Ermittlung der voraussichtlichen Beitragsschuld Bereich: LOHN - Info für Anwender Nr. 1625

Inhaltsverzeichnis

1.

Ziel

2

2.

Voraussetzungen

2

3.

Vorgehensweise

4

3.1.

Schätzlauf mit Kopieren der Vormonatsbuchungen

4

3.2.

Auswertungen

5

3.3.

Übermittlung an die Krankenkassen

6

3.4.

Zahlungen bereitstellen

6

3.5.

Monatsberechnung

6

3.6.

Monatsabschluss

6

4.

Details

7

4.1.

Übermittlungstermine 2017

7

4.2.

Bruttolohnverbuchung

8

4.3.

Nachträgliche Änderungen

10

4.4.

%-Faktor

11

5.

Wichtige Informationen

11

Autor: PHO / 04.05.2017

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Info für Anwender Nr. 1625

1.

Ziel Das Info beschreibt, wie Sie die Lohnabrechnung unter Berücksichtigung der voraussichtlichen Beitragsschuld mit LOHN erstellen.

2.

Voraussetzungen »LOHN | Stammdaten | Mandanten-Programmdaten | Register: SV«. Überprüfen Sie, welches Verfahren Sie zur Abgabe der Beitragsnachweise anwenden: Ohne Schätzung § §

Alle Bezüge die abgerechnet werden, sind bereits vor dem Fälligkeitstag bekannt. keine Aktivierung der Option in den Mandanten-Programmdaten.

Ermittlung voraussichtliche Beitragsschuld (ohne Kopieren der Lohnbuchungen aus dem Vormonat) § §

Variable Bezüge und Ein- und Austritte der Mitarbeiter sind bis zum Fälligkeitstag bekannt. Aktivierung der Option in den Mandanten-Programmdaten. Manuelle Buchung der Schätzwerte im Dialog/Stapel.

Hinweis Das Beginndatum stimmt mit der Aktivierungsperiode des Schätzlaufs überein.

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Ermittlung voraussichtliche Beitragsschuld 4 (mit Kopieren der Lohnbuchungen aus dem Vormonat) § §

4

Variable Bezüge und Ein- und Austritte der Mitarbeiter sind bis zum Fälligkeitstag nicht bekannt. Lohnbuchungen und Stammdatenänderungen werden fast ausschließlich nach dem Abgabetermin erfasst.

§

Aktivierung der Option und in den Mandanten-Programmdaten. Automatische Generierung der Schätzbuchungen durch Agenda LOHN. Grundlage: Buchungen aus Stapelerfassung und/oder Dialogerfassung des Vormonats (ohne SVfreie Bezüge und Einmalbezüge).

Hinweis Für die Aktivierungsperiode können keine Lohnbuchungen aus dem Vormonat kopiert werden! Schätzbuchungen stehen erstmals nach Erzeugen des Monatsabschlusses im Folgemonat bereit. In der Aktivierungsperiode müssen Sie die Schätzwerte manuell im Dialog/Stapelerfassung eingeben.

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3.

Vorgehensweise

3.1.

Schätzlauf mit Kopieren der Vormonatsbuchungen

1. Personaldaten anpassen »Stammdaten | Personaldaten«. Alle bekannten Änderungen (z. B. Ein-/Austritte, Wechsel Krankenkasse oder Beitragsgruppe, Fehlzeiten usw.) erfassen.

2. Berechnungsgrundlagen vor der Ermittlung überprüfen. »Stammdaten | Personaldaten | Register: Dialog«. §

Die aus dem Vormonat kopierten Lohnbuchungen sind in der Dialogerfassung rot gekennzeichnet.

§

Die rot gekennzeichneten Buchungen können geöffnet und geändert werden. Nach der Änderung werden die Buchungen in Schwarz dargestellt.

§

Bei der Ermittlung der voraussichtlichen Beitragsschuld werden die roten und auch die schwarzen Buchungen berücksichtigt!

§

Bei der Monatsberechnung

6

werden nur die schwarzen Buchungen berücksichtigt!

Hinweis Im Hauptmenü unter »Bearbeitung | Stapelerfassung« können alle Lohnbuchungen mitarbeiterübergreifend eingesehen und erfasst werden!

3. Voraussichtliche Beitragsschuld ermitteln »Bearbeitung | voraussichtl. Beitragsschuld ermitteln«. Im Anschluss erscheint die Frage, ob die »roten Buchungen« aus dem Vormonat gelöscht werden sollen. Empfehlung Löschen Sie die Buchungen nicht, wenn Sie diese als Basis für die Erfassung im aktuellen Monat verwenden möchten (z. B. Auswahl der entsprechenden Lohnart usw.). Gelöschte »rote Buchungen« können wiederhergestellt werden: »Bearbeitung | Dialogbuchungen aus dem Vormonat wiederherstellen«.

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3.2.

Auswertungen »Auswertungen | Allgemeine Auswertungen | Aktueller Monat«. Die Kennung »voraussichtlich« dient zur Unterscheidung zu den im Rahmen der Monatsberechnung erstellten Auswertungen.

Beitragsabrechnung/Beitragsnachweis voraussichtlich Auf den ersten Seiten der Beitragsabrechnung sind die Ergebnisse aus der Ermittlung der voraussichtlichen Beitragsschuld des aktuellen Monats ersichtlich. Auf der letzten Seite werden die Differenzen aus dem Vormonat angezeigt. Die kumulierten Werte der voraussichtlicher Beitragsschuld und den Differenzen aus dem Vormonat werden auf dem voraussichtlichen Beitragsnachweis gedruckt. Sie entsprechen der Zahlung für den aktuellen Monat.

Hilfsliste Krankenkassen Die Hilfsliste dient der Kontrolle der Zahlungen an die Krankenkassen und zur Abstimmung der Verbindlichkeiten aus sozialer Sicherheit. Sie enthält: § die Differenzen zwischen der voraussichtlichen und der tatsächlichen Beitragsschuld des Vormonats, § die Beitragsschätzung des aktuellen Monats und § die sich daraus errechnete Zahlung des aktuellen Monats.

Primanota voraussichtlich Auf der Auswertung »Primanota_voraussichtlich« werden alle relevanten Lohnbuchungen aus dem Register »Dialog« (ohne Kalenderbuchungen) ausgewiesen, die in die Ermittlung der voraussichtlichen Beitragsschuld eingeflossen sind. (Auf der Primanota, die im Rahmen der Monatsberechnung erstellt wird, werden alle relevanten Lohnbuchungen aus dem Register »Dialog« (ohne Kalenderbuchungen) ausgewiesen, die bei der Monatsberechnung berücksichtigt wurden).

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3.3.

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Übermittlung an die Krankenkassen »Transfer | DEÜV-Dateien senden«. Nr. 86224 Zentrale Datenübermittlung. Hinweis Beim Versenden an die Krankenkassen werden ausschließlich die voraussichtlichen Beitragsnachweise übertragen. Nach Durchführung der Monatsberechnung werden die endgültigen Beitragsnachweise erstellt. Die endgültigen Beitragsnachweise werden nicht an die Krankenkassen übertragen. Die endgültigen Beitragsnachweise dokumentieren ausschließlich die tatsächlichen Monatswerte.

3.4.

Zahlungen bereitstellen »Transfer | Zahlungen bereitstellen«.

Nr. 1679 Zahlungsverkehr in LOHN

3.5.

Monatsberechnung »Bearbeitung | Monatsberechnung«. Wenn Ihnen die tatsächlichen Werte für die Lohnabrechnung vorliegen, pflegen Sie die Daten in die Personaldaten und Bezüge ein. Die Differenzen zur voraussichtlichen Beitragsschuld werden automatisch in den Folgemonat vorgetragen. Durch die Monatsberechnung werden die tatsächlichen Auswertungen erzeugt.

3.6.

Monatsabschluss »Bearbeitung | Monatsabschluss«. Durch den Monatsabschluss wird der aktuelle Monat abgeschlossen und die Schätzbuchungen für den Folgemonat bereitgestellt. Die Daten des abgeschlossenen Monats können nicht mehr verändert werden. Änderungen für abgeschlossene Monate sind nur über eine Nachberechnung möglich.

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4.

Details

4.1.

Übermittlungstermine 2017 Der Beitragsnachweis muss der zuständigen Krankenkasse spätestens am fünftletzten Bankarbeitstag um Mitternacht (0:00 Uhr) vorliegen. Es reicht also nicht, wenn Sie den Beitragsnachweis erst am fünftletzten Bankarbeitstag übermitteln. Beitragsmonat

Eingang bei der Krankenkasse bis 00.00 Uhr

Sendung an das Agenda-Rechenzentrum bis spätestens

Januar

25.01.2017

24.01.2017 bis 23.00 Uhr

Februar

22.02.2017

21.02.2017 bis 23.00 Uhr

März

27.03.2017

26.03.2017 bis 23.00 Uhr

April

24.04.2017

23.04.2017 bis 23.00 Uhr

Mai

24.05.2017

23.05.2017 bis 23.00 Uhr

Juni

26.06.2017

25.06.2017 bis 23.00 Uhr

Juli

25.07.2017

24.07.2017 bis 23.00 Uhr

August

25.08.2017

24.08.2017 bis 23.00 Uhr

September

25.09.2017

24.09.2017 bis 23.00 Uhr

Oktober

24.10.2017

23.10.2017 bis 23.00 Uhr

November

24.11.2017

23.11.2017 bis 23.00 Uhr

Dezember

21.12.2017

20.12.2017 bis 23.00 Uhr

Das Agenda-Rechenzentrum leitet die Beitragsnachweise von Montag bis Sonntag stündlich zwischen 7.00 und 23.00 Uhr an die Krankenkassen weiter.

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4.2.

Bruttolohnverbuchung Im Folgenden ein Beispiel zur Verbuchung der vorgezogenen Beitragsfälligkeit mit dem SKR 04. Ermittlung der voraussichtlichen Beitragsschuld für den Januar Voraussichtliche Beitragsschuld Januar

14.209,68 €

Differenz aus Dezember:

0,00 €

Zahlung Januar:

14.209,68 €

Die voraussichtliche Beitragsschuld wird nicht gebucht. Die Buchung der Zahlung erfolgt manuell durch den Anwender: 3740 Verbindlichk. soziale Si- 14.209,68 € cherheit

an

1800 Bank

14.209,68 €

Ermittlung der endgültigen Beitragsschuld für den Januar Die bei der Monatsberechnung ermittelte endgültige Beitragsschuld beträgt 15.527,54 €. 3790 Lohn- und Gehaltsverrechnungen

15.527,54 €

an

3740 Verbindlichk. soziale Si- 15.527,54 € cherheit

Der Saldo auf dem Konto 3740 beträgt zum Monatsende 1.317,86 Euro Dieser Betrag entspricht der Differenz zwischen der voraussichtlichen (14.209,68 Euro) und endgültigen Beitragsschuld (15.527,54 Euro) und stellt die Verbindlichkeit dar, die Ende Januar noch gegenüber den Krankenkassen besteht. Kontenentwicklung

Der Saldo kann im Februar nach der Ermittlung der voraussichtlichen Beitragsschuld auf der »HilfslisteKrankenkassen« Februar abgelesen werden. Dieser wird unter »Differenz« ausgewiesen.

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Ermittlung der voraussichtlichen Beitragsschuld für den Februar Voraussichtliche Beitragsschuld Februar

15.527,54 €

+ Differenz Januar

1.317,86 €

= Zahlung Februar

16.845,40 €

Die voraussichtliche Beitragsschuld wird nicht gebucht. Die Buchung der Zahlung erfolgt manuell durch den Anwender: 3740 Verbindlichkeiten soziale 16.845,40 € Sicherheit

an

1800 Bank

16.845,40 €

Ermittlung der endgültigen Beitragsschuld für den Februar Die endgültige Beitragsschuld im Februar beträgt 16.434,41 € 3790 Lohn.- und Gehaltsverrechnungen

16.434,41 €

an

3740 Verbindlichkeiten soziale 16.434,41 € Sicherheit

Der Saldo auf dem Konto 3740 beträgt zum Monatsende 906,87 Euro. Dieser Betrag entspricht der Differenz zwischen der voraussichtlichen (15.527,54 Euro) und endgültigen Beitragschuld (16.434,41 Euro). Der Saldo stellt die Verbindlichkeit dar, die Ende Februar noch gegenüber der Krankenkasse besteht. Kontenentwicklung

Der Saldo kann im März nach der Ermittlung der voraussichtlichen Beitragsschuld auf der »HilfslisteKrankenkassen« März abgelesen werden. Dieser wird unter »Differenz« ausgewiesen.

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4.3.

Seite 10

Nachträgliche Änderungen

Fall 1:

Die voraussichtliche Beitragsschuld wurde bereits übermittelt. Sie befinden sich noch in der Fälligkeitsfrist und wollen die voraussichtliche Beitragsschuld ändern.

Ergeben sich Änderungen der Beitragsschuld während der Fälligkeitsfrist, kann die voraussichtliche Beitragsschuld noch einmal angestoßen werden. Agenda LOHN erkennt, dass der Beitragsnachweis bereits für den aktuellen Monat übermittelt wurde. Der ursprüngliche Beitragsnachweis wird storniert und ein neuer erstellt. Der Stornobeitragsnachweis und der neue Beitragsnachweis müssen versendet werden. Durch die Änderung der Beitragsnachweise ergibt sich meist auch eine Änderung der Lohnsteuer-Anmeldung. Wenn die Lohnsteuer-Anmeldung bereits übermittelt wurde, entsteht durch die anschließende Wiederholung der Monatsberechnung eine Lohnsteuer-Anmeldung mit Korrekturkennzeichen.

Fall 2:

Die voraussichtliche Beitragsschuld wurde bereits übermittelt. Sie befinden sich nicht mehr in der Fälligkeitsfrist.

Geben Sie die Änderungen für die tatsächliche Monatsberechnung ein. Eine Differenz zwischen dem voraussichtlichen und tatsächlichen Beitragsnachweis wird automatisch in den Folgemonat übernommen.

Fall 3:

Der Monatsabschluss wurde bereits durchgeführt. Es ergeben sich Änderungen für den Vormonat.

Alle Sachverhalte sind rückwirkend möglich: Nr. 1681 Nachberechnung Bezüge Nr. 1663 Eintritt/Austritt ändern oder stornieren Nr. 1682 Nachberechnung Personaldaten

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4.4.

%-Faktor Mit der Option »%-Faktor« legen Sie fest, zu welchem Anteil die Lohnbuchungen aus dem Vormonat berücksichtigt werden sollen. Dadurch verringern Sie bei kürzeren Monaten (Februar) die Beitragsschuld entsprechend. %-Faktor für Abrechnungsmonat Februar Basierend auf den Januarwerten ergibt der Faktor für Februar 90,32 % (28/31x100). 1. Wert »90,32« im Feld »%-Faktor« erfassen. 2. Schaltfläche .

Nach Monatsabschluss wird dieser Faktor automatisch wieder auf 100 % gesetzt. Hinweis Ab Januar 2017 kann die vereinfachte Beitragsschätzung angewendet werden. In diesem Fall passen Sie den %-Faktor nicht an und schätzen den aktuellen Monat mit den Werten aus dem Vormonat.

5.

Wichtige Informationen Nr. 86224 Zentrale Datenübermittlung

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