FiBu für Windows

Intelligente Lösungen. Klinger Software.

OP Module

OP 1 - Offene Posten Liste OP 2 - Mahnwesen OP 3 - Individuelle Mahnmasken

Programmbeschreibung © Klinger & Co KG - Software für das Rechnungswesen | A - 1140 Wien, Hauptstraße 29 | http://www.klingerkg.com

Inhaltsverzeichnis

1. 1.1 1.2

1.3

2.

OFFENE POSTEN

3

Allgemeines

3

Zahlungskonditionen 1.2.1 Allgemein gültige Bedingungen 1.2.2 Kundenbezogene Bedingungen 1.2.3 Rechnungsbezogene Bedingungen Übersicht OP-Module

4 4 6 7 8

OP 1 – OP-LISTEN

9

2.1

OP-Auflistung

9

2.2

Auswertungen: OP-Listen

3.

OP 2 – MAHNWESEN 3.1 3.2

4. 4.1 4.2

Stamminfo-Einstellungen

10

12 12

OP-Auswertungen 3.2.1 Mahnungen 3.2.2 Kontoauszüge 3.2.3 Etiketten 3.2.4 Mahnvorschlag 3.2.5 Mahnsperren 3.2.6 OP-Ausgleich 3.2.7 Telebanking-Aviso 3.2.8 Zahlscheine

14 14 17 17 18 18 19 19 20

OP 3 – INDIVIDUELLE MAHNMASKEN

22

Erstellung mit RAVE Reports Erstellung mit MS Word 4.2.1 Feldfunktionen 4.2.2 Formatierungen für Felder 4.2.3 Bereich Mahnung 4.2.4 Einfügen von Dokumentvariablen in MS Word 4.2.5 Überleiten der Dokumentvariablen in MS Word 4.2.6 Zusammenfassen der Dokvariablen zu Abschnitten 4.2.7 Bedeutung der Felder 4.2.8 Übernahme in FiBu für Windows

23 24 25 25 25 26 27 28 31 31

OP – Module

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Klinger & Co KG – Software für das Rechnungswesen

2

OP – Module

1.

OFFENE POSTEN

1.1

Allgemeines

Hinweis: Dieses Handbuch liefert eine Beschreibung der Handhabung der Klinger FiBu - Zusatzmodule OP 1, OP 2 und OP 3. Eine Detailbeschreibung zum Thema Offene-Posten-Buchhaltung entnehmen Sie bitte dem Handbuch FiBu für Windows. Voraussetzung für die korrekte Verarbeitung der Offenen Posten ist die Bekanntgabe der Fakturennummer im Feld FNR beim Buchen. Diese Nummer muss bei der Zahlung ebenfalls in dieser Spalte eingetragen werden, damit ein Ausgleich des Offenen Postens stattfinden kann. Außerdem ist die korrekte Eingabe der Belegsymbole im Feld SY zu beachten. Die Belegsymbole ... AR AF ER EF TR GU GS

Ausgangsrechnung (Kunden) Ausgangsfaktura (Kunden) Eingangsrechnung (Lieferanten) Eingangsfaktura (Lieferanten) Teilrechnungen Gutschrift Gutschrift

... werden als Rechnungen interpretiert. Alle übrigen Belegsymbole (z. B. KA, BA, usw.) werden als Zahlungen interpretiert. Wenn in FiBu für Windows Buchungen auf Personenkonten vorgenommen werden, finden auch Einträge in den OP-Listen statt. Die Kontrolle zum Zahlungsausgleich sowie noch fälliger Offener Posten kann über verschiedene Optionen aufgerufen werden. Es können aber auch für Bestandskonten Offene Posten verwaltet werden. Folgende OP-Auswertungen stehen in FiBu für Windows zur Verfügung:










OP-Listen Kontoauszüge Mahnungen Adress-Etiketten Mahnvorschlag Mahnsperren OP-Ausgleich Telebanking-Aviso Zahlscheine

Voraussetzung für korrekte Auswertungen ist die Beschriftung sowie die laufende Verbuchung der Ein- und Ausgangsfakturen. Ausgabe der Belege im Format PDF, HTM, RTF: Belege können in oben genannten Dateiformaten auch per E-Mail an Kunden (Speicherung der Email Adresse in den Stammdaten) versendet werden. Es wird hierbei nicht das Programm Outlook verwendet, sondern es werden separate Einstellungen über das Internet vorgenommen. Die Stammdaten müssen im Proxy Server hinterlegt werden. Der Versand erfolgt entweder als Anhang im Email oder mit Vorlage als Standardtext und Anrede als variable HTML-Datei als Email. Die erzeugte Mahnung wird direkt ins Email übernommen.

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3

OP – Module

1.2

1.2.1

Zahlungskonditionen

Allgemein gültige Bedingungen

Menü: Datei/Stamminfo/Firmenbeschriftung, OP-Kunden/ Lasche „OP“ Hier (unter der Kontonummer 20000) werden neben den Bankverbindungen auch die allgemein gültigen Zahlungsbedingungen und Mahnhinweise für ALLE Kunden definiert. (Unter der Kontonummer 30000 erfolgt auf die selbe Weise die Eingabe der Bedingungen für Lieferanten.) Die Skonti werden prinzipiell automatisch (Standard: 6570 für Kunden, 8570 für Lieferanten) verbucht.

Eingabe der allgemeinen Zahlungskonditionen: Skonti: Eingabe von 3 Skontobedingungen möglich, in Tagen und %

Allgemeine Mahnhinweise

Toleranz: Hier kann entweder in % oder absolut eine Toleranz festgelegt werden, die zusätzlich zu evtl. bestehenden Skontobedingungen beim Zahlungsausgleich akzeptiert wird – der Skonto wird somit betraglich erhöht. Respiro: Die Respiro-Frist ist eine „Verlängerung“ des Zahlungsziels aufgrund von Verzögerungen bei der Bank etc. und ist generell auf 7 Tage ausgelegt – diese Frist könnte hier durch Eingabe der tatsächlichen Tage (die >7 sein müssen) geändert werden. Verzugszinsen: Hier kann ein VerzugszinsenProzentsatz eingegeben werden, dieser wird für jeden OP anteilig angerechnet. Formel: Fälliger Betrag x Prozentsatz / 365 x Anzahl fälliger Tage Mahnspesen: Ein fixer Spesenbetrag, der auf den Mahnungen miteinbezogen wird.  Mahnsperre: ist nur bei einzelnen Kundenkonten relevant – hier könnten die Mahnungen für diesen Kunden deaktiviert werden.

Name der Mahnmaske

Neben der Eingabemöglichkeit eines Zessionsvermerkes (im Bereich Bank), der auf jedem Kontenreport in der ersten Zeile aufscheint, kann man auch einen langen Zessionstext definieren, der am Ende jeder Seite auf der OPListe und auf den Saldenlisten für Kunden mitgedruckt wird. Angabe Personenkonto-Gliederung für Zession: Zessionsvermerk für bestimmte Personenkonten (PK-Gruppe) – der Geltungsbereich des kurzen Zessionsvermerkes kann auf eine bestimmte PKGliederung beschränkt werden (Personenkonten können mit Gliederung 0 bis 90 gruppiert werden). Wird keine PK-Gliederung für Zession eingestellt, so gilt der Zessionsvermerk für alle Personenkonten.

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OP – Module

Laut RLG müssen die Skonti in der jeweiligen Erlös- bzw. Aufwandklasse verbucht werden. Daher ist es notwendig, zuvor die betreffenden Skontokonten anzulegen und mit dem Kontokennzeichen S zu versehen, um eine automatische Verbuchung auf den richtigen Skontokonten zu gewährleisten.

Das Programm sucht dann zur Verbuchung des Skontos nach einem passenden Skontokonto in der jeweiligen Gliederungsgruppe. Dabei wird zuerst nach einem Skontokonto mit passendem MWC gesucht, ansonsten wird auf ein Skontokonto mit dem MWC 0 (Null) gebucht. Wird in der betreffenden Ertrags- oder Aufwandsgruppe kein Skontokonto gefunden, findet die Verbuchung auf den Standardkonten 6570 (Kunden) bzw. 8570 (Lieferanten) statt.

Jedem Konto kann im Kontenplan ein Skontokonto zugeordnet werden, auf das automatische Skonti verbucht werden. Ist dieses Skontokonto nicht hinterlegt, so wird das Skontokonto in der Gliederungsgruppe des Erlöskontos gesucht bzw. wird das Standard-Skontokonto herangezogen.

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OP – Module

1.2.2

Kundenbezogene Bedingungen

FiBu für Windows bietet verschiedene Möglichkeiten, individuelle Personenbeschriftungen und Zahlungsbedingungen für EINZELNE Kunden anzulegen:


Menüpunkt Personenstamm im Pull-Down-Menü LISTEN




mit der Option Beschr in der Konto-Detailfunktion -Taste




mit der -Taste




mit der Option Beschr im OP-Menü nach Betätigung der -Taste.

Mit dieser Eingabemaske werden die relevanten Daten für die OP eingegeben. Hier können die Skonto- und Toleranzbedingungen, Mahnhinweise und die Kontenbeschriftung für den jeweiligen Kunden (bzw. Lieferanten) festgelegt werden. Für die Eingabe des Respiro gelten nur Eingaben größer als 7 Tage. Bei allen anderen Eingaben wird automatisch ein Respiro von 7 Tagen angenommen. Ist eine bereits bestehende Personenkonto-Beschriftung geändert worden, so erscheint nach Bestätigung der Änderungen ein Auswahlmenü, in dem bestimmt wird, ob die OP-Beschriftung in das Konto übernommen werden soll oder nicht.

Eingabe der individuellen Zahlungskonditionen und Mahnhinweise am jeweiligen Personenkonto

Diese Eingaben sind „stärker“ als die allgemein gültigen und werden bei dem betreffenden Personenkonto zur Berechnung der Zahlungsbedingungen herangezogen.

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OP – Module

1.2.3

Rechnungsbezogene Bedingungen

Rechnungsbezogene Zahlungsbedingungen können im OP-Fenster des Kunden (z. B. Konten/Option OP) mit dem Button ZB eingegeben werden.

Eingabe der rechnungsbezogenen Zahlungsbedingungen mit ZB

Diese Eingaben sind „stärker“ als die kundenbezogenen und allgemeinen Zahlungsbedingungen.

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7

OP – Module

1.3

Übersicht OP-Module

Das FiBu Zusatzmodul OP 1 – OP Liste ermöglicht die Darstellung und den Ausdruck von OP-Listen verschiedener Sortierung (Standardliste sortiert nach Kontonummern, Liste nach Fakturennummern, Fälligkeitsliste, etc.) Mit OP 2 - Mahnwesen können Mahnungen, OP-Kontoauszüge, Mahnvorschläge, Mahnsperren, Etiketten, OP-Ausgleichsliste, Telebanking-Avisos und Zahlscheine gedruckt werden. Mit diesem Modul werden von uns vorgegebene integrierte Standardmasken für Mahnungen und Kontoauszüge verwendet. Das Modul OP 3 – Individuelle Mahnmasken bietet Ihnen die Möglichkeit der Erstellung von eigenen Mahnmasken mit dem integrierten Reportgenerator RAVE Reports (oder auch mit MS Word).

Menü: Auswertungen/Lasche „OP“

Auswahl der Auswertungsart (Modul OP 2)

Auswahl der Optionen für die verschiedenen Arten von OP-Listen (Modul OP 1) Auswahl der Druckmasken für Mahnungen, Kontoauszüge und Etiketten. Für individuelle Mahnmasken wird das Modul OP 3 benötigt.

Fremdwährungsoptionen (Modul Fremdwährungen)

Optionen für den Druck von Zahlscheinen (Modul OP 2)

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OP – Module

2.

OP 1 – OP-LISTEN

Die OP-Listen bieten einen Überblick über die Offenen Posten der einzelnen Kunden aber auch über die offenen Zahlungen bei Lieferanten. Sie liefern alle OP-Informationen auf einen Blick:







Zahlungsbedingungen Toleranzbedingungen Kundenname und –konto Rechnungsdatum und –betrag Gutschrift und Saldo Zahlungsziel und Fälligkeit

2.1

OP-Auflistung

Für die Auflistung der gesamten OP-Liste gibt es im Menü: Listen/OP-Listen folgende Auswahlmöglichkeiten:







Standard (sortiert nach Kontonummer) alphabetisch (sortiert nach Name) nach Fälligkeitsdatum nach FNR (Fakturennummer) nach Betrag Mahnvorschlag (siehe OP 2 - Mahnwesen)

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OP – Module

2.2

Auswertungen: OP-Listen

Menü: Auswertung/Lasche „OP“ Bereich OP-Listen: Darstellungsarten:








Standard (sortiert nach Kontonr) alphabetisch (sortiert nach Name) nach OP-Summen (Gesamtbeträgen) nach Fälligkeitsdatum nach Fakturennummer gegliedert nach Betrag

Angabe der Kontonummer/n des/der OP-Kunden im Feld Bereich: Es ist auch möglich, verschiedene bzw. mehrere Kontonummern oder einen Bereich, anzugeben (z. B.: 20110, 20115, 20117 oder 20110-20125).

Fremdwährungsoptionen (mit dem Modul Fremdwährungen):



Querformat 2. Spalte FW valutarisch

Prognose Zahlungseingang: Welche Zahlungen sind zu erwarten in den nächsten ...





Tagen Wochen Monaten Kalendermonaten

 PK-Infos: Optional können in der OP-Liste die Infofelder der Personenkonten angezeigt werden. 9 Zeilen für Vermerke zu den jeweiligen Kunden stehen zur Verfügung. Die Eingabe der Infofelder erfolgt zuvor im Menü: Listen/Personenstamm/Konto ändern -> Lasche „Info“

Bereich Optionen: Liste zum Datum, zu dem die Fälligkeit der Offenen Posten berechnet wird Fällig seit ... Tagen Filteroption – nur solche Posten ausweisen, die schon seit mindestens ...Tagen fällig sind.

 Referenzliste: „Historische“ OP-Liste – Mit der Referenzliste kann der Stand der OP zu einem bestimmten Datum (Feld Liste zum ...) abgerufen werden (immer aus BJ 1 starten!). Beim Druck erhält man die Auswahlmöglichkeit zur Berechnung der Referenzliste entweder aus der Buchhaltung oder Ableitung aus den aktuellen OP-Sätzen. Bei der Ableitung der Referenzliste wird vom aktuellen OP-Stand ausgegangen und bis zum Abrufdatum der Referenzliste zurück gerechnet. Dadurch wird der aktuelle OP-Stand inklusive eventueller OP-Korrekturen berücksichtigt.

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10

OP – Module

.

Beispiel einer OP-Liste alphabetisch

Hinweis: Wenn die Beleg- und Fakturennummer unterschiedlich sind, wird in den OPListen in der Spalte Beleg die Belegnummer in Klammer angezeigt.

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OP – Module

3.

OP 2 – MAHNWESEN

Um Mahnungen, Kontoauszüge, Zahlscheine, etc. korrekt ausgeben zu können, müssen zunächst verschiedene Einstellungen vorgenommen werden.

3.1

Stamminfo-Einstellungen Bereich Stellenanzahl:

Menü: Datei/Stamminfo/Einstellungen/Lasche „OP“

Bereich Automatik-Konten: Oft werden bei der Verbuchung der Offenen Posten Differenzkonten (wie Centausgleich oder Kursdifferenzen) benötigt. Die Verbuchung findet automatisch statt, wobei zuerst der Skonto - sofern Skontobedingungen definiert wurden – ausgebucht wird. Danach erst findet die Buchung des darüber hinaus gehenden Betrages auf dem zu wählenden Differenz-Konto statt.

Personenkonten Die Stelligkeit der Personenkonten kann wahlweise auf maximal 7 oder 8 Stellen erweitert werden. FNR Standardmäßig ist die Fakturennummer mit 5 Stellen festgelegt. Sie kann aber - wenn die Daten nicht über Telebanking gesendet werden - bis auf max. 8 Stellen erweitert werden. Für Zahlscheindruck und Telebanking/Zahlungsverkehr (EDIFACT) muss die Beschränkung auf max. 5 Stellen bestehen bleiben!

Kursgewinne / Kursverluste Festlegung der Konten für Kursdifferenzen, wobei man für Kursgewinne bzw. Kursverluste jeweils unterschiedliche Konten eingeben kann. Kursdifferenzen können nur mehr bei Währungen von Drittwährungsländern entstehen! Sonstige Differenz Festlegung von verschiedenen OPDifferenzkonten, die bei der Verbuchung von Zahlungen in der OP für Differenzbeträge verwendet werden (z.B. Centausgleich).

Bereich Buchen:  Zahlung: Vorschlag FNR bei 1 OP Automatischer Vorschlag der Fakturennummer in der Zahlungsbuchung bei nur einem verbleibenden Offenen Posten  Zahlung aufteilen (KoRe) Aufteilen der Zahlung bei mehreren Kostenstellen/-trägern  PK-Beschriftung in Buchung übernehmen Der Name des Personenkontos wird bei Eingabe des Kontos automatisch in den Buchungstext übernommen.

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TB-Referenz (Kundendaten) Konto/FNR, FNR Bei der Überweisung von Rechnungen über das TelebankingModul EDIFACT kann wahlweise die Kontonummer (7-stellig) und die Fakturennummer (5-stellig) oder bei längerer Fakturennummer nur die FNR (bis 8-stellig) im Kundendaten-Feld der Überweisung angegeben werden. Mahnstufe (Def.)
nach Frist
nach Mahnanzahl
nach Mahnanzahl/Intervall (* Detailbeschreibung siehe nächste Seite )  Stammkostenstelle in OP übernehmen Mit dieser Option werden die Stammkostenstellen auch bei den OP-Buchungen automatisch herangezogen.

12

OP – Module

* Option Mahnstufe (Definition): Hier gibt es 3 Möglichkeiten: nach Frist: Die gültige Mahnstufe wird anhand der Fälligkeitstage berechnet. nach Mahnanzahl: Die Anzahl der bisherigen Mahnungen wird gespeichert und die nächst höhere Mahnstufe automatisch ausgewiesen. Jeder Offene Posten beginnt bei Mahnstufe 1. Die Anzahl der bereits durchgeführten Mahnungen wird in der OP-Liste in der Spalte mit Überschrift 'M' aufgelistet. nach Mahnanzahl/Intervall: Es gibt eine zusätzliche Art der Behandlung von Mahnstufen, wobei sichergestellt werden soll, dass zwischen Mahnung und nächster Mahnung ein bestimmtes Zeitintervall eingehalten wird. Mahnstufe: 'Mahntage mit Intervall' Die Mahnstufe (mit entsprechendem Mahnhinweis auf der Druckmaske) wird durch die Anzahl der erfolgten Mahnungen bestimmt, wobei die Mahnung nur dann gedruckt wird, wenn seit der letzten Mahnung mindestens eine bestimmte Anzahl von Tagen vergangen ist (für mindestens einen offen Posten des Kunden). Dieses Mahnintervall kann unter Menü: Datei/Stamminfo/Firmenbeschriftung/Lasche „OP“ - Mahnstufen-Tage für jede Mahnstufe festgelegt werden. D.h. für jede Mahnstufe wird die Mindestanzahl der Tage seit der letzten Mahnung eingegeben. Für die erste Mahnung wird durch die Mahntage bestimmt wie viele Tage seit der Fälligkeit vergehen müssen, damit die Mahnung gedruckt wird. Beispiel: - Fälligkeitsfrist von 14 Tagen + 20 weitere Tage -> 1. Mahnung - nach weiteren 20 Tagen kann die 2. Mahnung erfolgen - nach weiteren 20 Tagen kann die 3. Mahnung erfolgen

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OP – Module

3.2

OP-Auswertungen

3.2.1

Mahnungen

Die Auswahl der Mahnmaske erfolgt im Menü Auswertungen in der Registerlasche OP. Hier müssen Sie im Bereich Offene Posten das Kontrollkästchen Mahnungen aktivieren und bei Bereich die Kontonummer des Kunden eintragen. Es ist auch möglich, verschiedene bzw. mehrere Kontonummern, einen Bereich, anzugeben (z. B.: 20110, 20115, 20117 oder 20110-20125), wenn Sie mehrere Mahnungen generieren möchten. Angabe der Kontonummer/n im Feld Bereich und ggf. des FWC  Mahnungen aktivieren

Optionen: Liste zum Datum, zu dem die Fälligkeit der OP berechnet werden Fällig seit ... Tagen Filteroption – nur solche Posten ausweisen, die schon seit mindestens ...Tagen fällig sind. Zus. Respiro ... Tage Verlängerung der Respirofrist in Tagen

Mahnung drucken: Bei Fälligkeit Mahnungen werden nur gedruckt, wenn mind. 1 OP fällig ist Immer Mahnungsdruck ist unabhängig vom Fälligkeitsdatum der OP  Negative Summen auch Belege mit negativer Gesamtsumme werden mit ausgegeben OP in M-Stufe Nur OP drucken, die sich derzeit in Mahnstufe ... befinden

Inhalt:




Fällig seit Fällige OP Alle OP

Mit der Option `alle OP` können auch die noch nicht fälligen Posten gedruckt werden. Mahnungen werden mit dieser Option nur dann gedruckt, wenn mindestens 1 Posten die Fälligkeitsfrist überschreitet.

Durch Anklicken des schwarzen Pfeils neben dem Eingabefeld Druckmasken Mahnungen öffnet sich ein Auswahldialogfeld. In diesem suchen Sie dann die gewünschte Mahnmaske aus (Modul OP 3). Wenn Sie keine Maske auswählen, wird die Standardmahnmaske verwendet.

 Keine GU es werden keine Gutschriften bei den Mahnungen berücksichtigt  L-Datum die Mahnungen werden nicht nach Rechnungsdatum sondern nach Leistungsdatum berechnet

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OP – Module

Nun können Sie auf die Schaltfläche VORSCHAU im Auswertungsdialog klicken, um die Mahnung(en) anzusehen und dann anschließend auszudrucken.

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OP – Module

Wenn Sie in die Mahnung ein Firmenlogo einbinden möchten, gehen Sie wie folgt vor: Menü: Datei/Stamminfo/Einstellungen/Lasche „Druck“/Lasche „Logo“/Button BILD LADEN. Es öffnet sich ein Auswahldialog in dem Sie das gewünschte Logo (Verwendung: Kanzlei- oder Mandantenlogo) aussuchen können. Anschließend bestätigen Sie bitte mit OK.

Das gewählte Logo wird dann automatisch in die Mahnmaske übernommen.

Vorschau

Ausdruck

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OP – Module

3.2.2

Kontoauszüge

Die Erstellung der Kontoauszüge erfolgt auf die gleiche Weise wie jene der Mahnungen. Die Kontoauszüge dienen nur als Information für den Kunden, es werden auch keine Verzugszinsen/Mahnspesen berechnet.

3.2.3

Etiketten

Die Auswertung der Etiketten ist derzeit nur bei einer gleichzeitigen Aktivierung der Mahnungs-Auswertung möglich. Für die Etiketten steht eine eigene Druckmasken-Auswahl zur Verfügung. (Die Anfertigung der Druckmasken erfolgt wie bei den Mahnungen bei uns nach Ihren Wünschen.)

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OP – Module

3.2.4

Mahnvorschlag

Der Mahnvorschlag ist eine OP-Liste mit Mahn-Sperrfunktion für einzelne Kunden.

Mahnsperre einstellen: Ein/Aus

In der Mahnvorschlagsliste werden entsprechend der gewählten Fälligkeit alle zu mahnenden Posten aufgelistet. Mahnsperren können für gesamte Kundenkonten oder Einzelposten gesetzt bzw. rückgesetzt werden. Durch Setzen der Mahnsperre wird der betroffene OP so lange nicht im Mahnlauf berücksichtigt, bis die Mahnsperre wieder aufgehoben wird. Posten mit Mahnsperre werden in der Auflistung folglich durchgestrichen dargestellt bzw. mit einem `X` in der Spalte `M` gekennzeichnet. Kunden mit Bankeinzug scheinen in der Mahnvorschlagsliste nicht auf. In der Spalte „M-Dat“ wird das Datum der letzten gedruckten Mahnung gespeichert. Menü: Listen/OP-Listen/Mahnvorschlag bzw. Auswertung/Lasche „OP“

3.2.5

Mahnsperren

Es kann auch eine Liste der Kunden mit Mahnsperre gedruckt werden.

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OP – Module

3.2.6

OP- Ausgleich

Rechnungsausgleich-Analyse (Bonität) Es werden pro Kunde verschiedene Kennzahlen errechnet, die Aufschluss über das Zahlungsverhalten dieses Kunden geben. Der Betrachtungszeitraum beträgt 3 Jahre. Folgende Spalten werden errechnet:












Die Umsätze in den einzelnen Jahren des Betrachtungszeitraums sowie die Gesamtsumme (Spalte 'Gesamt') Die Anzahl der getätigten Umsätze dabei wird die Anzahl der Rechnungsbuchungen ausgewiesen (Spalte 'Anz.U.') Skonto - der im Betrachtungszeitraum in Anspruch genommene Skonto Skonto % - der Skonto in Prozent des Gesamtumsatzes Berechnung der durchschnittlichen Verweildauer der Forderungen (Spalte 'Ausgl.Tg') (d.h. die durchschnittliche Anzahl an Tagen, die bis zum Ausgleich der offenen Rechnungen vergehen) Negative Verweildauern deuten auf Anzahlungen hin. Berechnung des im Betrachtungszeitraum geschuldeten Kapitals dividiert durch die Tagesanzahl Dieser Parameter ergibt bei Multiplikation mit einem Zinsfaktor die fiktive Zinsbelastung, die der Firma durch Stundung der OP-Beträge an den jeweiligen Kunden entsteht. (Spalte 'ØSchuld') Berechnung des Anteils der Schuld am Kundenumsatz (Spalte 'ØS/U %') Diese Kennzahl ergibt ein sehr genaues Bonitätsrating - Sie ermittelt den prozentuellen Anteil des geschuldeten Kapitals am Gesamtumsatz des Kunden. D. h. die Kennzahl drückt aus, wie viel Prozent seines Umsatzes der Kunde im Betrachtungszeitraum durchschnittlich schuldig ist.

Diese Auswertung kann sowohl in Statistik/Umsatzstatistik als auch in OP/OP-Ausgleichsanalyse aufgerufen werden (Voraussetzung Modul OP2 & Statistik 2)

3.2.7

Telebanking- Aviso

Aviso für Lastschriften (Voraussetzung Module Telebanking-EDIFACT2, OP2) Auf Grundlage der OP kann ein Aviso für bevorstehende Bankeinzüge gedruckt werden. Die avisierten Posten können automatisch im Telebanking für den Bankeinzug markiert werden. Das Aviso-Formular kann mit individueller Druckvorlage (Einstellung der Druckmaske für Kontoauszüge) erstellt werden.

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OP – Module

3.2.8

Zahlscheine

Zahlscheine zum Ausgleich einzelner Offener Posten können Sie ausgehend von der OP-Liste mit dem Button ÜBERWEISUNG erzeugen. (Die selbe Funktion steht auch über ein Popup-Menü direkt im OP-Fenster (Öffnen durch Klicken mit der rechten Maustaste) zur Verfügung.) Aufruf im Einzelkonto OP-Funktion: - ÜBERW Aufruf in der OP-Listen-Funktion: - OP-Liste – ÜBERWEISUNG

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OP – Module

Zahlscheine zum Ausgleich mehrerer Offener Posten erstellen Sie im Menü: Auswertungen/Lasche „OP“, Bereich Zahlscheine. Es stehen folgende Optionen zur Wahl:

 Für neue Posten: Es muss ein Datum eingegeben werden, ab dem neue offene Posten für den Zahlscheindruck herangezogen werden. Damit ist es möglich, periodisch Zahlscheine zu neuen Rechnungen zu drucken.  Zu Mahnungen: Es können auch Zahlscheine gedruckt werden, die gleichzeitig gedruckten Mahnungen beigelegt werden. Es scheint der Mahnbetrag am entsprechenden Zahlschein auf. Es ist wichtig, dass beim Zahlscheindruck für Mahnungen die selben Daten (Datum – Liste zum ...; Fällig seit Tagen: ... ) eingegeben werden. Zahlscheine können generell mit oder ohne Betrag gedruckt werden. (Menü: Datei/StamminfoEinstellungen/Lasche „Druck“/Zahlschein)

 alle OP: Bei dieser Option werden bei mindestens 1 fälligen OP alle offenen Rechnungen angedruckt.  fällige OP: Die nicht fälligen Rechnungen werden weggelassen.  Gesammelt: Alle OP eines Kunden werden zu 1 Zahlschein gesammelt.  Skontoabzug: Der Skonto wird vom Zahlungsbetrag abgezogen. Neue OP ab Datum: Datum, ab dem neue Rechnungen für den Zahlscheindruck herangezogen werden Mahnungs-Text Hier kann ein Zusatztext eingegeben werden, der auf dem Zahlschein unter der Rechnungsnummer ausgewiesen wird. Nachdem die Kontogrenzen und das Datum eingegeben wurden, erscheint ein Menü, in dem die Druckposition und die Randeinstellung für den Zahlschein festgelegt werden.

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OP – Module

4.

OP 3 – INDIVIDUELLE MAHNMASKEN

Sie haben die Möglichkeit, neben den vorgegebenen Standardmahnmasken eigene Masken für Mahnungen mit dem integrierten Reportgenerator RAVE Reports (bzw. auch mit MS Word) zu erstellen und diese im Programm

FiBu für Windows zu verwenden. Da die Bearbeitung von Vorlagen über das RAVE-Programm relativ komplex ist, übernehmen wir gerne die Gestaltung Ihrer Masken nach Ihren persönlichen Wünschen und Vorstellungen! Eine Alternative zu den RAVE-Reports wäre eine Druckvorlage in MS Word, die allerdings nicht derart flexibel gestaltbar und schnell auszuwerten ist. Als erster Schritt ist es erforderlich, (bei geschlossenem Mandanten) im Menü: Datei/Verzeichnis/Druckvorlagen ein Verzeichnis zur Verwaltung der Mahnmasken einzustellen. Im Unterverzeichnis Mahnungen, das im Verzeichnis Druckvorlagen angelegt werden muss, werden dann die erstellten Mahnungen gespeichert.

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OP – Module

4.1

Erstellung mit RAVE Reports

Um die von uns angebotenen Mahnmasken auszuwählen, betätigen Sie die schwarze Pfeiltaste neben dem jeweiligen Auswahlfeld für Mahnungen, Kontoauszüge oder Etiketten.

Die Auswahl der Mahnmaske erfolgt in dem darauf folgenden Dialogfenster Öffnen. Danach wird diese im Eingabefeld Druckmasken Mahnungen im Auswertungsdialog angezeigt und bleibt in Folge gespeichert.

Um Masken zu bearbeiten, können Sie für die ausgewählte Maske mit dem roten Symbol R (RAVE) neben dem Feld Mahnungen im Bereich Druckmasken direkt in den Bearbeitungseditor RAVE einsteigen. Auf diese Weise wird das Programm RAVE Reports automatisch gestartet.

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OP – Module

4.2

Erstellung mit MS Word

Die Erstellung einer neuen Mahnmaske mit MS Word erfolgt mit Hilfe der Taste Überleitung in Microsoft Office.

Symbol für die Überleitung in MS Office Durch die Option Felder in Wordvorlage einfügen ist es möglich, ein neues Word-Dokument im gewünschten Verzeichnis anzulegen. Es kann aber auch ein bereits bestehendes Dokument zur Bearbeitung geöffnet werden.

Hinweis: Ist bei Aktivierung dieser Option bereits ein Word-Dokument offen, so wird dieses automatisch zur Bearbeitung vorgeschlagen. Gleichzeitig mit dem gewählten Word-Dokument wird das Fenster Dokumentvariablen geöffnet. Für die Überleitung der FiBu-Daten in das Word-Dokument ist es erforderlich, bestimmte Variablen einzufügen. In diesem Fenster werden alle Variablen aufgelistet, die in die Word-Datei eingefügt werden können, und anschließend beim Ausdruck der Mahnungen im Programm FiBu für Windows durch die BH-Daten ersetzt.

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OP – Module

4.2.1

Feldfunktionen

Quote-Feld: Diese Feldfunktion fügt den angegebenen Text, der in Anführungszeichen eingeschlossen sein muss, in ein Dokument ein. z.B. Variable Name: { QUOTE “Mandant.Name%%” \* MERGEFORMAT } DocVariable-Feld: Diese Feldfunktion fügt die Zeichenfolge ein, die einer Dokumentvariablen zugewiesen ist. Mit Hilfe dieses Feldes kann der Inhalt der Dokumentvariablen im Dokument angezeigt werden. z.B. Variable Name: { DOCVARIABLE “Mandant.Name” \* MERGEFORMAT }

4.2.2

Formatierungen für Felder

Wenn ein Feld aktualisiert wird, können Formatierungen, die direkt auf Feldergebnisse angewendet werden, verloren gehen. Wenn nicht schon fix hinterlegt, kann mit dem Schalter \*MERGEFORMAT die Feldfunktionen mit eingeschlossen werden, um die Formatierungen zu erhalten. Word schließt diesen Schalter beim Einfügen eines Feldes ein, wenn im Menü Einfügen auf Feld geklickt und anschließend das Kontrollkästchen Formatierung bei Aktualisierung beibehalten aktiviert wird.

4.2.3

Bereich Mahnung

Neben den allgemeinen Feldern gibt es in der Lasche Mahnung spezielle nur für die Erstellung von Mahnmasken definierte Variablen. Hier eine Übersicht: Variable

Bedeutung

Datum Liste (ttmmjj)

aktuelles Tagesdatum (6-stellig)

Datum Liste (ttmmjjjj) berücksichtigt bis Datum (ttmmjj)

aktuelles Tagesdatum (8-stellig) Tag, bis zu dem die Zahlungen berücksichtigt werden (6-stellig)

berücksichtigt bis Datum (ttmmjjjj) Tag, bis zu dem die Zahlungen berücksichtigt werden (8-stellig) Rechnungsdatum Datum der Rechnung Rechnungsnummer

Belegnummer der Rechnung

Betrag Fremdwährungscode

Rechnungsbetrag Fremdwährungscode

Fremdwährungsbetrag Gutschrift

Betrag in der jeweiligen Fremdwährung Gutschriftbetrag (für eigene Spalte)

Gutschrift als Betrag fälliger Saldo

Gutschriftbetrag wird als Minusbetrag ausgewiesen fälliger Saldo

fällig seit Tagen

Anzahl der Tage, seitdem die Rechnung fällig ist

Mahnstufe Fußnote nicht fälliger Saldo

Mahnfußnoten 1) -3) nicht fälliger Saldo

restliche Ziel Tage Datum fällig am

Anzahl der Tage bis zur Fälligkeit der Rechnung Fälligkeitsdatum

Rechnungstext

Rechnungstext

Mahnhinweis Text Mahnhinweis Betrag

Mahnstufen 1) -3) (mit Beschriftung aus OP) Die zu mahnenden Beträge der Mahnstufen 1) –3)

Mahnstufe Verzugszinsen

Mahnstufe 1–3 Verzugszinsen (prozentuell errechnet)

Mahnspesen Summe Betrag

Mahnspesenbetrag

Summe fälliger Saldo

Summe der fälligen Rechnungen

Summe nicht fälliger Saldo Summe Gesamtsaldo

Summe der nicht fälligen Rechnungen Gesamtsaldo der Rechnungen

Summe Mahnbetrag Summe Mahnbetrag (1)

Summe der gemahnten Rechnungen Summe der Mahnbeträge in Mahnstufe 1

Summe Mahnbetrag (2)

Summe der Mahnbeträge in Mahnstufe 2

Summe Mahnbetrag (3) Druckinformationen

Summe der Mahnbeträge in Mahnstufe 3 Seitenkonfiguration

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OP – Module

4.2.4

Einfügen von Dokumentvariablen in MS Word

Für jeden Stammsatz in der BH gibt es eine passende Variable. Will man z.B. den Firmenkopf eines Betriebes in die Wordvorlage einfügen, so geht man folgendermaßen vor: Zunächst positioniert man in MS Word den Mauscursor auf die Stelle, wo die Dokvariable stehen soll.

Anschließend wählt man im Fenster Dokumentvariablen die Variable Titel im Bereich Betrieb aus.

Durch die Option Einfügen wird die Dokvariable in die Wordvorlage transportiert. Symbol für Dokumentvariable einfügen In MS Word wird eine Verknüpfung angelegt und ein „Feld“ angezeigt, in dem die Beschriftung (Mandant.Titel) und Formatierung (\*MERGEFORMAT) der Dokumentvariable festgehalten wird.

Das Feld mit der Dokvariable Titel: { DOCVARIABLE „Mandant.Titel“ \* MERGEFORMAT } Die selbe Vorgehensweise ist auch bei den Variablen Name, Branche, Straße, PLZ und Ort einzuhalten.

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4.2.5

Überleiten der Dokumentvariablen in MS Word

Ist der Firmenkopf vollständig in das Word-Dokument eingefügt worden, kann mit dem Icon Überleiten eine automatische Übernahme der BH-Daten in MS Word erfolgen.

Symbol für Dokumentvariablen überleiten Statt den Feldern stehen nun die gewünschten Daten aus der Buchhaltung in dem Dokument.

Der Anwender hat nun die Möglichkeit, mit Hilfe der Tastenkombination sich die übergeleiteten Daten anzusehen oder in die Ansicht der Variablenfelder zu wechseln.

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4.2.6

Zusammenfassen der Dokvariablen zu Abschnitten

Nachdem man die einzelnen Felder in das Dokument eingefügt und übergeleitet hat, setzt man für jeden Bereich der Mahnmaske einen bestimmten Abschnitt, in dem mehrere Dokumentvariablen enthalten sind. Zuerst wird in MS Word der Teil markiert, der einen Abschnitt der Mahnung bilden soll (z.B. der Firmenkopf).

Anschließend wechselt man in das Fenster Dokvariablen und wählt oben die Lasche Mahnung, in der sämtliche Abschnitte in einer Liste erscheinen. Nach der Markierung des gewünschten Abschnitts (beim Firmenkopf ist „Abschnitt Kopf“ zu wählen) wird dieser erneut mit der Taste Einfügen in das Word-Dokument eingefügt.

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Der Abschnitt, der in MS Word markiert wurde, ist nun am Anfang und am Ende jeweils mit einer Textmarke gekennzeichnet.

Achtung:

Diese Textmarken erscheinen nur, wenn man vorher in MS Word die Option Textmarken aktiviert hat! (Menü: Extras/Optionen/Lasche „Ansicht“/Textmarken)

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Neben dem Abschnitt Kopf sind noch folgende Abschnitte für die Mahnmaske zu vergeben:

Abschnitt „Kundenbeschr.“

Abschnitt „Positionskopf“

Abschnitt „Positionen“

Abschnitt „Leere Positionen“

Abschnitt „Mahnhinweis“

Abschnitt „Zwischensumme“

Abschnitt „Summe“

Abschnitt „Fußzeile“

Mit dem Abschnitt „Fußzeile“ kann man die Konfigurationen der Druckmaske selbst einstellen.

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4.2.7

Bedeutung der Felder

PosAnzFirst

Die maximale Anzahl der Positionen auf der 1. Seite des Kontos

PosAnzFollowed

Die maximale Anzahl der Positionen auf den folgenden Seiten des Kontos

SeitenSumme (ja)

Es wird pro Seite eine eigene Zwischensumme gebildet

Tabellen (ja)

Es werden die Daten in eine Tabelle geschrieben

Wenn man die zu mahnenden Rechnungen übersichtlich in einer Tabelle darstellen möchte, kann man am Ende des Dokuments den Abschnitt „Positions-Tabelle“ einfügen. Mit diesem Abschnitt wird die genaue Breite der einzelnen Tabellenspalten sowie die Anzahl der Zeilen angezeigt, die pro Seite angedruckt werden soll. Diese Einstellung ist fix, richtet sich also nicht nach den vorhandenen Rechnungen.

Abschnitt „Positionstabelle“

Dieser Abschnitt muss immer am Ende der Mahnungsmaske angefertigt werden. Wählt man beim Abschnitt „Fußzeile“ dann die Option Tabellen=Ja, so werden die Daten in eine Tabelle geschrieben. Diese muß bei der Erstellung der Mahnmaske angelegt werden (MS Word-Menü Tabelle/Zellen einfügen/Tabelle).

4.2.8

Übernahme in FiBu für Windows

Als erster Schritt ist es erforderlich, im Menü Datei/Verzeichnis /Druckvorlagen ein Verzeichnis zur Verwaltung der Mahnungen einzustellen. Im Unterverzeichnis Mahnungen, das im Verzeichnis Druckvorlagen angelegt werden muss, werden dann die erstellten Mahnungen gespeichert. Hinweis: In dem vorzugebenden Verzeichnis Druckvorlagen werden ebenfalls auch weitere Verzeichnisse wie Stapel, Deckblatt und Anhang vom Programm verwaltet. Die Auswahl der Mahnmaske erfolgt im Menü Auswertungen in der Lasche „OP“. Durch Anklicken des schwarzen Pfeils neben dem Eingabefeld Mahnungen im Bereich Druckmasken öffnet sich ein Auswahldialog, in dem bereits das richtige Unterverzeichnis aktiviert ist. Nach Auswahl der gewünschten Mahnmaske wird diese im Eingabefeld angezeigt. Beim Ausdruck von Mahnungen wird dann diese Druckmaske zur Auswertung herangezogen.

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