UNIDADE GESTORA: Coordenação Financeira - CFI PROCESSOS ORGANIZACIONAIS FATURAMENTO POP Nº 28 - CFI /Fat POP Nº 29 - CFI / Fat POP Nº 30 - CFI / Fat POP Nº 31 - CFI / Fat POP Nº 32 - CFI / Fat

EMITIR NOTAS FISCAIS EMITIR FATURAS EMITIR BOLETOS ACOMPANHAR PAGAMENTOS COBRAR CLIENTES INADIMPLENTES

POP Nº 33 - CFI / Fat POP Nº 34 - CFI / Fat

EMITIR RELATÓRIO GERENCIAL E ANALISAR DADOS ATENDER CLIENTES INTERNOS E EXTERNOS

POP Nº 35 - CFI / Fat POP Nº 36 - CFI / Fat POP Nº 37 - CFI / Fat

CANCELAR NOTAS FISCAIS CANCELAR FATURAS

CANCELAR BOLETOS POP Nº 28 - CFI/Fat PROCESSO

ÁREA DE ATUAÇÃO Carteira de Faturamento DATA DA ELABORAÇÃO Dezembro/2011

Emitir Notas Fiscais

UNIDADE GESTORA Coordenação Financeira - CFI

POP Nº 28 - CFI/Fat REVISÃO / DATA Nº 00 /

OBJETIVO Emitir documento adequado à arrecadação de recursos, visando a auto sustentabilidade da Fundação FLUXO BÁSICO FORNECEDOR INSUMO PROCESSO PRODUTO CLIENTE CAU, CCC, CCD e Financiadores

Processo, Email, Telefonema

Emitir Notas Fiscais

Notas Fiscais emitidas

CAU, CCC, CCD e Financiadores

DOCUMENTOS NECESSÁRIOS/BASE LEGAL E-mail de solicitação, contrato ou processo.

ATIVIDADES DO PROCESSO − − − − − − − − − − − − − −

RECEBE A SOLICITAÇÃO ANALISA O PEDIDO VERIFICA SE TEM EMPENHO SOLICITA EMPENHO AO CLIENTE OU AO ANALISTA RECEBE O EMPENHO ANALISA EMPENHO SOLICITA AJUSTES OU JUSTIFICATIVA AO CLIENTE OU AO ANALISTA RECEBE NOVO EMPENHO OU JUSTIFICATIVA SOLICITA POSIÇÃO DO ANALISTA DO PROJETO EFETUA O CADASTRO DO CLIENTE EMITE A NOTA FISCAL PREENCHER PLANILHAS CADASTRAR NOTAS FISCAIS NO GPF ENVIA NOTA FISCAL ELETRONICAMENTE PARA O CLIENTE, COM CÓPIA PARA O ANALISTA

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Manual de Procedimentos da CFI

− − − − − − −

−

FAZ A IMPRESSÃO DA NOTA FISCAL ANEXA CERTIDÕES E DOCUMENTOS DE ISENÇÃO CONTATA O CLIENTE PARA COMUNICAR O ENVIO, CONFIRMAR O RECEBIMENTO E PERGUNTA COMO DESEJA RECEBER AS CERTIDÕES E OS DOCUMENTOS DE ISENÇÃO ENVIA CERTIDÕES E DOCUMENTOS DE ISENÇÃO ELETRONICAMENTE ENVELOPA OS DOCUMENTOS, PREENCHER O AR (AVISO DE RECEBIMENT0) ENVIA NOTA FISCAL, CERTIDÕES E DOCUMENTOS DE ISENÇÃO FISICAMENTE REGISTRA NA PLANILHA REGISTRA NO GPF

CUIDADOS ESPECIAIS Verificar se está tudo conforme o acordado ou solicitado, antes de emitir a Nota Fiscal no sistema e antes de enviar ao Cliente. AÇÕES DE NÃO CONFORMIDADE Quando emitida a Nota fiscal, se há cancelamentos por valor solicitado errado, ou por data de emissão, retornar o processo ao solicitante de origem para verificação e correção.

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Manual de Procedimentos da CFI

FLUXOGRAMA DO PROCESSO EMITIR NOTAS FISCAIS CAU, CCC, CCD e Financiadores

Processo, Email, Telefonema

Emitir Notas Fiscais

Notas Fiscais emitidas

CAU, CCC, CCD e Financiadores

Início

Recebe a solicitação

Analisa o pedido

Público ou Privado?

Público

Verifica se tem Empenho

Tem?

Não

Solicita Empenho ao Cliente ou ao Analista

Sim

Privado

Sim

Está em conformidade?

Analisa Empenho

Recebe o Empenho

Projeto está em vigência?

Não

Não

Solicita posição do analista do projeto Recebe Novo Empenho ou Justificativa

CFI

Sim

Solicita ajustes ou justificativa ao Cliente ou ao Analista

Cliente cadastrado?

Não

Efetua o cadastro

Sim

Emite Nota Fiscal

Imprimir?

Sim

Faz a Impressão

Cadastrar Notas Fiscais no GPF

Preencher planilhas

Anexa Certidões e Documentos de Isenção

Não Envia Nota Fiscal Eletronicamente para o Cliente, com cópia ao Analista

Entrega direta ou Correio?

Correio

Envelopa os documentos, preenche o AR identificando o tipo de postagem e entrega na Secretaria da FADESP para o devido encaminhamento

Entrega Direta Contata com o Cliente para comunicar o envio, confirmar o recebimento e perguntar como deseja receber as Certidões e os Documentos de Isenção

Realiza a entrega em mãos ou ao Analista ou no endereço informado, através da Secretaria da FADESP Fisicamente

Eletronicamente ou Fisicamente?

Eletronicamente Envia Certidões e os Documentos de Isenção eletronicamente

Registra na planilha

CAU, CCD e CCC

Registra no GPF

Fim

Analisa e realiza ajustes necessários

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Manual de Procedimentos da CFI

DETALHAMENTO DO PROCESSO - EMITIR NOTAS FISCAIS RECEBE A SOLICITAÇÃO − Solicitação feita através de memorando ou e-mail. ANALISA O PEDIDO − Verificar se trata-se de uma solicitação de nota fiscal; − Verificar se os documentos estão assinados; − Verificar se possui o número do projeto; − Verificar as datas de recebimento e envio. VERIFICA SE TEM EMPENHO − Verificar se na solicitação veio o empenho correspondente. SOLICITA EMPENHO AO CLIENTE OU AO ANALISTA − Fazer solicitação via e-mail ou telefone. RECEBE O EMPENHO − Recebe o empenho através de e-mail, fax ou em mãos. ANALISA EMPENHO − Conferir o Emitente; − Conferir o Credor; − Verificar a data de emissão; − Verificar o valor; − Verificar a natureza da despesa; − Verificar se serão emitidos outros empenhos. SOLICITA AJUSTES OU JUSTIFICATIVA AO CLIENTE OU AO ANALISTA − Solicitar ao técnico do Setor de Projetos caso apresente alguma informação divergente ou imprecisa. RECEBE NOVO EMPENHO OU JUSTIFICATIVA − Informações repassadas pelo SEP ou Cliente. SOLICITA POSIÇÃO DO ANALISTA DO PROJETO − Referente a vigência do projeto. EFETUA O CADASTRO DO CLIENTE − Utilizar o Sistema da Prefeitura de Belém através do site http://www.issdigitalbel.com.br/nfse/; − Clicar na opção “EMITIR NOTA FISCAL”; − Preencher o formulário online. EMITE A NOTA FISCAL − Utilizar o Sistema da Prefeitura de Belém através do site http://www.issdigitalbel.com.br/nfse/; − Clicar na opção “EMITIR NOTA FISCAL”; − Preencher o formulário online. PREENCHER PLANILHAS − Utilizar sistema Gohan. CADASTRAR NOTAS FISCAIS NO GPF − Utilizável para controle e acompanhamento de pagamentos.

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Manual de Procedimentos da CFI

ENVIA NOTA FISCAL ELETRONICAMENTE PARA O CLIENTE, COM CÓPIA PARA O ANALISTA − No Sistema da Prefeitura Municipal de Belém preencher o campo correspondente com o endereço eletrônico da pessoa responsável pelo recebimento da nota fiscal. FAZ A IMPRESSÃO DA NOTA FISCAL − Após a emissão imprimir diretamente do site da Prefeitura Municipal de Belém. ANEXA CERTIDÕES E DOCUMENTOS DE ISENÇÃO − Anexar todas as certidões e Documentos de Isenção, observando se a documentação a ser anexada não se encontra com validade vencida. CONTATA O CLIENTE PARA COMUNICAR O ENVIO, CONFIRMAR O RECEBIMENTO E PERGUNTA COMO DESEJA RECEBER AS CERTIDÕES E OS DOCUMENTOS DE ISENÇÃO − Ligar para o cliente para confirmar o recebimento da nota fiscal; − Questionar sobre a forma de envio das documentações: e-mail, fax, correios ou em mãos. ENVIA CERTIDÕES E DOCUMENTOS DE ISENÇÃO ELETRONICAMENTE − Solicitar a digitalização dos documentos; − Encaminhar os documentos digitalizados via e-mail. ENVELOPA OS DOCUMENTOS, PREENCHER O AR (AVISO DE RECEBIMENT0) − Colocar toda a documentação em envelope timbrado; − Preencher o AR; − Enviar para a secretaria executiva para o devido encaminhamento. ENVIA NOTA FISCAL, CERTIDÕES E DOCUMENTOS DE ISENÇÃO FISICAMENTE − Conforme contato prévio marcar com o cliente para vir buscar a nota fiscal na FADESP ou; − Enviar via correios através da secretaria executiva da FADESP. REGISTRA NA PLANILHA − Acessar a planilha correspondente ao contrato localizada na pasta Técnicos do Servidor de Arquivos. REGISTRA NO GPF − Acessa o Menu Básico de Finanças do GPF; − Utilizar a Trilha 11-1.

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