Herzlich willkommen!
Prozesse im Personalwesen: einfach optimieren und managen
Ihre Trainer
Hans Haslberger
Tobias Höltzel
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Prozesse im Personalwesen Einfach optimieren und managen
Ein Webinar von Hans Haslberger und Tobias Höltzel
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Inhalt Was nützt Ihnen das Webinar?
Anforderungen an moderne Personalarbeit – Warum Prozesse managen?
HR Prozesse dokumentieren, analysieren und optimieren
HR Prozessmanagement – Wie führen ich es im Unternehmen ein?
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haslberger net HR Consultants Wer wir sind
Netzwerk freiberuflichen Personalexperten
Schwerpunkte : HR Interim Management HR Managementberatung HR Prozessmanagement und –optimierung HR Projektmanagement
Alle unsere HR Manager haben jahrelange Erfahrungen als Personalmanager in großen und mittleren Unternehmen
Wir sind Consulting Partner für den Signavio Process Editor
Zertifizierungen: Business Process Management-Projektleiter Prince2 Projektmanagement ITIL IT Service Management Associate Coach (DBVC) EFQM Excellence Assessor und Trainer (ILEP e.V.) www.haslberger.net
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Anforderungen an moderne Personalarbeit Was wird von der Personalabteilung erwartet? Früher Verwaltung der Personalakten Abrechnung der Löhne und Gehälter Organisation von Personalentwicklungsmaßnahmen nach Vorgabe der Führungskräfte Durchführung der arbeitsrechtlichen Maßnahmen Heute
Strategie
Strategie
Betreuung
Betreuung
Verwaltung
Verwaltung U1
Strategische Partnerschaft zum Business Proaktives Handeln und Gestalten Umgang mit neuen Organisationsstrukturen Mitarbeiterorientierung Change Manager Führungscoach prozessorientiertes Denken www.haslberger.net
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HR Prozesse dokumentieren Was ist ein Prozess? Ein Geschäftsprozess ist ein Vorgehensmodell
für häufig wiederkehrende Abläufe mit hoher Standardisierung, die ein definiertes Startereignis und Endergebnis haben, deren einzelne Handlungsschritte generell in der gleichen Reihenfolge ablaufen, an denen mindestens 2 Personen beteiligt sind und aus deren Ergebnis sich Qualitäts-, Effizienz,- Kosten- oder personalsteuerungsrelevante Kennzahlen generieren lassen. Und: Immer am Kunden orientiert!
Nicht alle Handlungsabläufe sind Geschäftsprozesse! Einige Handlungsabläufe oder Aufgaben, die nur sporadisch anfallen, sind in Anweisungen und Regelungen abzulegen oder bedürfen einer individuellen / problemlösungsorientierten Bearbeitung.
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HR Prozesse dokumentieren Welche Prozesse haben wir im Personalwesen? Wir unterscheiden zwischen IST und SOLL Prozessen ! HR Management Prozesse HRStrategie
HRControlling
Strateg. Personalplanung
HROptimierung
HR Kernprozesse
Recruiting
Verwaltung
Integration
Zeitwirtschaft
Abrechnung
Einsatz
Entwicklung
Reisekosten
Personalmarketing
HR Service Prozesse (unterstützend)
Versetzung
Kompetenzmanagement
Vergütung
Austritt
Sonstiges
HR Basisinstrumente
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Prozesse dokumentieren Die Gliederung der Prozesse in Ebenen Die Festlegung eines Prozessmanagementsystems mit definierten Detailierungsebenen ist die Grundlage für eine strukturierte Prozessaufnahme
Ausbildung Budgetplanung Bedarfsermittlung
Personalentwicklung
Weiterbildung
Seminarorganisation
Anweisungen
Lernerfolgskontrolle ...
Nachfolgeplanung ... Organisationseinheit
Prozessebene 0
Prozessebene 1
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Prozessebene 2
Arbeitsanweisungen
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Prozesse dokumentieren Die Gliederung der Prozesse in Ebenen Die Festlegung eines Prozessmanagementsystems mit definierten Detailierungsebenen ist die Grundlage für eine strukturierte Prozessaufnahme
Aktenpflege Zeitkontenpflege Krankmeldung
Personalverwaltung
Zeitwirtschaft
U3
Urlaubsmeldung
Anweisungen
Gleitzeit ...
Abrechnung ... Organisationseinheit
Prozessebene 0
Prozessebene 1
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Prozessebene 2
Arbeitsanweisungen
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Prozesse dokumentieren Die Prozesslandkarte Ebene 0 Ebene 1 U4
Ebene 2
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Prozesse dokumentieren IST Prozess wie dokumentieren?
Prozessteckbriefe (SIPOC)
beschreiben den Ablauf eines Prozesses in Worten liefern die nötigen Informationen für den Prozess beschreiben das Ergebnis des Prozesses zeigen die Beteiligten des Prozesses sind leicht zu erstellen
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Prozesse dokumentieren IST Prozess wie dokumentieren?
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Prozesse dokumentieren IST Prozess wie dokumentieren?
Prozessteckbriefe (SIPOC)
beschreiben den Ablauf eines Prozesses in Worten liefern die nötigen Informationen für den Prozess beschreiben das Ergebnis des Prozesses zeigen die Beteiligten des Prozesses sind leicht zu erstellen
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Prozesse dokumentieren IST Prozess wie dokumentieren?
Workflows
stellen den Ablauf des Prozesses graphisch dar Lassen Optimierungsmöglichkeiten schnell erkennen sind eine gute Möglichkeit neue Beteiligte einzuarbeiten erfordern Kenntnisse in Notationstechniken
Start/Ende
Information
Task
OR Gateway
erinnert
X
Prozessweg
Text Textfeld
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Prozesse dokumentieren
Personalabteilung
Notation – BPMN „Probezeitgespräch“
02-06-01 AG Kündigung
Start/Ende
+
Task erinnert
positiv? ordnet Stammdaten zu
HR IT
erinnert an PZB
X
erstellt Kündigung
Nein
OR Gateway
Ja
X
Führungskraft
Übernahme? erstellt PZB
X
Ja
X
gibt Stellungnahme ein
Gefährdet Übernahme? bespricht
X
unterschreibt
MSS
Ja
Nein
Prozessweg
gibt Stellungnahme ein
Text Mitarbeiter
Fachbereich
Information gibt PZB frei
erhält Kündigung
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Textfeld
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Prozesse optimieren Beispiel Beförderung
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Prozesse optimieren Leitfragen
Wurde mit allen Prozessbeteiligten gesprochen? Sind die Prozessziele beschrieben und werden sie erfüllt? Werden Ressourcen verbraucht, ohne zur Erreichung von geplanten Prozessergebnissen beizutragen? Können die Prozesskosten (bei gleichem Prozessergebnis) gesenkt werden? Können die Bearbeitungs-, Liege- und Transportzeiten reduziert werden? Gibt es Medienbrüche? Gibt es redundante Datenerfassung, welche Anforderungen bestehen an die Datenstandards/qualität? Können interne und/oder externe Schnittstellen verringert werden? Können Kommunikations- und/oder Entscheidungswege vereinfacht werden? Besitzt der jeweilige Prozessbeteiligte alle notwendigen Kenntnisse, Informationen und Befugnisse? Sind die Zuständigkeiten eindeutig geregelt?
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Prozessmanagement Wer hat die Prozessverantwortung? Planung und Einführung
Prozessgrenzen
Dokumentation
Führung
Schulung
Optimieren / KVP
Auditieren
Kennzahlen
Zielerreichung
Processowner im Stab
Processowner in der Linie
Processowner als Team
+ + + +
+ + + +
+ Prozesse übergreifend abgestimmt und koordiniert + Klare Kapazitäten + Hohe Umsetzungschancen
Einheitliche Standards Übergreifende Koordination Keine Abteilungsblindheit Klare Kapazitäten
- Geringe Akzeptanz im Fachbereich - Geringe Fachkenntnis - Keine Umsetzungsmacht - Fehlende Kundensicht - „Schwarzer Peter“
Hoher Fachbezug Kapazitäten in eigener Linie Klare Zuständigkeit Integration ins Tagesgeschäft
- Keine übergreifende Koordination - Distanz fehlt - Konflikt mit anderen Abteilungen möglich
-
Hohes Konfliktpotential Größerer Führungskreis Team zwischen den Stühlen Abstimmung kostet Zeit Keine Einzelverantwortung
Wer ist für das Gesamt- Prozessmanagement verantwortlich? Diese Funktion muss in der Organisation verankert werden. www.haslberger.net
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Prozessmanagement Nach der Optimierung ist vor der Optimierung – der Regelkreis
Optimierungsorganisation etablieren Einheitliche Notationsnorm erstellen Feste Termine zum Prozessreview Regelmäßige Befragungen der Kunden und des Managements Stakeholder einbinden (Betriebsräte, Externe, Mitarbeiter, Führungskräfte) Einheitliches Vorgehen bei der Optimierung festschreiben.
Plan
Do
Act
Check
Implementierung
Kundenforderung
Management
Kundenzufriedenheit
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Bleiben Sie in Kontakt!
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haslberger net HR Consultants Parkstr. 31 82131 Gauting bei Starnberg http://www.haslberger.net Tel: +49 89 4122 95 22 e-mail:
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Tobias Höltzel Personal & Organisation Uhlandstrasse 25 76135 Karlsruhe http://www.hoeltzel.net Tel.: +49 721 47 00 91 57 e-mail:
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