tema 2: INSeRtaR Y mODIFICaR teXtO 2.1. Insertar, modificar y mover texto y símbolos El elemento de contenido más importante de un documento son los caracteres de texto con los que creamos los documentos. Insertar texto en Word es tan sencillo como hacerlo sobre una máquina de escribir, con la ventaja de que no tenemos que estar preocupados ni del salto de línea, ni del salto de página ya que éstos son automáticos.

empezar a escribir En un documento en blanco podemos introducir texto tecleando como lo haríamos con una máquina de escribir. Aunque pueda parecer que el resultado de un salto de línea (MAY + INTRO) y de un salto de párrafo (INTRO) es lo mismo, verás en el módulo dedicado al párrafo lo importante que es diferenciarlo. El párrafo es equivalente a un punto y aparte y nos permitirá aplicar formato conjuntamente a todas las líneas que formen el párrafo. Aunque a primera vista no podamos diferenciar un salto de línea, un salto de párrafo y un salto de páginas, si haces clic en el botón Mostrar u ocultar verás los códigos que identifican cada uno de ellos.

Estas son algunas consideraciones que deberemos tener en cuenta:  Al comenzar a escribir el punto de inserción se desplaza hacia el borde derecho de la línea. Para pasar a otro párrafo o dejar líneas en blanco, tenemos que pulsar la tecla INTRO (salto de párrafo).  Si escribimos hasta llegar al margen o tope derecho de la línea, Word pasa automáticamente el texto a la línea siguiente.

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2.1

 Si el texto escrito no llega al final de una línea y queremos pasar a la línea siguiente, pulsaremos la combinación de teclas MAY + INTRO (salto de línea).  Si el texto escrito tiene más líneas que las que caben en una página, Word automáticamente realiza un salto de página.  Si el texto escrito no llega al final de una página pero queremos comenzar a escribir en la página siguiente, pulsaremos la combinación de teclas Ctrl + INTRO.

Para situarnos en cualquier posición en un área ya escrita, desplazamos el cursor al área y, al hacer clic, el punto de inserción se sitúa en la nueva posición.

Insertar y Sobrescribir Word tiene dos modos de escritura: en el modo Insertar añade el texto escrito y desplaza el existente hacia la derecha, en el modo Sobrescribir escribe sobre el texto existente. Al escribir, en función del estado en el que estemos, el texto nuevo que escribamos se inserta entre el texto existente o lo escribimos sobre el texto existente. Antes de insertar texto entre otro ya existente, verifica que el indicador de modos de escritura de la barra de estado muestra el estado adecuado. No olvides que en el modo Sobrescribir el texto escrito eliminará al ya existente. Podemos cambiar los modos de escritura empleando cualquiera de los métodos siguientes:  Para alternar entre un estado y otro, en la barra de estado hacemos doble clic sobre el botón SOB . Si la palabra SOB no está atenuada es que estamos en el modo Insertar, en caso contrario es que estamos en modo Sobrescribir.  Otra forma de alternar entre el modo Insertar y Sobrescribir es presionando la tecla INSERT. Al pulsarla una vez, se activa el modo Sobrescribir, al presionarla de nuevo, se desactiva.

2.2

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Seleccionar texto Todas las acciones que aprenderemos a realizar sobre el texto de un documento te exigirán haberlo seleccionado previamente. El texto seleccionado se muestra resaltado y te permite aplicarle varias acciones consecutivas ya que permanece resaltado tras aplicarle una acción de Word. Para cancelar una selección tienes que hacer clic fuera de la selección o pulsar cualquier tecla de dirección. La selección de texto puedes realizarla empleando el Teclado o el Ratón.  Con el teclado puedes seleccionar el texto sobre el que quieras realizar alguna acción. En primer lugar tienes que hacer clic al inicio del texto que deseas seleccionar y, a continuación, utilizar una de las combinaciones de texto que aparecen en el área de contenido.

Com b in ac ión d e te c las

a c c ión d e s e le c c ión

MAYÚS + FLECHA DERECHA

Un carácter a la derecha

MAYÚS + FLECHA IZQUIERDA

Un carácter hacia la izquierda

CTRL + MAYÚS + FLECHA DERECHA

Hasta el final de una palabra

CTRL + MAYÚS + FLECHA IZQUIERDA Hasta el inicio de una palabra MAYÚS + FIN

Hasta el final de una línea

MAYÚS + INICIO

Al principio de una línea

MAYÚS + FLECHA ABAJO

Una línea hacia abajo

MAYUS + FLECHA ARRIBA

Una línea hacia arriba

CTRL + MAYÚS + FLECHA ABAJO

Hasta el final de un párrafo

CTRL + MAYÚS + FLECHA ARRIBA

Hasta el principio de un párrafo

AV PAG

Una pantalla abajo

RE PAG

Una pantalla arriba

CTRL + INICIO

Al principio de un documento

CTRL + FIN

Al final de un documento

ALT + CTRL + MAYUS + AV PÁG

Hasta el final de una ventana

CTRL + E

Selecciona el documento entero

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2.3

 Con el ratón: Quizás el método más rápido de seleccionar texto dentro de un documento es utilizando el ratón. A continuación mostraremos las distintas acciones que hay que realizar para seleccionar cada una de las "unidades de texto": carácter, palabra, línea, párrafo, etc.

Para seleccionar Una palabra

Realizar la siguiente acción Hacemos doble clic sobre la palabra o arrastramos el ratón por la totalidad de caracteres que la componen. Situamos el puntero del ratón en el área de selección (área a la izquierda del margen izquierdo) señalamos la línea que deseas seleccionar y hacemos clic. Si arrastras el puntero del

Una o varias líneas

ratón hacia abajo o hacia arriba, la selección abarcará las líneas deseadas. Situamos el puntero del ratón en el área de selección,

Un párrafo

señalamos el párrafo y hacemos doble clic. Situamos en el punto donde deseamos comenzar la selección

Cualquier área de texto

de texto y arrastramos el puntero del ratón hasta donde deseemos que termine la selección. Hacemos clic en el punto inicial del texto que deseamos

Grandes áreas del documento

seleccionar y, manteniendo pulsada la tecla MAYÚSCULAS, hacemos clic en el punto final del mismo.

Todo el documento

Pulsa la combinación de teclas CONTROL + 5 (en el teclado numérico). Seleccionamos el primer elemento como, por ejemplo, un párrafo, una palabra, una línea, etc. y, manteniendo pulsada la tecla CTRL, seleccionamos los otros elementos que seamos.

Elementos NO contiguos

Por ejemplo, podemos seleccionar un párrafo de la página uno y una frase de la página dos.

Borrar texto Puedes eliminar texto escrito en un documento. En función de si deseas borrar un número pequeño de caracteres o grandes bloques de texto podrás utilizar alguno de los métodos que se explican a continuación.

2.4

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 Situarse a la derecha de los caracteres a eliminar y pulsar la tecla RETROCESO que elimina los caracteres a la izquierda del punto de inserción.  Situarse a la izquierda de los caracteres a eliminar y pulsar la tecla SUPR que elimina los caracteres a la derecha del punto de inserción.  Seleccionar el texto, tal como se ha estudiado en los apartados anteriores y, a continuación, hacer clic en la tecla SUPR o RETROCESO. El texto seleccionado se elimina.

Copiar y mover texto El texto ya escrito en un documento podemos seleccionarlo y moverlo a otra posición o hacer una copia del texto y reutilizarlo en otra posición del documento. 1. En primer lugar, seleccionamos el texto que deseamos mover o copiar. 2. A continuación, realizamos una de las siguientes acciones:

 Para mover la selección (desaparecerá de la posición actual), hacemos clic en el botón Cortar, en la barra de herramientas Etándar.  Para copiar la selección (permanecerá en la posición actual), hacemos clic en el botón Copiar, en la barra de herrmietas Etándar.

3. Después hacemos clic en la posición donde queremos situar el texto cortado o copiado. Finalmente hacemos clic en el botón Pegar en la barra de herramientas Estándar. El texto, que ha estado almacenado en el portapapeles, se inserta en el documento.

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2.5

Igualmente, podemos mover y copiar texto seleccionándolo y arrastrándolo a una nueva posición utilizando el siguiente método: 1. Seleccionamos el texto. 2. A continuación podemos realizar las siguientes acciones:  Si queremos Mover el texto, arrastramos el bloque hasta la nueva posición para moverlo.  Si queremos Copiar el texto arrastramos el bloque hasta la nueva posición, mientras se mantiene pulsada la tecla CTRL, para copiarlo. 3. Al soltar el botón del ratón se copia o mueve el texto a la nueva posición.

También podremos cortar y pegar utilizando el menú contextual. Una vez seleccionado el párrafo a cortar haremos clic sobre él con el botón derecho del ratón.

Aparecerá entonces un menú contextual en el que dispondremos de comandos para cortar y pegar que actúan del mismo modo que los del menú Edición o que los botones de la barra de herramientas. Haremos clic sobre el comando Cortar o Copiar, según lo que deseemos hacer, y el texto pasará al Portapapeles. Para pegar el texto, situaremos el punto de inserción en el lugar elegido, desplegaremos el menú contextual con el botón derecho del ratón y haremos clic sobre el comando Pegar con el botón izquierdo del ratón.

2.6

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Por medio del teclado también podemos llevar a cabo este tipo de acciones:  Cortar: Ctrl + X  Copiar: Ctrl + C  Pegar: Ctrl + V

Deshacer y rehacer cambios Si te equivocas en una acción o eliminas accidentalmente texto de un documento, Word te permite anular las últimas acciones realizadas con el botón Deshacer. Si queremos deshacer la última operación realizada hacemos clic en el botón Deshacer la barra de herramientas Estándar. Esta opción permite deshacer todos los pasos dados desde la última vez que se guardó el archivo. Podemos acceder al comando Deshacer haciendo clic en el menú Edición. Para deshacer automáticamente más de un cambio: 1. En primer lugar hacemos clic en el botón de lista que aparece junto al botón Deshacer para ve la lista de acciones realizadas que pueden ser canceladas.

2. A continuación, hacemos clic en la acción a partir de la cual se cancelarán todas las acciones previas. También podemos realizar las acciones de Deshacer y Rehacer utilizando el teclado:  Deshacer: Ctrl + Z  Rehacer: Ctrl + Y

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2.7

Si hemos pulsado en el botón Deshacer, podemos emplear el botón Rehacer para volver a la acción que se había deshecho. Como hemos dicho anteriormente, ambos botones (Deshacer y Rehacer) presentan a su derecha una flecha que al presionarla despliega un menú con una lista de las acciones hechas o deshechas. El comando Rehacer invierte el efecto conseguido con el comando Deshacer y no se activa hasta que no hayamos ejecutado alguna vez el comando Deshacer. Al realizar alguna acción, como por ejemplo poner en cursiva una palabra, si no hemos utilizado anteriormente el comando Deshacer, entonces en el menú Edición aparece Repetir. Este comando repite la última acción realizada.

2.2. Dar formato al texto El formato es lo que determina el aspecto que tendrá el texto tanto en pantalla como en el papel impreso. Cuando abres un documento y empiezas a escribir nuevo texto, éste tiene las características de formato predeterminadas por Word. Los atributos de formato nos van a ayudar a cambiar el aspecto y la legibilidad del contenido del documento. El utilizar estas herramientas correctamente para cambiar el aspecto del texto va a ayudarnos a componer textos más profesionales. En este tema aprenderás a aplicar un nuevo formato a los caracteres de texto (tipo de fuente, tamaño y aspecto) utilizando la barra de herramientas Formato o el cuadro de diálogo Fuente. Como norma a seguir es aconsejable escribir el texto de una vez y luego, al finalizar, colocar el formato al texto correspondiente. De esta forma no nos distraeremos de la tarea primordial, que es la edición del documento.

2.8

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Formato de texto: Barra de Formato En este apartado aprenderemos a aplicar un formato utilizando la barra de herramientas Formato. A continuación hemos descrito los botones más utilizados para modificar el formato del texto situados en la barra de herramientas de Formato.

Desde esta barra podemos aplicar los formatos de texto más generales: Fuente, Tamaño de fuente, Color de fuente, y los estilos de fuente Cursiva, Negrita, Subrayado y Resaltar. 1. En primer lugar, seleccionamos el texto al que queremos aplicar el nuevo formato o situamos el punto de inserción en la posición donde queremos empezar a escribir texto con un nuevo formato. 2. Para seleccionar una nueva fuente, hacemos clic en el botón de lista del cuadro Fuentes y, a continuación, en el nombre de la fuente elegida. Al desplegar el cuadro Fuente, nos encontraremos con un listado de fuentes instaladas en el ordenador, con la ventaja de poder visualizar cómo es el tipo de fuente al aparecer el nombre de cada fuente con el formato propio de la misma.

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2.9

3. Para aplicar un nuevo tamaño al texto, hacemos clic en el botón de lista del cuadro Tamaño de fuente y, seguidamente, en el valor del nuevo tamaño.

4. Para añadir o quitar el estilo de negrita, cursiva o subrayado, hacemos clic en los botones correspondientes.

Negrita

Cursiva

Subrayado

5. Para aplicar un color al texto, hacemos clic en el botón de lista Color de fuente y, a continuación, elegimos del cuadro de colores un nuevo color.

6. Para resaltar texto, hacemos clic en el botón de lista Resaltar, elegimos un color en el cuadro de lista y arrastramos el puntero del ratón sobre el texto a resaltar.

2.10

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Formato de texto: Cuadro de diálogo Fuentes Ya has visto cómo desde la barra de herramientas Formato podemos aplicar rápidamente los formatos de fuente de uso más frecuente. Para acceder a la totalidad de las opciones de formato de fuente tienes que ejecutar el comando Fuente del menú Formato y activar la ficha Fuente. También podemos acceder a las opciones del formato fuente por medio del menú contextual. Para ello haremos clic con el botón derecho del ratón, sobre el área de texto y pulsaremos el comando Fuente. Debemos recordar que es posible aplicar formato sobre texto ya escrito o bien elegir primero el formato y posteriormente escribir el texto. A continuación explicamos las opciones que presenta el cuadro de diálogo Fuente.

 Fuente: En el cuadro de lista, utilizando la barra de desplazamiento, localizamos la fuente que deseemos aplicar. En el área de Vista previa podemos comprobar si es la que mejor se ajusta a nuestras necesidades.

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2.11

 Estilo de fuente: Cuadro de lista con los atributos que podemos aplicar a un texto: Normal, Cursiva, Negrita y la combinación Negrita Cursiva. En la vista previa podemos comprobar el resultado del efecto sobre el texto.  Tamaño: Podemos escribir el tamaño de texto o seleccionarlo en el cuadro de lista.  Color de fuente: Al hacer clic en el botón de lista, podremos elegir en la paleta de colores el deseado para nuestro texto.  Estilo de Subrayado: Al hacer clic en el botón de lista, podremos seleccionar entre los siguientes tipos de subrayado.  Color de Subrayado: Al hacer clic en el botón de lista, podrás elegir en la paleta de colores el deseado para el subrayado.  Efectos: Para aplicar cualquiera de los efectos únicamente tienes que hacer clic en su casilla de verificación. Puedes aplicar varios efectos a la vez sobre un texto, aunque si al activar una casilla se desactiva otra, esto indica que son efectos incompatibles. Puedes ver cómo afecta al texto seleccionado en el área de Vista previa.  Vista previa: Muestra el aspecto del texto con las opciones seleccionadas.  Tipo de Fuente: Área que nos indica si la fuente True Type (se utiliza en pantalla y en impresora) o de Impresora (Fuentes instaladas en la impresora: sólo se obtendrán los mismos resultados en pantalla y papel cuando la impresora seleccionada sea la misma al crear e imprimir el documento).  Predeterminada: Si queremos que las opciones seleccionadas en este cuadro de diálogo sean las que están por defecto al abrir un nuevo documento, hacemos clic en el botón Predeterminar.

2.12

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espacio entre caracteres y efectos de texto En el cuadro de diálogo Fuentes habrás observado que, además de la ficha Fuente, estaban las fichas Espacio entre caracteres y Efectos de texto. En el cuadro de diálogo Espacio entre caracteres podemos encontrar las siguientes opciones:  Escala: Expande o comprime el texto horizontalmente con un porcentaje sobre su tamaño actual. Puedes escribir cualquier porcentaje comprendido entre 1 y 600.  Espacio: Expande o comprime el espacio entre los caracteres según la cantidad que escribas en el cuadro De. Ajustar el espacio de separación entre caracteres puede afectar a los saltos de línea y de página.  Posición: Eleva o disminuye el texto seleccionado en relación con la línea base. En el cuadro De: debes escribir un número que indica los puntos que subes o bajas el texto.  Ajuste de espacio: Ajusta automáticamente el espacio entre caracteres, o la cantidad de espacio entre ciertas combinaciones de caracteres, de forma que la palabra completa aparezca con un espaciado más uniforme. El ajuste de espacio sólo funciona con fuentes TrueType o Ado-be Type Manager.

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2.13

La ficha Efectos de texto contiene una serie de animaciones que podemos aplicar al texto. Estas animaciones no se aplican al imprimir el documento.

Copiar Formato Word te permite copiar el formato que tiene un texto y aplicarlo en otros elementos de texto del documento. Por ejemplo, si tengo un texto en negrita, de color rojo, con tamaño 14, y quiero que otro texto tenga las mismas características, en lugar de seleccionar el texto nuevo y volver a aplicar el mismo formato que tenía el otro texto, puedo copiar el formato que tenía el primer texto y aplicárselo al segundo. Los pasos necesarios para copiar el formato son: 1. Situarse en cualquier parte del texto que tenga los formatos a copiar. 2. Hacer clic en el botón Copiar formato de la barra de herramientas Estándar. Si se desea copiar el formato de varios elementos distantes, hacer doble clic en el botón Copiar formato. 3. Hacer clic sobre la palabra o arrastrar el puntero sobre el texto al que queremos aplicar el formato copiado. Al soltar el ratón el nuevo texto tendrá el formato seleccionado. Si se hizo doble clic, para desactivar la opción de quitar formato, hacer clic de nuevo en el botón Copiar formato o pulsar la tecla ESC.

2.14

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Borrar formato Puedes eliminar todas las opciones de formato que has aplicado al texto de un documento, sin necesidad de tener que eliminar el texto. Éste toma el formato de texto predeterminado de Word. Los pasos necesarios para eliminar el formato son: 1. Seleccionamos el texto al que queremos quitar el formato que tiene aplicado. 2. Hacemos clic en el menú Edición y, a continuación, en el submenú Borrar. 3. Hacemos clic en el comando Formatos.

Otra forma de eliminar el formato aplicado a un texto consiste en seleccionar el texto que tiene el formato que deseamos eliminar y utilizar la combinación de teclas CONTROL + La barra espaciadora.

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2.15

2.3. Funciones de edición y Formato La versión 2002 de Word incorpora novedades importantes en la edición y formato de texto. Incorpora un Portapapeles mejorado que te permite gestionar hasta 24 elementos y un panel de Mostrar formato desde el que podrás conocer, comparar y modificar rápidamente los formatos de uno o varios textos seleccionados.

Portapapeles de Office Para añadir elementos al Portapapeles debes utilizar los comandos Copiar y Cortar y, a continuación, puedes pegarlos en cualquier documento de Office. 1. En primer lugar, para mostrar el Portapapeles de Office, hacemos clic en el menú Edición y, después, en el comando Portapapeles de Office. También podemos acceder al Portapapeles en el Panel de Tareas presionando la combinación de teclas Control + C dos veces. 2. Cuando el Portapapeles está vacío, incorporamos elementos con Copiar y Cortar tal como vimos en el apartado Mover o copiar texto. Estos elementos se irán almacenando y mostrando en el Portapapeles de Office.

2.16

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3. Para insertar un elemento del Portapapeles de Office, hacemos clic en el elemento o en la flecha situada junto al elemento y, a continuación en el comando Pegar. 4. Para pegar todos los elementos del Portapapeles de Office, en el orden que fueron copiados, hacemos clic en el botón del área superior del panel de tareas Pegar todo. 5. Para eliminar un elemento del Portapapeles de Office, hacemos clic en la flecha situada junto al elemento y, a continuación, en el comando Eliminar. 6. Para eliminar todos los elementos del Portapapeles de Office, hacemos clic en el botón del área superior del panel de tareas Borrar todo.

mostrar formato: opciones generales Desde el panel de tareas Mostrar formato podemos conocer muchos detalles sobre el formato aplicado al texto, podemos aplicar a un texto el mismo formato del texto que lo rodea, también podemos modificar o eliminar el formato e incluso seleccionar texto del documento que tenga el mismo formato. 1. Para acceder al panel de tareas Mostrar formato, hacemos clic en el menú Formato y, a continuación, en el comando Mostrar formato. 2. Seleccionamos el texto cuyo formato queremos conocer. El inicio del texto se muestra en el cuadro de texto Texto seleccionado y el formato se muestra en el cuadro Formato de texto seleccionado. 3. Podemos seleccionar los elementos sobre los que deseamos ver la información de formato haciendo clic en los botones de expandir + o contraer –. 4. Para aplicar un formato a un texto seleccionado, el formato del texto que está más próximo, en el cuadro de Texto seleccionado, hacemos clic en el botón de flecha y, a continuación, hacemos clic en el comando Aplicar el formato del texto adyacente.

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2.17

6. Para borrar el formato del texto seleccionado, en el cuadro Texto seleccionado, hacemos clic en el botó de flecha y, a continuación, hacemos clic en el comando Borrar formato.

mostrar formato: comparar formatos similares Desde el panel de tareas Mostrar formato también es posible comparar dos selecciones de texto para averiguar las diferencias entre las propiedades del formato de ambos. Esto es muy útil cuando dos párrafos son muy parecidos y no sabemos qué propiedades son diferentes. 1. Seleccionamos el primer texto cuyo formato queremos comparar. El inicio del texto se muestra en el cuadro de texto Texto seleccionado y el formato se muestra en el cuadro Formato de texto.

2.18

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2. A continuación, marcamos la casilla de verificación Comparar con otra selección y aparece un segundo cuadro de Texto seleccionado. 3. Seleccionamos el segundo texto cuyo formato queremos comparar. Aparecerá un ejemplo del formato en el segundo cuadro de Texto seleccionado y en el área Diferencias de formato las diferencias de las dos selecciones.

4. Para aplicar a la segunda selección un formato que coincida con el de la primera, hacemos clic en la flecha situada junto al segundo cuadro de Texto seleccionado y, a continuación, hacemos clic en el comando Aplicar el formato de la selección original.

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2.19

Buscar Cuando un documento es bastante extenso, la acción de Buscar te permite localizar rápidamente un texto o un formato en todo el documento. 1. Para acceder al cuadro de diálogo Buscar y Reemplazar, hacemos clic en el menú Edición y, a continuación, hacemos clic en el comando Buscar o Reemplazar. 2. En el cuadro de texto Buscar de la ficha Buscar, escribimos el texto a localizar. Si ya hemos realizado anteriormente esta búsqueda, podemos encontrarla haciendo clic en el botón de lista de éste cuadro de texto. 3. Para seleccionar todas las apariciones en el documento de la palabra o frase buscada, activamos la casilla de verificación Resaltar todos los elementos encontrados en y, seguidamente, seleccionamos en la lista la parte del documento en la que deseamos buscar.

4. Finalmente, hacemos clic en el botón Buscar siguiente hasta que Word nos indica a través de un cuadro de diálogo que ha llegado a la última aparición en el documento. Hacemos clic en el botón Aceptar para cerrar este cuadro de diálogo.

2.20

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Reemplazar También puedes necesitar localizar un texto o un formato en un documento, para reemplazarlo por otro texto y otro formato diferente. 1. Para acceder al cuadro de diálogo Buscar y Reemplazar, hacemos clic en el menú Edición y, a continuación, hacemos clic en el comando Reemplazar. 2. En el cuadro de texto Buscar, escribimos el texto que va a ser reemplazado; en el cuadro de texto Reemplazar escribimos el que reemplazará al texto escrito en el cuadro Buscar.

3. Para localizar la primera aparición del texto buscado, hacemos clic en el botón Reemplazar. Si volvemos a hacer clic en el botón Reemplazar, lo sustituye y se sitúa en la siguiente aparición del texto buscado. 4. Si una aparición no queremos sustituirla, hacemos clic en el botón Buscar siguiente. Si queremos que Word realice automáticamente todas las sustituciones sin necesidad de confirmación, hacemos clic en el botón Reemplazar todos. 5. Cuando Word nos comunica que ya ha llegado al final del documento y el número de reemplazos realizados, hacemos clic en el botón Aceptar y, a continuación, en el botón Cerrar.

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2.21

Opciones de Buscar y Reemplazar Antes de iniciar la búsqueda de texto en el documento podemos configurar las opciones que te permiten mejorar los resultados. Para acceder a las opciones tienes que pulsar en el botón del cuadro de diálogo Buscar y Reemplazar. A continuación veremos con mayor detalle las opciones de búsqueda que podemos establecer:

 Lista Buscar: Hacemos clic en la dirección en la que deseamos realizar la búsqueda. Si seleccionamos Todo, Word busca en todo el documento. Si seleccionamos Hacia abajo o Hacia arriba, Word no buscará en encabezados, pies de página, notas al pié o comentarios.  Coincidir mayúsculas y minúsculas: Si activas esta casilla, Word sólo busca las repeticiones que coincidan exactamente en el uso de mayúsculas y minúsculas con el texto que hayas escrito en el cuadro Buscar. Si utilizas caracteres comodín, esta opción aparecerá atenuada.  Sólo palabras completas: Si activamos esta opción, Word buscará el texto indicado como palabras completas y que formen parte de una palabra más larga. Si se utilizan caracteres comodín, esta opción aparecerá atenuada.  Usar caracteres comodín: Al activar esta opción Word realiza la búsqueda basándose en los caracteres comodines agregados al cuadro Buscar. Si la casilla está desactivada, Word considera los comodines como texto normal.

2.22

Ofimática Básica.Word XP. Insertar y modificar texto

 Suena como: Si marcamos esta casilla de verificación, Word buscará palabras que suenen como el texto que hayas escrito en Buscar, pero que se escriban diferente.  Todas las formas de la palabra: Si marcamos esta opción, Word buscará todas las formas de la palabra que hayas escrito en el cuadro Buscar y las reemplaza con las formas apropiadas de la palabra escrita en el cuadro Reemplazar con. Las palabras de Buscar y Reemplazar con deberían tener la misma categoría gramáticas. Esta opción no está disponible si están activadas las casillas de verificación Usar caracteres comodín o Suena como.  Botón desplegable Formato: Desde este botón podemos indicar la búsqueda en función de la fuente, el párrafo, el idioma, el estilo, el marco o el resaltado, ya sea especificando texto o sin especificarlo. Word enumera los criterios de búsqueda de formato bajo el cuadro Buscar.  Botón desplegable Especial: Las opciones de este botón te permiten buscar caracteres especiales, como tabulaciones o saltos de página, en un documento. Cuando está activada la casilla de verificación Usar caracteres comodín, podemos seleccionar comodines y operadores de búsqueda especiales en la lista Especial.  Botón Sin formato: Al pulsar en este botón, Word quitará los criterios de búsqueda de formato que aparecen bajo el cuadro Buscar.

2.4. Insertar símbolos y Fecha y Hora

En los documentos puedes insertar automáticamente la fecha y la hora actual y decidir si ésta se actualiza cada vez que abras el documento. También, junto a los caracteres de texto normales, puedes insertar símbolos que resalten el contenido o caracteres especiales de uso frecuente. La mayoría de estos símbolos los encontrarás en fuentes especiales que únicamente contienen símbo-los o caracteres especiales.

Ofimática Básica.Word XP. Insertar y modificar texto

2.23

Insertar Fecha y Hora Puedes insertar automáticamente la fecha actual en tus documentos de Word. La fecha insertada puede quedarse como texto fijo o que se actualice cada vez que abras el documento. También podrás elegir el formato con el que se mostrará la fecha, algunos de los cuales incluyen tanto la fecha como la hora.

1. En primer lugar, hacemos clic, para situar el punto de inserción, en el punto del documento donde queremos insertar la fecha y la hora. 2. Después hacemos clic en el menú Insertar y, a continuación, en el comando Fecha y Hora para abrir el cuadro de diálogo correspondiente . 3. Para que la fecha se actualice cada vez que abramos el documento hacemos clic en la casilla de verificación Actualizar automáticamente.

4. Seleccionamos de la lista de Formatos disponibles, el que consideremos más apropiado. 5. Si queremos guardar los valores actuales de fecha y hora como los nuevos valores predeterminados de fecha y hora, hacemos clic en el botón Predeterminar 6. Para insertar la fecha y hora en el documento, hacemos clic en el botón Aceptar.

2.24

Ofimática Básica.Word XP. Insertar y modificar texto

Puedes Insertar automáticamente la fecha actual siguiendo estos pasos: 1. Escribe los cuatro primeros caracteres de la fecha actual (por ejemplo, escribe marz para marzo). Microsoft Word te muestra el mes actual: "marzo". 2. Presiona la tecla INTRO para insertar el mes, y después escribe en el espacio. Word te mostrará la fecha actual, por ejemplo "19 de marzo de 2004". 3. Presiona la tecla INTRO para insertar la fecha completa. 4. Si no aparece la fecha actual, es posible que no tengas activada la función Autocompletar (En el menú Insertar, elija Autotexto y, a continuación, haga clic en Autotexto. Active o desactive la casilla de verificación Mostrar sugerencias de Autocompletar).

Insertar símbolos Para resaltar algunos elementos de tus documentos puedes utilizar símbolos como .Cada fuente contiene algún símbolo, pero las fuentes en las que puedes encontrar muchos símbolos adicionales con Webdings y Wingdings. 1. En primer lugar, hacemos clic, para situar el punto de inserción, en el punto del documento donde queremos insertar el nuevo símbolo. 2. Después hacemos clic en el menú Insertar y, a continuación, en el comando Símbolo para abrir el cuadro de diálogo correspondiente. 3. En el cuadro de lista Fuentes, seleccionamos una de las que contienen únicamente símbolos: Webdings o Wingdings. Se muestra la tabla con el juego de caracteres seleccionados. 4. Con la barra de desplazamiento localizamos en la tabla general el símbolo que deseamos insertar y hacemos clic en él. En la tabla Símbolos usados recientemente encontramos los últimos que hemos utilizado. 5. Para insertar el símbolo en el documento, hacemos clic en el botón Insertar o doble clic sobre el símbolo.

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2.25

Insertar caracteres especiales

Hay una serie de caracteres de uso frecuente que se consideran especiales como © y , que también podemos insertarlos en nuestros documentos.

1. En primer lugar, hacemos clic, para situar el punto de inserción, en el punto del documento donde queremos insertar el nuevo símbolo. 2. Después hacemos clic en el menú Insertar y, a continuación, en el comando Símbolo para abrir el cuadro de diálogo correspondiente. 3. Para acceder a los caracteres especiales, hacemos clic en la ficha Caracteres especiales. 4. Con la barra de desplazamiento localizamos en la tabla el carácter especial que deseamos Insertar y hacemos clic en él. 5. Para insertar el carácter especial en el documento, hacemos clic en el botón Insertar o doble clic sobre el carácter.

2.26

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Escribe cualquiera de los caracteres de la siguiente lista y observa cómo Microsoft Word lo reemplaza automáticamente por el símbolo adecuado. Cuando estudies la opción de Autocompletar comprenderás por qué ocurre esto. (c)

(r)

(tm)

:)

:-)

:(

:-(

Si utilizamos mucho alguno de los caracteres especiales, es aconsejable que aprendamos la combinación de teclas que hay en la columna Teclas. Al pulsar esta combinación de teclas (por ejemplo Alt+Ctrl+T) se inserta en el documento el carácter especial (en el ejemplo, ™). Si quieres asignarle otra combinación de teclas, haz clic en el botón Teclas y escribe la nueva combinación en el cuadro de texto Nueva tecla de método abreviado.

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2.27

2.5. Ortografía y Gramática Word dispone de herramientas de ayuda a la revisión Ortográfica y Gramática de los documentos. Por defecto, detecta los errores mientras escribes y utiliza un subrayado ondulado de color rojo para indicarte los posibles errores ortográficos y un subrayado ondulado de color verde para indicarte los posibles errores gramaticales. Word también te proporciona un diccionario de Sinónimos que te permite seleccionar una palabra y sustituirla por otra de una lista de sinónimos, antónimos o de palabras semejantes. Por último, con la utilidad de Autocorrección, Word te ayuda a detectar y corregir automáticamente los errores tipográficos más frecuentes y a crear abreviaciones que serán reemplazadas por palabras incluidas en la lista de autocorrección.

Corrección Ortográfica Word proporciona un corrector ortográfico que compara cada palabra que escribimos con las que tiene un diccionario. Los errores ortográficos aparecen subrayados en color rojo, como por ejemplo “avia”, esto no significa que cuando se imprima el documento aparezcan tales subrayados, sino que sirven para advertirnos de que esa palabra no está bien escrita o no se encuentra en el diccionario de Word. Para mostrar el cuadro de diálogo Ortografía y gramática, hacemos clic en el menú Herramientas y, a continuación, en el comando Ortografía y gramática o hacemos clic en el botón Ortografía y gramática de la barra de herramientas Estándar. También podemos acceder al corrector ortográfico presionando la tecla F7.

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1. Word comienza la revisión a partir del punto de inserción. En cada aparición de un error ortográfico, en el cuadro superior, se muestra una breve descripción del tipo de error cometido o el texto No se encontró si no es una palabra del diccionario; en la parte inferior de Sugerencias se muestra la solución propuesta por Word. 2. Hacemos clic en la solución propuesta y, a continuación, en el botón apropiado: Omitir una vez, Omitir todas, Agregar al diccionario, Cambiar o Cambiar todas.  Si el programa encuentra alguna palabra que no está incluida en su diccionario pero que está correctamente escrita, como en el caso de algún nombre propio, podemos utilizar la opción Omitir todas, de este modo se ignorarán todas las veces que aparece esa palabra en el documento y se seguirá con la corrección.  En el caso de de que la palabra esté mal escrita, si aparece correctamente escrita en la lista de “Sugerencias”, debemos seleccionar la palabra correctamente escrita y hacer clic en el botón Cambiar (para reemplazar la palabra mal escrita por la correcta) o Cambiar todas (para reemplazar todas las veces que aparece la palabra mal escrita en el documento).  Si alguna palabra está bien escrita pero no es reconocida por el diccionario de Word, podemos agregarla a nuestro diccionario mediante el botón Agregar. Al final de la revisión, en el cuadro de diálogo que nos advierte de ello, hacemos clic en el botón Aceptar. Si no deseamos utilizar la corrección automática de la ortografía: 1. Elegimos el comando Opciones del menú Herramientas. Aparece el cuadro de diálogo Opciones. 2. Seleccionamos la ficha Ortografía y gramática. 3. Desactivamos la casilla de verificación Revisar ortografía mientras se escribe. 4. Hacemos clic en el botón Aceptar.

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Para corregir errores ortográficos basta con situar el puntero del ratón sobre él y hacer clic con el botón derecho; aparece un menú con una breve descripción del tipo de error cometido y posibles soluciones. Mediante este menú emergente podemos seleccionar una de las alternativas que nos ofrece. Las primeras palabras que muestra corresponden a las sugerencias suministradas por el programa. Haciendo clic en la opción que estimemos correcta, se reemplazará automáticamente la palabra errónea. La opción Omitir todas deja sin modificar todos los ejemplos del error resaltado en el documento. La opción Agregar al diccionario agrega la palabra al diccionario y de este modo no vuelve a aparecer subrayada en rojo, al no considerarla mal escrita.

Corrección Gramatical Word proporciona un corrector gramatical que detecta errores como, por ejemplo, la concordancia de persona, género o número. Los errores gramaticales aparecen subrayados en color verde. Por ejemplo: “Llovía. para no mojarme…”. Se subraya la palabra “para” porque al comienzo de una frase o después de un punto el texto debe ir en mayúsculas. Accedemos al cuadro de Ortografía y gramática empleando cualquiera de los métodos descritos en el apartado anterior.

1. En cada aparición de un error de gramática, en el cuadro superior se muestra una breve descripción del tipo de error cometido y en la parte inferior de Sugerencias la solución propuesta por Word.

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2. Hacemos clic en la solución propuesta y, a continuación, en el botón apropiado: Omitir una vez, Omitir regla, Oración siguiente o Cambiar.  Omitir una vez: Si hacemos clic sobre esta opción, deja sin cambiar el error resaltado y busca el siguiente error ortográfico o gramatical. Este botón cambia a Reanudar si hacemos clic en el documento para modificarlo. Presionamos Reanudar para continuar con la revisión.  Omitir regla: No cambia ninguna de las veces en que aparece el mismo error resaltado en el documento y continúa con la revisión. Word pasará por alto dichos errores mientras dure la sesión de Word.  Oración siguiente: Permite hacer clic en el documento y cambiar manualmente la oración actual. Debemos presionar este botón para aceptar los cambios manuales y continuar la revisión.  Cambiar: Hacemos clic en este botón para aceptar la sugerencia que nos proporciona Word. Reemplaza el error ortográfico por la sugerencia propuesta. 3. Al final de la revisión, en el cuadro de diálogo que nos advierte de ello, hacemos clic en el botón Aceptar. Diccionario de sinónimos El diccionario de sinónimos te proporciona una lista de sinónimos, antónimos o palabras relacionadas con el texto seleccionado. Te ayuda a evitar la utilización reiterativa de una palabra y a cambiar una palabra por otra más acorde con la frase que estás escribiendo.

1. En primer lugar, situamos el punto de inserción el la palabra de la queremos obtener sus sinónimos. 2. Hacemos clic en el menú Herramientas y, a continuación en el submenú Idiomas. Después hacemos clic en el comando Sinónimos para mostrar el cuadro de diálogo Sinónimos. También podemos acceder al menú Sinónimos pulsando la combinación de teclas Mayús + F7.

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3. En el cuadro de lista Significados, hacemos clic en el significado que mejor se adapte al documento que estamos escribiendo. 4. Si la palabra aparece en el cuadro de texto Reemplazar por el sinónimo no es la que deseamos utilizar, hacemos clic en otro de los sinónimos de la lista. 5. Finalmente, para cambiar la palabra del documento por el sinónimo elegido, hacemos clic en el botón Reemplazar.

También podemos cambiar una palabra por un sinónimo haciendo clic con el botón derecho sobre la palabra y, en el menú contextual, hacemos clic en el comando Sinónimos. En la lista de sinónimos que aparecen, hacemos clic en el que consideramos más apropiado.

autocorrección Word dispone de una lista de Autocorrección que reemplaza ciertas palabras por otras al escribirlas, si escribes que sin acentos después de una interrogación te lo cambia por qué, o si escribes la letra c entre paréntesis te la cambia por el símbolo del Copyright ©. La función Autocorreción repara automáticamente los errores ortográficos y gramaticales más comunes. A continuación veremos cómo personalizar las opciones preestablecidas y agregar nuevos elementos a la lista de elementos de Autocorrección.

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1. Para acceder al cuadro de diálogo Autocorrección, hacemos clic en el menú Herramientas y, a continuación en el comando Opciones de Autocorrección.

2. Después, seleccionamos las opciones automáticas de autocorrección, como Corregir DOS Mayúsculas Seguidas, que queremos que realice Word. 3. En el área Reemplazar texto mientras se escribe, escribimos la palabra incorrecta o que queremos sustituir por otro símbolo en el cuadro de texto Reemplazar. 4. Después, en el cuadro de texto Con, escribimos la palabra correcta o de sustitución. 5. Para incorporarla a la lista, hacemos clic en el botón Agregar. Al finalizar de incorporar palabras, hacemos clic en el botón Aceptar.

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Cuando escribamos en el documento una palabra o frase con alguno de los errores de los que se incluyen en la lista de Autocorrección, Word la reemplazará por la palabra o frase correcta. Si tienes que escribir muchas veces el nombre completo de una empresa o de un organismo en un documento, crea una entrada de autocorrección para ahorrarte tiempo. Por ejemplo, si tienes que escribir muchas veces el nombre de la empresa South-Wester, crea una entrada de autocorrección para que al escribir la abreviatura sw la cambie por South-Western. En el caso de querer eliminar alguno de los elementos de la lista de Autocorrección deberemos seleccionarla y, a continuación, hacer clic en el botón Eliminar.

estado de ortografía y gramática En la barra de estado, en el caso de tener activas las casillas de verificación Revisar ortografía mientras escribe y Revisar gramática mientras escribe, se encuentra el siguiente icono

Haciendo clic con el botón derecho en este icono, se despliegan las opciones Ocultar errores ortográficos, Ocultar errores gramaticales y Opciones. Mediante las dos primeras podemos ocultar los errores ortográficos y gramaticales.

Haciendo clic en Opciones, accedemos al cuadro de diálogo opciones de Ortografía y gramática.

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