Manual de referencia: Manual Corporativo
Documento No: ADM-GTE-4.22 Versión: 3
Elaboró: Gerente Contabilidad
Fecha de Creación: 11/Jun/12
Reviso: Director General
Fecha de Actualización: 25/Sep/13
Aprobó: Director General
Fecha Anterior: 5/Feb/13 Pagina: 1 de 7
ELABORACION DE FACTURA ELECTRONICA EN CEM CONCEPTO
DESCRIPCIÓN
Objetivo
Elaborar la factura que ampare la operación diaria de las tiendas.
Campo de Aplicación Documentos de Referencia
Administración No aplica
Responsabilidades
Contador y auxiliar contable
Terminología
No aplica
Distribución
Sólo los manuales de Administración de Gerente del Corporativo, Unidad Propia ó Franquicia contarán con éste procedimiento y los puestos autorizados para su consulta son: Director General, Contador, Gerente de Unidad ó Franquicia
Anexos Control de Revisiones Versión 3
Descripción de Cambio 1.
Se agregó FD7 al punto 2
Responsable
Emisión
Gerente de Soporte Técnico
25/Septiembre /2013
Desarrollo: La gerente o auxiliar contable deberá de elaborar las facturas de operación del día, se generara una factura por la operación diaria, y otra por la venta de prendas. 1. Antes de generar la factura, es necesario darle fin de día al sistema CEM:
FTO-CC-01 Copyright © 2013 by the CEO and Fellows of “PRENDALANA” Impreso en RECURSOS INMEDIATOS SC de RL de CV Av. Bonampak esq. Sayil L2 Mz 5 SM 6 Edif. Spectrum, CP. 77503, Cancún, Q. Roo. México. Autorizado para uso exclusivo de Unidades Propias y Franquicias. Este documento forma parte del secreto industrial que le proporciona una ventaja competitiva a la empresa por lo que únicamente es de lectura, prohibiendo de esta manera su reproducción parcial o total, por cualesquier medio –incluidos los electrónicos- sin permiso escrito por parte del titular de los derechos. La violación a esta prohibición esta contemplado en los artículos 386 del Código Penal y en los códigos 135 y 136 de la Ley Federal de Derechos de Autor vigente.
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2. Una vez realizado el fin de día, hay que ir a la opción de Archivos, y posteriormente seleccionamos Facturación y nos abrirá el modulo para realizar la facturación electrónica.
En este modulo debemos de verificar cual es la ultima factura que se tiene realizada, la manera de identificarlo es que en la parte de cadena digital y sello digital debe de estar generadas, si aparece en blanco es que la factura de ese día no esta generada.
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Como se observa, existe una clasificación de facturas, la cual se refiere a: • • •
Notas de venta (cuando un cliente solicite factura de su pago ese se genera en base a su numero de nota). Manuales ( son para generar las facturas de los ingresos que son fuera de la actividad de la casa de empeño como venta de tiempo aire, comisión por ventas, uniteller) Generadas. ( estas son las que genera en automático el sistema al dar fin de día, la FD1, FD2 y FD7 )
FD1: Es la operación Prendaria. FD2: Se refiere a la venta de prendas. FD7: Se refiere a la venta de prendas nuevas o usadas (compradas) estas facturas manejan un número de serie diferente a lo que es de las prendas que proceden del empeño. Y es generada como FD7 al final del día cuando un cliente no solicito factura de su compra. 3. Ya que especificamos el día de elaboración de factura y el concepto de factura FD1 o FD2, seleccionamos el botón de generar f. Elec., saldrá un cuadro de dialogo diciendo que se generara la factura electrónica y le damos aceptar, posteriormente nos saldrá un cuadro donde nos pide autorización para abrir un archivo, le damos aceptar. • No sin antes revisar que el importe de esta factura cuadre con las operaciones del CEM. Contra los reportes de operación respectivos. • Si es FD1 contra los reportes de refrendos, finiquitos normales y finiquitos extemporáneos. • Si es FD2 contra el reporte de todas las prendas vendidas. • Si es FD7 contra el reporte de prendas vendidas (prendas compradas)
4. Después de que realiza el proceso, nos informa que ya se elaboro la factura y cuantos folios digitales nos quedan para la elaboración de las facturas FTO-CC-01 Copyright © 2013 by the CEO and Fellows of “PRENDALANA” Impreso en RECURSOS INMEDIATOS SC de RL de CV Av. Bonampak esq. Sayil L2 Mz 5 SM 6 Edif. Spectrum, CP. 77503, Cancún, Q. Roo. México. Autorizado para uso exclusivo de Unidades Propias y Franquicias. Este documento forma parte del secreto industrial que le proporciona una ventaja competitiva a la empresa por lo que únicamente es de lectura, prohibiendo de esta manera su reproducción parcial o total, por cualesquier medio –incluidos los electrónicos- sin permiso escrito por parte del titular de los derechos. La violación a esta prohibición esta contemplado en los artículos 386 del Código Penal y en los códigos 135 y 136 de la Ley Federal de Derechos de Autor vigente.
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5. Posteriormente debemos de validar ante el SAT nuestra factura elaborada, y para esto nos vamos al botón de Validar factura electrónica, el cual nos permitirá enlazarnos con el SAT para realizar la validación de la misma.
En seguida el sistema nos abre una página del SAT
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En esta pantalla entramos en donde dice cargar Y nos presenta esta pantalla para buscar el archivo XML de la factura que queremos validar, buscamos en el disco donde esta el CEM y seleccionamos CEM, posteriormente archivos, y después facturas
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Y nos muestra los archivos que ya hubiéramos generado de facturas, seleccionamos el que queramos validar, y le damos abrir.
Una vez cargado el archivo, la página nos puede mandar resultados de error, los cuales pueden ser los siguientes:
Cuando la validación es correcta nos mostrara lo siguiente: FTO-CC-01 Copyright © 2013 by the CEO and Fellows of “PRENDALANA” Impreso en RECURSOS INMEDIATOS SC de RL de CV Av. Bonampak esq. Sayil L2 Mz 5 SM 6 Edif. Spectrum, CP. 77503, Cancún, Q. Roo. México. Autorizado para uso exclusivo de Unidades Propias y Franquicias. Este documento forma parte del secreto industrial que le proporciona una ventaja competitiva a la empresa por lo que únicamente es de lectura, prohibiendo de esta manera su reproducción parcial o total, por cualesquier medio –incluidos los electrónicos- sin permiso escrito por parte del titular de los derechos. La violación a esta prohibición esta contemplado en los artículos 386 del Código Penal y en los códigos 135 y 136 de la Ley Federal de Derechos de Autor vigente.
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Nota: Los archivos XML generados de las facturas electrónicas se guardaran en el CEM/ARCHIVOS/FACT ELE Si tuviéramos facturas para algún cliente en específico, y tuviéramos que enviar por correo, se manda EL archivo XML y el formato de factura en PDF. Las facturas por las que se tengan que elaborar cheques se deberán de estar previamente autorizadas por el Director General, y esta autorización deberá de anexarse a la póliza cheque.
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