Apertura de la Contabilidad

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GUIA DE APERTURA DE LA CONTABILIDAD EN SICALWIN CONTABILIDAD PUBLICA PARA LA ADMINISTRACION LOCAL Y PUBLICA

Copyright © 1.992-2002 POR ALCAZABA INFORMATICA S.L.

Versión 5.0

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Notas:La aplicación está sujeta a modificaciones sin previo aviso, dichos cambios se irán actualizando posteriormente en los manuales.

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Pág. 3 PREFACIO

Este manual le proporciona información específica sobre como efectuar y controlar la apertura contable en CONTAPUB, (aplicación para la gestión de la Contabilidad de la Administración Local según la Instrucción para la misma aprobada por Orden de 17 de julio de 1.990). El manual está dirigido a los usuarios avanzados de dicha aplicación, especialmente a los administradores y responsables de la misma, aunque también es de interés para los usuarios que vayan a hacer uso directa o indirectamente del programa. No intenta explicar aspectos generales de la Contabilidad ni de la aplicación y menos ser un compendio teórico de los cierres ó aperturas de la citada Instrucción de Administración Local, de la que se supone conocimiento por parte del usuario. Otra información o referencias bibliográficas disponible es la siguiente: Instalación de Contapub Introducción/Tutorial de Contapub. Manual de Referencia de Contapub. Guía del Administrador de Sistema de Contapub. Manual de Cierres de Contapub.

4 INDICE

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1. INTRODUCCION............................................................................................................................................ 6 2. CLASES DE APERTURAS EN ESTE MANUAL. ......................................................................................... 7 3. APERTURA POR PRIMERA VEZ DE LA CONTABILIDAD ...................................................................... 7 3.1 Instrucciones de Instalación ............................................................................................................... 7 3.2 Acceso al Programa: .......................................................................................................................... 7 3.3 Configuración Inicial de la Contabilidad: .......................................................................................... 8 3.4 Identificadores de la Contabilidad: .................................................................................................... 9 3.5 Estructura de Partidas y Mayores de cuentas ..................................................................................... 9 3.6 Configuración dígitos Partidas Operativas ...................................................................................... 11 3.7 Otras Configuraciones ..................................................................................................................... 11 3.8 Revisar Ficheros:.............................................................................................................................. 12 3.9 Visión General del Mantenimiento de Ficheros: .............................................................................. 12 3.10 Procedimiento para crear las Partidas de Gastos o Ingresos ........................................................... 13 3.11 Abrir conceptos económicos o funcionales atípicos ....................................................................... 14 3.12 Introducción de los Presupuestos Provisionales de Gastos/Ingresos .............................................. 15 3.13 Parámetros de Listados................................................................................................................... 16 3.14 Visualización previa de listados ..................................................................................................... 17 3.15 Apertura de Arqueos Tesorería....................................................................................................... 18 3.16 Asiento inicial de Apertura ............................................................................................................ 19 3.17 Apertura del Inmovilizado y/o Endeudamiento ............................................................................. 19 3.18 Recogida de Obligaciones y Deudas anteriores por primera vez ................................................... 20 4. MENU DE OPERACIONES APERTURA. .................................................................................................... 21 4.1 Trasvase Documentos Ejercicio anterior .......................................................................................... 23 4.2 Trasvase Saldos Cuentas Ejercicio anterior...................................................................................... 24 4.3 Apertura de Arqueos Tesorería......................................................................................................... 25 4.4 Asiento inicial de Apertura .............................................................................................................. 26 4.5 Opción I. Apertura del Inmovilizado.-............................................................................................. 27 4.6 Opción D. Apertura del Endeudamiento.......................................................................................... 28 4.7 Miscelánea....................................................................................................................................... 29

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Introducción. Página

Ilustración 1 Conexión a Visual dBASE .............................................................................................................. 8 Ilustración 2 Menú Principal................................................................................................................................. 9 Ilustración 3 Identificadores de Contabilidad ....................................................................................................... 10 Ilustración 4 Identificadores de Contabilidad. Dígitos Partidas............................................................................ 11 Ilustración 5 Revisión de Ficheros........................................................................................................................ 12 Ilustración 6 Menú Mantenimientos ..................................................................................................................... 12 Ilustración 7 ......................................................................................................................................................... 12 Ilustración 8 Altas de Partidas .............................................................................................................................. 13 Ilustración 9 Conceptos Económicos.................................................................................................................... 14 Ilustración 10 Introduciendo los Presupuestos. Ficha.......................................................................................... 15 Ilustración 11 Parámetros de Listados .................................................................................................................. 16 Ilustración 12 Visualización previa de Informes................................................................................................... 18 Ilustración 13 Barra de iconos Previsualización .................................................................................................. 18 Ilustración 14 Altas de Ordinales Bancarios/Caja ................................................................................................ 18 Ilustración 15 Asiento inicial de aperturas............................................................................................................ 19 Ilustración 16 Recogida de documentos anteriores primera vez .......................................................................... 20 Ilustración 17 Menú Operaciones Apertura .......................................................................................................... 21 Ilustración 18 Introduciendo Presupuestos Provisionales masivamente ............................................................... 22 Ilustración 19 Trasvase de documentos pendientes del ejercicio anterior............................................................. 23 Ilustración 20 Trasvase Cuentas ejercicio anterior ............................................................................................... 24 Ilustración 21 Apertura de Arqueo Tesorería........................................................................................................ 25

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. INTRODUCCION.CONTAPUB es una aplicación para la gestión de la Contabilidad de la Administración Local según la Instrucción para la misma aprobada por Orden de 17 de julio de 1.990. La apertura contable es un proceso que puede efectuarse en cualquier momento del ejercicio, aunque naturalmente antes del cierre del mismo. La instrucción de Contabilidad así lo permite, aunque las fechas de las operaciones contables en su caso, se retrotraen siempre al 1 de enero del ejercicio. CONTAPUB proporciona muchas facilidades y/o automatismos en todas estas operaciones, independientemente de que cualquier usuario siempre dispone de la operación general de asientos directos para poder hacer cualesquiera relativa a aperturas contables. En este manual, se explican además consejos y reglas prácticas para además de realizar la apertura, comprobar que ésta se ha ejecutado correctamente, y que las cuentas, partidas, etc., contienen los saldos y los datos en principio cuadrados y sin errores de integridad.

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2. CLASES DE APERTURAS Distinguiremos dos formas de apertura: cuando se trata de abrir la contabilidad por primera vez, y cuando ésta es la continuación en nuevo año del ejercicio anterior. Estas dos maneras o procesos se explican en partes diferentes de este manual, aunque tendrán algunos procesos comunes. 3. APERTURA POR PRIMERA VEZ DE LA CONTABILIDAD.Este sería el caso cuando se instala por primera vez el programa, repasaremos aquí las principales acciones que hay que tener en cuenta para preparar la Contabilidad para su funcionamiento. Recordamos que en el manual resumido Tutorial de Contapub se tratan muchas de las acciones que ahora vamos a recordar. 3. 1 INSTRUCCIONES DE INSTALACION. Véase el Manual específico de instalación válido tanto para Contapub como para Sicalwin. Actualmente se utiliza una instalación específica por ejercicio para Sicalwin., la cual, arrancando con el programa Setup desde el CD de instalación crea las carpetas para la base de datos de la aplicación normalmente en C:\IA\IACONTA , crea también otra carpeta para el gestor de la base de datos en C:\IDAPI y otra carpeta para el lenguaje en C:\IA\VISUALDB Aconsejamos se lea el fichero Leame.txt que acompaña a la instalación. 3..2 ACCESO A LA APLICACION: Bien a través de Inicio->Programas->Sicalwin ó a través de un icono generado en el escritorio, se pedirá la

identificación del usuario: Ilustración 1 El grupo siempre es ADMILOCA, el usuario y la contraseña es específico de cada usuario, lo establece el administrador y en función del nivel de autorización que tenga asignado, accederá a más ó menos opciones en el menú principal.

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3..3 CONFIGURACION INICIAL DE LA CONTABILIDAD.En primer lugar Vd. accede a la aplicación después de dar las palabras de paso específicas de su aplicación. (Consulte en las instrucciones de instalación, para saber cuáles son las suyas en concreto). Normalmente el Grupo será ADMILOCA. Una vez pasado el logotipo le aparecerá el menú principal de la aplicación: Seleccione Administración y luego Configuración y luego General para configurar su entidad por primera vez.

Ilustración 2 Al seleccionar Administración se le presenta el submenú del Administrador, cuya opción Configuración se ve en la figura. A efectos de la Apertura por primera vez, son interesantes las opciones del Menú de Administración: Configuración Revisar Ficheros Mantenimientos Aperturas Veamos cada una de ellas:

Pág. 9 3.4 Identificadores de la Contabilidad.-

Ilustración 3 Consta de 3 pantallas, cada una señalada por su correspondiente pestaña: Ventana de Identificaciones: (Véase ilustración arriba) Donde se describe los nombres del Tipo Organismo, Cargos, personas para firmas, etc

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Ventana de Opciones: (de la contabilidad) donde marcamos si queremos llevar inventario, endeudamiento, fechas mínimas y máximas, como queremos que se imprim el documento de cada operación, si queremos que compruebe el disponible cada n veces, etc.

Ventana de Dígitos: Definir el número de dígitos que llevarán obligatoriamente las partidas operativas de gastos y/o ingresos.

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(véase párrafo siguiente), el tipo de prorrata del ejercicio, botón para definirse como administrador, etc. 3.5 Estructura de Partidas y Mayores de cuentas.-. La definición de partida presupuestaria u operativa es una cuestión importante: Las partidas operativas se refieren a aquellas que Vd. puede emplear para hacer operaciones en el programa. Todas estas partidas usan siempre el mismo número de dígitos económicos y funcionales tal como se definen en la pantalla de configuración (Dígitos) Por defecto está establecido en 5 para el concepto económico de gastos/ingresos y en 3 para el concepto funcional de gastos. Las partidas presupuestarias, actúan a modo de bolsas de vinculación jurídica de las partidas operativas, tanto de Ingresos como de Gastos, el número de dígitos económicos y funcionales se determinan en función del nivel de vinculación jurídica de cada operativa. (Recomendamos que sean iguales para las de un mismo capítulo, para evitar inconsistencias) Una partida operativa puede ser ella misma presupuestaria, o bien por el concepto de vinculación jurídica puede estar vinculada a otra presupuestaria de una mayor nivel de agrupación. Naturalmente la confección de la Partida, sea Presupuestaria u Operativa es derecho propio de cada municipio y el programa ahí sólo se limita a ayudar a establecer las descripciones generales. Las cuentas financieras del Plan General Público Contable (PGPC) se encuentran estructuradas según la terminología contable en grupos, subgrupos, nivel 1 y nivel 2 (según sus correspondientes dígitos de 1,2,3 ó 4) Todas las cuentas del PGPC tienen en Contapub al menos 4 dígitos, aunque en el Balance se pueden mostrar/configurar a cualesquiera dígitos. Existen otros ficheros a los que llamaremos de "desglose" de cuentas, para llevar de forma pormenorizada las contabilidades de terceros, inventario, endeudamiento y la tesorería. (inventario y endeudamiento según opciones) La operatoria contable de todos ellos es similar, y su justificación se explica con un ejemplo, por ejemplo en la contabilidad de terceros. Naturalmente la información que cada fichero de desglose contiene, es absolutamente distinta, no tiene nada que ver obviamente la información que se almacena por cada tercero (Nombre, dirección, D.n.i. o Cif, etc.) con la de una c/c de tesorería, un bien del inventario municipal o un código de deuda. Pero en todos y cada uno de ellos se da la misma problemática, por ejemplo, para un código de acreedor puede darse que se le afecte la cuenta del PGPC 4000 o la 4100 ó la 4200 según sea obligación, expedición o pago e incluso otras. Asimismo un mismo desglose de inventario puede tener una cuenta (2000) u otra según la operación (cesión, amortización, depreciación, etc.), o un banco o c/c. concreto puede verse implicado en una distinta cuenta de tesorería, según operación, y algo similar ocurre con los desgloses de deudas. El desglose para inventario y endeudamiento sólo se pide cuando se activan las opciones de inventario y/o endeudamiento y sirven como su nombre indica para llevar el inventario pormenorizado y la deuda viva. El desglose de la tesorería es obligatorio para el arqueo, así cuando se hace una operación de tesorería, sea de ingreso o pago, y salvo que se utilice una cuenta de formalización, (entrada o salida virtual de dinero), se deberá dar, en primer lugar la cuenta a nivel 2 de tesorería: 5700 para Caja, 5710 para Cuentas Operativas de Banco, 5720 para Cuentas Financieras y/o 5730 para cuentas Especiales y obligatoriamente se deberá dar además el ordinal bancario, (que es el desglose en este caso), que puede corresponder a una cuenta corriente de banco, a una caja particular, etc. En resumen: Desglose de Terceros -> Fichero de Terceros (Obligatorio de llevar/Mantener) Desglose de Bancos-> Fichero de Ordinales Bancarios -> (Obligario de llevar/Mantener) Desglose de Inventario y/o Endeudamiento opcionales.

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3.6 Configuración dígitos partidas operativas.En primer lugar compruebe la configuración de las partidas de gastos/ingresos en su instalación particular. Para ello, acceda al menú del Administrador desde el menú principal Administración -> Configuración .> General Seleccione la pestaña dígitos de la pantalla (véase ilustración 11) y le aparecerá la pantalla donde se definen los dígitos operativos de las partidas de gastos e ingresos, así como los dígitos que se usarán por defecto en forma general para las partidas vinculadas (que serán las presupuestarias) -pueden definirse exepciones a la regla general para determinadas partidas operativas-

Ilustración 4 Los dígitos operativos tanto económicos como funcionales se muestran en esta pantalla. 3.7 Otras Configuraciones.Se refiere a la configuración de Firmas, de Balances, de Menús, de usuarios y de Operaciones, Naturalmente cuando el programa se instala por pimera vez, ya viene configurado con las opciones normales por defecto, por lo tanto, no es necesario en la Apertura por primera vez, para cambiar estos valores, consúltese el Manual del Administrador, si se desea personalizar o configurar especialmente estas funciones.

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3.8 Revisar Ficheros.Esta función que normalmente se debe utilizar cuando tenemos duda que por cualesquiera razón los ficheros han perdido el buen estado de sus índices, es conveniente utilizarla la primera vez que se instala el programa.

Ilustración 5 Especialmente debe de marcar las dos primeras casillas Reorganizar Indices y Revisar Estructura de Ficheros, y pulsar Aceptar. Al ejecutarse el proceso, deberá confirmar cualquier petición de crear o modificar los ficheros que se le indiquen. (puede que muchos ficheros se crearán en este proceso) 3.9 Vision General del Mantenimiento de Ficheros Con esta opción podemos mantener (es decir, dar altas, bajas y modificaciones) diversas tablas, ficheros ó planes de cuentas, partidas, códigos de terceros, etc., necesarios para su uso posterior en las operaciones contables.

Ilustración 7 Normalmente el Plan de Cuentas Contable de Partida Doble, estará ya introducido inicialmente, pero esta opcion le permite mantener dicho plan, dar altas, cambiar descripciones, etc. Y lo mismo se aplica al plan de partidas, de conceptos extrapresupuestarios, los códigos de terceros, etc.

Ilustración 6

1) La introducción de los Presupuestos de Gastos/Ingresos. 2) La recogida (por primera vez) de las operaciones pendientes de

años anteriores. (Para incorporarlas en el asiento de apertura). 3) Y las operaciones especiales de apertura, que se deben efectuar al abrir un nuevo año contable. - Dar de alta (con mantenimiento de ficheros) a: - Partidas de Gastos/Ingresos (Todas las utilizadas) - Terceros (acreedores/deudores) - unos cuantos- Ordinales de Bancos -y uno de caja- Identificaciones de deudas

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Y cualesquiera cuentas especiales de partida doble ó extrapresupuestarias ó de códigos de proyectos, etc. que se vayan a usar. Claro que esto puede posponerse y no es necesario para comenzar a realizar operaciones. Debe tenerse en cuenta que cualquier código de tercero, de cuenta, de inventario, etc. que se precise en medio de una operación que se esté realizando, puede darse de alta en ese mismo momento, continuando con la operación sin ningún problema. La excepción es, como ya se ha dicho, las partidas de gasto o ingreso, que deben estar dadas de alta, e incluso las de gastos con algún presupuesto (aunque sea provisional) establecido suficientemente. Todas estas altas se realizan a través de la opción de mantenimiento de ficheros, explicada tanto en el tutorial de aprendizaje como en el manual de referencia a los que remitimos. 3. 10 Procedimiento para Crear las Partidas Gastos/Ingresos. Desde el Menú Principal -> Administración -> Mantenimiento Ficheros -> Partidas Verá aparecer la pantalla de Mantenimiento de Partidas (Con el menú de mantenimientos) Pulse la opción A Altas Ilustracion 8 Introduccion de datos: Pulse Tecla de Tabular para saltar de campo en campo ó May Tab para retroceder entre campos en Tipo Teclee una G si la partida es de Gastos, I si de Ingresos en Organismo ponga siempre 00 en Año el que corresponda a la partida, dos últimos dígitos, (para ejercicios futuros si se le presenta el caso, deberá dar de alta las partidas en los posteriores años, donde tenga que realizar operaciones.) El contenido del campo de Concepto Económico deberá de existir el fichero de conceptos económicos al igual que el código de Concepto Funcional estará almacenado en el fichero de conceptos funcionales. Si no estuviera, se le preguntará si quiere darlo de alta en la tabla de conceptos económicos -o funcionales- para no interrumpir el proceso, y luego posteriormente Vd. debe asignarle una descripción al concepto atípico que se ha dado de alta. (todos los conceptos típicos o normales, ya vienen cargados en la base de datos inicial de la aplicación) La descripción de la partida la puede modificar o respetar la que se propone. La información de si es operativa o no, se marca en las casillas de verificación correspondiente. Asimismo seleccione la pestaña de Relaciones, para relacionar la partida con una o varias cuentas del Plan General Contable Público (PGCP) Dicha cuenta se toma de los conceptos económicos y/o funcionales asociados de la Partida, según las recomendaciones de la Intervención General del Estado, aunque Vd. puede cambiar dichas cuentas. Por tanto puede respetar la que le propone Contapub o modificar la cuenta relacionada. Por último puede introducir un presupuesto provisional si la partida es operativa, directamente en la pantalla de la

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pestaña importes. 3.11 Abrir conceptos económicos y/o funcionales atípicos. Si en el proceso de dar de alta a partidas, (o en cualquier momento, si hiciera falta), tuviera que dar conceptos económicos o funcionales atípicos (no contemplados en los propuestos por la Intervención General del Estado), puede hacerlo por Mantenimiento, -> Otros -> Conceptos Económicos ó Conceptos Funcionales. Ilustración 9

Si el concepto estuviera ya dado de alta, le saldrá un mensaje DUPLICACIONES NO PERMITIDAS y esperará a que Vd. teclee otra clave El numero de cuentas de partida doble relacionadas con el citado concepto (máximo 2 cuentas) serán utilizadas para realizar automáticamente los apuntes de partida doble. En el ejemplo, puede comprobarse que el concepto económico de gastos 13000 (RETRIBUCIONES BÁSICAS) se le ha relacionado con la cuenta 6102 SUELDOS Y SALARIOS FUNCIONARIOS en el Plan General de Contabilidad Publica (en adelante PGCP) Cuando se haga una operación en dicho concepto económico, automáticamente se producirá un apunte de partida doble en la cuenta del PGCP relacionada (En el Diario General de Operaciones) a la vez que en el Mayor de Gastos (en la Partida Presupuestaria). Puede crear 2 cuentas relacionadas por concepto económico, y dos cuentas también por concepto funcional, además al dar de alta la partida puede añadir otra cuenta más, por lo tanto una partida en total puede llegar a tener hasta 5 cuentas de PGCP relacionadas, naturalmente a partir de más de una cuenta relacionada, el programa le pregunta a Vd. que discrimine en cada operación a cuál de las cuentas relacionadas debe imputar la operación de dicha partida. Para efectuar una modificación, la operatoria es igual que en la opción de alta sólo que antes debemos tener en pantalla el registro que deseamos modificar, para esto podemos usar la opción de navegar con las flecha o de buscar con la opción del menú o pulsando en el icono buscar. 3.12 Introducir Presupuestos Provisionales a las Partidas de Gastos/Ingresos. El presupuesto se da ó introduce sólo a las partidas calificadas como Operativas. El programa mantiene los niveles de vinculación jurídica tal como se ha definido para cada partida de forma general (o individual). No obstante se puede listar los presupuestos a los distintos niveles (de presentación, de vinculación, etc.).

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Como ya indicábamos algo anteriormente, las partidas operativas de gastos, necesitan que se les introduzca el presupuesto, antes de intentar hacer uso de ellas. (puede modificarse éste cuantas veces se desee entrando por la opción de Otras -> Presupuestos -> Provisionales mientras no se pasen a Definitivos. Elija la opción de Otras -> Presupuestos -> Presupuestos Provisionales del Menú Principal. Puede elegir el botón adecuado para introducir presupuestos provisionales de Gastos ó Ingresos El Presupuesto se introduce desglosado en las operativas, pero el programa tiene en cuenta las vinculaciones jurídicas, de forma que la gestión de disponibilidad presupuestaria se realiza siempre sobre las partidas vinculadas, que generalmente están a definidas a un mayor nivel de agrupación. Se le muestran en formato Tabla o Browse todas las partidas operativas, Vd. sólo tiene que ir introduciendo los importes en las partidas correspondientes y al final cerrar la ventana (o teclear Presupuestos -> Listar Presupuestos Iniciales puede obtener un listado de los Ilustración 10 presupuestos a nivel Provisional ó Definitivo. Y también puede en esta pantalla, una vez estén aprobados los presupuestos definitivos lo cual es muy reco-mendable sobre todo cuando tenga que realizar modificaciones de créditos, debe de pasar los presupuestos a definitivos, si no, al lanzar el estado de liquidación de presupuestos, el programa entiende que el presupuesto inicial de la partida modificada es cero 3. 13 Parámetros de Listados. Bien por informes o por el mismo submenú de Otras -> Presupuestos -> Listar Presupuestos Iniciales puede lanzar este listado, a continuación explicamos algunas características de la pantalla que se muestra al listar, la cual es común en la inmensa mayoría de todos los demás listados.

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Ilustración 11 A la izquierda siempre se muestran los parámetros propios del listado en cuestión. A la derecha los parámetros generales para imprimir. Estos siempre son los mismos. Parámetros de Listados Común o General en todos los listados: Margen Superior: El que se deja arriba en la página sin imprimir. Margen Izquierdo, Desplazamiento Izquierdo. El del lado izquierdo de la página Margen Derecho: (el que se deja al borde derecho. Actualmente sólo se utiliza para impresoras especiales) Orientación: En forma Apaisada (Horizontal) o Retrato (Vertical) Selección de Fuente: Permite seleccione la fuente y el tamaño de ésta a su gusto. Antiguas Opciones MS/DOS: De momento no operativo en muchos listados. Moneda Presentación: Puede imprimir en euros o pesetas cualquier listado. Deseo Diálogo: Permite diálogo antes de enviar el informe a la impresora por defecto. Imprimir Directamente: En la Impresora por defecto. (si no, espera antes de imprimir una última opción de seleccionar impresora y el nro. de copias) Seleccionar Impresora: Inmediatamente. Opción Logos: En qué esquina del papel se imprime el logo del organismo.

Parámetros del Listado de los presupuestos: Tipo Presupuesto. Selección alternativa con botones de radio (sólo se puede seleccionar uno) Gastos/Ingresos/Resumen Prov/Definitivos: Seleccionar una opción del control desplegable. Provisionales, ó Definitivos Nivel de Partidas: Operativas, Presentación, Vinculadas Ordenación en Listado: Por conceptos económicos ó Funcionales (Gastos únicamente) Actualizar Mayores Acumulados: Importante. Esta casilla indica que se actualizen las partidas de nivel superior para que éstas reflejen la situación actual. (Téngase en cuenta que las operaciones se hacen a nivel operativas, por ello, si se quiere un informe

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con un mayor grado de resumen, se deberá pasar la acumulación de mayores) Una vez seleccionado los parámetros pulse Aceptar y comenzará la elaboración del informe. En cualquier momento, puede interrumpir dicha creación de las páginas del informe, (útil si el informe es muy largo y sólo quiere ver las primeras páginas) y visualizar hasta donde ha llegado, o cancelarlo definitivamente.

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3.14 Visualizacion Previa de Listados.. Al final, el informe se visualiza por pantalla, antes de enviarse a la impresora (excepto si ha seleccionado imprimir directamente), y en esa previsualización, puede hacer lo siguiente:

Ilustración 12 La barra de iconos superior, le permite: 1

2 3

4 5 6 7

8 9 10

Ilustración 13 Según la numeración arriba marcada: Icono 1.- Para enviar como e-mail a otro usuario de la red. Icono 2.- Abrir un fichero guardado anteriormente. Icono 3.- Guardar este informe como fichero en disco. Icono 4,5,6 y 7.- Para navegar entre las páginas del informe. Icono 8. Hace/deshace Zoom Acerca/Aleja la imagen. Icono 9.- Imprime en impresora. Icono 10.- Salir, abandonar. Igualmente se pueden utilizar las opciones del menú Prevista, para las mismas funciones.

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3.15. Apertura de Arqueos. Tesorería. Es necesario dar los saldos iniciales de los bancos a 1 de enero, para poder efectuar correctamente los arqueos. Para ello en primer lugar debe de dar de alta los bancos y cuentas corrientes con las que trabaja la Corporación. Además como un banco más debe figurar la caja, con cuenta 5700 de P.G.C.P obligatoriamente, el ordinal de caja puede ser cualquiera, aunque normalmente se le suele dar el 001 en los ficheros que se suministran inicialmente. Las cuentas de banco del P.G.C.P. deben ser 5710 (las operativas) ó 5720 (Las de recaudación) y la 5730 (Las financieras) y los ordinales cualquiera., dichas cuentas están incluidas en el Plan de Cuentas que se suministra con el programa, Vd. sólo tiene que dar de alta a los ordinales bancarios, uno por cada banco o caja con los que opere su entidad.

Ilustración 14 El único campo obligatorio es el código y si es B banco o C caja, así como una descripción, pero es recomendable dar la información de la Cta. Corriente y el saldo inicial para establecer la apertura. Una vez dados de alta los bancos (por Mantenimiento de Ficheros, Alta de Cuentas de Tesorería) para hacer la apertura del fichero de arqueos, debe usar esta opción, donde introducirá los saldos iniciales de la caja y de los bancos de la corporación Una vez dado el botón de aceptar, el programa le creará los apuntes contables de apertura, así como le inicializará los ficheros de arqueos.

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3.16 Asiento inicial de Apertura.Mediante este proceso, Vd. puede añadir cualquier asiento de apertura en la forma Cargo a Abono, refiriéndose siempre la fecha inicial (normalmente 1 de enero) del ejercicio en curso. Ello permite asientos de ajustes especiales, etc. Así por ejemplo en el inicio de una Contabilidad puede realizar los asientos de Activo Fijo (cuentas del grupo 2) a las de Pasivo Fijo (cuentas del grupo 1, especialmente la 1000 Patrimonio). (Véase Apertura del Inmovilizado, si se quiere hacer elemento a elemento de bienes inventariables)

Ilustración 15 No necesita que la operación esté cuadrada (éste es un caso de operación especial) para poder aceptar la operación, cuando la acepte, se generarán los apuntes contables de apertura en el diario y en el mayor correspondiente. 3.17 Apertura del Inmovilizado y/o Endeudamiento.Esta apertura sólo se realizará si se tiene activada las opciones de llevar inmovilizado y/o endeudamiento, consiste en primer lugar en dar de alta los bienes inventariables de la corporación con un número de inventario en la forma epígrafe-número como establece la Cuneta General del Patrimonio y en el caso del endeudamiento, dar de alta una a una las deudas (préstamos, etc, recibidos) de la corporación con un número identificador de deuda, y rellenar todos los datos que se piden en las fichas de inventario /endeudamiento. El programa mantendrá actualizado tanto el inventario como las deudas vivas en cada momento, mediante el procedimiento de dar dichos códigos tanto en las operaciones de alteración patrimonial como de inversiones, para ello el programa le pedirá en el momento de producirse una operación que tenga repercusión tanto en el inventario como en deudas, dicho código para hacer la imputación correcta.

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3.18 Recogida de Obligaciones y Deudas anteriores por primera vez.Una de las dificultades de toda contabilidad es el "arranque" precisamente de la misma, la preparación de la información necesaria para ello. No basta con tener ya definido, como así se debe, todas las tablas de planes de cuentas, de conceptos presupuestarios, de conceptos económicos ó funcionales típicos, etc, es necesario además, facilitar la recogida de datos de años anteriores, para ello se utiliza estas opciones a continuación: (por supuesto, si la empresa es de nueva constitución, no necesita recoger contraídos de ejercicios anteriores) En los siguientes años, estos procesos se realizan por la opción de apertura de la contabilidad.

Ilustración 16 Las tres posibilidades son las mostradas, es decir: Gastos: Obligaciones pendientes: Facturas o contraídos pendientes que se hubieran adjudicado en ejercicios anteriores y todavía no se les hubiera ordenado su pago. Expediciones pendientes: Igual que lo anterior, pero que ya estén en la fase de haberseles ordenado el pago. Ingresos: Reconocimiento de derechos de ejercicios anteriores pendientes de ingresarse a principio del ejercicio. En todos los casos el procedimiento será el mismo, se grabará una aplicación por cada contraído de gastos o ingresos, indicándose la partida (referida al ejercicio en que se contrajo), el importe, el código de tercero, si tenía o no iva soportado/repercutido, la descripción y opcionalmente una descripción más extensa (memo). Muy importante: Debe numerarse cada documento, resulta o aplicación con un código documento en la forma general con que se codifican los documentos en Contapub, es decir: Ejercicio (2 dígitos) y número (cinco dígitos) que pueden ser o no numéricos, aunque lo normal es que lo sean, y estar alineados a la derecha, por ejemplo: ejercicio: 99 número 44 (blanco, blanco, blanco, dígito 4 y dígito 5) Ese será el número del documento que permanecerá mientras el documento esté pendiente de pago/cobro, será por tanto multiejercicio. En caso de documento multiaplicación (compuesto por un padre y muchos hijos) cada hijo llevará además un número de aplicación de 4 dígitos numéricos (así un documento padre puede comprender hasta 9999 aplicaciones hijas) y cada aplicación tendrá su propia partida, importe, descripción y descuentos en su caso, aunque el código de tercero será el mismo. (¡Ojo! En los anticipos de caja fija, el código de tercero, también puede variar) Vd. debería lanzar el Balance de Apertura al final, para comprobar que la apertura está completamente realizada, y el balance de apertura tiene cuadrado el activo con el pasivo, así como que están recogidas todas las cuentas extrapresupuestarias (que en un primer momento pueden introducirse como cuentas del Plan general de partida doble,

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MENU DE OPERACIONES DE APERTURA.-

Ilustración 17 La otra clase de apertura es la que a continuación se explica, se refiere naturalmente a la apertura contable que debe realizarse cada ejercicio. Como premisa, tenemos que previamente se ha debido proceder a la prórroga de la contabilidad del ejercicio anterior (véase manual de cierres prórroga de la contabilidad), por tanto, tendremos nuestra contabilidad configurada de la misma forma que la del ejercicio anterior, con las mismas partidas y cuentas, etc. Cuando se trata de abrir un ejercicio nuevo en una contabilidad ya en marcha, el proceso es mucho más automatizado, Vd. no necesita abrir las fichas de bancos, ordinales bancarios, etc. ni dar los saldos iniciales, (que los toma de los finales del ejercicio anterior), pero el programa se los muestra, afín de que Vd. pueda modificar opcionalmente algún ordinal, etc. En caso de querer cambiarse las partidas, cuentas, etc. se debe proceder como en la sección 3. Igualmente, tendrá los presupuestos iniciales constituidos como provisionales e iguales a los iniciales del ejercicio anterior (excepto el capítulo 6 de inversiones de gastos, que se ponen a cero), en caso de querer modificar dichos presupuestos provisionales, debe entrar como se explicaba en la sección 3, en Presupuestos y modificarlos en su caso.

Ilustración 18

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4.1 Trasvase documentos del ejercicio anterior.Mediante este proceso se trasvasan automáticamente todos los documentos pendientes de ingreso/pago del año anterior a éste, realizándose todos los oportunos apuntes contables de apertura y reimprimiéndose de nuevo dichos documentos opcionalmente. (Los datos variarán ligeramente, por ejemplo varían las cuentas de las contraídos/expedidos del presupuesto corriente del año anterior, que pasarán a cuentas de presupuestos cerrados, etc). Este proceso se puede pasar cuantas veces se quiera, pues comprueba que un documento ya trasvasado no volverá a trasvasarlo. Asimismo, comprueba que un documento trasvasado, no debería haberlo sido. (este caso se puede dar, por ejemplo, si trasvasamos todo lo pendiente a principios de enero, pero seguimos trabajando con la contabilidad del año anterior, y saldamos un documento en el año anterior, obviamente dicho documento al saldarse y no quedar pendiente a fin de ejercicio deberá de borrarse su operación de trasvase en el nuevo. Condiciones: Estos programas sólo trabajan si existe una contabilidad del ejercicio anterior y tiene en el fichero identificador de su contabilidad el directorio donde se encuentra la citada contabilidad.

Ilustración 19 Vd. sólo puede realizar el trasvase de un tipo de documento cada vez, y las opciones que tiene son: Todas (intentar trasvasar todos los documentos de ese tipo del ejercicio anterior. Algunas/os: en ese caso, deberá especificar desde - hasta qué número de documento se tratarán. Sólo los que estén pendientes de trasvasar (que no se hayan trasvasado antes), aunque debe advertirse que en ningún caso el programa trasvasará dos veces el mismo documento, por tanto esta opción es sólo a efectos de buscar más rapidez en el proceso. Por último, las opciones de impresión son: Imprimir automáticamente todos los nuevos documentos de apertura generados, no imprimirlos o preguntar uno por uno si se imprimen o no. (el documento de apertura será muy parecido al original del documento, cambiará la fecha de operación -1-enero y la cuenta del P.G.P.C -de presupuestos cerrados-) el proceso se realiza básicamente en dos fases: en la primera, se seleccionan los documentos candidatos a realizarles el trasvase y en la segunda se muestran dichos documentos y se le da opción a que quite de la lista los que quiera y por último se trasvasan (realizándose los oportunos asientos contables), documento a documento.

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Apertura del Ejercicio.

4.2 Trasvase Saldos Cuentas Ejercicio anterior Realiza el traspase de saldos pendientes del año anterior al nuevo, en definitiva realiza los asientos de apertura para las cuentas directas y Extrapresupuestarias no contempladas en las opciones anteriores, terceros, tesorería, inventario, endeudamiento, etc. Comprueba si tenía ya en el mayor aperturas hechas y lo hace por la diferencia (por tanto, si la apertura ya estaba hecha, la repetición de este proceso será indiferente). Se producen los apuntes necesarios para igualar el saldo de apertura de la cuenta de este año, con el saldo de la misma cuenta en el cierre del año pasado. Si la diferencia es cero, no se produce apunte. Son excepciones las cuentas: 1000 Patrimonio, 1300 Resultados pendientes de aplicación, 140x/149x Subvenciones de capital recibidas y 8xxx Resultados (del ejercicio anterior) que ¡no se tratan!, por consiguiente, los apuntes que en su caso, afecten a dichas cuentas (en especial la de patrimonio, que debe cuadrar el balance) se deben realizar a través de Operaciones Directas de Apertura. El proceso se realiza en dos fases, en primer lugar para cuentas de nivel 4 (más de 4 dígitos) que tengan saldo en el cierre. Si Vd. quiere que una cuenta en particular (con más de 4 dígitos y distinta de terceros ó tesorería) arrastre su saldo de un ejercicio a otro, sólo tiene que darla de alta por el Menú de Mantenimientos en el Plan de Cuentas de Partida Doble). En segundo lugar, si el proceso anterior tuvo algún apunte se procede a acumular el Mayor del año actual para prepararlo para el siguiente paso. (Se acumula en el Mayor de 4 dígitos).y se procesan todas las cuentas del Mayor de nivel 3 (4 dígitos) ACUMULADO tanto del año anterior como de éste. (evita problema de tratar doblemente desglose y su acumulado) El programa crea todos los apuntes necesarios sobre unos ficheros de trabajo y antes de ejecutar realmente los apuntes vuelve a pedir confirmación.

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4.3 Apertura de Arqueos Tesorería Cuando se trate de hacer la apertura de un nuevo año, este proceso realiza también los apuntes de apertura de saldos de tesorería. A efectos de admitir cambios de ordinales bancarios, supresión, alta de nuevos códigos, etc, al abrir el nuevo año, se permite que Vd. pueda importes que quedaron en el último arqueo del año, es decir a 31 de diciembre del año pasado. Luego se le pedirá confirmación para inicializar el fichero de arqueos.

Ilustración 21 Puede suceder que Vd. necesite hacer la apertura del arqueo sin haber finalizado el cierre del ejercicio anterior, no hay problema, lo único que se necesitará será introducir los saldos a fin de año de los distintos ordinales bancarios, a través de la información que le proporcionen los distintos estadillos bancarios. En caso de estar cerrado el ejercicio anterior, el programa trasvasará los saldos finales de las cuentas de bancos si bien nuevamente Vd. podrá realizar los ajustes que considere necesarios. El programa realizará apuntes contables en el diario y mayores correspondienes.

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Apertura del Ejercicio.

4.4 Asiento inicial de Apertura Este proceso es análogo al ya explicado en la sección 3.7 para la apertura por primera vez, se le recuerda aquí, que al realizar todos los traspases de cuentas, no comprende las cuentas 1000 Patrimonio, 1300 Resultados pendientes de aplicación, 140x/149x (u otras según Plan adoptado) Subvenciones de capital recibidas y 12xx ó 8xxx (según Plan) Resultados (del ejercicio anterior) Vd. deberá introducir dichos apuntes manualmente, siguiendo los criterios de: El activo debe equilibrarse con el pasivo. Las subvenciones pueden pasarse al patrimonio (para dejarlas siempre como subvenciones del ejercicio) o no. Los resultados deben pasarse al patrimonio o meterlas en una cuenta de rstdos ejercicios anteriores. Cualesquiera ajustes que considere oportunos.

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4.5 Opción I. Apertura del Inmovilizado.(Sólo si está activada la opción de llevar inmovilizado) Al igual que la tesorería, también es conveniente efectúe la apertura del inmovilizado, recogiendo la información del mismo a la fecha 1 de enero, comienzo de la contabilidad. Dicha información se introduce por los programas de mantenimiento de ficheros, Mantenimiento del Inventario y la puede dar desglosada, bien a bien del inventario, o agrupada por cuentas del Plan Contable del Inventario (Consultar capítulo 2 del Plan Contable). En cualquier caso, luego a la hora de hacer los apuntes contables, le volverá a preguntar si los apuntes de apertura se harán elemento a elemento del inventario (La cuenta sería 4 dígitos de orden 2 más el código de desglose del inventario) ó agrupando por cuentas de orden 2 (sin desglose). Una vez definidos todos los bienes/deudas de la Corporación, este proceso realiza la apertura automática contable. º Elija opción: Usar cuentas -orden 2- agrupadas del Balance. (B) º Abrir una cuenta por cada bien del Inventario (I) º Con la opción "B" se producirá sólo un apunte por cada cuenta de Balance de orden 2 (4 dígitos) sumando el importe de todos los bienes del inventario comprendidos en dicha cuenta. Con la opción "I" se producirá un apunte por cada elemento que conste en el fichero de Inventarios, si en dicho fichero por ejemplo, existen catalogados 3.000 bienes, se realizarán 3.000 apuntes. Indudablemente esta manera da más seguridad a su Contabilidad, pues el valor de cada bien queda recogido en el diario individualmente, a la vez que se le abre asimismo una cuenta en el mayor, sin embargo el número de apuntes en el diario y el mayor aumentará considerablemente y puede repercutirle en tiempo y espacio ocupado de disco. Una vez seleccionada la opción, comenzará un proceso de lectura de los bienes del Inventario y acumulación del mismo según cuentas del Plan. Cuando se trata de iniciar un nuevo ejercicio, el proceso es prácticamente automático y únicamente hay que tener en cuenta en el caso del inmovilizado de practicar (opcionalmente) las amortizaciones al final del ejercicio anterior (de forma manual ó automática también). 4.6 Opción D. Apertura del Endeudamiento. (Sólo si está activada la llevar opción de Endeudamiento) Al igual que el Activo Fijo, el Pasivo a Largo (y también a corto) plazo se debe recoger en el Balance de Apertura, (Préstamos, Créditos e incluso Emisiones de Deuda, etc.) El endeudamiento siempre se hace la apertura con la opción de realizar un apunte por cada deuda Indudablemente esta opción da más información a su Contabilidad, pues cada Deuda tendrá una ficha además de en el Fichero de Deudas, también en el Mayor y el Diario, pudiendo llevarse todos los apuntes referentes a dicha deuda perfectamente. Sólo en el caso, que no le interese en absoluto la Contabilidad de la Deuda debería desechar esta opción. Si el importe está a cero en la deuda, saca un mensaje, pero continua. 4.7 Miscelánea. Anticipos de Caja Fija- Se trasvasan por trasvase documentos pendientes del ejercicio anterior, aunque realmente no producen ningún apunte de apertura, sólo se trasvase el fichero de anticipos donde se contiene una ficha por cada anticipo constituido, con el estado real en cada momento. Cuadres Documentos Aperturados.- útil sobre todo para comprobar alguna duplicidad en el trasvase, etc. Gestión de Pagos a Justificar- Realmente no se produce trasvase ninguno, aunque en la comprobación de si ha expirado o no el plazo de alguna justificación de pago, se accede desde la contabilidad actual a la anterior. Ajustes por cambio de moneda.- Estos ajustes, como cualquier otro que se necesite por periodificación , cambios en la normativa, etc, etc. se realizarán por asientos de apertura, referidos al 1 de enero siempre, y se realizarán sobre las cuentas previstas al efecto (6290 o 620 gastos, 7120 Diferencias positivas de redondeo ó 719 Otras rentas ingresos,) Debería lanzarse el Balance de Apertura después, para comprobar que la apertura está completamente realizada y cuadrada

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Apertura del Ejercicio. *********************************** FIN DEL MANUAL APERTURAS ***********************************

Le quedaremos agradecidos de todas las observaciones, rectificaciones, correcciones, etc, que pueda aportarnos para la mejora de este manual.