Employee Rewards Program 

   

Table of Contents

 

Welcome Letter ............................................................4  Program Description ....................................................5  Program Eligibility ........................................................6  Points Redemption .......................................................7  Metrics Measured ........................................................8  Merchandise Catalog ...................................................13 

Milestones Employee Rewards Program 

 3 

Welcom e

 

Welcome to the Benchmark Milestones Employee Rewards Program.   We at Benchmark are very fortunate to have a portfolio of wonderful  assets throughout many states.    What makes our assets stand apart  from many others are our people.  You are the ones who put “faces”  on our bricks and mortar.  You, individually and as part of your team,  have an enormous impact on our residents’ satisfaction with their  home, our employees’ satisfaction with their career and our investors’  satisfaction with their investment.    Given each member’s importance to their community, we are   announcing this new and exciting rewards program that we hope will  encourage exceptional customer service each and every day.  As an  employee of Benchmark, you will enjoy the opportunity to earn points  individually as well as part of your contributions to the team.  We have  structured the program to allow for teams as well as individuals to   excel and ultimately be rewarded.    I think you will find the Program has numerous ways to earn points and  a variety of merchandise options for you to “purchase”.    I hope you all  enjoy the Program!!!!!  Happy Earning!!   

Maggie

4  

Milestones Employee Rewards Program 

Program Description

 

Over view The Milestones Employee Rewards Program has been developed to   reward Benchmark employees for achieving above average results in  areas of importance to our business. All employees will be eligible on  the sales and service teams, and will have multiple opportunities to  earn points to redeem for merchandise.    The metrics measured in the Milestone program are published in this   booklet as well as the intranet so that all employees will know the  goals they are trying to achieve. Each month, if a team achieves the  goals set forth in the metrics measured, points will be awarded.     Once enough points are earned to redeem them for merchandise,   employees will have a chance to choose the item they wish to receive  from the merchandise section of this booklet, or from the complete list  on the intranet.    It’s as simple as that. Do a great job and be rewarded with the mer‐ chandise of your choosing. Good luck to everyone in reaching their  Milestones and earning points!   

Milestones Employee Rewards Program 

 5 

Program Eligibility

 

Participation •





All site level Benchmark employees in the Residential Conventional   Management Division are eligible to participate.  Employees may begin earning points on the first day of the month   following their initial sixty days of employment with the Company.  There will be no distinction between full‐time, mezzanine or   part‐time employees for the sake of earning or redeeming points.  

 

Taxation •

Receipt of any merchandise or gift cards in exchange for points   redeemed could be subject to taxation. 

 

Termination •



6  

If an employee voluntarily terminates their employment with  Benchmark, they may redeem any unused points under the   following conditions:  • A minimum two‐week notice of intent to terminate   employment is given and fulfilled.  • At the time the resignation is given, any unused points are to  be turned in for redemption.  • Once the two week period is satisfied, the merchandise will be   purchased and sent to the employee.  If an employee is involuntarily terminated, no redemption of points  will be permitted. 

Milestones Employee Rewards Program 

Points Redemption

 

Points Valu e • • •



Points earned in the Milestone program have no cash value.  Points are non‐transferable.  The value of points awarded may change at any time, without   notice.  The points required to redeem merchandise may also change at any  time without notice. 

 

Points Expiration •

Any points earned in the milestone program must be redeemed  within 24 months or when 1,000 points are accumulated, whichever  comes first. 

Redemption Process •





When enough points are earned to redeem them for an item in the   merchandise catalog, the Milestone Points Redemption form  (found on the intranet) should be completed and turned into the  program  administrator as indicated on the form.  The employee will be contacted to verify their selection and for any  other information needed to acquire the merchandise.  All merchandise will be delivered to the employee’s community  unless otherwise arranged and approved with the program   administrator. 

Milestones Employee Rewards Program 

 7 

Metrics Measured

 

Definitions • • •

• • •

• • • • •

Metric: What is being measured  Target: The goal for the community to achieve  Tools: Where the information (score, etc.) for each metric can be  found   Frequency: How often the metric is scored  Eligible: Who on the team is eligible to receive points for that metric  Point Value: The number of points awarded for achieving the target  for a specific metric.  CM: Community Manager  ACM: Assistant Community Manager  LC: Leasing Consultant  SM: Service Manager  ST: Service Technician 

  Metrics measured or the target for each metric may be changed at any  time, without notice. Additional metrics may also be added at any  time. Please refer to the intranet for a full list of all metrics with targets  and points values.        

8  

Milestones Employee Rewards Program 

Metrics Measured

 

Operations •



REAC Inspection ‐ Overall analysis of operations at a community as  scored on HUD REAC inspections  Community Audit ‐ Overall analysis of operations at a community as  scored on the Internal Audit  Metric 

Target 

REAC   Inspection 

95% ‐ 100%  90% ‐ 94%  95% ‐ 100%  90% ‐ 94% 

Internal Audit 

Tools 

Frequency 

REAC Inspection 

On Demand 

Audit Report 

Annually 

Eligible 

Point  Value 

LC, ACM, CM,  ST, SM  LC, ACM, CM,  ST, SM 

50  25  50  25 

Resident Retention •



               

Retention Rate ‐ The percentage of leases renewed in a given  month as a percentage of all expiring leases in that month.  Office Courtesy ‐ Customer satisfaction with the level of courtesy  from the office team when service requests are submitted. (At least  three service satisfaction surveys must be submitted each month to be considered.)  Metric 

Target 

Retention Rate 

> 70% 

Office Courtesy 

Average > 4 

Tools  Renewal Trend  Report  Satisfaction Survey  Reporting 

Frequency 

Eligible 

Point  Value 

Monthly 

LC, ACM, CM,  ST, SM 

15 

Monthly 

LC, ACM, CM 



Milestones Employee Rewards Program 

 9 

Metrics Measured

 

Sales •

Sales Presentation ‐ The score from the on‐site portion of the   shopper’s report for any individual shopped. This includes the   greeting, information gathering, community tour, apartment   demonstration, closing and follow‐up. (Only the person shopped will be  awarded points) 





Telephone Performance ‐  The monthly telephone performance of a   community as scored using the CallSource Telephone Performance   Analysis report (TPA report).   Sales Pipeline ‐ The thoroughness and consistency of follow‐up at a   community based on the number of active prospects with a need by  date that has passed and the number of active prospects that have  not been contacted in the last seven days. (This metric is tracked weekly, but  reported monthly meaning that a community must achieve the target for all four weeks of  a month to earn points.)  Metric 

Target 

Tools 

Shopping Report  Sales   95% ‐ 99% = Level 1    (onsite portion  Presentation  100% = Level 2  only)  Telephone   Performance 

>70 

0 prospects with a  past NBD, all   Sales Pipeline  active prospects   contacted within 7  days 

10  

Frequency  On Demand 

Eligible 

Point  Value 

LC, ACM, CM  10, 20 

TPA Report 

Monthly 

LC, ACM, CM 



Weekly Sales   Report 

Tracked Weekly, Re‐ ported Monthly 

LC, ACM, CM 

10 

Milestones Employee Rewards Program 

Metrics Measured

 

Ser vice •



Cleanliness of Service Repairs ‐ Customer satisfaction based on ser‐ vice satisfaction survey response to “Was the area left clean after  your service was completed?”. (At least three service satisfaction surveys must  be submitted each month to be considered.)  Service Courtesy ‐ Customer satisfaction with the level of courtesy  from the service team when service requests are completed. (At least  three service satisfaction surveys must be submitted each month to be considered.) 





               

Service Request Completion Satisfaction ‐ Customer satisfaction  based on the service satisfaction survey responses to “Was the re‐ quest completed to your satisfaction?”. (At least three service satisfaction sur‐ veys must be submitted each month to be considered.)  Service Team Response Time ‐ Customer satisfaction with the re‐ sponse time to their request for service as reported on the service  satisfaction survey. (At least three service satisfaction surveys must be submitted  each month to be considered.)  Metric 

Target 

Tools 

Frequency 

Eligible 

Point  Value 

Cleanliness of  Service Repairs 

100% 

Satisfaction Survey  Reporting 

Monthly 

ST, SM 



Satisfaction Survey  Reporting 

Monthly 

ST, SM 



Satisfaction Survey  Reporting 

Monthly 

ST, SM 

10 

Satisfaction Survey  Reporting 

Monthly 

ST, SM 



Service Cour‐ tesy  Service Re‐ quest Comple‐ tion Satisfac‐ tion  Service Team   Response Time 

Average > 4    

100% 

Average > 4    

Milestones Employee Rewards Program 

 11 

 

Program effective September 1, 2009. Rules, points values and available merchandise subject to change at any  time without notice. Management reserves the right to cancel the program at any time. For a full list of eligibility  requirements, metrics, points values and available merchandise, visit http://intranet.benchmarkgrp.com. 

12  

 

 13 

Merchandise Catalog

 

100 Points  A. 

D. 

B. 

C. 

E. 

F. 

A.  iPod Shuffle ‐ 2nd Generation ‐ 1 GB, available in multiple colors: silver, blue,  green, red, pink.  B.  Target Gift Card ‐ $25 Value.  C.  Walmart Gift Card ‐ $25 Value.  D.  Kohl’s Gift Card ‐ $25 Value.  E.  Macy’s Gift Card ‐ $25 Value.  F.  Papa John’s Gift Card ‐ $25 Value. 

14  

Milestones Employee Rewards Program 

Merchandise Catalog

 

100 Points  G. 

I. 

H. 

J. 

K. 

G.  Darden Restaurants Gift Card ‐ $25 Value, can be redeemed at Olive Garden,  Red Lobster, Longhorn Steakhouse, Bahama Breeze, The Capital Grill and   Seasons 52.  H.  Brinker Restaurants Gift Card ‐  $25 Value, can be redeemed at Chili’s, On The  Border, Maggiano’s, Macaroni Grill.   I.  AMC Theaters Gift Card ‐ $25 Value.   J.  Barnes and Noble Gift Card ‐ $25 Value.  K.  PetSmart  Gift Card ‐ $25 Value. 

Milestones Employee Rewards Program 

 15 

 

Merchandise Catalog 250 Points  A. 

C. 

B. 

D. 

E. 

A.  iPod Shuffle ‐ 3rd Generation: 4 GB, available in multiple colors:   silver, charcoal.  B.  Web Cam ‐ Employee will be contacted at time of redemption to determine  brand and specific features.   C.  Brinker Restaurants Gift Card ‐ $50 Value, can be redeemed at Chili’s, On The  Border, Maggiano’s, Macaroni Grill.   D.  Darden Restaurants Gift Card ‐ $50 Value, can be redeemed at Olive Garden,  Red Lobster, Longhorn Steakhouse, Bahama Breeze, The Capital Grill and   Seasons 52.  E.  DVD Player ‐  Employee will be contacted at time of redemption to determine  brand and specific features.  

16  

Milestones Employee Rewards Program 

Merchandise Catalog

 

250 Points  F. 

G. 

I. 

J. 

L. 

M. 

H. 

K. 

N. 

F.  Bass Pro Shops Gift Card ‐ $50 Value.  G.  Barnes and Noble Gift Card ‐ $50 Value.  H.  PetSmart Gift Card ‐ $50 Value.  I.  AMC Theaters Gift Card ‐ $50 Value.  J.  Kohl’s Gift Card ‐ $50 Value.  K.  Walmart Gift Card ‐ $50 Value  L.  Target Gift Card ‐ $50 Value.  M. L.L. Bean Gift Card ‐ $50 Value.  N.  Macy’s Gift Card ‐ $50 Value. 

Milestones Employee Rewards Program 

 17 

 

Merchandise Catalog 350 Points  A. 

B. 

D. 

E. 

H.  C. 

F.  G. 

A.  Return to Tiffany Tag Pendant ‐ Pendant in sterling silver available in round or  heart shapes. Size small, 16” chain.  B.  Return to Tiffany Oval Tag Ring ‐ Oval tag ring in sterling silver. Sizes 4 ‐ 13  available, including half sizes.   C.  Return to Tiffany Mini Tag Earrings ‐ Mini tag earrings in sterling   silver, available in round and heart shapes. For pierced ears.  D.  Tiffany 1837 Money Clip ‐ Money clip in sterling sliver. 2.5 inches long.  E.  Return to Tiffany Round Tag Key Ring ‐ Key ring in sterling silver.  F.  Portable DVD Player with 9” Screen ‐  Employee will be contacted at time of  redemption to determine brand and specific features.   G.  Southwest Airlines Gift Card ‐ $100 Value. 

18  

Milestones Employee Rewards Program 

Merchandise Catalog

 

350 Points  J. 

I. 

K. 

L. 

M. 

H.  iPod Nano ‐ 8 GB, available in multiple colors: silver, charcoal, purple, blue,  green, yellow, orange, red, pink.  I.  Darden Restaurants Gift Card ‐ $100 Value, can be redeemed at Olive Garden,  Red Lobster, Longhorn Steakhouse, Bahama Breeze, The Capital Grill and   Seasons 52.  J.  Brinker Restaurants Gift Card ‐ $100 Value, can be redeemed at Chili’s, On  The Border, Maggiano’s, Macaroni Grill.   K.  Kohl’s Gift Card ‐  $100 Value.  L.  Crate & Barrel Gift Card ‐ $100 Value.  M. Pottery Barn ‐ $100 Value. 

Milestones Employee Rewards Program 

 19 

Merchandise Catalog

 

500 Points  A. 

B. 

C. 

E. 

G. 

I. 

D. 

J. 

K. 

H.  F. 

A.  Return to Tiffany Tag Necklace ‐ Tag necklace in sterling silver, tag available in  round, oval or heart shapes. 16 inches long.  B.  Return to Tiffany Tag Charm Bracelet ‐ Tag charm bracelet in sterling silver,  tag available in round, oval or heart shapes. 7.5 inches long.  C.  Return to Tiffany Business Card Case ‐ Business card case in sterling silver.  D.  Nintendo Wii ‐ Nintendo’s next generation gaming console .  E.  22” Flat Panel Television ‐ Employee will be contacted at time of redemption  to determine brand and specific features.   F.  Blu‐Ray Player ‐ Employee will be contacted at time of redemption to   determine brand and specific features.   G.  Portable GPS ‐ Employee will be contacted at time of redemption to   determine brand and specific features.   H.  Digital Camera ‐ Point and shoot camera with at least 10 megapixels.   Employee will be contacted at time of redemption to determine brand and 

20  

Milestones Employee Rewards Program 

Merchandise Catalog

 

500 Points  L. 

M. 

O. 

N. 

Q.  P. 

R. 

S. 

T. 

specific features.   I.  Flip Video Ultra HD Camcorder ‐ Features Flip Video standard functions   including simple user interface, flip‐out USB arm and much more.  J.  iPod Classic ‐ 120 GB, available in multiple colors: silver, black.  K.  iPod Touch ‐  16 GB.  L.  Home Depot Gift Card ‐ $200 Value.  M. Target Gift Card ‐ $200 Value.  N.  Cabela’s Gift Card ‐ $200 Value.  O.  Bass Pro Shops Gift Card ‐ $200 Value.  P.  Williams‐Sonoma Gift Card ‐ $200 Value.  Q.  Walmart Gift Card ‐ $200 Value.  R.  Macy’s Gift Card ‐ $200 Value.  S.  L.L. Bean Gift Card ‐ $200 Value.  T.  Coach Gift Card ‐ $200 Value. 

Milestones Employee Rewards Program 

 21 

Merchandise Catalog

 

650 Points  A. 

B. 

D. 

E. 

C. 

A.  iPod Touch ‐ 32 GB.  B.  26” Flat Panel Television ‐ Employee will be contacted at time of redemption  to determine brand and specific features.   C.  Southwest Gift Card ‐ $350 Value.  D.  Digital Camcorder ‐ Employee will be contacted at time of redemption to   determine brand and specific features.   E.  Coach Gift Card ‐ $350 Value. 

22  

Milestones Employee Rewards Program 

Merchandise Catalog

 

650 Points  F. 

G. 

H. 

I. 

J. 

K. 

L. 

F.  L.L. Bean Gift Card ‐ $350 Value.  G.  Target Gift Card ‐ $350 Value.  H.  Walmart Gift Card ‐ $350 Value.  I.  Crate & Barrel Gift Card ‐ $350 Value.  J.  Home Depot Gift Card ‐ $350 Value.  K.  Cabela’s Gift Card ‐ $350 Value.  L.  Pottery Barn Gift Card ‐ $350 Value. 

Milestones Employee Rewards Program 

 23 

Merchandise Catalog

 

750 Points  B. 

A. 

C. 

D. 

E. 

A.  Digital SLR Camera ‐ SLR camera with interchangeable lenses. Employee will  be contacted at time of redemption to determine brand and specific features.   B.  Home Depot Gift Card ‐ $500 Value.  C.  Walmart Gift Card ‐ $500 Value.  D.  Target Gift Card ‐ $500 Value.  E.  Cabela’s Gift Card ‐ $500 Value. 

24  

Milestones Employee Rewards Program 

Merchandise Catalog

 

1000 Points  B. 

A. 

C. 

D. 

A.  Laptop Computer ‐ 15 inch screen, minimum. Employee will be contacted at  time of redemption to determine brand and specific features.   B.  42” Flat Panel Television ‐ Employee will be contacted at time of redemption  to determine brand and specific features.   C.  Bose 3‐2‐1 Entertainment Center ‐ Complete compact home theater system.  D.  Southwest Airlines Gift Card ‐ $750 Value. 

Milestones Employee Rewards Program 

 25