Facility management Business Case
Juraj Polák
[email protected]
Hlavné problémy Facility Asset managementu Systémová integrácia či skôr neintegrácia Procesy sú nespojené – dáta sa prepisujú z procesu do procesu, (cez 3 systémy) ako aj paralelne nakolko neexistuje intregrácia na ERP systém. Riadenie pracovných príkazov = Work management je plánovaný FM providerom ale plán nie je dostupný Zakaznikovi a tak je práca nekontrolovateľná – hlavne pokiaľ ide o paušálne výkony. Zakaznik nemá call centrum. Znalostný manažment – nie je možné získavať poznatky o výkonoch a určovať najlepšie postupy. Absencia kontrolných mechanizmov vedie k svojvolným zmenám vo výkone prác. (to súvisí aj s nasledovným problémom)
Manažment záruk = Waranty management de-facto neexistuje, tj. Ak sa niečo opakovane pokazí len zriedka je to riešené ako záručná oprava, čo subkontraktora prirodzene vedie k degradácii kvality výkonov. Kontrola nákladov = Cost contol planing Reporting ako taký je problém nakoľko systémy nie sú integrované Nie je možné sledovať náklady a výnosy budovy či jej časti (napr. v prenájme) Tak sa účtujú nájmy iba ako paušálne a nie skutočné. To vedie k netransparentnosti poskytovaných služieb a v účtovaní nákladov
Office a Space management Problém plánovania CAPEX nejasnosť štruktúry nákladov a tým nemožnosť optimalizácie nákupov.
2
TOP 5 prínosov riešenia Historické dáta a trendy!
Outsourcing FM Partner end2end FM proces – nacenenie, bechmarking, negociácia, výkon, reporting, analýza, fakturácia Automatizácia procesov cez workflow Všetky procesy budú integrované a prepojené na potrebné systémy (ERP) Visibilita centralizovaný help desk a evidencia všetkých FM aktivít. Integrovaný systém pre zlepšenú spoluprácu Zníženie nákladov FTE (Zakaznik aj FM) Opex, CAPEX (centralizovaný a konsolidovaný nákup) vyradenie neefektívnych IT Systémov Plánovanie, časovanie a analýza všetkých FM aktivít – minulých (história), súčasných (real time) a budúcich (plánovanie) umožní lepšie rozhodovanie 3
Ktoré procesy je potrebné optimalizovať Monitoring oustsourcing partnera/FM Partner tak bude mať vyššiu motiváciu zvyšovať kvalitu. Automatizácia procesov Dnes sú procesy bez automatizácie, pracuje priveľa ľudí, ich práca je neproduktívna spočíva hlavne v opisovaní. Reporting a riadenie nákladov Prinesie lepšie rozhodnutia, sprehladní náklady, umožní optimalizáciu. Rozpočet a plánovanie Integrácia do jedného systému umožní pohľad cez rôzne metriky Integrovaná FM prevádzka, denné rutiny Odbremení ľudí od neproduktívnej práce a dá im priestor na krativitu ako zefektívniť systém
4
ROI Analýza
ROI Analýza (Pravdepodobný prípad) Prínosy
Začiatok
ROK 1 0€
Kumulatívne prínosy
ROK 2
ROK 3
253.979€
324.815€
332.299€
253.979€
578.793€
911.093€
Investície
250.000€
0€
25.000€
25.000€
Kumulatívne Investície
250.000€
250.000€
275.000€
299.999€
Cash Flow
(250.000€)
253.979€
299.815€
307.300€
Kumulatívne Cash Flow
(250.000€)
3.979€
303.794€
611.094€
ROI
204%
Risk Adjusted ROI
161%
NPV Savings IRR Doba návratu investície (vrátane doby nasadenia)
Risk Adjusted Discount Rate
466.049€ 95% 12 month(s)
9,5%
Kumulatívne investície vs. Kumulatívne prínosy
FM NástrojTRIRIGA hlavné komponenty
TRIRIGA Real Estate
TRIRIGA Projects
Portfolio Planning
TRIRIGA Environmental TRIRIGA Facilities TRIRIGA Operations
Program Management
Space Management
Contact Center
CO2 Emission Tracking
Fund Management
Space Chargeback
Service Management
Utility Tracking
Scope Management
Space Requests
Warranty Management
Waste Disposal
Lease Administration
Cost Management
Strategic Planning
Preventive Maintenance
Water Consumption
Lease Accounting
Schedule Management
Move Management
Facility Assessment
AR Tenant Tracking
Resource Management
Security/Key Mgmt
Payment Processing
Quality Management
Reservation Management
Green Opportunities Tracking
Site Selection Transaction Management
Client Requests
TRIRIGA Core Components
Vendor Engagement
Personnel Provisioning CAD Management
Procurement
Inventory Management Capital Planning
LEED/BREEAM Certification Energy Star Integration
Resource Planning
Geographies
People
Receiving
Customer Self Service
Reporting
Locations
Specifications
Invoicing
News
WPM Metrics
Organizations
Assets
Requests
Graphics
GIS Mapping
Vendors
Contracts
Tasks
Document Mng.
GANTT Schedules
Prečo sa zaoberať FM a kto by sa mal zaujímať?
2
3
Real estate is the second largest expense on the income statement for most companies.
In most organizations the real estate portfolio is on the balance sheet as the third most valuable or expensive single asset.
2025
42 percent
CFO?
By 2025, buildings worldwide will become the top energy consumers.
Worldwide, buildings consume 42% of all electricity – up to 50% of which is wasted.
30 percent
Facilities investments COO? and operating costs can be more than 30% of corporate annual spending.
1
Buildings are the number 1 contributor to global CO2 emissions. CEO?
IBM TRIRIGA je Leader @ IWMS
I Gartner,
“Magic Quadrant for Integrated Workplace Management Systems” by Rob Schafer, June, 2013
This Magic Quadrant graphic was published by Gartner, Inc. as part of a larger research note and should be evaluated in the context of the entire report. The Gartner report is available upon request from IBM. The Magic Quadrant is copyrighted 2013 by Gartner, Inc. and is reused with permission. The Magic Quadrant is a graphical representation of a marketplace at and for a specific time period. It depicts Gartner's analysis of how certain vendors measure against criteria for that marketplace, as defined by Gartner. Gartner does not endorse any vendor, product or service depicted in the Magic Quadrant, and does not advise technology users to select only those vendors placed in the "Leaders" quadrant. The Magic Quadrant is intended solely as a research tool, and is not meant to be a specific guide to action. Gartner disclaims all warranties, express or implied, with respect to this research, including any warranties of merchantability or fitness for a particular purpose.
TRIRIGA líder v komerčnom aj štátnom sektore
Public Sector – 7 of the 15 Federal Executive Branches
Large Commercial 6 of the Fortune 10
Mid-sized Commercial – All Major Industries
Partial TRIRIGA customer list
Ďakujem
11
Čo je to? Super office, Park House, Fashion Apartment …?
Look closer