NEWSLETTER #5 AÑO 2

EL LEGAJO PERSONAL Y SU IMPORTANCIA

Se sabe que el legajo personal de todo trabajador debe contener todos aquellos datos concerniente a su vida dentro de la empresa, es decir, toda aquella información útil desde su ingreso hasta su finalización, como así también, todas las consecuencias que puedan surgir de la relación laboral y que den lugar a ser plasmadas en formato papel. Muchas veces, no sabemos distinguir qué documentos son de importancia y cuáles no, por tal motivo, intentaremos hacer referencia a algunos ítem a tener encuenta, a la hora de armar el legajo personal de un trabajador. Algunos de los puntos que se harán mención NO son requisitos legales obligatorios pero SÍ, importantes a la hora de un futuro reclamo o proceso judicial y su posterior ofrecimiento como prueba. Por lo expuesto, primero que nada, aconsejamos que toda la información que se vaya incorporando al legajo, sea de una manera organizada y cronológica. Ello es aconsejable, teniendo presente lo establecido por el Art 9 de la LCT, es decir, que si la información o documental que se encuentra incorporada en un legajo personal de un trabajador, es ofrecida como prueba en un reclamo o proceso judicial y existe duda sobre ella, va a ser interpretada en el sentido más favorable para el trabajador (Presunción en contra de la empresa). Atento lo expuesto detallaremos los ítems a tener en cuenta: 1) Datos Personales del trabajador (Ficha Personal), en este caso, el tema más

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relevante es el domicilio, ya que al momento de realizar algún tipo de notificación al empleado, puede ser que el mismo, no se encuentre actualizado. Por ello, se recomienda que cada 6 o 7 meses se realice un revelo, por si ha producido alguna modificación. Además de ello, la utilización de un mini croquis con la ubicación del lugar es una buena herramienta, para poder ubicar calles con poca señalización o de difícil acceso. Muchos de nuestros clientes, sabemos que utilizan la declaración jurada de domicilio de los trabajadores pero para el que no, se los aconsejamos como forma útil. Sin perjuicio del resalto que hemos realizado, dentro de la ficha personal recuerden incorporar copia del DNI, así como también, toda la información relacionada a la familia del trabajador (por las cargas de familia, obra social, etc) y además la constancia de CUIL. Esta última debe ser requerida apenas el trabajador va a ser incorporado para evitar demoras y lograr dar el alta temprana. 2) Contrato de Trabajo: respecto de la forma en que debe ser celebrado el contrato de trabajo, rige la libertad de forma, es decir, que no se requiere una forma determinada como requisito de validez. Pero como todo principio, el mismo tiene excepciones, es así que en el caso del contrato a plazo fijo o en el caso del contrato de aprendizaje, deben ser celebrados de forma escrita. Por tanto, en todos aquellos caso, donde se realizó una celebración de contrato de forma escrita se aconseja dejar incorporada una copia del mismo con la debida firma y fecha de todas las partes intervinientes. Sin perjuicio de la falta de formalidad del contrato laboral en su mayoría, no olvidemos que la LCT exige que determinados actos deben ser notificados de manera formal, es decir, por escrito a los fines de su validez. A modo de ejemplo nos encontramos con: la comunicación del embarazo (contar con la fecha probable del

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parto), la notificación del periodo de excedencia, la comunicación de la fecha de vacaciones, la notificación de suspensiones, la notificación del trabajador en caso de cesión del personal, la notificación del preaviso, el acto de renuncia, la extinción por mutuo acuerdo, la comunicación de la justa causa de despido, la intimación para que el trabajador proceda a jubilarse, etc. Es así, que todas estas notificaciones deben ser incorporadas al legajo de todo trabajador. 3) Examen pre ocupacional, en el caso de que la empresa lo haya requerido, dejar una copia del historial clínico y su correspondiente informe de que el nuevo empleador se encuentra con aptitud médica para la labor designada, ya que, si en algún momento surge alguna controversia respecto a una enfermedad adquirida como consecuencia de la relación laboral, será fundamental al momento de resolver tal cuestión. También se debe tener presente los exámenes médicos periódicos posteriores a ausencias prolongadas. Por tanto debemos ser cautos, y notificar al empleado cual es el tipo de ART de que dispone y si existiera credencial de la misma, otórgasela. Todo ello bajo constancia firmada. (nota de entrega de credencial ART). Por otro lado, en el caso de que el trabajador requiera de determinada vestimenta o herramienta de trabajo y sean otorgadas, las mismas, también deben ser entregadas bajo debida constancia. En el caso del pago de haberes la LCT dispone la obligatoriedad de la bancarización de los mismos, por tal motivo, si el trabajador desea cobrar sus haberes en efectivo deberá comunicarlo por escrito, debiendo ser incorporado al legajo, asimismo, la constancia de la apertura a cuenta, la afiliación al sindicato (si existiera), el alta en la obra social.

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4) Situaciones dadas durante la relación laboral: Sabemos que toda relación laboral no es estática, por tanto, la misma se irá nutriendo de todas las modificaciones que surjan de ella. Es así, como se irán incorporando al legajo todo tipo de cambio, encontrándonos con notificaciones del período de goce de la licencia anual de vacaciones,

cambios

de

obra

social,

certificados

médicos,

sanciones

y

apercibimiento, ellos entre los más comunes. Recuerden que todas las licencias se encuentran normadas en cuanto a los plazos legales, por lo cual, contar con la documentación respaldatoria, es importante. Dentro de este ítem tener presente que toda modificación que realice la empresa respecto de alguna variación de la relación laboral, como por ejemplo, el cambio de tareas, remuneración o puesto, debe ser notificado de manera formal. Muchas veces, estas situaciones se dan por períodos cortos pero es recomendado que ello quede asentado, ya que dependiendo el tipo de tareas, quizás la retribución sea mayor, pero sólo va a ser por el período informado debiendo posteriormente retomar las tareas habituales. 5) Finalización de la relación laboral: Todo vínculo laboral llega a su fin, y he aquí donde igualmente seguimos incorporando información al legajo. Es así, que nos encontraremos con el telegrama de despido o renuncia, baja de AFIP, la cual, nos informa la fecha y motivo del cese, notificación de entrega de la certificación de servicios y remuneración otorgado por ANSES, así como también, el certificado de trabajo del Art 80. Recuerden que la constancia de recepción de estos dos últimos, son muy importantes a la hora de aplicación de multa por falta de entrega de los mismos.

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Al finalizar la relación laboral y dependiendo del tipo de tarea que realice el trabajador, en el caso que corresponda, también debemos incorporar los exámenes médicos previos a la culminación del vínculo laboral. Y finalmente, la constancia de entrega de uniformes y todos aquellos bienes que posea el trabajador y sean de la empresa. CONCLUSIÓN:

Las

palabras

se

las

lleva

el

viento,

“TODO

AQUELLA

DOCUMENTACIÒN QUE SEA INCORPORA AL LEGA JO DE UN TRABA JOR, QUE SEA FIRMADA DE PUÑO Y LETRA DEL TRABA JADOR”, ya que es una herramienta probatoria de gran utilidad frente a un juicio o reclamo laboral. Entendiendo por ello, que el documento debe estar firmado, aclarada la firma, el DNI y la fecha, todos de su puño y letra.

Silva María de los Ángeles [email protected]