El tratamiento de la correspondencia
I. II.
III.
IV.
V.
La correspondencia y sus características Estrada de correspondencia a. Recepción y clasificación b. Apertura y comprobación c. Registro d. Distribución Preparación de la correspondencia a. Elaboración b. Copias c. Firmas Salida de la correspondencia a. Registro b. Plegado y ensobrado c. Franqueo y expedición Comunicación mediante el fax
1º La correspondencia y sus características Por correspondencia comercial se entiende todas las comunicaciones escritas que tienen su origen o destino en la propia empresa. Características: -
Perdura en el tiempo Es muy numerosa
La consecuencia de estas características para la empresa supone un gran e importante trabajo realizado en la misma, debido al gran número de tareas que se agrupan entorno a ella. Todo esto supone que la empresa debe establecer unos criterios para guardarla y distribuirla. Los procesos relacionados con la manipulación y el tratamiento de la correspondencia son: -
Entrada de documentos Su elaboración Salida
2º Entrada de correspondencia Las tareas relacionadas con la entrada de la correspondencia en la empresa son: -
Recepción y clasificación Apertura y comprobación Registro Distribución
Una vez recepcionada o recogida la correspondencia, la persona encargada de ello, la clasificara teniendo en cuenta el tipo de documento del que se trata (carta, revista, folleto…) Tras la clasificación, se procede a su apertura, excepto en los casos donde aparezca la expresión como: “Confidencial”, “Personal”, “Reservado”, “A la atención” En estos casos se entregara a la persona que figura como destinatario. Tras su apertura, se comprueba el contenido y todos los anexos deberán ser fotocopiados. Una vez registrados serán distribuidos a las secciones/Departamentos que tengan relación con ellos. El registro consiste en anotar los datos más relevantes en el libro de entrada de correspondencia. Previo a ese registro, a dicha correspondencia se le pondrá un sello de registro de entrada donde aparecerá número y fecha de registro La obligación de registrar los documentos que entran en la empresa, solo la tiene los órganos públicos; porque la mayoría de las empresas lo llevan a efectos para conseguir una rápida y cómoda localización de ella. En caso de distribuir copias, en el apartado de observaciones del libro de entrada de correspondencia deberá aparecer donde se queda el original y las copias.
3º Preparación de la correspondencia La elaboración de la correspondencia se realiza en la sección o departamento que está en relación con el asunto de que se trata. Existen empresas que cuenta con unidades funcionales para ello. Toda la correspondencia tiene que tener al menos una copia que quedara en el archivo del remitente. Los documentos definitivos se presentan a la firma que se responsabiliza de los mismos. Esa correspondencia se conoce como firma del día. Se coloca y se presenta en una carpeta denominada, portafirmas. Si se trata de un comunicado relevante o procede de un organismo supremo de la empresa lo debe firmar la máxima autoridad dentro de al empresa. Una vez firmada esta lista para su expedición o salida.
Membrete
Cuerpo
Cierre o Despedida
El documento que se utiliza para registrar la entrada de la correspondencia es, ENTRADA DE CORRESPONDENCIA DATOS DE ENTRADA NUMERO
MES
PROCEDENCIA
DÍA
REMITENTE
LOCALIZACIÓN
CLASE
ANEXO
ASUNTO
DESTINO
OBSERVACIONES
En el caso de las facturas, en clase ira financiera y en observaciones: Copia a Contabilidad Ejemplo Registrar la siguiente correspondencia recibida el 7 de enero de 2012 en la empresa X. El último registro fue el 123. -
Lucia López López, Albacete, nos envía una carta de solicitud de un nuevo pedido. Sol S.L., Guadalajara, nos envía carta solicitando catalogo 2012. Luis Sánchez Sánchez, Santander, nos envía Fra. 123 Luna S.L., Coruña, envía carta confirmación de Transferencia realizada. Diana Ruiz López, Madrid, envía carta presentación y CV, con el detalle de “A la atención de Don Luis López Sanz”. ENTRADA DE CORRESPONDENCIA
Datos de entrada Número Mes Día 124 125 126
127
128
Procedencia Remitente
Localización
Clase
Anexo
Asunto
Destino
Observaciones Copia Almacén
01
07
Lucia López López
Albacete
Carta
-
Pedido
Comercia l /Ventas
01
07
Sol S.L.
Guadalajara
Carta
-
Catalogo 2012
Comercial
01
07
Luis Sánchez Sánchez
Santander
Fra.
Fra.
Fra. 123
Original Financiero
Copia Contabilidad
01
07
Luna S.L.
A Coruña
Justifica nte
Transferencia
Financiero /Conta
Copia Contabilidad
01
07
Diana Ruiz López
Solicitud Trabajo
RRHH
A la atención de Luis López Sanz
CV
Justificante Transferencia Realizada Carta de Presentación y CV
La empresa Luna S.L recoge en su apartado de correos el 11.01.2012 la siguiente correspondencia. Ultimo nº de registro 850. Madrid. -
Carta de transportes Pérez, Lugo, reclamación pago de 650€ de Fra. Mes Diciembre. Tarjeta postal, Luis García López, Segovia, invitación al director comercial a inauguración de su nueva empresa el 25 de Enero. Telegrama, de Industrias S.L, Ciudad Real, reclamando envío de mercancías correspondientes a su pedido nº 100. Paquete de muestras, Estrella S.L, Murcia. Carta B. Santander, Madrid, acompañan extractos de cuentas cerrado a 31 Diciembre. Carta y catalogo de Reunión S.A, Madrid ENTRADA DE CORRESPONDENCIA
Datos de entrada Número Mes Día 851 852 853 854 855 856
Procedencia Remitente
Localización
Clase
Anexo
Asunto
Destino
Observaciones
01
11
Transport Perez
Lugo
Carta
-
Reclamación pago fra diciembre
Financiero
Deuda 650€
01
11
Luis García López
Segovia
Tarj.Postal
-
Invitación
Luis G.L
Inauguración 25 Enero
01
11
Industrias S.L
Ciudad Real
Telegrama
Fra.
Reclamación
Almacén
01
11
Estrella S.L
Murcia
Paquete
-
Muestra
Comercial
01
11
-
Carta
Extracto Cuentas
Cierre 31 Diciembre
Financiero
-
01
11
-
Carta
Catalogo
Catalogo
Comercial
-
Banco Santander Reunión S.L
Envío mercancías Muestras productos
4º Salida de la correspondencia Para el registro de salida, rigen las mismas normas que con la entrada. Solo es obligatorio este registro para organismos oficiales no para empresas mí particulares. Los documentos que salen no llevan sello como en la entrada, sino que se anotan según la fecha en la que se de salida y no llevan número el documento que se utiliza es: SALIDA DE CORRESPONDENCIA DATOS DE ENTRADA MES
DÍA
DESTINO DESTINATARIO
LOCALIZACIÓN
ENVIO FECHA
CLASE
ASUNTO
ORIGEN
OBSERVACIONES
ANEXO
Para llevar a cabio el plegado y ensobrado se cuenta con sistemas mecánicos en la mayoría de las empresas. De un golpe dejan lista la correspondencia para su salida. Para el franqueo y la expedición lo hacen a través de empresas privadas. Se les entrega las cartas cerradas y posteriormente envían la factura por prestación de servicios. Si se trata de empresas estatales se utiliza, los sellos, el franqueo concertado y las maquinas de franquear.
5º Comunicación mediante el fax El registro de los faxes son independientes del resto de documentos tanto la entrada como la salida. Los de entrada se registrar con un numero correlativamente y los de salida por fecha de salida sin asignar ningún numero. En ambos casos quedan constancia de los datos más relevantes: día, hora, remitente, destinatario, asunto y el nº de fax de origen o destino. Los documentos que se usan para su registro son: Registro de Entrada de Faxes Año: Mes: Número
Día
Hora
Remitente
Fax Origen
Destino
Pág.
Asunto
Pág.
Asunto
Registro de Salida de Faxes Año: Mes: Día
Hora
Remitente
Fax Destino
Ejemplo: La empresa Sol S.L ha enviado y recibido los siguientes faxes durante el 17 de Enero. Entrada: - 10:15 Luna S.L, envía relación Fra. Mes anterior. - B. Santander 12:00, relación movimiento últimos 15 días. - 17:00, Representantes zona sur, Señor Ruiz, propuesta pedido del cliente de Cádiz. Salida: - 9:30, enviamos a la sucursal de Coruña una relación de clientes de la zona. - 12:20, mandamos al cliente Jesús Sánchez, Salamanca, una lista de precios. Registro de Entrada de Faxes Año: Mes: Número
Día
Hora
Remitente
Fax Origen
Destino
Registro de Salida de Faxes Año: Mes:
Pág.
Asunto
Día
Hora
Remitente
Fax Destino
Pág.
Asunto
