Handbuch Stempeluhr, Zutritt & Barcode TimeTell Version 8

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Inhaltsverzeichnis 1. 2.

Einleitung ....................................................................................................................... 3 Stempeluhr Daten ........................................................................................................... 4 2.1. Erläuterung zur Verbindung von TimeTell/Kaba Stempeluhren...................................... 4 2.2. Einstellungen ........................................................................................................... 5 2.2.1. 2.2.2. 2.2.3.

Registerkarte ‘DataFox’ .................................................................................................... 5 Registerkarte ‘Kaba’ ........................................................................................................ 7 Registerkarte ‘TimeKeeper’ .............................................................................................. 7

2.5.1. 2.5.2. 2.5.3. 2.5.4. 2.5.5.

Registerkarte Registerkarte Registerkarte Registerkarte Registerkarte

2.3. 2.4. 2.5.

Beschäftigte Pass/Profil ............................................................................................. 8 Pässe ...................................................................................................................... 9 Terminals .............................................................................................................. 10 ‘Allgemein’ ............................................................................................... 11 ‘DataFox’ .................................................................................................. 12 ‘Kaba’ ...................................................................................................... 13 ‘TimeKeeper’ ............................................................................................ 15 ‘Buchungen’ ............................................................................................. 16

2.6. Zeitprofile .............................................................................................................. 16 2.7. Funktionstasten...................................................................................................... 19 2.8. Stempeluhr Buchungen ........................................................................................... 20 2.9. Offene Stempelzeiten ............................................................................................. 21 2.10. Import Definitionen und Export Definitionen ............................................................. 21 2.11. Dateien erzeugen ................................................................................................... 22 2.12. Buchungen verarbeiten ........................................................................................... 23 3. Anwesenheit / Rezeption ................................................................................................ 24 3.1. Anwesenheitsliste ................................................................................................... 24 3.2. Anwesenheit Details ............................................................................................... 25 4. Barcode ........................................................................................................................ 26 4.1. Allgemein .............................................................................................................. 26 4.2. Konfiguration der Barcode-Registrierung .................................................................. 26 4.3. Methoden zur Barcode-Registrierung........................................................................ 28

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1. Einleitung Dieses Handbuch beschreibt die Funktionen der Zutrittsmodule innerhalb von TimeTell und ist für die funktionalen Applikationsverwalter, die dieses Modul in TimeTell verwalten oder in Zukunft verwalten werden, gedacht. Jede Menüoption wird entweder in einem eigenen Kapitel oder in einem eigenen Abschnitt beschrieben. Da jedes Kapitel auf einer neuen Seite beginnt, können Sie auswählen, welche Seiten sie welchen Mitarbeitern zur Verfügung stellen möchten. Das erste Kapitel befasst sich mit allgemeinen Tipps und Informationen. Tipp: Wenn dieses Symbol auftaucht, werden nützliche Tipps für die Bedienung von TimeTell gegeben.  Stempeluhr  Zutritt

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2. Stempeluhr Daten 2.1. Erläuterung zur Verbindung von TimeTell/Kaba Stempeluhren Das Modul “Stempeluhr & Zutritt” stellt eine Schnittstelle zwischen Kaba Terminals und TimeTell dar. Die folgende Abbildung beschreibt die Beziehung:

Figur 1 : Beziehung zwischen TimeTell und Terminal Die KabaBCOMM Software erstellt autmatisch eine Protokolldatei für die Stempeluhr Buchungen. Nachdem die Daten in die Protokolldatei (Log File) eingegangen sind, werden sie in den Stundenzetteln verarbeitet.Dieser Prozess wird in regelmäßigen Abständen von dem TimeTell Task Manager durchgeführt. Das Intervall kann im Scheduler über das Menü “Verwaltung/Scheduler” festgelegt werden. Bei einer Zutrittskontrolle erstellt TimeTell eine Liste mit Passnummern pro Mitarbeiter und Zeitprofil. Diese Liste wird von der KabaBCOMM Software zu den Terminals gesendet. Auf diesem Weg weiß der Terminal, welchem Pass zu welcher Zeit und über welchen Terminal Zutritt gewährt werden darf. Auch diese Datei wird in regelmäßigen Abständen versendet. Das Intervall kann in der KabaBCOMM Software konfiguriert werden. Wichtig: Die DataFox Hardware kommuniziert auf direktem Wege. 4/30

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2.2.

Einstellungen

Gehen Sie im Menü zu “Stempeluhr & Zutritt/Verwaltung/Stempeluhr Einstellungen”. Es folgt ein Fenster mit 3 Tabs für die verschiedenen Terminals “DataFox”, “Kaba” und “TimeKeeper”. Aktivieren Sie die Registerkarte mit den Terminals, die Sie verwenden. Registerkarte ‘Allgemein’

Die Option “Zeitbuchungen um Mitternacht schließen’ verhindert, dass Buchungen die über 2 Tage gehen verbunden werden. Ist diese Option aktiviert endet die Buchung am Tag 1 um 23:59 und startet am Tag 2 wieder um 00:01 Uhr. Mit der Option “Dienstreise buchen ohne Uhrzeiten Zeitplan” können Sie entscheiden, wie die Buchungen einer Dienstreise verarbeitet werden sollen, wenn kein Zeitplan vorliegt.

2.2.1.

Registerkarte ‘DataFox’

In diesem Tab können Einstellungen für die Verwendung von DataFox-Terminals vorgenommen werden. Wenn kein Häckchen bei “Verwende DataFox Geräte” gesetzt ist, können die weiteren Einstellungen nicht verändert warden (grau hinterlegt).

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Der HTTP Kommunikations- und Serviceport wird für die Kommunkation mit dem DataFox Gerät benötigt. Alle Informationen werden über diese Ports geladen und versendet. Die IP Adresse kann im DataFox Terminal eingerichtet werden. Diese Ports sollten auf dem Server, wo sich die TimeTell und die DataFix Dienste befinden, frei sein (geöffnet sein). Standardmäßig sollte der TCP/IP Kanal auf 1 stehen, es sei denn ein TimeTell Berater stellt etwas anderes ein. Die DataFox Import- und Exportziele sind Verweise auf die Dateien, in denen TimeTell die exportierten bzw. die zu importierenden Daten speichert. Wenn TimeTell sich die Informationen von den Terminals holt, werden diese zuerst in der Importdatei zwischengespeichert. Wenn Informationen an die Terminals weitergeleitet werden sollen, werden diese erst in der Exportdatei gelagert und anschließend in regelmäßigen Abständen an die Terminals weitergegeben. Wichtig: Wenn mehrere TimeTell Umgebungen nebeneinander laufen, benötigt jede Umgebung sein eigenes Verzeichnis.

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2.2.2.

Registerkarte ‘Kaba’

In diesem Tab können Einstellungen für die Verwendung von Kaba Uhren vorgenommen werden. Wenn kein Häckchen bei “Kaba Uhren verwenden” gesetzt ist, können die weiteren Einstellungen nicht verändert warden (grau hinterlegt).

Bei “Zeitprofile Datei”, “Stammdatei” und “Buchungsdaten” muss ein Zielort auf Ihrem Computer eingegeben werden. An diesem Ort werden die entsprechenden Dateien gespeichert.

2.2.3.

Registerkarte ‘TimeKeeper’

In diesem Tab können Einstellungen für die Verwendung von TimeKeeper Uhren vorgenommen werden. Wenn kein Häckchen bei “TimeKeeper Stempeluhren verwenden” gesetzt ist, können die weiteren Einstellungen nicht verändert warden (grau hinterlegt).

Wichtig: Bei dem Perfect-Collector Programm von TimeKeeper können Sie einstellen, dass zusätzlich eine Kopie der Transaktionsdatei gespeichert werden soll. 7/30

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2.3.

Beschäftigte Pass/Profil

Gehen Sie in das Menü “Stempeluhr & Zutritt/Beschäftigte Pass/Profil” In diesem Fenster können Sie jedem Mitarbeiter eine Passnummer und eine Pass Seriennummer zuweisen. Sie können die Pässe auf einen individuellen Zeitraum begrenzen.

In diesem Fenster sehen Sie eine Übersicht der Mitarbeiter mit Ihren Passnummern. Wichtig: Wenn ein Mitarbeiter sein Pass oder Zutrittsprofil ändert ist es wichtig, dass der alte Pass beendet und ein neuer hinzugefügt wird. Mit einem Doppelklick gelangen Sie in den Bearbeitungs-Modus.

Mit dem Zutrittsprofil legen Sie fest, an welchen Zugangspunkten und zu welchen Zeiten dem Mitarbeiter(-pass) Zutritt gewährt werden darf. Es ist auch möglich zusätzlich einen Pin zu hinterlegen. Dies kann verwendet werden, um am Terminal zu prüfen, ob der Mitarbeiter diese Karte benutzen darf. Der Pin ist 4-stellig und darf nur Zahlen enthalten. Wichtig: Sie müssen nicht zwingend einen Pin hinterlegen. Geben Sie diesen nur an, wenn es wirklich notwendig erscheint.

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2.4.

Pässe

Wechseln Sie im Menü zu “Stempeluhr & Zutritt/Pässe”.

In diesem Fenster können Sie neue Pässe hinzufügen, sowie vorhandene Pässe blockieren. Bei einer Blockierung können Sie zusätzlich einen Grund und ein Datum angeben.

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Zu Beginn können Sie alle verfügbaren Pässe auf einmal hinzufügen. Nutzen Sie dafür die Option “Hinzufügen Reihe”.

Wichtig: Sie müssen nicht alle verfügbaren Pässe hinzufügen. Es reicht auch, nur die blockierten Pässe zu erwähnen.

2.5.

Terminals

Gehen Sie im Menü zu “Stempeluhr & Zutritt/Verwaltung/Terminals”.

In diesem Fenster werden alle Geräte mit denen kommuniziert werden soll aufgelistet. Es kann sich um Geräte verschiedener Anbieter handeln. Die Einstllungen beziehen sich auf den Anbieter (unten beschrieben). Normalerweise wird dies gemeinsam mit einem TimeTell-Berater konfiguriert.

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2.5.1.

Registerkarte ‘Allgemein’

Im Tab “Allgemein” können noch Informationen angegeben werden, die unabhängig vom Anbieter sind.

Es können folgende Informationen angegeben werden:  Name : Name oder Beschreibung des Terminals  Gebäude : Falls mehrere Gebäude mit einem Terminal ausgestattet sind, können Sie hier das Gebäude definieren.  Gruppe : Es könnte sinnvoll sein, die Terminals in Gruppen zu unterteilen.  Ort : Kurze Angabe oder Beschreibung zum Standort des Terminals.  Art (Terminal) : Sie haben die folgenden Möglichkeiten:  Kaba Terminal: Terminals der Typen: 9220, 9240, 9320, 9340.  Kaba Access Manager BEDANET: 9290 BEDANET Access Manager.  Kaba Access Manager BDAS: 9290 BEDASNET Access Manager  [TimeKeeper]: for linking with TimeKeeper booking file.  [Buchungen]: Für den Import von Buchungen eines anderen Systems.  DataFox Zeiterfassungsgerät  DataFox Zugang (ZK-master): A ZK-Master regelt die Zutrittskontrolle von einem oder mehreren Geräten.  DataFox Kartenleser: Wird mit dem DataFox ZK-Master verknüpft.

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Erfassungsart

Hier legen Sie fest, wie die Zeiten im Stundenzettel verarbeitet werden sollen: o Über Taste: Anmelden und Abmelden o Anmeldung: Immer als Kommen buchen (z.B. extra Terminals am Eingang) o Abmeldung: Immer als Gehen buchen (z.B. extra Terminals am Ausgang) o Trifft nicht zu: Nicht als Kommen oder Gehen buchen. Im Stundenzettel: Normalerweise werden die Zeiten nicht im Stundenzettel verarbeitet. Mit dieser Option können Sie die Zeiten im Stundenzettel verbuchen. Wichtig: The reception method access control works on the basis of access bookings of the type arrival/leave that are not processed in the time sheets. Biometrische Uhr: Gibt an, ob die Uhr biometrisch ist oder nicht. Info: Hier können Sie zusätzliche Informationen hinterlegen. Foto: Hier können Sie ein Foto des Terminals und den örtlichen Begebenheiten hinterlegen.

2.5.2.

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Registerkarte ‘DataFox’

Im Tab “DataFox” können die Einstellungen für einen DataFox Terminal vorgenommen werden.

  

IP-Adresse IP-Port Seriennummer.

: : :

IP Adresse des Terminals. IP Port des Terminals. Seriennummer des Terminals. Diese ist ebenfalls bei den DataFox ZKMasters und Kartenlesern gesetzt und darf nicht, bzw. nur in Absprache mit einem TimeTell Berater geändert werdern.

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HTTP Kommunikation: Gibt an, ob der Terminal über das http Protokoll mit dem DataFox Service kommuniziert. Dafür sind spezielle Optionen nötig und dürfen deshalb nur mit einem TimeTell-Berater geändert werden. DataFox Typ : Hier wird der Typ des Terminals bestimmt. Die Einstellungen müssen mit den Einstellungen des Terminals übereinstimmen. Es gibt die folgenden Möglichkeiten: o PZE-Master: für eine einfache Zeiterfassung o ZK-Master: für die Zutrittskontrolle o BDE-Master: Passt nicht / nicht verfügbar o Mobile-Master: für die Zulunft. o MDE-Box: Passt nicht / nicht verfpgbar o AE-Master: für eine ausführliche Zeiterfassung o EVO-Line 2.8: für eine ausführliche Zeiterfassung o EVO-Line 3.5: für eine ausführliche Zeiterfassung o EVO-Line 4.3: für eine ausführliche Zeiterfassung o TimeBoy IV: für eine mobile Zeiterfassung o ZK-Box: für eine ausführliche Zeiterfassung und Zutrittskontrolle o ZK-Knoten: Zutrittskontrolle o ZK-Terminal: für eine ausführliche Zeiterfassung o ZK-Lezer Plus: für eine ausführliche Zeiterfassung IO-Box : Hier wird angegeben mit welchem Kartenleser die IO Box verbunden ist. Wenn die IO Box selber der Kartenleser ist, verweist diese Option auf sich selbst. Diese Option gibt es nur bei den DataFox Kartenlesern. Fingerprint Master : Hier wird abgefragt, ob der Terminal ein Fingerprint-Master ist. Diese Option wird nur bei einer biometrischen Uhr und der FingerprintVerteilung abgefragt. Art Tätigkeit : Die richtige Tätigkeit wird auf Basis der Nummer, des Codes oder der externen ID gesucht. Art Projekt : Das richtige Projekt wird auf Basis der Nummer, des Codes oder der externen ID gesucht. Art Kunde : Der richtige Kunde wird auf Basis der Nummer, des Codes oder der externen ID gesucht.

2.5.3.

Registerkarte ‘Kaba’

Im Tab “Kaba” können die Einstellungen für einen Kaba Terminal vorgenommen werden.

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GID/DID : Zeitprofile versenden:

Gruppen und Geräte ID’s. Für die Zutrittskontrolle müssen auch die Zeitprofile an die Terminals übergeben werden. Standardmäßig ist diese Option aktiviert, außer man verwendet den “Access-Manager”. Sekunden in Buchung: Gibt an, ob Sekunden in der Buchung angezeigt werden sollen. Passnummer Startposition und Länge: Hier können Sie angeben, an welcher Stelle die Kartennummer in der Buchungsdatei beginnen soll und wie lang Sie an dieser Position sein soll. Tätigkeit/Projekt/Kunden Startposition und Länge: Bei der Uhr können Sie einstellen, dass neben der Buchung auf die Codes angegeben werden sollen. Hier können Sie festlegen, an welcher Stelle die Codes stehen sollen. Bei “Art” können Sie angeben, ob die Aktivität auf Basis der Nummer, des Codes oder der externen ID gesucht werden soll. Konto Tätigkeit 1/2/3/4: Hier können die Urlaubsaktivitäten mit dem Terminal verknüpft werden (Saldo wird somit auf dem Terminal sichtbar).

2.5.4.

Registerkarte ‘TimeKeeper’

Im Tab “TimeKeeper” können die Einstellungen für einen TimeKeeper Terminal vorgenommen werden.



GID/DID

:

Gruppen und Geräte ID’s.

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2.5.5.

Registerkarte ‘Buchungen’

Im Tab “Buchungen” können die Einstellungen für einen Buchungs-Terminal vorgenommen werden. Dies sind fiktive Terminals, die für einen Import von Buchungen aus anderen Systemen genutzt werden.



GID/DID

2.6.

:

Gruppen und Geräte ID’s.

Zeitprofile

Wechseln Sie im Menü zu “Stempeluhr & Zutritt/Verwaltung/Zeitprofil”

Dieses Fenster zeigt eine Übersicht der angelegten Zeitprofile.

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Ein Zeitprofil hat einen Namen und eine Nummer. Die Nummer muss zwischen 0 und 32 liegen und darf nicht doppelt vorkommen. Ein Zeitprofil mit der Nummer 0 beinhaltet grundsätzlich ein Profil ohne festgelegte Zeiten.

Wenn Sie ein Zeitprofil mit einer höhren Nummer als 0 anlegen, können Sie in dem Tab “Wann” Zeiten festlegen, in denen Zutritt gewährt werden soll/darf. Ein Zeitprofil wird im Anschluss mit einem Zutrittsprofil verknüpft. Gehen Sie zu “Stempeluhr & Zutritt/Verwaltung/Zutrittsprofil”

Dieses Fenster zeigt eine Übersicht der angelegten Zutrittsprofile.

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Als erstes legen Sie einen Namen und eine Beschreibung/Info fest.

Im zweiten Schritt können Sie dem Zutrittsprofil einen Terminal und ein Zeitprofil zuweisen.

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2.7.

Funktionstasten

Gehen Sie im Menü zu “Stempeluhr & Zutritt/Verwaltung/Funktionstasten”.

Die Tasten auf den Terminals haben verschiedene Funktionen. In dieser Liste können Sie festlegen, welche Taste zu welcher Buchung in TimeTell führen soll.

In diesem Fenster wird eine Taste auf dem Terminal mit einer Systemaktivität verknüpft. Die Systemaktivität gibt an, wie die Buchung in TimeTell verarbeitet werden muss. Standardmäßig wird mit dem Code F5 eine Stundenbuchung anstelle einer An- oder Abmeldung verarbeitet. Dies kann hier verändert werden, indem man eine andere Taste (z.B. B1) mit der Systemaktivität verknüpft. Wenn ein Code mit der Systemaktivität Dienstreise veknüpft ist, dann wird diese Buchung zu Beginn des Zeitplans als erste Buchung verarbeitet oder, falls schon Buchungen vorausgegangen sind, am Ende der Periode.

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2.8.

Stempeluhr Buchungen

Gehen Sie zu “Stempeluhr & Zutritt/Stempeluhr Buchungen”. Dieser Bildschirm listet alle Buchungen der ausgewählten Periode, die über die Terminals eingegangen sind, auf.

Hier können Sie einsehen ob, wann, wie und wo eine Stempelung erfolgt ist. Sie können die Liste über die Filterfunktion z.B. nach Beschäftigten oder Terminals filtern. Mit der Menüoption “Stempeluhr & Zutritt/Verwaltung/Buchungen Stempeluhr leeren” können Sie die Liste zurücksetzen.

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2.9.

Offene Stempelzeiten

Wechseln Sie im Menü zu “Stempeluhr & Zutritt/Offene Stempelzeiten” Dieses Fenster zeigt alle unvollständigen Buchungen (Endzeit fehlt oder ist gleich Startzeit):

2.10. Import Definitionen und Export Definitionen Gehen Sie im Menü zu “Stempeluhr & Zutritt/Verwaltung/Import Definitionen” oder “Export Definitionen”. Es können Import- und Exportdefinitionen erstellt werden, um die Daten der DataFox Terminals zu importieren oder Daten an die Terminals weiterzugeben. Dies ist (fast) identisch mit den Standard Import- und Exportdefinitionen, außer dass sie speziell für die Aufgabe “Dateien erzeugen” und “Buchungen verarbeiten” (im Scheduler) gedacht sind. Diese Funktion wird im Handbuch “Schnittstellen” näher beschrieben. Die Exportdefinitionen beinhalten einen extra Tab “Zeiterfassungsgeräte”, wo Sie entscheiden können, für welche Geräte die Definition gelten soll. Manchmal ist es sinnvoll verschiedene Definitionen für verschiedene Terminals (Gruppen) zu erstellen. Die Importdefinitionen haben diese Option nicht, weil generell alle Zeilen verarbeitet werden. Wichtig: Die Definitonen werden von einem TimeTell-Berater angelegt. Es ist möglich auch selber Definitionen zu erstellen, wir empfehlen Ihnen allerdings dies nur in Absprache mit einem Berater zu tun.

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2.11. Dateien erzeugen Wechseln Sie im Menü “Stempeluhr & Zutritt/Verwaltung” zu “Dateien erzeugen” Im unten stehenden Fenster können Sie die Master-Dateien und die Zeitprofile für Kaba-Terminals und ebenfalls die DataFox-Dateien erstellen und uploaden. Diese benötigen Sie für die Regelung von Zutrittskontrollen und die Auswahllisten im DataFox-Terminal.

Sie können entscheiden für welche Terminals die entsprechenden Dateien ausgeführt werden sollen. Die Einstellungen verbergen sich hinter diesem Button Selektion wieder gelöscht werden.

. Mit diesem Button

kann die

Wichtig: Normalerweise werden diese Dateien automatisch durch den TimeTell TaskManager erstellt. Diese Funktionen werden meistens während der Einrichtungs- und Testphase verwendet. Die Pfade, wo diese Dateien automatisch erstellt werden, sind in den Systemeinstellungen definiert. Wichtig: Diese Funktion erzeugt eine Master-Datei für die Mitarbeiter, bei denen die folgenden Einstellungen berücksichtigt werden. 1. ‘Nicht aktiv’ und ‘Dennoch Zutrittskontrolle’ im Tab ‘Details’ (im Menü ‘Personal’, ’Abteilungen’, and ‘HRM Details’). Diese Optionen wirken sich auf die Verarbeitung der Buchungen aus, welche auch die Option “Stunden nachweisen” im Vertrag des Mitarbeiters aktiviert haben.

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2.12. Buchungen verarbeiten Wechseln Sie zu “Stempeluhr & Zutritt/Verwaltung/Buchungen verarbeiten“.

Buchungen werden durch den TimeTell TaskManager automatisch in TimeTell verarbeitet. Abhängig von den Terminals erfolgt dies aus verschiedenen Dateien. Der Pfad zu den Dateien ist in den Systemeinstellungen definiert. Die Buchungen des DataFox Terminals werden durch spezielle Importdefinitionen eingelesen. Diese platzieren die Buchungen direkt in das Protokoll des Terminals. Für die Kaba Terminals wurde eine feste Programmierung in TimeTell integriert. Diese Buchungen werden in einem anderen Verfahren verarbeitet. TimeTell wird nach Dateien mit Stundenbuchungen suchen. Diese bekommen einen temporären Namen: z.B. bk_.tmp. Wenn alle Buchungen eingelesen sind, startet TimeTell die Verarbeitung in den Stundenzetteln. Sobald die Verarbeitung fertiggestellt wurde, wird die Datei bk *.tmp gelöscht. Buchungen einer genehmigten Woche stehen weiterhin für 7 Tage zur Verfügung (für den Fall, dass der Status auf “in Bearbeitung” zurück gesetzt werden soll). Anschließend wird der Status auf “Stundenzettel bereits genehmigt” gesetzt. Wenn während der Verarbeitung Fehler auftreten, wird die Buchungsdatei nicht gelöscht. Anschließend ist es auch möglich die Buchungen manuell zu bearbeiten/verarbeiten. Wählen Sie in diesem Fall den Dateityp ‘Unverarbeitete Buchungsdateien’ und selektieren Sie die Datei bk_.tmp. So ist es auch möglich die Buchungen manuell zu bearbeiten (z.B. während der Einführungs- oder Testphase).

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3. Anwesenheit / Rezeption 3.1. Anwesenheitsliste Gehen Sie im Menü zu “Stempeluhr & Zutritt/Anwesenheitsliste”

In dieser Übersicht können Sie auf einen Blick einsehen, welcher Mitarbeiter anwesend oder abwesend ist. Bei einer Abwesenheit wird ggf. auch ein Grund angezeigt (Krankheit, Urlaub etc.) Die zusätzlichen Informationen über die An- bzw. Abwesenheit können im Konfigurationsprofil eingestellt werden. Ein Beschäftigter kann auch extern angemeldet sein. Diese Option ist nur verfügbar, wenn Sie dafür berechtigt sind und eine Systemaktivität dafür konfiguriert wurde. “Extern Angemeldet” wird in dieser List in hellgrün angezeigt. Über den Button “Auswertung Alarmfall” können Sie direkt eine Auswertung der aktuell anwesenden Mitarbeiter bei einem Alarmfall erstellen. Die Liste kann direkt gedruckt werden.

Wenn die Spalte “Gerät” aktiviert ist, können Sie direkt sehen, in welchem Gebäude sich die Mitarbeiter befinden. Mit folgendem Button können Sie Spalten hinzufügen: 24/30

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3.2. Anwesenheit Details Detailbildschirm der Anwesenheitsliste mit allen verfügbaren Daten:

Der Detailbildschirm beinhaltet einige Daten aus den Modulen Stempeluhr und Personal (HRM). Im unteren Bereich stehen Ihnen 4 Funktionen zur Verfügung (von links nach rechts): 1. Drucken 2. E-Mail an diesen Mitarbeiter senden 3. Verfügbarkeit des Mitarbeiters prüfen 4. Kalender des Mitarbeiters anzeigen

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4. Barcode 4.1. Allgemein Neben dem Verarbeiten von Buchungen, die über die Stempeluhren geliefert werden, können Sie auch einen Barcodeleser an einen PC mit TimeTell anschließen. Mit Hilfe des Modules „Barcode“ können hierüber Zeiten erfasst werden. Sie können das Wochenverzeichnis ebenfalls mit einem optimalen Einfügebildschirm für Barcodes befüllen. Dieser Bildschirm kontrolliert die eingefügten Barcodes, bevor die Daten in das Wochenverzeichnis eingefügt werden. Die Kontrolleinstellungen können im Konfigurationsprofil vorgenommen werden.

4.2. Konfiguration der Barcode-Registrierung Wechseln Sie dafür den Menüpunkt, wählen Sie “Verwaltung/Systemdaten/Konfigurationsprofile“. Öffnen Sie im Konfigurationsprofil die Registerkarte Barcode.

In dieser Registerkarte sind alle Konfigurationsoptionen für das Barcode-Modul gelistet.

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‘Zeit automatisch ändern’: ‘Barcode endet mit [Enter]’: ‘Buchung Speicher unter [Enter]’: ‘Maske’:

Soll automatisch die Systemzeit verwendet werden? Barcode endet mit [Enter] Ist dieser dann in den Barcode aufgenommen)? Soll die Buchung gespeichert werden, sobald auf [Enter] gedrückt wird. Wenn der Barcode ein [Enter] enthält, wird die Buchung sofort gespeichert. Sollen erst die ersten Zeichen im Barcode betrachtet werden oder sollen sie direkt eingelesen werden?

Einstellungen Beschäftigte/Tätigkeit/Projekt/Kunde: ‘Beschäftigte leeren nach Erfassung’: ‘Vorgabe Nummer Beschäftigte(r)’:

‘Beschäftigte eintragbar’: ‘Beschäftigte(r) beginnt mit Buchstabe’: ‘Beschäftigte(r) endet mit Buchstabe’: ‘Zeichen in Erfassung nicht übertragen’:

Soll das Feld “Beschäftigter” nach jeder Erfassung zurückgesetzt werden? Geben Sie hier an, welche Mitarbeiter standardmäßig beim Öffnen der Barcode-Registration angezeigt werden sollen. Geben Sie die Nummer des Beschäftigten an. Kann das Feld Beschäftigter ausgefüllt werden? Beginnt der Mitarbeiter Barcode mit einem bestimmten Buchstaben/Zeigen? Bitte hier eintragen. Endet der Mitarbeiter Barcode mit einem bestimmten Buchstaben/Zeigen? Bitte hier eintragen. Sollen die ersten Zeichen auch in den Barcode Erfassungsbildschirm übertragen werden?

Die gleichen Einstellungen gelten auch für Tätigkeiten, Projekte und Kunden. ‘Info nach Erfassung leeren’: Soll das Feld Info nach der Erfassung zurückgesetzt werden? ‘Info ausfüllen’:

Darf das Feld Info ausgefüllt werden?

‘Barcode an-/abmelden’:

Soll eine An- bzw. Abmeldung mit dem Barcode zur Verfügung stehen?

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4.3. Methoden zur Barcode-Registrierung Die Barcodeerfassung kann in 2 Varianten erfolgen: - Erfassung für jeden einzelnen Mitarbeiter (via Barcode Registration) - Erfassung für mehrere Mitarbeiter (via Mitarbeiter buchen) Gehen Sie im Menü zu “Zeiterfassung/Job registrieren/Barcode Erfassung”, um eine Erfassung für jeden einzelnen Mitarbeiter durchzuführen. Es erscheint folgendes Fenster:

Mit dem oben stehenden Fenster können Buchungen mit einem Barcode-Scanner durchgeführt werden. Buchungen, die über dieses Fenster erfasst werden, werden vor der Verarbeitung von dem jeweiligen Konfigurationsprofil kontrolliert. Abhängig von der Konfiguration können Barcodes auch als Barcodes von Beschäftigten, Projekten oder Tätigkeiten erkannt werden. Weiterhin ist es möglich manuelle Eingaben zu tätigen. Wenn der Barcode für Beschäftigte oder Projekte mit einem eindeutigen Zeichen beginnt (z.B. P für Projekte und B für Beschäftigte), können die Barcodes in einer willkürlichen Reihenfolge eingescannt werden. TimeTell erkennt dann an dem Zeichen welches Feld ausgefüllt werden muss. Das Zeichen kann im Konfigurationsprofil eingerichtet werden. Wenn Sie auf den Button “Stundenzettel” klicken, öffnet sich der Stundenzettel des selektierten Mitarbeiters. Wenn noch kein Mitarbeiter ausgewählt wurde, erscheint folgende Meldung:

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Gehen Sie im Menü zu “Zeiterfassung/Job registrieren/Barcode-Gruppe Erfassung”, um eine Erfassung für jeden einzelnen Mitarbeiter durchzuführen. Es erscheint folgendes Fenster:

Genau wie in der 1. Methode beschrieben, können auch hier Buchungen über einen BarcodeScanner getätigt werden. Der Unterschied besteht darin, dass jetzt für mehrere Mitarbeiter zugleich Buchungen durchgeführt werden können. Oben im Fenster stehen Ihnen 4 Optionen zur Verfügung “Verlauf”, “Aktuell”, “Zukünftig” und “Zeitpläne”. Diese Optionen arbeiten hier genauso, wie in den anderen Auswahlmasken mit Mitarbeitern : - ‘Verlauf’ -> Mitarbeiter mit abgelaufenen Abteilungen oder dem Status “nicht aktiv”. - ‘Aktuell’ -> aktive Mitarbeiter mit aktiven Abteilungen. - ‘Zukünftig’ -> aktive Mitarbeiter mit zukünftigen Daten (Abteilungen die in der Zukunft beginnen). Wenn ein Häkchen bei “Arbeitszeitpläne” gesetzt ist, werden die Zeitpläne der Mitarbeiter angezeigt. Dies erfolgt allerdings nur dann, wen nein Zeitplan inklusive Zeiten im Hintergrund läuft. Ein Zeitplan, wo nur Stunden hinterlegt wurden, kann hier nicht angezeigt werden. Mit einem Doppelklick auf einen Mitarbeiter gelangen Sie in den Stundenzettels dieses Mitarbeiters. Mit Strg + Shift können mehrere Mitarbeiter selektiert werden. Dies ist die gleiche Funktionsweise wie im Windows Explorer.

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im Fenster unten stehenden Buttons können Sie ebenfalls Barcodes erstellen: Registrieren Abmelden Anmelden

Anschließend können Sie einfach Ihren Barcode scannen und müssen die Tastatur für diesen Vorgang nicht mehr benutzen.

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