kostet Zeit Keine Einzelverantwortung

Wer ist für das Gesamt- Prozessmanagement verantwortlich? Diese Funktion muss in der Organisation verankert werden. www.haslberger.net

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Prozessmanagement Nach der Optimierung ist vor der Optimierung – der Regelkreis

 

Optimierungsorganisation etablieren Einheitliche Notationsnorm erstellen Feste Termine zum Prozessreview Regelmäßige Befragungen der Kunden und des Managements Stakeholder einbinden (Betriebsräte, Externe, Mitarbeiter, Führungskräfte) Einheitliches Vorgehen bei der Optimierung festschreiben.

Plan

Do

Act

Check

Implementierung

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Kundenforderung

Management

Kundenzufriedenheit

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Bleiben Sie in Kontakt!

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Tobias Höltzel

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haslberger net HR Consultants Parkstr. 31 82131 Gauting bei Starnberg http://www.haslberger.net Tel: +49 89 4122 95 22 e-mail: [email protected]

Tobias Höltzel Personal & Organisation Uhlandstrasse 25 76135 Karlsruhe http://www.hoeltzel.net Tel.: +49 721 47 00 91 57 e-mail: [email protected]

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