Facility management Business Case

Juraj Polák [email protected]

Hlavné problémy Facility Asset managementu Systémová integrácia či skôr neintegrácia  Procesy sú nespojené – dáta sa prepisujú z procesu do procesu, (cez 3 systémy) ako aj paralelne nakolko neexistuje intregrácia na ERP systém. Riadenie pracovných príkazov = Work management  je plánovaný FM providerom ale plán nie je dostupný Zakaznikovi a tak je práca nekontrolovateľná – hlavne pokiaľ ide o paušálne výkony. Zakaznik nemá call centrum. Znalostný manažment – nie je možné získavať poznatky o výkonoch a určovať najlepšie postupy.  Absencia kontrolných mechanizmov vedie k svojvolným zmenám vo výkone prác. (to súvisí aj s nasledovným problémom)

Manažment záruk = Waranty management  de-facto neexistuje, tj. Ak sa niečo opakovane pokazí len zriedka je to riešené ako záručná oprava, čo subkontraktora prirodzene vedie k degradácii kvality výkonov. Kontrola nákladov = Cost contol planing  Reporting ako taký je problém nakoľko systémy nie sú integrované  Nie je možné sledovať náklady a výnosy budovy či jej časti (napr. v prenájme) Tak sa účtujú nájmy iba ako paušálne a nie skutočné. To vedie k netransparentnosti poskytovaných služieb a v účtovaní nákladov

Office a Space management  Problém plánovania CAPEX nejasnosť štruktúry nákladov a tým nemožnosť optimalizácie nákupov.

2

TOP 5 prínosov riešenia Historické dáta a trendy!

Outsourcing FM Partner  end2end FM proces – nacenenie, bechmarking, negociácia, výkon, reporting, analýza, fakturácia Automatizácia procesov cez workflow  Všetky procesy budú integrované a prepojené na potrebné systémy (ERP) Visibilita  centralizovaný help desk a evidencia všetkých FM aktivít. Integrovaný systém pre zlepšenú spoluprácu Zníženie nákladov  FTE (Zakaznik aj FM) Opex, CAPEX (centralizovaný a konsolidovaný nákup) vyradenie neefektívnych IT Systémov Plánovanie, časovanie a analýza  všetkých FM aktivít – minulých (história), súčasných (real time) a budúcich (plánovanie) umožní lepšie rozhodovanie 3

Ktoré procesy je potrebné optimalizovať Monitoring oustsourcing partnera/FM  Partner tak bude mať vyššiu motiváciu zvyšovať kvalitu. Automatizácia procesov  Dnes sú procesy bez automatizácie, pracuje priveľa ľudí, ich práca je neproduktívna spočíva hlavne v opisovaní. Reporting a riadenie nákladov  Prinesie lepšie rozhodnutia, sprehladní náklady, umožní optimalizáciu. Rozpočet a plánovanie  Integrácia do jedného systému umožní pohľad cez rôzne metriky Integrovaná FM prevádzka, denné rutiny  Odbremení ľudí od neproduktívnej práce a dá im priestor na krativitu ako zefektívniť systém

4

ROI Analýza

ROI Analýza (Pravdepodobný prípad) Prínosy

Začiatok

ROK 1 0€

Kumulatívne prínosy

ROK 2

ROK 3

253.979€

324.815€

332.299€

253.979€

578.793€

911.093€

Investície

250.000€

0€

25.000€

25.000€

Kumulatívne Investície

250.000€

250.000€

275.000€

299.999€

Cash Flow

(250.000€)

253.979€

299.815€

307.300€

Kumulatívne Cash Flow

(250.000€)

3.979€

303.794€

611.094€

ROI

204%

Risk Adjusted ROI

161%

NPV Savings IRR Doba návratu investície (vrátane doby nasadenia)

Risk Adjusted Discount Rate

466.049€ 95% 12 month(s)

9,5%

Kumulatívne investície vs. Kumulatívne prínosy

FM NástrojTRIRIGA hlavné komponenty

TRIRIGA Real Estate

TRIRIGA Projects

Portfolio Planning

TRIRIGA Environmental TRIRIGA Facilities TRIRIGA Operations

Program Management

Space Management

Contact Center

CO2 Emission Tracking

Fund Management

Space Chargeback

Service Management

Utility Tracking

Scope Management

Space Requests

Warranty Management

Waste Disposal

Lease Administration

Cost Management

Strategic Planning

Preventive Maintenance

Water Consumption

Lease Accounting

Schedule Management

Move Management

Facility Assessment

AR Tenant Tracking

Resource Management

Security/Key Mgmt

Payment Processing

Quality Management

Reservation Management

Green Opportunities Tracking

Site Selection Transaction Management

Client Requests

TRIRIGA Core Components

Vendor Engagement

Personnel Provisioning CAD Management

Procurement

Inventory Management Capital Planning

LEED/BREEAM Certification Energy Star Integration

Resource Planning

Geographies

People

Receiving

Customer Self Service

Reporting

Locations

Specifications

Invoicing

News

WPM Metrics

Organizations

Assets

Requests

Graphics

GIS Mapping

Vendors

Contracts

Tasks

Document Mng.

GANTT Schedules

Prečo sa zaoberať FM a kto by sa mal zaujímať?

2

3

Real estate is the second largest expense on the income statement for most companies.

In most organizations the real estate portfolio is on the balance sheet as the third most valuable or expensive single asset.

2025

42 percent

CFO?

By 2025, buildings worldwide will become the top energy consumers.

Worldwide, buildings consume 42% of all electricity – up to 50% of which is wasted.

30 percent

Facilities investments COO? and operating costs can be more than 30% of corporate annual spending.

1

Buildings are the number 1 contributor to global CO2 emissions. CEO?

IBM TRIRIGA je Leader @ IWMS

I Gartner,

“Magic Quadrant for Integrated Workplace Management Systems” by Rob Schafer, June, 2013

This Magic Quadrant graphic was published by Gartner, Inc. as part of a larger research note and should be evaluated in the context of the entire report. The Gartner report is available upon request from IBM. The Magic Quadrant is copyrighted 2013 by Gartner, Inc. and is reused with permission. The Magic Quadrant is a graphical representation of a marketplace at and for a specific time period. It depicts Gartner's analysis of how certain vendors measure against criteria for that marketplace, as defined by Gartner. Gartner does not endorse any vendor, product or service depicted in the Magic Quadrant, and does not advise technology users to select only those vendors placed in the "Leaders" quadrant. The Magic Quadrant is intended solely as a research tool, and is not meant to be a specific guide to action. Gartner disclaims all warranties, express or implied, with respect to this research, including any warranties of merchantability or fitness for a particular purpose.

TRIRIGA líder v komerčnom aj štátnom sektore

Public Sector – 7 of the 15 Federal Executive Branches

Large Commercial 6 of the Fortune 10

Mid-sized Commercial – All Major Industries

Partial TRIRIGA customer list

Ďakujem

11

Čo je to? Super office, Park House, Fashion Apartment …?

Look closer