CODIGO: OPP-001-05
VERSION: PRIMERA
AREA: OFICINA DE PLANIFICACION Y PRESUPUESTO TITULO:
ELABORACION DEL PLAN DE TRABAJO INSTITUCIONAL - PTI
RUBRO Formulado por:
NOMBRE
FIRMA
Equipo de Elaboración del Manual de Procedimientos (MAPRO) - OPP
Aprobado por:
Oficina
de
Planificación
y
Planificación
y
Presupuesto VºBº por:
Oficina
de
Presupuesto
FECHA
INDECI Sede Central
1.
PROCEDIMIENTO: ELABORACIÓN DEL PLAN DE TRABAJO INSTITUCIONAL - PTI
COD: OPP-001-05
PAG
FECHA: 28/09/2006
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OBJETIVO Estandarizar el proceso para la elaboración y aprobación del Plan de Trabajo Institucional (PTI) del INDECI, de acuerdo a la normatividad vigente.
2.
ALCANCE Este procedimiento es de aplicación en la Oficina de Planificación y Presupuesto, y en las Unidades Orgánicas y Organos Desconcentrados del INDECI. Se ejecuta anualmente. Describe las actividades desde la elaboración y entrega por parte de la Oficina de Planificación y Presupuesto de la “Directiva con los Lineamientos para la elaboración de los Planes de Trabajo Anuales”, a las Unidades Orgánicas y Organos Desconcentrados del Instituto Nacional de Defensa Civil, hasta la publicación en la Página Web del INDECI del Plan de Trabajo Anual aprobado.
3.
BASE LEGAL 3.1. Resolución Jefatural Nº 185-2003-INDECI, que aprueba el Plan Estratégico Institucional, del 30JUN03. 3.2. Resolución Jefatural Nº 188-2003-INDECI, que aprueba el Plan Estratégico Institucional 2004-2006, del 30JUN03. 3.3. Resolución Jefatural Nº 475-2004-INDECI, que aprueba el Presupuesto Institucional de Apertura del AF 2005, del 28DIC04. 3.4. Resolución Jefatural N° 385-2004-INDECI, que aprueba la Directiva N° 019-2004-INDECI/4.0, que establece los Lineamientos para elaborar las Propuestas de Plan de Trabajo de las Unidades Orgánicas y Organos Desconcentrados del INDECI. 3.5. Decreto Ley Nº 19338, Ley de Creación del Sistema Nacional de Defensa Civil (SINADECI), y sus normas modificatorias y ampliatorias aprobadas por Decretos Legislativos Nos 442, 735, 905, Ley Nº 25414 y el Decreto de Urgencia Nº 049-2000. 3.6. Decreto Supremo Nº 005-88-SGMD, que aprueba el Reglamento del Sistema de Defensa Civil, y su norma modificatoria Decreto Supremo Nº 058-2001-PCM. 3.7. Decreto Supremo Nº 059-2001-PCM, que aprueba el Reglamento de Organización y Funciones del INDECI, y su modificatoria aprobada por Decreto Supremo Nº 005-2003-PCM, del 06ENE03.
4.
REQUISITOS DEL PROCESO 4.1. Plan Estratégico Institucional del INDECI. 4.2. Presupuesto Institucional de Apertura para el año fiscal en curso. 4.3. Propuesta de Planes de Trabajo Anuales, elaborados por las Unidades Orgánicas y Organos Desconcentrados del INDECI.
INDECI
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RESPONSABLES DEL PROCESO 5.1. Oficina de Planificación y Presupuesto. 5.2. Unidades Orgánicas y Organos Desconcentrados del INDECI.
6.
CONSIDERACIONES 6.1. Los Planes de Trabajo Institucionales (PTI) o Planes Operativos Institucionales (POI), se diseñan en función a las metas presupuestarias que se esperan alcanzar para cada año fiscal, por lo que constituyen instrumentos administrativos que reflejan los procesos a desarrollarse en el corto plazo, precisando las tareas y trabajos necesarios para cumplir con las metas presupuestarias establecidas para dicho periodo, así como la oportunidad de su ejecución, a nivel de cada dependencia. 6.2. La finalidad de la elaboración del Plan de Trabajo es:
7.
Contar con un documento técnico de gestión Institucional que permita al INDECI el eficiente cumplimiento de sus funciones, así como la adopción eficaz y oportuna de medidas correctivas que permitan evitar desviaciones o desfases en cuanto al cumplimiento de los objetivos y metas institucionales.
Asegurar que la asignación de recursos presupuestarios sean utilizados correctamente para la consecución de los fines y metas previstas para el período.
SIGLAS 7.1. INDECI: Instituto Nacional de Defensa Civil. 7.2. OAJ: Oficina de Asesoría Jurídica. 7.3. OD: Organo Desconcentrado del INDECI. 7.4. OPP: Oficina de Planeamiento y Presupuesto. 7.5. PTI: Plan de Trabajo Institucional. 7.6. POI: Planes Operativos Institucionales. 7.7. PEI: Plan Estratégico Institucional. 7.8. SGII: Secretaria General e Imagen Institucional. 7.9. UII: Unidad de Imagen Institucional de la SGII. 7.10. UO: Unidad Orgánica del INDECI.
8.
DEFINICIONES 8.1. Directiva: Documento que se emite para iniciar y ordenar una acción, desarrollar su ejecución y los procedimientos respectivos. 8.2. Lineamientos: Conjunto de acciones especificas que determinan la forma, lugar y modo para llevar a cabo una política en materia de obra y servicios relacionados con la misma.
INDECI
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8.3. Plan de Trabajo Institucional (PTI): Es el documento técnico que orienta la gestión institucional para el presente ejercicio fiscal; este documento es formulado en el marco del Plan Estratégico Institucional, el Presupuesto Institucional de Apertura del Año Fiscal y las propuestas de Planes de Trabajo Anuales elaborados por cada Unidad Orgánica y Organos Desconcentrados del INDECI. 9.
GLOSARIO DE TERMINOS 9.1. Gestión Presupuestaria: Se define como la capacidad de los Pliegos Presupuestarios para lograr sus Objetivos Institucionales, mediante el cumplimiento de las Metas Presupuestarias establecidas, aplicando los criterios de eficiencia y desempeño. 9.2. Metas Presupuestarias: Son los productos cuantificables y medibles que tienen por finalidad conocer el grado de avance en el logro de objetivos Institucionales del Pliego. Cada meta se componente se una precisión de su objetivo (finalidad), una magnitud a usar para su medición (unidad de medida) y un numero de unidades que se espera alcanzar (cantidad). 9.3. Organización de los Gastos Públicos: Se clasifican de conformidad con el Clasificador de los Gastos Públicos en: a.
Categoría de Gastos.- Comprende los Gastos Corrientes, Gastos de Capital y el Servicio de la Deuda.
b.
Grupo Genérico de Gastos.- Agrupa los gastos según su objeto, de acuerdo a determinadas características comunes.
c.
Modalidad de Aplicación.- Determina si la operación de Gastos implica o no una contraprestación para el Pliego.
d.
Especifica de Gastos.- Responde al desagregado del objeto del gasto y se determina según el Clasificador de los Gastos Públicos.
9.4. Pliego Presupuestario: Son las entidades del Sector Público a las que se le ha aprobado una Asignación Presupuestaria en la Ley Anual de Presupuesto. 9.5. Titular del Pliego: Es la más alta autoridad ejecutiva de una Entidad.
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DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO UNIDAD ORGANICA
RESPONSABLE
DESCRIPCION DE ACTIVIDADES
Plan Estratégico Institucional aprobado Se inicia el proceso de “Formulación de Directivas”, en el que la OPP elabora la Directiva para la elaboración de los Planes de Trabajo Anuales con los lineamientos necesarios (acorde con el Plan Estratégico y el Presupuesto Institucional), y concluye con la difusión y entrega de la Directiva, mediante memorándum múltiple a todas las Especialista en Unidades Orgánicas y Órganos Desconcentrados del OPP Planificación INDECI. La Directiva contendrá los formatos necesarios para la elaboración de los Planes de Trabajo Anuales (considerando las Metas Físicas y Presupuestarias a desarrollarse), así como el cronograma de presentación de los mismos y de las reuniones de trabajo. 1. Recepciona los documentos (memorándum múltiple y Directiva para la elaboración de los Planes de Trabajo Anuales) y analiza Directiva. 2. Elabora propuesta de Plan de Trabajo Anual correspondientes a su dependencia, UO / OD Director / Jefe contemplando las Metas Físicas y Presupuestarias pertinentes a desarrollar, según formatos de Directiva, remitida por la OPP. 3. Envía mediante memorándum la propuesta de Plan de Trabajo Anual a la OPP. Espera reunión de trabajo con la OPP. 4. Recepciona los documentos (memorándum y Plan de Trabajo Anual, de las Unidades Orgánicas y/o Organos Desconcentrados), Secretaria registra su ingreso y entrega al Especialista en Planificación responsable de la elaboración del PTI. OPP 5. Recibe los documentos (memorándum y Plan de Trabajo Anual, de las Unidades Orgánicas y/o Organos Desconcentrados), y revisa las Especialista en propuestas de Plan de Trabajo Anual junto al Planificación Especialista en Presupuesto. Esperan reunión de trabajo con las Unidades Orgánicas y/o Organos Desconcentrados. Reunión de Trabajo – Revisión del Plan de Trabajo Anual presentados por las UO y OD UO / OD
Director / Jefe
6. Sustenta Plan de Trabajo Anual (Metas Físicas y Presupuestarias a desarrollar) que fue remitido con anterioridad a la OPP para su revisión.
INDECI
PROCEDIMIENTO:
Sede Central
ELABORACIÓN DEL PLAN DE TRABAJO INSTITUCIONAL - PTI
Jefe / Especialista en Planificación / Especialista en Presupuesto
Especialista en Planificación OPP
Jefe
Secretaria
OAJ
Jefe
SGII
UII
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6. Evalúan el Plan de Trabajo Anual presentado por la Unidad Orgánica y/u Organo Desconcentrado. Revisan si cumple con los lineamientos de gestión institucional, la programación de las metas físicas y los créditos presupuestarios establecidos en la Directiva. No es conforme el Plan de Trabajo Anual 7. Observa Plan de Trabajo Anual presentado y sustentado en reunión de trabajo, y coordina su corrección debida con la Unidad Orgánica y/o Organo Desconcentrado según corresponda. Regresar a la actividad 2. Es conforme el Plan de Trabajo Anual 8. Consolida la información de los Planes de Trabajo Anuales de todas las Unidades Orgánicas y Organos Desconcentrados; las que se emplearán para la Elaboración del Proyecto del PTI. 9. Elabora y presenta al Jefe, el Proyecto del PTI, en el marco del Plan Estratégico Institucional, el Presupuesto Institucional de Apertura del Año Fiscal y las propuestas de Planes de Trabajo Anuales elaboradas por la Unidades Orgánicas y Organos Desconcentrados; el PTI deberá de contemplar las Actividades, Asignaciones Presupuestarias e Indicadores de Gestión Institucional. 10. Revisa el PTI. No es Conforme 11. Observa y devuelve al Especialista en Planificación para su corrección. Es Conforme 12. Da V°B° al Proyecto de PTI, y deriva a la Secretaria para que lo entregue a la OAJ 13. Recibe, registra salida de documentos y envía a la OAJ para su evaluación legal, y la posterior aprobación por parte de la Jefatura del INDECI. Se inicia el proceso de “Trámite de Resoluciones”, en el que se emite la Resolución Jefatural que aprueba el PTI del INDECI. Una vez aprobada la Resolución Jefatural, la Secretaría General remitirá copia de la misma (adjuntando el PTI) a todas las Unidades Orgánicas y Organos Desconcentrados. Se inicia el proceso de “Publicaciones en Páginas Web, Diarios, Revistas y Otras”, el que concluye con la publicación, por parte de la Unidad de Imagen Institucional en coordinación con la OPP, en la Página Web del PTI del INDECI. Fin del proceso.
11.
DIAGRAMA DE FLUJO
ELABORACION DEL PLAN DE TRABAJO INSTITUCIONAL - PTI INDECI OPP Secretaria
UO / OD Especialista en Presupuesto
Especialista en Planificación
Jefe
Director / Jefe
OAJ / SGII
Inicio
Plan Estratégico Institucional aprobado
1 Recepciona documentos y analiza Directiva
Formulación de Directivas
a
4 Recepciona, registra ingreso y entrega
2 Elabora propuesta de Plan de Trabajo Anual de acuerdo a los lineamientos de la Directiva
3 Envía propuesta de Plan de Trabajo Anual 5 Recepciona, revisa Plan de Trabajo remitido
5 Apoya en la revisión de los Planes de Trabajos
Reunión de trabajo
Reunión de trabajo
Reunión de trabajo
Reunión de Trabajo para revisar propuesta de Plan de Trabajo
6 Coordina y evalúa Plan de Trabajo Anual
6 Coordina y evalúa Plan de Trabajo Anual
Es conforme el Plan de Trabajo Anual ?
6 Coordina y evalúa Plan de Trabajo Anual
6 Sustenta Plan de Trabajo Anual
Si
No
a
7 Observa y coordina corrección
8 Consolida información de Planes de Trabajo Anuales
10 Revisa el Proyecto de PTI
Es conforme el Plan de Trabajo Anual ?
9 Elabora y presenta Proyecto de PTI
b
Si
No
b
11 Observa y coordina corrección
12 Da V°B° al Proyecto del PTI y deriva 13 Registra y envía el Proyecto de PTI para su aprobación
Trámite de Resoluciones
Publicaciones en Páginas Web, Diarios, Revistas y Otras
Fin
