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Trucos Ofimática Excel

Excel: Interfaz de usuario Marzo 2015

Interfaz de usuario La Interfaz de usuario de Office es quizás el elemento que más ha cambiado en el transcurso del tiempo. Estas son las interfaces de Microsoft Excel 97, Microsoft Excel 2007 y Microsoft Excel 2010:

La tradicional interfaz de usuario de Office 2003, con sus menús desplegables y sus barras de herramientas, se parecía todavía muchísimo a la interfaz usuario de Office 2.0, difundido en 1992. Sin embargo, en el transcurso de los años, el número de barras de herramientas aumentó de modo casi exponencial, haciendo que la interfaz de usuario de Office se sobrecargue. En Office 2000, nuevas barras de herramientas fueron añadidas. Un cierto esfuerzo fue realizado para limpiar la interfaz de usuario y eliminar esta impresión de sobrecarga. Para hacer esto, el equipo de desarrollo inventó nuevos conceptos, como el Menú inteligente (un menú ampliable mediante un botón), botones de la barra de herramientas enmascaradas automáticamente que se modificaban según la frecuencia de uso, un panel lateral para la ayuda y una ventana en la barra de tareas para cada documento. Pero, al final, en vez de reducir la complejidad del producto, Office 2000 intentó enmascararla. Este enfoque provocó una gran confusión entre los usuarios; la modificación permanente de la interfaz hacía que los usuarios no encontraran con facilidad las herramientas que necesitaban. Office 2002 incrementó aún más el número de barras de herramientas. Escaso de ideas, el equipo Office creó el panel de tareas, un nuevo panel lateral capaz de contener más herramientas. De este modo, Office 2002 poseía ocho paneles de tareas. Este número aumentó con Office 2003. Con tantos elementos en la pantalla, la zona de trabajo que subsistía para efectuar el trabajo real era demasiado pequeña, incluso en una pantalla de 24 pulgadas. Con Office 2007, cuyo diseño se presentó en agosto de 2003, el equipo Office tuvo un nuevo enfoque de diseño de la interfaz de usuario, en vez de pensar en términos de comandos, pensaron en términos de funcionalidades. Se enfocaron en resultados más prácticos. Una de las principales funciones de este enfoque basado en los resultados es el uso por parte de las aplicaciones Office de la potencia de los procesadores modernos con las galerías visuales. Office 2007 permite una visualización de una vista previa del conjunto del resultado de una acción cuando el apuntador del ratón pasa por encima de los iconos de comando. Enfocarse en las funcionalidades influye el agrupamiento de los comandos así como el contexto en el cual será presentado este grupo de comandos en la interfaz de usuario de Office. Durante el trabajo con una aplicación de Office 2007, esta modifica su interfaz de usuario según la acción efectuada por el usuario. Por ejemplo, cuando el usuario escoge un objeto o un elemento particular, una nueva pestaña, que ofrece las funcionalidades adaptadas a este elemento, aparece. Este diseño orientado a las funcionalidades volvió la versión Office 2007 mucho más productivo que las versiones precedentes de Office. Esta interfaz de usuario moderna y más productiva es nombrada FUI (Fluent User Interface) y su principal representación visible lleva el nombre de Cinta. Esta interfaz puede confundir a los usuarios de versiones anteriores de Office 2007. A continuación se examina los principales componentes de la interfaz Excel 2010.

Componentes de la interfaz de usuario La interfaz Excel 2010 se divide en varios elementos, que vamos a examinar a continuación. La cinta misma, situada en la parte superior, se descompone en varios elementos:

Una barra de título indica el nombre de la aplicación así como el nombre del libro abierto, visualiza sobre su derecha los tres iconos para reducir, restaurar o cerrar la ventana, así como en la esquina superior izquierda la barra de herramientas Acceso rápido, una pequeña barra de herramientas poblada de algunos iconos minúsculos, correspondiente a las herramientas más frecuentemente empleadas.

Truco Puedes agregar o eliminar cualquier control de la cinta a la barra de herramientas Acceso rápido efectuando un clic con botón derecho del ratón sobre este control y seleccionando Agregar a la barra de herramientas Acceso rápido o eliminar dicho comando. Esta barra contiene además un menú de personalización que permite aumentar fácilmente o retirar los elementos seleccionados. Si falta espacio para colocar todos los íconos, puedes ampliarlo haciendo clic en el botón de expansión (flecha doble). Debajo la barra de título se encuentra una serie de fichas, que poseen los mismos nombres y contiene los mismos elementos que la barra de menús de la antigua interfaz usuario basada en menús. Observa la desaparición del botón Office, reemplazado por un botón archivo. El cuerpo corresponde a las antiguas barras de herramientas. Contiene grupos de íconos que representan cada una de ellas una acción o un comando, que pueden ser representados de varios modos y poseer una información burbuja o ToolTip (herramienta de ayuda visual, que funciona al situar el cursor sobre algún elemento gráfico, mostrando una ayuda adicional para informar al usuario la finalidad del elemento). Un grupo puede encerrar numerosos elementos de interfaz de usuario, como botones, casillas que hay que marcar, botones de lista desplegable así como el elemento más excitante, la galería. Puedes por ejemplo ver en la ficha Inicio de Excel la galería Estilos de celdas.

Truco Las galerías ofrecen una vista en tiempo real. Para ver esta vista en acción, selecciona unas celdas luego haz clic en la ficha Inicio en Estilos de celdas. En el menú desplegable que aparece, desplaza al apuntador del ratón sobre las diferentes opciones de relleno. Verás el aspecto de las celdas seleccionadas modificarse. Haz clic en una de las opciones para aplicar realmente la modificación. Los elementos visualizados en el cuerpo dependen de la pestaña seleccionada. Cuando seleccionas otra ficha, se modifica el contenido del cuerpo de la cinta. Otros elementos de la interfaz de usuario se asemejan mucho a las cintas de las versiones anteriores. Un cuadro de nombres contiene, ubicado a la izquierda, la dirección de la celda seleccionada y a la derecha, después del signo de fórmula, su contenido. La barra de fórmula permite ingresar los datos que hay que insertar en las celdas. La hoja de cálculo es el elemento clave de Excel. Es la "tabla" que contiene todas las celdas. En la parte inferior de la hoja de cálculo figuran fichas que permiten navegar entre las hojas de un libro. Finalmente, la barra de estado da informaciones sobre las acciones a emprender. Por defecto, Excel muestra el mensaje "Listo".

Personalización de la 'Cinta' Aunque era posible añadir comandos a la barra de herramientas de Acceso rápido de Excel 2007, no podías crear tus propias fichas o personalizar las fichas o los grupos predefinidos de la Cinta. Con Excel 2010, puedes modificar en lo sucesivo las fichas predefinidas o crear tus propias fichas y grupos. Se vuelve posible personalizar el espacio de trabajo a tu gusto, realizar tareas repetitivas más rápidamente y acceder mucho más rápido a los comandos usados con más frecuencia. Además, si utilizas Excel 2010 para desarrollar soluciones de libro personalizadas, puedes activar las fichas de programación en la Cinta. Por ejemplo, puedes procurar que tus fichas personalizadas adopten el mismo comportamiento que las fichas contextuales predefinidas, que aparecen solo cuando eventos específicos son ejecutados. El documento « Excel: Interfaz de usuario » de Kioskea (es.kioskea.net) se encuentra disponible bajo una licencia Creative Commons. Puedes copiarlo o modificarlo bajo las condiciones señaladas por esta licencia. Deberás hacerla siempre visible y dar crédito a Kioskea.