FOMENTO DE LA CULTURA DE CONTROL INTERNO
ELABORACIÓN Elaborado por:
Alix Amaya Gómez Cargo: Asesor Control Interno
REVISIÓN Y APROBACIÓN Revisado y aprobado por:
Eduin Fernando Valdez Cargo: Jefe de Oficina Asesora
PROCEDIMIENTO
Fomento de la cultura de control interno
Código: PT-EMC-CC-03
Versión: 02 Fecha: 03/08/2011 Página 2 de 10
TABLA DE CONTENIDO
1. OBJETO ............................................................................................................ 3 2. ALCANCE ......................................................................................................... 3 3. DEFINICIONES ................................................................................................. 3 4. NORMATIVIDAD ............................................................................................... 4 5. CONDICIONES GENERALES .......................................................................... 4 6.1 FOMENTO DE LA CULTURA DE CONTROL INTERNO ................................ 6 6.2 EJERCICIO DEL AUTOCONTROL ................................................................. 7 7. REGISTROS DE CALIDAD ............................................................................... 8 8. DOCUMENTOS DE REFERENCIA .................................................................. 8 10. ANEXOS .......................................................................................................... 9
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1. OBJETO Fomentar la cultura de control interno, mediante la adecuada organización, funcionamiento y aplicación de la estructura organizacional, las reglas de la entidad, los procesos, los sistemas de información, los procedimientos y los recursos humanos, físicos, técnicos, financieros y tecnológicos.
2. ALCANCE Este procedimiento inicia con actividades de fomento de la cultura de control interno dentro de la Entidad. Involucra la participación directa del Asesor de Control Interno e indirectamente a todas las unidades administrativas o dependencias de la Administración Central Municipal.
3. DEFINICIONES 3.1 AUTOCONTROL Proceso de compromiso y responsabilidad individual orientado a resultados institucionales, fundamentado en la disciplina y los principios morales del comportamiento humano. 3.2 EQUIPO DE AUDITORÍA Está conformado por el talento humano vinculado laboralmente a la planta de cargos del Despacho del Alcalde con funciones de Control Interno (actualmente cuenta únicamente con un Asesor). 3.3 CAPACITACIÓN Desarrollo del proceso intelectivo y de habilidades técnicas y operativas en alguna área del conocimiento.
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3.4 UNIDAD ADMINISTRATIVA Corresponde a la denominación general que se le da a las diferentes dependencias jerárquicas en que se distribuye la estructura organizacional de la Entidad: Despacho del Alcalde, Oficina Asesora de Planeación y Secretarías de Despacho.
4. NORMATIVIDAD - Ley 87 de 1993. - Decreto 1599 de 2005. MECI 1000:2005.
5. CONDICIONES GENERALES 5.1 CLASIFICACIÓN PROCESO: Mejoramiento Continuo.
5.3 RIESGOS Y CONTROLES 5.3.1 Riesgos Procesos inconclusos de fomento a la cultura de control interno. 5.3.2 Puntos de control Adecuada programación de acciones de fomento, ejecución y evaluación de las mismas. (Actividad 1). 5.4 DE LA RESPONSABILIDAD El establecimiento, desarrollo, complementación y evaluación permanente del sistema de control interno es responsabilidad única y directa del Alcalde, pero su ejercicio ha de ser compromiso de los Secretarios de Despacho, Jefe de la oficina Asesora de Planeación y de todos y cada uno de los servidores públicos de la Entidad.
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5.5 DE LA CULTURA DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO El Alcalde de puerto Gaitán deberá promover la creación de una cultura de control interno al interior de la Entidad, la cual ha de tener como fundamento el hacer de los principios administrativos una acción diaria y permanente. 5.6 DEL EJERCICIO DEL CONTROL INTERNO El ejercicio del control interno tiene como objetivo el examen objetivo, independiente, sistemático y profesional de las operaciones, procesos y controles de gestión, administrativos y financieros de la Entidad. El sistema de control interno se aplicará sobre todos los elementos y recursos de la administración central municipal como son los aspectos administrativos, financieros, contables, de planeación, técnicos y de prestación de los servicios, de información y los recursos humanos, económicos, físicos y tecnológicos; en tal sentido el control interno actuará sobre libros, documentos, personas, bienes, procesos, procedimientos, actividades, políticas, objetivos y metas.
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6. CONTENIDO 6.1 FOMENTO DE LA CULTURA DE CONTROL INTERNO
No 1
2
2
3
4
5
6
ACTIVIDAD (FLUJOGRAMA)
RESPONSABLE
REGISTRO
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
Inicio
Adelanta reunión definir plan de trabajo
Solicita recursos organiza información
para
los y
Coordina la realización de las actividades de capacitación
Elabora resultados Alcalde
informe de y entrega al
Archivo
Fin
Adelanta reunión con equipo de auditoría para analizar y definir plan de trabajo tendiente al fomento de la cultura de control interno.
Asesor de Control Interno
Solicita recursos requeridos y organiza información, enviar a la Secretaría Administrativa y Financiera, para ser incluido dentro del plan de formación y capacitación de la entidad.
Asesor de Control Interno
Asesor de Control Interno
Formato control de asistencia
Asesor de Control Interno
Documento que contenga el resultado de las actividades
Asesor de Control Interno
Archivo de gestión
Coordina la realización de las actividades de capacitación para el fomento de la cultura del control interno, de forma grupal y/o personalizada. Elabora informe de resultados y entrega a Alcalde y al Comité de Control Interno para información. Archivar informe, para futuras consultas requeridas.
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6. CONTENIDO 6.2 EJERCICIO DEL AUTOCONTROL No 1
ACTIVIDAD (FLUJOGRAMA)
RESPONSABLE
REGISTRO
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
Inicio
Garantiza autocontrol
el
ejercicio del que permita:
Cumplir las funciones en concordancia con las normas vigentes aplicables a la gestión.
2
Garantiza el ejercicio del autocontrol
Desarrolla las actividades del proceso bajo su responsabilidad
3
1
Alcalde, Secretarios de Despacho y Todos los Funcionarios
Alcalde, Jefe de Oficina Asesora, Secretarios de Despacho
Administrar adecuadamente los recursos humanos, físicos, financieros y tecnológicos y su utilización de manera efectiva y oportuna. Documentar y aplicar los métodos, metodologías, procesos y procedimientos y validarlos constantemente con el propósito de realizar los ajustes y actualizaciones necesarios de tal manera que sean el soporte orientador fundamental, no sólo para el cumplimiento de sus funciones asignadas, sino para el cumplimiento de las metas y objetivos establecidos en los planes de acción y en los de mejoramiento. Desarrolla las actividades del proceso bajo su responsabilidad, que contribuyen al logro de los objetivos establecidos, mediante la aplicación y/o combinación adecuada de los procedimientos, métodos, normas, recursos, sistemas de comunicación, información y seguimiento.
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Fomento de la cultura de control interno 1
4
Evalúa los procesos misionales y de apoyo
Asesora y acompaña a las dependencias en la definición y establecimiento de mecanismos de control
5
6
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Evalúa los procesos misionales y de apoyo, adoptados y utilizados Documento consolidado por la Entidad, con el fin de Asesor de en el formato determinar su coherencia con los Control Interno Informe de objetivos y resultados comunes e Auditoria inherentes a la misión institucional.
Asesor de Control Interno
Asesora y acompaña a las dependencias en la definición y establecimiento de mecanismos de control en los procesos y procedimientos, para garantizar la adecuada protección de los recursos, la eficacia y eficiencia en las actividades, la oportunidad y confiabilidad de la información y los registros y el cumplimiento de los objetivos.
Fin
7. REGISTROS DE CALIDAD IDENTIFICACIÓN Código F-ALC-04
Nombre
ACCESO
CONSERVACIÓN
DISPOSICIÓN FINAL
Personal Autorizado
Tiempo de Retención
Método
Consecutivo
Asesor de Control Interno
2 años
Archivo Central
Cronológico
Asesor de Control Interno
5 años
Archivo Central
Cronológico
Asesor de Control Interno
5 años
Archivo Central
ALMACENAMIENTO Y RECUPERACIÓN Recolección
Indización
Control de Asesor de Carpeta asistencia Control Interno sensibilización No aplica Informe de Asesor de Carpeta – Base resultados Control Interno de Datos fomento cultura de control No aplica Informe Jefe de Oficina Carpeta autoevaluación Asesoraprocesos Secretario de Despacho
Clasificación
8. DOCUMENTOS DE REFERENCIA 8.1 Plan de Acción de Control interno. 8.2 Plan de Sensibilizaciones. 8.3 Manual de Control Interno.
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Fomento de la cultura de control interno 10. ANEXOS 10.1 F-ALC-04 Control de Asistencia Sensibilización.
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