Trails WA Guidelines for Content Authoring

Guidelines for Trails Dashboard Content Authoring For general guidelines regarding consistency of content – see end of document.

1

Trails WA Guidelines for Content Authoring

Overview Tab

Trail Name (Text) ● ● ● ●

Check this trail isn’t already on the website! Make sure the spelling is correct. Use capital letters except for linking words. ‘&’ may be used in Trail names (nowhere else on site)

Examples ● ● ●

Ellen Cove to Albany Port Mount Matilda Walk Trail Swan Valley Food & Wine Trail

2

Trails WA Guidelines for Content Authoring

Summary (Text) (Please keep your summary to 50 words or less. Please click '?' for guidance and an example.) Try to give an overall impression of what experience people will enjoy on this trail – and highlight the key points of differentiation.  If it’s in a national park – say which one.

Example 1: Eagle’s View Walk Trail is a sixteen kilometre moderate walk around John Forrest National Park, Western Australia’s oldest National Park. With impressive views across the Swan Coastal Plain to distant Perth the track passes through varied vegetation types, including heathlands, open wandoo woodlands and mixed jarrah­marri­wandoo forest.

Example 2: The Grizzly Trail is the highlight in a network of mountain bike trails developed for experienced and novice riders in the Wellington National Park near Collie. The trail is narrow with obstacles and technical mountain bike features for those who are up for the challenge.

Body (Formatted Text) (Suggest around 150 words. Please click '?' for guidance and an example.) Things to include: ●

more info about what people will see/experience on the trail (e.g. views, flora, fauna, obstacles) ● Is it a particularly good trail for families, experienced riders/walkers? ● Good places for a break, where you can hire a bike, is it one of a number of trails in the area?

Example 1: The Eagle’s View Walk Trail takes walkers away from the picnic areas, initially following Jane Brook down the valley. It then climbs up the valley wall to great views to the city and ocean. The trail then weaves its way up and down valleys, creek lines and hills before heading back to the Brook.  There are different ecosystems along the way and spring wildflowers are spectacular. Hovea Falls is a pretty place for a picnic lunch when water is flowing. The trail follows Jane Brook back to the main visitor’s area. Signs every two kilometres advise how far you have walked and how far to go. The trail can be tackled clockwise or anticlockwise.  The walk trail brochure is available from the Ranger’s office, along with the walker’s log book.  Walkers must register before they head off and on their return.

Example 2: The Mount Lennard Mountain bike area contains approximately 40 kilometres of trails of varying difficulties for mountain bikers of all levels.  The trails tightly weave through the mature jarrah forest, and granite outcrops to provide spectacular views of the lower Collie River Valley.  The valley 3

Trails WA Guidelines for Content Authoring

supports unspoiled vegetation, providing habitat for marron, kangaroos, cockatoos, many of our native marsupials and over 300 varieties of colourful wildflowers.  The challenging Grizzly Trail has two trailheads – Pike Road and Lennard Road. This tight single track meanders through six kilometres of jarrah forest adjacent to Pile road. Descending from Mt Lennard Trailhead the average four percent grade provides an intimate forest experience all the way to the Pile Road area and a moderate up hill climb when ridden in the opposite direction.  The ride offers challenges for beginners to old pros with bermed turns and log rides for those who are up for the challenge.

Figure 1: Trail summary block used in various places on site including home page, category listings, Google Map info windows, search results and Trail Overview page.

Time Range (Drop­down) This will display in the SUMMARY info for the trail  (e.g. on Home page, at top of trail page – see Figure 1) This field is also used for the search parameters. Select from drop­down box: ● ● ● ●

1 – 3 hours half day full day multiple day.

Time (Text) This provides more specific info on the trail page ‘At a Glance’ details.

● ●

Write minutes, hours, days in full ­ not mins, hr etc Use numerals for the numbers.

Examples ● ● ● ● ●

15 minutes Up to 1 hour 3 ­ 4 hours Up to 5 days Half­day to multi­day experience depending on mode of transport and section chosen.

4

Trails WA Guidelines for Content Authoring

Length (Text) This is the actual length of the trail as a numeric value of kilometers up to 1 decimal point (see Figure 1). Do not include ‘km’ or ‘kms’ in this field, ONLY the numeric value up to 1 decimal point. Examples ● ● ●

0.6 13.8 968

This field of information could be used in the future to display the length in different measurements (ie. Miles).

Distance details (Text) Provides more specific info on the trail page.

●

Always write metres instead of ‘m’ when mentioned distances in metres. ’M’ is miles in some countries. ● If it’s an out and back walk / ride put the return distance.

 Examples ● ● ● ●

5.2km return 8km loop 30 minutes – 2 hours   Trail has two options ­ both 20 ­ 30km, 3 ­ 4 hours each. Trails can be combined to create a longer trip.

Best time of year (Text) Recommended months to visit trail due to weather and / or scenic opportunities.

Examples ● ●

All year round September to November for wildflowers.

Don’t put Spring or Winter as seasons are different months in other countries.

5

Trails WA Guidelines for Content Authoring

Managing Organisation (Relationship ­ Site Manager only) Select the organisation responsible for managing the trail by dragging the organisation name from the left pane to the right pane.

Trail Type (Checkboxes) You can select more than one if applicable.

Region (Checkboxes) If you’re not sure which Tourism Region the trail is in please locate the area here: http://www.westernaustralia.com/au/Destinations/Pages/Destinations.aspx

Difficulty (Drop­down/s) Select from: ● ● ●

Easy Moderate Difficult.

Depending on the TRAIL TYPE chosen, additional ‘Grades’ will be displayed from which you can optionally choose an appropriate selection. This info will display in the SUMMARY – a more detailed explanation will automatically be displayed on the trail page (See Figure 1).

Difficulty Notes (Text) Additional explanation if required.

Examples These two trails were both rated Moderate ­ but with these additional notes: ● ●

Some steep sections and uneven surfaces. Easy 400 metre walk to Nature's window First section is easy, becomes harder as it narrows and requires navigation of rocks and small gullies

6

Trails WA Guidelines for Content Authoring

SEO Tab SEO is the acronym for ‘Search Engine Optimisation’. It’s the method by which you can increase the potential visibility and click through rate on results display on search engines such as Google or Bing.

SEO Title (Text) Although you have given the trail a ‘Title’, it is often advantageous to provide a bit more context in the  tag of the HTML which the search engines use for the link shown in search results. This isn’t a required piece of information but can be used as a way of ranking a page better over another.

Examples ●

‘Bibbulmun Track’ could become ‘The Bibbulmun Track Long Distance Walking Trail from Perth to Albany’ ● ‘Munda Biddi Trail’ could become ‘Munda Biddi Trail for Off­road Mountain Biking’ Generally the rule is not to ‘keyword spam’ a title, but be as brief as possible.

SEO Description (Text) By default, the Trails WA will use the ‘SUMMARY’ field if you do not provide a specific SEO Description. The description is used in the HTML as a  description, and will be used by search engines to display under the link in their results. Generally if a  description isn’t provided, the search engines will pick out what it thinks is best, but this sometimes isn’t. The description shown with search engines results is not used for ranking, but does dramatically improve ‘click through’ rates, as a good description can really help a user determine if the link they’re considering clicking what they really want to view. Descriptions should be kept to 160 characters or less as anything over will result in an ellipsis being placed at the 160th character (‘…’).

Tags The Tags field allows you to provide additional ways for users to find the Trail from the Trails WA search engine. Tags are made available to be searched on, so should your trail be close to a 7

Trails WA Guidelines for Content Authoring

famous beach or place, then adding a tag that’s not included in other information provided in the Trail’s entry can be provided here.

Info Tab

8

Trails WA Guidelines for Content Authoring

Access to Trail (Text) Basic information on how to get to the trail from Perth and/or from the nearest town. This is to aid visitors to WA and fits in with Tourism WA data requirements.

Examples ● ● ● ●

Road or bus Air, rail or bus to Kalgoorlie.  Road to trail – 4WD recommended. Air, road and bus to Albany. Road to trail. Air or road to Tom Price.  Road to Gorge may be closed after heavy rain. Check conditions before travelling

Facilities Available (Checkboxes) There will be check­boxes on the website to select from. (These fit in with Tourism WA website)

Facilities Notes (Text) Additional facilities not covered by the tick boxes or where further explanation is required.

Examples ● ● ●

Bike hire available from the visitor centre Parking available for horse floats at …   Wheelchair and pram access limited to boardwalk and northern lookout

Fees (Text) If none leave blank. If trail is in a national park write: National Park fees.

9

Trails WA Guidelines for Content Authoring

Useful items to take (Radio Buttons) Select the appropriate Group (click on ‘?’ for more details of what’s in each Group) ● ● ● ●

Group A (Urban trails or short trails near facilities) Group B (Bushwalks and/or longer trails) Group C (Mountain bike trails) Group D (Drive trails)

Additional useful items (Text) This is optional for equipment not itemised in the Groups above.  Usually extra items are needed for trails in remote areas or trails other than walking/cycling.

Examples ● ● ● ● ●

+ extra water + snorkelling equipment + paddling equipment + extra fuel, food and water No drinking water available in park

Hazards and Warnings (Text) Only put in if required.

Examples ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ●

Trail is subject to intermittent salt water flooding.  Please phone ahead to check conditions. Trail surface is gravel and rock with cliff edges so caution is advised. Summer months (December to April) can be extremely hot.  Keep to the trails and stay off cliff edges which can be unstable. Ticks prevalent Occasional stingers.  Do not touch marine life. Be careful of traffic on West Swan Road. Wooden and metal boardwalks can be slippery when wet Bikes should yield to pedestrians, use your bell Slow down when approaching roads Supervise children on lookout and near water ­ rocks are slippery when wet 10

Trails WA Guidelines for Content Authoring

● ● ● ●

Beware of submerged logs when swimming in Warren River Beware of snakes in summer ­ December to February. Trail has a natural surface of granite and rock so caution is advised Water crossing.  Beaches may be washed out after heavy storms.

Prohibited items (Text)

Prohibited items may include: ● ● ● ● ●

No bikes or pets No camping or open fires No boats in snorkel area no spearguns No pets in National Park areas

Alert (Formatted Text) This field allows a Trail Manager to place an Alert box on the trails detail page for users to see. It’s to be used where all or parts of a trail could be closed or effected by environmental factors (e.g. fire, flood). Please make sure you provide an ETA on when a closure or warning would be lifted. It’s recommended that you place an alarm in your own personal calendar/diary to remind you to remove the ‘alert’ from the Trail information.

Trail Contact information: This is the primary contact for visitors to the trail seeking more information, maps, advice.  Usually the closest visitor information centre, trail management association, or DPAW Ranger’s office.

11

Trails WA Guidelines for Content Authoring

Maps/Geo Tab

Trail loop (Checkbox) Tick only if your trail is a loop trail. 12

Trails WA Guidelines for Content Authoring

Google Map KML (File Upload) For the trail alignment to appear on a map you will need to upload a KML file (a type of GPS file). There are many ways to generate a KML file including through Google Earth or using free software such as GPS Babel. The ‘Google Map KML’ field is used to show only the trail/track’s route. No other geographic information should be provided.

KML Download (File Upload) Like the field above this is for the use of a KML file, but this will be provided as a download so users may open within an application such as Google Earth. This file may include additional markers for photos or points of interest.

Trail Start (Text) Describe where the trailhead/start of trail is, including name of National Park (if it’s in one) and the time and distance from Perth. (This information is essential for visitors who have no idea how big WA is!)

Examples ● ●

Weir Villiage Road (opposite Hotel), Mundaring Weir, 38km (1 hour) east of Perth Windjana Gorge Day Use car park, Windjana Gorge National Park, 145 km east of Derby, which is 2350km (29 hours) north of Perth ● Nannup Foreshore Park, 282km (3 hours) south of Perth

Trail Start Geo (Google Map ­ Pin) Type in the address, or put in the Geo code (decimal based latitude and longitude) for the start of the trail. If need be you can use the map to navigate and zoom in on the exact location where the Trail starts. You can then ‘Center Pin’ to move the map pin to the centre of the map, and then proceed to pick up the pin and drop exactly where required. Note that this point ‘should’ align with the start of the trail as outlined in the ‘Google Map KML’ field.

Trail End (Text) Only provide where the trail is NOT a loop. Describe where the trailhead/start of trail is, including name of National Park (if it’s in one) and the time and distance from Perth.   (Particularly important for long­distance trails)

Trail End Geo (Google Map ­ Pin) Type in the address, or put in the Geo code. See ‘Trail Start Geo’ for further ways to pinpoint a location on the provided Google Map.

13

Trails WA Guidelines for Content Authoring

Points of Interest Tab This allows you to position points along your trail and add a name, description and photos. These will be displayed on the trail map and can also be exported to create an Everytrail Guide for the trail.

Ideas for points of interest: ● ●

View points Picnic spots / camp sites 14

Trails WA Guidelines for Content Authoring

● ● ●

Heritage buildings Jumps or berms Interesting flora or fauna found in this particular area

To add more ‘rows’ to the Points of Interest field, use the (+) icon under the table. You can reorder the POI’s by moving your mouse over the first columns row number and click and drag the row to the desired place in the table. To delete a ‘row’ move your curser over the number of the row and a small triangle symbol will appear ( include: ● ● ● ● ●

) which when clicked shows a contextual drop­down menu for that row. It’s options

Add row above Add row below Move to top Move to bottom Delete row

You should NEVER leave a blank or partially entered row in the table.

Name (Text) Provide the commonly known name for the point of interest.

Description (Text) Provide a brief description for the point of interest, keeping it to between a maximum of 45­50 words.

Map Location (Google Map ­ Pin) This is the same type of field as used for the Trail Start/End Geo information. Navigate the Google Map or use a latitude/longitude (decimal based) to pin the location of the point of interest.

Photos (File Upload) You may upload 1 or more photos, but recommend a maximum of 4 photos. To add a ‘Title’, ‘Caption’ or ‘Credit’ to the photo, double click on the thumbnail once uploaded to view an image meta data panel where this information can be provided.

15

Trails WA Guidelines for Content Authoring

Media Tab Four high quality photographs (use professional photos if possible) with a bit of variety to give an overall impression of the landscape and the experience to be had on the trail.

The table shown for the data works in the same fashion as for the ‘Points of Interest’ table to be able to reorder images, add rows or delete rows from the table.

16

Trails WA Guidelines for Content Authoring

Ideas for photos A landscape shot, a close­up of someone on the trail, action shot, campsite, view from a lookout, historic building, a feature tree or artwork on the trail, wildlife or flora prevalent in the area. Size and type

JPEG

Must be high quality, high resolution images.

File naming convention

windan_bridge_loop_1

Use name of trail (for admin and for search engines) All lower case, hyphens or underscores between words, letters and numbers. Strictly NO spaces or symbols (such as brackets, ampersands, question marks etc)

windan_bridge_loop_1 windan_bridge_loop_2 windan_bridge_loop_3

Image 1 will be the primary photo shown on site eg on the Home Page, in the summary view, first in gallery etc.

windan_bridge_loop_4

It is important that the focal point of this image is near the centre of the picture as the top and bottom of the image will be cropped.  (Look at how the images for existing trails are displayed on the Home Page to give you an example)

Title

Sunset at Camp

Short name of the photo.

Caption

Walkers enjoy a sunset whilst making camp at Wattle Willows

Description of what is going on in photo.

Credit

Pelusey Photography

Due to copyright laws please advise who the photographer is if known.

Tourism WA Tourism WA always requires credit if using images from their gallery.

STEPS FOR UPLOADING PHOTOS: 1. Make your photo selection on your computer and name them as outlined above. 2. Open the Trail page you want to upload the photos to: 1. Click Add file 2. Click Upload files and upload your 4 photos.  This will add them to the Assets folder of the website. 3. Find the photos for your trail and upload one by one to the trail page (click the + symbol) 4. Add Title, Caption, Credit and Geo location. 5. Click Update Trail

17

Trails WA Guidelines for Content Authoring

Links Tab

Related Links (Multiple Row) These might include: ● ● ● ●

A trail group or event related to that specific trail (e.g. Railway Reserves Heritage Trail is linked to the Trek the Trail website) DEC National Park page Tourism WA region (e.g. Experience Perth) Bike / canoe hire 18

Trails WA Guidelines for Content Authoring

Everytrail Guides (Multiple Row) If there’s an Everytrail Guide for the trail you can link to it here. If the trail is in a National Park, add the DEC Everytrail Guide for the relevant park.

TrailTalk Forum Thread (Text) If the trail has a dedicated thread already on the TrailTalk website, please provide it here.

Visitor Centre (Relationship) Select the closest Visitor Information Centre to the trail by searching and then dragging from left pane to right pane. You can have more than one Visitor Centre selected here.

Parks (Relationship) Select the National Parks where the trail is close to or within by searching and then dragging from left pane to right pane. You can have more than one Park selected here.

19

Trails WA Guidelines for Content Authoring

Reviews Tab To manage any reviews and ratings that are provided by users, you will be notified by email when one is received so that it can be moderated and removed from the site if required. Note that you will be taken to a different interface to manage reviews for your trail.

20

Trails WA Guidelines for Content Authoring

User Gallery Tab The Trails WA website provides the ability for users of the website to submit photos they have taken (or they have permission to use). The User Gallery tab provides management facilities to allow reviewing, editing and removal of these images if required.

21

Trails WA Guidelines for Content Authoring

Trails WA Website Content Management Protocols Field or Type of Field

Instruction

Example

Summary and Body text

Write numbers under 10 in word ­ unless followed by kilometres or metres.

The 22 kilometre, Old Timberline Trail, located near Nannup, south of Perth, Western Australia, is a two day walk or one day cycle with an overnight hut on the bend of St John Brook. This scenic trail ranges from windy walk trail to old timber roads.

Write kilometres and metres in full with a space after the number.

All other Fields Time

Do not abbreviate minute to min or hours to hrs.

10 minutes, two hours

Numbers / digits

Always use digits.

3, 10, 2km, 3 ­ 5 days, 2 ­ 5km

Hyphens & Numbers

Put a space either side of hyphen. Use short hyphen.

3 ­ 5 days

Distances with text

No space, all digits, only ‘km’ 1km, 25km with lower case ‘k’. Do not use ‘kms’. 25 metres,

(Ignore this for the ‘Length’ field ­ see it’s own instructions)

Do not abbreviate metres to ‘m’. Space between digit and word.

1 metre

Volume and Weight

No space between number and ml, kg or km. Space between number and full word. English spelling of litre, American of gram.

5 litres, 5ml, 5kg, 5 grams

Telephone ­ Landline or Fax

Australian area code in brackets. Four digit set. No international code or “+”.

(08) 9481 0551

Only “Contact us” page has international code. Telephone ­ Mobile

No area code. 4 digit set, then 0427 527 666 two 3 digit sets. Do not use “+” for international

22

Trails WA Guidelines for Content Authoring

Address / Location

Only ‘Street’ and ‘Road’ are to St, Rd, Lane, Highway, Drive be abbreviated. All others in full. Keep ‘Road’ if it is part of a name or title.

Tom Road campsite

Use ‘Mt’ not ‘Mount’.

Mt Wells

Hyphens and text (hyphenated No space either side of words) hyphen.

an end­to­end

Use short hyphen. Ampersand

Only use ampersand in Trail names.

Swan Valley Food & Wine Trail

Use ‘and’ within text. Other text conventions

Use lower case unless title or pronoun (e.g. North Dandalup).

north, south drive north­east of Pemberton

Use hyphen if it is a direction. WA’s south west. If describing the area don’t use hyphen or capitals. Seasons

Lower case for seasons.

spring, winter

Flora

Use capital ‘J’ when naming the tree.

the King Jarrah tree

Use lower case ‘j’ when describing an area, forest etc.

jarrah­covered plain the jarrah forest

Full stops

Do not use full stops at end of the Field entries.

Multiple entry points on trail

English/American Spelling

Do not use programme

program

Use ‘s’ in ‘isations’ not ‘z’

organisation

Use bushfire (one word) not wildfire

bushfire

One word

carpark

One word

rivermouth

Use double L

travelled

Two words no hyphen

day walk

23

Trails WA Guidelines for Content Authoring

Trails WA Site Managers If you require assistance with the website and Trail Managers Dashboard, please contact the following person/s. Linda Daniels Executive Officer Trails WA [email protected] Mobile: 0418 800 853 (Monday ­ Friday, 9.00am ­ 5.00pm, call out of hours if emergency with website) Rod Annear Assistant Director ­ Visitor Services Department of Parks & Wildlife [email protected] Mobile: 0429 208 065 (Monday ­ Friday, 9.00am ­ 5.00pm)

24