Umschlag_angelegt_13,5mmRücken_Layout 1 23.07.2015 14:23 Seite 1

Tastenkürzel und Symbole

Handbuch

Kleine Helfer und wichtige Funktionen auf einen Blick

CRM und Basiswissen

F2

Liste Kunden

Adresse in Google Maps aufrufen

F3

Liste Lieferanten

Aktionsassistent

F4

Liste Projekte

Aktion starten

F5

Aktualisieren

Daten auf eigene filtern

F6

Liste Textbausteine

Infoblätter

F7

Liste Artikel

Journal

F8

Liste Mitarbeiter

Kalender

F9

Kalender

Kundenliste

F10

Journal

Kunden öffnen

F11

Rechnungseingangsbuch

Neuen Kunden anlegen

F12

Rechnungsausgangsbuch

Schreibtischdaten aktualisieren

ESC

Schreibtisch leeren

Schreibtisch leeren

STRG + K

Ebene Kunden

Spaltenkonfiguration

STRG + L

Ebene Lieferanten

Statistik

STRG + P

Ebene Projekte

Telefonwahl starten

STRG + E

Ebene ERP

Telefonwahl beenden

STRG + F

Ebene Firma

Zauberhand

STRG + R

Verwaltung von Reports/Excel-Auswertungen

STRG + W

Wartungsliste

STRG + 1

Ebene 1

STRG + 2

Ebene 2

poin.t software and electronic media GmbH Bachstraße 6 · 50858 Köln Tel. +49 (0) 2234 - 6903 - 0 Fax +49 (0) 2234 - 6903 - 11 [email protected] · www.work4all.de

CRM und Basiswissen

Symbole und Erklärungen

Handbuch

Schreibtisch

HANDBUCH CRM und Basiswissen

Impressum: © work4all GmbH, Köln | Stand 06/2018 work4all GmbH · Max-Planck-Straße 6-8 · 50858 Köln Telefon: +49-2234-6903-0 · Fax: +49-2234-6903-299 E-Mail: [email protected] · Internet: www.work4all.de Autoren: Marion Götte, Robin Hausmann, Maria Keller, Niya Lazarova, Sascha Lindtner, Toni Schmitz, Foto Umschlag: © iStockPhoto Support: +49-2234-6903-0 | [email protected] Alle Rechte vorbehalten. Dieses Buch oder Teile davon dürfen nicht ohne schriftliche Genehmigung der work4all GmbH vervielfältigt oder in irgendeiner Form gespeichert, übertragen oder verbreitet werden. Dieses Buch wurde mit großer Sorgfalt erstellt und geprüft. Trotzdem können Fehler nicht vollkommen ausgeschlossen werden. Herausgeber und Autoren können für fehlerhafte Angaben und deren Folgen weder eine juristische Verantwortung noch irgendeine Haftung übernehmen. Die Angaben in diesem Handbuch sind ohne Gewähr und können ohne weitere Mitteilung geändert werden. Die Verfügbarkeit von manchen beschriebenen Funktionen (bzw. die Vorgehensweise, um darauf zuzugreifen), ist von Version, Release, eingespielten Servicepacks, Ihres Systems (z.B. Betriebssystem, Textverarbeitung, Mail-Programm, etc.) sowie seiner Konfiguration abhängig. Bitte beachten Sie, dass in diesem Handbuch teilweise Sondermodule beschrieben sind, die eventuell nicht zu Ihrem gekauften Leistungsumfang gehören.

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Inhaltsverzeichnis BASICS Anmeldemaske und Profile ........................................................................................................................... 8 Adressleiste .................................................................................................................................................. 11 Der Schreibtisch von work4all ..................................................................................................................... 16 Suche nach Adressen und Dokumenten ..................................................................................................... 23 Tagesinformationen .................................................................................................................................... 29 Drag&Drop ................................................................................................................................................... 31 Neue Adresse anlegen ................................................................................................................................. 36 Neue Adresse über Drag&Drop................................................................................................................... 42 Neuen Ansprechpartner anlegen................................................................................................................ 44 Kunden- und Lieferantenliste ..................................................................................................................... 51 Kunden- und Lieferantengruppen.............................................................................................................. 56 Standardgruppe ........................................................................................................................................... 59 Merkzettel zu Kunden, Lieferanten oder Projekten.................................................................................. 60 Adressverknüpfung ..................................................................................................................................... 61 Automatische Nummernvergabe bei Adressen.......................................................................................... 64 Anreden kontrollieren und pflegen ........................................................................................................... 65 Mehrsprachigkeit ......................................................................................................................................... 66 Alternative Anreden .................................................................................................................................... 67

CRM AKTIVITÄTEN Aufgaben ..................................................................................................................................................... 70 Telefonate .................................................................................................................................................... 76 Notizen ......................................................................................................................................................... 78 Briefe und Faxe ............................................................................................................................................ 81 Besuchsberichte per Eingabemaske ............................................................................................................ 84 Besuchsbericht mit Microsoft Word............................................................................................................ 90 Dokumente anlegen/scannen und zuordnen ............................................................................................. 92 Ein- und ausgehende Mails ......................................................................................................................... 97 Aktivitäten-Liste ........................................................................................................................................ 104 Termine ...................................................................................................................................................... 108 Private Termine .......................................................................................................................................... 113 Serientermine ............................................................................................................................................ 115 Terminkalender ......................................................................................................................................... 117

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Inhaltsverzeichnis

Termine löschen oder stornieren .............................................................................................................. 124 Terminbenachrichtigung und -bestätigung ............................................................................................. 127 Automatische Beschriftung von Terminen ............................................................................................... 128 Erinnerungen ............................................................................................................................................. 130 Checklisten ................................................................................................................................................. 132 Tagesprotokoll ........................................................................................................................................... 139 Favoriten für wichtige Informationen...................................................................................................... 141

VERTRIEB / MARKETING Interessenten-Kalender ............................................................................................................................. 144 Verkaufschancen........................................................................................................................................ 148 Potenzialanalyse nach Insights MDI.......................................................................................................... 162 Gruppen und Kategorien .......................................................................................................................... 168 Kategorien und Oberkategorien .............................................................................................................. 170 Standard-Kategorien ................................................................................................................................. 176 Versteckte Kategorien ............................................................................................................................... 177 Aktions-Assistent ....................................................................................................................................... 179 Serienbriefe ................................................................................................................................................ 190 Serien-E-Mails ............................................................................................................................................ 193 Routenplanung .......................................................................................................................................... 197

ORGANISATION Mitarbeiter- und Benutzerverwaltung ..................................................................................................... 200 Journal........................................................................................................................................................ 203 Themenbuch .............................................................................................................................................. 211 Dubletten-Assistent ................................................................................................................................... 214 Dubletten-Assistent für Personen ............................................................................................................. 216 Urlaubskalender ........................................................................................................................................ 218 CRM-Statistiken ......................................................................................................................................... 224 Lieferantenbewertung .............................................................................................................................. 226 Kopieren/Verschieben von Kontakten zwischen Mandanten ................................................................. 228 Merkzettel auf Firmenebene – Schwarzes Brett ...................................................................................... 229 Sedcards ..................................................................................................................................................... 231 Vorlagen..................................................................................................................................................... 237 Signaturen und E-Mail-Vorlagen .............................................................................................................. 242 Individuelle Benutzerbilder in E-Mail-Vorlagen....................................................................................... 247 Formatierung von HTML-E-Mails .............................................................................................................. 249

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Inhaltsverzeichnis

Persönliche Einstellungen ......................................................................................................................... 251 Benennungen ............................................................................................................................................ 256 Pflichtfelder generieren ............................................................................................................................ 259 Ticketverwaltung ....................................................................................................................................... 263 XML Import für Tickets .............................................................................................................................. 279 Volltextsuche und kombinierte Suche in CRM-Objekten ........................................................................ 282 Schutz von Mitarbeiterlieferanten ........................................................................................................... 284 Überstunden in work4all........................................................................................................................... 285 Kommt-Geht-Zeiterfassung und Arbeitszeitmodelle............................................................................... 287

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1. BASICS

Anmeldemaske und Profile Wir erklären Ihnen Schritt für Schritt, wie Sie in work4all -

Ihre Anmeldedaten verwalten, verschiedene Profile anlegen, bearbeiten, löschen und Profile wechseln.

Die Anmeldemaske Nachdem Sie work4all installiert haben, finden Sie eine Verknüpfung zum Programm auf Ihrem Desktop.

Mit einem Doppelklick auf diese Verknüpfung gelangen Sie in die Anmeldemaske von work4all:

Start der Internet-Seite www.work4all.de Für Sie als Kunde sind in erster Linie die Menüpunkte Support und Downloads interessant. Dort finden Sie u. a. allgemeine Informationen, Broschüren und Handbücher und die Kontaktdaten für Notfälle. Anmeldedaten verwalten: Profile anlegen, bearbeiten und löschen

Auswahlliste der eingerichteten work4all - Profile

Um sich in work4all anzumelden, tragen Sie Ihren Benutzernamen und Ihr Passwort in diese Felder ein.

Abbrechen der Anmeldeprozedur

Start von work4all

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Anmeldemaske und Profile

SQL-Anmeldeprofile Profile pflegen: In der Maske Anmeldedaten verwalten können Sie verschiedene Anmelde-

profile hinterlegen. Hier legen Sie fest, auf welchen Server die Datenbank zugreift. Dies ist z.B. sinnvoll bei mobilen Rechnern, die einerseits abwechselnd mit einer zentralen Datenbank im Netzwerk (online) und andererseits mit einer lokalen Datenbank für den mobilen Einsatz (offline) arbeiten. Außerdem wäre das Anlegen von verschiedenen Profilen denkbar, wenn sich der Anwender in unterschiedlichen Niederlassungen oder der Zentrale eines Unternehmens anmelden möchte.

Profil bearbeiten Im linken Bereich der Maske Anmeldedaten verwalten sehen Sie alle bereits vorhandenen Profile aufgelistet. Wählen Sie eines per Mausklick aus, erscheinen die dazu gehörenden Daten in den entsprechenden Feldern. Wenn Sie das Profil ändern möchten, überschreiben Sie das entsprechende Feld. Abschließend klicken Sie links oben auf Speichern und schließen, um die Änderungen zu speichern.

Neues Profil anlegen Wenn Sie ein neues Profil erstellen möchten, klicken Sie bitte auf diesen Menüpunkt. Es öffnet sich eine neue Maske mit leeren Eingabefeldern. Diese Maske ist in drei Bereiche aufgeteilt: Profil

Geben Sie dem Profil im ersten Feld einen neuen Namen. Achten Sie darauf, dass dieser Name aussagekräftig ist. Falls Sie mit mehreren Profilen arbeiten und wechselweise Online und Offline arbeiten, kann das Programm automatisch erkennen, ob es sich um ein StandardNetzprofil oder Standard-Profil für lokales Arbeiten handelt. Manuell brauchen Sie hier nichts anzuklicken!

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Anmeldemaske und Profile

SQL Server Anmeldedaten

Work4all Anmeldedaten

SQL Server-Name sowie Username und Passwort erfragen Sie bei Ihrem

Systemadministrator, sofern Sie selbst diese Informationen nicht haben. Die Informationen beziehen sich auf Ihren Datenbankserver, mit dem Sie stets verbunden sind, und auf dem Sie als Benutzer registriert sein müssen. In der Datenbank werden alle Daten, die Sie in work4all eingeben, gespeichert und verwaltet. Klicken Sie im Anschluss auf die Schaltfläche Verbindung testen, um die Zugangsdaten für den SQL-Server auf Richtigkeit zu überprüfen. Bei ungültigen Zugangsdaten erhalten Sie eine entsprechende Meldung. Schreiben Sie in dieses Feld den Namen, mit dem Sie sich täglich in work4all anmelden werden. Abschließend klicken Sie auf Speichern und schließen, um das neue Anmeldeprofil zu speichern.

Profil löschen Bitte wählen Sie in der Anmeldemaske das Icon Profile pflegen aus.

Markieren Sie auf der linken Seite das Profil, welches Sie löschen möchten. Das Profil wird nun geladen.

Sobald das Profil geladen wurde, können Sie es mit einem Klick auf die nebenstehende Schaltfläche löschen.

Profil beim Anmelden wechseln Ein Klick auf diese Schaltfläche ermöglicht Ihnen, das von Ihnen gewünschte Profil unter den vorhandenen Profilen auszuwählen.

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Adressleiste Unmittelbar nach dem Aufrufen eines Kunden oder Lieferanten bzw. dem Anlegen eines solchen erscheint die Adressleiste auf dem Schreibtisch. Die Adressleiste zeigt die sog. Stammdaten zu Kunden und Lieferanten je nach Anordnung auf der linken oder rechten Bildschirmseite. Je mehr Adressdaten und dazu gehörende Informationen Sie erfassen, desto mehr werden in dieser Adressleiste angezeigt.

Beschreibung der Adressleiste

Kunde öffnen

Klick ermöglicht Statusänderung von Kunde zu Interessent.

Spracheinstellungen

Aufruf der InternetSeite und EMailadresse

Ansprechpartner: • Doppelklick zum Bearbeiten • Hauptansprechpartner ist gelb markiert • Ausgeschiedene AP sind durchgestrichen.

Neuer Ansprechpartner

Klick auf einen Ansprechpartner aktualisiert die Adressansicht

Registerkarten für weitere Informationen

Rechtsklick für weitere Optionen Klick wechselt zum markierten Kunden

Art der Verknüpfung Anzeige der Adressdaten optimieren

Klick für neue Adressverknüpfung

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Adressleiste

Anzeige der Adressdaten optimieren Hier die einzelnen Funktionen von links nach rechts: -

Weitere Daten anzeigen Trennlinien anzeigen oder verschwinden lassen Fensterrahmen bis zum Inhalt verkleinern oder vergrößern

Probieren Sie einfach aus! Ziehen Sie an dieser Linie, um den Ausschnitt zu vergrößern oder zu verkleinern.

Adressleiste positionieren Diese Schaltflächen legen die Adressleiste links oder rechts auf den Schreibtisch und ordnen Ihren Bildschirm neu. Probieren Sie einfach aus! Mit diesen beiden Schaltflächen können Sie per Klick zwischen den verschiedenen verfügbaren Infofenstern hin- und herschalten. Legen Sie beispielsweise die oft benötigten Fenster auf Ebene 1 und klicken Sie auf die Schaltfläche Ebene 2 (oder drücken Sie die Tastenkombination STRG + 2) zum schnellen Umschalten auf die anderen Infofenster. Über das A können Sie Ihre Infofenster in CRM und ERP Bereiche trennen.

Wo werden die Daten für die Adressleiste erfasst? Wie und wo man die hier angezeigten Daten einträgt, finden Sie in detaillierter Form in den jeweiligen Kapiteln. Daher an dieser Stelle nur ein paar allgemeine Hinweise: Einen neuen Kunden oder Lieferanten legen Sie über die Schaltfläche Neu in der Symbolleiste an.

Für einen neuen Ansprechpartner zum Kunden oder Lieferanten klicken Sie auf das kleine Plus in der Adressleiste rechts neben der Ansprechpartner-Liste Beide Masken verfügen neben einer Registerkarte für allgemeine Informationen auch über die Register Ansprechpartner, Notiz, Kategorie, Bild, Kategorie und Individuell, wo Sie weitere Daten erfassen können. Diese werden jedoch nur angezeigt, wenn Sie die Rechte dafür besitzen.

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Adressleiste

Potenzialanalyse für Ansprechpartner Um die Potenzialanalyse für einen Ansprechpartner vorzunehmen, muss zunächst eine Person aus der Liste auf dem Schreibtisch per Mausklick ausgewählt sein. Dieser Farbkreis steht dann zur Verfügung, über den die links dargestellte Potenzialanalyse vorgenommen wird.

Weitere Optionen zur Anzeige der Ansprechpartner Weitere Optionen zur Anzeige der Ansprechpartner-Liste erhalten Sie per Rechtsklick auf einen der Ansprechpartner.

Hinzufügen einer Adresse in den Interessentenkalender In der oberen linken Ecke der Adressleiste fügen Sie die Adresse in den InteressentenKalender ein.

Dieses Symbol zeigt anschließend an der gleichen Stelle an, dass die Adresse zum Interessenten-Kalender hinzugefügt worden ist.

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Adressleiste

Adressverknüpfungen Wenn zwei Unternehmen, Institutionen oder Privatpersonen in einem besonderen geschäftlichen Verhältnis zueinanderstehen, können Sie dies auf dem Schreibtisch sichtbar machen. Adressen verknüpfen Sie, wenn z.B. Partnerschaften von Bedeutung sind, wenn ein Kontakt über ein anderes Unternehmen zustande gekommen ist, wenn Sie Vertriebspartnerschaften oder Filialen darstellen möchten usw. Also dann, wenn eine Adresse mit einer anderen in Verbindung gebracht werden soll. In diesem Beispiel sind mit der Firma poin.t GmbH drei Adressen verknüpft. Vor den Unternehmen steht jeweils die Art der Verknüpfung, z.B. dass es sich um einen Vertriebspartner oder einen befreundeten Geschäftspartner handelt.

+

Das Plus dient zum Einfügen einer neuen Adressverknüpfung, d.h. zum Verbinden einer Adresse mit einer anderen, -

…

Anschließend treffen Sie die Auswahl zwischen Kunde und Lieferant, gelangen dann in die jeweilige Liste, suchen dort die richtige Adresse, führen einen Doppelklick darauf aus, und die verknüpfte Adresse wird hinzugefügt.

Die drei Punkte deuten darauf hin, dass noch keine Verknüpfungsart zugeordnet wurde. Per Klick öffnet sich die vorgegebene Auswahlliste. Für den Fall, dass hier noch keine Liste verfügbar ist oder Sie die Einträge ändern möchten, lesen Sie bitte zum Anlegen neuer Verknüpfungsarten den folgenden Abschnitt.

Adressverknüpfungsart vordefinieren und zuordnen Die Adressverknüpfungsarten sollte man sich im Vorfeld überlegen. Damit eine Liste mit entsprechenden Vorschlägen an Ort und Stelle verfügbar ist, müssen sie in den Generellen Einstellungen eingetragen sein. Klicken Sie zunächst auf die Registerkarte Datei in der oberen linken Ecke. Anschließend wählen Sie Generelle Einstellungen:

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Adressleiste

Im unteren linken Fensterbereich klicken Sie auf Tabellen.

Unterhalb der Rubrik CRM finden Sie die Adressverknüpfungsarten.

Klicken Sie im rechten Fensterbereich in die erste leere Zeile der Tabelle und schreiben dort die Bezeichnung für die Adressverknüpfungsart. Schließen Sie mit der Enter-Taste ab, und gehen Sie mit der Cursor-Taste eine Zeile tiefer, um dort den nächsten Eintrag vorzunehmen. Wenn Sie alle Einträge vorgenommen haben klicken Sie auf Schließen in der oberen linken Ecke. Zum Löschen markieren Sie einen Eintrag und betätigen die Entf-Taste.

Adressleiste in Kunden-/Lieferantenliste Die Adressleiste wird auch in der Kunden- und Lieferantenliste angezeigt. Wenn sie dort nicht auf Anhieb sichtbar ist, werfen Sie bitte einen Blick auf den äußeren rechten Rand, und klicken Sie auf die gleichnamige vertikale Leiste. Die Adressleiste klappt wie auf dem Schreibtisch auf und zeigt die Adressdaten des markierten Kunden oder Lieferanten. Per Mausklick auf die Titelleiste lässt sich die Adressleiste wieder schließen.

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Der Schreibtisch von work4all Der Schreibtisch ist der Dreh- und Angelpunkt von work4all Nach dem Programmstart ist er zunächst leer, jedoch mit einer Reihe von Funktionen in der Symbolleiste versehen, die als Übersicht zur Verfügung stehen und nachfolgend erläutert werden. Auf dem Schreibtisch werden auf einen Blick die wichtigen Informationen zu einem ausgewählten Kunden, Lieferanten oder Ansprechpartner dargestellt.

Adressleiste Die Adressinformationen des ausgewählten Kunden/Lieferanten finden Sie auf der rechten Bildschirmseite. Diese Adressdaten nennen wir auch Stammdaten, da sie im Mittelpunkt aller nachfolgenden Aktivitäten liegen und sich nur selten ändern. Im Vergleich dazu gibt es die sog. Bewegungsdaten, die sich in den Infofenstern auf der linken Bildschirmseite befinden. Lesen Sie hierzu auch das Kapitel Adressleiste.

Tagesinformation Unterhalb der Adressleiste sehen Sie die Tagesinformation mit anstehenden Terminen, offenen Aufgaben, eingetragenen Geburtstagen, sowie offenen Verkaufschancen. Ganze Termin- und Aufgabenlisten erhalten Sie per Mausklick auf die entsprechende Zeile.

Infofenster Auf einer Bildschirmhälfte befinden sich viele Infofenster mit den sog. Bewegungsdaten, in denen alle möglichen Aktivitäten und Schriftwechsel zu dem dargestellten Kunden auf einen Blick sichtbar sind. Alle Infofenster sind gleich aufgebaut. Jedes Infofenster hat einen Titel. Klicken Sie auf den Titel, öffnet sich die dazu gehörende Liste, in diesem Fall die Liste der Dokumente.

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Der Schreibtisch von work4all

Neben dem Titel können Sie die Fensterchen mit der Maus fassen und bei gedrückter Maustaste verschieben, was sich jedoch nicht in jedem Fall positiv auf Ihre Bildschirmdarstellung auswirken muss. Jedes Infofenster hat ein Symbol zum Minimieren des Fensters. In diesem Fall verschwindet das Fenster an den unteren Bildschirmrand und ändert sein Äußeres. Klicken Sie es an, wird die ursprüngliche Größe wiederhergestellt. Nur in denjenigen Infofenstern, wo es sinnvoll ist, taucht dieses Symbol zum Zuordnen von Dateien auf.

Über die Schaltfläche Neu wird ein neues Dokument erstellt, also z.B. eine neue Aufgabe, ein neuer Brief, ein neues Telefonat usw. An der Ecke kann man ein Infofenster mit der Maus anfassen und vergrößern oder verkleinern.

Registerkarte Datei Über die Registerkarte Datei am oberen linken Rand haben Sie Zugriff -

auf verschiedene Funktionen zu den persönlichen und den generellen Einstellungen

Diese Registerkarte befindet sich nicht nur auf dem Schreibtisch, sondern darüber hinaus in fast jeder anderen Maske.

Registerkarten

Durch Anklicken dieser Registerkarten wechseln Sie die Ebenen: Kunden, Lieferanten, Projekte, Firma und ERP/Qualitätsmanagement. Zu jeder Ebene lassen sich die Infofenster unterschiedlich anordnen. Wenn Sie das Programm schließen, merkt sich work4all auf welcher Ebene Sie waren und startet beim erneuten Öffnen auf derselben Ebene.

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Der Schreibtisch von work4all

Symbolleiste Bewegen Sie den Mauszeiger über die einzelnen Symbole, werden Ihnen sog. Tooltipps angezeigt, die auf eine Funktion hinweisen. Das erleichtert die Suche nach bestimmten Funktionen erheblich!

Öffnet die Kundenliste.

Direktwahl, sofern die Telefonanlage dies unterstützt und korrekt mit work4all in Verbindung gebracht wurde, ansonsten ist das Symbol deaktiviert.

Legt einen neuen Kunden an.

Öffnet die Kundenmaske.

Zeigen Sie nur die Daten in den Infofenstern an, die Sie selbst erstellt haben. (z.B. Termine, Briefe, E-Mails)

Liste der letzten, gefundenen Adressen.

Mit diesen Symbolen blättern Sie in den gefilterten Daten jeweils einen Datensatz nach vorne oder zurück.

Anzeige der aktiven Adresse in Google Maps

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Der Schreibtisch von work4all

Damit kopieren Sie die aktuell auf dem Schreibtisch liegende Adresse in die Zwischenablage, um sie z.B. in einer E-Mail zu verwenden.

Aktualisieren des Schreibtischs. Sollten Sie Daten geändert haben, die

nicht unmittelbar angezeigt werden, aktualisieren Sie bitte mit diesem Symbol. Schreibtisch leeren (oder ESC-Taste)

Infofenster können Sie nach Belieben ein- oder ausschalten!

Je nach Tätigkeit und Arbeitsplatz kommen bestimmte Aktivitäten selten oder häufig vor. Es liegt an Ihnen, sich Ihren Bildschirm dahingehend zu optimieren. Schalten Sie Infofenster aus, die Sie nie benötigen. Klicken Sie dazu auf die gleichnamige Schaltfläche in der Symbolleiste, und entfernen Sie die Häkchen an den entsprechenden Einträgen per Mausklick. Zur Neuordnung der übrig gebliebenen Infofenster klicken Sie wieder auf eines der nachfolgend beschriebenen Symbole.

Ebene: Auswahl der Ebenen 1 und 2 der Infofenster. Das A-Symbol

trennt die Infofenster nach CRM und ERP. Anordnung: Automatische Neuordnung Ihrer Bildschirm-Elemente mit den Stammdaten auf der linken oder auf der rechten Seite. Über das dritte Symbol können Sie Ihre Infofenster individuell anordnen und die Anordnung dann speichern.

Kalender

Urlaubskalender

Aktions-Assistent

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Der Schreibtisch von work4all

Journal, Tagesprotokoll und Zeiterfassung

Verschiedene Statistiken

Verschiedenes

Assistent zur Konfiguration der Infofenster.

Schreibtisch-Hintergrund Als Schreibtisch-Hintergrund bezeichnen wir die freie, farbige Fläche, auf der die Infofenster angeordnet sind. Hier können Sie die für Ihren Arbeitsplatz relevanten Infofenster ebenfalls ein- und ausblenden, indem Sie mit der rechten Maustaste auf die freie Fläche klicken. Es öffnet sich eine Liste, in dem Sie die Häkchen zum Ein- und Ausblenden der Infofenster setzen oder entfernen.

Designleiste Dieses Menü befindet sich am unteren, rechten Bildschirmrand. Über die Schaltfläche mit dem Doppelpfeil ändern Sie die Hintergrundfarbe oder das Hintergrundschema von work4all. Probieren Sie es aus!

Aufrufen der Infoblätter In der linken unteren Ecke befindet sich die nebenstehende Schaltfläche, über die Sie Infoblätter einsehen können. Diese sind entsprechend dem jeweiligen Kontext zugeordnet. Über den roten Play-Button stehen Ihnen diverse Lern-Videos zur Verfügung.

Suchfenster Je genauer Sie Adressen und Stichworte für Dokumente erfassen, desto einfacher gestaltet sich die spätere Suche danach. Lesen Sie hierzu auch das separate Kapitel.

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Der Schreibtisch von work4all

Die Suche nach Kunden, Lieferanten oder Ansprechpartnern ist denkbar einfach. Egal, wo auf dem Schreibtisch Sie sich gerade befinden, tippen Sie einfach die ersten Zeichen der gesuchten Firma oder des gesuchten Nachnamens, z.B. poin oder Meie, ein. Der Suchbegriff erscheint im Schnellsuch-Feld oben rechts. Nun haben Sie zwei Möglichkeiten:  1.

Das Finden der gewünschten Adresse mit der AutoVervollständigen-Funktion:

Sie kennen die Funktion Auto-Vervollständigen sicher von Google™. Je mehr Zeichen eines Suchbegriffs Sie eingeben, desto enger wird die Suche eingegrenzt. Genauso funktioniert auch das Auto-Vervollständigen in work4all! Probieren Sie es einfach aus! Die Auswahl erfolgt per Mausklick oder Cursortasten. Achtung: work4all ist in der Lage, alle Ebenen gleichzeitig oder aber nur eine der Ebene (Kunden oder Lieferanten oder Projekte) zu durchsuchen. Stellen Sie dies in den Suchoptionen ein! 2.

Die Standardsuche auf allen Ebenen:

Tippen Sie die ersten Zeichen Ihres Suchbegriffs und drücken Sie Enter. Nun sucht work4all sowohl in den Kunden-, Lieferanten- als auch in den Projekt-Daten nach der gesuchten Zeichenfolge. Das Suchergebnis erscheint in einer Liste. Den gefundenen Kunden/ Lieferanten öffnen Sie einfach per Mausklick auf den entsprechenden Eintrag. Zum Schließen der Liste klicken Sie irgendwo auf den Bildschirm oder auf das rote Kreuz oben rechts im Suchfeld. Als Suchbegriffe sind fast alle denkbaren Felder der Adressdaten einstellbar: E-Mail-Adresse, Ort, Straße, Telefon und vieles mehr. Falls Sie einen Teil eines Begriffs suchen, geben Sie zusätzlich ein Sternchen vor dem Suchbegriff ein („*eier“ sucht „Meier“).

Weitere Suchoptionen, z. B. auch die Suche innerhalb von Dokumenten richten Sie über die Lupe ein. work4all sucht standardmäßig in den Titelzeilen der Dokumente, Telefonate usw. von Kunden/ Lieferanten oder deren Ansprechpartnern. Bitte beachten Sie: Je umfangreicher Sie Ihre Suche gestalten, d.h. je mehr Sie dort einschalten, desto größer und unübersichtlicher wird das Suchergebnis! In der Symbolleiste können Sie sich die letzten Treffer anzeigen lassen, um von hier schnell auf vorher bearbeitete Kunden oder Lieferanten zu wechseln.

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Der Schreibtisch von work4all

Weitere Einstellungen Igenta GmbH ist in diesem Fall der Mandant. Grundsätzlich

können mehrere Mandanten mit jeweils einem anderen Datenstamm angelegt werden, die Sie über diese Schaltfläche wechseln. Das Anlegen von verschiedenen Mandanten ist ein Thema Ihres Systemadministrators und dem Hersteller. Wechseln der Sprache.

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Suche nach Adressen und Dokumenten Mit der Schnellsuche in work4all können Sie sich beliebig viele Suchergebnisse in einer übersichtlichen Liste auf dem Schreibtisch ausgeben lassen. Sie haben dabei zwei Möglichkeiten die Adresse zu finden: -

Über die Auto-Vervollständigen Funktion

-

Über die Standardsuche auf allen Ebenen

Die Dokumentensuche erleichtert Ihnen das Finden von Terminen, Aufgaben, Telefonaten, E-Mails, Briefen und vieles mehr.

Suche von Adressen oder Personen Die Suche nach Kunden, Lieferanten oder Ansprechpartnern ist denkbar einfach. Egal wo auf dem Schreibtisch Sie sich gerade befinden, tippen Sie einfach die ersten Zeichen der gesuchten Firma oder des gesuchten Nachnamens, z.B. poin oder Meie, ein. Der Suchbegriff erscheint im Schnellsuch-Feld oben rechts. Nun haben Sie zwei Möglichkeiten: 

Schnellsuche mit der Auto-Vervollständigen-Funktion Sie kennen die Funktion Auto-Vervollständigen sicher aus den Favoriten von Google™. Je mehr Zeichen eines Suchbegriffs Sie eingeben, desto enger wird die Suche eingegrenzt.

Genauso funktioniert auch das Auto-Vervollständigen in work4all. Probieren Sie es einfach aus! Die Auswahl erfolgt per Mausklick oder Cursortasten. Achtung: work4all durchsucht auf diesem Wege nur die Ebene, auf der Sie sich gerade befinden (Kunden, Lieferanten oder Projekte).

Standardsuche auf allen Ebenen Tippen Sie die ersten Zeichen Ihres Suchbegriffs und drücken Sie anschließend die Enter-Taste. Nun sucht das Programm  sowohl in den Kunden-, Lieferanten- als auch in den Projekt-Daten nach der gesuchten Zeichenfolge. Das Suchergebnis erscheint in einer Liste, gegliedert in verschiedenen Abschnitten. Den gefundenen Kunden oder Lieferanten öffnen Sie einfach per Mausklick auf den entsprechenden Eintrag. Zum Schließen der Liste klicken Sie irgendwo auf den Bildschirm oder auf das rote Kreuz oben rechts im Suchfeld.

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Suche nach Adressen und Dokumenten

Als Suchbegriffe sind fast alle denkbaren Felder der Adressdaten einstellbar: E-Mail-Adresse, Ort, Straße, Telefon u.v.m. Falls Sie einen Teil eines Begriffes suchen, geben Sie zusätzlich ein Sternchen vor dem Suchbegriff ein („*eier“ sucht „Meier“). Erloschene Adressen und ausgeschiedene Ansprechpartner werden bei dieser Suche durchgestrichen dargestellt.

Suche ohne Ergebnis Zeigt sich kein Suchergebnis, erhalten Sie den entsprechenden Hinweis:

Die von Ihnen eingegebene Adresse liegt in dieser Form nicht vor. Überdenken Sie Ihre Schreibweise. Suchen Sie an Ort und Stelle erneut, indem Sie diesmal weniger Zeichen vom gesuchten Begriff eingeben. Je weniger Zeichen Sie eingeben, desto höher wird die Trefferquote. In diesem Fall sucht das Programm nämlich nach allen Adressen, in denen die von Ihnen eingegebene Zeichenfolge enthalten ist. Erinnern Sie sich nicht mehr an die korrekte Schreibweise, tippen Sie bitte lediglich die ersten Buchstaben des gesuchten Unternehmens ein, z.B. mai Bestätigen Sie mit Enter.

Diesmal liegen mehrere Suchergebnisse vor! Alle Adressen, in denen die Buchstabenfolge mai enthalten ist, erscheinen der Liste der Suchergebnisse, aus der Sie das von Ihnen gesuchte per Mausklick auf dem Schreibtisch öffnen. An der Ergebnisliste erkennen Sie, dass automatisch sowohl nach Kunden und Lieferanten als auch nach deren Ansprechpartnern gesucht wird. Die Suche nach Kunden/Lieferanten in bestimmten Straßen oder Orten funktioniert also genauso. Geben Sie einfach die Straße oder den Ort in das Suchfenster ein. Die Ergebnisliste zeigt Ihnen alle Adressen an, die in der von Ihnen angegebenen Straße oder in diesem Ort liegen.

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Suche nach Adressen und Dokumenten

Sobald Ihre Suche ein @ enthält, durchsucht work4all automatisch alle E-Mail-Adressen. Sind Sie sich nicht sicher und kennen nur einen Teil des gesuchten Objektes, so verwenden Sie ein * als Platzhalter. Wenn Sie also z.B. nach der E-Mail-Adresse [email protected] suchen möchten, aber nicht wissen, wie der Vorname geschrieben wird, können Sie entweder *[email protected] oder *schaefer@work eingeben. Dies funktioniert natürlich nicht nur mit E-Mail-Adressen, sondern auch mit Firmennamen etc. Wird der gewünschte Eintrag trotz intensiver Suche nicht gefunden, können Sie sicher sein, dass es ihn entweder nicht im Programm gibt, der Eintrag (versehentlich) gelöscht wurde, oder aber Ihre Schreibweise nicht identisch mit dem im Programm gespeicherten Eintrag ist. Eine lange Ergebnisliste schließen Sie mit dem Kreuz.

Schnellsuche nach Aktivitäten und Dokumenten Natürlich können Sie auch gezielt nach Aktivitäten (Telefonate, Termine, Besuchsberichte etc.) oder Dokumentinhalten suchen. Je genauer Sie Adressen und Stichworte für Dokumente erfassen, desto einfacher gestaltet sich die spätere Suche danach. Strg+D

Zum Suchen nach Dokumenten müssen Sie lediglich die allgemeine Schnellsuche mit der Tastenkombination Strg+D in den Modus Dokumentensuche versetzen und schon kann es losgehen. Sollten Sie kein Freund von Shortcuts sein, klicken Sie auf den kleinen Pfeil rechts neben der Lupe und markieren Sie In Dokumenten suchen.

Angenommen, Sie suchen z.B. in Ihren Telefonaten nach dem Begriff Erstkontaktgespräch, so tragen Sie das Wort im Suchfeld ein und bestätigen mit Enter. Sie können nach dem kompletten Begriff oder auch nach Teilen des Wortes suchen. Eine weitere Möglichkeit: Tragen Sie zunächst den Suchbegriff ein, klicken Sie anschließend auf In Dokumenten suchen, und aktivieren Sie die Suche durch Anklicken der Lupe. Markieren Sie einen Eintrag in der Liste, werden Ihnen auf der rechten Seite Informationen zu diesem Dokument angezeigt. Dokumente und Briefe können Sie direkt von hier aus mit einem Doppelklick öffnen.

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Suche nach Adressen und Dokumenten

Möchten Sie direkt in ERP-Dokumenten suchen, wählen Sie hier Ihr gewünschtes Dokument aus und geben Sie dann die Nummer ein. Bestätigen Sie die Eingabe mit Enter. Anschließend öffnet sich die jeweilige Maske. Zur Adresse des gesuchten Objekts wechseln:

Setzen Sie hier das Häkchen wird bei der Suche automatisch die jeweilige Adresse geöffnet.

Die Suchoptionen Wie schon zu Beginn des Kapitels erwähnt, haben Sie als Benutzer die Möglichkeit, das Suchverhalten innerhalb von work4all nach Ihren Wünschen/Anforderungen anzupassen. Wenn Sie das Suchverhalten individuell anpassen möchten, aktivieren Sie bitte den Menüpunkt Suchoptionen per Mausklick oder Strg+O. Hier legen Sie das Suchverhalten nach Ihren individuellen Wünschen fest und bestätigen die Eingaben mit Speichern und schließen.

Letzte Treffer In der Symbolleiste können Sie sich die letzten Treffer ihrer Suche anzeigen lassen, um ggf. schneller zum vorher bearbeiteten Kunden oder Lieferanten zu wechseln.

Suche in Adresslisten (Kunden, Lieferanten) Natürlich können Sie auch jederzeit eine Liste öffnen und dort erst einmal „Ausschau nach Ihren Daten halten“. Diese Vorgehensweise hat dann aber nichts mehr mit „Schnellsuche“ zu tun. Hierzu das Beispiel der Kundenliste. In dieser Liste sind die Kunden alphabetisch sortiert. Natürlich könnten Sie diese jetzt nach unten scrollen und so Ihren Kunden suchen. Das ist aber meist zu aufwändig. Es bietet sich an, zumindest erst einmal die Gruppenstruktur auf der linken Seite zu benutzen, um die Anzahl der Adresse einzugrenzen. Außerdem hilft das vertikal dargestellte alphabetische Register zum schnelleren Auffinden. Auch hier in der Liste funktioniert die Schnellsuche, in dem Sie die Ihren Suchbegriff in das entsprechende Feld eintippen und Ihre Eingabe mit Enter bestätigen.

Suche in Infofenstern Prinzipiell wurde die Suche in Infofenstern schon stark vereinfacht. Und zwar zeigen sich so genannte Tooltipps, sobald Sie einen Eintrag einfach mit der Maus anklicken.

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Suche nach Adressen und Dokumenten

Die Tooltipps verraten Ihnen grob den Inhalt eines Telefonats oder eines Protokolls, ohne dass Sie diesen öffnen müssen. Sie können ihn von hier mit einem Doppelklick auch vollständig öffnen. Alle Aktivitäten wie Telefonate, Aufgaben, Protokolle, aber auch Ihre Korrespondenz wie Briefe und E-Mails landen nach dem Speichervorgang in einem Infofenster. Klicken Sie auf den Titel des jeweiligen Infofensters, öffnet sich die dazu gehörende Liste! Auch hier hat man wiederum die Möglichkeit, die Liste über die betreffenden Mitarbeiter auf der linken Seite einzugrenzen oder mit bestimmten Filtern zu beschränken. Die Vorschau blendet ein weiteres Fenster ein, das den gesamten Inhalt des Telefonats anzeigt. So lässt sich diese Liste auch nach einem bestimmten Inhalt durchsuchen, indem man auf die einzelnen Aktivitäten klickt.

Mandantenübergreifende Suche Wenn Sie mit mehreren Mandanten arbeiten, haben Sie die Möglichkeit Kunden, Lieferanten und Projekte über mehrere Mandanten zu suchen. Um die mandantenübergreifende Suche zu aktivieren, setzen Sie in den Suchoptionen folgendes Häkchen:

Tippen Sie nun den Suchbegriff oder eine bestimmte Buchstabenfolge in das Suchfeld ein. In der Vorschlagsliste werden Ihnen zunächst nur Ergebnisse aus dem aktuell geöffneten Mandanten angezeigt. Um alle Ergebnisse zu sehen, tippen Sie den Suchbegriff ein und drücken Sie die EnterTaste. Nun werden Ihnen alle Ergebnisse des Suchbegriffs angezeigt. Wenn Sie in allen Ebenen suchen, werden Ihnen Kunden, Lieferanten, Ansprechpartner und Projekte angezeigt. Die Suchergebnisse werden dann nach Mandanten gegliedert. Mit Klick auf den entsprechenden Eintrag gelangen Sie in den richtigen Mandanten und den gewählten Datensatz.

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Suche nach Adressen und Dokumenten

Hinweis: Ein Mandantenwechsel ist nur dann möglich, wenn keine weiteren Fenster im aktuellen Mandant geöffnet sind.

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Tagesinformationen Die Tagesinformation wird in einem separaten Fenster unterhalb der Adressleiste positioniert und liefert Ihnen alle Informationen zum heutigen Tag.

Termine Klicken Sie hier, und es wird Ihnen das aktuelle Kalenderblatt mit all Ihren Terminen der Woche angezeigt. Für weitere Informationen zum Kalender lesen Sie bitte das gleichnamige Infoblatt. Über die Pfeile öffnen Sie das Tagesprotokoll.

Aufgaben und Tickets Haben Sie noch unerledigte Aufgaben oder Tickets? Kein Problem. Sie werden mit Hilfe der Tagesinformationen darauf hingewiesen. Für detaillierte Informationen über Aufgaben und Tickets lesen Sie bitte das gleichnamige Kapitel. Klicken Sie in diese Zeile, um die gesamte Aufgabenliste anzuzeigen. Per Klick auf den Doppelpfeil haben Sie einen Überblick über die unerledigt delegierten Aufgaben. Durch Anklicken gelangen Sie in die Liste.

Geburtstage Verwalten Sie die Geburtstage Ihrer Kontakte, und lassen Sie sich rechtzeitig an diese erinnern. Beim Anlegen einer Person bzw. eines Ansprechpartners tragen Sie den Geburtstag am besten immer gleich in der Maske ein. Hat eine Person am heutigen Tag Geburtstag, so wird die Geburtstagserinnerung farblich hervorgehoben. Über diese Schaltfläche lassen Sie sich die Geburtstage der nächsten 6 Wochen anzeigen. Wählen Sie dort eine Person aus, springen Sie direkt in die richtige Ansprechpartnermaske, wo Sie u.a. die Telefonnummer finden.

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Tagesinformationen

Verkaufschancen Damit Sie Ihre Verkaufschancen nicht aus den Augen verlieren, werden sie unmittelbar in den Tagesinformationen angezeigt. Per Klick rufen Sie die Liste der offenen Verkaufschancen auf. Auch die allererste Verkaufschance wird hierüber angelegt! Für weitere Informationen lesen Sie das Kapitel Verkaufschancen.

Anrufe Vorausgesetzt, Ihre Telefonanlage ist mit work4all verbunden, werden Ihnen hier die Telefonate angezeigt: klicken Sie auf die Pfeile, um die Liste der Telefonate einzusehen.

Tagesinformationen konfigurieren In der linken unteren Ecke können die einzelnen Tagesinformationen ein- oder ausgeblendet werden.

Adressleiste mit Tagesinformationen positionieren Diese Schaltflächen ermöglichen eine unterschiedliche Position der Adressleiste und somit auch der Tagesinformationen auf dem Schreibtisch und ordnen Ihren Bildschirm neu. Probieren Sie diese gern aus!

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Drag&Drop An unterschiedlichsten Stellen von work4all lässt sich mit Hilfe der Maus eine Aktion durchführen, die man üblicherweise „Drag&Drop“ nennt und die manchmal eine komplizierte Interaktion über verschiedene Masken auf eine einzige Aktion mit der Maus reduziert: Klicken – Ziehen – Loslassen.

Neue Adressen erfassen per Drag&Drop Eines der nächsten gleichnamigen Infoblätter beschreibt diesen Vorgang ausführlich!

Drag&Drop von Bildern in Kunden- oder Ansprechpartnermaske

Möchten Sie in der Kunden- oder Ansprechpartnermaske ein Bild zuordnen, so ziehen Sie dieses einfach aus dem Windows Explorer heraus in die Registerkarte Bild.

Dokumente aus dem Windows-Explorer oder vom Windows-Desktop zuordnen

Sie haben die Möglichkeit, mit einer einfachen Maus-Aktion eine beliebige Datei einem Kunden, einem Lieferanten oder einem Projekt zuzuordnen. Dieser Import funktioniert in den folgenden Infofenstern: -

Dokumente Angebote Briefe

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Drag&Drop

-

Kunden-Bestellungen (Dokumentfenster) E-Mails (beachten Sie die Besonderheiten) Anhänge aus E-Mails in Dokumente

Für den Import öffnen Sie in work4all zunächst die Adresse, der Sie die Datei zuordnen möchten. Wechseln Sie dann in den Windows-Explorer, und klicken Sie mit der linken Maustaste auf das gewünschte Dokument. Halten Sie die Maustaste nun gedrückt, und ziehen Sie den Cursor auf das work4all-Symbol in der Taskleiste am unteren Bildschirmrand. Die linke Maustaste bleibt während der ganzen Aktion gedrückt! work4all öffnet sich. Führen Sie den Cursor auf das entsprechende Infofenster, und lassen Sie erst jetzt die Maus los. Es öffnet sich eine Maske zum Zuordnen der Datei. An dieser Stelle können Sie noch Dinge ändern (Projekt, Kunde, Lieferant etc.). Als Bezeichnung für das neue Dokument wird der Dateiname (ohne Dateinamenserweiterung) vorgeschlagen. Bitte prüfen Sie, ob der vorgeschlagene Name aussagekräftig ist und ändern Sie ihn, wenn Sie es für nötig halten.

Grundsätzliche Einstellungen für diesen Vorgang: In den Persönliche Einstellungen (Klick auf die Registerkarte Datei in der linken oberen Ecke) lassen sich zwei grundsätzliche Einstellungen für das beschriebene Drag-Drop-Verhalten treffen. Sie finden diese unter Start- und Schreibtischverhalten: Ziehen Sie eine Datei aus dem Explorer in ein Dokument-Fenster, öffnet sich normalerweise die Maske Dokument zuordnen. Ist die nebenstehende Option angeklickt, geschieht das Ganze auf direktem Weg und ohne Rückfrage. Die Zuordnung eines Dokuments kann wahlweise als Verlinkung (Datei bleibt am Ursprungsort) oder als Kopie (Datei wird nach work4all kopiert) geschehen.

Dokumente aus work4all zum Windows-Explorer oder -Desktop ziehen

Der Sinn dieses Vorgangs: Sie möchten das Dokument im Original wiederherstellen und brauchen es in der Windows-Welt als Excel-, Word- oder PDF-Datei. Ziehen Sie hierfür die Datei einfach aus dem jeweiligen Infofenster zum gewünschten Zielort in Ihrem Windows Explorer.

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Drag&Drop

Dateianhänge vom Windows-Desktop oder –Explorer mit einer E-Mail versenden Sie erstellen zunächst eine E-Mail im entsprechenden Infofenster. Öffnen Sie dann den Windows Explorer und ziehen Sie das gewünschte Dokument in die E-Mail, und zwar auf die Schaltfläche Datei anfügen. Fertig!

Es gibt einen zweiten Weg, der ein wenig Zeit spart: Öffnen Sie zunächst den entsprechenden Kunden oder Lieferanten in work4all. Achten Sie darauf, dass das Infofenster E-Mail eingeblendet ist. Wechseln Sie nun in den Windows Explorer. Ziehen Sie mit der Maus die Datei, die Sie als Anhang versenden möchten, auf das Infofenster E-Mail. work4all versteht Ihr Vorhaben und öffnet eine leere E-Mail mit der Datei im Anhang. Sie vervollständigen die E-Mail mit dem Begleittext und versenden diese. Fertig! Natürlich funktioniert in der E-Mail auch der umgekehrte Weg über die Schaltfläche Datei anfügen. Anschließend brauchen Sie die anzuhängende Datei nur noch auszuwählen.

Drag & Drop von E-Mails von Outlook (oder ggf. einem anderen E-Mail Client) Wenn Sie eine Datei aus Outlook per Drag & Drop in das Infofenster E-Mail übertragen, wird diese dort als E-Mail gespeichert. Nutzen Sie diese Funktion abends, um eingegangene E-Mails in work4all abzulegen. So ordnen Sie eine E-Mail zu: Öffnen Sie work4all, und wechseln Sie dann zu Outlook. Markieren Sie

eine oder mehrere E-Mail(s) mit dem Cursor, und halten Sie die linke Maustaste gedrückt. Ziehen Sie die E-Mail nun zum work4all-Symbol in der Taskleiste am unteren Rand des Bildschirms, bis sich das Programmfenster öffnet. Nun lassen Sie die Maustaste auf dem Infofenster E-Mail los.

Lesen Sie dazu auch das Kapitel Ein- und ausgehende E-Mails!

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Drag&Drop

Dokumente per Drag&Drop einer E-Mail anhängen Falls Sie ein bereits in work4all erstelltes Dokument (Brief, Angebot etc.) als Anhang einer E-Mail versenden möchten, ziehen Sie dieses Dokument einfach auf das Infofenster E-Mail hinein. Es öffnet sich eine neue E-Mail mit dem gewünschten Dokument als Anhang.

E-Mail-Anhänge per Drag&Drop in das Infofenster Dokumente

Öffnen Sie die E-Mail, deren Anhang Sie als Dokument in work4all ablegen möchten. Ziehen Sie dann den Anhang einfach in das Infofenster Dokumente. Es öffnet sich die Maske zum Zuordnen von Dokumenten, in der Sie noch Änderungen vornehmen können. Beenden Sie den Vorgang mit Speichern und schließen.

Drag&Drop einer E-Mail aus Outlook ins Infofenster „Dokumente“

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Drag&Drop

Ziehen Sie eine E-Mail aus Outlook ins Infofenster Dokumente. Es öffnet sich die Maske zur Dokumentzuordnung. Der Betreff der E-Mail wird zum Betreff des Dokumentes. Es wird eine msg. Datei mit dem Inhalt der gesamten E-Mail erstellt.

Erstellen eines Tickets aus einer E-Mail

Beim Kopieren einer E-Mail ins Infofenster Ticket, wird der Inhalt der E-Mail in die Problembeschreibung des Tickets übernommen und im Anhang wird eine msg. Datei der E-Mail zugefügt. Beim Ticketsystem handelt es sich um ein Zusatzmodul!

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Neue Adresse anlegen Einen neuen Kunden oder Lieferanten anzulegen ist simpel. Beachten Sie dabei nur, dass Sie die Daten möglichst detailliert erfassen. Je detaillierter die Daten, desto besser deren automatisierte Verwendung in den darauf folgenden Arbeitsprozessen. Darüber hinaus sollte man sich zu gewissen unternehmensweit gültigen Formatierungen im Vorfeld Gedanken machen, so z. B. zu den Telefonnummern. Ansonsten würde jeder die Daten anders erfassen, und es entsteht eine gewisse Form von „Wildwuchs“. Das Anlegen von Lieferanten ist dem Anlegen von Kunden identisch. Wechseln Sie im Vorfeld bitte in die richtige Ebene, indem Sie auf die Registerkarte „Kunden“ oder „Lieferanten“ klicken.

Die Adressleiste In der Adressleiste werden die Stammdaten zum Kunden oder Lieferanten angezeigt. Im oberen Bereich befindet sich die Adresse mit der Homepage, die auch von hier direkt aufgerufen werden kann. Darunter folgt dann die Liste der Ansprechpartner zu dieser Adresse. Klickt man auf eine dieser Personen, so aktualisieren sich die personenbezogenen Daten, z.B. die Telefonnummer. Ein erneuter Klick auf den Ansprechpartner zeigt wieder die allgemeinen Adressdaten des Unternehmens.

Neue Adresse Eine neue Adresse legen Sie aus dem Schreibtisch oder aus der Kundenliste heraus an, indem Sie auf das Plus in der Symbolleiste klicken.

Anschließend gelangen Sie in die Kunden-Maske, in der möglichst vollständige Daten ausgefüllt werden sollten!

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Neue Adresse anlegen

Adressdaten Um eine Adresse zu sperren oder zu deaktivieren, benutzen Sie das Ampel-Symbol. Auf dem Schreibtisch wird die Adresse dann rot durchgestrichen und mit einem Sperrsymbol dargestellt.

Als Administrator können Sie festlegen, ob die Sperrung die Anlage von Aufträgen und/oder Lieferscheinen verhindern soll. Die Anwender sehen diese Optionsauswahl nicht. Kennzeichnen Sie eine Adresse als Firmenadresse oder Privatadresse, ändern sich die Felder dem entsprechend. Handelt es sich bei der Adresse ausschließlich um eine Liefer- oder Rechnungsadresse machen Sie das entsprechende Häkchen. Die Adresse taucht dann weder in der Schnellsuche noch in der Kundenliste auf. Die Einstellung können Sie aber in den Suchoptionen wieder ändern. Ordnen Sie hier einen Kundenordner zu. Mit Klick auf Zuordnen öffnet sich der Windows-Explorer in dem Sie den Pfad auswählen können. Die Zuordnungsoption ist nur zu sehen, wenn Sie mit Projektverzeichnissen arbeiten. Beim Anlegen von Projekten mit Projektverzeichnissen können Sie alle Projekte diesem Kundenordner zuordnen. Für detaillierte Informationen lesen Sie das Kapitel Projektverzeichnisse im Projekt-Handbuch. Hier können Sie Kunden und Lieferanten miteinander verknüpfen. Mit Klick auf die Bezeichnung öffnet sich auf Kundenseite die Lieferantenliste und umgedreht. Die Adresse von der aus verknüpft wird, wird die Hauptadresse. Ändern Sie Adressdaten bei Hauptadresse wird die verknüpfte Adresse automatisch überschrieben. Die Adressdaten der verknüpften Adresse sind ausgegraut und können nicht geändert werden. Wurde dem Kunden ein Bild zugeordnet, wird es an dieser Stelle gezeigt.

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Neue Adresse anlegen

Anschrift

Die Firmenbezeichnung kann unter Umständen mehrzeilig sein. So wie sie hier eingetragen wird, erscheint sie in Ihren Briefen. Setzen Sie daher ggf. Zeilenumbrüche an sinnvollen Stellen. Springen Sie mit der TAB-Taste von Zeile zu Zeile, oder klicken Sie einfach hinein. Straße, Land (mit Auswahlmöglichkeit), PLZ und Ort sprechen für sich. Die Kurzbezeichnung wird automatisch erstellt. Sie kann nachträglich geändert werden, um sie ggf. an Unternehmens-Standards anzupassen. Sie taucht in der Kundenliste auf und erleichtert die Schnellsuche.

Innerhalb des Abschnitts Anschrift haben Sie die Möglichkeit weitere Felder einzublenden. Klicken Sie hierzu einfach auf die kleine Optionsbox unterhalb der Felder: Es öffnet sich eine Auswahlliste, aus der Sie noch eine Postfachadresse, eine Adresserweiterung oder eine individuelle Firmenanrede anlegen können. Die Kundenmaske ändert sich dann entsprechend. Die Firmenanrede ersetzt die Anrede „Sehr geehrte Damen und Herren“ in der Korrespondenz, wenn kein Ansprechpartner zugeordnet ist. Hier ist es auch möglich, mehrzeilige Firmenanreden einzutragen. Vor Erfassen der Telefon- und Telefaxnummer sollten Sie sich intern Gedanken über die Schreibweise machen. Dies ist auch Gegenstand unserer Beratung und Schulung und wird über diese Schaltfläche (steht nur den als Administrator angemeldeten Benutzern zur Verfügung) standardisiert. Innerhalb des Abschnitts Kommunikation/Organisation wird die allgemeine E-Mail-Adresse der Firma eingegeben. Tragen Sie zum Beispiel [email protected] ein, wird beim Klick in das Feld Web die Internet-Adresse www.igenta.de eingegeben. Die Automatik lässt sich über das Wort E-Mail ein- und ausschalten. Unter der Voraussetzung, dass Sie eine Privatadresse anlegen, geben Sie hier eine personifizierte E-Mail-Adresse ein. Die Kundennummer wird fortlaufend automatisch generiert. Eine Gruppe sollten Sie dem neuen Kunden oder Lieferanten unbedingt zuordnen, damit Sie zu einem späteren Zeitpunkt entsprechend filtern können. Die Kundengruppe ist ein eindeutiges Merkmal Ihrer Geschäftsbeziehung zu einem Kunden, Interessenten oder Lieferanten (die Gruppen und Kategorien sollten im Rahmen der Einführung von work4all erarbeitet werden). Mit Klick auf das Wort Gruppe können Sie dieses Feld als Pflichtfeld markieren. Das Programm erinnert Sie an die Gruppenzuordnung, falls Sie keine vorgenommen haben und den Kunden schließen möchten. Weitere Merkmale werden über die sog. Kategorien zugeordnet.

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Neue Adresse anlegen

Automatische Direktwahl: Sie können einen Kunden direkt von hier

aufrufen, wenn work4all an Ihre Telefonanlage angeschlossen wurde, ansonsten ist das Symbol deaktiviert.

Hier kann die Adresse bestimmten Personenkreisen oder Teams, die vorher zu definieren sind, zugänglich gemacht oder aber auch vorenthalten werden.

Dubletten Bei neuen Adressen überprüft work4all selbständig, ob Sie gerade eine Dublette einer bestehenden Adresse erfassen. Dies geschieht an zwei Stellen: -

Beim Verlassen des Feldes Straße und beim Verlassen des Feldes Ort.

Eine Dubletten-Warnung geschieht in folgendem Fall: Die erfasste Adresse befindet sich postalisch im gleichen Gebäude, also unter der gleichen Hausnummer im gleichen Ort. Der folgende Dialog wird dann im linken Bildschirmbereich angezeigt: Durch Klick auf die einzelnen Einträge wird Ihnen im unteren Bereich eine Vorschau der möglichen Dublette gezeigt. Work4all kümmert sich dabei nicht um die Schreibweise des Firmennamens, sondern überprüft die postalische Identität. Unterschiedliche Firmen unter gleicher Adresse würden also als Dublette angenommen. Da aber oft gleiche Firmen von unterschiedlichen Personen sehr unterschiedlich erfasst werden, ist dies der richtige Weg, Dubletten sichtbar zu machen. Durch Klicken der Schaltfläche Ignorieren verschwindet die DublettenVorschau ohne irgendeinen Effekt beim Speichern. Möchten Sie den Vorgang abbrechen, da es sich wirklich um eine Dublette handelt, so verlassen Sie die Maske über das X (Abbrechen) in der oberen rechten Ecke ohne zu speichern. Wenn Sie viele Adressen gleichzeitig auf Dubletten überprüfen möchten, lesen Sie bitte das Kapitel zum Dubletten-Assistent.

Adressverknüpfung Zum Thema Adressverknüpfungen lesen Sie bitte das gleichnamige Kapitel. So stellt sich eine Adressverknüpfung in der Adressleiste dar! In diesem Beispiel sind mit der Firma Igenta vier Unternehmen verknüpft. Vor den Unternehmen steht jeweils die Art der Verknüpfung, d.h. um welche Verbindung es sich handelt.

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Neue Adresse anlegen

Bild anzeigen Wenn Sie eine digitale Bilddatei von Ihrem Kunden oder Lieferanten besitzen (z.B. ein Bild des Firmengebäudes oder das Firmen-Logo des Kunden), ordnen Sie es in der Registerkarte Bild zu: Nach Anklicken der markierten Zuordnen-Schaltfläche öffnet sich der allgemeine Windows-Dialog zum Öffnen einer Datei aus Ihren Verzeichnissen. Sobald Sie das gewünschte Bild zugeordnet haben, erscheint es in der Maske und auch im Register Bild auf dem Schreibtisch. Über die Schaltfläche Löschen ( ) entfernen Sie es wieder. Das Bild wird auch im Stammdatenbereich des Kunden angezeigt. Mit Klick auf das Wort Bild, öffnet sich die gleichnamige Registerkarte.

Kategorien In work4all sammeln sich mit der Zeit tausende von Adressen an, die sie möglichst gezielt abrufen können sollten, z.B. um Marketingkampagnen durchzuführen oder bestimmte Adressgruppen individuell anzusprechen. Sie können Firmen von Ansprechpartnern und Privatpersonen unterscheiden, die Firmen einer Gruppe zuordnen und sowohl den Firmen als auch deren Ansprechpartnern weitere Merkmale geben. Diese Merkmale nennen wir Kategorien. Hierzu finden Sie auch ein separates Kapitel! Ober- und Unterkategorien werden insbesondere für eine gezielte Ansprache für Serienbriefe, Serien-EMails, Listendarstellungen, Exporte und Auswertungen verwendet.

Das Organisieren und Anlegen von Oberkategorien und Kategorien ist Gegenstand unserer Beratung vor der Einführung von work4all in Ihrem Unternehmen und kein ganz leichtes Thema. Beispiele für Oberkategorien sind Branchen und Firmengröße: In der Oberkategorie Branchen hätten Sie dann z. B. die Kategorien Dienstleister, Großhandel und Fachhandel. In der Oberkategorie Firmengröße richten Sie z. B. die Kategorien 1-10, 11-20, 20-150 und über 150 Mitarbeiter ein. Wie immer, werden die einem Kunden zugeordneten Kategorien und Oberkategorien auf dem Schreibtisch in der gleichnamigen Registerkarte angezeigt. Ausführliche Informationen finden Sie im Kapitel Kategorien.

Individuelle Felder Die Registerkarte Individuell steht ausschließlich für Administratoren zur Verfügung. Hier können eigene Felder definiert werden. Die individuellen Felder, die Sie bei diesem Kunden anlegen, werden später auch bei jedem anderen Kunden zur Verfügung stehen. Die Felder für die Lieferanten werden jedoch gesondert in der Lieferantenmaske definiert. Lesen Sie die Details bitte im Kapitel Individuelle Felder im Administratorenhandbuch nach.

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Neue Adresse anlegen

Adressdaten ändern Um die Adressdaten eines Kunden oder Lieferanten am schnellsten zu ändern, führen Sie auf dem Schreibtisch einen Klick auf den Titel der Adressleiste (die Überschrift mit der Firmenbezeichnung) aus. Befinden Sie sich gerade in der Kunden- oder Lieferantenliste, klicken Sie doppelt auf die Adresse. Nehmen Sie Ihre Änderungen in den jeweiligen Registerkarten vor, und verlassen Sie die Maske mit Speichern und schließen, fertig!

Kundenadresse sperren oder löschen Wenn Sie eine Adresse deaktivieren/sperren möchten (z.B., weil der Kunde nicht zahlt), öffnen Sie den Kunden wie gewohnt mit Doppelklick. Im linken oberen Bereich der Kundenmaske finden Sie die Ampel. Bei der Neuanlage ist diese Grün. Um den Kunden zu sperren klicken Sie einfach darauf und wählen Sperrung. In diesem Fall würde die Adresse ab sofort auf dem Schreibtisch mit dem Symbol Achtung versehen. Der Hinweis ist als Warnung zu verstehen, z. B. wenn ein weiterer Geschäftskontakt nicht mehr erwünscht ist. Wenn Sie möchten, dass die Adresse nach wie vor in der Datenbank verbleibt, jedoch als ‚passiv‘ oder ‚inaktiv‘ gekennzeichnet ist, wählen Sie den letzten Menüpunkt aus: ‚Adresse ist erloschen oder soll nicht mehr kontaktiert werden‘.

Soll die Adresse tatsächlich komplett aus dem Datenbestand gelöscht werden, wechseln Sie zunächst in die Kundenliste und klicken auf die Schaltfläche Löschen. Bitte berücksichtigen Sie dabei, dass Sie nicht nur die Stammdaten verlieren, sondern auch die zugeordneten Bewegungsdaten. Der Löschvorgang kann nicht rückgängig gemacht werden.

Adressleiste in Kunden-/Lieferantenliste Die Adressleiste wird nicht nur auf dem Schreibtisch, sondern auch in der Kunden- und Lieferantenliste angezeigt. Wenn sie dort nicht auf Anhieb sichtbar ist, werfen Sie bitte einen Blick auf den äußeren rechten Rand, und klicken Sie auf die gleichnamige vertikale Leiste. Mit einem Klick klappt die Adressleiste auf.

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Neue Adresse über Drag&Drop Ein bekanntes Problem: Das Erfassen von neuen Adressen ist eigentlich eine lästige Arbeit und wird deshalb gerne delegiert oder sogar vielleicht nicht sorgfältig genug erledigt. Abhilfe versprechen technische Geräte wie Visitenkarten-Scanner oder Schnittstellen zu Adress-CDs und Ähnlichem. Wir haben eine weitere Lösung für Sie: Ziehen Sie die Adresse z.B. aus dem Impressum der InternetSeite in die Kundenmaske!

Beschreibung des Vorgangs Drag&Drop ist als Begriff aus Ihrer Windows-Arbeitswelt meistens bekannt. Sie verschieben damit zum

Beispiel einen Textabschnitt innerhalb Microsoft Word an eine andere Stelle oder ein Bild aus dem Explorer in diese Word-Datei. work4all bietet ebenfalls unterschiedliche Varianten von Drag& Drop, z.B. innerhalb der Zuordnung von Dokumenten oder E-Mails. Zum Erfassen einer Adresse benötigen Sie diese Adresse in zusammenhängender Textform. Das finden Sie meist im Impressum der jeweiligen Internet-Seite des Kunden oder Interessenten. Schritt 1:

Klicken Sie auf die Schaltfläche Neu beim Kunden oder Lieferanten. Die entsprechende Maske öffnet sich.

Schritt 2:

Wechseln Sie zum Impressum der Internetseite der Firma, die Sie anlegen möchten. Markieren Sie die Adresse, idealerweise beginnend mit dem Firmennamen.

Schritt 3:

Ziehen Sie den Textabschnitt hin zu work4all Falls Ihr Bildschirm groß genug ist und Sie beide Anwendungen sehen, ist dies einfach. Falls Sie work4all im Vollbildmodus gestartet haben, ziehen Sie den Mauszeiger auf unseren Eintrag in der Windows-Taskleiste. Halten Sie die Maustaste gedrückt – work4all erscheint nun im Vordergrund und Sie können den Vorgang abschließen. Fertig! Die Felder innerhalb der Kundenmaske füllen sich automatisch. Je nach Formatierung der Ursprungsadresse kann es sein, dass hier manuell nachgebessert werden muss.

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Neue Adresse über Drag&Drop

Mögliche Einschränkungen und Ausblick Das Einfügen der Adresse hat einen verblüffenden Effekt – aber leider ist das Verfahren nur „unter Aufsicht“ sinnvoll. Die Varianten der Gestaltung des Impressums sind vielfältig und trotz des dahinterliegenden Regelwerks sind ggf. einige Dinge noch verbesserbar. Hier in einer groben Übersicht die aktuellen Regeln: Grundregel:

-

der Textabschnitt muss zeilenweise aufgebaut sein, es müssen also Zeilensprünge enthalten sein Findet work4all Begriffe wie „Tel.“, „Fax.“ oder ähnliches, ist die Zuordnung eindeutig. Findet work4all eine 4- oder 5-stellige Zahl, nimmt es an, dass dies die Postleitzahl ist und dahinter anschließend der Ort. Begriffe wie „str“, „aße“, „street“, „allee“ etc. werden als Hinweis auf die Straße interpretiert. Die Umsatzsteuer-ID findet sich in Zeilen, in denen der Begriff „Ust“ etc. zu finden ist. Viele Zahlen (mehr als 5) werden als Hinweis auf die Telefonnummer gewertet, falls kein Begriff wie „Tel.“ etc. zu finden ist. Die Firmenbezeichnung ist meist am Anfang zu finden – so geht work4all auch vor. Die E-Mail-Adresse wird anhand des @-Zeichens gefunden – die Internetadresse generiert sich dann daraus.

Erweiterte Funktionen für Institutionen Besonders im medizinischen Bereich sind Adressen manchmal recht komplex. Idealerweise behandeln Sie die Arztpraxis wie eine Institution (Also: „Arztpraxis xy“ und den Arzt dann als Ansprechpartner). Sind die zu kopierenden Adressen so aufgebaut, dass die Anrede des Arztes in der ersten Zeile steht, setzt beim Drag-Drop eine gewisse Automatik ein: Aus:

Wird:

Herr Dr. med. XY

Arztpraxis Dr. med. XY

Straße 99999 Ort

Straße 99999 Ort

Dabei lässt sich die Bezeichnung unter Generellen Einstellungen einstellen:

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Neuen Ansprechpartner anlegen Sie können zu einem Kunden oder Lieferanten beliebig viele Ansprechpartner anlegen. Diese Ansprechpartner werden in der Adressleiste aufgelistet. Je detaillierter Sie Daten zu einer Person erfassen, desto leichter fällt Ihnen die spätere automatisierte Verwendung von z. B. Telefonnummern, E-Mail-Adresse, Geburtsdatum usw. Der Hauptansprechpartner des Unternehmens ist in der Adressleiste immer gelb hervorgehoben.

Die Adressleiste In der Adressleiste werden die Stammdaten zum Kunden oder Lieferanten angezeigt. Im oberen Bereich befindet sich die Adresse mit der Homepage, die auch von hier direkt aufgerufen werden kann. Darunter folgt dann die Liste der Ansprechpartner dieses Kunden.

Klickt man (einmal) auf eine dieser Personen, aktualisieren sich die Daten im oberen Bereich, z. B. die Telefon-Durchwahl und die E-Mail-Adresse. Der gewählte Ansprechpartner wird blau markiert. Mit einem erneuten Klick auf diesen Ansprechpartner heben Sie die Filterung wieder auf. Probieren Sie es einfach aus!

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Neuen Ansprechpartner anlegen

Rechtsklick auf einem Ansprechpartner ermöglicht Ihnen weitere Einstellungen und Optionen. Hieraus haben Sie die bequeme Möglichkeit, den Kontakt per E-Mail als VCF-Datei zu senden. Per Doppelklick öffnet sich die Ansprechpartner-Maske im Bearbeitungsmodus.

Neuer Ansprechpartner Sie können neue Ansprechpartner ganz bequem auf dem Schreibtisch anlegen. Sie rufen zunächst den gewünschten Kunden bzw. Lieferanten auf. Dann klicken Sie auf das Plus rechts neben der Ansprechpartner-Liste. Anschließend erscheint diese Maske:

Die Maske besteht aus mehreren Registerkarten. Das Ausfüllen der Felder ist weitestgehend selbsterklärend, hier gehen wir nur auf die Besonderheiten ein.

Register Allgemeines Der Haupt-Ansprechpartner wird automatisch bei allen Aktivitäten (neue Telefonnotiz, neues Angebot, etc.) verwendet, sofern kein anderer Ansprechpartner ausgewählt ist. Ist gar kein Ansprechpartner ausgewählt oder erfasst, wird automatisch das Unternehmen angesprochen. Wenn der Ansprechpartner aus dem Unternehmen ausgeschieden ist, wird er daraufhin in Listen durchgestrichen dargestellt, alle Zuordnungen von Bewegungsdaten bleiben jedoch erhalten.

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Neuen Ansprechpartner anlegen

Abteilung oder Funktion wird im Briefkopf

berücksichtigt, sofern aktiviert.

Hier können Sie den Versand von Serienmails und/oder Serienbriefen für diesen Ansprechpartner unterbinden.

Haben Sie im Register Bild das Foto des Ansprechpartners zugeordnet, erscheint es auch an dieser Stelle sowie in der Schreibtischansicht.

Die Anreden werden aus dem Drop Down Menü gewählt und beinhalten bereits den Titel. Die Titelerweiterung brauchen Sie nur im Ausnahmefall, wenn z. B. der Zusatz med. in der Anschrift erscheinen soll. Ihr Administrator kann weitere Anreden in dieser Auflistung ergänzen. Falls der Geburtstag bekannt ist (Tag und Monat reicht), taucht der Ansprechpartner in der Geburtstagsliste der Tagesinformation auf. Über die 3 Pünktchen können Sie eine allgemeine oder eine firmenspezifische Abteilung zuordnen.

Tragen Sie hier nur die Durchwahl des Ansprechpartners ein. Die Telefonnummer wird dann aus dem Nummernstamm der Zentrale und der Durchwahl zusammengesetzt. Bei der Eingabe von Telefonnummern brauchen Sie nicht auf die Formatierung zu achten. work4all formatiert die Nummern einheitlich.

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Neuen Ansprechpartner anlegen

Sobald Sie den Anfangsbuchstaben vom Vor- oder Nachnamen tippen, schlägt work4all die gängigen E-Mail-Formate vor. Wählen Sie beim ersten Ansprechpartner das passende aus. Alle weiteren Ansprechpartner erhalten dieses Format als Standardvorschlag. Das funktioniert nur, wenn die Firmenadresse mit einer allgemeinen Mailadresse und der Webseite angelegt wurde. Als Administrator sehen Sie im Kopfbereich der Maske weitere Funktionen: -

Allgemeine Abteilungen pflegen Anreden pflegen Sie wechseln so in die Listen zur Datenpflege. Regeln zur Formatierung der Telefonnummern Hier können Sie unsere Voreinstellungen ändern.

Bitte beachten Sie, dass in diese Registerkarte keine Privatnummern oder private E-Mail-Adressen gehören.

Private Kontaktdaten Falls bekannt, erfassen Sie in der Registerkarte Privates und Beziehungen die privaten Adressdaten (z. B. fürs Home Office) oder die Adresse einer Filiale, in der dieser Ansprechpartner arbeitet.

Notizen zum Ansprechpartner Wechseln Sie zunächst zur Registerkarte Notiz. Die hier eingetragenen Notizen erscheinen im Register Notiz der Adressleiste auf dem Schreibtisch, wenn Sie den jeweiligen Ansprechpartner dort anklicken.

Klicken Sie hier auf das Wort Notiz doppelt, öffnet sich sofort die entsprechende Registerkarte ohne vorher die Kundenmaske öffnen zu müssen.

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Neuen Ansprechpartner anlegen

Bild anzeigen Nach Anklicken des links markierten Symbols öffnet sich das allgemeine WindowsFenster zum Öffnen einer Datei aus Ihren Verzeichnissen. Sobald Sie die gewünschte Bilddatei zugeordnet haben, erscheint es in der Maske und auch im Register Bild auf dem Schreibtisch. Auf Ihrem Schreibtisch sieht das Ganze dann so aus:

Alternativ können Sie das Bild auch per Drag Drop auf den weißen Hintergrund der Registerkarte Bild ziehen. Über die Schaltfläche x für Löschen entfernen Sie es wieder. Wenn Sie auf das Wort Bild im Schreibtisch doppelklicken, öffnet sich die Registerkarte Bild auf Kunden oder Ansprechpartnerebene, je nachdem ob ein Ansprechpartner markiert ist oder nicht.

Kategorien für Ansprechpartner In work4all sammeln sich mit der Zeit tausende von Adressen an, die Sie möglichst gezielt abrufen können sollten, z. B. um Marketingkampagnen durchzuführen oder bestimmte Adressgruppen individuell anzusprechen. Sie können Firmen von Ansprechpartnern und Privatpersonen unterscheiden, die Firmen einer Gruppe zuordnen und sowohl den Firmen als auch deren Ansprechpartnern weitere Merkmale geben. Diese Merkmale nennen wir Kategorien. Mehrere Kategorien werden wiederum in einer Oberkategorie zusammengefasst.

Kategorien werden insbesondere für Serienbriefe, Serien-E-Mails, Listendarstellungen, Exporte und Auswertungen verwendet. Das Organisieren und Anlegen von Oberkategorien und Kategorien ist Gegenstand unserer Beratung bei der Einführung von work4all in Ihrem Unternehmen und kein ganz leichtes Thema.

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Neuen Ansprechpartner anlegen

Eine Personenkategorie wäre z. B. die Kategorie „Weihnachtsgeschenk“, denn ein Weihnachtsgeschenk werden Sie immer an eine Person und nicht an eine Firma senden. Wie immer, werden die einer Person zugeordneten Kategorien und Oberkategorien auf dem Schreibtisch in der gleichnamigen Registerkarte angezeigt. Ausführliche Informationen finden Sie im Kapitel Kategorien und Oberkategorien.

Ansprechpartnerdaten ändern Um die Daten eines Ansprechpartners zu ändern, führen Sie auf dem Schreibtisch in der Adressleiste einen Doppelklick auf den jeweiligen Ansprechpartner aus. Nehmen Sie Ihre Änderungen vor, und verlassen Sie die Maske mit Speichern und schließen, fertig!

Ansprechpartner löschen Um einen Ansprechpartner zu deaktivieren, führen Sie bitte zuerst einen Doppelklick auf den jeweiligen Ansprechpartner in der Adressleiste auf dem Schreibtisch aus. Links oben in der Maske gibt es eine Option Ansprechpartner ist ausgeschieden. Ausgeschiedene Ansprechpartner werden in den Listen durchgestrichen.

Möchten Sie den Ansprechpartner mit allem drum und dran löschen: -

Öffnen Sie die Liste der Ansprechpartner über die Kundenmaske, markieren Sie dann den zu löschenden Ansprechpartner, drücken Sie die Entf-Taste oder benutzen Sie das Löschen-Symbol.

Deaktivieren statt Löschen Beim Löschen verschwindet nicht nur der Ansprechpartner, alle zugeordneten Daten, Aktivitäten usw. werden in diesem Moment wieder der Firmenadresse zugeordnet. Setzen Sie den Ansprechpartner auf „ausgeschieden“, behalten die Daten ihre Zuordnung.

Darstellung Per Rechtsklick in den Ansprechpartner-Bereich des Schreibtischs können Sie verschiedene Darstellungsvarianten wählen. Persönliche Kontakte für die Synchronisation mit Outlook werden mit 3 Sternchen dargestellt.

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Neuen Ansprechpartner anlegen

Bearbeitung der Ansprechpartner aus der Kundenmaske oder Kundenliste Auch in der Kundenmaske in der Registerkarte Ansprechpartner können Sie neue Ansprechpartner anlegen oder bereits vorhandene ändern bzw. löschen.

Und das gleiche gilt für die Kundenliste. Die entsprechenden Symbole finden Sie oben rechts im Kopfbereich der Liste.

Potenzialanalyse für Ansprechpartner Mit dem Anlegen eines Ansprechpartners können Sie auch gleich eine Typbestimmung für ihn vornehmen. Wählen Sie den Ansprechpartner dafür zunächst per Mausklick aus. Erst dann steht der Farbkreis zur Verfügung, über den die Potenzialanalyse vorgenommen wird. Die Bedeutung der Persönlichkeitstypen und weitere Informationen lesen Sie bitte im gleichnamigen Kapitel nach.

Ansprechpartner auf dem Schreibtisch ausblenden Wenn Sie der Auffassung sind, dass Sie die Ansprechpartner auf Anhieb nicht sichtbar benötigen, können Sie diese einfach ausblenden. Klicken Sie hierzu auf die Options-Schaltflächen am unteren linken Rand des Stammdatenfensters.

Nun entfernen Sie aus dem sich ausklappenden Menü das Häkchen vor Ansprechpartner. Die Ansprechpartner werden nun auf Ihrem Schreibtisch nicht mehr angezeigt:

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Kunden- und Lieferantenliste In den meisten Fällen finden Sie Ihre Daten über die Schnellsuche. Sollte dies jedoch einmal nicht der Fall sein, können Sie gern auch einen Blick in die jeweilige Adressliste suchen. Die Handhabung der Liste ist für Kunden und Lieferanten nahezu identisch. Aus diesem Grund gilt dieses Kapitel für beide Adresslisten.

Kunden-/Lieferantenliste aufrufen Kundenliste aufrufen

Lieferantenliste aufrufen

In beiden Listen stehen die gleichen Funktionen zur Verfügung. Im linken Bereich lassen sich die Adressen nach Gruppen filtern. Standardmäßig steht die Auswahl auf Alle, was nicht bedeutet, dass tatsächlich alle Adressen angezeigt werden. Die tatsächliche Auswahl ist aus Geschwindigkeitsgründen standardmäßig eingeschränkt und wird am linken unteren Bildschirmrand angezeigt. Sie lässt sich jedoch individuell erweitern oder einschränken, und zwar in den Persönlichen Einstellungen im Feld Maximale Anzahl Datensätze:

Funktionen zur Anzeige und zur Bearbeitung Die meisten der Symbole in der oberen Symbolleiste sprechen für sich. Bewegen Sie die Maus über die Symbole, erscheinen sog. Tooltipps mit Erläuterungen. Auswahl des selektierten Kunden oder Lieferanten auf den

Schreibtisch. Aktualisieren der Liste

Einen Kontakt können Sie direkt von hier anwählen, wenn work4all an Ihre Telefonanlage angeschlossen wurde.

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Kunden- und Lieferantenliste

Neu: Auch aus der Kundenliste können neue Kunden und

Ansprechpartner angelegt werden Öffnen der Kunden-/Lieferantendaten Löschen von Kunden/Lieferanten Homepage des Kunden oder Lieferanten aufrufen Stillgelegte Adressen anzeigen Synchronisation mit Microsoft Outlook oder Tobit David Google Maps: Anzeige der Adresse in Google Maps Spaltenkonfiguration: Zum Ein- und Ausblenden von Spalten in

der Liste. In der Ansprechpartnerliste ist diese Funktion derzeit noch nicht implementiert: Per Drag&Drop können Sie die Spalten verschieben, indem Sie diese mit der Maus am Spaltenkopf fassen und in die gewünschte Position bringen. Microsoft Excel: Export nach Microsoft Excel.

Diese Schaltflächen beziehen sich auf die Ansprechpartnerdaten: Personen einblenden: Ist diese Funktion eingeschaltet, werden alle Ansprechpartner am unteren Bildschirmbereich zum Unternehmen angezeigt, das in der Liste per Mausklick ausgewählt wurde. Neuer Ansprechpartner Öffnen eines Ansprechpartners Löschen eines Ansprechpartners

Alle Bereiche können Sie nach Belieben vergrößern und verkleinern, indem Sie mit der Maus an der horizontalen und vertikalen Leiste ziehen.

Auf der linken Seite können Sie über die einzelnen Gruppen filtern.

Gruppenpflege Wie in jedem Kundenregister steht am linken Rand eine alphabetische Anzeige zur Verfügung. Bei Klick auf einen Buchstaben wird die Liste dementsprechend sortiert. Bei erneutem Klick wird die Sortierung wieder auf Alle gesetzt. Grundsätzlich steht aber in den Listen auch die Schnellsuche oben rechts zur Verfügung:

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Kunden- und Lieferantenliste

Die Adressleiste befindet sich standardmäßig zugeklappt am rechten Bildschirmrand. Mit einem Klick lässt sie sich öffnen. Durch Anklicken des Doppelpfeils lässt sie sich wieder schließen.

Standard-Listen und -Auswertungen stehen immer unter der Registerkarte Datei oben links zur Verfügung. Lassen Sie sich von uns beraten, um Ihren Bedarf an dieser Stelle abzubilden.

Hinweis: Standardmäßig steht die Firmenbezeichnung an erster Stelle. Benötigen Sie z.B. die PLZ oder Ansprechpartner an erster Stelle, ziehen Sie den Spaltenkopf mit der Maus einfach nach vorne.

Verschieben von Kunden und Lieferanten innerhalb der Gruppenstruktur Um eine oder mehrere Adressen innerhalb der Kunden- oder Lieferantenliste in eine bestimmte Gruppe zu verschieben, markieren Sie die gewünschten Datensätze bitte zunächst mit rechter Maustaste. Anschließend ziehen Sie die Adressen einfach mit gedrückter rechter Maustaste in die gewünschte Gruppe. Fertig!

Registerkarte Kategorie Unter der Registerkarte Kategorien können Sie Ihre Kunden- bzw. Lieferanten nach Kategorien filtern und Zuordnungen entfernen. Mit Klick auf eine Kategorie, wird Ihre Liste automatisch nach dieser gefiltert. Das Anlegen von Oberkategorien und Kategorien funktioniert über die Gruppenstruktur im linken Bereich. Lesen Sie dazu bitte das Kapitel Kategorien und Oberkategorien.

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Kunden- und Lieferantenliste

Suche in der Notiz der Kategorien Hierzu ein Beispiel: Sie haben eine Kategorie angelegt, mit deren Hilfe Sie den Vertriebsbeauftragten

pflegen. Die Kategorie heißt auch entsprechend VB, da es sehr viele VB gibt (sonst hätte man pro VB eine einzelne Kategorie angelegt). Sie tragen den Namen des Vertriebsbeauftragten also manuell in das Notizfeld ein:

Innerhalb der Kundenliste lässt sich nun im Suchfeld nach diesen Namen suchen und filtern. Dabei hilft Ihnen auch eine Vorschlagliste. Erscheint das Suchfeld nicht, wurden keine Notizen für diese Kategorie erfasst:

Beachten Sie bitte, dass beim Erfassen der Kategorie das Häkchen auch gesetzt sein muss. Die Kategorie-Notiz lässt sich über die Spaltenkonfiguration ein- und ausblenden:

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Kunden- und Lieferantenliste

Registerkarte Zusatzfunktionen

Diese Zusatzfunktionen sprechen für sich. Nur eine bedarf einer näheren Erläuterung, und zwar das Zusammenfügen von Dubletten. Hierfür müssen mindestens zwei gleiche Adressen in der Liste markiert sein. Die Markierung nehmen Sie vor, indem Sie die doppelten Adressen mit der rechten Maustaste markieren. Anschließend klicken Sie auf Dubletten zusammenfügen. Es dauert einen Moment, und es erscheint eine Einstellungsmöglichkeit zum Festlegen derjenigen Adresse, zu der die Daten der Dublette hinzugefügt werden sollen. Nach dem Bestätigen dauert es einen Moment, und die Adressen wurden zusammengeführt. Wenn Sie all Ihre Adressen auf Dubletten überprüfen lassen möchten, lesen Sie bitte das separate Kapitel Dubletten-Assistent.

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Kunden- und Lieferantengruppen In diesem Kapitel gehen wir auf das Anlegen der Gruppenstruktur ein. Das Anlegen von Gruppen ist auch für andere Stammdatenklassen (Artikel, Verkaufschancen etc.) identisch.

Aufruf der Gruppenpflege In jeder Stammdatenliste (hier: Kunden- oder Lieferantenliste) finden über der Gruppenstruktur folgende Schaltfläche:

Es öffnet sich die Maske zur Gruppenpflege:

Die einzelnen Funktionen: Neue Gruppe anlegen. Bitte vergeben Sie einen aussagekräftigen Namen.

Über die Tastenkombination Strg+N erstellen Sie ebenfalls eine neue Gruppe.

Umbenennen einer bestehenden Gruppe. Drücken Sie auch F2 um eine bestehende Gruppe zu ändern.

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Kunden- und Lieferantengruppen

Löschen einer Gruppe

Löschen von Daten Das Löschen von Daten lässt sich nicht rückgängig machen. Lesen Sie bitte Systemmeldungen und Warnhinweise sorgfältig, bevor Sie den Löschvorgang bestätigen. Das Zurückspielen der Daten aus Datensicherungen kann sehr aufwändig werden. Ihr Administrator ist dafür verantwortlich, dass regelmäßig Datensicherungen durchgeführt werden. Standardgruppe festlegen, die automatisch vergeben wird, sobald Sie eine neue

Adresse anlegen. Sie kann in der Kundenmaske auch nachträglich geändert werden. Mit Hilfe dieser Schaltfläche verändern Sie die Positionierung der Gruppe innerhalb der Gruppenhierarchie. Alternativ zu dieser Schaltfläche können Sie eine Gruppe auch mit der Maus innerhalb der Gruppenhierarchie verschieben. Wenn Sie eine Gruppe markiert haben, können Sie über Strg+Pfeiltasten die Hierarchieebenen ebenfalls anpassen. Markieren Sie eine Gruppe und klicken anschließend auf diese Schaltfläche, können Sie eine kurze Erläuterung zu dieser Gruppe hinzufügen.

Hinweise Resultierend aus den zahlreichen Erfahrungen der work4all Anwender in den letzten Jahren haben wir folgende Tipps zur Strukturierung von Gruppen gesammelt: Keine zu tiefe Verschachtelung!

Wenn Sie mehr als zwei Unterebenen definiert haben, wird die Struktur schnell unübersichtlich. Legen Sie eine flache, transparente Hierarchie an.

Alphabetisch sortieren

In längeren Auflistungen hilft es sehr, wenn die Gruppen alphabetisch sortiert sind.

Nicht mehr Gruppen als Gruppenmitglieder

Faustregel: Ist die Liste länger als der Bildschirm (ca. 30 Einträge), macht eine neue Gruppe frühestens einen Sinn.

Eine einzelne Untergruppe ist sinnlos!

Falls es zu einer Gruppe nicht mehr als eine Untergruppe gibt, benennen Sie besser die Obergruppe, um und ordnen die Mitglieder dort zu.

Keine Zuordnung auf Mittelebenen zulassen

Falls es Untergruppen gibt, sollte der Anwender auf den Zwischenebenen keine Zuordnung machen. Beispiel: Obergruppe Branche mit Untergruppen Medizintechnik, Systemhaus etc. Der Anwender sollte in dem Fall keine Zuordnung zum Wort Branche machen, da dies zu unkonkret wäre. Fehlt die gewünschte Branche, legt man sie an oder bietet von Anfang an eine Ersatzgruppe Sonstige Branchen.

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Kunden- und Lieferantengruppen

Verschieben von Adressen in Gruppen innerhalb der Kunden- oder Lieferantenliste Um eine oder mehrere Adressen innerhalb der Kunden- oder Lieferantenliste in eine bestimmte Gruppe zu verschieben, markieren Sie die gewünschten Datensätze bitte zunächst mit rechter Maustaste oder ziehen Sie mit der linken Maustaste über die Liste und mehrere Kunden/Lieferanten untereinander zu markieren. Anschließend ziehen Sie die Adressen einfach mit gedrückter rechter Maustaste in die gewünschte Gruppe. Fertig!

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Standardgruppe Dieses Kapitel befasst sich mit einem "kleinen aber feinem" organisatorischen Thema: den Standardgruppen. Das Problem: die Anwender legen Adressen an (bei Kunden oder Lieferanten) und sollen die primäre Gruppeninformation pflegen. Aber vielleicht tun sie dies in der Hitze des Gefechts nicht ("Ich hatte keine Zeit ...") oder sie wissen gar nicht, welcher Gruppe eine neue Adresse zugeordnet werden soll. Hier helfen Standard-Gruppen.

Standardgruppen einrichten Als Administrator richten Sie Gruppen für Kunden, Lieferanten, Projekte etc. ein. Dabei lässt sich sehr einfach für jede dieser Stammdatenformen eine Standardgruppe einrichten. Klicken sie auf folgendes Symbol in der Gruppenpflege-Maske:

Im Bereich der Gruppen wird nun die aktuell markierte Gruppe farbig (gelb) dargestellt. Beim Anlegen einer neuen Adresse ist diese Gruppe nun automatisch voreingestellt.

Der organisatorische Effekt -

-

In manchen Firmen gilt die Maxime: "Jede neu angelegte Adresse wird vom Marketing auf Gültigkeit, Kategorien etc. überprüft." Das klappt nun sehr einfach - alle neuen Adressen sind in der Sammelgruppe - auch wenn man sich als Anwender nicht drum kümmert. Natürlich sollten Sie den Anwendern erlauben, eine entsprechende Zielgruppe auszuwählen, wenn man sich für die Einordnung sicher ist. Dies gilt nicht, wenn das Marketing, der Vertrieb oder wer auch immer genau die Information über die neu angelegten Adressen, Projekte usw. benötigt. In diesem Fall müssen Sie den Anwendern dies sagen ("Die Adressen bleiben solange in der Standardgruppe, bis das Marketing sie gesichtet und qualifiziert hat.")

In diesem Zusammenhang sei auch erwähnt, dass work4all auch Pflicht-Gruppen kennt – allerdings hat dies einen anderen Ablauf zur Folge und sehr schnell werden Adressen dann falsch oder in einer Gruppe Sonstiges zugeordnet. Die Standard-Gruppe ist daher der von uns empfohlene, bessere Weg.

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Merkzettel zu Kunden, Lieferanten oder Projekten Sie kennen die kleinen gelben Zettelchen, die vielerorts auf Schreibtischen, Tastaturen oder Telefonen kleben, mit denen Kollegen eine wichtige Nachricht oder Information hinterlassen haben? Diese wurden jetzt sozusagen „virtuell“ auf dem work4all – Schreibtisch eingeführt. Zum einen als weiteren Schritt in Richtung „papierloses Büro“, zum anderen als Ersatz für die „Katze“, die unsere langjährigen work4all –Anwender noch aus Version 9.0 kennen und die dazu diente, unmittelbar nach Aufrufen eines Kunden, Lieferanten oder Projekts eine wichtige Information einzublenden. Die Katze hat also ausgedient! Stattdessen gibt es gelbe Merkzettel. Eine andere Verwendung der Merkzettel finden Sie auf dem Schwarzen Brett, auf der Ebene Firma. Hier sehen Sie Mitteilungen an Kollegen, die öffentlich zur Verfügung stehen.

Merkzettel zu Kunden, Lieferanten oder Projekten Die Schaltfläche zum Erstellen eines Merkzettels befindet sich auf allen drei Ebenen in der Symbolleiste des Schreibtischs. Nach dem Anklicken öffnet sich ein Merkzettel zum Eintragen eines wichtigen Hinweises für Ihre Kollegen zu einem Kunden, Lieferanten oder Projekt. Sobald dieser Kunde oder Lieferant geöffnet wird, legt sich der Merkzettel in den Vordergrund. Die Merkzettel sind auf dieser Ebene immer gelb!

Tippen Sie den Hinweis einfach hinein, und speichern Sie ab! Speichern-Symbol auf dem Merkzettel. So wird der Hinweis an den Kunden oder Lieferanten fixiert. Unmittelbar nach dem Speichern verschwindet das Diskettensymbol.

Das Merkzettel-Symbol in der Symbolleiste wird ebenfalls deaktiviert. Sie haben nun einen Merkzettel erstellt. Weitere sind bei dieser Adresse nicht möglich. Sollten Sie nun noch eine Änderung am Hinweis erforderlich sein, führen Sie einen Doppelklick auf den Text aus. Anschließend befinden Sie sich wieder im Editiermodus, der

Text kann nach Belieben modifiziert werden. Löschen Sie über diese Schaltfläche den Merkzettel wieder.

Fühlen Sie sich durch den Merkzettel bei der weiteren Arbeit auf dem Schreibtisch gestört, schließen Sie das Fensterchen einfach über das X rechts oben. Erst beim NÄCHSTEN Aufruf dieses Kunden, Lieferanten oder Projekts (bzw. per Mausklick auf das Aktualisieren-Symbol) taucht der Merkzettel mit dem Hinweis wieder auf!

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Adressverknüpfung Sie können sich Beziehungen zwischen Firmen grafisch darstellen lassen und mit einem Mausklick zur verknüpften Adresse hin und zurück wechseln. Verknüpfungen sind sowohl zwischen Kunden oder Kunden und Lieferanten möglich. So können Sie auf den ersten Blick erkennen, welche Firmen in welcher Form in Beziehung zueinander stehen. Diese sog. Verknüpfungsarten der Firmen untereinander können von Ihnen selbst definiert werden z.B. Tochterunternehmen, Vertriebspartner, Empfehlung…

Definition der Verknüpfungsarten Um mit der Adressverknüpfung arbeiten zu können, müssen zunächst einmal die für Ihr Unternehmen sinnvollen Verknüpfungsarten definiert werden. Hierzu wählen Sie auf dem Schreibtisch in der Registerkarte Datei die Generellen Einstellungen. Im linken unteren Navigationsbereich schalten Sie auf Tabellen um und wählen unterhalb Themen und Korrespondenz die Adressverknüpfungsarten. Es erscheint

im rechten Bereich ein leeres Feld, in das Sie Zeile für Zeile Ihre individuellen Adressverknüpfungsarten eintragen können. Mögliche Beispiele: -

Dienstleister von/ für Mutter-/ Tochterfirma Empfohlen von Vertriebspartner von Wird betreut von Ist Geschäftspartner von Mitbewerber

Tipp: Legen Sie sich auch immer eine Verknüpfungsart (Ohne) an, damit Sie die zugeteilte rückgängig machen können oder einfach klar ist, dass Sie nicht zuordnen möchten.

Anlegen einer Adressverknüpfung Nun können Sie verschiedene Adressen miteinander verknüpfen. Wählen Sie zunächst den Kunden aus, dem Sie die Verknüpfung zuordnen möchten. In diesem Beispiel sind mit der Firma poin.t GmbH drei Unternehmen verknüpft. Vor den verknüpften Unternehmen steht jeweils die Art der Verknüpfung, d.h. um welche Form der Verbindung zwischen den Firmen es sich handelt.

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Adressverknüpfung

Zum Einfügen einer neuen Adressverknüpfung, d.h. zum Verbinden einer Adresse mit einer anderen, klicken Sie auf das abgebildete Plus-Symbol: -

Sie treffen die Auswahl zwischen Kunde und Lieferant, gelangen dann in die jeweilige Liste, suchen dort die richtige Adresse, führen einen Doppelklick darauf aus, und die verknüpfte Adresse wird hinzugefügt.

Die Verknüpfungsart ordnen Sie auch noch beim verknüpften Unternehmen zu.

Auswählen einer Adressverknüpfungsart Nun müssen Sie lediglich die Adressverknüpfungsart auswählen, die in den Generellen Einstellungen vordefiniert wurde. Klicken Sie dazu bitte auf die drei Pünktchen vor die Adressverknüpfung, und sofort öffnet sich die Liste mit den Einträgen, aus der Sie auswählen können. Tipp: Legen Sie sich auch immer eine Verknüpfungsart (Ohne) an, damit Sie die zugeteilte rückgängig machen können oder einfach klar ist, dass Sie nicht zuordnen möchten.

Zu einer verknüpften Adresse wechseln Nun können Sie mit der Adressverknüpfung arbeiten. Mit einem Mausklick auf einen verknüpften Kunden oder Lieferanten wechseln Sie zu dieser Adresse. Von dort aus können Sie mit einem erneuten Klick auf die Ursprungsadresse, die jetzt als Verknüpfung angezeigt wird, ganz einfach wieder zurück.

Löschen einer Adressverknüpfung Natürlich können Sie Adressverknüpfungen auch wieder löschen: Klicken Sie hierzu einfach im Stammdatenfenster auf die Verknüpfungsart der Verknüpfung, die Sie löschen möchten und wählen aus dem Menü den Befehl Aktuelle Adressverknüpfung löschen.

Adressverknüpfung innerhalb der E-Mail-Korrespondenz Beim Schreiben von E-Mails können Adressverknüpfungen eine Möglichkeit darstellen, eine Gruppe von Personen schnell anzuschreiben bzw. auszuwählen. So geht’s: -

Legen Sie die Verknüpfungen wie gehabt an. Erstellen Sie eine neue E-Mail. Klicken Sie auf die Schaltfläche [An], [CC] oder [BCC]. Hier bietet work4all mehrere Listen an: die Liste der Ansprechpartner des ausgewählten Kunden/Lieferanten etc.

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Adressverknüpfung

Und hier finden Sie auch die gegliederte Liste aller Personen der verknüpften Adressen:

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Automatische Nummernvergabe bei Adressen Bzgl. der automatischen Nummernvergabe bei Adressen gibt es verschiedene Einstellmöglichkeiten.

Einstellmöglichkeiten

Innerhalb der Kunden-/Lieferantenmaske können Administratoren nun auf die Beschriftung Nummer klicken um die automatische Nummernvergabe ein-/oder abzustellen.

Jetzt eine neue Nummer vergeben

Mit dieser Funktion vergeben Sie jetzt sofort eine neue Nummer für diese Adresse aufgrund der Einstellungen Ihres Kunden- oder Lieferanten-Nummernkreises. Dies ist die einzige Funktion die durch den Benutzer ausgewählt werden kann, der Rest ist nur für den Administrator einstellbar.

Nummer direkt bei Neuanlage vergeben

Setzen Sie hier ein Häkchen damit jede neue Adresse direkt eine Nummer bekommt.

Nummer ab Angebot vergeben

Hier legen Sie mit Ihrem Häkchen fest, ab welcher Auftragsform die Nummer automatisch vergeben werden soll. Es ist jeweils nur ein Häkchen möglich, es gilt immer für alle folgenden Auftragsformen.

Nummer ab Auftrag vergeben Nummer ab Lieferschein vergeben Nummer ab Rechnung vergeben

Beispiel: Nummer ab Bestellung vergeben

Wenn Sie das Häkchen bei „Nummer ab Auftrag vergeben“ setzen, wird beim Angebot keine Nummer vergeben. Bei Aufträgen und den beiden Auftragsformen „Lieferschein“ und „Bestellung“ jedoch schon.

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Anreden kontrollieren und pflegen Herr, Frau, Dr., Lieber… das Thema Anreden wird Sie in work4all vermutlich zu Beginn Ihrer Arbeit einige Male beschäftigen. Besonders dann, wenn Sie Ihre Kontaktdaten aus einem anderen System oder aus Excel-Tabellen importieren. Hierzu ein praktisches Beispiel, das die Problematik erläutert: In Outlook lassen sich Kontakte OHNE Anrede erfassen. Was letztendlich auch nicht weiter auffällt, da man Outlook ja selten mit Word zum Briefeschreiben verknüpft. Nach einem Import in work4all jedoch fehlt Ihnen die Anrede – es erscheinen (je nach Versionsstand) drei ???. Nun steht jedoch eine Hilfsroutine zur Verfügung, die Ihre Kontakte kontrolliert (auch in der täglichen Arbeit kann eine falsche Zuordnung zu einer Anrede passieren) oder korrigiert.

Generelle Einstellungen Innerhalb der Generellen Einstellungen finden Sie die Tabelle mit den Anreden, deren Logik an anderer Stelle erklärt wird. Hier ist eine Schaltfläche im oberen Teil hinzugekommen:

Den ersten Schritt des Vorgangs können Sie ohne Angst durchführen, es wird lediglich kontrolliert. Die nachfolgende Textdatei erscheint:

Aufgrund einer (internen) weiblichen Vornamensdatenbank werden alle Adressen kontrolliert und analysiert, die Überprüfung kann etwas dauern… Ist die Kombination falsch, erscheint jeweils eine Meldungszeile. Beim späteren tatsächlichen Korrekturvorgang würde die Anrede durch die Standardanrede für Frauen ausgetauscht. Die „etwas gefährlichere“ Schaltfläche zur Korrektur erscheint erst nach der Korrekturansicht. Sie können also alles noch abbrechen, wenn Sie fehlerhafte Korrekturvorschläge sehen. Natürlich kann man die Liste auch ausdrucken und die Korrektur manuell vornehmen.

Voraussetzungen Bitte setzen Sie bei allen Anreden das Häkchen für weiblich oder männlich, bevor Sie beginnen. Sichern Sie unbedingt Ihre Daten vor dem Korrekturgang!

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Mehrsprachigkeit Wer dieses Modul erworben hat, kann innerhalb von work4all aktuell auf Englisch oder Französisch umschalten. Im Hintergrund befindet sich ein Wörterbuch, das entsprechend der Entwicklung in regelmäßigen Abständen weiter übersetzt wird. Sollten Sie weitere Sprache benötigen, so reicht das Übersetzen und Austauschen dieses Wörterbuchs in die jeweilige Sprache. Das heißt konkret: work4all läuft innerhalb weniger Wochen auch in Italienisch, Niederländisch, Spanisch oder Polnisch, wenn Sie es bei uns in Auftrag geben oder aber selbst übersetzen möchten. Letzteres erfolgt jedoch nur nach gemeinsamer Absprache und Vorgehensweise!

Sprache in work4all umstellen Zum Umstellen reicht ein Mausklick auf die jeweilige Sprache im Menü des Programms ganz rechts oben. Anschließend ist ein Neustart erforderlich. Das Zurückstellen funktioniert genauso!

work4all übersetzen in eine andere Sprache Für die eigene Übersetzung in eine bisher noch nicht verfügbare Sprache kann das jeweilige Dictionary übersetzt, Programm-Schaltflächen und -Felder ggf. entsprechend von uns angepasst werden. Anschließend muss das Dictionary natürlich auch auf einem mit der Entwicklung fortschreitenden aktuellen Stand gehalten werden. Falls Sie eine weitere Sprache benötigen, sprechen Sie uns bitte an!

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Alternative Anreden Die Anreden Ihrer Ansprechpartner (bei Kunden und Lieferanten) pflegen Sie innerhalb Ihrer Firma eigentlich einheitlich: jeder duzt einen Kontakt oder siezt ihn. Das ist dann etwas unglücklich, wenn dies eigentlich so nicht ist. In diesem Fall muss ein Teil Ihrer Mitarbeiter einzelne E-Mails oder Briefe manuell ändern (die Anrede). Die Alternativen Anreden werden in Briefen und Serienbriefen berücksichtigt.

Ausgangslage und Voraussetzungen Die nachfolgende Lösung funktioniert nur unter folgenden Voraussetzungen: -

-

Es sind ausschließlich deutsche Anreden betroffen (Liebe und Lieber). Dies ist jedoch normalerweise kein Problem, da sich das Ursprungsproblem ja zum Beispiel bei englischen Anreden nicht stellt (You gilt für Du und Sie). Es gibt lediglich Übersetzungen für persönliche Anreden hin zu formellen. Der umgekehrte Weg ist nicht möglich.

Damit nicht jeder Mitarbeiter all seine Ansprechpartner einzeln anklicken muss, handelt es sich hierbei um ein Standardverfahren für zwei Gruppen: die Standarduser und die alternativen User. Die Standarduser müssen in jedem Fall die mit den persönlichen Anreden sein! Ein Beispiel hierzu: Der Chef duzt, die Mitarbeiter siezen diese Ansprechpartner.

Vorgehensweise Bitte ordnen Sie zunächst bei den betroffenen Anreden die förmliche Anrede zu. Dies tun Sie unter [Generelle Einstellungen] [Anreden]:

Es lassen sich nur solche Zeilen ändern, die in der Spalte Name kein Häkchen haben, also den Vornamen benutzen. Anschließend wechseln Sie in die Mitarbeitermaske und setzen bei den Mitarbeitern ein Häkchen unter Alternative Anrede, die die personelle Anrede nicht nutzen sollen:

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Alternative Anreden

Konsequenzen Das war‘s. Das tut work4all nun: -

Sind Sie ein alternativer Mitarbeiter, wird ein Ansprechpartner des Chefs von Ihnen nicht mehr automatisch geduzt. Weder im Brief, noch in der E-Mail, noch im Serienbrief. Sind Sie der Chef, läuft alles wie bisher: im Brief, in der E-Mail und im Serienbrief. Legen Sie einen neuen Ansprechpartner an, sollten Sie die Anrede „aus der Sicht des Chefs“ anlegen, also ggf. mit dem persönliche „Liebe/Lieber“.

Beim Import von Adressdaten sollten Sie ein wenig aufpassen, da die Ergebnisse ggf. etwas schwer zu verstehen sind. Importieren Sie am besten grundsätzlich als Nicht-Alternativer.

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2. CRM AKTIVITÄTEN

Aufgaben Mit Aufgaben in work4all haben Sie Ihre „To Do’s“ gut im Blick. Aufgaben können selbstverständlich auch an Kollegen delegiert werden und lassen sich an mehreren Stellen generieren. Um Missverständnissen vorzubeugen und eine eindeutige Zuständigkeit festzulegen, wird eine Aufgabe immer nur einer einzigen Person zugeordnet.

Aufgaben erstellen Rufen Sie zunächst den passenden Kunden bzw. Lieferanten oder das Projekt im Schreibtisch auf. Beim Kunden oder Lieferanten markieren Sie den Ansprechpartner, falls es sich nicht um den Hauptansprechpartner handelt. Zum Erstellen einer neuen Aufgabe klicken Sie auf das Plus im Infofenster Aufgaben. Im Terminkalender und über Rechtsklick im leeren work4all Schreibtisch lassen sich ebenfalls Aufgaben generieren. Lesen Sie dazu die entsprechenden Kapitel. Checklisten Wenn es in Ihrem Arbeitsalltag immer wiederkehrende To-Do-Listen gibt, erleichtern Checklisten das Erstellen der Aufgaben. Lesen Sie dazu bitte das Kapitel Checklisten.

Ausfüllen der Maske

Mitarbeiterauswahl

Standardmäßig sind Sie selbst als verantwortlicher Mitarbeiter in der Aufgabe eingetragen. Zum Delegieren wählen Sie einen Kollegen aus der Mitarbeiterliste aus (siehe nachfolgenden Abschnitt). Eine Mehrfachauswahl ist nicht möglich.

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Aufgaben

Vermissen Sie einen Namen in der Liste, schreiben Sie ihn ins Suchfeld und klicken auf die Lupe. Oder aber Sie klicken von vornherein auf die Lupe, und anschließend auf Alle Mitarbeiter anzeigen. Hier können Sie sich auch die Ressourcen ein- und ausblenden. Im unteren Bereich werden Ihnen ihre persönlichen Gruppen angezeigt. Diese lassen sich im Terminkalender pflegen. Allgemeines

Kunde, Kundennummer und Ansprechpartner wurden durch die vorige Auswahl auf dem Schreibtisch übernommen. Besteht hier Änderungsbedarf, haben Sie auch jetzt noch die Gelegenheit, die Zuordnung zu korrigieren.

Klicken Sie dazu auf das Symbol hinter dem Feld Kunde oder Ansprechpartner. Es öffnen sich die jeweiligen Listen, über die Sie die Zuordnung sowohl verändern oder auch ganz löschen können. Ist die Ansprechpartner-Zuordnung gelöscht, wird das Telefonat automatisch der Firmenadresse zugeordnet. Ist der Ansprechpartner noch nicht in der Liste aufgeführt, legen Sie ihn von hier aus an. Hier können Sie Ihrer Aufgabe ein Projekt zuordnen. Es werden Ihnen direkt häufig verwendete Projekte vorgeschlagen oder Sie können Ihre letzten Treffer öffnen. Sollten das passende Projekt nicht dabei sein, öffnen Sie einfach die Projektliste und wählen Sie von dort ein Projekt aus. Aufgabe

Das erste Datumsfeld wird immer automatisch mit dem Erstelldatum gefüllt. Das zweite Feld können Sie individuell nutzen, zum Beispiel wann die Aufgabe erledigt sein muss. In der Liste können Sie nach diesen Datumsfeldern sortieren. Für die Filterung nach Zeitraum wird das Datumsfeld Beginnt am verwendet. Optionen: Machen Sie eine Aufgabe für einen Kollegen, können Sie Ihm zusätzlich noch eine Benachrichtigung per E-Mail schicken.

Setzen Sie ein Häkchen bei Erinnerung, können Sie anschließend Tag und die Uhrzeit einstellen, an dem work4all Sie oder Ihren Kollegen an die Aufgabe erinnern soll. Als Erinnerung öffnet sich folgendes Fenster:

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Aufgaben

Die Statusinformationen sind eindeutig mit Ampelfarben belegt, ordnen Sie bitte entsprechend zu! Wichtigkeit: Setzen Sie eine Priorität, falls erforderlich.

Tippen Sie den Betreff der Aufgabe manuell ein oder wählen Sie eine der nebenstehen Optionen mit Klick auf das Wort Betreff. Alles, was Sie dort hineinschreiben, lässt sich später über die Schnellsuche leicht wiederfinden! Daher haben wir es zum Pflichtfeld deklariert (rotes Sternchen).

Inhalt

Anschließend wählen Sie eines der für Ihr Unternehmen vordefinierten Themen… … und schreiben den Inhalt Ihrer Aufgabe in das große Textfenster oder wählen diesen aus der Liste der Textbausteine. Über Themen und Textbausteine erfahren Sie mehr in den jeweiligen Kapiteln. Das Sternchen-Symbol zeigt an, dass es sich bei Betreff/Inhalt um ein Pflichtfeld handelt.

Zum Schluss speichern Sie Ihre Informationen wie gewohnt ab.

Zum Verwerfen der erfassten Daten klicken Sie auf das SchließenSymbol und beantworten die Frage nach dem Speichervorgang mit Nein.

Aufgabe ändern Per Doppelklick auf die Aufgabe im Infofenster oder in der Aufgabenliste öffnet sich die Aufgabe im Bearbeitungsmodus. Nehmen Sie Ihre Änderungen vor und speichern diese. Handelt es sich um eine ältere Aufgabe, ist diese ggf. im Infofenster nicht mehr sichtbar ist. Öffnen Sie zunächst die Aufgabenliste, indem Sie auf den Titel des Infofensters klicken. Dort finden Sie Ihre Aufgabe garantiert.

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Aufgaben

Protokoll

In der Registerkarte Protokoll wird jede Änderung automatisch vom Programm mitgeschrieben, egal ob von Ihnen oder Ihren Kollegen.

Dokument anhängen Möchten Sie der Aufgabe ein Dokument anhängen, tun Sie dies bitte über das Plus-Symbol der Registerkarte Anhang:

Geben Sie erneut einen sinnvollen Betreff ein. Über das + landen Sie im Ordnersystem Ihres Computers und können die gewünschte Datei dort öffnen. Die zugeordnete Datei wird unmittelbar angezeigt. Mehr zum Zuordnen und Anhängen von Dokumenten finden Sie im Kapitel Drag&Drop!

Weitere Funktionen der Symbolleiste Automatisches Wählen: Einen Kontakt können Sie direkt von hier anwählen,

wenn work4all an Ihre Telefonanlage angeschlossen wurde.

Benachrichtigung einer anderen Person über die Aufgabe

Erzeugen Sie hier eine weitere Aufgabe, die sich aus der Aufgabe ergibt.

Hier können Sie die Aufgabe nach Word exportieren. Dabei steht Ihnen eine Standard-Vorlage zur Verfügung. Sie können aber auch eigene Vorlagen erstellen und diese in der Generellen Einstellungen unter Vorlagen einbinden und über die nebenstehende Schaltfläche aufrufen. Weitere Informationen entnehmen Sie dem Kapitel Vorlagen.

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Aufgaben

Soll eine Aufgabe nicht unternehmensweit sichtbar sein, kann sie für bestimmte Gruppen geschützt werden. Die hier angelegten Mitarbeiter-Teams müssen wiederum vorab in work4all konfiguriert werden.

Aufgaben erledigen Haben Sie die Aufgabe erledigt, gibt es verschiedene Möglichkeiten, dies in work4all zu dokumentieren. Wenn der passende Kunde/Lieferant bzw. das passende Projekt in Ihrem Schreibtisch geöffnet ist, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Aufgabe im Infofenster und anschließend auf Erledigt.

Möchten Sie das rückgängig machen, öffnen Sie die Aufgabe per Doppelklick und ändern dort den Status. Auf diese Weise können Sie auch Aufgaben auf Erledigt setzen. Alternativ können Sie den Status auch in der Aufgabenliste ändern. Markieren Sie die Aufgabe in der Liste und klicken im Kopfbereich der Liste auf Erledigt. Die Aufgabe wird anschließend durchgestrichen dargestellt. Genauso können Sie auch eine bereits erledigte Aufgabe wieder auf Unerledigt setzen.

Delegieren von Aufgaben Wenn Sie eine Aufgabe für einen Kollegen erstellen, erscheint zusätzlich die Option Als E-Mail senden in der Eingabemaske. Setzen Sie dort das Häkchen, wird sofort beim Speichern der delegierten Aufgabe eine Mailbenachrichtigung an den Kollegen geschickt, auch wenn das Datum der Aufgabe noch in der Zukunft liegt. Sobald die Aufgabe von Ihrem Kollegen den Status Erledigt erhält, öffnet sich automatisch eine E-Mail, die dem Ersteller der Aufgabe (also Ihnen) Rückmeldung dazu gibt. In den Persönlichen Einstellungen lässt sich einstellen, ob nach Erledigung einer delegierten Aufgabe eine solche Benachrichtigung an den Ersteller erfolgen soll.

Dies gilt auch für das Erledigen von Aufgaben, die eigentlich Kollegen zugeordnet waren. Möchten Sie eine eigne Aufgabe an einen Kollegen weitergeben, so tauschen Sie nur den zuständigen Mitarbeiter aus.

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Aufgaben

Aufgabenliste Alle Aufgaben werden letztlich im gleichnamigen Infofenster aufgelistet. Erledigte Aufgaben erkennen Sie an der durchgestrichen Darstellung. -

Klick auf einen Eintrag zeigt den Tooltipp zur Aufgabe. Doppelklick öffnet die ganze Aufgaben-Maske. Klick auf den Titel Aufgaben öffnet die Liste.

Weitere Details hierzu finden Sie im Kapitel Aktivitäten-Liste. In der Aufgabenliste finden Sie eine Besonderheit: In einer Spalte wird der Status angezeigt. Ohne Öffnen der Aufgabe, können Sie den Status über die Schaltfläche ändern.

Erinnerung an offene Aufgaben Über die Tagesansicht haben Sie ebenfalls einen Überblick über Ihre heutigen und/ oder noch offenen Aufgaben. Mit Klick auf die Anzeige öffnet sich die Aufgabenliste. Als Datum wird hier das Datum „Beginnt am“ für die Anzeige verwendet. Mit einem Klick auf die zwei Pfeile sehen Sie die Anzahl der Aufgaben die Sie an Kollegen delegiert haben, aber noch nicht bearbeitet sind.

Aufgaben direkt im Kalender erledigen Aufgaben können im Kalender über das Häkchen in der Symbolleiste auch darin ein- und ausgeblendet werden. Den Status Erledigt erreichen Sie an Ort und Stelle über die rechte Maustaste.

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Telefonate Wenn Sie Telefonate sorgfältig protokollieren, kann jeder einzelne Ihrer Kollegen innerhalb oder außerhalb Ihrer Abteilung den Inhalt dieses Telefonats sehen, sofern er die Rechte dazu hat. Dies ist vor allem in Vertretungsfällen von großer Bedeutung. Auch Sie profitieren von Gesprächsprotokollen, wenn z.B. Ihre Kunden oder Lieferanten nach einigen Wochen erzählen: „Aber Sie haben doch letzte Woche gesagt…“. Vereinbarungen können unmittelbar während des Telefonats erfasst und jederzeit nachgelesen werden.

Telefonate erfassen Relevante Telefonate können sich grundsätzlich sowohl auf ein Unternehmen oder eine Institution als auch auf eine einzelne Person beziehen. Sinnvollerweise werden Telefonate jedoch direkt zum Ansprechpartner erstellt. Dazu wählen Sie diesen zuerst auf dem Schreibtisch aus, indem Sie darauf klicken. Zum Erstellen eines neuen Telefonats klicken Sie auf das Plus im Infofenster:

Die Mitarbeiterauswahl auf der linken Seite sowie das Ausfüllen der Kontakt- und Projektdaten funktionieren entsprechend der Beschreibung im Kapitel Aufgaben. Datum und Uhrzeit werden wie üblich automatisch ausgefüllt. Das Gleiche gilt für Inhalte sowie das Speichern- und Schließen der Maske.

Telefonat ändern Möchten Sie Änderungen an einem bereits existierenden Telefonat vornehmen, führen Sie im Infofenster auf dem Schreibtisch einen Doppelklick darauf aus. Handelt es sich um ein älteres Telefonat, welches im Infofenster nicht mehr sichtbar ist, öffnen Sie zunächst die Liste der Telefonate, indem Sie auf den Titel des gleichnamigen Infofensters klicken.

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Telefonate

Protokoll Im Protokoll werden Änderungen mitgeschrieben, egal ob von Ihnen oder Ihren Kollegen

Dokument anhängen Das Anhängen von Dokumenten geschieht wie immer über die Registerkarte Anhang.

Weitere Funktionen der Symbolleiste … finden Sie im Kapitel Aufgaben.

Liste der Telefonate öffnen Alle angelegten Telefonate werden letztlich im gleichnamigen Infofenster chronologisch nach neuestem Datum aufgelistet. -

-

Klick auf einen Eintrag zeigt Inhalt des Telefonats. Doppelklick öffnet die ganze Maske zum Telefonat. Klick auf den Titel Telefonate öffnet die Liste aller Telefonate

Details hierzu finden Sie im Kapitel Aktivitäten-Liste! Mit Rechtsklick auf ein Telefonat können Sie eine Aufgabe erstellen, eine Benachrichtigung an Ihre Kollegen verschicken oder einen Termin eintragen. Es öffnen sich die jeweiligen Masken, die Sie dann wie gewohnt bearbeiten können.

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Notizen Mit work4all schreiben Sie im Handumdrehen Notizen zu Kunden oder Lieferanten. Außerdem haben Sie die Möglichkeit, gleichzeitig aus den Notizen resultierende Aufgaben für Sie selbst oder für andere work4all Benutzer anzulegen. Die unterschiedlichen Formen und Anwendungsmöglichkeiten der Notizen erfahren Sie in diesem Infoblatt.

Notiz für den Kunden oder den Lieferanten In jeder Kunden- und Lieferantenmaske finden Sie die Registerkarte Notiz:

Notizen, die Sie hier speichern, können Sie unmittelbar in den Stammdaten auf dem Schreibtisch einsehen. Dazu müssen Sie lediglich diese Registerkarte Notiz in der Adressleiste anklicken:

Notiz für den Ansprechpartner Hier gilt zunächst die gleiche Vorgehensweise wie in der Kundenmaske. Der einzige Unterschied: Zuerst führen Sie einen Doppelklick auf den Namen des Ansprechpartners auf dem Schreibtisch aus. Auch in den Ansprechpartner-Daten befindet sich diese Registerkarte, wo Informationen zu einer einzelnen Person hinterlegt werden können. Zum Anschauen klicken Sie auf dem Schreibtisch wiederum auf den Ansprechpartner und die Registerkarte Notiz.

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Notizen

Neue Notizen im Infofenster Zum Erstellen einer neuen Notiz klicken Sie auf das Plus im Infofenster Notizen:

Die Mitarbeiterauswahl auf der linken Seite sowie das Ausfüllen der Kontakt- und Projektdaten funktionieren entsprechend der Beschreibung im Kapitel Aufgaben, auch das Datum wird wie üblich automatisch ausgefüllt. Das Gleiche gilt für Inhalte, sowie das Speichern- und Schließen der Maske.

Notiz ändern Möchten Sie Änderungen an einer Notiz vornehmen, führen Sie im Infofenster auf dem Schreibtisch einen Doppelklick darauf aus.

Protokoll In der Registerkarte Protokoll wird jede Änderung, egal ob von Ihnen oder Ihren Kollegen mitgeschrieben.

Dokument anhängen / Weitere Funktionen der Symbolleiste Das Anhängen von Dokumenten sowie weitere Funktionien der Symbolleiste kennen Sie aus dem Kapitel Aufgaben.

Liste der Notizen öffnen Alle angelegten Notizen werden im Infofenster chronologisch nach neuestem Datum aufgelistet. -

Klick auf einen Eintrag zeigt den Inhalt der Notiz. Doppelklick öffnet die Notiz-Maske zum Bearbeiten Klick auf den Titel Notizen öffnet die Liste mit allen Notizen.

Weitere Details finden Sie im Kapitel Aktivitäten-Liste!

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Notizen

Per Rechtsklick erstellen Sie eine Aufgabe oder eine Benachrichtigung zur Notiz für Ihre Kollegen.

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Briefe und Faxe Briefe machen in work4all erst Sinn, wenn vorab die Vorlagenerstellung organisiert wurde. Nach der Installation stehen zwar Standard-Vorlagen zur Verfügung. Diese stimmen aber in den seltensten Fällen mit Ihrer Unternehmenskorrespondenz überein. Das Vorlagen-Thema sollte unternehmensweit angegangen und von den Projektzuständigen sowie Key-Usern geplant werden, damit hier kein Wildwuchs entsteht. Sowohl Formulare als auch Briefpapier werden in Form von Vorlagen in work4all hinterlegt und stehen dem Anwender beim Anlegen eines neuen Briefes zur Auswahl. Zum Erstellen neuer Vorlagen sprechen Sie uns bitte an und/oder lesen Sie das Kapitel Vorlagen! Wenn Sie Ihre Korrespondenz über work4all erledigen, haben Sie zwei große Vorteile: -

Sie brauchen sich kaum noch um Formatierungsangelegenheiten zu kümmern

-

work4all übernimmt das Ablagesystem mit der Dateinamensvergabe automatisch!

Für ein sinnvoll organisiertes Dokumenten-Management reicht es jedoch nicht aus, ausgehende Korrespondenz zu archivieren. Auch eingehende Briefe im Zusammenhang mit dem Kunden oder Lieferanten können diesen in work4all direkt zugeordnet werden.

Neuen Brief schreiben Einen neuen Brief schreiben Sie über das Plus-Symbol im Infofenster Briefe. Im linken Bildschirmbereich finden Sie die für Sie angefertigten Vorlagen mit Firmenlogo und allem, was dazu gehört. Die Vorlagen sind thematisch strukturiert. Entschließen Sie sich für die Postfachadresse, klicken Sie bitte auf An Postfach, und die Vorschau (oben rechts) ändert sich unmittelbar.

Allgemeines

Um den Dateinamen brauchen Sie sich nicht zu kümmern. Er wird automatisch generiert und der Brief wird im Standard-Programm-Verzeichnis gespeichert. Wenn Sie mit Ihrer Benutzerkennung in work4all angemeldet sind, steht Ihr Name mit dem Kürzel automatisch in diesen Feldern. Diese werden aus den Mitarbeiterdaten übernommen. Eine Vorschau der Adresse, wie Sie auf Ihrem Brief aussehen wird, steht in der rechten oberen Ecke zur Verfügung.

Das Ausfüllen der Kontakt- und Projektdaten funktioniert entsprechend der Beschreibung im Kapitel Aufgaben, auch Datum und Uhrzeit werden wie üblich automatisch ausgefüllt. Das Gleiche gilt für Inhalte sowie das Speichern&schließen der Maske.

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Briefe und Faxe

Brief ändern Möchten Sie Änderungen an einem bereits existierenden Brief vornehmen, führen Sie im Infofenster auf dem Schreibtisch einen Doppelklick darauf aus. Handelt es sich um einen älteren Brief, der im Infofenster nicht mehr sichtbar ist, öffnen Sie zunächst die Liste der Briefe.

Liste der Briefe öffnen Klicken Sie im Infofenster Briefe auf die Überschrift, und die Liste mit allen Briefen wird geöffnet. Details entnehmen Sie bitte dem Kapitel Aktivitäten-Listen.

Erstellen eines neuen Telefax Das Schreiben eines Faxes kommt dem Briefe schreiben gleich. Es gibt nur einen kleinen Unterschied: Anstatt der Briefvorlage wählen Sie die Faxvorlage aus.

Eingehende Briefe zuordnen Dokumente können über viele Wege in work4all angehängt oder zugeordnet werden. Lesen Sie hierzu das separate Kapitel namens Drag&Drop. Zum Zuordnen eines Brief-Dokuments klicken Sie auf die mittlere Schaltfläche im Infofenster Briefe. Die Zuordnung erfolgt exakt wie im Kapitel Dokumente anlegen und zuordnen.

Briefe und Faxe drucken Sie drucken Ihre sämtliche Korrespondenz wie immer über Microsoft Word mit allen dort verfügbaren Optionen.

Liste der Briefe Alle angelegten Briefe werden letztlich im gleichnamigen Infofenster aufgelistet. -

Klick auf die Überschrift Briefe öffnet die Liste. Klick auf einen Eintrag zeigt den Tooltipp zum Brief. Doppelklick öffnet den Brief in Microsoft Word.

Details hierzu finden Sie im Kapitel Aktivitäten-Liste!

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Briefe und Faxe

Weitere Funktionen zu Briefen im Infofenster

Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf einen Brief, stehen Ihnen die hier sichtbaren Befehle zur Verfügung. Wenn Sie eine Benachrichtigung erstellen wird ein Link zu Ihrem Brief mitgeschickt, über den Ihre Kollegen den Brief dann direkt aus der E-Mail öffnen können. Diese Benachrichtigung ist in durch die Entwicklung festgelegt und kann nicht mittels einer Vorlage geändert werden.

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Besuchsberichte per Eingabemaske Besuchsberichte oder Protokolle jeglicher Art sind ein wichtiges Thema für Vertriebsmitarbeiter, vor allen Dingen auch für die Außendienstler. Wenn man Besuchsberichte ein wenig „zweckentfremdet“, kann man sie ganz bequem für jegliche Form von Meeting benutzen - mit allen dazu gehörenden Gesprächspunkten, Aufgabenverteilungen, Benachrichtigungen usw., wie das z.B. bei Kick-Off-Meetings der Fall ist. Besuchsberichte können grundsätzlich formlos als reine Textdatei in Microsoft Word geschrieben (siehe Kapitel Besuchsberichte in MS Word) oder aber in die dafür vorgesehene Eingabemaske eingetragen werden. Im Gegensatz zum Word-Protokoll gibt die Eingabemaske die Form des Besuchsberichts exakt vor. Immer wiederholende Themen und Bausteine ermöglichen unternehmensweit standardisierte und dadurch auch z.B. nach bestimmten Verkaufsgegenständen auswertbare Besuchsberichte, die für das Vertriebs-Controlling von erheblicher Bedeutung sind.

Neuen Besuchsbericht erstellen Besuchsberichte werden nicht in Verbindung zum Ansprechpartner erstellt, sondern zu einer ausgewählten Firma oder Institution. Zum Erstellen eines Besuchsberichts oder eines Protokolls klicken Sie auf das Plus-Symbol im Infofenster Besuchsbericht. Sie können das Fenster auch umbenennen, z.B. in „Protokolle“. Sprechen Sie dazu mit Ihrem Administrator! Wählen sie Eingabemaske aus dem Menü.

Besuchsbericht erfassen

Auf der linken Bildschirmhälfte klicken Sie in der Mitarbeiterliste auf die Namen derjenigen Kollegen, die beim Meeting oder Kundenbesuch teilnehmen bzw. teilgenommen haben. Standardmäßig werden die zuletzt verwendeten Namen angezeigt. Hier können Sie Ihrem Besuchsbericht auch Ressourcen zuordnen.

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Besuchsberichte per Eingabemaske

Vermissen Sie Namen, klicken Sie auf das Lupen-Symbol und wählen den Befehl Alle Mitarbeiter anzeigen. Oder Sie schreiben den Namen des gesuchten Mitarbeiters direkt ins Suchfeld und bestätigen diesen.

Allgemeine Daten

Kunde, Kundennr. und Ansprechpartner wurden von der Auswahl auf dem Schreibtisch übernommen. Besteht Änderungsbedarf, haben Sie auch jetzt noch die Gelegenheit, die Zuordnung zu korrigieren.

Klicken Sie dazu auf das nebenstehende Symbol hinter dem Feld Firma oder Ansprechpartner. Es öffnen sich die jeweiligen Listen, über die Sie die Zuordnung ändern können. Wurde eine Firma zu viel in den Verteiler aufgenommen, klicken Sie auf den zu löschenden Namen und anschließend auf das Entfernen-Symbol .

Daten zum Kontaktbericht

Der Betreff sollte möglichst aussagekräftig sein, da dieser später im Infofenster auf dem Schreibtisch auftauchen wird. Bitte beachten Sie: Alles was Sie schreiben lässt sich später über die Schnellsuche leicht wieder finden! Daher haben wir es zum Pflichtfeld deklariert (rotes Sternchen). Anschließend wählen Sie ein für Ihr Unternehmen vordefiniertes Thema aus der Liste… (Definition in Generellen Einstellungen) und schreiben den Inhalt Ihres Besuchsberichts in das große Inhaltsfenster oder fügen diesen aus der Textbaustein-Liste ein. Mit Klick auf das Wort Thema können Sie dieses zum Pflichtfeld machen. Erfassen Sie nun das Datum und die Uhrzeit an dem der Termin stattfindet oder stattgefunden hat. Tragen Sie Ort ein und weisen Sie ggfs. ein Projekt zu. Mit Rechtsklick auf Projekt können Sie dieses Feld zum Pflichtfeld machen oder die Projektliste öffnen.

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Besuchsberichte per Eingabemaske

Zum Schluss speichern Sie die Informationen wie gewohnt ab.

Möchten Sie die erfassten Daten aus irgendeinem Grund wieder verwerfen, klicken Sie auf das Symbol Fenster schließen und verneinen Sie die Frage nach dem Speichervorgang. Sie können Ihren Besuchsbericht als Word-Dokument öffnen.

Einen Besuchsbericht können Sie über diese Schaltfläche als EMail an Ihre Kollegen oder Kunden weiterleiten.

Dem Besuchsbericht lassen sich mehrere Kunden oder Lieferanten zuordnen. Fügen Sie einen weiteren Kontakt über diese Schaltfläche hinzu. work4all fügt eine weitere Adresszeile ein. Hier können Sie entweder eine andere Person des gleichen Kunden oder einen anderen Kunden/Ansprechpartner zuordnen. Die Anzeige des Besuchsberichts erfolgt ausschließlich beim Hauptkontakt!

Gesprächspunkte anlegen

Gesprächspunkte

Klicken Sie in der Registerkarte Gesprächspunkte auf die Schaltfläche Neuer Gesprächspunkt. Es öffnet sich ein Menü, aus dem Sie das vordefinierte Thema auswählen können. Mit der Schaltfläche Neue Überschrift können Sie Ihre Gesprächspunkte mit Überschriften gliedern.

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Besuchsberichte per Eingabemaske

Möchten Sie das Thema ändern, klicken Sie in das gleichnamige Feld und wählen entweder unter dem Feld einen anderen Eintrag aus oder überschreiben Sie das Thema. Anschließend schreiben Sie den Inhalt des Gesprächspunkts in das große Textfenster. Alle drei Felder können vordefinierte Einträge oder Textbausteine enthalten, die Sie über die entsprechende Liste benutzen können. Erstellen Sie bei Bedarf eine sich aus dem Gesprächspunkt ergebende Aufgabe an Sie selbst oder an Ihre Kollegen. Wählen Sie dazu einfach den entsprechenden Namen aus der Liste aus, und klicken Sie auf die Schaltfläche Aufgabe hinter dem Datum. Es öffnet sich die Aufgabenmaske, in die Sie noch zusätzliche Informationen zur Aufgabe eintragen können. Speichern Sie die Aufgabe nun ganz normal ab. Alle zum Besuchsbericht erstellten Aufgaben landen in der Aufgabenliste, die Sie im nächsten Register finden. Im unteren Bereich können Sie noch Vereinbarungen notieren. Die Liste können Sie in den Generellen Einstellungen pflegen. Wenn Sie Ihrem Besuchsbericht mehrere Kontakte zugeordnet haben, können Sie die Gesprächspunkte diesen Kontakten nochmal separat zuordnen.

Vorlagen für Besuchsberichte Nachfolgend zunächst drei Beispiele, die den Einsatz von Besuchsbericht-Vorlagen sinnvoll machen: Beispiel 1: Ihre Firma hält regelmäßige Schulungen die immer dem gleichen Muster folgen und die gleichen vorgegebenen Gesprächspunkte abhandeln. Speichern Sie diese Vorlage, so brauchen Sie nach der Schulung lediglich noch die aktuell besprochenen Inhalte einzupflegen.

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Besuchsberichte per Eingabemaske

Beispiel 2: In Ihrer Firma gibt es regelmäßige Meetings, in dem in der Regel immer dieselben Punkte besprochen und bearbeitet werden.

Vorlagen für Besuchsberichte anlegen und nutzen In work4all können Sie ganz einfach Vorlagen für Besuchsberichte definieren. Öffnen Sie einen neuen Besuchsbericht und wechseln Sie in die Registerkarte Gesprächspunkte. Pflegen Sie nun die einzelnen immer wiederkehrenden Punkte nach Ihren Wünschen ein. Natürlich können Sie für jeden Punkt auch eine entsprechende Vereinbarung definieren. Wenn die Vorlage Ihren Wünschen entspricht, speichern Sie diese mit der Schaltfläche Vorlage speichern ab und geben Sie einen Name für Ihre Vorlage an.

Erstellt Vorlagen lassen sich aktuell nur entfernen, indem der Ursprungsbesuchsbericht aus dem die Vorlage erstellt wurde gelöscht wird.

Aufgaben Für einen Zugang zu den Aufgaben, die sich aus dem Besuchsbericht ergeben haben, ist die dritte Registerkarte vorgesehen. Bitte lesen Sie hierzu das gleichnamige Kapitel!

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Besuchsberichte per Eingabemaske

Liste der Besuchsberichte öffnen Ein Klick auf den Titel Besuchsbericht im Infofenster auf dem Schreibtisch öffnet die Liste. Für weitere Informationen lesen Sie bitte das Kapitel Aktivitäten-Liste.

Weitere Funktionen in den Infofenstern Mit Rechtsklick können Sie im Infofenster eine Aufgabe oder eine Benachrichtigung zu Ihrem Besuchsbericht erstellen.

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Besuchsbericht mit Microsoft Word Dieses Kapitel beinhaltet das Anfertigen eines Besuchsberichts oder eines Protokolls in Form eines „gewöhnlichen“ Microsoft Word-Dokuments. Im Gegensatz dazu steht der Besuchsbericht über die Eingabemaske, welcher klare Vorgaben bzgl. der Datenerfassung beinhaltet.

Besuchsberichte über Microsoft Word Zum Erstellen eines Besuchsberichts über ein Microsoft Word Formular klicken Sie auf das Plus im Infofenster Besuchsbericht. Sie entscheiden sich anschließend für Microsoft Word:

Auf der linken Seite wählen Sie die Vorlage, die Ihnen in der Regel für diesen Zweck in der Schulung mitgeteilt wird.

Kontakt- und Projektdaten

Kunde, Kundennr. und Ansprechpartner wurden von der Auswahl

auf dem Schreibtisch übernommen. Besteht hier Änderungsbedarf, haben Sie auch jetzt noch die Gelegenheit, die Zuordnung zu korrigieren. Klicken Sie dazu auf das Symbol hinter dem Feld Kunde oder Ansprechpartner. Es öffnen sich die jeweiligen Listen, über die Sie die Zuordnung sowohl verändern oder auch ganz löschen können. Ist die Ansprechpartner-Zuordnung gelöscht, wird der Besuchsbericht automatisch der Firmenadresse zugeordnet. Wenn Sie mögen können Sie den Besuchsbericht noch einem Projekt zuordnen. Allgemeines

Das Datum wird automatisch entsprechend Ihrer Windows-Einstellungen eingefügt, kann aber nach Belieben verändert werden. Um den Dateinamen brauchen Sie sich nicht zu kümmern. Dieser

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Besuchsbericht mit Microsoft Word

wird automatisch von work4all generiert und im richtigen Verzeichnis abgelegt. Inhalt

Schreiben Sie ein paar Stichworte zum Inhalt Ihres Besuchsberichts in das große Inhaltsfenster, oder wählen Sie aus der TextbausteinListe. (Definition in Extras) Anschließend wählen Sie eines der für Ihr Unternehmen vordefinierten Themen… (Definition in den Generellen Einstellungen) Bitte beachten Sie: Alles, was Sie dort hinein schreiben, lässt sich später über die Schnellsuche wieder finden! Daher haben wir es zum Pflichtfeld deklariert (rotes Sternchen). Zum Schluss speichern Sie Ihre Informationen wie gewohnt ab.

Möchten Sie die erfassten Daten aus irgendeinem Grund wieder verwerfen, klicken Sie auf das Schließen-Symbol und beantworten die Frage nach dem Speichervorgang mit Nein. Automatisch wird Microsoft Word mit einer vorgefertigten Besuchsbericht-Vorlage gestartet.

Haben Sie den Text Ihres Besuchsberichts erfasst, stehen Ihnen selbstverständlich sämtliche Formatierungsmöglichkeiten und Funktionalitäten von Microsoft Word zur Verfügung. Ist Ihr Bericht fertig, können Sie ihn drucken und/oder das Ganze wie gewohnt speichern.

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Dokumente anlegen/scannen und zuordnen Für ein sinnvoll organisiertes Dokumenten-Management reicht es nicht aus, ausgehende Korrespondenz zu archivieren. Auch eingehende Dokumente, Verträge und sonstige im Zusammenhang mit dem Kunden oder Lieferanten wichtige Dokumente können diesen in work4all direkt zugeordnet werden. Genau darum geht es in diesem Kapitel!

Neues Dokument anlegen Um ein neues Dokument anzulegen, wählen Sie zunächst den Kunden oder Lieferanten aus, bei dem das Dokument hinterlegt werden soll. Zum Erstellen eines neuen Dokuments klicken Sie auf das Plus im gleichnamigen Infofenster:

´ Pflichtfelder sind mit einem roten Sternchen versehen. Das Procedere zum Erstellen eines Dokuments ist das gleiche, als würden Sie einen neuen Brief erstellen. Unterschiedlich sind lediglich die Vorlagen. Hier befinden sich Vorlagen, die nichts mit der normalen Korrespondenz zu tun haben, z.B. Vertragsmuster, Wartungsvereinbarungen, Protokolle etc. Im linken Bereich der Dokumentenmaske wählen Sie die Vorlage aus, welche für Ihr Dokument verwendet werden soll. Rechts oben am Bildschirm finden Sie die Adressvorschau, wie Sie im Dokument dargestellt wird. Hierzu bietet work4all Ihnen die Möglichkeit, zwischen Privatadresse und Postfach zu wählen, sofern bei dem entsprechenden Kunden ein Postfach hinterlegt ist.

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Dokumente anlegen/scannen und zuordnen

Das Ausfüllen der Kontakt- und Projektdaten funktioniert entsprechend der Beschreibung im Kapitel Aufgaben, auch Datum und Uhrzeit werden wie üblich automatisch ausgefüllt. Das Gleiche gilt für Inhalte sowie das Speichern & Schließen der Maske Nach dem Speichern wird automatisch Microsoft Word gestartet und die gewählte Dokumentvorlage geöffnet.

Dokument ändern Möchten Sie Änderungen vornehmen, führen Sie im Infofenster auf dem Schreibtisch einen Doppelklick auf das Dokument aus. Handelt es sich um ein älteres Dokument, welches im Infofenster nicht mehr sichtbar ist, öffnen Sie zunächst die Liste der Dokumente, indem Sie auf den Titel des gleichnamigen Infofensters klicken.

Dokument drucken Zum Drucken Ihrer Dokumente gehen Sie über den üblichen Weg in Microsoft Word.

Dokument zuordnen Dokumente können über viele Wege in work4all angehängt oder zugeordnet werden. Lesen Sie hierzu das Kapitel Drag&Drop. Zum Zuordnen eines Dokuments klicken Sie auf die mittlere Schaltfläche im Infofenster Dokumente.

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Dokumente anlegen/scannen und zuordnen

Die Art der Zuordnung verfügt über drei Optionen: Datei kopieren/archivieren: Wählen Sie diese Funktion, wenn die Datei

direkt in Ihr Work-Verzeichnis kopiert werden soll. Dies hat den Vorteil, dass die Datei im Netzwerk liegen bleibt und alle Benutzer darauf zugreifen können. Verknüpfung zur Originaldatei: Hier wird lediglich eine Verknüpfung zur Originaldatei erstellt. Sollten Sie diese Option wählen, bedenken Sie bitte, dass andere Benutzer diese Datei evtl. nicht von Ihren Arbeitsplätzen öffnen können, weil sie ggf. keinen Zugriff für das entsprechende Laufwerk haben.

Möglicherweise kann diese Option für Sie auch richtig sein, z.B. wenn Sie ein Projektverzeichnis haben. Ordner verknüpfen: In manchen Fällen kann es sinnvoll sein, einen ganzen Ordner beim Kunden oder Lieferanten zu verknüpfen, da Sie vielleicht nicht nur ein Dokument, sondern direkt mehrere zu einem Thema hinterlegen wollen. Bedenken Sie jedoch auch hier, dass andere Benutzer diesen Ordner evtl. nicht öffnen können, weil der Zugriff auf das Laufwerk fehlt. Datei auswählen

Über die gleichnamige Schaltfläche gelangen Sie in die Ordnerstruktur. Ordnen Sie hier die Datei zu, so wird der Pfad automatisch eingetragen, die Zieldatei ebenso automatisch benannt und abgelegt:

Das Ausfüllen der Kontakt- und Projektdaten funktioniert entsprechend der Beschreibung im Kapitel Aufgaben, auch Datum und Uhrzeit werden wie üblich automatisch ausgefüllt. Das Gleiche gilt für Inhalte sowie das Speichern- und Schließen der Maske

Dokument scannen und zuordnen Aktivieren Sie zunächst die Option Gescanntes Dokument. Es erscheint die Schaltfläche Jetzt scannen. In der sich nun öffnenden Scan-Maske aktivieren Sie die Schaltfläche Dokument scannen und folgen den Anweisungen auf Ihrem Bildschirm.

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Dokumente anlegen/scannen und zuordnen

Im folgenden Fenster richten Sie den von Ihnen gewünschten Scanner-Treiber TWAIN oder WIA ein. Ein Dritter wird mittelfristig dazu kommen… Möchten Sie anschließend ein einziges Blatt Scannen, so kann die Einstellung lt. Abbildung PDF stehen bleiben. Besteht Ihr Dokument aus mehr als einer Seite, so stellen Sie bitte um auf Bildformat. Scannen Sie anschließend alle Seiten der Reihe nach, so werden diese im eingestellten Format (bitte im Werkzeug-Symbol auswählen) TIFF oder JPG im linken Bereich aufgelistet. Anschließend markieren Sie alle Dateien im linken Bereich und klicken auf die Schaltfläche Zusammenführen. Es wird daraus automatisch ein PDF generiert und im Dokumentfenster abgelegt. Wichtiger Hinweis: Bitte achten Sie beim Scannen darauf, die Scanoptionen nicht zu großzügig einzustellen. Der Scan soll natürlich gut lesbar sein, muss aber nicht unbedingt in einer hochauflösenden und damit den Speicher belastenden Form verfügbar sein. Lassen Sie sich ggf. von Ihrem Systemadministrator beraten!

Liste der Dokumente öffnen Doppelklick auf einen Eintrag öffnet das Dokument. Klick auf einen Eintrag zeigt das Tooltipp.

Ein Klick auf den Titel Dokumente öffnet die Liste: Details hierzu finden Sie im Kapitel Aktivitäten-Liste!

Weitere Funktionen zu Dokumenten im Infofenster

Mit Rechtsklick auf ein Dokument stehen Ihnen die aufgeführten Funktionen zur Verfügung. Wenn Sie eine Benachrichtigung erstellen wird ein Link zu Ihrem Dokument mitgeschickt, über den Ihre Kollegen das Dokument dann direkt aus der E-Mail öffnen können.

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Dokumente anlegen/scannen und zuordnen

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Ein- und ausgehende Mails Die E-Mail-Funktion ist in der Kommunikation mit Kunden und Lieferanten eine der wichtigsten Aktivitäten geworden. So finden Sie Ihre ein- und ausgehenden E-Mails im eigens dafür vorgesehenen Infofenster. Auch das Schreiben von E-Mails haben wir für Sie komfortabel gestaltet. Im Folgenden zeigen wir, wie einfach und unkompliziert Sie E-Mails aus work4all versenden können, und welche Optionen zur Verfügung stehen.

Infofenster E-Mail In diesem Infofenster landen sowohl der Postein- als auch der Postausgang. Dort erstellte E-Mails werden automatisch abgelegt, eingehende müssen dem Kunden zuerst zugeordnet werden. Möchten Sie beide Postfächer trennen, lassen Sie sich von Ihrem Systemadministrator separate Infofenster anlegen!

Erfolgreich gesendete E-Mails erkennen Sie am grünen Brief-Symbol. Bereits erstellte aber noch nicht gesendete E-Mails werden mit einem roten Punkt markiert. Empfangene und korrekt zugeordnete E-Mails erkennen Sie am blauen Brief-Symbol.

Neue E-Mail Für eine neue Nachricht klicken Sie wie immer auf das Plus-Symbol im Infofenster E-Mail: An ist der primäre Empfänger. Die E-Mail geht an den ausgewählten Ansprechpartner. Hat dieser keine E-Mail-Adresse in den Stammdaten, wird sie an die allgemeine Firmen-Adresse „info@...“ versendet. Cc erhält eine Kopie der E-Mail Bcc ist der „Blindkopie-Empfänger“, niemand erfährt, dass Bcc eine Kopie

erhalten hat. Wie Sie es von Outlook kennen, können Sie mehrere Empfänger und Mitarbeiter angeben. Klicken Sie zum Auswählen eine der Schaltflächen an. Der Betreff ist ein Pflichtfeld, das Sie mit sinnvollem Inhalt füllen sollten, da dieser im Infofenster angezeigt wird.

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Ein- und ausgehende E-Mails

Wie finde ich die richtigen Empfänger? Klicken Sie auf An, Cc oder Bcc! Die schnellste und einfachste Möglichkeit einen Ansprechpartner zu finden ist das Eintippen des Vornamens, Nachnamens oder der Firmenbezeichnung in das folgende Suchfeld:

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Der Filter ist standardmäßig auf die Ansprechpartner des ausgewählten Kunden gesetzt. Möchten Sie diesen aufheben, klicken Sie auf das Filter-Symbol. Benötigen Sie die E-Mail-Adresse eines Lieferanten oder eines Mitarbeiters, benutzen Sie die gleichnamigen Schaltflächen. Benötigen Sie die E-Mail-Adressen von verknüpften Kunden/ Lieferanten, benutzen Sie die Schaltfläche Verknüpfungen. Die gesamte Kunden- oder Lieferanten-Liste erhalten Sie per Mausklick auf die rechte Schaltfläche Auswahl.

-

Erstellen Sie eine E-Mail über die Projektebene können Sie hier Ihre Projektverteiler auswählen. Je nach dem, was Sie eingeblendet haben, erscheint eine lange Liste mit E-Mail-Adressen, aus der Sie nach Belieben auswählen und über die Schaltflächen An, Cc und Bcc übernehmen können. Bestätigen Sie das Übernehmen der ausgewählten E-Mail-Adressen, indem Sie auf das AuswahlSymbol ganz links klicken.

Anrede in E-Mails Falls Sie weniger als vier Empfängeradressen ausgewählt haben, fügt work4all eine persönliche Anrede für jeden Empfänger ein. Bei vier und mehr Adressen beginnt work4all die E-Mail mit „Sehr geehrte Damen und Herren“.

Zuordnung der E-Mail zum Ansprechpartner Egal welche E-Mail-Adresse Sie manuell ins Feld An eintippen oder zusätzlich noch ausgewählt haben, die E-Mail wird immer demjenigen Ansprechpartner zugeordnet, der vorher auf dem Schreibtisch ausgewählt wurde bzw. als Hauptansprechpartner eingetragen war! Die exakte Zuordnung erkennen Sie im rechten Bildschirmbereich Ihrer E-Mail-Maske:

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Ein- und ausgehende E-Mails

Auch hier haben Sie ggf. noch die Möglichkeit, eine Firma oder einen Ansprechpartner neu zuzuordnen, indem Sie auf die nach unten zeigenden Pfeile klicken. Bei eingehenden E-Mails haben Sie die Möglichkeit diese nur einem Projekt zu zuordnen. Kunden und Ansprechpartner müssen nicht zwingende ausgewählt werden. Die E-Mail taucht dann ausschließlich auf der Projektebene auf.

Funktionen zum Erstellen und Versenden der E-Mail Die Zwischenablage kennen Sie aus Ihren Office-Programmen. Sie funktioniert in work4all genauso! Alternativ stehen Ihnen die folgenden Tastenkombinationen zur Verfügung: Strg + C: Kopieren Strg + X: Ausschneiden Strg + V: Einfügen

Auch die Formatierungssymbole sind die gleichen wie in allen anderen Office-Programmen. Probieren Sie einfach aus! Das Hinzufügen von Datei-Anhängen geschieht hier. Den nachfolgenden Dialog kennen Sie aus anderen Windows-Programmen. Genau wie in Outlook können Sie außerdem mit einem Klick auf das Büroklammer-Symbol auf die zuletzt benutzten Windows-Dateien zugreifen.

Legen Sie die Priorität ggf. per Mausklick fest.

Wählen Sie aus der Liste der Textbausteine, falls vorhanden. Textbausteine, die hier zur Verfügung stehen sollen, müssen zuvor von Ihnen oder Ihrem Administrator erfasst werden, und zwar unter Extras – Textbausteine. Benachrichtigung oder Aufgabe erstellen

E-Mail drucken

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Ein- und ausgehende E-Mails

Mit Hilfe der Hyperlink Schaltfläche können Sie sowohl Bilder als auch Textpassagen verlinken. Selektieren Sie hierfür das gewünschte Bild oder das gewünschte Wort und klicken auf die Schaltfläche Hyperlink.

Geben Sie neben URL einfach den gewünschten Link ein und speichern Sie. Nach dem Versand der E-Mail ist das entsprechende Bild oder die entsprechende Textpassage verlinkt. Sollten Sie ein anderes Format benötigen, klicken Sie bitte auf die Registerkarte Optionen und wechseln Sie es dort. -

-

Nur Text: Enthält keine Formatierung oder Bilder HTML: Kann Formatierungen und Bilder enthalten und ist mit den meisten E-Mail-Programmen kompatibel. Möglicherweise wird nicht jeder Empfänger Ihre E-Mail lesen können, wenn er z.B. einen veralteten E-Mail-Client einsetzt oder die Daten über das Internet abruft. Rich-Text: Kann Formatierungen enthalten, ist jedoch nur mit Outlook und MS Exchange kompatibel

Haben Sie den Text geschrieben und alle Einstellungen vorgenommen, klicken Sie bitte auf Senden. Tipp: Wie in Outlook können Sie E-Mails aus work4all ebenso mit dem Tastenkürzel STRG+Enter versenden. Probieren Sie es aus! Wurde Ihre E-Mail aus irgendwelchen Gründen nicht richtig gesendet, oder möchten Sie dieselbe erneut an jemand ganz anderen senden, öffnen Sie die E-Mail bitte mit einem Doppelklick im gleichnamigen Infofenster und klicken auf Erneut senden. Die über work4all gesendeten E-Mails werden automatisch im Infofenster beim Kunden oder Ansprechpartner sortiert nach Datum archiviert und sind hierüber jederzeit abrufbar. Die aktuellen EMails liegen dabei an oberster Stelle. Zum Anschauen der E-Mails älteren Datums klicken Sie bitte auf die Infofenster-Überschrift E-Mail, und es öffnet sich die komplette Liste.

Bilder in E-Mails einfügen Sie haben in work4all drei Möglichkeiten, Bilder in E-Mails einzufügen: 1. 2. 3.

Als Datei aus dem work-Vorlagenverzeichnis Per Drag&Drop aus Windows oder dem Internetbrowser Aus externer Quelle von einem Webserver

Möglichkeit 1: Bild als Datei einfügen Wie in anderen E-Mail-Programmen können Sie Bilder in die E-Mail einbetten. Es empfiehlt sich, die korrekte Bildgröße und das entsprechende Dateiformat vor dem Einfügen in die Signatur in einem Bildbearbeitungsprogramm (z.B. Photoshop / IrfanView) anzupassen.

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Ein- und ausgehende E-Mails

Wichtige Anforderungen an die Bilddatei: Dateiformat

JPG, PNG oder GIF sind eingeschränkt möglich.

Farbmodus

RGB

Bildgröße

Legen Sie das Bild bitte mit einer Auflösung von 72 dpi in exakt der physikalischen Größe an, in der es später in der E-Mail-Vorlage erscheinen soll.

Dateinamen

-

Keine Leer- oder Sonderzeichen Möglichst kurz. (Zu viele Zeichen können intern zu Problemen führen.)

Zum Einfügen platzieren Sie den Cursor zunächst an der gewünschten Stelle. Klicken Sie nun in der Registerkarte Einfügen auf die Schaltfläche Bild und wählen dann Datei auswählen. Es öffnet sich der Windows-Explorer, aus dem Sie die entsprechende Datei aus dem Vorlagenverzeichnis von work4all auswählen können. Nachdem Sie mit Öffnen bestätigt haben, erscheint das Bild in der E-Mail-Vorlage.

Möglichkeit 2: Bild per Drag&Drop einfügen Noch einfacher ist es, die Bilder einfach per Drag&Drop aus dem Internetbrowser oder dem WindowsExplorer in die E-Mail einzufügen. Probieren Sie es einfach aus!

Möglichkeit 3: Bild als externe Quelle einfügen In manchen Fällen ist es sinnvoll, Logos nicht als Bild in die E-Mail einzubinden, sondern als externe Quelle von einem Webserver einzufügen. Klicken Sie hierfür auf die Registerkarte Einfügen und dann auf Bild.

Es öffnet sich ein Menü, aus dem Sie bitte von externer URL einfügen auswählen. In der kleinen Maske geben Sie nun einfach den entsprechenden Pfad zum Webserver an, fertig!

So eingefügte Bilddateien werden der E-Mail nicht angehängt, sondern vom E-Mail-Client des Empfängers beim Öffnen der E-Mail vom Webserver heruntergeladen.

Empfangene E-Mails zuordnen Für eingehende E-Mails speichern wir generell nur den Text-Inhalt. Das Zuordnen von empfangenen E-Mails ist denkbar einfach. Wechseln Sie hierfür zunächst in Ihren EMail-Client (Outlook, Tobit, etc.), markieren die E-Mail die Sie zuordnen möchten und ziehen diese per Drag&Drop bei gedrückter Maustaste auf Ihren work4all Schreibtisch. Die Maske zum Zuordnen 101

Ein- und ausgehende E-Mails

von E-Mails öffnet sich mit weiteren Möglichkeiten, den Kontakt direkt von hier anzurufen oder eine aus der E-Mail hervorgehende Aufgabe zu definieren. Auch die Person, der die E-Mail zugeordnet werden soll, kann im rechten Bildschirmbereich noch geändert werden. Empfangene und korrekt zugeordnete E-Mails erkennen Sie im Infofenster am blauen Brief-Symbol. Eine empfangene und in work4all zugeordnete E-Mail können Sie direkt hier beantworten oder weiterleiten. Unmittelbar nach dem Öffnen stehen dazu die neben stehenden Funktionen zur Verfügung. Die weitere Handhabung kennen Sie bereits aus Ihren bisherigen E-Mail-Programmen. Sind Anhänge an der zugeordneten E-Mail, können Sie mit Rechtsklick den Anhang direkt öffnen oder ihn zusätzlich noch an einem bestimmen Ort auf Ihrem Rechner speichern. Die Anhänge lassen sich hier auch direkt im Dokumenteninfofenster zuordnen. Möchten Sie den Anhang nicht mit in work4all übernehmen, entfernen Sie das Häkchen, das vor jedem Anhang zu sehen ist Beim Versuch eine E-Mail zuzuordnen, die bereits zugeordnet wurde, erscheint ein Hinweis, bei dem Sie entscheiden können, ob Sie ein Duplikat anlegen möchten (redundante Daten!) oder nicht.

Die E-Mail-Liste Klicken Sie im Infofenster E-Mail auf die Überschrift, und die Liste mit allen Nachrichten wird geöffnet:

Ist die Schaltfläche Vorschau aktiviert, werden die Details der ausgewählten Nachricht im unteren Bereich angezeigt. Der Status der E-Mail wird in der ersten Spalte symbolisiert.

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Ein- und ausgehende E-Mails

Weitere Funktionen des Infofensters E-Mails

Mit Rechtsklick auf eine E-Mail können Sie eine Aufgabe zu dieser E-Mail erstellen oder eine Benachrichtigung versenden.

E-Mail-Signaturen und Vorlagen einrichten Lesen Sie hierzu bitte das gleichnamige Kapitel Signaturen und E-Mail-Vorlagen in diesem Handbuch.

Benutzerrechte in E-Mails Ob Sie E-Mails anlegen, ändern und löschen dürfen, ist abhängig von den Benutzerrechten, die vom Administrator unter Extras -> Rechte vorgenommen werden.

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Aktivitäten-Liste Unter Aktivitäten verstehen wir die eher kurzlebigen „Bewegungsdaten“, die Sie mit der Zeit in work4all anlegen, wie Telefonate, Protokolle, E-Mails, Briefe usw., alles was quasi eine sinnvolle CRM ausmacht. Nach kurzer Zeit hat sich hier Einiges an Informationen angesammelt, die Sie bei Bedarf nun möglichst schnell auch wiederfinden möchten. Die Schnellsuche mit den Optionen, die ein schnelles Auffinden ermöglichen sollen, kennen Sie ja bereits. Darüber hinaus bewegen Sie die Maus über die Einträge der Infofenster, um Kurzinfos dazu anzuzeigen. Außerdem stehen die Auswahllisten zum Selektieren zur Verfügung. Die Handhabung dieser Listen ist bei allen Aktivitäten gleich, egal ob es sich um Telefonate, Briefe oder Besuchsberichte etc. handelt. Aus diesem Grund gilt dieses Kapitel für alle Aktivitäten-Listen gleichermaßen.

CRM-Liste aufrufen Ist die Liste der Telefonate, Protokolle, Briefe oder Ähnliches zu lang geworden, sehen Sie nur noch die neuesten Einträge im Infofenster. Für eine vollständige Anzeige öffnen Sie die jeweilige Liste, indem Sie im Infofenster, z.B. im Infofenster Termine auf die Überschrift klicken.

Es öffnet sich die dazu gehörende Liste, die (fast) immer gleich aussieht:

Funktionen in der Symbolleiste Die meisten der Symbole sprechen für sich. Bewegen Sie die Maus über die Schaltflächen, so erscheinen sog. Tooltipps mit Erläuterungen.

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Aktivitäten-Liste

Klicken Sie einen Eintrag in der Liste an, werden im unteren Bereich die dazu gehörenden Informationen angezeigt. Aber nur, wenn wir hier in der Darstellung die Vorschau aktiviert wurde. Alle Bereiche können Sie nach Belieben vergrößern und verkleinern, indem Sie mit der Maus an der horizontalen oder vertikalen Leiste ziehen.

Auf der linken Seite können Sie die Anzeige der Daten für Alle Mitarbeiter oder nur bestimmte, z.B. Sie selbst festlegen, indem Sie auf den oder die jeweiligen Namen klicken. Vermissen Sie einen Namen in der Liste, schreiben Sie ihn ins Suchfeld und klicken auf die Lupe. Oder aber Sie klicken von vornherein auf die Lupe, und anschließend auf Alle Mitarbeiter anzeigen.

Mit der Excel-Schaltfläche exportieren Sie die Daten der Liste nach Excel. Automatisches Wählen: Einen Kontakt können Sie direkt von hier anwählen, wenn work4all an Ihre Telefonanlage angeschlossen wurde.

Der word-Export ist nur in der Aufgaben-Liste vorhanden. Mittels der Schaltfläche Vorschau öffnet sich im unteren Bereich der Liste die Vorschau, die Ihnen einen Einblick in den Brief, das Telefonat, etc. gibt. Beim erneuten Klick verschwindet diese wieder. Um die gewünschten Spalten ein bzw. aus zu blenden, benutzen Sie die gleichnamige Schaltfläche. In der Aufgabenliste sind Sie noch eine Schaltfläche mit drei Punkten. Dort können Sie verschiedene Einstellungen vornehmen. Entscheiden Sie, ob Sie Alle Einträge in der Liste sehen wollen, oder filtern Sie nach einem bestimmten Zeitraum. In einigen Listen können Sie noch nach dem Status der Aktivität filtern. Filtern Sie hier Ihre Liste nach Themen oder Art.

Über die Schnellsuche können Sie die Liste nach Kunden und oder Stichwörter filtern. Über das zweite Feld mit der Lupe können Sie die gefilterte Liste nochmal durchsuchen. Es werden sowohl der Betreff, als auch der Inhalt der CRM-Objekte durchsucht. -

Neue Aktivität erstellen

Ausgewählte Aktivität öffnen Ausgewählte Aktivität löschen

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Aktivitäten-Liste

Um den zum ausgewählten Brief gehörenden Kunden auf dem Schreibtisch zu öffnen, klicken Sie auf das Auswahl-Symbol. Der grüne Button aktualisiert die Liste.

Löschen von Daten Das Löschen von Daten lässt sich nicht rückgängig machen. Lesen Sie bitte Systemmeldungen und Warnhinweise sorgfältig, bevor Sie den Löschvorgang bestätigen. Das Zurückspielen der Daten aus Datensicherungen kann sehr aufwändig werden. Ihr Administrator ist dafür verantwortlich, dass regelmäßig Datensicherungen durchgeführt werden.

Sortierung verändern Standardmäßig sind die Listeneinträge nach Datum sortiert. Die neusten Telefonate stehen an erster Stelle. Sie können auch anders herum sortieren, indem Sie auf die Überschrift klicken.

Möchten Sie die Listeneinträge nach einer ganz anderen Spalte sortieren, z.B. nach Mitarbeitern, klicken Sie zunächst auf den Spaltenkopf Mitarbeiter. Auch hier taucht der Pfeil in der Überschrift auf, mit dem Sie alphabetisch auf- oder absteigend sortieren.

Aktivitäten drucken Sie können alle Aktivitäten-Listen über das Excel-Symbol importieren und von dort mit den üblichen Optionen drucken.

Unterschiede in den Listen Je nach Art der Aktivität stehen in den jeweiligen Listen weitere Funktionen zur Verfügung. So können Sie z. B. in der Aufgabenliste die einzelnen Aufgaben auch auf Erledigt setzen.

Weitere Funktionen in den Listen Per rechtem Mausklick können Sie z. B. den Status für mehrere (markierte) Aufgaben ändern und einzelne CRM-Objekte als Wichtig gekennzeichnet werden.

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Aktivitäten-Liste

Weitere Funktionen in den Infofenstern

Wenn Sie im Infofenster mit der rechten Maustaste auf einen der Einträge klicken, bieten sich je nach Aktivität weitere nützliche Funktionen. Mit dem Befehl Bearbeitungsmaske öffnen können Sie nochmals Änderungen vornehmen:

In den Telefonaten, Besuchsberichten oder den E-Mails können Sie z. B. über die rechte Maustaste Aufgaben, Benachrichtigungen und Termine erstellen:

Möchten Sie zu den jeweiligen Aktivitäten eine Aufgabe erstellen, öffnet sich das Aufgabenfenster in dem der Verweis auf das Telefonat etc. schon vorhanden ist. Probieren Sie das einfach in den verschiedenen Infofenstern einmal aus!

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Termine Termine lassen sich an unterschiedlichen Stellen in work4all erfassen. Zum einen über das Infofenster Termine, und andererseits direkt im Terminkalender.

Neuer Termin Auch zum Anlegen eines Termins klicken Sie auf das Plus im Infofenster Termine:

Die Mitarbeiterauswahl auf der linken Seite sowie das Ausfüllen der Kontakt- und Projektdaten funktionieren entsprechend der Beschreibung im Kapitel Aufgaben. Datum und Uhrzeit werden wie üblich automatisch ausgefüllt. Allgemeines

Kunden- oder Lieferantendaten Termin: Tragen Sie hier den Zeitraum des Termins ein.

Erinnerung und GanztagsTermin

Möchten Sie sich und am Termin beteiligte Kollegen vorab an den Termin erinnern, setzen Sie einfach das Häkchen bei Erinnerung und wählen den gewünschten Zeitpunkt für diese aus. Handelt es sich bei Ihrem Termin um einen Ganztagstermin, setzen Sie das Häkchen, im oberen Teil verschwindet die Uhrzeit.

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Termine

Über die Schaltfläche hinter Status haben Sie die Möglichkeit einen Status für Ihren Termin zu vergeben. Die verschiedenen Status können von Ihrem Administrator in den Generellen Einstellungen unter Allgemeines -> CRM -> Farben gepflegt werden. Der Status Storniert entfernt auch den Termin aus dem Kalender. Über die Einstellung können Sie stornierte Termine im Kalender ein- und ausblenden. Sie können Ihrem Termin auch noch ein Thema zuordnen. Themen können in den Generellen Einstellungen gepflegt werden. In der Termin-Liste kann dann nach Thema gefiltert werden. Unter Ort tragen Sie den Ort des Termins ein. Ist der Termin als ein „Außer Haus“-Termin gekennzeichnet, füllt der Ort sich automatisch mit der Adresse des Kunden. Die Einstellung können die den Generellen Einstellungen – CRM - Farben vornehmen.

Für den Betreff steht Ihnen eine Vielzahl an Kombinationsmöglichkeiten zu Verfügung. Klicken Sie einfach auf das Wort und die Liste öffnet sich. Markieren Sie nun die Bezeichnungen die Sie in der Betreffzeile sehen möchten. Natürlichen können Sie auch manuell einen Betreff eingeben.

Für den Inhalt können Sie über die Schaltfläche eigene Textbausteine oder die Adresse des Kunden einblenden lassen. Über diese Schaltfläche einstellen.

können Sie Schriftart und Schriftgröße

Weitere Funktionen der Symbolleiste Terminbenachrichtigungen verschicken.

Für weitere Informationen lesen Sie bitte das gleichnamige Kapitel. Export Ihrer Termine in Tabellenform nach Word.

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Termine

Diese Funktion steht für Termine nicht zur Verfügung. Hier können Sie regelmäßige Termine festlegen, die z.B. immer am Mittwoch um dieselbe Uhrzeit stattfinden. Lesen Sie dazu auch das Kapitel Serientermine. Freigabe: Soll ein Termin nicht unternehmensweit sichtbar sein, haben Sie hier die Möglichkeit diesen nur für bestimmte Abteilungen freizugeben. Diese Abteilungen müssen vorab festgelegt und in work4all konfiguriert werden. Privater Termin: Um einen privaten Termin anzulegen, klicken Sie auf diesen Button. Die Maske ändert sich dementsprechend. Weitere Details finden Sie im Kapitel Private Termine.

Direkt aus der Terminmaske heraus haben Sie die Möglichkeit einen Besuchsbericht entweder neu zu erstellen oder einen bereits fertiggestellten Besuchsbericht dem Termin zuzuordnen.

Terminübersicht Im unteren Bereich der Terminmaske, sehen Sie einen Ausschnitt des Terminkalenders. Es werden immer die Termine der Kollegen angezeigt, die bei dem Termin beteiligt sind.

Um sich alle Ressourcen/Mitarbeiter zeilenweisen anzeigen zu lassen, klicken Sie auf das nebenstehende Symbol. Ist es nicht markiert werden alle Termine in einer Zeile angezeigt und die Termine sind nur mit dem Mitarbeiterkürzel gekennzeichnet. Über die drei Pünktchen wählen Sie, ob alle Termine angezeigt werden sollen oder nur dann, wenn dieser sich mit dem aktuellen Termin überschneidet. Über x können Sie die Terminübersicht ausblenden.

Stellen Sie hier die Ansicht des Kalenders ein.

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Termine

Über die Navigationssymbole können Sie die Liste nach oben und unter verschieben oder Tage vor- und zurückblättern.

Termine ändern Möchten Sie einen Termin ändern, führen Sie im Infofenster auf dem Schreibtisch einen Doppelklick darauf aus. Handelt es sich um einen älteren Termin, welcher im Infofenster nicht mehr sichtbar ist, öffnen Sie zunächst die Terminliste, indem Sie auf den Titel des gleichnamigen Infofensters klicken.

Protokoll Im Protokoll werden Änderungen mitgeschrieben, egal ob von Ihnen oder Ihren Kollegen.

Dokument anhängen Das Anhängen von Dokumenten erfolgt in der gleichnamigen Registerkarte.

Teilnehmerstatus

In der Registerkarte Teilnehmerstatus sehen Sie die Liste alle am Termin beteiligten Personen. Sie haben hier die Möglichkeit Benachrichtigungen an die Teilnehmer zu versenden, Aufgaben zu vergeben und Zu- oder Absagen zu protokollieren.

Terminliste Alle angelegten Termine werden letztlich im gleichnamigen Infofenster aufgelistet. -

Klick auf einen Eintrag zeigt das Tooltipp zum Termin. Doppelklick öffnet die Termin-Maske.

Klick auf den Titel Termine öffnet die Liste aller Termine. Mit Rechtsklick auf einem Termin können Sie direkt eine Aufgabe erstellen. Details hierzu finden Sie im Kapitel Aktivitäten-Liste!

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Termine

Termin aus einen Telefonat erstellen Mit dem Rechtsklick auf ein Telefonat können Sie direkt vom Desktop aus einem Termin erstellen. Es öffnet sich die Maske zum Erstellen eines neuen Termins die Sie dann, wie oben beschrieben, bearbeiten können. Im Betreff und im Inhalt steht bereits ein Vermerk auf das gewählte Telefonat.

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Private Termine Kennen Sie das auch? Sie tragen einen privaten Arzt-Termin in work4all ein, und am nächsten Tag werden Sie von Ihren Kollegen gefragt, wie es Ihrem Fußpilz geht? Damit Ihr Fußpilz ab jetzt unbemerkt behandelt werden kann, legen Sie einen „privaten Termin“ in work4all an. Private Termine können nur vom Ersteller bzw. den beteiligten Kollegen gelesen werden. Für alle anderen Mitarbeiter ist der Termin in work4all nur mit dem Eintrag „Privater Termin“ zu sehen.

Neuen privaten Termin erstellen Erstellen Sie einen neuen Termin, indem Sie innerhalb des Schreibtisches bei dem passenden Kunden/Lieferanten, z. B. der Arztpraxis im Infofenster Termine auf das Plus klicken. Alternativ können Sie den privaten Termin über den Terminkalender eintragen. Wenn der Schreibtisch leer ist, erfolgt keine Firmenzuordnung im Termin. Ansonsten kann die Firmenzuordnung manuell entfernt werden. Es öffnet sich die Ihnen bekannte Terminmaske, die Sie wie gewohnt ausfüllen. Sie können bei Bedarf auch mehrere Mitarbeiter auf der linken Seite auswählen. Kennzeichnen Sie den Termin als privat, indem Sie in der oberen Symbolleiste die Schaltfläche Privater Termin aktivieren.

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Private Termine

Zur besseren Unterscheidung im Terminkalender empfehlen wir einen separaten Terminstatus mit einer bestimmten Farbgebung zur Kennzeichnung privater Termine.

Ihr Administrator kann diese Terminstatus und -farben konfigurieren. Wie bereits erwähnt, sind private Termine nur für den Ersteller bzw. die beteiligten Kollegen mit dem richtigen Betreff sichtbar. Alle anderen Benutzer sehen den Termin nur mit der Kennzeichnung Privat im Terminkalender.

Wurde der Termin mit Firmenzuordnung angelegt, dann sehen die Kollegen allerdings in der Kundenbzw. Lieferantenakte, dass private Termine eingetragen wurden. Der Termininhalt ist geschützt und nur für den/die beteiligten Kollegen lesbar.

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Serientermine Sich wiederholende Termine mehrfach hintereinander einzugeben, ist einfach lästig. Nachfolgend die Beschreibung zum Anlegen, Ändern und Löschen von Serienterminen.

Neuer Serientermin Rufen Sie im Schreibtisch den gewünschten Kunden oder dessen Ansprechpartner auf, und klicken Sie anschließend im Infofenster Termine auf das Plus. Sie können die Terminmaske natürlich auch über den Kalender aufrufen. Aktivieren Sie nun in der Maske die Schaltfläche Serientermin und die Terminmaske ändert sich entsprechend. Die Zeit-Einstellungen im Bereich Termin werden ausgeblendet. Um den Serientermin zu definieren, klicken Sie auf die Schaltfläche Termin einstellen. Legen Sie Ihren Termin zunächst wie gewohnt an und klicken dann auf die Schaltfläche Serientermin einstellen, um den Serientermin zu konfigurieren. Die Serientermin-Maske öffnet sich: Im Bereich Termin der Serienterminmaske geben Sie die von/bis Zeiten für den Termin ein. Nimmt der Termin den ganzen Tag in Anspruch, so setzen Sie den Haken bei Ganztags-Termin. Im Bereich Serienmuster der Serienterminmaske geben Sie die Termine des Serientermins an. Sie können zwischen wöchentlichen und jährlichen Terminen wählen. Legen Sie fest, an welchen Wochentag(en) der Termin liegen oder ob er z.B. nur jeden zweiten Montag stattfinden soll. Im Bereich Seriendauer tragen Sie den Zeitraum ein: Mit dem Beginn legen Sie fest, ab wann Ihr Serientermin beginnen soll. Die Option Endet nach gibt an, wie oft der Termin angelegt wird. Wenn Sie hier also eine 2 eintragen, wird der Serientermin nur zweimal angelegt. Die Option Endet am gibt an, wann der Serientermin endet. Genauso wie bei Terminen gibt es mehrere Möglichkeiten, einen Serientermin anzulegen. Neben dem Infofenster Termine können Serientermine sowohl über den Terminkalender, als auch über die Sedcards innerhalb der Firmenebene anlegen.

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Serientermine

Serientermine ändern Möchten Sie einen Serientermin ändern, führen Sie im Infofenster oder in der Terminliste einen Doppelklick auf dem entsprechenden Serientermin aus. Ein Verändern der kompletten Serie ist nicht möglich. Wenn Sie einen Termin einer Serie ändern, ändern Sie immer nur diesen einen Termin. Die restlichen Termine der Serie bleiben erhalten.

Protokoll In der Registerkarte Protokoll wird jede Änderung, egal ob von Ihnen oder Ihren Kollegen mitgeschrieben

Dokument anhängen Möchten Sie dem Termin ein Dokument anhängen, tun Sie dies bitte in der Registerkarte Anhang.

Geben Sie erneut einen sinnvollen Betreff ein. Über Datei wählen landen Sie im Ordnersystem und können die gewünschte Datei dort öffnen.

Wenn Sie beim Erstellen des Serientermins eine Datei hinzufügen, bekommt jeder einzelne Termin diesen Anhang. Fügen Sie bei einem bestehenden Serientermin einen Anhang hinzu, so wird dieser Anhang nur an den einzelnen Termin angehangen.

Löschen von Serienterminen Ist das Recht zum Löschen gegeben, selektieren Sie den Termin, den Sie entfernen möchten und klicken die Schaltfläche Löschen an. Es erscheint die folgende Meldung:

Klicken Sie auf Ja, erscheint eine weitere Meldung, in der Sie entscheiden können, ob Sie alle zukünftigen Termine dieser Serie löschen möchten (Ja) oder nur diesen einzelnen Termin (Nein). Möchten Sie die gesamte Serie löschen, selektieren Sie bitte den ersten Termin der Serie um alle zukünftigen Termine löschen zu können.

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Terminkalender Die Terminverwaltung ist eines der schwierigsten Themen der Organisation: Es geht schließlich um Ihre Zeit oder um die Zeit Ihrer Kollegen. Da spielen Rechte eine Rolle, z.B. bei privaten Terminen und oft auch technische Dinge bzgl. der Synchronisation von mobilen Endgeräten usw. work4all hilft Ihnen mit einem übersichtlichen Kalender für Sie selbst oder Ihre Kollegen. Alle Termine sind auf Wunsch beim Kunden, Lieferanten oder dem Projekt hinterlegt.

Aufruf des Kalenders Der Aufruf des Kalenders geschieht innerhalb des Schreibtischs:

Nach dem ersten Aufruf kann der Kalender verkleinert werden, damit er im täglichen Arbeiten schnell zur Verfügung steht. Das Erfassen neuer Termine geschieht entweder direkt hier im Kalender oder aber über das Infofenster Termine auf dem Schreibtisch, das an anderer Stelle des Handbuchs erklärt wird.

Die Kalenderansicht Starten Sie den Kalender zum ersten Mal, zeigt Ihnen work4all Ihren persönlichen Kalender, also Ihre eigenen Termine, nicht zu verwechseln mit Ihren privaten Terminen.

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Terminkalender

Der persönliche Kalender bietet Ihnen mehrere Bereiche der Information und der Steuerung: Der Befehlsbereich

Die einzelnen Steuerungsbefehle sind wie üblich im oberen Bereich der Maske angesiedelt.

Der Kalenderbereich

Je nach Darstellungsform sehen Sie Tage, Wochen, Monate. Innerhalb eines Tages unterscheiden wir zwischen dem Ereignisbereich und dem Terminbereich. Ein ganztägiges Ereignis finden Sie in der ersten Zeile, ein Termin ist unten zu finden. Der Kalendereintrag

Weist ein Eintrag diesen Pfeil rechts unten auf, so weist dieser auf mehrere Termine an diesem Tag hin. Beim Anklicken landen Sie auf dem individuellen Kalenderblatt des Kollegen, wo dann all seine Termine im Überblick dargestellt sind. Der Navigationsbereich

Hier wählen Sie zwischen Tagen, Wochen, Monaten und Jahren. Dabei sind Einschränkungen möglich: Falls Sie beispielsweise die 5Tagesansicht eingestellt haben, werden per Klick in eine andere Woche auch immer genau 5 Tage ausgewählt. Wenn auf den heutigen Tag zurückspringen möchten, klicken Sie auf die Schaltfläche Heute. Der Vorschaubereich

Der ausgewählte Termin erscheint in der Vorschau mit Details.

Der Befehlsbereich Aktualisieren: Bei manchen Änderungen geschieht die

Aktualisierung der Liste nicht automatisch. Klicken Sie dann auf diese Schaltfläche. Neuer Termin und neue Aufgabe: Termine und Aufgaben werden in der Regel auf dem Schreibtisch angelegt, über diese beiden Schaltflächen funktioniert das auch hier.

Hier können Sie Ihre Termine mit Outlook oder Tobit abgleichen, den Kunden von hier aus anrufen oder für einen markierten Termin eine Reiskostenabrechnung erstellen. Außerdem können Sie die Routenplanung für Ihre Termine aufrufen. Darstellungsform: Klicken Sie eine der gezeigten Schaltflächen, ändert sich der Kalenderbereich entsprechend. Die Auswahl innerhalb der Navigation stellt

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Terminkalender

sich ebenfalls neu ein, man kann bei der Monatsansicht z.B. keinen einzelnen Tag auswählen. Hier können Sie Aufgaben und Termine im Kalender einund ausblenden. Filtern Sie den Kalender nach Terminstatus oder lassen Sie

sich, unter Sonstige, Ihre Projekt-Termine anzeigen.

Stellen Sie hier ein, wie Ihre Termine im Kalender dargestellt werden soll. Die Einstellungen unter Überschrift bestimmen, wie der Termin im Kalender angezeigt wird. Wenn Sie die Maus auf einen Termin halten, öffnet sich ein Kontextmenü mit detaillierten Daten zum Termin. Im Bereich Inhalt können Sie die Informationen einstellen.

Zusatzfunktionen:

Über die markierte Schaltfläche lassen sich einige Einstellungen bezüglich des Kalenders vornehmen.

Mehrere Mitarbeiter anzeigen Über die Mitarbeiterauswahl auf der linken Seite lassen sich Mitarbeiter hinzufügen oder wieder aus der Liste entfernen. Sie können sich somit die Kollegen zusammenstellen, über deren Termine Sie informiert sein möchten. Bedenken Sie bitte, dass das Laden der Termine ein wenig dauert. Daher sollten Sie nicht einfach alle Mitarbeiter auswählen (außer in einer kleinen Firma vielleicht).

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Terminkalender

Der Terminkalender ist auf die Darstellung von Terminen mehrerer Mitarbeiter optimiert. Bei Monitoren mit einer Auflösung von 1024 x 768 lassen sich aus unserer Sicht 6 bis 7 Mitarbeiter gleichzeitig anzeigen. Bei höherer Auflösung ist eine größere Anzahl von Mitarbeitern darstellbar. In der Kopfleiste erscheint für jeden ausgewählten Mitarbeiter eine Registerkarte, darüber hinaus eine weitere mit der Beschriftung Gruppe. Hier werden alle (oder einige) der ausgewählten Mitarbeiter gleichzeitig gezeigt. Klicken Sie innerhalb des Kalenders, wird der jeweils markierte Mitarbeiter mit Hilfe einer roten Ampel farbig hervorgehoben, damit Sie schnell zu dessen Termindaten wechseln können. Hier einige weitere Details zur Handhabung: Mitarbeiterauswahl: Klicken Sie in der Ihnen bereits bekannten Form einzelne Mitarbeiter im unteren Bereich an, um diese auszuwählen. Dabei merkt sich work4all diese Auswahl und startet beim nächsten Kalenderaufruf automatisch mit dieser Selektion.

Mit Häkchen werden diese Daten geladen.

Gruppen-Optionen: Die Termine mehrerer Mitarbeiter lassen sich unterschiedlich darstellen. Nebeneinander

Die Mitarbeiter werden nebeneinander dargestellt, sofern dies möglich ist. Alle Anzeigeformen sind möglich z.B. Tag, Woche etc.

Über die Schaltflächen + und – lässt sich die Anzahl der maximal dargestellten Mitarbeiter erhöhen oder verringern.

Untereinander: Mit Hilfe dieser Darstellung lassen sich auf

einen Blick recht viele Mitarbeiter verwalten. Dabei legen Sie mit dem nachfolgenden Objekt fest, wie viele Zeilen pro Mitarbeiter maximal angezeigt werden.

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Terminkalender

In der Gruppendarstellung werden alle Termine der ausgewählten Mitarbeiter in einem Kalenderblatt angezeigt. Aufgaben und mehrtägige Termine werden im oberen Bereich angezeigt.

Mit Rechtsklick auf den Zeitstrahl können Sie die Taktung der Anzeige einstellen. Der Zeitstrahl ändert sich dementsprechend. Außerdem können Sie einen neuen Termin oder eine neue Aufgabe erfassen.

Gruppen/Abteilungen auswählen Mit der Gruppenauswahl wechseln Sie mit einem Klick auf eine Gruppe von Mitarbeitern oder Ressourcen. Alle Mitarbeiter oder Ressourcen werden sofort komplett gewechselt/ausgetauscht. Die Abteilungen ergeben sich aus den Eingaben in der Mitarbeiterverwaltung. Im unteren Bereich können Sie sich eine selbst zusammengestellte Liste speichern.

Bilder anzeigen Über die Maske Extras > Mitarbeiter im Schreibtisch lässt sich für jeden Mitarbeiter und jede Ressource ein Bild speichern. Das dient der schnelleren Orientierung. Hier eine Wochenansicht von mehreren Ressourcen:

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Terminkalender

Die Anzeige der Bilder wird durch Klick auf das nachfolgende Symbol aktiviert:

Termine und Aufgaben bearbeiten, anlegen oder löschen Über den Terminkalender haben Sie vollen Zugriff auf alle angezeigten Termine und Aufgaben. Über Doppelklick können Sie alle Terminkalendereinträge zum Bearbeiten öffnen. Mit Rechtsklick auf einen Termin stehen Ihnen die nebenstehenden Funktionen zur Verfügung. Bei der Option Status ändern können Sie auch mehrere Termine markieren und den Status für alle markierten Termine gleichzeitig ändern. Aufgaben können über die rechte Maustaste auf Erledigt gesetzt werden. Danach verschwindet die Aufgabe, denn es werden nur unerledigte Aufgaben gezeigt.

Innerhalb eines Mitarbeiters können Sie Termine und Aufgaben verschieben. Klicken Sie dazu auf einen Termin und ziehen Sie ihn auf den gewünschten Tag und lassen Sie die Maus los. Es erscheint die nebenstehende Meldung. Nach Klick auf Ja wird der Termin oder die Aufgabe auf den gewünschten Tag verschoben.

Selbstverständlich werden dabei die Benutzerrechte beachtet. Haben Sie nicht das Recht, fremde Termindaten zu ändern, ist der Befehl ausgegraut. Sie erhalten zudem einen Hinweis in der Statusleiste.

Für private Termine anderer Benutzer gilt: Sie sehen zwar den Termin, jedoch nicht die inhaltliche Beschriftung. Lesen Sie dazu bitte das Kapitel Private Termine.

Termin aus einen Telefonat erstellen

Mit Rechtsklick auf ein Telefonat können Sie direkt von hier aus einen Termin erstellen. Es öffnet sich die Maske zum Erstellen eines neuen Termins die Sie dann, wie oben beschrieben, bearbeiten können. Im Betreff und im Inhalt steht bereits ein Vermerk auf das gewählte Telefonat.

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Terminkalender

Projekt-Termine Innerhalb des Kalenders lässt sich eine besondere Variante von Terminen separat darstellen: ProjektTermine. Gemeint sind damit allgemeine Termine, die mit Projekten verbunden sind.

Es handelt sich konkret um die ersten beiden Felder der Projektmaske, die Sie von der Beschriftung her auch noch umbenennen können. Im Kalender wählen Sie nun in der Gruppen-Ansicht den letzten Reiter Projekte:

Mit dieser Ansicht lassen sich also Fragen beantworten wie: „Welche Veranstaltungen beginnen in diesem Monat?“ „Welche Aufbautermine (Farbe: grün) gibt es in diesem Monat?“ Es ist dabei nicht möglich, auf Woche oder Tag zu schalten. Falls Sie die Vorgänge einschalten, werden diese als Von-Bis-Termine dargestellt.

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Termine löschen oder stornieren Das Löschen von Terminen ist organisatorisch gesehen höchst komplex. Hier beispielhaft nur einige Fragestellungen: -

Sind Kollegen oder Kunden betroffen? Müssen diese benachrichtigt werden?

-

Wie sind die Rechte fürs Löschen definiert?

Aus diesem Grunde fasst dieses Infoblatt alle möglichen Fragestellungen noch einmal auf.

Löschen oder stornieren? Bei nicht stattfindenden Terminen unterscheiden wir zwischen dem Stornieren und dem Löschen: Der stornierte Termin bleibt in der Datenbank und im Kalender erhalten, der gelöschte verschwindet komplett. Ob Sie dies oder das tun, ist eine Organisationsfrage. Im Vertrieb ist die Information über vergangene Stornierungen zum Beispiel sinnvoll, manche unserer Kunden jedoch möchten abgesagte Termine überhaupt nicht sehen. Und zwischen diesen beiden Lösungen ist es eventuell auch sinnvoll, den stornierten Termin solange zu zeigen, bis er vorbei ist. Sei’s drum: entscheiden Sie selbst, ob Sie löschen oder stornieren möchten. Wie man in Köln so sagt: „Jeder Jeck ist anders.“

Rechte Drei Rechte erlauben es Ihnen als Administrator, das Verhalten grundsätzlich zu beeinflussen. 1. 2. 3.

Der Anwender darf entweder nur eigene Termine ändern/löschen oder er darf das auch für die der Kollegen. Ist nichts angeklickt, darf der Mitarbeiter keine Termine anlegen und auch keine Termine löschen.

Unter Extras -> Rechte können Sie diese Einstellungen vornehmen.

Die erste und die dritte Zeile schließen sich aus – Sie können also nur jeweils eine der beiden Optionen wählen. Die Bedeutung des Rechts Nur eigene ändern/löschen ist folgende: 1. 2.

Sind Sie alleiniger Teilnehmer eines Termins, haben Sie das Recht, den Termin zu löschen oder zu ändern (Doppelklick) Beinhaltet der Termin mehrere Teilnehmer (Sie nehmen also nicht alleine am Termin teil), haben Sie in diesem Fall dieses Recht nicht, selbst wenn Sie den Termin erstellt haben! Sie müssen sich an einen Anwender wenden, der das Recht zum Anlegen/Ändern hat.

Hinweis: Ein weiteres Recht lässt sich auf Datenbankebene setzen und verhindert rigoros, dass Termine gelöscht werden können. Bitte setzen Sie sich mit unserem Support in Verbindung, wenn in Ihrem Unternehmen das Löschen von Terminen auf diese Art verhindert werden soll (es ist die sicherste Methode und verhindert auch, dass über Synchronisationsvorgänge Termine gelöscht werden können).

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Termine löschen oder stornieren

Auswirkungen im Kalender und in der Liste der Termine / Innerhalb des Kalenders und auch in der Terminliste ändert sich das Löschen-Symbol entsprechend der Rechte: Es ist grau, wenn Sie nicht das Recht haben, den Termin zu löschen und es ist farbig, wenn Sie das Recht haben (siehe vorheriger Abschnitt).

Löschen von Terminen Ist das Recht zum Löschen gegeben, klicken Sie die Schaltfläche an, um den Termin komplett aus der Datenbank zu löschen. Die folgende Sicherheitsabfragen müssen Sie mit Ja oder Nein beantworten.

Löschen von Terminen mit mehreren Teilnehmern Beim Löschen von Terminen mit mehreren Teilnehmern können Sie entscheiden, ob der Termin nur für den selektierten Teilnehmer oder für alle Teilnehmer gelöscht werden soll.

Benachrichtigen der Teilnehmer bei gelöschten Terminen Wenn Sie Termine für einen oder mehrere Teilnehmer löschen, bietet Ihnen work4all an, die Teilnehmer über den gelöschten Termin zu benachrichtigen: Mit einem Klick auf Ja erscheint unsere E-Mail Maske mit dem Standardtext zum gelöschten Termin.

Synchronisation gelöschter Termine work4all kümmert sich beim Löschen nicht um Ihren synchronisierten Kalender! Sie müssen den Termin also dort ebenfalls löschen, um ihn bei der nächsten Synchronisation nicht wieder in Ihrem Kalender zu finden.

Termine stornieren Ab sofort können Sie Termine über die Terminmaske stornieren. Innerhalb der Terminmaske gibt es keine Schaltfläche zum Stornieren von Terminen. Falls Sie den Vorgang benötigen, so legen Sie (als Administrator) sich einen Status mit der Bezeichnung Storniert an (grüner Pfeil).

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Termine löschen oder stornieren

work4all erkennt diese Bezeichnung und reagiert nun anders beim Setzen des Status:

Der Grund der Stornierung wird in den Langtext geschrieben. So kann man später nachvollziehen, warum die Stornierung erfolgte. Vor den Titel des Termins steht *** Storniert ***. Da dieser Text ja meist mit Outlook/Tobit/Smartphone synchronisiert wird, ist auch dort die Information verfügbar. Auf dem Schreibtisch wird der Termin durchgestrichen dargestellt:

Im Kalender ist eine Option zum Aus- und Einschalten stornierter Termine verfügbar:

Stornierte Termine lassen sich wie gewohnt löschen. Das Recht zum Löschen hat dabei mit dem Stornieren keine Beziehung – so können Sie das Stornieren erlauben und das Löschen verhindern.

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Terminbenachrichtigung und -bestätigung Ein scheinbar simples Thema, das dennoch sehr komplex werden kann.

Die Schaltfläche Alle Varianten von Benachrichtigungen, Einladungen und Bestätigungen finden Sie in der Terminmaske beim Klick auf die Schaltfläche Benachrichtigung. Die beiden letzten Optionen sind nur bei neuen Terminen zu sehen.

Benachrichtigen oder bestätigen beim Schließen Es ist natürlich sehr sinnvoll, wenn Sie Ihrem Geschäftspartner den verabredeten Termin schriftlich bestätigen. Deshalb kann man standardmäßig einstellen, dass dies beim Speichern eines neuen Termins geschieht. Setzen Sie einfach das Häkchen vor die entsprechende Option Terminbestätigung an Geschäftspartner. Gleiches gilt für die Terminbenachrichtigung an Kollegen. Hierzu einige Regeln: -

work4all merkt sich die letzte Einstellung und tut dies dann solange Sie die Option nicht abschalten. Es ist möglich die beiden Optionen als Standard vom Administrator aus zu setzen. Ist nur eines der beiden Häkchen gesetzt, wird der Kontakt ins AN-Feld der E-Mail gesetzt. Sind beide Häkchen gesetzt, wird eine Kombi-E-Mail für Bestätigung/Benachrichtigung generiert. In diesem Fall rutschen die Kollegen ins CC mit der Anrede des Geschäftspartners. Die Anrede wird so generiert, wie es auch sonst bei einer E-Mail in work4all üblich ist (also die in der Maske des Kontaktes definierte Anrede). Kollegen werden nach Geschlecht unterschieden („Liebe Kollegin“, „Lieber Kollege“). Das ist auch nicht änderbar, selbstverständlich lässt sich die E-Mail vor dem Senden bearbeiten. Klicken Sie manuell eine Benachrichtigung oder Bestätigung unter Jetzt an, wird dies beim Schließen der Maske nicht noch einmal gemacht.

Es ist im Moment nicht möglich, eigene Texte in den Benachrichtigungen einzustellen, allerdings sind sie ggf. auch mehrsprachig. Eine Besprechungsanfrage ist in work4all ebenfalls leider nicht möglich.

Manuelles Benachrichtigen bzw. Bestätigen Die oberen vier Optionen sind sowohl bei neuen Terminen als auch bei bereits vorher gespeicherten Terminen möglich. Falls Sie also die Automatik nicht eingeschaltet haben, lässt sich das im Nachhinein hiermit noch durchführen. Die ersten beiden Optionen sind dabei identisch mit den soeben beschriebenen, die Dritte macht die ebenfalls beschriebene Kombi-E-Mail. Jeder Klick eines manuellen Eintrags schaltet die Automatik für den entsprechenden Punkt einmalig aus. Beim nächsten (neuen) Termin ist die Option also wiederum gesetzt.

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Automatische Beschriftung von Terminen Ein „kleines aber feines“ Thema, das es vor 15 Jahren vermutlich nicht gab – denn es hängt mit der Nutzung von mobilen Endgeräten, also iPhones, Blackberries usw. zusammen. Das Problem: -

Sie tragen Termine in work4all ein und ordnen den Kunden oder den Lieferanten zu.

-

Sie geben dem Termin einen sinnvollen Titel, z.B. „Meeting“.

-

Sie gleichen Ihre Termine mit Outlook oder über unseren Exchange-Server-Manager miteinander ab.

Und so sehen Sie irgendwann den Termin auch im Display des Handys und ärgern sich …

… über diesen kurzen Titel ohne Kundenamen!

Das Problem haben Sie innerhalb unserer Anwendung nicht – da blenden wir immer den Kundenoder den Projektnamen mit ein. Aber in Outlook oder am Mobiltelefon musste etwas geschehen – darum geht es in diesem Kapitel.

Die notwendigen Einstellungen Die Einstellungen können nicht zentral im Netz für alle Benutzer geschehen, jeder Einzelne muss dies vornehmen. Öffnen Sie zunächst einen beliebigen neuen Termin über die Terminmaske. Legen sie dann die Maus über das Wort Betreff, erscheint eine kurze Erklärung der Funktion.

Klicken Sie, um die Einstellungen vorzunehmen

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Automatische Beschriftung von Terminen

Kunden-Bezeichnung

Kunden-/Lieferantenname steht im Feld Betreff.

Kontaktperson, Langform

Um auch den Ansprechpartner mit in den Betreff aufzunehmen, klicken Sie diesen Schalter. Vor- und Nachname der Person wird angezeigt.

Kontaktperson, Nachname

Der Nachname der Person wir angezeigt.

Ort

Hiermit ist der Ort gemeint, an dem der Termin stattfindet. Sie geben diesen in der Terminmaske an.

Telefonnummer

Telefonnummer wird im Betreff mit angezeigt.

Projekt, Nummer

Falls Sie dem Kunden ein Projekt zugeordnet haben, werden hier Projekt und Projektnummer angezeigt.

Projekt, Bezeichnung

Um das Projekt und die dazugehörige Bezeichnung anzuzeigen, benutzen Sie dieses Feld.

Anzahl Zeichen maximal

Das Feld Betreff ist von der Länge begrenzt. Es sind mehrere Werte einstellbar. Bitte beachten Sie, dass es in der Addition der Felder zu einer Längenbeschränkung insgesamt kommen kann. Man kann das Datenbankfeld jedoch verlängern, sprechen Sie mit Ihrem Administrator.

Der Vorgang Bereits beim Anlegen des Termins wird nun ein kurzer Text über den Kunden, gefolgt vom Zeichen | eingefügt. Ändern Sie die Einstellung (also beim Klicken auf die Schalter) oder die Daten (z.B. beim Auswählen eines anderen Ansprechpartners), erscheint die automatisch generierte Beschriftung:

Wurde eine Komponente des Texts abgeschnitten, erkennen Sie das an den drei Punkten (…). Der manuell eingegebene Titel (also im oberen Beispiel das Wort Meeting) geht bei Änderungen der Adresse etc. nicht verloren, sondern wird angehängt. Reicht Ihnen das auf dem mobilen Endgerät nicht an Information und Sie benötigen die vollständige Adresse unterwegs, so fügen Sie die Kontaktdaten vorher ins Notizfeld. Eine Funktion unterstützt Sie dabei:

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Erinnerungen Mit Erinnerungen behalten Sie in work4all jederzeit den Überblick über fällige Aufgaben und Termine. Die Funktionalität ist den Erinnerungen aus Microsoft Outlook sehr ähnlich.

Einschalten des Erinnerungsfensters Dies erfolgt in Persönliche Einstellungen, die Sie unter der Registerkarte Datei finden. Wählen Sie aus der Kategorie CRM den Punkt Aufgaben aus und aktivieren Sie die Option Erinnerungsfenster anzeigen.

Erinnerungen anlegen In jedem Termin und in jeder Aufgabe können Sie Erinnerungen festlegen. Setzen Sie hierzu einfach das Häkchen im Erinnerungsfeld und geben Sie den Zeitpunkt der Erinnerung an. Rechtzeitig vor dem Termin oder der Fälligkeit Ihrer Aufgabe informiert Sie work4all über Ihren Termin.

Das Erinnerungsfenster Zum eingestellten Zeitpunkt zeigt work4all allen zugeordneten Benutzern, denen der Termin bzw. die Aufgabe zugeordnet wurde, die Erinnerung an. Sie können dann entscheiden, ob Sie zu einem späteren Zeitpunkt nochmals erinnert werden möchten.

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Erinnerungen

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Checklisten Checklisten sind eine einfache Form von Ressourcenplanung und werden oft über Excel erstellt. Dies hat dann den Nachteil, dass die einzelnen Checklistenpunkte nicht in Ihre Organisation eingebunden sind. Das lösen wir integriert mit work4all Checklisten. Die Vorteile liegen auf der Hand: -

Checklisten sind gut zu verstehen.

-

Checklisten steuern Abläufe sehr einfach.

-

Checklisten sind gut überprüfbar.

Insbesondere bei der Projektarbeit können Checklisten eine große Hilfe sein.

Integration Die Checkliste ist auf allen drei Ebenen (Kunde, Lieferant, Projekt) verfügbar. Das zugehörige Infofenster muss Ihr Administrator ggf. noch konfigurieren. Hier ein praktikables Beispiel basierend auf Vorgängen im Messebau-Bereich: Sie sind eine Messebau-Firma und möchten für jeden Neukunden, der einen Messestand beauftragt, eine entsprechende Checkliste im Projekt hinterlegen. Dort sind sowohl die Standard-Dinge aus dem allgemeinen Geschäft hinterlegt (z. B. den Stand bei der Deutschen Messe AG förmlich anmelden) als auch individuelle aus dem Auftrag („Ein individuell geplantes rosa Schränkchen fertigen.“)

Checkliste neu anlegen Klicken Sie auf das Plus-Zeichen oben rechts im Infofenster.

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Checklisten

Hier die Erklärungen zu den einzelnen Bestandteilen der Maske: Speichert alle Daten und kehrt zum Schreibtisch oder zur Liste der Checklisten zurück.

Aktualisieren:

Die Tabelle im unteren Bereich hat Beziehungen zu „externen“ Aufgaben, deshalb ist ein manuelles Aktualisieren über die kleine grüne Schaltfläche möglich. Innerhalb der Tabelle lassen sich die einzelnen Zeilen über Überschriften logisch gruppieren. Mit Hilfe der nebenstehenden Schaltfläche wird eine leere Überschrift erzeugt. Alternativ verwenden Sie die Funktionstaste F2. Die Überschriften haben keine Check-Schaltfläche. Tragen Sie anschließend ihre Begriffe ein. Fügen Sie neue Zeilen zu Ihrer Checkliste hinzu. Hier ist alternativ die Tastatureingabe mit F4 möglich. Per Klick auf den kleinen Pfeil können Sie bestimmen, wo die Zeile in der Liste eingefügt werden soll. Markierte Zeilen lassen sich mit Hilfe dieser Funktion löschen.

Um eine bestehende Zeile zu verdoppeln, markieren Sie diese und klicken auf die Schaltfläche.

Fügt eine leere Zeile ein. Diese Zeile enthält keine Nummerierung und keine Check-Schaltfläche und kann für Texteingaben zwischen den Checklistenpunkten genutzt werden. Auftragspositionen einfügen:

Die Checklisten sind Bestandteil der CRM-Funktionalität von work4all. Arbeiten Sie jedoch auch kaufmännisch und legen Aufträge an, so handelt es sich bei den Positionen des Auftrags oft genau um die Checklistenpunkte, die abgearbeitet werden müssen. Deshalb lassen sich die Positionen aller verknüpften Aufträge mit einem Klick zu den Zeilen hinzufügen. Die Verknüpfung kommt durch den Kunden oder das Projekt zustande. Beim Einfügen werden alle Positionen und Titel/Überschriften eingefügt. Von Stücklisten wird aktuell nur der Kopf eingefügt. Die Zeilenhöhe je Checklistenpunkt lässt sich über die nebenstehenden Schaltflächen einheitlich auf 1, 2 oder 3 Zeilen einstellen. Manuell kann jede einzelne Zeile skaliert werden. Die Checkliste kann sehr einfach nach Excel exportiert und bei Bedarf ausgedruckt werden. Alternativ kann der Ausdruck über den Report im DATEI-Menü erfolgen (siehe unten).

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Checklisten

Spalten ein-/ausblenden: Jede einzelne Spalte in der unteren Tabelle kann wie gewohnt dauerhaft aus- oder eingeblendet werden.

Den beiden Kategorien können Sie selber eine Bedeutung geben. Innerhalb der jeweiligen Kategorienspalte funktioniert dann Auto complete, um bereits erfolgte Einträge wiederholen zu können. Individuelle Checklistenfelder lassen sich auch bequem ein- oder ausblenden.

Nummerierung: Überschriften und Zeilen werden standardmäßig

nummeriert. Dieses Verhalten lässt sich hier abschalten. Firma: Die Zuordnung zu Kunde oder Lieferant geschieht wie auch in anderen Masken gewohnt. Gleiches gilt für das Projekt.

Betreff: Wie gewohnt auch hier der mahnende Hinweis : Geben Sie sich Mühe bei der Beschriftung der Objekte!

Mustervorlage: Bitte lesen Sie hierzu die separate Erklärung im späteren

Abschnitt.

Die einzelnen Spalten der Checklisten-Tabelle Aufgaben: die Schaltfläche in der ersten Spalte erlaubt es Ihnen, aus einem einzelnen Checklisten-

punkt eine Aufgabe zu erstellen. Dies wird mit dem Aufgabensymbol in der zweiten Spalte dokumentiert. Mehr dazu später in diesem Infoblatt.

Priorität: Neue Checklistenpunkte werden standardmäßig mit normaler Priorität angelegt. In der

gleichnamigen Spalte können Sie die Priorität aber auch auf „Hoch“ oder „Niedrig“ setzen. Die Priorität wird an die verknüpfte Aufgabe weitergegeben.

Checkbox: die Checkbox hat nur die beiden Zustände „unerledigt“ und „erledigt“. Das Setzen des Hakens bewirkt in der Spalte Erledigt den entsprechenden Nachweis.

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Checklisten

Nummer: s.o. … die einzelnen Zeilen werden automatisch nummeriert. Inhalt: Zur Beschreibung des zu erledigenden Punktes dienen im Wesentlichen zwei Felder: der Inhalt

(normalerweise in Kurzform, Standard sind maximal 250 Zeichen) und die Bemerkung (Langtextfeld). Kategorie 1 und Kategorie 2: Um (zum Beispiel für Listen in Excel) einzelne Kategorien von anderen zu

unterscheiden und ggf. zu filtern, stehen zwei Kategorien zur Verfügung. Diese arbeiten mit den aus Windows allgemein bekannten Auto complete-Listen, um einheitliche Begriffe zu gewährleisten:

Wer: In dieser Spalte erscheint automatisch eine Liste der Mitarbeiter. Tippen Sie einfach die ersten

Buchstaben vom Nachnamen Ihrer Kollegen. Es ist auch möglich, andere Namen (zum Beispiel für Externe) einzugeben. Bis wann? Dies ist ein Datumsfeld. Per Doppelklick erscheint der Kalender zum Markieren des gewünschten Datums.

Einzelne Zeilen der Checklisten-Tabelle verschieben Die Reihenfolge der Zeilen ist beim Einfügen sequentiell – die neue Position wird jeweils als letzte angehängt. Möchten Sie eine Zeile verschieben, so packen Sie die zu verschiebende Zeile am Zeilenkopf und ziehen sie an die gewünschte Position. Hierbei erscheint folgende Symbolik:

Nach dem Loslassen werden die Zeilen neu durchnummeriert.

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Checklisten

Mustervorlagen

Sie kennen Vorlagen sicher bereits aus den Bereichen Dokumente und Briefe. Bei den Checklisten haben wir es Ihnen noch einfacher gemacht: Klicken Sie lediglich dieses Häkchen an, um aus der aktuellen Checkliste eine Vorlage zu erstellen. Der Effekt: Beim Anlegen neuer Checklisten erscheint ein Untermenüpunkt, der diese Vorlagen anzeigt und zum Verdoppeln anbietet.

Beim Betreff wählen Sie bitte einen guten Vorlagen-Namen (in diesem Beispiel für die Planung eines Messestandes im Inland), der dann auch für die kopierten Checklisten Aussagekraft hat. In der projektbezogenen Checkliste entfernt man natürlich den Zusatz „Vorlage“ und ordnet noch den Kunden und das passende Projekt zu. Wo legt man die Vorlagen sinnvollerweise ab?

Legen Sie sich einen „Vorlagen“-Kunden oder ein „Vorlage“-Projekt an, bei dem all die ChecklistenVorlagen schnell wiederzufinden sind, wenn sie bearbeitet werden sollen. Mustervorlagen mit zeitlichem Bezug zum Projekt

Die Checklistenpunkte von Mustervorlagen können einen zeitlichen Bezug zu einem der 4 Datumsfelder im Projekt haben. Dies ist dann sinnvoll, wenn die To Do’s immer zu einem bestimmten Zeitpunkt im Projektablauf erfolgen sollen. Ähnliches kennen Sie vielleicht schon von Vorgangsschemata.

Hier ein Beispiel aus der Messebau-Branche Der Stromanschluss für den Messestand des Kunden soll 10 Wochen vor Messebeginn erfolgen. Klicken Sie in diese Schaltfläche des Checklistenpunktes, um die zeitliche Abhängigkeit festzulegen:

Aktivieren Sie nun die Abhängigkeit und tragen den zeitlichen Bezug ein:

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Checklisten

Dies wird anschließend im Checklistenpunkt dokumentiert (Spalte Abhängig zu Projekt-Datum). Verwenden Sie nun eine solche Mustervorlage für das Erstellen einer neuen Checkliste in Ihrem Projekt, werden die Datumsfelder (Spalte Bis wann?) der Checklistenpunkte automatisch gefüllt. Sind die benötigten Datumsfelder im Projekt nicht eingetragen, erscheint ein Hinweis, die Checklistenpunkte werden aber trotzdem ohne Datum angelegt. Ändern Sie nachträglich die Projektzuordnung der Checkliste (nicht der Mustervorlage) hat dies keine Auswirkungen auf das Datum in den vorhandenen Checklistenpunkten sowie den zugeordneten Aufgaben. Eine nachträgliche Änderung der Datumsfelder im Projekt wirkt sich auch nicht auf bestehende Checklistenpunkte (und Aufgaben) mit Bezug zu den Projektdaten aus.

Aufgaben verknüpfen Aus einem Checklistenpunkt kann eine Aufgabe erzeugt werden. Dies geschieht per Klick auf die Schaltfläche in der ersten Spalte:

Die Aufgabe wird automatisch dem Mitarbeiter (work4all Benutzer) zugeordnet, der in der Checkliste in der Spalte „Wer?“ eingetragen wurde. Das „Bis Wann“ Datum der Checkliste wird in das Feld „Fällig am“ der Aufgabe übernommen. Das „Beginnt am“ Datum der Aufgabe wird auf den heutigen Tag gesetzt. Anschließend zeigt ein Symbol in der zweiten Spalte, dass zu dieser Zeile eine verknüpfte Aufgabe existiert. Diese Aufgaben erscheinen ganz normal im Schreibtisch und können dort natürlich auch bearbeitet werden. Zusätzlich werden die verknüpften Aufgaben in der zweiten Registerkarte der Checkliste aufgelistet.

So haben die Projektverantwortlichen einen guten Überblick über den Stand der Dinge. Das Ampelsymbol zeigt, welche To Do’s bereits erledigt wurden und welche noch anstehen. Jede Aufgabe wird eindeutig einem Punkt der Checkliste zugeordnet. Klicken Sie beim gleichen Checklistenpunkt erneut auf die Schaltfläche „Aufgaben“, lautet die Funktion Aufgabe bearbeiten und nicht mehr Aufgabe erstellen. Möchten Sie zu mehreren oder allen Checklistenpunkten Aufgaben erstellen, markieren Sie zunächst die Checklistenpunkte und klicken dann auf die passende Schaltfläche im Kopfbereich der Liste.

Bei langen Checklisten ist diese Funktion sehr komfortabel.

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Checklisten

Beim Abhaken eines Checklistenpunktes wird die verknüpfte Aufgabe automatisch auf „Erledigt“ gesetzt. Und umgekehrt: Das Erledigen einer verknüpften Aufgabe hakt auch den Checklistenpunkt ab.

Checklisten verdoppeln Benötigen Sie eine bereits erstellte Checkliste in gleicher oder ähnlicher Form nochmal? Dann rufen Sie den ursprünglichen Kunden oder das Projekt auf und verdoppeln die gewünschte Checkliste per rechter Maustaste.

Ordnen Sie den passenden Kunden (oder das korrekte Projekt) zu, und ändern/ergänzen Sie die kopierte Checkliste

Erledigte Checklisten Wenn alle Punkte einer Checkliste erledigt sind, wird die Checkliste im Infofenster durchgestrichen.

Checklisten drucken Im DATEI-Menü steht Ihnen ein Report für den Ausdruck Ihrer Checkliste zu Verfügung.

Wünschen Sie Anpassungen in diesem Ausdruck, so wenden Sie sich bitte an unseren Support.

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Tagesprotokoll Das Tagesprotokoll hilft Ihnen, sich am Tagesende alle Aktivitäten anzuzeigen, die Sie erledigt haben. Es protokolliert alle Termine, Aufgaben, Angebote usw. in chronologischer Form und erlaubt für jede Aktivität einen Kosteneintrag im Projektbereich.

Aufruf des Tagesprotokolls Das Tagesprotokoll starten Sie in der Tagesinfo durch Klick auf das Erweiterungssymbol:

Es erscheint standardmäßig das Tagesjournal mit der Einstellung Heutige Einträge. Hier sehen Sie im ersten Bereich all Ihre Aktivitäten aus der ERP- und CRM-Welt.

Navigation Durch Klick auf die Navigations-Schaltflächen Gestern und Heute können Sie die Sicht tageweise wechseln. Die Liste wird sofort aktualisiert. Alternativ hierzu können Sie auch auf das eingestellte Datum klicken, es erscheint ein Kalender zum Auswählen eines anderen Datums.

Verknüpfung mit Ihren aus- und eingehenden Telefonaten Neben den klassischen CRM- und ERP-Daten zeigt Ihnen work4all auch einen Nachweis der aus- und eingehenden Anrufe, die über Ihre angeschlossene Telefonanlage aufgezeichnet werden können:

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Tagesprotokoll

Diese Einträge können als Erinnerungshilfe für Ihre tägliche Dokumentation sehr nützlich sein. Für den Bereich der Kosteneinträge verweisen wir an dieser Stelle auf die Projekt-Zeiterfassung, die im Kapitel Kostenerfassung über das Tagesprotokoll im Handbuch PROJEKT erläutert wird. Zusätzlichen Nutzen bringt an dieser Stelle jedoch auch die Möglichkeit, eine Telefonnotiz nachträglich zu einem ein- oder ausgehenden Anruf zu erfassen. Über die zweite Schaltfläche lassen sich Anrufeinträge löschen.

Offene Aufgaben Im Tagesprotokoll werden standardmäßig auch alle offenen Aufgaben bis zum heutigen Tag angezeigt. Falls Sie dies nicht wünschen, schalten Sie die Option in der Kopfleiste aus.

Kosteneinträge

Falls Sie die Projektverwaltung von work4all nutzen, lassen sich über das Tagesprotokoll Kosteneinträge für die jeweilige Zeile (ERP/CRM und Anrufe) erfassen. Lesen Sie hierfür das entsprechende Kapitel Kostenerfassung über das Tagesprotokoll im Handbuch PROJEKT.

Einträge direkt im Tagesprotokoll ändern

Nach dem Ändern eines Eintrags taucht automatisch das Symbol zum Speichern auf. Nach dem Speichern-Vorgang wird dieses durch ein Auswahlsymbol (…) ersetzt.

Hier kann ein weiterer Eintrag über das Plus erfolgen, oder Sie ändern den bestehenden Kosteneintrag.

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Favoriten für wichtige Informationen Dieses Infoblatt ist wichtig, weil es Ihnen hilft, das Wichtige in work4all vom Unwichtigen zu unterscheiden. Die grundsätzliche Idee: Jede einzelne E-Mail, jede Rechnung, jede Notiz kann mit dem Merkmal Wichtig! versehen werden. Das tun Sie manuell und ggf. mit einer kurzen Begründung, warum dieses Dokument wichtig ist. Beim Aufruf eines Kunden überprüft work4all, ob es ein wichtiges Dokument gibt und zeigt das an. Klicken Sie nun auf die -Filtern-Schaltfläche, werden nur wichtige Dinge angezeigt.

Zwei Anwendungsfälle 1.

Wir selbst setzen diese Funktion zur vereinfachten Übergabe eines Projekts vom Vertrieb an die Projektleitung ein. Weshalb macht das Sinn? Der Vertriebsprozess dauert bei uns (wir verkaufen ein Investitionsgut, was man nicht mal „so eben“ kauft!) durchaus zwei Jahre. In der Vertriebsphase entstehen viele Dokumente, Notizen, E-Mails. Die Fenster im Kunden-Desktop sind voll und müssten von einem Daten-Neuling (was die Projektleitung ja zunächst ist) nach für den Einführungsprozess wichtigen Dingen durchforstet werden. Hier helfen die markierten Objekte: Der Vertriebs-Mitarbeiter geht die Dinge durch und setzt das Wichtig!-Symbol auf die eher wenigen Dinge, die der Projektleiter wissen muss. Nicht die Preisverhandlungen … aber auf jeden Fall das Dokument mit den Kunden-Anforderungen. Mit einem Klick blickt der Kollege durch. Ergänzt durch ein Kick-Off oder Übergabegespräch ist die Qualität der Informationsweitergabe gesichert.

2.

Manche unserer Kunden nutzen die Projektverwaltung intensiv. Wesentlich intensiver als wir selbst – wir haben schon Projekte mit über 20.000 E-Mails gesehen! Auch hier ist nicht jede E-Mail wichtig. Handelt es sich aber um einen Vertrag oder eine verpflichtende Terminvereinbarung, ist das schon eher so. Das darf nicht unter den Tisch fallen!

Vorgehen Alle Objekte im Desktop können per Rechtsklick in den versetzt werden. Zustand Wichtig!

Sie können eine Begründung für diesen Vorgang zusammen mit dem Sternchen speichern:

Hat irgendein Objekt im Schreibtisch eine Wichtig!Zuordnung (auch im nicht-sichtbaren Bereich), wird dies neben dem Symbol der Kundenliste (oder Lieferant/Projekt) symbolisch angezeigt. Klicken Sie dieses Symbol an, wird der ganze Schreibtisch auf die Objekte gefiltert, die ein Sternchen haben.

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Favoriten für wichtige Informationen

Anmerkungen 1.

Bei wichtigen Objekten wird der Kommentar dazu im Tooltip angezeigt:

2. 3.

Es gibt keine Berechtigung für das Erstellen und/oder Löschen der Markierungen. Das Sternchen lässt sich auch in den entsprechenden Listen (zum Beispiel der Liste der E-Mails) per rechter Maustaste setzen. Allerdings gibt es aktuell keine Anzeige des Sternchens in den Listen. Ist das markierte Objekt in einem nicht sichtbaren Fenster, klappt zwar die generelle Anzeige (work4all merkt, dass es etwas Wichtiges gibt). Aber das Objekt wird beim Filtern nicht sichtbar. Was ja auch ziemlich logisch ist …

4.

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3. VERTRIEB / MARKETING

Interessenten-Kalender Der Begriff „Interessenten-Kalender“ ist sicher etwas ungewöhnlich und im Vertrieb vielleicht auch nicht gebräuchlich. Deshalb kurz eine Erklärung zur dahinter stehenden Idee: Einige wenige Dienstleister mögen zwar dauerhaft mit immer den gleichen Kunden Umsätze machen („wir arbeiten für den Daimler“) – die meisten Firmen sind jedoch auf Neukunden angewiesen, wenn sie dauerhaft erfolgreich sein möchten. Unser Interessenten-Kalender ist ein praktisches Hilfsmittel, um neue Interessenten im Blick zu behalten und unterstützt somit den Prozess „vom Interessenten zum Kunden“: Sie erfassen einen neuen Interessenten im Kalender und verlieren ihn somit nicht mehr aus dem Blick. Es dreht sich also nicht nur um neue Interessenten, sondern ganz wesentlich auch um neue Kunden.

Aufruf des Interessenten-Kalenders Der Aufruf des Kalenders geschieht innerhalb des Schreibtischs unter etc.

Es erscheint eine Jahres-/Monatsansicht mit vier Teilbereichen:

Im oberen Bereich finden Sie wie gewohnt die Registerkarte mit einigen Schaltflächen. Im unteren Bereich teilt sich der Bildschirm auf in eine Detailansicht, den Kalender und die Historie der Aktivitäten. Erstellen eines neuen Eintrags im Interessenten-Kalender

Eingabemaske öffnen.

Löschen eines bestehenden Eintrags.

Die Monats-/Jahrestabelle lässt sich über diese Schalter verändern: Sie können sowohl den Beginn der Darstellung verschieben wie auch die Anzahl der dargestellten Monate. Die Einstellung Breite hilft Ihnen, die Darstellung an Ihren Bildschirm anzupassen. Alle Einstellungen bleiben auch nach Verlassen des Kalenders für den nächsten Aufruf gespeichert.

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Interessenten-Kalender

Beim Start zeigt Ihnen work4all alle neuen Interessenten/Kunden. Über den Filter können Sie auf Ihre eigenen Einträge oder die eines einzelnen Mitarbeiters filtern. Außerdem können Sie mit der unteren Schaltfläche nach dem Status filtern. Zoom: Ziehen Sie den Schieberegler nach rechts oder links, um den Zoomfaktor zu erhöhen oder zu verkleinern.

Neue Interessenten oder neue Kunden erfassen Klicken Sie bitte zunächst die Schaltfläche Neu in den Registerkarten an. Die Eingabemaske für einen neuen Interessenten erscheint:

Im oberen Teil der Maske wählen Sie den Kunden (der Begriff stimmt bei neuen Interessenten nicht ganz…) und ggf. den Ansprechpartner aus. Wenn die Neukundenakquise im Rahmen eines Projekts geschieht, lässt sich auch dies zuordnen. Das Datum für den aktuellen Tag ist bereits voreingestellt, natürlich können Sie es ändern. Als Status wählen Sie zwischen Neuer Interessent ( ) und Neuer Kunde ( ) aus. Wird also aus einem Interessenten ein Kunde, öffnen Sie den Eintrag im Interessentenkalender und ändern den Status. Dasselbe tun Sie, wenn Ihnen ein Interessent absagt (er also kein Interesse mehr an Ihrem Produkt hat). Sie markieren Ihn dann mit dem Icon Absage eines Interessenten ( ). Im Feld Bemerkung lassen sich beliebige Notizen zum Vorgang hinterlegen. Schließen Sie die Maske anschließend über die Schaltfläche Speichern.

Die Symbole im Kalender Im Kalender wird für jeden neuen Interessenten und jeden neuen Kunden jeweils ein Symbol gezeigt. Die Symbole werden dabei ggf. kombiniert: Ein neuer Interessent

Zwei neue Interessenten

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Interessenten-Kalender

Ein Interessent der abgesagt hat, sowie ein neuer Kunde

Ein neuer Kunde und ein neuer Interessent

Halten Sie die Maus auf ein Symbol, sehen Sie den Namen des Kunden. Mit einem Klick auf das Symbol wird auf der linken Seite die Detailansicht aktualisiert.

Die beiden Detailansichten Die Detailansichten helfen Ihnen, einen neuen Interessenten nicht aus dem Blickfeld zu verlieren. Vielleicht kennen Sie das: Man hat tausende von Euros ins Marketing investiert, Messen durchgeführt, Prospekte gedruckt usw. Und nun ruft tatsächlich jemand an … und wird nicht zurückgerufen!  Oder ein potentieller Kunde erhält vielleicht die tollen neuen Prospekte – aber niemand ruft ihn nach zwei Wochen einmal an, um nachzuhaken, wie es um den Auftrag steht. Nach einem halben Jahr investiert man wiederum viel Geld in ein „professionelles Call-Center“, das alle Kontakte durchruft. Und was sagt der (Nicht)-Kunde: „Wir haben etwas anderes gekauft – Sie haben sich ja nicht mehr gemeldet!“ Ein Blick in den Kalender, ein Klick auf den neuen Interessenten, der sich vor zwei Wochen gemeldet hat: Sie sehen in den Details sofort, ob etwas zu tun ist, oder vielleicht bereits ein Besuchstermin des Kollegen eingetragen wurde! Work4all führt alle Objekte der Kundenhistorie hier auf. Auf der linken Seite des Bildschirms sehen Sie: -

Den Kunden-/Interessentennamen des angeklickten Kontakts, das Datum, an dem der Kontakt in den Interessentenkalender eingetragen wurde und die Kurznotiz zum eingetragenen Kontakt.

Im unteren Bereich erhalten Sie einen chronologischen Überblick über alle erfolgten Aktivitäten seit Eintrag in den Kalender: -

Telefonate, Aufgaben, Termine E-Mails und Briefe Angebote

Die Daten werden grafisch dargestellt. Dabei passt sich die Zeitachse den erfolgten Aktivitäten an und wird ggf. vergrößert/verkleinert.

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Interessenten-Kalender

Eigene Status definieren (nur für Administratoren) Unsere Standardsymbole helfen Ihnen, die drei Status Neuer Interessent, Neuer Kunde und Absage zu symbolisieren. Es ist jedoch zusätzlich möglich, eigene Definitionen mit anderen Symbolen anzulegen. Dies können Sie in den Generellen Einstellungen tun. Es erscheint eine Tabelle, die Sie bereits von anderen Listeneinträgen kennen. Tragen Sie Ihre Status ein. Für jeden Status können Sie ein Symbol aus der Liste der vorhandenen Symbole zuordnen (Liste hat je nach Versionsstand ggf. neue Symbole).

In der Eingabemaske können Sie dann die angelegten Status vergeben

Status innerhalb des Interessenten-Kalenders zuordnen Klicken Sie die rechte Maustaste innerhalb des Kalenders auf einen Eintrag, lässt sich der Status sehr schnell neu zuordnen.

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Verkaufschancen Mit Hilfe der Verkaufschancen erfassen Sie Ihr Vertriebspotential und behalten Ihre AkquiseTätigkeiten im Blick. So lassen sich die potentiellen Verkäufe Ihrer Produkte und Dienstleistungen an neue Interessenten bzw. an Bestandskunden schnell und einfach verwalten. Die Verkaufschance kann im Zusammenhang mit dem Angebot erstellt oder auch bereits vor der Angebotserstellung erfasst werden. Die Statistik der Verkaufschancen wertet auf Knopfdruck die Geschäftspotentiale und die daraus entstandenen Abschlüsse Ihrer Vertriebsmitarbeiter aus.

Verkaufschancen neu anlegen oder ändern Klicken Sie auf die Schaltfläche Neu in der Liste der Verkaufschancen oder auf das Plus im Infofenster Verkaufschancen. Die Eingabemaske für eine neue Verkaufschance erscheint mit den folgenden Eingabefeldern:

-

Benachrichtigung zu dieser Verkaufschance erstellen Aufgabe erfassen Ausgewählten Kunden öffnen (nur sichtbar bei bereits erstellten Verkaufschancen)

Hier können Sie zum erwarteten Umsatz einen Umsatzplan erstellen. Im Statistikbereich lassen sich die Umsatzpläne dann auswerten. Für detaillierte Informationen lesen Sie bitte das Kapitel Zahlungstermine verwalten im ERP-Handbuch. Wenn Sie einen Hinweis möchten, falls kein Umsatzplan angelegt wurde, aktivieren Sie die markierte Option.

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Verkaufschancen

Kostenstelle

Ordnen Sie hier Ihrer Verkaufschance eine Kostenstelle zu. Wenn Sie aus einem Angebot gewandelt haben und dort eine Kostenstelle zugeordnet wurde, wird diese in die Verkaufschance übernommen.

Zugeordnetes Angebot

Eine Verkaufschance kann einem Angebot zugeordnet werden. Klicken Sie auf die Schaltfläche, um die Zuordnung herzustellen. Ist die Verkaufschance aus einem Angebot im ERP-Bereich entstanden, wird diese Zuordnung bereits vorgenommen. Näheres hierzu lesen Sie bitte im Kapitel Angebote und dort im Abschnitt Verkaufschance aus einem Angebot erstellen.

Allgemeine Daten

Die Verkaufschance wird einer Firma, einem Ansprechpartner und/oder einem Projekt zugeordnet.

Bezeichnung/Inhalt

Geben Sie der Verkaufschance einen aussagekräftigen Titel. Wurde die Verkaufschance aus einem Angebot umgewandelt, wird auch der Betreff von dort übernommen.

Art

Hier können Sie die Art der Verkaufschance festlegen. Für weitere Informationen lesen Sie den Abschnitt Laufende Planung und Jahresplanung.

Nächste Bewertung

Wählen Sie hier den Termin für die nächste Bewertung der Verkaufschance aus.

Entscheidung

Dieses Datum wird in einigen Auswertungen sowie für die Statistik benötigt:

Erwarteter Umsatz

Beim automatischen Erstellen einer Verkaufschance aus dem kaufmännischen Angebot sind die Felder Erwarteter Umsatz und Währung bereits gefüllt. Erstellen Sie manuell eine neue Verkaufschance, geben Sie die entsprechenden Daten hier ein.

Tatsächlicher Umsatz

Hat man eine Verkaufschance erstellt und aus dem Verkauf wird auch tatsächlich etwas, wird daraufhin ein Auftrag angelegt. Die Auftragssumme weicht möglicherweise von der geplanten Summe ab – hier ist das Feld hierfür. Aufgrund der Differenz zwischen Plan- und Istwert lässt sich eine typische Analyse durchführen („Erfolgsquote“) – siehe spätere Abschnitte in diesem Infoblatt.

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Verkaufschancen

Zuständig/Verantwortlicher

Hier lassen sich Mitarbeiter Ihres Hauses zuordnen. Falls Sie diese Daten für einen Kollegen erfassen, können Sie dies durch Zuständigkeit und Verantwortlichkeit trennen.

Gruppe

Im Abschnitt Liste der Verkaufschancen werden Hinweise zu einem organisatorischen Gruppensystem gemacht. An dieser Stelle findet nun die Gruppenzuordnung statt.

Aufruf und Integration

Verkaufschancen sollten Sie immer im Blick behalten, deshalb sind sie in der Tagesansicht integriert. Dieses Infokästchen erscheint sofort beim Programmstart am unteren Bildschirmrand und informiert über die Anzahl der aktuell offenen bzw. vernachlässigten Verkaufschancen. Klicken Sie den Link einfach an.

Auch wenn dort keine offenen Verkaufschancen erscheinen, bringt Sie der Klick in die Liste der (offenen) Verkaufschancen und Sie können eine weitere Verkaufschance anlegen oder die Filterung der Liste ändern.

Sie können die Liste natürlich auch über das Infofenster Verkaufschancen im Kunden-Schreibtisch öffnen. Klicken Sie dazu wie gewohnt auf das Wort Verkaufschancen:

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Verkaufschancen

Liste der Verkaufschancen Erstellen einer neuen Verkaufschance: Wenn Sie nur work4all CRM einsetzen, müssen Sie Verkaufschancen manuell anlegen. Dies ist der Fall, wenn Ihnen der Kunde z. B. telefonisch mitteilt, dass er Ihr Produkt zum Zeitpunkt X erwerben möchte. Schreiben Sie ein Angebot über unser ERP-Modul, können Sie das direkt mit einer Verkaufschance verbinden. Kopieren Sie über diesen Button eine vorhandene Verkaufschance.

Mit Klick auf die markierte Schaltfläche im Bereich Mögliche Aktionen können Sie den verschiedenen Status farbige Symbole zuordnen und die Ansicht der Verkaufschancen dementsprechend anpassen.

Nur offene: Es werden nur offene Verkaufschancen angezeigt.

Um die gewünschten Spalten ein- bzw. auszublenden, benutzen Sie den gleichnamigen Button. Mit dem Excel Symbol exportieren Sie Ihre Daten nach Excel. Per Klick auf das Diagramm öffnet sich die Statistik. Das Gruppensystem wird durch Klick auf die nebenstehende Schaltfläche erstellt und kann verschachtelte Hierarchien enthalten. Bitte lesen Sie das separate Kapitel Kunden- und Lieferantengruppen. Beispiele für sinnvolle Gruppierungen (bitte nicht mischen!): -

Gruppensystematik nach Produktgruppen/Geschäftsbereichen

-

Gruppensystematik nach Monat oder Jahr

-

Gruppensystematik nach Chancenbewertung (50 % Chancen)

Ihr Administrator kann hier diverse Einstellungen vornehmen, die in einem nachfolgenden Abschnitt näher erläutert werden. Hier können Sie Ihre Verkaufschancen nach einem bestimmten Status filtern.

Filtern Sie Ihre Liste nach dem zuständigen Mitarbeiter.

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Verkaufschancen

Mit Klick auf die markierte Schaltfläche im Bereich Sonstiges können Sie die Anzeige individueller Felder aktivieren. Über die Spaltenkonfiguration blenden Sie dann diese Felder in der Liste ein. Die Einrichtung individueller Felder nimmt Ihr Administrator vor.

Grenzen Sie die Anzeige auf einen bestimmten Zeitraum ein. Der Zeitraumfilter kann sich auf das Datum der Entscheidung oder der Erfassung beziehen:

Werden mehrere Bewertungen durchgeführt, so ergibt sich hieraus eine Tendenz. Steigende Tendenz - die letzten Bewertungen wurden besser. Fallende Tendenz - die letzten Bewertungen wurden

schlechter. Bemerkung: Haben Sie mehrfach hintereinander immer schlechter bewertet, ändert sich durch eine kurzfristige bessere Bewertung nicht die fallende Tendenz. Per rechtem Mausklick kann die markierte Verkaufschance direkt aus der Liste bearbeitet werden, Mehrfachmarkierung ist möglich. Sie können die Bewertung oder den Status ändern. Oder die Verkaufschance in eine andere Gruppe verschieben bzw. die Bezeichnung ändern. Folgende Änderungen lassen sich nur für eigene Verkaufschancen durchführen: -

Änderung der Bewertung Änderung des Status Änderung der Gruppe

Nachfolgende Änderungen lassen sich auch für fremde Verkaufschancen durchführen: -

Änderung der Beschriftung Änderung des Auftragswerts

Der Auftragswert lässt sich jedoch nur dann ändern, wenn der Status der Verkaufschance „Umgewandelt in Auftrag/Lieferschein/ Rechnung“ lautet.

Vernachlässigte Verkaufschancen werden in der Liste farblich hervorgehoben:

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Verkaufschancen

Die Einstellungen dazu werden im nächsten Abschnitt erklärt.

Einstellungen für Verkaufschancen Die Admin-Einstellungen werden über dieses Symbol im Kopfbereich der Verkaufschancen-Liste aufgerufen. Anschließend erscheint folgende Maske:

Automatisch generieren

Hier aktivieren Sie die automatische Erstellung einer Verkaufschance aus dem kaufmännischen Angebot.

Minimalwert

Das heißt: die Abfrage zum Erstellen einer Verkaufschance erscheint nur, wenn ein Angebot mit einem Netto-Verkaufswert von mindestens z. B. 1.000 € erstellt wurde.

Bei Umwandeln in Auftrag Verkaufschance abschließen

Wenn Sie das Angebot einer Verkaufschance zum Auftrag wandeln, wird die Verkaufschance abgeschlossen.

Beim Speichern des Auftrags Auftragswert in Verkaufschance eintragen

Beim Speichern des Auftrags wird der Auftragswert in das Feld Tatsächlicher Umsatz in der Verkaufschance eingetragen.

Vernachlässigte Verkaufschancen

Legen Sie hier fest, in welchen Fällen eine Verkaufschance als vernachlässigt gekennzeichnet werden soll. Die betroffenen Datumsfelder werden dann in der Liste der Verkaufschancen rot unterlegt. -

Wenn Entscheidungsdatum naht: Das Entscheidungsdatum wird rot markiert, wenn der heutige Tag z. B. 1 Tag vor dem eingetragenen Entscheidungsdatum ist.

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Verkaufschancen

-

-

Wenn nächste Bewertung eingestellt wurde: Ist diese Option mit Ja aktiviert, werden alle überfälligen nächsten Bewertungen rot gekennzeichnet. Letzte Bewertung älter als … : Die letzte Bewertung liegt schon länger als z. B. 2 Wochen zurück. Dann wird das Datumsfeld der letzten Bewertung rot unterlegt.

Verkaufschancen aus einem Angebot erstellen Sie können aus einem Angebot eine Verkaufschance erstellen, indem Sie das Angebot einfach über das Infofenster per Rechtsklick in eine Verkaufschance umwandeln. Die Verkaufschance ist dann automatisch mit dem Angebot verknüpft und Bezeichnung und erwarteter Umsatz werden aus den Angebotsdaten übernommen. Die Verkaufschance kann aber auch automatisch aus jedem Angebot generiert werden. Nähere Infos dazu im vorangegangenen Abschnitt Einstellungen für Verkaufschancen.

Sobald Sie eine Verkaufschance zu einem Angebot erstellen haben, erinnert Sie work4all nach Änderung des Angebots daran, die Verkaufschance dementsprechend zu aktualisieren.

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Verkaufschancen

Verkaufschancen aus Projekten generieren Sie können Verkaufschancen aus Projekten generieren, indem Sie das entsprechende Projekt einfach über das Infofenster in eine Verkaufschance umwandeln. So geht’s: Klicken Sie das umzuwandelnde Projekt mit der rechten Maustaste an und wählen Sie Umwandeln in… Verkaufschance:

Bestätigen Sie die Nachfrage, ob das Projekt wirklich umgewandelt werden soll, mit Ja. Anschließend wird die Verkaufschance erstellt und geöffnet:

Die entsprechenden Projektdaten wie z. B. Projektname, Projektnummer, zugeordneter Kunde und Kundennummer werden natürlich in die Verkaufschance übernommen. Die Namensgenerierung für Verkaufschancen, die aus Projektumwandlungen entsteht, kann mit Hilfe einer Generellen Einstellung beeinflusst werden.

Es gibt zwei Textmarken, die Sie für Wert2 verwenden können: [Name] für die Projektbezeichnung und [Nummer] für die Projektnummer. Der Etat des Projektes ist als Erwarteter Umsatz in der Verkaufschance zu finden.

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Verkaufschancen

Status und Bewertung der Verkaufschance Die zweite Registerkarte erlaubt dem jeweiligen Bearbeiter der Verkaufschance eine prozentuale und inhaltliche Bewertung sowie die Zuordnung zu einem Status. Status

In der Regel ist eine Verkaufschance „offen“. Daneben haben wir jedoch einige feste Status definiert, die Sie zuordnen können: -

Umgewandelt zu …– die Verkaufschance verschwindet mit

-

Auswahl dieser Option bei den offenen Verkaufschancen und Sie können über den Statusfilter nachverfolgen, was aus Ihren Verkaufschancen geworden ist. Beauftragte Verkaufschancen werden automatisch mit 100% bewertet. Verloren – auch in diesem Fall haben Sie (zunächst) keine Verkaufschance mehr. Verlorene Verkaufschancen werden automatisch mit 0% bewertet. Nicht mehr anzeigen – damit verschwindet die Verkaufschance ohne Grund aus Ihrem Forecast.

-

Der Status lässt sich auch in der Liste über den Rechtsklick auf eine Verkaufschance bearbeiten. Bewertung

Dieses Feld bildet den Nerv des ganzen Ablaufs: Sie als Vertriebler legen prozentual fest, welche Chancen Sie dem ganzen Vorgang geben: -

-

0 % heißt: keine Chance und wäre als Start in eine Verkaufschance unlogisch. Eine Absage des Kunden nach anfänglichem Erfolg würde jedoch so bewertet. 50 % heißt: unklar. Die Hälfte des erwarteten Umsatzes wird in den Forecast übernommen. 100 % heißt: Sicherer Kauf, aber der Auftrag ist noch nicht erteilt.

Am oben abgebildeten Beispiel erkennen Sie auch die wichtige Funktion des Kommentars: Nur so lässt sich nachvollziehen, weshalb Sie diese Chancen-Klassifizierung vorgenommen haben. Kommentar zur Bewertung

Selbstverständlich muss Ihre prozentuale Einordnung der Verkaufschance begründet werden – in diesem Feld ist der Platz dafür!

Historie der Bewertungen

Die Änderungshistorie im unteren Teil der zweiten Registerkarte zeigt alle vorgenommenen Bewertungen mit den Kommentaren.

Verkaufschancen innerhalb der Statistik Innerhalb der CRM-Statistiken werden Ihre Verkaufschancen nach Gruppe und Monat gegliedert:

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Verkaufschancen

Per Doppelklick auf eine Gruppe im linken Bereich erscheint in einer weiteren Registerkarte eine detaillierte Ansicht der Verkaufschancen dieser Gruppe. Die Verkaufschancen-Statistik lässt sich nach folgenden Kriterien berechnen:

Erfolgsquote Im unteren Bereich der Liste erscheint eine Übersicht über den aktuellen Stand der Verkaufschancen im ausgewählten Zeitraum und für die ausgewählten Mitarbeiter:

Im abgebildeten Beispiel beläuft sich der Gesamtwert der Verkaufschancen auf € 789.493,-. Die Anzahl beträgt 68. Im gleichen Zeitraum wurden 5 Aufträge mit einem Gesamtwert von € 20.404,- generiert. In Euro beträgt somit die Erfolgsquote 3 %. Berechnet auf die Anzahl ergeben sich 7 % Erfolgsquote. Beachten Sie bitte, dass der Zeitraum sich bei den Verkaufschancen auf das Datum der Erfassung bezieht, bei den Aufträgen auf das Datum der Entscheidung. Für das Bezugsdatum der Verkaufschance gibt es im oberen Bereich eine mögliche Einstellung:

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Verkaufschancen

Für die bessere Übersicht werden in der letzten Zeile der Verkaufschancen die Gesamtsumme des Planwerts sowie die Summe der bewerteten Verkaufschancen ausgegeben. Pflichteinträge Für die korrekte Berechnung der Erfolgsquote müssen der tatsächliche Umsatz und das Datum der Entscheidung in den Verkaufschancen eingetragen werden.

Grafik der Verkaufschancen Um eine grafische Darstellung der Verkaufschancen zu sehen, wechseln Sie zur zweiten Registerkarte:

Es erscheint (sofern Daten vorhanden sind) folgende erste Standardgrafik:

Der Bildschirm ist in zwei Bereiche aufgeteilt. Den linken (Datenbereich) können Sie per Klick auf die Kopfleiste zuklappen, im rechten ist die eigentliche Grafik zu sehen. Im abgebildeten Beispiel eine Balkengrafik. Es sind sehr viele Manipulationen und Einstellungen möglich. Hier die wichtigsten: Mögliche Auswertungen

Die Grafik kann sich auf die Mitarbeiter oder die Gruppenstruktur der Verkaufschancen beziehen. Bei beiden Varianten ist eine Jahresübersicht oder eine Monatsübersicht möglich.

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Verkaufschancen

Bei der Auswertung der Monatswerte können Sie das gewünschte Kalenderjahr auswählen.

Darstellungsform

In der Menüleiste sind aktuell sechs Darstellungsformen wählbar:

Beachten Sie bitte, dass manche Varianten in einzelnen Auswertungen ggf. ausgegraut sind, da die Anwendungsmöglichkeit fehlt. Dies ist zum Beispiel meistens für die Kreisdarstellungen der Fall. Einzelne Zeilen markieren

Im Datenbereich erscheinen zwei Tabellen. Die obere ist die eigentliche Datentabelle, die untere beinhaltet die Vergleichswerte. Sind alle (oder mehrere Zeilen) im oberen Bereich markiert, werden die Werte der unteren Tabelle nicht berücksichtigt.

Vergleichswerte

Haben Sie eine einzelne Zeile (in diesem Fall einen einzelnen Mitarbeiter) markiert, wird der Vergleichswert für diese Zeile berücksichtigt. Also zum Beispiel die Werte der Verkaufschancen im Vergleich zu den Auftragszahlen dieses Mitarbeiters (Stichwort: Erfolgsquote). Für alle Darstellungsformen ist auch jeweils eine 3D-Variante darstellbar.

Balken stapeln

Hat man mehrere Reihen ausgewählt, ist eventuell die Stapelung von Balken wünschenswert. Dies erreichen Sie durch einen Klick auf Balken stapeln. Bei „gestapelten“ Balken liegen die Balken hintereinander.

Gestapelt Zahlen anzeigen

Nicht gestapelt

In der Grafik werden die Zahlenwerte angezeigt.

Der Ausdruck der Grafiken ist in der aktuellen Version nicht möglich.

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Verkaufschancen

Laufende Planung und Jahresplanung Mit Hilfe der Verkaufschancen können Sie die laufende Planung abbilden oder auch den Forecast für ein ganzes Jahr planen. Da beide Verfahren über die gleiche Grundlogik ablaufen, wird die Art der Verkaufschance über ein Zusatzfeld unterschieden.

Die laufende Planung entspricht den oben bereits beschriebenen Verkaufschancen. Neue Verkaufschancen werden standardmäßig der Art Laufende Planung zugeordnet. Setzt man (manuell) das Merkmal Jahresplanung, lassen sich diese Verkaufschancen in Listen, Reports oder Statistiken abgrenzen.

Wie organisiert man eine Jahresplanung

Bei Geschäftsjahresbeginn Januar wird meist im November des Vorjahres um eine generelle Einschätzung der Lage seitens des Vertriebs gebeten. Damit diese Planung mehr als eine Schätzung ist, sollten die Verantwortlichen zum Beispiel auf der Ebene des Kunden jeweils eine Planzeile erfassen (zum Beispiel „Kunde XY. Forecast 2017“). Die Umsatzerwartung kann dann ggf. noch mit einer Bewertung versehen werden, der Wert an sich jedoch stellt vermutlich bereits die echte Erwartung dar. Eine 0-%-Bewertung (oder alternativ eine 100-%-Bewertung) sind denkbar. Im Lauf des Jahres konkretisiert der Vertrieb dann die Jahreserwartung mit konkreten (neuen) Verkaufschancen (= Projekte) und somit sind später Jahresplanung und laufende Planung („rolling forecast“) vergleichbar.

Unterscheidung innerhalb der Liste

Innerhalb der Liste der Verkaufschancen lassen sich die beiden Varianten sowohl mit Hilfe der Spalte Art, als auch über einen zusätzlichen Filter unterscheiden:

Vermutlich werden Sie die Jahresplanung meistens ausblenden – aus diesem Grund merkt sich work4all die letzte Einstellung. Ob Sie zusätzlich die Planungsvarianten auch mit Hilfe der Gruppen (linker Bereich) unterscheiden, bleibt Ihnen überlassen.

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Verkaufschancen

Ausblenden innerhalb der Statistik

Theoretisch ist der tatsächliche Kundenumsatz nun in den Verkaufschancen doppelt vorhanden. Damit dies in Statistiken nicht zu Verwirrung führt, ist dort jeweils ein Filter maßgeblich: entweder sehen Sie die Werte der Jahresplanung oder die der laufenden Planung.

Der Filter gilt auch für die Forecast-Variante „Wasserfall“.

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Potenzialanalyse nach Insights MDI Ein etwas ungewöhnliches (und buntes) Thema, aber in einer CRM-Lösung gut aufgehoben: Unser Kunde Scheelen Institut in Waldshut-Tiengen ist das bekannteste Unternehmen Deutschlands im Bereich Potenzialanalysen. Es vertreibt entsprechende Softwaretools und berät in diesem Thema. Hier zunächst die Grundlagen zum Thema von Herrn Scheelen (Für weitere Informationen besuchen Sie bitte auch die Internetseite unseres Kunden www.insights.de.) Die Insights®-Methode

Verkaufen wird im Wesentlichen von vier Faktoren bestimmt: vom Produkt, von der Persönlichkeit des Verkäufers, der Persönlichkeit des Kunden und von der Beziehung zwischen Verkäufer und Kunde. Beziehungskompetenz ist dabei der Schlüssel zum Erfolg, der zu etwa 95 Prozent daraus resultiert, ob die „Chemie“ zwischen Verkäufer und Kunde stimmt. Menschen sind unterschiedlich – mit manchen kommt man sofort klar und mit anderen wird man einfach nicht „warm“. Die INSIGHTS®-Methode beruht auf der Annahme, dass Menschen in bestimmte Persönlichkeitstypen eingeteilt werden können. Menschliche Verhaltensweisen können in einem gewissen Rahmen verallgemeinert und grundsätzlichen Typen zugeordnet werden. Worte, Tonfall und Körpersprache sind dabei besonders wichtige Merkmale, um den Verhaltensstil eines Menschen zu erkennen. Als Beziehungsmanager können Sie in Zukunft Ziele, Motive und Bedenken Ihres Gesprächspartners erkennen, sie verstehen und sich selbst dementsprechend verhalten. Die goldene Regel: „Behandle dein Gegenüber so, wie du gerne behandelt werden möchtest.“ Die Platin-Regel: „Behandle die anderen so, wie sie behandelt werden wollen.“ (= Verkaufe so, wie der Kunde gerne kaufen möchte!)

Die vier Farbtypen INSIGHTS® arbeitet mit vier Farbtypen, die sich in ihrem Verhalten, Kommunikations- und Arbeitsstil grundsätzlich voneinander unterscheiden: der rote, gelbe, grüne und blaue Persönlichkeitstyp:



Der blaue Typ ist der gewissenhafte, gründliche Analytiker (= Beobachter“).



Der rote Typ (= „Direktor“) besticht durch Durchsetzungsfähigkeit und Dominanz.



Der Grüne ist der zuverlässige Beziehungstyp (= Unterstützer).



Der Gelbe ist der spontane und gesellige Entertainer (= Motivator).

Die vier Grundtypen kommen in der Realität allerdings nur selten vor. Jeder Mensch hat Anteile aller vier Farben in sich, lediglich die Gewichtung ist unterschiedlich. Bei den meisten Menschen sind zwei Farben aber besonders stark ausgeprägt. Wenn Sie die Persönlichkeit Ihres Kunden richtig einschätzen können:

-

Können Sie Ihre Wirkung auf andere einschätzen und Ihren Verkaufsstil auf die Bedürfnisse des Kunden einstellen - mit Überzeugung und Aufrichtigkeit, kommen die Kunden zu Ihnen, weil Sie von Ihnen überzeugt sind - und das spiegelt sich in Ihrem Umsatz wider, werden Sie ein Beziehungsmanager, mit dem jeder gerne Geschäfte macht.

Das INSIGHTS®-Modell der vier Farbtypen ist ein vereinfachendes Hilfsmittel, um wesentliche Verhaltensmuster klar voneinander zu unterscheiden. Dabei wird ausschließlich das beobachtbare Verhalten analysiert. Rückschlüsse auf Wertvorstellungen und Einstellungen sind nicht möglich und auch nicht sinnvoll. Grundsätzlich ist niemand besser oder schlechter als der andere, höchstens anders. Gleichzeitig gehen die verschiedenen Farbtypen nicht unbedingt mit einer besonderen Eignung für 162

Potenzialanalyse nach Insights MDI

bestimmte berufliche Positionen einher. Ein Grüner kann ein genauso guter Vorgesetzter sein wie ein Gelber – einzig die Art und Weise, wie sie ihre Rolle ausfüllen, unterscheidet sich voneinander.

Der rote Kunde  Woran erkennen Sie einen roten Kunden? o o o

Worte: Ergebnis, Nutzen, Zweck, Vorteil Stimme/Tonfall: stark, klar, zielstrebig Körpersprache: forsch, direkt, kontrollierend

 Der Rote in Kürze: Ihre grundsätzliche Einstellung: Bleiben Sie cool! Strahlen Sie Selbstbewusstsein und

Sachlichkeit aus, lassen Sie sich nicht provozieren und zeigen Sie auf keinen Fall, wenn Sie irritiert oder unsicher sind. Ihre Gesprächseröffnung: freundlich und offen, aber sachlich und geschäftsmäßig Mögliche Verhaltensweisen eines Roten: offener Widerstand, Ablehnung, Provokation, aber

auch eindeutiges Interesse Ihre Reaktion: Hören Sie genau zu und „bohren“ Sie gründlich nach, wenn der Kunde

ablehnend reagiert und Einwände äußert. Stellen Sie dazu am besten offene Fragen.

 Wie gehen Sie am Telefon mit Ihrem roten Kunden um? Überkritisch und schwer zu überzeugen – das Gespräch mit einem Roten kann sehr mühsam sein. Das heißt nicht, dass Sie ihn nicht für Ihr Produkt/Ihre Dienstleistung überzeugen können. Aber Sie müssen bestens vorbereitet sein und dürfen sich nicht provozieren lassen. Ein roter Kunde gibt sich gern streitlustig und stellt Ihnen eine Falle, in die Sie womöglich tappen: Sie sollen sich/Ihr Produkt verteidigen. Und wer sich verteidigt, hat fast verloren. Sprechen Sie klar und laut, strahlen Sie Selbstbewusstsein aus. Halten Sie Augenkontakt. Sagen Sie ihm, WAS getan werden soll, nicht WARUM. Der Rote verlangt Selbstsicherheit und Zielstrebigkeit. Betonen Sie Resultate und stellen Alternativen vor. Antworten Sie auf Fragen direkt/ prägnant und fassen Sie das Gesprächsergebnis am Schluss zusammen. Ist ein roter Kunde überzeugt, wird er nicht zögern, das Geschäft abzuschließen. Von einem Roten können Sie ein klares Ja oder Nein erwarten. Und wenn er Ja sagt, dann können Sie sich darauf auch verlassen. Denn ein roter Käufer weiß genau, was er will und was er nicht will.

Der gelbe Kunde  Woran erkennen Sie einen gelben Kunden? o o o

Worte: Spaß, aufregend, Interesse Stimme/Tonfall: begeistert, euphorisch, laut, schnell Körpersprache: offen, fröhlich, starke Gestik und Mimik

 Der Gelbe in Kürze: Ihre grundsätzliche Einstellung: Lassen Sie sich ruhig von seiner offenen, fröhlichen Art

anstecken, aber vergessen Sie darüber nicht das Geschäft. Ihre Gesprächseröffnung: freundlich, aber nicht übertrieben. Nennen Sie ihn hin und

wieder beim Namen.

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Potenzialanalyse nach Insights MDI

Mögliche Verhaltensweisen eines Gelben: Begeistert, aber unverbindlich. Ihre Reaktion: Fragen Sie nach, wenn er Bedenken äußert oder Sie das Gefühl haben, dass es sich um vorgeschobene Einwände handelt. Am besten eignen sich geschlossene Fragen, die er nur mit Ja oder Nein beantworten kann. Führen Sie das Gespräch und lassen Sie ihn nicht zu lange reden.

 Wie gehen Sie am Telefon mit Ihrem gelben Kunden um? Planen Sie ein bisschen mehr Zeit ein, denn der gelbe Kunde legt viel Wert darauf, erst einmal mit Ihnen ein wenig Smalltalk zu machen. So lernt er Menschen am besten kennen. Richten Sie sich darauf ein, dass ein Gelber gern selbst das Wort hat. Er erzählt gestenreich und mit viel Begeisterung. Lassen Sie sich auf ihn ein und erzählen auch Sie ein bisschen von sich. Vielleicht haben Sie sogar eine kleine Anekdote oder eine witzige Geschichte auf Lager. Ein Gelber ist ein angenehmer Gesprächspartner, aber er legt sich ungern fest. Er scheint begeistert und beeindruckt von Ihrem Produkt und erhebt wenig oder keine Einwände. Wenn er nicht kauft, werden Sie nicht erfahren, warum. Ein Gelber würde Ihnen nie ins Gesicht sagen, dass er Ihr Produkt nicht gut findet. Wenn er aber kauft, dann mit viel Elan.

Der grüne Kunde  Woran erkennen Sie einen grünen Kunden? o o o

Worte: Beziehung, Garantien, Versprechen Stimme/Tonfall: ruhig, mit Pausen, zögernd, sanft Körpersprache: zurückhaltend, warm, herzlich

 Der Grüne in Kürze: Ihre grundsätzliche Einstellung: Entspannt, offen und bereit, sich auf ein längeres Gespräch

einzulassen. Ihre Gesprächseröffnung: Sanfter, herzlicher Tonfall, aber nicht zu anpasserisch.

„Menscheln“ Sie! Mögliche Verhaltensweisen eines Grünen: Schweigen, Gleichgültigkeit, Desinteresse,

Unverbindlichkeit, Vorsicht. Ihre Reaktion: Drängen Sie ihn nicht, lassen Sie ihm Zeit. Haken Sie langsam, aber gründlich

nach, was ihm missfällt. Zeigen Sie ihm, dass Sie ihn und seine Bedenken ernst nehmen und seine Einwände nicht persönlich nehmen.

 Wie gehen Sie am Telefon mit Ihrem grünen Kunden um? Einem grünen Kunden ist es wichtig, sein Gegenüber einschätzen zu können. Er muss sich wohl und sicher fühlen. Beziehungen zu anderen Menschen sind seine Basis Geschäfte zu machen. Darum sollten Sie zu Beginn Ihrer Beziehung ein persönliches Kennenlernen ermöglichen. Lassen Sie ihm die Wahl des Ortes, an dem Sie sich treffen. Wenn Sie sich bei ihm zu Hause treffen, dann äußern Sie sich anerkennend über sein schönes, gemütliches Heim. Erzählen Sie ein bisschen von sich, das vermittelt ihm ein angenehmes Gefühl. Während Sie Ihr Produkt vorstellen, ist er meist schweigsam, höflich und zurückhaltend. Er fragt nach und braucht viele Informationen, bis er sich entscheiden kann. Selbst wenn ihm das Produkt gefällt, wird er voraussichtlich nicht sofort kaufen. Er strahlt ein ständiges „Ich weiß nicht recht“ aus. Ermutigen und bestärken Sie ihn, anstatt ihm Druck zu machen. Dann verschließt er sich und sie kommen nicht mehr an ihn heran. Ein grüner Kunde ist

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Potenzialanalyse nach Insights MDI

sehr sicherheitsbedürftig. Betonen Sie diejenigen Aspekte Ihres Produkts, die ihm, seinem Unternehmen und/oder seiner Familie Sicherheit und Verlässlichkeit gewährleisten.

Der blaue Kunde  Woran erkennen Sie einen blauen Kunden? o o o

Worte: Fakten, Zahlen, Daten, Sicherheit Stimme/Tonfall: monoton, ruhig, langsam, nachdenklich Körpersprache: distanziert, kühl

 Der Blau in Kürze: Ihre grundsätzliche Einstellung: Umfassend informiert, sachlich. Ihre Gesprächseröffnung: Geschäftsmäßig, kurze Sätze, beschränken Sie sich auf das

Wesentliche, bleiben Sie bei der Sache und werden Sie nicht persönlich. Mögliche Verhaltensweisen eines Blauen: Konkretes, detailliertes Nachfragen, lange

Denkpausen, deutliches Nein. Ihre Reaktion: Gründliches Nachhaken bei Einwänden. Lassen Sie sich auf eine Diskussion

ein und fragen Sie im Detail nach dem Was, Wie und Warum. Bieten Sie ihm schriftliches Material.

 Wie gehen Sie am Telefon mit Ihrem blauen Kunden um? Ein blauer Kunde könnte fast desinteressiert wirken, dabei hört er Ihnen nur sehr konzentriert und nachdenklich zu. Er ist fixiert darauf, alle möglichen Informationen über Ihr Produkt zu bekommen. Das ist auch der Grund, warum er nicht sofort kauft: Er will sich alles noch einmal in Ruhe durch den Kopf gehen lassen. Mit Sicherheit wird er Konkurrenzangebote einholen und Zahlen, Daten, Testergebnisse, Statistiken ausführlich vergleichen. Seine vermeintliche Gründlichkeit wird dabei schnell zur Pingeligkeit. Nur schwer kann er sich zum Kauf entscheiden, weil es ja immer noch mehr Material gibt, was gesichtet werden könnte. Lassen Sie einem blauen Kunden Zeit für seine Entscheidung. Sie sollten bestens vorbereitet sein, denn es ist gut möglich, dass Ihr Kunde kompetenter ist als Sie. Beantworten Sie alle seine Fragen ausführlich und klären Sie Einwände ausgiebig.

Integration in work4all Wir haben nun, zusammen mit dem Scheelen-Institut, diese Bewertung in unser Programm integriert. Es entstand eine kombinierte Bewertungs- und Anzeigemaske für einen ausgewählten Ansprechpartner. Die Maske wird über den Schreibtisch bei markiertem Ansprechpartner aufgerufen:

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Potenzialanalyse nach Insights MDI

Ihre persönliche Bewertung des Ansprechpartners durchführen Rufen Sie die Maske zum ersten Mal auf, ist der Ansprechpartner noch „farblos“ – also nicht bewertet. Sie haben nun zwei Möglichkeiten, die Bewertung durchzuführen: Stimmensplitting:

Sie haken die auf Ihre Kontaktperson zutreffenden Begriffe an (z.B. „willensstark“). Bei jedem Klick zählt work4all die Kreuzchen in der jeweiligen Kategorie zusammen und hakt den in der Summe richtigen „Typen“ an. Die Karte auf der rechten Seite ändert sich entsprechend.

Verhaltenshinweise Für jeden Persönlichkeitstyp wird eine andere Karte mit konkreten Verhaltenshinweisen gezeigt. Diese Hinweise sind Anhaltspunkte zum Umgang mit Ihrer Kontaktperson:

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Potenzialanalyse nach Insights MDI

Motivauswahl Die vier unterschiedlichen Persönlichkeitstypen werden in unserer Darstellung mit prägnanten Bildern/Motiven dargestellt: -

Für den roten Typ („Feuerrot“) steht das Bild des Feuers; für den gelben („ein sonniger Kerl“) die Sonne; für den grünen („erdverbunden“) eine grüne Wiese und für den blauen Persönlichkeitstypen (ohne es negativ zu meinen: „kalt“) haben wir das blaue Himmelbild gewählt.

Diese Bilder sind so bei Insights nicht vorgesehen. Insights benutzt in Seminaren andere Motive, die Auswahl überlassen wir Ihnen:

Bewertungen Ihrer Kollegen einsehen Es ist uns bewusst, dass wir uns bei der „Klick-Bewertung“ ein wenig im pseudo-wissenschaftlichen Bereich bewegen. Es handelt sich um sehr subjektive Bewertungen und Ihre Kollegen schätzen den einen oder anderen Kunden vielleicht anders ein. Deshalb speichert work4all beliebig viele Bewertungen mit Datum und Namen des Mitarbeiters. Sie können diese Bewertungsliste Bewertungen von anderen als Übersicht über die Registerkarte im unteren Bereich aufrufen:

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Gruppen und Kategorien Dieses Kapitel soll Ihnen allgemeine organisatorische Informationen zu Kunden- und Lieferantengruppen und Kategorien geben. In anderen Kapiteln erhalten Sie weitere Informationen zum Umgang zum Beispiel beim Anlegen von Kunden oder Ansprechpartnern. Dort finden Sie auch die konkreten Hilfestellungen zur Bedienung der nachfolgend nur im Überblick erklärten Themen. Gerne beraten wir Sie auch telefonisch oder in Schulungen zu diesem wichtigen Marketing- und Vertriebsthema – sprechen Sie uns persönlich an, wenn Sie dies möchten.

Kunden- und Lieferantengruppen Die Kunden- und Lieferantengruppen sind in der jeweiligen Liste anschaulich auf der linken Seite in einer Baumstruktur abgebildet. Hier ein Beispiel von uns (einem Softwarehersteller) – links die Gruppenstruktur der Kunden und Interessenten, rechts die der Lieferanten: Gruppenstruktur Kunden:

Gruppenstruktur Lieferanten:

Der Zusatz „Softwarehersteller“ ist wichtig, denn die Gruppenstruktur ist vermutlich bei jedem unserer Anwender anders aufgebaut. An dieser Stelle lassen sich Branchen, Zuordnungen zu Außendienstmitarbeitern, Produktzuordnungen und vieles andere mehr abbilden. Einige Grundregeln sollten jedoch beachtet werden: -

Die Gruppenstruktur sollte nicht zu tief verschachtelt sein – man muss sonst zu viel klicken, um an die Daten zu kommen. Die Gruppenstruktur sollte das primäre Merkmal Ihrer Geschäftsbeziehung zum Geschäftspartner darstellen. Also das wichtigste Merkmal – und das ist selten die Branche. Eine Adresse kann nur einer einzigen Gruppe zugeordnet werden – zusätzliche Merkmale oder Mehrfachmerkmale lassen sich über Kategorien zuordnen. Die Gruppe ist ein Merkmal auf Firmenebene, nicht auf Personenebene. Bei den Lieferanten bietet es sich an, wie im oben gezeigten Beispiel das Wer-liefert-was-Merkmal zu benutzen. Damit beantwortet Ihnen die Gruppenstruktur auf Anhieb Fragen wie „Wie hieß noch mal das Hotel in München?“ oder „Wo kauft der Chef seine Winterreifen?“. So hilft die Gruppenzuordnung, Adressen zu finden, deren Namen man nicht kennt.

Kategorien Was zeichnet Kategorien im Gegensatz zu Gruppen aus?

-

Bei Kategorien ist eine Mehrfachzuordnung möglich. Kategorien lassen sich sowohl bei der Firma, als auch bei den Personen zuordnen.

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Gruppen und Kategorien

Für Personen kann man auch die beiden am besten zu verstehenden Beispiele nennen: Weihnachtskategorien und Kategorien im Bereich der Newsletter. Diese beiden Beispiele machen auch die Notwendigkeit von sogenannten Oberkategorien klar:

Durch die Einteilung in Oberkategorien behalten Sie auch bei vielen Kategorien den Überblick!

Der Aktions-Assistent unterstützt den Umgang mit Gruppen und Kategorien Das Thema Kategorien an sich ist schon recht anspruchsvoll und bedarf einer guten Planung im Vorfeld der Nutzung unseres Programms. Kommen Gruppen und Oberkategorien und irgendwann dann auch die Kombination von Gruppen und Kategorien ins Spiel … spätestens dann wird die Komplexität klar. Wir haben deshalb Einiges getan, um das Ganze komfortabel zu gestalten: Der Aktions-Assistent erlaubt den Abruf Ihrer in Gruppen oder in Kategorien befindlichen Adressen und Kontakte. Umfangreiche Schnittmengen können damit aus Gruppen und Kategorien gebildet werden. Der Aktions-Assistent wird an mehreren Stellen des Programms (z.B. beim Serienbrief und auch bei der Serien-E-Mail) aufgerufen. Dieses Thema behandeln wir in einem eigenen Kapitel Aktions-Assistent.

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Kategorien und Oberkategorien In work4all sammeln sich mit der Zeit tausende von Adressen an, die sie möglichst gezielt abrufen können sollten, z.B. um Marketingkampagnen durchzuführen oder bestimmte Adressgruppen individuell anzusprechen. Sie können Firmen von Ansprechpartnern und Privatpersonen unterscheiden, die Firmen einer Gruppe zuordnen und sowohl den Firmen als auch deren Ansprechpartnern weitere Merkmale geben. Diese Merkmale nennen wir Kategorien. Kategorien werden insbesondere für Serienbriefe, Serien-E-Mails, Listendarstellungen, Exporte und Auswertungen verwendet. Das Organisieren und Anlegen von Oberkategorien und Kategorien ist Gegenstand unserer Beratungstätigkeit vor der Einführung von work4all in Ihrem Unternehmen.

Definitionen/Erläuterungen Kategorien und Oberkategorien

Eine Oberkategorie kann eine oder mehrere Kategorien enthalten. Durch Oberkategorien gruppieren Sie also Ihre Kategorien. Firmen- und Personenkategorien

Bei Kategorien unterscheiden wir zwischen Firmenkategorien und Personenkategorien. -

-

Ein Beispiel für die Firmenoberkategorie wäre die „Branche“. Mögliche Unterkategorien dieser Branche wären die Kategorie „Medizintechnik“ oder „Druckindustrie“ Eine Personenkategorie wäre z.B. die Kategorie „Weihnachtsgeschenk“, denn ein Weihnachtsgeschenk werden Sie immer an eine Person und nicht an eine Firma senden.

Um sinnvoll mit Kategorien zu arbeiten, trennen Sie diese beiden Kategorie-Formen bitte strikt voneinander. Weitere Beispiele: Exemplarisch richten Sie z.B. die Oberkategorien Branchen und Firmengröße ein: In der Oberkategorie Branchen richten Sie die Kategorien Dienstleister, Großhandel und Fachhandel ein. In der Oberkategorie Firmengröße richten Sie Kategorien 1-10, 11-20, 20-150 und über 150 ein.

Kategorien und Oberkategorien anlegen Zum ersten Anlegen von Kategorien wechseln Sie bitte in der Kundenmaske zur Registerkarte Kategorie.

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Kategorien und Oberkategorien

Oberkategorien anlegen

Um eine neue Oberkategorie anzulegen klicken Sie auf die gleichnamige Schaltfläche. Vergeben Sie hier einen Namen:

Entscheiden Sie hier, ob es sich bei der neuen Oberkategorie um eine Oberkategorie für Firmen oder Personen handelt.

Sie können die Oberkategorie auf versteckt setzen. Dadurch verschwindet die Kategorienklasse inklusive aller Kategorien. Für weitere Informationen lesen Sie bitte das gleichnamige Kapitel. Markieren Sie hier, ob die Kategorien auf der Kunden- und/oder Lieferantenseite angezeigt werden soll.

Markieren Sie eines der Kästchen, wird die Kategorie zur Pflichtkategorie, d.h. das diese Kategorie beim Anlegen eines Kunden oder Lieferanten vergeben werden MUSS. Tut der Anwender dies nicht, kann die Kunden-/Lieferantenmaske nicht verlassen bzw. die Adresse nicht gespeichert werden. Wählen Sie eine Ober- oder Unterkategorie und klicken Sie auf diese Schaltfläche, um die Bezeichnung zu ändern.

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Kategorien und Oberkategorien

Kategorien anlegen

Um eine Kategorie anzulegen markieren Sie zunächst auf der linken Seite die Oberkategorie, der Sie die Kategorie zuordnen möchten. Anschließend klicken Sie die Schaltfläche Neue Kategorie. Geben Sie auch hier einen Namen ein:

Wenn Sie vorher eine Firmen-Kategorie gewählt haben, ist die Kategorie für Personen grau.

Wenn Sie die Kategorien auf versteckt setzen, verschwindet diese aus der Liste.

Hier erscheint die Oberkategorie die Sie im Voraus markiert haben. Möchten Sie diese ändern klicken Sie auf den kleinen Pfeil rechts und ändern Sie die Oberkategorie beliebig.

Standardkategorie für Kunden oder Lieferanten werden bei der Neuanlage einer Adresse (Kunde oder Lieferant) automatisch vergeben. Haben Sie dann bereits Kategorien hinterlegt können Sie auch über die Kundenliste mit den Kategorien arbeiten. Wechseln Sie in die Registerkarte Kategorien.

Nach dem Sie links eine Oberkategorie angewählt haben, werden die oberen Schaltflächen anwählbar.

172

Kategorien und Oberkategorien

Möchten Sie den Namen oder die Einstellungen einer Kategorie oder Oberkategorie bearbeiten, markieren Sie die entsprechende Kategorie und klicken auf die nebenstehende Schaltfläche. Bestehende Kategorie löschen

Haben Sie rechts eine Kategorie ausgewählt und möchten diese jetzt bei einem Kunden in der Liste löschen, markieren Sie den Kunden und klicken Sie auf die nebenstehende Schaltfläche. Zeigt alle Ansprechpartner an die einer Personenkategorie zugeordnet sind. Über die Schaltfläche lassen sich versteckte Kategorien ein- und ausblenden. Auf der linken Seite werden Ihnen Ihre Ober- und Unterkategorien angezeigt. Mit Klick auf die jeweilige Kategorie können Sie Ihre Liste dementsprechend filtern.

Löschen von Daten Das Löschen von Daten lässt sich nicht rückgängig machen. Lesen Sie bitte Systemmeldungen und Warnhinweise sorgfältig, bevor Sie den Löschvorgang bestätigen. Das Zurückspielen der Daten aus Datensicherungen kann sehr aufwändig werden. Ihr Administrator ist dafür verantwortlich, dass regelmäßig Datensicherungen durchgeführt werden.

Kategorien und Oberkategorien zuordnen Da Kategorien nicht nur für Kunden, sondern auch für Ansprechpartner, Lieferanten und Artikel möglich sind, haben Sie die Möglichkeit, Kategorien aus allen drei Listen heraus zu erstellen. In diesem Infoblatt erläutern wir Ihnen alle Vorgänge aus der Kundenebene heraus. Sollten Sie eine Kategorie oder Oberkategorie aus einer anderen Ebene heraus anlegen, gehen Sie genauso vor. Der Vorgang ist in jeder Ebene gleich. Folgen Sie einfach unseren Beispielen. Um nun Oberkategorien und Kategorien zuzuordnen, wechseln Sie mit Hilfe der nebenstehenden Schaltfläche vom Schreibtisch aus in die Kunden- oder Lieferantenliste.

Von dort aus öffnen Sie einen Kunden dem Sie eine Kategorie zuordnen möchten. Nun gibt es mehrere Möglichkeiten die Kategorien zuzuordnen:

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Kategorien und Oberkategorien

Mit Hilfe der Kundenmaske

Öffnen Sie die Maske des Kunden/Lieferanten, bei dem Sie die Kategorie hinzufügen möchten. Anschließend wechseln Sie bitte zur Registerkarte Kategorien

Markieren Sie hier die entsprechende Oberkategorie, erscheinen rechts die dazugehörigen Kategorien. Setzen Sie nun Ihre Häkchen zum Zuordnen. Notiz zur Kategorie In der leeren Spalte können Sie noch Kundenspezifische Notizen zu den Kategorien hinterlegen. Klicken Sie einfach in die leere Zelle und tippen Ihre Notiz ein. In der Kundenliste (Registerkarte Kategorien) können Sie oben rechts im Suchfeld nach diesen Notizen suchen. Mit Hilfe der Adressleiste im Schreibtisch

Klicken Sie in der Adressleiste auf die Schaltfläche Kategorie, und im Anschluss auf das kleine Plus:

Nun öffnet sich die Liste der Oberkategorien mit den dazugehörigen Kategorien. Wählen Sie hier aus:

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Kategorien und Oberkategorien

Möchten Sie angelegte Kategorien ändern oder neue hinzufügen, klicken Sie auf die Oberkategorien und ändern Sie Ihre Kategorien beliebig. Hinweis: Ihnen steht außerdem folgende organisatorische Möglichkeit zur Verfügung: Wenn Sie bei Kunden eine Oberkategorie haben, z.B. "Projektleiter" und bei Projekten ein individuelles Text-Feld mit der gleichen Bezeichnung, wird bei neuen Projekten die Information aus den Kategorien im Bereich Kunden in die individuellen Felder im Bereich Projekte übernommen. Hat also ein Kunde die Oberkategorie Projektleiter und die Kategorie Rainer Rocholl (zuständige Person in Ihrem Unternehmen für die Projektleitung), so erscheint, bei gleichnamigem individuellen Feld in der Projektmaske, Rainer Rocholl im individuellen Feld „Projektleiter“ bei jedem neuen Projekt, welches Sie für diesen Kunden anlegen. Bei zwei gesetzten Kategorien, z.B. Rainer Rocholl und Marion Götte, wird der erst gesetzte Wert übernommen.

Kategorien selektieren für Serienbriefe und Serien-E-Mails Kategorien können sowohl bei der Firma, als auch bei der Person angeklickt werden. Dabei ist eine Mehrzuordnung möglich. Über den Aktions-Assistenten lassen sich die zugehörigen Kontakte nun filtern. Lesen Sie dazu bitte das gleichnamige Kapitel.

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Standard-Kategorien Die nachfolgenden Erklärungen helfen Ihnen, Neukunden mit einem einheitlichen Merkmal zu versehen, um Sie ggf. gesammelt nachzubearbeiten oder zu überprüfen.

Anwendungsbeispiele Folgende beiden Fälle sind uns von Anwendern bekannt: -

-

Sie möchten einem erweiterten Anwenderkreis das Erstellen von Adressen (Kunden, Lieferanten, Interessenten) erlauben, „trauen“ den Kollegen aber nicht so ganz. Deshalb sollen alle neuen Adressen ein Merkmal/eine Kategorie „ungeprüft“ erhalten. Sie haben sehr viele neue Interessenten täglich und möchten monatlich alle neuen Interessenten gesammelt anmailen.

Hierfür sind Standard-Kategorien hervorragend geeignet.

Die Einstellung der Kategorie Die Einstellung nehmen Sie als Administrator innerhalb der Maske der Kategorien vor: Dazu öffnen Sie eine Kundenliste und klicken auf die Registerkarte Kategorie, anschließend auf Neue Kategorie. In das freie Feld tippen sie nun den Namen Ihrer Kategorie ein. Die Zuordnung zu Personen oder Firmen ergibt sich aus der Zuordnung der dazugehörigen Oberkategorie. Anschließend entscheiden Sie, ob es sich um eine Standard-Kategorie für Kunden und/oder Lieferanten handeln soll.

Der Effekt Bei jedem neu angelegten Kunden/Lieferanten wird nun das Merkmal gesetzt. Innerhalb der Kundenliste lassen sich diese einfach gesammelt aufrufen. Wechseln Sie hierfür in die entsprechende Kategorien-Ansicht.

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Versteckte Kategorien Der Titel des Infoblatts erscheint im ersten Augenblick vielleicht etwas merkwürdig. „Versteckte Kategorien“ … warum legt man Kategorien an, wenn man sie anschließend wieder versteckt? Aber auch das hat seinen Grund … bitte lesen Sie weiter!

Viele Kategorien Im Laufe der Jahre sammeln sich ganz gerne viele Kategorien in work4all an. Das liegt in der Natur der Sache oder an wechselnden Präferenzen im Marketing. Meistens wird ja auch die einzelne Aktion zur Kategorie („Standbesuch CeBit 2013“), so dass die Kategorien-Inflation nicht zu verhindern ist. Es bietet sich jedoch die Möglichkeit, die Kategorien oder die Kategorienklasse zu verstecken.

So geht‘s Die Pflege der Kategorien und –klassen geschieht wie gewohnt innerhalb der Kunden- oder Lieferantenliste. Wechseln Sie zur zweiten Registerkarte, markieren Sie die zu versteckende Kategorie und klicken Sie auf die Bearbeitungsschaltfläche:

Das Ergebnis: Die ganze Kategorienklasse inklusive aller Kategorien verschwindet. Möchten Sie sie

wieder hervorzaubern, benutzen Sie die Option in der Kopfleiste:

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Versteckte Kategorien

Nun erscheinen die versteckten Einträge auf der linken Seite in grau:

Das Verstecken einer Oberkategorie bewirkt auch immer das Verstecken der enthaltenen Kategorien. Nichtsdestotrotz lassen sich jedoch auch Kategorien innerhalb einer sichtbaren Oberkategorie einzeln verstecken.

Darstellung von versteckten Kategorien Nachdem Sie die Einstellung vorgenommen haben, sind die Einträge normalerweise überall im Programm unsichtbar. Hier die einzelnen Möglichkeiten und Anwendungsbereiche Desktop

Die versteckten Einträge werden nicht gezeigt. Es gibt keine separate Möglichkeit, sich die Einträge kurzzeitig wieder anzeigen zu lassen.

Aktionsassistent

Die versteckten Einträge werden standardmäßig nicht angezeigt. Das dient der Übersichtlichkeit und dem einfacheren Arbeiten mit aktuellen Kategorien. Über die Einstellungen in der Kopfleiste haben Sie die Möglichkeit, auch die versteckten Einträge zu benutzen:

Maske

In der Kundenmaske/Lieferantenmaske sowie in der Ansprechpartnermaske werden die versteckten Einträge nicht gezeigt und können auch nicht kurzzeitig eingeschaltet werden.

Statistik

In der CRM-Statistik werden die versteckten Einträge nicht ausgeblendet.

Kurzzeitiges Einblenden Natürlich lassen sich die Daten kurzzeitig wieder benutzen, indem man sie einblendet. Möchten Sie zum Beispiel eine Einladungskategorie wiederbeleben, so aktivieren Sie die Sichtbarkeit wieder und erstellen die neue Kategorie zum Beispiel als Kopie der alten. Anschließend verstecken Sie die alte Kategorie wiederum.

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Aktions-Assistent Mit dem Aktions-Assistenten können Sie Ihre Adressdaten nach bestimmten Kriterien zusammenstellen. Dies ist gerade im Vertrieb oder bei Marketing-Aktionen sehr hilfreich. Dabei spielen die Gruppen und Kategorien eine zentrale Rolle. Die zusammengestellten Adressdaten können dann als Excel-Liste exportiert oder für Serienmails bzw. Serienbriefe genutzt werden. Außerdem lassen sich mit Hilfe des Aktions-Assistenten die Kategorien pflegen. Ordnen Sie entweder den gefilterten Daten eine neue Kategorie zu oder setzen die Kategorien manuell.

Aufruf des Aktions-Assistenten Der Aktions-Assistent kann an verschiedenen Stellen in work4all gestartet werden: Im Schreibtisch finden Sie ihn unter Sonstige.

In E-Mails rufen die Schaltflächen rechts neben den AN/CC/BCC-Feldern den Assistenten auf.

In der Maske Briefe unter der Registerkarte Serienbriefe werden die Empfänger der Serienbriefe über den Assistenten zusammengestellt. Der Druck von Etiketten ist ebenfalls über die Serienbrief-Funktion möglich.

An den unterschiedlichen Stellen des Aufrufs erkennen Sie die beiden grundlegenden Funktionen des Assistenten: -

Adressen aus Kunden, Lieferanten und Ansprechpartnern zusammenstellen und in Serienbriefen oder Serien-E-Mails verwenden Adressen aus Kunden, Lieferanten und Ansprechpartnern zusammenstellen und als Liste nach Excel exportieren

Maskenaufbau Für die nachfolgenden Erklärungen nehmen wir an, dass Sie einen Adressbestand mit Gruppen und Kategorien haben. Rufen Sie den Aktions-Assistenten bitte zunächst über den Schreibtisch auf. Klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche Aktualisieren. Folgende Ansicht ist zu sehen:

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Aktions-Assistent

Oberkategorien

Kundengruppen

Kategorien

Firma und Ansprechpartner

Nachfolgend werden die einzelnen Bereiche der Maske näher erläutert. Kunden- und Lieferantengruppen

Kunden und Lieferanten haben in dieser Maske keine gemeinsame Ansicht. Sie schalten über die Kopfleiste ein, was Sie sehen möchten. Standardmäßig sind das die Kunden. Die Gruppe ist zunächst das Basismerkmal Ihrer Filter. Es ist dabei auch möglich, mehrere Gruppen auszuwählen. Klappen Sie die Gruppenstruktur auf und setzen die Häkchen in den Untergruppen ggf. manuell. Beim ersten Aufruf ist jede Gruppe aktiviert, aber keine Kategorien/Oberkategorien. Beim weiteren Aufruf der Maske merkt sich work4all Ihre letzten Einstellungen.

Firmen und deren Ansprechpartner

Das große Thema Kategorien führt in Schulungen immer wieder zu langwierigen Diskussionen. Es ist sehr komplex, auch wegen der dahinterliegenden Adress-Struktur. Hierbei ist zu beachten, dass es grundsätzlich mehrere Adress-Typen/Varianten gibt: -

die Institution oder Firma der Ansprechpartner innerhalb dieser Institution/Firma die Privatperson

Zusätzlich spielt der Hauptansprechpartner noch eine Rolle … und so wird die Definition und Zuordnung von Kategorien komplex. In der Maske des Aktionsassistenten stellt Ihnen work4all die Adressen folgendermaßen dar:

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Aktions-Assistent

Oberkategorien und Kategorien

Beim ersten Aufruf des Aktions-Assistenten sind keine Kategorien aktiviert. In der Regel benötigen Sie auch nur einige wenige Oberkategorien, z. B. wenn eine Marketingaktion durchgeführt wird. Schalten Sie deshalb nur diese Oberkategorien ein, damit die Anzeige übersichtlich bleibt und schnell geladen werden kann. Die Kategorienauswahl finden Sie im Kopfbereich der Maske bei den Optionen.

Anzahl der Datensätze Im Menübereich wird zur Kontrolle die Anzahl der angezeigten Firmen und Personen genannt. Diese Anzahl bezieht sich nicht auf die markierten Datensätze, sondern auf alle dargestellten Zeilen.

Einstellungen Vor dem Selektieren Ihrer Daten können Sie verschiedene Einstellungen vornehmen:

Über die Maximale Zeilenanzahl wird das Datenvolumen eingeschränkt. Bei sehr vielen Daten verkürzt sich so die Ladezeit, da die Kategorien nicht vollständig geladen werden. Im Aktionsassistent erscheint dann folgender Hinweis:

181

Aktions-Assistent

Möchten Sie jedoch alle Daten vollständig sehen, setzen Sie hier die Anzahl insbesondere bei Maximale Zeilenanzahl ungefiltert hoch. Diese ist systemseitig auf 500 voreingestellt. Wenn die Kategorien bei langen Begriffen in der Tabelle nicht richtig zu erkennen sind, vergrößern Sie über die Option Texthöhe der Kategorien den Abstand.

Beim Automatischen Umschalten auf selektierte Kategorien werden beim Auswählen einer Kategorie automatisch nur die Firmen/Privatadressen oder Personen selektiert, die dieser Kategorie auch zugeordnet sind, unabhängig von den vorher gesetzten Einstellungen. Diese Option ist standardmäßig aktiviert. Über die letzte Funktion können Sie einstellen, ob versteckte Kategorien geladen werden sollen oder nicht.

Anzeige unterschiedlicher Felder Trotz großer Bildschirme passen natürlich nicht alle Informationen gleichzeitig in die Maske. Deshalb lassen sich einzelne Spalten gezielt aus- oder einblenden. Klicken Sie bei Bedarf die Schaltfläche Spalten ein-/ausblenden im Menübereich an:

Hier Informationen zu den einzelnen Feldern:

Bearbeiten

Diese Spalte erscheint als zweite Spalte neben der Markierungsspalte (die sich nicht ausblenden lässt). Es erscheint sowohl bei der Firma, als auch bei der Person ein kleines Symbol in der Zeile, das in die jeweilige Maske verzweigt. So lassen sich Datenkorrekturen (z. B. eine fehlende Mailadesse) schnell vornehmen.

Hauptansprechpartner

Der Hauptansprechpartner wird mit diesem Symbol gekennzeichnet.

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Aktions-Assistent

Einblenden der verschiedenen firmen- oder personenbezogenen Stammdaten

Kontakthäufigkeit

Wie häufig hatten Sie mit Ihren Kunden Kontakt? Lassen Sie sich die Anzahl der Briefe, Dokumente etc. anzeigen. Anschließend können Sie per Klick auf die Spalte die Liste z. B. anhand der Anzahl filtern.

Mit Klick auf das „>“ Zeichen lassen sich verschiedene Optionen auswählen.

Umsatz

Beim Umsatz wird zunächst vom aktuellen Wirtschaftsjahr ausgegangen, dies kann in manchen Unternehmen vom Kalenderjahr abweichen. Ist die Spalte Umsatz eingeblendet, erscheint in der Menüleiste ein weiterer Bereich mit entsprechenden Einstellmöglichkeiten. Für das Filtern von Daten spielt diese Spalte meistens eine große Rolle („Filtere alle Kunden mit einem Umsatz von mehr als 20.000,- €. Zeige die Hauptansprechpartner an … ordne diesen das Merkmal Weihnachtsgeschenk zu.“)

Filterung auf Kategorien Im mittleren Bereich erfolgt die Auflistung der Firmen und Ansprechpartner mit der Kategorienanzeige. Hier können Sie auf eine oder mehrere Kategorien der gleichen oder verschiedener Oberkategorien filtern.

183

Aktions-Assistent

Klicken Sie dazu auf das Pfeilsymbol unterhalb der Kategorienbegriffe

und selektieren:

Bestätigen Sie die Kategorienauswahl. Anschließend wird die selektierte Kategorie rot gekennzeichnet. Bei Mehrfachauswahl innerhalb einer Oberkategorie gilt wieder die ODER-Verknüpfung. Verknüpfungsart Logische UND-Verknüpfungen innerhalb der Oberkategorie sind im Moment nicht möglich, sind aber auch recht selten. Eine Umsetzung dieses Merkmals ist geplant. Beachten Sie bitte, dass die Art der Oberkategorie (Firmen- oder Personenkategorie) bei der Abfrage berücksichtigt wird. Sie erkennen die Art in der letzten Zeile des Auswahlfensters.

Anzeige der Filterung Über diese eher unscheinbare Schaltfläche im Menübereich lassen sich die angewendeten Filter auch grafisch anzeigen. Hier ein Beispiel:

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Aktions-Assistent

So lassen sich die sowohl bei den Gruppen als auch bei den Kategorien gesetzten Filter leicht kontrollieren. Innerhalb einer Auswahl gilt die Oder-Verknüpfung, zwischen den verschiedenen Gruppen/Kategorien die Und-Verknüpfung.

Filtern von weiteren Daten Außer den Kategorien können Sie im Aktions-Assistenten auch nach anderen Daten wie z. B. Postleitzahlen oder Umsatzzahlen filtern, um diesen Adressen dann bspw. neue Kategorien zuzuordnen. Achten Sie auch hierbei auf folgendes Zeichen im Kopf der entsprechenden Spalte:

Was nun folgt, kennen Sie vielleicht bereits aus Excel („Sortieren und Filtern“). Je nach Art der Spalte werden unterschiedliche Varianten von Filtern gezeigt. Hier die entsprechenden Informationen dazu: Land

Bei Brief-Mailings will man aus Portogründen meist einzelne Länder filtern. Hier werden deshalb alle Varianten der benutzten Feldinhalte gezeigt. Wie sich zeigt, wurde sowohl „D“ als auch „D-“ benutzt, was eventuell zu falschen Ergebnissen führen kann. Setzen Sie den Haken also unbedingt bei beiden Einträgen oder bearbeiten Sie die fehlerhaften Einträge zunächst nach. Ohne Land filtert alle Einträge, bei denen das Feld nicht gefüllt wurde.

Grundsätzlich sind die Einträge durch ein logisches ODER verknüpft („D“ oder „B“). PLZ

Um Postleitzahlen-Bereiche zu filtern, nutzen Sie diese Schaltfläche. Auch hier sind die Einträge durch ODER verknüpft (PLZ 20000-29999 oder 30000-39999). Postleitzahlen-Filter sind nur für Deutschland möglich. Im unteren Bereich können Sie die PLZ weiter einschränken. Mit Klick auf das rot markierte Symbol können Sie zwischen >, -Zeichen) lässt sich durch Klick auf > (größer), = (gleich) oder (zwischen) ändern. Möchten Sie die Kunden filtern, die keinen Umsatz im gewählten Zeitraum gemacht haben, so haken Sie die Option Ohne Umsatz an. Das Ändern des Bezugszeitraums für den Umsatz geschieht über die Schaltflächen im Menübereich.

Die beiden Schaltflächen in der rechten oberen Ecke starten die FilterAktion oder brechen sie ab. Die Filterung der Daten erkennen Sie an der rosa markierten Kopfzeile, so wie auch schon bei der Filterung der Kategorien.

Sie lösen die Filterung durch erneuten Klick in den Filterbereich und das Entfernen Ihrer Auswahl wieder auf.

Markierungen In der Auflistung werden zunächst die Firmen und anschließend alle Ansprechpartner der Firma gezeigt. Die Selektion erfolgt in der ersten, gelb gekennzeichneten Spalte der Liste. Standardmäßig werden alle Ansprechpartner markiert.

Per Klick auf den Kopf dieser Spalte können Sie auch nur die Hauptansprechpartner auswählen oder auf die Firmen umstellen, was z. B. bei Privatadressen sinnvoll sein kann.

Ansprechpartner auswählen

Es werden alle Ansprechpartner markiert.

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Aktions-Assistent

Hauptansprechpartner auswählen

Nur der Hauptansprechpartner jeder Firma wird selektiert. Für Firmen ohne Hauptansprechpartner erfolgt bei dieser Variante keine Auswahl. Die Hauptansprechpartner sind in der Liste mit diesem Symbol markiert.

Bei Firma die Firma, bei Privatadresse die Privatadresse auswählen

Das Ergebnis wäre ein Serienbrief an die Firma („Sehr geehrte Damen und Herren …“). Diese Markierung der verschiedenen Ebenen macht auch bei der Zuordnung von Kategorien Sinn. Möchten Sie beispielsweise mehreren Firmen eine neue Kategorie zuordnen, setzen Sie das Häkchen bei Firma auswählen und ordnen Sie anschließend die Kategorie zu. Arbeiten Sie überwiegend mit Privatadressen, ist diese Selektion ebenfalls hilfreich.

Nur auf selektierte Kategorie achten

Mit dieser Option selektieren Sie genau die Firmen und Personen, denen die Kategorie zugeordnet ist. So können Sie auch Kategorien auswählen, die sowohl Firmen als auch Personen zugeordnet sind.

Sind all diese Optionen für Ihr Vorhaben noch nicht ausreichend, lassen sich die Selektionen auch manuell durch Doppelklick auf das einzelne Feld (in der gelb hinterlegten Spalte) setzen oder auch entfernen. Beim Export der Liste nach Excel bzw. dem Serienbrief/der Serienmail werden nur die selektierten Zeilen übernommen.

Umgang mit Privatpersonen Privatadressen werden von work4all im Hintergrund wie eine Firma behandelt. Setzen Sie deshalb die Markierung auf Firma, wenn Ihre Zielgruppe Privatpersonen sind.

Pflege der Kategorien Der Aktions-Assistent hilft auch bei der Kategorienpflege. Dazu haben Sie verschiedene Möglichkeiten. Kategorien automatisch zuordnen

Selektieren Sie zunächst die Adressdaten, denen eine neue Kategorie zugeordnet werden soll. Achten Sie auch hierbei auf die Selektion in der gelben Spalte wie bereits beschrieben. Zum Beispiel sollen alle aktiven Interessenten (=Kundengruppe) Weihnachtspost (=Kategorie) bekommen. Oben links im Menübereich ordnen Sie den ausgewählten Firmen bzw. Personen die neue Kategorie zu, hier: Weihnachtskarte.

187

Aktions-Assistent

Bestätigen Sie die Zuordnung anschließend noch.

Kategorien manuell zuordnen

In der Auflistung des Aktions-Assistenten können Sie die Haken für die Kategorien manuell setzen bzw. entfernen. Das funktioniert ganz einfach per Doppelklick. Wählen Sie im Menübereich zunächst die Kategorien aus, die gepflegt werden sollen. Anschließend blättern Sie durch die Liste und setzen die Haken in die gewünschte Spalte. Alternativ können Sie einen größeren Bereich markieren und klicken anschließend rechts, um allen Zeilen die markierte Kategorie zuzuordnen. Achten Sie hierbei bitte auf sinnvolle und logische Markierungen. Das gleiche Verfahren funktioniert auch für das Entfernen von Kategorien.

Excel Export Im Aktionsassistenten steht Ihnen, wie in allen anderen Listen auch, der Export nach Excel zur Verfügung. Dabei gibt es diese beiden Varianten:

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Aktions-Assistent

Entweder werden sämtliche Kontaktdaten nach Excel übergeben oder aber nur die eingeblendeten Spalten. Exportieren Sie die allgemeinen Daten, wird auf gültige E-Mail-Adressen geprüft und anschließend erscheint eine Kontrollansicht.

Dort starten Sie die Übergabe nach Excel oder brechen die Übernahme ab. Außerdem haben Sie dort die Möglichkeit, die Kontakte mit ungültigen E-Mail-Adressen herauszufiltern.

Weitere Informationen zu diesem gesamten Themenbereich finden Sie in den Kapiteln Kunden- und Lieferantengruppen, Kategorien und Oberkategorien, Serien-E-Mails und Serienbriefe.

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Serienbriefe Serienbriefe als Pendant zu Serien-E-Mails sind in work4all sehr einfach zu erstellen. Die Voraussetzungen: -

Die Adressen stammen aus dem Sammelpool – sind also zentral gepflegt und müssen nicht bei jeder Marketingaktion überarbeitet werden („meine Excel-Liste pflegen“)

-

Als Vorlage wird eine leere Standardvorlage verwendet oder es wird für immer wiederkehrende Aktionen eine separate Vorlage mit Text erstellt.

Einen neuen Serienbrief erstellen Sie erstellen einen Serienbrief genauso wie einen einzelnen Brief. Wählen Sie also zunächst einen beliebigen Kunden oder Lieferanten aus und klicken Sie auf das Plus im Infofenster Briefe. Alternativ können Sie auch auf Neu in der Liste der Briefe klicken. Es erscheint die bekannte BriefMaske. Wechseln Sie in die Registerkarte Serienbrief:

Markieren Sie nun auf der linken Seite die gewünschte Vorlage und geben Sie rechts den Betreff und ggf. noch ein Projekt ein.

Das Einfügen von Empfängern über den Aktions-Assistenten Die Empfänger des Serienbriefs werden über den sog. Aktions-Assistenten definiert. Dieser beinhaltet komfortable Funktionen zum Abruf Ihrer Lieferanten, Kunden und Ansprechpartner. Klicken Sie dazu bitte die entsprechende Schaltfläche. Es erscheint der AktionsAssistent.

Lesen Sie hierzu bitte das gleichnamige Kapitel!

190

Serienbriefe

Übernahme der gewünschten Kontakte/Adressen in Ihren Serienbrief

4

1

Führen Sie zunächst die Filterung/Markierung durch, wie sie im Kapitel Aktions-Assistent dieses Handbuchs beschrieben ist. Sind alle gewünschten Datensätze im Hauptfenster des Aktions-Assistenten ausgewählt…

2

… klicken Sie im oberen Bereich auf die Schaltfläche Auswahl.

3

work4all öffnet nun im unteren Bereich ein neues Tabellenblatt, wie Sie es aus Excel kennen. Sie befinden sich nun im Tabellenblatt Excel-Export. In diesem Tabellenblatt sehen Sie noch einmal alle „echten“ Übernahmekandidaten:

Ist alles in Ordnung, bestätigen Sie mit der Schaltfläche Übernahme jetzt starten.

Möchten Sie ggf. fehlerhafte Adressen korrigieren, klicken Sie auf die Schaltfläche Abbruch. Die Adressen wurden in die Maske Serienbrief übernommen.

Die Empfängerliste wird automatisch mit den ausgewählten Daten gefüllt. Mit Rechtsklick auf die Liste können Sie die Liste nach PLZ sortieren. Bei der Übergabe nach Word wird diese Einstellung übernommen.

191

Serienbriefe

Das Einfügen von Empfängern über den Projektverteiler Um einen Serienbrief an Projektverteiler zu schreiben, öffnen Sie den Brief direkt aus einem Projekt heraus oder machen Sie eine Projektzuordnung direkt in der Maske. Im oberen Bereich können Sie dann die zum Projekt gehörenden Verteiler auswählen. Mit einem Klick werden die Adressen in die Empfängerliste übernommen.

Für weitere Informationen lesen Sie bitte das Kapitel Projektverteiler im Projekt-Handbuch.

Serienbrief starten Beim Klick auf Speichern wird der Serienbrief in Microsoft Word erstellt. Wie Sie Serienbriefe drucken/Probe drucken etc., erfahren Sie in der Word-Hilfe.

Ablage und Wiederfinden Ihres Serienbriefes in work4all Es ist egal mit welchem Kunden/Lieferanten Sie diesen Schritt ausführen. Die Ablage Ihres Serienbriefes erfolgt -

In der Briefliste bei ausgeschaltetem Kundenfilter. Anders als normale Briefe, die Sie am Microsoft Word-Symbol erkennen können, erkennen Sie den Serienbrief am Serienbrief-Symbol:

-

optional auch bei allen Kunden/Lieferanten, die den Serienbrief bekommen. Hierfür aktivieren Sie bitte das Häkchen vor Nachweis bei jeder Adresse:

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Serien-E-Mails E-Mails haben in unserer Bürowelt den traditionellen Brief längst überholt und Serien-E-Mails sind morgens meist das Erste, was uns in Form von sog. Spam begrüßt. Es gibt zwar sehr strenge Bestimmungen für den Versand von Massen-E-Mails – aber die gelten anscheinend nur für uns selbst. Haben Sie die Voraussetzungen für Serien-E-Mails erfüllt, kann Ihnen work4all helfen . Nicht helfen kann Ihnen work4all beim Versand (grafisch) aufwändiger Newsletter mit automatisierten Abmelde- oder Nachverfolgungsmöglichkeiten usw.

Eine neue Serien-E-Mail erstellen Sie erstellen eine Serien-E-Mail genauso wie eine Einzel-E-Mail: Wählen Sie zunächst einen Kontakt aus, bei dem diese Serien-E-Mail gespeichert werden soll. Falls Sie die Speicherung bei keiner Adresse sinnvoll finden, legen Sie sich selbst als „Kunde“ an und verwalten das Objekt dort. Es erscheint also die bekannte E-Mail-Maske, in der Sie Betreff, Text und ggf. den Anhang erstellen. Achtung: Bitte kopieren Sie niemals Texte aus Microsoft Outlook oder Word in die Serien-E-Mail, sondern erstellen und formatieren Sie die Serien-E-Mail komplett über work4all, da dies sonst zu Darstellungsproblemen beim Empfänger führt. Im Idealfall lassen Sie sich die Serien-E-Mail vorab als E-Mail-Vorlage von Ihrem Administrator erstellen. Lesen Sie hierzu auch das entsprechende Infoblatt Signaturen und E-Mail-Vorlagen. Ist der gewünschte Inhalt fertiggestellt, können Sie mit dem Einfügen der Empfänger beginnen. Bitte lesen Sie im Vorfeld die nächsten beiden Abschnitte und entscheiden Sie folgendes: -

Wie möchten Sie die Empfänger der Serien-E-Mail ansprechen? Persönlich oder mit allgemeingültiger Anrede? Sollen die Empfänger für alle angeschriebenen Personen sichtbar sein, oder soll niemand sehen wer sonst noch die Serien-E-Mail bekommt?

Wie möchten Sie die Empfänger der Serien-E-Mail ansprechen? work4all bietet Ihnen zwei Möglichkeiten der Empfänger-Ansprache: Personalisierte Ansprache

Ansprache über allgemeingültige Anrede

„Sehr geehrter Herr Meier“

Diese Variante ist persönlicher als die Einheitsvariante, deren Anrede meist mit „Sehr geehrte Damen und Herren“ beginnt. Bitte fügen Sie Ihre Empfänger mit Hilfe des Aktions-Assistenten über das Feld An ein. „Sehr geehrte Damen und Herren“

Natürlich können Sie Ihre E-Mail auch auf diese Weise verschicken. Bitte fügen Sie Ihre Empfänger über das Feld CC oder BCC ein.

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Serien-E-Mails

Das Einfügen von Empfängern über den Aktions-Assistenten Sie können die Empfänger Ihrer Serien-E-Mail entweder ins An, ins CC- oder ins BCC-Feld einfügen. Bitte beachten Sie dabei folgendes: An

Im An-Feld sind die Adressen für alle Empfänger sichtbar (eine Rundmail im Fußballclub). Ausnahme: Sie setzen das Häkchen Personalisiert, nachdem Sie die Adressen mit Hilfe des Aktionsassistenten ausgewählt haben. Nun sieht niemand, wer sonst die gleiche E-Mail empfängt, für jeden Empfänger wird eine separate E-Mail an Ihren E-Mail-Client übergeben.

CC

Im CC-Feld sind die Adressen für alle Empfänger sichtbar (eine Rundmail im Fußballclub).

BCC

im BCC-Feld sieht niemand, wer sonst noch die gleiche E-Mail empfängt. Jedoch sehen alle Empfänger die Adresse die im An-Feld steht. Nutzen Sie daher dafür Ihre eigene EMailadresse.

Um Adressen einzufügen, klicken Sie bitte neben An / CC oder BCC auf die Schaltfläche AktionsAssistent:

Es öffnet sich der zunächst leere Aktions-Assistent: work4all verwaltet alle Adressen und Kontakte zentral – sowohl die Kunden, als auch die Lieferanten. Dabei kann man den einzelnen Firmen oder den einzelnen Personen Merkmale zuordnen. Diese Merkmale nennen wir Kategorien. Beispiele für Kategorien sind bei Firmen die Branchen, bei Personen ist es der Weihnachtsverteiler. Zusätzlich ist jede Adresse auch noch Mitglied einer Gruppe (Kundenoder Lieferantengruppe), was ebenfalls ein Merkmal ist. Haben Sie Ihre Daten so organisiert, lassen sich die Adressen und Kontakte einfach zusammenstellen. Lesen Sie hierzu bitte das Kapitel Aktions-Assistent in diesem Handbuch!

Übernahme der gewünschten Kontakte/Adressen in Ihre Serien-E-Mail Führen Sie zunächst die Filterung/Markierung durch, wie sie im Kapitel Aktions-Assistent dieses Handbuchs beschrieben ist. Sind alle gewünschten Datensätze im Hauptfenster des AktionsAssistenten ausgewählt… … klicken Sie im oberen Bereich auf die Schaltfläche Auswahl.

work4all öffnet nun im unteren Bereich ein neues Tabellenblatt, wie Sie es aus Excel kennen. Sie befinden sich nun im Tabellenblatt Excel-Export. In diesem Tabellenblatt sehen Sie noch einmal alle „echten“ Übernahmekandidaten.

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Serien-E-Mails

Überprüfung auf ungültige E-Mail-Adressen:

work4all überprüft an dieser Stelle automatisch die ausgewählten E-Mail-Adressen und zeigt eine grüne oder rote Ampel in der jeweiligen Zeile an. Besonders bei vielen Datensätzen ist es hilfreich, dass Sie über die Checkboxen in der Kopfleiste direkt auf Gültige und Ungültige E-Mail-Adressen filtern können. Bitte beachten Sie, dass die Überprüfung nicht hundertprozentig sein kann, so sind zum Beispiel neuerdings auch Umlaute erlaubt. Außerdem werden nur die E-Mail-Adressen der Ansprechpartner überprüft, nicht die der Firma. Ist alles in Ordnung oder möchten Sie nur die mit einer grünen Ampel markierten gültigen Zeilen in Ihre Serien-E-Mail übernehmen, bestätigen Sie hier. Möchten Sie ggf. fehlerhafte E-Mail-Adressen korrigieren, so brechen Sie ab. Die E-Mail-Maske von work4all wurde mit den Adressen gefüllt.

Personalisierte Serien-E-Mails Wenn Sie die Adressen im An-Feld eingefügt haben, ist der Haken für „Personalisiert“ automatisch gesetzt und kann nicht entfernt werden. :

Im Bereich des E-Mail-Inhalts erscheint nun anstatt der gewohnten Anrede ein Platzhalter, der beim Senden dann jeweils ersetzt wird:

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Serien-E-Mails

Bitte beachten Sie folgende Punkte beim Schreiben von personalisierten E-Mails: 1.

Sie können Ihre E-Mail nur dann personalisiert versenden, wenn Sie Ihre Adressen mit Hilfe des Aktionsassistenten neben dem An-Feld ausgewählt haben.

2.

Ins An-Feld können nur Personen (Ansprechpartner oder Privatadressen) übernommen werden. Es ist nicht möglich Firmen über das An-Feld zu adressieren.

Nicht-personalisierte Serien-E-Mails Wenn Sie sich dazu entschieden haben Ihre E-Mails ohne persönliche Anrede zu versenden, entfernen Sie einfach die Anrede und ersetzen Sie diese durch eine allgemeine, wie z.B. „Liebe Kunden“ oder „Sehr geehrte Damen und Herren“.

Unser Tipp Wir empfehlen Ihnen, Ihren E-Mail-Client zunächst in den Modus Offline arbeiten zu versetzen. In Microsoft Outlook 2010 geschieht dies z.B. über die Schaltfläche Offline arbeiten in der Registerkarte Senden/Empfangen.

So können Sie das Ergebnis Ihrer Serien-E-Mail vor dem endgültigen Versand stichprobenartig überprüfen.

Spam

Wir hoffen, Sie wissen was Sie tun. 

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Routenplanung Mancher Außendienst-Mitarbeiter wünscht sich seine Kundenauswahl aus work4all automatisch auch mit Kontaktdaten und Position in seinem Navigationssystem. Da die entsprechenden Formate aber so unterschiedlich sind wie die dazu gehörenden Pkws/Endgeräte, sind wir noch nicht ganz so weit. Immerhin zeigen wir in diesem Kapitel, wie Sie eine Kundenauswahl aus work4all für Ihre Routenplanung weiter verwenden können. Über das automatische Ausrechnen von Standorten und Entfernungen in Artikeln lesen Sie gerne das gleichnamige Kapitel im ERP-Handbuch.

Route zum aktuellen Kunden/Lieferanten Öffnen Sie die Kontaktadresse auf dem work4all Schreibtisch, zu der Sie die Route wünschen. Zur Anzeige Ihrer Route schauen Sie in die Symbolleiste. Dort klicken Sie auf das Symbol zum Starten von Google Maps. Die Position Ihrer Kontakte und auch die Route werden unmittelbar angezeigt und berechnet. Tipp: Denken Sie vor der Abfahrt auch an die Superinfo des Kunden! In Form eines Kunden-Infoblatts listet sie Ihnen alle bisherigen Aktivitäten auf. Die Superinfo finden Sie im Menü etc. der Symbolleiste.

Routenplanung aus dem Terminkalender Auch im Terminkalender gibt es das Symbol zum Starten von Google Maps: Wenn Sie es dort anklicken, werden die Positionen aller Kontakte angezeigt, die sich in der angezeigten Kalenderansicht befinden. Benötigen Sie z.B. die Routenplanung für einen einzigen Tag, so wechseln Sie bitte zunächst in die Tagesansicht.

Kundenauswahl aus mehreren Adressen Rufen Sie die Kundenliste auf und markieren Sie eine Auswahl: -

Durch Ziehen der rechten Maustaste markieren Sie hintereinander liegende Adressen (oder Sie benutzen die Großschreib-Taste zum Ergänzen der Markierung). Per rechter Maustaste markieren Sie vereinzelt Adressen hier und dort. Mit Strg + A markieren Sie ALLE Adressen der Gruppe, in der Sie sich befinden.

Übernahme der Kundenauswahl zur Routenplanung Zur Anzeige Ihrer Route schauen Sie in die Symbolleiste. Dort klicken Sie auf das Symbol zum Starten von Google Maps. Die Position Ihrer Kontakte und auch die Route werden unmittelbar angezeigt und berechnet. Tipp: Über das automatische Ausrechnen von Standorten und Entfernungen in Artikeln lesen Sie gerne das gleichnamige Kapitel im ERP-Handbuch

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4. ORGANISATION

Mitarbeiter- und Benutzerverwaltung Die Einträge Ihrer Mitarbeiter und Benutzer in work4all ist eine der ersten Amtshandlungen. Lesen Sie dazu auch das entsprechende Kapitel im Administrator-Handbuch.

Mitarbeiter, Ressourcen und Gruppen Mitarbeiter, Ressourcen sowie Gruppen werden über die Mitarbeiterliste eingetragen.

Sie öffnet sich über Extras > Mitarbeiter oder über die Registerkarte Firma.

In unserem Beispiel sehen Sie auf der linken Seite allgemeine Gruppennamen sowie eine separate Ressourcengruppe, die alle Geräte und Räume auflistet. Im oberen Bereich können Sie wählen, welche speziellen Gruppen Sie angezeigt haben möchten. Klicken Sie auf Ressourcen, tauchen nur solche Einträge auf, denen eindeutig dieses Merkmal mit auf den Weg gegeben wurde.

Neuen Mitarbeiter eintragen Dieses Plus-Symbol öffnet eine Maske für verschiedene Zwecke. Zum Einrichten eines Mitarbeiters entscheiden Sie im linken Bildschirmbereich zunächst den Benutzer-Status.

Für einen Mitarbeiter wählen Sie entweder: -

Voll-Lizenz (Das ist die Regel!) Keine Lizenz, nur Mitarbeiter Keine Lizenz, nur Ressource

Verlässt ein Mitarbeiter Ihr Unternehmen, wählen Sie -

Keine Lizenz, ausgeschieden

Im rechten Bereich tragen Sie alle Mitarbeiterdaten ein, die Sie für die gesamte Belegschaft preisgeben möchten. Pflichtfelder sind mit einem roten Stern gekennzeichnet. Achten Sie vor allem auf die Felder: -

Gruppe/Abteilung: So bilden Sie ein reines Mitarbeiter-Team oder eine Ressourcengruppe, bestehend aus Personen und Geräten!

200

Mitarbeiter- und Benutzerverwaltung

-

Anmeldename: Gemeint ist der work4all-Anmeldename. Bezeichnung: Geben Sie dem Mitarbeiter oder Gerät einen Namen!

Tragen Sie eine Telefonnummer ein, kann diese auf der Sedcard automatisch angewählt werden. Tragen Sie eine E-Mail-Adresse ein, können Sie diese in der Sedcard anklicken und automatisch eine Nachricht senden.

Zum Schluss entscheiden Sie, ob der Mitarbeiter über Prokura verfügt bzw. „im Auftrag“, „in Vertretung“ handelt oder sonstige Unterschriftsberechtigungen hat. In dieser Registerkarte füllen Sie persönliche Daten des Mitarbeiters aus.

Notiz

Es folgt ein reines Textfeld für allgemeine Kommentare.

Bild

Zum Schluss noch eine Registerkarte zum Einfügen eines Fotos oder Bildes, wie Sie es bereits aus der Kundenmaske kennen. Über die verfügbaren Schaltflächen ordnen Sie Bilder zu. Das hier eingestellte Bild wird sowohl auf der ersten Registerkarte als auch im Kalender und auf der Sedcard angezeigt. In der letzten Registerkarte Dateien könne Sie dem Mitarbeiten noch Dokumente zuordnen.

Neue Ressource eintragen Dieses Plus-Symbol öffnet eine Maske für verschiedene Zwecke. Zum Einrichten einer Ressource, bestehend aus Räumen oder Geräten, bestimmen Sie im linken Bildschirmbereich der ersten Registerkarte zunächst den Benutzer-Status. Für ein Gerät oder einen Raum wählen Sie: -

Nur Ressource

Im rechten Bereich ändert sich die Maske. Im Vergleich zur Mitarbeitermaske bleiben nur zwei auszufüllende Felder übrig: -

Gruppe: Hier weisen Sie z.B. eine Gruppe Ressourcen zu, wenn

-

es als solche zur Verfügung stehen soll, oder aber in ein festgelegtes Team oder eine Gruppe, die den Raum oder das Gerät bei seinen Meetings immer dabei haben muss. Bezeichnung: Geben Sie der Ressource noch einen Namen.

Notiz

Es folgt ein reines Textfeld für allgemeine Kommentare.

Bild

Zum Schluss noch eine Registerkarte zum Einfügen eines Fotos oder Bildes, wie Sie es bereits aus anderen Masken kennen.

201

Mitarbeiter- und Benutzerverwaltung

Über die verfügbaren Schaltflächen ordnen Sie den Ressourcen Bilder zu. Das hier eingestellte Bild wird sowohl auf der ersten Registerkarte als auch auf der Sedcard angezeigt.

In der letzten Registerkarte Dateien können Sie der Ressource noch ein Dokument zuordnen.

Gruppenpflege Mehr dazu erfahren Sie im separaten Kapitel zu Kunden- und Lieferantengruppen. Die hier angelegten Gruppen sind ab sofort in der Mitarbeiter- und Ressourcenmaske verfügbar. Dort können beliebig viele Mitarbeiter und auch Ressourcen zu einer Gruppe hinzugefügt werden.

Löschen und Bearbeiten von Mitarbeitern und Ressourcen In der Liste der Mitarbeiter und Ressourcen führen Sie einen Doppelklick auf den zu bearbeitenden Eintrag aus. Die Maske öffnet sich, Sie können nach Belieben modifizieren. Zum Löschen markieren Sie die zu löschende Position und klicken oben auf das rote Löschen-Symbol.

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Journal Das Journal hilft Ihnen, sich am Tagesende alle Aktivitäten anzuzeigen, die in Ihrem Unternehmen stattgefunden haben. Das Journal protokolliert alle Termine, Aufgaben, Angebote usw. in chronologischer oder individuell definierter Form. Die Zeiträume sind dabei flexibel. Natürlich sind auch Filterungen (z.B. nach Mitarbeiter) möglich, was das Journal potenziell schützenswert macht: Ihre Kollegen können recht einfach herausfinden, was ein Einzelner im Laufe eines Monats getan hat. Behalten Sie also die Rechte im Auge!

Aufruf des Journals Der Aufruf des Journals geschieht über die Symbolleiste auf dem Schreibtisch. Es erscheint standardmäßig das Journal mit der Einstellung Heutige Einträge von allen:

Aktualisieren: Bei manchen Einstellungs-Änderungen ist eine Aktualisierung der Daten erforderlich. Klicken Sie dazu auf diese Schaltfläche.

Hier können Sie nach bestimmten Kundengruppen filtern oder die Filterung wieder löschen.

Nutzen Sie die Filter- und Sortierungsmöglichkeiten, um das Journal nach eigenem Bedarf darzustellen. Die dafür vorgesehenen Funktionen sprechen für sich.

Klicken Sie eine einzelne Zeile aus der langen Liste der Einträge an, werden im unteren Bereich Details des Eintrags gezeigt. Also der Kunde und die Uhrzeit einer versandten E-Mail oder der Mitarbeiter, der die E-Mail verfasst hat. Export des Journals in eine Excel-Tabelle.

Zoom (unten rechts): Ziehen Sie den Schieberegler mit der Maus nach rechts

oder links, um den Zoomfaktor zu erhöhen oder zu verkleinern.

Das Tagesprotokoll Im Journal finden Sie eine zweite Registerkarte mit der Überschrift Tagesprotokoll. Diese zeigt Ihnen in chronologischer Form all die Dinge, die Sie zu einem bestimmten Tag erledigt haben. So kann ein Tagesprotokoll aussehen:

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Journal

Für die kommunikativen Objekte (Termine, Telefonate etc.) speichert work4all die Uhrzeit, bei den kaufmännischen Objekten nicht. Für weitere Informationen zum Tagesprotokoll lesen Sie bitte das gleichnamige Kapitel.

Zeiterfassung im Tagesprotokoll Wenn Sie die Projektverwaltung von work4all nutzen, ist für jede einzelne Zeile ein Kosteneintrag möglich. Lesen Sie hierzu die Informationen im Kapitel Kostenerfassung über das Tagesprotokoll im Projekt-Handbuch. Die Zeiterfassung ist generell nur in Verbindung mit dem PROJEKT-Modul möglich.

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Textmarken Textmarken mehrfach verwenden Eine Textmarke kann mit den Anhängseln „_1; _2; _3; …“ im gleichen Brief/Dokument mehrfach eingefügt werden. Beispiel: Adresse und Adresse_1

Textmarken für Briefe/Dokumente Firmenbezogene Daten des Kunden/Lieferanten füllen Textmarke

Beispiel

Beschreibung

Adresse

Point GmbH Frau Maria Müller Bachstraße 6 50858 Köln Deutschland Point GmbH Frau Maria Müller Bachstraße 6 50858 Köln Point GmbH Bachstraße 6 50858 Köln Firma1: poin.t Firma2: software & media Firma3: GmbH wird zu: poin.t Software and media GmbH Bachstraße 6 40822 D-40822 D40822 Köln D Deutschland 16.06.2015 10:20:13 Administrator 16.06.2015 10:20:13 Administrator www.work4all.de 12345 54321 Poin.t GmbH, Köln +49-221-948623-0 +49-221-948623-11 DE443356785 Palettenplatz

Adress-Variante 1: Komplette Empfängeradresse mit Ansprechpartner und Land (bei ausländischen Adressen)

AdresseohneLand

AdresseohneLandohneAnsprechpartner

Firma1 oder Firma_Zeile1 Firma2 oder Firma_Zeile2 Firma3 oder Firma_Zeile3

Straße PLZ oder postleitzahl postleitzahl2 postleitzahl3 Ort Staat StaatLang Erstkontakt Letztkontakt Internet Nummer Kundennr Kurzname Telefon Telefax USTIdNr Feld1

Kategorienklasse07Zuständig Projektleitung

Zuständig, Projektleitung

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Adress-Variante 2: Komplette Empfängeradresse mit Ansprechpartner, aber ohne Land Adress-Variante 3: Komplette Empfängeradresse ohne Ansprechpartner und Land Mit diesen Textmarken geben Sie gezielt einzelne Firmenzeilen einer Adresse aus.

Straße Postleitzahl (ohne Staat) Postleitzahl (mit Staat und Bindestrich) Postleitzahl (mit Staat, ohne Bindestrich) Ort Staat (Länderkennung) Staat (ausgeschrieben) Datum der ersten Kontaktaufnahme Datum des letzten Kontaktes Internetadresse des Kunden oder Lieferanten Kundennummer Unsere Kundennummer beim Lieferanten Kurzbezeichnung des Kunden Telefonnummer des Kunden Telefaxnummer des Kunden Ust-ID Nr des Kunden Individuelles Feld 1 (analog für weitere Felder) der Kundenmaske, siehe Liste der individuellen Felder und nachfolgenden Abschnitt Information zum zuständigen Projektleiter (Kategorie), siehe nachfolgenden Abschnitt

Textmarken

Ansprechpartnerdaten füllen Textmarke

Beispiel

Beschreibung

Anrede Anrede_OhneKomma Anrede_Kleinbuchstabe Ansprechpartner AnsprechPartnerEmail AnsprechpartnerTelefon AnsprechpartnerTelefax AnsprechpartnerDurchwahl AnsprechparnterNotiz AnsprechPartnerMobil

Sehr geehrte Frau Müller, Sehr geehrte Frau Müller sehr geehrte Frau Müller Frau Maria Müller [email protected] +49-221-948623-14 +49-221-948623-11 14 Geschäftsführer +49-160-2222222

Briefanrede (mit Komma am Ende) Briefanrede (ohne Komma am Ende) Briefanrede (Kleinschreibung ohne Komma) Ansprechpartner inkl. Anrede und Titel E-Mailadresse des Ansprechpartners Telefonnummer des Ansprechpartners Telefaxnummer des Ansprechpartners Durchwahl des Ansprechpartners Notiz zum Ansprechpartner Mobiltelefonnummer des Ansprechpartners

Allgemeine Daten in Briefen füllen Textmarke

Beispiel

Beschreibung

Betreff oder Notiz Datum DatumLang localdate1

Ihre Bewerbung als Azubi 10.07.2015 30. Juli 2015 30. Jul. 2015

localdate2 localdate3 localdate4

Donnerstag, 30. Juli 2015 15:06 Donnerstag, 30. Juli 2015 15:06 Uhr 30. Jul. 2015

Betreff des Briefes Standarddatum kurz (deutsch) Standarddatum lang (deutsch) Datum Variante 1: Abhängig von regional gültigen Gegebenheiten der gewählten Sprache Datum Variante 2: Siehe localdate1 Datum Variante 3: Siehe localdate1 Datum Variante 4: Siehe localdate1

Textmarken für Kategorien Sie haben die Möglichkeit, je Kategorienklasse eine einzelne Textmarke innerhalb von Briefen zu füllen.

Im abgebildeten Beispiel kann zum Beispiel die Information über den zuständigen Projektleiter folgendermaßen als Textmarke dargestellt werden: Die Textmarke lautet also Kategorienklasse07ZuständigProjektleitung. Beachten Sie dabei die Regeln: keine Sonderzeichen und auch kein Leerzeichen im Namen der Textmarke!

206

Textmarken

Benutzerdaten in Briefen füllen Standardmäßig ist im Feld Mitarbeiter zunächst der angemeldete Benutzer voreingestellt, das heißt Sie selbst sind „Verantwortlicher“. Briefe können auch im Namen eines anderen Mitarbeiters (z. B. Ihres Vorgesetzten) geschrieben werden. Dieser lässt sich einfach über die Auswahlbox Mitarbeiter in der Briefmaske auswählen. Die Textmarken werden dann entsprechend den Daten der ausgewählten Person gefüllt. Beispiel Die Sekretärin Katrin Meier (Brief-Schreiber) schreibt einen Brief im Namen Ihres Chefs Toni Schmitz (Verantwortlicher).

Nachfolgend wird der so ausgewählte Mitarbeiter als Verantwortlicher bezeichnet. Weicht der Verantwortliche vom angemeldeten Benutzer ab, ist der angemeldete Benutzer Vertreter oder Schreibender. Textmarke

Beispiel

Beschreibung

BenutzerLang

Toni Schmitz

MyAbteilung MyEmail MyFunktion MyMobileNumber MyTelefon MyTelefax oder MyFax MyPraefixTitelName MyBenutzerPräfix UnserZeichen

Buchhaltung [email protected] Geschäftsführer +49-177-1234567 +49-221-948623-18 +49-221-948623-11 ppa. Toni Schmitz ppa. as ts/as

Name des Verantwortlichen (aus dem Feld Bezeichnung der Mitarbeitermaske) Abteilung des Verantwortlichen E-Mail-Adresse des Verantwortlichen Funktion des Verantwortlichen Handynummer des Verantwortlichen Telefonnummer des Verantwortlichen Faxnummer des Verantwortlichen Präfix und Name des Verantwortlichen Präfix des Verantwortlichen Initialen des Verantwortlichen und (falls abweichend) des Vertreters

Bei vom Brief-Schreiber abweichendem Benutzer (Vertreter): MyBenutzerLang oder MyName oder Schreibender oder Vertreter MyTelephone VertreterAbteilung FunktionSchreibender VertreterFunktion2 VertreterPräfixTitelName IVMitBenutzer

Katrin Meier

Name des Vertreters, also die Person, die den Brief schreibt. Name stammt aus dem Feld Bezeichnung der Mitarbeitermaske.

+49-221-948623-14 Buchhaltung Büro-Organisation Buchhaltung ppa. Katrin Meier i.V. Katrin Meier

IV

i.V.

IAMitBenutzer oder MyIAIV

i.A. Katrin Meier

MyHomeOfficeTel MyHomeOfficeFax

+49-221-78677 +49-221-78376

Telefonnummer des Vertreters Abteilung des Vertreters Funktion des Vertreters Funktion2 des Vertreters Präfix und Name des Vertreters Präfix i.V. und Name des Vertreters (Wird gefüllt wenn der Haken „i.V“ in den Benutzerdaten gesetzt ist.) Fügt i.V. ein wenn der Haken „i.V“ in den Benutzerdaten gesetzt ist. Präfix i.A. und Name des Vertreters (Wird gefüllt wenn der Haken „i.A“ in den Benutzerdaten gesetzt ist.) Private Telefonnummer des Vertreters Private Faxnummer des Vertreters

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Textmarken

Projektdaten in Briefen füllen Textmarke

Beispiel

Beschreibung

Projekt oder Projektname Projektbudget Projektnotiz

Hallenbau Firma Maier, Köln 120.000 Euro Vorsicht, Budget darf nicht überschritten werden! 2014-0385 Kundenprojekt 04.10.2014 2014 04.03.2015 2015 31.08.2015

Projektbezeichnung Budget des Projektes Projektnotiz

Projektnummer Projektart ProjektDatum ProjektDatumJahr ProjektAnfangDatum ProjektAnfangDatumJahr ProjektBisDatum oder Projektende ProjektBisDatumJahr ProjektEndeDatum ProjektEndeDatumJahr ProjektLeiterIntern ProjektLeiterExtern Projektkostenstellenname Projektkostenstellennummer Projekte_Feld1

Nummer des Projektes Art des Projektes Projektbeginn Jahr des Projektbeginns Veranstaltungsbeginn Jahr des Veranstaltungsbeginns Projektende

2015 13.03.2015 2015 Robin Hausmann Hans Müller Wartungsvertrag 2000 Stand 15a

Jahr, in dem das Projekt endet Veranstaltungsende Jahr, in dem die Veranstaltung endet Interner Projektleiter Externer Projektleiter Name der Kostenstelle des Projekts Nummer der Kostenstelle des Projekts Individuelles Feld 1 der Projektmaske, siehe Liste der individuellen Felder

Maier GmbH 35158 Köln Matthias-Schweiler-Str. 58 50829 9558 66254 A-Kunde: Wartungsvertrag

Name des Projektkunden (Kurzbezeichnung) Nummer des Projektkunden Ort des Projektkunden Straße und Hausnummer des Projektkunden PLZ des Projektkunden Postfach des Projektkunden Postfach-Standort des Projektkunden Gruppe des Projektkunden

Baustoffzentrum Schmitz 91585 Dortmund Hans-Böckler-Straße 25 50857 5485 Hagen 42854 Baustoffbedarf

Name des Projektlieferanten (Kurzbezeichnung) Nummer des Projektlieferanten Ort des Projektlieferanten Straße und Hausnr. des Projektlieferanten PLZ des Projektlieferanten Postfach des Projektlieferanten Postfach-Standort des Projektlieferanten Postfach-PLZ des Projektlieferanten Gruppe des Projektlieferanten

[email protected] +49-160-956523214

Mail-Adresse des selektierten Ansprechpartners Handynummer selektierten Ansprechpartners

Standnr.

Individuelles Feld 3 der Projektmaske, hier: die Standnummer des Kunden-Messestandes, siehe auch nachfolgenden Abschnitt

Daten Projektkunde Projektkundenname Projektkundennummer Projektkundenort Projektkundenstraße Projektkundenplz Projektkundenpostfach Projektkundenpostfachplz Projektkundengruppe

Daten Projektlieferant ProjektLieferantName ProjektLieferantNummer ProjektLieferantOrt ProjektLieferantstraße Projektlieferantplz Projektlieferantpostfach Projektlieferantpostfachort Projektlieferantpostfachplz Projektlieferantgruppe

Ansprechpartnerdaten Ansprechpartneremail Ansprechpartnermobil

Individuelle Felder Projekte_Feld3

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Textmarken

Textmarken für CRM-Objekte In den CRM-Objekten (Termine, Telefonate, Besuchsberichte, etc.) stehen für den Word-Export unsere Standard-Vorlagendateien mit den folgenden Textmarken zur Verfügung. Diese Vorlagen können Sie an Ihr Corporate Design anpassen. Textmarke

Beispiel

Beschreibung

Inhalt Datum Servicethemen Art Bezug

Betreff und Inhalt des CRM-Objektes Datum und Uhrzeit des CRM-Objektes Thema des CRM-Objektes (selbst definiert) Art des CRM Objektes Bezug zum CRM-Objekt

TeilnehmerKunde IhreTeilnehmer

Hallenbau Firma Maier, Köln 20.10.2015 12.00-14.00 Akquise Termin Ausdruck vom 20.10.2015 14:12:05 Frau Maria Meiler Extern: Maria Meier Intern: Melanie Steffen Herr Hoffmann, Maria Meiler Toni Schmitz, Melanie Mai

Ersteller

Me

Ansprechpartner Teilnehmende_Personen

Selektierter Ansprechpartner mit Anrede Liste externer und interner Teilnehmer Listet die Teilnehmer des Kunden auf Listet die internen Teilnehmer auf (nur für Besuchsberichte) Kürzel des Erstellers

Textmarken für Word-Angebote In der Vorlage für Word-Angebote können Sie weitere Textmarken verwenden: Textmarke

Beispiel

Beschreibung

Angebotsnummer Betreff Angebotsdatum

150327 Firmenevent am 12.12.2015 05.10.2015

Nummer des Angebotes Titel des Angebotes Datum der Angebotserstellung

Zusätzliche Textmarken in der Superinfo Textmarke

Beispiel

Beschreibung

MyWWW Notiz Skonto Skontofrist Zahlungsfrist Kategorien

www.work4all.de Kunde zahlt nicht! 2% 10 Tage 14 Tage netto Firmengröße Über 150 Mitarbeiter Branche Medizintechnik Wird betreut durch: Böde Computer GmbH

Eigene Firmen-Internetadresse Kundennotiz Skonto Skontofrist Zahlungsfrist in Tagen Liste der Kategorien des Kunden

Adressverknüpfung

Liste aller verknüpften Adressen

Zusätzliche Textmarken in der Projektinfo Textmarke

Beispiel

Beschreibung

ProjektverteilerKunden

Newsletter

ProjektverteilerLieferanten

Zulieferanten Hallenbau

Name des Projektverteilers mit Auflistung der zugeordneten Kunden Name des Projektverteilers mit Auflistung der zugeordneten Lieferanten

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Textmarken

Individuelle Felder als Textmarken Sie können individuelle Felder als Textmarken verwenden. Die Feldnummer entnehmen Sie bitte der Liste der individuellen Felder (Extras – Administration) oder klären dies mit Ihrem Administrator.

Zuerst benennen Sie die Maske und fügen dann die Nummer des gewünschten Datenbankfeldes mit Unterstrich an. Textmarke

Beispiel

Beschreibung

Feld1

Palettenplatz

Projekte_Feld3

Standnr.

Individuelles Feld 1 der Kundenmaske, hier: der Palettenplatz des Kunden Individuelles Feld 3 der Projektmaske, hier: die Standnummer des Kunden-Messestandes

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Themenbuch Alle unsere CRM-Objekte (E-Mails, Telefonnotizen etc.) erlauben standardmäßig die einfache Zuordnung zu einem sog. Thema. In unserer Firma ordnen wir z.B. Telefonate den Themen „Support“, „Vertrieb“ oder ähnlichem zu. Dabei kann immer nur ein Thema zugeordnet werden. Diese Themenzuordnung kann von Ihnen zu einer Mehrfachzuordnung mit hierarchischer Darstellung erweitert werden.

Kompatibilität zur Ursprungseinstellung ohne Themenbuch Bitte beachten Sie, dass die neue Einstellung nicht kompatibel zu der bislang zugeordneten „einfachen“ Themenstruktur ist. Falls Sie die alten Begriffe in die neue Struktur bringen möchten, lässt sich dies jedoch über eine persönliche Beratung mit uns lösen. Das Themenbuch behebt folgendes Problem: Bislang gab es mehrere Themenbereiche (z. B. für Telefonate einen anderen als für Dokumente). Das war teilweise hilfreich (Sie konnten gezielt andere Themen abbilden), teilweise auch nicht (das Thema „Reklamation“ z. B. kann man sowohl bei Dokumenten als auch bei Telefonnotizen brauchen). Das neue Themenbuch ist nun für alle Objekte in work4all gültig. Zukünftig wird dies auch innerhalb der ERP-Objekte auftauchen.

Das Themenbuch aktivieren Bitte tragen Sie als Administrator folgende neue Zeile in die Werte-Tabelle in den Generellen Einstellungen ein:

Nun erscheint in folgenden Masken die Möglichkeit einer hierarchischen Struktur und Darstellung der Themen: -

Telefonate, Termine, Notizen, Aufgaben Dokumente/Dateien zuordnen Maske E-Mail Maske Neues Dokument und Neuer Brief

Integration des Themenbuchs in die unterschiedlichen Masken In den oben erwähnten Masken erscheint nun folgende Zuordnungszeile für die Themen:

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Themenbuch

Im linken Bereich werden die zugeordneten Themen aufgeführt (im abgebildeten Beispiel die Themen Support und Akquise), auf der rechten Seite erscheint die Zuordnungs-Schaltfläche und (sofern Sie Administrator sind) die Schaltfläche zur Definition des Themenbuchs.

Erstellung/Definition des Themenbuchs Die Erstellung des Themenbuchs ist natürlich nichts, was man aus dem Handgelenk erledigt. Dies geschieht in der Regel in Abstimmung mit den einzelnen Fachabteilungen oder Fachleuten Ihres Unternehmens. Da das Themenbuch für alle Objekte übergreifend erstellt wird, ist dies umso wichtiger. Mit Klick auf die rot markierte Schaltfläche können Sie Ihre Themen pflegen:

Zuordnung von Themen über die Schaltfläche Als Anwender ordnen Sie die zur Verfügung gestellten Themen lediglich zu. Per Klick auf das abgebildete Symbol erscheint die Zuordnungsmaske:

Klicken Sie nun das Thema an, welches Sie Ihrer Aktivität (Telefonat, Brief usw.) zuordnen möchten.

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Themenbuch

Filtern nach Themen Nach allen Themen, die Sie einer CRM-Aktivität zugeordnet haben, können Sie filtern. Öffnen Sie dazu die Aktivitäten-Liste, die Sie nach einem bestimmten Thema filtern möchten (z.B. Briefe, Telefonate, Termine usw.)

Klicken Sie dann auf die markierte Schaltfläche, und wählen Sie ein Thema aus.

Wozu dieser Aufwand? Berechtigte Frage! Deshalb hier zwei Beispiele aus unserer Kundenwelt, um den Nutzen zu erklären: -

-

Einer unserer Kunden verwaltet mehrere hundert Bergwerke. Ein wichtiges Dokument für jedes Bergwerk ist das sog. „Zechenbuch“. Dort sind alle Genehmigungs-Dokumente sowie wichtiger Schriftverkehr (auf Papier) dokumentiert. Mit Hilfe des Themenbuchs und einem Zusatzprogramm, das nächtlich alle im Projekt relevanten Dokumente inkl. Inhaltsverzeichnis zusammenstellt, lässt sich nun ein „immer aktuelles Zechenbuch“ recht einfach erstellen. Im Laborbereich ist ein anderes Buch Dreh- und Angelpunkt: das Laborbuch. Auch hier kann eine systematische Themenzuordnung zu einer Automatisierung führen.

Das Themenbuch dient also als Basis zur Erstellung wichtiger Reports.

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Dubletten-Assistent Der Autor dieses Kapitels muss leider Folgendes feststellen: Programme mit automatischer DublettenÜberprüfung haben die meisten Dubletten! Wie kommt das? Die Anwender verlassen sich auf den unsichtbaren Dubletten-Überprüfer im Hintergrund und legen frisch weitere Adressen an. Die Schreibweise weicht möglicherweise dann minimal von der Original-Schreibweise ab, und schon ist es passiert. Daher unser Tipp: Suchen Sie gründlich, bevor Sie auf die Schaltfläche „Neuer Kunde“ klicken! Nun kann es im Laufe der Zeit natürlich zu Dubletten kommen – auch über automatisierte Importroutinen, oder sogar ganz zu Beginn der Arbeit mit work4all. Deshalb haben wir ein Zusatzprogramm entwickelt, dass die Dubletten findet und zusammenführt.

Aufruf des Dubletten-Assistenten Sie finden ihn auf dem Schreibtisch im Menü etc. Sichern Sie bitte die Datenbank, bevor Sie diese Funktion benutzen!

Organisatorische Vorbemerkungen Unser Dubletten-Assistent hilft Ihnen nicht nur beim Suchen und Finden von Dubletten, sondern führt diese Dubletten ggf. auch zusammen. Die Nutzung des Assistenten ist rechtemäßig beim Administrator angesiedelt. Hier einige wichtige Hinweise zum Thema: Adressdaten sind in Firmen und Ansprechpartner unterteilt. Eine Firma hat ggf. mehrere Ansprechpartner. Zusätzlich gibt es sog. Privatpersonen, die von der Datenbank aber wie Firmenadressen behandelt werden. Dubletten suchen wir ausschließlich bei Firmendaten, nicht bei Ansprechpartnern! Der Suchalgorithmus benutzt Straße und Hausnummer und zeigt manchmal auch zwei Firmen, die im gleichen Gebäude beheimatet sind. Das kann zu Treffern mit sehr unterschiedlicher Schreibweise führen, was manchmal gut und manchmal ungünstig ist. Das Zusammenführen von Dubletten kann sehr gefährlich für Ihre Stammdaten sein, da es einen der beiden Datensätze löscht. Bei Mehrfachdubletten werden sogar alle bis auf einen gelöscht. Dabei werden zwar alle möglichen Felder zusammengeführt, aber die restlichen Daten sind verloren. Das Zusammenführen von Daten kann organisatorisch falsch sein: Falls Sie einen Kunden auch in Ihrer Buchhaltung mit zwei Nummern führen (aus Versehen), wäre es falsch, ihn im Programm zusammenzuführen. Er hätte nach diesem Vorgang in unserem Programm nur noch eine Nummer, die zweite geht verloren (siehe auch Punkt 3). Falls work4all Rechnungen findet, lehnt es das Zusammenführen grundsätzlich ab. Ansonsten ist das eine schöne Sache: Von zwei Kunden werden Daten zu einem zusammengeführt.

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Dubletten-Assistent

Der Assistent Hier die Funktionen: Aktualisieren: Die Überprüfung auf Dubletten geschieht erst, nach-

dem Sie diese Schaltfläche angeklickt haben. Beim Start des Assistenten ist der untere Bereich noch leer. Geschäftspartner: Die gesamte Aktion lässt sich sowohl bei Kunden als auch bei Lieferanten durchführen. Eine gemeinsame DublettenSuche für beides gibt es nicht – sie wäre auch nicht sinnvoll aufgrund der unterschiedlichen kaufmännischen Organisation. Einstellungsmöglichkeiten:

Die maximale Trefferanzahl hilft bei großen Datenmengen, die Dauer der Überprüfung zu verkürzen.

Kunden mit Rechnungen nicht zusammenführen: Diese Einstellung ist standardmäßig gesetzt und kann auch nicht geändert werden. Diese Option trifft natürlich nur dann zu, wenn work4all die Rechnungsdaten auch kennt, Sie entweder mit unserem ERP-Modul arbeiten oder die entsprechenden Daten aus Ihrem ERP importieren.

Falls Sie die Daten nicht über den Dubletten-Assistent zusammenführen möchten, sondern eine Hilfsliste benötigen, ist der ExcelExport sinnvoll. Die Dubletten werden innerhalb der Liste durch einen farblichen Wechsel angezeigt.

Das ist die gefährliche Schaltfläche! Beim Klick fragt work4all noch einmal nach, führt danach jedoch die farblich markierten Datensätze ohne Möglichkeit der Wiederherstellung zusammen. Beim Zusammenführen können einzelne Datensätze aus der Logik herausgenommen werden. Entfernen Sie dafür ggf. das Häkchen. Haben Sie in einem einzelnen Farbblock nur einen einzigen Datensatz angeklickt, ist das Zusammenführen sinnlos und wird nicht gestartet.

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Dubletten-Assistent für Personen Dieses Infoblatt hat mit dem mehrfachen Auftreten von Kontakten/Personen bei unterschiedlichen Firmen oder in der Eigenschaft als Privatperson zu tun. Einige Beispiele: •

Thomas Meier hat in der Firma IGENTA (die Ihr Kunde ist) gekündigt und arbeitet nun in der Firma PSI. Er ist also formell aus der einen Firma ausgeschieden.

•

Thomas Meier wurde zunächst in den Interessentendaten als Privatperson erfasst, da er sich bei Ihnen unter seiner GMX-E-Mail-Adresse meldete und seine Firmendaten nicht preisgab.

•

Thomas Meier ist ein wichtiger Mensch und hat Rollen/Funktionen in mehreren Firmen.

•

Thomas Meier wurde irrtümlich zweimal angelegt.

Dubletten? Man muss in diesem Zusammenhang die Frage stellen: handelt es sich bei den geschilderten Fällen überhaupt um Dubletten? Diese Frage ist berechtigt und führt in Schulungen oft zu Diskussionen: Was tut man – insbesondere im Fall 3? Eine eindeutige Antwort haben wir hierfür nicht. Die einzige Empfehlung aus unserer Sicht: wenn eine Person in mehreren Firmen unterschiedliche Rollen hat, sollten Sie diese Person auch mehrfach anlegen.

Der Assistent zur Zusammenführung von Personen Da unsere Empfehlung jedoch oft nicht angenommen wird, gibt es ein kleines Zusatzprogramm zum Zusammenführen von Personendaten. Dieses führt lediglich CRM-Daten (Briefe, E-Mails, Telefonnotizen etc.) zusammen, keine ERP-Daten (Angebote, Rechnungen etc.).

Aufruf und Maske Der Aufruf geschieht im Desktop unter etc. Sie sehen auf der linken Seite alle doppelt vorkommenden Personen. Hierbei werden nur Personen berücksichtigt, die Vor- und Nachname hinterlegt haben. Es wird immer sowohl bei Kunden als auch bei Lieferanten geprüft. In der dritten Spalte sehen Sie die Anzahl, wie oft eine Person vorkommt.

Mögliche Varianten Klicken Sie nun eine Person an, erscheinen im rechten/mittleren Bereich einzelne Karten je Person. Es sind folgende Varianten verfügbar: CRM-Daten vorhanden:

Dem Kontakt sind Briefe, E-Mails, Telefonnotizen o. Ä. zugeordnet. Er kann mit einem anderen Kontakt zusammengeführt werden.

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Dubletten-Assistent für Personen

ERP-Daten vorhanden:

Dem Kontakt sind Angebote, Rechnungen o. Ä. zugeordnet. Er kann nicht mit einem anderen Kontakt zusammengeführt werden.

Mögliche Aktionen Klicken Sie nun eine Person an, erscheinen im rechten/mittleren Bereich einzelne Karten je Person. Es sind folgende Varianten verfügbar: CRM-Daten verschieben:

Per Drag-Drop lassen sich die CRM-Daten eines Kontakts in einen anderen Kontakt verschieben.

Stilllegen oder Löschen:

Nachdem der Kontakt nun „frei von belastenden Daten“ ist, kann er gelöscht oder stillgelegt werden.

Achtung Sie können (auch im CRM-Bereich) durch das Drag-Drop versehentlich sehr viele Daten von einer Person einem völlig falschen Kontakt zuordnen. Dann kann Ihnen auch kein Support helfen .

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Urlaubskalender Die Verwaltung von Urlaubstagen ist gar nicht so trivial, wie man denken könnte: Bei 30 Mitarbeitern ergeben sich über 600 Einträge pro Jahr. Kommen Urlaubsplanung, Überstunden, Krankheitstage und ggf. auch Genehmigungen hinzu, sind einige tausend Datensätze im Spiel. work4all hat hierfür eine schöne Lösung: den in die Termin- und Kostenwelt integrierten Urlaubskalender.

Aufruf des Urlaubskalenders Der Aufruf des Urlaubskalenders erfolgt in der Symbolleiste.

Die Gruppenansicht Der Urlaubskalender erscheint standardmäßig in einer Monatsübersicht für alle Mitarbeiter: Im oberen Bereich sehen Sie nach Abteilungen geordnet alle Mitarbeiter, für jeden eine einzelne Zeile. Im unteren Bereich wird jeweils ein Mitarbeiter detailliert angezeigt. In der Übersicht ist es nicht möglich, Einträge vorzunehmen. Dies geschieht in der zweiten Registerkarte Einzelansicht. Hier zunächst die einzelnen Funktionen der Übersicht: Aktualisieren: Bei manchen Änderungen geschieht die

Aktualisierung der Liste nicht automatisch. Klicken Sie dann auf diese Schaltfläche. Den unteren Detailbereich aus- und einschalten, z.B. um Platz zu schaffen.

Wählen Sie hier den Monat, bei dem die Anzeige starten soll. In größeren Firmen möchten Sie möglicherweise nicht alle Mitarbeiter sehen – hier lassen sich ganze Abteilungen ausblenden. Das Programm merkt sich diese Einstellung auch beim Neustart. Hier können Sie automatisch alle Mitarbeiter und Abteilungen beim Start anzeigen lassen. Außerdem können die einstellen, ob der Kalender automatisch aktualisiert werden soll. Beim Start des Urlaubskalenders wird die Berechnung des Resturlaubs auf das Ultimo des Kalenderjahres ausgerechnet. Hier lässt sich auch eine Zwischenbilanz zum Beispiel zum 30.06. einstellen etwa bei abweichendem Wirtschaftsjahr. Beim Wechsel des Startmonats aktualisiert sich die Anzeige auf den 1. des eingestellten Monats.

218

Urlaubskalender

Die Tabelle lässt sich gut optimieren, um mehrere Monate auf einem größeren Monitor darzustellen. Auch diese Einstellungen merkt sich work4all.

Aus der ersten Ansicht lassen sich zwei unterschiedliche Exportvorgänge nach Excel starten: Die Gesamtübersicht (die obere Tabelle) und die Zusammenfassung (der Detailbereich).

Hier können Sie einstellen, welche Ansicht beim Start des Urlaubskalenders standardmäßig angezeigt werden soll.

Darstellung der summierten Werte

Die Tabelle zeigt im linken Bereich neben dem Namen des Mitarbeiters vier Spalten: Jahresanspruch, Übertrag aus dem Vorjahr in Tagen, tatsächlicher Verbrauch (vorausschauend für das ganze Jahr) und zu erwartender Rest zum Jahresende. Diese Spalte verschwindet, wenn Sie sich nicht im aktuellen Jahr befinden. Darstellung der Urlaubs- und Krankheitstage

Im mittleren Bereich sehen Sie die einzelnen Urlaubs- und Krankheitstage als farbige Blöcke. Rote Blöcke stellen Krankheitstage dar, grüne sind Urlaubstage. Wurde ggf. Urlaub ausbezahlt, ist das grüne Kästchen dunkelgrün. Das Bild des Mitarbeiters im Detailbereich stammt aus den Stammdaten. Klicken Sie auf das Bild, erscheint eine Auswahl der einzelnen Mitarbeiter, zu denen Sie von hier wechseln können.

Der erste Block der nebenstehenden Detailfelder wiederholt teilweise noch einmal die Werte der oberen Tabelle: Anspruch des ausgewählten Kalenderjahres, Rest aus dem Vorjahr, Gesamt (Anspruch und Rest – nur im aktuellen Kalenderjahr sichtbar), Rest zum Jahresende (nur im aktuellen Kalenderjahr sichtbar). Unter diesem ersten Block sehen Sie den Urlaubsverlauf der letzten Jahre: Zunächst den Verbrauch des Jahres und den sich ergebenden Übertrag ins Folgejahr.

Gleiches gilt rechts für die Krankheitstage. Sie sehen den summierten Wert des aktuellen Jahres sowie die Summen der letzten Jahre.

219

Urlaubskalender

Daneben werden ggf. weitere Urlaubsarten aufgeführt, die von Ihrem Administrator individuell angelegt werden.

Die Einzelansicht Im oberen Bereich finden Sie wie gewohnt die Registerkarte mit den Schaltflächen. Im unteren Bereich lässt sich links per Rechtsklick auf das Foto ein anderer Mitarbeiter auswählen.

Aktualisieren: Bei manchen Änderungen geschieht die Aktualisierung

der Liste nicht automatisch.

Erstellen eines neuen Eintrags im Kalender.

Bitte markieren Sie zunächst einen oder mehrere zu löschenden Einträge. Die Schaltfläche wird erst dann aktiviert. Nach einer Rückfrage wird der Urlaubs- oder Krankheitstag gelöscht. Urlaubsanspruch und Übertrag für den jeweiligen Mitarbeiter. Siehe auch Abschnitt „Urlaubsanspruch und Übertrag“. Wenn die E-Mail Schaltfläche aktiviert ist, können Sie Ihre Mitarbeiter über Urlaubsänderungen und –einträge informieren. Die Benachrichtigung öffnet sich bei Mitarbeiterwechsel oder wenn Sie den Urlaubskalender schließen. Mit Hilfe der beiden Pfeiltasten springen Sie ein Jahr vor oder zurück.

Im Urlaubskalender können Bereiche besonders hervorgehoben werden, um bestimmten Phasen besser kenntlich zu machen. Markieren Sie dazu den gewünschten Bereich und mit rechtsklick wählen Sie Hervorgehobenen Bereich erstellen. Dann können Sie den Bereich benennen. In der Ansicht sind die Felder dann gelb hinterlegt und über den roten Punkt kann der Kommentar eingeblendet werden. Der hervorgehobene Bereich gilt dann für die Abteilung des Mitarbeiters bei dem Sie den Bereich erstellt haben. Sie können als pro Abteilung unterschiedliche Bereich markieren.

220

Urlaubskalender

Neue Urlaubseinträge

Die Schaltfläche Neuer Eintrag ist nur dann aktiv, wenn Sie eine freie Zelle im Urlaubskalender anwählen. Das ausgewählte Datum wird dabei auf der Schaltfläche gezeigt. Klicken Sie, erscheinen die unterschiedlichen Möglichkeiten für einen neuen Eintrag: Ganzer Urlaubstag

Es wird ein einzelner, ganzer Tag eingetragen.

Halber Urlaubstag

Es wird ein einzelner halber Tag eingetragen. Ein weiterer Eintrag auf diesem Tag ist dann nicht mehr möglich.

Mehrere Urlaubstage

Sie tragen zunächst eine Zahl (bis 20) in das Schreibfeld ein, klicken dann auf den Eintrag Mehrere Urlaubstage. Die Tage werden nun einzeln in den Urlaubskalender eingetragen. Wochenenden werden übersprungen.

Mehrere Urlaubsstunden

Es sind Zahlen von 1 bis 8 möglich, wobei der Wert anschließend numerisch eingetragen wird. Das heißt z.B. 2 Stunden werden zu 0,25 Tagen.

Urlaubsanspruch aus Überstunden

Beim Eintrag von Urlaub aus Überstunden erhöht Ihren Urlaub um die eingetragenen Stunden. Der Eintrag wird farblich gekennzeichnet. Tragen Sie beispielsweise 8 Überstunden ein, erhöht sich Ihr Urlaub um einen Tag.

Auszahlung Urlaub in Tagen

Erhält ein Mitarbeiter Geld für den Verzicht auf den Urlaub, so tragen Sie dies auf einem beliebigen freien Tag (vermutlich dem Ultimo des Monats, in dem das Geld bezahlt wurde) ein: Der entsprechende Wert (z.B. 10 Tage) wird an diesem Tag abgezogen und im Kalender dunkelgrün dargestellt.

Krankheitstag

Es wird ein einzelner, ganzer Tag eingetragen.

Mehrere Krankheitstage

Sie tragen eine Zahl (bis 20) in das Schreibfeld ein, klicken auf den Eintrag Mehrere Krankheitstage. Die Tage werden nun einzeln in den Urlaubskalender eingetragen. Wochenenden werden übersprungen.

Urlaubs- und Krankheitsarten pflegen

Bringt Sie in die Generellen Einstellungen, um dort weitere Einträge vorzunehmen.

Urlaubsanspruch und Übertrag Innerhalb des Urlaubskalenders lassen sich für den jeweils ausgewählten Mitarbeiter Werte für den Urlaubsanspruch und den Übertrag nicht genommener Urlaubstage des letzten Jahres erfassen.

221

Urlaubskalender

Klicken Sie auf eines der beiden Felder, so erscheint eine Maske, die entweder Ihren Jahresanspruch oder Ihren Übertrag vom Vorjahr anzeigt.

Rechte Für die Benutzung des Urlaubskalenders haben wir drei Rechte vorgesehen, die Ihnen helfen, die Einträge zu verwalten: Aufruf des Kalenders

Nehmen Sie einem Mitarbeiter dieses Recht, erübrigen sich die beiden nachfolgenden Rechte. Der Mitarbeiter kann die Ansicht nicht mehr aufrufen.

Eigene Einträge erlauben

Hat der Mitarbeiter dieses Recht, kann er seine eigenen Einträge selbst durchführen. Bei einem separaten Genehmigungsverfahren ist dies natürlich sinnvoll.

Fremde Einträge erlauben

Dies ist die klassische Variante in Firmen, in denen die Personalbuchhaltung die Einträge für die Kollegen macht.

Abgleich mit dem Terminkalender Wenn Sie einen neuen Eintrag im Kalender vornehmen oder einen Eintrag löschen, wird work4all dies auch im Terminkalender eintragen oder dort den vorhandenen Eintrag entfernen. Haben Sie eine (freie) Klassifizierung Urlaub oder Krankheit vorgenommen, wird auch dieses Merkmal gesetzt. Der umgekehrte Weg (also Einträge im Terminkalender, die automatisch im Urlaubskalender zu einem neuen Eintrag führen) ist nicht möglich.

Individuelle Urlaubs- und Krankheitsarten Als Administrator haben Sie die Möglichkeit, weitere Urlaubs- und Krankheitsarten anzulegen. Ein Beispiel hierfür ist die Krankheitsart „Krankheit Kinder“, die wir beispielhaft zeigen: Wählen Sie aus dem Eingabemenü den Punkt Urlaubs- und Krankheitsarten pflegen.

In die Generellen Einstellungen können Urlaubs-und Krankheitstage eingetragen werden. Über das Symbol in der vorletzten Spalte können Sie die Farben für Urlaubsarten bestimmen. Diese sehen Sie dann auch in der Einzelansicht des Urlaubskalenders und in der Zeiterfassungsübersicht.

Sonderurlaub / Sonderkrankheit Sie unterscheiden zwischen regulären Fehlzeiten (Urlaub/Krankheit) und außergewöhnlichen Fehlzeiten (Sonderurlaub/Sonderkrankheit). Voraussetzung für die Nutzung verschiedener Urlaubsund Krankheitsarten ist, dass Sie diese in den Generellen Einstellungen eintragen unter Tabellen – CRM.

222

Urlaubskalender

DATEV-Exportschlüssel

Zum Unterscheiden des normalen Arbeitsausfalls (Krankheit/Urlaub) von besonderem Arbeitsausfall (Sonderkrankheit/Sonderurlaub) hat die DATEV eine eigene „Aufstellung der Ausfallschlüssel“ veröffentlicht. Diese Schlüssel können Sie bei der Urlaubsart hinterlegen, sodass bei der DATEV-Übergabe direkt der korrekte Ausfallschlüssel übergeben wird. Der DATEV-Exportschlüssel, den Sie hier hinterlegen, wird im jeweiligen Urlaubseintrag angezeigt, damit man die Art der Fehlzeit erkennen kann: Normaler Urlaub: (Ur) oder Normale Krankheit: (Krankheit)

Keine

Setzen Sie hier das Häkchen, wird der allgemeine Urlaubsanspruch durch diesen Sonderurlaub nicht gemindert.

Anspruchsminderung Zeitausgleich

Der Urlaubseintrag mindert weder den Urlaubsanspruch, noch hat er Auswirkung auf die Zeiterfassung, wenn Sie den Haken bei Zeitausgleich setzen.

Sonderurlaub/Sonderkrankheit in den Urlaubskalender eintragen Das Eintragen von Sonderurlaub und Sonderkrankheit unterscheidet sich nicht von normalen Urlaubseinträgen. Einzig die Ansicht der Eintragsmöglichkeiten ändert sich entsprechend der unterschiedlichen Urlaubs-/ Krankheitsarten in den Generellen Einstellungen:

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CRM-Statistiken Statistische Dinge lassen sich in der Regel nur dann abrufen, wenn es auch etwas zu zählen gibt. Dies ist normalerweise nur im ERP-Bereich der Fall. Im CRM-Bereich helfen wir Ihnen jedoch ebenfalls durch einige wenige Auswertungen für Ihr Marketing. Nutzen Sie unser ERP, stehen Ihnen eine Reihe zusätzlicher statistischer Auswertungen zur Verfügung, die in diesem Kapitel nicht beschrieben werden. Nutzen Sie ein fremdes ERP-System, so lassen sich Auswertungen ebenfalls durch Import Ihrer kaufmännischen Daten einsehen, wenn wir diese Daten hier einbinden. Da wir ständig an weiteren Statistiken arbeiten, sprechen Sie uns für Ihren individuellen Bedarf gerne an!

Aufruf der Statistik Der Aufruf der CRM-Statistiken geschieht innerhalb des Schreibtischs durch Klick auf die StatistikSchaltfläche unter Sonstige.

Mögliche Auswertungen Work4all sieht zwei mögliche Auswertungsklassen vor: -

CRM mit Auswertungen z.B. zu Kategorien, Tickets und Verkaufschancen ERP mit verschiedensten Auswertungen und diversen Unterauswertungen

Ihre Liste weicht je nach Versions- und Modulstand ggf. ab, da sich die Auswertungen möglicherweise ändern bzw. arbeiten wir kontinuierlich an weiteren sinnvollen Statistiken. In diesem Kapitel zeigen wir nur einige Beispiele.

Funktionen Zeitraumfilter:

Nachdem Sie die gewünschte Auswertung aufgerufen haben, erscheint bei einigen Auswertungen eine zusätzliche Möglichkeit, nach Zeiträumen zu filtern: Voreingestellt ist das aktuelle Geschäftsjahr. Sie können durch Einfachklick einen anderen Zeitraum auswählen und anschließend durch die dreieckigen Pfeile jeweils ein Jahr/Monat/ Woche/Tag vor- oder zurückblättern. Aktualisieren: Die Auswertung wird zunächst voreingestellt und erst

nach dem Aktualisieren gestartet.

Export der Statistik in eine Excel-Tabelle.

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CRM-Statistiken

Zoom: Ziehen Sie den Schieberegler mit der Maus nach rechts oder links, um den Zoomfaktor zu erhöhen oder zu verkleinern.

Auswertung 1: Kategorien Diese Auswertung zeigt Ihnen die Anzahl der zugeordneten Kategorien für Firmen/Institutionen und Personen. Dabei werden die Kategorien nach Oberkategorien gruppiert. -

Als Vorstufe eines Serienbriefes ist dieser Report gut geeignet. Sie erhalten die wichtige Information, wie viele Ihrer Kunden/Interessenten es pro Kategorie gibt. Benötigen Sie Informationen über die Anzahl von verknüpften Kategorien („alle Kunden aus der Schweiz oder aus Deutschland, die das Merkmal Labor haben“), so wechseln Sie bitte zum Aktions-Assistenten, der Ihnen dies sagt.

Sehr gut sind die oben dargestellten Informationen auch zur grundsätzlichen Gestaltung Ihrer Organisation: Sie merken anhand der Anzahl, ob einzelne Kategorien „funktionieren“, also von den Benutzern des Programmes auch genutzt werden.

Auswertung 2: Verkaufschancen Verkaufschancen basieren meist auf Angeboten und sind somit normalerweise auch Bestandteil unseres ERP. Nichtsdestotrotz lassen sich auch innerhalb unserer CRM Plus Variante manuell Verkaufschancen erfassen und an dieser Stelle der Statistik auswerten. Dabei werden die Werte der Verkaufschancen monatlich aufgeteilt (die Spalten) und pro Mitarbeiter aufgeführt. Die Werte sind entweder die tatsächlichen Werte des Angebots oder die Werte, die sich aus der Multiplikation mit dem Bewertungsfaktor ergeben (€ 20.000,- Angebotswert ergeben bei 50% Bewertung also € 10.000,- in der Ansicht). -

-

Möchten Sie die einzelnen Zeilen (also die Angebote) eines Vertriebsmitarbeiters im Detail sehen, so klicken Sie bitte zunächst in die entsprechende Zeile. Es erscheint eine Schaltfläche auf dem Namen des Mitarbeiters. Klicken Sie auf diese Schaltfläche, öffnet sich ein weiteres Tabellenblatt mit der Zusatzauswertung. Die Zuordnung zu Vertriebsmitarbeitern ist lediglich ein Beispiel. Sie können die Klassifizierung auch nach inhaltlichen Merkmalen (z.B. Produktgruppen) oder Regionen erstellen

Auswertung 3: Tickets Nutzen Sie unsere Ticketverwaltung, interessiert Sie sicher die Anzahl von Tickets in einer jeweiligen Kategorie. Die dritte Auswertung ist hierfür gedacht: Informationen über ERP und Projekt-Statistiken finden Sie in den jeweiligen Handbüchern.

Auswertung 4: Forecast Beim Forecast handelt es sich um ein separates Modul, das Ihnen eine Vorschau auf Planzahlen gibt. Lesen Sie hierzu das separate Handbuch-Kapitel!

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Lieferantenbewertung Seit Beginn der ISO-Zertifizierungen ist die Bewertung der Lieferantenqualität ein wichtiges Thema geworden. Hierzu gibt es eine Reihe von Ausprägungen, in Wikipedia wird dies sehr gut erklärt. Zusammengefasst: Man versucht anhand von objektiven Bewertungskriterien die Zahl der möglichen Lieferanten für ein neues Projekt oder eine neue Materiallieferung anhand der Qualität der letzten Lieferungen oder erfolgten Dienstleistungen einzuschränken. Diese unterschiedlichsten Ansätze beherrscht work4all natürlich nicht alle, aber in Verbindung mit einem großen Notizfeld kann man sich doch sehr gut ein Bild über Dinge wie Liefer- oder Budgettreue machen.

Aufruf und Integration Die Bewertung von Lieferanten findet innerhalb des Schreibtischs statt. Es ist ein Infofenster für beliebig viele Bewertungen möglich, dies ist jedoch standardmäßig nicht eingeblendet.

Fehlt das Fenster in Ihrer Auflistung, kann es Ihr Administrator über den Infofenster-Assistenten einblenden. Die Bedienung der Infofenster ist identisch mit allen anderen Fenstern: -

Neue Bewertungen über das Plus-Zeichen Ändern von Bewertungen über Doppelklick Listenansicht/Aufruf aller Bewertungen (Lieferantenunabhängig) über Klick auf das Wort Lieferantenbewertung.

Benutzerrechte für Lieferantenbewertungen sind aktuell nicht verfügbar, das Löschen vorhandener Einträge geschieht über die Liste.

Die Maske für Bewertungen

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Lieferantenbewertung

Hier die Erklärungen zu den einzelnen Funktionen: Firma

Wie üblich ist bei neuen Bewertungen der aktuelle Lieferant voreingestellt und kann auch hier noch geändert werden.

Projekt

Auch hier wird das aktuelle Projekt des Schreibtischs vorgeschlagen, kann aber natürlich geändert werden. Ist das Bezeichnungs-Feld der Bewertung noch leer, wird der Projekttitel dort eingetragen, damit Sie sich später schnell an den Anlass der Bewertung erinnern.

Datum

Das Tagesdatum der aktuellen Bewertung ist voreingestellt.

Bewerter

Das sind Sie als Benutzer, eine Änderung des Namens ist nicht möglich.

Budgettreue

Bewerten Sie mit Hilfe von Schulnoten (1 bis 6) die Budgettreue des Lieferanten. Im Klartext: Hat sich der Lieferant an die Kosten gehalten?

Termintreue

Hat sich der Lieferant an die Termine gehalten?

Qualität der Umsetzung

Ist das Ergebnis der Arbeit/der Lieferung gut oder schlecht?

Qualität der Kommunikation

Kann man mit dem Lieferanten reden oder legt er den Hörer auf  ?

Bezeichnung

Diese Überschrift ist ein Pflichtfeld und erscheint im Infofenster. Die Automatik in Bezug auf Projekte (der Projektname ist bereits eingetragen) kann selbstverständlich durch Überschreiben verändert werden.

Bemerkungen/ Kommentare

Es ist zu vermuten, dass sich im großen Schreibfeld im Nachhinein die wichtigsten Bemerkungen über die Beziehung zum Lieferanten „verstecken“. Es sind auch Textbausteine (eigene oder allgemeine) benutzbar.

Lieferantenbewertung auch für Kunden Die Lieferantenbewertung lässt sich auch auf Kundenseite einrichten. Warum?

Gedacht ist das Ganze, um Ihnen die Möglichkeit zu geben, Ihre Kunden zu befragen, wie Sie als Lieferant „funktionieren“. Vermutlich werden Sie Ihren Kunden jährlich einen Fragebogen zumailen und haben nun die Möglichkeit, die Ergebnisse in das neue Fenster einzugeben. Über die Jahre hinweg haben Sie so die Daten archiviert und mit Excel oder Crystal Reports sind entsprechende Auswertungen möglich. Damit haben Sie eine weitere interessante Option für Ihr Qualitätsmanagement.

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Kopieren/Verschieben von Kontakten zwischen Mandanten Der Wizard zum Kopieren oder Verschieben von Adressen ermöglicht den jeweiligen Vorgang zwischen Ihren Mandanten.

Vorgehensweise Öffnen Sie Ihre Kunden- oder Lieferantenliste und wechseln Sie in das Register Zusatzfunktionen. Wählen Sie nun einen Kontakt aus, und klicken Sie mit der Maus auf die Schaltfläche In anderen Mandanten kopieren/verschieben.

Es öffnet Sich die folgende Maske:

Sie können in der Auswahlbox den Zielmandanten auswählen, in den Ihr aktuell ausgewählter Kontakt kopiert oder verschoben werden soll. Ein Klick auf Kopieren oder Verschieben startet den jeweiligen Vorgang. Hinweise: Es wird zunächst immer geprüft ob im Zielmandanten der zu kopierende/zu verschiebende Kontakt bereits vorhanden ist. Ist er vorhanden, wird der jeweilige Vorgang abgebrochen! Beim Kopiervorgang werden lediglich die Ansprechpartner sowie die Bankverbindungen zusätzlich zu den Kontaktdaten mitkopiert. Beim Kopieren sowie beim Verschieben wird die Währung auf die jeweilige Leitwährung umgestellt. Sollten beim Verschiebevorgang ERP-Objekte (z.B. Rechnungen, Aufträge etc.) im ausgewählten Kontakt existieren, so wird der Vorgang abgebrochen! Beim Verschiebevorgang werden alle CRM-Objekte (z.B. Mails, Briefe, Telefonate etc.) mit übernommen. Individuelle Felder werden nicht übernommen, es wird jedoch eine Meldung übergeben, wenn die Individuellen Felder des Quell- und Zielmandanten nicht übereinstimmen.

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Merkzettel auf Firmenebene – Schwarzes Brett Im Gegensatz zu den Merkzetteln aus dem vorigen Kapitel, die bestimmten Adressen oder Projekten zugeordnet waren, sind die nachfolgend beschriebenen Merkzettel unabhängig und liegen sozusagen „frei“ auf der Firmenebene für Jedermann/-frau zugänglich. Sie sind analog zur „normalen“ Pinnwand zu betrachten, die im Foyer oder im Flur eines Unternehmens mit Informationen für die gesamte Belegschaft hängt.

Merkzettel auf dem Schwarzen Brett anlegen Wechseln Sie auf dem Schreibtisch zunächst in die Registerkarte Firma:

In diesem Bereich befindet sich das firmenweite Schwarze Brett, wie wir es nennen. Es besteht aus Merkzetteln, die jeder hier anheften, ein- und ausblenden oder je nach Berechtigung auch löschen kann.

Das Symbol zum Erstellen eines neuen Merkzettels ist eindeutig!

Wie gehabt, liegt der Merkzettel vor Ihnen, an der Cursorposition fügen Sie die Mitteilung ein.

Sie schließen Ihre Texteingabe ab, indem Sie auf das Speichern-Symbol klicken. Damit wird der Merkzettel am Schwarzen Brett fixiert. Unmittelbar nach dem Speichern verschwindet das Diskettensymbol. Sollten nun noch eine Änderung am Hinweis erforderlich sein, führen Sie einen Doppelklick auf den Text aus. Anschließend befinden Sie sich wieder im Editiermodus, der Text kann nach Belieben modifiziert werden. Die Werkzeug-Schaltfläche führt in ein weiteres Menü, aus dem Sie Farben auswählen oder aber den Merkzettel löschen können. Die neue Farbe klicken Sie einfach an, es muss nicht neu gespeichert werden.

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Merkzettel auf Firmenebene – schwarzes Brett

Merkzettel schließen Sie einfach über das X rechts oben. Sollen die geschlossenen Merkzettel wieder auftauchen, aktualisieren Sie über das entsprechende Symbol. Symbol zum Aktualisieren: Merkzettel können Sie mit der Maus am Titel anfassen und am Schwarzen Brett nach Belieben anordnen. Diese Anordnung wird nach dem Schließen beibehalten. Sollten Sie die StandardAnordnung zurück wünschen, benutzen Sie dieses Symbol. Wenn Sie die Liste der existierenden Merkzettel auch von Kollegen öffnen, erkennen Sie die eingeblendeten und ausgeblendeten Merkzettel am jeweiligen Statussymbol.

Um einen Merkzettel auf das Schwarze Brett zu legen, markieren Sie die entsprechende Zeile und klicken anschließend auf das nebenstehende Statussymbol. Um einen Merkzettel vom Schwarzen Brett zu entfernen, markieren Sie die entsprechende Zeile und klicken anschließend auf das nebenstehende Statussymbol. Filter für Merkzettel aus einem bestimmten Zeitraum

Löschen eines Merkzettels: nur die eigenen können gelöscht werden!

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Sedcards Heutzutage erfolgt die Präsentation eines Models mit entsprechenden Fotos und Informationen auf sog. Sedcards. Zu unser aller Enttäuschung präsentiert work4all keine Models auf Sedcards, sondern Mitarbeiter, Räume und Geräte zur besseren Koordinierung und Terminierung sämtlicher Ressourcen. Dabei geht es nicht um das Aussehen derselben, sondern um die Verfügbarkeit von einzelnen Personen oder Personengruppen an einem bestimmten Termin, sowie die Verfügbarkeit der erforderlichen Räume und Gerätschaften zu diesem Termin. Die nachfolgenden Erklärungen sind zunächst rein funktional aufgelistet. Im Anschluss dazu folgen einige Fallbeispiele zu den vielfältigen Einsatzmöglichkeiten.

Sedcards Sie finden die Sedcards in der Registerkarte Firma. Dieser Bereich dient überwiegend dazu, Informationen für die gesamte Belegschaft bereit zu stellen: Liste aller Mitarbeiter, die in den Extras unter Mitarbeiter eingefügt wurden.

Liste aller Ressourcen, die in den Extras unter Mitarbeiter eingetragen wurden.

1. 2.

Die Liste aller Gruppen, die in den Extras unter Mitarbeiter eingerichtet wurden sind darin zu finden und eigene Zusammenstellungen von Teams und Ressourcen, die im Bereich der Sedcards gebildet wurden. Es handelt sich dabei um eine einmalig festgelegte Konstellation von Räumen, Mitarbeitern und Geräten, die unter einem Namen gespeichert wird und somit zukünftig für weitere Aktionen zur Verfügung steht.

Zum gleichmäßigen Anordnen mehrerer Sedcards auf dem Bildschirm.

Zum Aktualisieren bzw. zum Angleichen mehrerer Sedcards. Wir kommen in den nachfolgenden Beispielen noch dazu! Zum Speichern von eigenen Team-Zusammenstellungen, bestehend aus Mitarbeitern, Räumen, Geräten oder sonstigen Ressourcen. Bevor die Arbeit mit Sedcards beginnen kann, sind ein paar Vorbereitungen zu treffen. Zunächst müssen Sie Mitarbeiter und andere Ressourcen in work4all eintragen. Dies ist die Grundvoraussetzung für die spätere Koordination der Ressourcen.

Mitarbeiter, Ressourcen und Gruppen Mitarbeiter, Ressourcen sowie Gruppen sind die Voraussetzung zum Erstellen von Sedcards. Diese werden zunächst im Menü Extras in Mitarbeiter eingetragen, damit Sie diese mit Hilfe der Sedcards

koordinieren und terminieren können. Es öffnet sich die folgende Maske:

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Sedcards

In unserem Beispiel sehen Sie auf der linken Seite allgemeine Gruppen (z.B. Vertriebs- und Marketingteam) sowie eine separate Ressourcengruppe, die alle Geräte und Räume auflistet. Im oberen Bereich können Sie auswählen welche speziellen Gruppen Sie angezeigt haben möchten. Klicken Sie auf Ressourcen, tauchen nur solche Einträge auf, denen eindeutig dieses Merkmal mit auf den Weg gegeben wurde. Wie Sie neue Mitarbeiter, Ressourcen und Gruppen anlegen und bearbeiten, erfahren Sie im Kapitel Mitarbeiter- und Benutzerverwaltung.

Sedcards anlegen/öffnen Sobald ein Mitarbeiter eingetragen wurde, ist die dazu gehörende Sedcard mit allen eingetragenen Informationen grundsätzlich verfügbar, und zwar wie anfangs beschrieben in der Registerkarte Firma auf dem Schreibtisch. Um diese zu öffnen, klicken Sie auf das Auswahlfeld Mitarbeiter, und wählen anschließend einen oder mehrere Mitarbeiter. Die entsprechenden Sedcards öffnen sich und werden in der Liste mit einem Häkchen versehen.

232

Sedcards

Die Sedcard liegt in Form eines Tages-Kalenderblatts vor Ihnen. Sofern in den Mitarbeiterdaten zugeordnet, wird auch das Foto des Mitarbeiters gezeigt. Auf dem Kalenderblatt sind bereits alle Termine und Aufgaben (siehe separates Kapitel!) für den jeweiligen Tag eingetragen.

Aufgaben… -

sind am oberen Rand des Kalenderblatts fixiert (wenn sie keine Erinnerungsfunktion enthalten). mit Erinnerungsfunktion liegen auf dem Zeitpunkt der Erinnerung. sind nur sichtbar, wenn in der kleinen Symbolleiste am unteren Rand das A aktiviert wird. sind nur dann sichtbar, wenn sie noch nicht erledigt sind. werden beim Löschen nur auf erledigt gesetzt, jedoch nicht tatsächlich entfernt. Können über das -Symbol direkt neu erstellt werden.

Ganztagstermine befinden sich ebenfalls am oberen Rand. Die untere schmale Symbolleiste enthält

weitere nützliche Funktionen: Workaholics sollten sich hierüber mehr Stunden einblenden. Der Kalender zeigt damit 6-22 Uhr an, ansonsten geht er nur von 9-21 Uhr. Weitere Informationen blenden Sie mit diesem Symbol ein und aus.

Die eingeblendeten Telefonnummern wählen Sie von hier per Mausklick direkt an. Auch die E-Mail-Adresse kann direkt von hier benutzt werden, um eine E-Mail zu versenden. Nimmt Ihnen das Mitarbeiter- oder Ressourcen-Foto zu viel Platz weg, blenden Sie es hierüber einfach aus. Anzahl der Tage im Kalenderblatt

Vorwärts/Rückwärts blättern im Kalender

Monatsansicht einblenden

Aufgaben ein- und ausblenden.

Weitere Aufgaben können direkt von hier erstellt werden.

Wie überall in Windows, können Sie auch dieses Fensterchen an der rechten unteren Ecke vergrößern und verkleinern Direkt von hier aus können Sie die Mitarbeiterdaten aktualisieren, indem Sie einen Doppelklick auf die Titelleiste der Sedcard ausführen. Somit bleibt Ihnen der umständliche Weg über Extras - Mitarbeiter erspart.

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Sedcards

Sedcards anordnen Es kann vorkommen, dass Sie mehrere Sedcards geöffnet haben, aber nur eine einzige sichtbar ist, da sie übereinander liegen. Ziehen Sie die einzelnen Fensterchen an der Titelleiste mit der Maus an die von Ihnen gewünschte Position, um den Inhalt besser sehen können:

Zum gleichmäßigen Anordnen mehrerer Sedcards auf dem Bildschirm. Natürlich können Sie die Fenster auch einzeln mit der Maus am Titel verschieben und an die gewünschte Stelle ziehen. Die Fenstergröße ändern Sie an der rechten unteren Ecke mit der Maus.

Aufgaben und Termine Aufgaben sind nur dann am oberen Rand der Sedcard sichtbar, wenn in der kleinen Symbolleiste am unteren Rand das A aktiviert wird. Neue Aufgaben erstellen

Aufgabe ohne Erinnerung

Aufgaben ohne Erinnerung sind einfach am oberen Rand des Kalenderblatts fixiert. Aufgabe mit Erinnerung

Der Zeitpunkt der Erinnerung wird auf der Sedcard mit einer Alarmglocke angezeigt:

Die Aufgabe selbst kann dabei das Datum des nächsten Tages haben. Löschen

Löscht man eine Aufgabe mit der Entfernen-Taste, wird sie nur auf erledigt gesetzt, nicht gelöscht. Erledigte Aufgaben sind auf der Sedcard nicht sichtbar.

234

Sedcards

Termine einfügen und löschen Um einen neuen Termin zu erstellen führen Sie einfach einen Doppelklick auf die Zeile mit der richtigen Uhrzeit für den Termin aus, und die Terminmaske öffnet sich. Oder: Markieren Sie die Zeile, in der der Termin eingetragen werden soll und schreiben Sie einfach Text hinein. Drücken Sie anschließend die Enter-Taste, und der Termin wurde zu dieser markierten Uhrzeit eingetragen. Möchten Sie eine Änderung an einem Termin vornehmen oder einen Kunden zuordnen, führen Sie einen Doppelklick auf die Zeile aus. Termine mit Erinnerungen sind mit Alarmglocke gekennzeichnet. Der Eintrag erfolgt immer zum Zeitpunkt des Termins!

Termine, die über mehrere Tage gehen, werden am oberen Rand angezeigt. Die blauen vertikalen Linien zeigen die Dauer an. Tragen Sie einen Termin über mehrere Stunden oder Tage ein, so markieren Sie diese einfach mit der Maus und schreiben ihn hin. Möchten Sie Änderungen vornehmen, führen Sie einen Doppelklick auf den Termin aus, und die Terminmaske öffnet sich.

Löschen

Markieren Sie den Termin auf der Sedcard, und drücken Sie die Entf-Taste.

Ressourcen-Sedcards In den Extras unter Mitarbeiter und Ressourcen werden ebenfalls – wie auf den vorherigen Seiten beschrieben - Geräte, Räume usw. eingetragen, um sie später aus der Ressourcenliste im Bereich der Sedcards auswählen zu können. Sobald ein Gerät oder ein Raum in Mitarbeiter und Ressourcen eingetragen wurde, steht dieser Eintrag in der Liste zur Verfügung, von wo aus beliebig viele Sedcards eingeblendet werden können.

Verwendung von Gruppen In den Mitarbeiter- und Ressourcendaten erstellte Gruppen sind ebenfalls in einer Liste verfügbar: Klicken Sie auf einen Gruppennamen in der Liste, legen sich alle dazu gehörenden Sedcards auf Ihren Bildschirm. Zum gleichmäßigen Anordnen mehrerer Sedcards auf dem Bildschirm. Natürlich können Sie die Fenster auch mit der Maus am Titel anfassen und an die richtige Stelle ziehen.

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Sedcards

Eigene Zusammenstellungen von Teams und Ressourcen Beispiel: Ihre Aufgabe ist es, eine Kundenpräsentation zu organisieren. Ressourcen, die Sie dazu benötigen sind: Techniker, Projektleiter, Beamer sowie einen Raum. Öffnen Sie zunächst die Sedcards von den 3 Ressourcen hintereinander über die Listen: -

Mitarbeiter Ressourcen und Gruppen (evtl. gibt es ja die Gruppe, bestehend aus den beiden Personen)

Möglicherweise liegen die Sedcards nach dem Öffnen nicht optimal, so dass Sie nur die Hälfte sehen können. Also klicken Sie zuerst auf die Schaltfläche zum Anordnen.

Im günstigen Fall werden alle Fenster auf die gleiche Größe gebracht und nebeneinander gelegt. Sie können nun alle 4 Kalender gleichzeitig einsehen und erkennen, wann alle 4 Ressourcen zum gleichen Zeitpunkt für den Präsentationstermin frei sind und diesen entsprechend eintragen.

Eigene Zusammenstellung speichern Haben Sie ein Ressourcen-Team mühsam zusammengestellt, das Sie in Zukunft häufiger benötigen werden, klicken Sie bitte auf das Speichern-Symbol. Sie werden aufgefordert, für diese Zusammenstellung eine Bezeichnung einzugeben. Dieser Name taucht ab sofort in der Gruppenliste auf und kann jederzeit verwendet werden. Diese eigenen Konstellationen sind Benutzerspezifisch, Ihre Kollegen können diese leider nicht benutzen. Benötigen gleich mehrere Benutzer die gleiche Konstellation, so fügen Sie diese bitte als Gruppe in den Extras unter Mitarbeiter und Ressourcen ein.

Sedcards aktualisieren Um das Ganze möglichst noch weiter zu automatisieren, können Sie das Aussehen einer Sedcard nach Belieben verändern und einrichten. Anschließend klicken Sie auf das Symbol Aktualisieren. Alle geöffneten Sedcards werden dieser eingerichteten angeglichen, auf der zuletzt der Focus lag.

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Vorlagen Mit Hilfe von Vorlagen können Sie Ihren Büroalltag deutlich effektiver gestalten. Einmal definiert, sparen sie durch die Einbindung häufig verwendeter Elemente viel Zeit und erleichtern Ihren Arbeitsalltag. Mit Hilfe von Microsoft Word lassen sich diese praktischen Helfer ganz einfach erstellen. In work4all werden Vorlagen für Briefe und Dokumente innerhalb der generellen Einstellungen verwaltet. Bei der Installation werden außerdem Standardvorlagen geliefert, welche bereits wichtige Textmarken enthalten, die auf die Datenbank zugreifen und beim Erstellen von Briefen oder Serienbriefen helfen.

Die verschiedenen Vorlagenarten in work4all Öffnen Sie zunächst die Generellen Einstellungen von work4all über die Registerkarte Datei in der linken oberen Ecke des Programms. Wechseln Sie nun bitte in die Ansicht Vorlagen/Ordner. Sie sehen, dass die Software zwischen vier Vorlagenarten unterscheidet: Angebote, Dokumente, Briefe und Serienbriefe usw. Angebote

Verwaltung aller Angebotsvorlagen.

Briefe

In diesem Ordner finden Sie die Vorlagen für Briefe. Briefvorlagen arbeiten mit Textmarken, die auf die Datenbank von work4all zugreifen.

Dokumente

Verwaltung aller Vorlagen für Dokumente, die im Infofenster Dokumente abgelegt werden.

Serienbriefe

Serienbriefe unterscheiden sich von normalen Briefen unter anderem dadurch, dass Sie nicht nur mit Textmarken, sondern auch mit Seriendruckfeldern arbeiten. Im Ordner Serienbriefe binden Sie die in Microsoft Word erstellten Serienbriefvorlagen ein.

Textmarken in Vorlagen einfügen Textmarken greifen bei der Erstellung von Briefen auf die Datenbank zu. Eine Liste aller Textmarken, die Sie in work4all verwenden können, finden Sie im Handbuch im Kapitel Textmarken. Die mit der Ersteinrichtung installierten Standardvorlagen von work4all beinhalten bereits Textmarken, die Sie im gleichnamigen Kapitel einsehen können.

Textmarken einfügen Platzieren Sie den Cursor an der Stelle Ihres Word-Dokumentes, an der die Textmarke eingefügt werden soll. Wechseln Sie nun in die Registerkarte Einfügen und klicken Sie auf das Symbol Textmarke.

237

Vorlagen

Es öffnet sich das folgende Dialogfenster:

Sie haben nun die Möglichkeit eine Textmarke aus der Liste auszuwählen oder diese manuell im leeren Feld Textmarkenname einzugeben. In beiden Fällen bestätigen Sie bitte mit der Schaltfläche Hinzufügen. Fertig – die Textmarke ist an der gewünschten Stelle eingefügt und wird von Word folgendermaßen angezeigt: Sollte dieses Zeichen bei Ihnen nicht erscheinen, müssen Sie dies erst in Microsoft Word einstellen. Gehen Sie bitte folgendermaßen vor: Öffnen Sie die Optionen, die sich in der linken oberen Ecke des Systemmenüs von Word befinden.

Wechseln Sie ins Menü Erweitert.

Anschließend wechseln Sie zum Abschnitt Dokumentinhalt anzeigen und aktivieren Textmarken anzeigen. Fertig!

238

Vorlagen

Tipp: Gerade für Neulinge ist es hilfreich sich die Namen der Textmarken anzeigen zu lassen, um zu sehen, welche Textmarke Sie gerade bearbeiten oder welche Textmarken sich im Dokument befinden. Hierzu platzieren Sie den Cursor zunächst an der Stelle, an der die Textmarke eingefügt werden soll. Schreiben Sie nun den Namen der Textmarke direkt ins Dokument, z.B. „Anrede“. Nun markieren Sie dieses Wort (achten Sie bitte darauf, dass kein Leerzeichen hinter dem Wort selektiert wurde!) und klicken wie bereits beschrieben auf das Symbol Textmarke in der Symbolleiste. Es öffnet sich der Textmarken-Dialog. Wählen sie aus der Liste die Textmarke „Anrede“ aus, oder tippen das Wort in das leere Eingabefeld. Bestätigen Sie mit der Schaltfläche Hinzufügen.

Wie eben ist die Textmarke nun an der gewünschten Stelle eingefügt, und wird als Textmarkenname in eckigen Klammern angezeigt: [Anrede]

So erstellen Sie eine Vorlage für Angebote, Dokumente und Briefe Öffnen Sie ein leeres Word-Dokument und speichern Sie dieses unter einem sinnvollen Namen im work-Vorlagenverzeichnis. Bearbeiten Sie das Dokument, indem Sie die Seite nach Ihren Wünschen gestalten und Textmarken oder Text einfügen (eine Liste aller in work4all verfügbaren Textmarken finden Sie im Kapitel Textmarken). Tipp: In Ihrem Work-Vorlagenverzeichnis wurden bereits Standard-Vorlagen mit Textmarken hinterlegt. Gegebenenfalls reicht es, diese nach Ihren Wünschen zu verändern.

So erstellen Sie eine Vorlage für Serienbriefe Öffnen Sie ein leeres Word-Dokument und speichern es unter einem eindeutigen Namen im workVorlagenverzeichnis. Um auf die Seriendruckfelder zugreifen zu können, weisen Sie dem Dokument zunächst bitte eine Datenquelle zu. Wechseln Sie hierfür in die Registerkarte Sendungen und klicken Sie auf das Symbol Empfänger auswählen. Wählen Sie Vorhandene Liste verwenden.

Es öffnet sich der Datei-Auswahl-Dialog von Windows. Gehen Sie bitte zum work-Vorlagenverzeichnis und öffnen Sie die Datenquelle sbriefh.doc.

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Vorlagen

Ihre Vorlage ist nun mit der Datenquelle verbunden und die Seriendruckfelder stehen Ihnen zur Verfügung. Bearbeiten Sie Ihre Serienbriefvorlage nun, indem Sie diese nach Ihren Wünschen einrichten und Textmarken, Seriendruckfelder und Text einfügen. Eine Liste aller Textmarken finden Sie im Kapitel Textmarken des Administrator-Handbuchs.

Beachten Sie bei der Serienbrieferstellung folgende Regel: Textmarken

Für Fixe Daten, die in jedem Brief gleich bleiben, z.B. Benutzer, Datum, Betreff

Seriendruckfelder

Für Variable Daten, die sich in jedem Brief ändern, z.B. Empfängeradresse, Anrede

Tipp: In Ihrem work-Vorlagenverzeichnis wurde bereits eine Standard-Serienbriefvorlage mit Textmarken und Seriendruckfeldern hinterlegt. Gegebenenfalls reicht es, diese nach Ihren Wünschen zu verändern. Dies ist weniger aufwändig als die Vorlage neu zu erstellen, da einige Textmarken wie Adresse und Ansprechpartner bereits vorhanden sind.

Vorlagen in work4all einbinden Alle Vorlagenarten (Angebote, Dokumente, Briefe, Serienbriefe) werden auf die gleiche Art und Weise eingebunden. Wir erklären Ihnen den Vorgang anhand einer Briefvorlage. Öffnen Sie die Generellen Einstellungen und wechseln Sie in die Ansicht Vorlagen/Ordner. Nun klicken Sie in der Baumstruktur unter Vorlagen den Eintrag Briefe an.

Im rechten Maskenbereich sehen Sie eine Tabelle. Der Beginn der letzten Zeile (bzw. die erste Zeile nach einer Ersteinrichtung) ist mit einem * gekennzeichnet. In dieser Zeile wird eine neue Vorlage eingebunden. Klicken Sie dazu bitte auf die Schaltfläche Zuordnen. Es öffnet sich der Datei-AuswahlDialog von Windows. Gehen Sie bitte zum work4all Vorlagenverzeichnis und wählen Sie die eben erstellte Vorlage aus. Bestätigen Sie mit Öffnen.

Der Dateipfad ist nun hinterlegt:

Im Idealfall sollten alle Vorlagen im Ordner Vorlagen Ihres Work-Verzeichnisses abgelegt werden. Möchten Sie die Vorlage jedoch aus einem anderen Verzeichnis zuordnen, können Sie dies natürlich

240

Vorlagen

tun. Wir empfehlen Ihnen aber, alle Vorlagen zentral an einem Ort zu verwalten. Bitte beachten Sie auch, dass Vorlagen, die lokal von Ihrem Rechner aus zugeordnet werden, für andere Benutzer nicht zur Verfügung stehen. In der Tabelle sehen Sie außerdem noch die Spalten Öffnen, Notiz, Betreff und Ordner, die wir Ihnen hier erklären. Öffnen

Mit einem Klick auf das Öffnen-Symbol öffnen Sie die zugeordnete Vorlage direkt aus work4all heraus in Microsoft Word. Hier können Sie diese einsehen oder bearbeiten.

Notiz

Die Bezeichnung, die Sie hier vergeben, erscheint im Vorlagenbaum beim Auswählen der Briefvorlage in work4all Wählen Sie einen sinnvollen und für alle Benutzer eindeutigen Namen, wie zum Beispiel „Infobrief Web-Anfrage“.

Betreff

Sollen alle Briefe, die Sie aus dieser Vorlage heraus erstellen, den gleichen Betreff bekommen, geben Sie diesen hier ein. Der Text dieser Betreffzeile wird Ihnen später auch im Infofenster angezeigt: „Ihre Anfrage auf unserer Internetseite“ Dazu muss in der Vorlage die Textmarke „Betreff“ vorhanden sein. Natürlich können sie diesen später beim Erstellen des Briefes immer noch ändern.

Ordner

Wenn Sie mit sehr vielen Vorlagen arbeiten, ist es sinnvoll, diese innerhalb von work4all in Unterordnern zu strukturieren. Unterordner können z.B. sein: -

Bewerber Infobriefe Tagesgeschäft etc.

Um einen solchen Ordner anzulegen, wechseln Sie in der Baumstruktur zum Oberpunkt Ordner und klicken den Punkt Briefe an.

In der rechten Tabelle können Sie nun die gewünschten Ordner einfach in der Zeile mit dem * eintragen: Sind alle Ordner angelegt, wechseln Sie wieder in den Oberpunkt Vorlagen. Sie können nun in der Spalte Ordner einen der eben angelegten Ordner auswählen.

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Signaturen und E-Mail-Vorlagen In diesem Kapitel geht es sowohl um Signaturen als auch um E-Mail-Vorlagen. Eine Signatur ist der Teil der E-Mail, mit dem der Empfänger den Verfasser identifizieren kann. Die Signatur erfüllt somit technisch gesehen einen vergleichbaren Zweck der Unterschrift auf Papierdokumenten. Die E-Mail Signatur besteht aus Text und/oder Bildern und wird automatisch am Ende einer ausgehenden E-Mail eingefügt. Zusätzlich haben Sie in work4all die Möglichkeit, ganze E-Mail-Vorlagen zu definieren. Diese Vorlagen haben einen Namen und können ganze Vorgänge erledigen. Wenn Sie noch keine E-Mail-Vorlagen definiert haben, generiert work4all diese vorübergehend aus Ihrer Outlook-Signatur. Leider ist diese Funktion nicht für David von Tobit Software verfügbar.

Eine E-Mail-Vorlage erstellen Rufen Sie zunächst die Maske zur Pflege der Vorlagen innerhalb der E-Mail-Maske auf, indem Sie innerhalb der Vorlagen-Liste den Menüpunkt E-Mail-Vorlagen bearbeiten anklicken. Hinweis: Das Bearbeiten von E-Mail-Vorlagen kann durch das Recht „E-Mail Signaturen verwalten“ freigegeben werden.

Die sich nun öffnende Maske zur Pflege der Vorlagen ähnelt der E-Mail-Maske. Führen Sie zunächst die folgenden Schritte aus, um die neue E-Mail-Vorlage anzulegen und zu benennen: Um neue Vorlagen zu erstellen, klicken Sie auf die Schaltfläche Neue Vorlage. Beim ersten Start legt work4all eine erste Vorlage mit der Bezeichnung Vorlage an, sofern noch keine eingerichtet ist. Bezeichnung:

Vergeben Sie eine treffende Bezeichnung für Ihre Vorlage, damit diese für Kollegen eindeutig identifizierbar ist, z.B. Interessent aus Infopostfach. Betreff:

Wenn Sie ins Feld Betreff etwas eintragen, wird dieser automatisch eingefügt, sobald Sie die Vorlage auswählen (z.B. Ihr work4all Infopaket).

Nun können Sie sich um die Gestaltung des Vorlagen-Inhalts kümmern. Tippen Sie den gewünschten Text in das dafür vorgesehene Inhaltsfeld ein und formatieren Sie die Vorlage mit den im Folgenden beschriebenen Funktionen nach Ihren Wünschen. Achtung: Kopieren Sie niemals Textelemente oder gar Ihre bestehende E-Mail-Signatur aus Outlook, Word oder anderen Microsoft-Programmen in die E-Mail-Vorlage von work4all, da dies nach dem Versenden zu massiven Veränderungen und Problemen der Gestaltung der E-Mail führt.

242

Signaturen und E-Mail-Vorlagen

Die Formatierungssymbole sind die gleichen wie in allen anderen Office-Programmen. Probieren Sie einfach aus!

Die Zwischenablage funktioniert in work4all genau wie in anderen Programmen. Alternativ stehen Ihnen die folgenden Tastenkombinationen zur Verfügung: -

Strg + C: Kopieren Strg + X: Ausschneiden Strg + V: Einfügen

Beachten Sie, dass keine Textelemente aus Outlook, Word oder anderen Microsoft-Programmen in Ihre E-Mail kopiert werden dürfen. Benutzer mit fortgeschrittenen HTML Kenntnissen haben die Möglichkeit, den Inhalt einer HTML-E-Mail direkt zu editieren. Lesen Sie hierzu auch das Infoblatt Formatierung von HTML-E-Mails in diesem Handbuch.

Bild als Datei einfügen Wie in anderen E-Mail-Programmen können Sie in Ihrer Signatur auch Bilder (z.B. Ihr Logo), einbetten. Es empfiehlt sich, die korrekte Bildgröße und das entsprechende Dateiformat vor dem Einfügen in die Signatur in einem Bildbearbeitungsprogramm (z.B. Photoshop / IrfanView) anzupassen. Wichtige Anforderungen an die Bilddatei: Dateiformat

JPG, PNG oder GIF sind eingeschränkt möglich.

Farbmodus

RGB

Bildgröße

Legen Sie das Bild bitte mit einer Auflösung von 72 dpi in exakt der physikalischen Größe an, in der es später in der E-Mail-Vorlage erscheinen soll.

Dateinamen

-

Keine Leer- oder Sonderzeichen Möglichst kurz. (Zu viele Zeichen können intern zu Problemen führen.)

Im Anschluss legen Sie die Bilder bitte im Vorlagenverzeichnis von work4all ab. Nun kann das Bild in die Vorlage eingefügt werden. Zum Einfügen platzieren Sie den Cursor zunächst an der gewünschten Stelle. Klicken Sie nun in der Registerkarte Einfügen auf die Schaltfläche Bild und wählen dann Datei auswählen. Es öffnet sich der Windows-Explorer, aus dem Sie die entsprechende Datei aus dem Vorlagenverzeichnis von work4all auswählen können. Nachdem Sie mit Öffnen bestätigt haben, erscheint das Bild in der E-Mail-Vorlage. Bitte beachten Sie: Bilder und Tabellen können nicht über die Zwischenablage eingefügt werden, da diese sonst beim Senden nicht korrekt verarbeitet werden. Benutzen Sie also die vorhandenen Schaltflächen in work4all.

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Signaturen und E-Mail-Vorlagen

Bild als externe Quelle einfügen In manchen Fällen ist es sinnvoll, Logos nicht als Bild in die E-Mail einzubinden, sondern als externe Quelle von einem Webserver einzufügen. Klicken Sie hierfür auf die Registerkarte Einfügen und dann auf Bild.

Es öffnet sich ein Menü, aus dem Sie bitte von externer URL einfügen auswählen. In der kleinen Maske geben Sie nun einfach den entsprechenden Pfad zum Webserver an, fertig!

So eingefügte Bilddateien werden der E-Mail nicht angehängt, sondern vom E-Mail-Client des Empfängers beim Öffnen der E-Mail vom Webserver heruntergeladen.

Textmarken (Platzhalter) in E-Mail-Vorlagen verwenden In work4all können Sie die Signatur nicht für einen einzelnen Arbeitsplatz, sondern nur für alle Arbeitsplätze Ihres Unternehmens festlegen. Damit jede Signatur trotzdem die persönlichen Daten des jeweiligen Mitarbeiters wie Name, Telefondurchwahl, E-Mail-Adresse etc. enthält, bedarf es der Nutzung von Platzhaltern (= Textmarken) an genau diesen Stellen. Textmarken stehen in eckigen Klammern, z.B. [myTelefon]. Die Informationen innerhalb der Klammern sind variabel und werden beim Schreiben einer E-Mail automatisch durch die entsprechend hinterlegten Informationen ersetzt, z.B. [myTelefon] = 02234-6903-123. Auf diesem Weg können alle Kollegen mit einer einzelnen Signatur verwaltet werden. Zum Einfügen einer Textmarke platzieren Sie den Cursor zunächst an der Stelle, an der die Textmarke eingefügt werden soll. Klicken Sie nun in der Registerkarte Einfügen auf die Schaltfläche Textmarken. Es öffnet sich ein Dropdown-Menü mit diversen, thematisch gegliederten Textmarken.

Wählen Sie die entsprechende Textmarke aus. In Ihrer Vorlage erscheint die entsprechende Textmarke in eckigen Klammern [MyEmail].

244

Signaturen und E-Mail-Vorlagen

Folgende Platzhalter bezogen auf die eigene Person können z.B. von work4all interpretiert werden: [myName]

Ersetzt den Platzhalter durch den Nachnamen des E-Mail-Verfassers, z.B. Müller.

[myBenutzerLang]

Ersetzt den Platzhalter durch Vor- und Nachnamen des E-Mail-Verfassers, z.B. Irene Müller.

[myTelephone]

Ersetzt den Platzhalter durch die Telefonnummer des E-Mail-Verfassers, z.B. +49-221-948623-18.

[myFax]

Ersetzt den Platzhalter durch die Faxnummer des E-Mail-Verfassers.

[myEMail]

Ersetzt den Platzhalter durch die E-Mail-Adresse des E-Mail-Verfassers, z.B. [email protected].

Folgender Platzhalter bezogen auf den Kunden kann von work4all interpretiert werden: [Anrede]

Ersetzt den Platzhalter durch die Anrede des ausgewählten Ansprechpartners „Sehr geehrte(r) Herr/Frau XY,“.

Ist kein Ansprechpartner ausgewählt, so wird automatisch der Hauptansprechpartner der Firma angeschrieben. Weitere Textmarken finden Sie im Kapitel Textmarken des Handbuchs.

Weitere Funktionen Eine der bestehenden Vorlagen wird als Standard-Vorlage definiert. Diese wird bei jeder neuen E-Mail eingefügt. Löschen der bestehende Vorlagen.

Sie haben die Möglichkeit, Ihren E-Mail-Vorlagen Dateien anzuhängen, die automatisch mit gesendet werden sollen.

Mit Hilfe der Hyperlink Schaltfläche können Sie sowohl Bilder als auch Textpassagen verlinken. Selektieren Sie hierfür das gewünschte Bild oder das gewünschte Wort und klicken auf die Schaltfläche Hyperlink.

Geben Sie neben URL einfach den gewünschten Link ein und speichern Sie. Nach dem Versand der E-Mail ist das entsprechende Bild oder die entsprechende Textpassage verlinkt.

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Signaturen und E-Mail-Vorlagen

Ein Beispiel für eine Vorlage Mit Hilfe der beschriebenen Funktionen lassen sich ganze Workflows vordefinieren. Hier einige Beispiele aus unserer Arbeitswelt: -

Das Versenden einer Datenschutzerklärung.

-

Eine Updateanleitung zusammen mit der gezippten UpdateDatei.

-

Eine Anfahrtsbeschreibung

Benutzen der Vorlagen Die vorhandenen Vorlagen werden innerhalb der E-Mail-Maske in der Kopfleiste angeboten:

Beachten Sie bitte: Das Einfügen einer Vorlage löscht die vorhandenen Daten der aufgerufenen E-Mail komplett. Dies betrifft sowohl Anhänge als auch Texte und Überschriften.

Informationen zur EU-Richtlinie: Bestimmte Informationen müssen genau wie in gedruckten Briefen auch in E-Mails gesendet werden. So muss eine Gesellschaft, die unter die Regelungen des Handelsgesetzbuches fällt, folgende Angaben in der Signatur einer E-Mail machen: -

Firmenname mit Rechtsform Ort der Handelsniederlassung Handelsregisternummer das zuständige Handelsregistergericht ggf. alle Geschäftsführer ggf. den Aufsichtsratsvorsitzenden

Abgesehen von der gesetzlichen Vorschrift, haben sich darüber hinaus die folgenden Informationen als sinnvoll erwiesen: -

Telefonnummer oder ggf. Handynummer Faxnummer Internet-Adresse E-Mail-Adresse ggf. Abteilung ggf. dezente Werbung

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Individuelle Benutzerbilder in E-Mail-Vorlagen Dieses Infoblatt beschreibt, wie Sie individuelle Benutzerbilder in E-Mail-Signaturen global einbinden können, ohne für jeden Mitarbeiter eine separate Vorlage anlegen und pflegen zu müssen. Damit jede Signatur das individuelle Bild des jeweiligen Mitarbeiters enthält, bedarf es der Nutzung eines Platzhalters (= Textmarke) an der gewünschten Stelle. Auf diesem Weg können alle Kollegen mit einer einzelnen E-Mail-Vorlage verwaltet werden. Beispiel 1: E-Mail-Signaturen sollen Fotos der Mitarbeiter zeigen:

Beispiel 2: In E-Mail-Signaturen soll das Gebäude der jeweiligen Niederlassung gezeigt werden:

Voraussetzungen Um individuelle Benutzerbilder je Mitarbeiter in E-Mail-Signaturen nutzen zu können, laden Sie diese zunächst bitte auf eine öffentliche Quelle (z.B. Ihre Webseite oder Ihren FTP-Server). Die Bilder sollten über eine URL im Web-Browser aufrufbar sein und im gleichen Verzeichnis liegen, z.B.

http://Meine-URL.de/fileadmin/Signaturen/MelanieSteffen.jpg

Hinweis:

http://Meine-URL.de/fileadmin/Signaturen/ToniSchmitz.jpg

Bitten Sie hierfür ggf. Ihren Administrator um Hilfe!

http://Meine-URL.de/fileadmin/Signaturen/FranziskaMalberg.jpg

Mitarbeiterdaten pflegen Damit work4all die Bilder mit Hilfe der Textmarke [Signatur] benutzerbezogen laden kann, muss der Dateiname des jeweiligen Bildes zunächst in den Mitarbeiterdaten aller Benutzer angegeben werden. Öffnen Sie hierfür den gewünschten Mitarbeiter über die Mitarbeiterliste unter Extras > Mitarbeiter. Wechseln Sie anschließend in den Tab Personaldaten. Im unteren Bereich sehen Sie den Bereich Signatur. Bitte tragen Sie hier den Dateinamen des Bildes ein, z.B.: MelanieSteffen.jpg.

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Individuelle Benutzerbilder in E-Mail-Vorlagen

Hinweis: Das beschriebene Vorgehen macht nur Sinn, wenn das Feld Signatur bei allen Benutzern gepflegt ist. Fehlt der Eintrag bei einem Benutzer, so erscheint in seiner Signatur nur ein „X“ anstelle des Bildes. Bitte achten Sie daher darauf, wirklich alle Benutzer zu pflegen!

Textmarke [Signatur] in E-Mail-Vorlagen einfügen Erstellen Sie Ihre E-Mail-Vorlage bitte zunächst wie im Infoblatt Signaturen und E-Mail-Vorlagen beschrieben. Lassen Sie das individuelle Benutzerbild bitte vorerst außen vor! Wenn die Vorlage nach Ihren Wünschen gestaltet ist, platzieren Sie den Cursor an der Stelle, an der das individuelle Benutzerbild erscheinen soll. Klicken Sie nun in der Registerkarte Einfügen auf Bild. Es öffnet sich ein Menü, aus dem Sie bitte von externer URL einfügen auswählen. In der folgenden Maske geben Sie bitte den Verzeichnis-Pfad der externen Quelle an. Den Dateinamen (z.B.: MelanieSteffen.jpg) ersetzen Sie bitte durch die Textmarke [Signatur]. http://Meine-URL.de/fileadmin/Signaturen/[Signatur]

Bestätigen Sie mit OK.

Fertig! Die neu angelegte E-Mail-Vorlage kann nun verwendet werden.

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Formatierung von HTML-E-Mails E-Mails können auf zwei verschiedene Arten versendet werden: -

Als reiner Text im sog. ASCII-Format. Im HTML-Format. HTML-E-Mails sind technisch wie die meisten Internetseiten aufgebaut und können verschiedene Schriftgrößen, Schriftfarben, Schriftarten, Bilder und Tabellen beinhalten.

Nur Text oder HTML? Der größte Unterschied zwischen HTML und Text E-Mails liegt in Möglichkeit der Formatierung. In einer Text E-Mail wird ausschließlich die Textinformation ohne jegliche Formatierung übertragen. Sie können also weder die Schriftart, die Farbe noch den Stil verändern. Auch das Einfügen von Bildern, wie z.B. ein Banner in der Signatur, ist nicht möglich. Sie können also keinen Einfluss auf die äußere Erscheinung der E-Mail nehmen. Mit einer in HTML formatierten E-Mail ist dies möglich. HTML E-Mail Vorlage

TEXT E-Mail Vorlage

Hinweis: Auch heute werden noch einige E-Mail Clients eingesetzt, die nicht in der Lage sind HTML anzuzeigen. Wenn Sie einem Kunden eine HTML Mail schreiben, der solch einen Client nutzt, wird er die E-Mail nicht lesen können!

Formatierungsmöglichkeiten Neben der reinen Schriftformatierung, wie Schriftgröße, Schriftfarbe oder Stil, können Sie auch Links oder Bilder einbinden. Das Einfügen von Tabellen ist zurzeit nicht möglich.

Möglichkeiten und Grenzen Neben den vielen Vorteilen die eine HTML-E-Mail bietet gibt es auch einige Nachteile: Ein oft auftretendes Phänomen ergibt sich bei systemabhängigen Formatierungen. Dabei wird ein Textabschnitt nicht mit einer Formatierung festgelegt, sondern erhält eine systemanhängige Formatierung. Schreiben wir eine solche Mail auf einem Windows 7 System in Outlook, sehen wir den

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Formatierung von HTML-E-Mails

Text beispielsweise in der Schriftart Calibri mit Schriftgröße 11 dargestellt. Senden wir diese E-Mail an einen Kollegen, der die gleiche Software einsetzt, sehen wir keinen Unterschied. Bei einem fremden Betriebssystem oder einem anderen E-Mail-Client ist es jedoch möglich, dass der Textabsatz durch die auf diesem System vorhandene Standard-Schriftart ersetzt wird. Diese Art der Formatierung lässt also einen gewissen Spielraum in der Formatierung zu. Die Art der Formatierung ist dabei abhängig von Betriebssystem, E-Mail Client oder den gewählten Einstellungen.

Ein ähnliches Verhalten kann bei der Höhe von Zeilenabständen auftreten. Sehr viele E-Mail Clients legen diese in Ihren Formatierungsregeln nicht fest und lassen somit Interpretationsspielraum für den Empfänger. Antworten Sie also nun auf eine solche E-Mail kann es sein, dass Ihre harten oder weichen Zeilenumbrüche eine ungewohnte Höhe aufweisen. Auch wenn Sie diese E-Mail in work4all zuordnen, kann es sein, dass die Formatierung der E-Mail leicht von der Ihres E-Mail-Clients abweicht. Antworten Sie auf eine E-Mail, so geht der E-Mail-Client hin und übernimmt einige Formatierungsregeln der Original Mail, für Ihre Antwort. Auch hier sieht man oft, dass der Zeilenabstand von den E-Mails abweicht die Sie direkt verfassen. Auch work4all befolgt diese Regeln.

Der HTML Editor Benutzer mit fortgeschrittenen HTML Kenntnissen haben in work4all zusätzlich die Möglichkeit, den Inhalt einer HTML-E-Mail direkt zu editieren. Klicken Sie dazu auf die Registerkarte Optionen und anschließend auf die Schaltfläche Open HTML.

Es öffnet sich eine separate Maske in der Sie die Möglichkeit haben eigene CSS einzufügen.

Hinweise: Das Editieren des HTML-Code sollte nur von sehr erfahrenen Benutzern mit HTML Kenntnissen verwendet werden. Wenn Sie Bilder einfügen, die von einem Server geladen werden sollen, werden diese als Anhang versendet und an der gewünschten Stelle eingebettet.

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Persönliche Einstellungen Wie fast jedes Programm bietet auch work4all persönliche Einstellungen, die jedem Benutzer individuelle Programm-Anpassungen ermöglichen. Legen Sie selbst fest, wie Ihr Desktop-Assistent aussehen soll oder wie Sie sich an work4all anmelden möchten. Dies und einiges mehr legen Sie in den persönlichen Einstellungen fest.

Wo finde ich die persönlichen Einstellungen? Wenn Sie sich auf dem Schreibtisch befinden, klicken Sie in die obere linke Ecke auf die Registerkarte Datei und dann auf Persönliche Einstellungen. Außerdem gelangen Sie über den Punkt Extras > Persönliches > Persönliche Einstellungen dorthin.

Startverhalten

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Persönliche Einstellungen Startverhalten

1. Single-Sign-On bedeutet, dass Sie mit Ihrer Windows-Kennung auch in work4all angemeldet werden. Beachten Sie bitte, dass diese Startvariante nur dann funktioniert, wenn Ihr work4all-Anmeldename mit dem WindowsNamen übereinstimmt. 2. Wenn Sie die Anmeldemaske als Startverhalten wählen, gelangen Sie direkt in die Anmeldemaske von work4all. Sollte Ihr work4allAnmeldename von Ihrem Windows-Namen abweichen, müssen Sie auf jeden Fall diese Startvariante wählen.

Desktophintergrund

Desktophintergrund im leeren Schreibtisch ein- und ausschalten.

Letzte Treffer

Anzahl der letzten Treffer für Kunden, Lieferanten und Projekte im Schreibtisch.

Drag&Drop

Hier können Sie verschiedenen Einstellungen für die Drag&Drop-Zuordnung von Dateien in work4all vornehmen.

Sonstiges

Hier können Sie verschiedene Maskenoptionen ein- und ausschalten.

Oberfläche

Maximale Anzahl Datensätze

Gewünschte Anzahl maximaler Datensätze

Dokumente

Option Kopieren/Archivieren als Standard setzen.

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Persönliche Einstellungen

E-Mail-Einstellungen

In den persönlichen E-Mail-Einstellungen legen Sie Ihre Sende- und Importoptionen fest: SMTP/IMAP

Sollten Sie eine POP-E-Mail-Adresse (z.B. web, gmx, freenet, T-Online etc.) besitzen, wählen Sie den ersten Punkt SMTP/IMAP. Alle anderen Einstellungen zu SMTP/IMAP müssen sie in Ihrer Benutzermaske vornehmen. Unter der Registerkarte Allgemeines tragen Sie bitte die E-MailAdresse ein, die Sie nutzen wollen. Dann klicken Sie auf den Button SMTP&IMAP. Dort tragen Sie alle notwendigen Daten ein. Um sicher zu gehen, dass alle Eingaben stimmen, können Sie von dieser Maske heraus eine Test-Email an die von Ihnen eingegebene E-Mail-Adresse schicken. Sobald Sie eine E-Mail versenden, werden Sie nach dem Passwort (für die Anmeldung an das E-MailPostfach) gefragt. Sollten Sie das Häkchen bei Passwort merken gesetzt haben, merkt sich work4all das Passwort nach der ersten Eingabe. Wenn Sie Outlook oder einen Exchange Server in Verbindung mit Outlook verwenden, klicken Sie auf die nächste gleichnamige Option.

Outlook/Exchange

Outlook-Objekt-Modell: Hier wird zum Versenden einer E-Mail die Programmierschnittstelle von Microsoft Outlook verwendet. Dies funktioniert natürlich nur, wenn Sie Outlook installiert haben (kein Outlook Express!). MAPI: Diese Schnittstelle ist eine Standardschnittstelle

für spezielle E-Mail Programme. Wenn Sie das Sendeverhalten auf MAPI umstellen wird das Standard-E-Mail-Programm genutzt, welches Sie unter Systemsteuerung Internetoptionen in der Registerkarte Programme eingestellt haben. Tobit: Hier setzen Sie Ihre Markierung, wenn Sie Tobit

als E-Mail-Client nutzen.

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Persönliche Einstellungen

Import-Optionen

Setzen Sie bei der Kennzeichnung das Häkchen, damit Ihre zugeordneten E-Mails innerhalb des Outlook-E-Mail-Clients ein rotes Markierungsfähnchen erhalten.

Telefonie-Einstellungen Persönliche Einstellungen in Bezug auf Ihre Telefonanlage. Bitte sprechen Sie uns für eine individuelle Konfiguration an!

CRM

Aufgaben

Die Anzahl der Aufgaben die auf Ihrem Schreibtisch erscheinen sollen.

Eigene Vorlagen

Hier können Sie eine Liste Ihrer Vorlagen erstellen, eine eigene Zieldatei auswählen und die Vorlagen wieder löschen.

Termine

Zum Einstellen der Arbeitszeit zur Hilfe beim Eintragen von Terminen.

TerminSynchronisation

Ihre Termine können Sie mit Outlook oder Tobit synchronisieren

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Persönliche Einstellungen

Projekt In der linken unteren Ecke wählen Sie den Projekt-Bereich. Über die beiden Schaltflächen rechts oben werden neue Projekte hinzugefügt, abgeschlossene und veraltete Projekte langfristig gelöscht, falls deren Daten irgendwann überhaupt nicht mehr von Relevanz sind.

ERP Positionen

In kfm. Dokumenten haben Sie die Möglichkeit, Stücklisten einzufügen. Hierüber können Sie die ausgewählte Auflösungsform der Stückliste zurücksetzen auf die Standardeinstellung.

Lagerbuchung

Hier können Sie Einstellungen über das automatische Ausbuchen von Artikeln vornehmen.

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Benennungen Dieses Infoblatt handelt von Benennungen von Angeboten, Projekten, Kunden, Tickets usw. Kompliziertes Thema … schon die Benennung des Infoblatts fällt schwer . Zur Verdeutlichung der Thematik folgende exemplarische Geschichte: Sie verwalten Projekte und mehrere Mitarbeiter legen tagtäglich Projekte an. Jedes Projekt initiiert auch ein Verzeichnis gleichen Namens. Ein Blick in die Verzeichnisliste macht das Problem sofort deutlich:

Kollege 1 benutzt gerne Unterstriche, Kollege 2 nicht, Kollege 3 macht es wiederum anders. Man kann die Regeln zwar definieren, aber viele unserer Kunden haben dieses kleine ärgerliche Problem: „Können wir das nicht einheitlich und schön machen?“

Kann work4all Ihnen da helfen? Natürlich kann work4all das! Lernen Sie im nächsten Abschnitt die unterschiedlichen Varianten von Hilfestellungen kennen. Im Wesentlichen hilft work4all durch die aus Windows bekannte Autocomplete-Technik: Sie tippen los und das Programm macht Vorschläge, die so beginnen. Haben Sie beschlossen, Ihre Projekte nach der Logik [Kundenname in Großbuchstaben, höchstens 10 Zeichen] [Leerzeichen] [Inhalt] zu benennen, erscheint beim zweiten Projekt für diesen Kunden der bekannte Vorschlag des ersten Projekts. Niemand wird somit auf die Idee kommen, andere Varianten einzuführen. Natürlich müssen Sie die gewünschten Regeln Ihren Kollegen mitteilen und die (ersten) Daten auch entsprechend streng kontrollieren, sonst sind die Vorschläge von work4all nicht gut.

Welche Objekte werden benannt? Im Prinzip fast alle und nur manchmal klappt das vollautomatisch: Kunden und Lieferanten

Das Feld heißt in der Maske Kurzbezeichnung und wird automatisch durch die erste Firmenzeile, Ort ersetzt. Manchmal ist die erste Firmenzeile unzureichend („Friseursalon“) oder soll durch eine Abkürzung verbessert werden – dann greifen Sie von Hand ein und überschreiben die Kurzbezeichnung.

Artikel

Auch hier heißt das Feld Kurzbezeichnung, aber das Verhalten ist nicht so wie in der Kundenmaske: Sie schreiben den Kurztext als allererstes in das Feld und ergänzen anschließend (evtl.) den Langtext.

Projekte

Hier heißt das Feld Bezeichnung und work4all hilft Ihnen bei der Formulierung. Tippen Sie den/die ersten Buchstaben, erscheint die Vorschlagsliste. Sie sehen den ganzen Text der vorhandenen Projekte und können sich beim Schreiben an die Schreibweise Ihres Vorgängers anpassen.

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Benennungen

Tickets

Hier erscheint ebenfalls eine Vorschlagsliste, die auf folgende Art und Weise intern erzeugt wird: work4all sucht aus den letzten 500 Ticket-Titeln nur das erste Wort und auch dies nur, wenn dieses Wort GROSSGESCHRIEBEN wurde. Sie ergänzen daraufhin das erste Wort durch eine Zusammenfassung des Inhalts:

Termine Telefonate Notizen Aufgaben

Hier heißt das Feld Betreff/Inhalt und kann durch Klick des Anwenders im Verhalten beeinflusst werden:

Damit füllt sich die Titelzeile dann automatisch. Besonders bei Terminen ist dies wichtig, da dieser Text in der Regel auch das Einzige ist, was zum Beispiel auf dem synchronisierten Kalender in Outlook übrigbleibt. Zusätzlich noch folgender Hinweis: Benutzen Sie die Themen in diesem Bereich, wird der Begriff des Themas automatisch in das leere Feld Betreff/Inhalt geschrieben. Diese (Basis)-Bezeichnung können Sie beliebig ergänzen, haben aber immer noch den Zusammenhalt der einzelnen Objekte. Beispiel: Wir haben für die Telefonnotizen ein Thema „ERSTKONTAKTGESPRÄCH“ definiert, das wir beliebig ergänzen, wenn es zum Titel wird. Oft ist aber auch schon die Überschrift alleine sinnvoll. Ruft man nun einen Interessenten auf, wird man (im Vertrieb) immer dieses Telefonat „suchen“, weil hier meist die wichtigen Dinge zu finden sind (im Gegensatz zu einem reinen Support-Telefonat). Angebote Aufträge Lieferscheine Rechnungen Bestellungen

In dieser Maske ist ein geordnetes, einheitliches Verfahren am Schwierigsten, da Sie ja sehr unterschiedliche Produkte/Dienstleistungen verkaufen und diese sich auch noch mischen. Deshalb wiederum im Standard Autocomplete mit KomplettVorschlägen:

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Benennungen

Vorteil: Der Anwender erkennt die benutzten Varianten und passt sich (hoffentlich) der Schreibweise und dem logischen Aufbau an. Unser Screenshot zeigt auch eine Besonderheit: Wir schreiben das erste Wort GROSS – so wird kein Trenner zum Rest der Bezeichnung benötigt. Auf der rechten Seite kann Ihr Administrator durch einen Klick auf das kleine Pünktchen zudem das Verhalten des Autocomplete verändern:

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Pflichtfelder generieren Pflichtfelder sind Formularfelder, die vom Ersteller ausgefüllt werden müssen. So ist sichergestellt, dass wichtige Daten erfasst werden, denn der Benutzer kann die Maske nicht speichern, solange nicht alle Pflichtfelder ausgefüllt sind. Sie erkennen Pflichtfelder am roten Sternchen .

Pflichtfelder in der Kunden- und Lieferantenmaske Adressdaten

Beim Anlegen einer neuen Adresse ist der Firmenname standardmäßig als Pflichtfeld generiert.

Die Gruppe können Sie durch Klick auf den Namen zum Pflichtfeld machen. Möchten Sie einen Kunden speichern, dem Sie keine Gruppe zugeordnet haben, erinnert sie work4all an die Zuordnung.

Die Ust.-IdNr. wird zum Pflichtfeld, wenn Sie die steuerliche Behandlung des Kunden auf EU umstellen. Mit Klick auf Ust. IdNr. können Sie dieses Verhalten einstellen. Die Ansicht finden Sie in der Registerkarte ERP im Bereich Konditionen/Steuer etc. Kategorien

Beim Anlegen einer Oberkategorie können Sie diese zur Pflichtkategorie für Kunden und/oder Lieferanten machen. Legen Sie anschließend einen neuen Kunden oder Lieferanten an und ordnen Sie diesem die Pflichtkategorie nicht zu, erinnert Sie work4all nochmal daran. Erst nachdem Sie eine Kategorie dieser Oberkategorie zugeordnet haben lässt sich der Kunde speichern.

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Pflichtfelder generieren

Pflichtfelder in CRM-Aktivitäten Für CRM-Aktivitäten wie Aufgaben, Telefonate, Termine etc. lassen Sich folgende Pflichtfelder generieren. Das Feld Betreff ist standardmäßig ein Pflichtfeld und setzt sich individuell aus der eingestellten Bezeichnung zusammen.

Das Feld Projekt können Sie für jede CRM-Aktivität einzeln zum Pflichtfeld machen. Machen Sie beispielsweise in der Aufgabenmaske das Projekt zum Pflichtfeld, wird die Einstellung für nachfolgende Aufgaben gemerkt, lässt sich aber für jedes einzelne Objekt neu umstellen. In anderen CRM-Aktivitäten kann diese Einstellung, unabhängig voneinander, vorgenommen werden. Die Zuordnung zu einem Thema lässt sich ebenfalls zum Pflichtfeld generieren. Die Themenzuordnung ist dann in allen CRM-Aktivitäten (Aufgabe, Telefonate und Termin) ein Pflichtfeld.

Pflichtfelder in der Artikelmaske Folgende Felder können Sie in der Artikelmaske zum Pflichtfeld machen: Der Kurztext ist standardmäßig als Pflichtfeld generiert.

Auswahl der Gruppenzuordnung als Pflichtfeld.

Zuordnung zur Kostenstelle zum Pflichtfeld in Registerkarte Sonstiges.

Pflichtfelder in ERP-Dokumenten In den ERP-Dokumenten (Angebote, Rechnungen, Bestellungen usw.) lassen sich folgende Pflichtfeldern generieren. Die Einstellungen gelten nur für die jeweilige Auftragsform und werden für das Anlegen eines neuen Dokuments gespeichert. Mit Rechtklick aktivieren Sie Projekt zum Pflichtfeld.

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Pflichtfelder generieren

Haben Sie die Projektvorgangszuordnung aktiviert, lassen sich auch die Vorgänge einstellen.

Mit Rechtsklick auf Kostenstelle können Sie auch dieses Feld zum Pflichtfeld machen.

Im Eingabebereich der Masken unter der Registerkarte Allgemeines lässt sich das Feld Liefertermin zum Pflichtfeld generieren. Ggf. hat dieses Feld bei Ihnen eine andere Beschriftung.

Besonderheiten Für die Auftrags- und Eingangsrechnungsmaske lassen sich in den Generellen Einstellungen weitere Pflicht-Einstellungen vornehmen. Für die Auftragsmaske: Variablenname: Zwingende Umsatzplanung, Wert1: -1. Bei Auftragserstellungen werden Sie immer aufgefordert einen Liefertermin einzutragen. Anhand des Liefertermins und der Summe des Auftrags wird dann automatisch ein Umsatzplan erstellt. Für die Bestellmaske: Variablenname: Zwingende Kostenplanung, Wert: -1 Für Eingangsrechnungen: Variablenname: Zwingende Kostenstelle bei Eingangsrechnungen, Wert1: -1 Variablenname: Zwingendes Sachkonto bei Eingangsrechnungen, Wert1: -1 Der Wert -1 aktiviert die jeweilige Einstellung. Die aufgeführten Felder werden zu Pflichtfeldern.

Pflichtfelder in der Projektmaske Wenn Sie ein Projekt anlegen haben Sie die Möglichkeit Pflichtfelder zu generieren. Die Einstellungen werden beim Anlegen eines weiteren Projekts gespeichert. Machen Sie hier das Feld Kostenstelle zum Pflichtfeld.

In den Generellen Einstellungen können Sie Projektstatus eintragen. Mit Rechtsklick können Sie den Status zum Pflichtfeld machen.

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Pflichtfelder generieren

Auch die Art lässt sich in den Generellen Einstellungen pflegen und in der Projektmaske zum Pflichtfeld generieren.

Möchten Sie das Projekt zwingend einer Gruppe zuordnen, machen Sie hier die Einstellung.

Pflichtfelder in der Wartungsmaske Wenn Sie mit Wartungsverträgen arbeiten, haben Sie auch hier die Möglichkeit Pflichtfelder einzustellen. Das Feld Bezeichnung ist standardmäßig ein Pflichtfeld. Ist hier nichts eingetragen, kann die Maske nicht gespeichert werden.

Die Vertragsnummer ist ein alphanumerisches Feld, in welches Sie die Nummer des Vertrags eintragen, falls es so etwas in Ihrer Organisation gibt.

Im Laufe der Entwicklung werden immer weitere mögliche Einstellungen dieser Art hinzukommen. Wenn Sie also etwas in dieser Richtung vermissen, probieren Sie einfach mit Klick/Rechtsklick auf die jeweiligen Bezeichnungen aus!

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Ticketverwaltung Das Ticketsystem ist ein recht neuer Begriff. Auch Begriffen wie „Kundenservice-“, „Helpdesk-“ oder „Beschwerdemanagement“-Systemen begegnet man in diesem Zusammenhang. Wikipedia erklärt das Ticket mit „einer Kundenanfrage in einem Trouble-Ticket-System“. Also, zusammengefasst: Der Kunde hat ein Problem und Sie als Dienstleister müssen es lösen. Das Ticketsystem verwaltet das Ticket von der Problemstellung bis hin zur Lösung. In diesem Kapitel erläutern wir das Verwalten eigener Tickets im Umfeld Ihrer Produkte und Dienstleistungen. Dazu ist im Vorfeld ein wenig Konfiguration notwendig, weshalb sich dieses Kapitel ebenfalls an Administratoren richtet. Für diese Fälle wurde die Zeiterfassung mit in die Ticketmaske integriert! Beispiel: Ein Systemhaus verwaltet Reklamationen mit Hilfe von Tickets. Kunden rufen an wegen defekter Hardware, die dann in Form eines Tickets in work4all erfasst wird. Im weiteren Verlauf dieses Reklamationsfalls benötigt das Systemhaus nicht nur die Beschreibung selbst, sondern für die Rechnungsstellung auch eine Information darüber, wie viel Aufwand seine Mitarbeiter für die Behebung des Fehlers betrieben hat.

Tickets im Infofenster anlegen Das Ticketfenster kann auch von Ihrem Administrator erstellt werden. Zum Erstellen eines neuen Tickets klicken Sie auf das Plus im Infofenster Tickets. Alternativ lässt sich ein neues Ticket auch innerhalb von work4all mit Strg+Shift+T erstellen. Ist kein Kunde auf dem Schreibtisch geöffnet, öffnet sich ein leeres Ticket.

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Ticketverwaltung

Die einzelnen Datenfelder Wenn Sie mit dem Projektmodul arbeiten können Sie direkt im Ticket Zeiten erfassen. Für weitere Informationen lesen Sie bitte das Kapitel Zeiterfassung für Tickets im Projekt-Handbuch. Allgemeines

Im linken, oberen Bereich sehen Sie die Ticketnummer und einige Informationen über den Kunden: -

Informationen über einen Wartungs-/Servicevertrag Offene und Fällige Posten Umsatz des aktuellen und des Vorjahres

Ihr Ticket nach Word exportieren. Eine weitere Möglichkeit ein Ticket zu drucken gibt es über das DateiMenü. Dort können Sie das Ticket über den Report Einzelticket öffnen und drucken.

Diese Funktionen senden eine Benachrichtigung zum Ticket per E-Mail an den Kunden oder Kollegen. Nähere Informationen finden Sie in dem nachfolgenden Abschnitt Ticketbenachrichtigungen.

Firma

Der Firmenname und der Ansprechpartner sollten bereits eingetragen sein, er kommt aus Ihren Mandanten-Daten.

Projekt

Für den Fall, dass Sie ein Projekt zuordnen möchten, steht das darunterliegende Feld zur Verfügung.

Auftrag / Position

Ordnen Sie dem Ticket ein Auftrag und eine entsprechende Position zu. Beim Erfassen von Zeiten auf das Ticket wird dem Zeiteintrag automatisch die Auftragsbestätigung zugeordnet. In der Kostenliste im Projekt kann dann nach dem Auftrag gefiltert werden.

Titel

Geben Sie hier eine möglichst eindeutige Überschrift ein, so dass der Bearbeiter sofort versteht, worum es geht.

Ticketbeschreibung

Beschreiben Sie Ihr Problem oder den Wunsch möglichst genau.

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Ticketverwaltung

Neuer Vorgang

Das Erfassen von Vorgängen ist in diesem Bereich möglich. Weitere Details zu den Vorgängen lesen Sie den Abschnitt Registerkarte Bearbeitung.

Lösung

Jedes Ticket enthält neben der Problembeschreibung auch den empfohlenen Lösungsweg. So kann bei ähnlich Supportfällen darauf zurückgegriffen werden.

Art, Kategorie 1 und 2

Vordefinierte Ticketarten und Kategorien können zugeordnet werden und das Filtern in der Ticketliste erleichtern (Tabellen in den Generellen Einstellungen). Als Administrator können Sie per Klick auf die Feldbezeichnung die Betitelung ändern. Standardmäßig ist Art ein Pflichtfeld, da die Ticketart ja maßgeblich für die Ticketliste ist. Per Klick auf Art kann das Pflichtfeld vom Administrator deaktiviert werden.

Erstelldatum und Uhrzeit

… werden automatisch ausgefüllt.

Erstellt durch

Ersteller ist derjenige, der das Ticket angelegt hat. Er wird links unten in der Maske angezeigt.

Wiedervorlage

Das Datum können Sie manuell eintragen, wenn Sie das Ticket erneut bearbeiten möchten. Nach diesem Datum können Sie in der Ticketliste filtern. Über die Priorität entscheiden Sie je nach Dringlichkeit selbst.

Die Checkliste lässt sich in den Generellen Einstellungen erstellen. Mit Klick auf Checkliste öffnen diese sich.

Bearbeitungshinweise

Die Bearbeitungshinweise zeigen alle Änderungen die an dem Ticket vorgenommen wurden. Einige Einträge, wie die Statusänderung oder die Zuweisung an einen Mitarbeiter, werden vom System automatisch erstellt. Außerdem werden alle manuell erfassten Vorgänge in der Liste mit dargestellt. Die Liste ist chronologisch absteigend nach Uhrzeit und Datum sortiert. Je nach Einstellung werden die verschiedenen Bearbeitungshinweise farbig dargestellt. Blaue Einträge zeigen die Anlage eines Tickets oder Änderungen des

Status. Ist ein Vorgang grün hinterlegt wurde der Status des Tickets auf erledigt gesetzt.

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Ticketverwaltung

Über den Button unter den Bearbeitungshinweisen können Sie noch diverse Einstellungen vornehmen. Bilder anzeigen: Zeigt Mitarbeiterfotos an, sofern hinterlegt. Gruppendarstellung: Gruppiert Bearbeitungshinweise nach Wochen und Monaten, wenn es Vorgänge gibt die weiter in der Vergangenheit liegen. Farbige Darstellung: Zeigt Vorgänge farbig an, wie oben beschrieben.

Weitere Details über die Zeiterfassung im Ticket erhalten Sie im Infoblatt Zeiterfassung für Tickets im Projekthandbuch.

Mitarbeiterzuordnung eines Tickets Die Mitarbeiterzuordnung für Tickets ist in work4all in zwei Bereiche unterteilt. Jedes Ticket steht für eine Kundenanfrage. Hierbei kann es sich um Probleme, Reklamationen, aber genauso um Kaufanfragen oder Erweiterungswünsche Ihrer Kunden handeln. Je nach Arbeitsweise kann es sinnvoll sein, eine weitere Instanz zur Überprüfung/Qualitätssicherung einzurichten. Sollten Sie diese nicht benötigen, können Sie auch nur mit dem ersten Zuordnungsfeld arbeiten. Ordnen Sie hier dem Ticket einen Bearbeiter zu. Die Kundenanfragen werden aufgenommen und müssen anschließend von einem Mitarbeiter im Kundensupport weiterbearbeitet werden. Dafür steht hier das erste Zuordnungsfeld zur Verfügung. Mit Klick auf Keine Zuweisung öffnet sich eine Mitarbeiterliste, aus der Sie den Bearbeiter auswählen können. Haben Sie dann einen Mitarbeiter zugeordnet, erscheint neben dem Namen ein Sternchen. Mit Klick auf das Stern-Symbol können Sie diesen Mitarbeiter als Standardmitarbeiter für neue Tickets auswählen. Mit einem Klick auf das Wort Bearbeiter haben Sie die Möglichkeit die Bezeichnung zu ändern. Hier können Sie einen weiteren Mitarbeiter zuordnen. Als weitere Instanz ist die Qualitätssicherung für die Prüfung und Kontrolle der erledigten Tickets zuständig. Die Qualitätssicherung überprüft z. B. Bearbeitung und Lösungswege des Tickets, kontrolliert Reklamationsvorgänge, sammelt systematische Reklamationen oder testet Produkte und Dienstleistungen, die durch Kundenanfragen verbessert oder neu entwickelt wurden. Die Zuordnung zur Qualitätssicherung kann direkt bei Erstellung des Tickets gemacht werden oder bei Bedarf vom Bearbeiter gesetzt werden, wenn er sein Ticket an einen Mitarbeiter der Qualitätssicherung übergeben möchte. Mit einem Klick auf Qualitätssicherung können Sie die Bezeichnung ändern.

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Ticketverwaltung

Einstellung zum Status der Bearbeitung und der Qualitätssicherung. Bei Neuerstellung stehen beide Status auf Offen. Sobald ein Ticket auf erledigt gesetzt wird, wird das aktuelle Datum und die Uhrzeit angezeigt. Mit einem Klick auf das Datum öffnet sich ein Kalender für mögliche Änderungen.

Termin für Mitarbeiter eintragen. Mit Klick auf das markierte Symbol öffnet sich die Terminmaske, in der Standard-Informationen zum Ticket bereits erhalten sind.

Ticket einem Artikel zuordnen Verwalten Sie z.B. über die Tickets Ihre Reklamationen, können Sie dem Vorgang den beanstandeten Artikel zuordnen. Die Artikelauswahl lassen Sie sich über die kleine markierte Schaltfläche einblenden.

Anschließend wird die Artikelzuordnung in der Ticket-Maske angezeigt. Über die Schaltfläche mit den drei Pünktchen lässt sich der betroffene Artikel aus der Artikelliste hinzufügen/entfernen.

Über das Symbol Angebot/AB können Sie Ihr Ticket in ein Angebot oder eine Auftragsbestätigung umwandeln. Die Kundenzuordnung des Tickets wird in das Dokument übernommen, auch die Problembeschreibung des Tickets kann in den Kopftext übertragen werden. In der letzten Spalte können Sie einen Artikel voreinstellen, der direkt in das Angebot transferiert wird. Mit Klick auf den Artikel öffnet sich die Artikelliste, und Sie können einen neuen Artikel auswählen.

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Ticketverwaltung

Registerkarte Bearbeitung

In der Registerkarte Bearbeitung können Sie einige zusätzliche Angaben zu Ihrem Ticket machen Über diese Schaltflächen -

Registerkarte Bearbeitung Klick auf Neu im Bereich Vorgänge Registerkarte Bearbeitung + Zeichen bei den aufgelisteten Vorgängen Registerkarte Allgemeines Tab neuer Vorgang

können Sie Vorgänge und Bearbeitungshinweise hinterlegen. Einige Vorgänge, wie Statusänderungen und die Zuweisung an Mitarbeiter, werden automatisch erstellt. Beim Klick auf Neu oder auf + in der Registerkarte Bearbeitung wird eine neue Zeile in der Vorgangsliste produziert, die Sie dann manuell bearbeiten können. Um eine Zeile zu löschen, markieren Sie diese und klicken Sie auf das Löschen-Symbol im Bereich Vorgänge. Das Symbol [2] steht für eine Änderung des 2. Bearbeiters der Qualitätssicherung. Von hier haben Sie direkten Zugriff auf die Zeiterfassung. Mit Klick auf Neu oder das Plus öffnet sich die gewohnte Maske der Zeiterfassung.

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Ticketverwaltung

Der Eintrag wird Ihnen dann in der zweiten Tabelle im mittleren Maskenbereich angezeigt. Um einen bestehende Eintrag zu öffnen oder zu löschen, markieren Sie den Eintrag und klicken Sie auf die entsprechende Schaltfläche. Über den oberen gelben Bereich lassen sich ebenfalls Zeiten zum Ticket erfassen ohne dafür die Maske öffnen zu müssen.

Um eine Aufgabe zum Ticket zu erfassen klicken Sie auf Neu oder das Plus am rechten Bildschirmrand. Ticketnummer und Problembeschreibung werden direkt mit in die Aufgabe übernommen. Die erstellten Aufgaben werden Ihnen in der unteren Tabelle angezeigt. Hier können Sie direkt aus dem Ticket Termine erstellen. Die Ticketnummer und Vorgänge werden in den Termin übernommen.

Registerkarte Anhang Zum besseren Verständnis und zur Veranschaulichung Ihres Tickets haben Sie hier die Möglichkeit Dokumente und Bilder einzufügen. Im oberen Bereich der Maske stehen Ihnen dieselben Funktionen wie in der ersten Registerkarte zu Verfügung. Mit dem Snipping-Tool können Sie Bildschirmabschnitte ganz oder teilweise abfotografieren. Klicken Sie auf die markierte Schaltfläche. Es öffnet sich ein kleines Fenster indem Sie noch diverse Einstellungen vornehmen können.

Daraufhin können Sie mit der Maus Bildschirmabschnitte ausschneiden, kopieren und über die zweite Schaltfläche als Anhang in die Maske einfügen.

Haben Sie über das Snipping-Tool oder an anderer Stelle eine Bilddatei kopiert, können Sie diese über die nebenstehende Schaltfläche einfügen.

Über das + fügen Sie eine Datei ein, über das – können Sie diese wieder löschen.

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Ticketverwaltung

Über die Anzeige-Optionen können Sie Ansicht Ihrer DateiSymbole ändern.

Mit Rechtsklick auf einen Anhang können Sie diesen auch beliebig auf Ihrem Computer abspeichern. Die Ansichtsart Ihrer Anhänge kann hierüber auch geändert werden.

Registerkarte Individuell Hier erscheinen Ihre vordefinierten individuellen Felder. Sie können diese individuellen Felder in der Ticketliste als zusätzliche Spalten ein-und ausblenden und danach filtern.

Die Ticketliste Die Ticketliste bietet einen Überblick über alle erfassten Tickets. Über unterschiedliche Filtermöglichkeiten und Einstellungen können Sie die Liste entsprechend anpassen. Die Liste lässt sich über unterschiedliche Wege öffnen: -

Mit Klick auf das Wort Ticket im Infofenster. Über Rechtsklick im leeren Schreibtisch. Über die Tastenkombination Alt+T .

In den Tagesinformationen haben Sie eine Übersicht über Ihre Tickets die Offen oder in Bearbeitung sind. Mit einem Klick öffnet sich die Liste.

Befindet sich ein Ticket gerade in der Bearbeitung, wird es in der Ticketliste mit der Farbe Orange hinterlegt. Versucht man trotzdem das Ticket per Doppelklick zu öffnen, bekommt man den Hinweis,

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Ticketverwaltung

wer gerade das Ticket bearbeiten. Eine gleichzeitige Bearbeitung desselben Tickets ist somit unmöglich.

Funktionen Über diese Schaltfläche öffnen Sie den Kundenschreibtisch des aktuell markierten Tickets. Über die grüne Schaltfläche aktualisieren Sie die Ansicht. Über das Filter-Symbol können Sie alle gesetzten Filter wieder entfernen. -

Neues Ticket erstellen

Ticket öffnen Ticket löschen Export der Ticketliste nach Word und Excel Ein- und ausblenden von Spalten in der Liste Weitere Filtermöglichkeiten

Stellen Sie hier die Suchoptionen ein. work4all sucht standardmäßig in Inhalten der sichtbaren Spalten. Zusätzlich gibt es die Suche in der Problembeschreibung und in der Lösung. Wenn Sie nur die sichtbaren Tickets durchsuchen möchten, klicken Sie die untere Option an. Per Doppelklick auf ein Ticket in der Liste öffnet sich die Ticketmaske und Sie können das Ticket wie gewohnt bearbeiten. Den Status können Sie auch innerhalb der Ticketliste verändern. Tätigen Sie dazu auf dem Ticket in der Liste einen Rechtsklick, dessen Status geändert werden soll.

Filtermöglichkeiten Zeitraumfilter: Filtern der Ticketliste nach Zeiträumen.

Der Zeitraumfilter bezieht sich auf das Wiedervorlage-Datum und nicht auf das Erstelldatum des Tickets. Um die Ticketliste nach dem Datum zu filtern an dem es erledigt wurde, müssen Sie die untere Option anhaken.

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Ticketverwaltung

Der Statusfilter steht für beide Bearbeitungsstufen des Tickets zur Verfügung. Per Klick auf Alle öffnet sich die Auswahlliste, in der nach Status gefiltert werden kann. Die Ansicht aktualisiert sich sofort. Beispiel: Sie möchten als Mitglied der Qualitätssicherung alle Tickets sehen, die bereits bearbeitet wurden und Ihnen somit zur weiteren Kontrolle zur Verfügung stehen. Filtern Sie also alle Tickets, die im Bereich Qualitätsmanagement auf Offen stehen und in der Bearbeitung Erledigt sind.

Ein auf erledigt gesetztes Ticket wird in der Ansicht durchgestrichen. In der Statusauswahlmaske können Sie entscheiden nach welchem Bearbeitungsschritt das Ticket durchgestrichen wird. Setzen Sie das Häkchen im Statusbereich der Bearbeitung, wird das Ticket durchgestrichen, sobald die Bearbeitung den Status des Tickets auf erledigt geändert hat, auch wenn es für die Qualitätssicherung noch offen ist.

Alle Spalten können in der Liste auf- oder absteigend sortiert werden. Klicken Sie dazu einfach auf die Spaltenüberschrift. Es erscheint ein grauer Pfeil, der anzeigt, dass Ihre Liste nach diesem Merkmal sortiert ist. Mit erneutem Klick auf den Pfeil können Sie zwischen auf- und absteigender Sortierung wechseln.

Zusätzlich haben Sie in alle Spalten die Möglichkeiten nach Inhalten zu filtern. Möchten Sie Ihre Liste z.B. nach einem bestimmten Kunden sortieren, klicken Sie auf das Filtersymbol. Das Symbol erscheint, sobald Sie die Maus über einen Spaltenkopf halten. Es öffnet sich eine Liste mit allen Kunden, die gerade in der Liste zu sehen sind. Wählen Sie einen Kunden aus, und die Liste wird sofort nach diesem Kunden gefiltert. Haben Sie eine Spalte nach einem Merkmal gefiltert, wird diese durch das Filtersymbol gekennzeichnetMöchten Sie den Kundenfilter entfernen oder einen anderen Kunden auswählen, klicken Sie erneut auf den Filter und es wird Ihnen neben der Kundenliste die Option Alle angezeigt.

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Ticketverwaltung

Mit Rechtsklick auf eine Spaltenüberschrift gibt es noch diverse Filter und Einstellungsmöglichkeiten.

Statistiken Im Statistikbereich wird Ihnen die Anzahl der dargestellten Tickets angezeigt. Außerdem zeigt work4all hier eine Statistik all Ihrer offenen Tickets sortiert nach Ihren Kategorien. Hier werden die Tickets betrachtet, die im Zuordnungsfeld Bearbeitung noch den Status Offen haben. (Zeile S1 in der Liste)

Eigene und allgemeine Filter erstellen Ihre gewählten Filter und Einstellungen lassen sich hier dauerhaft speichern. Als Bearbeiter möchten Sie beispielsweise immer einen Überblick über Ihre noch offenen Tickets haben oder Sie möchten immer über Kundenwünsche oder Reklamationstickets informiert sein. Filtern Sie also die Ticketliste wie gewünscht und speichern Sie die Einstellungen über das Speichern-Symbol ab, nachdem Sie einen Namen für Ihren Filter eingetragen haben. Wenn Sie einen allgemeinen Filter erstellen möchten, setzen Sie den Haken Filter für alle Benutzer sichtbar. Der Filter ist dann für alle in der Ticketliste zu sehen. Ihre Filter werden dann im linken Bereich der Maske angezeigt. Mit Doppelklick auf ein Profil aktualisiert sich die Ticketliste nach den jeweiligen Profileinstellungen.

Die Vorschau Im unteren Bereich sehen Sie für das aktuell ausgewählte Ticket eine Vorschau mit den wichtigsten Daten. Bei jedem Klick auf ein anderes Ticket aktualisieren diese sich.

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Ticketverwaltung

Im linken Bereich der Vorschau werden Ihnen Ticketnummer und Titel des Tickets angezeigt. Darunter sehen Sie die Problembeschreibung und Lösung des Tickets. Der aktuelle Bereich wird in einem dunkleren Blauton dargestellt. Das grüne Häkchen zeigt, dass hier bereits eine Eingabe gemacht wurde. Mit Klick auf die Überschriften wechseln Sie die Ansicht. Von hier aus können Sie Problembeschreibung und Lösung bearbeiten. Sobald Sie im Textbereich eine Eingabe machen, wird Ihnen rechts ein Speichern-Symbol angezeigt. Auf der rechten Seite sehen Sie neben dem Erstelldatum, dem Ersteller und dem Bearbeiter auch den aktuellen Status der Bearbeitung.

Im Bereich Bearbeitungshinweise sehen Sie alle Vorgänge des Tickets. Vorgänge in [ ] wurden vom System automatisch generiert. Vorgänge können in der Registerkarte Bearbeitung in der Ticketmaske erstellt und bearbeitet werden. Ist beim Kunden eine Liefersperre eingetragen, ist das in der Ticketliste durch ein rotes Warndreieck zu erkennen.

Funktionen im Ticket-Infofenster Mit Rechtsklick auf ein Ticket im Infofenster können Sie eine Aufgabe oder eine Benachrichtigung zu Ihrem Ticket erstellen oder das Ticket von hier aus auf Erledigt setzen.

Bei einmaligem Klick auf ein Ticket öffnet sich der Tooltip mit allen wichtigen Informationen zum Ticket.

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Ticketverwaltung

E-Mails in Tickets umwandeln Der nachfolgende Vorgang ist besonders nützlich, wenn Sie ein E-Mail-Postfach (wie bei uns [email protected]) eingerichtet haben. Im Nu sind aus eingehenden E-Mails Tickets erstellt. Sie empfangen eine E-Mail eines Kunden oder Lieferanten mit einer Reklamation, einer Beschwerde oder einem Wunsch, den Sie als Ticket verwalten möchten. Diese E-Mail ziehen Sie wie gewohnt in das E-Mail-Infofenster. Es öffnet sich das Fenster zum Zuordnen von E-Mails, in dem Sie an dieser Stelle ein neues Ticket erstellen können:

Klicken Sie dazu vor dem Speichern und schließen der E-Mail auf die Schaltfläche Neues Ticket. Beim Öffnen einer bereits zugeordneten E-Mail taucht diese Schaltfläche nicht mehr auf. Das Ticket öffnet sich. Dabei werden Kunde und Ansprechpartner über die Zuordnung in der E-MailMaske automatisch gefüllt. In der Problembeschreibung finden Sie die E-Mail des Kunden/Lieferanten wieder. Der Titel des Tickets beinhaltet nun den Betreff der E-Mail.

Erstellen eines Tickets aus einer E-Mail

Beim Kopieren einer E-Mail ins Infofenster Ticket wird der Inhalt der E-Mail in die Problembeschreibung des Tickets übernommen und im Anhang wird eine msg.-Datei der E-Mail zugefügt. Überflüssige Abstände und doppelte Zeilenumbrüche werden automatisch aus dem E-Mailinhalt entfernt. Bei bekannter E-Mailadresse wird der Kunden automatisch dem Ticket zugeordnet, ansonsten wird der im Schreibtisch geöffnete Kunde als Zuordnung vorgeschlagen. Beim Ticketsystem handelt es sich jedoch um ein Zusatzmodul!

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Ticketverwaltung

Ticketbenachrichtigungen Im Kopfbereich des Tickets (Rubrik E-Mail) stehen Ihnen verschiedene Varianten für Ticketbenachrichtigungen zur Verfügung. Diese Funktion wird zum Beispiel von uns benutzt, um Sie über den Stand eines Tickets zu informieren. Möchten Sie den Kunden oder Kollegen benachrichtigen?

Falls Sie Kollegen aus dem Bereich Alle Kollegen auswählen, bestätigen Sie Ihre Auswahl anschließend mit E-Mail aufrufen. Es gibt 3 Varianten: eine einfache und 2 ausführlichere Benachrichtigungen, entweder mit oder ohne Vorgangsdaten. Probieren Sie einfach aus, was für Ihre Zwecke am besten passt.

Vorgaben für Ticketbenachrichtigungen Die Vorlagen für Ticketbenachrichtigungen werden wie Mail-Vorlagen angelegt. Lesen Sie hierzu bitte zunächst das Kapitel Signaturen und E-Mail-Vorlagen. Kennzeichnen Sie die maßgebliche Mailvorlage mit der Option Standardvorlage für Ticketbenachrichtigung. Ihr Text wird dann unterhalb vom Lösungstext angefügt.

Standardmäßig werden die Ticketbenachrichtigungen mit der gleichen Signatur verschickt wie Ihre „normalen“ E-Mails. Möchten Sie die Ticketbenachrichtigungen mit einer allgemeinen Signatur, z. B. „Ihr Support-Team“ und der entsprechenden Mail-Adresse verschicken? So kann Ihr Administrator das über diese generelle Einstellung vorgeben:

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Ticketverwaltung

Variablenname: Standardabsender für Ticketbenachrichtigungen Wert1: -1 Wert2 ist die Mailadresse, in unserem Beispiel [email protected] Interne Ticketbenachrichtigungen an Kollegen werden standardmäßig nicht im Infofenster E-Mails gespeichert, sondern nur bei den Ticketanhängen. Über folgende Generelle Einstellung können Sie die Ablage bei den E-Mails einschalten: Variablenname: Ticketbenachrichtigungen als E-Mail speichern Wert1: -1 Bei den beiden Mailvarianten „Mit Vorgangsdaten“ bzw. „Ohne Vorgangsdaten“ wird der Name des Ticketbearbeiters bei „Beteiligt“ im Text der Mail angezeigt. Soll der Kollege dort namentlich nicht erwähnt werden, aktivieren Sie folgende Generelle Einstellung mit dem Wert1 „-1“: Variablenname: Ticketbenachrichtigungen ohne Bearbeiter

Eskalation von Tickets In work4all lassen sich auch Eskalationsstufen definieren. Was ist damit gemeint und wie verwendet man Eskalationsstufen? Eskalation hat im Bereich der Tickets mit Störungen zu tun, die sich auf herkömmlichem Wege nicht lösen lassen. Meist ist eine höhere Hierarchiestufe vonnöten. Die Eskalation wird dabei durchaus von der niedrigeren Hierarchiestufe erkannt und ausgelöst. Im Bereich von Software heißt Eskalation zum Beispiel: In der Software ist ein Fehler aufgetreten, der gefährlich ist und zu schweren Differenzen mit dem Kunden oder wirtschaftlichem Schaden beim eigenen Unternehmen oder beim Anwender der Software führen kann. So wird ein Ticket eskaliert: Bitte definieren Sie zunächst (als Admin) die Eskalationsstufen. Hier wiederum unsere eigene aktuelle Definition als Beispiel. Es gibt zwei Eskalationsstufen. Die erste bezieht sich auf Entwicklungs-Tickets (sog. Second-Level-Support), die zweite auf First-Level-Support. Für beide Stufen wurde ein anderer Verantwortlicher eingestellt. Dabei sind auch mehrere Personen möglich: Trennen Sie in diesem Fall die Adressaten durch Semikolon. Der Wert für Stunden ist rein informativ und hat im Programm keine Auswirkung. Nun veranlassen Sie die Eskalation durch Klick auf eine der beiden Eskalationsstufen, und das Ticket ist eskaliert!

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Ticketverwaltung

Benachrichtigung bei eskalierten Tickets Beim Speichern des Tickets wird nun eine Eskalations-Mail an den vorgesehenen Mitarbeiter erstellt. Vor dem Versenden lässt sich diese noch anpassen, der Empfängerkreis kann erweitert werden: In der Übersicht aller Tickets wird das eskalierte Ticket rot dargestellt:

Soll die Eskalation aufgehoben werden, öffnen Sie das Ticket und schalten die Eskalationsstufe wieder aus.

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XML Import für Tickets Unsere Ticketverwaltung (Zusatzmodul) erlaubt Ihnen das komfortable Erfassen von Vorgängen rund um Servicefälle. Es ist außerdem möglich, neue Tickets mit Hilfe einer .xml - Datei nach work4all zu importieren. Auf diesem Wege können Sie z. B. Supportanfragen, die über eine Internetseite erstellt werden, halbautomatisch in work4all übernehmen.

Integration in die Ticketmaske

Um Ihnen den Einstieg zu erleichtern, finden Sie in der Ticketmaske wie oben abgebildet die Möglichkeit, eine Beispieldatei für den Ticketimport zu erzeugen oder sich das XML-Schema für den Ticketimport zu erstellen. Das xsd-Schema beschreibt den Aufbau der Import-Datei. Jede xml-Datei, die Sie importieren möchten, muss nach diesem Schema aufgebaut sein. Geben Sie das Schema an den Dienstleister oder Mitarbeiter, der für die Erstellung der xml-Datei zuständig ist. Der Import von Ticket-.xml-Dateien erfolgt per Drag&Drop ins Ticket-Infofenster des entsprechenden Kunden oder auf den leeren Desktop.

Export der Beispieldateien Möchten Sie aus work4all Beispieldaten als .xml exportieren, öffnen Sie bitte ein beliebiges Ticket und wählen die erste Option Beispieldatei für Ticketimport anlegen. Es öffnet sich eine .xml Datei mit den relevanten Ticketdaten, die Sie zum Beispiel nutzen können, um das Ticket in ein anderes Ticketsystem zu importieren oder an Kollegen/Kunden zu verschicken:

Um das xsd-Schema zu erstellen, klicken Sie den Punkt XML-Schema Definition für Ticketimport erstellen an und es wird automatisch die Schema-Datei erzeugt. Möglicherweise weiß Ihr Computer nicht, mit welchem Programm die Dateien geöffnet werden sollen. Sie können beide Dateien mit Ihrem Standardbrowser öffnen.

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XML Import für Tickets

Aufbau und Beschreibung der xml-Datei anhand eines Beispiels:

Die Codierung der XML-Datei muss korrekt sein, sonst kommt es zu Fehlern.



Das Stamm-Element

Bankverbindung beim GAEB Import

Der Titel Ihres Tickets

Standardbankverbindung vom Kunden wird beim GAEB Import nicht übernommen

Die genaue Problembeschreibung

Fehler

Die Art Ihres Tickets

ERP

Kategorie 1

GAEB

Kategorie 2

Hausmann, Robin

Der Name des Mitarbeiters, dem das Ticket als erster Bearbeiter zugewiesen wird

Offen

Der Status, mit dem das Ticket angelegt wird

Lazarova, Niya

Der Name des Mitarbeiters, dem das Ticket als zweiter Bearbeiter zugewiesen wird

Offen

Status des Tickets für die zweite Bearbeitungsebene

2017-08-21T09:48:57.543

Datum und Uhrzeit des neuen Tickets

Normal

Die Priorisierung Ihres Tickets

HANNI und FANNI

Erste Firmenzeile

GmbH und Co. KG

Zweite Firmenzeile



Dritte Firmenzeile

Quietschweg 12 50858 Köln 35623

Falls vorhanden - die Kundennummer

Hanni

Ansprechpartner-Daten

Banani Qualitätssicherung Frau [email protected]

Hinweis: Für den Ticketimport ist eine korrekte Kundenzuordnung unerlässlich!

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XML Import für Tickets

Kunden-/Ansprechpartnerzuordnung des neuen Tickets Die Kundenzuordnung geschieht über das Feld , womit die Kundennummer gemeint ist. Wenn eine Kundennummer angegeben ist, ist die Kundenzuordnung eindeutig. Wenn keine Kundennummer angegeben ist (Zeile nicht vorhanden oder die Nummer ist 0), wird versucht über die Felder bis sowie die Felder , und die richtige Kundenzuordnung zu finden. Ist über den Kundennamen und ggf. die Adresse kein eindeutiger Eintrag zu finden, weist work4all Sie darauf hin:

Wird weder über die Kundennummer, noch über Namen oder Adresse ein entsprechender Kunde gefunden, legt work4all auf Nachfrage einen neuen Kunden mit den entsprechenden Daten aus der xml-Datei an. Es öffnet sich die gewohnte Kundenmaske, sodass Sie die Daten nochmal überprüfen können. Ist alles korrekt, klicken Sie auf Speichern und Schließen. Im nächsten Schritt öffnet sich das neue Ticket mit entsprechender Zuordnung Ihres neuen Kunden. Eine weitere Besonderheit beim Import sind die Ansprechpartner. Wird der entsprechende Ansprechpartner in der Datenbank gefunden, so wird das Ticket direkt bei diesem angelegt. Steckt in der .xml-Datei ein Ansprechpartner, der sich nicht in Ihrer Datenbank befindet, wird dieser an der Stelle angelegt. Auch in diesem Fall weist Sie work4all darauf hin, dass ein neuer Ansprechpartner angelegt wurde:

Nachfolgend ein Beispiel, wie eine .xml-Importdatei aussehen könnte und das entsprechende Ticket, welches in work4all entsteht.

281

Volltextsuche und kombinierte Suche in CRM-Objekten Die Suche in work4all ist eigentlich etwas, das man kaum erklären muss. Im Desktop zum Beispiel tippen Sie einfach „drauf los“ und merken sofort, dass die anschließend auftauchenden Favoriten ähnlich funktionieren wie in den gängigen Web-Browsern. Zwei Varianten der Suche jedoch sind ein wenig erklärungsbedürftig, daher dieses Infoblatt.

Volltextsuche über SQL Der Microsoft SQL Server beinhaltet ein Merkmal, das sich Volltextsuche nennt. Diese ist standardmäßig nicht unbedingt installiert, sie muss über den Administrator eingerichtet werden. Als Ergebnis erhalten Sie sehr schnelle Suchergebnisse, und diese sogar innerhalb von Word-Dateien oder PDF, letzteres jedoch nur mit spezieller Installation des SQL Servers. Bitte beachten Sie, dass der kostenlose SQL Server (Express-Variante) diese Möglichkeit nicht bietet. An mehreren Stellen des Programms nutzen wir diese optimierte Volltextsuche, falls vorhanden: Auf dem Desktop innerhalb der Schnellsuche.

In allen CRM-Listen (Telefonate, Briefe, Dokumente, Checklisten, Termine, Notizen etc.).

Kombinierte Suche In allen CRM-Listen eine erweiterte Suche möglich. Hierzu folgendes Ablaufbeispiel: Sie haben im Schreibtisch auf den Kunden IGENTA gefiltert. Nun suchen Sie eine einzelne (eingehende) E-Mail, in der das Wort „Vertrag“ vorkommt. Gehen Sie bitte wie folgt vor: 1.

Klicken Sie im Schreibtisch auf die Schaltfläche E-Mail des entsprechenden Infofensters. Es öffnet sich die „große“ Liste mit allen ein- und ausgehenden E-Mails dieses Kunden. Der Kunde ist auch hier bereits gefiltert.

2.

Neben dem Filter (oben rechts) erscheint nun ein weiteres Feld zur Eingabe des Suchwortes. Also in diesem Fall das Wort „Vertrag“. Geben Sie es ein, und drücken Sie dann die ReturnTaste.

3.

Fertig!

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Volltextsuche und kombinierte Suche in CRM-Objekten

Die beiden Felder lassen sich auch unabhängig vom Filter des Schreibtischs nutzen. Wechseln Sie etwa (ohne aktuellen Kunden) per rechter Maustaste auf dem Schreibtisch zur Liste aller Telefonate, sind beide Felder leer. Geben Sie die Kombination „Vertrag“ (erstes Suchfeld) und „Unterschrift“ (zweites Suchfeld) ein, werden alle Telefonate gesucht, in denen beide Worte vorkommen. Allerdings ist diese Suche ggf. langsam, falls die Volltextsuche nicht aktiviert wurde.

Besonderheiten für die SQL Volltextsuche Für die Volltextsuche in Verbindung mit SQL sind einige Regeln einzuhalten, die bei der Dokumentsuche im Schreibtisch auch überprüft werden. Gibt die Suche einen Syntax-Fehler zurück, so meldet sie dies wie folgt:

In diesem Fall wurde ein Leerzeichen eingegeben, was nicht erlaubt ist („Illegal whitespace“). Folgende Regeln und syntaktische Möglichkeiten sind vordefiniert: Einzelne Suchwörter Mehrere Suchwörter

Der einfachste Fall: ein einzelnes Wort Möchten Sie mehrere Suchwörter mit Leerzeichen eingeben, setzen Sie diese bitte in Anführungszeichen. Beispiel: „Ich suche diesen Satz.“

Mehrere Suchwörter mit logischer UND-Verknüpfung

In diesem Fall (Trenner: & oder +) werden alle Fälle gefunden, in denen beide Suchworte enthalten sind: ROT & BLAU

Mehrere Suchwörter mit logischer ODER-Verknüpfung

In diesem Fall (Trenner: |) werden alle Fälle gefunden, in denen mindestens eines der Suchworte enthalten ist: ROT | BLAU

Platzhalter

Das Sternchen dient als Platzhalter für die Suche nach Texten mit beliebigen Buchstaben an dieser Stelle: M*chte

findet Möchte und Mächte

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Schutz von Mitarbeiterlieferanten Bisher hatten Sie nur die Möglichkeit Mitarbeiterlieferanten über den Objektschutz zu schützen. Allerdings standen Sie dann vor dem Problem, dass der Mitarbeiter seine eigenen Daten nicht mehr gesehen hat. Mit dem neuen Benutzerrecht „Lieferantendaten von Mitarbeitern einsehen“ können Sie die Lieferanten schützen.

Mitarbeiterlieferanten Für Reisekostenabrechnungen oder ähnliches ist es notwendig, einen Mitarbeiter ebenfalls als Lieferant in work4all anzulegen. Er liefert „eine Reise“, daher erfassen Sie ihn einerseits als Mitarbeiter und andererseits mit seiner Privatanschrift als Lieferant. Verknüpfen Sie anschließend die beiden Datensätze innerhalb der Mitarbeitermaske:

Durch die Zuordnung des Lieferanten im Mitarbeiter wird dieser zu einem Mitarbeiterlieferanten.

Einrichtung Um den Schutz der Mitarbeiterlieferanten zu aktivieren, müssen Sie folgende Generelle Einstellung (Werte aktueller Mandant) setzen:

Erst wenn diese Einstellung eingetragen ist, greift das neue Benutzerrecht Lieferantendaten von Mitarbeitern einsehen. Über Extras => Rechte kommen Sie in den Benutzerrechte. Ordnen Sie dieses Recht den Kollegen zu, die weiterhin auf die Mitarbeiterlieferanten zugreifen dürfen.

Unabhängig von diesem Recht hat man immer Zugriff auf den Lieferanten, dem man selbst in der Mitarbeitermaske zugeordnet ist. Die bereits bestehenden Benutzerrechte werden weiterhin berücksichtigt z. B. darf der Benutzer seinen Lieferanten nicht bearbeiten, wenn er nicht über das Benutzerrecht verfügt. Benutzer ohne dieses Recht haben keinen Zugriff auf den Mitarbeiterlieferanten und die zugeordneten Daten. Auswirkung An folgenden Stellen wird der Zugriff auf die Daten des Mitarbeiterlieferanten verhindert: - Die Schnellsuche liefert keine Ergebnisse - In den Listen (z.B. Lieferanten und ERP-Dokumenten) - in der Statistik - im Journal - im Aktionsassistent - Aufgaben und Termine im Terminkalender

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Überstunden in work4all Eine der am häufigsten gestellten Fragen bei uns im Support ist die folgende: „Wie kann ich denn Überstunden ausgleichen?“. Da es in work4all mehrere Stellen gibt, die mit Zeiten zu tun haben, hat die Antwort unterschiedliche Aspekte. Nachfolgend die beiden häufigsten Fälle.

Überstundenausgleich Der Fall: Der Mitarbeiter feiert angesammelte Überstunden ab. Hierfür gibt es die Möglichkeit, im Urlaubkalender einen besonderen Urlaub einzutragen. Dieser zählt nicht als Arbeitszeit und reduziert auch nicht den Urlaubsanspruch des Mitarbeiters. Voraussetzung zum Eintragen eines Überstundenausgleichs ist das Anlegen einer Urlaubsart, die den Status Zeitausgleich hat. Dies tut Ihr Administrator in den [Generellen Einstellungen] [Tabellen] [Mitarbeiter]

Anschließend lässt sich diese Urlaubsart innerhalb des Urlaubskalenders entsprechend benutzen.

So zeigt work4all den Überstundenausgleich in den betreffenden Programmteilen:

Kommt-Geht-Zeiterfassung, Zeitkarte Der Hinweis erscheint nur informativ in der jeweiligen Tageszeile. Auf die Urlaubsberechnung hat diese Zeile keinen Einfluss.

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Überstunden in work4all

Urlaubskalender, Übersicht Genau genommen hat der Überstundenausgleich gar nichts mit Urlaub zu tun. Dennoch weist work4all im Urlaubskalender sowohl in der Übersicht, als auch in der Einzelansicht auf diese besondere Form hin.

Überstunden auszahlen Der Fall: Der Mitarbeiter hat Überstunden angesammelt und erhält hierüber eine Auszahlung. Gehen Sie bitte wie folgt vor: In der Kommt/Geht-Zeiterfassung erstellen Sie einen Korrektureintrag für den Mitarbeiter in Höhe der ausgezahlten Überstunden. Wichtig ist dabei, dass die Art der Korrektur negativ ist.

Auch in diesem Fall muss Ihr Administrator im Vorfeld eine entsprechende Korrekturart vordefinieren (Klick auf die […]). Anschließend benutzen Sie diese Korrekturart. Der Tag an dem der Korrektureintrag erstellt wird, spielt dabei keine Rolle, nur der Monat ist maßgeblich. So stellt sich der Korrektureintrag in der Zeitkarte dar:

Wichtig: Für die Projektzeiterfassung gibt es für diesen Fall (Auszahlung von Überstunden) keine Lösung!

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Kommt-Geht-Zeiterfassung und Arbeitszeitmodelle work4all beinhaltet sowohl eine Projekt-Zeiterfassung als auch eine Kommt-Geht-Variante. Im Prinzip entspricht diese Variante dem, was man gemeinhin unter „Stempeluhr“ versteht. Das hört sich traditionell an, ist es auch. Dennoch ist das Thema im Moment durch das MindestlohnGesetz sehr aktuell. Die Anbindung unserer mobilen Lösung und das Cockpit bieten im Übrigen einfache Möglichkeiten der Erfassung und des Controllings.

HR? Sie haben es sicher bemerkt: der Titel ist recht lang und man hätte das Ganze vielleicht auch HRModul nennen können. Haben wir aber nicht. Folgende Leistungsmerkmale sind enthalten: 1. 2. 3. 4.

5.

Sie (oder die Mitarbeiter selbst) können für work4all-User und sonstige Mitarbeiter Beginn und Ende der Arbeitszeit sowie auf Wunsch auch Pausen erfassen. Als work4all-User lässt sich dies automatisieren (Start von work4all und Beendigung merken) Alle anderen Mitarbeiter können dies über ein Terminal (bei uns Cockpit genannt) tun. Dabei helfen ggf. ein Touchscreen und ein Fingerabdruckleser. In den Stammdaten des Mitarbeiters lassen sich eine Reihe von Regeln hinterlegen, die dann bei der monatlichen Abrechnung berücksichtigt werden (Pausen, Arbeitszeiten etc.). Hierzu dient eine übersichtliche Zeitkarte. work4all bereitet die Daten für eine Lohnbuchhaltung vor, den letzten Anpassungsschritt (= Schnittstelle) müssen Sie jedoch noch mit entsprechenden Datenbankkenntnissen vornehmen.

Und das kann work4all nicht oder nur mit zusätzlicher Anpassung: 1.

work4all kann keine sensiblen Daten (Personalverträge) sicher und gesichert speichern.

2.

work4all kann eventuell nicht jede Regelung des Arbeitsvertrags automatisch berechnen.

3.

Schnittstellen zur Lohnbuchhaltung sind über .csv möglich, aber müssen noch konfiguriert werden.

4.

work4all ist ab/seit November 2017 zertifiziert, aber nur in Verbindung mit Ihrer eigenen Verfahrensbeschreibung und eigener Zertifizierung. Bitte prüfen Sie auch die zertifizierten work4all-Prozesse, falls dieses Thema für Sie wichtig ist.

Mitarbeiter-Stammdaten Für Mitarbeiter und Benutzer sind diverse Felder hinzugekommen. Außerdem erlauben wir an dieser Stelle bewusst die Unterscheidung zwischen dem Benutzer (dieser nutzt work4all) und dem Mitarbeiter (dieser wird bislang nur von anderen Personen verwaltet). Über das ArbeitszeitErfassungscockpit können diese Personen ebenfalls Benutzer von work4all werden – wenn auch nur eingeschränkt auf das An- und Abmelden. Die Zusatzfelder sind für beide Personengruppen identisch. Es handelt sich um zwei Gruppen von Feldern, die in der neuen Registerkarte ARBEITSZEITEN/PAUSEN zu finden sind: -

Berechnende Felder für die Arbeitszeiten und

-

Felder zum Einstellen der Pausenregeln.

Klicken Sie auf die Registerkarte, erscheint folgender Inhalt:

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Kommt-Geht-Zeiterfassung und Arbeitszeitmodelle

Die einzelnen Felder und Funktionen werden nachfolgend erklärt.

Fingerabdruck Wenn Sie beabsichtigen, unser Arbeitszeit-Erfassungs-Cockpit aktiv zu nutzen, können Sie dies entweder mit Hilfe eines Touchscreens tun oder – falls Sie ein wenig mehr Sicherheit möchten – über ein Fingerabdruck-Lesegerät. Wir unterstützen aktuell Geräte der Firma SUPREMA (konkret im Einsatz ist das Gerät BioMini). Klicken Sie auf die Schaltfläche Fingerabdruck lesen, anschließend leuchtet das Licht für einige Sekunden und bestätigt Ihren Fingerabdruck mit einem Piepen. Anschließend lassen sich die Kommt-Geht-Zeiten innerhalb des Cockpits komfortabel und sicher über den gewählten Finger erfassen (achten Sie dabei bitte darauf, dass es immer der gleiche Finger ist, den Sie auch eingescannt haben.)

Kartenlesegerät Alternativ zum Fingerabdruck ist auch ein Kartenlesegerät mit entsprechenden Karten, Tokens oder Tags nutzbar. Es sind unterschiedlichste Varianten von Karten etc. möglich, das Lesegerät muss als Tastaturersatz fungieren und den Abschluss der Eingabe mit einem Return quittieren. Das folgende Gerät wird empfohlen: Syris RD200-M1 RFID Reader Mifare 13,56MHz. Um das Gerät und die dazugehörenden Karten zu nutzen, müssen Sie work4all einmal die Zuordnung vom Mitarbeiter zu seiner Karte zuweisen. Dies tun Sie über die Schaltflächen im oberen Bereich:

Klicken Sie auf den Befehl „Token … lesen“ und halten Sie anschließend die Karte vor das Lesegerät. Die Eingabe wird mit einem Ton quittiert und die Ampel schaltet von Rot auf Grün. Bitte anschließend noch die Erfassungsart („Karte“) zuweisen:

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Kommt-Geht-Zeiterfassung und Arbeitszeitmodelle

Berechnung der Arbeitszeiten In den Arbeitsverträgen Ihrer Arbeitsnehmer sind möglicherweise sehr viele Regeln definiert, die mathematisch nur schwer zu berechnen sind. Wir haben die gängigsten Regeln jedoch abgebildet, im Laufe der nächsten Zeit werden wir ggf. weitere ergänzen. Alle Rechenregeln werden dabei nur an zwei Stellen berücksichtigt: beim Erstellen der Zeitkarte und bei der Übergabe an die Fibu. Manche Regeln sind vielleicht auch gar nicht rechen-relevant. Im Einzelnen sind folgende Einstellungen möglich: Tagessoll

Dies ist der zentrale Wert für alle Berechnungen: Das Tagessoll in Minuten. Hierfür ein Beispiel: bei 40 Wochenstunden (8 Stunden pro Tag) tragen Sie hier 480 Minuten ein. Wir haben den Minutenwert als Basis genommen, damit auch bei Teilzeitstellen (halbe Stelle, Drittel-Stelle) gerechnet werden kann. Die Darstellung in der Zeitkarte erfolgt dann jedoch wieder als Stundenwert. Haben Sie im Arbeitsvertrag eine Regelung nach Monat (oder ähnliche Regelungen), ist dies in work4all nur dann möglich, wenn es in einen Tageswert umrechenbar ist. In der Regel ist das möglich und entspricht auch der allgemeinen Praxis, in der meist nach Wochenwerten geregelt wird. Bitte prüfen Sie also, ob Sie auf Tageswerte umstellen können.

Wochentagsregelung

Alternativ zu diesem einen Wert lässt sich auch pro Wochentag ein Minutensoll einstellen (also wiederum in der Regel 480 Minuten). Rechnerisch lässt sich auch dies normalerweise in ein Tagessoll umrechnen. Ist der Vertrag aber auf einen/mehrere Wochentage bezogen, ist diese Einstellung aber korrekter. Das Tagessoll schaltet sich dabei automatisch auf 0.

Urlaubswert

Hat der Mitarbeiter Urlaub, berücksichtigt die Zeitkarte nicht den Standardwert, der sich aus der Zeitberechnung ergibt, sondern diesen Wert.

Inkludierte Minuten

Manche Arbeitsverträge beinhalten eine bestimmte Anzahl von (Über)Stunden, die mit dem monatlichen Soll zusätzlich abgegolten sind. In der Regel Angestellten-Verträge. Tragen Sie auch hier den Minutenwert hierfür ein. Der Wert wird aktuell auf der Zeitkarte ausgewiesen, eine Jahresberechnung des Arbeitszeitkontos findet noch nicht statt.

Erfassung

Manuell: Sie erfassen Ihre Zeiten nur über die Maske, nicht über den Fingerscanner. Manuell oder Fingerabdruck: Sie erlauben dem Mitarbeiter, sowohl über den

Fingerabdruck, als auch manuell zu erfassen. Nur Fingerabdruck: Der Mitarbeiter kann sich nur über den Fingerabdruck

ausweisen, eine manuelle Erfassung ist nicht möglich. Keine Erfassung: Der Mitarbeiter kann keine Kommt-Geht-Zeiten erfassen. Taktung/min

Die Kommt-Geht-Zeiten werden in work4all immer Minutengenau erfasst. Über die Taktung lässt sich jedoch einstellen, dass die erfassten Zeiten zum Beispiel nur

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Kommt-Geht-Zeiterfassung und Arbeitszeitmodelle

im 15-Minuten-Takt abgerechnet werden. Dabei spielt dann die Rundung eine Rolle. Rundung

Die Kommt-Rundung wird morgens angewandt. Hierzu ein Beispiel: Sie haben eine Taktung von 15 Minuten und eine Kommt-Rundung nach oben eingestellt. Der Mitarbeiter kommt um 7:48 Uhr. Damit wird die Kommt-Zeit in der Zeitkarte auf 8:00 Uhr korrigiert. Morgens spielt zusätzlich noch die früheste Kommt-Zeit eine Rolle. Diese lässt sich für alle Mitarbeiter innerhalb der Maske ZEITKARTE einstellen. Die abendliche Rundung hat zunächst ebenfalls die Möglichkeit, auf- oder abzurunden. Dies können Sie zusätzlich durch eine Uhrzeit-Regelung ergänzen („Bis 18:00 Uhr aufrunden, danach minutengenau abrechnen.“) Bei den Rundungen gibt es neben dem Auf- oder Abrunden auch die Möglichkeit, „Auf-/Abzurunden“. Dabei sucht sich work4all die Mitte der Zeitsequenz (zum Beispiel die Mitte der 15 Minuten) und runden dann bis 7,5 Minuten innerhalb des Intervalls ab, darüber auf.

Arbeitszeiten an Feiertagen

Ist hier ein Haken gesetzt, gelten Feiertage als geleistete Arbeitstage. Die Werte Soll, Ist und Bezahlt werden anhand der hinterlegten Arbeitszeiten automatisch eingetragen.

Überstd./Tag (Min)

Der hier erfasste Wert steuert die maximal bezahlte Arbeitszeit inklusive, des Tagessolls. Haben Sie ein Soll von täglich 8 Stunden und hier z. B den Wert 30 erfasst, ergibt sich eine maximal bezahlte Arbeitszeit von 8,5 Stunden, unabhängig davon, wie viele zusätzliche Überstunden Sie gemacht haben.

Berechnung der Pausen Standardmäßig wendet work4all die deutsche Pausenregel an. Hier der aktuelle Wikipedia-Auszug zum Thema:

In Computersprache umgesetzt, sieht dies bei uns so aus:

Sie haben die Möglichkeit, sich eigene Pausenregeln ähnlicher Natur zu definieren. Klicken Sie dafür auf die Schaltfläche NEUE PAUSENREGEL und geben Sie die Werte dann zum Beispiel wie folgt ein:

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Kommt-Geht-Zeiterfassung und Arbeitszeitmodelle

Denken Sie daran, die Pausenregel über das kleine Symbol rechts auch wieder zu speichern. Wichtig: Die Pausenregel (und alle anderen Einstellungen der Stammdaten) sind sofort aktiv, wirken sich also am gleichen Tag und rückwirkend auf die ausgedruckte Zeitkarte aus. Falls Sie das Modell eines einzelnen Mitarbeiters ändern möchten, speichern Sie vorher die Abrechnungen in Excel, um sie später nachvollziehen zu können. Machen Sie zum 1. Des Monats vor der Änderung einen Zwischensaldo des Vormonats. Lesen Sie hierzu das Kapitel „Zwischensaldo“ weiter unten. Erst danach sollten Sie die Pausen oder die Arbeitszeiten des Mitarbeiters ändern. Nur so ist gewährleistet, dass die Überstunden/Minusstunden korrekt übertragen werden.

Rechte Die Einstellungen in der Benutzermaske werden durch einige Rechte logisch ergänzt. Sie finden diese unter CRM/BASICS in der Rechteverwaltung:

Kommt-Geht-Zeiten ändern, eigene

Ist das Recht gesetzt, darf der Mitarbeiter uneingeschränkt Änderungen an seinen Kommt-Geht-Zeiten sowie den Pausen vornehmen (sowohl während des Erfassens, als auch im Nachhinein).

Kommt-Geht-Zeiten ändern, fremde

Ist das Recht gesetzt, darf der Mitarbeiter uneingeschränkt Änderungen an fremden Kommt-Geht-Zeiten sowie den Pausen vornehmen.

Kommt-Geht-Zeiten ansehen

-nicht benutzt-

Kommt-Geht-Zeiten korrigieren, eigene

Änderungen und Korrekturen unterscheiden sich in work4all: die Änderung überschreibt den Wert, die Korrektur wird zusätzlich ausgewiesen (incl. Kommentar). Haben Sie das Recht, fremde Zeiten zu ändern, impliziert das im Übrigen auch das Korrekturrecht. Für die eigenen Daten wurde das Recht aufgesplittet.

Kommt-Geht-Cockpit einblenden

Die Anwesenheits-Übersicht (aufrufbar aus dem Schreibtisch, Menüpunkt ETC) wird über dieses Recht gesteuert. Damit haben Sie sowohl die Möglichkeit

Pausen stempeln

-

sich über den Anwesenheitsstatus der Kollegen zu informieren,

-

als auch den Kollegen einen Zugang zum Erfassen zu geben, die keinen work4all-Benutzer-Zugang haben (s. späteres Kapitel COCKPIT ANWESENHEITS-ÜBERSICHT)

Möchten Sie es dem Mitarbeiter nicht gestatten, neben dem reinen Kommt-Geht auch Pausen zu stempeln, so entfernen Sie dieses Recht.

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Kommt-Geht-Zeiterfassung und Arbeitszeitmodelle

Erfassen der KOMMT-Zeit für Standard-Benutzer von work4all Ist die Erfassung von Zeiten aktiviert (Maske MITARBEITER, Teilmaske ARBEITSZEITEN, ERFASSUNG steht nicht auf MANUELL), erscheint nach dem Start von work4all folgender Dialog:

work4all fragt Sie nach der Check-IN-Zeit (Neudeutsch für KOMMT-Zeit). Durch Klicken auf SPEICHERN&SCHLIESSEN ist der Vorgang abgeschlossen. Änderungen an der vorgegebenen Zeit führen Sie entweder durch Klick auf die Pfeile oder durch Klick auf die Uhrzeit selbst durch. Das klappt allerdings nur, wenn die entsprechenden Rechte (s.o.) gegeben wurden. An dieser Stelle sind wir vermutlich an einer komplizierten angekommen: „Dürfen die oder dürfen die nicht?“. Wenn Sie die Änderungsmöglichkeit verhindern, müssen die Mitarbeiter bei notwendigen Änderungen („Ich musste nach dem Ausstempeln noch für den Chef …“) über eine dritte Person Korrekturen vornehmen. Wenn Sie es zulassen, wird möglicherweise dem Chef unwohl sein („Ob die das nicht ausnutzen?“). Entscheiden Sie, es ist keine softwaretechnische Frage! Vielleicht hilft folgendes zusätzlich: Die Ist-Werte eines jeden Tages können durch eine manuelle Korrektur ergänzt werden (s. Rechte). So lässt sich das ideal kombinieren: der Mitarbeiter kann seine eigenen Zeiten nicht ändern, aber durch eine Korrektur (plus oder minus) ergänzen. So müssen nur diese Daten überprüft und ggf. genehmigt werden. Zu einem weiteren Thema ebenfalls eine Argumentation/Lösung: Nutzt man die Automatik für das Kommen, entsteht logischerweise morgens ein kleiner Zeit-Peak (die Zeit zwischen dem Betreten des Hauses und dem Start des Computers bzw. work4all). Gleiches gilt für das Gehen. Bitte benutzen Sie aber zur Korrektur dieses Problems besser die Rundung und nicht die Korrektur. So müssen Sie dies nur einmal generell einstellen und nicht jeden Tag manuell korrigieren oder das entsprechende Recht freischalten. Messen Sie also einmal den Sprint von der Tür bis zum Arbeitsplatz und Hochfahren des Rechners sowie Start von work4all und runden Sie morgens diese Zeit ab und abends auf (vermutlich ist der Sprint dann schneller ). Die tägliche Kommt-Zeit wird im Schreibtisch in der Statusleiste angezeigt:

Erfassen der GEHT-Zeit für Standard-Benutzer von work4all Verlassen Sie work4all, schreibt das Programm im Hintergrund diese Zeit temporär mit. Starten Sie das Programm an einem Tag mehrmals, wird diese Zeit immer wieder überschrieben, bis sich der Tag ändert. Dann erscheint folgender Dialog beim Programmstart:

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Kommt-Geht-Zeiterfassung und Arbeitszeitmodelle

Sie sehen Kommt- und Geht-Zeiten des letzten Arbeitstages und werden gebeten, die Check-Out-Zeit zu bestätigen. Möglicherweise haben Sie auch hier keine Korrekturmöglichkeit. SPEICHERN&SCHLIESSEN Sie den Dialog. Anschließend wechselt work4all zur zweiten Eingabe (CheckIn).

Erfassen von Pausen für Standard-Benutzer von work4all Die tägliche Kommt-Zeit sehen Sie im Schreibtisch in der Statusleiste unten rechts. Haben Sie das Recht, Pausen zu stempeln, erscheint neben der Uhrzeit das Pausensymbol Ihre Pause. Es erscheint folgender Dialog:

. Starten Sie hierüber

Klicken Sie auf PAUSE BEGINNEN, läuft die Pausenzeit. Dies wird auch angezeigt:

Der Bildschirm von work4all ist während der Pause gesperrt. Kommen Sie zurück zum Arbeitsplatz, klicken Sie auf PAUSE BEENDEN, um den Vorgang abzuschließen. Ist die Pause dabei kürzer als der Minimalwert (Standard: 10 min), wird die Pause verworfen. Der Standardwert lässt sich in den GENERELLEN EINSTELLUNGEN durch Hinzufügen des folgenden Schlüssels ändern:

Das Cockpit zum Erfassen von Zeiten Zusätzlich zum in den letzten Abschnitten beschriebenen Verfahren können Sie oder Ihre Kollegen auch über das Anwesenheits-Cockpit Ihre Zeiten erfassen. Hier kann man auch Mitarbeiter ins Boot nehmen, die gar keine work4all-Anwender sind (also keinen Zugang besitzen). Rufen Sie das Cockpit unter etc. > Cockpit > Anwesenheits-Übersicht auf. Es erscheint folgende Ansicht:

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Kommt-Geht-Zeiterfassung und Arbeitszeitmodelle

Die Darstellung der einzelnen Kacheln entspricht dem Look-and-feel von Windows 8, das Ganze reagiert auf Berührungen. Wir selbst und einige unserer Kunden haben dieses Cockpit (als einzige Anwendung) auf einem Stand-Alone Bildschirm-Rechner in der Nähe unseres Firmeneingangs installiert. So können sich alle Mitarbeiter morgens und abends beim Eintreten oder Verlassen sehr einfach ein- und ausloggen. Gleiches gilt für das Stempeln der Pausenzeiten. Der Rechner benötigt keine Tastatur (wenn doch, gibt es ja die Bildschirm-Tastatur) und keine Maus (durch Touch). Zusätzlich ist per USB ein Fingerprint-Reader integriert. Wenn Sie Ihren Mitarbeitern auch ohne ein solches Gerät „über den Weg trauen“, können Sie natürlich darauf auch verzichten und alles über das Berühren steuern. Entscheiden Sie … Zu den einzelnen Funktionen und Bildschirmbereichen nun die Erklärungen: SCHLIESSEN

Natürlich tut die Schaltfläche genau das: Schließen der Maske. Da Sie ja eine echte Anmeldung in work4all für diese Teilanwendung benötigen, liegt hinter dieser Schaltfläche eine Einstellung: Um zu verhindern, dass Ihre Kollegen sozusagen „mit Ihren Rechten“ durch work4all spazieren, lässt sich die Maske in einem gesicherten Modus öffnen. Hierzu stellen Sie in Ihren PERSÖNLICHEN EINSTELLUNGEN folgende Einstellung auf JA:

Ist diese Einstellung aktiviert, lässt sich die Maske nur noch mit Ihrem Fingerabdruck verlassen. EINSTELLUNGEN

Oben rechts finden Sie mehrere Einstellungen: AKTUALISIEREN erlaubt es Ihnen, eine Automatik für die Aktualisierung des

Bildschirms einzustellen. Hier sind Werte zwischen 30 sec und 5 min möglich. FREIE MITARBEITER erlaubt es Ihnen, auch Nicht-Benutzer in dieser

Erfassungsmaske anzuzeigen und ihnen die Erfassung zu erlauben. HINTERGRUNDBILD gibt Ihnen die Möglichkeit, das farbige Hintergrundbild

durch einen schwarzen Bildschirm zu ersetzen.

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Kommt-Geht-Zeiterfassung und Arbeitszeitmodelle

ANZEIGE

Im linken Bereich sind alle Abteilungen/Mitarbeiter aufgeführt. Alle Mitarbeiter (auch die freien Mitarbeiter) sind standardmäßig angehakt. Das Setzen der Markierung wird gemerkt – auch nach Neustart erscheinen nur die angehakten Mitarbeiter. So haben Sie die Möglichkeit, mehrere Terminals in Ihrem Unternehmen mit unterschiedlichen Mitarbeiter-Gruppen vor zu konfigurieren.

ABWESEND

Hier erscheinen alle Mitarbeiter, die aufgrund der Datenlage als abwesend gelten. Hat ein Kollege den Tag beendet, erscheint er auch wieder hier (nun allerdings mit grüner Hintergrundfarbe).

Außer Haus

work4all durchsucht den Kalender, um abwesende Kollegen in diesem Bereich anzuzeigen. Ein Abwesenheitstermin pro Tag reicht, damit er hier erscheint. Die Außer-Haus-Termine im Kalender werden über das Merkmal der Terminfarbe erkannt.

Urlaub

Aufgrund des Eintrags im Urlaubskalender werden die entsprechenden Kollegen hier „abgelegt“.

Krank

Das gleiche Procedere gilt auch bei den Krankheitsfällen …

Anwesend oder eingebucht

Hier erscheinen alle Mitarbeiter, die aufgrund der Datenlage als anwesend gelten. „Eingecheckte“ Mitarbeiter haben eine grüne Hintergrundfarbe. Erfasst ein Mitarbeiter Stunden bei seinem Termin vor Ort, erscheint dieser in diesem Bereich der Maske, allerdings mit roter Hintergrundfarbe, da er sich außer Haus befindet.

Per Fingerabdruck oder Mausklick erfassen Wurde in den Benutzer-/Mitarbeiterdaten als Erfassungsart Fingerabdruck hinterlegt, muss jeder Vorgang durch Klick (oder Touch?) auf das Symbol oben rechts gestartet werden:

Diese Berührung löst den technischen Zugriff auf das Lesegerät aus – Sie haben zwei Sekunden Zeit. Danach wird der gleiche Vorgang ausgeführt, als ob Sie Ihre eigene Karte anklicken würden: -

Waren Sie abwesend, öffnet sich sofort die Maske für das Check-In.

-

Waren Sie anwesend, öffnet sich das Untermenü für die Optionen „Tag beenden“ und „Pause beginnen“

-

Waren Sie in einer Pause, öffnet sich der Dialog „Pause beenden“

-

Haben Sie den Tag eigentlich bereits beendet, können Sie diesen Eintrag (nach Rückfrage) wieder entfernen, um neu durchzustarten. Man soll ja Mitarbeiter nicht vom Arbeiten abhalten. 

Ist man anwesend, lässt sich vom Mitarbeiter per Klick auch die aktuelle Zeitkarte aufrufen (siehe nächstes Kapitel).

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Kommt-Geht-Zeiterfassung und Arbeitszeitmodelle

Per Karte erfassen Wurde dem Benutzer eine Karte zugewiesen, verhält sich das Terminal ähnlich wie beim Fingerabdruck. Die Lesefunktion befindet sich dann jedoch ständig in „Wartestellung“ – Sie ziehen also die Karte über das Lesegerät und hierdurch werden Sie erkannt. Es erscheint die Anmeldemaske oder ggf. die möglichen Optionen (also entweder Pause starten oder Tag beenden). Haben Sie die Möglichkeit Pausen zu stempeln deaktiviert, bewirkt die Karte das An- oder Abmelden ohne Zwischenmaske.

Die Zeitkarte Das Ergebnis aller voran beschriebenen Bemühungen wird in der ZEITKARTE dargestellt und zusammengefasst. Der Aufruf geschieht an mehreren Stellen: -

Im Schreibtisch durch Klick auf BEGINN HEUTE in der Statusleiste (sofern Sie eine „normaler work4all-User“ sind

-

Im Cockpit durch Klick auf die eigene Arbeitskarte während des laufenden Tages unter „Anwesend“.

Und so sieht diese Zeitkarte aus:

Wie Sie sicher erkennen, ist dies eine vorbereitete Excel-Ansicht. Per Klick auf die Schaltfläche oben links lässt sich der Excel-Export auch schnell erledigen. Im Kopf der Darstellung finden Sie zum aktuellen Mitarbeiter alle notwendigen Daten seines Arbeitsvertrags. Diese fließen nicht unbedingt in die untere Tabelle ein (so etwa die inkludierten Minuten). Es wird jeweils ein Monat dargestellt, mit Hilfe der Pfeiltasten lässt sich schnell zu vorherigen Monaten zurückspringen. Als Administrator sind bei den Kopf-Menüs mehrere Zusatzeinträge sichtbar bzw. veränderbar:

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Kommt-Geht-Zeiterfassung und Arbeitszeitmodelle

-

Der Fibu-Export generiert Rohdaten aller Mitarbeiter in einer Tabelle des SQL-Servers. Hier lässt sich mit einfachen Mitteln eine Schnittstelle oder ein erweitertes Excel-Reporting bewerkstelligen. Bitte sprechen Sie mit uns, wenn Sie solche Dinge benötigen.

-

Bei den EINSTELLUNGEN (rechts) wird zunächst die früheste Einbuchzeit gezeigt, sie lässt sich hier auch ändern. Bitte beachten Sie, dass diese Änderung sofort bei allen Mitarbeitern greift.

Zusätzlich gibt es in den EINSTELLUNGEN die Möglichkeit, zwischen dieser Excel-Ansicht und einer Bearbeitungsansicht zu wechseln. Dies macht sicher nur für Mitarbeiter Sinn, die oft Einträge für Ihre Kollegen ändern (s. nächstes Kapitel). Im Bereich der Tabelle wird der ausgewählte Monat Tag für Tag analysiert und dargestellt. Hier ein Rechenbeispiel, was im Folgenden einige Male benutzt wird:

Erklärungen: Kommt

Die (nicht korrigierte) Uhrzeit, an dem Sie Ihr Check-In durchgeführt haben. Also zweimal 08:00 Uhr.

Geht

Die (nicht korrigierte) Uhrzeit des Auscheckens. Einmal 18:00 Uhr, einmal 19:00 Uhr.

Pause

Die für Sie gültige Pause unter Berücksichtigung Ihrer (korrigierten) Arbeitszeit. Jeweils 45 Minuten nach gesetzlichen Vorgaben.

Konto

Es ist möglich, Buchungskonten für Ihre unterschiedlichen Arbeitszeit-Arten zu definieren (zum Beispiel Arbeitszeit, Krankheit etc.). Diese werden später gruppiert und zusammengefasst und zur Lohnbuchhaltung übergeben.

Soll

Aus Ihren Tagesminuten ergibt sich ein Soll, das hier in Stunden angezeigt wird. Haben Sie Wochentage mit Soll versehen, wird dies ebenfalls hier berücksichtigt.

IST

Der nicht korrigierte Wert, also die Differenz zwischen Kommt und Geht. Die Pause wurde hier noch nicht abgezogen.

Bezahlt

Hier ist nun die Pause abgezogen.

Tag

Die aus SOLL und IST resultierende Differenz. Sie kann positiv oder negativ sein. Am ersten Tag waren es 1,25 h zu viel, am zweiten 2,25.

MAZ

Die Monats-Arbeitszeit „schaukelt“ sich in der letzten Spalte hoch. Am zweiten Tag des Monats sind Sie hier summiert mit 3,5 h im Plus.

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Kommt-Geht-Zeiterfassung und Arbeitszeitmodelle

Urlaub und Krankheit Urlaub- und Krankheitstage pflegen Sie wie gewohnt über den Urlaubs- bzw. Krankheitskalender. Damit wird dann automatisch die entsprechende Zeile erstellt. Es werden jeweils 8 h (oder der entsprechende Wert, der sich aus den Tagesminuten ergibt) abgezogen:

Automatische Korrekturen Im rechten Bereich finden Sie zunächst zwei Spalten, in denen das KOMMT und das GEHT eventuell korrigiert werden. Gründe sind Rundungen oder die Unterschreitung der frühesten KOMMT-Zeit sowie das Überschreiten der maximalen Arbeitszeit, die gesetzlich erlaubt ist. Nehmen wir an, der früheste Beginn der Arbeitszeit wäre 09:00 Uhr. Dann sähe die gleiche Tabelle folgendermaßen aus:

Es entfallen zwei Stunden. Bei einer Rundungs-Korrektur wird der korrigierte Wert in den beiden rechten Spalten KOMMT und GEHT gezeigt.

Manuelle Korrekturen Manche Dinge sind leider (oder Gott-sei-Dank) nicht zu automatisieren oder zu regeln. Beispiel: Sie sind im Service eingesetzt, stempeln morgens in der Firma ein. Abends kehren Sie zurück und stempeln aus. Normalerweise stimmen die Zahlen dann aufgrund der allgemeinen Pausenregeln. Sie haben jedoch heute mittags zwei Stunden zuhause bei Ihrer Frau verbracht – sind aber ein ehrlicher und loyaler Mitarbeiter und möchten diese beiden Stunden als private Pause zusätzlich erfassen. Dies nennen wir eine manuelle Korrektur. Es gibt hierfür ein separates Recht. Ist dieses Recht gesetzt, doppelklicken Sie einfach die zu korrigierende Zeile. Es erscheint eine Eingabemaske für diesen Fall:

Sie sehen hier alle notwendigen Felder, um Korrekturen jeder Art zu bewerkstelligen. Ihr Administrator kann entsprechende Konten für die unterschiedlichsten Fälle vordefinieren. Diese stehen dann bereits zur Auswahl im Feld ART. Dabei sollte der Administrator auch die Minus- oder

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Kommt-Geht-Zeiterfassung und Arbeitszeitmodelle

Plus-Logik vordefinieren. Speichern Sie anschließend die Korrektur, ändert sich wiederum die Zeile der Zeitkarte:

Ihre Frau hat Sie zwei Stunden gekostet – Sie sind im Minus! Aber es hat sich sicher gelohnt. Manuelle Korrekturen können für einen konkreten Tag erfolgen, wie im genannten Beispiel, oder alternativ auch als globale Korrektur für den Monat in der Zeitkarte des Mitarbeiters. Wichtig für Sie als Administrator: Bitte benutzen Sie nicht die vordefinierten Zeitkonten-Nummern 100, 101, 110, 120 und 130. Alle Korrektureinträge werden bei der späteren Berechnung wie normale Arbeitszeiten saldiert, aber separat ausgewiesen.

Monatssaldo Im unteren Bereich der Zeitkarte wird das Monatssaldo des aktuellen Mitarbeiters dargestellt. Zur Erklärung zunächst das Beispiel:

Es wird immer ein ganzer Monat ausgewertet – in diesem Fall der April. Zunächst erscheint eine Zeile mit dem Soll des Monats sowie den „bezahlten“ Stunden. Der Begriff „bezahlt“ stimmt dabei nicht ganz, es sind eher die gezählten und anerkannten Stunden. Der Begriff „IST“ wäre allerdings genauso unscharf, da ja aufgrund von Regeln (zum Beispiel Pausen oder Taktungen) eventuell bereits vorher Stunden wegfielen. Ob sie alle (incl. der Überstunden) bezahlt werden, ist ein Thema des jeweiligen Arbeitsvertrags. In dem oben abgebildeten Wert (189,71 h) enthalten sind dabei 4 Urlaubstage, eventuelle Krankheitstage sowie Feiertage. Die Differenz zwischen Soll und Bezahlt bildet dann den Saldo des Zeitkontos (umgangssprachlich Überstunden genannt). Im Beispiel sind dies 13,71 h. Zusammen mit dem Saldo des letzten Monats (5 h) weist das Zeitkonto zum 30.04. also nun ein Plus von 18,71 h aus. Das Urlaubskonto wird ebenfalls im Laufe des Jahres fortgeschrieben: Hier waren zum Jahresbeginn 30 Tage verfügbar, zum 31.03. war bislang 1 Tag verbraucht. Im April kommen 4 Tage dazu, deshalb ist das Saldo am Monatsende 25. Eventuell wird hier auch der Übertrag des Urlaubs aus dem letzten Jahr gezeigt. Beides kommt aus dem Urlaubskalender (siehe separates Infoblatt). Weitere Hinweise zum Saldo und zu den Zeitkonten finden Sie in dem späteren Abschnitt Zeitkonten.

Die Bearbeitungsmaske Die Zeitkarte hat standardmäßig die beschriebene Excel-Ansicht. Im oberen Bereich lässt sich jedoch auch ein anderer Stil einschalten, der sinnvoller ist, wenn Sie viele Änderungen vornehmen müssen (zum Beispiel für Ihre Kollegen):

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Kommt-Geht-Zeiterfassung und Arbeitszeitmodelle

Nun wird folgende Ansicht gezeigt:

Die einzelnen Tageszellen können angeklickt werden und wechseln dann in die gewohnte Maske zum Ändern/Löschen. Wurden an einem Tag Pausen gestempelt stellt sich die Darstellung wie auf dem Bildschirmfoto am 04.03. dar: Beginn und Ende werden in einer gemeinsamen Zelle gezeigt. Klicken Sie auf diesen Eintrag, wird der komplette Tag im unteren Bereich incl. Pausen angezeigt. Hier ist es wiederum möglich, Änderungen vorzunehmen. Allerdings nicht für den aktuellen Tag.

Zeitkonten und Zwischensalden Unter EINSTELLUNGEN kann der Administrator auf eine weitere Ansicht umschalten: das Zeitkonto aller Mitarbeiter.

Diese Ansicht beinhaltet zwei unterschiedliche Ansichten: MONATSWERTE stellt die Summen eines einzelnen Monats für alle Mitarbeiter dar. ZWISCHENSALDO erlaubt Ihnen manuelle Korrekturen der Zeitkonten (ebenfalls für alle Mitarbeiter). Zunächst zu den Zwischensalden der Zeitkonten:

ZWISCHENSALDO Ein Zwischensaldo wird in der Regel zu Beginn des Geschäftsjahres oder zu Beginn der Aufnahme der Tätigkeit eines Mitarbeiters benötigt. So können Sie zum Beispiel am 01. Mai mit einem Zeitkonto-

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Kommt-Geht-Zeiterfassung und Arbeitszeitmodelle

Saldo von 15 Stunden für einen einzelnen Mitarbeiter starten. Ab diesem Tag führt die korrekte Eingabe von Stunden dann jeweils zum Monats- und Zwischensaldo. Auch eine Korrektur ist so möglich.

Klicken Sie auf die Schaltfläche Neuer Zwischensaldo, erscheint nachfolgende Frage:

Obwohl Sie hier ein Datum auswählen, geht es immer um das Ultimo dieses Monats. Innerhalb eines Monats können Sie keine manuellen Korrekturen vornehmen. Anschließend erscheint die Tabelle für alle Mitarbeiter, in die Sie die Salden eingeben:

Zum Abschluss speichern Sie die Werte über die entsprechende Schaltfläche.

MONATSWERTE Die Zeitkonten aller Mitarbeiter können über diese Ansicht gesammelt dargestellt werden. Wählen Sie dabei aus den letzten 9 Monaten den gewünschten Monat aus:

Die nachfolgende Berechnung kann leider etwas dauern, es werden sehr viele Datensätze ausgewertet. Es erscheint folgende Ansicht:

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Kommt-Geht-Zeiterfassung und Arbeitszeitmodelle

Sie sehen nur die Werte des Monats, keine fortlaufenden Salden! Zum Exportieren in Ihre Fibu ist möglicherweise unser Standard-csv-Export geeignet. Diesen starten Sie über das Menü: Beachten Sie bitte auch die Druckausgabe neben dem Export-Menü.

Erfassen von Kommt-Geht-Zeiten über unsere APP Sind Sie unterwegs, können Sie Ihre Zeiten natürlich nicht über das Cockpit erfassen (es sei denn, Sie sind ins VPN eingebunden). Zusätzlich bieten wir unseren Kunden jedoch die Möglichkeit, die KommtGeht-Zeiten über unsere mobile Anwendung zu erfassen. Das sieht dann so aus:

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Kommt-Geht-Zeiterfassung und Arbeitszeitmodelle

Wechsel zur Projektzeiterfassung In den Einstellungen der Kommt-Geht-Zeiterfassung (oben rechts) aktivieren Sie den Aufruf der Projektzeiterfassung.

Dann können die Mitarbeiter per Touch auf Ihre Kachel von der Kommt-Geht-Zeiterfassung zur Projektzeiterfassung wechseln und ihre Stunden auf die Projekte buchen. Nähere Informationen zur Zeiterfassung in Projekten finden Sie im gleichnamigen Infoblatt.

Dies ist sinnvoll, wenn die Kommt-Geht-Zeiten an einem separaten Touch Screen erfasst werden und dort auch die Projektzeiten erfasst werden sollen, z. B. von den Kollegen in der Werkstatt, die keinen Rechner mit work4all Zugang haben.

Deaktivieren der Kommt-Geht-Zeiterfassung Haben Sie im Rahmen unserer „Ultimate“ Lizenzen die Kommt-Geht-Zeiterfassung erworben, möchten die aber erst zu einem späteren Zeitpunkt nutzen? Dann deaktivieren Sie diese, in dem Sie bei allen Mitarbeitern (in der Mitarbeitermaske) „keine Erfassung“ voreinstellen.

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Umschlag_angelegt_13,5mmRücken_Layout 1 23.07.2015 14:23 Seite 1

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