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08.12.2016



Erläuterungen zur Arbeitszeiterfassung 1. Grundsätzliches Bei der vorliegenden Datei handelt es sich um eine einfache Form der Arbeitszeiterfassung. Die Datei entwickelte sich im Verlauf einiger Jahre. Es ist kein perfektes Programm! Einiges ließe sich eleganter lösen, jedoch fehlt dazu die Zeit und vor allem derzeit die Lust. Es war nicht beabsichtigt, dieses „Programm“ einem größeren Kreis zugänglich zu machen. Wer mit dem „Erfassungsprogramm“ arbeiten will, kann es tun, es verändern oder sogar weiterentwickeln. Auf dem Markt werden entsprechende Programme angeboten, diese sind jedoch teuer und kompliziert. Bei Fragen kann an mich gerne anrufen. Die Anwendung erfordert Grundkenntnisse in Excel. Obwohl mit dieser Version der Arbeitszeiterfassung bereits seit Jahren gearbeitet wird, werden immer wieder Fehler festgestellt. Diese sind gegebenenfalls selbst zu korrigieren. Mit der Arbeitszeiterfassung werden folgende Ziele verfolgt: 1. Selbstkontrolle. Für welche Tätigkeiten wende ich wie viel Arbeitszeit auf. 2. Nachweis gegenüber Gremien, Fach- und Dienstaufsicht. Diese Arbeitszeiterfassung geht davon aus, dass am Ende eines Arbeitstages in einer Schätzung festgehalten wird, wie viel Arbeitszeit für die definierten Arbeitsbereiche aufgewendet wurde. Während eines Arbeitstages die jeweils für ein bestimmtes Arbeitsgebiet benötigte Arbeitszeit zu notieren, wäre zu aufwändig. Es gibt verschiedene Untersuchungen, die zu dem Ergebnis kommen, dass eine Schätzung in regelmäßigen Intervallen zu einem Ergebnis führen, dass der Wirklichkeit sehr nahe kommt. Sinnvoll ist, täglich die Arbeitszeiterfassung zu führen. Damit dieser Vorgang nicht vergessen wird (einige Tage später das Formular auszufüllen macht wenig Sinn, denn die Schätzung wird sehr ungenau), gilt es, diesen Vorgang zu ritualisieren. Man beginnt einen Arbeitstag mit der Arbeitszeiterfassung des Vortages oder man endet einen Arbeitstag mit der Erfassung. 2. Aufbau der Arbeitszeiterfassung Arbeitsblatt 1: Zusammenstellung Arbeitsblatt 2-13: je Kalendermonat (Januar – Dezember) ein Arbeitsblatt. Die Arbeitsblätter 2-13 sind mit dem Arbeitsblatt „Zusammenstellung“ verknüpft. Das heißt, die Monatsergebnisse werden in die „Zusammenstellung“ übertragen. Dies funktioniert allerdings nur, wenn der Aufbau der einzelnen Arbeitsblätter nicht verändert wird! Das heißt: in den einzelnen Arbeitsblättern dürfen keine Zeilen gelöscht oder die hinterlegten Formeln überschrieben werden. Die tägliche Arbeitszeit wird beim betreffenden Datum des laufenden Monats festgehalten. Der laufende Monat (Arbeitsblatt) wird durch den entsprechenden Reiter im linken unteren Teil des Monitors ausgewählt. Die Monatsergebnisse werden in das Arbeitsblatt „Zusammenstellung“ auf Grund der Verknüpfung automatisch übertragen. 3. Zeitangaben Damit die Erfassung nicht zu kompliziert wird, wird die Arbeitszeit nur in ¼-Stundenschritten in Dezimalform erfasst: 1/4 Stunde = 0,25 Stunden, ½ Stunde = 0,50 Stunden, ¾ Stunde = 0,75 Stunden, 2½ Stunden = 2,5 Stunden usw.

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4. Erläuterungen zum Monatsblatt Siehe beigefügte Datei „Arbeitszeiterf. Beispielmonat.pdf“ Die Angabe ‚DIV/0!“ in einzelnen Zellen werden durch Zahlenwerte ersetzt, sobald in den betreffenden Tabellen Werte eingegeben worden sind. Zum Auffinden der einzelnen Zellen, Spalten und Zeilen sind im Muster die Zeilen und Spaltenköpfe bezeichnet (vertikal: 1-41, horizontal: A-AH). Zeile 2: Wochentage Zeile 3: Monatsdatum Zeile 4: Beginn Arbeitsbeginn: Angabe der Uhrzeit des Arbeitsbeginns. Damit Excel entsprechend rechnen kann, werden die Stunden durch einen : von den Minuten getrennt: (grundsätzlich bei der Angabe von Uhrzeiten): Arbeitsbeginn 8:30 Uhr Eingabe 8:30 Arbeitsbeginn 8:35 Uhr Eingabe 8:30 Arbeitsbeginn 8:40 Uhr Eingabe 8:45 Auch hier werden, um komplizierte Rechnungen zu vermeiden, ¼-Stunden-Schritte gewählt. Die Zeiten werden auf- bzw. abgerundet. Zeile 5: Ende Angabe der Uhrzeit des Arbeitsendes. Eingabe wie in Zeile 4 Zeile 6: Pausen Angabe der Gesamtdauer der Pausen. Zeitangabe wieder in ¼-Stunden-Schritten. Damit Excel richtig rechnet, ist die Gesamtdauer aller Pausen wie folgt anzugeben: Die Minuten sind von den Stunden durch ein Komma zu trennen. Beispiel: Gesamtdauer der Pausen: 90 Minuten Eingabe: 1,5 Gesamtdauer der Pausen: 30 Minuten Eingabe: 0,5 Zeile 7: Arbeitszeit keine Eingabe Die Zellen dieser Zeile sind mit der Formel für die Berechnung der Arbeitszeit (Arbeitsbeginn und –ende unter Berücksichtigung der Pausen) vorbelegt. Zeile 8: Urlaub Ein Urlaubstag ist hier entsprechend der Regelarbeitszeit zu vermerken. Urlaubstag entspricht einem 8-Stunden-Arbeitstag (Regelarbeitszeit) Eingabe 8,0 Zeile 9: AZV-Tage (Arbeitszeitverkürzungstage) AZV-Tag ist entsprechend der Regelarbeitszeit zu vermerken. AZV-Tag entspricht einem 8-Stunden-Arbeitstag (Regelarbeitszeit) Eingabe 8,0 Zeile 10: Krankheitstage Krankheitstag ist entsprechend der Regelarbeitszeit zu vermerken. Krankheitstag entspricht einem 8-Stunden-Arbeitstag (Regelarbeitszeit) Eingabe 8,0 Zeile 11 Soll-Zeit Angabe der Regelarbeitszeit (z.B. 8 Stunden) Zeile 12 Mehr/ Minderzeit keine Eingabe Die Zellen dieser Zeile sind mit der Formel für die Berechnung der Mehr- /oder Minderarbeitszeit belegt. Zeile 13 frei Zellen A14-A33 Bezeichnung der Aufgabengebiete, für die die aufgewendete Arbeitszeit erfasst werden soll. Beispiele: A14: Jungschararbeit A15: Freizeiten A16: Gremien, Besprechungen _______________________________________________________________________________________________ Erläuterungen Arbeitszeiterfassung 05.05.03. / überarbeitet 08.12.2016

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A17: Gemeinde xy A18: Gemeinde ab A19: Bezirksveranstaltungen A20: allgemeine Bezirksaufgaben A21: Büroorganisation usw. Es sind die Hauptaufgabengebiete aufzuführen. Es empfiehlt sich, besonders jene Aufgabengebiete explizit aufzuführen, die im Dienstauftrag mit einem bestimmten Prozentsatz aufgeführt sind (z.B. 20% des Dienstauftrages in der Gemeinde xy). Damit es mit der bereits erwähnten Verknüpfung klappt, müssen auf allen Arbeitsblättern (Zusammenstellung und Arbeitsblätter) je Monat die Aufgabengebiete jeweils in derselben Zeile vermerkt werden.

Mit Excel lässt sich dies wie folgt einfach bewerkstelligen: 1. Arbeitsblatt „Zusammenstellung“ wählen (über Reiter / siehe linker unterer Bildschirmrand). 2.Cursor auf Reiter „Zusammenstellung“ (oder auf einen der weiteren Reiter) setzen, rechte Maustaste drücken. 3. Es erschein ein Auswahlmenü. Mit Cursor Menüpunkt „alle Blätter auswählen“ markieren. Durch diese Operation werden alle Blätter ausgewählt und sind „aktiv“. Die Bezeichnung der Aufgabengebiete kann nun in die Zellen A14 – A33 eingetragen werden. Die eingegebenen Angaben werden nun auf alle markierten Arbeitsplätte übernommen. Somit muss nicht mühsam jedes einzelne Arbeitsblatt beschriftet werden. Achtung: Nach dieser Angabe ist darauf zu achten, dass die Arbeitsblätter wieder „deaktiviert“ werden, da sonst die weiteren Eintragungen auf allen Arbeitsblättern erscheinen! Deaktivierung: 1. Arbeitsblatt „Zusammenstellung“ wählen (über Reiter / siehe linker unterer Bildschirmrand). 2.Cursor auf Reiter „Zusammenstellung“ (oder auf einen der weiteren Reiter) setzen, rechte Maustaste drücken. 3. Es erschein ein Auswahlmenü. Mit Cursor Menüpunkt „Gruppierung aufheben“ markieren. Durch diese Operation werden alle ausgewählten Blätter „deaktiviert“. Es bleibt nur noch das gewählte Arbeitsblatt aktiv. Es ist zu beachten, dass der Menüpunkt „Gruppierung aufheben“ nur dann erscheint, wenn mehr als ein Arbeitsblatt „aktiv“ sind. Zellen B14-B33 Eintragung der am 1. Januar aufgewendeten Arbeitszeit für die in den Zellen A14-A33 aufgeführten Arbeitsgebiete (siehe Ausführungen oben). Analog für den 2. Januar (Zellen C14-C33), 3. Januar D14-D33 usw. Eingabe der aufgewendeten Arbeitszeit wieder in ¼-Stunden Schritten. Angabe der Arbeitszeit als Dezimalzahl. Beispiel: Arbeitszeit 3 Stunden 45 Minuten Eingabe: 3,75 (Stunden) Zellen B34-AF34 Summe der Arbeitszeit je Arbeitstag➙ keine Eingabe Die Zellen dieser Zeile sind vorbelegt und weisen die Summe der eingegeben Zeiten der betreffenden Spalten aus (z.B. Summe der Zellen B14:B33). Zelle AG7 Quersumme der Arbeitszeit (Stunden) im erfassten Monat (vorbelegt) keine Eingabe Zelle AG8 Quersumme der Urlaubszeit (Stunden) im erfassten Monat (vorbelegt) keine Eingabe Zelle AG9 Quersumme der AZV-Tage (Stunden) im erfassten Monat (vorbelegt) keine Eingabe Zelle AG10 Quersumme der Krankheitstage (Stunden) im erfassten Monat (vorbelegt) keine Eingabe Zelle AG11 Quersumme der Soll-Zeit, also der zu erbringenden Arbeitszeit (Stunden) im erfassten Monat (vorbelegt) keine Eingabe Zelle AG12 vorbelegt: Quersumme der Mehr- / Minderzeit (Differenz von „Soll-Zeit“ und geleisteter „Arbeitszeit“ ) im erfassten Monat (vorbelegt) keine Eingabe Zellen AG14-AG33 vorbelegt: Quersumme der aufgelaufenen Stunden je Arbeitsgebiet im laufenden Monat (siehe Bemerkung Zellen A14-A33) _______________________________________________________________________________________________ Erläuterungen Arbeitszeiterfassung 05.05.03. / überarbeitet 08.12.2016

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Zellen AH14-AH33 vorbelegt: Anteil in Prozent der für die in den Zellen A14-A33 definierten Arbeitsgebiete an der geleisteten Monats-Arbeitszeit Summe Stunden in Zelle AG34 = 100% Zelle AG34 vorbelegt: Summe Zellen AG14:AG33 / entspricht der in diesem Monat geleisteten Gesamtarbeitszeit Kontrolle: In Zelle AG7 und AG34 muss die gleiche Anzahl an Stunden ausgewiesen sein. Sollten die Angaben differieren, müssen die einzelnen Tagesangaben überprüft und gegebenenfalls korrigiert werden: Bei den Tagesangaben müssen in den Zellen B7-AF7 und in B34-AF34 die gleichen Werte stehen. Zellen A35-G35 vorbelegt: Soll-Zeit : im laufenden Monat zu leistende Arbeitszeit / Übernahme des Werte aus Zelle AG11 Zellen A36-G36 vorbelegt: Summe: Urlaubs-, Kranken-, AZV-Tage Zellen A37-G37 vorbelegt: Differenz: Soll-Zeit (Stunden) – Urlaub-, AZV- und Krankentage = Sollarbeitszeit Zellen A38-G38 vorbelegt: geleistete Arbeitszeit / Übernahme aus Zelle AG7 Zellen A39-G39 vorbelegt: Differenz: geleistete Arbeitszeit G38 – Sollarbeitszeit G37 ergibt die Über- bzw. Unterzeit Zellen A40-G40 vorbelegt: Berechnung: um wie viel % wurde die Sollarbeitszeit über- bzw. unterschritten Zellen A41-G41 vorbelegt: Berechnung der unter Berücksichtigung der geleisteten Über- oder Unterzeit sich ergebenden durchschnittlichen wöchentlichen Arbeitszeit (Basis: 40-Stunden-Woche) Zellen J36-S36 vorbelegt: Summe im laufenden Monat: geleistete Arbeitszeit (Stunden) Zellen J37-S37 vorbelegt: Summe im laufenden Monat: genommene Urlaubszeit (Stunden) Zellen J38-S38 vorbelegt: Summe im laufenden Monat: genommene AZV-Tage (Stunden) Zellen J39-S39 vorbelegt: Summe im laufenden Monat: Krankheitstage (Stunden) Zellen J40-S40 vorbelegt: Summe der durch geleisteten Arbeitszeit, Urlaub Krankheitstage usw. nachgewiesenen Soll-Zeit Zellen W36-AG36 vorbelegt: im Monat aufgelaufene Über- bzw. Unterzeit Zellen W37-AG37 vorbelegt: Übertrag der im Vormonat / in den Vormonaten bilanzierten Über- bzw. Unterzeit. Zellen W40-AG40 vorbelegt: Summe Zellen AG36+AG37= Über- bzw. Unterzeit gesamt Dieser Wert wird in den Folgemonat in Zelle AG 37 übertragen. Bei Beginn der Arbeitszeiterfassung oder zum Jahresanfang ist im betreffenden Monat bzw. im Januar in Zelle AG37 die bisher aufgelaufene Über- bzw. Unterzeit manuell einzugeben. Änderung der Voreinstellung der dienstlichen Inanspruchnahme bei einer Teilzeitbeschäftigung von weniger als 100% dienstlicher Inanspruchnahme: Bei einer Anstellung mit einer dienstlichen Inanspruchnahme von z.B. 50% beträgt die Regelarbeitszeit (=SollZeit) 20 Stunden je Woche und 4 Stunden je Arbeitstag (Montag-Freitag). Die vorliegende Version ist für eine dienstliche Inanspruchnahme von 100% voreingestellt. Die Voreinstellung wird in dem Arbeitsblatt „Zusammenstellung“ in Zelle C41 (unterer Teil des Arbeitsblattes) geändert. Zunächst ist der Blattschutz aufzuheben. In Zelle C41 ist der %-Satz der Anstellung einzugeben. Die entsprechenden Wochenstunden werden in Zelle F41 ausgewiesen. Excel übernimmt diese Werte für die Zusammenstellung. Nach erfolgter Eingabe Blattschutz wieder aktivieren. Diese Soll-Zeit je Arbeitstag ist in den Arbeitsblättern für die einzelnen Monate in der Zeile 11 „Soll-Zeit“ arbeitstäglich entsprechend zu erfassen. Sollte z.B. vereinbart sein, dass die Arbeitszeit nur an 4 Arbeitstagen abgeleistet wird (z.B. MontagDonnerstag), beträgt in diesem Fall die tägliche Soll-Zeit 5 Stunden. Arbeitszeiten werden dann nur von Montag-Donnerstag mit der Soll-Zeit 5 Stunden erfasst. Falls ein Arbeitstag auf einen Feiertag fällt, wird an dem betreffenden Tag die Soll-Zeit nicht erfasst. Nach diesem Verfahren lassen sich Teilzeitbeschäftigungen mit jedem beliebigen Stellenumfang erfassen. _______________________________________________________________________________________________ Erläuterungen Arbeitszeiterfassung 05.05.03. / überarbeitet 08.12.2016

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Arbeitszeit an Wochenenden / freie Tage Ein Vorschlag, wie Arbeitszeit an Wochenenden erfasst werden kann: Grundsätzlich wird von folgender Regelarbeitszeit ausgegangen: Montag – Freitag / pro Arbeitstag 8 Stunden / 1 Arbeitswoche somit 40 Stunden. Fällt die Arbeitszeit auf das Wochenende/gesetzlicher Feiertag, wird an dem betreffenden Tag in der Zeile „Soll-Zeit“ (Zeile 11) jeweils der Wert „0“ eingegeben. Wird an einem Tag der Regelarbeitszeit (Montag-Freitag) ein freier Tag genommen, z.B. als Ausgleich für einen Wochenenddienst, ist in diesem Fall an dem betreffenden Tag in der Zeile „Soll-Zeit“ (Zeile 11) der Wert „8“ (Stunden) einzugeben. Auf die Regelungen im Hinblick auf den Zeitausgleich für Wochenenddienste, Freizeiten kann in diesem Zusammenhang nicht eingegangen werden (die aktuellen Regelungen sind dem Handbuch für Verantwortliche im ejw und in der Gemeinde Ziffer 3.45.3 zu entnehmen). 5. Arbeitsblatt „Zusammenstellung“ Siehe beigefügte Datei: „Arbeitszeiterf. Beispiel/Zusammenstellung.pdf“ Die Zusammenstellung führt die Monatsergebnisse auf und summiert diese zu einem Jahresergebnis. Es ist darauf zu achten, dass die Tabellen miteinander verknüpft sind. Im Arbeitsblatt „Zusammenstellung“ dürfen manuell keine Eintragungen vorgenommen werden, da sonst die in den Zellen hinterlegten Formeln überschrieben werden und die Verknüpfung mit den Monatsblättern gelöscht wird. Spalten B-X: Aufstellung Monatssummen Spalte Z In der Spalte Z ist die bisher aufgelaufene Gesamtanzahl der Stunden zu entnehmen. Spalte AA Prozentuale Anteile der in den Zellen A14-A33 aufgeführten Arbeitsbereiche an der Gesamtarbeitszeit. Berechnung: geleistete Arbeitszeit = Summe Ist-Arbeitszeit = 100% AA34 Summe der Sollarbeitszeit AA36 bisher aufgelaufene Über-/Unterzeit AA37 Über-/Unterzeit in Prozent (40-Stunden-Woche =100%) AA38 ergibt durchschnittliche Arbeitszeit 6. Regeln der Arbeitszeiterfassung Wie bereits ausführlich beschrieben, werden in Spalte AA14-AA33 die Arbeitsbereiche erfasst Die Abgrenzung der Arbeitsbereiche kann sich z.B. am Dienstauftrag orientieren. Beispiel: Eintragung in Spalte AA A-dorf aufgewendete Arbeitszeit in der Jugendarbeit in A-dorf B-stadt aufgewendete Arbeitszeit in der Jugendarbeit in B-stadt Jungschararbeit Bezirksauftrag: Jungschararbeit / aufgewendete Arbeitszeit im Rahmen der Jungschararbeit Freizeiten aufgewendete Arbeitszeit für Freizeiten (Vorbereitung / Durchführung /Nacharbeit) Mitarbeiter- aufgewendete Arbeitszeit für Mitarbeiterschulung (Vorbereitung / Durchführung usw.) schulung Regel: Mitarbeiterschulungen, die einem weiteren Arbeitsbereich zuzuordnen sind, werden in diesem Arbeitsbereich berücksichtigt. Hier: z.B. Mitarbeiterschulungen auf Bezirksebene, Grundkurs usw. Gremien/ Aufgewendete Arbeitszeit für Gremien und Besprechungen, die sich nicht Besprechungen den Aufgabenbereichen zuordnen lassen (z.B. BAK, Bezirkssynode, Delegiertenversammlung, Dienstbesprechungen). Regel: Besprechungen, Sitzungen im Rahmen der Jungschararbeit, der Betreuung von A-dorf, der Vorbereitung von Freizeiten usw. werden den jeweiligen Arbeitsbereichen zugeordnet. _______________________________________________________________________________________________ Erläuterungen Arbeitszeiterfassung 05.05.03. / überarbeitet 08.12.2016

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Außenver- tretungen: Fortbildung Verwaltungs- arbeiten Bezirksver- anstaltungen:

Vertretung des CVJM / Bezirksjugendwerks nach außen: z.B. Kreisjugendring aufgewendete Arbeitszeit im Rahmen von Fortbildungen, Konvent usw. Verwaltungsarbeiten, die sich nicht unter die weiteren Arbeitsbereiche zuordnen lassen. Regel: Die Arbeitszeit für Verwaltungsarbeiten, die sich einzelnen Arbeitsbereichen zuordnen lassen, werden beim jeweiligen Arbeitsbereich berücksichtigt. Planung, Durchführung, Teilnahme an allgemeinen Veranstaltungen des Bezirks oder des Ortes oder des CVJM, die nicht sowieso zu einem Arbeitsbereich zählen (z.B.

Natürlich können die Regeln, wie die Arbeitszeit für Tätigkeiten bestimmten Arbeitsbereichen zugeordnet werden, auch anders gefasst werden. Wichtig ist nur, dass eine Regel stringent angewendet wird. Dies ist insbesondere wichtig, wenn in einem Team mit der Arbeitszeiterfassung gearbeitet wird. Um vergleichbare Ergebnisse zu erhalten, müssen die Beteiligten die Erfassung nach den gleichen Regeln führen.

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