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PDiX Instant Forms (de / en) Autor: Oliver Jazic Letzte Änderung: 29.09.2016 15:31 Letzter Änderer: Oliver Jazic ©2004 – 2015 TechniData Biz So...
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PDiX Instant Forms (de / en)

Autor:

Oliver Jazic

Letzte Änderung:

29.09.2016 15:31

Letzter Änderer:

Oliver Jazic

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Inhalt 1 Handbuch PDiX Instant Forms _________________________________________________________ 4 1.1

Übersicht _____________________________________________________________________ 4

1.2

Erste Schritte... _________________________________________________________________ 5

1.3

1.2.1

Zusatzseite _____________________________________________________________ 6

1.2.2

Benennung der PDF-Dateien _______________________________________________ 7

1.2.3

E-Mail Empfang __________________________________________________________ 8

1.2.4

Kontexmenü ___________________________________________________________ 10

Installation ___________________________________________________________________ 15

2 User Guide PDiX Instant Forms _______________________________________________________ 21 2.1

Summary ____________________________________________________________________ 21 2.1.1

System requirements: ____________________________________________________ 21

2.2

First steps... __________________________________________________________________ 22

2.3

Additional page ________________________________________________________________ 23

2.4

PDF naming __________________________________________________________________ 23

2.5

Receiving Emails ______________________________________________________________ 25

2.6

Context menu _________________________________________________________________ 27

2.7

Setup _______________________________________________________________________ 32

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PDiX Instant Forms (de / en) Handbuch PDiX Instant Forms User Guide PDiX Instant Forms

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1 Handbuch PDiX Instant Forms 1.1 Übersicht PDiX Instant Forms ermöglicht es, die Vorteile des PaperDynamix-System im alltäglichen Umgang mit Dokumenten zu nutzen. Sie können jedes beliebige Dokument (A4-Format, maximal 10 Seiten) als PaperDynamix-Formular ausdrucken, mit einem digitalen Stift beschreiben und somit die Vorzüge der Dokumentenautomation genießen! Das ausgefüllte PDF erhalten Sie per Email in Kopie, sodass Sie die Auswertung des PaperDynamix Formulars einsehen können. Voraussetzungen: PC mit Windows 7, 8, 8.1 oder 10, mind. 2 GB RAM, mind. 300 MB freier Festplattenplatz (ca 150 MB für Applikationsdateien / mind. 100 MB im Benutzerverzeichnis) Internetzugang Internetverbindung zu sc.srs-pen.de und srs.paperdynamix.de (HTTP/HTTPS) Proxy Settings werden aus dem Internet Explorer verwendet. Ein PaperDynamix-Kompatibler Drucker ist vorhanden und am Rechner installiert. (Farblaser, 600 dpi, Postscript Level 3 oder besser) Bei Fragen oder Problemen kontaktieren Sie bitte unsere Hotline per Email: [email protected]

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1.2 Erste Schritte... Im Verlauf der Installation haben Sie ein Verzeichnis angegeben, dass von PDiX Instant Forms zu überwachen ist. Zudem haben Sie eine E-Email Adresse hinterlegt an die das verabeitete PDF nach Übertragung der Stiftdaten gesendet wird. Nach der Installation wird PDiX Instant Forms im Hintergrund ausgeführt und überwacht das Hotfolder auf zu verarbeitende PDF-Dateien. In der Taskbar Leiste ist ein entsprechendes Icon hinterlegt, das darauf hinweist, dass PDiX Instant Forms aktiv ist.

Sobald eine PDF-Datei in das "Hotfolder" abgelegt wurde, wird es von PDiX Instant Forms verarbeitet. Über das Taskbar Icon erhalten entsprechende.Hinweise auf die jeweiligen Verarbeitungsschritte, bis hin zur Meldung, dass das Formular gedruckt wurde.

Der Ausdruck erfolgt über den in der Installation definierten Drucker. Das gedruckte Papier enthält ein Raster, dass dem digitalen Stift zur Orientierung dient. Sie können nun das Formular mit dem digitalen Stift beschreiben und mittels PC-Dockingstation oder der PaperDynamix App PDiX Attach mobil über iPhone /iPad/Android übertragen.

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1.2.1 Zusatzseite PDiX Instant Forms fügt eine zusätzliche Seite an Ihr Dokument. Über diese zusätzliche Seite können handschriftliche Notizen festgehalten werden, die durch die Handschrift-Erkennung analysiert werden. Zudem enthält diese Seite einen QR-Code, diesen kann man verwenden um Bilder an ein Formular hinzuzufügen. Hierzu stehen Ihnen die PaperDynamix App PDiX Attach zur Verfügung (für iOS und Android über den Store erhältlich).

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1.2.2 Benennung der PDF-Dateien Durch die Benennung der Datei bestimmen Sie die Metadaten des PaperDynamix Formulars. Sie können bis zu 5 Schlagwörter, getrennt durch einen Unterstrich, angeben. Mit Hilfe dieser Schlagwort können Sie zum einen Ihre Formulare Kategorisieren und leicht über das PaperDynamix Portal auffinden. Der komplette Dateiname bestimmt die Instanz-ID im PaperDynamix System, über diese ID ist das Formular eindeutig im System definiert (dies wird durch eine technische Kennziffer, die an den Namen hinzugefügt wird, sichergestellt). Bitte beachten Sie, dass der Dateinamen nicht mehr als 50 Zeichen enthalten darf. Beispiel: Sie verwenden ein Formular mit dem PDF-Namen: Brief_KW52_Mustermann.pdf

Somit ergeben sich folgende Schlagworte: Brief, KW52 und Mustermann

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1.2.3 E-Mail Empfang Nach der Übertragung der Stiftdaten erhalten Sie eine Email von [email protected] mit einem PDF als Anhang.

Das PDF enthält zum einen die ausgefüllten Seiten als Kopie, sowie die ausgefüllten Seiten mit den Ergebnissen der Handschrifterkennung. Handschriftliche Notizen als Kopie

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Resultate der Handschrifterkennung. Auf dem Formular waren keine Acrofields enthalten, daher war hier die Handschrifterkennung nicht aktiv. Auf der zusätzlich erstellten Seite sind Acrofields enthalten, somit liefert die Handschrifterkennung auch entsprechende Ergebnisse.

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1.2.4 Kontexmenü

Mittels Rechtsklick auf das Taskbar-Icon öffnet sich das Kontext-Menü.

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Bei der Installation wurden Sie aufgefordert ein Verzeichnis anzugeben, welches von PDiX Instant Forms überwacht werden soll. Dieses Hotfolder können Sie über den Menü-Punkt "Öffne Hotfolder" öffnen. Dort müssen die zu druckenden PDF-Dateien kopiert werden.

Bitte beachten Sie, dass das PDF nicht mit einer anderen Applikation in diesem Ordner geöffnet wird, da PDiX Instant Forms das PDF sonst nicht verarbeiten kann.

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Über den Eintrag "Dokumenation..." im Kontextmenü öffnet sich der Web-Browser mit dem aktuellen Benutzerhandbuch.

Über den Menüpunkt "E-Mail ändern" können Sie die hinterlegte E-Mail Adresse ändern. Die Änderung gilt aber nur für neu gedruckte Formulare, bei bereits gedruckten Formularen wird die vorherige E-Mail Adresse verwendet.

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Bei der Installation wurden Sie aufgefordert einen Drucker auszuwählen, diesen können Sie über die Option "Drucker wechseln" wechseln.

Hierfür öffnet sich ein neues Fenster, bei dem Sie einen Drucker auswählen müssen.

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Im folgenden stehen Ihnen zwei Verarbeitungsoptionen zur Verfügung. Mit der Option "Acrofields verarbeiten" werden vorhandene Acrobat-Felder auf dem Formular berücksichtigt. Dies bedeutet, dass handschriftliche Notizen durch eine Handschrifterkennung verarbeitet werden. Das Resultat der Handschrifterkennung können Sie in der empfangenen E-Mail oder in unserem PaperDynamix Portal einsehen.

Bei jedem Ausdruck wird eine Zusatzseite an das ursprüngliche PDF hinzugefügt. Diese enthält nützliche Meta-Daten des Formulars und ermöglicht die Erfassung einer Unterschrift sowie handschriftlicher Notizen. Falls Sie nicht hinzugefügt werden soll müssen Sie diese Option deaktivieren.

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1.3 Installation Die Installation ist in wenigen Minuten einfach durchzuführen. Auf folgenden Systemen wurde die Installation bereits getestet: Windows 7 Pro 32 Bit Windows 7 Pro 64 Bit Windows 8.1 64 Bit Windows 10 Im folgenden wird eine Installation auf einem Windows 7 64 Bit System exemplarisch aufgezeigt. Danach wird man aufgefordert, die Sprache des Setups auszuwählen

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Eine Standard-Installation verwendet eine Verbindung mit PaperDynamix-Server.

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Falls Sie über einen eigenen PaperDynamix Server verfügen, kann dies über das aktivieren der Checkbox "Benutzerdefinierte Verbindungsdaten aktivieren" konfiguriert werden.

Durch einen Klick auf den "Weiter"-Button werden die angegebenen Daten geprüft. Hierzu ist eine Netzwerkverbindung notwendig, damit der PC den PaperDynamix-Server erreichen kann.

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Nun geben Sie bitte das Verzeichnis an, in das Sie die zu druckenden PDF-Dateien ablegen möchten. Dieses Verzeichnis wird von PDiX Instant Forms überwacht. Sobald dort ein PDF gefunden wird, wird dieses verarbeitet und als PDiX Instant Form gedruckt.

Im Anschluss daran, ist es notwendig eine E-Mailaddresse zu hinterlegen. An diese wird automatisch nach jeder Stiftübertragung eine Kopie des Formulars als PDF gesendet.

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Hier ist der zu verwendende Drucker auszuwählen, über den die Formulare ausgedruckt werden sollen.

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Herzlichen Glückwunsch! Sie haben erfolgreich PDiX Instant Forms installiert.

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2 User Guide PDiX Instant Forms 2.1 Summary PDiX Instant Forms empowers you to use the advantages of the PaperDynamix to the full extend for your daily forms routine. Any given document (DIN-A4 format, max 10 pages) can be printed as PaperDynamix form and by writing with the digital Pen you can leverage the benefits of document automation. You will receive the filled PDF by Email and directly see the report for your PaperDynamix form.

2.1.1 System requirements: PC with Windows 7, 8, 8.1 or 10, at least 2 GB of RAM, at least 300 MB of free disk space (about 150 MB for application data/at least 100 MB for user data) Microsoft .Net Framework 3.5 and 4 is required Internet access Working connections to sc.srs-pen.de and srs.paperdynamix.de (HTTP/HTTPS) Note: PDiX Instant Forms uses your Internet Explorer Proxy settings to establish a connection PaperDynamix compatible printer with installed and working system drivers (Color laser printer, 600 dpi, Postscript Level 3 or better) For any questions please contact our support division by Email: [email protected]

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2.2 First steps... While installing PDiX Instant Forms you provided a directory that is watched ("hotfolder") and an Email address where the processed form is sent to after all digital pen data has been transfered. After the setup PDiX Instant Forms runs as background task and watches your directory for new PDF files. You can tell whether PDiX Instant Forms is active by its icon at the taskbar.

As soon as a new PDF is placed into your "hotfolder" PDiX Forms will process the form. By showing tooltips the taskbar icon informs you about the progress and the last step when the document has been printed.

The printer that has been provided while setup is used. The printout will have an additional pattern printed on every page that guides the digital pen. You can then start writing with the digital pen onto your pages and transfer the digital data by using your PC docking station or the PaperDynamix PDiX Attach mobile app for iPhone/iPad and Android.

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2.3 Additional page PDiX Instant Forms adds an additional page to your printout. This enables you to capture hand-written notes that are processed by the handwriting recognition engine. The additional page also contains a QR code to attach images for this form by using the PaperDynamix PDiX Attach mobile app for iPhone/iPad and Android (available at Apple/Google app stores).

2.4 PDF naming You can supply additional metadata for a form by the name of the PDF file that is placed into the "hotfolder". Add up to 5 keywords to the file name separated by underscore. Those keywords allow you to categorize your form and simplify lookups at the PaperDynamix Portal. The whole file name will be used to create the forms unique instance-id (an index number will be added to ensure uniqueness). Please note that the whole filename must not be longer than 50 characters. ©2004 – 2015 TechniData Biz Solutions GmbH, All rights reserved

PDiX Instant Forms (de / en) Example By naming the PDF file: letter_Q4_Smith.pdf

The processed keywords are: letter, Q4 and Smith.

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2.5 Receiving Emails After transfering the digital pens data you will receive an Email from [email protected] with an attached PDF.

The PDF consists of the filled pages and the results of the handwriting recognition engine. Filled pages

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Results of the handwriting recognition engine. As the PDF did not contain Acrofields the handwriting recognition engine is not used for the form. At the additional page the Acrofields are defined so the handwriting recognition engine is active and delivers results.

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2.6 Context menu

Clicking right at the PDiX Instant Forms icon at the taskbar opens the context menu.

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While installing PDiX Instant Forms you provided the "hotfolder" that is watched. This directory can be accessed by selecting "Open hotfolder" from the context menu. This is where new PDF files must be copied to for printing.

Please note that you shouldn't open PDF files within this "hotfolder" with other programs as this will stop PDiX Instant Forms from processing the form.

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Selecting "Documentation..." from context menu opens your browser and shows the up-to-date user guide.

By selecting "Change Email" you can provide a new Email address to send processed form data to. Please note that the Email address is changed for future use only. Already printed forms will use the Email address that was active at the their time of printing.

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The printer that has been provided while setup can be changed with the context menu item "Change Printer".

A new window will open to select the new printer.

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The next two options in the context menu will affect forms processing. When "Process Acrofields" is checked all strokes by the digital pen within existing Acrofields of the PDF will be processed by the handwriting recognition engine. The results of the handwriting recognition engine will show up within the attached PDF at the received Email and at the PaperDynamix Portal.

PDiX Instant Forms adds an additional page to your printout. This page contains usefull metadata for the form and allows to capture a signature and handwritten notes. If you don't want the additional page to be added, uncheck the option at the context menu.

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2.7 Setup Installing PDiX Instant Forms is simple and a matter of minutes. The following systems have been appoved: Windows 7 Pro 32 Bit Windows 7 Pro 64 Bit Windows 8.1 64 Bit Windows 10 As an example the setup procedure for Windows 7 64 Bit is shown. After executing the installer select your language.

By default the public PaperDynamix server is used to establish a connection.

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If you use your own PaperDynamix server, select the checkbox and customize the connection data.

By clicking "Next" the provided connection data is validated. Please note that a network connection is required to contact your PaperDynamix server. Now you need to provide the watched directory ("hotfolder") where you want to place your PDF files into. As soon as a new PDF is detected there, the form will be processed and printed. At the next step provide an Email address that is used to sent the processed PDF to after digital pen data has been transfered. Now select the printer that will be used to print out the forms. Congratulations! You successfully installed PDiX Instant Forms.

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