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REPÚBLICA DE PANAMÁ CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA DIRECCIÓN NACIONAL DE MÉTODOS Y SISTEMAS DE CONTABILIDAD

Dirección General de Tesorería CUENTA ÚNICA DEL TESORO PROCEDIMIENTOS PARA LA APERTURA Y MANEJO DE FONDO ROTATIVO ADMINISTRADO A TRAVÉS DE LA CUENTA ÚNICA DEL TESORO (CUT)

Septiembre de 2015

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REPÚBLICA DE PANAMÁ CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA

DIRECCIÓN SUPERIOR FEDERICO A. HUMBERT Contralor General

NITZIA R. DE VILLARREAL Subcontralora General

CARLOS A. GARCÍA MOLINO Secretario General

DIRECCIÓN NACIONAL DE MÉTODOS Y SISTEMAS DE CONTABILIDAD

ELY BROKAMP I. Directora

FELIPE ALMANZA Subdirector

DEPARTAMENTO DE PROCEDIMIENTOS DE FONDOS Y BIENES PÚBLICOS PRÓSPERO ROSAS C. Jefe

ROMELIO A. NÚÑEZ S. Analista

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MINISTERIO DE ECONOMÍA Y FINANZAS DULCIDIO DE LA GUARDIA Ministro IVÁN A. ZARAK ARIAS Viceministro de Economía

EYDA VARELA DE CHINCHILLA Viceministro de Finanzas

DIRECCIÓN GENERAL DE TESORERÍA

MARIANELA BROCE Directora a.i.

EQUIPO TÉCNICO

IRAIDA BARRIOS Coordinadora del Proyecto CUT

GERARDO CORONADO Jefe del Departamento de Computo

JOSÉ SIERRA Analista Financiero

ERIC SANTOS Analista Financiero

JOSÉ BATISTA Oficial de Cuentas

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INDICE INTRODUCCIÓN I.

GENERALIDADES A. Objetivos del Procedimiento B. Base Legal C. Ámbito de Aplicación D. Consideraciones Previas

II.

NORMAS GUBERNAMENTALES DE CONTROL INTERNO APLICADAS A. Normas Generales B. Normas Específicas

III. PROCEDIMINETOS PARA LA APERTURA Y MANEJO DE FONDOS ROTATIVOS A. Apertura de la Cuenta de Tesorería del Fondo B. Ejecución de pago Contra Recursos depositados en la Cuenta Única del Tesoro, pertenecientes a Terceros (Fondo Rotativo) C. Reembolso del Fondo Rotativo IV. Régimen De Formularios Formulario Núm. 1: Administración de Cuentas de Tesorería Formulario Núm. 2: Fortalecimiento del Tesoro Formulario Núm. 3: Solicitud de Reembolso del Fondo Rotativo Glosario de Términos, Acrónimos, Siglas Anexos Anexo 1 – Proveedores del Estado Anexo 2 - Funcionario

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INTRODUCCIÓN

La Contraloría General de la República, a través de la Dirección Nacional de Métodos y Sistemas de Contabilidad, en coordinación con la Dirección General de Tesorería del Ministerio de Economía y Finanzas, en uso de las atribuciones conferidas por la ley, ha desarrollado el documento denominado “PROCEDIMIENTOS PARA LA APERTURA Y MANEJO DE FONDO ROTATIVO ADMINISTRADO A TRAVES DE LA CUENTA ÚNICA DEL TESORO (CUT)”.

Dicho producto, presenta una detallada narrativa de las diferentes operaciones que lo componen e identifica y desarrolla controles internos que lo regulan, con la finalidad de propiciar un nivel de comprensión expedito sobre las responsabilidades ejecutivas y las acciones operativas, que deben ejecutarse para el logro de los fines requeridos. El cumplimiento apropiado de las pautas aquí presentadas, permitirá garantizar resultados óptimos y oportunos a nuestros clientes, así como un ejercicio transparente orientado al buen uso y manejo de los Fondos Públicos. No obstante, el permanente cambio en el quehacer gubernamental, obliga a que los diferentes entes se mantengan en constantes ajustes, a los que no escapan las normas y procedimientos. Por consiguiente, valoramos el interés de los usuarios, en presentar a la Dirección de Métodos y Sistemas de Contabilidad de la Contraloría General de la República, recomendaciones, que luego de ser debidamente analizadas y aprobadas, conlleven a modificaciones que lo fortalezcan. CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA Dirección Nacional de Métodos y Sistemas de Contabilidad

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I.

GENERALIDADES A.

Objetivos del Procedimiento

Este procedimiento tiene como objetivo primordial, establecer pautas y regulaciones específicas aplicables a la administración de los Fondos Rotativos en las Instituciones y Dependencias del sector público, bajo la administración de la Cuenta Única del Tesoro de la Dirección General de Tesorería. También la uniformidad de criterios concernientes a la administración de los recursos financieros concedidos a las Entidades y Dependencias Gubernamentales a través de los Fondos Rotativos, igualmente pretende brindar a sus usuarios un mecanismo que coadyuve al desarrollo de las actividades inherentes a la satisfacción de las necesidades más apremiantes que se deriven de las labores cotidianas, dentro de adecuado ambiente de control que asegure la gestión oportuna, eficiente, económica y transparente de los recursos autorizados. B.

Base Legal

Ley Núm.32 de 8 de noviembre de 1984, “Por la cual se adopta la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República”, (Artículos Núms.1 y 36). Ley Núm.56 de 17 de septiembre de 2013 y Ley No.19 del 30 de septiembre de 2014, “Que crea el Sistema Nacional de Tesorería y la Cuenta Única del Tesoro Nacional” Modificada por la Ley No.19 del 30 de septiembre de 2014”. Decreto Núm.211-2007-DMySC de 26 de junio de 2007, “Por el cual se crea el Departamento de Procedimientos de Fondos y Bienes Públicos en la Dirección de Métodos y Sistemas de Contabilidad, de la Contraloría General de la República. Decreto Núm.214-DGA, de 8 de octubre de 1999, “Por el cual se emiten las Normas de Control Interno Gubernamental para la República de Panamá”. Decreto Ejecutivo No.554, de 30 de Octubre de 2014, “Por el cual se emiten y aprueba el Reglamento General de la Ley No. 56 del 17 de septiembre de 2013 y Ley No.19 del 30 de Septiembre de 2014”. Decreto Núm.105-2014-DMySC de 10 de abril de 2014, “Por el cual se actualiza y formaliza la Estructura Orgánica de la Dirección Nacional de Métodos y Sistemas de Contabilidad de la Contraloría General de la República y se le otorga el carácter de Dirección Nacional”.

C.

Ámbito de Aplicación

Este procedimiento es aplicable a las instituciones del Gobierno Central, Instituciones Descentralizadas y las Empresas Públicas No Financieras, exceptuando aquellas instituciones que se excluyen taxativamente de conformidad con la Ley.

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D.

Consideraciones Previas

Los recursos de los Fondos Rotativos, deben ser utilizados en la adquisición de los Bienes y/o Servicios inherentes a las partidas contempladas en el Presupuesto aprobado por la Institución. El Objeto de Gasto “0-Servicios Personales”, no podrá ser utilizado a través de este fondo. Los documentos sustentadores del gasto deben contemplar los siguientes requisitos: -

Los documentos sustentadores deben ser recibidos en originales y a nombre de la Institución respectiva (factura fiscal, recibos, entre otros). Las facturas y recibos deben estar exentos de borrones, adiciones u otras alteraciones. El funcionario que recibe el bien o acepta el servicio del Proveedor, debe firmar la factura o recibo como constancia de este acto. Las Facturas deben tener adjunto la certificación que el impuesto ha sido cancelado en el Banco.

La apertura de este Fondo, debe ser solicitada por los funcionarios competentes de la Institución o Dependencia Interesada a través de Nota dirigida al Ministerio de Economía y Finanzas, Dirección General de Tesorería; en donde fijaran un análisis previo a su consideración con el Departamento de Cuenta Única del Tesoro. El Funcionario asignado como custodio del fondo, al retirarse de dichas funciones, por motivos de vacaciones, licencias, traslados, suspensiones o despidos deberá solicitar al jefe inmediato un Estado de Cuenta a la fecha para generar el respectivo balance como medida de arqueo de fondos. Esta labor podrá ser realizada por la Oficina de Fiscalización de la Contraloría General, el Departamento de Auditoria Interna u otro funcionario designado por la administración de la respectiva Institución. La Instituciones o Unidades Ejecutoras, deben llevar libros de banco (Cuenta de Tesorería) para registrar y controlar los movimientos de Fondos Rotativos autorizados durante su vigencia. Los fiscalizadores de la Contraloría General, velaran porque las Instituciones cumplan con este requisito. La Oficina de Fiscalización de la Contraloría General de la República revisará y sellará los documentos sustentadores, y de estar todo correcto, refrendará la orden de pago, sin lo cual no podrá realizarse el mismo. El Departamento de Pagos de la Dirección General de Tesorería comunicará a la Oficina de Fiscalización para que gestione la revisión y firma para liberar el pago por Cheque en los casos que corresponda, validando contra la Ordenación y la firma de Tesorería Institucional. El cierre de estos fondos, deberán efectuarse a través, de la correspondiente “Nota de Cierre Final” Formulario Núm. XX, dirigida a la Dirección General de Tesorería, Cuenta Única del Tesoro del Ministerio de Economía y Finanzas y será comunicado a

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la Oficina de Fiscalización de la Contraloría General en la Institución. Esta nota estará acompañada de la solicitud de cierre de la Cuenta de Tesorería, que contendrá las instrucciones precisas para transferir el saldo de Fondos Rotativos al Tesoro Nacional. II.

NORMAS GUBERNAMENTALES DE CONTROL INTERNO APLICADAS A.

Normas Generales

3.1.5. “Responsabilidad por el diseño, funcionamiento y evaluación de la estructura de control interno”. “El Titular de la institución será responsable del establecimiento, desarrollo, revisión y actualización de una adecuada estructura de control interno. La aplicación de los métodos y procedimientos al igual que la calidad, eficacia del control interno, también será responsabilidad de cada uno de los servidores públicos según sus funciones”. La Dirección General de Tesorería del Ministerio de Economía y Finanzas, a través de las unidades pertinentes: es responsable por implementar y hacer cumplir, en lo que le competa, las medidas de control plasmadas en este documento. El titular de cada Institución o quien el delegue, será la responsable de velar porque todas las instancias involucradas en el proceso cumplan a cabalidad con toda la responsabilidad que le corresponde. CIE 1.1 El Ministerio de Economía y Finanzas y la Contraloría General, a través de las unidades pertinentes: son responsables de implementar y hacer cumplir, en lo que les competa, los controles internos generales y específicos plasmados en este documento.

B.

Normas Específicas

1. Los Fondos Rotativos, serán utilizados de acuerdo al concepto de “Compromiso Presupuestario”, tal como está definido en las Normas Generales de Administración Presupuestarias Vigente. 2. El custodio y el o los autorizantes del Fondo Rotativo, deben cumplir con lo establecido en los artículos 1,088 y 1,089 del Código Fiscal, relativo a la probidad de los Empleados y Agentes de Manejo. 3. El desembolso a proveedor solo se ejecutará con la debida Ordenación de Pago o Reporte de Ordenación refrendada por la Contraloría General de la República. 4. El Departamento de Compras hará las cotizaciones de los bienes o servicios sujetas a valores inferiores a los Mil Balboas (B/.1,000.00) y confeccionará la Orden de Compra Institucional para dar inicio a la aprobación respectiva.

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5. Los pagos serán ejecutados tal cual fueron ordenados por el titular o custodio y para los mismos utilizaran como medio de pago principal las Órdenes de Transferencia de Fondos (OTF). 6. El proveedor para hacer efectivo el cobro y utilizando como medio de pago la OTF, en la Dirección General de Tesorería, del Ministerio de Economía y Finanzas deberá formalizar el “Convenio de Servicio de Pagos por ACH” Anexo Núm. XX, en el momento en que reciba la Orden de Compra con los documentos sustentadores adjuntos. 7. Será responsabilidad del Titular de la institución, que los Ordenamientos de Pagos estén debidamente autorizados por Tesorería Institucional o quien designe y refrendado por la Contraloria General, previo al envío del pago hacia el Tesoro Nacional para su respectiva ejecución, debe haberse dado el recibido conforme del bien o servicio. 8. La Dirección General de Tesorería, previo al pago, verificará el recibo conforme del bien o servicio y ejecutará un proceso de validación de saldos de la Cuenta de Tesorería / Fondo Rotativo (Institución), que estén incluidas en la programación final de pago de la fecha, contra los pagos ordenados. En caso de insuficiencia de recursos, se le comunicará al titular o custodio con la intención de que solventen sus necesidades. 9. La institución debe remitir su trámite de ordenación o gestión en horas de la mañana con la Dirección General de Tesorería del Ministerio de Economía y Finanzas, para el pago inmediato con el BNP y con la Banca Privada que libera el fondo al día siguiente. Si la institución envía su trámite de la ordenación o gestión a la Dirección General de Tesorería del Ministerio de Economía y Finanzas en horas de la tarde su proceso con el BNP será realizado para el siguiente ciclo. 10. Para el Pago al Contado, la institución cotizará y realizará control, firma, autorización y refrendo de la Orden de Compra, previo al envío de la Ordenación de Pago formalizada por el sistema actual, Reporte de Pago o Gestión de Cobro refrendada a solicitud y orden de lo requerido, una vez recibido el bien o servicio. Tanto los pagos al contado como al crédito, el ejecutivo de Cuenta Única certificará con el Departamento de Pagos de la Dirección General de Tesorería que se ha ejecutado el pago (OTF), por medio de un correo electrónico que el banco dirige al departamento confirmando el efectivo envío de la transferencia al beneficiario. Confirmado, se comunica con la institución que su pago se ha ejecutado, garantizando por parte de la Dirección General de Tesorería, el pago al contado a un máximo de dos días hábiles, incluyendo el día del envío de la Ordenación de Pago, cumpliendo con los horarios de la Red Bancaria.

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3.3.2.1 “Unidad de Caja en la Tesorería” 11. Cada entidad debe centralizar la totalidad de sus recursos financieros para su manejo a través de Tesorería, con el objeto de optimizar la liquidez y racionalizar la utilización de los fondos disponibles. 12. Para el Pago al Contado, la Institución cotizará y realizará control, firma, autorización y refrendo de la Orden de Compra, previo envío de la Ordenación de Pago formalizada por el sistema actual , Reporte o Gestión refrendada a solicitud y orden de lo requerido, una vez recibido el bien o servicio. Tanto los pagos al contado como al crédito, el ejecutivo de Cuenta Única certificará con el Departamento de Pagos de la Dirección General de Tesorería que se ha ejecutado el pago (OTF) por medio de un correo electrónico que el banco dirige al departamento, confirmando el efectivo envío de la transferencia al beneficiario. Confirmado, se comunica con la institución que su pago se ha ejecutado, garantizando por parte de la Dirección General de Tesorería el pago al contado a un máximo de dos días hábiles incluyendo el día del envío de la Ordenación de Pago, cumpliendo con los horarios de la Red Bancaria.

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IV. PROCEDIMIENTOS PARA LA APERTURA Y MANEJO DE FONDOS ROTATIVOS A.

Apertura de la Cuenta de Tesorería del Fondo 1.

Institución

Unidad Institucional de Tesorería Solicitar la apertura de la cuenta del Fondo Rotativo, genera Nota dirigida a la Dirección General de Tesorería del Ministerio de Economía y Finanzas, Cuenta Única del Tesoro en original y dos copias, sustentando la necesidad de abrir esta Cuenta de Tesorería y el uso de este recurso. Nota: Previo a la confección de esta nota debe existir la certificación por parte de la Contraloría General de la República, de la probidad de los funcionarios encargados de autorizar dicho fondo. Prepara el Formulario Núm.1 “Administración de Cuentas de

Tesorería”. Retiene y archiva la segunda copia y lo remite a la máxima autoridad para su firma. 2.

Institución Máxima Autoridad Recibe la Nota y el Formulario, verifica que exista el documento que indica la probidad de los funcionarios encargados de autorizar dicho fondo, analiza el requerimiento y lo firma. Devuelve la Nota y el Formulario a la Unidad Institucional de Tesorería.

3.

Institución Unidad Institucional de Tesorería Recibe la Nota y el Formulario debidamente firmado. Remite originales a la Dirección General de Tesorería del Ministerio de Economía y Finanzas, Cuenta Única del Tesoro. Retiene y archiva copia.

4.

Ministerio de Economía y Finanzas Dirección General de Tesorería Recibe la Nota y el Formulario. Instruye que se ejecute el registro de entrada en los documentos y registra su Visto Bueno en los mismos.

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Remite la Nota y el Formulario al Departamento de Cuenta Única del Tesoro. 5.

Ministerio de Economía y Finanzas Dirección General de Tesorería Departamento de Cuenta Única del Tesoro Efectuara el análisis de lo contenido de la Nota y Formulario, emite concepto técnico, en atención a lo solicitado, pronunciándose si se recomienda o no atender lo requerido en la solicitud.

6.

Ministerio de Economía y Finanzas Dirección General de Tesorería Del resultado de la evaluación toma referencia del análisis presentado, emite concepto el cual podrá ser favorable o desfavorable y lo registra en el formulario Administración de Cuentas de Tesorería”. Remite el original del formulario al Departamento de Cuenta Única del Tesoro, para su ejecución y/o archivo según sea el caso, así como la preparación de la respuesta a la institución solicitante, con el correo electrónico institucional que se haya registrado.

7.

Ministerio de Economía y Finanzas

Dirección General de Tesorería Departamento Cuenta Única del Tesoro Ejecuta la instrucción autorizada y apertura la Cuenta de Tesorería “Fondo Rotativo” (Institución), se ordena por medio del Formulario Núm.2 “Fortalecimiento del Tesoro” y el mismo será autorizado y firmado por la Dirección General de Tesorería y comunicado a la Oficina de Fiscalización de la Contraloría General. 8.

Institución Máxima Autoridad/Unidad Institucional de Tesorería Recibe el resultado de la solicitud. Envía a la Unidad Institucional de Tesorería para fines de actualización, registro y/o archivo.

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B.

Ejecución de pago Contra Recursos depositados en la Cuenta Única del Tesoro, pertenecientes a Terceros (Fondo Rotativo) 1.

Institución Tesorería Institucional Prepara la programación de pagos. Remite electrónicamente al Ejecutivo de Cuentas de la Institución de la Cuenta Única del Tesoro de la Dirección General de Tesorería del Ministerio de Economía y Finanzas, los pagos ordenados, previo cumplimiento de los controles y refrendos correspondientes (firma y sello de la Tesorería Institucional en la Ordenación de Pago y refrendo por el funcionario responsable de la Oficina de Fiscalización General de la Contraloria General, solicitando el envío por ACH a la red bancaria). Cuando utilice cheque (caja menuda, etc.), y cumplido su refrendo y autorización, dirige electrónicamente (o copia si es remitida de manera física), de la Ordenación de Pagos firmada y sellada por Tesorería Institucional. Utilizando el Sistema automatizado correspondiente, remite el reporte que genera el sistema, a su Ejecutivo de Cuenta Institucional por ACH o Cheque.

2.

Ministerio de Economía y Finanzas Dirección General de Tesorería Departamento de Cuenta Única del Tesoro Revisa en el sistema (SICUT) la existencia de saldo en la Cuenta de Tesorería de la correspondiente programación (cuando aplica según la naturaleza del pago) para respaldar el envío de los pagos ordenados. Nota: En caso de insuficiencia de recursos en la Cuenta de Tesorería, se le comunicara al titular de la Institución, con la intención de que solventen sus necesidades o en su defecto eliminen algunos pagos ordenados. Una vez ejecutado el proceso de validación de saldos de las Cuentas de Tesorería, el Ejecutivo procede a generar el archivo de ACH a través del Sistema de Contabilidad actual. Por medio del sistema se ejecutan las afectaciones de las respectivas Cuentas de Tesorería contenidas en ese archivo y actualiza los saldos de las cuentas en el CUT. Procede a la carga y generación del lote de pago en el Sistema Pay Corp. Del Banco Nacional de Panamá en la Sección de ACH del Departamento de Pagos.

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Si es por medio del SIAFPA, remite el reporte generado al Departamento de Pagos quien procede a la carga y generación del lote de pago en el Sistema Pay Corp. Del Banco Nacional de Panamá en la Sección de ACH del Departamento de Pagos. Nota: Estos pagos se ejecutan tal cual fueron ordenados por los titulares. 3.

Ministerio de Economía y Finanzas Dirección General de Tesorería Departamento de Gestión de Pagos. El jefe o subjefe aprueba y envía el lote de pagos en el Sistema Pay Corp. Del Banco Nacional de Panamá. Envía correo a la Sección de ACH del Banco Nacional de Panamá, informando el envío del lote de pago institucional y la acreditación a la cuenta bancaria de los beneficiarios. El Departamento recibirá informe de le efectiva transferencia vía correo electrónico por parte del banco. La persona autorizada por la institución o en su defecto el beneficiario se presentará a la oficina de la Dirección General de Tesorería para retirar el o los respectivos cheques, con el recibo que emite el sistema actual. Emite confirmación del efectivo pago vía ACH o cheque, al Ejecutivo de Cuentas de la CUT.

4.

Ministerio de Economía y Finanzas Dirección General de Tesorería Dirección, Despacho Recibe la información sobre los pagos tramitados y la utiliza para la toma de decisiones propias de sus funciones. 4.1.

Departamento de Cuenta Única del Tesoro

El Ejecutivo de la CUT, gestiona la confirmación de envío del pago por ACH o cheque a la Institución. Se le envía por el Sistema el documento remitido al Banco Nacional de Panamá, confirmando la transferencia y si es cheque se le informa que pueden pasar a la Dirección General de Tesorería del Ministerio de Economía y Finanzas. 5.

Institución Tesorería Institucional Recibe la información sobre los pagos ejecutados por Tesorería, gestiona y realiza los registros correspondientes.

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C.

Reembolso de Fondo Rotativo 1.

Institución Custodio Ordena los comprobantes y Reembolsos de Caja Menuda, prepara el Formulario Núm.3 “Solicitud de Reembolso de Fondo Rotativo” (institucional), para solicitar el reembolso de la Cuenta de Tesorería/Fondo Rotativo y adjunta los documentos sustentadores.

2.

Institución Unidad Institucional de Tesorería Revisa y firma la documentación en conjunto con el Formulario Núm. 3 “Solicitud de Reembolso del Fondo Rotativo”, y que todo esté de acuerdo al presupuesto asignado, prepara la Gestión de Cobro u otro Ordenador de Pagos y Reporte de Pago de OTF generado por el sistema que reemplaza las copias de los cheques emitidos. Remite a la Máxima autoridad de la Institución o a quien delegue; la solicitud de Reembolso con los documentos sustentadores adjunto, copias (para control debe colocarse el números del Reembolso de la Orden de Pago o en la Gestión de Cobro) y lo firma.

3.

Institución Máxima Autoridad o a quien delegue Recibe la documentación y revisa, de estar todo correcto en conjunto con el periodo en que ejerce el gasto, lo firma. Envía a la Oficina de Fiscalización General.

4.

Oficina de Fiscalización General en la Institución Recibe la Solicitud de Reembolso y documentos sustentadores, revisa, aplica el proceso de Fiscalización, basados en las Guías establecidas para tal fin. De estar todo correcto en refrenda la Orden de Pago o la Gestión de Cobro. Envía a la Unidad de Tesorería.

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5.

Institución Unidad Institucional de Tesorería Recibe la Gestión de Cobro u Ordenador de Pago Solicitud de Reembolso y documentos sustentadores, debidamente firmada y refrendada. Envía al Departamento de Operaciones del Tesoro.

6.

Ministerio de Economía y Finanzas Dirección General de Tesorería Departamento de Operaciones del Tesoro Recibe la Gestión de Cobro u Ordenador de Pago del Reembolso, revisa los documentos sustentadores. Una vez validada la documentación, gestiona e ingresa el Control de Orden de Pago e información según proceso en el sistema y envía al Departamento de Análisis y Programación Financiera para el pago de reembolso a la Cuenta de Tesorería/Fondo Rotativo. (Valida que estén todos los documentos).

7.

Ministerio de Economía y Finanzas Dirección General de Tesorería Departamento de Programación Realiza la Ordenación de reembolso a la Cuenta de Tesorería/Fondo Rotativo, a través del Sistema de Contabilidad (ISTMO), para enviar a la Dirección para su autorización.

8.

Ministerio de Economía y Finanzas Dirección General de Tesorería Dirección General - Despacho Recibe la Orden, verifica contra el sistema y autoriza. Emite el Reporte “Pago Autorizado” lo firma y remite al Departamento de Pagos.

9.

Ministerio de Economía y Finanzas Dirección General de Tesorería Departamento de Pagos (Transferencia entre cuentas de Tesorería) Carga el archivo de pagos y lo transfiere al sistema. El sistema ejecuta la afectación a la respectiva Cuenta de Tesorería contenida en el archivo. Genera y ejecuta la respectiva transferencia a la Cuenta de Tesorería/Fondo Rotativo Institucional.

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10.

Institución Unidad Institucional de Tesorería / Custodio Recibe el resultado de la solicitud en donde actualiza, registra y/o archiva, remite informe al custodio de la cuenta, del resultado del reembolso, para su gestión y registro. Estado de Cuenta CUT.

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RÉGIMEN DE FORMULARIOS

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Formulario Núm. 1 MINISTERIO DE ECONOMÍA Y FINANZAS Dirección General de Tesorería

ADMINISTRACIÓN DE CUENTAS DE TESORERÍA _____________________________________________ Ente Público

Fecha___________________ Señor (a) __________________________________ Director(a) General de Tesorería E. S. D. Por este medio solicito a usted, instruya las acciones pertinentes para la ejecución de la siguiente transacción en Cuentas de Tesorería: 1. Apertura de Cuenta: Nombre que llevará la cuenta:

Número de Cuenta Tesorera:

2. Cierre y Transferencia de Saldo: Número de la cuenta que se cierra _________________________________ Número y nombre de la Cuenta a la que se transfiere: _______________________________________________________________________________ 3. Cierre, Apertura de Cuenta y Transferencia de Saldo: Número de la Cuenta que se cierra __________________________________________________ Número y nombre de la Cuenta nueva a transferir______________________________________ Motivo de la solicitud: Máxima Autoridad del Ente Publico Nombre

Firma

Cargo

_______________________________________ Refrendo de la Contraloría General de la República

PARA USO DE LA DIRECCIÓN GENERAL DE TESORERÍA Director(a) General de Tesorería: Opinión Favorable Opinión Desfavorable Observaciones: Firma Fecha Sello ________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ Cuando la transacción corresponda a las opciones 2 o 3 de este formulario, el mismo deberá contar con el Refrendo de la Contraloría General de la República

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Formulario Núm.2 MINISTERIO DE ECONOMIA Y FINANZAS Dirección General de Tesorería

FORTALECIMIENTO DEL TESORO (Para uso exclusivo del Tesoro en Cuentas de Tesorería) Fecha: Señores Cuenta Única del Tesoro E. S. D. Por este medio solicito a usted, instruya las acciones pertinentes para la ejecución de la siguiente transacción de fortalecimiento respecto a la cuenta de tesorería del Tesoro Nacional: TRANSFERENCIA DE SALDOS: 1. Nombre de la Cuenta de Tesorería de Origen: Número de Cuenta de Tesorería (Débito)

2.

Nombre de la Cuenta de Tesorería de Destino:

3.

Monto de la Transacción:

Número de Cuenta de Tesorería (Crédito)

VALOR EN LETRAS: DESCRIPCIÓN DE LA TRANSACCIÓN:

Director(a) General de Tesorería

Firma

Fecha

Sello

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Formulario Núm.3 República de Panamá CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA

Institución Reembolso Núm. _______

SOLICITUD DE REEMBOLSO DEL FONDO ROTATIVO Fecha: _____________________________ Cheque o Comprobante u Orden de Compra Factura Núm. Núm. Fecha

Pagado a:

________________________ Preparado por:

________________________ Verificado por:

Código Pres.

Concepto

Valor B/.

Total del Reembolso

B/. _______

Reembolso en Trámite

B/. _______

Comprobante en Cartera B/. _______ Saldo según Libro

B/. _______

TOTAL DEL FONDO

B/. _______

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GLOSARIO ACRÓNIMOS Y SIGLAS

EQUIVALENCIA Y/O SIGNIFICADO

ACH

Cámara de Compensación Automatizada

BNP

Banco Nacional de Panamá

Cuenta de Tesorería Son subcuentas creadas en la Dirección General de Tesorería en el marco de la Cuenta Única del Tesoro Nacional y que tiene por objetivo el registro de cada una de las operaciones de crédito y débito que se realizan con cargo a éstas, y consecuentemente informar sobre su saldo disponible. CUT

Cuenta Única del Tesoro

Cuenta Única del Tesoro

Cuenta bancaria oficial de titularidad exclusiva del Ministerio de Economía y Finanzas, administrada a través de la Dirección General de Tesorería creada en el Banco Nacional de Panamá, en la cual se concentran todos los ingresos públicos y pagadora de todas las obligaciones por cuenta de los entes y órganos públicos incluidos en el ámbito de esta.

Cheque

Documento de orden de pago girado por el titular de una cuenta corriente con la finalidad de cancelar una deuda.

Fondo Rotativo

Cantidad fija de Dinero en una Cuenta de Tesorería Institucional o Cuenta Bancaria que transfiere el Tesoro Nacional a una Institución dentro del ámbito de la Cuenta Única del Tesoro e Institución excluida, con el propósito que esta disponga de recursos financieros que le permita satisfacer las necesidades mas apremiantes que surjan en el desarrollo de su actividad; dentro de los parámetros establecidos por el Código Fiscal, Normas Generales de Administración Presupuestaria y la Reglamentación que se dicten para tales efectos. Documento de la Dirección General de Tesorería y la Cuenta Única del Tesoro para administrar la operatividad de las cuentas de tesorería en la CUT, dirigida a solicitud de la Máxima Autoridad de la Institución. Integración y Soluciones Tecnológicas del Modelo de Gestión Operativa Orden de Transferencia de Fondos. Máxima autoridad de la entidad o a quien delegue, responsable de los fondos de una Cuenta de Tesorería Institucional en la Cuenta Única del Tesoro. Sistema tecnológico utilizado en la Dirección General de Tesorería para la administración y operatividad de la Cuenta única del Tesoro.

Formulario de Administración de Cuentas ISTMO OTF Titular de los Recursos SICUT

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ANEXOS

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