Fall 2013 Unit Popcorn Sale Guide  

    Please visit us on our website at 

www.scout‐popcorn.com

Thank you so much for volunteering for one of the most important adult positions a Pack,  Troop or Crew should have.  This sale plays an essential role in allowing you to generate funds  for your unit’s program.  Imagine being able to pay for EVERYTHING your unit does for an  entire year with popcorn sale profits. Trips, camp outs, trainings, advancement, blue & gold  banquet, courts of honors, trailers, uniforms and more have been purchased with popcorn  funds earned by units.    So if you are ready for your unit to make money here are some things you need to know:   Los Angeles Area Council Units may start selling Tuesday, August 13th and collect orders  until Tuesday, November 5th!!  That’s 84 days to sell, sell, and sell. Last year, the average  boy in our council sold $685 and on average spent about 8‐10 hours of time to generate  those sales.  Think how much money could be earned by adding a few more selling  hours to their sale!     This year, we are offering three training dates.  Every unit attending training will be able  to learn the following:   •How to run a successful popcorn sale  •Key dates and deadlines  •Product line‐up and pricing  •Unit commission structure, bonus, and  •incentive plan  •Ordering, scheduling, and online resources  •Distribution and return information  •Guidebook and support materials  •Prize program  •Fill It up patch and prizes  •High Achievers prizes   

 Trail’s End has surveyed a number of leaders, parents, and consumers and has  adjusted the product mix to try to keep pricing as reasonable as possible.  This year  there are a total of 11 products priced at or under $20!!                2   

  Step by Step Instructions for Unit Popcorn Kernel  Getting Started:  Plan now to make the most of your unit’s popcorn sale.  The unit’s goal is to have only one major fundraiser each year so  the boys and the leaders have plenty of time to enjoy scouting. 

Recruit a Unit Popcorn Kernel  August to November is the entire job.  Please register as the “popcorn kernel.”  By signing up as the unit popcorn kernel  on the council website at www.scout‐popcorn.com 

1.) The Unit Kernel attends either one of three council‐hosted Kickoffs   These events are designed to educate and motivate the unit kernels and their teams to make the most of the sale.   Attendance at this event qualifies a unit for the 2% training bonus.   

2.) Unit’s Committee Meets to determine sales goals and how to manage the unit campaign.   

Decide what type(s) of popcorn sale your unit will be participating in.  There are two distinct ways your unit  can sell popcorn to the public this fall:  Show & Sell/Deliver and or Take Order.  Show & Sell is the display set up in a high foot traffic area; Show &  Deliver is door‐to‐door with the popcorn ready to hand to the customer.  Take Order is advance selling from the  brochure.  Many units choose to do both, an instant sale early, then use any leftover items to fill their Take  Order Sale later.  

3.) Kickoff the Sale at a Unit Event  Conduct a fun and energetic Unit Kickoff.  Be sure each Scout and his parent have instructions of how to sell, whether  they will be selling in front of a store between September 21st and November 5th AND/OR from an order form to friends  and family.  Produce an “Information Sheet” that explains the sale to families of each Scout that is specific to your unit.   Here are some items you may wish to include:  

The website addresses http://sell.trails‐end.com/ for Scout sales training and the Scout’s opportunity to sign up  for online sales. 



What type of sales your pack or troop are participating (Show & Sale, Show & Deliver, AND/OR Take‐Order). As  well as the exact dates the Scouts should be participating in these sales 



When money AND product needs to be returned to you the Unit Popcorn Kernel 

4.) Monitor the Sale  

Send emails and talk about the sale at meetings with top seller updates and reminders of upcoming deadlines so  families stay motivated and know what’s going on.   



Assist leaders and parents in going online and stress that their order needs to be placed by no later than  *November 5th (*please note your date should be a few days earlier November 5th reflects when order is due to  council).  Prize and Patch/pin orders must be submitted online by November 5th  

5.) Pickup and Deliver  

Unit pickup times are arranged by picking your unit’s pick up spot on the council popcorn website at www.Scout‐ Popcorn.com.   Please note times are between 7:00 A.M. and 10:30 A.M. only! 



If you have not already paid your popcorn and taken advantage of the early payment bonus, bring a check with  you to your popcorn pick‐up site on Saturday, November 23rd! 



Distribute popcorn to Scouts and have them deliver to all who placed an order  3 

 

8.) Wrap‐UP  

Distribute prizes and awards to Scouts that participated in the popcorn sale. 



Put your feet up and congratulate yourself for a job well done as your unit’s Popcorn Kernel!! 

Please mark down the following dates on your calendar:  September   Thursday, September 5th  o Show & Sell Order due to Council  

   Saturday, September 21st   o Show & Sell Pick Up @ Daylight Transport – 3200 Hooper Ave., Los Angeles, CA  90011 

November    Tuesday, November 5th   o Show & Sell Payment Due Date:  Full payment on the Show & Sell order is due to the  council.  If you also pay for your Take Order sale popcorn order you will earn a 2% bonus  commission!  o Show & Sell Return day: If you wish to return product please return to 2333 Scout Way, Los  Angeles, CA  90026.  You must make arrangements with council prior to your return.  o Take‐Order Forms Due: Must turn in Take‐Order forms.  Receive a 2% bonus commission if  Take‐Order payment and Show & Sell payment is also turned in along with forms!  o Prize‐Orders: Place all prize, patch/pin orders online 

   Saturday, November 23rd   o Take‐Order Payment Due Date: Payment is due when product is picked up if you have not  taken advantage of the 2% payment bonus commission.  o Take‐Order pickup @ Daylight Transport – 2300 Hooper Ave., Los Angeles, CA  90011  Please note: Will not receive product without payment  

Available Popcorn Product and Individual Pricing     Popping Corn ‐ $10  Caramel Corn ‐ $10  Kettle Corn ‐ $15  Sour Cream & Onion ‐ $15  Buffalo Cheddar ‐ $15  Bacon Ranch ‐ $15  18 Pack Butter Light ‐ $15  30 Military Donation ‐ $30  50 Military Donation ‐ $50 

18 Pack Butter ‐ $15  Dark and White Chocolatey Drizzle ‐ $20  Caramel Corn with Almonds & Pecans ‐ $20  18 Pack Kettle Corn ‐ $20  Cheese Lovers ‐ $30  Sweet & Savory ‐ $40  Chocolate Lover’s ‐ $55 

        4   

Trails‐End.Com  Scouts or Leaders can send an email to friends and relatives in other states and still get a commission on the  sale.  The Council will tabulate your unit’s commission bi‐monthly and deposit the commission in your unit  accounts at the Service Center.  Each Scout must register at Scots.trails‐end.com to sign in or create an  account.  Sample email templates are available for the Scout to email multiple friends and family members to  ask their help to support Scouting by buying popcorn. 

Show & Sell/Deliver     Show & Sell is a display set up in a high foot traffic area.   

Select a retail location and secure management approval to set up on the date(s) your scouts can  be there.  This is important so that there are no conflicts with other groups. 



Organize a schedule of Scouts and leaders to man the location. 



Use this formula if you have no experience in Show & Sell popcorn sales:  Number of Scouts x number of hours selling x $100 = $         .           



Take all the popcorn you think you will be able to sell that day. 



Encourage the scouts to go to view the sales training online  



Both Leaders and Scouts should ALWAYS wear full class A uniform.  Look your best! 

  Show & Deliver is door‐to‐door with the popcorn ready to hand to the customer. 

Take Order  Take Order is the distribution of an order form to neighbors, family and coworkers for deliver  later.  Most units ask for payment from their customers when ordering. (Note: In order to  receive special commission bonus you must do this.)  

Review the new Take Order forms to familiarize yourself with the product line, pricing and the military  donation option. 



Encourage the Scouts to view the sales training online  



Both Leaders and Scouts Should ALWAYS wear full Class A uniform.  Look your best! 



Instruct Scouts to show how the popcorn sale supports the unit by allowing them to purchase camping  equipment, pay for camp, and other supplies. Also, instruct the Scouts to use the form that shows  prizes and mention which one(s) he is trying to earn to their customers.  



Collect every Scout’s order form(s), tabulate and submit the unit’s entire order. 

      2   

Unit Commissions & Incentives   30% Base Commission on all sales.   Free Individual Prize Incentive Program paid by the council.   2% Unit Kernel Training Bonus Commission: 2% bonus commission is assigned to unit sales  when the Unit Popcorn Kernel attends a council training session.   2% Unit Kickoff Bonus Commission:  Conduct an official unit kickoff program for your popcorn  sale as shown in the council training session.  Please fill‐out and submit the form so that this 2%  bonus commission is assigned to your unit sales.   2% Early Payment Bonus Commission:  Pay for both your Show & Sell and Take Order Sale  balance due on or before Tuesday, November 5, 2013.  If mailing payment, it must be received  by this date in the office to qualify.     

Prize Program   New marketing research has shown that an individual prize program will inspire an average increase of $90  per Scout.  We want the popcorn program to be your unit’s most successful fundraiser of the year so that you  can devote the remainder of the year delivering an excellent and well‐funded program to your Scouts.  So this  year the council will be paying for the cost of this incentive program and it is free to units!  1.) Prizes earned are based on an individual Scout’s sales.  No combining of sales with other Scouts is  permitted.   2.) Each Scout can select a patch or hat pin and Prize at the prize level that does not exceed his gross sales.   Scouts can select from multiple prize levels as long as the total of the categories does not exceed his  gross sales.  3.) Prizes are ordered online.  The Unit Kernel will order all patches/pins and prizes and have them sent to  his/her home for distribution to the boys.  The Mystery Prizes may require a pick‐up from the Los  Angeles Area Council or Roundtable.    4.) Prizes are subject to demand and availability.  If the selected prize is no longer available, Trail’s End  reserves the right to substitute a prize of equal values.  *These prizes are in addition to and/or separate from the Trail’s End Prizes.*  1.) Any Scout that sells over $600 will receive a $20 gift card for Amazon.com or Walmart 

Creating an Account to Manage your Units Sales  Please Note: The entire Trail’s End System has changed. Even if you have been a Unit Kernel in  previous years you must create a new account!  Creating an Account  All users will need to create a NEW ACCOUNT on http://sell.trails‐end.com/.  What is my validation code?  Your validation code is popcorn.  It is case sensitive.    3   

Viewing Online Sales  

Data prior to 2013 is no longer available on trails‐end.com due to the launch of the new site.   



To view current 2013 sales information logon to your account at http://sell.trails‐end.com/. Once  logged in, click on the orders tab. 

Where do I download my commission report?  Once logged in to your online sales account, click on the orders tab.  There will be a Download Report  button located at the top right of the page.  Specify the date range for the orders you would like to view  and click Download Report.    Where do I download my Scout Rewards report?  Once logged in to your online sales account, click on the orders tab.  There will be a Download Report  button located at the top right of the page.  Specify the date range for the orders you would like to view  and click Download Report.  The sale end date is shown on the right side f the page.  All online sales from  August 1 through your council’s sale end date count toward Scout Rewards.   

Show & Sell Product Consignment Returns  



Use any leftover Show & Deliver popcorn to fill Take Orders.  Then just order what you need for Take  Order Sale.  Please make arrangements for returns by calling 213.413.4400.  Only full cases will be accepted, not  individual boxes. Returns can be scheduled during November 2‐5th.  Returns cannot be accepted after  November 5th.  

Popcorn Pick Up    Show & Sell Popcorn Pick‐Up Day: Saturday, September 21st   Take Order Popcorn Pick‐Up Day: Saturday, November 23rd    

Location of Popcorn Pick‐Up: Daylight Transport – 3200 Hooper Ave., Los  Angeles, CA  90011  Note: You must check in with guard at Daylight Transport and he/she will waive you through and direct you  where to go.     

Unit pickup times are arranged by picking your unit’s pick up spot on the council popcorn  website at www.Scout‐Popcorn.com.   Please note: times are between 7:00 A.M. and 10:30  A.M. only.   Please be sure to pick up your popcorn on the assigned day and time. It is  inconvenient and sometimes costly to haul several orders back to the council service center  because your unit did not pick up its popcorn. 

4   

Los Angeles Area Council 

 

 

 

 

 

            Boy Scouts of America 

2% Popcorn Commission Bonus Claim Form  Plan and Host a Unit Popcorn Sale Kickoff    Motivate your Scouts and parents.   Keep it fun!  Keep it moving!  Keep it short!    Show parents and Scouts the benefits of selling popcorn.   Lay out the exciting Scouting program you have planned for the year.   Tell families how they can eliminate out‐of‐pocket expenses by reach their goal.   Tell families about online selling.   Explain that Scouts will have fun while learning to earn their own way.    Kickoff Agenda  (40 minutes)   Grand Opening (5 minutes)  o Get ideas from the online video training at sell.trails‐ends.com.  o Play music, dim the lights and have fun!     Explain the Scouting program and key dates  (10 minutes)  o Make sure your families understand the benefit of selling popcorn to pay for their Scouting  program.  o Highlight key dates important to the popcorn sale.     Train your Scouts  (10 minutes)  o Show Scout training videos on sell.trails‐end.com at your kickoff.  You can download these  videos to your computer ahead of time if your kickoff location does not have an internet  connection.  o Explain the different ways Scouts can sell – face‐to‐face and online at sell.trails‐end.com.     Showcase your Scout Rewards  (10 minutes)  o Introduce your unit incentive program, starting with the pie in the face!     Big Finish  (5 minutes)  o Have the top sellers from last year throw pies in the faces of the leaders.  o Send everyone home motivated to sell!     

YES!, our unit conducted the Popcorn Sale Kickoff per the above agenda and as described on page 6  of the Trails End 2013 Popcorn Sale Guidebook and reviewed at the Unit Popcorn Kernel Training  session.  Please assign our unit the 2% Bonus Commission for completing this item.    Pack/Troop #:________________________________________District:___________________________    Unit Popcorn Kernel Name:_______________________________________________________________    We held the above Kickoff Program on (day & date):__________________________________________      ________________________________________         _________________________________________  Unit Leader Signature/Date                Unit Chairman Signature/Date   

Trail's End Popcorn Sales System Council Manual The resulting screen will offer you a space for the username and password provided you by a Trail’s End Representative or a Popcorn System Administrator from your Council.

1. Type your user ID in the Username box. 2. Press the Tab key. 3. Type your password in the Password box. The system displays your password as a string of asterisks. 4. Click

.

The system displays an Email Verification Page.

5. Enter your email address TWICE: In the Enter Email box, type your email address. In the Please Re-enter box, re-type your email address. 6. Change your password – Enter your NEW password TWICE: Think of a new password for your account. In the Enter Password box, type your new password.

2

Trail's End Popcorn Sales System Council Manual In the Please Re-enter box, re-type your new password. 7. Click

.

The system displays a Confirmation Page.

Completing Setup of Your Account After you enter your email address and your new password, the system will send an email message, to the address you have entered, that includes a confirmation code and a link for you to click to confirm your email address. You need this email information to finish setting up your account and continue into the Popcorn Sales System further. To finish setting up your account: 1. Without closing the confirmation page, start your email program. 2. Retrieve the confirmation email from the Trail's End system.

If you do not receive the confirmation email, remember it is a system generated message from our servers and may be caught by SPAM or Junk Mail filters. You can check these folders in your email program to find the confirmation email, or turn off the filters to complete the confirmation process. You might also add the trail'[email protected] address to your address book which sometimes allows the confirmation message to pass. 3. From the confirmation email, click on the link provided within the message body, 4. Or, Click the confirmation code link from the open confirmation page or from the mail popcorn system login page. 5. Enter the confirmation code and click 6. The system indicates the Confirmation Code was entered correctly and prompts you to log in again.

3

Trail's End Popcorn Sales System Council Manual

If clicking the code link in the message is not successful, the system prompts you to enter your confirmation code:

From the confirmation email, get your account confirmation code In the Enter Code box, type your confirmation code. Click

.

The system prompts you to log in. 7. Log into the system: In the Username box, type your user name (the email address you confirmed in the previous steps). In the Password box, type your password (your new one you created through the confirmation). Click the Login button to display the Verify Information page:

8. Verify your information by making any corrections necessary and filling required fields (required fields marked with ). 9. Click

.

10. DONE.

4

4. Enter your Username and Password

n 5. Click on Login 6. You will be prompted to create a new password

7. Click on Save and Continue c 8. A confirmation code will be emailed to you. When you receive the email, click on the confirmation code link and reen. you will be taken back to the login screen.

9. Enter your Username/Email and new Password

10. Click on Login 11. Verify your information (correct if needed) and enter any missing information

12. Click on Submit it 13. You can now access the Popcorn System where you can order popcorn and prizes for your unit

How to place your Show and Sell order 1. On your Unit Home Page, click on Orders

2. Click on Unit Order rder for Show S and Sell

3. Enter the quantity of cases next to each product

4. Click on Save Changes nges es 5. Click on Submit to o Council

How to place your Take Order 1. On your Unit Home Page, click on Orders

2. Click on Unit it Order for TTake Order

3. In the Pre-Order Adjustment column, enter the quantity of containers for each product

4. Click on Save Changes hanges 5. Click on Submit it to Council Counci cill ci

Step 1: Go to: http://scouting.trails-end.com/TESales/ Enter your Username & Password Click “Login”

Step 2: Click on the arrow to the left of Orders to bring up the drop down box Click on Unit Prize Order

Step 3: You are now on the Quick Order Page and ready to enter your order. Double check to see that the Unit Type, Unit #, and District Name are correct. If incorrect, click on “edit this information”, make changes, and click on submit changes. Enter the full Product Sales Dollars, and Number of Scouts Selling. Enter the quantity needed in the white box next to each prize that you need. When completed, click on “next” at the bottom of the screen.

Step 4: The shipping information will populate from your registration information. Please verify that the information is correct, make corrections if needed. Click on “submit order”.

Step 5: This is an acknowledgement that populates after an order has been entered into the prize ordering website. A leader has a couple of options: 1. View and print your orders as a cross check. This is recommended to do. a. Click on “Order History” and choose the order number to view. b. If you find an error, please proceed to Step 6 – To edit an order. 2. Enter another order. Many of our volunteers have a Pack and Troop that they are placing orders for. a. To do this, be sure to click “edit this information” in Step 6.

If you need to edit your order, follow the instructions below: Step 6: Click on Quick Order In red, you see “To edit this order click here” Click on the word “Here” Make the necessary changes to your order. You can change any of the information associated with your order. When completed, click on “update order” at the bottom of the screen.