FORMULAS RELATIVAS Y ABSOLUTAS Indicadores : • Establecer diferencias entre las Fórmulas Relativas y Absolutas. • Utilizar adecuadamente las Fórmulas Relativas y Absolutas. • Facilitar la realización de cálculos complejos. Si al copiar fórmulas se observan errores en los resultados, esto puede ocurrir, porque el usuario no ha tenido en cuenta, que existen dos tipos de Fórmulas: 1. RELATIVAS: Varían sus posiciones automáticamente al ser copiadas. La mayoría de las fórmulas que nosotros utilizamos son de este tipo. 2. ABSOLUTAS O FIJAS: Al ser copiadas conservan la dirección original parcial o totalmente. Para que la posición no cambie, se antepone un signo $ antes de la letra que identifica la columna o antes del número que identifica la fila, o antes de ambos. Eso quiere decir que las posibilidades son: A1 $A1 A$1 $A$1

Relativa la columna - Relativa la fila Absoluta la columna- Relativa la fila Relativa la columna - Absoluta la fila Absoluta la columna- Absoluta la fila

Para estudiar el funcionamiento de estas fórmulas, realizaremos Dos ejemplos: PRIMER EJEMPLO UNA ESCALA. Sigue detenidamente los pasos dados a continuación, observa, analiza y explica: • En la celda A1 escribe el número 2. • En la celda A2 escribe la fórmula =A1+1 (el resultado obtenido es 3). • Ubicarse sobre la celda A2 y copiar con el Mouse hasta A8 (se obtiene la serie hasta 9). • En la celda A9 escribe el número 2. • En la celda A10 escribe la fórmula =A9+1 (el resultado obtenido es 3). • Ubicarse sobre la celda A10 y copiar con el Mouse hasta A16 (se obtiene la serie hasta 9). • En la celda B1 escribe un número cualquiera. • En la celda B2 escribe la fórmula =B1*A1. • Ubicarse sobre B2 y copiar la fórmula hasta B9. • En la celda B10 escribe la fórmula =B10/A10. • Ubicarse sobre B10 y copiar la fórmula hasta B17.

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SEGUNDO EJEMPLO. LAS TABLAS DE MULTIPLICAR. Observa, analiza y explica:

1. Inicialmente en B2 coloca la fórmula =A2*B1, copia hacia la derecha hasta I2. Luego copia hacia abajo hasta I9. 2. Examina los resultados, luego borra el bloque B2:I9. 3. En B2 coloca la fórmula =$A2*B$1, copia hacia la derecha hasta I2. Luego copia hacia abajo hasta I9. Examina los resultados. “NO DEBE OLVIDAR QUE USTED DEBE TENER LA CAPACIDAD DE JUICIO PARA DETERMINAR SI LOS RESULTADO OBTENIDOS SON LOS CORRECTOS, NUNCA EFECTUE EN EL COMPUTADOR LOS PROCESOS QUE NO ENTIENDE MANUALMENTE”

EJERCICIO DE RETROALIMENTACION Llenar el siguiente cuadro de comisiones, teniendo en cuenta que: 1. La comisión del mes de Enero es el 5% de la venta individual de cada vendedor. 2. La comisión del mes de Febrero para cada vendedor es el 5% de la venta total de este mes, más el 1% de la venta total de los dos meses, más el 2% de la venta individual de cada vendedor en este mes.

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TENER PRESENTE ANTES DE IMPRIMIR Indicadores : • Conocer los procesos más comunes que debe darse a la información para poder llevarla a la impresora. • Optimizar el manejo de la presentación preliminar. • Preparar adecuadamente la página de impresión. La Impresión es quizá la mayor dificultad que tienen los usuarios de Excel, para facilitar este proceso, cada vez que deseemos llevar a la impresora cualquier información, tendremos en cuenta los siguientes puntos: 1. Información resumida (por ejemplo: VALOR DE HORAS EXTRAS FESTIVAS DIURNAS = VHEFD) 2. Ancho mínimo de columnas (automático): • Resaltar los datos • Menú de Formato • Columna • Ajustar a la selección (Autoajustar a la selección) • Desmarcar “Este proceso coloca en el ancho mínimo las columnas, es decir garantiza que no habrá perdida de espacio. Ya no será necesario acomodar el ancho de columna una por una”. 3. Tamaño de la letra (después de cambiar el tamaño de la letra es necesario volver a realizar el proceso anterior, porque un proceso es el tamaño de la letra y otro muy distinto el ancho de la columna) 4. Reducir márgenes 5. Cambiar orientación (generalmente Horizontal) 6. Cambiar Escala (aumenta y disminuye proporcionalmente el tamaño de la información) 7. Cambiar medida del papel 8. Imprimir en varias hojas

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El usuario posee herramientas para realizar algunos de los anteriores procesos, los demás son manejados por el Menú de Archivo y Preparación de página. Resulta más práctico hacer los cambios directamente en Presentación Preliminar porque estos son visualizados inmediatamente:

ARREGLOS DE LOS INCONVENIENTES EN PRESENTACION PRELIMINAR La presentación preliminar permite ver una hoja a la vez. Al igual que en Word existe una lupa que puede aumentar o disminuir el tamaño de la información. Conviene estar pendiente del número de hojas creadas. Si examinamos la presentación preliminar de la información que nos presenta Excel, notará que están las opciones que el programa tiene por defecto, estas opciones NO presentan la información lista para la impresora, por eso tendremos que hacer algunos cambios, recuerde que no hemos hablado de: 1. Medida del papel 2. Orientación (horizontal o vertical) 3. Escala (permite aumentar o disminuir la información en impresión) 4. Márgenes 5. Justificación en la hoja 6. Encabezados y pies de página no deseados 7. Líneas de división (cuadrícula) no deseada En el botón , que se encuentra en presentación preliminar se pueden resolver estos inconvenientes así: 1, 2 y 3

4 y5

6

7

| Orientación que en Excel generalmente es Horizontal

Escala

Tamaño del papel 240

USUARIOS OFFICE 97 - 2000

• Esta versión cambió el botón

por

• De igual manera en el menú de Archivo cambio Preparar página por Configurar página.

Coloca la información en la mitad de la hoja, si se logra este objetivo generalmente no es necesario acomodar los Márgenes.

Otras versiones de Excel, colocan una cuadrícula, generalmente NO deseada en Impresión. Para poder quitarla, se utiliza la pestaña HOJAS, y se desactiva la opción Líneas de División. Los botones Personalizar Encabezado y Personalizar Pie permiten diseñar Encabezados y Pies. Generalmente la idea es quitar los que hay por defecto, para ello debe escoger el valor (ninguno) 241

USUARIOS OFFICE 97-2000 •

Por defecto en presentación preliminar no se visualiza ningún Encabezado y Pie de página, tampoco una cuadrícula no deseada, es decir ya fueron superados estos inconvenientes (numeral 6 y 7).

NOTA ACLARATORIA Y COMPLEMENTARIA El botón Márgenes que se encuentra en Presentación Preliminar, coloca unas guías que permiten cambiar el Margen directamente con clic sostenido. También permiten cambiar el ancho de Columna. Para desaparecer las guías nuevamente se pulsa este botón.

COMO DEFINIR ENCABEZADOS Y PIES. OFFICE 97 – 2000 1. Entrar por ARCHIVO y elegir CONFIGURAR PAGINA

2. Elegir Personalizar Encabezado o pie de página

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3. Escoger alguno de los íconos deseados y la ubicación: Izquierda, central o derecha. Y ACEPTAR. Permite cambiar los atributos del texto en las secciones del encabezado o pie de página Para insertar automáticamente la numeración de cada página

Muestra el número actual y el total de páginas

Inserta la fecha del sistema

Inserta la hora del sistema

Muestra el nombre del libro

Muestra el nombre de la hoja actual

EJERCICIO DE RETROALIMENTACION

9

Realizar los respectivos arreglos para llevar a la impresora 2 ejercicios de retroalimentación anteriores.

9

Cada uno de ellos debe ser presentado en una sola página en el mayor tamaño posible, seleccione la medida de papel que estime conveniente.

9

Cuando el trabajo ocupa más de una página, averigua cómo se hace para que los títulos aparezcan en cada una de las páginas ?

9

No debe aparecer ninguna cuadrícula extraña.

9

La información deberá aparecer centrada en la página.

9

Imprimir todos los ejercicios.

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OPERACIONES CON TABLAS DE DATOS

Indicadores : • Definir claramente una tabla de datos. • Adquirir habilidad en la organización de los datos por diferentes campos. • Utilizar los filtros como una herramienta de clasificación de la información. Las operaciones que vamos a realizar a continuación hace algunos años eran exclusivas de programadores expertos, con programas como Excel solo son una simple aplicación de oficina. ORDENAMIENTO ALFABETICO Y NUMERICO: 1. 2. 3. 4.

Resaltar “toda” la tabla de datos Entrar por el menú llamado DATOS Elegir ORDENAR Seleccionar Los criterios de ordenamiento (generalmente el primer criterio únicamente) y definir el sentido del ordenamiento: ASCENDENTE (A-Z,0-9) ó DESCENDENTE (Z-A,9-0) Buscar el título (campo) por el cual debe realizarse el Ordenamiento (OBLIGATORIO) Un segundo título que será utilizado únicamente cuando los valores del primer título se repitan (OPCIONAL) Un tercer título que será utilizado únicamente cuando los valores del primer y segundo título se repitan (OPCIONAL). Esta opción hace que se respeten los títulos, de lo contrario entrarían a ser ordenados como un dato más de la Base de Datos.

FILTROS Los filtros son procesos mediante los cuales se extrae información de una Tabla de Datos, información que cumple una o varias condiciones. Para poder utilizar los filtros en Excel, es necesario colocar las guías sobre la Tabla de Datos. Se llama guías a cada una de las flechas que le aparecen a los títulos de las columnas después de realizar el siguiente procedimiento: 244

COLOCAR Y QUITAR GUIAS: 1. 2. 3. 4.

Ubicar el cursor dentro de la tabla de datos Entrar por el menú llamado DATOS Elegir FILTROS Escoger FILTRO AUTOMÁTICO (Autofiltro)

Guías

CREAR FILTRO

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En la guía del título deseado, buscar el valor correspondiente.

Si el valor por el cual se filtra ES único, solo debe seleccionarse del listado de datos, por ejemplo:

El sexo es un valor único, para filtrar las mujeres. Sólo debe seleccionarse la letra F

Si el valor por el cual se filtra NO ES único, debe utilizarse la opción PERSONALIZAR. Por ejemplo si queremos las edades entre 12 y 25 años. El valor no es único porque cumplen la condición: 12, 13, 14..... hasta 25. La Y significa que para pertenecer al listado del filtro deben cumplirse las dos condiciones. La O indica que con una condición que se cumpla ya aparecerá en la lista del filtro. Signos que pueden utilizarse para evaluar las condiciones: = igual, > mayor, < menor, >= mayor igual, =60,“BUENO”,“INSUFICIENTE”)) =SI(F2