Flujo de Presupuestos

Documentación Intelisis. Derechos Reservados. Publicado en http://docs.intelisis.info

1.

2.

3.

Introducción

3

1.1

DEFINICIONES GENERALES Y APLICACIÓN CON EL ERP

4

1.2

VERSIONES DISPONIBLES

4

1.3

DIAGRAMA DE INTEGRACIÓN

4

1.4

DIAGRAMA DE PROCESO

5

Cuentas

6

2.1

ARTÍCULOS

6

2.2

PROVEEDORES

8

Funcionalidad

12

3.1

13

PRESUPUESTO

2.2 VALIDACIÓN DEL PRESUPUESTO

17

2.3

19

REALIZAR COMPRA CON PRESUPUESTO

1. Introducción

Manual Presupuestos - 3

Publicado en http://docs.intelisis.com

1.1

Definiciones generales y aplicación con el ERP

El objetivo básico del área de compras es asegurar el suministro de materias primas, productos sub-contratados y repuestos, o productor terminados, además de reducir el costo del producto terminado. En Intelisis ERP el módulo de compras permite la planeación y gestión de materiales por medio de un presupuesto así evitano que el usuario sobre pase sus compras a lo que tiene contemplado gastar durante el periodo, asegurando el suministro constante para la operatividad de la empresa y el stock suficiente para tener la disponibilidad hacia los clientes, sin estar sobre inventariados.

1.2 Versiones Disponibles A partir de 4600 v3 “Preconfigurado”.

1.3

Diagrama de Integración

Manual Presupuestos - 4

Publicado en http://docs.intelisis.com

Compras

Presupuesto

Contabilidad

Imagen 1.Diagrama de Integración

1.4

Diagrama de Proceso

Imagen 2. Diagrama de Proceso

Manual Presupuestos - 5

Publicado en http://docs.intelisis.com

2. Cuentas

2.1 Artículos Para poder realizar una compra es necesario que los artículos hayan sido dados de alta previamente. A continuación se muestra como dar de alta un artículo. Manual Presupuestos - 6

Publicado en http://docs.intelisis.com

Ruta: Cuentas | Artículos | Artículos | Botón Nuevo 1. Clave del artículo, debe ser única no puede repetirse. 2. Si el artículo contiene opciones, por ejemplo una libreta profesional las opciones podrían ser de raya de cuadro etc. 3. El tipo del Artículo, normal, servicio, serie etc. Es importante mencionar que para que el artículo sea inventariable debe darse de alta como tipo NORMAL o SERIE. 4. Por default al darlo de alta el estatus es este mismo. 5. La descripción de dicho artículo. 6. Unidad de compra, venta y traspaso, esto puede ser que se compre caja y se venda por pieza, etc. 7. La categoría es un agrupador por ejemplo aquí se selecciona Activo fijo. 8. Porcentaje de los impuestos en este caso sólo aplica IVA del 16%. NOTA: Existen muchos datos que se pueden capturar del artículo aunque no son obligatorios. Éstos se deberán o no capturar dependiendo de la necesidad de la empresa.

Manual Presupuestos - 7

Publicado en http://docs.intelisis.com

2.2 Proveedores Para poder realizar una compra, es necesario registrar en el sistema a los proveedores a los que se realizarán los movimientos. A continuación se muestra cómo dar de alta un proveedor. Ruta: Cuentas | Proveedores | Proveedores | Botón Nuevo 1. Clave. Indicar la clave del proveedor.

Manual Presupuestos - 8

Publicado en http://docs.intelisis.com

2. Tipo. Elegir tipo Proveedor, el cual puede ser Acreedor, filial, inter compañía, etc. 3. Estatus. ALTA por default. 4. Nombre o razón social del proveedor. 5. RFC. 6. Datos de la dirección del proveedor como, calle, número, colonia, etc. 7. Datos de localización del proveedor o del contacto, teléfonos, correo, fax, etc. 8. Pestaña de Fiscal indicar el régimen fiscal. 9. Botón sucursales. En caso de que el proveedor sea una empresa grande con varias sucursales se podrá capturar información de cada sucursal incluyendo los contactos de cada sucursal. Nota: Los datos requeridos son la clave, el tipo de proveedor, el estatus, y el nombre o razón social, sin embargo, es recomendable capturar la mayor información posible para tener un mejor registro del proveedor y así contar con la información suficiente en caso de ser necesario.

Manual Presupuestos - 9

Publicado en http://docs.intelisis.com

Contacto del Proveedor

Manual Presupuestos - 10

Publicado en http://docs.intelisis.com

Ruta: Cuentas | Proveedores | Proveedores | Botón Sucursales

1. En la pantalla de sucursales, se podrá capturar nombre de la sucursal. 2. Nombre del encargado. 3. Nombre y teléfonos de los contactos. 4. Correo electrónico.

Nota: Aunque no todos los campos son obligatorios si es necesario capturar la mayor información posible ya que de esta forma se puede conocer mejor al proveedor.

Manual Presupuestos - 11

Publicado en http://docs.intelisis.com

3. Funcionalidad

Manual Presupuestos - 12

Publicado en http://docs.intelisis.com

3.1

Presupuesto

Ruta: Logística | Compras | Nuevo 1. Movimiento. Seleccionar Presupuesto. 2. Se Capturan los campos de artículo, cantidad, costo, etc. Además muestra el importe ejercido de ese artículo. 3. Que importe se tiene en pendiente del presupuesto. 4. Y cuanto esta aún disponible para ejercer. Este movimiento se irá actualizando automáticamente en cuanto se afecten movimientos en el sistema que estén relacionados con los artículos

Manual Presupuestos - 13

Publicado en http://docs.intelisis.com

presupuestados. El movimiento presupuesto también se puede editar con el movimiento Disminución del Presupuesto. La columna de Pendiente registrará el importe del presupuesto que está en Requisiciones de Compra, pero que no han sido afectadas como Entradas de Compra. La columna de Disponible indica el importe que puede ser utilizado. Posición del Movimiento

Ruta: Logística | Compras | Buscar movimiento Presupuesto | Afectarla a Entrada Compra | Menú Ver | Opción Posición del movimiento 1. Se puede observar que se generó un movimiento de Orden de compra en estatus pendiente en el módulo de cuentas por pagar. Póliza del Movimiento

Manual Presupuestos - 14

Publicado en http://docs.intelisis.com

Ruta: Logística | Compras | Nuevo Presupuesto | Menú Ver | Opción Posición del Movimiento | Seleccionar póliza | click derecho Examinar 1. Se puede observar el movimiento generado en el módulo de Contabilidad, su estatus e información relevante de la póliza. 2. Se puede observar las cuentas a las que se cargo 3. Se puede observar las cuentas a las que se abono Vista Preliminar

Manual Presupuestos - 15

Publicado en http://docs.intelisis.com

Ruta: Logística | Compras | Nuevo Presupuesto | Botón Vista Preliminar 1. Se puede observar el movimiento generado en el módulo de Contabilidad, su estatus e información relevante de la póliza. 2. Se puede observar el importe del presupuesto estimado.

Manual Presupuestos - 16

Publicado en http://docs.intelisis.com

2.2 Validación del Presupuesto

Ruta: Configurar | Empresas | Seleccionar la Empresa | 2: Configuración de Módulos | Pestaña Compras 1. Se configura que se desea que se valide el presupuesto del Artículo 2. Además se puede indicar en qué movimiento se hará esta validación

Configurar Validación de Presupuesto a Nivel Artículo

Manual Presupuestos - 17

Publicado en http://docs.intelisis.com

Ruta: Cuentas | Artículos | Artículos | Abrir Artículo existente | Pestaña Planeación. 1. Al tener prendido de Validar Presupuesto en la configuración del módulo, en el catálogo de artículos se puede observar un nuevo combo en la que da opción de elegir el tipo de validación del presupuesto; dando opción de seleccionar mensual, acumulado o anual.

Manual Presupuestos - 18

Publicado en http://docs.intelisis.com

2.3

Realizar Compra con Presupuesto

Ruta: Logística | Compras | Buscar movimiento Orden Compra | Afectarla a Entrada Compra 1. Se podrá notar que al afectar un movimiento Orden Compra. 2. Excede el presupuesto y el sistema manda el siguiente error, especificando la clave del artículo que ha sido validado.

Manual Presupuestos - 19

Publicado en http://docs.intelisis.com