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República de Panamá CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA Dirección Nacional de Métodos y Sistemas de Contabilidad

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL MANEJO DEL ALMACÉN DE LA AUTORIDAD NACIONAL DE TRANSPARENCIA Y ACCESO A LA INFORMACIÓN

Diciembre de 2015

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REPÚBLICA DE PANAMÁ CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA

DIRECCIÓN SUPERIOR

FEDERICO A. HUMBERT Contralor General

NITZIA R. DE VILLARREAL Subcontralora General

CARLOS GARCÍA MOLINO Secretario General

DIRECCIÓN NACIONAL DE MÉTODOS Y SISTEMAS DE CONTABILIDAD

ELY BROKAMP I. Directora FELIPE ALMANZA Subdirector

DEPARTAMENTO DE PROCEDIMIENTOS DE FONDOS Y BIENES PÚBLICOS

JOSÉ A. CASTILLO Jefe Encargado

LETICIA DE RODRÍGUEZ ROMELIO NÚÑEZ Supervisores ZAIDA L. GONZÁLEZ Analista Administrativa

LORENA GONZÁLEZ Corrección y Estilos

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DIRECCIÓN NACIONAL DE FISCALIZACIÓN GENERAL

LUTZIA FISTONIC Directora

DIRECCIÓN NACIONAL DE ASESORÍA JURÍDICA

JAIME FRANCO P. Director

VÍCTOR M. MENESES S. Asesor Jurídico

DIRECCIÓN DE AUDITORÍA GENERAL MARIBEL DE RODRÍGUEZ Directora

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AUTORIDAD NACIONAL DE TRANSPARENCIA Y ACCESO A LA INFORMACIÓN

DIRECCIÓN GENERAL

ANGÉLICA MAYTÍN Directora

DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS

BAUDILIO VERGARA Director

COMPRAS YÉSSICA PORRAS Encargada

ALMACÉN JOANNA JULIO Encargada

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ÍNDICE

INTRODUCCIÓN I

GENERALIDADES A. Antecedentes B. Objetivo del Manual C. Objetivo Institucional D. Ámbito de Aplicación E. Base Legal

II

CONTROLES INTERNOS A. Recepción de Bienes de Bienes B. Despacho de Bienes C. Custodia de Bienes D. Controles para la Toma de Inventario en el Almacén E. Controles sobre clasificación de los materiales F. Ajuste, Modificación, Anulación a las Recepciones o Despachos de Almacén G. Seguridad y Organización Física del Almacén H. Área de Contabilidad

III

PROCEDIMIENTOS

A. B. C.

Recepción, Registro y Almacenaje de Bienes en el Almacén Despacho de Bienes en el Almacén Toma de Inventario

IV. RÉGIMEN DE FORMULARIOS

GLOSARIO

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INTRODUCCIÓN

La Contraloría General de la República a través de la Dirección Nacional de Métodos y Sistemas de Contabilidad y la Autoridad Nacional de Transparencia y Acceso a la Información, han colaborado en la realización del “MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL MANEJO DEL ALMACÉN DE LA AUTORIDAD NACIONAL DE TRANSPARENCIA Y ACCESO A LA INFORMACIÓN”. Los Procedimientos que se incluyen en este documento, constituyen una herramienta de apoyo a la Autoridad Nacional de Transparencia y Acceso a la Información, para su ejecución de una manera eficiente; el presente documento comprende cuatro capítulos, los que se describen de la siguiente forma: El capítulo I Generalidades, comprende los siguientes aspectos: Antecedentes, Objetivo del Manual, Objetivo Institucional, Ámbito de Aplicación, Base Legal; el segundo capítulo, establece los Controles Internos de cada unidad participante en los procesos; el Tercer Capítulo, abarca los Procedimientos con sus respectivos mapas de procesos y el último capítulo se refiere al Régimen de Formularios; así como un glosario. Este documento está elaborado con disposiciones de estricto cumplimiento, por cada una de las unidades administrativas participantes del proceso; no obstante, de ser necesario actualizarlo por cambios en las leyes, normas, organización u otras condiciones, estaremos anuentes a considerar sus comentarios y observaciones, los que deben ser remitidos a la Dirección Nacional de Métodos y Sistemas de Contabilidad de la Contraloría General de la República.

CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA Dirección Nacional de Métodos y Sistemas de Contabilidad

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I. GENERALIDADES A. Antecedentes La Autoridad Nacional de Transparencia y Acceso a la Información, en su necesidad de implementar controles que regulen el recibo, conservación y despacho de materiales de una forma expedita a los usuarios de la Institución, solicita a la Contraloría General de la República, la confección de una herramienta que permita regular dicho proceso, a fin de cumplir con las normas que reglamenten el manejo del almacén central. B. Objetivo del Manual 

Crear una herramienta, que contenga todas las normas y procedimientos para regular el manejo del almacén de la Autoridad Nacional de Transparencia y Acceso a la Información.

C. Objetivo Institucional 

Mantener una transparencia a nivel interno y externo en el recibo, conservación y despacho de los bienes, a fin de que éstos sean administrados de acuerdo a las normas establecidas en el manual de procedimientos, creado para tal fin.

D. Ámbito de Aplicación Dirección de Administración y Finanzas, las que comprenden las unidades de Almacén, Compras, Bienes Patrimoniales y Contabilidad, así como a los usuarios internos relacionados con el Área de Almacén.

E. Base Legal 

Constitución Política de la República de Panamá.



Ley Núm.32 de 8 de noviembre de 1984. “Por la cual se adopta la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República”.



Ley Núm.33 de 25 de abril de 2013 “Que crea la Autoridad Nacional de Transparencia y Acceso a la Información”.



Ley Núm.6 de 22 de enero de 2002, “Que dicta normas para la Transparencia en la Gestión Pública, establece la acción de Hábeas Data y dicta otras disposiciones”.



Normas de Administración Presupuestaria Vigente.



Decreto Ejecutivo Núm.246 de 15 de diciembre de 2004, “Por el cual se dicta el Código Uniforme de Ética de los Servidores Públicos que laboran en las entidades del Gobierno Central de la República de Panamá”.

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

Decreto Núm.214-DGA de 8 de octubre de 1999, “Por el cual se emiten las Normas de Control Interno Gubernamental para la República de Panamá.



Decreto Núm.420-2005 DMySC, de 26 de septiembre de 2005, “Por el cual se actualiza el documento titulado Manual General de Contabilidad Gubernamental, Versión Revisada y Actualizada M.07.09.05”.



Decreto Núm.444-DFG de 7 de diciembre de 2010, “Por el cual se asignan las funciones de Coordinación y Fortalecimiento de las Oficinas de Auditoría Interna del Sector Público a la Dirección de Fiscalización General”.



Decreto Núm.211-2007-DMySC de 26 de junio de 2007, “Por el cual se crea el Departamento de Procedimientos de Fondos y Bienes Públicos en la Dirección de Métodos y Sistemas de Contabilidad”.



Decreto Núm.105-2014-DMySC de 10 de abril de 2014, “Por el cual se actualiza y formaliza la Estructura Orgánica de la Dirección Nacional de Métodos y Sistemas de Contabilidad de la Contraloría General de la República y se le otorga el carácter de Dirección Nacional”.



Manual de Procedimientos para el uso y manejo de las Cajas Menudas en las Entidades Públicas, vigente.

II. CONTROLES INTERNOS

A. RECEPCIÓN DE BIENES 1. Las entradas de todos los bienes al Almacén se registrarán a través del formulario Recepción de Almacén (Formulario Núm.1). 2. Todos los bienes adquiridos, serán recibidos y registrados en el Almacén. Aquellos bienes que por sus características especiales deben ser almacenados en otras instalaciones, o enviados directamente a los encargados de su utilización, en estos casos, el encargado de almacén tendrá que efectuar la verificación directa y la tramitación de la documentación correspondiente, permitiendo un control efectivo de los bienes adquiridos. 3. Una vez se haya adjudicado el Acto Público, se enviará copia de la Orden de Compra al Almacén. 4. Establecer un archivo cronológico denominado “Órdenes de Compras Pendientes de Recepción”. 5. Preparará el Reporte de las Órdenes de Compras Pendientes de Recepción (Formulario Núm.2), el mismo será remitido a la Unidad de Compras.

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6. El (la) Jefe(a) o encargado de Almacén conjuntamente con el funcionario asignado de Recepción, son responsables de recibir los bienes a través del Almacén, así como cotejar lo que describe la Orden de Compra con la factura comercial; en el caso que exista inconsistencia entre lo que se entrega y lo que describe la Orden de Compra, no se recibirá(n) el (los) bien(es)mientras que otro servidor, tendrá la responsabilidad de sellar y firmar como constancia que lo actuado está correcto. 7. El (la) Jefe(a) de Almacén o el Servidor asignado a la recepción de bienes, será responsable de verificar y supervisar que se cumpla con la conservación, seguridad, manejo y control de todos los bienes que ingresen al Almacén. 8. El Proveedor no podrá entregar bienes con sólo presentar copia de la Orden de Compra; deberá presentar el original de la misma. 9. Todos los bienes muebles serán registrados con el valor de adquisición. 10. Cuando la compra sea al contado (Orden de Compra o Contrato), el servidor responsable de realizar la misma, presentará los bienes adquiridos al Almacén para su debida recepción y /o validación, junto con toda la documentación. El encargado del Almacén verificará en la factura comercial, la firma de recibido a satisfacción por parte del funcionario que realizó la compra. Nota: En caso contrario, cuando la responsabilidad sea por parte de la empresa o casa comercial, ésta procederá a la entrega en el área de Almacén. 11. Los bienes o equipos que ingresen al Almacén deben coincidir con la tipificación, calidad y demás condiciones estipuladas en la documentación que generó la adquisición (Orden de Compra o Contrato). 12. Los bienes o equipos que ingresen o salgan del Almacén, deben ser registrados en sus respectivos Tarjetarios Marbete, el cual mantiene información actualizada de la existencia de materiales y bienes que sirvan para una consulta rápida y guía en el manejo del inventario. 13. Los bienes o mercancía a ser almacenados en el área de almacén, se ubican y arreglan en los anaqueles respectivos. 14. Cuando en el Almacén se reciban bienes que se definan como activos, la recepción y despachos de los mismos se hará conforme a lo establecido en la Segunda Versión del Manual Normas Generales y Procedimientos para la Administración y Control de los Bienes Patrimoniales (Activos Fijos e Intangibles y Bienes No Depreciables en el Sector Público, establecidos en dos tomos), elaborado por la Contraloría General, en conjunto con el Ministerio de Economía y Finanzas. 15. Los artículos o bienes adquiridos por medio de los trámites corrientes de Caja Menuda se harán conforme al manual vigente de Procedimientos para el Uso y Manejo de los fondos de las Cajas Menudas en las Entidades Públicas.

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16. En aquellos casos de entregas que contemplan instalación, el servidor del Almacén o responsable se asegura que el suministro del bien, cumpla con la instalación en el sitio previamente definido en la Orden de Compra o Contrato; la recepción estará respaldada por el recibido conforme del especialista o personal idóneo en la materia. 17. Periódicamente (diario o semanalmente), el responsable del Almacén, informará a la Unidad de Compras, sobre aquellas Órdenes de Compra o Contratos, en los que la fecha de entrega no ha sido cumplida, y se proceda a calcular la multa correspondiente por los días de atraso en la entrega de los bienes. 18. El Informe de Recepción de Almacén (Formulario Núm.3), deben ser enviados diariamente a la Unidad de Contabilidad para el registro oportuno de los mismos.

B. DESPACHO DE BIENES 1.

El (la) Jefe(a) o encargada del Almacén, programará las entregas de los bienes requeridos más usuales, de acuerdo a las necesidades de las unidades solicitantes, observando las disposiciones administrativas existentes.

2.

Sólo tendrán acceso al Almacén, los servidores que laboran en sus instalaciones y éstos, serán los responsables de la recepción, custodia y despacho, según los requerimientos y responsabilidades del área de Almacén.

3.

La Unidad encargada de Despacho, preparará un calendario de entrega (fechas y horas) a las Unidades Administrativas solicitantes.

4.

Los bienes deben ser solicitados a la Unidad de Almacén a través del documento denominado Solicitud de Bienes y Servicios (Formulario Núm.4).

5.

Se entregarán artículos almacenados según lo requerido en la Solicitud de Bienes y Servicios y en estricto cumplimiento al procedimiento de despacho de bienes.

6.

Para registrar la salida de bienes del Almacén se utilizará el Formulario Despacho de Almacén, (Formulario Núm.5)

7.

Presentará diariamente el Informe de Despacho de Almacén (Formulario Núm.6); el mismo es confeccionado de acuerdo al contenido del Formulario “Despacho de Almacén”.

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C. CUSTODIA DE BIENES 1.

Mantener un adecuado y correcto registro en cada una de las “Tarjetas Marbete (Formulario Núm.7), de las entradas, salidas, saldos y códigos de identificación de los artículos almacenados.

2.

La Jefatura o encargado del Almacén, debe informar al Custodio de bienes, sobre artículos que recibirá y el plazo de entrega, de forma que se pueda planear el espacio para acomodarlos.

3.

La jefatura considerará contar con un plano numerado en el que aparezcan marcadas todas las áreas de custodia del almacén, es decir, las secciones, los estantes los anaqueles y los casilleros.

D. CONTROLES PARA LA TOMA DE INVENTARIO EN EL ALMACÉN 1. El Almacén, realizará semestralmente la toma de inventario físico de los materiales, en el mes de enero y julio respectivamente; con la finalidad de verificar y mantener un control de la existencia física de los bienes en el almacén. 2. La Dirección de Administración y Finanzas, es responsable de la toma de inventario físico, la misma designará una comisión dirigida por la unidad de Contabilidad, apoyada por el (la) jefe o encargado(a) del Almacén, para guiar en las diferentes actividades a los servidores que realizarán el inventario del Almacén. El Auditor Interno participará en calidad de observador, evaluando la adecuada aplicación de los procedimientos establecidos, así como el personal de Bienes Patrimoniales. 3. Debe aprobar por escrito procedimientos claros y sencillos, para el personal que participa e interviene en este proceso de inventario. 4. El personal que interviene en la toma de inventarios físicos, debe ser independiente de aquellos que tienen a su cargo el registro y manejo de los bienes, salvo para efectos de identificación. Los responsables, presentarán informes respecto al estado y conservación de los bienes; de esta manera, las diferencias que se obtengan durante el proceso de inventario y conciliación con la información contable, deberán investigarse y luego practicar los ajustes correspondientes. 5. Los hallazgos productos del inventario, serán presentados por parte de la unidad de Contabilidad a la Dirección de Administración y Finanzas. 6. La unidad de Almacén, será responsable de responder ante los hallazgos, producto de diferencias en la toma del inventario físico que se presenten en el informe de Auditoría Interna. 7. Practicará la unidad de Almacén, la toma de inventarios parciales o selectivos con el fin de llevar un mejor control de los bienes bajo su custodia.

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E. CONTROLES SOBRE CLASIFICACIÓN DE LOS MATERIALES

1. El sistema de clasificación elaborado por la ANTAI, debe estar diseñado para agrupar los bienes para su almacenamiento, así como la codificación del lugar exacto de su colocación, de manera que sea posible guardarlos, surtirlos y despacharlos rápidamente. Se tomarán en consideración para su clasificación y colocación, las siguientes características:      

Tamaño Valor Peso Volumen Rotación Forma

2. Las áreas de Almacén, deben organizarse de forma sencilla y simple, permitiendo a los responsables, ubicar los bienes por áreas o secciones, en las cuales dispongan de anaqueles, estanterías, armarios, los que serán identificados con alguna nomenclatura fácil y sencilla de entender.

F. AJUSTE, MODIFICACIÓN, ANULACIÓN A LAS RECEPCIONES O DESPACHOS DE ALMACÉN 1. El Almacén mantendrá comunicación directa con la Unidad de Contabilidad, en especial en los casos de ajuste, modificación o anulación de registros de recepciones o despachos, estos serán realizados a través del formulario Ajuste, Modificación y Anulación de Registros de Recepción o Despacho de Almacén (Formulario Núm.8). 2. De presentarse estos casos, serán informados a la Dirección de Administración y Finanzas por la Unidad de Contabilidad por escrito.

G. SEGURIDAD Y ORGANIZACIÓN FÍSICA DEL ALMACÉN Para la conservación y protección de los bienes en el Almacén de ANTAI, se deberá observar lo siguiente: 1. El (la) Director(a) de Administración y Finanzas reglamentará e implementará un sistema apropiado para la conservación, seguridad y control de los bienes almacenados. 2. El Almacén tendrá que mantenerse limpio y ordenado en forma permanente. 3. Debe poseer estanterías y anaqueles acordes a las características de los bienes.

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g.1 Medidas de Higiene y Seguridad 1. Prohibición de fumar, encender parrillas y estufas dentro de los almacenes. 2. Contar con extintores suficientes y adecuados de acuerdo a las disposiciones que dicte el organismo rector en la materia. 3. Señalizar en lugares visibles, para prevenir accidentes, conforme a las instrucciones en materia de seguridad ocupacional, los bienes e insumos que por sus características, representen algún tipo de riesgo para el personal y las instalaciones. 4. Restringir el acceso a personas ajenas al Almacén. 5. Implementar medidas por parte del Jefe o encargado de Almacén que garanticen la seguridad en el Almacén. 6. Realizar cada seis meses inspecciones para verificar el estado en que se encuentran las instalaciones y los equipos.

H. ÁREA DE CONTABILIDAD 1. La Unidad de Almacén, recibirá del Jefe(a) de Contabilidad la documentación que justifique las transacciones realizadas por este, como son: Recepción de Bienes y Despacho de Bienes, a través de los informes respectivos que sustentan estas acciones, con el objeto de efectuar los registros contables respectivos. 2. El (la) Jefe(a) de la Unidad de Contabilidad o a quien designe, realizará los registros de las transacciones en el mismo momento en que ocurren, a fin de que la información continúe siendo relevante y útil para la Dirección de Administración y Finanzas y esta pueda ser utilizada en la toma de decisiones. 3. Realizará los registros contables o financieros del compromiso, cuyo documento fuente es la Orden de Compra. 4. Registrará el devengado a través de la Recepción de Bienes en el Almacén y su correspondiente Despacho. 5. Archivará la documentación original que se utiliza para los registros.

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III. PROCEDIMIENTOS A. Recepción, Registro y Almacenaje de Bienes en el Almacén 1. Proveedor 

Presenta en el Almacén los documentos originales de la Orden de Compra y la factura comercial y entrega los bienes adjudicados requeridos.

2. Unidad de Almacén Recepción 

Recibe factura Comercial y original de la Orden de Compra y confronta con la copia que mantiene en sus archivos de Órdenes Pendientes de Recepción.



Verifica que los bienes que entrega el proveedor cumplan con las características y especificaciones pactadas, en la Orden de Compra o documento Contractual.

 Confirma la fecha de vencimiento de la Orden de Compra, con la finalidad de ver si la misma es o no objeto de multa, de existir cualquier tipo de inconsistencia, se consulta con el Jefe o encargado de Almacén, éste a su vez autoriza o no la recepción, de autorizarlo, se procede con el trámite. 

Solicita apoyo técnico, en caso de bienes especiales, que requieran opinión de una unidad especializada para que dé su V°B°.



Coloca el sello de recibido conforme a la Orden de Compra y Factura Comercial, firma y anota fecha como constancia que la recepción se ha realizado a satisfacción, entrega original de la Orden de Compra y de la Factura Comercial al Proveedor y retiene copia de la factura comercial.



Accede al sistema informático vigente y registra los datos de cada artículo detallado en la Orden de Compra.

 Estampa el sello de “registrado” en la copia de la factura, luego de efectuado el registro. Completa el documento Recepción de Almacén (Formulario Núm.1), en original y copias, en el cual, se detalla toda la información de los bienes recibidos. En el transcurso del día genera el documento denominado Informe de Recepción de Almacén (Formulario Núm.3).  Archiva los documentos fuentes temporalmente y al final del día remite junto a los formularios diarios de Recepción de Almacén y el Informe de Recepción de Almacén, al Jefe del Almacén. Entrega los bienes al Almacenista.

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3. Unidad de Almacén Registro en Almacén  El Almacenista clasifica y codifica de acuerdo al tipo de material coloca los mismos en un área específica hasta completar la cantidad detallada en la Orden de Compra. En caso de que exista algún bien defectuoso o deteriorado, éste, será apartado de los otros bienes y se hará el registro de salida, notificándolo al Jefe.  Anota en la Tarjeta Marbete (Formulario Núm.7) y en el sistema informático existente, el código de artículo, unidad, descripción, cantidad máxima y cantidad mínima, fecha, referencia, entrada, salida, saldo y colocará en el anaquel correspondiente al artículo. 4. Unidad de Almacén Jefe(a) o encargado(a) de Almacén 

Recibe el Formulario de Recepción de Almacén y el Informe de Recepción, adjuntos con sus documentos fuentes (copias de Factura Comercial y de Orden de Compra), verifica.



Remite el Informe de Recepción de Almacén con las copias de la Factura Comercial y de la Orden de Compra a la Unidad de Contabilidad.



Entrega al almacenista los formularios de recepciones diarias para el archivo.

5. Unidad de Contabilidad 

Realiza el registro contable correspondiente al devengado y archiva los documentos fuentes al final del trámite.

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RECEPCIÓN, REGISTRO Y ALMACENAJE DE BIENES EN EL ALMACÉN

AUTORIDAD NACIONAL DE TRANSPARENCIA Y ACCESO DE LA INFORMACIÓN PROVEEDOR

DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS UNIDAD DE ALMACÉN/ RECEPCIÓN

1

1

2

REGISTRO EN ALMACÉN

2

PRESENTA EN EL ALMACÉN LOS DOCUMENTOS ORIGINALES DE LA ORDEN DE COMPRA Y LA FACTURA COMERCIAL Y ENTREGA LOS BIENES ADJUDICADOS REQUERIDOS

LOS BIENES CUMPLAN CON LAS VERIFICA QUE CARACTERÍSTICAS Y ESPECIFICACIONES, CONFIRMA LA FECHA DE VENCIMIENTO DE LA ORDEN DE COMPRA, COLOCA EL SELLO DE RECIBIDO CONFORME A LA ORDEN DE COMPRA Y FACTURA COMERCIAL, FIRMA Y ANOTA FECHA COMO CONSTANCIA, ENTREGA ORIGINAL DE LA ORDEN DE COMPRA Y DE LA FACTURA COMERCIAL AL PROVEEDOR Y RETIENE COPIA DE LA FACTURA COMERCIAL, REGISTRA LOS DATOS DE CADA ARTÍCULO DETALLADO EN LA ORDEN DE COMPRA, ESTAMPA EL SELLO DE “REGISTRADO” EN LA COPIA DE LA FACTURA, COMPLETA EL DOCUMENTO RECEPCIÓN DE ALMACÉN.

3

3

4

5

JEFE(A) O ENCARGADO(A) DE ALMACÉN

UNIDAD DE CONTABILIDAD

4

5

EL ALMACENISTA CLASIFICA Y CODIFICA DE ACUERDO AL TIPO DE MATERIAL, ANOTA EN LA TARJETA MARBETE Y EN EL SISTEMA INFORMÁTICO EXISTENTE, EL CÓDIGO DE ARTÍCULO, UNIDAD, DESCRIPCIÓN, CANTIDAD MÁXIMA Y CANTIDAD MÍNIMA, FECHA, REFERENCIA, ENTRADA, SALIDA, SALDO Y COLOCARÁ EN EL ANAQUEL CORRESPONDIENTE AL ARTÍCULO. RECIBE EL FORMULARIO DE RECEPCIÓN DE ALMACÉN Y EL INFORME DE RECEPCIÓN, ADJUNTOS CON SUS DOCUMENTOS FUENTES (COPIAS DE FACTURA COMERCIAL Y DE ORDEN DE COMPRA), REMITE LA DOCUMENTACIÓN A LA UNIDAD DE CONTABILIDAD, ENTREGA AL ALMACENISTA LOS FORMULARIOS DE RECEPCIONES DIARIAS PARA EL ARCHIVO.

REALIZA EL REGISTRO CONTABLE CORRESPONDIENTE AL DEVENGADO Y ARCHIVA LOS DOCUMENTOS FUENTES AL FINAL DEL TRÁMITE.

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B. Despacho de Bienes en el Almacén 1. Unidad Administrativa Solicitante  Completa la Solicitud de Bienes y Servicios (Formulario Núm.4), y remite a la Unidad de Almacén. 2. Unidad de Almacén  Recepciona la Solicitud de Bienes. Nota: De no contar con los bienes, se sella la Solicitud de Bienes con la frase “No hay en existencia” y se realiza el procedimiento de Requisición. Despacho  Retira de los anaqueles los bienes a despachar y actualiza el tarjetario marbete o en el sistema que esté utilizando.  Verifica los bienes en el sistema y que los mismos coincidan con los solicitados en el formulario por la Unidad Administrativa a la que se entregarán los materiales y suministros.  Confecciona el documento “Despacho de Almacén”, (Formulario Núm.5), en original y copias, en el cual se detalla la información de los bienes que se estén despachando. Jefe(a) o Encargado de Almacén  Coteja que el “Despacho de Almacén” corresponda a lo contenido en el formulario “Solicitud de Bienes y Servicios” y coincida con los bienes a entregar. Registro  Actualiza en el sistema, el documento “Despacho de Almacén” y verifica que se haya realizado el registro de las salidas del bien.  Elabora y remite Informe de Despacho de Almacén, (Formulario Núm.6), para las Unidades Administrativas que requieran esta información de manera oportuna (Dirección de Administración y Finanzas, Contabilidad, Auditoría Interna, Contraloría General, etc.). Despacho  Despacha a la unidad solicitante, firma quien despacha y quien recibe el “Despacho de Almacén”. Entrega una copia a quien recibe, archiva una copia y envía original a la Unidad de Contabilidad.

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3. Unidad de Contabilidad 

Realiza el registro contable correspondiente al despacho.

DESPACHO DE BIENES EN EL ALMACÉN UNIDAD ADMINISTRATIVA SOLICITANTE

AUTORIDAD NACIONAL DE TRANSPARENCIA Y ACCESO A LA INFORMACIÓN DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS UNIDAD DE ALMACÉN

1

1

2

UNIDAD DE CONTABILIDAD

3

COMPLETA LA SOLICITUD DE BIENES Y SERVICIOS Y REMITE A LA UNIDAD DE ALMACÉN.

RECEPCIONA LA SOLICITUD DE BIENES, RETIRA DE LOS ANAQUELES LOS BIENES A DESPACHAR Y ACTUALIZA EL TARJETARIO MARBETE, CONFECCIONA EL DOCUMENTO “DESPACHO DE ALMACÉN”, EL JEFE(A) O ENCARGADO DE ALMACÉN, COTEJA QUE EL

2

“DESPACHO DE ALMACÉN” CORRESPONDA A LO CONTENIDO EN EL FORMULARIO “SOLICITUD DE BIENES Y SERVICIOS” Y COINCIDA CON LOS BIENES A ENTREGAR, REGISTRO, ACTUALIZA EN EL SISTEMA, EL DOCUMENTO “DESPACHO DE ALMACÉN” Y VERIFICA QUE SE HAYA REALIZADO EL REGISTRO DE LAS SALIDAS DEL BIEN Y DESPACHA A LA UNIDAD SOLICITANTE, FIRMA QUIEN DESPACHA Y QUIEN RECIBE EL “DESPACHO DE ALMACÉN”.

3

REALIZA EL REGISTRO CONTABLE CORRESPONDIENTE AL DESPACHO.

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C. Toma de Inventario Aspectos Generales Aprobada la fecha de toma de inventario, a través de la Dirección de Administración y Finanzas, se debe solicitar la participación de las siguientes unidades:   

Auditoría Interna Contabilidad Bienes Patrimoniales

Verifican los registros en el inventario, se contará la cantidad que aparece físicamente en el almacén haciendo una comparación con lo que está registrado en el inventario. Registran todas las diferencias tanto a favor como en contra. Emiten un informe, el cual estará firmado por los participantes en la toma física del inventario. 1. Dirección de Administración y Finanzas 

Designa a través de memorando a los funcionarios que realizarán la toma de inventario al Almacén.



Solicita por escrito a las otras unidades bajo su mando, realizar la selección del personal que participará en la toma de inventario.



Aprueba mediante firma y remite al Almacén.

2. Unidad de Almacén 

Recibe memorando con instrucciones, entrega actualizadas las Tarjetas Codificadoras de Movimiento de Bienes que están bajo su custodia, al encargado de realizar el inventario.

3. Comisión para realizar el Inventario (Auditoría Interna, Contabilidad, Bienes Patrimoniales) 

Realiza inventario programado, a puerta cerrada, utilizando el formulario “Hoja de Inventario Físico” (Formulario Núm.9).



Investiga si existen diferencias durante el proceso de levantamiento del inventario de bienes, realiza los ajustes correspondientes, previa comunicación y autorización de la Dirección de Administración y Finanzas.



Devuelve las tarjetas al (a la) Jefe(a) o Encargado(a) del Almacén.

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

Confecciona Informe del inventario en original y dos copias, involucradas en el inventario y remiten formulario firmado.

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firman las unidades

4. Unidad de Almacén Jefe(a) o Encargado 

Firma como constancia de realizado el inventario.



Envía el original a la Unidad de Contabilidad y copia a la Dirección de Administración y Finanzas, la otra copia para los archivos del Almacén.

Nota: Las diferencias que se obtengan durante el proceso de inventario de bienes y conciliación con la información contable, se investiga y luego se practican los ajustes correspondientes, con previa autorización de la Dirección de Administración.

TOMA DE INVENTARIO

AUTORIDAD NACIONAL DE TRANSPARENCIA Y ACCESO DE LA INFORMACIÓN DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS

1

UNIDAD DE ALMACÉN

2

COMISIÓN PARA REALIZAR EL INVENTARIO

3

4

DESIGNA A TRAVÉS DE MEMORANDO A LOS FUNCIONARIOS QUE REALIZARÁN LA TOMA DE INVENTARIO AL ALMACÉN, SOLICITA

1

POR ESCRITO A LAS OTRAS UNIDADES BAJO SU MANDO, REALIZAR LA SELECCIÓN DEL PERSONAL QUE PARTICIPARÁ EN LA TOMA DE INVENTARIO, APRUEBA MEDIANTE FIRMA Y REMITE AL ALMACÉN.

2

RECIBE MEMORANDO CON INSTRUCCIONES, ENTREGA ACTUALIZADAS LAS TARJETAS CODIFICADORAS DE MOVIMIENTO DE BIENES QUE ESTÁN BAJO SU CUSTODIA, AL ENCARGADO DE REALIZAR EL INVENTARIO. REALIZA INVENTARIO PROGRAMADO, A PUERTA CERRADA, UTILIZANDO EL FORMULARIO “HOJA DE INVENTARIO FÍSICO”,

3

INVESTIGA SI EXISTEN DIFERENCIAS DURANTE EL PROCESO DE LEVANTAMIENTO DEL INVENTARIO DE BIENES, REALIZA LOS AJUSTES CORRESPONDIENTES, CONFECCIONA INFORME DEL INVENTARIO EN ORIGINAL Y DOS COPIAS, FIRMAN LAS UNIDADES INVOLUCRADAS EN EL INVENTARIO.

4

FIRMA COMO CONSTANCIA DE REALIZADO EL INVENTARIO, ENVÍA EL ORIGINAL A LA UNIDAD DE CONTABILIDAD Y COPIA A LA DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS Y ARCHIVOS DEL ALMACÉN.

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IV. RÉGIMEN DE FORMULARIOS

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FORMULARIO NÚM. 1

REPÚBLICA DE PANAMÁ

RECEPCIÓN DE ALMACÉN

Fecha:

______________

Proveedor: Condición: ______________

Recepción:

_____________

Orden de Compra:

_____________

Requisición: Facturas:

Renglón

Código

Cantidad

Unidad

Descripción

__________________ ___________________ Valor Unitario Total

Marbete

Subtotal _______________ Descuento _______________ I.T.B.M.S. ______________ TOTAL _________________ Observaciones: __________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________

Recibido por______________ Registrado por: ___________ Verificado por ____________

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FORMULARIO NÚM. 1

RECEPCIÓN DE ALMACÉN

A. OBJETIVO:

Anotar diariamente todas las recepciones de bienes en la Unidad de Almacén, para ser enviadas a las Unidades de Contabilidad y a Bienes Patrimoniales (Muebles e Inmuebles).

B. ORIGEN:

Unidad de Almacén.

C. CONTENIDO: 1. Fecha:

Anotar día, mes y año en que se confecciona la forma.

2. Recepción:

Número secuencial solicitudes.

3. Proveedor:

Anotar el nombre del proveedor.

4. Orden de Compra:

Anotar el número de la orden de compra que corresponda.

5. Condición:

Si la compra es al Crédito o al Contado.

6. Requisición:

Número de la requisición de bienes que se recibe.

7. Facturas:

Anotar el número de factura por parte del proveedor.

8. Renglón

Secuencia de materiales recibidos.

9. Código:

Código del anaquel en donde se ubica el artículo.

prenumerado

para

las

10. Cantidad:

Es el total por renglón recibido.

11. Unidad:

Unidad de medida utilizada (docena, libras, cada uno, etc.).

12. Descripción:

Especificar los bienes claramente.

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13. Valor Unitario: Total:

Indicar los precios por artículo. Resultado de la multiplicación del precio unitario, por la cantidad de artículos.

14. Marbete:

Identificación del bien para activos fijos.

15. Sub-total:

Es la suma del valor de todos los renglones.

16. 17. 18. 19. 20.

Se aplica a la suma del sub-total. Es el impuesto al total de la sumatoria del sub-total. Es la sumatoria del sub-total, más el ITBMS. Breve explicación para ampliar la información Firma de la persona autorizada.

Descuento: I.T.B.M.S.: Total: Observaciones: Recibido por:

21. Registrado por:

Firma de quien registra en el sistema

22. Verificado por:

Firma del servidor que revisa la forma.

D. DISTRIBUCIÓN: Original

Unidad de Compras. (Si es nueva compra, de lo contrario, quedará en Almacén para archivo).

1 ra. Copia:

Unidad de Almacén para archivo.

2 da. Copia:

Unidad Administrativa solicitante.

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FORMULARIO NÚM.2

REPÚBLICA DE PANAMÁ

REPORTE DE ÓRDENES DE COMPRAS PENDIENTES DE RECEPCIÓN Desde: _____ Hasta:_____

FECHA

O/C NÚM.

NÚMERO TRANSACCIÓN

TIPO DE ENTREGA

PROVEEDOR

Registrado por: ____________________________________________

MONTO

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FORMULARIO NÚM.2

REPORTE DE ÓRDENES DE COMPRAS PENDIENTES DE RECEPCIÓN

ORIGEN:

Almacén

OBJETIVO:

Mantener un control de las Órdenes de Compra que se encuentran pendientes de ser recepcionadas.

CONTENIDO:

1. Fecha:

Indicar el día, mes y año en que se completa el formulario.

2. O/C NÚM:

Colocar la numeración de la Orden de Compra correspondiente.

3. Número de Transacción:

Señalar el número de transacción consecutiva.

4. Tiempo de Entrega:

Colocar el tiempo de entrega por parte del Proveedor.

5. Proveedor:

Nombre del proveedor.

6. Monto:

Cantidad equivalente a la Orden de Compra.

7. Registrado por:

Firma de quien registra en el sistema.

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FORMULARIO NÚM.3

REPÚBLICA DE PANAMÁ

INFORME DE RECEPCIÓN DE ALMACÉN Del __________________ al ________________ Fondo Recepción

Día

Valor Unitario

Valor Total

ITBM

Descuento

Total

Totales _________ ________ _________ ________ ________ __________ _________ Observaciones: __________________________________________________________________

______________________________ Verificado por:

_____/_____/_____ Fecha

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FORMULARIO NÚM.3

INFORME DE RECEPCIÓN DE ALMACÉN A. OBJETIVO:

Resumir todas las operaciones de recepciones y de Inventario que se den en el día e informar a la Unidad de Contabilidad para los respectivos registros.

B. ORIGEN:

Unidad de Almacén.

C. CONTENIDO: 1. Del ______ al______:

Anotar el período recepciones.

2. Recepción:

Anotar el número de control consecutivo.

3. Día:

Anotar le día a que corresponde la recepción en el período especificado en la forma.

4. Valor Unitario:

Precio estimado por unidad de la totalidad recibida.

5. Valor Total:

Es la totalidad por recepción recibida.

6. ITBM:

Impuesto de Transferencia de Bienes e Inmuebles.

7. Descuento:

Suma del descuento (si existe).

7. Total:

Suma total de bienes adquiridos.

8. Totales:

Suma total global de cada columna.

9. Observaciones:

Información adicional para especificar.

17. Verificado por:

a

que

corresponden

las

18. Revisado por:

Nombre completo de la persona que recibe el resumen. Nombre completo del Jefe de Almacén.

19. Fecha:

Anotar la fecha en que se realiza la revisión.

D- DISTRIBUCIÓN: Original - Unidad de Contabilidad

1 ra. Copia

- Unidad de Almacén

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FORMULARIO NÚM.4

REPÚBLICA DE PANAMÁ

SOLICITUD DE BIENES Y SERVICIOS

Día______ Mes___________ y año__________ Solicitud de Materiales Núm.:______ Unidad: ____________________________________________ Renglón

Cantidad

Unidad

Código de Artículo

Descripción

Importe Unitario Total

Observaciones:

Preparado por: ___________ Autorizado por: _____________ Recibido por: __________ Fecha: ____________

Fecha: ____________________

Fecha: ____________

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FORMULARIO NÚM.4

SOLICITUD DE BIENES Y SERVICIOS

ORIGEN:

Unidad Solicitante

OBJETIVO:

Dejar constancia de la solicitud de bienes

CONTENIDO: 1. Día, Mes y Año:

Fecha cuando se confecciona el documento.

2. Solicitud de Materiales Núm.:

Anotar el número de la solicitud de materiales.

3. Unidad:

Nombre de la Unidad Administrativa que solicita los Bienes o Suministros.

4. Renglón:

Numeración de los renglones utilizados por cada producto.

5. Cantidad:

Cantidad de artículos solicitados.

6. Unidad:

Unidad de medida utilizada (docena, galones, cajas, etc.).

8. Código de Artículo:

Código de identificación del artículo.

9. Descripción:

Nombre y especificación del artículo solicitado.

10. Importe Unitario:

Valor por unidad del artículo.

Total:

Valor total del artículo (cantidad entregada por el valor unitario).

10. Observaciones:

Anotar cualesquiera aclaración adicional necesaria respecto a la información previa.

11. Preparado por:

Firma de la persona que prepara la solicitud.

12. Autorizado por:

Firma de la persona que autoriza la solicitud.

13. Recibido por:

Firma del funcionario de almacén que recibe la solicitud.

14. Fechas:

Anotar fechas una vez firmada la forma.

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DISTRIBUCIÓN: Original:

Unidad de Almacén

1ra. Copia:

Unidad Administrativa Solicitante

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FORMULARIO NÚM.5 REPÚBLICA DE PANAMÁ

DESPACHO DE ALMACÉN Fecha: ________________ Núm.: ____________________ Unidad Solicitante: _________________________ Solicitud Núm.: _____________ Solicitado por: ____________________________________

Cantidad

Unidad

Descripción

Valor Unitario

Total

Total Observaciones: ____________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________ _____________________ Recibido por

____________________ Entregado por

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FORMULARIO NÚM.5 DESPACHO DE ALMACÉN

A. OBJETIVO:

Informar sobre los bienes entregados durante el día.

B. ORIGEN:

Departamento de Almacén.

C. CONTENIDO: 1. Fecha:

Anotar día, mes y año en que se confecciona la forma.

2. Núm.:

Número de Solicitud secuencial.

3. Unidad Solicitante:

Nombre de la Dirección o Departamento que solicita el pedido al Almacén. Número asignado en el Almacén, de acuerdo al fondo por el cual se compró el bien. Es el total por renglón recibido.

4. Solicitud Núm.: 5. Cantidad: 6. Unidad: 7. Código:

Unidad de medida utilizada (docena, libras, cada uno, etc.). Código de identificación del artículo.

8. Descripción:

Especificar los bienes claramente.

9. Valor Unitario: Total:

Indicar los precios por artículo. Resultado de la multiplicación del precio unitario, por la cantidad de artículos.

10. Total:

Anotar la sumatoria total de cada renglón.

11. Observaciones:

Breve explicación para ampliar la información.

12. Recibido por:

Firma de la persona que recibe el bien.

13. Entregado por:

Firma de quien entrega la mercancía.

D. DISTRIBUCIÓN: Original - Unidad de Contabilidad. 1 ra. Copia - Unidad de Almacén. 2 da .Copia: - Unidad solicitante.

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FORMULARIO NÚM.6

REPÚBLICA DE PANAMÁ

INFORME DE DESPACHO DE ALMACÉN Del ________________ al ______________

DESPACHOS

DÍA

TOTAL

TOTAL: ____________

___________________________ Verificado por:

________________ Fecha

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FORMULARIO NÚM.6

INFORME DE DESPACHO DE ALMACÉN A. OBJETIVO:

Resumir las salidas del inventario que se realicen durante el día y enviarlas al Departamento de Contabilidad para sus respectivos ajustes en sus registros.

B. ORIGEN:

Unidad de Almacén.

C. CONTENIDO: 1. Del _________ al ______:

Anotar el período a que hace referencia el resumen.

2. Despachos:

Número secuencial de despachos realizados.

3. Día:

Anotar el día del período en referencia del despacho.

4. Total:

La suma total de los bienes adquiridos en cantidad y valores en balboas por cada despacho.

5. Total:

Sumatoria de los totales por despacho.

6. Verificado por:

Nombre del servidor que verifica la forma.

7. Fecha:

Anotar la fecha de la verificación de la forma.

D. DISTRIBUCIÓN: Original: 1 ra. Copia:

Unidad de Contabilidad. Unidad de Almacén.

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FORMULARIO NÚM.7 REPÚBLICA DE PANAMÁ

ALMACÉN

TARJETA MARBETE

Código ______________________Unidad ___________________________ Descripción:______________________________________________ Cantidad Máxima: ___________Cantidad Mínima: _________ FECHA

REFERENCIA

ENTRADA

SALIDA

SALDO

FIRMA

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FORMULARIO NÚM.7 TARJETA MARBETE

A. OBJETIVO:

Mantener información actualizada de la existencia de materiales, suministros y otros bienes, para que sirva como fuente de consulta rápida.

B. ORIGEN:

Unidad de Almacén y en las Oficinas Regionales, y se coloca en los anaqueles respectivos.

C. CONTENIDO: 1. Partida Presupuestario:

Partida con la cual se compró el artículo.

2. Artículo:

Nombre del artículo en referencia.

3. Unidad:

Se refiere a la medida común utilizada en control de inventario (docena, resma, caja, cada uno, etc.).

4. Ubicación:

Se refiere al lugar donde se guarda el artículo.

5. Cantidad máxima:

Indica el volumen máximo que debe tenerse en existencia según los cálculos de programación.

6. Cantidad mínima:

Indica el volumen mínimo que debe tenerse en existencia según los cálculos de programación.

7. Fecha:

Día, mes y año cuando se reciben o despachan los artículos.

8. Referencia:

Nombre y número del documento que se emplea para darle entrada o salida al artículo. Indicar la cantidad del artículo que se recibe.

9. Entrada: 10 . 11 . 12 . D.

Salida:

Indicar la cantidad del artículo que se despacha.

Saldo:

Indicar la cantidad del artículo que queda disponible en el Almacén. Firma del funcionario de custodia.

Firma: DISTRIBUCIÓN:

Original

- Unidad de Almacén.

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FORMULARIO NÚM.8

REPÚBLICA DE PANAMÁ

AJUSTE, MODIFICACIÓN Y ANULACIÓN DE REGISTROS DE RECEPCIÓN O DESPACHO DE ÁLMACEN Recepción – Despacho: Núm._______________ Fondo: ______________ Fecha: _____________________

Proveedor:_____________________________

Departamento: ________________ Orden de Compra Núm.:__________________ Condición: __________________ Requisición:___________________________ Facturas: ____________________, ______________, ______________________, _______________________, __________________, ________________________ Renglón

Código

Cant.

Descuento: B/.____________

Descripción

P.U.

Total

Marbete

I.T.B.M.S.:___________ TOTAL: ______________

OBSERVACIONES: __________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________ ____________________ Preparado por:

_____________________ Corregido por:

________________________________ Recibido por (Contabilidad)

___________________ Verificado por:

_______________________________ Recibido por (Tesorería)

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FORMULARIO NÚM.8

AJUSTE, MODIFICACIÓN Y ANULACIÓN, DE REGISTROS DE RECEPCIÓN O DESPACHO DE ÁLMACEN

A. OBJETIVO:

Realizar las debidas correcciones encontradas por parte de Contabilidad o Tesorería, respecto a algunos de los formularios entregados, con el fin de subsanar el informe respectivo en forma inmediata.

B. ORIGEN:

Unidad de Almacén

C. CONTENIDO: 1. Núm.:

Anotar el número secuencial a que corresponde este proceso.

2. Recepción/Despacho Núm.:

Anotar el número de recepción o despacho a que corresponda.

3. Fondo:

Anotar la partida presupuestaria que fue afectada.

4. Fecha:

Anotar día, mes y año.

5. Proveedor:

Anotar el nombre del proveedor.

6. Departamento:

Anotar la unidad administrativa involucrada.

7. Orden de Compra:

Anotar el número de compra, con la cual se adquirió el bien.

8. Condición:

Anotar el estado actual del bien.

9. Requisición:

Anotar el número de requisición, si fuere el caso.

10. Facturas:

Anotar los números de facturas, por la compra de los bienes.

11. Renglón:

Anotar al renglón que corresponde en la orden de compra.

12. Código:

Anotar el código del artículo.

13. Cantidad:

Anotar la cantidad a modificar, anular o ajustar.

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14. Descripción:

Especificar el bien.

15. P.U.:

Anotar el precio por unidad.

16. Total:

Anotar la cantidad de bienes.

17. Marbete:

Identificación del bien para activo fijo.

18. Descuento:

Anotar el porcentaje de descuento, si fuere el caso.

19. ITBM:

Impuesto de Transferencia de Bienes e Inmuebles.

20. Total:

Anotar total final.

21. Observaciones:

Anotar cualquier observación adicional.

22. Preparado, Corregido y Verificado por:

Nombre y firmas de los servidores públicos responsables de la acción

23. Recibido por:

Nombres y firma de quien recibe en Contabilidad y Tesorería.

D. DISTRIBUCIÓN: Original: 1 ra. Copia:

Unidad de Contabilidad. Unidad de Almacén.

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FORMULARIO NÚM.9

HOJA DE INVENTARIO FÍSICO Fecha: ____________________ Código de Artículo

Descripción

Unidad

Conteo Cotejo Inicial

Cotejo Final

Costo Unitario

______________________ Levantado por:

_______________________ Verificado por:

Diferencia Total

Faltante Importe

________________________ Jefe de Almacén

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FORMULARIO NÚM.9 HOJA DE INVENTARIO FÍSICO A.

OBJETIVO: Llevar el registro y control de los bienes existentes en el Almacén.

B.

ORIGEN:

C.

CONTENIDO:

Unidad de Almacén

1. Fecha:

Anotar día, mes y año.

2. Código de Artículo:

Anotar el código que identifica el bien o artículo.

3. Descripción:

Detalle cada bien considerado en el inventario. Medida común utilizada (docena, resma, caja, etc.)

4. Unidad:

5. Conteo Inicial:

Sumatoria inicial de las inventariadas según tarjetario.

6. Cotejo:

Segunda sumatoria de comparación de las unidades inventariadas.

7. Cotejo Final:

Sumatoria definitiva inventariadas.

8. Costo Unitario: Total:

9. Diferencia Faltante: Importe:

de

unidades

unidades

Costo de cada una de las unidades inventariadas. Costo total de las unidades inventariadas. Anotar los bienes faltantes o sobrantes, determinados al confrontar los registros del inventario, con la existencia física. Valor de los bienes que resultan con diferencias.

10. Levantado por:

Nombre completo de quien realiza el inventario.

11. Verificado por:

Nombre de quien tiene a su cargo la revisión del inventario.

12. Jefe de Almacén:

Nombre y firma del Jefe del Almacén.

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DISTRIBUCIÓN: Original 1 ra. Copia 2 da. Copia 3 ra. Copia

Área de Contabilidad. - Área de Almacén. - Dirección Administrativa. - Auditoría Interna.

A

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GLOSARIO 1. Acto Público: Procedimiento administrativo por el cual el Estado, previa convocatoria pública, selecciona entre varios proponentes, ya sean personas naturales o jurídicas y en igualdad de oportunidades, la propuesta o las propuestas que reúnen los requisitos que señalan la Ley, los reglamentos y el pliego de cargos. 2. Contratista: Persona natural o jurídica o consorcio o asociación accidental, nacional o extranjero, domiciliado dentro o fuera del territorio de la República de Panamá, que goce de plena capacidad jurídica, vinculado por un contrato con el Estado, producto de ser adjudicatario de un procedimiento de selección de contratista. 3. Entrada al Inventario: Es el registro en los activos de la institución o afectación contable para justificar el uso de un servicio. 4. Inventario: Proceso por medio del cual una organización conoce la totalidad de la existencia física de los bienes con que se cuenta en su almacén; este proceso involucra una serie de actividades, tales como: conteo, ordenamiento, clasificación, organización y presentación de información. A través del inventario es posible conocer el estado que guardan los bienes así, como su ubicación en el Almacén. 5. Marbete: Llámese al distintivo que se adhiere a cada artículo que no es fungible y que es adquirido por el Estado a través del Ministerio de Desarrollo Social. Llevará una numeración todo artículo que pase a ser un activo institucional. 6. Requisición de Almacén: Documento de uso interno mediante el cual las unidades administrativas solicitan materiales que estén disponibles al Almacén de la Institución. 7. Salida de Mercancía: Registro de la cantidad de insumos que son retirados del inventario perpetuo del Almacén de la Institución y se traspasan a la unidad administrativa que lo haya solicitado. 8. Solicitud de Bienes y Servicios: Documento que sirve de base para iniciar un proceso de compra. Este documento se confecciona cuando el Almacén no cuenta con los insumos que necesita la unidad administrativa. Debe confeccionarse con las especificaciones completas para que el Analista de Compras pueda realizar la gestión de compra de acuerdo a lo solicitado. La confección de un pliego de cargos, será establecida en proporción a la complejidad del bien o servicio a ser adquirido.

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