Manual Gran Hotel
Herramientas generales – Mantenimiento de empresas Pulsando sobre el icono de Mantenimiento empresas, se accede a una pantalla de trabajo a través de la cual se realiza la limpieza y mantenimiento de las diferentes empresas. El acceso a esta opción está restringido, por lo que para acceder a ella es necesario comunicarlo antes a dirección. Se accede a una pantalla en la que se ofrecen varias opciones. Basta seleccionar la opción deseada y pulsar sobre el botón de siguiente para acceder a ellas.
1. Crear una nueva empresa El objetivo de esta opción es crear una empresa limpia con la que podamos empezar a trabajar en una nueva gestión. Después de seleccionar esta opción de Crear una nueva empresa y pulsar sobre el botón de siguiente se accede a una pantalla en la que se pregunta sobre la nueva empresa:
1.1. Sobre cómo es la nueva empresa Hay que marcar la opción deseada entre las que se ofrecen: •
Como una empresa totalmente limpia, sin ningún dato previo, en blanco, para empezar desde cero
•
Como una empresa que tome los datos (de la instalación, de clientes, de agencias…) de otra empresa, pero deje la facturación y las reservas limpio para iniciar una nueva gestión.
1.2. Selección de empresas Si se ha seleccionado la opción de crear una nueva empresa totalmente limpia, en este apartado únicamente debemos indicar cuál es la empresa que vamos a preparar, para lo que hay que elegirla en el desplegable de la casilla Empresa destino de los datos Si se ha seleccionado la opción de crear una empresa partiendo de los datos de otra ya existente, la casilla de Empresa origen de los datos está activa y hay que elegir en el desplegable la empresa de la que se quieren tomar los datos iniciales. Pza. Honduras,29 y 46022 valencia y 963554654 y 96355.46.54 y
[email protected] y - 1 -
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1.3. Datos que se recuperan de la empresa origen Si se ha seleccionado la opción de crear una empresa partiendo de los datos de otra ya existente, se activan también las opciones que se ofrecen en este apartado. Hay que marcar las casillas de los datos que se quieren recuperar de la empresa origen, y pueden ser: • • • • • • • • • •
Las habitaciones Las Tarifas y contratos El fichero de Agencias El fichero de Clientes Los Canales de venta Los Segmentos de Mercado La lista de Cargos Variables Los Paquetes definidos La Lista de Tarjetas de crédito Los usuarios del programa
1.4. Crear nueva empresa Pulsando sobre el botón de anterior se accede al menú de opciones posibles y se anula el proceso. Tras realizar las selecciones solicitadas, hay que pulsar sobre el botón de siguiente para continuar el proceso. El programa confirma el trabajo que se va a realizar y pide confirmación, tras lo cual, después de unos segundos la nueva empresa está creada.
2. Copiar todo a nueva empresa El objetivo de esta opción es crear una copia de una determinada empresa y colocarla en otra. Para ello, después de seleccionar esta opción y pulsar sobre el botón de siguiente se accede a la pantalla en donde se solicitan los datos necesarios, que no son más que: •
Empresa origen de los datos: es decir, la empresa que queremos copiar. Basta seleccionarla en el desplegable
•
Empresa destino de los datos, es decir, la empresa en la que queremos llevar la copia.
Pza. Honduras,29 y 46022 valencia y 963554654 y 96355.46.54 y
[email protected] y - 2 -
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Y tras pulsar el botón de siguiente, se muestra en pantalla la acción que se va a realizar y se pide confirmación, tras lo cual, se inicia el proceso.
3. Copiar algunos datos a nueva empresa El objetivo de esta opción es ofrecer la posibilidad de copiar solo algunos datos, de una empresa a otra. No se trata de crear una nueva empresa con algunos datos de la instalación, ya que este trabajo es el que se realiza desde la primera opción. Se trata de copiar también datos referentes a la gestión realizada en un determinado periodo. Así, la empresa origen se queda igual que está antes del proceso. La empresa destino se queda con la instalación similar a la empresa origen, y con la gestión realizada entre dos fechas determinadas. Para ello, después de seleccionar esta opción y pulsar sobre el botón de siguiente se accede a la pantalla en donde se solicitan los datos necesarios, que no son más que: •
Empresa origen de los datos: es decir, la empresa que queremos copiar. Basta seleccionarla en el desplegable
•
Empresa destino de los datos, es decir, la empresa en la que queremos llevar la copia.
•
Fecha inicial del periodo, cuyos datos se desean copiar
•
Fecha final del periodo, cuyos datos se desean copiar
Y tras pulsar el botón de siguiente, se muestra en pantalla la acción que se va a realizar y se pide confirmación, tras lo cual, se inicia el proceso.
4. Trasladar algunos datos a nueva empresa El objetivo de esta opción es ofrecer la posibilidad de trasladar solo algunos datos, de una empresa a otra. No se trata de crear una nueva empresa con algunos datos de la instalación, ya que este trabajo es el que se realiza desde la primera opción. Se trata de copiar datos referentes a la instalación y trasladar datos referentes a la gestión realizada en un determinado periodo. Así, la empresa origen pierde los datos que van a ser trasladados, ya que van a ser borrados después de la operación. La empresa destino se queda con la instalación similar a la empresa origen, y con la gestión realizada en el periodo señalado.
Pza. Honduras,29 y 46022 valencia y 963554654 y 96355.46.54 y
[email protected] y - 3 -
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Para ello, después de seleccionar esta opción y pulsar sobre el botón de siguiente se accede a la pantalla en donde se solicitan los datos necesarios, que no son más que: •
Empresa origen de los datos: es decir, la empresa que queremos copiar. Basta seleccionarla en el desplegable
•
Empresa destino de los datos, es decir, la empresa en la que queremos llevar la copia.
•
Fecha inicial del periodo, cuyos datos se desean copiar
•
Fecha final del periodo, cuyos datos se desean copiar
Y tras pulsar el botón de siguiente, se muestra en pantalla la acción que se va a realizar y se pide confirmación, tras lo cual, se inicia el proceso.
5. Copiar algunos datos y añadir a otra empresa El objetivo de esta opción es ofrecer la posibilidad de copiar solo algunos datos, de una empresa a otra que ya existe. Para que esta operación pueda realizarse es necesario que las instalaciones de las dos empresas sean similares, en cuanto a las habitaciones y los cargos variables se refiere. Está pensada para volcar la gestión de un determinado periodo en una empresa que guarde los datos históricos. •
La empresa origen se queda igual que está antes del proceso.
•
La empresa destino recoge la gestión realizada durante el periodo señalado y la añade a la que ya tiene guardada.
Para ello, después de seleccionar esta opción y pulsar sobre el botón de siguiente se accede a la pantalla en donde se solicitan los datos necesarios, que no son más que: •
Empresa origen de los datos: es decir, la empresa que queremos copiar. Basta seleccionarla en el desplegable
•
Empresa destino de los datos, es decir, la empresa en la que queremos llevar la copia.
•
Fecha inicial del periodo, cuyos datos se desean copiar
•
Fecha final del periodo, cuyos datos se desean copiar
Pza. Honduras,29 y 46022 valencia y 963554654 y 96355.46.54 y
[email protected] y - 4 -
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Y tras pulsar el botón de siguiente, se muestra en pantalla la acción que se va a realizar y se pide confirmación, tras lo cual, se inicia el proceso.
6. Trasladar algunos datos y añadir a otra empresa El objetivo de esta opción es ofrecer la posibilidad de trasladar solo algunos datos, de una empresa a otra que ya existe. Para que esta operación pueda realizarse es necesario que las instalaciones de las dos empresas sean similares, en cuanto a las habitaciones y los cargos variables se refiere. Está pensada para volcar la gestión de un determinado periodo en una empresa que guarde los datos históricos. •
La empresa origen pierde los datos que se van a trasladar, ya que después del proceso se van a borrar.
•
La empresa destino recoge la gestión realizada durante el periodo señalado y la añade a la que ya tiene guardada.
Para ello, después de seleccionar esta opción y pulsar sobre el botón de siguiente se accede a la pantalla en donde se solicitan los datos necesarios, que no son más que: •
Empresa origen de los datos: es decir, la empresa que queremos copiar. Basta seleccionarla en el desplegable
•
Empresa destino de los datos, es decir, la empresa en la que queremos llevar la copia.
•
Fecha inicial del periodo, cuyos datos se desean copiar
•
Fecha final del periodo, cuyos datos se desean copiar
Y tras pulsar el botón de siguiente, se muestra en pantalla la acción que se va a realizar y se pide confirmación, tras lo cual, se inicia el proceso.
7. Guardar empresa en otra unidad El objetivo de esta opción es ofrecer la posibilidad de guardar los datos de la gestión de una empresa en una unidad diferente al disco en el que está instalada la aplicación Gran Hotel. De esta forma, se puede utilizar para trasladas los datos de un ordenador a otro que no esté conectado, o guardarlo como copia de seguridad.
Pza. Honduras,29 y 46022 valencia y 963554654 y 96355.46.54 y
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Para ello, después de seleccionar esta opción y pulsar sobre el botón de siguiente se accede a la pantalla en donde se solicitan los datos necesarios, que no son más que: •
Empresa que se desea guardar: es decir, la empresa que queremos copiar en otra unidad. Basta seleccionarla en el desplegable
•
Unidad de destino, es decir, hay que seleccionar en el desplegable la unidad de destino a la que se quiere llevar, teniendo en cuenta que el programa analiza y propone únicamente las unidades con las que el ordenador dispone en ese mismo momento.
Y tras pulsar el botón de siguiente, se muestra en pantalla la acción que se va a realizar y se pide confirmación, tras lo cual, se inicia el proceso.
8. Limpiar una empresa El objetivo de esta opción es borrar de una empresa los datos de la gestión comprendida en un determinado periodo Se trata únicamente de eliminar los datos referentes a la gestión como son las facturas, las reservas, los apuntes, las cajas de un determinado periodo. Para ello, después de seleccionar esta opción y pulsar sobre el botón de siguiente se accede a la pantalla en donde se solicitan los datos necesarios, que no son más que: •
Empresa que se desea limpiar: es decir, la empresa en la que queremos borrar datos. Basta seleccionarla en el desplegable
•
Fecha inicial del periodo, cuyos datos se desean borrar
•
Fecha final del periodo, cuyos datos se desean borrar
Y tras pulsar el botón de siguiente, se muestra en pantalla la acción que se va a realizar y se pide confirmación, tras lo cual, se inicia el proceso.
9. Operaciones realizadas Pulsando sobre el botón de Operaciones realizadas se accede a un listado de todas las operaciones de mantenimiento que se han realizado, indicando de cada una de ellas: •
Una primera columna de Selección, que está vacía, y en la que se puede marcar con el ratón para recuperar la acción realizada.
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Un número de operación que el programa adjudica de forma automática
Pza. Honduras,29 y 46022 valencia y 963554654 y 96355.46.54 y
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La opción seleccionada La empresa origen, si la hay La empresa destino, si la hay La fecha en la que se ha realizado la operación La hora en la que se ha realizado la operación El nombre del usuario que ha ejecutado la operación La clave del usuario que lo ha realizado
Las operaciones pueden recuperarse, es decir, dar la orden de recuperar las empresas y dejarlas tal y como estaban antes de realizar un determinado proceso Para ello, basta con seleccionarla haciendo con el ratón sobre ella y pulsar el botón de Recuperar
Pza. Honduras,29 y 46022 valencia y 963554654 y 96355.46.54 y
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