MACROPROCESO

GESTION ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA

PROCESO APOYO A LA GESTION ACADEMICA APOYO A LA GESTION ACADEMICA ADMINISTRACION PLANTA FISICA Y DE LOS RECURSOS APOYO A LA GESTION ACADEMICA TALENTO HUMANO TALENTO HUMANO

APOYO A LA GESTION ACADEMICA 1. INSCRIPCIONES 2. PROCESO DE MATRICULA 3. MANTENIMIENTO Y SERVICIOS GENERALES 4. GESTION DOCUMENTAL 5. PROCESO DE INDUCCION 6. EVALUACION DEL DESEMPEÑO

PROCEDIMIENTO: INSCRIPCIONES-01

RESPONSABLE: Todas las dependencias

ALCANCE: Inicia la solicitud de cupo por parte de los estudiantes y finaliza con la inducción

OBJETIVO: Planificar, organizar, coordinar y llevar a cabo las actividades necesarias para el proceso de inscripción de estudiantes nuevos bajo la supervisión y aplicación de las políticas establecidas.

ACTIVIDAD

No.

1

Inicio

2

Definir , informa y publica sobre documentos exigidos

3

4

PHVA

DESCRIPCIÓN

REGISTROS

Definir y publicar sobre documentos exigidos

Aporta los documentos exigidos para la inscripción

¿los documentos estan completos?

RESPONSABLE

Aporta los documentos exigidos para la inscripción

n

Si los documentos están completos se pasa al paso No. 5 de lo contrario se le informa al solicitante acerca de los faltantes y se pasa la paso No. 2

Documentos estudiante

Formato de Inscripcion

si 5

Se registra la inscripción

Se registra la inscripción

6

Se registra Inscripcion en SIMAT

Se registra Inscripcion en plataforma SIMAT en los plazos establecidos

FIN CONTROLES

ACTIVIDAD

Revision de los documentos exigidos para la inscripcion Registro en el SIMAT Conformacion de la hoja de vida del estudiante

4 6 5

PROCEDIMIENTO: PROCESO DE MATRICULA-02

RESPONSABLE: Rector-Aux admitivo-Director de grupo

ALCANCE: Admision y matricula de estudiantes nuevos y antiguos.

OBJETIVO: Adelantar el proceso de matricula de los estudiantes nuevos y antiguos, de acuerdo al cronograma fijado por la Secretaria Municipal de Ibagué

ACTIVIDAD

No.

1

2

PHVA

Elabora cronograma de proceso de matricula para estudiantes antiguos y publica requisitos

P

3

¿Verifica esi el estudiante debe o no consignar?

REGISTROS

Rector

Elabora cronograma de proceso de matricula para estudiantes antiguos y publica requisitos

Cronograma y publicacion de requisitos

Secretaria academica-Director de grupo

Recepciona documentos de los estudiantes antiguos y diligencia ficha de matricula

Ficha de matricula

Auxilia administrativoPagador

Verifica si el estudiante debe pagar por costos educativos. sino sigue paso 5

Auxilia administrativoPagador

Informa proceso de consiganacion y pago por costos educativos

no si

5

DESCRIPCIÓN

Inicio

Recepciona documentos de los estudiantes antiguos y diligencia

4

RESPONSABLE

Informa proceso de consiganacion y pago por costos educativos H

H

6

7

8

Auxilia administrativoPagador

Expide certificado de paz y salvo o acuerdo pago entre la institución y padre de familia.

Traslada fichas de matricula con soportes a secretaria administrativa

Asigna grado de acuerdo al reporte definitivo de notas y

9

Verifica disponibilidad de cupos e inicia matricula para estudiantes

10

Recepciona documentos de los estudiantes nuevos y diligencia ficha de matricula

V

Director de Grupo

Traslada fichas de matricula con soportes a secretaria administrativa

Secretaria academica

Asigna grado de acuerdo al reporte definitivo de notas y recuperaciones que entregan los directores de grupo

Rector-Secretaria academica

Verifica disponibilidad de cupos e inicia matricula para estudiantes nuevos

Secretaria academica

Recepciona documentos de los estudiantes nuevos y diligencia ficha de matricula

Secretaria academica

Se registra matricula en el SIMAT

Secretaria academica

Se depura la base de dato del SIMAT de acuerdo a los estudiantes que se retiraron.

A

11

12

Se registra matricula en el SIMAT

Se depura la base de dato del SIMAT de acuerdo a los

Expide certificado de paz y salvo o acuerdo pago entre la institución y padre de familia.

Paz y salvo Acuerdos de pago

Hoja de vida del estudiante

Ficha de matricula

FIN

CONTROLES

ACTIVIDAD

Publicacion de documentos y requisitos para efectuar la matricula

2

Paz y salvos y auerdos de pago

6

Verificacion de disponibilidad de cupos

9

Registro de matricula en el SIMAT

11 y 12

PROCEDIMIENTO: MANTENIMIENTO Y SERVICIOS GENERALES -03

RESPONSABLE: Consejo Directivo-Rector-aux admitivo

ALCANCE: Inicia con la identificación de necesidades de aseo, limpieza y celaduria de la institución Educativa y termina con la verificación del cumplimiento de las actividades planeadas.

OBJETIVO: Por medio de este procedimiento se normaliza la forma como se realizan las actividades de aseo y celaduria dentro de la institución educativa.

ACTIVIDAD

No.

1

Inicio

2

Organiza las hojas de vida del personal de celaduria y servicios generales

3

PHVA

RESPONSABLE

Auxiliar administrativo

Organiza y elabora el plan anual de trabajo

5

6

7

8

Recepciona el plan y lo empieza a ejecutar y a controlar

Controla mediante planillas y observacion directa

Informa al Rector de la anomalias presentadas

Presenta informe trimestral al Rector sobre la ejecución del plan de trabajo

H

Auxiliar administrativo

Rector

Revisa analiza y aprueba el plan

Auxiliar administrativo

Recepciona el plan y lo empieza a ejecutar y a controlar

Auxiliar administrativo

Auxiliar administrativo

Auxiliar administrativo

REGISTROS

Organiza las hojas de vida del personal de celaduria y servicios generales.

Organiza y elabora el plan anual de trabajo de la dependencia en cuanto a horarios de trabajo, disfrute de vacaciones

Revisa analiza y aprueba el plan 4

DESCRIPCIÓN

plan anual de trabajo

Controla mediante planillas y observacion directa el planillas de control y cumplimiento de tareas y desarrollo del trabajo trabajos al personal de celaduria y servicios generales. Si detecta fallas y falta de cumplimiento de las funciones del personal supervisado debera informar al rector. Presenta al director cada tres meses informe sobre el desarrollo del plan de trabajo del personal supervisado

FIN CONTROLES

ACTIVIDAD

Realizar seguimiento al plan anual de trabajo.

6

Hacer visitas imprevistas al personal de celaduria y servicios generales.

6

Verificar que se cumpla con los horarios y procesos de trabajo.

6y7

PROCEDIMIENTO: GESTION DOCUMENTAL -04

RESPONSABLE: Auxiliar Administrativo

ALCANCE: Este procedimiento aplica para la gestión de todos los archivos de las distintas áreas o dependencias de la Institución Educativa, desde la recepción o generación de los documentos para ser archivados hasta la disposición final de acuerdo con su ciclo de vida útil.

OBJETIVO: Describir la metodología para la identificación, organización y custodia de los archivos de documentos generados en cada una de las dependencias o áreas de la Institución Educativa y que son objeto de ser almacenados y protegidos.

ACTIVIDAD

No.

1

PHVA

RESPONSABLE

DESCRIPCIÓN

REGISTROS

Inicio

Identifica el documento y lo Clasifica 2

3

¿Tiene carpeta abierta?

si

Todas las dependencias

Identifica el documento y lo Clasifica

Todas las dependencias

Verifica si debe anexarlo a una codificacion de series carpeta o debe abrir una y subseries nueva

Todas las dependencias

Una vez listo para archivo, si tiene carpeta abierta lo anexa, Listado de carpetas sino abre nueva carpeta de de archivo de gestion acuerdo a la series y subseries y codificacion

Todas las dependencias

Ubica dentro del archivo activo y el modulo correspondiente a su serie

no

4

5

Abre nueva carpeta y registra en el listado de capetas del archivo de gestion.

Ubica dentro del archivo activo y el modulo correspondiente a su serie

H

Folia cada legajo hasta 200 folios

H

6

7

Traslada al archivo central en cajas y carpetas rotuladas y debidamente foliadas

8

Ubica dentro del archivo, de aucerdo a la dependencia y serie

9

Recibe archivos de otras dependencias y registra en inventario documental

Depura archivos de acuerdo a la TVD 10

Todas las dependencias

Folia cada legajo hasta 200 folios

Todas las dependencias

Verifica en la tabla de retencion documental los archivos que deben ser Tablas de retencion trasladados al archivo central documental y que esten debidamente archivados y foliados.

Encargado del archivo central e historico

Ubica dentro del archivo, de aucerdo a la dependencia y serie

Encargado del archivo central e historico

Recibe en el archivo central las cajas de archivo de otras dependencia y registra en el formato de inventario documental

Formato de inventrio documental

Encargado del archivo central e historico

Revisa tabla de valoracion documental para determinar la depuracion o no de docuementos

Tabals de valoracion documental

Fin

FIN CONTROLES

ACTIVIDAD

Tablas de retencion documental Tablas de Valoracion dcoumental Inventarios documentales control de circulacion y prestamo de documentos

7 10 4y9

PROCEDIMIENTO: PROCESO DE INDUCCION -05

RESPONSABLE: Rector -Coordinadores

ALCANCE : Conocimiento y socializacion de todos los aspectos que integran la Institucin Educativa, necesarias para el ejercicio de las funciones del personal Nuevo.

OBJETIVO: Integrar de manera eficiente al personarl nuevo que llega a la Institucion, mediante la socializacion de manuales, guias, programa educativo institucional y demas aspectos que coadyuvan al desarrollo de las funciones.

No.

ACTIVIDAD

PHVA

RESPONSABLE

DESCRIPCIÓN

REGISTROS

1

Inicio Prentacion del personal administrativo y docente

2

3

Recorrido por las instalacion de la Institucion para conocer todas sus dependencias

H

RectorPrentacion del personal Coordinadores administrativo y docente

H

Recorrido por las instalacion Rectorde la Institucion para conocer Coordinadores todas sus dependencias

V

RectorCoordinadores

Conocimiento y socializacion del PEI manuales y guias

Actas de Reunion

A

RectorCoordinadores

Socializacion del cronograma, horarios y jornadas.

Actas de Reunion

Conocimiento y socializacion del PEI, manuales y guias 4

5

Socializacion del cronograma, horarios y jornadas.

Fin

FIN CONTROLES

ACTIVIDAD

Manuales de procedimiento, funciones y guias para el desarrollo de funciones PEI, donde se define el horizonte Institucional, diseño pedagogico y practicas pedagogicas Identificacion del himno, escudo, lema, Organigrama, etc. Actas de reunion de socializacion

PROCEDIMIENTO: EVALUACION DEL DESEMPEÑO -06 ALCANCE : Aplicacion de la evaluación como una herramienta que lleva a la reflexión sobre la acción realizada y los resultados obtenidos, con el fin de diseñar planes de mejoramiento institucional encaminados a superar de manera sistemática las dificultades en el alcance de los logros ACTIVIDAD

No.

1

Inicio

PHVA

RESPONSABLE

RESPONSABLE: Asesor contable -externo OBJETIVO: Estimular el buen desempeño del docente y del directivo docente, Facilitando su propio reconocimiento y valoración sobre su quehacer profesional. Identificar logros y dificultades de los docentes como base para desarrollar planes de mejoramiento personales y del colectivo de la institución educativa. REGISTROS DESCRIPCIÓN

2

3

4

5

Identifica personal Docente y Directivo docente que cumple requisitos para la aplicar evalaucion del desempeño

Prepara y socializa contenido de herramientas y metodología de

Informa cronograma para ejecucion de la evaluación en el año escolar Definicion y concertacion de criterios e instrumentos durante el año academico.

P

Rector

El proceso de evaluación debe contar con un momento de preparación que garantice Total conocimiento y plena comprensión del proceso general de la evaluación por parte de la comunidad educativa, Definición y concertación de los criterios y los instrumentos necesarios para la recolección de la información

P

Rector

Informa cronograma para ejecucion de la evaluación en el año escolar

P

Definición y concertación de los criterios y los instrumentos Rectornecesarios para la recolección Actas de reunion Coordinadores de la información Y el y Docentes seguimiento a planes de mejoramiento

H

Evidencias como: los compromisos, el registro de las observaciones, diálogos, Coordinadores reuniones y demás actividades Comité evaluador y Docentes en torno a la evaluación de desempeño y el plan de desarrollo

H

La firma del instrumento de evaluación de Coordinadores desempeño constituye la y Docentes notificación personal al interesado.

P

Recolección de información en la carpeta de desempeños y 6

Firma del instrumento de evaluación de desempeño 7

Rector

Identifica personal Docente y Directivo docente que cumple requisitos para la aplicar evalaucion del desempeño

Cronograma

Formatos de evaluacion

El evaluado está de acuerdo con la evaluación? 8

9

10

11

12

13

H

no

Interpone los recursos en los términos y condiciones consagrados en el Código Contencioso Administrativo

Diligencia -Valoración anual del desempeño. Formato A mediante el proceso de entrevista de Valoración

Registran las observaciones hechos que evidencian el desempeño sobresaliente del evaluado

Diligencia -Plan de desarrollo profesional Formato B

consolida la información del total de docentes evaluados, registrando la información en el formato que diseñe el MEN

H

si

El evaluado no está de acuerdo con la evaluación, tiene derecho a interponer los recursos en los términos y condiciones Coordinadores consagrados en y Docentes el Código Contencioso Administrativo de conformidad con el Decreto 2582 de 2003.

Interpone los recursos en los términos y condiciones Coordinadores consagrados en y Docentes el Código Contencioso Administrativo

H

Debe ser la oportunidad ideal para explorar con el evaluado, en un ambiente amable, tranquilo y respetuoso, su desempeño presente, el Formatos de Rectorcumplimiento de evaluacion-Formato Coordinadores responsabilidades y los A y Docentes compromisos adquiridos para un buen trabajo, así como los aspectos de posible mejoramiento, aprendizaje y cambio

H

Antes de firmar y registrar la fecha, tanto el evaluador como Formatos de Rectorel evaluado evaluacion-Formato Coordinadores pueden hacer observaciones A y Docentes pertinentes en el respaldo del Formato A

H

Plan de desarrollo profesional Formato B. Una vez diligenciado el Formato de valoración o formato A y en la Formatos de Rectormisma sesión, el evaluado y el evaluacion-Formato Coordinadores evaluador identifican los B y Docentes aspectos que serán objeto de mejoramiento específico durante el año lectivo siguiente.

V

La institución debe consolidar la información del total de docentes evaluados, Formato A y Formto Rectorregistrando la información B Coordinadores solicitada en el formato que para tal fin diseñe el Ministerio de Educación.

14

Envia la evaluación de cada uno de los docentes o directivos docentes evaluados a la SEMI con copia a los evaluados.

V

Rector

Esta información debe ser enviada antes de finalizar el año lectivo a la secretaría o ente territorial que le Formato A y Formto corresponda, con una copia de la evaluación de B cada uno de los docentes o directivos docentes evaluados, para ser incorporada a su hoja de vida.

Coodinadores

Los coordinadores de las instituciones educativas apoyarán la evaluación de desempeño de los docentes, realizarán el seguimiento del plan de desarrollo profesional Formto B e informarán al R ector sobre este seguimiento al menos cada trimestre. El seguimiento será registrado en el formato B para garantizar su objetividad y periodicidad.

Realizan seguimiento a los planes de mejoramiento registrados en el formato B 15

A

Fin CONTROLES

Actas de reunion de concetacion y comité evaluador Formatos debidamente diligenciados Seguimiento a planes de desarrollo-formato B Informe entregado a la SEMI

ACTIVIDAD 5-10 y 12 10 y 12 15 14