Idź do • Spis treści • Przykładowy rozdział Katalog książek

Excel w biurze i nie tylko. Wydanie II Autor: Sergiusz Flanczewski ISBN: 978-83-246-2697-7 Format: 158235, stron: 400

• Katalog online • Zamów drukowany katalog Twój koszyk • Dodaj do koszyka Cennik i informacje • Zamów informacje o nowościach • Zamów cennik Czytelnia • Fragmenty książek online

Kontakt Helion SA ul. Kościuszki 1c 44-100 Gliwice tel. 32 230 98 63 e-mail: [email protected] © Helion 1991–2010

Praktycznie i efektywnie wykorzystaj wszystkie mo¿liwoœci Excela • Najpotrzebniejsze podstawy, czyli co trzeba wiedzieæ, zanim zabierzesz siê do pracy • Formu³y i funkcje, czyli jak u³atwiæ sobie dokonywanie skomplikowanych obliczeñ • Oferty, rachunki i listy obecnoœci, czyli do czego warto u¿ywaæ Excela w firmie Excel jako znakomity arkusz kalkulacyjny jest dziœ w zasadzie niezbêdny w ka¿dym biurze. Mo¿e s³u¿yæ do przeprowadzania miliona ró¿nych operacji liczbowych, od prostych rachunków przychodów i rozchodów, przez obliczanie podatku, a¿ po wydawanie dowodów dostawy i zaœwiadczeñ o zarobkach. Wystarczy przygotowaæ odpowiednie arkusze i wprowadziæ do nich dane, a potem mo¿na ju¿ cieszyæ siê wolnym czasem, zaoszczêdzonym dziêki automatyzacji wielu ¿mudnych czynnoœci. Jeœli to w³aœnie jest Twoim celem, trafi³eœ na odpowiedni¹ ksi¹¿kê. „Excel w biurze i nie tylko” to podrêcznik pomagaj¹cy w opanowaniu Excela 2007 od podstaw po kwestie bardzo zaawansowane. Znajdziesz tu informacje na temat tworzenia, usuwania i dostosowywania nowych arkuszy czy skoroszytów, wprowadzania, edycji i formatowania danych, stosowania formu³ i funkcji oraz sortowania i filtrowania danych. Nauczysz siê tworzyæ i wykorzystywaæ makra, wstawiaæ formanty, konstruowaæ skoroszyty z wszelkimi danymi towarów, a tak¿e skoroszyty dotycz¹ce rachunków czy zamówieñ. Dowiesz siê, jak stworzyæ listê obecnoœci pracowników, wystawiaæ zaœwiadczenia o zatrudnieniu i u¿ywaæ danych z Excela do opracowania ofert cenowych czy katalogów. • Podstawowe informacje o obs³udze arkusza kalkulacyjnego • Podstawowe obiekty Excela • Wprowadzanie i formatowanie danych • Formu³y i funkcje • Sortowanie i filtrowanie danych • Drukowanie • Makropolecenia – pierwszy krok w programowaniu • Zmiany zapisu wartoœci liczbowej na zapis s³owny • Oferty cenowe i dowód dostawy • Rachunki, zamówienia i odsetki • Kalendarze i inne operacje na datach • Lista obecnoœci • Zaœwiadczenie o zatrudnieniu i zarobkach Wypróbuj Excel i uczyñ swoj¹ pracê znacznie ³atwiejsz¹!

Spis treci Rozdzia 1. Podstawowe informacje o obsudze arkusza kalkulacyjnego ............... 9 Uruchomienie i zamykanie programu ............................................................................... 9 Wstka .......................................................................................................................... 13 Pasek formuy ................................................................................................................. 14 Menu podrczne ............................................................................................................. 15 Obsuga zdarze wywoanych ruchem myszki ............................................................... 15 Poruszanie si po skoroszytach i arkuszach za pomoc klawiatury ................................ 21 Ograniczenia arkuszy i skoroszytów .............................................................................. 21

Rozdzia 2. Podstawowe obiekty Excela ........................................................... 23 Komórka arkusza kalkulacyjnego — zaznaczanie komórki, zakresów komórek, kolumn, wierszy, arkuszy ............................................................................................ 23 Zaznaczenie obszaru przylegajcych komórek ......................................................... 24 Zaznaczenie rozlegego obszaru przylegajcych komórek ....................................... 25 Zaznaczenie wszystkich komórek arkusza ............................................................... 26 Zaznaczenie caego wiersza lub caej kolumny arkusza ........................................... 26 Zaznaczenie przylegajcych wierszy lub przylegajcych kolumn arkusza ............... 27 Zaznaczenie nieprzylegajcej komórki lub zakresu komórek .................................. 27 Zaznaczenie nieprzylegajcych wierszy lub kolumn ................................................ 27 Zmiana szerokoci kolumn lub wierszy .......................................................................... 27 Zmiana szerokoci pojedynczej kolumny ................................................................. 28 Zmiana szerokoci wielu kolumn ............................................................................. 28 Zmiana kolumny na okrelon szeroko ................................................................. 29 Zmiana wysokoci pojedynczego wiersza ................................................................ 30 Zmiana wysokoci wielu wierszy ............................................................................. 31 Ukrywanie (wywietlanie) kolumn, wierszy, arkuszy .................................................... 31 Ukrywanie kolumn lub wierszy ................................................................................ 32 Wywietlanie ukrytego wiersza lub kolumny ........................................................... 32 Kopiowanie, wklejanie i usuwanie zawartoci komórek ................................................ 33 Skoroszyty i arkusze ....................................................................................................... 38 Otwieranie istniejcego skoroszytu .......................................................................... 38 Tworzenie nowego skoroszytu ................................................................................. 40 Zapisywanie skoroszytu ........................................................................................... 44 Dodawanie, usuwanie arkusza ze skoroszytu ........................................................... 45 Dodawanie pojedynczego pustego arkusza .............................................................. 47 Dodawanie wielu pustych arkuszy ........................................................................... 47 Ukrycie (wywietlenie) arkusza ............................................................................... 49 Zmiana nazwy lub pooenia arkusza w skoroszycie ............................................... 49

4

Excel w biurze i nie tylko Zmiana nazwy arkusza ............................................................................................. 51 Zmiana pooenia arkusza w skoroszycie ................................................................. 53 Kopiowanie lub przenoszenie arkuszy pomidzy skoroszytami ............................... 54 Jednoczesne przegldanie wielu skoroszytów .......................................................... 57 Wywietlanie arkusza w dwóch lub czterech czciach ........................................... 57 Wyszukiwanie informacji w arkuszach .................................................................... 58

Rozdzia 3. Wprowadzanie danych .................................................................... 61 Wprowadzanie danych do komórki ................................................................................ 61 Edytowanie danych w komórce ................................................................................ 64 Wprowadzanie rónych typów danych do komórek ................................................. 65 Wypenianie komórek ..................................................................................................... 69 Autouzupenianie ..................................................................................................... 80 Unikalny zapis danych w kolumnie ................................................................................ 81

Rozdzia 4. Formatowanie ................................................................................ 85 Dostp do polece formatowania ............................................................................. 85 Formatowanie czcionki uytej do zapisu zawartoci komórki ................................. 86 Formatowanie orientacji zapisu danej w komórce .................................................... 86 Formatowanie liczb .................................................................................................. 88 Formatowanie krawdzi komórki oraz koloru jej wypenienia ................................. 89 Niestandardowe obramowanie komórek .................................................................. 97

Rozdzia 5. Formuy ....................................................................................... 101 Adres komórki .............................................................................................................. 101 Budowa (skadnia) formuy .......................................................................................... 102 Operatory oblicze ....................................................................................................... 102 Stae .............................................................................................................................. 114 Nazwy zakresów w formuach ...................................................................................... 114 Zasady dotyczce nadawania nazw ........................................................................ 115

Rozdzia 6. Funkcje ....................................................................................... 119 Struktura funkcji ........................................................................................................... 119 Argument funkcji ................................................................................................... 120 Nazwa funkcji ........................................................................................................ 121 Funkcje zagniedone ............................................................................................ 121 Wprowadzanie funkcji .................................................................................................. 122 Funkcja SUMA ............................................................................................................. 123 Funkcja SUMY WARUNKOWEJ ............................................................................... 124 Funkcja ILOCZYN ....................................................................................................... 125 Funkcja ORAZ ............................................................................................................. 125 Funkcja LUB ................................................................................................................ 127 Funkcja JE ELI ........................................................................................................... 128 Funkcja REDNIA ....................................................................................................... 129 Funkcja ILE.LICZB ..................................................................................................... 130 Funkcja ILE.NIEPUSTYCH ........................................................................................ 130 Funkcja LICZ.JE ELI .................................................................................................. 131 Funkcja LICZBA.CA K .............................................................................................. 131 Funkcja ZAOKR .......................................................................................................... 132 Funkcje TERAZ i DZI ............................................................................................... 132 Funkcja D ................................................................................................................... 133 Funkcja Z CZ.TEKSTY ........................................................................................... 134 Funkcja ZNAK ............................................................................................................. 134 Funkcja PORÓWNAJ ................................................................................................... 135

Spis treci

5 Funkcje LITERY.WIELKIE, LITERY.MA E ............................................................ 135 Funkcja FRAGMENT.TEKSTU .................................................................................. 136 Funkcja ZAST P ......................................................................................................... 137 Funkcja SZUKAJ.TEKST ............................................................................................ 137 Funkcja WARTO ..................................................................................................... 138 Funkcja INDEKS .......................................................................................................... 139 Funkcja PODAJ.POZYCJ .......................................................................................... 140 Funkcja WYSZUKAJ.PIONOWO ............................................................................... 141 Funkcja ADR.POR ..................................................................................................... 143 Funkcja PRAWY .......................................................................................................... 144 Funkcja LEWY ............................................................................................................. 144 Funkcja POWT ............................................................................................................. 145

Rozdzia 7. Sortowanie i filtrowanie danych .................................................... 147 Sortowanie .................................................................................................................... 147 Sortowanie proste ................................................................................................... 148 Sortowanie za pomoc przycisku Sortuj od A do Z lub przycisku Sortuj od Z do A ........................................................................... 149 Sortowanie za pomoc przycisku Sortuj ................................................................. 151 Sortowanie z uwzgldnieniem wielkoci liter ........................................................ 156 Sortowanie wielokolumnowe ................................................................................. 158 Sortowanie za pomoc listy .................................................................................... 159 Filtrowanie .................................................................................................................... 162 Autofiltr .................................................................................................................. 162 Filtrowanie tekstu ................................................................................................... 163 Filtrowanie liczb ..................................................................................................... 164 Filtrowanie dat lub godzin ...................................................................................... 166 Filtrowanie zaawansowane ........................................................................................... 169 Wiele warunków w jednej kolumnie ...................................................................... 171 Jeden warunek w dwóch lub wikszej liczbie kolumn ........................................... 172 Jeden z dwóch zestawów warunków dla dwóch lub wikszej liczby kolumn ........ 173 Przykady filtrowania zaawansowanego ................................................................. 174

Rozdzia 8. Drukowanie .................................................................................. 183 Ustawienia strony do wydruku ..................................................................................... 183 Karta Strona ........................................................................................................... 184 Karta Marginesy ..................................................................................................... 186 Karta Nagówek/stopka .......................................................................................... 186 Karta Arkusz .......................................................................................................... 196 Polecenie wydruku ....................................................................................................... 197

Rozdzia 9. Makropolecenia — pierwszy krok w programowaniu ...................... 199 Rejestrowanie makropolecenia ..................................................................................... 199 Karta Deweloper .................................................................................................... 200 Bezpieczestwo makr ............................................................................................. 201 Ogólna procedura rejestrowania makra .................................................................. 201 Przykad rejestracji makra ...................................................................................... 203 Tworzenie makra za pomoc jzyka Microsoft Visual Basic ....................................... 211 Zarzdzanie makrami ................................................................................................... 213 Przypisywanie makra do obiektu, grafiki lub formantu .......................................... 214 Usuwanie makra ..................................................................................................... 214 Formanty — informacje podstawowe ........................................................................... 214 Umieszczanie formantu formularza w arkuszu ...................................................... 215 Formanty ActiveX .................................................................................................. 219

6

Excel w biurze i nie tylko

Rozdzia 10. Oferty cenowe .............................................................................. 229 Oferta cenowa — wersja 1. .......................................................................................... 229 Obsuga arkusza ..................................................................................................... 229 Konstrukcja arkusza ............................................................................................... 231 Oferta cenowa — wersja 2. .......................................................................................... 234 Obsuga arkusza ............................................................................................................ 234 Konstrukcja czci obliczeniowej arkusza .................................................................... 235 Konstrukcja czci graficznej arkusza .......................................................................... 237

Rozdzia 11. Zmiany zapisu wartoci liczbowej na zapis sowny ......................... 245 Przeznaczenie i budowa skoroszytu w wersji 1. ........................................................... 245 Arkusz1 .................................................................................................................. 246 Arkusz Sowo ......................................................................................................... 247 Uwagi kocowe dla wersji 1. ........................................................................................ 248 Przeznaczenie i budowa skoroszytu w wersji 2. ........................................................... 250 Arkusz1 .................................................................................................................. 250 Arkusz Sowo ......................................................................................................... 251 Uwagi kocowe dla wersji 2. ........................................................................................ 258

Rozdzia 12. Dowód dostawy ............................................................................ 261 Przeznaczenie i budowa skoroszytu ............................................................................. 261 Obsuga skoroszytu ................................................................................................ 262 Arkusz Ustawienia ................................................................................................. 262 Arkusz ND ............................................................................................................. 265 Arkusz Odbiorcy .................................................................................................... 267 Arkusz Towary ....................................................................................................... 268 Wybór pozycji z bazy towarowej (materiaowej) ................................................... 269 Arkusz Dowód ....................................................................................................... 271 Arkusz Sowo ......................................................................................................... 274

Rozdzia 13. Rachunki ..................................................................................... 275 Rachunek zwyky ......................................................................................................... 275 Przeznaczenie i budowa skoroszytu ....................................................................... 275 Obsuga skoroszytu ................................................................................................ 275 Arkusz Ustawienia ................................................................................................. 277 Arkusz NR .............................................................................................................. 279 Arkusz Baza ........................................................................................................... 280 Arkusz Rachunek ................................................................................................... 284 Arkusz Sowo ......................................................................................................... 286 Rachunek za usugi ....................................................................................................... 287 Przeznaczenie i budowa skoroszytu ....................................................................... 287 Obsuga skoroszytu ................................................................................................ 288 Arkusz Ustawienia ................................................................................................. 289 Arkusz NR .............................................................................................................. 291 Arkusz Baza ........................................................................................................... 292 Arkusz Rachunek ................................................................................................... 296 Arkusz Sowo ......................................................................................................... 298

Rozdzia 14. Zamówienia ................................................................................. 299 Przeznaczenie i budowa skoroszytu ............................................................................. 299 Obsuga skoroszytu ................................................................................................ 301 Arkusz Ustawienia ................................................................................................. 301 Arkusz Numer ........................................................................................................ 303 Arkusz Sprzedawca ................................................................................................ 304 Arkusz Towary ....................................................................................................... 306 Arkusz Druk A5 (Druk A4) .................................................................................... 309

Spis treci

7

Rozdzia 15. Odsetki ........................................................................................ 313 Obsuga skoroszytu ...................................................................................................... 313 Arkusz Odsetki ustawowe ............................................................................................ 314 Budowa arkusza ..................................................................................................... 314 Aktualizacja arkusza Odsetki ustawowe ................................................................ 319 Arkusz Odsetki podatkowe ........................................................................................... 321 Odsetki ustawowe z wpat .......................................................................................... 323 Przeznaczenie i konstrukcja arkusza ...................................................................... 323 Obsuga arkusza ..................................................................................................... 325

Rozdzia 16. Kalendarze i inne operacje na datach ............................................ 331 Wyznaczanie daty wit Wielkanocnych ..................................................................... 331 Wyznaczanie dni witecznych na podstawie roku ...................................................... 333 Kalendarze .................................................................................................................... 334 Skoroszyt Kalendarz_3M — arkusz 3M ....................................................................... 335 Budowa arkusza ..................................................................................................... 335 Skoroszyt Kalendarz_Uni — arkusz Uni ...................................................................... 348

Rozdzia 17. Lista obecnoci ............................................................................ 355 Przeznaczenie skoroszytu ....................................................................................... 355 Obsuga skoroszytu ................................................................................................ 355 Arkusz Pracownicy ................................................................................................ 356 Arkusz Lista ........................................................................................................... 357 Cz nagówkowa listy ......................................................................................... 358 Cz specyfikacji dni miesica dla listy obecnoci ............................................... 362 Cz specyfikacji dni witecznych dla listy obecnoci ....................................... 363 Formatowanie warunkowe ..................................................................................... 365 Ustawienia wstpne skoroszytu Lista obecnoci .................................................... 370

Rozdzia 18. Zawiadczenie o zatrudnieniu i zarobkach ..................................... 373 Przeznaczenie i budowa skoroszytu ............................................................................. 373 Arkusz Katalogi ............................................................................................................ 374 Arkusz Dane ................................................................................................................. 375 Konstrukcja listy rozwijanej sucej do aktualizacji komórek w kolumnie Stanowisko ...................................................................................... 376 Konstrukcja listy rozwijanej sucej do aktualizacji komórek w kolumnie Rodzaj zatrudnienia ......................................................................... 379 Arkusz Zawiadczenie .................................................................................................. 381 Wstawienie formantu ActiveX typu Pole kombi .................................................... 383 Wstawienie formantu formularza typu Pole listy ................................................... 387 Drukowanie zawiadczenia .......................................................................................... 389

Skorowidz .................................................................................... 393

Rozdzia 3.

Wprowadzanie danych Nie istniej „dobre” czy „ze” sposoby wprowadzania danych, istniej natomiast le lub dobrze wprowadzone dane. Lecz majc na uwadze powiedzenie — „wprowadza kady moe, jeden lepiej, drugi gorzej”, w niniejszym rozdziale omówimy kilka technik wprowadzania informacji do komórek arkusza. Techniki te pozwalaj nam na wykonanie tej „niezbyt” przyjemnej pracy w sposób szybki i w miar „bezbolesny”. Dotyczy to zwaszcza zestawie podobnych informacji, na przykad kolumn dat lub wartoci zmieniajcych si wedug okrelonego schematu (wypenionych w sposób seryjny).

Wprowadzanie danych do komórki Aby wprowadzi dan informacj (dan) do okrelonej komórki, musimy pokaza Excelowi, o któr komórk chodzi, przez kliknicie w jej obszarze lewym przyciskiem myszki. Dziaanie to spowoduje aktywacj komórki, co zasygnalizowane zostanie otoczeniem jej „grub ramk” zwan selektorem (rysunek 3.1). Rysunek 3.1. Miejsca wprowadzania danych

62

Excel w biurze i nie tylko

Dane, które chcemy umieci w komórce, moemy wprowadzi do niej bezporednio lub wpisujc je w pasku formuy. Ustawienie domylne miejsca wprowadzania danych moemy okreli przez: 1. Kliknicie przycisku pakietu Microsoft Office i wydanie polecenia Opcje

programu Excel. 2. Po aktywacji okna dialogowego Opcje programu Excel dla pozycji

Zaawansowane zaznaczenie lub usunicie zaznaczenia opcji Edytuj bezporednio w komórce (rysunek 3.2). Rysunek 3.2. Procedura ustawiania parametru miejsca wprowadzania danych

Bez wzgldu na miejsce wpisywania, o czym informuje nas kursor „pisania” widoczny w komórce lub na pasku formuy — dane (cig znaków) bd pojawiay si zarówno w komórce, jak i na pasku formuy (oznaczenie 1 na rysunku 3.3). Rysunek 3.3. Procedura wprowadzania danych: a) bezporednio do komórki, b) do paska formuy.

W czasie wprowadzania danych na pasku formuy pojawiaj si trzy przyciski, których wygld przedstawiony zosta na rysunku 3.3. Przycisk oznaczony symbolem 2 (przycisk o nazwie Anuluj) suy do anulowania wprowadzanych danych. Kliknicie go w czasie wprowadzania danych (bez wzgldu na miejsce wprowadzania — komórka czy pasek formuy) spowoduje usunicie wszystkich wprowadzonych do tej chwili znaków. Przycisk oznaczony symbolem 3 (przycisk o nazwie Wpis) suy do zatwierdzenia wprowadzanych do komórki danych. Kliknicie go zostaje „zrozumiane” przez program jako zakoczenie procedury wprowadzania danych (znika kursor „pisania”), przy czym komórka pozostaje aktywna. Przycisk oznaczony symbolem 4 suy do obsugi procedur wstawiania standardowych funkcji Excela do formuy.

Rozdzia 3. i Wprowadzanie danych

63

Rysunek 3.4. Wygld arkusza po zatwierdzeniu danych w komórce C3 klawiszem Enter

Dla wielu uytkowników (zwaszcza programów bazodanowych) zatwierdzenie danych realizowane jest przez nacinicie klawisza Enter. Domylnie po naciniciu tego klawisza Excel przechodzi do komórki lecej bezporednio pod t, w której dane zostay zatwierdzone. Automatycznie komórka ta staje si komórk aktywn (rysunek 3.4). W przypadku gdy „kierunek” wprowadzania przez nas danych jest zgodny z „domylnym przejciem” programu, sytuacja ta nie jest „mczca”, lecz wrcz przeciwnie — podana. Jednak w przypadku gdy chcemy wprowadzi zestaw danych, uoonych w sposób „horyzontalny”, ta metoda aktywacji nastpnej komórki jest niezmiernie uciliwa, wymagajca kadorazowo ingerencji polegajcej na klikaniu (aktywacji) danej komórki. Aby zmieni domylny kierunek przenoszenia zaznaczenia (aktywacji) komórki po naciniciu klawisza Enter, naley: 1. Po aktywacji okna dialogowego Opcje programu Excel klikn pozycj

Zaawansowane. 2. Upewni si, e wczone (zaznaczone) jest pole wyboru Przenie zaznaczenie

po naciniciu klawisza Enter (rysunek 3.5). Rysunek 3.5. Procedura ustawienia kierunku przenoszenia po naciniciu klawisza Enter

3. Klikn strzak listy rozwijanej Kierunek (rysunek 3.5) i wybra odpowiedni

opcj. 4. Zatwierdzi ustawienia przez kliknicie przycisku OK znajdujcego si

w prawym dolnym rogu okna dialogowego Opcje programu Excel, powodujc tym samym zamknicie okna dialogowego i powrót do aktywnego arkusza. Przykadowo wybranie na licie rozwijanej Kierunek opcji W prawo spowoduje, e po zatwierdzeniu klawiszem Enter wartoci w komórce C3 komórk aktywn zostanie komórka D3 (rysunek 3.6).

64

Excel w biurze i nie tylko

Rysunek 3.6. Wygld arkusza po zatwierdzeniu danych w komórce C3 klawiszem Enter przy ustawieniu opcji kierunku przenoszenia — W prawo

Edytowanie danych w komórce Pojcie edytowania danych, chocia czsto uywane jako synonim wprowadzania danych, dotyczy aktualizacji ju wprowadzonych informacji do komórki. Niejednokrotnie zachodzi potrzeba poprawy tylko jednej cyfry w caym zapisie wartoci znajdujcych si w okrelonej komórce (rysunek 3.7). W tym celu moemy podda komórk procedurze edycji bez potrzeby wprowadzania od pocztku caego cigu znaków. Rysunek 3.7. Przykadowy zapis wartoci z bdn cyfr 2

Podobnie jak przy wprowadzaniu danych, edycj danych moemy przeprowadzi bezporednio w komórce lub te na pasku formuy. Popraw (edycj) danych na pasku formuy naley przeprowadzi w nastpujcy sposób: 1. Klikn dan komórk. 2. Po wywietleniu zawartoci komórki w pasku formuy klikn wskanikiem

myszki w miejscu, w którym chcemy dokona poprawy (rysunek 3.8, oznaczenie 1). Rysunek 3.8. Poprawa zawartoci komórki w pasku formuy

3. Dziaanie z punktu 2. spowoduje pojawienie si kursora, umoliwiajc nam

tym samym dokonanie zmiany (np. kasowanie przy uyciu klawiszy Backspace lub Delete i ponowne wpisanie znaku). 4. Zatwierdzi poprawn warto przez naciniecie przycisku Wpis lub przez

nacinicie klawisza Enter.

Rozdzia 3. i Wprowadzanie danych

65

Popraw (edycj) danych bezporednio w komórce naley przeprowadzi w nastpujcy sposób: 1. Naprowadzi wskanik myszki (oznaczenie 1, rysunek 3.9) na dan komórk,

najlepiej w miejscu wystpienia bdu w zapisie informacji. Rysunek 3.9. Miejsce kliknicia zawartoci komórki

2. Dwukrotnie klikn lewym przyciskiem myszki. 3. Dziaanie z punktu 1. i 2. spowoduje pojawienie si kursora dokadnie (lub prawie

dokadnie) w miejscu wystpienia bdnego zapisu, umoliwiajc nam tym samym dokonanie jego zmiany (rysunek 3.10). Rysunek 3.10. Poprawa danej bezporednio w komórce

4. Zatwierdzi poprawn warto przez nacinicie przycisku Wpis lub przez

nacinicie klawisza Enter.

Wprowadzanie rónych typów danych do komórek O ile wprowadzanie danych bdcych zwykym tekstem (na przykad nazwisko i imi) jest do proste i nie wymaga dodatkowych rozwaa (przynajmniej na tym etapie), o tyle wprowadzanie danych numerycznych (liczbowych) oraz danych okrelajcych dat oraz czas wymaga nieco bliszych wyjanie. Aby wpisa liczb dziesitn, naley uy klawisza „kropki” znajdujcego si na klawiaturze numerycznej. Uycie klawisza „kropki” znajdujcego si na klawiaturze alfanumerycznej (klawisz kropki nad klawiszem spacji — „najduszym klawiszem”) spowoduje przyjcie danej w postaci tekstowej (rysunek 3.12). Rysunek 3.11. Wygld liczby dziesitnej zapisanej przy pomocy klawisza kropki: 1 — z klawiatury numerycznej, 2 — z klawiatury alfanumerycznej

66

Excel w biurze i nie tylko

W celu rozdzielenia tysicznych czci liczby nie naley uywa jako „separatora” znaku kropki (bez wzgldu na uyty klawisz). Mona natomiast w celu separacji czci tysicznych liczby w czasie wprowadzania wartoci wpisa znak spacji (rysunek 3.12). Rysunek 3.12. Wygld liczby po uyciu: 1 — znaku kropki z klawiatury numerycznej, 2 — znaku kropki z klawiatury alfanumerycznej, 3 — znaku spacji (odstpu).

W celu wpisania liczby ujemnej do komórki mona uy dowolnego klawisza z tym znakiem (tak z klawiatury numerycznej, jak i z klawiatury alfanumerycznej). Zapis wartoci ujemnej mona uzyska równie przez wpisanie liczby w nawiasach (rysunek 3.13). Rysunek 3.13. Procedura wprowadzenia danej w nawiasach — danej „ujemnej”

Zapis wartoci ujemnej w przykadowej postaci (-569,54) spowoduje przyjcie danej w postaci tekstowej (rysunek 3.14). Rysunek 3.14. Wygld komórki po procedurze wprowadzenia danej „ujemnej w nawiasach”

Zapis wartoci ujemnej w przykadowej postaci -(569, 54) spowoduje przyjcie danej w „normalnej postaci ujemnej” (rysunek 3.15). Rysunek 3.15. Wygld komórki po procedurze wprowadzenia danej w nawiasach poprzedzonych znakiem „minus”

Aby wprowadzi liczb uamkow do komórki, naley najpierw napisa jej cz cakowit, nastpnie spacj, po czym cz uamkow. Po zatwierdzeniu wpisu w komórce zobaczymy zapis liczby w postaci uamkowej, natomiast w pasku formuy liczba jest przedstawiona w postaci dziesitnej (rysunek 3.16).

Rozdzia 3. i Wprowadzanie danych

67

Rysunek 3.16. Zapis liczby w postaci uamkowej

Aby wprowadzi tylko cz uamkow do komórki, naley najpierw napisa jej spacj, po czym cz uamkow (rysunek 3.17). Brak zera przed czci uamkow spowoduje, e dana bdzie traktowana jako data i tak zostanie wywietlona (rysunek 3.18). Rysunek 3.17. Prawidowy zapis czci uamkowej (zapis uamka poprzedza znak zera i spacji)

Rysunek 3.18. Zapis czci uamkowej niepoprzedzony zerem i spacj

Zapis liczby w postaci uamka niewaciwego, przeprowadzony w sposób prawidowy (opisany powyej), spowoduje wywietlenie wprowadzonej danej jako liczby uamkowej w postaci uamka waciwego (rysunek 3.19). Rysunek 3.19. Procedura zapisu uamka niewaciwego

W tabeli 3.1 pokazano sposób wprowadzania danych typu data/czas oraz sposób wywietlenia ich po zatwierdzeniu wpisu do komórki. W datach mona uywa mylników i ukoników. Wielko liter nie odgrywa roli. Na danych typu data mona wykonywa dziaania matematyczne (np. dodawanie, odejmowanie). Aby szybko wprowadzi biec dat do aktywnej komórki w formacie pokazanym na rysunku 3.20, naley wcisn (przytrzyma nacinity) klawiszy Ctrl, a nastpnie nacisn klawisz znaku rednika (;) — jak pokazano to na rysunku 3.21.

68

Excel w biurze i nie tylko

Tabela 3.1. Sposoby wprowadzania dat do komórek arkusza Format zapisu

Sposób wprowadzenia

Wygld komórki po zatwierdzeniu wpisu

RR/MM/DD

2010-03-25

DD-MMM-RR

26-mar-10

MMM-DD

Domylnie przyjty rok daty systemowej. DD-MMM

Domylnie przyjty rok daty systemowej. GG:

06:00

GG:MM

21:03

GG:MM:SS

15:25:35

Rysunek 3.20. Wygld formatu zapisu biecej daty w aktywnej komórce Rysunek 3.21. Procedura wstawiania biecej daty do aktywnej komórki

Aby szybko wprowadzi biec godzin do aktywnej komórki w formacie pokazanym na rysunku 3.22, naley wcisn (przytrzyma nacinite) klawisze Shift oraz Ctrl, a nastpnie nacisn klawisz znaku rednika (;) — jak pokazano to na rysunku 3.23. Rysunek 3.22. Wygld formatu zapisu biecej godziny w aktywnej komórce

Rozdzia 3. i Wprowadzanie danych

69

Rysunek 3.23. Procedura wstawienia biecej godziny do aktywnej komórki

Wypenianie komórek Wypenianie komórek to jedna z najprzyjemniejszych czynnoci, jaka jest dostpna dla uytkownika arkuszy kalkulacyjnych. Mona miao stwierdzi , e wanie to pojcie (wypenianie) w peni obrazuje zasad „minimum nakadów — maksimum efektów”. Automatyczne wypenienie komórek przylegajcych do siebie (w kolumnie lub wierszu) moemy wykona za pomoc tak zwanego punktu uchwytu wypenienia oraz techniki przecigania. Uchwyt wypenienia to niewielki, czarny kwadrat w prawym dolnym rogu aktywnej komórki lub zaznaczenia (rysunek 3.24). Rysunek 3.24. Umiejscowienie oraz wygld punktu uchwytu wypenienia

Po naprowadzeniu standardowego wskanika zaznaczenia na punkt uchwytu wypenienia wskanik przybiera posta czarnego znaku plus (krzyyka), jak pokazano to na rysunku 3.25, umoliwiajc tym samym przecignicie uchwytu wypenienia komórki. Procedura przecignicia spowoduje skopiowanie zawartoci komórki do innych komórek w tej samej kolumnie (wierszu) lub te wypenienie komórek seri danych. Serie danych to dowolne cigi powizanych ze sob informacji, takich jak kolejne liczby, kolejne daty, nazwy miesicy lub dni, jak równie zapisy formuy dla kolejnych komórek. Rysunek 3.25. Zmiana wygldu wska nika zaznaczenia po naprowadzeniu go na punkt uchwytu wypenienia

70

Excel w biurze i nie tylko

Wypenienie komórek liczbami Aby wypeni komórki okrelon liczb (skopiowa liczb z danej komórki do okrelonego obszaru komórek), naley: 1. Naprowadzi standardowy wskanik zaznaczenia na uchwyt zaznaczenia

okrelonej komórki. 2. Po uzyskaniu przez wskanik wygldu „czarnego plusa” wcisn lewy klawisz

myszki. 3. Przecign uchwyt wypenienia, przez komórki przewidziane do wypenienia

(rysunek 3.26). Rysunek 3.26. Wygld arkusza podczas procedury przecigania

4. Zwolni przycisk myszki po uzyskaniu koca obszaru wypenienia. 5. W wyniku czynnoci wykonanych od punktu 1. do punktu 4. zawarto komórki — w naszym przykadzie B3 — zostaa skopiowana do wszystkich komórek znajdujcych si w obszarze B4:B13 (obszarze wypenienia), jak pokazano

to na rysunku 3.27. Rysunek 3.27. Wygld komórek bezporednio po zwolnieniu lewego klawisza myszki 1 — przycisk Opcje Autowypenienia

Rozdzia 3. i Wprowadzanie danych

71

6. Zwolnienie lewego przycisku myszki spowoduje wypenienie okrelonego

obszaru dan wartoci oraz aktywacj przycisku Opcji Autowypenienia (rysunek 3.27, oznaczenie 1). 7. Klikn przycisk Opcje Autowypenienia, powodujc tym samym wywietlenie

listy dostpnych opcji wypenienia (rysunek 3.28). Rysunek 3.28. Wygld rozwinitej listy przycisku Opcje Autowypenienia

Wybór opcji Kopiuj komórki spowoduje wpisanie tej samej wartoci (zawartej w komórce „ ródowej”) do wszystkich komórek obszaru wypenienia (rysunek 3.28).

Wybór opcji Wypenij seri spowoduje wpisanie do kolejnych komórek kolejnych liczb utworzonych na podstawie liczby zawartej w komórce „ ródowej” (rysunek 3.29). Rysunek 3.29. Procedura wypenienia seri liczb komórek w obszarze B4:B5

W przypadku gdy zawarto komórki „ ródowej” bya wczeniej sformatowana, to bezporednio po procedurze przecignicia komórki w obszarze wypenienia „otrzymaj” format identyczny z formatem okrelonym w komórce „ ródowej” (rysunek 3.30).

72

Excel w biurze i nie tylko

Rysunek 3.30. Procedura skopiowania zawartoci komórki B3 — zapisanej czcionk Arial, pogubion kursyw o rozmiarze 14 pkt — do obszaru komórek B4:B13 bez zachowania formatowania zastosowanego w komórce B3

Po aktywacji listy i wyborze opcji Wypenij bez formatowania komórki w obszarze wypenienia zostan pozbawione atrybutów formatowania komórki „ ródowej” (rysunek 3.31). Rysunek 3.31. Wygld danych skopiowanych do obszaru komórek B4:B13 bez zachowania formatowania zastosowanego w komórce B3

W przypadku gdy zawarto komórki „ ródowej” bya wczeniej sformatowana, to bezporednio po procedurze przecignicia komórki w obszarze wypenienia „otrzymaj” format identyczny z formatem okrelonym w komórce „ ródowej” (rysunek 3.32).

Po aktywacji listy i wyborze opcji Wypenij tylko formantami komórki w obszarze wypenienia „otrzymaj” tylko atrybuty formatowania komórki „ ródowej”, co bdzie widoczne po wprowadzeniu dowolnego cigu znaków do dowolnej komórki znajdujcej si w obszarze poddanym procedurze wypenienia (rysunek 3.33).

Rozdzia 3. i Wprowadzanie danych

73

Rysunek 3.32. Procedura skopiowania formatowania zastosowanego w komórce B3 (czcionka Arial, pogubiona kursyw o rozmiarze 14 pkt) — do obszaru komórek B4:B13. Wybór opcji — Wypenij tylko formatami

Rysunek 3.33. Wygld obszaru komórek B4:B13 po wypenieniu go tylko atrybutami formatowania zastosowanymi w komórce B3. Wpis dokonany w dowolnej komórce opisywanego obszaru otrzymuje format identyczny z formatem zastosowanym w komórce B3

Tworzenie serii danych z dowoln wartoci kroku W przypadku gdy chcemy stworzy seri danych, przy czym warto kroku, czyli rónica midzy wartociami znajdujcymi si w ssiednich komórkach, jest dowolna (inna ni 1), naley procedur wypeniania danych przeprowadzi w jeden z opisanych niej sposobów.

Sposób 1. 1. Wprowadzi dan warto do okrelonej komórki (komórki „ródowej”). 2. Zaznaczy obszar wypenienia, którego pocztek okrela komórka „ródowa”

(rysunek 3.34).

74

Excel w biurze i nie tylko

Rysunek 3.34. Wygld zaznaczonego obszaru

3. Na karcie Narzdzia gówne klikn strzak przycisku Wypenienie, po czym

wybra polecenie Serie danych (rysunek 3.35). Rysunek 3.35. Menu Edycja — polecenia Wypenij/Serie danych

4. Dziaanie z punktu 3. spowoduje aktywacj okna dialogowego Serie, w którym

naley:  W sekcji Serie zaznaczy opcj dotyczc „kierunku” wypenienia — Kolumny

lub Wiersze.  W polu Warto kroku: wpisa liczb bdc dan rónic midzy

wartociami znajdujcymi si w ssiednich komórkach (rysunek 3.36). 5. Po wykonaniu dziaa okrelonych w punkcie 4. nacisn przycisk OK. 6. Wynikiem tak przeprowadzonej procedury bdzie wypenienie kolejnych

komórek (poza komórk ródow) w zaznaczonym obszarze danymi, których zawarto stanowi suma wartoci znajdujcej si w komórce poprzedniej oraz wartoci kroku (rysunek 3.37).

Rozdzia 3. i Wprowadzanie danych Rysunek 3.36. Okno dialogowe Serie

Rysunek 3.37. Wygld komórek wypenionych wartociami z krokiem serii 0,05 — zaczynajc od wartoci pocztkowej 158,05

Sposób 2. 1. Wprowadzi dan warto do okrelonej komórki (komórki „ródowej”),

jak pokazano to na rysunku 3.38. Rysunek 3.38. Komórki z wartoci pocztkow serii danych (komórka ródowa)

2. Wybra polecenia Wypenienie/Serie danych. 3. Dziaanie z punktu 2. spowoduje aktywacj okna dialogowego Serie, w którym

naley:

75

76

Excel w biurze i nie tylko  W sekcji Serie zaznaczy opcj dotyczc „kierunku” wypenienia — Kolumny

lub Wiersze.  W polu Warto kroku: wpisa liczb bdc dan rónic midzy

wartociami znajdujcymi si w ssiednich komórkach (rysunek 3.39). Rysunek 3.39. Okno dialogowe Serie

 W polu Warto kocowa: wpisa warto bdc maksymaln wartoci

w serii, jaka moe by osignita przy uyciu okrelonej wczeniej wartoci kroku. 4. Po wykonaniu dziaa okrelonych w punkcie 3. nacisn przycisk OK. 5. Wynikiem tak przeprowadzonej procedury bdzie wypenienie kolejnych

komórek (poza komórk ródow) wartociami powstaymi jako suma wartoci znajdujcej si w komórce poprzedniej oraz wartoci kroku, przy czym kocowa najwiksza warto w serii nie moe przekracza okrelonej wartoci kocowej (rysunek 3.40). Rysunek 3.40. Wygld serii danych utworzonych z krokiem serii 1,55, zaczynajc od wartoci pocztkowej 150,55 i ograniczonych wartoci kocow równ 160

Wypenienie komórek tekstem Wypenienie komórek, w których komórka pocztkowa zawiera „czysty tekst”, jest dostpne dla trzech opcji (rysunek 3.41) przedstawionych szczegóowo przy opisie wypenienia komórek kolejnymi liczbami. Utworzenie serii danych zawierajcych tekst jest moliwe tylko wtedy, gdy cig tekstowy koczy si (lub poprzedzony jest) liczb (cyfr). Dodatkowym warunkiem utwo-

Rozdzia 3. i Wprowadzanie danych

77

Rysunek 3.41. Procedura wypenienia komórek „czystym tekstem”

rzenia serii danych z takiej zawartoci komórki jest wystpowanie spacji pomidzy cigiem znaków tekstowych a cigiem znaków reprezentujcych liczb. Procedur utworzenia serii danych „tekstowych” przedstawiono na rysunku 3.42. Rysunek 3.42. Procedura wypenienia komórek seri „tekstu”

Szczególnym przypadkiem utworzenia serii danych z „czystego tekstu” jest wykonanie procedury przecigania komórki „ródowej”, której zawarto stanowi nazwa miesica (rysunek 3.43), nazwa dnia tygodnia (rysunek 3.44) lub ogólnie przyjty skrót nazwy tygodnia (rysunek 3.45). Dodatkow opcj, jakiej mona uy przy tworzeniu serii danych, skadajcych si z kolejnych dni tygodnia, jest opcja Wypenij dniami powszednimi. Zastosowanie tego „parametru” spowoduje brak wystpienia w serii danych nazw sobota oraz niedziela (odpowiednio skrótów So oraz N).

Wypenienie komórek datami Dane zapisane w postaci daty s przez Excela traktowane (przetwarzane) w podobny sposób jak dane liczbowe. Biorc jednak pod uwag specyfik budowy daty, na któr skadaj si jakby trzy „segmenty” liczbowe (wartoci: roku, miesica, dnia), po

78

Excel w biurze i nie tylko

Rysunek 3.43. Procedura utworzenia serii danych stanowicych nazwy kolejnych miesicy

Rysunek 3.44. Procedura utworzenia serii danych stanowicych nazwy kolejnych dni tygodnia

Rysunek 3.45. Procedura utworzenia serii danych stanowicych skróty nazw kolejnych dni tygodnia

wykonaniu procedury „przecignicia” danych i klikniciu przycisku Opcji Autowypenienia zostanie wywietlona 8-elementowa lista opcji (rysunek 3.46) uwzgldniajca moliwo wypenienia komórek wanie tymi parametrami.

Rozdzia 3. i Wprowadzanie danych

79

Rysunek 3.46. Wygld komórek arkusza wypenionych seri danych typu data przy uyciu rónych opcji Autowypenienia

Komórki, które maj by wypenione seri dat, mog by równie tworzone za pomoc parametrów okrelanych w oknie dialogowym Serie, przy czym w sekcji Typ naley wybra opcj Data oraz okreli w sekcji Jednostka daty opcj, której czci daty (dnia, miesica itp.) bd dotyczyy wartoci okrelone w polu Warto kroku oraz w polu Warto kocowa (rysunek 3.47). Rysunek 3.47. Procedura utworzenia serii danych typu data utworzonych z krokiem serii 3 dni, zaczynajc od daty pocztkowej 2010-03-07 i ograniczonych dniem 26 marca

Jeeli po procedurze przecigania zostaa wywietlona warto bdu ##### (wystpuje, w przypadku gdy komórka zawiera liczb, dat lub godziny szersze ni komórka), naley zwikszy szeroko kolumny.

80

Excel w biurze i nie tylko

Autouzupenianie Inn ciekaw funkcj Excela, przyspieszajc proces wprowadzania danych, jest wykorzystanie automatycznego tworzenia „listy danych” z zapisów dokonanych w kolejnych komórkach kolumny. Procedur autouzupenienia przeledzimy na poniszym przykadzie. 1. Wprowad tekst do kilku pierwszych komórek kolumny, na przykad tak jak

pokazano to na rysunku 3.48. Rysunek 3.48. Przykadowy zapis tekstu w trzech kolejnych komórkach kolumny

2. Kliknij prawym przyciskiem myszki pierwsz woln komórk pod uzupenionymi

wczeniej komórkami, powodujc tym samym aktywacj menu podrcznego komórki (rysunek 3.49). Rysunek 3.49. Menu podrczne komórki aktywnej

3. Wybierz z menu podrcznego polecenie Wybierz z listy rozwijanej. 4. Polecenie z punktu 3. spowoduje aktywacj listy rozwijanej, jak na rysunku 3.50. 5. Po aktywacji listy rozwijanej wybierz dany tekst — kliknij wybran pozycj

(rysunek 3.51). 6. Dziaanie z punktu 5. spowoduje automatyczne wstawienie wybranego cigu

znaków do komórki aktywnej (rysunek 3.52).

Rozdzia 3. i Wprowadzanie danych

81

Rysunek 3.50. Wygld rozwinitej listy

Rysunek 3.51. Procedura wyboru pozycji listy

Rysunek 3.52. Wygld komórki po wstawieniu elementu listy

Unikalny zapis danych w kolumnie Do czstym problemem przy eksploatacji arkuszy jest zapewnienie unikalnego zapisu danych w okrelonej kolumnie. Przykadem takiego wymogu moe by tworzenie „arkuszy spisów magazynowych z natury”, zawierajcych wstpny wykaz nazw materiaów oraz odpowiadajcych im indeksów magazynowych, podlegajcy póniej „rcznej” modyfikacji w zakresie ilociowym. Poniewa podstawow zasad obowizujc w gospodarce magazynowej jest to, aby kady towar posiada unikalny indeks materiaowy, utworzenie bezbdnego wykazu materiaów (dokadniej indeksów) jest kluczowe dla póniejszego przeprowadzenia „spisu z natury”. Wykorzystujc odpowiednie narzdzia Excela, moemy skonstruowa arkusz, tak aby w czasie wprowadzania danych nastpowao automatyczne wykluczenie zdublowanych „wartoci”. Opis Konstrukcji arkusza przedstawimy w oparciu o tabel pokazan na rysunku 3.53. Obszarem, który bdzie podlega procedurze sprawdzania poprawnoci wpisów (brak duplikatów), bd komórki kolumny C. Rysunek 3.53. Wygld przykadowego arkusza

82

Excel w biurze i nie tylko

Procedur „zabezpieczenia” naley przeprowadzi wedug poniszych kroków: 1. W kolumnie, dla której chcesz ustali kryteria sprawdzania poprawnoci danych (w naszym przypadku bdzie to kolumna C), zaznacz (kliknij) komórk C2, a nastpnie wybierz z menu polecenie Dane/Sprawdzanie

poprawnoci (rysunek 3.54).

Rysunek 3.54. Menu Dane — polecenie Sprawdzanie poprawnoci 2. Dziaanie z punktu 1. spowoduje wywietlenie okna dialogowego Sprawdzanie

poprawnoci danych, w którym w zakadce Ustawienia z listy rozwijanej Dozwolone wybierz pozycj Niestandardowe (rysunek 3.55). Rysunek 3.55. Okno dialogowe Sprawdzanie poprawnoci danych — lista rozwijana Dozwolone — pozycja Niestandardowe

3. Wybór pozycji Niestandardowe spowoduje wywietlenie pola Formua:, w którym wpisz wyraenie =LICZ.JEELI($C$2:$C$65536; C2)=1, a nastpnie

kliknij przycisk OK (rysunek 3.56). 4. Przecignij uchwyt wypenienia od komórki C2 tak daleko, jak chcesz, by sigaa

regua sprawdzania poprawnoci wprowadzanych danych (rysunek 3.57).

Rozdzia 3. i Wprowadzanie danych

83

Rysunek 3.56. Wygld uzupenionego pola Formua

Rysunek 3.57. Procedura skopiowania formuy sprawdzajcej duplikowanie zawartoci komórek

Przedstawiona powyej formua sprawdza warto w komórce C2 i nastpnie zlicza liczb wystpie takiej samej wartoci w zakresie $C$2:$C$65536. Zawsze sprawdzana jest aktywna komórka, wic zawsze bdzie przynajmniej jedno wystpienie. Jeeli Excel odnajdzie dwa wystpienia, zostanie wywietlony komunikat, jak na rysunku 3.58. Komunikat bdzie powtarzany do chwili wprowadzenia „poprawnej wartoci”. Rysunek 3.58. Wygld komunikatu po wprowadzeniu i zatwierdzeniu klawiszem Enter zduplikowanej wartoci