ENVIRONMENTAL MANAGEMENT POLICY  Documentation control  Reference:  Date Approved:  Approving Body: 

HS/EI/013  Trust Board 

Implementation Date:  Version: 

Version 2 

Supersedes: 

Environmental  Management  Policy,  Version 1 

Consultation Undertaken: 

Directorate of Estates and  Facilities, Directors’ Group, ORC,  Trust Health and Safety Committee.  Date of Completion of Equality  13 January 2011  Impact Assessment  Date of Completion of We Are  13 January 2011  Here for You Assessment  Date  of  Environmental  Impact  03 March 2011  Assessment (if applicable)  Target Audience:  All staff  Supporting Procedures: 

Environmental  Management  Procedure  Review Date:  May 2013  Lead Executive:  Director of Estates and Facilities  Author/Lead Manager:  Mark  Braden,  Deputy  Director  of  Estates and Facilities Management,  Alberto Jaume, Environmental  Services and Sustainable  Development Manager  Further Guidance/Information:  Environmental Services and  Sustainable Development Manager  (ext. 76167)

Contents 

1  POLICY AIMS 

3 

2  POLICY STATEMENT 

3 

3  DEFINITIONS 

7 

4  ROLES AND RESPONSIBILITIES 

7 

5  MONITORING OF THE POLICY 

11 

6  EQUALITY AND DIVERSITY STATEMENT 

11 

7  ENVIRONMENTAL IMPACT ASSESSMENT 

11 

8  WE ARE HERE FOR YOU STANDARD MISSION STATEMENT 

11 

9  SUPPORTING PROCEDURES, GUIDANCE AND INFORMATION 

12 

10 

REFERENCES 

12 

11 

REVIEW 

12 

12 

IMPLEMENTATION 

12 

13 

APPENDIX A – EQUALITY IMPACT ASSESSMENT 

13 

14 

APPENDIX B – CERTIFICATE OF EMPLOYEE AWARENESS 

1

Environmental Management Policy  Version 2  May 2011  2 

1  Policy Aims  1.1  This  policy  sets  out  Nottingham  University  Hospitals  NHS  Trust’s  approach and arrangements for Environmental Management.  1.2  The  philosophy  and  approach  set  out  in  this  Policy  should  be  applied  to  the  management  of  activities  with  a  significant  environmental impact.  The policy’s objectives are: · To  set  the  framework  for  Environmental  Management  in  the  Nottingham University Hospitals NHS Trust (The Trust). · To  establish  the  Trust’s  commitment  to  continually  improve  its  environmental  performance,  thus  minimising  the  impact  of  its  activities on the environment as recognised by best practice. 

2  Policy Statement  2.1  Environmental Management  2.1.1 The Trust is committed to incrementally / continually improve of its  environmental performance.  2.1.2 The Trust accepts its responsibility to minimise, wherever possible,  its  impact  on  the  environment  and  to  comply  with  statutory  environmental  legislation  and  additional  environmental  requirements that the Trust has subscribed to.  2.1.3 The  Trust  will  contribute  towards  the  protection  of  the  local,  national  and  global  environments  through  the  development  and  implementation of a robust Environmental Management System.  2.1.4 The  Trust  acknowledges  that  in  taking  forward  the  Environmental  agenda,  “pollution  prevention”  will  be  the  preferred  and  primary  method for environmental improvement. 

2.2  Energy  2.2.1 The  Trust  will  strive  to  conserve  energy  wherever  possible.  It  will  undertake  to  use  the  minimum  quantities  of  energy  necessary,  consistent  with  its  primary  role  to  deliver  safe,  high  quality  healthcare to its patients. Environmental Management Policy  Version 2  May 2011  3 

2.1.1 The  Trust  will  continually  review  its  use  of  energy  resources  and  energy efficiency in order to continually reduce its carbon footprint,  and in so doing minimise its environmental impact.  2.2.2 The  Trust  will  carry  out  an  ongoing  programme  of  energy  conservation by monitoring consumption and eliminating excessive  or unnecessary use.  2.1.2 Energy performance will be measured and reported in terms of the  reduction of the Trust’s carbon emissions. 

2.3  Water  2.1.3 The  Trust  will  wherever  possible  conserve  water.  It  will  undertake  to  use the minimum quantities of water necessary, consistent  with  its  primary  role  to  deliver  safe,  high  quality  healthcare  to  its  patients.  2.3.1 The  Trust  will  ensure  that  the  water  its  uses  is  disposed  of  in  accordance  with,  and  where  possible  to  exceed  the  statutory  requirements concerning the quality of discharges.  2.3.2 The  Trust  will  carry  out  an  ongoing  programme  of  water  conservation by: · Monitoring consumption · Reducing leakage · Eliminating excessive or unnecessary use and · Identifying  opportunities  for  re­use,  recycling  and  where  appropriate the use of rainwater harvesting. 

2.4  Procurement  2.4.1 The  Trust  recognises  that  more  than  half  of  its  carbon  footprint  arises  from  the  embedded  carbon  emissions  from  the  materials  and services it purchases.  2.4.2 Through  its  purchasing  policies  the  Trust  will  aim  to  conserve  resources  by  identifying  goods  and services,  which  do least  harm  to the environment in their production, delivery, packaging, use, re­  use, recycling and disposal.

Environmental Management Policy  Version 2  May 2011  4 

2.4.3 The  Trust  is  committed  whenever  possible  to  reduce  the  carbon  emissions  (carbon  miles)  embedded  in  the  transportation  of  its  purchased materials and services.  2.4.4 The Trust will encourage waste minimization from the procurement  process  by  managing  responsibly  the  perishable  items  in  its  inventory.  2.4.5 The  Trust  will  encourage  the  exploration  of  the  environmental  impact from purchasing:  (a)  Single use versus  (b)  Re­usable products where feasible, consistent with its primary  role to deliver safe, high quality healthcare to its patients.  2.4.6 The  Trust  will  use  “Life  Cycle  Analysis”  assessments  to  identify  best value for money when purchasing new products and services. 

2.5  Transport  2.5.1 The  Trust  will  aim  to  mitigate  the  harmful  effects  of  its  transportation activities on the environment.  2.5.2 The  Trust  will  promote  sustainable  transportation  for  business  travel  by  improving  its  facilities  to  support  this  aim  (for  example:  secure  cycle  parking  stands)  and  liaising  with  relevant  partners  to  improve  the  access  infrastructure  to  the  Trust  to  support  sustainable transport options.  2.5.3 Trust  controlled  vehicles  will  be  operated  in  such  a  way  as  to  minimise their impact on the environment.  2.6  The Estate  2.6.1 The Trust will aim to develop and operate its buildings and physical  estate  to  conserve  resources  and  to  minimise  the  environmental  impacts.  2.6.2 The Trust will ensure that the environmental impacts of its buildings  and  Estate­related  projects  will  be  assessed  and  minimised.  This  will include, where possible: · The use of building materials from sustainable sources, · Methods of construction which make best use of resources and  minimise waste during construction and installation, Environmental Management Policy  Version 2  May 2011  5 

· Designs  which  result  in  low  maintenance  and  high  energy  efficiencies, · Consideration  of  the  possible  adoption  of  energy  micro  generation from sustainable and low carbon sources (e.g. solar  thermal collectors, solar photovoltaic panels, wind turbines, heat  pumps, etc.) 

2.7  Environmental awareness  2.7.1 The  Trust  will  promote  awareness  of  the  importance  of  environmental management amongst its staff.  To accomplish this, the Trust will: · Support  the  implementation  its  environmental  policies  and  procedures; · Provide staff with knowledge, education and general awareness  in environmental topics and practices; · Promote  and  develop  the  inclusion  of  environmental  related  content within Trust communications; · Sponsor environmental awareness campaigns.  2.8  Waste  2.8.1 The  Trust  will  undertake  to  conserve  resources  by  minimising  its  waste generation.  2.8.2 This objective will be addressed by reducing the acquisition of new  materials, re­using existing materials where appropriate. If reuse or  recycling  are  impractical,  the  Trust  will  dispose  of  materials  in  a  way  which  will  have  least  environmental  impact  and  which  conforms  to  the  relevant  Statutory  Requirements  and  NHS  Best  Practice guidance (Ref. 10.1).  2.9  Carbon Footprint  2.9.1 The  Trust  is  committed  to  do  its  part  to  achieve  the  carbon  reduction  national  goals  established  in  the  Climate  Change  Act  2008.  2.9.2 The  Trust  will  produce,  implement  and  periodically  review  a  strategy  for  carbon  reduction  aiming  to reduce its  carbon  footprint  by  10%  by  2015  and  34%  by  2020  from  a  1990  baseline,  as  specified by the NHS England Carbon Reduction Strategy. Environmental Management Policy  Version 2  May 2011  6

3  Definitions  3.1  Environmental Management System (EMS)  An EMS is a system used for the management of an organization's  environmental  responsibilities  in  a  comprehensive,  systematic,  planned, auditable and documented manner.  3.2  Pollution Prevention  It is a pollution control strategy that seeks to reduce the amount of  pollution  generated  by  a  process  before  and  while  it  takes  place,  instead of managing the resulting pollutant after it is formed.  3.3  Life Cycle Analysis  It is the process of evaluating the effects that a product has on the  environment over the entire period of its life. 

4  Roles and Responsibilities  4.1  The  Trust  Board  delegates  to  the  Chief  Executive  the  responsibility  to  ensure  this  policy  is  implemented  throughout  the  Trust.  4.2  The  Chief  Executive  (CE)  is  responsible  for  ensuring compliance  with  the  relevant  statutory  requirements  relating  to  all  aspects  of  environmental management that impact on the Trust.  The CE delegates to the Director of Estates and Facilities the duty  of  monitoring  the  overall  operation  of  the  Trust  is  in  compliance  with all environmental legislation.  The CE delegates to the Clinical Directors and Heads of Corporate  Functions  the  duty  to  ensure  the  operation  within  their  directorate  are compliant with this Policy.  4.3  The  Director  of  Estates  and  Facilities  Management  is  responsible for: · The  safe,  efficient  and  effective  operation  of  the  Trusts  estate,  and  will  act  as  the  day  to  day  deal  for  environmental  management. · Monitoring and ensuring the Trust is compliant with the relevant  environmental  legislation,  as  well  as  the  required  improvement Environmental Management Policy  Version 2  May 2011  7 

of  the  Estate  infrastructure  to  achieve  the  goals  and  commitment set in this policy. · Producing and updating the Trust’s Carbon Reduction Strategy.  4.4  The Director of Finance and Procurement is responsible for: · Ensuring  the  standard  financial  instructions  consider  environmental  performance  as  one  of  the  aspects  to  assess  to  contribute in procurement decisions of products and services. · Ensure  environmental  performance  is  assessed  using  an  agreed Life Cycle Analysis assessment methodology. · Ensuring that environmental impact of the procurement of goods  and services is  in line  with current  legislation and best  practice  guidance.  4.5  The  Environmental  Services  and  Sustainable  Development  Manager (ES&SD) is responsible for: · Monitoring  the  Trust’s  compliance  with  UK  Environmental  legislation  and  to  notify  any  breaches  to  the  Trust’s  Organisational  Risk  Committee  along  with  an  action  plan  to  address the shortfall. · Auditing  the  delivery  of  any  required  solutions  and  any  necessary records to evidence compliance. · Producing  environmental  awareness  materials  for  staff  and  circulate these via existing communication channels . · Reporting on the environmental performance of the Trust to the  ORC. · Advising  on  and  updating  the  Trust’s  Risk  Register  with  all  identified environmental risks. · Producing guidance on substances that must never be disposed  down the drainage. · Produce  guidance  on  carbon  accounting  to  advice  on  procurement decisions. · Producing  and  communicating  guidance  on  the  evaluation  of  single used versus reusable items alternatives. · Report  all  breaches  to  Environmental  Legislation  to  the  Organisational Risk Committee.  4.6  The Energy Manager is responsible for · Monitoring and controlling energy consumption in the Trust. · Ensuring  all  building  systems  in  the  Trust  (ventilation,  heating,  etc) operate efficiently preventing energy wastage. · Producing guidance on energy conservation where required. · Ensuring all heat production equipment (boilers, combined heat  and power units, etc.) operate as efficiently as possible. Environmental Management Policy  Version 2  May 2011  8 

· Advising  the  capital  department  on  energy  aspects  of  new  building projects. · Identifying  the  Trust’s  potential  resources  of  renewable  energy  and  inform  on  how  these  will  fit  in  the  estates  development  agenda. · Identifying  energy  and  carbon  reduction  opportunities  aligned  with the Trust’s carbon emissions reduction agenda. · Monitoring the Trust’s carbon footprint related to energy.  4.7  Clinical  Directors  and  Heads  of  Corporate  Functions  are  responsible for: · Ensuring all required documentation and records of evidence of  environmental  compliance  produced  directly  by  activities  under  their  control  are  maintained  safely  in  the  work  area  (as  requested  by  regulations).  Consult  the  Environmental  Management Procedures for further guidance. · Liaising  with the ES&SD  Manager  to  assess  the compliance of  its  activities  with  the  Environmental  Regulations.  Guidance  on  this  activity  is  provided  in  the  Environmental  Management  Procedures. · Assigning an “Environmental Representative” in their Directorate  /  Department  to  champion  the  topic  and  maintain  records  of  compliance with Environmental legislation. · Seeking advice with the ES&SD Manager on the environmental  performance  of  the  processes  under  their  control  to  improve  them (example: reducing the amount of water, energy and other  supplies) and produce a work plan to implement the changes. · To  ensure  the  Life  Cycle Analysis  assessment  is  considered  in  major  purchases  in  their  department,  making  of  environmental  performance,  aligned  with  the  Trust’s  objectives,  a  factor  to  consider in deciding among alternatives. · Liaise  with  other  Heads  of  Department,  Clinical  Leads  and  Operational  Managers  to  produce  departmental  environmental  operational procedures where required. · Ensuring staff are provided with information and training as part  of the various Trust Environmental Awareness Campaigns.  4.8  The Waste Supervisor has responsibility to: · Monitor and record waste production. · Report  any  incorrect  segregation  of  waste  identified  to  the  responsible  person  (ward  manager,  head  of  department,  etc.)  and follow up the corrective actions implemented. · Verify waste is properly separated and collected in each area of  the Trust. Environmental Management Policy  Version 2  May 2011  9

· Escalate any compliance issues to the ES&SD Manager.  4.9  The Head of Logistics has the responsibility to: · Ensure  all  logistics  vehicles  are  operated  efficiently,  in  accordance to the Energy Conservation Procedures. · Ensuring  all  logistics  staff  engaged  in  waste  collection  and  transportation activities are properly prepared on waste handling  operations,  and  work  according  to  the  waste  regulatory  framework.  4.10  The  Estates  Operations  and  Maintenance  Managers  are  responsible  to  ensure  all  buildings  in  the  Trust  are  properly  maintained to ensure their  efficient performance  reducing  wastage  of energy and water.  4.11  All Clinical Staff have a responsibility for the segregation of waste  as indicated by the waste management policy and procedures.  4.12  All Department Managers have responsibility to: · Ensure  all  the  staff  in  the  area  are  aware  of  and  follow  the  guidance and procedures related to energy conservation, waste  segregation, and any other environment­related activity. · Report  to  Estates  and  Facilities  any  problems  in  the  ward  related  to  the  heating  system,  ventilation  system,  waste  segregation, water wastage (leaks) and physical condition in the  area with an environmental impact (example: broken windows). · Inform Estates and Facilities Management about any change in  the use of rooms in their management area. · Ensure  that  pharmaceuticals,  antibiotics,  oils,  and  similar  substances  used  in  their  areas  are  not  disposed  down  the  wastewater drainage.  4.13  The  Transport  Strategy  Group  is  responsible  for  proposing  infrastructure  projects  that  encourage  sustainable  /  alternative  methods of commuting for staff, visitors and patients.  4.14  The Head of Capital Services is responsible for: · Ensuring  all  capital  developments  and  refurbishments  specify  adequate  environmental  and  energy  performance  and  compliance with best practice. · Specify  (where  feasible)  sustainable  methods  and  materials  of  construction for new buildings and refurbishments. · Ensure all construction projects are carried out in accordance in  accordance with relevant environmental regulations. Environmental Management Policy  Version 2  May 2011  10

4.15  All staff in the Trust are responsible for: · Safeguarding  the  environment  by  following  the  relevant  procedures  and  following  guidelines  designed  to  minimise  the  environmental impact of their activities. · Preventing  unnecessary  waste  of  resources  (energy,  water,  supplies, etc.) · Ensure they dispose waste correctly. 

5  Monitoring of the Policy  5.1  The implementation of this policy will be monitored periodically by: · Auditing  for  evidence  of  progress  and  compliance  on  the  different areas of environmental concern. · Measuring performance on energy use, waste production, water  used, etc. · Reporting to ORC any breach to legislation. · Records of the delivery of any training, · Updates in the Risk Registers · Reviewing the delivery of action plans · Annual report denoting progress and performance 

6  Equality and Diversity Statement  6.1  All  patients,  employees  and  members  of  the  public  should  be  treated fairly and with respect, regardless of age, disability, gender,  marital  status,  membership  or  non­membership  of  a  trade  union,  race, religion, domestic circumstances, sexual orientation, ethnic or  national  origin,  social &  employment  status, HIV  status, or  gender  re­assignment. 

7  Environmental Impact Assessment  7.1  This  policy  is  a  guide  on  the  environmental  aspects  to  be  considered  in  the  Trust  activities  to  minimise  the  environmental  impact  by  reducing  wastage  of  energy,  water,  resources,  and  establishing  compliance  with  environmental  legislation  as  the  minimal  level  of  performance.  The  policy  intends  to  reduce  stress  to the environment; hence its impact is positive. 

8  We Are Here For You standard mission statement Environmental Management Policy  Version 2  May 2011  11 

8.1  This Trust  is  committed  to  providing  the  highest  quality  of  care  to  our patients, so we can  pledge to them that ‘we are here for  you’.  This  Trust  supports  a  patient  centred  culture  of  continuous  improvement  delivered  by  our  staff.    The  Trust  established  the  Values  and  Behaviours  programme  to  enable  Nottingham  University  Hospitals  to  continue  to  improve  patient  safety,  outcomes and  experiences.   The  set  of twelve agreed  values and  behaviours  explicitly  describe  to  employees  the  required  way  of  working  and  behaving,  both  to  patients  and  each  other,  which  would  enable  patients  to  have  clear  expectations  as  to  their  experience of our services. 

9  Supporting procedures, guidance and information  9.1  9.2  9.3  9.4  9.5  9.6  9.7  9.8 

Control of Contractors policy  Waste Management Policy  Carbon Reduction Strategy  Sustainable Development Strategy  Energy Management Policy  Energy Conservation Procedure  Vehicle Management policy  Environmental Management Procedure 

10  References  10.1  Health Technical Memorandums 07 Series (HTM 07) 

11  Review  11.1  This  policy  will  be  reviewed  every  three  years  or  when  there  are  changes to legislation which impact on the policy’s effectiveness. 

12  Implementation  12.1  Executive/Clinical Directors are responsible for the implementation  of  this  policy  at  a  directorate  level  and  ensuring  its  ongoing  effectiveness.

Environmental Management Policy  Version 2  May 2011  12 

13 Appendix A – Equality Impact Assessment  Equality Impact Assessment Report  1.  Name of Policy or Service  Environmental Management Policy  2.  Responsible Manager  John Simpson  3.  Name of person Completing EIA  Alberto Jaume  4.  Date EIA Completed  11 January 2011  5.  Description and Aims of Policy/Service (including relevance to  equalities)  This  policy  establishes  the  position  of  the  Nottingham  University  Hospitals NHS Trust regarding the management of its Environmental  Responsibilities.  The policy aims to: · Set the criteria for the responsible use of different resources in  the Trust. · Set the requirements for an environmental management system · Reduce the environmental impact of the Trust.  6.  Brief Summary of Research and Relevant Data  There is no research or relevant data at the present time.  7.  Methods and Outcome of Consultation  There  was no need for consultation due  to the nature of the policy.  The assessment was done by answering the Screening Grid.  8.  Results of Initial Screening or Full Equality Impact Assessment:  Equality Group  Assessment of Impact  Age  None  Gender  None  Race  None  Sexual Orientation  None  Religion or belief  None  Disability  None  Dignity and Human Rights  None  Working Patterns  None  Social Deprivation  None Environmental Management Policy  Version 2  May 2011  13 

9.  Decisions and/or Recommendations (including supporting  rationale)  From the information contained in the policy, it my decision that a full  assessment is not required at the present time.  The  policy  focuses  in the responsible  use  of resources  in the Trust  and  compliance  with  relevant  environmental  legislation,  and  where  staff is motioned as contributors for the implementation of the policy,  no distinction is made per equality area.  10. Equality Action Plan (if required)  N/A  11. Monitoring and Review Arrangements (including date of next  full review)  It is recommended that this policy and EIA be reviewed every three  years in line with the guidelines set out in this policy.  Next Review date: May 2014

Environmental Management Policy  Version 2  May 2011  14 

Screening Grid  Equality  Area 

Gender 

Race 

Disability  Age  Sexual  orientation 

Key Equalities Legislation / Policy  Is this policy  Assessment of Potential Impact:  or service  HIGH  RELEVANT  MEDIUM  to this  LOW  equality  NOT KNOWN  area?  YES/NO  Positive (+)  Negative (­)  Sex Discrimination Act 1975  Equal Pay Act 1970  No  Equalities Act 2006  Gender Recognition Act 2004  Race Relations Act 1976  Race Relations (Amendment) Act  No  2000  Disability Discrimination Act 1995  and 2005  Age Regulations 2006 

Equalities Act 2006  Relevant employment legislation  Religion  Equalities Act 2006  and beliefs  Relevant employment legislation

No  No  No  No 

Reasons for  Assessment 

Social  Neighbourhood Renewal Strategy  Deprivation  Tackling Health Inequalities  Local Area Agreement  Dignity and  Human Rights Act 1998 (relevant  Human  articles)  Rights  Working  The Part­time Workers (Prevention  Patterns  of Less Favourable Treatment)  Regulations 2000 

No 

No 

No

Environmental Management Policy  Version 2  May 2011  2 

14  Appendix B – Certificate of Employee Awareness  Document Title  Version (number)  Version (date) 

ENVIRONMENTAL MANAGEMENT POLICY  2  11 April 2011 

I hereby certify that I have: · Identified (by reference to the document control sheet of the above  policy/ procedure) the staff groups within my area of responsibility  to whom this policy / procedure applies. · Made arrangements to ensure that such members of staff have the  opportunity to be aware of the existence of this document and have  the means to access, read and understand it.  Signature  Print name  Date  Directorate/ Department  The manager completing this certification should retain it for audit and/or  other purposes for  a period of six  years (even if subsequent versions of  the document are implemented). The suggested level of certification is: · Clinical directorates ­ general manager · Non clinical directorates ­ deputy director or equivalent.  The manager may, at their discretion, also require that subordinate levels  of their directorate / department utilize this form in a similar way, but this  would always be an additional (not replacement) action.