i3 Software GmbH

Handbuch i3 System 1 4.9.Reparaturverwaltung Anwenderhandbuch

Elisabeth Holzmann

03. Jänner 2010

Vorwort Herzlich willkommen im i3 System 1 Benutzerhandbuch. Sie haben sich mit i3 System 1 für ein integriertes Softwarepaket für alle Bereiche der Büroorganisation und Warenwirtschaft entschieden. Einfache Handhabung und vielseitige Verwendbarkeit machen i3 System 1 zum Allroundtalent unter den kaufmännischen Gesamtlösungen und wird durch die einfachen Benutzung der verschiedenen Orientierungsmasken auch Sie überzeugen. Ohne ausdrückliche schriftliche Erlaubnis dürfen weder das Benutzerhandbuch noch Auszüge daraus mit mechanischen oder elektronischen Mitteln, durch Fotokopieren oder auf irgendeine andere Art und Weise vervielfältigt oder übertragen werden. In Beispielen verwendete Firmen und sonstige Daten sind frei erfunden, eventuelle Ähnlichkeiten wären daher rein zufällig. Den in diesem Dokument enthaltenen Informationen liegt der zur Drucklegung aktuelle Programmstand zugrunde. Sie können ohne Vorankündigung geändert werden und stellen keine Verpflichtung seitens des Verkäufers dar. Die in diesem Benutzerhandbuch verwendete Soft- und Hardwarebezeichnungen sind überwiegend eingetragene Warenbezeichnungen und unterliegen als solche den gesetzlichen Bestimmungen des Urheberrechtsschutzes. Die i3 System 1 Benutzerhandbuchredaktion ist bei der Erstellung dieses Handbuches mit großer Sorgfalt vorgegangen. Fehlerfreiheit können wir jedoch nicht garantieren. Die i3 Software GmbH haftet nicht für technische oder drucktechnische Fehler in diesem Benutzerhandbuch. Die Beschreibungen in diesem Benutzerhandbuch stellen ausdrücklich keine zugesicherte Eigenschaft im Rechtssinne dar. Sollten Sie Korrektur- oder Verbesserungsvorschläge zu diesem Benutzerhandbuch haben, schicken Sie uns diese bitte an die E-Mail-Adresse: [email protected]. Wir bedanken uns im Voraus für Ihre Mitarbeit. Weitere Informationen über die Produkte von i3 Software GmbH finden Sie im Internet unter http:/www.i3software.biz Für allgemeine Fragen rund um unsere Produkte und Dienstleistungen steht Ihnen unsere Kundenbetreuung unter folgenden Kontaktmöglichkeiten gerne zur Verfügung: Telefon: 0662/452240 Fax: 0662/452240-50

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Inhaltsverzeichnis 4.9. Reparaturverwaltung ...........................................................................................................................................4 4.9.1. Suchen nach einer Reparatur: ............................................................................................................................5 Über die Multifunktionsleiste im i3 System 1: ..........................................................................................................5 Über den persönlichen Arbeitsbereich: .....................................................................................................................7 Über den Arbeitsbereich Nacharbeitung: .................................................................................................................7 Über die Adresse: ......................................................................................................................................................8 Über das Projekt: ......................................................................................................................................................8 4.9.2. Beschreibung des Fensters: Reparaturverwaltung ............................................................................................9 Multifunktionsleiste: ...............................................................................................................................................11 Bearbeiten: .........................................................................................................................................................11 Neu:.....................................................................................................................................................................13 Arbeitsbereich: Stammdaten ..................................................................................................................................13 Reparaturdaten: .................................................................................................................................................14 Positionen: ..........................................................................................................................................................20 Notiz:...................................................................................................................................................................23 Der Icon im linken oberen Eck der Reparaturverwaltung .......................................................................................24 4.9.3. Anlegen einer neuen Reparaturverwaltung: ...................................................................................................24 Verschiedene Wege zum Erstellen einer Neuen Reparatur: ...................................................................................24 Über die Multifunktionsliste im i3 System 1: ......................................................................................................24 In der Multifunktionsleiste im Adressdatenfenster: ...........................................................................................25 Ausfüllen eines neuen Reparaturantrages: ............................................................................................................26

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4.9. Reparaturverwaltung

Mittels der Reparaturverwaltung können Sie einen Reparaturablauf, beginnend von der Annahme bis hin zur Fertigstellung, abwickeln.

Die Karteikarte: Reparaturverwaltung

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4.9.1. Suchen nach einer Reparatur: Sie haben verschiedene Wege zur Auswahl, um nach einer Reparatur zu suchen

Über die Multifunktionsleiste im i3 System 1:

In der Registerkarte Artikel & Lager finden Sie im Befehlsabschnitt Reparatur & Service das Befehlssymbol Reparatur suchen.

Dieses Befehlssymbol ist zweigeteilt. Klicken Sie direkt auf das Symbol, können Sie mit verschiedenen Kriterien nach Ihrer Reparatur suchen, wenn Sie auf den Pfeil klicken, können Sie über den Status der Reparatur nach dieser suchen. Wenn Sie nun direkt auf das Symbol klicken, kommen Sie in das Fenster Reparaturen suchen.

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Hier können Sie auf die verschiedensten Arten nach Ihrer Reparatur suchen. Entweder Sie wissen die Reparaturnummer oder welchen Status die Reparatur hat, suchen nach der Adresse oder geben die Durchführungsart ein oder suchen nach anderen Kriterien. Sie können auch mehrere Suchmöglichkeiten miteinander kombinieren und starten die Reparatursuche mit einem Klick auf den Button Suchen. Nun kommen Sie in eine Liste mit sämtlichen Reparaturen, die auf Ihre Suchkriterien passen (die offenen Reparaturen sind fett angedruckt, die erledigten normal). Mittels Doppelklick kommen Sie in die Kartei Reparaturverwaltung und können mit Ihrer Reparatur arbeiten. Klicken Sie auf den Pfeil im Symbol Reparatur suchen und Sie können entweder nach den offenen oder den erledigten Reparaturen suchen.

Offenen Reparaturen:

Klicken Sie auf dieses Symbol oder drücken Sie die Taste F7 kommen Sie in eine Liste, in welcher alle offenen Reparaturen aufgelistet sind. Mittels Doppelklick können Sie die Reparatur öffnen und bearbeiten.

Erledigte Reparaturen:

Klicken Sie auf dieses Symbol und es werden Ihnen alle erledigten Reparaturen in einer Liste angezeigt. Mittels Doppelklick kommen Sie in das Karteifenster der ausgewählten Reparatur.

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Über den persönlichen Arbeitsbereich:

Im Hauptfenster des i3 System 1 wird im Arbeitsbereich: Persönlicher Arbeitsbereich, in der Schnellzugriffsleiste unter dem Bereich Aktuell der Befehl Reparaturen offen angezeigt.

Im rechten Arbeitsfenster werden Ihnen alle jene offenen Reparaturen angezeigt, in denen Ihr Name im Feld Urgenz eingegeben wurde und wo das eingegebene Urgenzdatum schon erreicht ist. Mittels Doppelklick können Sie die Reparatur öffnen und bearbeiten.

Über den Arbeitsbereich Nacharbeitung:

Hier können Sie von jedem angelegten User die offenen Reparaturen in Listenform zum aktuellen Datum bzw. zu einem künftigen Datum ansehen. Sie geben das Datum im Kalender ein, wählen den gewünschten Mitarbeiter aus, gehen auf den Befehl und sehen im Anzeigefenster die Reparaturen bis zum (von Ihnen) eingebenden Datum mit dem aktuellem Status aufgelistet, die Sie mittels Doppelklick öffnen und bearbeiten können.

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Über die Adresse:

Sie können über die Adresse, die mit der gesuchten Reparatur verknüpft ist, nach der Reparatur suchen. Sie suchen sich die gewünschte Adresse (siehe 1.1.3. Suchen einer Adresse im i3 System 1) und gehen im Arbeitsbereich Vorgangswesen auf den Unterbereich Vorgangswesen und können dort auf die Funktion Reparaturen.

Im Anzeigefenster sehen Sie sowohl die bereits abgeschlossenen, als auch die offenen Reparaturen (sind fett angedruckt) angezeigt. Mittels Doppelklick können Sie die gewünschte Reparatur öffnen und bearbeiten.

Über das Projekt:

Sie können im Projekt, das mit der gesuchten Reparatur verknüpft ist, nach der Reparatur suchen. Sie gehen in die Projektverwaltung (siehe 1.8. 1. Suchen nach einem Projekt) und gehen dort im Arbeitsbereich Vorgangswesen auf den Unterbereich Vorgänge. Hier gehen Sie auf den Befehl Reparaturen und es werden Ihnen die Reparaturen angezeigt, die mit diesem Projekt verknüpft wurden. Mittels Doppelklick können Sie die gewünschte Reparatur öffnen und bearbeiten.

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4.9.2. Beschreibung des Fensters: Reparaturverwaltung

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Das Fenster unterteilt sich in drei Hauptbereiche: Die Multifunktionsleiste Die Schnellzugriffsleiste mit Ihrem Arbeitsfenster Der Icon im linken oberen Eck

Die Multifunktionsleiste

Diese Leiste ist unabhängig von den Arbeitsbereichen und den dazugehörenden Kategorien d.h. Sie können, egal in welchen Fenster der Reparaturverwaltung Sie gerade sind, mit der Multifunktionsleiste arbeiten. Die Leiste unterteilt sich in zwei Befehlsabschnitten. Bei jedem Befehlsabschnitt steht unten zusammenfassend, was Sie mit diesen Befehlen machen können bzw. wo diese Befehle greifen.

Die Schnellzugriffsleiste mit Ihrem Arbeitsfenster

Je nachdem, welches Befehlsymbol Sie wählen, erscheint das dazugehörige Fenster, in dem Sie arbeiten können bzw. in welchem Ihre Vorgänge, Eingaben, Informationen etc. angezeigt werden.

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Der Icon im linken oberen Eck der Reparaturverwaltung

Mit diesem Befehl können Sie das Reparaturverwaltungsfenster schließen.

Multifunktionsleiste:

Die Registerkarte Reparatur unterteilt sich in zwei Befehlsabschnitte: 1.) Bearbeiten 2.) Neu

Bearbeiten:

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Klicken Sie auf dieses Symbol und alle Veränderungen, die Sie im Reparaturvorgang durchgeführt haben, werden gespeichert (auch wenn Sie das Reparaturfenster schließen, werden die Eingaben gespeichert).

Gehen Sie auf dieses Befehlssymbol und Sie löschen den kompletten Reparaturauftrag. Es erscheint das Fenster mit dem Befehl: Datensatz löschen, welches Sie mit Ja quittieren und der gesamte Reparaturvorgang wird gelöscht.

Wenn Sie auf dieses Symbol gehen, kommen Sie in das Fenster Drucken Reparaturverwaltung und können Ihren Reparaturauftrag mit der gewünschten Druckvorlage ausdrucken. Sie bestätigen Ihre Formularauswahl mit einem Klick auf den Button Weiter.

Wenn Sie auf dieses Symbol klicken und Sie für die Reparaturverwaltung ein Formularset konfiguriert haben, können Sie hier das Set ausdrucken.

Klicken Sie auf dieses Symbol und Sie sehen sowohl den Reparaturartikel als auch die Materialartikel dieses Reparaturauftrages in einer Übersichtsliste angeführt. Mittels Doppelklick auf eine Position kommen Sie wieder in das Fenster der Reparaturverwaltung (ist einen Schleife!).

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Wenn sie auf diesen Befehl gehen, können Sie sich den Statusverlauf der Vorgänge dieser Reparatur in einer Liste ansehen.

Neu:

Wenn Sie auf dieses Symbol klicken, können Sie direkt eine neue Time-Box anlegen, die mit dieser Reparatur verknüpft ist.

Klicken Sie auf dieses Symbol und Sie können direkt eine neue Aktivität zu dieser Reparatur anlegen.

Arbeitsbereich: Stammdaten Man beginnt im Arbeitsbereich Stammdaten im Unterbereich Stammdaten mit dem ersten Schnellzugriffssymbol . Dieses Fenster ist beim Öffnen der Reparaturverwaltung automatisch aufgeschlagen (das ist das Hauptfenster der Reparaturverwaltung)!

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Reparaturdaten:

Das Anzeigefenster teilt sich in fünf Bereiche: Adressdaten Reparaturdaten Status Durchführungsart Kostenvoranschlag

Ausfüllen des Fensters: Adressdaten Info: Die Adressdaten sind ein Pflichtfeld in der Reparaturverwaltung und müssen immer erfasst werden. Sie können die Felder im Fenster Adressdaten entweder frei beschreiben, oder, wenn der Auftraggeber eine Adresse im i3 System 1 hat, diese suchen und importieren. Sonntag, 03. Jänner 2010

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Adresse ist nicht im i3 System 1 vorhanden: Ist der Kunde nicht im i3 System 1 vorhanden, füllen Sie die Adressdatenfelder aus. Diese werden bei sämtlichen Vorgängen des Vorgangswesens (Kostenvoranschlag, Lieferschein, Rechnung etc.) als Adresskopf angedruckt. Wichtig: Diese Adressdaten werden nicht als neue Adresse ins i3 System 1 übernommen!

Adresse ist im i3 System 1 vorhanden:

Ist der Kunde im i3 System 1 vorhanden, gehen Sie auf das Symbol hinter dem Feld Anrede und Sie gelangen in das Fenster Adresse-suchen. Hier können Sie auf verschiedenste Arten nach Ihrer Adresse suchen und auch mehrere Suchkriterien miteinander kombinieren. Sie starten die Suche mit einem Klick auf den Button Suchen und kommen in eine Liste mit den Adressen, die auf Ihre Suchkriterien passen. Sie wählen die gewünschte Adresse mittels Doppelklick aus, können aus der nächsten Liste noch einen Ansprechpartner auswählen und gelangen wieder in die Reparaturkartei, in welcher die Adressdaten automatisch ausgefüllt wurde. Nun werden die Symbole hinter dem „Punktsymbol“ auch aktiv. Klicken Sie auf das erste Symbol und sie kommen direkt in die Adresskartei des Kunden, und wenn Sie einen Ansprechpartner ausgewählt haben, dann wird das zweite Symbol aktiv und Sie kommen, wenn Sie darauf klicken, direkt in die Kartei des ausgewählten Ansprechpartners.

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Ausfüllen des Fensters: Reparaturdaten

Reparaturnummer:

hier wird die automatisch vergebene Reparaturnummer angezeigt. Hinter dem Feld steht der aktuelle Status der Reparatur

Titel / Bezeichnung:

hier können Sie einen Namen für diese Reparatur vergeben, die in den Reparatursuchlisten angezeigt wird. z.B. Kuchenbäck, Rührmaschine

Durchführung:

hier können Sie die Art der Durchführung eingeben, indem Sie aus der Auswahlliste die gewünschte Art auswählen (Klick auf den schwarzen Pfeil)

Versandkostenfrei:

wenn Sie dieses Feld aktivieren, werden keine Versandkosten berechnet

Garantiereparatur:

aktivieren Sie dieses Feld und es wird die Reparatur als Garantiefall behandelt

Beginn-Datum:

hier wird automatisch das Tagesdatum als „Eröffnungsdatum“ der neuen Reparatur angezeigt

End-Datum:

sobald die Reparatur abgeschlossen wird, wird hier automatisch das aktuelle Tagesdatum eingetragen.

Urgenz:

hier wählen Sie den Mitarbeiter aus, der für diese Reparatur verantwortlich ist; im darunterliegenden Feld geben Sie das Datum ein, ab wann der oben ausgewählte User, diese Reparatur als Reparatur offen in seinem in seinem Arbeitsbereich findet bzw. dieser Reparaturauftrag sich bei den Eintragungen in der Multifunktionsleiste, in der Registerkarte Artikel & Lager, im Befehlsabschnitt Reparatur & Service unter dem Befehlssymbol Urgenz angezeigt wird. Sonntag, 03. Jänner 2010

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Projekt:

hier können Sie die Reparatur einem Projekt zuweisen indem Sie auf das Symbol klicken und im Fenster Auswahl Projekt das gewünschte Projekt suchen und auswählen.

Ausfüllen des Fensters: Status

Info: Dieses Fenster ist flexibel! Es besteht die Möglichkeit einen Status auch wieder zurückzusetzten. Je nach Status ergeben sich die weiteren Schritte (z.B. welche Vorgangsformulare können gedruckt werden usw.)

Aufnahme/Ankündigung:

Wenn dieses Feld aktiviert ist, befinden Sie sich in dem Status der Reparaturaufnahme bzw. der Ankündigung einer Reparatur

Übernahme/Abholung:

Diesen Status können Sie erst aktivieren, wenn Sie eine Reparaturadresse und die Reparaturpositionen erfasst haben. Wenn dieses Feld aktiviert ist, befinden Sie sich in dem Status der Reparaturannahme (sei es durch Abholung oder Übernahme)

Prüfung/ Kostenvoranschlag: Diesen Status können Sie zusätzlich zu einer Aufnahme / Ankündigung aktivieren KV-Notwendig:

Wenn Sie dieses Feld aktivieren, ist ein Kostenvoranschlag erforderlich. Diese Option dient nur als Hinweis und wirkt sich nicht zwingend aus.

Bearbeitung begonnen:

Diesen Status können Sie erst aktivieren, wenn Sie eine Adresse erfasst haben. Aktivieren Sie dieses Feld, wird der Status auf Bearbeitung begonnen gesetzt und das Feld abgeschlossen aktiviert.

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Abgeschlossen:

Wenn Sie dieses Feld aktivieren, ist die Bearbeitung der Reparatur abgeschlossen und es werden die weiteren Schritte der Reparaturverwaltung auf aktiv gestellt.

Reparatur/Austausch erledigt: Aktivieren Sie dieses Status, so ist der Reparaturvorgang bis auf die Auslieferung / Rücksendung der Ware und die dazugehörenden Vorgangsarten (LS und AR bzw. GU) abgeschlossen. Abgebrochen:

Wenn Sie dieses Feld aktivieren, brechen Sie die Reparatur bzw. den Austausch ab und der Status Auslieferung/Rücksendung wird aktiv

Auslieferung/Rücksendung:

Wenn Sie dieses Feld aktivieren, werden Sie gefragt, ob Sie einen Lieferschein erstellen wollen. Klicken Sie auf Ja, kommen Sie in ein neues Fenster, in welchem Sie gefragt werden, ob Sie alle Reparaturpositionen in einen Lieferschein übernehmen wollen. Entsprechend Ihrer Eingabe können Sie den Lieferschein erstellen. Klicken Sie auf Nein und Sie werden gefragt, ob Sie diesen Schrittwechsel abbrechen wollen.

Rechnung / Gutschrift:

Um dieses Feld zu aktivieren, müssen Sie den Status Auslieferung/Rücksendung aktiviert haben. Klicken Sie auf dieses Feld werden Sie gefragt, welchen der beiden Vorgangsarten Sie erstellen wollen. Sie treffen Ihre Auswahl und gelangen in den entsprechenden Vorgang.

Erledigt:

Wenn Sie dieses Feld aktivieren ist der Reparaturvorgang vollständig abgeschlossen und die Reparaturstatus wird auf erledigt gesetzt.

Ausfüllen des Fensters: Durchführungsart

In diesem Fenster aktivieren Sie die Art der Reparaturdurchführung. Nach diesem Eintrag richtet sich die Aktivierung der Statusfelder in der Reparaturverwaltung. Dies ist ein Pflichtfenster!

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Ausfüllen des Fensters: Kostenvoranschlag

Erstellt:

wenn Sie dieses Feld aktivieren, werden Sie in einem Fenster gefragt, ob Sie einen Kostenvoranschlag erstellen wollen. Klicken Sie auf Ja, kommen Sie in das Positionsfenster für die Vorgangsart Kostenvoranschlag und der Reparaturartikel wird automatisch mit der Menge 1 übernommen und die Materialartikel mit der eingegebenen Anzahl. Klicken Sie auf Nein, wird dieses Feld inaktiviert.

Angenommen:

wenn Sie dieses Feld aktivieren, kommen Sie direkt in das Bearbeitungsfenster des Kostenvoranschlages um entweder den Kostenvoranschlag weiterzuverarbeiten oder ihn anderwärtig zu bearbeiten.

Abgelehnt:

wenn Sie dieses Feld aktivieren, kommen Sie direkt in das Bearbeitungsfenster des Kostenvoranschlages um entweder den Kostenvoranschlag zu bearbeiten oder dessen Status auf storniert zu setzten oder ihn anderwärtig zu bearbeiten.

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Positionen:

Hier werden die Reparatur- und Materialpositionen erfasst!

Das Fenster unterteilt sich in zwei Bereiche: Anzeigefenster Arbeitsbereich

Das Anzeigefenster:

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Im Anzeigefenster werden die erfassten Reparatur- und Materialartikel angezeigt. Die Reparaturposition ist mit einem Symbol

markiert, die Materialpositionen nicht.

Der Arbeitsbereich:

ArtikelNr:

hier sehen Sie den von Ihnen ausgewählten Artikel angezeigt. Wenn Sie auf das Symbol mit den Punkten klicken

können Sie den ausgewählten Artikel durch einen neuen

ersetzten, wenn Sie auf das leere Symbol gehen ausgewählten Artikels. Menge:

, kommen Sie in die Artikelkartei des

hier wird die eingegebene Menge angezeigt, kann überschrieben werden Artikel mit Seriennummern müssen als Einzelpositionen erfasst werden.

Bezeichnung 1/2/3/4: hier wird die Artikelbezeichnung des ausgewählten Artikels angedruckt Seriennummer:

wenn der Artikel ein Seriennummernartikel ist, ist dieses Feld aktiviert und Sie suchen die passende Seriennummer aus, indem Sie auf das Symbol klicken und auf drei verschiedene Arten nach Ihrer Seriennummer suchen können (nach der Seriennummer selber, nach dem Kunden oder nach dem Vorgang). Sie treffen Ihre Auswahl und bestätigen sie mit Weiter.

Position hinzufügen:

um eine neue Artikelposition zu erfassen, müssen Sie auf diesen Befehl gehen, dann zwischen Reparaturposition (= der Artikel, der repariert werden sollte) und Materialposition (= der Artikel, der für die Reparatur verwendet wird) auswählen und die Auswahl mit Weiter bestätigen.

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Position löschen:

wenn Sie auf diesen Befehl gehen, können Sie die gesamte Position löschen, indem Sie die Frage, ob Sie die aktuelle Position löschen wollen, mit Ja beantworten. Achtung: Handelt es sich dabei um einen Reparaturartikel, werden die dazugehörenden Materialartikel auch gelöscht!

Speichern:

gehen Sie auf diesen Befehl und Ihr ausgewählter Artikel wird gespeichert und in das Anzeigefenster übertragen.

Info: Die rechten Felder des Arbeitsbereiches werden nur angezeigt, wenn es sich um den Reparaturartikel handelt.

Garantie:

ist die Reparatur ein Garantiefall, müssen Sie dieses Feld aktivieren und das Garantiedatum des Reparaturartikels erfassen

Garantie bis:

hier geben Sie das Garantiedatum ein

Erledigt:

wenn der Reparaturstatus auf erledigt gesetzt wird, wird hier automatisch das aktuelle Tagesdatum eingefügt und das Feld aktiviert. Sie können auch manuell (wenn Daten nacherfasst werden) diese Artikelposition mit entsprechenden Datum auf erledigt setzten.

Aufwand:

hier können Sie mittels des Pfeiles am Ende der Zeile aus einer Liste die geschätzte Höhe des Materialverbrauches auswählen

Art:

hier können Sie die Art der Reparatur erfassen. Die Texte definieren Sie über die Pickliste.

Grund:

hier geben Sie die Reparaturursache ein

Sammelbegriff:

Freier Sammelbegriff für Auswertungen: zB: Mechanischer Defekt

Vorgang:

hier können Sie Ihrer Reparatur mit einen Vorgang verknüpfen, indem Sie auf das Symbol klicken und aus der Auswahlliste den gewünschten Vorgang entweder direkt oder über die Kundenvorgänge suchen. Sie bestätigen Ihre Eingabe mit Weiter und wählen den passenden Vorgang aus. Wenn Sie auf dieses Symbol gehen, kommen Sie in das Fenster Vorgang bearbeiten des bereits ausgewählten Vorganges.

Kategorie:

Wenn Sie auf dieses Symbol klicken, können Sie aus den, in der Konfiguration erfassten Kategorien, die passende auswählen.

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Fehlerbeschreibung:

Wenn Sie auf dieses Symbol gehen, können Sie eine Fehlerbeschreibung als Textdatei erfassen bzw. eine bereits bestehende Datei laden. Damit diese Datei auf dem Reparaturausdruck angezeigt wird, muss das Formular entsprechend angepasst sein.

Korrekturarbeiten:

Hier können Sie Ihre zu leistenden bzw. geleisteten Korrekturarbeiten erfassen oder auch als Datei laden. Damit diese Datei auf dem Reparaturausdruck angezeigt wird, muss das Formular entsprechend angepasst sein.

Notiz:

Hier können Sie frei eine Notiz zu Ihrer Reparatur erfassen bzw. Sie laden eine bestehende Datei, indem Sie auf die rechte Maustaste gehen und dann auf den Befehl Text aus Datei laden gehen. Wo diese Notiz in Ihrem Reparaturformular angedruckt werden soll, muss bei den Einstellungen der Formularvorlagen berücksichtigt werden.

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Der Icon im linken oberen Eck der Reparaturverwaltung

Mit diesem Befehl können Sie das Reparaturverwaltungsfenster schließen.

4.9.3. Anlegen einer neuen Reparaturverwaltung: Sie haben zwei Möglichkeiten, eine neue Reparatur anzulegen. Entweder über die Multifunktionsleiste im Hauptfenster oder der Multifunktionsleiste im Adressfenster des Auftraggebers.

Verschiedene Wege zum Erstellen einer Neuen Reparatur:

Über die Multifunktionsliste im i3 System 1:

In der Registerkarte Artikel & Lager finden Sie im Befehlsabschnitt Reparatur & Service das Befehlssymbol Neue Reparatur.

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Wenn Sie auf dieses Befehlssymbol gehen, gelangen Sie direkt in die Kartei Reparaturverwaltung.

In der Multifunktionsleiste im Adressdatenfenster: im Befehlsabschnitt Neue Einträge für aktuelle Adresse

Sie suchen sich die gewünschte Adresse (siehe 1.1.3. Suchen einer Adresse im i3 System 1) und klicken in der Multifunktionsleiste im Adressdatenfenster im Befehlsabschnitt: Neue Einträge für aktuelle Adresse auf das Symbol Weitere und Sie kommen in eine Auswahlliste.

Hier gehen Sie auf das Befehlssymbol Reparatur und gelangen in die Kartei Reparaturverwaltung, in welcher bei den Adressdaten schon die Adresse im Adressdatenfenster vorgelegt wurde.

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Ausfüllen eines neuen Reparaturantrages: Egal ob ein Kunde eine Reparatur in Auftrag gibt, oder nur eine anmeldet, Sie gehen in die Kartei Reparaturverwaltung und erfassen die wichtigsten Daten. Sie kommen zu dieser Seite, indem Sie im Arbeitsbereich Stammdaten auf das Befehlssymbol Reparaturdaten gehen. Diese Seite ist beim Öffnen einer Reparatur immer aufgeschlagen (ist die Startseite der Reparaturverwaltung).

Als Erstes erfassen Sie die Adressdaten des Auftraggebers der Reparatur (wenn Sie über die Adresskartei eine neue Reparatur anlegen, sind die Adressdaten schon ausgefüllt), dann geben Sie die Reparaturdaten ein, den Status (Aufnahme/Ankündigung) und die Durchführungsart (nähere Infos siehe ab Seite 14 in diesem Handbuch). Nun gehen Sie auf das Befehlssymbol Positionen:

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Hier erfassen Sie zuerst die Reparaturposition und dann die dazugehörenden Materialpositionen.

Reparaturposition: Unter der Reparaturposition erfassen Sie den Artikel, der zur Reparatur angemeldet bzw. eingelangt ist. Sie gehen auf das Befehlssymbol bestätigen die Eingabe mit Weiter.

und wählen in ein Auswahlfenster den Befehl Reparaturposition aus und

Nun erscheint in der ersten Zeile das Symbol für den Reparaturartikel . Im darunterliegenden Fenster suchen Sie nun den Artikel aus dem System aus, erfassen gegeben falls eine Seriennummer, füllen die Felder auf der rechten Seite aus und speichern Ihre Eingaben indem Sie auf das Befehlsymbol Speichern klicken (nähere Infos siehe ab Seite 20 in diesem Handbuch).

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Materialposition: Unter der Materialposition erfassen Sie den/die Artikel, die Sie zur Reparatur des Reparaturartikels. Sie gehen auf das Befehlssymbol und wählen in ein Auswahlfenster den Befehl Materialposition aus und bestätigen die Eingabe mit Weiter.

Im Arbeitsfenster suchen Sie nun den Artikel aus dem System aus, geben die Anzahl ein, erfassen gegeben falls eine Seriennummer, geben den Mitarbeiter ein und die geschätzte Dauer und speichern Ihre Eingaben indem Sie auf das Befehlsymbol Speichern klicken (nähere Infos siehe ab Seite 20 in diesem Handbuch).

Info: Es können auch mehrere Reparaturpositionen mit ihren Materialpositionen in einem Reparaturauftrag erfasst werden. Man muss nur immer einen Reparaturartikel komplett mit seinen Materialartikeln erfassen und dann den nächsten Reparaturartikel anlegen. z.B.

Nun gehen Sie wieder auf den Befehl Reparaturdaten:

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Der weitere Verlauf der Reparaturverwaltung hängt von Ihren Eingaben ab. Das Programm führt Sie durch den Reparaturablauf und schlägt automatisch die möglichen Vorgangsarten vor. Die von Ihnen gewählte Art der Durchführung bestimmt die Aktivierung der verschiedenen Statusarten und die Freigabe der verschiedenen Vorgangsarten (z.B. wenn sie eine interne Reparatur haben, werden Sie nie gefragt werden, ob Sie eine Rücksendung an den Lieferanten erstellen wollen). Je nachdem, in welchem Reparaturschritt Sie sich gerade befinden, aktivieren Sie den jeweils passenden Status der Reparaturverwaltung. So haben Sie den Überblick, in welchem Abschnitt sich die Reparatur gerade befindet. Jede durchgeführte Vorgangsart (Kostenvoranschlag, Rücknahme, Rücksendung usw.) wird mit einem eigenen Button neben dem Bereich Durchführungsart angezeigt. z.B.:

Wenn Sie auf den jeweiligen Button klicken, kommen Sie direkt in das Fenster: Vorgang bearbeiten der jeweiligen Vorgangsart.

Wenn der Reparaturauftrag abgeschlossen wird (indem Sie auf den Status Erledigt gehen) werden der Reihe nach alle offenen Vorgänge angezeigt, mit der Frage, ob Sie erledigt werden sollen. Sie tätigen Ihre Auswahl und bestätigen sie mit Weiter. Achtung: AR und GU nicht auf erledigt setzten, da Sie sonst nicht in die Zahlungsverwaltung übernommen werden können

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