CODIGO: SE-F06
FORMATO INFORME DE AUDITORIA
VERSION: 08 FECHA: 01-10-2015
Fecha de la auditoria: Noviembre de 2015.
Fecha de elaboración del Informe: Diciembre de 2015.
Dependencia: Subdirección de Gestión del Destino. Subdirección de Promoción y Mercadeo. Asesora Observatorio Turístico. Subdirección de Gestión Corporativa. Planeación y Sistemas. Control Interno.
Auditoria de: Sistema Integrado de Gestión.
Proceso auditado: Gestión del Destino. Promoción del Destino. Gestión de la Información Turística. Direccionamiento Estratégico. Logístico. Gestión Ambiental. Evaluación institucional. Mejora continua. Gestión Seguridad y Salud Ocupacional. Gestión de Sistemas de Información y Tecnología.
Líder y/o responsable del proceso: Arturo Bravo – Subdirector Gestión del Destino. Nelson Enrique Alvarado – Subdirector de Promoción del Destino. Érica Indira Ortega – Asesora del Observatorio Turístico. Carmen Elena Martínez García – Subdirectora de Gestión Corporativa y Control Disciplinario. Carlos Alfonso Gaitán Sánchez – Asesor de Planeación y Sistemas. Raúl Rojas Devia – Asesor de Control interno. Objetivo: Evaluar la implementación, conformidad y mejora a las normas del Sistema Integrado de Gestión de los procesos del Instituto Distrital de Turismo. Alcance: Comprende la revisión de cada uno de los procesos y su documentación asociada. Documentos de referencia: -NTD-SIG 001:2011 (Norma Técnica Distrital del Sistema Integrado de Gestión). - NTCGP 1000:2009 (Sistema de Gestión de la Calidad). - MECI 2014 (Sistema de Control Interno). - NTC-ISO 14001:2004 (Sistema de Gestión Ambiental). - NTC-OHSAS 18001:2007 (Sistema de Seguridad y Salud en el Trabajo). - NTC-ISO 27001:2006 (Sistema de Gestión de Seguridad de la Información). -ISO/IEC 27001 Tecnologías de la Información. Técnicas de Seguridad. Sistemas de Gestión de la Seguridad de la Información (SGSI). Requisitos. - NTC-ISO 26000 (Guía de Responsabilidad Social). - Ley 594 de 2000 (Ley General de Archivos). - Decreto 1443 de 2014 (Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo). - Decreto 1072 de 2015. - Lineamientos del Sistema Integrado de Gestión, Secretaría General de la Alcaldía Mayor. - Procedimientos IDT.
Documentos analizados: Todos los documentos asociados a los Procesos auditados: Caracterización, procedimientos, manuales e instructivos, acciones de mejora, POA, indicadores, riesgos asociados, TRD, normograma, actas, comunicaciones, contratos relacionados con el proceso y demás documentos asociados y que están publicados en el Intranet y en la página Web del IDT.
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RESULTADOS DE LA AUDITORÍA FORTALEZAS: Comunes a los procesos GESTIÓN DEL DESTINO, PROMOCIÓN DEL DESTINO, GESTIÓN DE INFORMACIÓN TURÍSTICA, GESTIÓN AMBIENTAL, LOGÍSTICO Y MEJORA CONTINUA. 1.
Los líderes de los procesos y sus equipos de trabajo, demuestran conocimiento en la implementación del SIG, la plataforma estratégica del IDT, del mapa de procesos, así como, el conocimiento pleno de sus respectivos Procesos.
Comunes a los procesos PROMOCIÓN DEL DESTINO, GESTIÓN AMBIENTAL, LOGÍSTICO, EVALUACIÓN INSTITUCIONAL Y MEJORA CONTINUA. 2.
La disponibilidad de la persona auditada para atender la auditoría y facilitar la evidencia requerida.
Específicas del proceso GESTIÓN AMBIENTAL. 3.
Los resultados positivos obtenidos en la auditoría externa.
4.
El importante avance en la ejecución de acciones de mejora del Plan de Mejoramiento del proceso.
5.
El estricto cumplimiento de los informes requeridos desde la Secretaría Distrital de Ambiente.
Específicas del proceso DIRECCIÓN ESTRATÉGICA. 6.
Es de resaltar, que en el ejercicio de auditoría se pudo determinar que la Entidad cuenta con la planeación e implementación del Sistema Integrado de Gestión, dando cumplimiento a los componentes de: planificación de los procesos, planificación de la gestión del riesgo, planificación operativa, planificación documental, planificación de recursos, planificación de la medición y el seguimiento, la planificación de la comunicación y la participación; en consecuencia, ese compromiso de la alta dirección garantiza la sostenibilidad y mejora del Sistema Integrado de Gestión.
Específicas del proceso LOGÍSTICO. 7.
El manejo dado por las personas que lideran operativamente el proceso Logístico, el cual permite mantener adecuado control de su gestión.
8.
La aplicación del lineamiento que se ha recibido desde el proceso Ambiental, para realizar compras y contratación considerando temas ambientales.
Específicas del proceso EVALUACIÓN INSTITUCIONAL. 9.
Se evidenció que el líder del proceso y la persona entrevistada, tienen conocimiento sobre la normatividad vigente de los informes que debe presentar el Asesor de Control Interno en cumplimiento a la circular 004 de 2014 “Informes de requerimientos legales a incluir en los Programas Anuales de Auditorías”.
10.
Se resalta la continuidad de actividades encaminadas al fomento de la cultura del autocontrol, mediante la publicación en el periódico “INFORMAT” de artículos relacionados con el tema, como instrumento para generar en la comunidad institucional, una cultura que facilite el cumplimiento de los objetivos y metas para el logro de la gestión en el IDT.
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Específicas del proceso MEJORA CONTINUA. 11.
El adecuado control que se tiene del archivo del proceso.
Específicas del proceso SEGURIDAD Y SALUD OCUPACIONAL No se evidenciaron en el ejercicio auditor. Específicas del proceso GESTIÓN DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN Y TECNOLOGÍA. 12.
Es de resaltar, que para dar inicio a la fase de establecimiento del Sistema de Gestión de Seguridad y de la InformaciónSGSI en la Entidad, resulta oportuno el estudio de cargas de trabajo realizado entre los años 2013 y 2014, el cual determino la necesidad de contar con un profesional que oriente el Sistema Integrado de Gestión en el Instituto, de tal forma que promueva el sistema objeto de esta auditoría y logren su certificación como se tiene previsto.
13.
Gracias a que la Entidad cuenta con la Planeación e implementación del Sistema Integrado de Gestión-SIG y con ello dando cumplimiento, entre otros al componente de planificación documental, el cual va a facilitar la implementación del Sistema de Gestión de Seguridad de la Información, teniéndose definidas las tablas de retención documental, las cuales fueron elaboradas con la información de las dependencias (equipos operativos). Acopiados estos recursos de información, activos de conocimiento y memoria institucional y colectiva de la Entidad, ya se tiene un avance significado del inventario de activos de información.
Específicas del proceso PROMOCIÓN DEL DESTINO 14.
Es de resaltar todos los registros que se derivan de las reuniones de tráfico del proceso, las cuales sirven de insumos para la trazabilidad de las actividades que viene ejecutando el mismo.
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A. Descripción de Hallazgo: Conforme (C); No Conformidad (NC); Observación (OB); Oportunidad de Mejora (OP), Marque con una X según corresponda (Insertar tantas filas como sean necesarias) Ítem
NORMATIVA EVALUADA
HALLAZGO C
NC
OB
DESCRIPCIÓN OP
Hallazgos comunes a los procesos Gestión del Destino, Gestión de Información Turística y Evaluación Institucional. 1 4.2.4 Control de Registros C Se observó un buen manejo y control de las Tablas de (SGC). Retención Documental - TRD, el cual se evidencio a través del adecuado manejo y archivo de los documentos y de las encuestas en las unidades documentales, así mismo se logro identificar las carpetas establecidas con los rótulos definidos en el IDT. Hallazgos comunes a los procesos Gestión del Destino y Gestión de Información Turística. 2 4. Sistema de Gestión de la C Conocimiento de la caracterización del proceso e interacción Calidad. con los demás procesos del IDT. 4.1. Requisitos Generales (SGC). 4.1. g) establecer controles sobre los riesgos identificados y valorados que puedan afectar la satisfacción del cliente y el logro de los objetivo de la entidad. 3
4.2.2. Manual de Calidad (Subsistema de Gestión de Calidad) 4.4.4. Documentación (Subsistema de Gestión Ambiental)
C
4
7.3 Diseño y Desarrollo (SGC). 7.3.1 Planificación del Diseño y Desarrollo (SGC).
C
Se evidenció conocimiento de la Política, Manual y Objetivos de Calidad, así como el conocimiento de donde están ubicadas en la Intranet las políticas que enmarcan los subsistemas Ambiental; de igual manera, se conoce su ubicación en el Sistema Integrado de Gestión. Se evidencia apropiación por parte del Líder Operativo, quien trasmite y sensibiliza lo expuesto y socializado en los diferentes Comités Operativos, en los cuales se da a conocer el estado del SIG, riesgos, planes de acción, documentos que forman parte de los procesos, con el fin de dar cumplimiento a los compromisos establecidos en cada uno de los Subsistemas del SIG. Se evidencia que se planifica y controla la revisión, verificación y validación del diseño y desarrollo del producto. Literal b), actividad que se realiza en conjunto con el asesor jurídico (para Gestión del Destino) y en conjunto con Comunicaciones (Para Gestión de Información Turística).
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5
7.4. Adquisición de bienes y servicios (SGC). 7.4.1. Proceso de adquisición de bienes y servicios (SGC). 7.4.2. Información para la adquisición de bienes y servicios (SGC). 4.4.6. Control operacional (SGA).
C
Se evidenció que el proceso de Gestión de la Información Turística adelanta estudios previos en los cuales se incluyen las características de los elementos a adquirir, se realizan los estudios de mercado, y se tienen en cuenta las especificaciones definidas por el Instituto en cuanto a Compras Verdes.
Hallazgos comunes a los procesos Gestión Ambiental y Logístico. 6 Cuarto lineamiento del OP Se evidenció que las Tablas de Retención Documental Sistema Integrado de (TRD) que se encuentran en uso en el proceso, están Gestión ‘Cuadro de actualizadas a 21 de junio de 2013. Según información de la caracterización documental líder del SIGA, se debe a que es demorada la aprobación de como listado maestro de las TRD por parte del Archivo de Bogotá quienes registros’, expedido en actualmente tienen para aprobación las TRD actualizadas a febrero de 2014 por la 2014 las cuales, una vez sean aprobadas, se aplicarán a partir Secretaria General de la de 2016. Alcaldía Mayor de Bogotá. En revisión de las mismas se evidenció que: - Para el proceso Logístico ya no aplica la Carpeta denominada ‘Eventos’. - Para el proceso Ambiental, la serie 365 – Subserie 115 Programa de Criterios Ambientales para las Compras y la Gestión Contractual, debería contener las ‘Verificaciones técnicas de los proponentes’; sin embargo, dichas verificaciones no se encuentran en los archivos del proceso Gestión Ambiental sino en el proceso jurídico, por lo cual no es una subserie que deba ser asignada a Gestión Ambiental. - Igualmente para el proceso Ambiental, la serie 365 subserie 20 ‘Programa de Extensión de Buenas Prácticas Ambientales’, debería contener los ‘Soportes de la participación en campañas de valor ambiental’; sin embargo, en el archivo físico se encontró que solamente contiene el informe de Icontec. La Secretaria General de la Alcaldía Mayor de Bogotá emitió en febrero de 2014 el cuarto lineamiento del Sistema Integrado de Gestión denominado “Cuadro de caracterización documental como listado maestro de registros”, en el que establece una metodología para la construcción del cuadro de caracterización documental (listado maestro de registros) como insumo fundamental para la elaboración y/o actualización de la tabla de retención documental (TRD). En su numeral 5.2.4 Cuarta fase: Revisión y aprobación del cuadro de caracterización documental, indica que “Cada vez que haya necesidad de realizar una actualización del cuadro [de caracterización documental] se debe cumplir con los pasos anteriormente Avenida Carrera 24 No. 40 – 66 Código Postal 111311 Teléfono: 2170711 Fax.2170711 Ext. 180 www.bogotaturismo.gov.co Código: SE-F06 Versión: 08 Fecha vigencia: 01-10-2015
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mencionados. No obstante, la revisión y actualización del mismo deberá realizarse como mínimo una vez al año, teniendo en cuenta las modificaciones o cambios de los procesos en el marco del SIG, en razón de la dinámica de la entidad u organismo distrital.” Con base en lo anterior, es indispensable mantener permanente revisión, actualización y aplicación de las TRD. Hallazgos comunes a los procesos Mejora Continua y Seguridad y Salud Ocupacional. 7 Decreto 1443 de 2014 (31 OP Se observó que el proceso relacionado con el sistema de julio) – Art. 37. Seguridad y Salud en el Trabajo fue denominado ‘Gestión Artículo 1 de la Ley 1562 Seguridad y Salud Ocupacional’ (S&SO); así mismo en la de 2012. intranet se observa que hay documentos en que se denomina Artículo 2.2.4.6.1 del Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo – SST. Decreto 1072 de 2015. Decreto 1443 de 2014 (31 de julio) – Art. 37: ordena la sustitución del Sistema de Seguridad y Salud Ocupacional por el de Seguridad y Salud en el Trabajo. Se debe unificar y apropiar el término Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo – SGSST en el IDT, ya que se evidenció en la auditoria que no obstante la suscripción del Contrato Numero 182 de 2015, el cual entre otros debía documentar dicho sistema, ajustándolo a la normatividad vigente; se caracterizó el proceso, se expidió el instructivo manejo de indicadores, no se ajusto el plan de trabajo, ni los objetivos del sistema a dicha terminología, y aún el mismo contrato (182-2015), se sigue utilizando el término de Seguridad y Salud Ocupacional – S y SO. Con el fin de evitar eventuales confusiones, es recomendable denominar al proceso unificadamente con todos los elementos relacionados (caracterización, procedimientos, mapa de riesgos etc.) refiriéndose a Seguridad y Salud en el Trabajo. Hallazgos comunes (relacionados con riesgos) a los procesos Promoción del Destino, Mejora Continua y Seguridad y Salud Ocupacional. 8 NTCGP 1000, numeral OB Se evidencia la revisión y seguimientos realizados a los 4.1. g) establecer controles riesgos de gestión y corrupción del proceso en mención, no sobre los riesgos obstante como una oportunidad de mejora, se deben revisar identificados y valorados dándole alcance a todos los procedimientos que se manejan que puedan afectar la desde el área. satisfacción del cliente y el logro de los objetivo de la entidad.
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9
NTC-OHSAS 18001 4.3.1 Planificación. Artículo 2.2.4.6.15 del Decreto 1072 -2015.
10
NTC-OHSAS 18001 4.4.3 Comunicación, participación y consulta. Numeral 3, Artículo 2.2.4.6.14 Decreto 1072 de 2015.
OP
OB
En auditoria se pudo establecer que el panorama de factores de riesgo del IDT realizado por la ARL en octubre de 2013, no cobija las actividades rutinarias y no rutinarias; no cubre a la totalidad de todas las personas que tienen acceso al sitio de trabajo (incluso contratistas y visitantes; no incluye las áreas de Control Interno, Comunicaciones y Disciplinarios; no toma los comportamientos, aptitudes y otros factores humanos; así como los peligros identificados que se originan fuera del lugar de trabajo con capacidad de afectar adversamente la salud y la seguridad de las personas que están bajo el control de la Entidad; los peligros generados en la vecindad del lugar de trabajo (como obras públicas); ni las actividades relacionadas con el trabajo controlados por la Entidad como es el caso de los PIT; no se han priorizado riesgos, ni establecidos los controles para los riesgos identificados. En la auditoria no se evidenció la participación de los trabajadores en la identificación de peligros; valoración de riesgos y determinación de controles (estos no están definidos); investigación de incidentes, la consulta donde haya cambios que afecten el SGSST. Con memorando 2015IE2023 del 16 de diciembre de 2015, la Líder del proceso realizo observación al hallazgo, manifestando que este es complemento del hallazgo 5 del informe y por lo tanto se puede unificar en una sola observación. Al respecto la auditoria se manifiesta confirmándolo, ya que son diferentes el hallazgo 5 trata sobre la identificación de peligros, y el hallazgo 9 aunque trata también de identificación de peligros lo hace desde la perspectiva de la forma como estos deben ser comunicados y a quienes; de ahí, que el criterio normativo no sea el mismo. Por lo tanto el hallazgo se mantiene.
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NTD-SIG 001:2011 Norma Técnica Distrital del Sistema Integrado de Gestión, 4.2.2
NC
No fue presentada evidencia de la identificación de riesgos laborales para el proceso Mejora Continua. Según información del líder del subsistema Seguridad y Salud en el Trabajo, el proceso Mejora Continua no debe tener riesgo laboral alguno, porque éstos le competen exclusivamente al proceso de Seguridad y Salud Ocupacional. Durante el desarrollo de la auditoría, para el proceso de Mejora continua se evidenció la identificación sólo de riesgos de tipo operativo: ‘Falta de atención’ o ‘Mala atención a ciudadanos’ los cuales, una vez analizados, se considera que se constituyen más en causas que en riesgos. La NTD-SIG 001:2011 - Norma Técnica Distrital del Sistema Integrado de Gestión, numeral 4.2.2 Planificación de la gestión del riesgo, indica: “b. Identificar y valorar los riesgos laborales asociados con cada una de las actividades descritas en los procesos y con la prestación y elaboración de los bienes y servicios.” Con el memorando radicado con el Nro. 2015IE1734 del 5nov-2015, fue presentado un correo del 29 de octubre de 2015 de la Dirección Distrital de Desarrollo Institucional, con el cual conceptúan que “… los riesgos de seguridad y salud en el trabajo deben ser administrados por el proceso que establezca directrices frente al subsistema…”, sin embargo, también indica el concepto que “…para la identificación de los riesgos, deben estar involucradas todas las áreas o dependencias…”; con base en lo anterior y considerando que es indispensable que los riesgos de Seguridad y Salud en el Trabajo deben ser de conocimiento de todos los servidores, de todas las áreas y de todos los procesos, se ratifica la No Conformidad. Se recomienda analizar el proceso con el fin de identificar, entre otros, riesgos de tipo laboral que el proceso tenga; por otra parte, es importante adelantar una adecuada revisión de los riesgos y sus consecuencias, así como evaluar los impactos, con el fin de establecer adecuados controles para los mismos.
Hallazgos aplicables al proceso Direccionamiento Estratégico. 12
NTD-SIG 001:2011, numerales 4.2.1 literal d)
OP
La entidad en la caracterización de los procesos, no cumple con los mínimos que debe referenciarse en ellas, pues estas no relacionan el líder, ni el normograma asociado al proceso.
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- NTD-SIG 001:2011, numerales 4.2.4 numeral 7), literal a) Décimo Primer Lineamiento de Inventarios de Activos de Información del SIG de mayo de 2015 de la Secretaria General de la Alcaldía Mayor de Bogotá - Numeral 2) Artículo 4 del Decreto 103 de 2015. NTD-SIG 001:2011, numerales 4.3 literal c) 4.4 numeral 1), literal a). Resolución 27 de 31 de Enero de 2014, articulo 15.
NC
En la entidad no se evidenció la planificación documental de los requisitos puntuales o propios del Subsistema de Gestión y Seguridad de la Información.
OP
En la entidad se cuenta con un funcionario al cual le fueron asignadas responsabilidades especificas en el SIG como Líder de los procesos de: Direccionamiento Estratégico, Mejora Continua, Gestión Ambiental, Gestión de Sistemas de Información y Tecnología; así mismo cumple funciones como coordinador para los Subsistemas de Calidad, Control Interno, Gestión Ambiental y Gestión de Seguridad de la Información; responsabilidades que deben ser realizadas con independencia de otras que le sean asignadas. No obstante, el mismo funcionario es el representante de la alta dirección quien coordina todas las acciones relacionadas con el SIG y el equipo operativo, con lo anterior no se evidencia claramente la independencia requerida.
15
NTD-SIG 001:2011, numerales 4.1 literal l).
OP
En la entidad no se evidenció la estructuración de un plan gerencial del SIG que tome como referente la política y objetivos del SIG.
16
- NTD-SIG 001:2011, numerales 4.2.3 literal g). Sexto Lineamiento Caracterización y portafolio de bienes y servicios, Febrero de 2014, de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor.
OP
En la Entidad se evidenció en la página Web e Intranet la publicación de la Descripción de los Servicios (Incluye Servicio No Conforme), la cual se presenta como el portafolio de bienes y servicios del Instituto. Dicha publicación adolece del cumplimiento de los requisitos establecidos en el lineamiento, entre otros ser atractivo para el lector, autentico, proyectar la identidad institucional, mostrar imágenes en un tamaño adecuado y con la resolución adecuada.
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- NTD-SIG 001:2011, numerales 4.2.5.1 literal c). Decimo sexto Lineamiento Identificación y atención de necesidades de infraestructura física, octubre 2015, de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor.
OP
Con el fin de lograr una optimización y priorización de recursos para la implementación del Subsistema de Seguridad de la Información es importante acoger lo establecido en el lineamiento de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor, en cuanto a las orientaciones para identificar las necesidades en materia de infraestructura física que incluya los medios físicos (hardware) y logísticos (software) teniendo que el primero de ellos comprende maquinas, equipos, herramientas, medios de trasporte, edificios, entre otros.
Hallazgos aplicables al proceso Gestión del Destino. 18
4. Sistema de Gestión de la Calidad. 4.1. Requisitos Generales (SGC). 4.1. g) establecer controles sobre los riesgos identificados y valorados que puedan afectar la satisfacción del cliente y el logro de los objetivo de la entidad.
19
4. Sistema de Gestión de la Calidad. 4.1. Requisitos Generales (SGC). 4.1. g) establecer controles sobre los riesgos identificados y valorados que puedan afectar la satisfacción del cliente y el logro de los objetivo de la entidad.
20
4.2.1 planificación.
C
Se evidenció que todos los colaboradores del proceso conocen perfectamente cuál es el objetivo y alcance de su proceso y dónde se ubica su caracterización en el Mapa de Procesos del IDT.
OP
C
Con respecto al manejo y control de los riesgos se evidenció que el proceso cuenta con tres Riesgos, los cuales a través de la herramienta Riesgos IDT, el Líder del proceso efectúa su control y seguimiento, sin embargo como una oportunidad de mejora se debe solicitar a planeación y sistemas capacitación sobre los nuevos ajustes y manejo de la herramienta.
El elemento y/o herramienta que el proceso contempla para su planificación se evidencia a través del POA del proceso. La interacción del proceso de Gestión de Destino de acuerdo con la apreciación del Líder se efectúa en el orden estratégico con el proceso Direccionamiento Estratégico, Mejora Continua y Gestión de la Información Turística quienes actúan como proveedores o elementos de entrada para la gestión del mismo; en lo que respecta al proceso de promoción es cliente y proveedor, dependiendo de las necesidades de ambos procesos y de acuerdo con sus procedimientos, con todos los procesos de apoyo de acuerdo con el Mapa de procesos del IDT.
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4.2.3 Control documentos
de
C
Se evidenció que los documentos asociados al proceso se encuentran documentados, vigentes y publicados en la intranet, para la consulta de servidores y partes interesadas.
22
4.2.2. Manual de Calidad (Subsistema de Gestión de Calidad). 4.4.4. Documentación (Subsistema de Gestión Ambiental).
C
Se evidenció conocimiento de donde están ubicadas en la Intranet las políticas que enmarcan los subsistemas responsabilidad Social y Seguridad y Salud en el trabajo.
23
NTCGP 1000, numeral 6.2.2 d) asegurarse de que los servidores públicos y/o particulares que ejercen funciones públicas son conscientes de la pertinencia e importancia de sus actividades y de cómo contribuyen al logro de los objetivos de calidad.
C
Se evidenció durante la auditoría la participación activa del Líder del proceso y de su Líder Operativo, de igual forma, se evidenció el compromiso y apropiación de los servidores públicos que gestionan el proceso atreves del conocimiento e importancia de las actividades y estrategias que desarrollan para el logro de los objetivos institucionales.
24
6.4. Ambiente de Trabajo (SGC). 4.4.1. Recursos, Funciones, Responsabilidad, Rendición de Cuenta y Autoridad (SGA).
C
El líder del proceso demuestra conocimiento sobre los lineamientos que se establecen dentro del proceso de gestión ambiental y de los documentos que se encuentran publicados en la Intranet en el proceso de Talento Humano y que se relacionan con el Subsistema de Seguridad y Salud en Trabajo. El líder Operativo a través de correo electrónico comunica a todo su equipo las directrices que se fijan desde Talento Humano y que tiene que ver con el Subsistema de seguridad y salud en el trabajo. De igual forma el líder del proceso evidenció mediante correo electrónico y actas de reunión sobre las necesidades en materia de talento Humano, para cumplir con los objetivos de su proceso.
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7.2. Procesos Relacionados con el Cliente. 7.2.1. Determinación de los requisitos relacionados con el producto y/o servicio (SGC). 7.2.2. Revisión de los requisitos relacionados con el producto y/o servicio (SGC). 4.3.1. Aspectos Ambientales (SGA). 4.3.2. Requisitos Legales y Otros Requisitos (SGA). 4.4.6. Control Operacional (SGA).
C
Se evidenció que se efectúa comunicación con los clientes internos y externos a través de reuniones de seguimiento a la ejecución y compromisos establecidos en el proceso de Destino. Se evidenció que el proceso de Gestión de Destino cumple con los lineamientos de gestión ambiental y que tiene en cuenta las cláusulas generales en los contratos que se gestionan al interior del proceso. El proceso en la actualidad cuenta con el Normograma actualizado de acuerdo con la Normativa legal vigente y el líder del proceso demostró conocimiento sobre el procedimiento para la actualización del mismo.
26
8.2.3 Seguimiento y Medición de Procesos, 8.5.2. Acción Correctiva (SGC). 4.5.3. No conformidad, acción correctiva y acción preventiva (SGA).
C
Se efectuó la revisión de las acciones del proceso de Gestión del Destino en términos de cumplimento y seguimiento, en relación con las actividades formuladas a través del plan de mejoramiento, evidenciándose que el proceso en la actualidad tiene pendiente por cerrar la acción GD-AC12 con fecha de vencimiento 30-11-2015.
27
8.3 .Control del producto y/o servicio no conforme, Norma NTCGP 1000:2009. literal a)
C
Se evidenció el control y seguimiento que se efectúa por parte del Líder del Proceso y su Líder Operativo al manejo del producto NO conforme, se presentó evidencia a través de correos donde se envía a Planeación y Sistemas el manejo al producto NO conforme, el cual para el tercer trimestre no presento No conformes, de igual forma es relevante el manejo que se le da a la identificación y control del producto y/o servicio no conforme, a través de los registros y formatos utilizados para evidenciar las acciones tomadas.
Hallazgos aplicables al proceso Promoción del Destino. 28 4. Sistema de Gestión de la C Calidad 4.1. Requisitos Generales (SGC). 4.1. Requisitos Generales (SGA). NTD-SIG 001:2011 4,2,1, planificación de los procesos. 29 4.2.4 Control de C documentos.
-Se evidencia la documentación en el Sistema Integrado de Gestión del proceso de Promoción del Destino, la cual se encuentra publicada y disponible para consulta en la intranet del IDT. - Se evidencia que el proceso cuenta con el recurso humano y los recursos de información físicos y digitales que permiten la operación y seguimiento.
Es evidente el buen funcionamiento de la conformación de expedientes físicos de acuerdo con las TRD definidas en el proceso, se resalta que el archivo de gestión correspondiente a los años 2007, 2008, 2009, 2020, 2011, 2012 y 2013, fue enviado al archivo central para su correspondiente tramite.
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NTCGP 1000, numeral 6.2.2 d) asegurarse de que los servidores públicos y/o particulares que ejercen funciones públicas son conscientes de la pertinencia e importancia de sus actividades y de cómo contribuyen al logro de los objetivos de calidad.
C
Se resalta durante el ejercicio de auditoría la participación y la buena atención del Subdirector y la profesional especializada quien maneja las actividades de mercadeo. De igual forma, se evidenció el compromiso de los servidores públicos que participan en el proceso. Se evidenció el conocimiento e importancia de las actividades y estrategias que desarrollan para el logro de los objetivos desde el proceso misional y los objetivos institucionales.
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7.1, Planificación de la realización del producto o prestación del servicio 7.2 Procesos relacionados con el cliente, 7.3 Diseño y desarrollo 7.5 Producción y prestación del servicio.
C
- Se evidencia la documentación con relación al FAM de Brasil, En el que se describen en forma detalladas las actividades realizadas, teniendo en cuenta el ciclo PHV, realizado por el Instituto Distrital de Turismo y Precolombina. - En lo que respecta al diseño y producción del material promocional correspondiente a los productos para promocionar a Bogotá, se evidenció la siguiente documentación: 1 - Solicitud de cotizaciones (de acuerdo al convenio). 2 - Revisión de cuadro comparativo de proveedores. 3 - Aprobación y orden de producción. 4 - Factura para entrega de elementos. (3 facturas de material). 5 - Ingreso a satisfacción almacén. 6 - La distribución y egresos del material del almacén, lo anterior resalta. Lo anterior, destaca la trazabilidad de las actividades desarrolladas con relación a los requisitos que se deben tener en cuenta para la aceptación y verificación de los producto y /o servicio que proporciona el IDT, a los clientes internos y externos.
32
8.3 .Control del producto y/o servicio no conforme, Norma NTCGP 1000:2009. literal a).
C
Como aspecto relevante se destaca el manejo que se le da a la identificación y control del producto y/o servicio no conforme, a través de los registros y formatos utilizados para evidenciar las acciones tomadas.
33
Procedimiento “PD-P06 Mercadeo Turístico de Bogotá” V.01 (20-052014).
OB
En la verificación realizada al procedimiento en mención, se observó que una de las salidas de la actividad No. 1, es el plan de mercadeo, no obstante, se evidenció que no se encuentra publicado y disponible para consulta en los documentos asociados al proceso. Se hace necesario llevar a cabo las gestiones para proceder a su publicación en la web y intranet, dado que este documento es de relevancia para clientes externos e internos.
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Procedimiento “PD-P07 Promoción Turística de Bogotá” V.01 (20-052014). Instructivo PD-I04 “ Apoyo a Eventos Dentro y Fuera de Bogotá V.01 (2015-07-15).
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8.2.3. Seguimiento y medición de los procesos.
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4.5.1. Seguimiento y Medición (Subsistema de Gestión Ambiental). 8.5.2. Acción Correctiva (Subsistema de Gestión de la Calidad). 4.5.3. No conformidad, acción correctiva y acción preventiva (Subsistema de Gestión de la Calidad. 8.5.3 Acción Preventiva.
OP
C
OB
A pesar que el proceso aplica, consolida, analiza y emite los resultados de las encuestas de satisfacción del cliente, que se aplican en los PIT, se evidencia que las actividades derivadas de los viajes de familiarización:(en inglés fam trips o fam tours, rueda de negocios etc), no se ha implementado un mecanismo para evaluar el grado de aceptación de los servicios ofrecidos en estos eventos, por demás, se pueden tener en cuenta oportunidades de mejora para fortalecer las actividades de promoción turística de Bogotá. Se evidencia conocimiento y apropiación de la operación del proceso que se realiza a través del POA. De acuerdo con lo planeado versus lo ejecutado. Se observó, que las actividades se vienen cumpliendo. Se evidencia el cierre de las acciones producto de seguimientos y evaluación realizado al proceso, así mismo, se verificaron las solicitudes de cierre realizadas por el líder del proceso al Asesor de Control Interno, no obstante, se hace necesario identificar todas las evidencias para que se puedan llevar a cabo los cierre de las acciones correctivas establecidas en el proceso.
Hallazgos aplicables al proceso Gestión de Información Turística. 37
38
4. Sistema de Gestión de la Calidad. 4.1. Requisitos Generales (SGC). 4.1. Requisitos Generales (SGA). 7.2. Procesos Relacionados con el Cliente. 7.2.1. Determinación de los requisitos relacionados con el producto y/o servicio (SGC). 7.2.2.Revisión de los requisitos relacionados con el producto y/o servicio (SGC). 4.3.1. Aspectos Ambientales (SGA). 4.3.2. Requisitos Legales y Otros Requisitos (SGA). 4.4.6. Control Operacional (SGA).
C
Se evidenció que todos los colaboradores del proceso conocen qué es un proceso estratégico, de apoyo y misional y dan cuenta donde se ubica su proceso en el Mapa de Procesos del IDT.
C
Se tienen en cuenta las normas APA y Derechos de Autor se efectúa seguimiento y registro de todos los documentos asociados al proceso así como, la revisión por parte del Líder del Proceso.
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8.2.3 Seguimiento y Medición de Procesos. 8.5.2. Acción Correctiva (SGC). 4.5.3. No conformidad, acción correctiva y acción preventiva (SGA).
OB
Se reviso en conjunto las acciones del proceso, encontrándose la Acción N° IT-AC06, en la cual se formulaba una serie de actividades con el fin de cerrar el hallazgo de la auditoria del mes de noviembre de 2014, en ese sentido, se encontró que las acciones formuladas no se orientan al cierre definitivo del hallazgo, en consecuencia se debe reformular dicha acción y ampliar la fecha de cierre. De igual forma se debe reportar oportunamente el seguimiento del indicador GTI-06 “Variación porcentual anual de la llegada de visitantes a Bogotá” teniendo en cuenta los tiempos de consolidación de la información.
40
4.2.4 Control de Registros (SGC).
OP
Se debe organizar la información referente a los POA y reportes de indicadores en carpetas virtuales, es decir, en los correos electrónicos de Líder Operativo y Líder del Proceso, esto con el fin de poder tener fácil acceso a dichos registros y a su vez contar con las evidencias fácilmente.
41
6.4. Ambiente de Trabajo (SGC). 4.4.1. Recursos, Funciones, Responsabilidad, Rendición de Cuenta y Autoridad (SGA).
OP
Respecto al ambiente de trabajo, se evidencia que han realizado requerimientos a Logística y Talento Humano para que se canalice el cableado, se adecuen los puestos de trabajo e instalen puntos de conexión. De igual manera se ha requerido a Sistemas para que se instale la impresora y el suministro de equipos de cómputo.
OP
Como evidencia de los mecanismos que utiliza Gestión Ambiental para dar a conocer novedades asociadas al proceso fueron argumentados: 1. Publicación en la Intranet de todos los temas relacionados con la gestión ambiental. 2. Inclusión de temas ambientales en el Plan Institucional de Capacitación (PIC) y 3. Presentación de temas ambientales en la programación de inducciones y reinducciones del Instituto. Se evidenció, con resultados satisfactorios, la publicación en la intranet de la entidad, la inclusión de temas ambientales en el PIC y en la programación de inducciones y reinducciones; no obstante, las capacitaciones sobre el tema ambiental no se han realizado y en las inducciones y reinducciones sobre el tema ambiental solamente se menciona la política ambiental. Con el fin de optimizar la interiorización y apropiación de temas ambientales es recomendable dar cumplimiento al Plan de Capacitaciones sobre el tema ambiental y aprovechar los espacios de inducción y reinducción para profundizar sobre el tema.
Hallazgos aplicables al proceso Gestión Ambiental. 42
NTD-SIG 001:2011 Norma Técnica Distrital del Sistema Integrado de Gestión – 4.2.7 Planificación de la comunicación y la participación.
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Hallazgos aplicables al proceso Logístico 43 NTCGP 1000:2009 C Norma Técnica de Calidad para la Gestión PúblicaNumeral 7.6 Control de los equipos de seguimiento y de medición. 44
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NTD-SIG 001:2011 Norma Técnica Distrital del Sistema Integrado de Gestión, 4.2.2. NTD-SIG 001:2011 Norma Técnica Distrital del Sistema Integrado de Gestión, 4.2.2.
Se evidenció, con resultados satisfactorios que se realizó oportunamente la calibración del Higrómetro, de la cual se mantiene la debida trazabilidad documental.
C
NC
Hallazgos aplicables al proceso Evaluación Institucional. 46 4. Sistema de Gestión de la C Calidad. 4.1. Requisitos Generales (SGC). 4.1. Requisitos Generales (SGA). NTD-SIG 001:2011 4,2,1, planificación de los procesos.
Por indagación se verificó con resultados satisfactorios que el personal ingresado en el último año recibió, por parte de las líderes operativas del proceso, inducción sobre el proceso mismo. Dentro del proceso Logístico se presta debida atención a los aspectos laborales recibidos por parte de la ARL, a través de Talento Humano; sin embargo no fue presentada evidencia de la identificación en el proceso de riesgos laborales para el proceso Logístico, ni de haber recibido lineamiento de controles y seguridad desde el proceso Seguridad y Salud Ocupacional. La NTD-SIG 001:2011 - Norma Técnica Distrital del Sistema Integrado de Gestión, numeral 4.2.2 Planificación de la gestión del riesgo, indica: “b. Identificar y valorar los riesgos laborales asociados con cada una de las actividades descritas en los procesos y con la prestación y elaboración de los bienes y servicios.” Se recomienda analizar el proceso con el fin de identificar, entre otros, riesgos de tipo laboral que el proceso tenga. Se evidencia la documentación en el Sistema Integrado de Gestión del proceso Evaluación Institucional. La documentación se encuentra publicada y disponible para consulta en la intranet del IDT. Se evidencia que el proceso cuenta con el recurso humano y los recursos de información físicos y digitales que permiten la operación y seguimiento.
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4. Sistema de Gestión de la Calidad. 4.1. Requisitos Generales (SGC). 4.1. Requisitos Generales (SGA). NTD-SIG 001:2011 4,2,1, planificación de los procesos.
OP
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Medición (Subsistema de Gestión de la Calidad). 8.2.1. Satisfacción del Cliente. 8.2.2 Auditoría interna. 4.5.5. Auditoría Interna (Subsistema de Gestión Ambiental).
OB
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8.2.3. Seguimiento y medición de los procesos.
OB
Si bien es cierto la caracterización del proceso de Evaluación Institucional tiene un (1) punto de control en la actividad No. 6, no obstante, siendo éste un procedimiento de evaluación, se sugiere definir puntos de control en otras actividades, que desde mi punto de vista como auditor, considero se deben revisar y verificar. Por ejemplo, a continuación expreso algunos controles asociados a actividades del planear y hacer, como oportunidad de mejora. -Determinar los aspectos a verificar en virtud de la auditoría -Manual de Roles del SIG, -Procedimiento de Auditoria, - Reporte de hallazgos de Auditoria, - Informe de Auditoría revisado por la dirección. De igual forma en el desarrollo de auditoría el Asesor de Control Interno, manifestó que haría una revisión a toda la documentación del proceso, siendo así, se recomienda verificar otros puntos de control en la caracterización y en los procedimientos. Por otra parte, en el acta del comité operativo No. 10 del 19 de marzo de 2015, se explicaron los elementos que hacen parte integral del formato de caracterización de proceso MC-F16 y Procedimiento MC-F15, la cual se encuentra en el siguiente link: Proceso Direccionamiento Estratégico_ Registros_ acta Comité Operativo_ No. 10. Luego de analizar la respuesta enviada por el Asesor de Control Interno, mediante correo electrónico del 3 de noviembre, sobre el informe preliminar, se hace ajuste en éste ítem, por lo que se concluye, cambiar la observación a la categoría de Oportunidad de Mejora. -Es preciso que se asegure la publicación oportuna de los informes de auditoría en el SIG, link: registros_ informes de auditorías internas_ informes de auditorías internas 2015 _ de todos los informes de auditorías realizadas.
Se evidencia el seguimiento de la operación del proceso que se realiza a través de la programación versus el reporte de ejecución de actividades en el Plan Operativo Anual (POA), sin embargo, llama la atención que la actividad “Seguimiento a la austeridad en el gasto”, presenta un bajo cumplimiento de acuerdo con lo planeado, se genera una alerta para el cumplimiento de esta actividad, no obstante, mediante correos electrónicos del 27 de febrero y el 27 de abril de 2015, ha solicitado esta información a la Subdirección de Gestión Corporativa y Control
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4.5.1. Seguimiento y Medición (Subsistema de Gestión Ambiental). 8.5.2. Acción Correctiva (Subsistema de Gestión de la Calidad). 4.5.3. No conformidad, acción correctiva y acción preventiva (Subsistema de Gestión de la Calidad. 8.5.3 Acción Preventiva.
OB
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4. Sistema de Gestión de la CalidadNTCGP 1000:2009. 4.1. Requisitos Generales (SGC). 4.1. Requisitos Generales (SGA). NTD-SIG 001:2011 4,2,1, planificación de los procesos.
OB
Disciplinario, sin que esta área envié en forma oportuna dicha información para proceder a realizar el informe respectivo. Se ajusta la redacción y se mantiene la Observación. La acción formulada “CS-AC 13”, correspondía al proceso “Control y Seguimiento”, como se estableció en el mapa de proceso anteriormente, correspondiente al área de Control Interno. Como se identifica en la acción correctiva en mención, la fecha de apertura fue en el 2013, no obstante, los anteriores Asesores(a), no solicitaron el cierre en forma oportuna, como lo menciona el actual Asesor de Control Interno. Cabe aclarar que antes de llegar el nuevo Asesor de Control Interno, se le solicitó al líder operativo del proceso de Evaluación Institucional, que desde Planeación y Sistemas se podía realizar, la revisión al cumplimiento de actividades, para proceder al cierre, dado que la competencia según lo establecido en el procedimiento MC-P01, “Acciones Correctivas, Preventivas y/o de Mejora” está a cargo de Control Interno. Se sugiere que como se han cumplido todas las actividades, se requiera a Planeación y Sistemas apoyar en el cierre, para registrar el resultado de las acciones tomadas. Se mantiene la Observación. En la revisión realizada al mapa de riesgos del proceso de Evaluación Institucional en el aplicativo “Riesgos IDT”, se observó, que muchos de los identificados tienen en su redacción incluidas las causas o consecuencia, lo cual podría afectar su análisis y valoración, no obstante se tiene establecido el control sobre los ocho (8) riesgos identificado. Luego de analizar la respuesta enviada por el Asesor de Control Interno, mediante correo electrónico del 3 de noviembre sobre el informe preliminar, se hace ajuste en éste ítem, por lo que se concluye, cambiar la No Conformidad a la categoría de Observación.
Hallazgos aplicables al proceso Mejora Continua. 52
NTD-SIG 001:2011 Norma Técnica Distrital del Sistema Integrado de Gestión – Generalidades
OP
Se observó que el procedimiento ‘Acciones Correctivas, preventivas y de mejora’ (MC-P01) hace referencia a ‘Auditorías internas de calidad’, denominación que es asociada a solamente un (1) sistema (Sistema de Gestión de la Calidad – SGC, orientado por la Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública NTCGP 1000:2009) y que deja por fuera seis (6) de los siete (7) Sistemas del Sistema Integrado de Gestión (SIG) que aplican para el Instituto Distrital de Turismo - IDT, así: Sistema de Control Interno – SCI, Sistema de Gestión Ambiental – SGA, Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo – SG-SST, Sistema de Gestión de Seguridad de la Información – SGSI,
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NTCGP 1000:2009 Norma Técnica de Calidad para la Gestión PúblicaNumerales 3.46 Registro, 3.54 Trazabilidad, 4.2.4 Control de Registros y 7.5.3 Trazabilidad.
OP
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NTD-SIG 001:2011 Norma Técnica Distrital del Sistema Integrado de Gestión, 4.2.2 NTCGP 1000:2009 Norma Técnica de Calidad para la Gestión Pública Numeral 4.1 g.
OP
Sistema Integrado de Gestión de Archivo – SIGA y Sistema de Responsabilidad Social – SRS. Es recomendable actualizar esta denominación en el sentido de hacer alusión a ‘Auditorías al Sistema Integrado de Gestión’. Como evidencia de que el Plan Operativo Anual se elaboró con la participación del equipo del proceso, fue presentada una lista de asistencia a una reunión del equipo en febrero de 2015 y no fue presentada evidencia alguna de los temas tratados en dicha reunión; igualmente, no fueron presentadas evidencias de reuniones de autoevaluación realizadas por el equipo. Con el memorando radicado con el Nro. 2015IE1734 del 5nov-2015, fueron presentadas las actas 01 del 29-ene-2015 3:00pm, 02 del 10-feb-2015 3:00pm, 03 del 12-feb-2015 3:00pm, 10 del 18-jun-2015 2:30pm. En la Nro. 01 se evidencia que el equipo de trabajo presenta las actividades a desarrollar por POA, lo cual soporta el trabajo en equipo para la elaboración del Plan Operativo Anual. Con base en lo anterior, se cambia el impacto del hallazgo a Oportunidad de Mejora en el sentido de ‘Presentar, si son requeridas, las evidencias de la gestión del proceso ante cualquier ente de control interno o externo’ con el fin de evidenciar oportunamente la trazabilidad del cumplimiento de los requisitos establecidos para el proceso. Durante el desarrollo de la auditoría fueron presentados dos riesgos identificados para el proceso: “Falta de atención” y “Mala atención a los ciudadanos”. Una vez analizados, se considera que estos conceptos son más causas que riesgos en sí mismos. Como control de los riesgos identificados en el proceso Mejora Continua fue argumentada la aplicación del procedimiento ‘Acciones correctivas, preventivas y/o de mejora – ACPM’; en el mismo se incluye en la actividad 8 la consolidación de las acciones y se menciona que en la intranet de la entidad se llevará un registro de las acciones correctivas, preventivas y de mejora cerradas, el cual servirá de insumo para la revisión por la Dirección. Se evidenció que la entidad no cuenta con un Plan de Mejoramiento Institucional consolidado, sino que éste se encuentra separado en el archivo correspondiente a acciones originadas en hallazgos de la Contraloría y en un archivo de otras fuentes. Es recomendable hacer una adecuada revisión de los riesgos, sus causas y sus consecuencias, así como su valoración, su tratamiento y sus impactos, con el fin de establecer adecuados controles.
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Cuarto lineamiento del Sistema Integrado de Gestión ‘Cuadro de caracterización documental como listado maestro de registros’, expedido en febrero de 2014 por la Secretaria General de la Alcaldía Mayor de Bogotá.
OP
Se evidenció que las Tablas de Retención Documental (TRD) que se encuentran en uso en el proceso, están actualizadas a 21 de junio de 2013. Según información de la líder del SIGA, se debe a que es demorada la aprobación de las TRD por parte del Archivo de Bogotá quienes actualmente tienen para aprobación las TRD actualizadas a 2014 las cuales, una vez sean aprobadas, se aplicarán a partir de 2016. La Secretaria General de la Alcaldía Mayor de Bogotá emitió en febrero de 2014 el cuarto lineamiento del Sistema Integrado de Gestión denominado “Cuadro de caracterización documental como listado maestro de registros”, en el que establece una metodología para la construcción del cuadro de caracterización documental (listado maestro de registros) como insumo fundamental para la elaboración y/o actualización de la tabla de retención documental (TRD). En su numeral 5.2.4 Cuarta fase: Revisión y aprobación del cuadro de caracterización documental, indica que “Cada vez que haya necesidad de realizar una actualización del cuadro [de caracterización documental] se debe cumplir con los pasos anteriormente mencionados. No obstante, la revisión y actualización del mismo deberá realizarse como mínimo una vez al año, teniendo en cuenta las modificaciones o cambios de los procesos en el marco del SIG, en razón de la dinámica de la entidad u organismo distrital.” Con base en lo anterior, es indispensable mantener permanente revisión, actualización y aplicación de las TRD.
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Octavo lineamiento del Sistema Integrado de Gestión ‘Mecanismos de medición de la satisfacción del usuario y partes interesadas’, expedido en 2014 por la Secretaria General de la Alcaldía Mayor de Bogotá.
OP
En revisión de algunos de los indicadores existentes para el proceso, se observó que arrojan como resultado cumplimientos del 175%, 300% y 400%. Éstos resultados, evidencian deficiencias en la razonabilidad (subvaloración) del cálculo de las metas y de las actividades programadas a realizar, razón por la cual no son de gran valor para la toma de decisiones con el enfoque gerencial y estratégico requerido. La Secretaria General de la Alcaldía Mayor de Bogotá emitió en 2014 el octavo lineamiento “Mecanismos de medición de la satisfacción del usuario y partes interesadas del sistema integrado de gestión” con el cual se pretende que la entidad evalúe al interior de su organización si la medición de la satisfacción de sus usuarios y partes interesadas se está realizando según lo planeado inicialmente y con un objetivo claro, en pro de establecer una cultura del mejoramiento continuo de elementos como procesos, procedimientos, trámites, bienes y/o servicios. El propósito es lograr que la medición involucre el análisis de los resultados en la toma de decisiones, con un enfoque gerencial y estratégico que permita un mejoramiento
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continuo en la prestación del servicio al ciudadano y, por ende, un mayor nivel de satisfacción de sus usuarios. Es recomendable realizar previamente análisis profundos para programar y presentar metas razonables, realizables, alcanzables y medibles; de las que el resultado de sus indicadores sean presentados en el Comité del Sistema Integrado de Gestión (SIG), para que desde allí también se definan acciones de mejora en la medida en que el Comité así lo considere y que sean útiles para la alta dirección en la toma de decisiones. 57
MECI 2014 – Modelo Estándar de Control Interno – Numerales 3.3 y 5.1 NTD-SIG 001:2011 Norma Técnica Distrital del Sistema Integrado de Gestión, 5.1 l NTCGP 1000:2009 Norma Técnica de Calidad para la Gestión Pública Numeral 4.2 La Ley 87 de 1993 Sexto lineamiento del Sistema Integrado de Gestión ‘Caracterización y portafolio de bienes y servicios’, expedido en 2014 por la Secretaria General de la Alcaldía Mayor de Bogotá.
OP
Por indagación se recibió información que, con motivo de la auditoría de certificación en Calidad, los procedimientos ‘Manejo y control contable (FI-P07)’ y ‘Auditoría (EIP01)’fueron actualizados básicamente en los formatos de presentación, mas no en los procedimientos en sí mismos. Con el memorando radicado con el Nro. 2015IE1734 del 5nov-2015, fueron presentadas actualizaciones para los procedimientos ‘Manejo y control de Caja Menor (FI-P04)’ y ‘Manejo y control de la Tesorería (FI-P06)’. Es indispensable gestionar con las áreas técnicas la revisión de las necesidades de actualización de todos los procedimientos del Instituto, con el fin de mantenerlos acorde con la normatividad y situación vigentes de la entidad.
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NTCGP 1000:2009 Norma Técnica de Calidad para la Gestión Pública Numeral 4.2.3 y 4.2.4.
OP
En revisión de los procedimientos publicados en la intranet se evidenció que se eliminó el registro de control de cambios, el cual se suple con archivos físicos que contienen la documentación mediante la cual se solicitan cambios, pero su búsqueda es demorada y se dificulta su identificación.
Hallazgos aplicables al proceso Seguridad y Salud Ocupacional.
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Artículos 2.2.4.6.8. Numeral 7; 2.2.4.6.16 y 2.2.4.6.17 Numeral 2 y Parágrafo 2 del Decreto 1072 de 2015.
OP
No obstante evidenciarse la realización de una evaluación inicial por la ARL, la cual sirvió de base para establecer el plan de trabajo 2015 adoptado mediante Resolución 119 de 2015 por el IDT, entre otros se observa en el documento: El plan no está firmado por el representante de la Entidad; ni esta ajustado al cumplimiento de la normatividad legal vigente, el mapa de procesos que relaciona no corresponde al actual, el apartado 1.5.2 Distribución Demográfica, no se contemplo el riesgo laboral escala 4 para el Contrato 1992015, no se ajustó el Plan de Capacitación, no tiene definido objetivos, no identifica metas, responsabilidades, recursos y cronograma de actividades; ya que para este último invitan para su consulta ver anexo 6, pero este no hace parte del plan. Con memorando 2015IE2023 del 16 de diciembre de 2015, la Líder del proceso realizo observación al hallazgo, presentado como evidencia, ubicar en el Proceso de Gestión Seguridad y Salud Ocupacional, titulado (Sic)SISTEMA DE GESTIÓN DE LA SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO-SG-SST con fecha de creación y ajuste 15 de Noviembre de 2015, y a la fecha cuenta con la segunda revisión. Con base en la evidencia relacionada procede el equipo auditor a verificar la evidencia, teniendo como resultado que dicho título no se encuentra relacionado en ninguno de sus acápites: caracterización, documentos, formatos, registros, acciones, medición de la gestión. Ante la falta de evidencia de un Plan de Trabajo actualizado y acorde a la Entidad se mantiene el hallazgo.
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NTC-OHSAS 18001 4.2 Política Artículos 2.2.4.6.5 y 2.2.4.6.6 del Decreto 1072 -2015.
OP
Se debe revisar la Política de SGSST definida, la cual debe contener los requisitos mínimos de los preceptos legales citados, en términos de publicación, oficialización y comunicación. Con memorando 2015IE2023 del 16 de diciembre de 2015, la Líder del proceso realizo observación al hallazgo, manifestando: “..Para ello el IDT, destinara los recursos humanos, técnicos y económicos necesarios, para asegurar el cumplimiento de las normas y legislación Colombiana vigente, “ en cumplimiento de lo exigido en el decreto(Sic) 1072/2015 y ohsas (Sic) 18001: 2007. Al respecto, es de aclarar que con solo esa manifestación no se está dando cumplimiento a lo establecido en el criterio relacionado en el hallazgo, ya que esta hace relación a la forma como se debe redactar la política, requisitos de forma, y la manera en la cual se debe comunicar o socializar la misma, mandato al cual no se le ha dado cabal cumplimiento, por lo cual el hallazgo se mantiene.
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CODIGO: SE-F06
FORMATO INFORME DE AUDITORIA
VERSION: 08 FECHA: 01-10-2015
61
Artículo 2.2.4.6.7 Decreto 1072 -2015.
del
OP
Se evidenció en el ejercicio auditor que los objetivos de la política del SG-SST de la Entidad no se ajustan a lo estipulado en el Decreto 1072 -2015. Con memorando 2015IE2023 del 16 de diciembre de 2015, la Líder del proceso realizo observación al hallazgo, argumentos que no evidencian el cumplimiento, por lo tanto el hallazgo se mantiene.
62
NTC-OHSAS 18001 4.5.2. y 4.3.2; Requisitos Legales Numeral 5, Artículo 2.2.4.6.8, del Decreto 1072 -2015.
63
NTC-OHSAS 18001 4.4.2 Competencia, formación y toma de conciencia Numeral 2, Artículo 2.2.4.6.14 del Decreto 1072 de 2015.
OP
OB
En el ejercicio auditor no obstante evidenciar un Procedimiento de Identificación y Evaluación al Cumplimiento de Requisitos Legales y Otros Aplicables en Seguridad y Salud en el Trabajo V02 (04-12-2015) y unos formatos de Matriz de Requisitos Legales V01 (20-09-2015) y Evolución Normativa SST V01 (20-09-2015), no se evidencia una compilación actualizada de los requisitos normativos exigibles para el establecimiento, implementación y mantenimiento del SGSST en el IDT, acordes con las actividades propias e inherentes de su actividad productiva. Lo anterior, se corrobora atendiendo al normograma asociado al proceso. Y que no hay registro de la evaluación legal inicial para la documentación del sistema. Con memorando 2015IE2023 del 16 de diciembre de 2015, la Líder del proceso realizo observación al hallazgo, manifestando que la Evolución normativa identificada en el registro SSO-FO1 “Matriz de Requisitos Legales” VO1(2009-2015), obedece a la normatividad aplicable al IDT(..) la cual esta armonizada con el registro en mención. Por lo anterior, el hallazgo se mantiene teniendo en cuenta que dicha matriz esta sin diligenciar; y de otra parte, porque el Decreto 1072 de 2015, hizo un ejerció de compilar la reglamentación existente del Sector Trabajo, por ello varios de los decretos y resoluciones mencionados en el normograma fueron compilados por dicho decreto. En auditoria no se pudo establecer necesidades de formación teniendo en cuenta los riesgos definidos, máxime cuando estos no están actualizados. Así mismo, por lo incipiente de la implementación del SGSST en la Entidad, no se pudo establecer que el personal del IDT, ubica las consecuencias del SGSST reales y potenciales, de sus actividades laborales, su comportamiento, y beneficios del SGSST para un mejor desempeño personal; toma de conciencia de sus funciones y responsabilidades, y preparación ante emergencias.
Avenida Carrera 24 No. 40 – 66 Código Postal 111311 Teléfono: 2170711 Fax.2170711 Ext. 180 www.bogotaturismo.gov.co Código: SE-F06 Versión: 08 Fecha vigencia: 01-10-2015
CODIGO: SE-F06
FORMATO INFORME DE AUDITORIA
VERSION: 08 FECHA: 01-10-2015
64
Artículo 2.2.4.6.11 Decreto 1072 de 2015.
65
NTC-OHSAS 18001 4.5 Verificación 4.5.1 Medición y seguimiento del desempeño. Artículo 2.2.4.6.19 del Decreto 1072 Indicadores del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el trabajo SG-SST.
OB
No se evidenció en trabajo de campo ni documentalmente, que la Entidad proporcione o planee dar a todo trabajador que ingrese por primera vez, independiente de su forma de contratación y vinculación y de manera previa al inicio de sus labores, una inducción en los aspectos generales y específicos de las actividades a realizar, que incluya entre otros, la identificación y el control de peligros y riesgos y la prevención de accidentes y enfermedades. OP
Se pudo evidenciar en auditoria, que el Instructivo Medición de Indicadores SISO V01 (27-10-15), para hacer seguimiento a las actividades planeadas y a los resultados esperados, estructura tres categorías: Indicadores de cumplimiento y gestión; Indicadores de cubrimiento e Indicadores de impacto. Los cuales no están en concordancia con lo preceptuado en el Decreto citado ya que este, requiere se evalué, la estructura, el proceso y los resultados del sistema.
Hallazgos aplicables al proceso Gestión de Sistemas de Información y Tecnología. 66
Norma Técnica ISO/IEC 27001.
NTC-
NC
Atendiendo al compromiso de la alta dirección con la implementación del SGSI, y no obstante tener programada su implementación en el POA del proceso de Gestión de Sistemas de Información y Tecnología para la vigencia 2015, no se evidenció en la auditoria el cumplimiento de los requisitos genéricos establecidos en los numerales 4, 5, 6, 7 y 8 de la norma técnica evaluada.
Décimo Primer Lineamiento de Inventarios de Activos de Información del SIG de mayo de 2015 de la Secretaria General de la Alcaldía Mayor de Bogotá. Numeral 2) Artículo 4 del Decreto 103 de 2015. 67
68
Norma Técnica Distrital del Sistema Integrado de Gestión NTD-SIG 001:2011. Décimo Primer Lineamiento de Inventarios de Activos de Información del SIG de mayo de 2015 de la Secretaria General de la Alcaldía Mayor de Bogotá.
OP
NC
La entidad en la caracterización de los procesos, no cumple con los mínimos que debe referenciarse en ella, pues estas no relacionan los activos de información del proceso, ni la relación o referencia de los registros asociados. No se ha dado cumplimiento a la Metodología para la identificación y clasificación de los activos de información en las entidades distritales, que contempla los aspectos, orientaciones y lineamientos existentes en materia de seguridad de la información, gestión documental, gestión de calidad y control interno, en el marco de la implementación del Sistema Integrado de Gestión.
Avenida Carrera 24 No. 40 – 66 Código Postal 111311 Teléfono: 2170711 Fax.2170711 Ext. 180 www.bogotaturismo.gov.co Código: SE-F06 Versión: 08 Fecha vigencia: 01-10-2015
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Conclusiones: DIRECCIÓN ESTRATÉGICA: En el marco a la auditoria al proceso de Direccionamiento Estratégico no se evidenció alienación entre la planeación del SIG y la operativización de sus componentes, toda vez que se evidencian vacios en la planificación e implementación de los Subsistemas ya que priorizaron la implementación del Subsistema de Seguridad y Salud en el Trabajo respecto al del Sistema de Gestión y Seguridad de la Información. Asimismo, la política de Administración del riesgo con la falta de implementación de estos Subsistemas, no garantiza el control de la administración pública para el cumplimiento de los objetivos y metas institucionales, generando desconfianza entre los servidores y ciudadanos. Con lo anterior, se evidencia vacios en la planificación de la medición y el seguimiento al SIG en lo que respecta al compromiso de la alta dirección, los principios de la seguridad de la información y la gestión documental, al cumplimiento de los requisitos legales aplicables a la institución relacionados con el SIG y al compromiso de mejorar continuamente. PROCESO GESTIÓN DEL DESTINO: De acuerdo con la Auditoría interna al SIG, se concluye que el Proceso de Gestión de Destino cumple con los requisitos de Norma y los lineamientos del SIG del IDT de acuerdo con lo contemplado en la NTDSIG 001:2011; de igual forma se concluye que el proceso Responsabilidad Social debe estar caracterizado en cumplimiento de la ISO 26000 y para ello, se deben iniciar las mesas de trabajo en conjunto con los dos procesos misionales del IDT. PROCESO PROMOCIÓN DEL DESTINO: En el marco de la auditoría realizada al proceso de Promoción del Destino, una vez evaluados los hallazgos presentados, se precisa que el proceso en mención, tiene un adecuado funcionamiento y control a las actividades que viene desarrollando, no obstante, se deben acoger las recomendaciones que se consideren pertinentes para optimizar la operatividad del mismo. De igual forma, se concluye que cumple con los requisitos y normas que sean aplicables al Sistema Integrado de Gestión del IDT. PROCESO GESTIÓN DE LA INFORMACIÓN TURÍSTICA: De acuerdo con la Auditoría interna SIG, se concluye que el Proceso de gestión de la Información Turística cumple con los requisitos de Norma y los lineamientos del SIG del IDT. PROCESOS GESTIÓN AMBIENTAL Y LOGÍSTICO: Una vez revisados los hallazgos, los subsistemas del Sistema Integrado de Gestión se encuentran satisfactoriamente implementados en el mismo y que con la atención de los hallazgos encontrados se optimizará la madurez en la operativización del proceso. PROCESO EVALUACIÓN INSTITUCIONAL: Una vez evaluados los hallazgos presentados, se precisa que el proceso en mención tiene un adecuado funcionamiento y control a las actividades que viene desarrollando, no obstante, se deben acoger las recomendaciones que se consideren pertinentes para optimizar la operatividad del mismo. De igual forma, se concluye que cumple con los requisitos y normas que sean aplicables al proceso teniendo en cuenta el Sistema Integrado de Gestión (SIG) del IDT. PROCESO MEJORA CONTINUA: Una vez revisados los hallazgos, los sistemas del Sistema Integrado de Gestión se encuentran adecuadamente implementados, excepto por el Sistema de Seguridad y Salud en el Trabajo, el cual requiere de madurez para su implementación. PROCESO DE SEGURIDAD Y SALUD OCUPACIONAL: En el marco de la auditoria al Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo – SGSST, considera este grupo auditor, que esta no permitió dar cumplimiento al objetivo, en términos de evaluar la implementación, conformidad y mejora a las normas del Sistema Integrado de Gestión, toda vez que el SGSST se encuentra en proceso de documentación e implementación y por lo incipiente de su socialización a las partes interesadas, estos no permiten una oportuna revisión que objetivamente garantice la identificación de acciones de mejora, que refleje un adecuada sostenibilidad del Sistema. GESTIÓN DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN Y TECNOLOGÍAS: En el marco de la auditoria al Sistema de Gestión de la Seguridad de la Información –SGSI, esta no permitió dar cumplimiento al objetivo de la misma: “Evaluar la implementación, conformidad y mejora del SIG, respecto a la normatividad”, en cuanto a que es incipiente su implementación en la Entidad; por lo cual, no se pudo evidenciar su conformidad a los requisitos de la norma NTC-ISO/IEC 27001, ni determinarse que esta en armonía con los lineamientos de la Norma Técnica Distrital del Sistema Integrado de Gestión, para las Entidades y Organismos Distritales NTD-SIG001:2011; ni los expedidos por la Dirección Distrital de Desarrollo Institucional de la Secretaria General; así como las directrices internas de la Entidad. Avenida Carrera 24 No. 40 – 66 Código Postal 111311 Teléfono: 2170711 Fax.2170711 Ext. 180 www.bogotaturismo.gov.co Código: SE-F06 Versión: 08 Fecha vigencia: 01-10-2015
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FORMATO INFORME DE AUDITORIA
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HALLAZGOS DE LA AUDITORIA N°. De Fortalezas Aspectos sobresalientes a resaltar del proceso
14
N°. Oportunidades de mejora Aspecto que eventualmente puede llegar a ser una No Conformidad
27
N°. De no conformidades Incumplimiento de un requisito
5
N°. de Observaciones
11 TOTAL
57
Auditores:
Auditados:
Raúl Rojas Devia Asesor de Control Interno Vo. Bo.
Arturo Bravo Subdirector de Gestión de Destino
Camilo A. Garzón Tauta Auditor Líder Gestión Ambiental, Logístico Y Mejora Continua
Nelson Enrique Alvarado Subdirector de Promoción del Destino
Jacqueline Rivera Fonseca Auditora Líder Gestión de Sistemas de Información y Tecnología y Seguridad y Salud Ocupacional
Carmen Elena Martínez Subdirectora de Gestión Corporativa
Eduardo Navarro Téllez Auditor Líder Gestión del Destino y Observatorio Turístico
Patricia Ballestas Del Portillo Auditor Líder Evaluación Institucional
Raúl Rojas Devia Asesor de Control Interno
Carlos Alfonso Gaitán Asesor de Planeación y Sistemas
Karinfer Olivera Donato
Erica Indira Ortega Asesora Observatorio Turístico
Yennifer Dayana Hérnandez
Cristiam Patarroyo
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CODIGO: SE-F06
FORMATO INFORME DE AUDITORIA
VERSION: 08 FECHA: 01-10-2015
María Judith Chocontá Borda
Deissy Murcia
William Cely
Sandra Michel Pino
Patricia Ballestas Del Portillo
Alberto Antonio Amaya Páez
Carlos Meza Pónce
Luz Aida Ángel Parra
Julio Roberto Garzón
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