1

Specyfikacja Istotnych Warunków Zamówienia na przygotowanie i realizację 3-letniego programu promocyjnego dot. produktów rolnictwa ekologicznego na rynkach Japonii, Singapuru oraz Stanów Zjednoczonych Ameryki Północnej pod roboczym tytułem:

EUROPEAN ORGANIC FOOD

Ogólnopolskie Stowarzyszenie Przetwórców i Producentów Produktów Ekologicznych POLSKA EKOLOGIA

wrzesień 2013 rok

2

SPIS TREŚCI

STRONA

1.Informacje o Zamawiającym

3

2.Przedmiot zamówienia

4

3.Wartość przedmiotu zamówienia

5

4.Podstawa prawna

5

5.Termin realizacji zamówienia

6

6.Zasady dotyczące postępowania

6

7.Wymogi formalne przy przygotowaniu oferty programu promocyjnego 9 8.Termin związania ofertą

11

9.Miejsce i forma składania ofert

11

10.Wytyczne dotyczące przedmiotu zamówienia

12

11.Wadium

13

12.Harmonogram postępowania przetargowego

15

13.Kryteria oceny ofert

15

14.Warunki i termin zawarcia umowy z Wykonawcą

19

15.Sposób udzielania wyjaśnień w ramach postępowania

20

3

1. Informacje o Zamawiającym Stowarzyszenie

POLSKA

EKOLOGIA

powstało

w

2006

roku

i

skupia

producentów, którzy podjęli produkcję żywności z surowców ekologicznych z przekonaniem, że produkty te są bardziej wartościowe dla człowieka. Działając na szybko rozwijającym się rynku żywności ekologicznej członkowie Stowarzyszenia uznają, że więcej ich łączy niż dzieli. Dynamiczny rozwój rolnictwa ekologicznego niesie ze sobą wiele nowych wyzwań, którym łatwiej sprostać działając wspólnie w ramach Stowarzyszenia. Pojawiają się nowe wyzwania, chociaż branża żywności ekologicznej nie jest w rzeczywistości czymś nowym. Jeszcze sto lat temu wszystkie płody rolne były ekologiczne

-

nie

stosowano

środków

grzybobójczych,

owadobójczych,

chwastobójczych, nawozów syntetycznych. Na początku dwudziestego wieku doszło na świecie do tzw. zielonej rewolucji. Kilka nowych wynalazków, które wówczas się pojawiły silnik spalinowy, nawozy sztuczne, pestycydy zostały wykorzystane do uprawy ziemi i stały się podstawą gwałtownego wzrostu produkcji rolnej. Niemal równocześnie, w latach dwudziestych ubiegłego wieku, pojawiła się też reakcja na ten proces uprzemysłowienia i chemizacji rolnictwa: powstało rolnictwo ekologiczne. Dzisiaj mamy już na świecie dwa zupełnie odrębne rynki żywności: rynek żywności konwencjonalnej i rynek żywności ekologicznej. Dwa rynki i dwa rodzaje produktów spożywczych. Powstają one na różnych polach, przetwarzane przy różnych reżimach technologicznych, sprzedawane są w różnych sklepach albo na różnych półkach, są odrębnie oznakowane i podlegają różnym przepisom prawa! Nadrzędnym celem Stowarzyszenia jest jednoczenie środowiska i tworzenie silnego lobby oraz promocja produktów ekologicznych. Stowarzyszenie POLSKA EKOLOGIA realizuje swoje cele i zadania przy ścisłej współpracy i współdziałaniu z Ministerstwem Rolnictwa i Rozwoju Wsi, Ministerstwem Zdrowia, komisjami sejmowymi

i

senackimi,

Związkiem

Rzemiosła

Polskiego

i

cechowymi

aktywizacja

środowiska

organizacjami branżowymi. Zgodnie

ze

statutem

celem

Stowarzyszenia

jest

producentów i przetwórców produktów ekologicznych do rozwoju i wykorzystania potencjału gospodarczego, wdrażania nowych technik, doskonalenia kwalifikacji

4

zawodowych, kształtowania postaw społecznych i etyki zawodowej, prezentowania opinii członków i promowania osiągnięć najlepszych. Cele Stowarzyszenia realizowane są poprzez: a. Tworzenie warunków dla działania i współpracy członków przez organizowanie konferencji, szkoleń, spotkań oraz sesji dyskusyjnych, itp. b. Współpracę z instytucjami, stowarzyszeniami i innymi organizacjami w kraju i za granicą, c. Dokonywanie

ocen

i

analiz

problemów

technicznych,

organizacyjnych

i ekonomiczno – finansowych oraz określanie wniosków i postulatów związanych z działalnością proekologiczną oraz produkcyjną, d. Promowanie produktów i przetworów ekologicznych na terenie Unii Europejskiej oraz krajów trzecich, e. Udzielanie pomocy w doskonaleniu zawodowym, f.

Czuwanie nad przestrzeganiem przez członków etyki zawodowej,

g. Inicjowanie opracowywania i zmiany aktów prawnych dotyczących produkcji i przetwórstwa ekologicznego.

2. Przedmiot zamówienia Przedmiotem zamówienia jest: 

przygotowanie

oferty

trzyletniego

programu

promocyjnego

dot.

produktów

rolnictwa ekologicznego zgodnie z rozporządzeniem Rady (WE) nr 834/2007 z dnia 28 czerwca 2007 roku

na rynkach Japonii, Singapuru oraz Stanów

Zjednoczonych Ameryki Północnej, według wzoru opisu programu, stanowiącego

Załącznik nr 1 do niniejszej specyfikacji w tym: ­

przygotowanie szczegółowego opisu działań promocyjnych;

­

przygotowanie szczegółowych kosztorysów poszczególnych działań promocyjnych;

­

przygotowanie jednej propozycji kreacji działań promocyjnych;

­

przygotowanie metodologii badań dotyczących efektywności programu;

­

przygotowanie harmonogramu działań w podziale na miesiące realizacji programu, a nie miesiące kalendarzowe (tj. I miesiąc realizacji programu, II miesiąc realizacji programu bez podawania nazwy miesiąca kalendarzowego);

5

­

przygotowanie zbiorczego budżetu, zgodnie ze wzorem przedstawionym w załączniku nr 1 do SIWZ;

­

przygotowanie planu finansowania, zgodnie ze wzorem przedstawionym w załączniku nr 1 do SIWZ.



przeprowadzenie trzyletniego programu promocyjnego dot. produktów rolnictwa ekologicznego zgodnie z rozporządzeniem Rady (WE) nr 834/2007 z dnia 28 czerwca 2007 roku na rynkach Japonii, Singapuru oraz Stanów Zjednoczonych Ameryki Północnej;



dokonanie

pomiaru

efektywności

programu

promocyjnego

dot.

promocji

produktów rolnictwa ekologicznego na rynkach Japonii, Singapuru oraz Stanów Zjednoczonych Ameryki Północnej.

3. Wartość przedmiotu zamówienia Szacowana całkowita wartość budżetu programu stanowi 9 mln PLN netto, tj. ok. 2,1 mln EUR netto (w tym koszty przygotowania i realizacji wszelkich działań w ramach programu, koszty badań efektywności kampanii, koszty zabezpieczenia należytego wykonania umowy, koszty ogólne oraz wynagrodzenie Wykonawcy). Do wskazanej powyżej wartości programu należy doliczyć 23% podatek VAT. Do przeliczeń kwoty z Euro na PLN na potrzeby niniejszego programu należy przyjąć kurs wymiany Euro/PLN równy 4,3. 4. Podstawa prawna Postępowanie prowadzone jest na podstawie przepisów ustawy Kodeks cywilny z dnia 23 kwietnia 1964r. (Dz.U.64.16.93 ze zm.) art. 701 - 705 z zachowaniem zasad uczciwej konkurencji. Program realizowany będzie w ramach mechanizmu Wspólnej Polityki Rolnej „Wsparcie

działań

promocyjnych

i

informacyjnych

na

rynkach

wybranych

produktów rolnych”. Szczegółowe zasady ubiegania się o dofinansowanie ze środków UE i rozliczania programu określają: 

rozporządzenie Rady (WE) NR 3/2008 z dnia 17 grudnia 2007 r. w sprawie działań informacyjnych i promocyjnych dotyczących produktów rolnych na rynku wewnętrznym i w krajach trzecich, z późn. zm.;



rozporządzenie Komisji (WE) NR 501/2008 z dnia 5 czerwca 2008 r. ustanawiające szczegółowe zasady stosowania rozporządzenia Rady (WE) nr 3/2008 w sprawie działań informacyjnych i promocyjnych dotyczących

6

produktów rolnych na rynku wewnętrznym i w krajach trzecich, z późn. zm.; 

rozporządzenie Wykonawcze Komisji (UE) NR 1085/2011 z dnia 27 października 2011 r. zmieniające rozporządzenie (WE) nr 501/2008 z dnia 5

czerwca

2008

r.

ustanawiające

szczegółowe

zasady

stosowania

rozporządzenia Rady (WE) nr 3/2008 w sprawie działań informacyjnych i promocyjnych dotyczących produktów rolnych na rynku wewnętrznym i w krajach trzecich; 

rozporządzenie Wykonawcze Komisji (UE) NR 737/2013 z dnia 30 lipca 2013 r. zmieniające rozporządzenie (WE) nr 501/2008 z dnia 5 czerwca 2008 r. ustanawiające szczegółowe zasady stosowania rozporządzenia Rady (WE) nr 3/2008 w sprawie działań informacyjnych i promocyjnych dotyczących produktów rolnych na rynku wewnętrznym i w krajach trzecich.

5. Termin realizacji zamówienia Zamówienie realizowane będzie wyłącznie w przypadku akceptacji programu przez Komisję Europejską. Realizację działań można będzie rozpocząć po podpisaniu umowy pomiędzy Ogólnopolskim Stowarzyszeniem Przetwórców i Producentów Produktów Ekologicznych POLSKA EKOLOGIA a Agencją Rynku Rolnego (ARR), tj. najwcześniej od maja 2014 roku. Planowane zakończenie realizacji działań promocyjnych nastąpi po upływie 36 miesięcy od daty podpisania umowy z ARR.

6. Zasady dotyczące postępowania Postępowanie prowadzone jest w jednym etapie polegającym na złożeniu wraz z ofertą programu promocyjnego wymaganej dokumentacji formalnej, opisanej w niniejszym punkcie.

W postępowaniu mogą wziąć udział Oferenci, spełniający następujące warunki: a) Posiadają status przedsiębiorcy w rozumieniu art. 4 ust. 1 ustawy z dnia 2 lipca 2004 r. o swobodzie działalności gospodarczej; b) Posiadają

uprawnienia

do

wykonywania

określonej

działalności

lub

czynności, jeżeli ustawy nakładają obowiązek posiadania takich uprawnień; c) Znajdują

się

w

sytuacji

ekonomicznej

i

finansowej

zapewniającej

wykonanie umowy; d) Posiadają niezbędną wiedzę i doświadczenie oraz potencjał techniczny, a także dysponują osobami zdolnymi do wykonania umowy;

7

e) Nie podlegają wykluczeniu z procedury; a) Posiadają doświadczenie zgodnie z powyższymi wymogami.

Z NINIEJSZEJ PROCEDURY WYKLUCZA SIĘ: a) Oferentów, którzy w ciągu ostatnich 3 lat przed wszczęciem procedury wyrządzili szkodę nie wykonując umowy lub wykonując je nienależycie, a szkoda

ta

nie

została

dobrowolnie

naprawiona

do

dnia

wszczęcia

postępowania, chyba, że niewykonanie lub nienależyte wykonanie jest następstwem

okoliczności,

za

które

wykonawca

nie

ponosi

odpowiedzialności. Podany okres 3 lat rozumie się tak, że jeśli Oferent istnieje na rynku krócej niż 3 lata, to bierze się pod uwagę cały okres jego istnienia. Jeśli natomiast oferent istnieje na rynku dłużej niż 3 lata, to bierze się pod uwagę jedynie ostatnie 3 lata; b) Oferentów, w stosunku, do których otwarto likwidację lub, których upadłość

ogłoszono,

z

wyjątkiem

Oferentów,

którzy

po

ogłoszeniu

upadłości zawarli układ zatwierdzony prawomocnym postanowieniem sądu, jeżeli układ nie przewiduje zaspokojenia wierzycieli poprzez likwidację majątku upadłego; c) Oferentów, którzy zalegają z uiszczeniem podatków, opłat lub składek na ubezpieczenia społeczne lub zdrowotne, z wyjątkiem przypadków, gdy uzyskali oni przewidziane prawem zwolnienie, odroczenie, rozłożenie na raty zaległych płatności lub wstrzymanie w całości wykonania decyzji właściwego organu; d) Oferentów, którzy nie spełniają warunków udziału w postępowaniu; e) Oferentów,

którzy

przygotowaniem sporządzenia

wykonywali

prowadzonej

oferty

osobami

bezpośrednio

procedury

lub

uczestniczącymi

czynności posługiwali w

związane się

z

w

celu

dokonywaniu

tych

czynności; f) Oferentów, którzy złożyli nieprawdziwe informacje mające wpływ na wynik prowadzonego postępowania; g) Oferentów, którzy nie złożyli oświadczenia o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu lub dokumentów potwierdzających spełnianie tych warunków lub złożone dokumenty zawierają błędy; h) Zgłoszenie Oferenta wykluczonego uznaje się za odrzucone.

Zamawiający dokona oceny spełnienia warunków formalnych przez Oferentów, na podstawie następujących dokumentów:

8

a) formularza ofertowego, wg wzoru stanowiącego Załącznik nr 5 do SIWZ; b) oświadczenia o spełnieniu warunków udziału w postępowaniu, zgodnie ze wzorem stanowiącym Załącznik nr 3 do SIWZ; c) opisu

działalności

firmy

oraz

zakresu

świadczonych

usług.

Wykaz

niezbędnych do wykonania zamówienia narzędzi, struktur organizacyjnych i zasobów, jakimi dysponuje Oferent; d) wykazu osób (imiennej listy członków zespołu) i podmiotów

z danymi

teleadresowymi, które będą uczestniczyć w wykonywaniu zamówienia wraz z informacjami na temat ich kwalifikacji zawodowych, doświadczenia i wykształcenia niezbędnych do wykonania zamówienia, a także zakresu wykonywanych przez nich w ramach programu czynności - oryginał; e) wykazu zrealizowanych w ostatnich 3 latach kampanii promujących produkty rolno-spożywcze na rynkach poza unijnych (poza Unią Europejską), a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - za ten okres, w podziale na klient/produkt/całkowity budżet netto kampanii, w tym min. 3 kampanie o całkowitym budżecie netto nie mniejszym niż 500 000,00 PLN (słownie: pięćset tysięcy złotych 00/100); f) aktualnego odpisu z właściwego rejestru albo aktualnego zaświadczenia o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej, wystawionego nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania wniosku o dopuszczenie do udziału w postępowaniu – oryginał lub kopia potwierdzona za zgodność z oryginałem przez osobę upoważnioną do reprezentowania podmiotu; g) bilansu oraz rachunku zysków i strat za ostatnie trzy lata obrotowe, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - za ten okres. W przypadku podmiotów nie zobowiązanych do sporządzania bilansu, konieczne jest dostarczenie informacji określających obrót, zysk oraz zobowiązania i należności za ostatnie 3 lata obrotowe, a jeżeli działalność podmiotu jest krótsza – za ten okres.

Dokumenty mają być złożone w formie kopii

potwierdzonych za zgodność z oryginałem przez osobę upoważnioną do reprezentowania podmiotu; h) aktualnego zaświadczenia z banku o posiadanych środkach finansowych lub zdolności kredytowej w wysokości minimum 500 000,00 PLN (słownie: pięćset tysięcy złotych 00/100) – wystawionego nie wcześniej niż 1 tydzień przed upływem terminu składania ofert. W przypadku Wykonawców występujących wspólnie – wysokość środków poszczególnych podmiotów nie kumuluje się – oryginał;

9

i)

aktualnej

polisy,

a

w

przypadku

jej

braku

innego

dokumentu

potwierdzającego, że Oferent jest ubezpieczony od odpowiedzialności cywilnej

w

zakresie

prowadzonej

działalności

na

kwotę

minimum

500 000,00 PLN (słownie: pięćset tysięcy złotych 00/100); j) aktualnego zaświadczenia właściwego naczelnika urzędu skarbowego oraz właściwego oddziału Zakładu Ubezpieczeń Społecznych lub Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego potwierdzających odpowiednio, że Oferent nie zalega z opłacaniem podatków, opłat oraz składek na ubezpieczenie zdrowotne i społeczne, lub zaświadczeń, że uzyskał przewidziane prawem zwolnienie, odroczenie lub rozłożenie na raty zaległych płatności lub wstrzymanie

w

całości

wykonania

decyzji

właściwego

organu

-

wystawionych nie wcześniej niż 3 miesiące przed upływem terminu składania ofert - oryginał lub kopia potwierdzona za zgodność z oryginałem przez osobę upoważnioną do reprezentowania podmiotu; k) w przypadku gdy Oferentem jest konsorcjum firm, należy przedłożyć dodatkowo umowę konsorcjum (umowę cywilno-prawną) ze wskazaniem w szczególności Lidera konsorcjum oraz szczegółowego zakresu obowiązków każdego z Konsorcjantów. Umowa konsorcjum winna być podpisana przez wszystkich konsorcjantów.

W przypadku przedkładania Zamawiającemu

kopii umowy, Lider Konsorcjum potwierdza jej zgodność z oryginałem. l)

dokumentu potwierdzającego wniesienie wadium w kwocie 15 000,00 PLN (słownie: piętnaście tysięcy złotych 00/100);

Wszystkie kserokopie dokumentów załączone do oferty muszą być poświadczone za zgodność z oryginałem przez osobę uprawnioną do reprezentowania Oferenta (dokumenty należy opatrzyć czytelnym, imiennym podpisem wraz z pieczęcią firmową lub parafą wraz z imienną pieczęcią). W

przypadku

składania

oferty

przez

konsorcjum

Zamawiający,

w zależności od dokumentu, wymaga złożenia obowiązkowych dokumentów od Lidera konsorcjum i/lub Lidera konsorcjum wraz z konsorcjantami. Zamawiający zastrzega sobie prawo wyłącznie do oceny kompletnych ofert złożonych przez podmioty,

których

dokumentacja

spełniła

wymogi

formalne

wskazane

w

niniejszym punkcie. Ocena oferentów zostanie dokonana metodą zero-jedynkową, zgodnie z załączoną Tabelą oceny (Załącznik nr 7 do SIWZ).

7. Wymogi formalne przy przygotowaniu oferty programu promocyjnego.

10

a. Oferta musi obejmować całość przedmiotu zamówienia i być sporządzona zgodnie z niniejszą specyfikacją i wzorem stanowiącym Załącznik nr 1 do SIWZ. b. Oferent ma prawo złożyć tylko jedną ofertę. Złożenie większej liczby ofert lub oferty

zawierającej

rozwiązania

alternatywne

lub

oferty

wariantowej,

spowoduje odrzucenie wszystkich ofert złożonych przez danego Oferenta. c. Oferta oraz wszelkie dokumenty wymagane w specyfikacji muszą spełniać następujące wymogi: ­

oferta i wszystkie załączane dokumenty sporządzane przez Oferenta muszą być podpisane na każdej stronie, tj. dokumenty należy opatrzyć czytelnym, imiennym podpisem wraz z pieczęcią firmową lub parafą wraz z imienną pieczęcią, przez osoby uprawnione do reprezentowania Oferenta wymienione we właściwym rejestrze lub ewidencji bądź umocowane przez te osoby do reprezentowania Oferenta na podstawie odrębnego pełnomocnictwa;

­

w

przypadku,

gdy

Oferenta

reprezentuje

Pełnomocnik

inny

niż

wskazany w formularzu ofertowym, do oferty musi być załączone pełnomocnictwo, w oryginale lub w kopii poświadczonej za zgodność z oryginałem przez notariusza lub wystawcę pełnomocnictwa, określające jego zakres i podpisane przez osoby uprawnione do reprezentowania Oferenta; d. Wszystkie miejsca, w których Oferent naniósł zmiany powinny być podpisane przez osobę uprawnioną do składania oświadczeń woli w imieniu Oferenta. e. Dokumenty sporządzone w języku obcym, muszą być składane wraz z ich tłumaczeniem

na

język

polski,

poświadczonym

przez

Oferenta

lub

z

tłumaczeniem sporządzonym przez tłumacza przysięgłego. f.

Zaleca

się,

aby

dokumenty

składające

się

na

ofertę

miały

strony

ponumerowane oraz były połączone w sposób trwały. g. We wszystkich przypadkach, gdzie jest mowa o pieczątkach, Zamawiający dopuszcza złożenie czytelnego zapisu o treści pieczęci, np.: nazwa firmy, siedziba lub czytelny podpis w przypadku pieczęci imiennej. h. Rozwiązania kreatywne złożone z ofertami służą do oceny potencjału kreatywnego agencji. Mogą ale nie muszą być wykorzystane w realizowanym programie. Zamawiający może żądać od Wykonawcy zmiany lub stworzenia nowej (innej od konkursowej) koncepcji kreatywnej. i.

Zamawiający zastrzega sobie prawo, po dokonaniu wyboru najkorzystniejszej oferty i po zawarciu umowy na realizację programu promocyjnego do modyfikacji niektórych części oferty, a w szczególności do jej uzupełniania

11

zgodnie z wymogami wynikającymi z sugestii Agencji Rynku Rolnego (organu kompetentnego) oraz z przepisów Unii Europejskiej. j.

Oferty przesłane do Stowarzyszenia POLSKA EKOLOGIA w ramach konkursu nie podlegają zwrotowi.

k. Decyzje Zamawiającego w kwestii oceny i wyboru ofert są ostateczne i nieodwołalne. l.

Postępowanie prowadzi się z zachowaniem formy pisemnej.

m. Postępowanie prowadzi się w języku polskim. n. Zamawiający nie dopuszcza możliwości składania ofert częściowych. o. Zamawiający nie dopuszcza możliwość składania ofert wariantowych.

8. Termin związania ofertą Wykonawca pozostaje związany złożoną ofertą 15 m-cy. Bieg terminu związania ofertą rozpoczyna się wraz z upływem terminu składania ofert. 9. Miejsce i forma składania ofert a) Dokumentację formalną wraz z ofertą programu należy złożyć w trwale zamkniętym opakowaniu (np. kopercie), uniemożliwiającym jej otwarcie i zapoznanie się z nią przed upływem terminu otwarcia ofert. b) Ofertę programu należy złożyć w formie papierowej w 2 egzemplarzach oraz w formie elektronicznej w 1 egzemplarzu (płyta CD). Tabele z kosztami działań, tabela z budżetem całkowitym oraz tabela z planem finansowania powinny

być

przygotowane

w

Excelu

i

załączone

do

oferty

w

wersji

elektronicznej; c) Opakowanie należy zaadresować i opisać według poniższego wzoru:

Oferta na przygotowanie i realizację trzyletniego programu promocyjnego dotyczącego produktów rolnictwa ekologicznego na rynkach Japonii, Singapuru oraz Stanów Zjednoczonych Ameryki Północnej Nie otwierać przed godz. 12.30 w dniu 26 września 2013 r.

Ofertę należy złożyć w siedzibie Zamawiającego w Warszawie przy ulicy Miodowej 14 do dnia 26 września r. do godz. 12.00. Dla ofert przesłanych pocztą liczy się data i godzina dostarczenia oferty pod wskazany adres. a) Oferty złożone po tym terminie zostaną zwrócone bez otwierania.

12

b) Oferent może przed upływem terminu do składania ofert zmienić lub wycofać ofertę. c) Oferent może wprowadzić zmiany lub wycofać złożoną ofertę przed upływem terminu składania ofert. Oferta ze zmianami będzie dodatkowo oznaczona określeniem „Zmiana”. Oferent wycofując ofertę zobowiązany jest przedłożyć stosowne

oświadczenie

podpisane

przez

osobę

upoważnioną

do

jego

reprezentacji. d) Otwarcie ofert nastąpi w dniu 26 września 2013 r. o godzinie 12.30 w siedzibie Zamawiającego w Warszawie, przy ulicy Miodowej 14. e) Oferenci ponoszą wszelkie koszty związane z przygotowaniem i złożeniem oferty. Stowarzyszenie POLSKA EKOLOGIA nie zwraca kosztów przygotowania ofert w fazie przetargowej, ani ich dopracowywania mającego miejsce w okresie przed podpisaniem umowy pomiędzy Wykonawcą a Zamawiającym.

10. Wytyczne dotyczące przedmiotu zamówienia

a) Założenia główne programu Program obejmuje promocję produktów rolnictwa ekologicznego, zgodnie z rozporządzeniem Rady (WE) nr 834/2007 z dnia 28 czerwca 2007 roku na rynkach Japonii, Singapuru oraz Stanów Zjednoczonych Ameryki Północnej.

b) Rodzaj programu - promocyjny. c) Działania promocyjne będą prowadzone na rynku zewnętrznym UE z uwzględnieniem następujących krajów:  Japonia  Singapur  Stany Zjednoczone Ameryki Północnej

d) Cele nadrzędne programu: a. Kształtowanie

pozytywnego

wizerunku

europejskich

produktów

rolnictwa

ekologicznego oraz zwiększenie rozpoznawalności produktów ekologicznych pochodzących z Unii Europejskiej w Japonii, Singapurze oraz Stanach Zjednoczonych Ameryki Północnej o 30%, poprzez pogłębienie wiedzy o sposobie produkcji i poznanie walorów smakowych europejskich produktów rolnictwa ekologicznego w krajach docelowych oraz uświadomienie standardów jakości wymaganych przy wytwarzaniu produktów rolnictwa ekologicznego w Unii Europejskiej.

13

b. Wzrost eksportu produktów rolnictwa ekologicznego z Unii Europejskiej na rynki docelowe. Zakłada się wzrost eksportu na poziomie co najmniej 20-50% na wybrane rynki poza unijne, w tym 20% na rynku Stanów Zjednoczonych, 50% w Singapurze i 30% na rynku Japonii.

e) Grupy docelowe programu TG

1

Firmy

handlowe,

dystrybutorzy,

importerzy,

organizacje

przedsiębiorców i stowarzyszenia gospodarcze, restauratorzy, gastronomie TG 2 Media, dziennikarze i osoby kształtujące opinię społeczną w krajach docelowych f) Główne założenia strategii realizacji programu to: 1

Stworzenie

logo

i

hasła

programu,

które

będą

kojarzone

z wysoką jakością unijnych produktów rolnictwa ekologicznego. 2

Realizacja prezentacji produktów rolnictwa ekologicznego, pokazów i degustacji, w tym promocji podczas najważniejszych międzynarodowych imprez targowo-wystawienniczych.

3

Realizacja wielkoformatowej reklamy outdoor informującej o wydarzeniach promujących unijne produkty rolnictwa ekologicznego prowadzonych w ramach kampanii.

4

Działania o charakterze Public Relations, stanowiące uzupełnienie promocji podczas międzynarodowych targów branżowych, w tym np. spotkania z grupami docelowymi.

5

Utworzenie

witryny

internetowej

programu.

Strona

internetowa

ma

ogromną rolę wspomagającą i zapewniającą trwałość oraz ciągłość informacyjną względem głównych, aktywnych działań programu. 6

Realizacja

działań

uzupełniających

typu

produkcja

materiałów

informacyjnych oraz materiałów reklamowo-promocyjnych, a także inne działania, w tym z zakresu marketingu bezpośredniego.

11. Wadium a. Oferent zobowiązany jest przed upływem terminu składania ofert, wnieść wadium w kwocie 15 000,00 PLN (słownie: piętnaście tysięcy złotych 00/100). b. Wadium może być wniesione w następujących formach: ­

w gotówce,

­

w

poręczeniach

bankowych

lub

poręczeniach

spółdzielczej

kasy

oszczędnościowo – rozliczeniowej, z tym że poręczenie kasy jest zawsze poręczeniem pieniężnym,

14

­

w gwarancjach bankowych,

­

w gwarancjach ubezpieczeniowych.

Dokument potwierdzający wniesienie wadium w jednej z ww. form musi być załączony do oferty w formie oryginału. W przypadku wnoszenia wadium w pieniądzu kwotę należy wpłacić przelewem na

poniższy

rachunek

bankowy

Zamawiającego,

tj.

Ogólnopolskiego

Stowarzyszenia Przetwórców i Producentów Produktów Ekologicznych POLSKA EKOLOGIA: Nazwa banku: ING BANK ŚLĄSKI Numer rachunku: 55 1050 1621 1000 0023 1116 4269 Dowód wniesienia wadium musi zawierać w rubryce „tytułem” sformułowanie: „Wadium

w

postępowaniu

przetargowym na przygotowanie i

realizację

programu promocyjnego dot. produktów rolnictwa ekologicznego”. Dowód należy załączyć w formie oryginału do składanej oferty programu. c. Zwrot wadium w przypadku Oferenta, którego oferta została wybrana nastąpi jeżeli: - upłynął termin związania ofertą lub - zawarto umowę i wniesiono zabezpieczenie należytego wykonania tej umowy lub - Zamawiający unieważni postępowanie przetargowe lub - Komisja Europejska nie zaakceptuje oferty programu. d. Zwrot wadium w przypadku Oferentów, których oferta nie została wybrana nastąpi w terminie siedmiu dni roboczych liczonych od daty ogłoszenia wyników postępowania. e. Zamawiający dokona zwrotu wadium wszystkim Oferentom jeżeli Zamawiający unieważni postępowanie przetargowe lub zamknie postępowanie przetargowe bez wybrania oferty. f. Zamawiający zatrzymuje wadium wraz z odsetkami, jeżeli Oferent, którego oferta została wybrana: ­

odmówił podpisania umowy;

­

zawarcie umowy stało się niemożliwe z przyczyn leżących po stronie Oferenta.

12. Harmonogram postępowania przetargowego Termin

Działanie

Do 3 września 2013

Opublikowanie

zaproszenia

do

udziału

w

postępowaniu

15

r.

przetargowym

26 września 2013 r.

Ostateczny termin na składanie ofert programu promocyjnego

godz. 12.00

dot. produktów rolnictwa ekologicznego wraz z wymaganą dokumentacją

26 września 2013 r.

Komisyjne otwarcie złożonych ofert - weryfikacja spełnienia

godz. 12.30

przez Oferentów wymogów formalnych

Od 26 września do

Termin na ewentualne uzupełnienie złożonej przez Oferentów

30 września 2013 r.

dokumentacji przetargowej

(włącznie) 30 września 2013 r.

Ocena

ofert

oraz

postępowania

poinformowanie

przetargowego

i

Oferentów

wyborze

o

wynikach

najkorzystniejszej

oferty

13. Kryteria oceny ofert Do oceny ofert przyjęte zostaną następujące kryteria: Lp. Kryterium

Max. liczba punktów

C1

Jakość rozwiązań kreatywnych dla działań ujętych w kampanii

30

C2

Jakość rozwiązań z zakresu efektywności kampanii

10

C3

Wynagrodzenie Wykonawcy

15

C4

Koszty działań bezpośrednich

15

C5

Doświadczenie Wykonawcy

20

C6

Zasięg i intensywność działań

10

RAZEM

100

Kryterium C1: Kryterium C1 będzie rozpatrywane na podstawie indywidualnej, merytorycznej oceny punktowej rozwiązań kreatywnych zaproponowanych przez Oferenta w kampanii promocyjnej dokonanej przez członków Komisji. Najkorzystniejsza oferta może otrzymać ocenę maksymalnie 30 punktów, gdzie ocenie zostaną poddane następujące parametry: a. Spójność zaproponowanych działań, b. Wizja artystyczna przekazu kampanii i jej spójność,

16

c. Czytelność argumentów racjonalnych przedstawionych w przekazie i przejrzystość przesłania zgodna z celami kampanii, d. Innowacyjność rozwiązań kreatywnych, e. Wpływ zastosowanych rozwiązań kreatywnych na osiągnięcie celów kampanii, f. Zauważalność i siła oddziaływania przekazu. Liczba punktów, którą otrzyma Oferent w tym kryterium będzie obliczona zgodnie z poniższym wzorem: Suma indywidualnych ocen przyznanych ocenianej ofercie C1 = Liczba członków Komisji dokonujących indywidualnej oceny ocenianej oferty Najkorzystniejsza oferta może otrzymać maksymalnie ocenę 30 punktów.

Kryterium C2: Kryterium C2 będzie rozpatrywane na podstawie indywidualnej, merytorycznej oceny punktowej rozwiązań z zakresu efektywności kampanii zaproponowanych przez Oferenta w kampanii promocyjnej dokonanej przez członków Komisji. Najkorzystniejsza oferta może otrzymać ocenę maksymalnie 10 punktów, gdzie ocenie zostaną poddane następujące parametry: a. Zaproponowane wskaźniki oceny efektywności, b. Dobór metodologii badań sprawdzających realizację założonych do osiągnięcia celów kampanii. Liczba punktów, którą otrzyma Oferent w tym kryterium będzie obliczona zgodnie z poniższym wzorem: Suma indywidualnych ocen przyznanych ocenianej ofercie C2 = Liczba członków Komisji dokonujących indywidualnej oceny ocenianej oferty Najkorzystniejsza oferta może otrzymać maksymalnie ocenę 10 punktów.

Kryterium C3:

17

Kryterium C3 będzie rozpatrywane na podstawie podanych informacji przez Oferentów przy uwzględnieniu wynagrodzenia Wykonawcy. Liczba punktów, którą otrzyma Oferent w tym obszarze zostanie obliczona na podstawie niniejszego wzoru:

Najniższe oferowane wynagrodzenie spośród rozpatrywanych ofert C3 =

x 15 pkt. Wynagrodzenie zaproponowane w ocenianej ofercie

Najkorzystniejsza oferta może otrzymać maksymalnie ocenę 15 punktów.

Kryterium C4: Kryterium C4 dotyczące kosztów działań bezpośrednich będzie rozpatrywane na podstawie podanych informacji przez Oferentów przy uwzględnieniu kosztów działań bezpośrednich. Liczba punktów, którą otrzyma Oferent w tym obszarze zostanie obliczona zgodnie z poniższym wzorem: Najniższe łączne koszty działań bezpośrednich spośród rozpatrywanych ofert C4 =

x 15 pkt. Proponowane łączne koszty działań bezpośrednich w ocenianej

ofercie

Najkorzystniejsza oferta może otrzymać maksymalnie ocenę 15 punktów.

Kryterium C5: Kryterium C5 będzie rozpatrywane na podstawie podanych informacji przez Oferentów przy uwzględnieniu doświadczenia Oferenta w realizacji kampanii promujących produkty rolno-spożywcze na rynkach poza unijnych (poza Unią

18

Europejską), o wartości każdej kampanii nie mniejszej niż 500 000,00 PLN netto (słownie: pięćset tysięcy złotych 00/100). Liczba punktów, którą otrzyma Oferent w tym obszarze zostanie obliczona na podstawie niniejszego wzoru: Liczba zrealizowanych kampanii zadeklarowanych w ocenianej ofercie C5=

x 20 pkt

Najwyższa liczba zrealizowanych kampanii wśród wszystkich ofert

Łącznie za kryterium C5 oferta może uzyskać maksymalnie 20 punktów.

Kryterium C6: Kryterium C6 będzie rozpatrywane na podstawie indywidualnej, merytorycznej oceny punktowej zasięgu i intensywności działań zaproponowanych przez Oferenta w kampanii promocyjnej (w tym np: łącznej liczby osób w grupach docelowych, do których dotrą komunikaty w ramach zaproponowanych działań, zasięgu działań programu, częstotliwości i skali dotarcia do grup docelowych z komunikatami programu), dokonanej przez członków Komisji. Liczba punktów, którą otrzyma Oferent w tym kryterium zostanie obliczona wg poniższego wzoru:

Suma indywidualnych ocen przyznanych ocenianej ofercie C6 = Liczba członków Komisji dokonujących indywidualnej oceny ocenianej oferty

Najkorzystniejsza oferta może uzyskać maksymalnie ocenę 10 punktów. Ogólna liczba punktów uzyskanych przez ofertę = C1 + C2 + C3 + C4 + C5 + C6 Maksymalnie oferent może uzyskać 100 punktów. Za najkorzystniejszą zostanie uznana oferta, która uzyska najwyższą sumę punktów przyznanych za spełnianie wszystkich kryteriów oceny ofert. W przypadku odmowy podpisania Umowy lub realizacji usługi przez wyłonionego

19

w konkursie Wykonawcę lub zaistnienia po stronie Wykonawcy czynników uniemożliwiających podpisanie umowy na realizację programu lub realizację usługi, Zamawiający zastrzega sobie prawo do wyłonienia jako Wykonawcy tego Oferenta, który uzyskał kolejną najwyższą liczbę punktów.

14. Warunki i termin zawarcia umowy z Wykonawcą Warunkiem zawarcia umowy jest: - wydanie przez Komisję Europejską decyzji o akceptacji oferty programu, zgodnie z Rozporządzeniem Rady (WE) Nr 3/2008 z późn. zm. oraz Rozporządzeniem Komisji (WE) Nr 501/2008 z późn. zm.

- wniesienie zabezpieczenia należytego wykonania umowy a) Wykonawca,

zobowiązany

jest

na

wezwanie

Zamawiającego

do

wniesienia

zabezpieczenia należytego wykonania umowy, na kwotę w Euro stanowiącą 15% maksymalnego rocznego wkładu UE i RP (80%). Zabezpieczenie może być wniesione w następujących formach: ­ w gotówce, ­ w

poręczeniach

bankowych

lub

poręczeniach

spółdzielczej

kasy

oszczędnościowo – rozliczeniowej, z tym że poręczenie kasy jest zawsze poręczeniem pieniężnym, ­ w gwarancjach bankowych, ­ w gwarancjach ubezpieczeniowych. b) Dokument

potwierdzający

wniesienie

zabezpieczenia

musi

być

przekazany

Zamawiającemu w formie oryginału. c) Zabezpieczenie wnoszone w gotówce Wykonawca wpłaca przelewem na rachunek bankowy Zamawiającego. d) W przypadku wniesienia wadium w gotówce Wykonawca może wyrazić zgodę na zaliczenie kwoty wadium na poczet zabezpieczenia. e) Jeżeli

zabezpieczenie

należytego

wykonania

umowy

wniesiono

w

gotówce,

zamawiający przechowa je na oprocentowanym rachunku bankowym. Zamawiający zwróci zabezpieczenie należytego wykonania umowy wraz z odsetkami wynikającymi z umowy rachunku bankowego, na którym będzie ono przechowywane, pomniejszone o koszt prowadzenia rachunku oraz prowizji bankowej za przelew pieniędzy na rachunek bankowy Wykonawcy. f) Zabezpieczenie należy wnieść w terminie 7 dni roboczych od wezwania przez Ogólnopolskie Stowarzyszenie Przetwórców i Producentów Produktów Ekologicznych POLSKA EKOLOGIA.

20

g)Termin i zasady zwrotu lub zwolnienia zabezpieczenia należytego wykonania umowy określone zostaną w umowie.

O miejscu i terminie zawarcia umowy Ogólnopolskie Stowarzyszenie Przetwórców i Producentów Produktów Ekologicznych POLSKA EKOLOGIA niezwłocznie powiadomi wybranego Wykonawcę. Warunki realizacji zamówienia określa Wzór Istotnych Postanowień Umowy (IPU), stanowiący załącznik nr 6 do SIWZ. Zobowiązania umowy mogą ulec zmianom w przypadku, gdy Komisja Europejska zmniejszy zakres przyznanych środków oraz zakres proponowanych działań kampanii. W przypadku niezaakceptowania programu, bądź przesunięcia terminu notyfikacji decyzji przez Komisję Europejską, Wykonawcy nie przysługuje w stosunku do Ogólnopolskiego Stowarzyszenia Przetwórców i Producentów Produktów Ekologicznych POLSKA EKOLOGIA żadne roszczenie, w szczególności roszczenie o zawarcie umowy i zwrot poniesionych nakładów (w tym kosztów sporządzenia oferty).

15. Sposób udzielania wyjaśnień w ramach postępowania Oferent może zwrócić się z zapytaniem do Zamawiającego, jednak nie później niż na 7 dni przed ostatecznym terminem składania ofert. Treść zapytań wraz z odpowiedziami będzie przesyłana do Oferenta mailowo. Wszystkie treści zapytań i odpowiedzi będą dostępne na stronie internetowej Zamawiającego, celem udostępnienia informacji wszystkim

potencjalnym

Oferentom.

Zamawiający

zastrzega

sobie

termin

2

dni

roboczych na udzielenie odpowiedzi drogą mailową. Wszelką korespondencję dotyczącą prowadzonego postępowania należy kierować na adres elektroniczny Ogólnopolskiego Stowarzyszenia

Przetwórców

i

Producentów

Produktów

Ekologicznych

POLSKA

EKOLOGIA: [email protected] Zamawiający udzieli wyjaśnień Oferentowi niezwłocznie. W szczególnie uzasadnionych przypadkach, przed upływem terminu składania ofert, Zamawiający może zmodyfikować treść dokumentów składających się na Specyfikację Istotnych Warunków Zamówienia. Każda wprowadzona przez Zamawiającego zmiana stanie się częścią Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia oraz zostanie opublikowana na stronie internetowej Zamawiającego. Jednocześnie Zamawiający może przedłużyć termin składania ofert, w celu umożliwienia Oferentom uwzględnienia w przygotowanych ofertach otrzymanych zmian.

Załączniki:

21

Załącznik nr 1 – Wzór opisu oferty programu Załącznik nr 2 – Koszty kwalifikowane i niekwalifikowane Załącznik nr 3 – Wzór Oświadczenia o spełnieniu warunków udziału w postępowaniu Załącznik nr 4 - Zasady informowania o wsparciu programu ze środków Unii Europejskiej Załącznik nr 5 – Wzór formularza ofertowego Załącznik nr 6 – Wzór Istotnych Postanowień Umowy Załącznik nr 7 - Tabela oceny