GUIA DE FUNCIONAMIENTO DE VALORES DE MASONITE MENSAJES DEL PRESIDENTE DE LA JUNTA DEL CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN Y DEL DIRECTOR GENERAL EL PROGRAMA DE MASONITE
VIVIENDO EL PROGRAMA
El Programa de Masonite permite que todos se reúnan en torno a los valores, metas y objetivos en común. Todas las personas en Masonite tienen un papel que jugar y hacen la diferencia. Masonite está comprometido en crear una cultura definida por la equidad, la dignidad y el respeto, el trabajo en equipo sin igual y la responsabilidad personal, y la pasión por superar las expectativas.
Nuestros valores, que son los cimientos de Masonite, representan los comportamientos que se esperan de todos los Empleados: Integridad, Compromiso con el Cliente, Mejora Continua, Innovación, Trabajo en Equipo y Responsabilidad, y Liderazgo. En Masonite, el vivir nuestros Valores significa más que sólo obedecer las leyes y reglamentos. Significa aplicar los más altos estándares éticos a cada interacción, ya sea entre empleados, clientes, proveedores, reguladores u otros. A través del trabajo en equipo continuo y comunicación abierta y franca, creamos una cultura sostenible que todo empleado de Masonite puede estar orgulloso de compartir. Esta guía de funcionamiento de valores de Masonite es nuestra ruta hacia el éxito!
Robert J. Byrne, Presidente del Consejo
Frederick J. Lynch, Presidente y Director General
Masonite se fundó en el año 1925, y desde entonces, nuestros Empleados se han esforzado diligentemente para mantener los más altos estándares éticos de conducta empresarial. Hacemos más que simplemente obedecer la ley – adoptamos los Valores de Masonite… nuestro Plan de Integridad. La Guía de Masonite es la “base” de nuestro Compromiso con la Integridad. La Guía, sigue el Programa y articula los principios generales de conducta que aplican en todas partes, cada día, y a cada Empleado de Masonite y nos guía en nuestras relaciones con clientes, proveedores, contratistas y otros. Cada Empleado de Masonite, tiene el poder de influir en la reputación de nuestra compañía – sin importa el papel que tenga cada uno dentro de la compañía – en cualquier lugar podemos hacer negocios. La Guía de Masonite, nos ayuda a cada uno de nosotros a llevar a cabo nuestros asuntos con un compromiso inquebrantable a la Integridad. La Guía de Masonite – Página 1 12/3/2014
LA GUIA MASONITE PARA VIVIR NUESTROS VALORES:
Obedezca las leyes y reglamentos aplicables a nuestra conducta empresarial en todo el mundo. La guía de valores de Masonite demuestra la integridad de nuestro Blueprint. Está diseñada para ser un código de conducta que demuestre los valores, misión y visión de Masonite. Esta guía contiene 11 políticas clave, cada una de ellas explica cómo proceder en cada una de estas politicas, también nos comenta acerca de cosas que puedan requerir pensamiento adicional o asesoría legal acerca de esta política.
Nuestro Compromiso Individual Cada uno de nosotros debe reconocer y confirmar nuestra conciencia de que cada Empleado de Masonite debe seguir las políticas de la Guía de Masonite, y de manera proactiva, plantear los problemas con un gerente de Masonite, asesor legal de la Compañía, representante de recursos humanos u otro especialista de cumplimiento de Masonite, sobre las posibles violaciones a las políticas o a la ley.
Para obtener una versión digital de la Guía de Masonite, visite el sitio Web de Integridad de Masonite en: www.frontdoor.com.
La Guía de Masonite – Página 2 12/3/2014
¿Quién debe de vivir bajo los Valores de Masonite? TODOS LOS EMPLEADOS DE MASONITE (ya TERCEROS QUE REPRESENTEN A MASONITE o sean de tiempo completo, de medio tiempo o Empleados de Masonite que trabajan con personal contratado). terceros, tales como consultores, agentes, representantes de ventas, distribuidores y DIRECTORES Y REPRESENTANTES DE contratistas independientes. MASONITE. Debemos: SUBSIDIARIAS Y ENTIDADES AFILIADAS Asegurarnos que estas partes cumplan CONTROLADAS en las que Masonite posee con los aspectos pertinentes de las más del 50 por ciento de los derechos de políticas de cumplimiento de Masonite voto, o que tiene el derecho de control de la Si es necesario, proporcionar a estas entidad, están obligados a adoptar y seguir partes educación e información sobre las políticas de cumplimiento de Masonite. los requisitos de las políticas Tomar medidas, hasta llegar inclusive a AFILIADOS NO CONTROLADOS la terminación de un contrato, si un Deben ser alentados a adoptar y seguir las tercero se niega a acatar las políticas políticas de cumplimiento de Masonite. relevantes de cumplimiento de Masonite
Lo que los Empleados de Masonite deben hacer Todos debemos de contribuir a la cultura de cumplimiento de Masonite entendiendo completamente las políticas de Masonite, uniéndonos al compromiso con la Integridad, planteando cuestiones de cumplimiento, aplicar las políticas de cumplimiento y evitar violaciones. Sus obligaciones como empleado de Masonite, son las siguientes: COMPRENDER LAS POLITICAS Y PRACTICAS DE EXPRESAR SUS INQUIETUDES MASONITE Prontamente plantear cualquier Revisar y entender todos los requisitos preocupación sobre posibles violaciones: de la política que se resumen en esta Comprender los diferentes canales para guía expresar inquietudes de Integridad: su Centrarse especialmente en aprender gerente, el Departamento Jurídico de los detalles de las políticas pertinentes a Masonite, el Departamento de Recursos su trabajo Humanos, la línea directa de Revisar www.frontdoor.com para cumplimiento de Masonite para su país obtener una lista completa y actualizada u otro recurso para el cumplimiento de las políticas y prácticas Si usted plantea una inquietud y no se Acudir con su gerente, asesor legal de resuelve, ¡insista en ella! Plantéela a la Compañía, representante de Recursos través de otro canal de Masonite Humanos u otros recursos de Masonite Cooperar en las investigaciones de apropiados para cualquier pregunta Masonite relacionadas con inquietudes de Integridad La Guía de Masonite – Página 3 12/3/2014
Lo que los Gerentes y Líderes de Masonite deben hacer Nuestros gerentes en todos los niveles, desde el piso de la planta a la suite ejecutiva, son nuestros líderes en Masonite. Como líderes de Masonite, debemos fomentar una cultura de cumplimiento en la que los Empleados comprendan sus responsabilidades y que los resultados de los negocios nunca son más importantes que la conducta ética y el cumplimiento de las políticas de Masonite. Los Empleados deben saber que siempre pueden plantear cualquier inquietud sin temor a represalias. Los líderes deben alentar una conducta ética y cumplimiento con la ley liderando personalmente los esfuerzos de cumplimiento, teniendo en cuenta dichos esfuerzos al evaluar y recompensar a los empleados y garantizando que los Empleados comprendan los requerimientos específicos de las políticas que afectan e impactan más directamente a su ámbito de trabajo.
Los líderes también deben seguir los siguientes pasos para construir una cultura de cumplimiento: PREVENIR FALLOS DE CUMPLIMIENTO Identificar los riesgos de cumplimiento del negocio Asegurarse de que los procesos, adaptados para responder a sus zonas de riesgo especial, se comuniquen e implementen Proveer educación sobre las políticas y la legislación de Masonite aplicable a los Empleados y (en su caso) a los miembros del Consejo y terceros Comprometer recursos adecuados para el programa de cumplimiento de su división de negocios
La Guía de Masonite – Página 4 12/3/2014
DETECCION PROACTIVA DE CUESTIONES DE CUMPLIMIENTO
Implementar medidas de control, tales como “tablero de mando” y “cuadros de mando” para detectar mayores riesgos de cumplimiento y/o violaciones Promover un sistema de reporte efectivo Asegurarse de que se realicen revisiones periódicas del cumplimiento con la ayuda de lideres en el cumplimiento de negocios
RESPONDER DE MANERA INMEDIATA A CUESTIONES DE CUMPLIMIENTO
Tomar medidas correctivas inmediatas para determinar que medidas adicionales se pueden requerir Tomar medidas disciplinarias adecuadas Consultar con el Departamento Jurídico de Masonite para determinar que acciones adicionales pueden requerirse
Levante la Voz… Aproveche nuestra Política de Puertas Abiertas El aumento de la preocupación por la Integridad, protege a la comunidad de Masonite: nosotros mismos, nuestros colegas, nuestros grupos de interés y nuestra Compañía. Si usted tiene una inquietud, usted tiene el derecho y la responsabilidad de expresarla. De acuerdo con nuestro programa, la Guía está diseñada para beneficiar a todos nuestros grupos de interés, nuestros clientes, nuestros proveedores, nuestros Empleados y nuestros accionistas. PLANTEE INQUIETUDES A TIEMPO Plantear a tiempo y atender una posible inquietud es la obligación más importante que tiene.
LA CONFIDENCIALIDAD SE RESPETA Su identidad y la información que usted proporcione, se compartirá únicamente cuando exista la “necesidad de conocerse” con aquellas personas responsables de resolver la inquietud.
USTED PUEDE PERMANECER ANONIMO Sin embargo, si usted se identifica, somos LAS REPRESALIAS VIOLAN LA POLITICA DE capaces de hacer seguimiento con usted y darle MASONITE una retroalimentación. Masonite prohíbe absolutamente las represalias contra cualquier persona para crear o ayudar a resolver un problema de Integridad. La represalia es motivo para la disciplina hasta e incluyendo el despido.
Usted puede plantear una inquietud de manera oral o por escrito. Si lo desea, puede hacerlo de manera anónima llamando a la Línea Directa de Integridad publicado en su ubicación.
Es su derecho… y su obligación plantear inquietudes de Integridad
La Guía de Masonite – Página 5 12/3/2014
Como plantear una inquietud de Integridad Masonite ofrece varios canales para plantear sus inquietudes. El canal que use depende de usted. Lo más importante es que la Administración se entere del problema o la inquietud inmediatamente. Esta es la manera:
DENTRO DE SU UNIDAD DNEGOCIO Por lo general, su supervisor o gerente estará en la mejor posición para resolver rápidamente un problema de Integridad. Sin embargo, su supervisor directo o gerente no son sus únicas opciones. Cuando se trata de una situación grave, usted puede compartir sus preocupaciones (contables internos y preocupaciones de la transmisión de la información, los posibles conflictos de interés, los posibles conflictos legales, etc.) directamente al Consejo General la empresa.
LLAME DEL CONSEJO INTEGRIDAD DE MASONITE: (001)-813-739-1802 o LLAME A LA LINEA DE INTEGRIDAD DE MASONITE: 001-888-504-4200 o ENVIAR UN CORREO ELECTRÓNICO A
[email protected] o ESCRIBA AL CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN DE MASONITE En situaciones muy graves, usted puede reportar inquietudes (por ejemplo, de contabilidad interna y problemas de información, posibles conflictos de interés, posibles problemas legales, etc.), directamente al Consejo de Administración. Consejo de Administración de Masonite One Tampa City Center, Suite 300 201 N. Franklin Street Tampa, Florida 33602
La Guía de Masonite – Página 6 12/3/2014
En Masonite, hablar, hacer preguntas y obtener respuestas, es una tradición. Es su obligación seguir la Guía y si su inquietud no es atendida, buscar a través de otro canal.
¿Que sucede cuando surge un problema de Integridad? Las preocupaciones sobre el cumplimiento con la política de Masonite serán investigadas prontamente. El proceso de investigación de Masonite incluye:
1.
ASIGNAR INVESTIGADOR (ES) Investigadores con experiencia y objetividad se asignan para investigar todos los hechos y las circunstancias de manera profunda y justa.
2.
CONDUCIR UNA INVESTIGACION Los investigadores determinan los hechos a través de entrevistas y/o revisión de documentos.
3.
ACCIÓN CORRECTIVA En caso necesario, el investigador recomienda acciones correctivas a los gerentes apropiados para su implementación.
4.
RETROALIMENTACIÓN La persona que plantea la cuestión (en caso de saberlo), recibirá retroalimentación en cuanto a los resultados, si proporcionó un nombre y numero de contacto, o siguió el proceso de la Línea de Integridad de Masonite.
Consecuencias de las violaciones Los empleados y líderes que violan los valores, políticas o prácticas de Masonite, pueden tener graves consecuencias: Acción disciplinaria hasta e incluyendo el despido. Mala conducta que puede resultar en Disciplina, que incluye:
Violar la política o ley de Masonite Solicitar a otros violar la política de Masonite Si no se plantea con prontitud la existencia o la sospecha de una violación a la política de Masonite Falta de cooperación en las investigaciones de posibles violaciones a las políticas
La Guía de Masonite – Página 7 12/3/2014
Represalias contra cualquier persona por informar una inquietud de Integridad o posibles violaciones a las políticas No demostrar su liderazgo y diligencia para asegurar el cumplimiento de las políticas de Masonite y la ley
Políticas y procedimientos de la unidad de negocios Su división de la unidad de negocio o grupo y/o su función dentro del negocio, previo a una consulta con el Departamento Legal y el Administrador General, podrá emitir sus propias políticas y procedimientos basados en sus requisitos únicos y específicos. Usted debe seguir dichas políticas y procedimientos, además de las que se describen en esta guía.
En conclusión Juntos creamos una cultura de cumplimiento… es nuestro derecho y nuestra responsabilidad para vivir y trabajar con integridad. Así es como “vivimos” el Programa de Masonite.
Y siempre recuerda… Masonite prohíbe absolutamente las represalias
AVISO IMPORTANTE: Esta Guía y las políticas descritas en ella, no son un contrato o cuasi-contrato, ya sea para los Empleados o para terceros. Masonite no crea derecho contractual alguno, ley o capital mediante la emisión de esta Guía o las políticas.
La Guía de Masonite – Página 8 12/3/2014
La Guía de Masonite Políticas
La Guía de Masonite – Página 9 12/3/2014
Tabla de Contenido 1. Sobornos y Pagos Indebidos ...................................................................................................... 11 2. Relaciones con los proveedores ................................................................................................. 13 3. Antimonopolio y Competencia Global …….….………………………………………………15 4. No Discriminacion y Practicas de Empleo Justo ....................................................................... 18 5. Medio Ambiente, Salud y Seguridad ......................................................................................... 20 6. Seguridad y Administración de Crisis ....................................................................................... 22 7. Protección de la Propiedad Intelectual ...................................................................................... 24 8. Sarbane Oxley Act (SOX) Cumplimiento y Contraloría ........................................................... 26 9. Conflictos de Interés....……….…………………………………………………………….. ..28 10. Acceso a Información Privilegiada y Especulación de Acciones ............................................ 30 11. Politicas Internacionales … ..................................................................................................... 32 11.1 Politica de Cumplimiento – Operaciones Internacionales .......................................... 32 11.2 Control de Exportaciones – Productos y Tecnología ................................................. 34 11.3 Control de Activos Extranjeros .................................................................................. 36 11.4 Trabajo y Empleo Global............................................................................................ 38 11.5 Importación y Aduanas ............................................................................................... 40 11.6 Ley de Prácticas Corruptas en el Extranjero............................................................... 43
La Guía de Masonite – Página 10 12/3/2014
1.
Sobornos y Pagos Indebidos
I.
DESCRIPCIÓN GENERAL
El soborno o cualquier forma de pago indebido para obtener un negocio o ventaja personal, nunca será aceptable. De hecho, usted como individuo, y Masonite como Compañía, podrán estar sujetos de acusaciones penales. Masonite, expresamente prohíbe cualquier tipo de sobornos y pagos indebidos en cualquier tipo de relaciones comerciales, en cualquier país del mundo, tanto para los gobiernos como a los empleados de gobierno y cualquier persona del sector privado.
No se deberá confundir a los pagos indebidos con los gastos razonables y limitados por regalos, viajes de entretenimiento de negocios y gastos por el viaje y viáticos directamente relacionados con la promoción de productos o servicios o con la celebración de un contrato. Estos pagos serán aceptables, pero sujetos a los lineamientos corporativos y específicos de Masonite. II.
NUESTRA POLITICA
No ofrecer o dar sobornos, comisiones o pagos indebidos de cualquier tipo.
Usar buen juicio para evitar la apariencia de un pago indebido
Contratar solamente a representantes y empresas de buena reputación
No hacer contribuciones a partidos políticos o candidatos en representación de Masonite
La Guía de Masonite – Página 11 12/3/2014
III.
COMO CUMPLIRLA
ANTES DE DAR UN REGALO,
proporcionar entretenimiento o reembolsar los gastos de viaje del cliente, asegúrese de que entienda los requisitos legales aplicables, las normas del cliente y los lineamientos corporativos y de negocios de Masonite. ASEGÚRESE QUE LOS REGISTRIOS DE GASTOS reflejen con precisión la verdadera naturaleza de la transacción. NUNCA OFREZCA UNA CORTESIA DE NEGOCIO, tales como regalos, contribuciones o entretenimiento, en situaciones que puedan crear la apariencia de conductas inapropiadas. NUNCA OFREZCA, PROMETA, PAGUE O AUTORICE cualquier cosa de valor (tales como dinero, bienes o servicios) a un funcionario publico o empleado de un cliente para obtener o conservar una ventaja indebida.
IV.
NUNCA DAR GRATIFICACIONES u otro tipo de pagos a los funcionarios de gobierno o empleados para acelerar una acción administrativa de rutina sin revelarla plenamente al Departamento Jurídico de Masonite. Algunas leyes nacionales que prohíben el soborno fuera de esa nación, incluyen una excepción de “facilitar los pagos” para agilizar una acción administrativa de rutina a la que normalmente tendrían derecho. Estos pagos son a menudo ilegales bajo las leyes locales de anti soborno, los cuales Masonite se opone firmemente. Asegúrese de entender la diferencia entre un soborno – dar a otra persona de manera corrupta una cosa de valor a cambio de ejercer discreción a su favor – y un pago de facilitación, que implica el pago de una pequeña cantidad de dinero o un regalo para acelerar una acción de rutina a la que se tiene derecho. Si tiene alguna duda, consulte al Departamento Jurídico.
NUNCA CONTRIBUIR CON FONDOS DE LA COMPAÑÍA u otros activos de la misma con fines políticos en los Estados Unidos sin la aprobación previa del Departamento Jurídico de Masonite. Nunca contribuya con fondos de la Compañía u otros activos de la misma con fines políticos fuera de los Estados Unidos sin la aprobación del Departamento Jurídico de Masonite. REQUERIR A CUALQUIER PERSONA O FIRMA QUE REPRESENTE A MASONITE (como
a consultores, agentes, representantes de ventas, distribuidores o contratista) para cumplir con esta política y las leyes relacionadas. SIGA LOS PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA DE LA DIVISION DE SU NEGOCIO cuando seleccione a
personas o firmas para representar a Masonite.
PUNTOS PRECAUTORIOS – COSAS POR LAS CUALES TENER CUIDADO
INFORMACIÓN ANTECEDENTE acerca de los representantes de terceras personas existentes o potenciales que indiquen: Reclamos por practicas inadecuadas de negocios Reputación por sobornos Familia u otro tipo de relación que pudiesen influir indebidamente en la decisión de un cliente o un funcionario de gobierno
La Guía de Masonite – Página 12 12/3/2014
CUALQUIER DEMANDA para recibir un pago de comisiones antes de una decisión de adjudicación.
CUALQUIER SOLICITUD para hacer un pago en un país o de un nombre no relacionado con la transacción.
CUALQUIER SUGERENCIA PARA
UNA COMISION O CUALQUIER OTRO PAGO que sea desproporcionado en relación con los servicios prestados.
DIRIGIR EL NEGOCIO DE MASONITE a través de un
representante en particular o pareja debido a una “relación especial”.
2.
Relaciones con los proveedores
I.
DESCRIPCIÓN GENERAL
Las relaciones de Masonite con sus proveedores se basan en prácticas justas y legales. Nosotros esperamos que nuestros proveedores obedezcan las leyes que les exigen tratar a los trabajadores de manera justa, un ambiente de trabajo seguro y saludable, y proteger la calidad del medio ambiente. Los siguientes lineamientos de Masonite, nos ayudarán a asegurarnos de que nuestras relaciones con los proveedores no dañen la reputación de Masonite. II.
III.
NUESTRA POLÍTICA
Ser justos y apegados a la ley en todas las relaciones con los proveedores
Listar el apoyo de los proveedores al lograr éxitos competitivos
Respetar los derechos de propiedad intelectual y la misma confidencialidad de negocios que se espera de los proveedores
Monitorear y tratar sólo con proveedores que cumplan con la ley local aplicable y cualquier otro requerimiento adicional y estándar de Masonite en relación a las prácticas del empleo, medio ambiente, salud y seguridad COMO CUMPLIRLA
CUMPLIR CON LAS LEYES APLICABLES y reglamentos del gobierno que regulan las relaciones con los proveedores. HACER NEGOCIO sólo con los proveedores que cumplan con las leyes locales y demás disposiciones legales aplicables y lineamientos de Masonite en relación al trabajo, ambiente, salud y seguridad. Seguir los procedimientos establecidos en los Lineamientos de Reputación de los Proveedores de Masonite en www.frontdoor.com.
La Guía de Masonite – Página 13 12/3/2014
SEGUIR LOS REGLAMENTOS
SALVAGUARDAR LA
DEL GOBIERNO SOBRE ADQUISICIONES cuando
INFORMACIÓN CONFIDENCIAL Y DE PROPIEDAD DE MASONITE con
se de la compra de materiales y servicios para el cumplimiento de los contratos con el gobierno. PROPORCIONAR OPORTUNIDADES COMPETITIVAS a todos
los proveedores para obtener una participación del volumen de compra de Masonite.
un convenio de confidencialidad y tomar las medidas necesarias para salvaguardar cualquier información proporcionada por el proveedor que esté protegida por el convenio de confidencialidad. SALVAGUARDAR “INFORMACIÓN PERSONAL” obtenida de los proveedores (para instrucciones por favor vea “Privacidad” en la página 18).
IV.
PUNTOS PRECAUTORIOS – COSAS POR LAS CUALES TENER CUIDADO
ELECCIÓN DE PROVEEDORES sobre cualquier base distinta a la de licitación pública. POSIBLES CONFLICTOS DE INTERÉS en la elección de proveedores, así como la aceptación impropia de regalos u otros artículos de valor. DIRIGIR NEGOCIOS A UN PROVEEDOR propiedad o administrados por un pariente, amigo cercano o antiguo colega.
La Guía de Masonite – Página 14 12/3/2014
CONDICIONES INSEGURAS en las instalaciones del proveedor. EMPLEADOS PROVEEDORES que sean menores de edad o sujetos a coerción. APARENTE INCONSIDERACIÓN de normas ambientales en las instalaciones del proveedor.
CONFIAR “INFORMACIÓN PERSONAL” o confidencial con los proveedores sin asegurar que se tiene la organización técnica y física para prevenir su uso o acceso no autorizado.
3.
Antimonopolio y Competencia Legal
I.
DESCRIPCIÓN GENERAL
Comercio justa y leyes de competencia – regularmente referidas como “leyes antimonopolio” – varían dependiendo de cada país y en algunos casos, dentro de un mismo país según su jurisdicción.. Como regla general, estas leyes:
Prohíben contratos o acuerdos entre los competidores que eliminan la competencia;
Regulan el comportamiento de las Compañías dominantes; y
Previo a una revisión, requieren de una autorización para realizar fusiones, adquisiciones y demás transacciones, con la finalidad de prevenir transacciones que substancialmente reduzcan la competencia.
Todos los países donde Masonite realiza negocios, tiene algún tipo de ley sobre el comercio justo, competencia y antimonopolio. Por lo tanto, deberá estar familiarizado con las políticas antimonopólicas de Masonite en el lugar donde usted realiza negocios. Si usted tiene alguna duda sobre si una práctica es legal o permitida conforme a las políticas de Masonite, deberá contactar al Departamento Legal inmediatamente. II.
NUESTRA POLÍTICA
Nunca celebre un contrato o acuerdo con un competidor o grupo de competidores acerca de cualquier aspecto de negocios de Masonite sin la aprobación del Departamento Legal. Muchos pero no todos los contratos celebrados con competidores son delitos penales que pueden resultar en cuantiosas multas y penas de prisión.
No siempre esté de acuerdo con los competidores sobre: (1) los precios o términos o condiciones de venta de Masonite; (2) si los clientes de Masonite venderán o no, o en que zona geográfica venderá o no; o (3) el precio por el cual Masonite ofertará u ofrecerá a un cliente o tipo de cliente. Estos acuerdos siempre serán ilegales y darán lugar al despido inmediato.
Nunca discuta los negocios de Masonite con un competidor, salvo se encuentre en ciertas circunstancias donde Masonite y el competidor se encuentren en una discusión legítima de negocios, y que dichos acuerdos y comunicaciones hayan sido específicamente aprobadas por un Director Ejecutivo y el Departamento Legal. Esto incluye: (1) precios, niveles de precios y condiciones de mercado; (2) nuestra producción, capacidad de producción y volumen de ventas; (3) nuestros costos o utilidades; o (4) cualquier información concerniente a nuestros clientes o clientes del competidor, incluyendo cualquier información sobre los canales de distribución.
La Guía de Masonite – Página 15 12/3/2014
Evite todo contacto con los competidores siempre que sea posible, particularmente en eventos comerciales o aeropuertos. Usted debe explicar educadamente pero con firmeza que las políticas de Masonite buscan evitar el contacto con el competidor bajo cualquier circunstancia y asegurarse de no discutir tema alguno sobre su relación de negocios. También, deberá documentar cualquier contacto con el Departamento Legal, enviándoles un memorándum o correo electrónico que resuma dicho contacto.
No celebre acuerdo alguno con cualquiera de nuestros clientes mediante el cual restringe la habilidad del cliente en relación a como se deben vender los productos de Masonite, o a qué precio, salvo que haya recibido autorización por escrito del Departamento Legal. En algunos casos, los acuerdos que restrinjan las prácticas de reventa del cliente serán permitidos, pero la ley es complicada en ésta tema y está sujeto a cambio. Como regla general, las políticas de Masonite permiten a nuestros clientes conducir su negocio como mejor les parezca, hasta y salvo que Masonite unilateralmente decida dejar de hacer negocios con un cliente en particular. Del mismo modo, usted nunca deberá acordar con un proveedor o vendedor sobre cualquier término que restrinja la habilidad de Masonite para vender sus productos, salvo que dicho acuerdo, ya sea en forma de contrato o distintamente, sea revisado por el Departamento Legal.
Consulte con el Departamento Legal con anticipación, sobre la venta de cualquier producto o discusión de compra, fusión o adquisición, convenio de participación u otra actividad colaborativa con el competidor, que pueda ser legítima si se encuentra bien estructurada y divulgada adecuadamente.
Mantenga un registro detallado de cualquier mutación que involucre a un competidor, incluyendo las reuniones que no tenga participación alguna con el competidor. Por ejemplo, una junta asociada con el comercio, donde los representantes del competidor puedan estar presentes, o sea convocada por uno de nuestros clientes en donde los competidores de Masonite puedan estar presentes a petición del cliente.
La Guía de Masonite – Página 16 12/3/2014
III.
COMO CUMPLIRLA
CUMPLIR CON TODAS LAS LEYES Y REGLAMENTOS DE COMPETENCIA así como
también
con decretos, órdenes y convenios con cualquier regulador de competencia sobre como se deberá conducir el negocio, en relación de la ley de competencia. REVISAR Y ENTENDER las políticas específicas y de negocios de Masonite y sus procedimientos, además, si usted tiene preguntas o problemas, hágalos saber al Departamento Legal. NO PROPONGA O CELEBRE contratos o acuerdos – expresos o tácitos, formales o informales, escritos u orales – con cualquier competidor en relación a cualquier aspecto de la competencia entre Masonite y el competidor. No discuta con un competidor o representante del competidor sobre: precios ofertas
IV.
ventas, territorios, asignación de clientes o líneas de productos. términos y condiciones de la venta. producción, capacidad de venta o volumen. costos, utilidades o márgenes de utilidades. Participación de mercado oferta de productos o servicios. Clientes o clasificación de proveedores. métodos de distribución.
NO PROPONGA O CELEBRE contrato alguno con persona alguna, incluyendo competidores, agentes, corredores o clientes en relación a la presentación de una oferta o sobre los términos de la misma en donde exista un acuerdo en donde la oferta es presentada con cualquier propósito distinto a la obtención del negocio. EVITE EL CONTACTO con competidores que puedan crear la apariencia de que se realizan contratos o acuerdos inapropiados.
NO PROPONGA O CELEBRE contratos o acuerdos con los clientes que restrinjan el precio u otro términos por medio del cual permita al cliente revenda o rente un producto o servicio a una tercera persona. NO PROPONGA O CELEBRE contratos o acuerdos con proveedores que restringan el precio u otros términos por medio del cual permita a Masonite revender o rentar cualquier producto o servicio. CONSULTE AL DEPARTAMENTO LEGAL para ayudar a reducir el riesgo de no cumplir con la evaluación de cualquier propuesta de fusión, adquisición, convenio de participación u otro negocio que pueda invocar problemas con la ley de competencia (se listan ejemplos de contratos que requieren de discusión con un asesor en “PUNTOS PRECAUTORIOS – COSAS POR LAS CUALES TENER CUIDADO” mencionado posteriormente).
PUNTOS PRECAUTORIOS – COSAS POR LAS CUALES TENER CUIDADO
ACUERDOS EXCLUSIVOS para la compra o venta de productos o servicios. AGRUPACIÓN de bienes y servicios CONVENIOS QUE RESTRINGEN LAS OPCIONES DEL CLIENTE en utilizar o revender un producto o servicio de Masonite.
La Guía de Masonite – Página 17 12/3/2014
ACUERDOS DE LICENCIA TECNOLÓGICA que restringen la libertad del licenciatario y otorgante. DESCUENTOS SELECTIVOS Y DISCRIMINATORIOS del precio o términos de venta sólo para ciertos clientes. CONVENIOS DE DISTRIBUCIÓN con competidores.
CONTRATOS PARA AGREGAR A UN EMPLEADO al consejo de administración en otra entidad.
4.
No Discriminación y Prácticas de Empleo Justo
I.
DESCRIPCIÓN GENERAL
La práctica de empleo justo, hace más que mantener a Masonite en cumplimiento con la ley laboral y del empleo. Estas prácticas, también refuerzan el Programa de valores de Integridad y trata a todos los empleados con justicia, dignidad y respeto. Masonite esta comprometido ha cumplir con todas las leyes relativas a la privacidad, negociación colectiva, inmigración, tiempo de trabajo, salarios y horas, así como de las leyes que prohíben las labores forzadas, obligatorias y de niños, y la discriminación en el empleo. Más allá del cumplimiento legal, Masonite se esfuerza por crear un entorno considerado para todos los Empleados ubicados en cualquiera de los negocios de Masonite.
I.
NUESTRA POLÍTICA
Observar todas las leyes aplicables al trabajo y al empleo.
Proporcionar un trato igual a todos los empleados sin distinción de raza, color, religión, origen nacional, sexo (incluyendo el embarazo), orientación sexual, incapacidad, estatus de veterano, edad u otra característica protegida por la ley.
Utilizar la experiencia, preparación, desempeño y otros criterios relacionados con el trabajo como la única base para las decisiones relacionadas con el empleo.
Proporcionar un ambiente de trabajo libre de acoso, incluyendo el acoso dirigido a una persona en base a su raza, religión, sexo, edad, etc.
Respetar los derechos de privacidad de los empleados utilizando, manteniendo y transfiriendo información personal de acuerdo a las leyes aplicables. Mientras se mantiene la privacidad del empleado, recuerde que Masonite se reserva el derecho de monitorear el uso de la propiedad de la Compañía (por ejemplo, computadoras, correos electrónicos, teléfonos, información de propiedad, etc.) de conformidad con las leyes aplicables.
La Guía de Masonite – Página 18 12/3/2014
III.
COMO CUMPLIRLA
DECISIONES BASE DEL EMPLEO sobre los requisitos de empleo (por ejemplo, educación, experiencia previa) y méritos. El mérito incluye las habilidades, desempeño, valores, liderazgo y demás criterios relacionados con el trabajo del individuo.
PROPORCIONAR UN AMBIENTE libre de acoso e intimidación. RESPETAR LOS DERECHOS DE PRIVACIDAD de los empleados utilizando, manteniendo y transfiriendo información personal de conformidad con las leyes aplicables.
SI SURJE UN CONFLICTO entre los requisitos de esta política y las leyes, costumbres o prácticas de un área en particular, consulte con la administración o el Departamento Legal para determinar como se debe proceder.
REALIZAR TODAS LAS DECISIONES Y ACCIONES RELACIONADAS CON EL EMPLEO sin importar la raza,
color, religión, origen nacional, sexo (incluyendo el embarazo), orientación sexual, edad, incapacidad, estatus de veterano y otra característica protegida por la ley. IV.
PUNTOS PRECAUTORIOS – COSAS POR LAS CUALES TENER CUIDADO
UN ENTORNO HOSTIL DE TRABAJO (por ejemplo, contar chistes inapropiados o exhibir materiales que ridiculicen o puedan ser ofensivos a un sexo, raza, edad o grupo étnico en particular). ACOSOS SEXUALES NO BIENVENIDOS a otro empleado, proveedor o compañero de trabajo.
La Guía de Masonite – Página 19 12/3/2014
LA VIOLACIÓN DE UNA LEY LABORAL de su país (por ejemplo, la contratación de menores de edad). NEGARSE A TRABAJAR, o distintamente no cooperar con ciertos individuos por razón de raza, religión, sexo, edad u otra característica protegida por la ley.
DIVULGAR INFORMACIÓN CONFIDENCIAL DEL EMPLEADO
a una persona que no tenga relación de negocio, autoridad o consentimiento del sujeto. TOMAR UNA ACCIÓN ADVERSA en contra de un empleado (por ejemplo, despedir o no promover), porque el empleado ha suscitado una preocupación acerca de una violación de las políticas o de la ley.
5.
Medio Ambiente, Salud y Seguridad
I.
DESCRIPCIÓN GENERAL
Proteger el medio ambiente, la salud y la seguridad de los empleados, es la ley – y Masonite considera que esto es lo correcto. A través de administración, liderazgo y compromiso del empleado, Masonite trabaja para llevar a cabo sus operaciones de forma segura y con un mínimo de impacto ambiental adverso. Adicionalmente, garantizar la seguridad de nuestros empleados, ya sean de planta o de oficina, es una prioridad alta. Nuestra política EHS, afecta a todas las actividades de la Compañía – no sólo a la administración de nuestra seguridad y emisión, sino a todo lo que hacemos – por ejemplo, la venta de productos, el manejar un automóvil por negocios de la Compañía, la adquisición de un nuevo negocio o la prestación de servicio al cliente. II.
NUESTRA POLÍTICA
Seguir la ley y procedimientos de la Compañía para proteger y mejorar el medio ambiente, la salud y la seguridad
Crear y mantener un ambiente seguro de trabajo
Prevenir lesiones en el lugar de trabajo
Encontrar maneras de reducir los residuos, emisiones y el uso de materiales tóxicos
Corregir los problemas de manera eficiente
Ser responsable del medio ambiente
Eliminar los riesgos no razonables de los productos y servicios de Masonite
La Guía de Masonite – Página 20 12/3/2014
III.
COMO CUMPLIRLA
CUMPLIR con todas las leyes ambientales, de salud y seguridad aplicables (“EHS”) y reglamentos y las políticas EHS de Masonite. CREAR Y MANTENER un ambiente de trabajo seguro y prevenir accidentes de trabajo. EVALUAR LOS RIESGOS LEGALES Y REPUTACIONALES DE EHS, antes de comenzar una nueva actividad negocio o proyecto, la venta de un producto nuevo, la adquisición de un negocio nuevo o participar en una actividad peligrosa. IV.
CONSIDERAR EL IMPACTO DE EHS en el diseño y producción de los productos y servicios de Masonite como parte de la evaluación del “ciclo de vida” de nuestros productos. ELIMINAR RIESGOS NO RAZONABLES DE EHS de las instalaciones, productos, servicios y actividades de EN LA MEDIDA DE LO POSIBLE, REDUCIR LOS MATERIALES TÓXICOS Y PELIGROSOS; prevenir
SEGUIR MEJORANDO NUESTRO SISTEMA EHS y desempeño como parte integral de la estrategia operacional de Masonite. PRESENTAR IDEAS al gerente o al Departamento de EHS, que apoyen los objetivos de esta política. ALERTAR INMEDIATAMENTE A SU ADMINISTRADOR o al Departamento EHS de condiciones ilegales o peligrosas.
la contaminación y conservar, recuperar y reciclar materiales, agua y energía.
PUNTOS PRECAUTORIOS – COSAS POR LAS CUALES TENER CUIDADO
ACTIVIDADES Y CONDICIONES PELIGROSAS, como: Desactivar controles de seguridad o cuidar el equipo y maquinaria Autorizar o permitir prácticas de trabajo inseguras por cualquier empleado de Masonite o no reportar las violaciones de seguridad Trabajar en el equipo eléctrico o de energía sin seguir los procedimientos de seguridad (por ejemplo, el bloqueo y etiquetado). No usar el equipo de protección personal (zapatos, gafas de seguridad, protección auditiva, guantes, monitores, etc.) Productos químicos no autorizados o sin etiqueta. Cableado expuesto o inseguro Salidas de emergencia bloqueadas
La Guía de Masonite – Página 21 12/3/2014
Trabajar sin protección de caídas Manejo inseguro o no utilizar el cinturón de seguridad o no seguir las reglas de conducir de Masonite. Trabajar debajo de cargas pesadas, suspendidas o el uso incorrecto de las grúas Trabajar de forma no segura en la ubicación del cliente Exposición potencial de enfermedades infeccionas graves.
INCUMPLIR CON los reglamentos y procedimientos de salud, seguridad o ambientales. QUEJAS DE EHS de empleados, clientes o vecinos. ACCIDENTES ambientales, de salud o seguridad no reportados.
NO RESPONDER con prontitud las inquietudes de posible problemas de seguridad de los productos. PÉRDIDA DE OPORTUNIDADES para reducir los desechos y materiales tóxicos. NO SEGUIR LAS POLÍTICAS DE MASONITE para la administración, envío, transporte, importación/exportación y eliminación de materiales peligrosos y productos químicos. RIESGOS Y RESPONSABILIDADES relacionadas con las nuevas adquisiciones, así como de los productos nuevos y existentes, procesos, servicios y alianzas que presentan mayor riesgo de responsabilidad legal y reputación. PROCEDIMIENTOS INADECUADOS DE SEGURIDAD o prácticas que puedan presentar amenazas de seguridad a instalaciones y/o empleados. PROCESOS,
alianzas o adquisiciones que presentan alto riesgo legal y reputacional de productos nuevos.
6.
Seguridad y Administración de Crisis
I.
DESCRIPCIÓN GENERAL
En una era de creciente amenaza, es fundamental proteger la seguridad de nuestros empleados, lugares de trabajo, información y negocios. Se inicia con la aplicación, en cada una de las unidades de trabajo, de un plan riguroso y comprensivo de seguridad y administración de crisis (SCM). El plan SCM de Masonite, incluye medidas para la prevención de actos criminales de terrorismo y otros que protegen a nuestros empleados, instalaciones, información, infraestructura de tecnologías de la información, la continuidad del negocio y la administración de la crisis. Además, los empleados deben tomar todas las precauciones para evitar hacer negocios con los terroristas o aquellos que apoyan a las actividades terroristas. II.
NUESTRA POLÍTICA
Participar en la planificación de EHS y su unidad de negocio de emergencia y en simulacros de emergencias.
Cumplir con las normas de entrada y salida de las instalaciones de Masonite, incluyendo el uso de una placa u otra forma de identificación si es necesario.
Proteger el acceso a las instalaciones y activos de Tecnologías de la Información de Masonite de robo o apropiación indebida.
Cumplir con las normas globales de inmigración al viajar y cumplir con todas las políticas de viajes de Masonite.
Evaluar a todos los clientes, proveedores, agentes y distribuidores en relación a la lista de observación de terroristas.
Informar cualquier falla aparente de seguridad a su gerente, EHS o encargado de la Administración de crisis.
Prestar atención a cualquier situación potencialmente amenazadora y proactivamente reportarlo a la administración.
La Guía de Masonite – Página 22 12/3/2014
III.
COMO CUMPLIRLA
IMPLEMENTAR PLANES RIGUROSOS para abordar la seguridad de los empleados, las instalaciones, la información, activos de Tecnologías de la Información y la continuidad del negocio. PARTICIPAR EN la planificación de emergencia de su unidad de negocio y en simulacros de emergencia. CUMPLIR CON las normas de entrada y salida de las instalaciones de Masonite, incluyendo el uso adecuado de la tarjeta de identificación. PROTEGER EL ACCESO de personas a las instalaciones de Masonite, salvo del personal autorizado.
CREAR Y MANTENER un ambiente seguro de trabajo – esto incluye la identificación y presentación de informes de amenazas o violencia en el lugar de trabajo. CUMPLIR CON las normas globales de inmigración al viajar internacionalmente y garantizar que los empleados o visitantes que trabajen para usted o que estén relacionados cercanamente a su negocio, también cumplan. CUMPLIR CON todas las políticas de viaje internacionales de Masonite. Obtener una autorización previa y adecuada para países designados.
LLEVAR A CABO revisiones apropiadas sobre antecedentes de las nuevas contrataciones y contratistas, según lo permita la ley. GARANTIZAR QUE LOS PLANES CONTINUOS de negocios estén preparados para una emergencia. EVALUAR a todos los clientes, proveedores, agentes y distribuidores en relación a la lista de observación de terroristas. INFORMAR PROACTIVAMENTE cualquier riesgo aparente a su gerente, encargado de la Administración de crisis o al defensor de derechos de Masonite.
PROTEGER LOS ACTIVOS DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN de robo o apropiación indebida.
IV.
PUNTOS PRECAUTORIOS – COSAS POR LAS CUALES TENER CUIDADO
LOS QUE NO SEAN EMPLEADOS y se encuentren en las instalaciones de Masonite sin contar con una identificación apropiada. ACTIVOS de Tecnologías de la Información no Asegurados, como computadoras portátiles, servidores, etc., especialmente fuera de la oficina. PROTECCIÓN INADECUADA de materiales peligrosos.
La Guía de Masonite – Página 23 12/3/2014
ÁREAS NO SEGURAS DE las instalaciones donde sólo el personal autorizado está permitido de pasar. QUEJAS DE SEGURIDAD de los empleadores, clientes y vecinos.
ENTRADAS SIN AUTORIZACIÓN a las instalaciones. HACER NEGOCIOS con un cliente, proveedor o cualquier tercero sin la suficiente evaluación.
7.
Protección de la Propiedad Intelectual
I.
DESCRIPCIÓN GENERAL
La propiedad intelectual de Masonite es uno de sus activos más importantes. Todos los empleados deben trabajar para proteger nuestras patentes, marcas, derechos de autor, secretos comerciales y demás información de propiedad y de conocimientos técnicos. De la misma manera, es fundamental que respetemos los derechos vigentes de propiedad intelectual de otros (por ejemplo, de los clientes, proveedores y competidores). El uso no autorizado de la propiedad intelectual de terceros, puede exponer a la Compañía e incluso a los empleados de Masonite, a demandas, daños y perjuicios, incluyendo grandes multas y sanciones penales. Una clave para proteger nuestra propiedad intelectual y al mismo tiempo protegerse contra el riesgo, es la revisión oportuna y razonable de los nuevos productos, servicios, procesos y software de Masonite, por tratarse de posibles invenciones y secretos comerciales o violaciones de los derechos de propiedad intelectual de terceros. II.
NUESTRA POLÍTICA
Identificar y proteger la propiedad intelectual comercialmente significante de Masonite, como las invenciones y secretos comerciales.
Consultar con el Departamento Legal de Masonite antes de: o Solicitar, aceptar o utilizar cualquier información de propiedad de terceros o Divulgar información de propiedad de Masonite a terceros o Permitir a otros el uso de la propiedad intelectual de Masonite
Comprender sus responsabilidades dentro de la Compañía en relación a nuevas invenciones e ideas que usted desarrolle mientras trabaja para Masonite.
Seguir los lineamientos para el uso de los derechos de marcas, derechos de autor y nombres comerciales
Seguir los procedimientos de administración de la Compañía en relación a la propiedad intelectual
La Guía de Masonite – Página 24 12/3/2014
III.
COMO CUMPLIRLA
IDENTIFICAR Y PROTEGER la propiedad intelectual de Masonite. SEGUIR LOS REQUISITOS de procedimiento de la presentación de ideas (que se encuentra en (www.frontdoor.com), en el manejo de cualquier idea no solicitada por terceros, así como también cualquier idea de un Empleado no protegida por el “Acuerdo de Innovaciones e información propiedad del Empleado” (EIPIA). Para mayor información, consulte los procedimientos de Administración de “Los Derechos de Propiedad Intelectual” en www.frontdoor.com. RESPETE LAS PATENTES VIGENTES, materiales de derechos de autor y demás protegidos por la propiedad intelectual de terceros.
IV.
CONSULTE con el Departamento Legal en relación a las licencias o aprobaciones necesarias para utilizar la propiedad intelectual de terceros, como patentes, marcas o información de propiedad (por ejemplo, información confidencial y no públicamente conocida o generalmente disponible). CONSULTAR con el Departamento Legal antes de: Solicitar, aceptar o utilizar cualquier información de propiedad de terceros (por ejemplo, solicitar información de propiedad de un cliente o competidor) Divulgar información de propiedad de Masonite a terceros. Permitir a otros el uso de la propiedad intelectual de Masonite.
COMPRENDA SUS dentro de la Compañía en relación a nuevas invenciones, ideas que usted desarrolle como empleado de Masonite e información de la Compañía. Consulte al Departamento Legal si usted tiene cualquier pregunta sobre estas responsabilidades o sobre EIPIA (firmado por los empleados exentos y otros empleados que se encuentren en una posición de confianza o que puedan hacer invenciones). RESPONSABILIDADES
CUMPLIR con los lineamientos para el uso de las principales marcas, derechos de autor y nombres comerciales de Masonite (disponibles en www.frontdoor.com) y los procedimientos de Administración de “Derechos de Propiedad Intelectual” de Masonite en www.frontdoor.com.
PUNTOS PRECAUTORIOS – COSAS POR LAS CUALES TENER CUIDADO
ACEPTAR INFORMACIÓN DE PROPIEDAD que pertenezca a terceros, sin primero consultarlo con el Departamento Legal de la Compañía. DISCUTIR INFORMACIÓN DE PROPIEDAD DE MASONITE con los clientes o proveedores. UTILIZAR A OTRA COMPAÑÍA para desarrollar nuevos productos o software sin acuerdo previo por escrito que proteja la propiedad y demás derechos para el desarrollo de propiedad intelectual.
La Guía de Masonite – Página 25 12/3/2014
TRANSFERENCIA, para la revisión técnica o administrativa, de una sugerencia de un tercero sobre un producto nuevo, las características de un producto, servicio o nombre, sin haber seguido los Procedimientos de Presentación de Ideas de Masonite.
AMENAZAR a cualquiera que se sospeche de infringir cualquier derecho de propiedad intelectual de Masonite sin consultar primero con el asesor legal de la Compañía.
INTRODUCIR O PROPORCIONAR INFORMACIÓN sobre un producto o servicio nuevo antes de haber solicitado la patente o se haya proporcionado una decisión para no presentar la solicitud.
CONTRATAR A UN NUEVO EMPLEADO, especialmente a una persona que anteriormente haya trabajado para un competidor, sin tomar medidas para salvaguardar o prevenir que dicha persona inadvertidamente divulgue o utilice la información de propiedad de su empleador anterior.
INTRODUCIR UN PRODUTO NUEVO o servicio antes de haber revisado una posible infracción por la existencia de una patente o marca.
CONTRATAR A UNA PERSONA que no haya firmado el EIPIA en un trabajo donde las invenciones son susceptibles de realizarse.
8.
Sarbanes Oxley Act (SOX) Cumplimiento y Contraloría
I.
DESCRIPCIÓN GENERAL
La Contraloría se compone de tres pilares: (1) las normas que clasifican las transacciones y saldos de manera apropiada; (2) sistemas y controles que protegen los activos y acumulan la información consistente y correctamente; y (3) la información financiera y comercial oportuna e imparcial. Masonite está comprometido a apoyar a estos pilares a través de nuestro cumplimiento con el Sarbanes Oxley Act y las leyes de la Contraloría y sus políticas.
II.
NUESTRAS POLÍTICAS
Cumplir con el Sarbanes Oxley Act
Cumplir con las políticas contables de Masonite, con los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados y reglamentos y leyes aplicables.
Mantener precisos y completos los registros y libros.
Proteger la seguridad de los activos de la Compañía.
Divulgar información financiera fuera de la Compañía sólo con la debida autorización.
Permitir a los auditores de la Compañía al acceso de sus registros.
Preservar los documentos y registros que sean relevantes a litigios, auditorias o investigaciones pendientes o previsibles, y según lo indicado por el asesor de la Compañía.
Al crear documentos, tener cuidado para que sean exactos y veraces.
Asegurarse de que la información financiera, no financiera y métricas de operación sean informadas con precisión y en forma oportuna.
La Guía de Masonite – Página 26 12/3/2014
III.
COMO CUMPLIRLA
CUMPLIR CON SOX incluyendo la comprensión de cómo afecta SOX su trabajo y función, y garantizar la coordinación con el Departamento de Finanzas sobre las cuestiones relacionadas con SOX.
MANTENER PRECISOS Y COMPLETOS de manera oportuna , los registros y cuentas para reflejar adecuadamente todas las transacciones comerciales. SALVAGUARDAR TODOS LOS ACTIVOS DE LA COMPAÑÍA
SEGUIR LOS PROCEDIMIENTOS GENERALES DE CONTABILIDAD DE MASONITE, así como los
principios generalmente aceptados de contabilidad, estándares y reglamentos para la contabilidad e información financiera.
(físicos, financieros y de información). PROPORCIONAR INFORMACIÓN Y PREVISIONES OPORTUNAS y evaluaciones.
Cumplir con los procedimientos de administración de documentos de Masonite (que se encuentran en www.frontdoor.com), así como todas las leyes y reglamentos aplicables en relación a la preservación de documentos y registros. PRESERVAR DOCUMENTOS Y REGISTROS relevantes en relación a litigios, auditorias o investigaciones pendientes o previsibles, y según lo indicado por el asesor de la Compañía.
MANTENER PROCESOS Y CONTROLES sólidos.
ASEGÚRESE QUE LA INFORMACIÓN FINANCIERA Y LA NO FINANCIERA y métricas de
operación sean informadas con precisión y en forma oportuna.
IV.
PUNTOS PRECAUTORIOS – COSAS POR LAS CUALES TENER CUIDADO
RESULTADOS FINANCIEROS QUE APARENTAN SER INCONSISTENTES en
su desempeño. REGISTROS FINANCIEROS INEXACTOS, tales como viajes exagerados e informes de gastos de viajes o tiempos y facturas equivocadas. TRANSACCIONES QUE SON INCONSISTENTES con la economía de un buen negocio. AUSENCIA DE CONTROLES para proteger los activos de riesgos de pérdidas.
La Guía de Masonite – Página 27 12/3/2014
ACTIVOS FÍSICOS u otros recursos que podrían utilizarse mejor, reasignarse o eliminarse. REVISIONES DE FONDO y procedimientos de aprobación. RUTINAS Y CONTROLES INADECUADOS en los negocios recientemente adquiridos y/o en sitios remotos que donde no hay suficiente personal. RUTINAS, SISTEMAS Y CONTROLES DEFECTUOSOS O INSUFICIENTES para preservar documentos (incluyendo los correos electrónicos) para litigios, auditorías e investigaciones pendientes o razonablemente previsibles.
ELIMINACIÓN DE DOCUMENTOS sin saber que se está eliminando o si el documento está sujeto a preservarse legalmente. DECLARACIONES FALSAS O EXAGERADAS en los correos electrónicos u otros documentos.
9.
Conflictos de Interés
I.
DESCRIPCIÓN GENERAL
Nada de lo que realice en el trabajo o en su tiempo libre, deberá tener conflicto con sus responsabilidades en Masonite. Ninguna actividad en el trabajo o en su casa, deberá dañar la reputación o el buen nombre de Masonite. El mal uso de los recursos de Masonite está prohibido. Incluso cuando no se tenga malas intenciones, la existencia de un conflicto de interés, podrá tener efectos negativos. Es fundamental considerar como puedan aparentar sus acciones para evitar las percepciones de conflicto de interés.
II.
NUESTRA POLÍTICA
Evite acciones o relaciones que puedan estar en conflicto o aparenten estar en conflicto con su trabajo o los intereses de Masonite.
Ni haga mal uso de los recursos de propiedad intelectual, tiempo e instalaciones de Masonite (incluyendo los equipos de la oficina, los correos electrónicos y aplicaciones de la computadora)
Obtener aprobaciones antes de aceptar cualquier posición como representante o director de una empresa distinta a Masonite o asociación sin ánimos de lucro.
No compre acciones de Compañías que se presentan una oferta pública, si usted interfiere con esa Compañía en las actividades de negocio de Masonite.
No tome ventajas personales sobre cualquier oportunidad que Masonite pueda tener un interés, y que sea descubierta a través del uso de un puesto, información o propiedad de Masonite
No divulgue por escrito sus actividades, intereses financieros o relaciones fuera del trabajo, que puedan mostrar un posible conflicto de interés.
La Guía de Masonite – Página 28 12/3/2014
III.
COMO CUMPLIRLA
DIVULGAR (por escrito a su administrador o al Departamento Legal), sus actividades, intereses financieros o relaciones fuera del trabajo, que puedan mostrar un posible conflicto de interés. UTILICE SU BUEN JUICIO en todas sus relaciones personales y de negocios fuera de su trabajo de Masonite. EVITAR ACCIONES O RELACIONES que puedan causar posibles conflictos o aparentan crear conflictos con su trabajo o los intereses de Masonite. IV.
NO HAGA MAL USO o use para beneficio personal de los recursos de propiedad intelectual, tiempo e instalaciones de Masonite – esto incluye los equipos de la oficina, los correos electrónicos y aplicaciones de la computadora. NO TOME PARA SU BENEFICIO PERSONAL cualquier oportunidad que Masonite pueda tener un interés y que sea descubierta a través del uso de un puesto, información o propiedad de Masonite.
OBTENGA APROBACIONES antes de aceptar puestos como representante o director de una empresa distinta a Masonite o asociación sin ánimos de lucro mientras sea empleado de Masonite. OBTENGA LA APROBACIÓN DE SU ADMINISTRADOR cuando se acepte puestos dentro del consejo de asociaciones sin ánimos de lucro, particularmente si la organización tiene una relación con Masonite o pueda contar con el apoyo financiero u otros de Masonite.
PUNTOS PRECAUTORIOS – COSAS POR LAS CUALES TENER CUIDADO
INTERESES FINANCIEROS en una compañía donde usted personalmente pueda afectar el negocio de Masonite con esa compañía (por ejemplo, un cliente, proveedor, competidor o inversión). EMPLEOS DE TIEMPO PARCIAL que desempeñe utilizando las horas o el equipo o materiales de Masonite. ACEPTAR REGALOS de otros que no sean de valor nominal de los proveedores, clientes o competidores, particularmente si usted está tomando decisiones (en representación de Masonite) que los involucran.
La Guía de Masonite – Página 29 12/3/2014
DESCUENTOS PERSONALES u otros beneficios de los proveedores, prestadores de servicios o clientes que el público o sus compañeros no reciban. DIRIGIR NEGOCIOS a los proveedores cuando usted sepa que son propiedad o administrados por miembros de su familia o amigos cercanos. MAL USANDO LOS RECURSOS DE MASONITE, su puesto o influencia para promover o asistir una actividad fuera de su trabajo.
CONTRATAR, PROMOVER O SUPERVISAR DIRECTAMENTE a
un miembro de la familiar o amigo cercano. RELACIONES PERSONALES que puedan estar en conflicto con sus responsabilidades de Masonite o comprometa los intereses de la Compañía.
10. Acceso a Información Privilegiada y Especulación de Acciones I.
DESCRIPCIÓN GENERAL
En el curso de su trabajo, usted podrá enterarse de la información material de Masonite o de otras compañías antes de hacerse pública. Usted podrá conocer dicha información de buena fe: por ejemplo, al escuchar una conversación o ver una nota olvidada en alguna copiadora. Utilizar esta información para su beneficio personal o financiero o su transmisión a terceros, constituye una violación a esta política y puede ser violatoria de la ley. II.
NUESTRA POLÍTICA
No comprar o vender valores de la Compañía, incluyendo 401-k y otros planes de los empleados, bonos, pagarés o acciones, mientras usted sabe de que se trata de información no pública de la Compañía.
No recomiende a otros sobre actividades comerciales sobre la base de información privilegiada.
No comparta información privilegiada si puede utilizarse para el comercio de acciones, bonos, pagarés u otros valores comerciales.
Mantenga estricta confidencialidad de los negocios de la Compañía que puedan afectar a Masonite o a cualquier otra compañía que comercializa públicamente.
No compre acciones de “amigos o familia” de compañías que tengan relación con el negocio de Masonite, salvo sea aprobado con anterioridad por la Administración Ejecutiva de Masonite y el Departamento Legal.
La Guía de Masonite – Página 30 12/3/2014
III.
COMO CUMPLIRLA
NO COMPRE O VENDA valores de cualquier compañía, incluyendo Masonite, ya sea directamente o a través miembros de su familia u otras personas o entidades, mientras usted esté enterado de información privilegiada de dicha compañía. (A esto se le conoce como “abuso de información privilegiada”).
IV.
NO RECOMIENDE O SUGIERA la compra o venta por cualquier otra persona de los valores de cualquier compañía, incluyendo Masonite, mientras usted tenga información privilegiada de la Compañía. (A esto se le conoce como “especulación”).
MANTENGA CONFIDENCIALIDAD de la información de la Compañía y no transmita información a persona alguna ajena a la Compañía, salvo que sea necesario para las actividades de negocios de la Compañía.
SI SURGEN INTERROGANTES, consulte al Departamento Legal antes de divulgar información de la Compañía.
PUNTOS PRECAUTORIOS – COSAS POR LAS CUALES TENER CUIDADO
INFORMACIÓN PRIVADA QUE EN CASO DE DIVULGARSE, se espera que afecte el precio de un valor o pueda influenciar en su decisión de comprar, vender o mantener dicho valor, como un anuncio de resultados o adquisición potencial. (A esto se le llama como “información interna confidencial.”)
COMPRAR O VENDER UN VALOR a razón de haber escuchado cierta información en el trabajo que crea que el precio pueda subir o bajar una vez que la información sea pública (por ejemplo, la firma importante de un contrato con un proveedor o cliente o posible fusión). PARTICIPAR EN ACTIVIDADES COMERCIALES durante el momento de un anuncio importante de la Compañía..
La Guía de Masonite – Página 31 12/3/2014
DISCUTIR EL NEGOCIO DE MASONITE con la familia o amigos. HABLAR SOBRE SU TRABAJO o adonde se dirigirá en cuanto a los negocios de la Compañía o de las personas que visiten a la misma.
11. Políticas Internacionales 11.1
POLÍTICA DE CUMPLIMIENTO – OPERACIONES INTERNACIONALES
I.
DESCRIPCIÓN GENERAL
Las operaciones internacionales, ya sea que se lleven a cabo más allá de las fronteras nacionales o dentro de los límites internos de una nación extranjera, implican una serie de nuevas obligaciones de cumplimiento legal y reglamentario. Entre ellas se encuentran:
Importación y Regulaciones Aduaneras Control de Exportación Control de Activos Extranjeros Reglamentos de Comercio y Consideraciones Antimonopólicas Reglamento anti-Boicot. Consideraciones sobre el Lavado de Dinero Soborno y Ley de Prácticas Corruptas en el Extranjero Cumplimiento sobre la Salud y Seguridad Ambiental Problemas sobre Inmigración, Trabajo y Empleo Legislación de Privacidad
Los Estados Unidos no son la única nación que cuenta con leyes y reglamentos amplios que gobiernan lo siguiente. Todas las naciones desarrolladas cuentan con leyes paralelas y la tendencia es claramente la misma en los países menos desarrollados. Además, muchas de estas leyes tienen efecto extraterritorial y dicha actividad en un solo país, puede repercutir en la legislación de otro. En consecuencia, se justifica la necesidad de una mayor diligencia para conducir nuestras operaciones extranjeras en cumplimiento con las leyes nacionales. Es esencial para evitar incluso la apariencia del incumplimiento y proteger a nuestro buen nombre y reputación. II.
NUESTRA POLÍTICA
Cumplir con todas las leyes nacionales, tratados y acuerdos internacionales en los que han controlado las operaciones extranjeras. Tomar medidas para convencer a los negocios no controlados en el extranjero para cumplir con todas las leyes nacionales y acuerdos internacionales. Tomar medidas de pre-inversión o pre-formación para asegurar que las posibles operaciones extranjeras y posibles subsidiarias/afiliadas extranjeras cuenten con las políticas y procedimientos de cumplimiento en orden. Reportar inmediatamente cualquier violación de cumplimiento o actividad sospechosa al asesor legal.
La Guía de Masonite – Página 32 12/3/2014
III.
COMO CUMPLIRLA
IDENTIFICAR Y SEGUIR LAS LEYES Y REGLAMENTOS APLICABLES que repercuten en la frontera con otros países y operaciones nacionales. REALIZAR PERIÓDICAMENTE CAPACITACIÓN DE EMPLEADOS de todas las leyes y reglamentos aplicables.
IV.
Contratación/Actividades de Compra Cumplimiento Ambiental que se dedican a funciones Recursos Humanos /Privacidad de particulares, por ejemplo: Inmigración Cumplimiento de Seguridad Importaciones Ventas/Mercadotecnia/Actividades Exportaciones sobre precios. Inversión Extranjera Crédito y TENER DESIGNADO A UNA PERSONA O Cobranza/Proceso de PERSONAS que tomen los puntos para Cuentas por Cobrar el cumplimiento de los informes y Proceso de Cuentas por preocupaciones en momentos cuando pagar un asesor legal no se encuentre disponible. Tratar con Representantes de Ventas y Distribuidores CONDUCTA ORIENADA A
LA FORMACIÓN DE EMPLEADOS ESPECÍFICOS
PUNTOS PRECAUTORIOS – COSAS POR LAS CUALES TENER CUIDADO
APALANCAMIENTO EN POSICIÓN DE INVERSIÓN EN AFILIADAS NO CONTROLADAS para fomentar
el
cumplimiento, es decir, ir al corriente con las Asambleas de Accionistas, de Consejo de Administración y acciones para inculcar el cumplimiento de las políticas y fomentar una mentalidad de cumplimiento. REALIZAR PRE-INVERSIONES Y DILIGENCIAS antes de cerrar las adquisiciones/operaciones extranjeras y ligar los requisitos de cumplimiento para el cierre de transacciones.
La Guía de Masonite – Página 33 12/3/2014
TENGA CUIDADO DE ALERTA ROJA en las actividades de curso normal y nunca proceda. MANTÉNGASE INFORMADO SOBRE LOS PROCESOS para cubrir los requisitos obligatorios de información bajo las leyes aplicables de los Estados Unidos y extranjeras.
SIEMPRE “CONOZCA” AL y asegúrese que las herramientas necesarias para el cumplimiento, se incorporen en los documentos contractuales. PROVEEDOR Y AL CLIENTE
Políticas Internacionales (Continuación) 11.2
CONTROL DE EXPORTACIONES – PRODUCTOS Y TECNOLOGÍA
I.
DESCRIPCIÓN GENERAL
El propósito del Control de Exportaciones de Estados Unidos es:
Expandir la política extranjera e intereses de seguridad nacional de los Estados Unidos Contrarrestar la proliferación de armas de destrucción masiva Frustrar el apoyo al terrorismo Combatir el crimen internacional de sindicatos y cárteles de droga.
Existen muchas leyes y reglamentos bajo la administración del Estado, del Departamento de Tesorería y del Comercio que controlan las exportaciones. Los reglamentos del Departamento del Estado, están principalmente dirigidas al comercio de armas y municiones. Los reglamentos del Departamento de Comercio, son las más amplias en sus alcances y nuestros productos y tecnología, entran en este reglamento. Los reglamentos del Departamento del Estado, controlan el comercio con los enemigos y controlan los activos extranjeros conforme a la jurisdicción de los Estados Unidos. Toda exportación de productos o tecnología de los Estados Unidos está controlada, sin embargo, no todas las exportaciones requieren de una licencia de exportación. Los reglamentos del Departamento de Comercio se derivan de la Ley de Comercio Exterior de 1979 (EAA). De conformidad con los reglamentos del EAA, los productos y la tecnología relacionada está clasificada en una Lista de Control de Exportación masiva (CCL) bajo los Números de Control de Exportaciones de Productos Básicos (ECCN), que definen el nivel de control proporcionado en cada uno. Los controles están clasificados como controles de “productos”, “de consumo final” y “de usuario final”. Aquellos productos o tecnología relacionada, podrá requerir una licencia específica de exportación dependiendo de su naturaleza (un “control de producto” es, por ejemplo, uno doble, civil/militar) o de su consumo final (un control “de consumo final” es, por ejemplo, en una instalación nuclear), o del usuario final (un control “de usuario final” es, por ejemplo, un gobierno extranjero). Si no se requiere una licencia de exportación específica bajo la CCL, entonces la exportación es controlada bajo el que No Requiere de Licencia (NLR) contenida en el CCL, la cual permite la exportación de productos/tecnología con licencia no específica. Todas las exportaciones destinadas a las naciones embargadas por Estados Unidos, ya sea directa o indirectamente, está prohibido, salvo del tipo del producto. Estas naciones cambian a través del tiempo a razón de acontecimientos políticos. Adicionalmente, el Departamento de Comercio ha emitido numerosas “Negaciones de Órdenes” que revocan los privilegios de exportación de las personas/entidades nombradas en las órdenes negadas. Se prohíbe toda transacción de cualquier exportación con cualquier persona/entidad que se encuentra bajo una orden de negación. El término “exportación” abarca más que un envío desde los Estados Unidos. Cualquier información puede considerarse como una “Exportación” si se realiza en cualquier lugar a una persona/entidad que esté sujeta a control. Por ejemplo, una discusión o divulgación en los Estados Unidos con un extranjero sobre la tecnología o proporcionar una visita en la fábrica a dicha persona, se considerará como una Exportación y estará sujeta al mismo nivel de control que tendría una exportación.
La Guía de Masonite – Página 34 12/3/2014
II.
NUESTRA POLÍTICA
III.
Obedecer de manera estricta, todas las leyes y reglamentos de Control de Exportaciones de los Estados Unidos Nunca exportar, directa o indirectamente a un país embargado. Nunca exporte a una persona o entidad que esté sujeto a una orden de negación. Inmediatamente informe sobre cualquier actividad sospechosa de violación a un asesor legal. Antes de que se realice cualquier exportación de productos o tecnología, ya sea una exportación actual o exportación “considerada”, procede bajo el árbol de decisiones contenido en la EEA. Determine si las exportaciones del producto o tecnología requiere de una licencia específica de exportación. Si la necesita, proceda a llenar la aplicación para obtener una licencia. Si no se requiere de una licencia específica, entonces proceda con la exportación bajo las disposiciones de la EAA en relación a que “No Requiere Licencia”. Mantenga un sistema para identificar “Posibles” exportaciones antes de que ello ocurra para asegurar que dicha posible exportación prohibida no suceda. COMO CUMPLIRLA
ASEGURE QUE UNO O MÁS EMPLEADOS estén bien instruidos en el uso e interpretación del reglamento de la EAA a fin de proporcionar un punto de control de las exportaciones internas de los productos y tecnología antes de su exportación.
ASEGÚRESE DE QUE EL GOBIERNO ESTADOUNIDENSE
GUARDAR LOS ARCHIVOS DE TODOS LOS DOCUMENTOS DE EXPORTACIÓN
ESTABLEZCA UNA LISTA DE LAS PARTES NEGADAS por el
Gobierno Estadounidense, la cual establece quienes son terroristas, quienes lavan dinero y demás personas/entidades establecidas, para evitar que se lleven a cabo transacciones con dichas personas o entidades.
incluyendo las órdenes de compra, confirmaciones, cartas de crédito, conocimientos de embarque, declaraciones de exportaciones, etc. GUARDE EL ARCHIVO de todas las aplicaciones de licencias (junto con el material de apoyo) y licencias otorgadas. GUARDAR LOS REGISTROS DE TODAS LAS TRANSFERENCIAS DE TECNOLOGÍA E INFORMACIÓN
realizadas a personas/entidades extranjeras.
IV.
PUNTOS PRECAUTORIOS – COSAS POR LAS CUALES TENER CUIDADO
TENGA CUIDADO DE ALERTAS ROJAS Solicitudes de exportación a terceros que no son nuestros clientes Solicitudes para falsificar certificados de origen y otros documentos de exportación Transbordos de productos o tecnología de un país a otro. Solicitudes para clasificar productos bajo un equivocado ECCN.
La Guía de Masonite – Página 35 12/3/2014
Solicitudes para utilizar agentes de transportes desconocidos Declaraciones falsas “de consumo final” o “de usuario final” Solicitudes en curso para cambiar agentes de transportes Revisión cuidadosa de envíos a zonas de libre comercio.
Políticas Internacionales (Continuación) 11.3
CONTROL DE ACTIVOS EXTRANJEROS
I.
DESCRIPCIÓN GENERAL
Según el Departamento de Tesorería, la Oficina de Control de Activos Extranjeros (OFAC) administra y hace cumplir las sanciones económicas y comerciales sobre la base de la política exterior de Estados Unidos y las metas de seguridad nacional en contra de:
Determinados países extranjeros terroristas traficantes internacionales de narcóticos actividades relacionadas con la proliferación de las armas de destrucción masiva
Las leyes fundamentales para este control son las Ley de Comercio con el Enemigo (TWEA) y la Ley de Poderes Económicos para Emergencias Internacionales (IEEPA). Los activos extranjeros que están sujetos al control de la OFAC, en cualquier momento se les suele llamar como activos “congelados”. Los reglamentos de la OFAC controlan la administración y disposición de los activos congelados de naciones definidas que se encuentran dentro de la jurisdicción de Estados Unidos y transacciones controladas para mantener el control sobre los activos congelados. Estas transacciones son aquellas de las naciones definidas, de sus ciudadanos o de sus agentes en cualquier parte del mundo. II.
NUESTRA POLÍTICA
Nunca participar en transacción alguna que involucre activos extranjeros que estén sujetos al control de la OFAC Revise los controles OFAC para asegurar el conocimiento de los activos extranjeros que puedan ser controlados y cumplir con las normas de la OFAC en cuanto a la disposición de sus activos Realizar inventario de cualquier activo extranjero que pueda estar bajo nuestro control y bajo el control de nuestras subsidiarias para asegurar que las mismas sean manejadas de manera correcta conforme a los reglamentos de la OFAC Reportar inmediatamente a la OFAC sobre cualquier activo congelado y transacción controlada que se requiera Inmediatamente reportar cualquier violación o sospecha de violación o actividad sospechosa a un asesor legal
La Guía de Masonite – Página 36 12/3/2014
III.
COMO CUMPLIRLA
ASEGÚRESE DE QUE UNO O MÁS EMPLEADOS estén bien instruidos en el uso e interpretación de los reglamentos de la OFAC para proporcionar un puesto de control para el control interno de cualquier activo extranjero conforme a nuestro control del control de nuestras subsidiarias que pueda estar sujeto a ser congelado. IV.
GUARDAR UN INVENTARIO de cualquier activo congelado y un registro de todas las transacciones relacionadas con el fin de asegurar el cumplimiento de los reglamentos de la OFAC.
PRESENTAR INFORMES A LA OFAC según se requiera e inmediatamente responder a cualquier solicitud de la OFAC para el inventario de los activos congelados.
PUNTOS PRECAUTORIOS – COSAS POR LAS CUALES TENER CUIDADO
LA PREOCUPACIÓN ES FUNDAMENTAL en las transacciones extranjeras, debido a que el cumplimiento con los reglamentos de la OFAC es normalmente paralelo a otras políticas de cumplimiento. Tenga desconfianza de: Transbordos a otros países Recepción de pagos de terceros no relacionados
La Guía de Masonite – Página 37 12/3/2014
Solicitudes para proceder a pagos a terceros no relacionados Declaraciones falsas sobre la propiedad/control de cuentas de banco, cartas de crédito y demás instrumentos financieros
Políticas Internacionales (Continuación) 11.4
TRABAJO Y EMPLEO GLOBAL
I.
DESCRIPCIÓN GENERAL
Las leyes y reglamentos del trabajo, operan a nivel nacional. Por consiguiente, el enfoque de las operaciones locales, deberá ser en cumplimiento con la legislación laboral y del empleo del país y de la localidad donde residan sus operaciones. Por ejemplo, la Unión Europea tiene obligaciones laborales municipales que los empleados deben observar y que no aparecen en Estados Unidos. Y las leyes de sindicalización, las leyes de beneficios sociales, la terminación de derechos, etc., son muy diferentes dependiendo de cada país. También existen consideraciones que entran en el proceso de adquisición de productos que tienen un impacto sobre las prácticas locales de empleo, tales como el uso del trabajo infantil y el trabajo penitenciario. Muchos países, como los Estados Unidos, tienen prohibiciones de importación de bienes realizados por niños y/o trabajo penitenciario. Además, existen muchas consideraciones que entran en juego cuando el personal se mueve a través de las fronteras nacionales en el marco de trabajo de una Compañía multinacional. Algunas de estas consideraciones son las siguientes:
Las leyes y reglamentos de inmigración y visas Conservación de las prestaciones sociales Derechos del empleado a la privacidad Consideraciones Estadounidenses y fiscales extranjeras Prácticas discriminatorias contra las mujeres y minorías Participación involuntaria de ciudadanos Estadounidenses o extranjeros en las actividades Prohibiciones por las leyes del país anfitrión Derechos no deseados para terminar la compensación Estabilización del costo del Salario/beneficio
Antes de realizar la transferencia de un empleado a un negocio en el extranjero o la transferencia de un empleado extranjero a Estados Unidos, se debe realizar un análisis cuidadoso de los costos/beneficios y dificultades encontradas en la transferencia propuesta. Para ello, se requiere una coordinación entre las dos funciones de recursos humanos con la participación de un abogado, en la medida de lo aplicable. II.
NUESTRA POLÍTICA
Cumplir con todas las leyes y reglamentos laborales y de empleo en aquellos países donde se llevan a cabo operaciones Cumplir con todas las leyes y reglamentos que prohíben o prescriben el uso de niños o trabajo penitenciario. Antes de la transferencia de cualquier empleado al extranjero, identificar todas las obligaciones aplicables para cumplir con las obligaciones de ambos países, del anfitrión y del país de origen y asegurar que se pueden cumplir /adquirir previo a la transferencia del empleado
La Guía de Masonite – Página 38 12/3/2014
III.
Las funciones de los Recursos Humanos, son las de coordinar a los países en materia de empleados Reportar inmediatamente cualquier acto violatorio o sospecha de violación a un asesor legal
COMO CUMPLIRLA
TENER DESIGNADO Y
ASEGURAR QUE SE LLEVE A
LLEVE A CABO UNA
CAPACITADO A UN EMPLEADO DE RECURSOS HUMANOS en cada
CABO UNA COORDINACIÓN DE FRONTERAS previo a la
EVALUACIÓN DE PROVEEDORES para
país/ubicación donde se lleven a cabo operaciones.
transferencia internacional de asegurar que ningún niño o cualquier empleado. labor dentro de las prisiones se utilice para la producción.
TENER DESIGNADO Y CAPACITADO A UN EMPLEADO QUE TENGA RELACIÓN CON UN SINDICATO en cada
país/ubicación donde se lleven a cabo operaciones. IV.
PUNTOS PRECAUTORIOS – COSAS POR LAS CUALES TENER CUIDADO
LA TERMINACIÓN DE LOS EMPLEADOS ESTADOUNIDENSES deberá evitarse mientras los empleados se encuentren fuera de Estados Unidos, ya que esto puede conducir a una responsabilidad mal intencionada dentro del país anfitrión y las leyes sobre la terminación.
La Guía de Masonite – Página 39 12/3/2014
PROCURE RENUNCIAS SÓLO SI ES LEGALMENTE POSIBLE de las
protecciones del país de origen previo a las transferencias.
TERMINE INMEDIATAMENTE a cualquier proveedor que se encuentren empleando a niños y/o utilicen labor penitenciaria que es contrario a la legislación Estadounidense o a la legislación del país anfitrión.
Políticas Internacionales (Continuación) 11.5
IMPORTACIÓN Y ADUANAS
I.
DESCRIPCIÓN GENERAL
Una importación significa cualquier bien introducido al territorio aduanero de Estados Unidos desde el exterior. El territorio aduanero Estadounidense son los 50 estados, el Distrito de Columbia y Puerto Rico. Las posesiones de los Estados Unidos, no se consideran como parte del territorio aduanero, dichos bienes que entran por medio de estas posesiones, se considerarán como importaciones. Cada importación requiere de autorización del proceso aduanal llamado “Entrada”. Todo lo que se importa a los Estados Unidos, está sujeto a imposición, sin embargo, muchos bienes no están sujetos a la misma debido a que existe preferencia sobre algunos artículos que se derivan de acuerdos comerciales internacionales (por ejemplo, TLCAN) y de programas dirigidos para mejorar la economía de los países en desarrollo (por ejemplo, el Sistema Generalizado de Preferencias o GSP). Las importaciones y el proceso de Entrada, es administrado para los importadores, por un Agente Aduanal que se encarga de preparar los documentos necesarios de Entrada y pagar cualquier impuesto a nombre del importador (el “Importador Nominal”). Para que se lleve a cabo una Entrada adecuada, la factura proporcionada por el proveedor de los bienes importados, deberá contener información detallada requerida de conformidad con los reglamentos aduaneros. Sin una factura correcta y completa, podrán ocurrir retrasos al recibir los bienes importados, además de posibles multas. Salvo las excepciones permitidas por los reglamentos, todos los bienes importados deberán estar correctamente “Marcados” con el país de origen con la finalidad de informar al último comprador en los Estados Unidos, del país donde dicho bien fue creado. La Marca deberá ser:
En un lugar visible Legible Permanente
Cualquier impuesto en relación a una importación, será determinado por la Clasificación Arancelaria del bien de que se trata, según se establece en el Programa de Arancel Aduanero de los Estados Unidos. Esta clasificación, debe ser realizada adecuadamente para asegurar que se aplique el impuesto correcto. La clasificación consiste de un proceso especializado, normalmente realizado por un Agente Aduanal. Dicho agente aduanal, necesita una descripción precisa del bien por parte del importador para establecer un número correcto arancelario. El valor de la importación, al cual se le aplica el impuesto determinado, es normalmente el precio establecido en la factura mejor llamado como el “Valor de Transacción”. Sin embargo, existen métodos alternos de valuación aplicables a las circunstancias de donde el producto es suministrado en relación con el importador. Una parte relacionada, sucede cuando se establece el 5% o más de las unidades de votación.
La Guía de Masonite – Página 40 12/3/2014
El reglamento Aduanero regula muchos tipos de artículos que pueden requerir un pago adicional de impuestos. En este sentido, es esencial que la factura contenga toda la información necesaria para determinar si dichos pagos adicionales son necesarios. Cuando un artículo pueda causar dificultades, se le llama como “Aportes”. Un Aporte será uno de los artículos siguientes proporcionados al distribuidor por el comprador de los bienes importados sin cargo o con un cargo reducido:
Materiales/componentes/partes que se incorporan a una mercancía importada Herramientas/cortadoras/moldes utilizados en la producción de un bien importado Trabajo de ingeniería/diseño/desarrollo que se realiza fuera de los Estados Unidos y necesario para la producción de un bien Generalmente, el valor de dicho Aporte, debe ser declarado en la primera factura por la mercancía importada y se generará un impuesto sobre el valor de dicho aporte.
Un elemento importante de cumplimiento bajo los reglamentos aduaneros de Estados Unidos, es el mantener un registro. Los reglamentos establecen los tipos de documentos que necesitan ser retenidos por el importador para apoyar la precisión de cada Entrada. El mantenimiento de estos registros por el periodo prescrito, es esencial para evitar investigaciones y penalidades. Existen más temas que recaen sobre los límites reglamentarios aduaneros, algunos los cuales se adjuntan a acuerdos comerciales específicos, como el TLCAN y programas específicos como el de reintegro de gravámenes arancelarios. II.
NUESTRA POLÍTICA
Cumplir con todas las leyes y reglamentos de importación y aduaneras Asegurarse que los bienes importados estén correctamente clasificados Asegurarse que los Agentes Aduanales tengan poder de representación Asegurarse que los Agentes Aduanales designados tengan toda la información concerniente a las importaciones para que de manera expedita pueda Entrar nuestras importaciones Asegurarse que los proveedores estén instruidos y requeridos de proporcionar facturas correctas y completas para efectos aduaneros Asegurarse que todos artículos que requiere pagos adicionales de impuestos, como los “Aportes”, sean registrados y declarados oportunamente Asegurarse de que todos los documentos de importación necesarios sean identificados y mantenidos durante los periodos de retención necesarios Inmediatamente informar cualquier actividad o sospecha de violación a un asesor legal
La Guía de Masonite – Página 41 12/3/2014
III.
COMO CUMPLIRLA
IDENTIFICAR Y SELECCIONAR A
ASEGURAR QUE TODAS LAS
AGENTES ADUANALES COMPETENTES y considerar
IMPORTACIONES SE CLASIFIQUEN
limitar el número de Agentes Aduaneros para establecer rutinas consistentes. Sería preferible tener a un Agente Aduanal que maneje operaciones en todas las aduanas.
adecuadamente y mantengan la documentación y apoyo para determinar la clasificación correspondiente.
IDENTIFICAR NUEVOS
DESIGNAR Y CAPACITAR a uno o más empleados sobre las implicaciones de los reglamentos de Aduanas Estadounidenses. Considerar contratar a una persona que haya pasado los exámenes para obtener una licencia de agente aduanal.
PROGRAMAS DE IMPORTACIÓN
antes de realizar importaciones para asegurar que todos los requisitos internos sean llevados a cabo y con el Agente Aduanal para que sea más expedita la Entrada.
IV.
ASEGURAR QUE TODOS LOS ARCHIVOS que contengan documentos de reglamentación de importaciones estén debidamente separados y guardados durante los periodos de conservación necesarios. INSTITUYA PROCESOS DE SEGUIMIENTO para que los artículos sujetos de impuestos, como los Aportes, sean identificados oportunamente al ser declarados. ASEGURAR QUE LAS ÓRDENES DE COMPRA Y CONTRATOS DE COMPRAVENTA celebrados con
los proveedores, incluyan instrucciones precisas y completas de facturación obligando a los proveedores proporcionar a las Aduanas las facturas requeridas.
PUNTOS PRECAUTORIOS – COSAS POR LAS CUALES TENER CUIDADO
PRESTAR ATENCIÓN A LAS
EL USO DE PROGRAMAS
TRANSACCIONES DE LAS PARTES RELACIONADAS y asegurar que el
PREFERENCIALES DE IMPUESTOS como el GSP,
valor de los bienes importados de la parte relacionada, se haya establecido utilizando los criterios aduanales correspondientes y presentado la documentación necesaria.
as GSP, el Programa de Reintegro de Gravámenes y la Devolución de Bienes, requieren rutinas de seguimiento y guardar archivos. Considere mantener proveedores especiales para dichos propósitos.
La Guía de Masonite – Página 42 12/3/2014
RESPONDA RÁPIDAMENTE A LAS PREGUNTAS ADUANALES y esté preparado para fundamentar su posición basada en los registros guardados. CONSIDERE ASOCIARSE A UN PROGRAMA ADUANALCOMERCIAL EN CONTRA DEL TERRORISMO (“PACCT”) con una
Aduana para cumplir con los procesos internos de cumplimiento.
Políticas Internacionales (Continuación) 11.6
LEY DE PRÁCTICAS CORRUPTAS EN EL EXTRANJERO
I.
DESCRIPCIÓN GENERAL
La Ley de Prácticas Corruptas en el Extranjero (FCPA), prohíbe el uso del correo o cualquier otro instrumento de comercio interestatal (por ejemplo, el teléfono, correo electrónico) para ofrecer o pagar dinero o cualquier cosa de valor a un representante oficial o candidato para dicha posición o gobierno extranjero con el fin de influenciar cualquier acto o decisión para asistir en la obtención o conservación de cualquier negocio o dirección de cualquier negocio por cualquier persona. La FCPA incluye a (1) los “Emisores” (toda entidad que tenga una clase de valores registrados bajo secciones definidas por la Securities and Exchange Act de 1934, así como también a cualquier empleado del Emisor, (2) Cualquier Compañía, sociedad, fideicomiso comercial, organización sin personalidad jurídica, sociedad unipersonal, etc., que tiene su principal asiento de sus negocios en Estados Unidos o está organizada bajo las leyes de los Estados Unidos, (3) “Asuntos Internos” que significa cualquier individuo que sea ciudadano o residente de los Estados Unidos. También, la FCPA prohíbe el “conocer” el uso de un tercero para llevar a cabo indirectamente o intentar un acto prohibido. Cualquier persona indirecta puede ser un representante independiente de ventas, agente de ventas, distribuidor, entidad afiliada o cualquier persona ubicada en cualquier lugar a nivel mundial. La FCPA también exige mantener libros, registros y controles de contabilidad que aseguran (1) la disposición de activos reflejados con exactitud, (2) que las transacciones se realicen exclusivamente con la autorización de la administración, (3) que las transacciones se registren conforme a los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados (GAAP), (4) que se realizarán auditorías precisas. Las prohibiciones de sobornos establecidas en la FCPA, pueden encontrarse en las leyes de cualquier otro país. Por lo tanto, las medidas adoptadas para cumplir con la FCPA, pueden aplicarse fácilmente a las operaciones en todas las naciones donde se llevan a cabo operaciones. II.
NUESTRA POLÍTICA
Cumplir con la FCPA, leyes y reglamentos similares en todos los países donde se lleven a cabo operaciones. Nunca ofrecer dinero o cualquier cosa de valor (como un regalo) a un oficial extranjero o candidato extranjero de dicho puesto o a cualquier gobierno extranjero con la finalidad de obtener o mantener cualquier negocio Nunca proporcionar dinero o cualquier cosa de valor o a través de un tercero con la finalidad de obtener o mantener cualquier negocio sabiendo que esta tercera persona actuará de manera contraria a la FCPA Conservar sólo a los representantes de ventas, agentes, distribuidores, vendedores, etc., de buena reputación Mantener libros y registros que estén estrictamente de acuerdo con el GAAP para asegurar que los activos estén dispersos y las transacciones se celebren sólo con la autorización de la administración Inmediatamente informar cualquier actividad o sospecha de violación a un asesor legal
La Guía de Masonite – Página 43 12/3/2014
III.
COMO CUMPLIRLA
AL RETENER REPRESENTANTES EXTRANJEROS, siempre asegúrese que los procedimientos internos sean seguido al realizar las estudios definidos sobre las capacidades del representante candidato para cumplir los objetivos, por ejemplo: Experiencia y antecedentes Capacidad financiera solvencia Reputación en el mercado Relaciones bancarias establecidas Experiencia en las líneas de producción Comprobar con la Embajada Estadounidense el Agregado Comercial
IV.
ROJAS QUE PUEDEN ACTIVAR LA POSIBILIDAD DE “SABER” QUE ACTIVIDADES INAPROPIADAS PUEDAN OCURRIR, por ejemplo:
SIEMPRE ASEGÚRESE que ninguno de los representantes o directores que sean representantes de gobierno o candidatos a gobernador.
SIEMPRE ASEGÚRESE DE QUE LOSPAGOS A LOS REPRESENTANTES
se realicen estrictamente de acuerdo con los términos de un contrato por escrito y a las cuentas bancarias de los representantes designados en el país donde se encuentre prestando sus servicios. ASEGÚRESE DE QUE LOS LIBROS Y REGISTROS se guarden estrictamente de acuerdo con el GAAP.
PUNTOS PRECAUTORIOS – COSAS POR LAS CUALES TENER CUIDADO
TENGA CUIDADO DE ALERTAS
SIEMPRE TENGA ACUERDOS POR ESCRITO que explícitamente establezca las obligaciones y prohibiciones y que permita específicamente las auditorías de los registros de los representantes.
Cual es el precio actual de las comisiones en el ámbito de la actividad Si los representantes normalmente están presentes en las actividades contempladas Si se realizó la debida diligencia
La Guía de Masonite – Página 44 12/3/2014
Si el país tiene una reputación negativa Solicitudes de pago de comisiones que deben hacerse a terceros Solicitudes para ajustes en el curso medio sobre el pago de comisiones Invitaciones a eventos para recaudar fondos políticos Solicitudes de cambios por otros representantes a mitad del curso
Contratación de empleados de gobierno o transferencia de empleados al gobierno Solicitar de donaciones de caridad Solicitar documentos falsos Sub-facturar o sobrefacturar de productos Falta de preocupación en la calidad del producto En general, respuestas evasivas a las preguntas
